PRIMERA S.A.A. ESTADOS FINANCIEROS Y DICTAMEN DE LOS AUDITORES EXTERNOS AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2006
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Arequipa, 27 de Marzo del 2007 Señor
Ángel Muñoz Gerente General de PRIMERA S.A.A. Ciudad.-
ASUNTO:
Carta de Control Interno Auditoría Financiera del Ejercicio 2006
Nos dirigimos a usted, en relación al asunto mencionado, para hacerle llegar adjunto a la presente Carta de Control Interno, las observaciones de los aspectos contables y de control interno, provenientes de la auditoría realizada a los Estados Financieros del Ejercicio 2006. Con tal motivo a las observaciones señaladas se ha formulado las recomendaciones del caso, con el fin de que vuestra Gerencia se sirva superarlas. Sin otro particular, nos suscribimos de usted.
Atentamente,
_________________________ Raúl Castro Contreras Contador Público Colegiado Matrícula No. 1199
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tomar las acciones para
INDICE Pág. INTRODUCCION
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I. ASPECTOS GENERALES
06
1. DE LA ENTIDAD:
06
I.1
Activida
d económica
06
I.2
Objetivo
principal de la empresa I.3
Constituc
ión
06
I.4
Funciona
rios en ejercicio a la fecha de Auditoria
07
I.5
Otros 07
2. DE LA AUDITORIA:
07
2.1
Antecede
ntes
07
2.2
Finalidad 07
2.3
Objetivos 08
3.
2.4
Alcance
y Naturaleza
08
LIMITACIONES
08
II. COMENTARIOS Y LOGROS III. III.1
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OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES De carácter Contable financiero
10 12
3
III.2 III.3
IV. V.
De carácter Administrativo de Gestion Otros y contingentes
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CONCLUSIONES
ANEXOS
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PRIMERA S.A.A.
Auditoría Financiera del Ejercicio 2006 INTRODUCCIÓN Mediante el examen a los Estados Financieros de PRIMERA S.A.A. por el año terminado el 31 de diciembre de 2006, se ha evaluado la estructura de control interno de la empresa, únicamente hasta el grado que consideramos necesario para tener una base sobre la cual determinar la naturaleza, extensión y oportunidad de las pruebas de auditoría, aplicadas en nuestro examen a los Estados Financieros de la empresa. La Gerencia
de PRIMERA S.A.A., es responsable del establecimiento y
mantenimiento del Sistema de Control Contable. En el cumplimiento de esta responsabilidad se requieren juicios y estimaciones de la Gerencia para evaluar los beneficios esperados y los costos correlativos, de las técnicas de control. Los objetivos de un Sistema de Control Contable son proporcionar a la Gerencia seguridad razonable, pero no absoluta, de que los activos están salvaguardados contra pérdidas provenientes de disposición o uso no autorizado, y que las transacciones son ejecutadas de acuerdo con autorizaciones de la Gerencia y/o jefes de área y registradas oportuna y adecuadamente, para permitir la preparación de Estados Financieros, de acuerdo con los criterios establecidos por la Gerencia. Nuestra evaluación de la estructura de control interno no comprendió un estudio y evaluación detallada de ninguno de sus elementos y no fue ejecutada con el propósito
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de desarrollar recomendaciones detalladas o evaluar la eficacia con la cual la estructura de control interno de la empresa permite prevenir o detectar los errores e irregularidades que pudieran ocurrir. Los asuntos tratados aquí fueron considerados durante nuestro examen y califican nuestra opinión fechada el 15 de marzo de 2007, sobre dichos Estados Financieros. El informe adjunto también incluye Observaciones y Recomendaciones con respecto a otros asuntos financieros y administrativos, los cuales notamos durante el curso de nuestro examen de los Estados Financieros. Todos estos aspectos se presentan como sugerencias constructivas para la consideración de la Gerencia, como parte del proceso continuo de modificación y mejoramiento de la estructura de control interno existente y de otras prácticas y procedimientos administrativos y financieros. Este informe es para uso exclusivo de la Gerencia de la empresa y no debe ser utilizado con ningún otro fin. Deseamos expresar nuestro agradecimiento por la cortesía y cooperación extendida a nuestros representantes durante el curso de su trabajo. Nos agradaría discutir estas recomendaciones, en mayor detalle, de ser necesario y así mismo, proporcionar la ayuda necesaria para su implementación.
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I. 1.
ASPECTOS GENERALES
DE LA ENTIDAD
1.1 Actividad económica PRIMERA S.A.A es una empresa dedica a la comercialización y distribución de productos de línea blanca. 1.2
Objetivo principal de la empresa
El objetivo de la empresa es expandirse y abrir dos sedes de distribución en el norte del Perú. La entidad tiene por finalidad la distribución de productos de línea blanca de los productos: A, B, C Y D de procedencia nacional e importada en sus sedes ubicada en los departamentos de Trujillo, Arequipa, Tacna, siendo la principal en la ciudad de Lima. En primer lugar se expondrán distintos enfoques que tratan de explicar qué es la empresa, el proceso que se sigue para establecer la misión, visión, valores y la estrategia de la empresa y los distintos tipos de empresa que podemos encontrar.
1.3 Constitución La empresa PRIMERA S.A.A. tiene como sede y domicilio la ciudad de Lima. Es una empresa de derecho privado con fines de lucro, con personería jurídica inscrita en la Ficha Nº 4857698 asiento 315284 del tomo 5236 Diario Legajo J 574896, recibo Nº 6932659 con fecha 28 de febrero de 2000 del Registro de Personas Jurídicas de la Oficina Registral de Lima, siendo la principal el local ubicado en Lima y a la vez cuenta con tres (03) sucursales: Trujillo, Arequipa y Tacna. En los últimos tres años ha tenido un crecimiento importante, abriendo dos sedes en Trujillo y Tacna.
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1.4
Funcionarios en ejercicio a la fecha de la Auditoria
Gerente General
:
Sr. Angel Muñoz
Gerente Financiero :
Sr. Jorge Rivera
Contados General
Sr. David Quispe Tejada
:
1.5 Otros a. La estructura financiera a corto plazo es satisfactoria por la existencia de una Capital de Trabajo positivo, originado principalmente por el significado volumen de las cuentas por cobrar comerciales y las existencias, la empresa podrá atender a sus deudas a corto plazo en función al comportamiento de sus existencias y a la política crediticia de la empresa. b. La capacidad de endeudamiento de la empresa se ve comprometida, dado que ha necesitados de nuevas fuentes externas de corto plazo en montos significativos para financiar sus operaciones. c. La empresa no dispone de buena solvencia en el último ejercicio, reflejada en un menor soporte patrimonial. d. La empresa no cuenta por un Departamento de Auditoría Interna. e. Hay cambios en las políticas contable de la compañía.
2.
DE LA AUDITORIA:
2.1 Antecedentes El año 2005 fue examinado por otros auditores, quienes dieron una opinión con salvedad por falta de revelación de contingencias y sobrevaluación de la depreciación acumulada.
2.2 Finalidad
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Emitir una opinión acerca de la razonabilidad de los Estados Financieros de PRIMERA S.A.A por el periodo terminado al 31 de diciembre del 2006.
2.3 Objetivos Examinar los Estados Financieros de PRIMERA S.A.A. por el periodo de doce meses terminados el 31 de diciembre del 2006 y dar una opinión profesional a través de un dictamen resultado de la aplicación de lo establecido por las Normas internacionales de Auditoria (NIA).
2.4 Alcance y Naturaleza La auditoria incluye un examen en base a pruebas, de la evidencia que sustenta los montos y las revelaciones en los estados financieros. También incluye la evaluación, los principios contables usados y las estimaciones significativas hechos por la gerencia, así como una evaluación de la presentación de un dictamen en si. Nuestro enfoque de auditoría de PRIMERA S.A.A. ha sido básicamente sustantivo y consistió en:
•
Pruebas de detalle de operaciones ocurridas durante el período y revisión de documentación sustentatoria de operaciones y/o saldos en los que por su naturaleza sea más eficiente la aplicación de estos procedimientos.
•
Énfasis en todos los componentes de los estados financieros que son significativos y/o que hubieran experimentado un fuerte movimiento.
3. LIMITACIONES •
No se nos proporcionó la Escritura de Constitución y modificaciones que hubiese tenido a la fecha, a fin de evaluar si se encuentra en concordancia con la legislación vigente.
•
Se ha solicitado documentación he información según los Requerimientos del número 01 a número 05; y no se nos ha proporcionado, entre otros, lo siguiente:
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-
Carta de Control Interno de Auditoria, año 2005.
-
Últimas Actas de las Juntas de Accionistas y Directorio.
-
Presupuesto y Plan Operativo 2006.
-
Conciliaciones bancarias al termino de cada mes por el año 2006.
-
Contratos de Locación de Servicios en calidad de Asesores y/o Consultores.
-
Relación de principales proveedores del exterior
-
Listado de Activos fijos, indicando ubicación y fecha de adquisición.
-
Acta el último Inventario físico practicado.
-
Como limitante se puede indicar que el área de contabilidad no se encuentra debidamente implementando, motivando a la inoportuna entrega de la documentación y análisis de información requerida por auditoria; además cuenta pese a los avances tecnológicos con que cuenta el sistema contable tiene un mes y medio de retraso de información integrado a nivel de todas las áreas. De igual modo, la información que presenta Créditos y Cobranzas no es debidamente conciliada con Contabilidad y no han sido evaluadas desde junio del 20X6.
-
Estos hechos conllevan a que la Administración y la Alta Dirección no cuente con información analítica y oportuna para una adecuada toma de decisiones, situación que muchas de las veces ha generado que la alta Dirección se ocupe de aspectos operativos descuidando su verdadera función, y en otros casos la diversificación de comisiones que no evidencian la generación de resultados deseados.
II.
COMENTARIOS Y LOGROS -
Aunque no fue posible realizar rotación sobre el énfasis ya que no es un auditoria recurrente, se tomo en cuenta el dictamen de los anteriores auditores, para analizar especialmente las contingencias y la depreciación acumulada.
-
Se puede observar que el ambiente de control interno, de primera SAA no es el mas apropiado, sin embargo no es insalvable ya que si la empresa decide poner en practica las recomendaciones mencionadas en nuestro documento la situación podría mejorar considerablemente.
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-
Cabe resaltar también que la presente carta de control interno no abarca el 100% del control interno ya que este es responsabilidad de la gerencia, y solo a sido realizada de a cuerdo al contrato celebrado entre nuestra firma y vuestra empresa.
-
Nuestra firma esta presta a asesorarlos en la implantación y desarrollo de cualquier de las sugerencias dadas a continuación tanto a nivel Administrativos, contable e informativo.
-
Con respecto al siniestro ocurrido (inundación) en los almacenes de la empresa el 05 enero del 2007 aunque la auditoria no abarca dicho periodo recomendamos que se revise y se tome las medidas sobre responsable ya que dicha situación hace peligrar la correcta marcha del negocio pues su giro es la venta de productos de linea blanca.
III. OBSERVACIONES / RECOMENDACIONES A. Aspectos Contables Y De Control Interno Carta de control interno, del ejercicio 20X6 La empresa al momento de nuestro retiro no nos ha proporcionado la Carta de Control Interno del ejercicio anterior, a pesar de haber sido auditada en lo últimos cinco periodos anteriores. Este documento se considera importante porque representa las observaciones realizadas por los auditores, para poder realizar el seguimiento de la implementación de las recomendaciones realizas por éstos. Esta situación se ha producido por que la gerencia desconoce la existencia de este documento; por lo qué se recomienda para ejercicios futuros exigir la presentación de la Carta de Control Interno, mas allá de haber subsanado las observaciones realizadas por los auditores.
Caja y Bancos De la verificación del saldo de esta cuenta se ha determinado que se han contabilizado entregar a rendir cuenta por SI. 273 000.
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De acuerdo a lo indicado por el Plan Contable General Revisado, las entregas a rendir cuenta deben ser contabilizados dentro de la cuenta '"Cargas diferidas" , por lo que se recomienda realizar el asiento de reclasificación, para mostrar el saldo correcto de esta cuenta.
COD
CUENT A ------------- x -------------38
Cargas Diferidas
DEBE
HABER
273 000
Entregas a rendir cuenta 10
Caja y Bancos Entregas a rendir cuenta
273 000
Por otra parte del arqueo efectuado se ha detectado documentación de desembolsos correspondiente a los periodos de junio y julio; así mismos se ha encontrado un sobrante de SI. 4,20. Para evitar la tenencia de documentos mayores a un mes que sustenten salidas de dinero es realizar arqueos periódicos por lo meno una vez por mes, evitando de eta manera que el cajero tenga esta documentación, lo que evitará posibles acciones dolosas en el manejo de efectivo.
El sobrante detectado muestra el acceso que tiene el cajero en los fondos de la empresa y su disposición de manera libre de estos por parte del cajero. Se recomienda implementar arqueos permanentes y sorpresivos para poder verificar el accionar del cajero y no permitir la disposición de los recursos propios de la empresa de manera libre por éste.
Por otra parte La empresa no ha reclasificado el sobregiro bancario de SI. 672,000 del Banco financiero, tal como lo dispone el Reglamento para la Preparación de la Información Financiera de la CONASEV, estos deben ser mostrado en la parte del pasivo comente. Para subsanar lo comentado anteriormente se recomienda reclasificar mediante un asiento contable
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D 10 10
CUENT A ------------- x -------------Caja y bancos Cuentas corrientes Caja y Bancos Sobregiros bancarios
DEBE
HABER
672, 000 672, 000
Para que se demostrado en el pasivo corriente como una obligación que tenemos con la entidad financiera
Cuentas Por Cobrar Comerciales De la verificación del saldo de esta cuenta se ha determinado que la empresa no ha contabilizado ventas diferidas por SI. 546.000 Situación presentada por una emisión del contador al no reconocer esta situación. Para que los Estados Financieros reflejen los saldos correctos se recomienda realizar el siguiente asiento de ajuste:
COD 12 49
CUENT A ------------- x -------------Clientas Facturas por cobrar Ingresos Diferidos Ventas diferidas
DEBE
HABER
546, 000 546, 000
Por otra parte no se ha provisionado una deuda del cliente LIMA SUR S.A. por SI. 420,000 que al 31 de diciembre del presente ha sido declarado en quiebra, lo que no va tener mayor incidencia en los resultados del presente ejercicio. Pero se recomienda para ejercicios futuros, tener en cuenta las cuentas con riesgo de cobro para salvaguardar los intereses de la empresa y de alguna manera poder recuperar estas cuentas que califican como incobrables. Recomendando el siguiente
COD
CUENT A
12
asiento DEBE
HABER
68 12
------------- x -------------Provisión del ejercicio Facturas por cobrar Clientes Facturas por cobrar
672, 000 672, 000
También las cuentas por cobrar no han sido evaluadas desde junio del 2003. Por la cual se recomienda hacer una revisión seguida ya que si no se revisan traerán consecuencias, como tener cuentas incobrables que afectan a la salvaguarda de la empresa
Así también se han dado Cambios en las políticas de ventas. A partir de junio del 20X6 las ventas se realizan al crédito a 90 y 120 días, antes sólo se realizaba al contado a 30 días. La entidad no cuenta con una política de ventas adecuada , por lo que debería implementarse un sistema adecuado sobre ventas para no perder liquidez producto de las eventualidades propias de la entidad .
Mediante este sistema la entidad pretende captar más clientes debido a que hoy en día cuenta con dos empresas extranjeras que le representan una fuerte competencia, que en su conjunto cubren el 36% del mercado, en vista que PRIMERA S.A.A cuenta con el 30% del mercado. Los asesores legales no comunicaron que un cliente inició un juicio a la compañía en octubre del 20X6 por US$ 367 500.00 por existencias en mal estado , los asesores indican que el juicio será ganado por PRIMERA S.A.A La entidad tiene la seguridad que las existencias se entregaron en buen estado, sin embargo ella no asume la responsabilidad del transporte puesto que está a cargo del cliente.
Existencias La omisión comentada en el punto numero 3 de la venta diferida de la presente carta de control interno también incide en esta cuenta directamente afecta a existencias, costo de ventas diferidos por un monto de S/ 252,000. Por lo que se recomienda el siguiente asiento contable:
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COD 38 20
CUENT A ------------- x -------------Costos diferidos Mercaderías Existencias Mercaderías
DEBE
HABER
252, 000 252, 000
Antes de iniciar el inventario, el coordinador general impartió las instrucciones del caso a todos los participantes en forma general. Asimismo notamos que toda instrucción de los procedimientos de toma de inventarios, fueron dados verbalmente, no se emitieron instrucciones escritas. No existen medios probatorios para validar las expresiones vertidas por los participantes en la inspección física de inventarios, por lo que no existe un alto grado de confiabilidad .
Existen mercaderías con precio unitario subvaluado de S/. 41.00 que se han emitido a S/. 21.00, además en el registro en la cuenta corriente de otro cliente, le falta el visto bueno de contabilidad. El área de almacén no hay un adecuado control interno, pues falta una adecuada supervisión ya que existen precios subvaluados, además el área de contabilidad no utiliza correctamente los métodos de costeo sobre las mercaderías.
Inmuebles Maquinaria Y Equipo El 01 de noviembre del 20X6, se realizó un contrato de arrendamiento financiero con el banco, por la compra de camiones ascendente a US$ 427 283.00 , tipo de cambio 3.46 a ser pagado en 60 cuotas a partir del 01.01.20X7 .Al cierre del ejercicio se registró US$ 42,486.00 como gasto. Los intereses son US$ 356 272.00 que el Banco los inició a cobrar conjuntamente con él . Por lo que se ha Se ha determinado que la depreciación existe una su valuación por un monto es S/. 525 000.00 . El arrendamiento financiero por
US$ 427 283.00 de vehículos cuyo inicio de
operaciones se da el 03.11.20X6 a ser depreciado en 5 años. Lo comentado en el punto anterior tiene una incidencia en los estados financieros y en la expresión de la utilidad del ejercicio bajo examen.,
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Por lo que recomendamos que se realice el asiento de ajuste siguientes:
COD
CUENT A ------------- 1 --------------
33
Inmueble Mobiliario y equipo
381 46 59
Intereses por devengar Otras cuentas por pagar Resultado del ejercicio ------------- 2 -------------Gastos Inmueble mobiliario y equipo
DEBE
HABER
1`478,399, 000 1`232,701 2`564,099 147,000 49,280 49,280
Cuentas por pagar No se aprovisionó los honorarios de los asesores legales y los auditores externos por S/. 147 000.00 y S/. 184 800.00 respectivamente. Se recomienda hacer el respectivo ajuste por la provisión la cual afectar a reculados e incrementara las cuentas por pagar Se debe implementar mecanismos de control que contribuyan a mejorar el registro adecuado de las diferentes
gastos que denotan una cuenta
por cobrar comercial, para lo cual deberán existir filtros de revisión. Asimismo los balances de inventario y las notas a los estados Financieros elaborados de manera oportuna permitirán detectar dichas situaciones.
DE CARACTER ADMINISTRATIVO Y DE GESTION Los sobrantes detectados en caja chica, muestra el acceso que tiene el cajero en los fondos de la empresa y su disposición de manera libre de estos por parte del cajero. Se recomienda implementar arqueos permanentes y sorpresivos para poder verificar el accionar del cajero y no permitir la disposición de los recursos propios de la empresa de manera libre por éste. Se han dado Cambios en las políticas de ventas. A partir de junio del 20X6 las ventas
se realizan al crédito a 90 y 120 días, antes sólo se realizaba al contado a 30 días.
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La entidad no cuenta con una política de ventas adecuada , por lo que debería implementarse un sistema adecuado sobre ventas para no perder liquidez producto de las eventualidades propias de la entidad . Mediante este sistema la entidad pretende captar más clientes debido a que hoy en día cuenta con dos empresas extranjeras que le representan una fuerte competencia , que en su conjunto cubren el 36% del mercado, en vista que PRIMERA S.A.A cuenta con el 30% del mercado.
Los asesores legales no comunicaron que un cliente inició un juicio a la compañía en octubre del 20X6 por US$ 367 500.00 por existencias en mal estado , los asesores indican que el juicio será ganado por PRIMERA S.A.A La entidad tiene la seguridad que las existencias se entregaron en buen estado, sin embargo ella no asume la responsabilidad del transporte puesto que está a cargo del cliente.
Con respecto a los inventarios de existencias, el coordinador general impartió las instrucciones del caso a todos los participantes en forma general. Asimismo notamos que toda instrucción de los procedimientos de toma de inventarios, fueron dados verbalmente, no se emitieron instrucciones escritas. No existen medios probatorios para validar las expresiones vertidas por los participantes en la inspección física de inventarios, por lo que no existe un alto grado de confiabilidad, Por lo que se recomienda que las instrucciones de para hacer los inventarios se debe hacer por escrito para que así se sustente los requerimientos que se deben cumplir en el desarrollo de los inventarios
La empresa ha iniciado un juicio a un proveedor por el incumplimiento de contrato en la entrega de mercadería por S/. 346 500.00 . Debido a que la empresa cuenta con un contrato y el proveedor incumplió con la entrega de la mercadería,
Se recomienda que se exija de inmediato la devolución del dinero o entrega inmediata de la misma tomando en cuenta las cláusulas del contrato.
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OTROS Y CONTINGENCIAS Con fecha 05-01-20X6 se inundó el Centro de Distribución de Trujillo, los ajustadores de seguro informaron que las pérdidas ascendían a US$ 1260 000 entre existencias y envases y embalajes. El seguro cubre el 90% del siniestro, este monto representa el 12.53% de las existencias. por lo que se recomienda hacer el respectivo ajuste en el ejercicio precedente
IV CONCLUSIONES Carencia de un sistema integral de información para obtener información en tiempo real y oportuno.
El ambiente de control interno es adecuado, pero se encontraron situaciones en las cuales no se llevo un exhaustivo control por lo que hemos observado que la gerencia debe de establecer un plan de mejora, de modo que esto hará mas eficiente el control interno y si no lo hace podría, afectar en cierto grado de importancia el manejo normal de la empresa. Cabe resaltar dicha falta de control en los siguientes apuntes. El control interno requerido a los inventarios no es muy apropiado esto tiene
•
efectos en los resultados que se reflejan en los estados financieros,. Con relación al sistema contable
•
Tenemos que no existe un seguimiento adecuado sobre las cobranzas. las transacciones no son efectuadas de acuerdo con la especificadas por la gerencia.
•
Con relación a las cuentas por cobrar
Se determino que al 31 de diciembre del 20X6 las cuentas por cobrar no están debidamente valuadas
Del diagnostico realizado a las auditorias de la empresa en los últimos 5 años y teniendo en cuenta que no hemos obtenido la carta de control interno correspondiente
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al ejercicio económico 20X5 es de indicar que la gerencia a demostrado integridad y ser consiente del la importancia de los controles en los sistemas de información contable
La empresa no cuenta con un departamento de auditoria interna
-
La administración debe modificar los Estados Financieros en cumplimiento a las Normas Internacionales de Contabilidad en lo que respecta a las observaciones encontradas.
V ANEXOS
Sin otro particular esperamos de su respuesta para discutir, la presente carta de control interno.
Arequipa, Perú, 27 de Marzo del 2007
Raúl Castro Contreras Contador Público Colegiado Matrícula No.1199
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