LA LA C CARTA ARTA DE D DE E C CONTROL ONTROL INTERNO
LA CARTA DE CONTROL INTERNO DENOMINACIONES - CARTA DE CONTROL INTERNO - CARTA DE RECOMENDACIONES - CARTA A LA GERENCIA
TIPOS DE INFORMES
TRADICIONAL ± Basado exclusivamente en el estudio y evaluación del Control Interno, como parte de una auditoría de estados financieros TOTAL ± Contiene una opinión sobre el Sistema de Control Interno Contable, a una fecha específica o durante un período DE USO LIMITADO ± Sobre la totalidad o sobre una parte del Sistema de Control Interno para ser usado en forma limitada por el cliente
EL INFORME TRADICIONAL
¿CUÁL ES SU ORIGEN? ± El cumplimiento de la Norma de Auditoría ³Estudio y Evaluación de la Estructura
de Control Interno´
¿QUÉ PERMITE? ± Advertir oportunamente al cliente sobre las deficiencias encontradas
- ¿CÓMO SE ADVIERTE? ± ±
Verbalmente : Para toma de medidas correctivas oportunas Por escrito : Mediante un informe explicando las deficiencias
y las
recomendaciones para superarlas y fortalecer el sistema
¿QUÉ BENEFICIOS SE OBTIENEN? ± ±
Para el cliente : Fortalecer su Sistema de Control Interno Para el auditor : Al mejorarse la eficiencia de los controles, disminuye la cantidad de pruebas a realizar y proporciona una mejor base para confiar en el Sistema Contable
EL INFORME TRADICIONAL
¿QUÉ SE REPORTA EN EL INFORME TRADICIONAL?
Asuntos de interés constituidos básicamente por deficiencias en : -El diseño -La Operación -De la Estructura del Control Interno
Que afectan negativamente la capacidad de la organización para: -Registrar -Procesar -Resumir -Reportar -Información financiera uniforme
LA CARTA DE CONTROL INTERNO
DEFINICION: La carta de control interno, llamada también
Carta de Recomendaciones o Carta a la Gerencia. Es un informe menos detallado que el informe largo, que se emite a la alta dirección de la empresa, conteniendo una serie de observaciones con sus respectivas recomendaciones sobre aspectos de control interno, contables y administrativos, detectadas con motivo de la evaluación del control interno y como resultado de la auditoria practicada. Por consiguiente, el auditor formula sus recomendaciones, a efectos de que la administración adopte las acciones necesarias para superar las observaciones reveladas. La Carta de Control Interno constituye un informe complementario al Dictamen, que se emite generalmente en las auditorias realizadas a entidades privadas.
CARACTERÍSTICAS Y CUALIDADES DE LA CARTA DE CONTROL INTERNO: La Carta de Control Interno debe concebirse como instrumento de ayuda a la empresa examinada, por lo tanto, es conveniente que esta sea leída por el Directorio y la Gerencia. La Carta de Control Interno debe ser elaborada teniendo en consideración los siguientes aspectos: Debe tener un Tono constructivo: No obstante, que la carta de control interno contiene básicamente observaciones, es conveniente que el auditor trate en lo posible de usar un tono constructivo en su redacción, enfatizando más en la necesidad de mejorar los sistemas y procedimientos. Asimismo, debería evitarse mencionar los nombres de las personas involucradas en las deficiencias para no afectar la susceptibilidad, salvo que se trate de irregularidades ( apropiación de fondos, pérdida de activos fijos, etc), donde si se requiere la precisión de los nombres de las personas involucradas. Debe tener Precisión: Cuando más preciso sea el mensaje, será mejor entendido por los ejecutivos de la empresa para la adopción de medidas correctivas. Sin embargo, también tenemos que aceptar que en algunos casos, nos vemos en la necesidad de plantear observaciones y recomendaciones tenga un margen de manejo en la supervisión de sus problemas.
CARACTERSTICAS Y CUALIDADES DE LA CARTA DE CONTROL INTERNO:
- No usar lenguaje muy técnico:
El auditor debería en lo posible evitar el uso de términos muy técnicos. Piense que los usuarios no necesariamente son contadores públicos o auditores que entienden nuestro lenguaje. Es conveniente la sencillez, sin llegar a extremos. - Considerar los elementos de la observación y los comentarios de los ejecutivos:
Es recomendable que en la narración de los hallazgos para la carta de control interno, se tenga en cuenta los elementos ya estudiados anteriormente, tales como: Describir la OBSERVACIÓN ( situación encontrada) : Lo que se está incumpliendo o desarrollando deficientemente. Señalar el CRITERIO : Revelar el criterio o parámetro en que se basa el auditor para señalar que la situación descrita es una observación Identificar los EFECTOS : Describir los efectos que está originando la observación o los que podría ocasionar. Revelar la CAUSA : Indicar cual o cuales son las causas que están originando la observación, para formular las recomendaciones en forma apropiada. Plantear la RECOMENDACION : Para eliminar la CAUSA u ORIGEN y superar la observación - Tener en cuenta que el COSTO debe ser menor que el BENEFICIO
C A R T A D
Trujillo, 29 de Noviembre de 2004 Señor Ingeniero Roberto Rios Ramos Gerente General de Empresa de Servicios Múltiples La Universal S.A.C. Presente Asunto : Carta de Control Interno, Auditoria al Ejercicio 2003
E
Muy señor nuestro: C O N T R O L I N
Nos es grato dirigirnos a usted, en relación al asunto del rubro, para hacer llegar adjunto a la presente nuestra carta de control interno, conteniendo observaciones relacionados con aspectos contables y de control interno, provenientes de la auditoria realizada a los estados financieros del ejercicio 2003 Con tal motivo, para cada una de las observaciones se han formulado nuestras recomendaciones, a fin de que vuestra gerencia se sirva disponer las acciones necesarias para superarlas. Sin otro particular, nos suscribimos de usted.
T E R N O
Atentamente. Cesar Rojas Gamarra Contador Público Colegiado Matrícula 4352
EMPRESA DE SERVICIOS MULTIPLES LA UNIVERSAL SAC. CARTA DE CONTROL INTERNO EXAMEN AL EJERCICIO 2003 I. ANTECEDENTES ANTECEDENTES La auditoria se ha efectuado a solicitud de la empresa de Servicios Múltiples ³ La Universal´ S. A. A.C. y de acuerdo a lo pactado contractualmente con fecha con fecha 03 de noviembre de 2004 200 4 La auditoria comprende el examen a los estados financieros del Ejercicio 200 2003 3, así como la información complementaria, con el propósito de emitir emitir nuestra opinión profesional sobre su confiabilidad, enmarcándonos dentro de las normas de auditoria generalmente aceptadas aceptadas.. II.. OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES: II RECOMENDACIONES: Como resultado del examen y evaluación de los controles internos se detectaron observaciones, las mismas que con sus respectivas recomendaciones se enuncian enuncian más adelante, a efectos efectos que la alta alta dirección de la empresa se sirva sirva disponer disponer las acciones necesarias para su superación superación.. CAJA - BANCOS 1.- Fondos Fijos no registrados Se ha determinado que los siguientes fondos fijos se encuentran registrados contablemente como entregas a rendir cuenta, en lugar de formar parte de la cuenta Caja - Bancos, tal como lo establece la naturaleza Contable de dichas partidas. Presidencia del Directorio S/. 1,000 Gerencia General S/. 1,000 Según manifiesta el Contador, esto se debe a que la documentación sustentatoria de los cheques que se emitieron en su oportunidad, señalaban que se trataba de dinero con cargo a rendir cuenta documenta da, razón por la cual se encuentra formado parte de la cuenta Cargas Diferidas. Como consecuencia de lo observado, se está distorsionando la naturaleza operativa y contable nt bl de estta cio io í vel inadecuad control contable
31..DIC. DIC.2003 siguen presentándose en las conciliaciones 2.- Cheques anulados al 31 bancarias Los siguientes cheques anulados se siguen presentando en las conciliaciones bancarias como pendientes de cobro al 31.DIC.2003.situación no acorde con políticas y prácticas sanas de Control Interno. Banco Cta. Cte. Cheque Fecha Importe Beneficiario Santander 12345-03 456780 12.09.03 2,000 IBM De Crédito 98569.03 252536 24.11.03 1,500 Sta. Mónica La falta de coordinación coordinación y oportuna comunicación entre las áreas de Tesorería Tesorería y Contabilidad ocasiona que se presenten este tipo de observaciones, Contabilidad observaciones, originando distorsión de los saldos de las cuentas corrientes bancarias y un deficiente control operativo de las mismas. mismas. Se recomienda : efectuar efectuar la regularización contable y que la Gerencia de Finanzas disponga los procedimientos más adecuados para que oportunamente el área contable sea informada respecto de los cheques que se anulan. anulan.
CUENTAS POR COBRAR cartera no registradas contablemente 3.- Letras en cartera Como resultado del arqueo de documentos de cobro efectuado el 02.Nov..04, encontramos las siguientes letras en cartera que no figuran registrados contablemente, situación no acorde con prácticas sanas de control interno. Número Girador Fecha emisión Vto. Importe 95-0076 Molino Perú S.A 01.12.X1 31.12.X1 12,000 95-0096 Agro S. Juan S.A. 21.11.X1 21.12.X2 15,000 En consecuencia, se está ................................................................ ................................................................ ................................................................................................... ................................................................................................... originado por por ............................................................................. ............................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. Se recomienda :........................................................................... :........................................................................... ................................................................................................. .................................................................................................
Trujillo, 03 de Diciembre 2004 Cesar Rojas Gamarra Contador Público Colegiado Matrícula 3045
