Carta de Control Interno - Obrasmmm

UNIVERSIDAD PERUANA LOS ANDES

MEMORANDUM DE CONTROL INTERNO


CARTA DE CONTROL INTERNO AUDITORIA “A LOS ESTADOS FINANCIEROS AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2011”

INDICE Pág. 1. ORIGEN

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2. NATURALEZA Y OBJETIVOS

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3. OBJETIVO GENERAL

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4. OBJETIVOS ESPECIFICOS

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3. BASE LEGAL

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6. ALCANCE

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7. ASPECTOS IMPORTANTES

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8. OBSERVACIONES

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Y

RECOMENDACIONES

AUDITORIA DE GESTION – PERIODO 2011

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CARTA DE CONTROL INTERNO

AL RECTOR DE LA UNIVERSIDAD PERUANA LOS ANDES:

Las observaciones establecidas surgen de la Auditoria de Gestión practicado a Sistemas Administrativos, El Informe Largo se presentará de manera separada. El examen se realizó de acuerdo a las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas y Normas Internacionales de Auditoria; la aplicación de dichas normas requieren que se planifique adecuadamente el Examen Especial, para el efecto se evaluó la Estructura y Sistema de Control Interno existente, a fin de obtener la consistencia y confiabilidad de los mismos, que permitió examinar los puntos críticos. Efectuada la evaluación selectiva a los controles existentes, se ha establecido la ausencia de documentos normativos de gestión en el Departamento de Diseño y Construcción, corroborando de ésta manera que el Sistema de Control Interno en el Departamento sujeto a examen es débil, dado que carece de lineamientos de políticas, y de procedimientos a seguir en la ejecución de las actividades. Con la seguridad que las recomendaciones propuestas contribuyan al mejoramiento de la gestión y al afianzamiento de la estructura de Control Interno de la Institución, me suscribo de usted. Atentamente,

C.P.C. GALVAN LOPEZ ALICIA AUDITORA


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CARTA DE CONTROL INTERNO 1. ORIGEN El presente documento se encuentra comprendido dentro del desarrollo de la Acción de Control Programada, de acuerdo al Plan Anual de Control – 2011, y se efectúa en cumplimiento a la Resolución Nº 442-2011-CU aprobado el 16.04.2011.

2. NATURALEZA Y OBJETIVOS La Carta de Control Interno, se ha elaborado en base a los procedimientos de auditoria aplicados en el estudio y evaluación del Sistema de Control Interno del Departamento de Diseño y Construcción al 31 de diciembre 2011, que se encuentra en proceso.

3. OBJETIVO GENERAL Emitir informe sobre el nivel de eficiencia, eficacia y economía en la utilización de los fondos presupuestarios y financieros asignados para la construcción de la Obra del 1er, 2do y 3er piso de la Facultad de Ingeniería, así como el grado de cumplimiento de las metas y objetivos propuestos.

4. OBJETIVOS ESPECIFICOS  Adoptar

medidas correctivas y proporcionar a las autoridades universitarias mecanismos de

control, criterios y estrategias para corregir las deficiencias y debilidades existentes. 

Establecer si la UPLA cuenta con los instrumentos normativos de gestión, actualizados y aprobados para su aplicación.



Comprobar el cumplimiento de las normas internas aplicables en la ejecución de gastos, así como la liquidación técnica y financiera de la obra sujeto a examen.

5. BASE LEGAL 

Estatuto de la Universidad Peruana los Andes - Resolución Nº 505-1993-CO.



Ley Universitaria Nº 23733



Reglamento General de la Universidad Peruana los Andes – Resolución Nº 594-92-CO



Reglamento de Docentes, aprobado el 25.06.98 mediante Resolución Nº 256-98-CU.



Reglamento de Organización y Funciones


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

Estructura Organizativa – Resolución Nº 668-92-CO

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Reglamento del Manejo de Fondos y Recursos Financieros - Resolución Nº 699-2005-CU.



Reglamento Interno de Trabajo - Resolución Nº 507-2004-CU.



Reglamento de Adquisición de Bienes y Prestación de Servicios No Personales Resolución Nº 639-1995-CU.

6. ALCANCE La acción de control se realiza de acuerdo a lo Programado en el Plan Anual del año 2011. Cabe señalar, que el estudio y evaluación del control interno no revela necesariamente todas las debilidades que podrían existir en las acciones desarrolladas por dicho Departamento. El período que comprende la presente Auditoria de Gestión, corresponde al año 2011.

7. ASPECTOS IMPORTANTES: 7.1 Demora en la entrega de información y documentación solicitada al Departamento de Diseño y Construcción, en su mayoría no nos atendieron. Mediante Oficio Nº 124-2012/OCI-UPLA de fecha 24 de Abril del 2012 dirigido al Rector de la Universidad, se dio a conocer sobre el inicio de la Auditoria a Obras de la Ciudad Universitaria, a fin de que nos brinde las facilidades en la entrega de información. Cabe señalar que mediante los oficios Nº 127;128;129;130;131;132;141;142;146 y 1482012/OCI-UPLA de Abril del 2012, la Oficina a mi cargo, solicita la documentación correspondiente a la gestión administrativa a dicho Departamento; sin embargo, no tuvimos el apoyo necesario, limitando así nuestra labor de control. Si bien es cierto que el desarrollo del examen implica cumplir con los plazos perentorios y procedimientos programados. Al respecto, cabe manifestar que durante el desarrollo del examen hubo retrasos en la entrega de información solicitada, remitiéndonos sólo algunos documentos en forma tardía

e

incompletos, a pesar que se les reiteró mediante oficios Nsº 140 y 147-2012/OCI-UPLA de fecha 30 de abril del 2012 respectivamente.

Se Recomienda: Al Rector, para que en las próximas auditorias a realizarse, disponga por escrito a la Oficina que será examinada, para que bajo responsabilidad brinde las facilidades del caso a la Oficina de Control Interno, en la atención de todos los requerimientos solicitados.


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8 DEFICIENCIAS DETECTADAS:

8.2RECTOR 8.2.1 Ambiente de control 8.2.1.1 Filosofía Administrativa y Estilo de Operaciones 8.2.1.1.1

Necesidad por escrito la aplicación y cumplimiento de las normas Las autoridades y funcionarios de la UPLA no disponen por escrito la aplicación de la normativa y no es política de la institución que su personal cumpla con la normativa interna vigente

Recomendación Se recomienda a la alta dirección disponer por escrito la aplicación de la normativa al personal de la institución, y con esto que dicho personal cumplan con tales normas 8.2.1.1.2

Falta de monitoreo de actividades y proyectos Las actividades y proyectos de la UPLA no son monitoreados constantemente de tal manera que cualquier problema no se corrige de inmediato

Recomendación Se recomienda al jefe de proyecto realizar monitoreo constante con la finalidad de revisar los errores y corregirlos. 8.2.1.1.3

Falta de políticas y lineamientos La política y lineamientos de las autoridades de la UPLA no son conocidos ni divulgados hacia todo el personal

Recomendación Se recomienda al jefe administrativo tener políticas y lineamiento para las autoridades y ser divulgados para todo el personal 8.2.1.1.4

Necesidad de medios de comunicación No existen medios de comunicación en la UPLA entre el personal y la gerencia

Recomendación


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Se recomienda a la alta dirección generar comunicación entre la gerencia y el personal con el propósito de que se labora de forma eficiente y eficaz.

8.2.1.2 Normativa Interna 8.2.1.2.1

Falta de los manuales de procesos contables y reglamentos de fondos No existen Manuales de procedimientos contables ni Reglamento de Manejo de Fondos y Recursos Financieros en la UPLA

Recomendación Se recomiendo al área de contabilidad elaborar los manuales de procedimientos contable y el reglamento de manejo de fondos para llevar una contabilidad bien elaborada 8.2.1.2.2

Necesidad de actualizar y divulgar los documentos normativos No se han actualizado ni divulgado en el presente año estos documentos normativos de la UPLA

Recomendación Se recomiendo al área de contabilidad realizar las actualizaciones correspondientes para luego ser divulgado a toda la institución para que se pueda saber las normativas

8.2.1.3 Estructura Orgánica 8.2.1.3.1

Carece de estructura orgánica La UPLA No cuenta con la estructura orgánica aprobada ni es adecuada

Recomendación Se recomienda la gerencia general elaborar los organigramas con un adecuado control

8.2.1.4 Administración de los Recursos Humanos 8.2.1.4.1

Falta de un programa y capacitación No existe un programa de capacitación y entrenamiento en la UPLA

Recomendación Se recomienda disponer por escrito al jefe de recursos humanos para la elaboración de un programa de capacitación y entrenamiento del personal 8.2.1.4.2

Necesidad de evaluar al personal En la UPLA No se Evalúa al personal cada cierto tiempo


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Recomendación Disponer por escrito al jefe de recursos humanos a fin de que se evalúe al personal cada cierto tiempo 8.2.1.4.3

Necesidad de incrementa la capacidad operativa En la UPLA No es suficiente la capacidad operativa

Recomendación: Se recomienda un previo análisis del organigrama, incrementar la capacidad operativa del personal

8.2.1.5 Actividades de Control Gerencial 8.2.1.5.1

Necesidad de informar sobre las actividades de control En la UPLA No se informa por escrito sobre las actividades de control a la Instancia pertinente.

Recomendación Se recomienda a los jefes que informen por escrito sobre todas las actividades de control a la alta dirección

8.2.1.6 Sistema de Información, Registro y Comunicación 8.2.1.6.1

Necesidad de informatizar las labores de registro Las labores de registro e información de la UPLA no están informatizadas

Recomendación Se recomiendo disponer por escrito al área de informática, a fin de informatizar las labores de registro e información 8.2.1.6.2

Falta de un buen soporte del sistema informático El sistema informatizado de la UPLA no brinda buen soporte que causa problemas

Recomendación Se recomienda al jefe de informática disponer por escrito el brindar un buen soporte al sistema informático

8.2.1.7 Política de Comunicación de Problemas Institucionales 8.2.1.7.1

Necesidad de implementar las medidas correctivas En la UPLA Se han implementado las medidas correctivas

Recomendaciones


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Se recomienda al señor rector, para que de forma inmediata implementar todas las medidas correctivas por el área de control interno.

8.3VICERRECTOR ADMINISTRATIVO 8.3.1

Falta actualizar los documentos de gestión En la UPLA Se encuentran actualizados los documentos de Gestión y no han elaborado el Reglamento de Altas y Bajas y Subasta de Bienes

Recomendación Se recomienda disponer por escrito a la oficina del vicerrectorado administrativo, para que coordine con el área de personal y planificación y actualice los documentos normativos de gestión y la elaboración del reglamento de altas, bajar y subasta de bienes. 8.3.2

Necesidad de difundir la normativa interna En la UPLA no se difunde la normativa interna del Comité de Honor del personal administrativo y de docentes

Recomendación Se recomienda disponer por escrito al área de vicerrectorado para que difunda la normativa interna del comité de honor del personal 8.3.3

Necesidad de rotar al personal que maneja fondos El personal de las Áreas de la UPLA que manejan bienes y fondos, no son rotados periódicamente a si mismo no se cumple con la fecha establecida para efectos de rendición de cuenta

Recomendación Atreves de vicerrectorado administrativo se disponga por escrito al tesorero para que efectué la rotación del personal que maneje bienes y fondos. Así mismo todas las rediciones de cuentas se realicen a las fechas establecidas.

8.4ECONOMIA, FINANZAS Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS 8.4.1

AREA DE CONTABILIDAD

8.4.1.1 Falta de directivas internas Como responsable del área no ha emitido Directivas internas de la UPLA

Recomendación Se recomienda al área de contabilidad elaborar las directivas interna de la entidad para ser dispuestas por escrito al personal.


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8.4.1.2 Necesidad de aprobar el balance generan antes de ser presentado El Balance General de la UPLA, no es aprobado antes de ser presentado a la instancia superior

Recomendación Se recomienda al área de contabilidad elaborar el estado financiero en la fecha prevista para ser aprobada y luego ser presentada a la instancia superior 8.4.1.3 Carencia de análisis de cuentas En la UPLA no se realiza los Análisis de Cuentas en forma detallada de los activos fijos

Recomendación Se recomienda al área de contabilidad realizar un análisis minucioso de las cuentas para los activos fijos

8.4.2

ÁREA DE TESORERÍA – UPLA

8.4.2.1 Carece de actualización en el arqueo de caja En la UPLA no se realiza arqueos de caja sorpresivos de los fondos que ingresan por diversos conceptos y no se lleva a cabo con frecuencia los arqueos de fondo

Recomendación Se le recomienda disponer por escrito al jefe del área de tesorería la actualización y frecuencia de los arqueos de caja de la entidad 8.4.2.2

Carece de buena utilidad de los fondos de caja chica

El fondo de caja chica de la UPLA no es utilizado únicamente para gastos de menor cuantía

Recomendación Se recomiendo al área de tesorería informar por escrito utilizar los fondos de caja chica únicamente para gastos necesarios

8.4.3

ÁREA DE ABASTECIMIENTO

8.4.3.1

Necesitad de Conformación de un comité de procesos

En la UPLA no se ha conformado el comité de procesos

Recomendación Disponer al jefe del área de abastecimiento la pronta conformación de un comité de procesos 8.4.3.2 Falta de evidencia en los procesos de la entidad


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No se deja constancia acorde a ley de los procesos que se llevan a cabo en la entidad

Recomendación Se recomienda al jefe del área de abastecimiento disponer por escrito algún tipo de evidencia sobre algún proceso que se lleve a cabo en la entidad por estar normado de acuerdo a ley 8.4.3.3

Falta de cautela en vehículos de propiedad de la entidad

No se cautela los vehículos de propiedad de la UPLA, para ser utilizados exclusivamente en actividades oficiales.

Recomendación Se recomienda a la gerencia de abastecimientos disponer que la utilización de los vehículos sean usados solo para fines de la entidad, o en su defecto por una previa autorización de la alta dirección.

8.4.4

CONTROL PATRIMONIAL

8.4.4.1

Necesidad de comparar los registros

En al UPLA no comparan los registros respectivos de altas y bajas

Recomendación Se recomienda al área de control patrimonial realizar las comparaciones entre los registros de altas y bajas 8.4.4.2

Carece de conformación de comisión

No ha realizado la conformación de la comisión de altas y bajas en la UPLA

Recomendación Se recomienda al área de control patrimonial disponer la conformación de una comisión encargada de ver las altas y bajas de los registros en el control patrimonial 8.4.4.3

Necesidad de comunicación oportuna de diferencias detectadas

Las diferencias detectadas entre el inventario físico y los registros contables de la UPLA no son comunicadas oportunamente a la jefatura de contabilidad

Recomendación Es necesario que el jefe del área de control patrimonial comunique oportunamente las diferencias detectadas a la jefatura de contabilidad 8.4.4.4

Carece de información por escrito respecto a la toma de inventario

No informa por escrito a la instancia pertinente respecto a la toma de inventario en la UPLA


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Recomendación Se recomienda disponer al área de control patrimonial la oportuna información por escrita de la toma de inventario

8.4.5

UNIDAD DE ALMACEN

8.4.5.1 Carece de distribución de bienes No se distribuye los bienes de acuerdo al programa establecido

Recomendación Se recomienda disponer mediante un memorándum al responsable de la unidad de almacén que se realice una óptima distribución según lo establecido 8.4.5.2

Falta de interés por la seguridad

No velan por la seguridad y mantenimiento del local y equipos dentro del almacén de la UPLA

Recomendación Se recomienda darle más énfasis a la seguridad y mantenimiento del almacén por contener activos importantes 8.4.5.3 Necesita un sistema adecuado El sistema no permite asegurar un adecuado control de las existencias en el almacén de la UPLA

Recomendación Se recomienda al responsable de la unidad de almacén adquirir un sistema con el cual obtenga un control de mayor eficiencia y eficacia.

8.4.6

DEPARTAMENTO DE DISEÑO Y CONSTRUCCION

8.4.6.1 Falta de entrega y recepción del terreno No se realizó la entrega y recepción del terreno para ejecutar la construcción de la obra de ingeniería

Recomendación Se recomienda al departamento de diseño y construcción pedir por escrito la entrega del terreno donde se realizara el edificio 8.4.6.2

Necesitad de contar con liquides técnica y financiera

Las obras en curso por montos importantes no cuentan con la liquides técnica y financiera de la UPLA

Recomendación Se recomienda al departamento de diseño y construcción pedir por escrito los montos de liquides técnica y financiera AUDITORIA DE GESTION – PERIODO 2011

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8.4.6.3

Falta de pruebas de calidad en la construcción

No se realizaron pruebas de calidad en la UPLA sobre muestras de pavimento extraídas de la ejecución de la obra del primer, segundo y tercer piso de la Facultad De Ingeniería

Recomendación Se recomienda al área de construcción realizar pruebas de calidad al pavimento extraídas de la ejecución de la obra para evitar cualquier tipo de desastre 8.4.6.4 Falta de responsabilidad en las observaciones existentes Si en caso existieran observaciones durante el proceso de ejecución de las obras el contratista o el departamento de diseño y construcciones, no asume la responsabilidad y no cumple con levantar las observaciones

Recomendación Se recomienda a jefe de construcción comprometerse en aceptar y en su defecto asumir la responsabilidad de las irregularidades que puedan surgir en la construcción, al igual que el contratista

28 De Mayo Del 2012

C.P.C. GALVAN LOPEZ ALICIA AUDITORA


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Carta de Control Interno - Obrasmmm

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