CARTA DE CONTROL INTERNO La carta de control interno, interno, llamada también Carta de Recomendaciones Recomendaciones o Carta a la Gerencia. Gerencia. Es un informe menos detallado que el informe largo, que se emite a la alta dirección de la empresa, conteniendo una serie de observaciones con sus respectivas recomendaciones sobre aspectos de control interno, contables y administrativos, detectadas con motivo de la evaluación del control interno y como resultado de la auditoría practicada. Por consiguiente, el auditor formula sus recomendaciones, a efectos de que la administración adopte las acciones necesarias para superar las observaciones reveladas. reveladas. La Carta de Control Interno constituye un informe complementario al Dictamen, que se emite generalmente generalmente en las auditorías realizadas a entidades privadas.
Importancia Es importante porque las posibilidades de interpretaciones equivocadas entre el auditor y la administración se reducen cuando las manifestaciones verbales son confirmadas por escrito por la administración. Por otro lado, las manifestaciones vertidas por la administración o gerencia constituyen una de las fuentes de evidencia de auditoría más significativas. Estas manifestaciones se efectúan verbalmente a lo largo de la auditoría en respuesta r espuesta a determinadas interrogantes y, por escrito al concluirse, a través de una Carta de Representación es necesario discutir su contenido con los funcionarios apropiados con suficiente tiempo, para reducir la posibilidad de enfrentarse con el rechazo de la gerencia a suministrar información y documentación. documentación.
Objetivos - Obtener el reconocimiento expreso de parte de la l a entidad de la responsabilidad de los Estados Financieros, de que no existan asuntos considerables o de materialidad que puedan afectar la razonabilidad de los Estados Financieros. - Confirmar la evidencia corroborativa de las afirmaciones o reconocimientos dentro y fuera de la entidad. - Confirmar las aseveraciones orales y escritas proporcionadas por la entidad examinada. - Evaluar si las representaciones, afirmaciones, hechas por la administración son razonables y congruentes congruentes con otras evidencias obtenidas incluyendo otras afirmaciones.
- Tomar en consideración si las personas que representan a la entidad pueden ser consideradas bien informadas sobre los asuntos pertinentes de la auditoría.
Características y cualidades de la carta de control interno: La Carta de Control Interno debe concebirse como instrumento de ayuda a la empresa examinada, por lo tanto, es conveniente que esta sea leída por el Directorio y la Gerencia. La Carta de Control Interno debe ser elaborada teniendo en consideración los siguientes aspectos:
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Debe tener un Tono constructivo:
No obstante, que la carta de control interno contiene básicamente observaciones, es conveniente que el auditor trate en lo posible de usar un tono constructivo en su redacción, enfatizando más en la necesidad de mejorar los sistemas y procedimientos. Asimismo, debería evitarse mencionar los nombres de las personas involucradas en las deficiencias para no afectar la susceptibilidad, salvo que se trate de irregularidades (apropiación de fondos, pérdida de activos fijos, etc), donde sí se requiere la precisión de los nombres de las personas involucradas.
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Debe tener Precisión:
Cuando más preciso sea el mensaje, será mejor entendido por los ejecutivos de la empresa para la adopción de medidas correctivas. Sin embargo, también tenemos que aceptar que en algunos casos, nos vemos en la necesidad de plantear observaciones y recomendaciones tenga un margen de manejo en la supervisión de sus problemas.
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No usar lenguaje muy técnico:
El auditor debería en lo posible evitar el uso de términos muy técnicos. Piense que los usuarios no necesariamente son contadores públicos o auditores que entienden nuestro lenguaje. Es conveniente la sencillez, sin llegar a extremos.
- Considerar los elementos de la observación y los comentarios de los ejecutivos: Es recomendable que en la narración de los hallazgos para la carta de control interno, se tenga en cuenta los elementos ya estudiados anteriormente, tales como: * Describir la OBSERVACIÓN (situación encontrada): Lo que se está incumpliendo o desarrollando
deficientemente.
* Señalar el CRITERIO: Revelar el criterio o parámetro en que se basa el auditor para señalar que la situación descrita es una observación
* Identificar los EFECTOS: Describir los efectos que está originando la observación o los que podría ocasionar. * Revelar la CAUSA: Indicar cual o cuales son las causas que están originando la observación, para formular las recomendaciones en forma apropiada. * Plantear la RECOMENDACION: Para eliminar la CAUSA u ORIGEN y superar la observación - Tener en cuenta que el COSTO debe ser menor que el BENEFICIO
Requisito Formal de la Carta de Gerencia o Carta de Control Interno La Carta de Gerencia o Carta de Representación deberá ser formulada en papel membretado de la entidad y firmada por funcionarios de nivel jerárquico adecuado (Gerente General, Gerente Regional, Gerente Municipal, etc.), los cuales tienen pleno conocimiento y son responsables de los asuntos materia de la carta.
Base legal.- NIA 580. Representaciones de la gerencia El auditor debe obtener evidencia respecto de que la dirección del ente reconoce su responsabilidad sobre la presentación razonable de los estados financieros de acuerdo con las normas contables vigentes y que los ha aprobado debidamente. Para ello, el auditor debe obtener una carta de representación escrita de la dirección que incluya las afirmaciones significativas, tanto explícitas como implícitas, que contienen los estados fi nancieros, cuando ninguna otra evidencia apropiada es razonable pensar que pueda existir. Por ello, esta carta no sustituye los procedimientos de auditoría que debe efectuar el auditor. La norma provee un ejemplo de carta de representación. • NIA Nº 580.- Representación de Gerencia, en su numeral 15, señala
lo siguiente:
Si la dirección se rehusara a proporcionar esta carta de representación, ello constituiría una limitación al alcance del trabajo y, por lo tanto, el auditor debería emitir una opinión con salvedad indeterminada o abstenerse de opinar. En tales casos, el auditor debe evaluar la confianza que ha depositado en otras representaciones hechas por la administración durante el curso de su examen y considerar tal negativa puede tener efectos adicionales sobre su dictamen. Por otro lado, la NAGU 3.70 “Carta de R epresentación” reconoce también que el auditor debe obtener una carta de representación del titular y/o nivel gerencial competente.
CARTA DE CONTROL INTERNO EVALUACION ESPECIAL AL ÁREA DE CAJA Y BANCOS, CUENTAS POR COBRAR, INVENTARIOS, INMUEBLE MAQUINARIA Y EQUIPO, CUENTAS POR PAGAR, PATRIMONIO E INGRESOS Y GASTOS PERIODO 2013
Chimbote, 05 de julio de 2015 Señor: Juan Carlos Barrantes Lopez Gerente General Empresa Compucenter S.A.C. Presente:
Ref. : Carta de Control Interno Auditoría Financiera al ejercicio 2014 Estimado señores: Con relación a la Auditoria a los Estados Financieros de la Empresa Compucenter S.A.C. con cifras al 31 de Diciembre del 2014, hemos evaluado la estructura del control interno de la Empresa,únicamente hasta el grado que consideremos necesario para tener una base sobre la cual determinar la naturaleza, ext ensión y oportunidad de los procedimientos de auditoría que serán aplicados en el desarrollo de nuestro examen a los Estados Financieros. Nuestro examen se llevó a cabo con el propósito de rendir una opinión profesional sobre los estados financieros, por lo tanto, no necesariamente revela todas las deficiencias en el sistema de control interno, debido a que está basado en pruebas selectivas de los registros contables y de la información que le es relativa. Consecutivamente a los antes expuestos, nos permitimos presentar las dieciséis observaciones de carácter final, que han sido detectadas hasta la fecha y que contienen sugerencias y/o recomendaciones, tanto correctivas como preventivas, las cuales pueden coadyuvar en el alcance de las metas y objetivos de la Empresa Compucenter S.A.C.. Es importante señalas que los comentarios referentes a las observaciones se presentan como sugerencias constructivas para la consideración de la Empresa Compucenter S.A.C., como parte del proceso continuo de modificación y mejoramiento de la estructura de Control Interno existentes yde otras
Nos permitimos recordarles que la responsabilidad por la preparación de los Estados Financieros, incluyendo las revelaciones suficientes, recae en la administración de la Empresa. Esto incluye el mantenimiento de registros contables y controles internos adecuados, la selección y aplicación de políticas de contabilidad y la salvaguarda de los activos de la empresa. Esta carta estará en vigor los años venideros, a menos que termine, modifique o se sustituya. Por último, deseamos manifestarle nuestro más sincero agradecimiento por la ayuda y colaboración que hemos recibido en todo momento del personal de la empresa. Quedando a su entera disposición para cualquier aclaración al respecto, le saludamos. Atentamente,
Ronaldo Arquímes Sosa Solórzano Auditor Responsable
I.
INTRODUCCIÓN
El Órgano de Control Institucional de la Empresa COMPUCENTER S.A.C., ha efectuado el estudio y evaluación del Control Interno en sus cinco componentes, aplicado al área examinada en la “Evaluación Especial al área de Caja y Bancos, Cuentas por cobrar, Inventarios, Activos Fijos, Cuentas por Pagar, Patrimonio e Ingresos y Gastos”, periodo 2013”, evaluación realizado de conformidad con
la Norma Internacional de Información Financiera, norma que dispone efectuar una apropiada evaluación de la estructura de control interno en el área examinada, a efectos de formarse una opinión sobre la efectividad de controles implementados y determinar el riesgo de control. La acción de control abarcó la evaluación selectiva de los documentos alcanzados por Gerente de Producción; estudio que reveló algunas debilidades de control interno en la ejecución de los procedimientos administrativos, las que detallamos a continuación, así como las recomendaciones tendientes a la superación de las mismas. II.
DEBILIDADES DE CONTROL INTERNO.
PARA EL ÁREA DE CAJA Y BANCOS:
DEBILIDAD Nº 01: NO SE COMUNICA LAS INSTRUCCIONES A LOS BANCOS DE NO CAMBIAR NINGÚN CHEQUE DE ELEVADO MONTO POR EFECTIVO, QUE ESTÁ A NOMBRE DE LA ENTIDAD
No se comunica a los Bancos las Instrucciones de no cambiar ningún cheque de elevado monto por efectivo que están a nombre de la empresa, Instrucciones establecidas por la misma empresa para evitar algún robo, o evitar pérdidas de dinero. RECOMENDACIÓN:
Se recomienda al Gerente de la Empresa que junto al Jefe del área de Caja y Bancos que se tomen medidas, que se comunique al personal encargado de recepcionar los cheques de la empresa, que está prohibido cambiar los cheques emitidos por el Banco en Efectivo para evitar robos y pérdida de dinero. DEBILIDAD Nº 02: NO SE NOTIFICA INMEDIATAMENTE A LOS BANCOS DE CAMBIOS DE PERSONAS AUTORIZADAS EN FIRMAR CHEQUES
No se está notificando de forma inmediata a los Bancos sobre el cambio del personal encargado de firmar los cheques, lo que podría producir que el personal antiguo pueda retirar dinero de la empresa, por no informar los cambios al Banco.
RECOMENDACIÓN:
Se Recomienda al Gerente en coordinaciones con el Jefe del área de Caja y Bancos informar mediante cartas o informes al Banco sobre los cambios del personal encargado de firmar los cheques, para así evitar problemas dentro de la empresa. DEBILIDAD Nº 03: NO EXISTEN MECANISMOS QUE GARANTICEN PROCEDIMIENTOS EXISTENTES PARA PAGOS, CONTROL DE TRANSACCIONES Y REGISTROS DE OPERACIONES CONTABLES
No existen mecanismos que puedan garantizar los procedimientos existentes para pagos, control de transacciones y registros de operaciones contables, es decir documentos sustentatorios para dichas operaciones. RECOMENDACIÓN:
Se Recomienda al Gerente en coordinaciones con el Jefe del área de Caja y Bancos implementar mecanismos con los cuales el personal encargado de dichas operaciones pueda garantizar que las operaciones se hayan realizado de la manera adecuada. DEBILIDAD Nº 04: NO ESTÁ DEFINIDA LA RESPONSABILIDAD DE LAS PERSONAS QUE MANEJAN FONDOS Y VALORES
No se ha definido las responsabilidades del personal encargado de manejar los fondos y valores de la empresa ya que el personal encargado se turnan y rotan para realizar esas operaciones. RECOMENDACIÓN:
Se Recomienda al Gerente en coordinaciones con el Jefe del área de Caja y Bancos se establezcan en el Manual de Organización y Funciones las responsabilidades del personal que se encargarán de los fondos y valores de la empresa. DEBILIDAD Nº 05: NO SE SUPERVISAN QUE LOS LIBROS DE CAJA ESTEN ACTUALIZADOS
No se realizan supervisiones o arqueos a los libros de caja para verificar que se están actualizando los datos de Caja, no se cumple con lo establecido en el Manual de Procedimientos de la empresa que especifica que se debe realizar supervisiones o arqueos periódicamente. RECOMENDACIÓN:
Se Recomienda al Gerente en coordinaciones con el Jefe del área de Caja y Bancos, se hagan cumplir con lo establecido en el Manual de Procedimientos de la empresa que establece que se deben
realizar las supervisiones y arqueos periódicamente para verificar que los libros de aja estén actualizados.
PARA EL ÁREA DE CUENTAS POR COBRAR:
DEBILIDAD Nº 06: NO SE EFECTUÁN VERIFICACIONES PERIÓDICAS Y SORPRESIVAS DE LOS DOCUMENTOS QUE SUSTENTAN LAS CUENTAS PENDIENTES DE COBRO A CADA DEUDA.
No se están efectuando las verificaciones de forma periódica y sorpresiva de los documentos que sustentan las cuentas pendientes de cobro a cada deuda, por lo cual podría realizarse opinión o situación económica de la empresa con cifras que no son las correctas. RECOMENDACIÓN:
Se Recomienda al Gerente en coordinaciones con el Jefe del área de Caja y Bancos, que se efectúen verificaciones sorpresivas y periódicamente para verificar los documentos que sustentar las cuentas pendientes de cobro a deuda, para estar actualizados y así ver la manera más fácil de poder pagara esas deudas, para beneficio de la empresa. DEBILIDAD Nº 07: NO EXISTE VIGILANCIA PERMANENTE Y EFECTIVA SOBRE VENCIMIENTOS Y COBROS
No se realizan supervisiones sobre los vencimientos de nuestros proveedores ni cobros por parte de nuestros clientes para verificar que se están venciendo los plazos a pagar a dichos proveedores, no se cumple con lo establecido en el Manual de Procedimientos de la empresa. RECOMENDACIÓN:
Se Recomienda al Gerente en coordinaciones con el Jefe del área de Inventarios, se hagan cumplir con lo establecido en el Manual de Procedimientos de la empresa que establece que se deben realizar las supervisiones sobre los vencimientos y cobros, mediante la elaboración de análisis de antigüedad de saldos.
DEBILIDAD Nº 08: NO SE HAN APLICADO PROCEDIMIENTOS APROPIADOS PARA EL CIERRE DEL EJERCICIO
La empresa no se ha establecido políticas referido al cierre del ejercicio, para cerciorarse que los ingresos y las notas de crédito hayan sido registrados en el periodo contable correcto RECOMENDACIÓN:
Se recomiendo al Gerente General implementar políticas para el Área de Cuentas por Cobrar, y comunicarlas a los trabajadores del área para que las apliquen en su trabajo para brindar un buen trabajo que sea eficiente y correcto.
DEBILIDAD Nº 09: NO SE SUPERVISA LOS AJUSTES POSTERIORES A LA FECHA DEL CIERRE DEL EJERCICIO
No se realizan supervisiones sobre los ajustes posteriores a la fecha del cierre del ejercicio contable para verificar que se está haciendo correcto la contabilidad, no se cumple con lo establecido en el Manual de Procedimientos de la empresa. RECOMENDACIÓN:
Se Recomienda al Gerente en coordinaciones con el Jefe del área de Inventarios, se hagan cumplir con lo establecido en el Manual de Procedimientos de la empresa que establece que se deben supervisa los ajustes posteriores a la fecha del cierre del ejercicio.
