Modelo de Datos de Contabilidad y Presupuesto

CARRERA PROFESIONAL DE INGENIERIA DE SISTEMAS TEMA: MODELO DE DATOS DE CONTABILIDAD CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO

CURSO

:

Control de Calidad de Software

DOCENTE

:

Ing. Richart ESCOBEDO QUISPE

INTEGRANTES

:

Wilfredo ANCA CISNEROS Juan CARRASCO PALOMINO

SEMESTRE

:

2011-II

ANDAHUAYLAS – PERÚ 2011

1

PRESENTACIÓN El presente trabajo se pone a consideración del docente, compañeros del curso de Control de Calidad de Software, compañeros de la Carrera Profesional de Ingeniería de Sistemas de la Universidad Nacional José María Arguedas de Andahuaylas, y demás interesados. El presente trabajo surgió debido a que cuando se realiza un sistema o aplicación informática para una determinada empresa u organización siempre se tiene que realizar el modelo de datos, por ello las empresas encargadas de desarrollar sistemas informáticos u otras personas dedicadas a la creación de software realizan de manera independiente un modelo de datos de acuerdo a su parecer o capacidad de abstracción para las diferentes aplicaciones a desarrollar. Sin embargo se debe seguir estándares para la creación de software, más específicamente en este trabajo se orienta al modelamiento de datos estándar para los Sistemas de Contabilidad y Presupuesto, esto con la finalidad de facilitar el trabajo de modelamiento de la base de datos y tener un modelo de datos bien desarrollado y validado por profesionales expertos, además de ser adaptable a todo tipo de organización claro está de acuerdo a su requerimientos.

2

DEDICATORIA

A nuestros padres quienes nos apoyan diaria e incansablemente, en esta etapa de formación f ormación profesional.

3

Índice

RESUMEN ..............................................................................................................................................8 ABSTRACT ............................................................................................................................................9 INTRODUCCION................................................................. ................................................................................................................................ ............................................................... 10 CAPITULO I.............................................................. .................................................................................................................................... ........................................................................... ..... 12 CONTABILIDAD .................................................................. ................................................................................................................................. ............................................................... 12 1.2.

CUENTAS Y TIPOS DEL LIBRO MAYOR ......................................................... ................................................................. ........ 13

1.3.

ENTIDAD CUENTA LIBRO MAYOR ...................................................................... ........................................................................... ..... 13

1.4.

ENTIDAD TIPO CUENTA DEL LIBRO MAYOR........................................................ 14

1.5.

ENTIDAD CUENTA DEL LIBRO MAYOR DE LA ORGANIZACION...................... 15

1.6.

ENTIDAD PERIODO CONTABLE ............................................................ ............................................................................... ................... 16

1.7.

DEFINICIÓN DE TRANSACCIONES DE CONTABILIDAD .................................... 17

1.8. LAS TRANSACCIONES COMERCIALES VERSUS LAS TRANSACCIONES CONTABLES............................................................... ............................................................................................................................... ................................................................ 19 1.9.

ENTIDAD TRANSACCION CONTABLE............................................................. ..................................................................... ........ 20

1.10.

LAS TRANSACCIONES CONTABLES Y SUS PARTES RELACIONADAS .... 22

1.11.

DETALLES DE TRANSACCIONES CONTABLES ............................................... 23

1.12.

DETALLE DE LAS TRANSACCIONES .......................................................... .................................................................. ........ 23

1.13.

ENTIDAD DETALLE TRANSACCION ............................................................ .................................................................... ........ 26

1.14. LAS RELACIONES ENTRE LOS DETALLES DE LAS TRANSACCIÓN CONTABLES............................................................... ............................................................................................................................... ................................................................ 26 1.15.

SALDOS DE CUENTAS Y TRANSACCIONES..................................................... 28

1.16.

CUENTAS AUXILIARES ............................................................. ........................................................................................... .............................. 31

1.17.

LA DEPRECIACIÓN DE ACTIVOS .................................................................... ......................................................................... ..... 32

CAPITULO II ............................................................ ............................................................................................................................... ........................................................................... ........ 35 PRESUPUESTO............................................................. ............................................................................................................................. ................................................................ 35 4

2.1. PARTIDA PRESUPUESTARIA .......................................................... ........................................................................................ .............................. 37 2.2. PRESUPUESTO DE ESTADOS ...................................................................... ...................................................................................... ................ 37 2.3. REVISIÓN DEL PRESUPUESTO .................................................................... .................................................................................... ................ 38 2.4. ESCENARIOS DE PRESUPUESTO ............................................................ ............................................................................... ................... 43 2.5 EL USO Y LAS FUENTES DE LAS CANTIDADES PRESUPUESTADAS ................ 46 2.6 COMPROMISOS CON CARGO A PRESUPUESTOS .................................................. 48 2.7 RELACIÓN CON EL PRESUPUESTO GENERAL G ENERAL DE CONTABILIDAD ................... 49 2.8 ARTÍCULOS PRESUPUESTADO Y GENERAL LEDGER CUENTAS ....................... 51 CAPITULO III ........................................................... .............................................................................................................................. ........................................................................... ........ 52 APLICACIONES .................................................................. ................................................................................................................................. ............................................................... 52 BIBLIOGRAFÍA .................................................................... ................................................................................................................................... ............................................................... 53 CONCLUSIONES ............................................................... ............................................................................................................................... ................................................................ 54 RECOMENDACIONES.................................................................. ...................................................................................................................... .................................................... 54

5

Índice de Figuras Figura 1. Cuadro de cuentas de las organizaciones internas. ............................................................... ............................................................... 13 Figura 2. Las transacciones contables. ............................................................................... .................................................................................................. ................... 19 Figura 3. Detalle de las transaccion t ransacciones es contables. ................................................................................. 25 Figura 4. Detalle las transacciones contables con los saldos de cuentas.............................................. 30 Figura 5. Cuentas del Libro Mayor y asociaciones asociaciones Auxiliares del Libro Mayor. .................................... 32 Figura 6. Depreciación de activos................................................................ ......................................................................................................... .......................................... 33 Figura 7. Definición De Presupuesto .................................................................................. ..................................................................................................... ................... 36 Figura 9. Revisiones de Presupuestos ................................................................................................... ................................................................................................... 40 Figura 10. Revisión Del Presupuesto ............................................................ ..................................................................................................... ......................................... 42 Figura 11. Escenario del Presupuesto ................................................................................................... ................................................................................................... 45 Figura 12. Las Asignaciones Presupuestarias. ............................................................................... ....................................................................................... ........ 47 Figura 13. Presupuesto Relación Relación con El Libro Mayor General. ............................................................ ............................................................ 50

Índice de Tablas 6

Índice de Tablas Tabla 1. Cuentas del Libro Mayor.......................................................................................................... Mayor.......................................................................................................... 15 Tabla 2. Cuentas del Libro Libro Mayor de la Organizacion .................................................................... ......................................................................... ..... 17 Tabla 3. Transacción Contable Contable ............................................................................................................. ............................................................................................................. 23 Tabla 4. Detalle de transacciones ...................................................................................... ......................................................................................................... ................... 24 Tabla 5. Detalle de Transacciones Transacciones Relacionadas ................................................................... ................................................................................... ................ 28 Tabla 6. Método de Depreciación de activos fijos ................................................................................ ................................................................................ 34 Tabla 7. Los datos del Presupuesto ............................................................. ....................................................................................................... .......................................... 36 Tabla 8. Partida Presupuestaria ............................................................................................................ ............................................................................................................ 38 Tabla 9. Presupuesto de Estado ....................................................................................................... ............................................................................................................ ..... 39 Tabla 10. Impacto de Revisión del Presupuesto ................................................................................... ................................................................................... 41 Tabla 11. Revisión Del Presupuesto Presupuesto .................................................................................. ..................................................................................................... ................... 43 Tabla 12. Escenarios Del Presupuesto.......................................................... ................................................................................................... ......................................... 46 Tabla 13. Contabilidad General de Presupuesto Referencia Externa ................................................... ................................................... 51

7

RESUMEN El presente trata de contribuir en la mejora del modelamiento de datos para los sistemas de información, en este trabajo se brinda especial atención al modelo de datos para Sistemas de Información de Contabilidad y Presupuesto, tratando de manejar de una manera estandarizada el modelo entidad relación y sus características para modelar la base de datos, de estos dos aspectos fundamentales en una empresa; la contabilidad y el presupuesto. El modelo de datos de contabilidad, trata sobre el libro mayor que abarca las cuentas contables, las transacciones internas (depreciación, capitalización, amortización) y las transacciones externas (obligaciones (obligaciones con bancos, proveedores y otros). En el modelo de datos de presupuesto, trata sobre escenarios presupuestarios, estados, revisiones, periodos. Este modelo complementa la contabilidad con el presupuesto, para el buen manejo de los datos financieros de la empresa, con la finalidad de hacer proyecciones, toma de decisiones, decisiones, a partir de un modelo de datos bien elaborado. Estos modelos son referenciales o guía para una organización, sin embargo se debe adecuar el modelo de acuerdo a las necesidades de una organización.

8

ABSTRACT This is contributing to the improvement of data modeling for information systems, this paper gives special attention to the data model for Information Systems Accounting and Budget, trying to manage in a standardized manner and entity relationship model characteristics to model database, these two fundamental aspects of a company, the accounting and budget. The accounting data model, deals with the general ledger accounts covering accounting, internal transactions (depreciation, capitalization, amortization) and external transactions (borrowings from banks, suppliers, and others). In the model of budget data, is about budget scenarios, states, revisions periods. This model complements the budget accounting for the proper management of the company's financial data, in order to make projections, decision making, from a welldesigned data model. These models are for information or guidance to an organization, but must adapt the model according to the needs of an organization.

9

INTRODUCCION La creación y/o desarrollo de Software, es un trabajo que conlleva responsabilidad coordinada y profesional, para la obtención de un producto de calidad, en esto se ve involucrado el modelo de datos con el que trabajará la aplicación informática. informática. Más específicamente en las organizaciones es necesario contar con un Sistema de Contabilidad, es más es una de las primeras aplicaciones que se adquiere, sin embargo esta es muy fundamental ya que está encargada de las operaciones contables y que tienen ver con el dinero que circula en la empresa, por ello que se le debe prestar especial atención durante la creación de este software. Muchas de las empresas o personas que desarrollan productos informáticos, hacen sus modelos de datos de acuerdo a su punto de vista, uno mejores que otros, pero se debe trabajar de acuerdo a estándares que permitan crear productos que sean compatibles, entendibles, modificables, interoperables, interoperables, sobre todo confiables. Por ello el propósito de este trabajo es presentar un Modelo de Datos para los Sistemas Informáticos de Contabilidad y Presupuesto, basado en el Libro The Data Model Resource Book Volumen 1, que recopila los diversos modelos de datos de las organizaciones, y que funcionan y han sido probados en diversas empresas del mundo. La contabilidad es la que se encarga de estudiar, medir y analizar el patrimonio de las empresas, con la finalidad de servir en la toma de decisiones, presentando información que ha sido registrada en todas sus actividades comerciales de manera ordenada. El presupuesto es el cálculo anticipado de los ingresos y gastos de una empresa, persona, oficina, gobierno, entre otros, expresado en valores y términos financieros. En el desarrollo del trabajo se hablará sobre entidades en el modelo de datos, que es una representación del mundo real con existencia independiente, y se diferencia unívocamente de otro objeto o cosa, por ejemplo un auto aunque sean de la misma marca se diferencian por la placa, modelo.

10

Las entidades están representadas por un rectángulo, estas entidades tienen un nombre que lo identifica, están compuestos por atributos (características que lo identifican), tienes tres tipos de atributos llave primaria que está representado por un “#”, atributo obligatorio esta precedido por un “*”, y los campos opcionales “0” , también existen relaciones entre una

y otra entidad según corresponda. Este trabajo está compuesto de II Capítulos: El I capitulo trata sobre el el modelo de datos datos para Contabilidad, Contabilidad, que describe las cuentas cuentas del libro mayor, las transacciones contables: internas y externas, el saldo de cuentas, depreciación de los activos, todos estos apartados detallados con sus modelos de datos explicados. El II Capitulo contempla contempla lo referente al modelo de datos de Presupuesto, que muestra cómo se relacionan las diferentes entidades que corresponden a los presupuestos. Al final se muestra el modelo de datos integrado de Contabilidad y Presupuesto, y que este puede ser adaptado de acuerdo a los requerimientos de una organización.

11

CAPITULO I CONTABILIDAD Muchas de las funciones de contabilidad son muy similares en todas las empresas. Las empresas necesitan registrar sus operaciones, estas operaciones para cada una de las organizaciones áreas internas, plan de cuentas, informe sobre los resultados de sus operaciones comerciales. comerciales.

1.1. PLAN GENERAL DE CONTABILIDAD ORGANIZACIONES INTERNAS

PARA

LAS

En general, el primer paso en la creación de un sistema de contabilidad es la determinación de un plan de cuentas contables de cada organización. Según se puede definir u na Cuenta como “instrumento contable que sirve para representar, valorar y registrar los cambios de valor que se producen en un elemento patrimonial” 1. Por lo que la cuenta contable el instrumento que permite identificar, clasificar y registrar un elemento o hecho económico realizado por una empresa. El plan de cuentas es un listado que presenta las cuentas necesarias para registrar los hechos contables. Se trata de una ordenación sistemática de todas las cuentas que forman parte de un sistema contable, contable , que la empresa va a utilizar para el seguimiento de sus actividades empresariales empresariales a efectos contables. La cuenta contable representa a las transacciones contables, por ejemplo, cuenta de "caja" o una cuenta de "gastos de suministros", cuenta de "efectivo". Cada cuenta del libro mayor se puede clasificar en uno y sólo un tipo de cuenta del libro mayor para especificar el tipo de cuenta (por ejemplo, "activo" o "pasivo"). Cada Organización Interna pueden usar muchas cuentas del libro mayor, y cada cuenta del libro mayor puede estar asociado con más de una organización interna.

1

Contabilidad Contabilidad Básica, 2008, España, Pág. 25.

12

Cada organización interna debe establecer el período contable para los informes de sus actividades comerciales estos pueden ser: "año fiscal", "año calendario", "trimestre fiscal," y así sucesivamente. sucesivamente.

Figura 1. Cuadro de cuentas de las organizaciones internas.

1.2.

CUENTAS Y TIPOS DEL LIBRO MAYOR

Las cuentas contables son los mecanismos para clasificar los tipos de transacciones similares con el propósito de unir la información financiera.

1.3.

ENTIDAD CUENTA LIBRO MAYOR

La clave para la entidad CUENTA LIBRO MAYOR en este modelo es el general ID CUENTA LIBRO MAYOR y se llena con un número único sin significado.

13

La clave puede comenzar con un componente de la organización, seguidamente tiene una parte sub-organización, sub-organización, y luego tiene el tipo de cuenta, y también un número que representa la cuenta. Un ejemplo de esta estructura es ABC100 ID-200-A-101, donde "ABC100" representa a la organización, "200" representa una división específica, "A" corresponde a los activos, y "101" representa la cuenta de "efectivo". El campo NOMBRE identifica el nombre de la cuenta que se utilizará a efectos de notificación en los estados financieros. Los nombres de cuenta del libro mayor pueden ser: "efectivo", "cuentas por cobrar", "documentos "documentos por pagar", o "gastos de publicidad." El atributo de DESCRIPCIÓN proporciona una definición detrás de la cuenta para asegurarse de que se entienda correctamente. Muchos otros sistemas de contabilidad asignan una tecla de acceso significativo o nemotecnia para la identificación de la cuenta del libro mayor para que las cuentas sean fáciles de identificar.

1.4.

ENTIDAD TIPO CUENTA DEL LIBRO MAYOR

La entidad TIPO CUENTA DEL LIBRO MAYOR identifica la clasificación de las cuentas del libro mayor. Clasificaciones válidas son "activos", "pasivos", "patrimonio neto", "ingresos" y "gastos". Esta información provee un mecanismo para agrupar la información en los estados financieros. Las cuentas "activo", "pasivo" y "patrimonio neto", junto con las cuentas asociadas al libro mayor general, se utilizan generalmente para el balance de la organización. organización. Los "ingresos" y las categorías de "gastos" se utilizan generalmente para la cuenta de resultados. La Tabla 1 muestra ejemplos de cuenta del libro mayor junto con el tipo asociado a cada cuenta. ID CUENTA LM 110

NOMBRE Efectivo

DESCRIPCIÓN Cantidades líquidas de dinero

TIPO DE CUENTA DE LM Activos 14

disponible 120

Cuentas por cobrar

Cantidad total de dinero adeudado por todas las fuentes

Activos

240

Documentos por Pagar

Las cantidades adeudadas en forma de pagarés por escrito contractual

Pasivos

300

Resultados Acumulados

Identifica la diferencia entre activos y pasivos que los propietarios han ganado

420

Ingresos por Intereses

Los montos de los ingresos acumulados durante un período debido a los intereses devengados

Ingresos

520

Gastos de Publicidad

Costos debido a todos los anuncios en periódicos, revistas, etc.

Gastos

530

Gastos suministros de oficina

Los gastos de los suministros necesarios para la compra de la oficina

Gastos

Patrimonio neto

Tabla 1. Cuentas del Libro Mayor

1.5.

ENTIDAD CUENTA DEL LIBRO MAYOR DE LA ORGANIZACION

Ahora que las cuentas contables se han establecido, tienen que estar relacionados con las organizaciones internas que los utilizan para la presentación de informes. Cada ORGANIZACIÓN INTERNA puede tener muchas cuentas contables asociados a ella. Cada cuenta del libro mayor se puede reutilizar para satisfacer las necesidades de muchas organizaciones organizaciones internas. La entidad CUENTA DEL LIBRO muestra las cuentas del libro que utilizan las organizaciones organizaciones internas. Los atributos de la entidad CUENTA DEL LIBRO MAYOR, FECHA INICIO y FECHA Fin indican que cuentas contables se han añadido a la tabla ORGANIZACIÓN INTERNA de las cuentas y por qué período de tiempo serán válidos. 15

Por ejemplo, las operaciones contables se referirán a esta entidad, lo que permite el mantenimiento de todas las transacciones para un balance o una cuenta en particular la cuenta de resultados.

1.6.

ENTIDAD PERIODO CONTABLE

La entidad PERIODO CONTABLE indica los períodos de tiempo que la organización utiliza para sus informes financieros, esto puede ser la definición de un año fiscal, trimestre fiscal, el mes fiscal, año calendario, mes calendario, o cualquier otro período de tiempo que está disponible en el TIPO DE PERÍODO. El campo NUM PERIODO CONTABLE identifica el número relativo del período contable. contable. Por ejemplo, si hay 12 períodos contables en un año, el campo NUM PERIOD CONT varía de "1" al "12" para este tipo de período. Si el periodo fuera dividido en cuartas partes o trimestres entonces varía de "1" al "4". Los atributos de FECHA INICIO y FECHA FIN definen el período de tiempo para cada instancia. Cada período contable puede estar dentro de uno y sólo un período contable, como se muestra en la relación recursiva. La Tabla 2 muestra ejemplos de la lista de cuentas de la Corporación ABC y ABC Subsidiario. Tenga en cuenta que se utilizan muchas cuentas contables dentro de las dos organizaciones, organizaciones, algunas cuentas son diferentes. Por ejemplo, ABC Corporation tiene una cuenta "Gastos de Feria", mientras que la filial no tiene esta consideración, ya que no participa en ferias comerciales.

16

ORGAN INTERNA ABC Corporation

ABC Filial

FECHA FECHA TIPO FECHA INICIO INI PER FIN PER TIPO PER CUENTA LIBRO MAYOR CUENTA LM LIBRO MAYOR CONT CONT 1 Ene 2001

1 Ene 2001

31 Dic 2001

31 Dic 2001

Año Fiscal Activos

Dinero en Efectivo

01 Ene 1995

Cuentas por cobrar

01 Ene 1995

Pasivos

Documentos por pagar

01 Ene 1995

Patrimonio neto

Utilidades Retenidas

01 Ene 1995

Ingresos

Los ingresos por intereses 01 Ene 1995

Gastos

Gastos de Marketing

01 Ene 1995

Gastos de Publicidad

01 Ene 1997

Gastos de Feria

01 Ene 1997

Materiales de Oficina

01 Ene 1997

Dinero en efectivo

01 Ene 1997

Cuentas por cobrar

01 Ene 1997

Pasivos

Documentos por pagar

01 Ene 1997

Patrimonio neto

Utilidades Retenidas

01 Ene 1997

Ingresos

Los ingresos por intereses 01 Ene 1997

Gastos

Gastos de Marketing

01 Ene 1997

Materiales de Oficina

01 Ene 1997

Año fiscal Activos

FECHA FIN LIBRO MAYOR

31 Dic 1996

Tabla 2. Cuentas del Libro Mayor Mayor de la Organizacion También, observe que cada organización tiene sus períodos fiscales del ejercicio contable asociado a él (fecha de inicio y fecha de fin del periodo contable). Las dos organizaciones han demostrado el mismo periodo del año fiscal, sin embargo, es posible que las organizaciones internas dentro de la misma empresa puedan tener diferentes períodos contables.

1.7.

DEFINICIÓN DE TRANSACCIONES DE CONTABILIDAD

La Figura 2 Ofrece la primera parte del modelo de datos de la transacción de contabilidad. La entidad TRANSACCION CONTABLE es un supertipo que abarca todas las transacciones que afectan los estados financieros de la empresa. La CTA TRANS INTERNA incluye tales 17

como la DEPRECIACION, CAPITALIZACION, AMORTIZACION, ITEM VARIANZA, OTRAS CTAS TRANS INTERNA y otros de acuerdo a la posición financiera de la organización interna. Las transacciones contables también pueden ser CTA TRANS EXTERNA que involucran tanto CTA TRANS OBLIGACION o CTA TRANS PAGO hecho. Cada CTA TRANS PAGO representa o bien un CTA TRANS RECIBO de los dineros que entran o un CTA TRANS DESEMBOLSO de dinero que sale. Cada operación contable puede estar relacionada con su operación comercial que la originó. Así, la CTA TRANS VENTAS debe su origen a partir de cada caso FACTURA, cada CTA TRANS PAGO se origina a partir de una instancia de pago, y cada elemento CTA TRANS VARIANZA debe su origen a partir de una instancia ITEM INVENTARIO DE VARIANZA que muestra los ajustes de inventario. La relación de TRANSACCION CONTABLE a TIPO TRANSACCION CONTABLE proporciona un determinado nivel bajo de la categorización de cada transacción. Los tipos pueden incluir detalles adicionales de los subtipos como "Recibo de Pago por Venta de Activos" o "El desembolso de pago para la Orden de Compra".

18

Figura 2. Las transacciones contables.

1.8.

LAS TRANSACCIONES COMERCIALES VERSUS LAS TRANSACCIONES CONTABLES

Cada TRANSACCION CONTABLE puede tener su origen en una transacción comercial correspondiente, que es una transacción a través del modelo de datos de la empresa que afecta a la situación financiera de la organización.

19

El modelo muestra algunas de estas relaciones de transacción correspondiente correspondiente de negocios, y también puede haber muchos otros dependiendo de la naturaleza de la organización, así por ejemplo cada factura puede ser publicada a través de TRANS CONT VENTAS, y cada pago corresponde a un TRANS CONT PAGO. Son cada una de estas transacciones comerciales comerciales como una factura en realidad una entidad independiente vinculada a una operación contable, o en realidad son un subtipo de una transacción contable. Las transacciones comerciales comerciales y las transacciones contables parecen ser las la misma cosa, ya que tienen una relación uno a uno y que representan la misma cosa: una transacción que afecta a los libros de la empresa. Por otro lado, puede haber una diferencia de tiempo entre la operación comercial y la operación contable. Por ejemplo: 

1.9.

Una factura puede ser mantenida por la empresa a pesar de que, en un momento determinado, puede que no haya una transacción relacionada con la contabilidad, ya que aún no ha sido publicado. Por otra parte, la factura puede tener un estado de "pendiente de aprobación de administrador" por lo tanto, es posible mantenerla como una factura, pero no como una transacción contable. Por lo tanto, el modelo de datos muestra que cada una de las transacciones de negocio es una entidad independiente independiente de las operaciones contables correspondientes.

ENTIDAD TRANSACCION CONTABLE

Cada instancia de TRANSACCION CONTABLE representa una entrada del trabajo diario en términos de contabilidad. A continuación se muestran los campos de esta entidad: 

ID TRANSACCIÓN identifica la transacción en particular.



La FECHA TRANSACCIÓN es la fecha en que ocurrió la transacción.



La FECHA ENTRADA es la fecha en que se hizo la entrada en el sistema.



En el atributo DESCRIPCIÓN describen los detalles detrás de la transacción. transacción.

En Contabilidad se refieren a dos tipos principales de transacciones:

20

TRANS CONT INTERNA.INTERNA.- Son las transacciones de ajuste que afectan sólo a los libros internos de la organización que se ve afectada. TRANS CONT EXTERNA.EXTERNA.- Son las transacciones que involucran transacciones con una partida que es externa a la empresa (bancos, autoridades fiscales, calificadoras, calificadoras, etc.). Los subtipos subtipos de la Entidad Entidad TRANSACCION CONTABLE revelan ejemplos de TRANS CONT INTERNA tales como la DEPRECIACION, CAPITALIZACION, AMORTIZACION, TRANS CONT VARIACION ARTICULOS, y OTRAS CTA INTERNA que afectan la posición financiera de la organización interna. Del mismo modo el subtipo TRANS CONT OBLIGACION se divide en varios otros subtipos que representan diferentes formas de dinero de la partida debido a otra partida. Un subtipo de OBLIGACIÓN es una NOTA. Puede ser un PAGARE, donde la organización interna debe dinero, o un documento por cobrar, dinero que se le debe a la organización. Otro subtipo es NOTA DE CREDITO, que es una transacción en la que se da crédito de una parte a otra parte. Tributos por pagar que es una obligación de pago de los impuestos a las agencias gubernamentales. La entidad TRANS CONT VENTA representa la obligación de pagar por los productos vendidos. La sub entidad TRANS CONT PAGO representa colecciones de los dineros recibidos por una organización interna (TRANS CONT RECIBO), o el pago de los dineros enviados por una organización interna (TRANS CONT DESEMBOLSO). Un pago hecho a partir de una organización interna a otra organización interna de los resultados en dos casos TRANS CONT PAGO, una organización organización interna registrará registrará un recibo, recibo, y la otra organización organización interna registrará un desembolso.

21

1.10. LAS TRANSACCIONES TRANSACCIONES CONTABLES CONTABLES Y SUS PARTES RELACIONADAS RELACIONADAS La TRANS CONT INTERNA identifica las transacciones que sirven como ajustes a los libros de una organización interna. Porque no hay una sola organización involucradas en la transacción, existe una relación única con una ORGANIZACIÓN INTERNA. En el modelo el subtipo TRANS CONT EXTERNA a dos partes: 

TRANS CONT OBLIGACION representa una transacción en que una parte ha reconocido que le debe dinero a otra parte. Por lo tanto, se dan las relaciones de y para identificar las partes involucradas en ambos lados de una transacción.

TRANS CONT PAGO representa una transacción en la que una de las partes paga un tercero; por lo tanto, también se refiere a dos partes. La Tabla 3 ofrece ejemplos de varios tipos de transacciones contables. La primera fila (ID de transacción 32389) es un ejemplo de una transacción interna que registra registr a un gasto de depreciación de un equipo. Sólo una parte de la organización interna se ve afectada al cual pertenece ese pedazo de equipo, ABC Corporation. El resto de las operaciones de varios tipos de transacciones con el exterior que implican "a" la partida y "de" la partida. Por ejemplo, transacción 39776 describe un recibo (pago de entrada) para pagar 700 dólares adeudados por la empresa ACME a ABC Corporation. 

ID TRANS

A PARTIDA

32389

DE PARTIDA

FECHA DE TRANS

MONTO TRANS

ABC Corporation

Ene 1,2000

$200 $900

38948

ACME Company

ABC Corporation

May 31,2000

39776

ABC Corp.

ACME Company

Jun 2000

45783

ACME Company

ABC Corporation

Jul 2, 2000 $200

45894

ABC Corp.

ACME Company

Aug 2000

46325

ACME Company

ABC Corporation

Oct 10,2000

13, $700

13, $300

-$300

TIPO TRANS

DESCRIPCION

Depreciación

La depreciación de grabador pluma

Factura

Importe facturado por

Comprobante de pago de facturas

El pago de la factura

La nota de crédito De crédito a la factura # Comprobante de pago de facturas

Pago realizado en la cuenta con la factura en la mente

Comprobante de pago de facturas

Pago devuelto por los dineros depositados en 22

ninguna factura 47874

ABC Corp.

Johnson

Oct

11, $1200

Recycling

2000

Comprobante de pago de la venta de activos

El pago recibido por la venta de grabador pluma

Tabla 3. Transacción Contable

1.11. DETALLES DE TRANSACCIONES CONTABLES La Figura 3 se suma a un modelo de contabilidad de las transacciones anteriores, añadiendo el detalle de las transacciones de débito y de crédito para las entradas de la transacción de contabilidad, así como los detalles de las transacciones a las cuentas del libro mayor de las organizaciones. Cada TRANSACCION CONTABLE se divide en numerosos DETALLES DE TRANSACCIÓN que representan los cargos y las entradas de crédito para la transacción. Cada tarjeta de débito o abono afectará a una de las cuentas de la organización interna y por lo tanto, está relacionada con una CUENTA DEL LIBRO MAYOR, que es una cuenta contable de una ORGANIZACION INTERNA.

1.12. DETALLE DE LAS TRANSACCIONES Como se muestra en la figura 3, cada TRANSACCIÓN CONTABLE debe estar compuesto por uno o más DETALLES DE TRANSACCION, que muestran cómo cada parte de la transacción afecta afecta a una específica específica de la entidad CUENTA DEL LIBRO MAYOR DE LA ORGANIZACIÓN. De acuerdo con los principios de contabilidad de doble entrada, cada transacción tiene al menos dos registros de detalle, una tarjeta t arjeta de débito y un crédito. Por ejemplo, ejemplo, una TRANSACCIÓN CONTABLE del tipo FACTURA puede resultar en dos dos instancias de DETALLE DE TRANSACCION: un débito en la cuenta del libro mayor general "cuentas por cobrar" (que muestra que el dinero se debe) y un crédito a la cuenta del libro mayor "ingresos" (que muestra que los ingresos se reconocen). ID DESCRIPCION TRAN TRANSACCION S 32389 Depreciación del

TRANS DETALLE ID SEC 1

MONTO

DEBITO CUENTA LIBRO /CREDITO ORGANIZACION

$ 200

Débito

Gastos

de

MAYOR

depreciación

(ABC 23

equipo

Corporation) 2

38948

39776

Importe facturado por El pago de la factura

El pago recibido 47874 por la venta de grabador pluma

$ 200

Crédito

Depreciación acumulada de los equipos (ABC Corporation)

1

$ 900

Débito

Cuentas por Corporation)

2

$ 900

Crédito

Ingresos (ABC Corporation)

Débito

Dinero en Corporation)

1

$ 882

cobrar

efectivo

(ABC

2

$ 18

Débito

Descuento de Corporation)

3

$ 900

Crédito

cuentas por cobrar efectivo

(ABC

Débito

Dinero en Corporation)

acumulada

(ABC

1

$ 1000

gastos

(ABC

2

$ 200

Débito

Depreciación Corporation)

3

$ 800

Crédito

Activo (ABC Corporation)

Crédito

Ganancias de Corporation)

4

$ 400

capital

(ABC

(ABC

Tabla 4. Detalle de transaccion tr ansacciones es

24

Figura 3. Detalle de las transacciones contables.

25

1.13. ENTIDAD DETALLE TRANSACCION 





El ID de la TRANSACCION y el ID SEC DETALLE TRANS identifican de forma única el detalle de las transacciones, ya que es un registro de detalle que rompe la transacción contable. El campo FLAG DEBITO/CREDITO indica si el detalle de la transacción se envía como un cargo o abono a la cuenta del libro mayor general correspondiente. El MONTO indica la cantidad de la porción de la transacción.

Muchos diseños de base de datos ponen en práctica la bandera de débito/crédito como un signo positivo o negativo en el campo de cantidad para que las funciones aritmética puede ser fácilmente utilizado para compensar los débitos y créditos. Una operación contable tiene al menos dos registros de detalle de transacciones. Sin embargo en muchos casos, una transacción contable puede tener más de dos entradas de detalle. Considere la posibilidad de la tercera operación en la Tabla 4, por ejemplo: 

La operación con ID TRANSACCION 39776, esta operación fue el pago de una factura con un descuento descuento del 2 % que se da por pago adelantado. La operación operación resultó en tres registros de detalle, un crédito para liquidar las cuentas por cobrar de $ 900, un incremento efectivo de $ 882, y un descuento del gasto de $ 18.

1.14. LAS RELACIONES RELACIONES ENTRE ENTRE LOS DETALLES DE LAS LAS TRANSACCIÓN TRANSACCIÓN CONTABLES Las empresas tienen que responder a preguntas sobre las relaciones entre ciertas transacciones. Por ejemplo: 





¿Qué facturas se han pagado a través de cuál de los pagos, y que facturas están pendientes? ¿Qué facturas se han reducido a través de notas de crédito emitidas a los clientes? ¿Qué pagos fueron enviados posteriormente o nuevamente a la partida de origen debido a que no se correspondía con la factura o el importe adeudado (anulados)? 26

La relación recursiva en todo detalle de transacciones proporciona la capacidad de seguimiento de los detalles de la contabilidad de transacciones están asociados con otros detalles de la transacción. Utilizando esta relación recursiva, el modelo puede proporcionar la información para responder a las preguntas anteriores. La tabla 5 muestra cómo el modelo puede ser utilizado para relacionar las transacciones contables diferentes entre sí. Un tipo muy común de transacción relacionada es lo de los pagos que se hacen en contra de que las facturas. ID TRANSACCION 38948 muestra que $ 900 es por cuentas por cobrar. La transacción siguiente se muestra (39776) es un pago que se aplica a la factura. En la última columna, de ID Transacciones Asociados y el ID de TRANS DETALLE SEC, representa la relación recursiva de detalle de la transacción a otro detalle de la transacción. En este caso, se identifica que el crédito a las cuentas por cobrar es específicamente en relación con las transacciones 38948, que era el original de la factura que se pagó. ID DESCRIPC TRANS TRAN

38948

39776

50984

ID SEC MONTO DETALL TRANS

DEBITO/ CREDITO

ORGANIZATION ACCOUNT

GL ID TRANS ASOCIAD Y ID SEC DET TRANS

Importe facturado 1 por

$900

Débito

Cuentas por cobrar (ABC Corporation)

2

$900

Crédito

Ingresos Corporation)

El pago de la 1 factura

$882

Débito

Dinero en efectivo (ABC Corporation)

2

$18

Débito

Descuento de gastos (ABC Corporation)

3

$900

Crédito

Cuentas por cobrar 38948, 1 (ABC Corporation)


$1000

Débito


2

$1000

Crédito


(ABC

(ABC

27

50999

60985


$2000

Débito


2

$2000

Crédito


El pago de la 1 factura

$3000

Débito

Dinero en efectivo (ABC Corporation)

2

$1000

Crédito Crédito


3

$2000

Crédito Crédito


(ABC

Tabla 5. Detalle de Transacciones Relacionadas Este modelo puede adaptarse a cualquier tipo de relación que se produce en las transacciones contables. Por ejemplo, puede proporcionar la información para mantener las notas de crédito que reducen la cantidad de factura (obligaciones relativas a otras obligaciones), la devolución de los pagos (pagos relacionados con otros pagos), los pagos parciales se aplica a las facturas (pagos de las obligaciones), y venta de equipos depreciados se aplica a la transacción t ransacción de compra original (pagos relacionados relacionados con los pagos y las transacciones internas, es decir, la depreciación).

1.15. SALDOS DE CUENTAS Y TRANSACCIONES En este caso cada detalle de transacciones está relacionado con la CTA LIBRO MAYOR DE LA ORGANIZACIÓN, como lo es en el modelo anterior, o debe estar relacionada con una entidad que almacena los saldos de la cuenta de cada período contable. Hay un fuerte argumento para modelar el saldo de la cuenta como una entidad. Después de todo, los estados financieros y otra información financiera es más probable que se base en los saldos de cuenta, por lo que se trata de una pieza crítica de información. Por otra parte, gerentes con frecuencia desean ver el saldo de una cuenta contable en particular, en general por un período sin necesidad de mirar hacia arriba de las operaciones vinculadas, asimismo las operaciones vinculadas pueden ser archivadas para saldos de las cuentas de años anteriores. 28

El modelo de la figura 5, no muestra el saldo de la cuenta, ya sea como una entidad o un atributo, porque la información información del saldo de cuentas cuentas se obtiene de las las transacciones transacciones que afectan a la cuenta cada vez que los datos obtenidos se incluyeron en un modelo de datos, no hay información información redundante. redundante. Cuando hay información redundante en en un sistema de de modelado, los problemas de sincronización de datos pueden perjudicar la exactitud de los datos respecto de los saldos de cuenta, se puede argumentar que la información no cambia mucho después de que termine el periodo por lo que no es muy grave un problema de sincronización de datos. Ajustes retroactivos contables de períodos anteriores podrían complicar las cosas y hacer que el almacenamiento de los saldos de las cuentas sea un modelo lógico imprudente. Ciertamente, en la implementación física de este modelo lógico, puede ser una buena idea para incluir los saldos de cuentas por períodos de tiempo diferentes. Los administradores, sin duda, necesitan un acceso rápido a esta información, y el diseño físico no debería tener que buscar a través de las transacciones asociadas con la cuenta del libro mayor general para determinar el saldo de la cuenta. Por lo tanto, La figura 5 muestra un modelo alternativo, que incluye información de la cuenta de balance. Este modelo de datos que representan un diseño de base de datos es muy práctico para fines de la aplicación La figura 5 muestra que la CTA BALANCE DEL LIBRO MAYOR DE LA ORGANIZACION se ha insertado entre el DETALLE TRANSACCION y la CTA DEL LIBRO MAYOR DE LA ORGANIZACIÓN. Esto permite el acceso directo a la cantidad de atributos críticos del saldo en la CTA BALANCE DEL LIBRO MAYOR DE LA ORGANIZACIÓN, que almacena el saldo actual de la CTA DEL LIBRO MAYOR DE LA ORGANIZAICON para un PERIODO CONTABLE determinado.

29

Figura 4. Detalle las transaccion t ransacciones es contables con los saldos de cuentas.

30

1.16. CUENTAS AUXILIARES En contabilidad, las organizaciones suelen tener libros auxiliares para comprobar el estado de las cuentas específicas. Puede haber una "cuentas por cobrar", que es Cuenta del Libro Mayor para demostrar cuánto se le debe a la empresa. Esta cuenta puede estar compuesta por cuentas por cobrar de las cuentas auxiliares del libro mayor que muestra los importes adeudados y pagados por cada factura de los clientes o de otra parte que le debe dineroEl libro mayor de cuentas para representar a los diversos productos o categorías de productos también pueden ser capturados por separado las cuentas de contabilidad general y juntan en una cuenta de ingreso del producto en general. Figura 8.4 proporciona un modelo de datos para capturar los requisitos de información de los libros auxiliares. El diagrama tiene una relación recursiva que muestra que cada CUENTA DEL LIBRO MAYOR DE LA ORGANIZACIÓN puede comprender una o más CUENTA DEL LIBRO MAYOR DE OTRAS ORGANIZACIONES. La cuenta padre del libro mayor representa una cuenta, tales como cuentas por pagar o cuentas por cobrar. El compuesto de la relación recursiva se refiere a las cuentas del libro mayor auxiliares asociadas, y que cada uno debe mantener información sobre un cliente específico, proveedor, producto o categoría de productos. Las Cuentas Contables del Libro Mayor pueden estar relacionadas con determinados productos, a fin de rastrear los ingresos producidos por un producto específico, o, si hay una gran cantidad de productos entonces las cuentas contables pueden estar relacionados con las categorías de productos. Por lo tanto, el modelo podría mostrar las relaciones de las partes como un suplente, una estructura más genérica, en vez de unir a las funciones específicas del CLIENTE y / o PROVEEDOR.

31

Figura 5. Cuentas del Libro Mayor y asociaciones Auxiliares del Libro Mayor.

1.17. LA DEPRECIACIÓN DE ACTIVOS Entidades adicionales se utilizan para determinar cómo ciertas operaciones contables se calculan. El medio por el cual se calcula un tipo común de transacción interna, es decir, la depreciación. Como se muestra en la Figura 8.5, cada transacción de la DEPRECIACIÓN es específicamente para uno y un único activo, pueden depreciarse utilizando MÉTODOS DE DEPRECIACIÓN. El método de depreciación mismo puede ser utilizado para amortizar más de un activo fijo, y un activo fijo puede tener más de un método de depreciación durante el tiempo porque el método de un activo fijo de depreciación puede cambiar. Por lo tanto, la 32

entidad METODO DE DEPRECIACION DE ACTIVOS se utilizó el método de depreciación en cada activo fijo durante varios períodos de tiempo.

Figura 6. Depreciación de activos . ENTIDAD METODO DE DEPRECIACION tiene un atributo descripción que especifica el tipo de amortización, como "amortización lineal" o "doble depreciación de saldo decreciente". También se describe la fórmula para calcular la depreciación. En este ejemplo, el grabador pluma usado "doble saldo decreciente" como un método para el año 1999; a partir de 2000, comenzó a utilizar la "depreciación lineal" método de depreciación. Aunque puede ser muy interesante para describir las fórmulas detrás de estos métodos de depreciación (de una variedad muy selecta).

33

ARTICULO bolígrafo grabador

DESCRIPCIÓN MÉTODO DEPRECIACIÓN

FORMULA METODO DEPRECIACION

FECHA INICIO

FECHA FIN

Depreciación de (El costo de compra - El costo 31 doble saldo de recuperación) * (1 /vida útil 1 enero diciembre decreciente estimada en años de los de 1999 de 1999 activos) * 2 Depreciación en Depreciación en línea recta línea recta (El costo de compra - El costo 1 enero de recuperación)/vida útil de 2000 estimada en años de los activos

Tabla 6. Método de Depreciación de activos fijos

34

CAPITULO II PRESUPUESTO Uno de los aspectos de control financiero es el presupuesto. Figura 8 ilustra un conjunto de modelo datos que proporciona información sobre los presupuestos que se establecen para supervisar y/o planificar el gasto de dinero. Cada presupuesto puede ser un presupuesto operativo para partidas de tipo gasto o de un presupuesto de capital para los activos fijos y los elementos a largo plazo. El tipo de presupuesto permite la flexibilidad necesaria para clasificar otros tipos de presupuestos de acuerdo a las necesidades de la organización. La entidad PRESUPUESTO describe la información sobre las cantidades de dinero necesarias para un grupo de gastos artículos durante un período determinado determinado de tiempo. El PERÍODO DE TIEMPO ESTÁNDAR mantiene posibles períodos de tiempo para que los presupuestos puedan ser reservados. Cada presupuesto puede tener muchas partes que tienen diferentes funciones de partidas presupuestarias presupuestarias y diversos ejercicios estados a través del tiempo. Cada presupuesto deberá estar compuesto por uno o más partidas presupuestarias. Cada uno de ellos es descrito por un TIPO DE ELEMENTO DEL PRESUPUESTO que describen los elementos presupuestados. presupuestados. Las PARTIDAS PRESUPUESTARIAS podrán ser recursivamente relacionadas con otras partidas presupuestarias, teniendo en cuenta una jerarquía de paquetes acumulativos de partida presupuestaria. presupuestaria. En la Figura 8 tiene una una entidad PRESUPUESTO PRESUPUESTO que se describe describe la información información clave sobre los presupuestos. Un presupuesto se identifica por un identificador de presupuesto. La relación PERIODO DE TIEMPO ESTÁNDAR identifica el período de tiempo durante el cual se aplica el presupuesto, incluyendo a partir de la fecha y hasta la fecha de ese período La entidad TIPO DE PERÍODO identifica cada período de tiempo definido. Los tipos de periodos más comunes son: son: "mes", "trimestre", "trimestre", o "año". El atributo de descripción descripción describe describe el presupuesto a un nivel alto.

35

Tabla 7. Los datos del Presupuesto

Figura 7. Definición De Presupuesto

36

En la Tabla 7. Muestra ejemplos de la información de la entidad PRESUPUESTO. Presupuesto ID 29839 representa el presupuesto anual de 2001 presentado por la comercialización departamento de ABC Corporación para sus gastos de comercialización. Presupuesto ID 38576 es un presupuesto mensual, para junio de 2002, del departamento de administración de la Corporación ABC para sus gastos de oficina previsto. Presupuesto ID 39.908 es un presupuesto de capital para la compra de máquinas de fabricación en 2001. Tenga en cuenta que los presupuestos están definidos por las partes individuales que pueden ser departamentos, las divisiones, las organizaciones, o cualquiera que sea la estructura organizativa de la empresa a utilizar. El presupuesto debe ser definida en el nivel más bajo en las organizaciones, lo que permite a la empresa la capacidad de rodar a las cantidades presupuestadas presupuestadas para los diferentes niveles.

2.1. PARTIDA PRESUPUESTARIA Cada presupuesto deberá estar compuesto por uno o más partidas presupuestarias, que almacenan los detalles exactos de lo que se presupuestó. 





El atributo DE CANTIDAD define la cantidad total de fondos requeridos para el elemento en el período de tiempo. El atributo OBJETIVO O FIN se establezca por qué los elementos son necesarios. necesarios. El atributo de la JUSTIFICACIÓN se describe por qué la cantidad presupuestada de dinero debe ser gastado.

Cada partida presupuestaria es descrita por un tipo de elemento común de presupuesto para que las descripciones de partida presupuestaria se puedan reutilizar. Las partidas presupuestarias podrán estar compuestos de otras partidas presupuestarias a través de la relación recursiva alrededor PARTIDA PRESUPUESTARIA. La Tabla 8. Proporciona dos ejemplos sencillos sencillos de las partidas presupuestarias dentro de los presupuestos descritos en la sección anterior.

2.2. PRESUPUESTO DE ESTADOS Cada presupuesto general, se mueve a través de varias etapas como se desarrolla el proceso presupuestario. El presupuesto se crea normalmente en una fecha determinada, revisado, presentado para su aprobación, a continuación, aceptado, rechazado o devuelto al remitente para las modificaciones. 37

Tabla 8. Partida Presupuestaria La figura 8 muestra que cada presupuesto tiene uno o más estados de Presupuesto a través del tiempo, cada uno de los cuales se describe por un tipo de estado del presupuesto, que es otro subtipo del Tipo Estado. Esta estructura proporciona para el seguimiento de la historia de un presupuesto a través de sus distintas etapas. Tabla 9. Muestra ejemplos de estados de presupuesto. Tenga en cuenta que el 15 de noviembre, cuando el presupuesto fue enviado de vuelta al remitente de las modificaciones, se creó la necesidad de una nueva revisión del presupuesto.

2.3. REVISIÓN DEL PRESUPUESTO Cada presupuesto por lo general pasan por un proceso mediante el cual varias revisiones presupuestarias se crean para un presupuesto. La figura 9 ofrece dos alternativas de cómo la información de revisión presupuestaria se puede almacenar, dependiendo de las necesidades de la empresa. Si la empresa no necesita realizar un seguimiento de cada cambio en un presupuesto y si considera que cada revisión de un presupuesto de un presupuesto totalmente nuevo, el modelo superior va a funcionar.

38

Si la empresa quiere seguir los cambios en cada elemento presupuestado en el tiempo, el modelo de fondo que se necesita.

Tabla 9. Presupuesto de Estado El modelo superior de la figura 9. Sólo demuestra que las revisiones del presupuesto, simplemente puede ser manejado para crear y mantener un presupuesto totalmente nueva cada vez que se necesitaba una revisión. El presupuesto de edad puede estar relacionado con el próximo presupuesto a través de la relación recursiva alrededor PRESUPUESTO. Si bien este modelo es muy simple, la desventaja es que todo el presupuesto tiene que ser regrabado, a pesar de que muchas de las partidas presupuestarias presupuestarias pueden ser coherentes a partir de una revisión a la siguiente. Además, este modelo no hará un seguimiento de la historia de los cambios que se hicieron a partir de una revisión del presupuesto para el siguiente. Este modelo está diseñado para organizaciones con relativamente simple los presupuestos y necesidades y presupuesto. El modelo inferior de la Figura 9 muestra que cada presupuesto puede tener una o más revisiones presupuestarias a lo largo del tiempo, que puede afectar muchas partes del presupuesto. Cada presupuesto se compone de una o más partidas presupuestarias, cada una de ellas puede verse afectada por uno o más impactos de revisión presupuestaria Cada revisión del presupuesto puede afectar a más de una partida presupuestaria y viceversa, lo que resulta en la relación de varios a varios entre las partidas presupuestarias

39

y Revisiones presupuestarias, resuelto por el impacto de revisión presupuestaria, que es una entidad asociativa. El atributo de la cantidad revisada de impacto en el presupuesto revisión mantiene la reducción o aumento en la cantidad de un elemento en el presupuesto. El complemento indicador de eliminación muestra que las partidas presupuestarias se han añadido o eliminado de acuerdo con la revisión del presupuesto. El atributo de la razón revisión demuestra por qué cada elemento de presupuesto debía ser cambiado. Dado que los presupuestos pueden pasar por muchas revisiones o versiones, la entidad revisión presupuestaria es utilizada para mantener cada revisión en su totalidad. Cada revisión presupuestaria es identificado únicamente por el ID del presupuesto y la revisión siguientes que especifica la versión del presupuesto. Tabla 8.10 muestra ejemplos de la información en la entidad de revisión del presupuesto. Este ejemplo muestra que el presupuesto de 29.839 tenido dos revisiones, 1.1 y 1.2.

Figura 9. Revisiones de Presupuestos 40

El presupuesto inicial fue revisado posteriormente por la revisión 1.1. Revisión 1.1 consistió en cambios a los artículos 2 y 3 y añadir un elemento de publicidad en Internet. Esto demuestra que una revisión del presupuesto puede afectar a más de una partida presupuestaria. Revisión 1.2 que se necesitaba para ajustar el presupuesto de publicidad directa una vez más, mostrando que la partida presupuestaria misma puede verse afectada por más de una REVISIÓN DEL PRESUPUESTO. En este ejemplo, lo que confirma la necesidad de una relación de muchos a muchos, se ha contabilizado aplicando la revisión del presupuesto entidad IMPACT, que almacena los cambios en las partidas presupuestarias. Con esta estructura, tanto en la historia actual y el cambio del presupuesto se puede mantener y acceder a ella.

Tabla 10. Impacto de Revisión del Presupuesto En el proceso presupuestario que que varias personas pueden pueden estar involucrados involucrados en la revisión de un presupuesto para su aprobación. Dependiendo del grado de formalidad en el proceso presupuestario de la empresa, puede haber una necesidad de seguimiento de los resultados de cada revisión del presupuesto.

41

La revisión del presupuesto, el partido y Revisión del Presupuesto las entidades tipo de resultado en la figura 10 proporcionan para el seguimiento seguimiento de las partes involucradas involucradas en las revisiones del presupuesto, así como los resultados del proceso de revisión del presupuesto. La revisión del presupuesto de la entidad proporciona la información acerca de los partidas que están involucradas en el proceso de revisión a través de la relación de la revisión del presupuesto para la fiesta. La fecha de revisión identifica cuando participaban en la revisión el atributo de comentario permite que cualquier opinión personal acerca de la revisión que se documenta. La decisión de cada persona con respecto a la revisión del presupuesto se indica a través de la relación con el tipo de presupuesto resultado de la revisión. Es el proceso de revisión del presupuesto en relación con la entidad del presupuesto o la revisión del presupuesto, aunque cada revisión puede ser revisado, cada revisión presupuestaria es en realidad una parte del presupuesto y por lo tanto incluidos en el proceso de revisión.

Figura 10. Revisión Del Presupuesto

42

Hay tanto, la revisión del presupuesto está relacionada con el presupuesto, que puede incluir uno o más revisiones del presupuesto. Tabla 11. ilustra la información que pueda ser incluida en el proceso de revisión del presupuesto. El ejemplo proporciona información sobre las personas involucradas en el proceso de revisión del presupuesto y de sus observaciones y conclusiones. Esta información sirve como información de apoyo acerca de los exámenes del presupuesto y en última instancia, podría afectar el estado del presupuesto, que se definió en la figura 8 Uno puede pensar que la revisión del presupuesto de la entidad está relacionada con el estado del presupuesto, porque el resultado de las revisiones puede afectar el estado de revisión del presupuesto. En realidad, no hay realmente una relación directa entre los datos de estas entidades porque las críticas y los estados de cada uno existen independientemente de un presupuesto. La empresa, sin embargo, puede mantener las reglas de negocio para determinar qué resultados de la revisión constituiría pasar de un estado a otro.

Tabla 11. 11. Revisión Del Presupuesto Presupuesto

2.4. ESCENARIOS DE PRESUPUESTO Partidas presupuestarias presupuestarias a menudo tienen diferentes figuras relacionadas con ellos sobre la base de varios escenarios. 43

Por ejemplo, puede haber diferentes fondos asignados a un elemento presupuestado en función de si las condiciones del mercado son excelentes, regulares o malas. El modelo de datos se necesita una forma de mostrar lo que la cantidad presupuestada es de los elementos en diferentes condiciones o escenarios. Figura 11. Proporciona un modelo que permite que las variaciones en los montos presupuestados sobre la base de escenarios presupuestarios presupuestarios diferentes. Cada escenario de presupuesto tiene una descripción que almacena el tipo de escenario como "condición excelente mercado", "pobres condiciones de mercado", "peor de los casos", "mejor de los casos", "importante acuerdo firmado", "no importante acuerdo firmado." Esto permite mantener múltiples cifras presupuestadas sobre la base de estas condiciones. Cada partida presupuestaria o presupuesto puede tener varias aplicaciones escenario presupuestario, que almacenan ya sea un cambio de cantidad o un porcentaje de variación para cada escenario presupuestario. Esto significa que estas cantidades o porcentajes se pueden aplicar de manera uniforme en todo el presupuesto (si es que está relacionado con el presupuesto) o puede variar para cada elemento de presupuesto (si está relacionado a la partida presupuestaria) -El cambio de cantidad o porcentaje de cambio mantiene o bien el monto en dólares del cambio o el porcentaje del cambio que se aplica a cada cantidad partida presupuestaria, que variará en función de la situación presupuestaria en particular. Por ejemplo, no puede ser de $ 10.000 más en el presupuesto elemento de "marketing" si la descripción del escenario presupuestario es "las condiciones de mercado excelente", pero no será - $ 5.000 para la partida presupuestaria lo mismo con un escenario presupuestario de "malas condiciones del mercado." El escenario de presupuesto regla el porcentaje de cambio estándar o cambiar la cantidad con la que aumenta o disminuye las cantidades o porcentajes para los tipos estándar PARTIDA PRESUPUESTARIA. Estas reglas pueden ser los montos o porcentajes predeterminados vinculados a la ESCENARIO PARTIDA PRESUPUESTARIA, sin embargo, pueden ser diferentes de los valores de los elementos específicos del presupuesto, porque más podría ser conocido en tiempo de presupuestos.

44

Figura 11. Escenario del Presupuesto La Tabla 12 proporciona un ejemplo de los valores que pueden estar en los escenarios de presupuesto. La tabla muestra que los montos presupuestados elemento pueden variar en función de diferentes escenarios. La "feria" El presupuesto es de $ 20.000, sin embargo las estructuras de datos proporcionan un presupuesto 20 por ciento más alto si hay buenas condiciones de comercialización y un 20 por ciento menor si las malas condiciones de comercialización. Esto implica que el presupuesto sigue siendo de $ 20.000 y no se cambia en las condiciones de comercialización promedio. El escenario presupuestario norma de porcentaje columna cambio representa el aumento o disminución sugerido para el tipo de partida presupuestaria. El presupuesto para el cambio ESCENARIO APPLICATION porcentaje representa el porcentaje de cambio real que se utiliza para el presupuesto específico. El ejemplo que sigue muestra que la regla se utilizó para definir los cambios en los escenarios de todas las partidas presupuestarias con excepción de las ferias comerciales en "condiciones de comercialización de los pobres", donde se especifica el presupuesto -20 por ciento en lugar del porcentaje sugerido -15.

45

2.5 EL USO Y LAS FUENTES DE LAS CANTIDADES PRESUPUESTADAS Ahora que los presupuestos se han creado, ¿cómo hace el seguimiento de la organización si los compromisos financieros del presupuesto adecuado apropiado para ellos y controlar lo que los compromisos y los gastos se han hecho a cada uno por ciento del presupuesto

Tabla 12. Escenarios Del Presupuesto artículo? Algunas transacciones, tales como las necesidades, pedidos y pagos, puede ser necesario en relación con partidas presupuestarias a fin de supervisar el uso continuo de los presupuestos. Los siguientes modelos pueden ser utilizados para rastrear los presupuestos de gastos (los usos de los montos presupuestados) o para seguir los ingresos presupuestarios (las fuentes de las cantidades presupuestadas).

46

Figura 12 ofrece un modelo de datos para responder a estas preguntas. Cada posición de pedido podrá ser autorizada y asignados a través de una partida presupuestaria específica. Esta relación establece cuáles son los compromisos (y las cantidades en dólares) se han realizado a diferentes partidas presupuestarias. Un requisito puede ser financiad f inanciadoo a través de muchas partidas presupuestarias (y viceversa) a través de la entidad ASIGNACIÓN PRESUPUESTARIA requerimientos. Esta relación proporciona información sobre la circulación y necesidades para el uso de los presupuestos. La relación de muchos a muchos entre el pago y PARTIDA PRESUPUESTARIA se resuelve mediante el uso de una entidad de pago de presupuesto de la asignación. El PAGO registros DOTACIÓN PRESUPUESTARIA tanto t anto los desembolsos y los recibos con las partidas presupuestarias, pero sólo para los desembolsos que no tienen un orden que corresponde asociados con ellos. Para los desembolsos que tienen una orden de compra

Figura 12. Las Asignaciones Presupuestarias.

47

La relación entre la posición de pedido y PARTIDA PRESUPUESTARIA registra el compromiso de fondos con cargo al presupuesto para determinar el pago del dinero (que es el siguiente paso más allá del compromiso) de los desembolsos que tienen una orden de compra, la asignación del presupuesto el pago no se utiliza porque el presupuesto asignación de partida se pueden derivar de las relaciones del pago con el producto comprado correspondiente correspondie nte al pedido de la orden de compra. Las dos secciones siguientes describen el modelo de la figura 12, que ilustra la forma de seguimiento de los compromisos frente a lo presupuestado, como por ejemplo hacer un pedido, así como los pagos a los presupuestos, como el desembolso de fondos.

2.6 COMPROMISOS CON CARGO A PRESUPUESTOS La mayoría de las empresas que participan en el presupuesto están interesados en dos tipos de comparaciones con el presupuesto: lo que existe el compromiso en contra de una partida presupuestaria, y lo que se ha gastado en contra de una partida presupuestaria. En esta sección se aborda la información necesaria para monitorear los compromisos frente a un presupuesto. Después de un presupuesto es aprobado, las empresas están interesadas en el seguimiento de los compromisos frente a un presupuesto. Un elemento en una orden de compra puede establecer un compromiso en contra de una partida presupuestaria. Por lo tanto, en la figura 12, el modelo de datos pone de manifiesto que cada posición de pedido se pueden asignar a una y sólo una partida presupuestaria. La posición de pedido será generalmente de una orden de compra, sin embargo, para los presupuestos de los ingresos del mismo modelo también puede ser utilizado para las órdenes de venta. Por ejemplo, un elemento de orden de compra por 20 "Pens Johnson Elite" se puede registrar en la partida presupuestaria de un departamento de administración a favor de "material de oficina." Se puede concluir que cada elemento de orden de compra para un producto específico y que cada producto se corresponde con una partida presupuestaria concreta. Esto como resultado un producto de la relación PARTIDA PRESUPUESTARIA lugar de la posición de pedido a la partida presupuestaria. Aunque esto puede funcionar en algunas circunstancias, la asignación de un compromiso es muy dependiente de la situación particular y por lo general no se puede generalizar.

48

Considere la compra de una computadora personal personal (PC). En una orden de compra, el PC se utiliza para un proyecto de desarrollo de sistemas y está ligada a la partida presupuestaria para ese proyecto. En otro orden de compra de un PC, el PC es de un particular empleado y puede ser asignado a un elemento de equipo presupuesto del equipo. Por lo tanto, en lugar de realizar las asignaciones presupuestarias basadas en el producto que se ordenó, la posición de pedido determina la asignación de una partida presupuestaria a fin de que las circunstancias individuales puedan ser acomodadas. Partidas del presupuesto también se puede utilizar para proporcionar financiación a los requisitos para determinar si los requisitos realmente se pueden aplicar. En otras palabras, antes de comprometerse a un requisito, puede haber una necesidad de asignarlo a una partida presupuestaria con el fin de determinar si hay suficiente dinero en el presupuesto para este artículo. El costo del requisito de ser necesaria la asignación de una o más partidas del presupuesto. Figura 12 muestra que cada requisito puede ser asignado a partidas presupuestarias muchos y que uno PARTIDA PRESUPUESTARIA puede ser utilizado para financiar más de un requisito. Por lo tanto, esta relación de muchos a muchos se resuelve con la asignación de entidad presupuestaria REQUISITO. El atributo de cantidad se utiliza para almacenar la información de asignación de dólares a fin de que las necesidades totales para cualquier elemento dado se puedan calcular fácilmente.

2.7 RELACIÓN CON EL PRESUPUESTO GENERAL GENERAL DE CONTABILIDAD Los presupuestos son usados para fines distintos a cuentas contables. Los presupuestos se utilizan para supervisar los desembolsos, cuentas contables se utilizan para informar los resultados financieros de una empresa. Los jefes de departamento pueden definir las partidas presupuestarias de cualquier forma que les ayuda a controlar los costos. Contadores categorizar su plan de cuentas para satisfacer las necesidades fiscales y de diversas necesidades de información financiera. Por lo tanto, las partidas presupuestarias no se corresponden directamente con las cuentas del libro mayor. Es muy útil (y, a veces es necesario) para poder atar las partidas presupuestarias a las cuentas del libro mayor. Una empresa lo desea, puede ver la cantidad que se presupuestó y gastó de una cuenta específica de la contabilidad general, tales como "gastos de marketing." 49

La figura 13 muestra un modelo de datos que relaciona los tipos de partida presupuestaria a las cuentas del libro mayor. Cada tipo de elemento PRESUPUESTO puede estar relacionado con muchas cuentas de contabilidad, y viceversa. Por lo tanto, el GL PRESUPUESTO entidad XREF resuelve la relación de muchos a muchos. Tabla 14 muestra ejemplos de las relaciones entre partidas del presupuesto y las cuentas de contabilidad contabilidad general. El primer ejemplo ilustra una situación que los contadores el amor! Cuando un jefe de departamento utiliza el nombre del libro de la cuenta general para fines de presupuestación, la partida presupuestaria ("materiales de oficina") tiene una. Uno a uno con las de la cuenta de mayor ("gastos de oficina suministros") El segundo ejemplo ilustrado por la segunda y tercera filas en la tabla 14, muestra que muchos tipos de elementos de presupuesto puede corresponder a una sola cuenta del libro mayor general (esto sigue siendo fácil para los contadores para realizar el seguimiento y auditoría). Las partidas presupuestarias se han creado para un puesto de director de ventas y por un representante de ventas. Estos son asignados a una cuenta contable denominada "gastos de salarios." El tercer ejemplo es el más complejo y requiere más trabajo por parte de la empresa para mantener correctamente. correctamente. Las filas f ilas cuarta y quinta de la tabla

Figura 13. Presupuesto Relación con El Libro Mayor General. 50

Tabla 13. Contabilidad Contabilidad General de Presupuesto Referencia Externa

2.8 ARTÍCULOS PRESUPUESTADO PRESUPUESTADO Y GENERAL LEDGER CUENTAS El modelo anterior se mostró que hay asignaciones estándar de los tipos de partida presupuestaria a las cuentas del libro mayor. Otro de los requisitos de información común es mostrar las cifras presupuestadas, ya que en comparación con las cuentas del libro mayor. Por ejemplo, es posible que los presupuestos para ciertas clasificaciones de los gastos, la amortización, amortización, los ingresos proyectados, proyectados, o por cualquier otra cuenta del libro mayor. El modelo de la figura 13 puede ser utilizado para determinar el monto presupuestado para cada cuenta del libro mayor general. Cada partida presupuestaria es de un tipo de elemento que se relaciona con PRESUPUESTO una o más cuentas de contabilidad (a través de GL PRESUPUESTO XREF), que a su vez se relaciona con la cuenta de la organización GL, por lo tanto, atar la cantidad partida presupuestaria a la cuenta general específica para una organización. Esta relación transversal es complejo por el hecho de que puede haber muchos-a-muchos entre cuentas de contabilidad y presupuestos. Si siempre hay una correspondencia uno-auno, el modelo podría ser cambiado para poner en una relación uno-a-uno entre la cuenta de mayor y TIPO DE PARTIDA PRESUPUESTARIA lugar de la asociativa XREF GL PRESUPUESTO. Por otra parte, con una relación uno a uno, se podría mostrar lo presupuestado como un campo en la cuenta de Contabilidad ORGANIZACIÓN, en lugar de Presupuesto y estructuras PARTIDA PRESUPUESTARIA, si no hay necesidad de almacenar la información del presupuesto. 51

CAPITULO III

APLICACIONES

El modelo de datos de Contabilidad y Presupuesto, se puede establecer en cualquier organización que lleve contabilidad, ya que este modelo de datos es de propósito general. Asimismo también se puede establecer en las instituciones públicas como: Gobiernos Regionales, Municipalidades, Municipalidades, UGEL’s (Unidad de Gestión Educativa Local) y otras. Porque estas manejan dinero del estado, y por lo tanto deben tener un control riguroso de sus actividades contables, y de presupuesto. presupuesto.

52

BIBLIOGRAFÍA 



Len Silverston, The Data Model Resource Book, A Library of Universal Data Models for All Enterprises Volumen 1, Edición Revisada, Willey, 2001. Contabilidad Básica, 2008, España.

53

CONCLUSIONES 

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El tener un modelo de datos aceptado por personas en diferentes organizaciones, hace que no se pierda el tiempo en crear un modelo que podría funcionar bien en un solo caso, la idea es obtener un producto estándar para reutilizarlo y beneficiarse no solo la empresa que desarrolla, sino que también la organización que adquiera ese producto, puesto que va a ser un producto de alguna manera estándar, que será manejable por diferentes profesionales, y esto ayudará a la mejorar del sistema, interoperabilidad, interoperabilidad, fiabilidad, correctitud, y demás atributos que hacen que un software sea de calidad. Hay muchos sistemas de contabilidad y presupuestos. En este trabajo se ha incluido los modelos de datos para establecer planes de cuentas de las organizaciones internas, las transacciones de contabilidad, sistema los presupuestos, las revisiones presupuestario récord, mantener escenarios presupuestarios, mantener el presupuesto, revisar la información del proceso, los compromisos de registro y la asignación de presupuestos, así como también los presupuestos de referencias cruzadas a las cuentas del libro mayor.

RECOMENDACIONES 

Las empresas que desarrollan software deben optar por utilizar modelos de datos que han sido probados, y que funcionan correctamente, sin embargo se debe adecuar estos modelos de acuerdos a los requerimientos y necesidades de las organizaciones que los soliciten.

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Modelo de Datos de Contabilidad y Presupuesto

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