BAB I PENDAHULUAN 1.1
Latar Belakang Dasar dari sebuah kesuksesan yaitu : Disiplin, Bertanggung jawab, Loyalitas
(kesetian, pengabdian dan kepercayaan), Dedikasi (apa yang sudah kita dapat berikan yang terbaik pada perusahaan), Kedewasaan berpikir (akan memunculkan sebuah Leadership pada diri seseorang) dan Prestasi ( Kesuksesan dan keberhasilan ). Hal-hal tersebut akan dapat terwujud bila kita semua komponen yang ada diperusahaan memahami akan arti dari TEAM WORK (Kerjasama Tim). Dimana sebuah “Kerjasama Tim” akan berfungsi dengan baik apabila komunikasi, kerjasama, dan koordinasi terjaga dengan baik. Komunikasi adalah sebuah kemutlakan dalam menjalankan roda bisnis perusahaan tanpa Komunikasi tidak akan ada terbentuknya Kerjasama Tim dan kerjasama tim tidak akan berjalan dengan baik bila tidak ada yang meng-Koordinasikan (Penyerasian dan pengarahan tindakan untuk menghasikan tindakan-tindakan harmonis dan terpadu menuju sasaran yang ditentukan). Semua itu seperti Mata Rantai yang tidak boleh putus, harus saling berkaitan dengan yang lainnya untuk menjadi satu kesatuan yang utuh. Kerjasama tim juga menghasilkan manfaat finansial, termasuk karena kenaikan produktifitas. Begitu pula, perubahan dalam sebuah organisasi lebih efektif bila melibatkan kerjasama tim.olehkarena itulah kerjasama dalam tim terutama dalam hal berkomunikasi antara anggota harus dipahami dengan baik sehingga komunikasi akan berlangsung dengan efektif yang dapat meberikan dampak positif bagi tim, organisasi dan yang lainnya. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang diatas, adapun masalah yang muncul sebagai berikut: 1. Bagaimanakah proses mendengarkan di tempat kerja? 2. Mengapa komunikasi nonverbal penting? 3. Apa saja yang termasuk keterampilan komunikasi lisan? 4. Bagaimana cara bekerja dalam tim? 5. Bagaimana cara mengadakan rapat yang produktif? 1
1.3 Tujuan dan Manfaat Penulisan Berdasarkan rumusan masalah diatas adapun tujuan penulisan dari paper ini yaitu : 1. Untuk mengetahui proses mendengarkan di tempat kerja. 2. Untuk mengetahui pentingnya komunikasi nonverbal. 3. Untuk mengetahui keterampilan komunikasi lisan. 4. Untuk mengetahui cara bekerja dalam tim. 5. Untuk mengetahui cara mengadakan rapat yang produktif. Adapun manfaat dari pembuatan paper ini adalah selain untuk menyelesaikan tugas yang diberikan oleh dosen mata kuliah Komunikasi Bisnis, penulis juga dapat memberikan suatu kontribusi mengenai materi mendengarkan, bekerja dalam tim , dan memahami komunikasi non verbal serta dapat memberikan sebuah dorongan untuk lebih memahami dan mampu dalam melakukan komunikasi dengan baik. 1.4 Metode Penulisan Metode dan teknik penulisan yang digunakan dalam penulisan paper ini adalah metode studi pustaka. Studi pustaka dilakukan untuk mendapatkan data dan informasi yang kemudian data tersebut akan dijadikan dasar atau pedoman untuk melihat adanya ketidaksesuaian antara teori dengan kenyataan sebagai penyebab dari permasalahan yang dibahas dalam paper ini. Sumber – sumber yang dijadikan sebagai rujukan untuk studi pustaka diperoleh dari berbagai sumber bacaan. Baik itu buku maupun sumber-sumber yang ada di internet
2
BAB II PEMBAHASAN 2.1
Proses Mendengarkan Di Tempat Kerja
2.1.1. Mendengarkan di Tempat Kerja Keterampilan mendengarkan adalah penting bagi kesuksesan karier, efektivitas organisasi dan kepuasan karyawan. Sejumlah studi menunjukkan bahwa pendengar yang baik menjadi manajer yang baik dan bahwa pendengar yang baik akan maju lebih cepat dalam organisasi mereka. Studi lain menunjukkan bahwa keterampilan mendengarkan merupakan bagian penting dalam penekanan baru pada layanan pelanggan. Sukses yang berkelanjutan dari banyak perusahaan sebagian besar merupakan hasil mendengarkan pelanggan, perhatian semacam itu kepada pelanggan menjadi semakin vital dan merupakan sebuah sebab utama bagi efektivitas pemasaran. Mendengarkan juga sama pentingnya dalam organisasi. Karyawan menjadi lebih puas jika mereka merasa bahwa pihak manajemen mendengarkan keluhan mereka. Mendengarkan terutama penting dalam dunia kerja karena kita menghabiskan begitu banyak waktu untuk melakukannya. Kebanyakan karyawan menghabiskan 30 sampai 40 persen waktu komunikasi mereka untuk mendengarkan, sedangkan eksekutif mendengarkan 60 sampai 70 persen waktu komunikasi mereka untuk mendengarkan. 2.1.2. Kebiasaan Mendengarkan Yang Buruk Kebiasaan mendengar yang buruk mungkin disebabkan oleh beberapa faktor. Kurangnya pelatihan merupakan salah satu alasan penting. Kemampuan mendengar kita mungkin kurangsempurna karena banyaknya suara dan stimulasi yang masuk dalam hidup kita yangmengganggu konsentrasi. Akhirnya kita menjadi pendengar yang tidak efisien karena kitadapat memproses pembicaraan lebih cepat daripada orang berbicara. 2.1.3. Jenis Mendengarkan di tempat kerja. Hal ini termasuk mendengarkan atasan, mendengarkan karyawan, dan mendengarkan pelanggan.. a) Mendengarkan atasan. Dalam bekerja salah satu tugas anda yang terpenting adalah mendengarkan instruksi, penugasan dan penjelasan mengenai bagaimana melakukan tugas anda. Untuk bisa fokus sepenuhnya pada pembicara, pastikan bahwa anda tidak tergangu oleh kebisingan dan
tugas lainnya. Tunjukkan perhatian anda dengan
melakukan kontak mata yang baik,membuat catatan juga menunjukkan keseriusan anda. 3
b) Mendengarkan Karyawan. Organisasi yang mendengarkan karyawan memperoleh banyak manfaat dari ide karyawan,
mendorong kreatifitas dan membangun
komitmen. c) Mendengarkan Pelanggan. Organisasi yang mendengarkan pelanggan meningkatkan penjualan dan profitabilitas. banyak juga organisasi sekarang menjalin hubungan dengan pelanggan melalui pusat layanan telepon pelanggan (call centre). 2.1.4. Proses Mendengarkan dan Kendala-Kendalanya Keterampilan mendengarkan atasan, karyawan dan pelanggan dapat menimbulkan perbedaan dan kesuksesan dalam dunia kerja. Oleh karena itulah mendengarkan dalam bekerja sangatlah penting. Proses mendengarkan meliputi 4 elemen: a. Persepsi, proses mendengarkan di mulai ketika anda mendengar suara dan berkonsentrasi padanya, dan anda akan tersetem ketika anda merasa pesan tersebut penting, tertarik pada topiknya, atau sedang dalam suasana ingin mendengarkan. b. Interpretasi, setelah anda memutuskan perhatian pada sebuah suara atau pesan,anda mulai menginterpretasi, atau menguraikannya, makna yang anda tangkap akan di saring melalui harapan dan pengalaman hidup anda, jadi interpretasi mungkin berbeda dari apa yang di maksud oleh pembicara. c. Evaluasi, dalam hal ini kita harus menganalisis manfaatnya dan mengambil kesimpulan dan anda mulai memisahkan fakta dengan opini. Pendengar yang baik bersifat objektif dan menghindari penilaian dini terhadap pesan. Untuk mengevaluasi pesan secara akurat dapat di lakukan:
mempertimbangkan semua informasi
sadar akan prasangka anda sendiri
menghindari melompat pada kesimpulan yang tergesa-gesa.
d. Tindakan, Meliputi mengigat pesan, memberi reaksi, atau menyediakan umpan balik. e. Meningkatkan ingatan, Mengingat dengan efektif meliputi tiga faktor: memutuskan untuk mengingat, menyusun informasi yang masuk untuk menyusun hubunganhubungan dan meninjau kembali,. 2.1.5. Kemampuan Mendengarkan di Tempat Kerja Dalam hal ini kita harus mampu : a. Mengontrol gangguan eksternal. Carilah tempat dimana anda terhindar dari kebisingan,secara internal cobalah fokus kepada pembicara.
4
b. Terlibat secara aktif. Tunjukan anda mendengarkan dengan baik dengan agak mencondongkan badan ke depan dan menjaga kontak mata dengan pembicara. c. Pisahkan antara fakta dengan opini. Fakta adalah kebenaran yang di ketahui ada, Opini adalah pernyataan dari penilaian preferensi pribadi. d. Identifikasi fakta-fakta penting. Pembicara di temoat kerja sering menyela informasi penting dengan percakapan sambil, e. Jangan menyela. Jangan menyela atau menjawab opini cepat,dan jangan menunjukkan ketidaksetujuan non verbal seperti gelengkan kepala negatif. f. Mengajukan pertanyaan penjelas. Karena pertanyaan dapat menempatkan anda di kursi kemudi, pikirkan dengan matang pertanyaan anda. Gunakan pertanyaan terbuka (yang tanpa jawaban tertentu) untuk mengungkapkan perasaan, motivasi, ide dan saran-saran. g. Mengulang dengan kata-kata sendiri untuk meningkatkan pemahaman. Untuk memastikan anda memahami pembicara, ulangi kembali dan ringkas sebuah pesan dengan kata-kata anda sendiri. h. Gunakan jeda waktu. Sementara anda menunggu ide pembicara lainnya, gunakan waktu untuk mereview apa yang di katakannya. Pisahkan ide utama poin-poin kunci dan rincian. 2.2
Pentingnya Komunikasi Nonverbal Komunikasi nonverbal sering tidak terencana atau kurang terstruktur. Namun,
komunikasi nonverbal memiliki pengaruh yang lebih besar daripada komunikasi verbal. Isyarat-isyarat komunikasi nonverbal adalah sangat penting terutama untuk menyampaikan perasaan dan emosi seseorang. Beberapa Keunggulan Komunikasi Nonverbal : 1. Kesahihannya (Reabilitas) Salah satu kebaikan komunikasi nonverbal adalah keandalannya (reabilitas). Hal ini berkaitan dengan tingkat kepercayaan yang tinggi terhadap kebenaran pesan-pesan yang disampaikan dengan menggunakan bahasa isyarat. 2. Sulit Dimanipulasi Secara umum, orang akan mudah menipu orang lain dengan menggunakan kata-kata dari pada menggunakan gerakan tubuh (bahasa isyarat). Komunikasi dengan menggunakan kata-kata akan lebih mudah dikendalikan daripada dengan menggunakan bahasa isyarat (gerakan badan/tubuh) atau ekspresi Wajah. Hal ini disebabkan oleh sifat komunikasi nonverbal yang spontan. 5
Ketika seseorang mendengar berita yang menyenangkan, ekspresi wajahnya nampak cerah ceria, seolah-olah tanpa beban. Namun, bila seseorang mendengar berita yang kurang menyenangkan yang menyangkut diri sendiri, keluarga atau teman karib, maka dengan cepat ekspresi wajahnya akan mudah berubah menjadi murung, lesu, lemah, tak bergairah dan seolah-olah dunia telah runtuh. 3. Mudah Mendeteksi Kecurangan atau Kejujuran Orang Lain Dengan memperhatikan isyarat nonverbal, seseorang dapat mendeteksi kecurangan atau menegaskan kejujuran orang lain. Maka, tidaklah mengherankan bila seseorang lebih percaya pada pesan-pesan yang disampaikan melalui isyarat nonverbal ketimbang pesanpesan yang disampaikan melalui isyarat verbal. Seseorang dapat saja menutup-nutupi kecurangan dengan isyarat verbal (seperti tulisan). Namun, ia tidak dapat sepenuhnya menutupi apa yang sedang terjadi pada dirinya karena hal itu tercermin dalam ekspresi wajahnya. Manakala wajah seseorang murung atau cemberut, maka dapat diduga bahwa seseorang sedang menghadapi suatu masalah, mungkin masalah pribadi, keluarga, atau masalah bisnis di kantornya. 4. Efisien Komunikasi nonverbal sangatlah penting, artinya bagi pengirim dan penerima pesan, karena sifatnya yang efisien. Suatu pesan nonverbal dapat disampaikan tanpa harus berpikir panjang dan pihak audiens juga dapat menangkap artinya dengan cepat. Contoh : Coba perhatikan para petugas penyaji makanan dan minuman (dalam bahasa Jawa disebut sinoman) di suatu acara resepsi yang sedang melakukan tugasnya. Pada umumnya mereka memiliki bahasa-bahasa isyarat tertentu yang dapat dipahami oleh teman-teman mereka untuk menunjukkan tempat-tempat mana yang sudah maupun yang belum mendapat jamuan makanan atau minuman. Contoh lain, ketika seorang karyawan berusaha memanggil temannya yang sedang asyik mengobrol di suatu tempat yang agak jauh. Ia dapat menggunakan isyarat nonverbal seperti bertepuk tangan sambil melambaikan tangan untuk memanggil temannya tersebut. 5. Dapat Membantu Menentukan Kredibilitas dan Potensi Kepemimpian Seseorang Jika seseorang dapat belajar mengelola kesan yang telah dibuat dengan bahasa isyarat, karakteristik atau ekspresi wajah, suara dan penampilan, maka seseorang akan dapat melakukan komunikasi dengan baik. Dengan kata lain, seorang manajer (pemimpin) sekaligus harus dapat menjadi komunikator yang baik. Ia harus tahu bagaimana menyampaikan pesan-pesan bisnisnya kepada para bawahannya. Pada saat kapan suatu
6
pesan-pesan bisnis itu harus disampaikan dan kepada siapa pesan-pesan bisnis itu harus disampaikan. 6. Dapat Menafsirkan Maksud Maupun Sikap Mereka Secara Lebih Akurat dan Lebih Tepat Jika seseorang dapat belajar membaca pesan-pesan nonverbal yang disampaikan orang lain, maka ia akan dapat menafsirkan maksud maupun sikap mereka secara lebih akurat dan lebih tepat. 2.3
Keterampilan Komunikasi Lisan
2.3.1. Pengertian Komunikasi Lisan Komunikasi Lisan adalah komunikasi dengan mengucapkan kata-kata secara lisan dan langsung kepada lawan bicaranya, komunikasi lisan biasanya dapat dilakukan pada kondisi para personal ataupun individu berhadapan langsung, seperti pada saat berkomunikasi dengan tatap muka langsung atau melalui alat berupa komputer yang mempunyai fasilitas konferensi jarak jauh (computer teleconference) tatap muka melalui televisi sirkuit tertutup (closed circuit television/ CCTV). 2.3.2. Jenis-Jenis Komunikasi Lisan Komunikasi lisan dapat di bagi menjadi 2 : 1.
Komunikasi personal
Adalah komunikasi antar individu yang biasa terjadi dalam informal atau kehidupan sehari – hari. Meskipun tidak menutup kemungkinan terjadi dalam sebuah kondisi formal seperti dilingkungan kerja atau sekolah. 2.
Komunikasi berdiskusi
Misalnya mempresentasikan gagasan atau ide dalam sebuah organisasi atau lingkungan kerja sering kali kita lakukan. Kondisi seperti ini akan terjadi dalam kondisi formal oleh karena itu kita harus menyampaikan dengan kesan yang baik pada sebuah kelompok yang menjadin lawan bicara kita. 2.3.3. Prinsip Komunikasi Lisan dan Prinsip Berbicara A. Prinsip Komunikasi Lisan Prinsip berbicara adalah suatu asas yang perlu dipahami agar dapat berbicara dengan menarik dan jelas sehingga mencapai tujuan. 7
B. Macam-macam Prinsip Berbicara 1. Prinsip motivasi adalah dorongan untuk membangkitkan manat terhadap seseorang atau para pendengar. Cara berbicara efektif dalam prinsip motivasi : a) memberi motivasi atas kebutuhan pendengar b) memberi semangat kepada pendengar c) memberi dorongan ingin tahu 2. Prinsip perhatian adalah pusat pikiran pada suatu masalah 3. Prinsip Keindraan Dalam prinsip ini akan mudah di tangkap karena penyajian masalah dilengkapi dengan media komunikasi/ peraga, misalnya : a) slide b) film c) Overhead Projector (OHP) 4. Cara yang terbaik dalam penyampaian prinsip pengertian adalah : a) uraikan sistematika yang akan dibahas, kemudian baru dibahas perpokok bahasan
setelah
selesai
diutarakan
ringkasannya,
terakhir,
simpulkan
keseluruhan secara singkat. b) uraian pembicaraan sistematis dan logis c) memberikan ungkapan-ungkapan yang konkrit 2.3.4. Persiapan Penyajian Komunikasi Lisan Persiapan yang perlu dilakukan untuk menyajikan komunikasi lisan adalah sebagai berikut : 1. Persiapan Pengetahuan seorang pembicara, hendaknya mempersiapkan dan memahami benar materi yang disampaikan 2. Sistematika Penyajian Bahan yang disampaikan hendaknya disusun secara sistematis agar tidak menyimpang dari pokok pembicaraan 3. Menyediakan Alat Bantu (Media Komunikasi) Alat bantu yang perlu dipersiapkan adalah : a) alat-alat tiruan/yang menyerupai benda aslinya b) bagan/skema/gambar-gambar
8
4. Tempat Dalam menyampaikan informasi bahan yang disampaikan harus dapat disesuaikan dengan situasi dan kondisi lingkungan / tempat. 5. Penyajian a) pendahuluan b) isi pembicaraan c) penutup pembicaraan 2.4
Bekerja Dalam Tim
2.4.1. Pentingnya Bekerja Dalam Tim Dalam suatu organisasi atau perusahaan, untuk mencapai tujuan bersama diperlukan suatu kerjasama dari anggota-anggota yang ada di dalamnya. Pentingnya menjalin kerjasama dalam organisasi akan berdampak positif terhadap kinerja yang efektif. Salah satu hal yang mengawali lahirnya kerjasama adalah jalinan komunikasi yang baik. Komunikasi merupakan hal terpenting dalam keberhasilan suatu organisasi atau perusahaan. Jika anggota dalam perusahaan tersebut menjalin komunikasi dengan baik maka perusahaan tersebut mempunyai peluang besar untuk meraih keberhasilan. Terbentuknya komunikasi yang mengawali kerjasama tim dalam perusahaan, tidak mudah dilaksanakan. Kesuksesan perusahaan yang didasari kemampuan para anggota untuk bekerja sama ditentukan oleh komunikasi yang baik. Oleh karena itu, setiap perusahaan mempunyai kewajiban untuk mengembangkan komunikasi dari berbagai pihak, baik
itu antara
pemimpin, anggota, dan masyarakat di sekitar lingkungan kerja agar dapat membantu mewujudkan kerjasama tim yang baik. 2.4.2. Tata Cara Bekerja Dalam Tim Tata cara bekerja dalam tim yaitu : A.
Dari pemimpin ke anggota Pemimpin tentunya mempunyai tanggung jawab penting dalam membangun
komunikasi antar anggotanya. Komunikasi pemimpin akan menentukan terjalinnya suasana interaksi antara para anggota tim. Komunikasi yang baik tidak berlangsung dalam satu arah saja, namun perlu adanya timbal-balik dari bawah ke atas, seperti pemimpin mau mendengarkan, menerima saran, dan mengajak anggota-anggotanya terlibat dalam kegiatan
9
perusahaan diluar dari tugas pokok. Keberhasilan suatu perusahaan tercermin dari suksesnya pemimpin dalam membangun kerjasama antara anggota-anggotanya. B.
Dari anggota ke pemimpin Sikap seorang pemimpin yang baik adalah yang mau menerima masukan dari
anggotanya. Oleh karena itu anggota dalam menjalin komunikasi terhadap atasannya hendaknya bersifat jujur dan langsung, tidak hanya selalu setuju terhadap keputusan pemimpin. Untuk menjadi pemimpin bukanlah pekerjaan yang mudah, dibutuhkan kerja keras, pengorbanan, tanggung jawab dan sikap mengambil keputusan yang tepat saat terjadi masalah. Oleh karena itu anggota dalam menyampaikan gagasan mereka memberikan sikap hormat sebagai bentuk kesetiaan terhadap pemimpin dan perusahaan. C.
Antara anggota dan anggota lainnya Tim dibentuk agar memperoleh kemudahan dalam meraih keberhasilan perusahaan,
maka dari itu setiap anggota tim harus menjalin komunikasi agar membangun kerjasama tim yang baik. Kesuksesan sebuah tim didukung oleh orang-orang yang ada dalamnya, jika salah satu anggota tidak ingin teman lainnya sukses sehingga menghambat terjalinnya komunikasi para anggota, maka tim tersebut akan jauh dari keberhasilan. Oleh karena itu setiap anggota harus memiliki kesadaran dan tanggung jawab, dalam memberikan informasi khususnya agar terjalin kerjasama guna mencapai keberhasilan bersama. D.
Antara anggota dan masyarakat Dalam menjalin kerjasama tim, komunikasi dalam tim tentu bukanlah satu-satunya
hal terpenting. Informasi tidak hanya berjalan dalam lingkungan perkantoran saja, namun sebagai perusahaan yang membutuhkan kerjasama dari anggota masyarakat, perlu adanya interaksi sosial. Semua anggota perusahaan baik itu pemimpin atau bawahan wajib berinteraksi dengan orang luar, baik itu pelanggan, rekan bisnis, atau publik lainnya. Dalam menjalin komunikasi dengan orang-orang luar yang bukan merupakan anggota tim, kesatuan dan kerjasama merupakan hal yang menjadi penilaian penting. Jika setiap anggota bekerja sendiri-sendiri, maka komunikasi tidak akan terjalin dengan baik. Namun jika komunikasi dan kesatuan terbentuk dengan baik akan melahirkan kekuatan yang luar biasa dan menjadi penilaian positif dari masyarakat. Kesuksesan dan kegagalan suatu perusahaan ditentukan oleh kerjasama tim dalam mengerjakan tugas-tugasnya, namun kerjasama tersebut tidak akan terbentuk jika tidak terjalin komunikasi yang baik dari setiap anggota tim. Jika dalam suatu tim setiap anggotanya tidak saling bertukar informasi positif maka tim tersebut akan mengalami hambatan sehingga
10
dapat berakibat gagalnya dalam mencapai tujuan perusahaan. Oleh karena itu, dibutuhkan komunikasi yang baik untuk menciptakan perubahan yang positif dalam sebuah perusahaan. 2.5
Rapat Yang Produktif
2.5.1. Pengertian Rapat dan Jenis-jenis Rapat Rapat adalah setiap jenis maksud tertentu dari orang-orang yang dating bersama-sama untuk melaksanakan bisnis perusahaan (3 M Management team dalam Curtis et.all. 1996:186). Rapat juga dapat didefinisikan sebagai pertemuan dua orang atau lebih untuk membicarakan dan merudingkan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama. Rapat dapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung pada segi peninjauannya, yakni berdasarkan tujuan, sifat, jangka waktu, dan frekuensi (wursato dalam harya, 201:256). a.
Berdasarkan tujuannya rapat dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu rapat informasional, raat pengambilan keputusan, dan rapat perundingan. Rapat informasional, merupakan rapat yang bertujuan untuk memberikan penjelaan kepada para anggota tentang kebijakan yang diambil oleh pimpian organisasi dan prosedur atau cara kerja baru. Dengan demikian, anggta organisasi emahami latar belakang dan apa yang sekarang ada dalam organisasi. Rapat pengambilan keputusan, merupakan bentuk raat yang bertujuan mencari pemecahan suatu masalah yang sedang dihadapi. Dalam hal ini, anggota akan memberikan masukan-masukan dalam pemecahan masalah.pengambilan keputusan dapat diambiil pada saat itu jga, tetapi dapat pula diambil dalam situasi terpisah yang dilakukan oleh pimpinan organisasi. Rapat perundingan, bertujuan untuk menghindari timbulnya suatu perselisihan dan mencari jalan tengah agar tidak saling merugikan pihak-pihak yang terlibat dalam suatu masalah tertentu.
b.
Berdasarkan sifatnya suatu raat secara umum dibedakan menjadi dua,yaitu rapat yang bersfat formal dan informal,serta rapat yang bersifat terbuka dan tertutup. Rapat formal, merupakan rapat yang diadakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu menurut ketentuan yang berlaku, dan peseta rapat secara resmi mendapatkan undangan. Rapat informal, adalah rapat yang diadakan tidak berdasarkan pada suatu perencanaan formal. Rapat bisa terjadi setiap saat. Rapat seperti ini biasanya terjadi karena orangorang bertemu secara kebetulan dan kemudian membahas suatu maslaah yang menyangkut kepentingan bersama. 11
Rapat terbuka, merupakan rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota organnisasi atau perusahaan. Materi yang dibahas bersifat umum atau tidak rahasia. Rapat tertutup, merupakan rapat yang hanya dihadiri oleh anggota tertentu, dan biasanya menyangkut masalah yang untuk sementara masih bersifat rahasia. c.
Berdasarkan jangka waktunya, rapat dibedakan menjadi empat yaitu rapat mingguan, bulanan, semesteran, dan tahunan. Namun ada juga rapat yang dilaksanakan selain jangka waktu diatas tergantung pada situasi dan kondisinya. Rapat mingguan, merupakan rapat yang diadakan skali dalam seminggu yang membahas masalah-masalah yang bersifat rutin dan masalah-masalah yang muncul pada minggu itu. Rapat dapat dilakukan setiap departemen, setiap cabang, setiap sksi atau oleh para eksekutif. Rapat bulanan, merupakan rapat yang diadakan sebulan sekali yang biasanya dilaksanakan pada akhir bulan. Contohnya rapat yang membahas rugi-laba perusahaan pada bulan tersebut. Rapat semesteran, merupakan rapat yang diadakan sekali selama satu semester (6 bulan). Contohnya rapat penjualan dan rapat evaluasi kinerja karyawan Rapat tahunan, merupakan rapat yang diadakan setahun sekali misalnya rapat dean komisaris, RUPS (Rapat Umum Pemegang Saham), atau dapat juga hanya rapat akhir tahun yang membahas rugi laba perusahaan.
d.
Berdasarkan frekuesinya, rapat dibedakan menjadi dua, yaitu rapat rutin dan insidental Rapat rutin yakni rapat yang sudah ditetukan waktunya, misalnya mingguan, bulanan, semesteran dan tahunan Rapat insidental, merupakan rapat yang tidak berdasarkan jadwal tetapi pelaksaannya tergantung pada ada tidaknya masalah dan berat ringannya masalah yang dihadapi.
2.5.2. Perencanaan Rapat Bantuan seorang sekretaris dalam merencanakan rapat memegang peranan yang sangat penting dalam menentukan produktivitas rapat. Untuk itu langkah-langkah yang perlu mendapat perhatian Sekretaris dalam merencanakan rapat yang sifatnya resmi adalah : a.
Persiapan Ruangan, Perlengkapan Rapat dan Tata Ruang rapat.
Ruangan untuk menyelenggarakan rapat resmi sangat menentukan kelancaran jalannya rapat. Dimana dalam hal ini perlu dipersiapkan mengenai penerangan, tempat duduk, dan juga mengenai ventilasi ruangan rapa agar peserta rapat merasa 12
nyaman. Selain itu perlengkapan seperti sound system, proyektor dan microphone juga perlu dipersiapkan dengan baik. b.
Persiapan Administrasi
Membuat Surat Undangan rapat. Dalam surat undangan memuat hari, tanggal, jam, waktu dan acara rapat. Menyusun acara /agenda rapat. Acara rapat disusun secara tepat, secara berurutan dengan membuat pokok-pokok kegiatan, dan perhitungkan waktu yang dirinci jam atau menitnya. Menyusun daftar hadir. Daftar hadir bisa berupa buku tamu bisa juga berupa lembaran biasa. Guna daftar hadir adalah untuk mengetahui jumlah peserta rapat dan sebagai dokumentasi. Mempersiapkan bahan rapat. Bahan rapat yang perlu dipersiapkan jauh sebelum rapat diadakan bisa berupa : Hasil rapat yang lalu, Hasil kertas kerja para peserta yang akan dibahas, Peraturan-peraturan yang diperlukan Persiapan peralatan rapat. Sekretaris perlu menginventarisasi alat-alat yang digunakn untuk keperluan rapat seperti : Papan dan alat tulis dan Flip chart yaitu kertas-kertas yang digantung lengkap dengan markernya. c.
Membuat catatan hasil rapat (notula).
Notula adalah catatan laporan singkat tentang pembicaraan atau keputusan dalam rapat. Notula berfungsi sebagai bukti telah diadakan rapat, sumber informasi bagi peserta rapat, landasan bagi rapat berikutnya, alat pengingat peserta rapat. d.
Pengiriman hasil rapat
Hasil rapat dalam bentuk tulisan singkat, jelas yang merupakan laporan hasil rapat dapat dibagi-bagikan kepada peserta rapat yang hadir. e.
Tindak Lanjut Rapat.
Tindak lanjut rapat meliputi kegiatan pembuatan Surat keputusan apabila dari hasil rapat telah diadakan beberapa keputusan, dan merencanakan untuk mengadakan pertemuan berikutnya 2.5.3. Komunikasi dalam pertemuan dan rapat Dalam pertemuan dan rapat seluruh peserta harus menyadari posisinya dalam forum itu. Tiap peserta hendaknya:
Mampu berkomunikasi dengan jujur, terbuka dan bertanggung jawab
Mampu berperan sebagai komunikator yang baik tapi tidak memonopoli pembicaraan 13
Mampu berperan sebagai komunikan yang sangat responsif namun tidak emosional
Mampu mengendalikan diri setelah rapat berhasil membuat keputusan dan menyusun kesimpulan maka hasil tersebut harus dikomunikasikan kepada peserta dan hasil dari rapat tersebut dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.
14
BAB III PENUTUP 3.1
Kesimpulan Keterampilan mendengarkan adalah penting bagi kesuksesan karier, efektivitas
organisasi dan kepuasan karyawan. Sejumlah studi menunjukkan bahwa pendengar yang baik menjadi manajer yang baik dan bahwa pendengar yang baik akan maju lebih cepat dalam organisasi mereka. Studi lain menunjukkan bahwa keterampilan mendengarkan merupakan bagian penting dalam penekanan baru pada layanan pelanggan. Komunikasi nonverbal sering tidak terencana atau kurang terstruktur. Namun, komunikasi nonverbal memiliki pengaruh yang lebih besar daripada komunikasi verbal. Isyarat-isyarat komunikasi nonverbal adalah sangat penting terutama untuk menyampaikan perasaan dan emosi seseorang. Komunikasi Lisan adalah komunikasi dengan mengucapkan kata-kata secara lisan dan langsung kepada lawan bicaranya, komunikasi lisan biasanya dapat dilakukan pada kondisi para personal ataupun individu berhadapan langsung, seperti pada saat berkomunikasi dengan tatap muka langsung atau melalui alat berupa komputer yang mempunyai fasilitas konferensi jarak jauh (computer teleconference) tatap muka melalui televisi sirkuit tertutup (closed circuit television/ CCTV). Rapat adalah setiap jenis maksud tertentu dari orang-orang yang dating bersama-sama untuk melaksanakan bisnis perusahaan. Rapat juga dapat didefinisikan sebagai pertemuan dua orang atau lebih untuk membicarakan dan merudingkan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama. Rapat dapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung pada segi peninjauannya, yakni berdasarkan tujuan, sifat, jangka waktu, dan frekuensi. 3.2
Saran Dalam suatu organisasi atau perusahaan, untuk mencapai tujuan bersama diperlukan
suatu kerjasama dari anggota-anggota yang ada di dalamnya. Pentingnya menjalin kerjasama dalam organisasi akan berdampak positif terhadap kinerja yang efektif. Salah satu hal yang mengawali lahirnya kerjasama adalah jalinan komunikasi yang baik. Komunikasi merupakan hal terpenting dalam keberhasilan suatu organisasi atau perusahaan. Jika anggota dalam perusahaan tersebut menjalin komunikasi dengan baik maka perusahaan tersebut mempunyai peluang besar untuk meraih keberhasilan.
15
DAFTAR PUSTAKA Dewi, Sutrisna. 2007. Komunikasi Bisnis. Yogyakarta : Percetakan Andi. https://putriningtiassari.wordpress.com/2014/11/13/komunikasi-lisan/.
Diakses
Pada
19
September 2016.
16
