KOMUNIKASI BISNIS MENDENGARKAN, BEKERJA DALAM TIM, DAN MEMAHAMI KOMUNIKASI NON VERBAL
KELOMPOK 2 A.A Ngr Mahaputra Bismantara
1515351062
I Gede Yoga Trisna Widya
1515351067
Komang Rurkiyasa Adi Putra
1515351071
Hardi Hermawan Prasetya
1515351086
Program Studi Non Reguler Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Udayana 2016
MENDENGARKAN, BEKERJA DALAM TIM, DAN MEMAHAMI KOMUNIKASI NON VERBAL
2.1. PROSES MENDENGARKAN DI TEMPAT KERJA Mendengarkan secara efektif memperkuat hubungan organisasi, meningkatkan pengiriman produk, menyiapkan organisasi akan peluang inovasi, dan memungkinkan organisasi tersebut mengelola pada era yang ditandai dengan meningkatnya keragaman angkatan kerja dan pelanggan yang dilayani perusahaan. Mendengarkan secara efektif sangat penting dalam proses membangun kepercayaan bukan saja antar organisasi, tetapi juga antar individu. Selama karir Anda sendiri, mendengarkan secara efektif akan memberi Anda keunggulan bersaing, meningkatkan kinerja, dan dengan demikian meningkatkan pengaruh Anda dalam perusahaan. Agar dapat mendengarkan secara efektif, Anda perlu melakukan lima langkah yang berbeda dengan baik. 1.Menerima: Anda memulai mendengarkan pesan secara fisik dan mengakui bahwa anda memang mendengarkan. Penerimaan secara fisik dapat terganggu oleh suara bising, pendengaran yang kurang baik, atau kurang menaruh perhatian. Beberapa ahli juga menyertakan pesan nonverbal sebagai bagian dari tahap ini, karena faktorfaktor tersebut juga memengaruhi proses mendengarkan. 2.Menafsirkan (decoding): Langkah Anda berikutnya adalah memberikan arti terhadap suara, yang dapat Anda lakukan menurut nilai-nilai, kepercayaan, ide, harapan, peran, kebutuhan dan sejarah pribadi Anda. 3.Mengingat: Sebelum Anda dapat bertindak berdasarkan informasi tersebut, Anda perlu menyimpannya terlebih dahulu untuk diproses di waktu yang akan datang. 4.Mengevaluasi: Dengan diterimanya pesan dari pembicara, langkah Anda berikutnya adalah mengevaluasi pesan tersebut dengan menerapkan keterampilan berpikir kritis. Pisahkanlah fakta dari opini dan evaluasilah kualitas bukti tersebut. 5.Merespon: Setelah Anda melakukan evaluasi terhadap pesan pembicara, Anda sekarang bereaksi. Bila Anda berkomunikasi dari satu orang ke satu orang lainnya atau dalam kelompok kecil, respons awal biasanya berupa umpan balik lisan. Bila Anda salah satu dari banyak audiens, respon awal Anda mungkin berupa tepuk
tangan, tertawa atau diam. 2.2. PENTINGNYA KOMUNIKASI NONVERBAL Komunikasi nonverbal memiliki beberapa bentuk, diantaranya adalah bahasa isyarat, ekspresi wajah, sandi, simbol-simbol, pakaian, seragam, warna dan intonasi suara. Isyarat-isyarat komunikasi nonverbal sangat penting terutama untuk menyampaikan perasaan dan emosi. Salah satu kebaikan komunikasi nonverbal adalah kesahihannya (reliabilitas). Hal ini berkaitan dengan tingkat kepercayaan yang tinggi terhadap kebenaran pesan-pesan yang disampaikan dengan menggunakan bahasa isyarat. Secara umum, orang akan lebih mudah menipu orang lain dengan menggunakan kata-kata daripada menggunakan gerakan tubuh (bahasa isyarat). Komunikasi dengan menggunakan kata-kata akan lebih mudah dikendalikan daripada dengan menggunakan bahasa isyarat (gerakan badan/tubuh) atau ekspresi. Hal ini disebabkan oleh sifatnya yang spontan. Dengan memperhatikan isyarat nonverbal, seseorang dapat mendeteksi kecurangan, atau menegaskan kejujuran pembicara. Komunikasi nonverbal penting artinya bagi pengirim dan penerima pesan, karena sifatnya yang efisien. Suatu pesan noverbal dapat disampaikan tanpa harus berpikir panjang, dan pihak audience juga dapat menangkap artinya dengan cepat. 2.3. KETERAMPILAN KOMUNIKASI LISAN Komunikasi merupakan suatu keterkaitan antara individu-individu dengan organisasi. Kemampuan untuk memahami apa yang sedang terjadi sangat tergantung pada kepekaan seseorang sebagai komunikan. Bila dinamika komunikasi telah diketahui, apa yang sedang terjadi dalam suatu organisasi dapat terbaca dengan akurat. Jaringan komunikasi yang jelas juga memungkinkan tersampaikannya pesanpesan dengan baik. Disamping itu, ketrampilan komunikasi, kemampuan membaca, menulis, mendengar, dan berbicara, sangat penting dan harus dimiliki oleh para pemimpin perusahaan, karena merupakan factor yang sangat memengaruhi keberhasilan dalam dunia bisnis. Seorang sekretaris, pelatih manajemen, akuntan, analisis keuangan, pialang,
peneliti,
atau
spesialis
sumber
daya
manusia,
membutuhkan
kemampuan
berkomunikasi dengan orang lain secara efektif dan efisien. Namun demikian, beberapa jenis pekerjaan memerlukan ketrampilan komunikasi yang lebih besar dari pada yang lain. Sebagai contoh, seorang salesman atau spesialis hubungan masyarakat (public relation) memerlukan ketrampilan komunikasi yang lebih besar disbanding seorang peneliti di laboraturium. Beberapa ketrampilan khusus yang diperlukan dalam komunikasi bisnis adalah : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Membaca Mendengarkan Membuat atau melakukan percakapan yang menarik Melakukan wawancara Berhubungan dengan kelompok-kelompok kecil Berpidato dan melakukan presentasi Menulis surat, memo, dan laporan Cara terbaik untuk meningkatkan kemampuan berkomunikasi adalah melalui
latihan dan praktek-praktek.
2.4. BEKERJA DALAM TIM Tim tidak hanya penting dalam upaya ilmiah; dalam bidang lainnya pun bekerja dengan orang lain merupakan hal yang sudah umum dan penting. Dalam sebuah survey nasional arsitek dan arsitek landscape, lebih dari 75 persen dari mereka melaporkan bahwa mereka “selalu” atau “sering” bekerja dalam tim. Motorola, Ford dan 3M telah menggunakan tim untuk menjadi pemimpin di dalam bidang mereka. Salah satu keuntungan dari bekerja dalam tim adalah productivity (produktivitas). Penelitian menunjukan bahwa pepatah lama yang mengatakan “two heads are better than one” bisa jadi benar adanya: dipahami dengan baik dan secara efisien bekerja dalam kelompok dapat menghasilkan solusi yang lebih banyak dibandingkan dengan individu yang bekerja sendirian, dan solusi yang dihasilkan lebih baik. Selain produktivitas yang dihasilkan lebih baik, the accuracy (akurasi) dari bekerja dalam tim juga lebih tinggi dibandingkan dengan bekerja secara individu. Seperti misalnya saat diberi tugas untuk menciptakan sebuah produk baru. Sekelompok orang dari penjualan, pemasaran, design, teknik, dan manufaktur kemungkinan akan mempertimbangkan semua sudut yang penting, sementara jika dikerjakan hanya dengan satu atau dua orang tanpa perspektif yang luas seperti bekerja dalam
kelompok maka mungkin hal tersebut akan membuat kita kehilangan beberapa ide penting. Tim tidak hanya dapat memproduksi produk yang lebih baik; tim juga bisa menciptakan antusiasme yang lebih dari para anggota di dalam tim tersebut. Orangorang biasanya akan lebih berkomitmen kepada suatu keputusan jika mereka memiliki bagian dalam membuat keputusan tersebut. Karakteristik dari Bekerja dalam Tim Sebuah kelompok kerja atau tim adalah kumpulan orang yang saling bergantung dengan identitas yang sama yang berinteraksi satu sama lain, biasanya bertatap muka dari waktu ke waktu, untuk mencapai tujuan. Dari definisi ini, kita bisa menyimpulkan beberapa karakteristik dari bekerja dalam tim yang bisa membantu Anda untuk mengembangkan cara kerja Anda lebih efektif. 1.
Size Banyak ahli mengatakan bahwa kumpulan yang terdiri dari dua orang bukanlah kelompok karena mereka cara mereka berinteraksi tidak sama dengan cara kumpulan yang terdiri dari tiga orang atau lebih. Sebagai contoh, dua orang yang bekerja bersama-sama dapat menyelesaikan sengketa hanya dengan membujuk satu sama lain, menyerah, atau berkompromi. Dalam kelompok, bagaimana pun juga, anggota dapat membentuk aliansi dan menekan minoritas. Penelitian dalam sejumlah perusahaan telah menemukan bahwa kelompok yang terdiri dari 10-anggota lebih sering menghasilkan hasil yang lebih baik pada tingkat yang lebih cepat dan dengan profit yang lebih tinggi daripada kelompok yang jumlahnya hingga beberapa ratus. Ada beberapa alasan mengapa ukuran tidak diterjemahkan ke dalam efektivitas: orang-orang mulai bertindak dengan cara yang formal. Anggota dari tim memiliki sedikit kesempatan untuk ikut berpartisipasi, karena beberapa anggota yang talkative lebih mendominasi kelompok tersebut. Anggota yang lebih pendiam kehilangan identitas mereka dan menjadi kurang berkomitmen kepada kelompoknya.
2.
Interaksi Sebuah kumpulan orang-orang yang bekerja di sebuah perusahaan biasanya akan saling berinteraksi dan bertukar informasi satu sama lain.
3.
Saling Bergantungan (Interdependence)
Anggota dari kelompok tersebut tidak hanya melakukan interaksi; mereka juga saling bergantung satu sama lain. Sebagai contoh, pekerja di dalam sebuah restoran: Jika kru kitchen gagal di dalam mempersiapkan pesanan dari pembeli secara benar, maka uang tip dari mereka akan menurun. Jika pegawai yang bertugas untuk membersihkan meja tidak mengerjakan tugas mereka dengan cepat, the servers akan mendapat keluhan dari pelanggan mereka. Di dalam sebuah restoran, seperti dalam setiap tim yang sesungguhnya, para pekerja adalah bagian dari interdependence system. 4.
Duration Sebuah kelompok yang berinteraksi selama beberapa periode waktu mengembangkan karakteristik tertentu. Sebagai contoh, sebuah kelompok akan cenderung untuk membentuk standar bersama tentang perilaku yang sesuai di dalam kelompok tersebut dan diharapkan agar para anggotanya memenuhi standar tersebut.
2.5.
RAPAT YANG PRODUKTIF Rapat adalah tempat komunikasi utama dalam dunia bisnis saat ini, apakah diadakan di ruang konferensi informal atau melalui internet sebagai rapat virtual seperti pada the Container Store. Rapat yang diselenggarakan dengan baik dapat membantu Anda memecahkan masalah, mengembangkan ide, dan mengidentifikasi peluang. Sayangnya, banyak rapat yang tidak produktif. Dalam studi baru-baru ini, para manajer senior dan madya melaporkan bahwa 56 persen rapat yang mereka selenggarakan benar-benar produktif dan 25 persen dapat diganti dengn telepon atau memp. Tiga problem rapat yang paling sering dilaporkan adalah keluar dari subjek pembicaraan, tidak ada agenda rapat, dan berlangsung terlalu lama. Anda dapat membantu perusahaan menyelenggarakan rapat lebih baik dengan cara menyiapkan rapat dengan baik, memimpin rapat secara efisien, dan menggunakan teknologi secara bijak.
Menyiapkan Rapat
Persiapan yang baik membantu Anda menghindari dua kesalahan besar pada rapat: (1) menyelenggarakan rapat padahal memo atau pesan lain dapat menggantikan rapat atau (2) mengadakan rapat tanpa memikirkan tujuan spesifik. Bahkan sebelum Anda memulai mempersiapkan rapat, pastikan bahwa rapat tersebut benar-benar dibutuhkan. Sesudah Anda yakin, lanjutkan dengan empat tugas persiapan: Identifikasi tujuan Anda. Walaupun banyak rapat mengombinasikan beberapa tujuan, kebanyakan rapat berfokus pada salah satu dari dua tipe berikut: Rapat informal yaitu rapat yang meliputi berbagai informasi dan mungkin koordinasi tindakan. Rapat pengambilan keputusan, yaitu rapat yang meliputi persuasi, analisis dan pemecahan masalah. Rapat tersebut sering memasukkan sesi brainstorming, yang diikuti dengan perdebatan terhadap alternatif-alternatif. Selain itu, rapat pengambilan keputusan mengharuskan setiap partisipan mengetahui sifat masalah dan kriteria untuk solusi masalah tersebut. Pilih partisipan untuk ikut rapat. Bila sesi tersebut benar-benar informal dan satu orang akan banyak berbicara. Anda dapat mengundang kelompok yang besar. Untuk rapat pemecahan masalah dan pembuatan keputusan, undanglah orang-orang yang berada dalam posisi langsung yang dapat membantu rapat mencapai tujuannya. Pilih waktu dan fasilitas. Untuk sesi kerja, rapat pagi hari biasanya lebih produktif daripada rapat sesi siang. Juga, pertimbangkan pengaturan tempat duduk: apakah barisan kursi tepat, atau apakah Anda membutuhkan meja konferensi atau pengaturan lain? Ditambah, berilah beberapa perhatian secara detail, seperti pada temperatur ruangan, pencahayaan, ventilasi, akustik, dan makanan kecil; setiap hal yang sepertinya kecil ini dapat membuat rapat berjalan baik atau tidak. Susun agenda. Kesuksesan rapat apapun tergantung pada persiapan para partisipan. Distribusikan agenda yang telah ditulis dengan baik kepada para partisipan, beri mereka waktu yang cukup untuk mempersiapkan diri jika dibutuhkan. Agenda yang produktif dapat menjawab tiga pertanyaan: (1) Apa yang kita butuhkan untuk dikerjakan dalam rapat ini agar mencapai tujuan kita? (2) Isu apa yang akan menjadi hal yang paling penting bagi semua partisipan? (3) Informasi apa yang harus tersedia dalam rangka membahas isu tersebut.
Memimpin dan Berpartisipasi dalam Rapat Untuk memastikan bahwa rapat produktif, pastikan Anda melakukan hal-hal berikut ini: Jaga agar rapat tetap berada di jalurnya. Para pemimpin rapat yang baik memberi petunjuk, menjadi perantara, memeriksa, menstimulasi dan merangkum jika situasinya menuntut. Pengalaman akan membantu Anda mengetahui kapan Anda menekan kelompok agar bergerak lebih maju dan kapan melangkah mundur dan membiarkan orang berbicara. Ikut aturan yang telah disepakati. Rapat bisnis secara keseluruhan memiliki jenjang mulai dari informal sampai sangat formal, lengkap dengan aturan detail untuk berbicara, mengusulkan item baru untuk didiskusikan, mengambil suara atas proposal yang diajukan, dan lain-lain. Semakin besar rapat formal menggunakan prosedur parlementer (parliamentary procedure), metode yang telah diuji untuk merencanakan dan menjalankan rapat yang efektif. Pedoman terbaik untuk menjalankan prosedur ini adalah Robert’s Rules of Order. Apa pun sistem aturan yang Anda terapkan, pastikan setiap orang memahami dengan jelas tentang apa yang diharapkan. Dorong partisipasi. Untuk partisipan yang pasif di dalam rapat, usahakan untuk mendesak mereka agar berbicara dengan cara meminta masukan mereka terhadap isu utama yang menyangkut mereka. Untuk partisipan yang terlalu banyak bicara, katakan saja bahwa waktu terbatas dan orang lain juga perlu didengarkan pendapatnya. Berpartisipasilah secara aktif. Bila Anda adalah peserta rapat, cobalah berkontribusi ke pokok permasalahan rapat dan haluskan interaksi para partisipan. Berbicaralah jika Anda mempunyai sesuatu yang bermanfaat, tetapi jangan memonopoli diskusi. Tutuplah dengan efektif. Pada akhir rapat, pastikan bahwa tujuan rapat terlah dicapai, bila belum, atur untuk menindaklanjutinya bila dibutuhkan. Rangkum kesimpulan umum disukusi tersebut atau buat daftar tindakan yang harus diambil. Pastikan semua partisipan menyetujui hasil rapat dan berilah mereka kesempatan untuk menjernihkan setiap kesalahpahaman.
DAFTAR PUSTAKA B. Adler. Ronald and Elmhorst. Jeanne Marquardt, Communicating at Work: Principles and Practices for Business and the Professions, 5th ed. United States of America: The McGrawHill Companies, Inc, 1996. Purwanto. Djoko, Komunikasi Bisnis, Jakarta: Erlangga, 1997 http://dokumen.tips/mendengarkan-bekerja-dalam-tim-dan-memahami-komunikasi.html
