MEMORANDO DE PLANIFICACION AUDITORIA ADMINISTRATIVA, GERENCIAL Y FINANCIERA DE LA EMPRESA VENTAS CHICLAYO S.A.C I.
FINALIDAD Esta presente auditoría auditoría tiene como finalidad los Estados Financieros, de acurdo
determinar la razonabilidad de
normatividad vigente así como la
capacidad de Gestión, Gerencial y Administrativa
de la empresa Ventas
Chiclayo S.A.C, durante el periodo al 31 de Diciembre del 2012.
II.
OBJETIVO DEL EXAMEN OBJETIVO GENERAL Determinar lo adecuado y razonable de las cifras establecidas en los estados financieros, en función de su objeto social, y el nivel de confiabilidad de los controles utilizados por la empresa ventas Chiclayo S.A.C.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Determinar la confiabilidad y exactitud de los datos contables y la efectividad de los procedimientos internos.
Ayudar a la gerencia a lograr la administración más eficiente de las operaciones de la Compañía, estableciendo procedimientos para adherirse a sus planes.
Revelar y corregir la ineficiencia en las operaciones.
Recomendar cambios necesarios en las diversas fases de las operaciones.
Averiguar el grado de protección, clasificación y salvaguarda de activos de la compañía contra pérdidas de cualquier clase.
III.
Dictaminar los estados financieros a diciembre 31 de 2012.
ALCANCE DEL EXAMEN De acuerdo a los objetivos mencionados, el examen a efectuarse se llevara a cabo,
de
acuerdo
con
las
Normas
Internacionales
de
Auditoria;
comprendiendo la revisión selectiva de la documentación que sustenta las operaciones de la Empresa Ventas Chiclayo S.A.C.
IV.
DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES DE LA ENTIDAD. 4.1 Creación La empresa Ventas Chiclayo S.A.C. se constituyó en la ciudad de Chiclayo por Escritura Pública del 10 de Agosto de 1972, su oficina de Administración queda en la Ciudad de Chiclayo y tiene una Sucursal de Ventas en Jaén.
4.2 Finalidad Su principal Actividad es la comercialización de Artefactos Electrodomésticos. Cuenta con Reglamento General de Organización y Funciones (ROF) elaborado en su fundación que es conocido por el 100% del personal.
4.3 Estructura Organizativa En la actualidad la Estructura Orgánica es la Siguiente:
a. Órganos de Alta Dirección.
Gerente General
b. Órganos Administrativos
Administrador.
Contador.
Auxiliares Administrativos.
Auxiliar Contable
c. Órganos de Apoyo
Secretaria de Gerencia.
Conserje.
d. Órganos de Línea
V.
Vendedores.
Almaceneros
Obreros.
NORMATIVIDAD APLICABLE
Ley Nº 26887 «Ley General de Sociedades»
Ley del Impuesto a la Renta
Normas Internacionales de Contabilidad.
Normar de Internacionales de Información Financiera.
Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas.
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.
Texto Único Ordenado de la Ley del Impuesto a la Renta .
VI.
INFORME A EMITIR Los resultados de Auditoria, se plasmara en el Informe Administrativo, el cual será presentado al despacho de la Gerencia General inmediatamente concluido el Informe correspondiente.
VII.
IDENTIFICACION DE LAS AREAS CRITICAS Efectuada la revisión preliminar de la Información brindada por la Empresa, se identificaron las siguientes áreas críticas:
VIII.
Cobranzas.
Almacén.
Ventas.
PUNTOS DE ATENCION En el desarrollo del trabajo de campo se tendrá en cuenta los aspectos siguientes:
IX.
Estados Financieros.
Planilla de Remuneraciones.
Comprobantes de Pago a Proveedores.
ordenes de pagos, normatividad aplicable
Guías de Remisión.
ESPECIALISTAS La comisión encargada del Examen Especial estará conformada por el siguiente personal:
APELLIDOSY NOMBRES Castañeda Dias Rocio Carhuapoma Alcantara Deysy Chapoñan Fanning Jesus
X.
CARGO Jefe de Comisión Auditor Señor Auditor
Guzman Campos Susan
Señor Auditor
Tarrillo Perez Jenny
junior Supervisor
FUNCIONARIOS DE LA ENTIDAD Los responsables de la Administración de la Empresa de la Empresa son: Gerente General, Administrador y Contador.
XI.
PRESUPUESTO DE TIEMPO
El periodo de nuestro examen corresponde de Julio - Agosto 2013 tendrá una duración de 45 días calendarios y se emitirá los siguientes documentos.
DETALLE
N°
Memorando de control Interno
días 20
entrega 01/07/ al 20/07
10
del 2013 21/07/ al 2 / 08
7
del 2013 5/08 al 13/08
Borrado del Informe Final Informe Final
Fecha de
del 2013 TOTAL DIAS
37
XII.
COSTO DE LA AUDITORIA Se utilizara un total de 400 horas con un costo de S/. 6,400 tal como se detalla a continuación.
APELLIDOSY NOMBRES
CARGO
C/H
HORAS
COSTO TOTAL 1400
Jefe de
20
Comisión Auditor
15
55
825
Chapoñan Fanning Jesus
Señor Auditor
15
55
825
Guzman Campos Susan
Señor Auditor
10
55
550
Tarrillo Perez Jenny
junior Supervisor
10
40
400
400
4000
Castañeda Dias Rocio Carhuapoma Alcantara Deysy
TOTAL
70
XIII.
PROGRAMA DE AUDITORIA
ENTIDAD:
EMPRESA VENTAS CHICLAYO S.A.C
PERIODO:
2012
OBJETIVO: Determinar lo adecuado y razonable de las cifras establecidas en los estados financieros, en función de su objeto social, y el nivel de confiabilidad de los controles utilizados por la empresa ventas Chiclayo sac
N°
PROCEDIMIENTOS
REF. HECHO FECHA PT
1
Verificar si los Estados Financieros están elaborados de acuerdo a las NIC Y NIIF.
2
Verificar la existencia y aplicación de una política para el manejo de las cuentas por cobrar. Determinar la eficiencia de la política para el manejo de
3
las cuentas por cobrar.
4
Observar si los movimientos en las cuentas por cobrar se registran adecuadamente.
5
Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado del manejo de las cuentas por cobrar. Al igual que el conocimiento y cumplimiento de éste por parte de los clientes y deudores.
6
Verificar con los estados financieros de las empresas relacionadas si el monto de las utilidades a repartir corresponde a los documentos por cobrar a empresas relacionadas.
POR
7
Verificar que los comprobantes de pago cumplan con los requisitos legales y formales establecidos por Ley.
8
Verificar físicamente junto con la persona responsable de las cuentas por cobrar los documentos que respalden los documentos por cobrar.
9
Comprobar
físicamente
la
existencia
de
las
Mercaderías en Almacén. 10
Verificar qué cuentas por cobrar han sido canceladas oportunamente, con atrasos, o si no han sido pagadas o protestadas.
11
Verificar que los montos cobrados por concepto de intereses hayan sido debidamente calculados.
12
13
Verificar que los datos de los deudores sean correctos, nombre, RUT, domicilio particular y laboral, etc.
Verificar el historial de todos los documentos por cobrar.
14
Verificar que los comprobantes de ventas, estén correlativamente su serie y numeración.
15
Verificar que las condiciones de almacenaje de los inventarios sean las óptimas. Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado de los cargos diferidos y de la salvaguarda de los suministros de oficina. Al igual que el conocimiento y cumplimiento de este por parte de
16
los empleados.
Determinar 17
claramente
las
funciones,
responsabilidades y obligaciones del personal que tienen a su cargo la custodia del efectivo y la autorización de pagos previos
18 Verificación de la práctica de conteos físicos de los inventarios existentes Periódicamente. 19
20
Verificar
si los movimientos en los inventarios se
registran adecuadamente, modificando los documentos que estén involucrados en la entrada y salida de Inventarios y las cuentas correspondientes.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO OBJETIVO: Determinar lo adecuado y razonable de las cifras establecidas en los estados financieros, en función de su objeto social, y el nivel de confiabilidad de los controles utilizados por la empresa ventas Chiclayo S.A.C. Aspectos Relacionados al control interno 1. ¿existe control adecuado sobre el efectivo recibido diariamente? 2. ¿elaboran un informe diario de ventas para el control interno de la empresa? 3. ¿disponen de caja chica destinada para los desembolsos en pequeñas proporciones? 4. ¿posee un control especifico riguroso sobre el uso de las chequeras del banco? 5. ¿existe una sola persona que se encarga de las cuentas por cobrar?
SI NO
Observación
6. ¿existen provisiones para cuentas incobrables? 7. ¿establecen parámetros de cumplimiento de metas en cuanto a la recuperación de mora? 8. ¿se verifica la exactitud de facturas de ventas ¿ 9. ¿se sumarizan y se clasifican las facturas por un departamento distinto al de contabilidad para suministrar una verificación sobre ventas efectuada? 10. ¿ todas la compras de bienes son efectuadas a través de órdenes de compra , están pre numeradas y debidamente autorizadas? 11. ¿las compras se basan en requisiciones y puntos de máximos y mínimos? 12. ¿existen bienes que requieren de solicitudes de cotización? 13. ¿existe una persona encargada en contabilidad que controle la secuencia numérica de las ordenes de compra? 14. ¿se notifica inmediatamente al departamento de contabilidad sobre las mercancías devueltas a los proveedores? 15. ¿las facturas de proveedores son registradas inmediamente después de recibidos? 16¿existe procedimientos para evaluar y justificar las cuentas por cobrar a nuestros clientes? 17. ¿cuenta con planes de trabajo para la selección , reclutamiento y capacitación de personal? 18. ¿existe una estructura organizacional en la presente empresa? 19. ¿existe políticas de contratación de personal?
20. ¿posee la empresa organigrama actualizados? 21. ¿todos los empleados conocen sobre la organización actual de la empresa? 22. ¿existe un control y revisión de facturas por ventas por diferentes departamentos? 23. ¿se sumarizan y se clasifican las facturas por otro departamento distinto al departamento de contabilidad?
