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ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS CON MICROSOFT PROJECT 2010

PRESENTACIÓN • • • • •

Profesión Experiencia en Gerencia de Proyectos Experiencia en MS Project Expectativas del curso Limitaciones que comentar (acceso Internet, Software, horario, etc.)

SOFTWARE A UTILIZAR Se requiere tener instalado: • MS Project 2010 Español (Profesional o Estándar) • MS Office Excel 2010 para la clase 9 • MS Office Visio 2010 para la clase 9

AGENDA DEL CURSO • Clase 1: Introducción a la Dirección de Proyectos (4h) • Clase 2: Inicio de un proyecto (4h) – Procesos en el inicio de un proyecto – Entorno de MS Project – Creando y definiendo un proyecto

• Clase 3: Gestión de Alcance (4h) – Introducción a la EDT – Creación del EDT en MS Project 2010

AGENDA DEL CURSO • Clases 4,5,6, 7 : Gestión de Tiempo y Costo(16h) – Ingreso de tareas – Creación de dependencias – Estimación de recursos – Estimación de tiempo – Restricciones y delimitaciones(deadlines) – Aplicación de calendario de recursos y tareas (uso del task inspector y Team Planner) – Ruta crítica – Elaboración del Presupuesto

AGENDA DEL CURSO • Clase 8: Seguimiento y Control (4h) – Actualización de avance – Análisis de Valor Ganado y pronósticos

• Clase 9: Control de Cambios y replanificación (4h) – Registro de control de cambios – Actualización del plan del proyecto

• Clase 10: Reportes (4h)

AGENDA DEL CURSO

• Clase 11: Gestión proyectos (4h)

de

Múltiples

• Clase 12: Repaso y examen final(4h)

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS CON MICROSOFT PROJECT Clase 1 Introducción a la Dirección de Proyectos

AGENDA Los Proyectos y la Organización

Contexto de la Dirección de Proyectos

PMI® y el PMBOK®

Ciclo de vida del proyecto

Estimación, Planificación y Control de Recursos

LOS PROYECTOS Y LA ORGANIZACIÓN


INICIACIÓN ¿Por qué se da origen a un proyecto? • Demanda del mercado • Necesidad del negocio • Requerimiento del cliente • Avance tecnológico • Necesidad legal • Necesidad social


ORGANIZACIÓN Y PLANES DE NEGOCIO Plan de Negocio Objetivo 1 Objetivo 2 Objetivo 3 Objetivo 4

Plan de Operaciones

DIRECCIÓN

Plan de Instalaciones

OPERACIONES

Operación del día

¿A que Gerencia pertenece el proyecto?

Gestión de Instalaciones Operación del día

Proyecto 1 Proyecto 2 Proyecto 3

Plan Tecnológico

Ventas y Marketing

TECNOLOGÍA

Operación del día Proyecto 4 Proyecto 5 Proyecto 6

Plan de Ventas y Marketing

Operación del día Proyecto 7 Proyecto 8 Proyecto 9

Proyecto 10 Proyecto 11 Proyecto 12

Evento de lanzamiento Estimación, Planificación y Control de Recursos

ORGANIZACIÓN Y PLANES DE NEGOCIO Plan de Negocio Objetivo 1 Objetivo 2 Objetivo 3 Objetivo 4

PROYECTO 3

COMITÉ

PROYECTO 1

PROYECTO 8

PROYECTO 2

PROYECTO 4

PROYECTO 11

Operación del día

PROYECTO 5

PROGRAMA CARTERA

Operación del día

LAS DIFICULTADES QUE ENFRENTAN LOS PROYECTOS Principales razones del fracaso de los Proyectos

• Stakeholders no identificados • Debil gestión de cambios • Inadecuada comunicación • Expectativas no realistas • Falta de apoyo de la Alta Gerencia 0% Estimación, Planificación y Control de Recursos

10%

20%

30%

Porcentaje terminado estimado

EL SÍNDROME DEL 90% TERMINADO 100 90 80

99 100 98 98 98 95 95 Entrega real

75

60 50 40

Entrega programada

30 20 10 0 0 1

2

3

4

5

6

7

8

Tiempo

9

10 11 12 13

El PMBOK® …. • Es un marco de referencia técnico de los principios de Gerencia de Proyectos • Es un enfoque simplificado a la gerencia de proyectos para Gerentes de Proyecto y Líderes de Proyecto, Miembros del Equipo de Proyecto y otros Stakeholders • NO ES un reemplazo de guía dada por otros estándares tales como ISO 9000, CMM, IEEE, entre otros.


EL PMBOK® CREA PRINCIPIOS COMUNES PARA MUCHAS DISCIPLINAS Trabajador Interfaz con el Cliente Cliente

Interfaz con el Proyecto Gerente de Contrataciones

Gerente de Proyecto Supervisor Interfaz con la Gerencia Ingeniero de Adquisiciones Alta Gerencia

Gerente Financiero

CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

CICLO DE VIDA DE PROYECTOS Uso de Recursos / Costos

Implementación

Desarrollo

Cierre

Concepción


Tiempo

EL CONTEXTO DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS

¿QUÉ ES UN PROYECTO? • Un proyecto es un esfuerzo temporal enfocado a crear un producto, servicio o resultado • Atributos de un proyecto

– Propósito único – Temporal • Principio • Fin

– Elaboración progresiva • Involucra incertidumbre Estimación, Planificación y Control de Recursos

¿QUÉ ES LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS? DEFINICION OFICIAL La Gerencia de Proyectos es “la aplicación del

conocimiento,

herramientas

y

habilidades,

técnicas

a

las

actividades de un proyecto para poder cumplir

los

requerimientos

proyecto”. ( PMBOK® 2004) Estimación, Planificación y Control de Recursos

de

un

PROYECTO EXITOSO TRADICIONAL Cuando finaliza – En el tiempo previsto. – Dentro del presupuesto. – Con los resultados y especificaciones esperadas. – Con la aceptación del cliente. – Nos permite usar al cliente como referencia. – Sin perturbar el flujo de trabajo de la organización. – Sin conflictos con la cultura de la organización.

SISTEMA CICLO DE VIDA PRODUCTO Madurez

Deterioro

Lanzamiento al Mercado

Investigación Básica

Crecimiento

Investigación Aplicada

ROI

Muerte

Investigación y Desarrollo

Inversión

0$ Punto de Equilibrio Concepción Desarrollo Implementación Cierre Estimación, Planificación y Control de Recursos

PROCESOS DE LA GERENCIA DE PROYECTOS

A


PROCESOS DE LA GERENCIA DE PROYECTOS Compromiso para ejecutar el proyecto

Enfoque para ejecutar el proyecto

Coordinación de stakeholders y otros recursos

Monitoreo, métricas y toma de acciones correctivas

A


Aceptación formal del producto y finalización del Proyecto

3.- PROCESOS DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS

NIVEL DE ACTIVIDAD

3. Ejecución* *Etapas del proyecto

2. Planeación*

5. Cierre*

1. Inicio*

4. Control* INICIO

TERMINO TIEMPO

ÁREAS DE CONOCIMIENTO ( PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE) Gerencia de Calidad

Gerencia del Costo

Gerencia del Tiempo

Gerencia del Alcance

Gerencia de Integración

Gerencia de Comunicaciones

Gerencia del Riesgo

Gerencia de Recursos Humanos

Gerencia de Adquisiciones

FASES DEL PROYECTO Programa Programa Proyecto Proyecto 11

Proyecto Proyecto 2

Fase Fase 22

Fase Fase m

Fase Fase11

Proyecto 3

Proyecto nn Proyecto

Subproyecto Subproyecto x Procesos de Iniciación

Procesos de Control

Procesos de Planeación Procesos de Ejecución

Procesos de Cierre

Procesos de Iniciación

Procesos de Planeación

Procesos de Ejecución

Procesos de Control Procesos de Cierre

DESARROLLAR EL PLAN DE GESTIÓN DE PROYECTO


DESARROLLAR EL PLAN DE GESTIÓN DE PROYECTO • Los procesos del Plan del Gestión del Proyecto, incluye las acciones necesarias para definir, integrar y coordinar todos los planes subordinados en un único plan. • El plan de Gestión del Proyecto se actualiza y revisa a través del proceso de Control Integrado de Cambio. • Define cómo el proyecto se ejecuta, monitorea y controla, y se cierra. • Documenta los resultados de los procesos de planeación e incluye: – Los procesos seleccionados de gerencia de proyectos – El nivel de implementación de cada proceso seleccionado – La descripción de las técnicas y herramientas que se usarán para ejecutar los procesos

DESARROLLO DEL PLAN DEL PROYECTO Planeación Alcance

Definición Alcance

Definición Actividades

Secuencia

Desarrollo Programación

Estimación Duraciones

Planeación Recursos

Estimación Costos

Presupuesto

Desarrollo Plan Proyecto

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS CON MICROSOFT PROJECT Clase 2 Inició del Proyecto Creación del proyecto

PROCESOS DE INICIACIÓN de un nuevo proyecto o la continuación de un proyecto existente a su siguiente fase.

Autorización

formal


INICIO ADMINISTRATIVO DEL PROYECTO (REGLAS DE ORO) • Que exista un compromiso claro. • Que se tenga definido los tres objetivos primordiales. • Que se haya nominado el Gerente de Proyecto. • Que se comunique este arranque a las personas del primer nivel. • Que se haya completado la documentación de apertura. Estimación, Planificación y Control de Recursos

EL ACTA DE PROYECTO O “PROJECT CHARTER” • Los componentes principales son: – Nombre del proyecto y fecha de autorización – Nombre del Gerente de Proyecto e información de contacto – Descripción del producto (o servicios) y alcance del proyecto – Un resumen de las estrategias para el manejo del proyecto – Principales roles y responsabilidades – Plan, presupuesto y cronograma preliminar – Supuestos y restricciones base de la planeación preliminar

EL ACTA DE PROYECTO O “PROJECT CHARTER” • Los componentes principales son: – Área de firmas de aceptación por los principales “stakeholders” del proyecto. – Comentarios y observaciones de los principales “stakeholders” del proyecto.

“El beneficio o valor que la Empresa conseguirá con el éxito del Proyecto” Estimación, Planificación y Control de Recursos

EL ENTORNO DE MS PROJECT Office Project Professional 2010, en adelante “MS Project” presenta la siguiente interfaz para realizar un cronograma de proyecto el cual puede incorporarse en nuestros planes de gestión de proyecto. THE RIBBON (CINTA DE OPCIONES)

View Shortcuts (Acceso a Vistas)

Zoom Slider

EL ENTORNO DE MS PROJECT QAT (Quick Access Toolbar) Barra de Acceso Rápido

EL ENTORNO DE MS PROJECT Backstage view

DEMOSTRACIÓN DEL ENTORNO DE MS PROJECT

CREANDO Y DEFINIENDO UN PROYECTO Creación del proyecto Como Aplicar Un Calendario Base Al Proyecto

Definir El Calendario Del Proyecto

Información del proyecto

Configuración del proyecto

CREACIÓN DEL PROYECTO En MS Project hay 3 formas para crear un proyecto: Desde una plantilla:

Desde un proyecto:

En Blanco:

DEMOSTRACIÓN

INFORMACIÓN DEL PROYECTO

• • • • •

Ir a menú Archivo – Propiedades Ingresar el título Objetivo (asunto) Gerente de Proyecto (administrador) Resumen del alcance (comentarios)

DEMOSTRACIÓN

CONFIGURACIÓN DEL PROYECTO Definir como se va a construir el proyecto, desde: Fecha de inicio = Hacia adelante Fecha fin es calculado Se trabaja con la restricción (LAP) Fecha fin = Hacia atrás Fecha de inicio es calculado Se trabaja con la restricción (LMTP)

DEMOSTRACIÓN

DEFINIR EL CALENDARIO El Calendario: • Determina los días de trabajo para las tareas y los recursos humanos • Se define horas, días laborables y los días feriados • Es el calendario base para el proyecto

DEMOSTRACIÓN • Configuración general • Creación de un calendario

APLICACIÓN DE UN CALENDARIO BASE AL PROYECTO • Demostración

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS CON MICROSOFT PROJECT Clase 3 Gestión de Alcance

CREACIÓN DEL EDT CON WBS CHART PRO Introducción a la EDT

Creación de un EDT

El EDT en MS Project

INTRODUCCIÓN A LA EDT

¿QUÉ ES UN EDT?

Un Método para lograr una Descomposición Lógica de un elemento grande o complejo Las piezas se descomponen sucesivamente en piezas más y más pequeñas hasta obtener una pieza de un tamaño razonable. El EDT organiza el Alcance TOTAL del Proyecto Desarrollo del EDT

EJEMPLO DE EDT DE LA CONSTRUCCIÓN DE UNA CASA

Desarrollo del EDT

DESCOMPOSICIÓN Niveles: Primer nivel: Únicamente un elemento. Generalmente el nombre del proyecto. Segundo nivel: Sin embargo es el primer nivel de descomposición, con los mayores entregables o subproyectos o fases. Tercer nivel: Continua con la descomposición de los entregables del segundo nivel.

• Identificar y analizar los entregables del Proyecto • Estructurar y organizar el WBS • Descomponer desde los componentes mayores hasta los niveles más bajos • Desarrollar y asignar la identificación del ID EDT a cada componente • Verificar si el grado de descomposición es el necesario y suficiente • El nivel más bajo de descomposición es denominado Paquete de Trabajo

Ejemplo de EDT de la construcción de una casa

PRIMER NIVEL

Desarrollo del EDT

Ejemplo de EDT de la construcción de una casa

SEGUNDO NIVEL

Desarrollo del EDT

Ejemplo de EDT de la construcción de una casa TERCER NIVEL

Desarrollo del EDT

EL EDT EN MS PROJECT • Ser muy estrictos al aplicar este procedimiento. • Cada tarea resumen representa un entregable del EDT. • Las tareas resumen que se descomponen en tareas son los paquetes de trabajo.

EL EDT EN MS PROJECT • Ser muy estrictos al aplicar este procedimiento. • Cada tarea resumen representa un entregable del EDT. • Las tareas resumen que se descomponen en tareas son los paquetes de trabajo.

CREACIÓN DE UN EDT • Utilice los niveles que se indican en el menú: Vista, Esquema, Esquema de nivelación …

DEMOSTRACIÓN • Creación del EDT del Proyecto

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS CON MICROSOFT PROJECT Clase 4 Creación del Cronograma

CLASE 4.- CREACIÓN DEL CRONOGRAMA Ingreso de tareas

Estimación de recursos y tiempo

Secuenciamiento de tareas

INGRESO DE TAREAS

Con los paquetes de trabajo, el siguiente paso es identificar las actividades que harán posible llevar a cabo la realización de nuestro paquete de trabajo. La lista de actividades en el cuadro mostrado, facilitarán el ingreso de actividades en el área “Definición de Tareas” Cada ítem está asociado a una actividad. Importante: Las actividades no se escriben en el EDT, son listadas directamente en el MS Project 2010

INGRESO DE TAREAS E HITOS • Seleccione toda la fila del paquete de trabajo • Luego: – Utilice el botón derecho del mouse, opción nueva tarea – Ingrese el nombre de la tarea – Si hay mas tareas/hitos, seleccione toda la fila de la tarea

• Ordene la lista según el orden de ejecución – Seleccione toda la fila de la tarea – Utilizando el mouse, ubique la posición de la tarea

• Demostración

INGRESO DE TAREAS E HITOS • Seleccione toda la fila del paquete de trabajo • Luego: – Utilice el botón derecho del mouse, opción nueva tarea – Ingrese el nombre de la tarea – Si hay mas tareas/hitos, seleccione toda la fila de la tarea

• Ordene la lista según el orden de ejecución – Seleccione toda la fila de la tarea – Utilizando el mouse, ubique la posición de la tarea

• Demostración

SECUENCIAMIENTO DE TAREAS • Empezando desde el nivel 1, establecer el orden de entrega de los Entregables y paquetes de trabajo, • Luego: – – – –

Con el uso de los botones: Seleccione toda la fila del paquete de trabajo Ubique el entregable en donde corresponda Repita hasta secuenciar todos los entregables

• Demostración

SECUENCIAMIENTO DE TAREAS • Empezando desde el nivel 1, establecer el orden de entrega de los Entregables y paquetes de trabajo, • Luego: – – – –

Con el uso de los botones: Seleccione toda la fila del paquete de trabajo Ubique el entregable en donde corresponda Repita hasta secuenciar todos los entregables

• Demostración

SECUENCIAMIENTO DE TAREAS G B A D

C E

H F

Involucra identificar y documentar relaciones lógicas entre actividades, es decir, desarrollar un diagrama de red. Desarrollo del EDT

MÉTODO DE DIAGRAMACIÓNPORPRECEDENCI A (PDM) G B A D

C E

Desarrollo del EDT

H F

SECUENCIAMIENTO DE TAREAS Relaciones de la Tareas Fin a Comienzo

A B B no puede comenzar hasta que A termine ID 1

Task Name

Duration

2

TASK A TASK B

2 days 2 days

3

Week 1 % Complete Sun

Mon

Tue

50% 0%

4

EJEMPLOS

Wed

Thu

Fri

Sat

Week 2 Sun

Mon

SECUENCIAMIENTO DE TAREAS Relaciones de las Tareas

Fin a Fin

A B no puede terminar hasta que A termine

B ID 1

Task Name

Duration

2

TASK A TASK B

2 days 2 days

3

% Complete

Week 1 Sun

Mon

Tue

50% 0%

4

EJEMPLOS

Wed

Thu

Fri

Sat

Week 2 Sun

Mon

SECUENCIAMIENTO DE TAREAS Relaciones de las Tareas Comienzo a Comienzo B no puede comenzar hasta que A comience

A B ID 1

Task Name

Duration

2

TASK A TASK B

2 days 2 days

3

Week 1 % Complete Sun

Mon

Tue

50% 0%

4

EJEMPLOS

Wed

Thu

Fri

Sat

Week 2 Sun

Mon

SECUENCIAMIENTO DE TAREAS Relaciones de las Tareas Comienzo a Fin B no puede terminar hasta que A comience

B A Week 1 % Complete Sun

ID 1

Task Name

Duration

2

TASK A TASK B

2 days 50% 2 days 0%

3

Mon

Tue

4

EJEMPLOS

Wed

Thu

Fri

Sat

Week 2 Sun

Mon

SECUENCIAMIENTO EN MS PROJECT

Las dependencias de las tareas debe ser una consecuencia de cómo se va a llegar a los productos finales del proyecto. Esto implica la participación de un especialista así como los principales líderes técnicos involucrados en la ejecución del proyecto.

Para establecer el tipo de dependencia entre las tareas de un proyecto, se debe tener en cuenta estas cuatro relaciones:

APLICACIÓN DE ADELANTOS Y RETRASOS

• Un

Adelanto

(Lead):

permite

la

aceleración de la actividad sucesora. • Un Retraso (Lag): causa una demora en la actividad sucesora.

DEMOSTRACIÓN – FORMA 1 •En Menú Vista - Diagrama de Gantt •Forma 1: • Seleccione la fila entera de la tarea predecesora • Seleccione la fila entera de la tarea sucesora • Presione el botón:

DEMOSTRACIÓN – FORMA 2, 3 •En Menú Vista - Diagrama de Gantt •Forma 2, utilizando la columna “Predecesoras”, ingresando el identificador de las tareas •Forma 3, en la ventana “información de la tarea”, en el tab predecesoras. •Demostración

DEMOSTRACIÓN – FORMA 2, 3 •En Menú Vista - Diagrama de Gantt •Forma 2, utilizando la columna “Predecesoras”, ingresando el identificador de las tareas •Forma 3, en la ventana “información de la tarea”, en el tab predecesoras. •Demostración

ESTIMACIÓN DE RECURSOS Y TIEMPO

Duracion × Unidades = Trabajo

ESTIMACIÓN DE RECURSOS Y TIEMPO Formula de programación:

Duración × Unidades = Trabajo

Duración es el número de días útiles para finalizar la tarea. Unidades es la cantidad en horas hombre de recursos a utilizar por día. Trabajo es el total de horas hombre que se requiere para finalizar la tarea.

ESTIMACIÓN DE RECURSOS Y TIEMPO Uso de la formula: ESCENARIO 1

ESCENARIO 2

Paso 1: Configurar la tarea como Trabajo Fijo

Paso 1: Configurar la tarea como Duracion Fija

Paso 2: Ingresar el valor en la Columna Trabajo

Paso 2: Ingresar el valor en la Columna Duracion

Paso 3:

Paso 3:

Ingresar los recursos

Resultado: La Duración es calculado

Ingresar los recursos

Resultado: El trabajo es calculado

ESTIMACIÓN DE RECURSOS Y TIEMPO Como determina el escenario: Escenario 1 La duración de la tarea directamente se afecta por la cantidad de recursos humanos de la tarea Escenario 2 La duración no depende de la cantidad de recursos humanos asignados a la tarea

PASO 1 - CONFIGURACIÓN DEL TIPO DE TAREA En Menú Vista - Diagrama de Gantt Inserte la columna Trabajo Inserte la columna Tipo Inserte la columna Condicionada por el esfuerzo y seleccione No • En la columna Tipo, en la lista seleccione el tipo de tarea, de acuerdo al escenario. • Demostración • • • •

PASO 1 - CONFIGURACIÓN DEL TIPO DE TAREA En Menú Vista - Diagrama de Gantt Inserte la columna Trabajo Inserte la columna Tipo Inserte la columna Condicionada por el esfuerzo y seleccione No • En la columna Tipo, en la lista seleccione el tipo de tarea, de acuerdo al escenario. • Demostración • • • •

PASO 2 – INGRESAR EL ESTIMADO DE TIEMPO

• Si está en el escenario 1: Ingrese el estimado en la columna Trabajo (se interpreta en horas) • Si está en el escenario 2: Ingrese el estimado en la columna Duración (se interpreta en días útiles) • Demostración

PASO 2 – INGRESAR EL ESTIMADO DE TIEMPO

• Si está en el escenario 1: Ingrese el estimado en la columna Trabajo (se interpreta en horas) • Si está en el escenario 2: Ingrese el estimado en la columna Duración (se interpreta en días útiles) • Demostración

PASO 3 – INGRESAR LOS RECURSOS • Consideraciones:

Identificar el tipo de recursos a utilizar: Trabajo Material Costo

Disponibilidad del recurso en el periodo de ejecución de la tarea. Los recursos asignados son suficientes para finalizar la tarea de acuerdo a los estimados realizados.

ESTIMACIÓN DE RECURSOS Y TIEMPO En Ms Project podemos utilizar los recursos:

Trabajo

Materiales Costo *Presupuesto

USO DE RECURSOS GENÉRICOS Util para los siguientes casos: Aún no se identifican quienes son el equipo de trabajo del proyecto Aún no se tiene estimado la cantidad de recursos de un determinado perfil Asignar un grupo de trabajo de un determinado perfil. Ejm Cuadrilla de obreros

¿QUÉ SIGNIFICA EL CAMPO/COLUMNA UNIDADES MÁXIMAS?

• Actua como el límite disponible de horas de un recurso por día • Se muestra como un valor decimal o un valor porcentual. 1.0 es equivalente al 100%

INGRESO DE RECURSOS • Estando en el Diagrama de Gantt haga Clic en Vista – Hoja de Recursos. • Ingrese los recursos que va a utilizar. • Demostración.

INGRESO DE RECURSOS • Estando en el Diagrama de Gantt haga Clic en Vista – Hoja de Recursos • Ingrese los recursos que va a utilizar • Demostración

PASO 3 – INGRESAR LOS RECURSOS Demonstración:

• Asignación de recursos: – Forma 1Utilizando “Información de la tarea” – Forma 2 – Herramienta Asignar recursos • Tip: Revisar la disponibilidad del recurso

PASO 3 – INGRESAR LOS RECURSOS Demonstración:

• Asignación de recursos: – Forma 1Utilizando “Información de la tarea” – Forma 2 – Herramienta Asignar recursos • Tip: Revisar la disponibilidad del recurso


CLASE 5.- CREACIÓN DEL CRONOGRAMA Restricciones y delimitaciones

Entendiendo la programación

Calendario de tareas

Calendario de recursos

RESTRICCIONES Y DELIMITACIONES Son formas comunes de definir restricciones: Delimitador (fecha límite), fecha meta para finalizar una actividad. Esta acción no afecta la programación dinámica de MS Project.

Restricción de fechas, para el inicio o finalización de las actividades. Son de 8 tipos.

USO DE DELIMITACIONES Y RESTRICCIONES ¿Qué aplicaría en: – Traslado de bienes a través del ascensor de carga que solo se usa los fines de semana – Convención cuya fecha no se puede modificar – Entrega del primer borrador de un libro – Entrega a la Gerencia del presupuesto del próximo año

DEMONSTRACIÓN / PRÁCTICA:

• ¿Cómo crear y ver un delimitador? • ¿Que ocurre si no se cumple con un delimitador?

IMPLICACIONES DEL DELIMITADOR EN LA RUTA CRÍTICA • ¿Las fechas del delimitador afectan la programación dinámica de MS Project? • ¿Afectan la ruta crítica?

CONSIDERACIONES DE USAR UN DELIMITADOR Si la tarea se retrasa no se cumplirá con el delimitador Los delimitadores no son visibles en todas las vistas La demora permisible puede recalcularse La ruta crítica delimitador

puede

cambiar

por

un

RESTRICCIONES Categoría Flexible (por defecto)

Tipo Lo más tarde posible (LMTP) Lo antes posible (LAP) No empezar antes que (SNET)

Semi-flexible

No finalizar antes que (FNET) No empezar más tarde que (SNLT) No finalizar más tarde que (FNLT)

Inflexible

Debe finalizar en (MFO) Debe empezar en (MSO)

EFECTO DE LAS RESTRICCINES EN LA PROGRAMACIÓN DE MS PROJECT RESTRICCIONES FLEXIBLES Sin fecha específica No afecta la programación dinámica de MS Project

RESTRICCIONES SEMI-FLEXIBLES Con una fecha específica, según el tipo Tiene precedencia sobre los calendarios dependencias

y

las

y

las

RESTRICCIONES INFLEXIBLES Con una fecha específica, según el tipo Tiene precedencia sobre los calendarios dependencias

TASK INSPECTOR (INSPECCIÓN)

DEMONSTRACIÓN / PRÁCTICA: • Creación de restricciones • Ubicando restricciones accidentales • Prevención de restricciones accidentales • Eliminación de restricciones

CONSIDERACIONES AL USAR LAS RESTRICCIONES No se muestran las restricciones flexibles y son utilizados por MS Project siempre. Las restricciones semi flexibles e inflexibles tienen precedencia sobre las dependencias. El ingreso manual restricciones.

de

fechas

a

una

tarea

crean

El arrastre de las barras del diagrama de Gantt crean Restricciones. Para ubicar tareas con restricciones se pueden utilizar el filtr: “tareas con fchas fijas”.

USO DE CALENDARIOS DE RECURSOS Y TAREAS Calendario de tareas Util para complejas, restrictivas

registrar restriciones más como periodos y fechas

Es util para programar la ejecución de actividades fuera del horario normal de trabajo definido para el proyecto

DEMONSTRACIÓN / PRÁCTICA: COMO CAMBIAR EL CALENDARIO DE UNA ACTIVIDAD.

USO DEL CALENDARIO DE UN RECURSO Indica y controla la disponibilidad del recurso. Tiene mayor precedencia que el calendario del proyecto. Se puede configurar para que tenga mayor precedencia que el calendario de la tarea.

DEMONSTRACIÓN / PRÁCTICA: COMO CAMBIAR EL CALENDARIO DE UN RECURSO.

EL COMPORTAMIENTO DE LA FORMULA DE PROGRAMACIÓN:

Trabajo = Duración×Unidades ó

Duracion = Trabajo/Unidades

DEMONSTRACIÓN: USO DEL TIPO DE TAREA PARA CALCULAR EL TRABAJO Y LA DURACIÓN

COMO MS PROJECT REALIZA LOS CÁLCULOS Para cada tarea del cronograma: 1 Una variable debe ser fija 2

Se ingresa o modifica una segunda variable

Ms Project realiza el cálculo de la tercera 3 variable

DEMONSTRACION: CAMBIO EN LAS VARIABLES NO FIJAS

RECOMENDACIONES PARA REDUCIR LOS ERRORES EN LA PROGRAMACIÓN: Al cambiar una variable: No cambie la variable fija. Si desea cambiar la variable fija siga otro procedimiento. Después de un cambio primero acepte antes de cualquier otro cambio. Si el cálculo final matemáticamente no es correcta, remueva los recursos e intente nuevamente.

RECOMENDACIONES PARA CAMBIAR LA VARIABLE FIJA Para cambiar la variable fija: 1 Revise y registre el tipo de tarea 2 Cambie el tipo de tarea 3 Cambie la variable “fija” 4 Acepte el cambio 5 Revise el cálculo 6 Cambie el tipo de tarea al valor original

DEMONSTRACIÓN: CAMBIO DE LA VARIABLE FIJA

USO DE LA VARIABLE: CONDICIONADA POR EL ESFUERZO (MÁS DE UN RECURSO) Duración fija con condicionado por el esfuerzo activado

Se considera que la duración y el trabajo son fijos. Ante un nuevo recurso, Ms Project recalcula la asignación de las unidades.

Unidades fija con condicionado por el esfuerzo activado

Se considera que las unidades y el trabajo son fijos. Ante un nuevo recurso, Ms Project recalcula la duración.

DEMONSTRACIÓN: USO DE LA VARIABLE CONDICIONADA POR EL ESFUERZO CON DURACIÓN FIJA O CON UNIDADES FIJAS

Tipo de Tarea El tipo de tarea define en qué manera MS Project utilizará la fórmula de programación: Trabajo = Duración x Unidades. Existen tres tipos de tarea: - Duración Fija: Es cuando se tiene certeza que la duración de la tarea permanece constante, independientemente de los cambios en cantidad de recursos asignados o cantidad de trabajo. - Unidades Fijas: Es cuando se tiene certeza que la cantidad de recursos asignados a la tarea permanece constante, respecto a los cambios de duración o de trabajo. - Trabajo Fijo: Es cuando se tiene certeza que la cantidad de trabajo necesario para completar la tarea permanece constante, independientemente de cambios en la cantidad de recursos asignados o la duración de la tarea.

Tipo de Tarea


CLASE 6.- CREACIÓN DEL CRONOGRAMA Ruta crítica

Nivelación de recursos

Uso racional de los recursos

RUTA CRÍTICA • La Ruta Crítica es la ruta más larga a través de la red • Determina la longitud del proyecto • Toda red tiene al menos una ruta crítica • Es posible que haya proyectos con más de una ruta crítica

RUTA CRÍTICA B

Inicio

A

C

D Red de actividades

E

Fin

RUTA CRÍTICA ¿Cuál es la ruta crítica de la red anterior?

• Este proyecto tiene tres rutas posibles:

– Inicio – A – B – E – Fin – Inicio – A – C – E – Fin – Inicio – A – D – Fin • ¿Cuál es la duración de cada una?

RUTA CRÍTICA

¿Cómo se encuentra la ruta crítica?

• Es necesario agregar a la red los tiempos de cada actividad • Los tiempos se agregarán en cada nodo • Las flechas sólo representan la secuencia de las actividades

RUTA CRÍTICA ¿Cómo se encuentra la ruta crítica? 2

B 0

Inicio

4

3

5

A

C

E

1

D

0

Fin

RUTA CRÍTICA •En Menú Vista - Diagrama de Gantt de Seguimiento •Para ampliar el rango de demora permitida: • En el Menú - Archivo – Opciones – Cálculo •Ingrese su preferencia “Las Tareas son críticas si la demora es menor o igual a:”

Uso racional de los recursos Disponibilidad y uso de los recursos El valor del campo trabajo se calcula según la formula: Trabajo= Duracion × Unidades de asignación La unidades libres (horas) para asignar se calcula según la formula: Disponibilidad Restante = Disponibilidad total − Trabajo

Demostración • Revisar los recursos en rojo en Menú – Recurso – hoja de recursos • Uso de la vista Gráfico de Recursos – Menú Recurso - Gráfico de Recursos – Botón derecho del mouse – seleccionar Unidades de asignación

Demostración • Uso de la Vista Organizador de Equipo

Nivelación de los recursos Demostración • Uso de la vista de asignación de recursos – Menú Vista – mas vistas – Asignación de recursos – Identificar formas de resolver la sobreasignación

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS CON MICROSOFT PROJECT Clase 7 Elaboración del presupuesto

Clase 7.- Elaboración del presupuesto Procesos de Gestión de Costo

Presupuesto del proyecto

Ingreso de costos

Procesos de Gestión de Costos Cuánto esperamos que cueste?

Cómo manejaremos las variaciones entre nuestro plan y lo real?

Cuándo lo gastaremos?

Estimación del Presupuesto

146

Procesos de Gestión de Costos

Planeación de Recursos Estimación de Costos

Presupuesto de Costos Control de Costos


147

TIPOS DE COSTOS DEL PROYECTO • Mano de Obra • Materiales • Contratos • Apoyo • Depreciación

+

• Beneficios • Gastos generales • Administración

+

• Contingencias • Reserva de Riesgos • Bonificaciones • Administración

Costos Totales del Proyecto Estimación del Presupuesto

148

ESTRUCTURA DEL PRESUPUESTO Los costes directos, atribuibles directamente al proyecto Los costes indirectos, necesarios para recuperar los gastos generales de la empresa que no son imputables directamente a cada proyecto La contingencia del Proyecto, necesaria para cubrir aquellos aspectos de difícil estimación, ejem. Riesgos. Debe haber una única contingencia administrada por el Gerente de Proyecto Estimación del Presupuesto

149

ESTRUCTURA DEL PRESUPUESTO El margen del Proyecto, diferencia entre el Precio Venta y el coste total del Proyecto, incluida la contingencia. Precio de Venta, monto por el cual se venden los servicios.


150

(Algunas) Fuentes de Costos del Proyecto Trabajo Subcontratado

Materiales Mano de Obra

Arrendamiento Equipos Costos de los Paquetes de Trabajo Servicios

Gastos generales


Herramientas y Suministros

151

Técnicas para Estimación de Costos Analogía

Estimación de arriba hacia abajo (“top-down) utilizando juicio de expertos, con base en proyectos similares anteriores. Provee un estimado general, poco exacto.

De abajo hacia arriba o “Bottom-up”

Con base en las tareas del WBS, adicionando los estimados de agregación hasta llegar al proyecto total. Provee el estimado más exacto.

Paramétricas

Modelos matemáticos para predecir los costos del proyecto. Se clasifican en:

Herramientas Computarizadas

1. Regresión

Diagrama de dispersión. Más general.

2. Curva de aprendizaje

Mejoramiento de la eficiencia con base en la repetición. Más detallado.

Paquetes de software para múltiples industrias que automatizan las técnicas de Analogía, Bottom-up y las Paramétricas.

ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO La parte monetaria del plan de proyecto – aprobado al finalizar la fase de planeación Plan de gastos para el proyecto programados en el tiempo Agregado de todos los costos del proyecto – puede incluir utilidad Muestra el perfil de flujo de efectivo y gastos El WBS es la clave – regla del 2% Los costos se identifican por categoría y procedencia


153

Elaboración del Presupuesto Relación Costo – Tiempo :

Ejemplo “Diseño Camiseta Santa Fe” Se necesitan 1000 camisetas Se estima la mano de obra en 1200 horas a $9.000/hora Materiales y suministros $2,100.000 Servicios de limpieza $200.000 Contratos - Alquiler de computadores $450.000 Costos administrativos: mano de obra (67%), Materiales (9%), Servicios (57%), Contratos (17%) La utilidad deseada es 25%


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Costos del Proyecto y Precio Proyecto “Diseño Camiseta Santa Fe” Fuente Mano de Obra Materiales Servicios Contratos Total Proyecto

Costo Bruto % Admon. 67% $ 10,800,000 9% $ 2,100,000 57% $ 200,000 17% $ 450,000 $ 13,550,000

Costo Admon. $ 7,236,000 $ 189,000 $ 114,000 $ 76,500 $ 7,615,500

Costo Total Utilidad Precio Total 25% $ 22,545,000 $ 18,036,000 25% $ 2,861,250 $ 2,289,000 25% $ $ 314,000 392,500 25% $ $ 526,500 658,125 $ 26,456,875

El precio de cada camiseta debe ser de $26.457


156

Presupuesto del Proyecto en el tiempo

Período de Tiempo (Meses) Períodos de reporte A B C D E

$ $ $ $ $

6,500 9,000 5,000 5,000 7,000

Totales $ 32,500

1 $ 2,000 $ 3,000

2

$ 1,500

$ 5,000

$ 1,500

3 4 5 6 $ 2,000 $ 2,500 $ 3,000 $ 3,000 $ 2,500 $ 1,000 $ 1,500 $ 2,500 $ 1,000 $ 3,000 $ 2,000 $ 2,000 $ 9,000

$ 9,000

$ 6,000

$ 2,000

Presupuesto del Proyecto en el tiempo

Dólares ($)

Presupuesto Acum ulado del Proyecto 40000 30000 20000 10000 0 1

2

3

4

5

6

Período de Tiem po (Meses)


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Tipo de costos del Proyecto MS Project Costo basado en tasas: costo que se calcula en función de las tasas de pago (tasas estándar y tasas de horas extra.) especificadas para un recurso y la cantidad de trabajo realizado por ese recurso. Costo por uso: costo que se contrae cada vez que se utiliza un recurso o una vez por cada tarea finalizada asignada al recurso. Costo fijo: costo que se define para una tarea y no para un recurso. Los costos fijos no cambian, independientemente de la duración de la tarea o del trabajo realizado en la tarea por un recurso.


159

Tipo de costos del Proyecto MS Project Recurso de costo: recurso que permite acumular costos puntuales o periódicos que pertenecen a una tarea. Entre los recursos de costo se incluyen los pasajes de avión y el alojamiento. Suelen ser costos puntuales de cada tarea, aunque puede haber varios apuntes distintos para ese costo mientras dure la tarea. Recurso de presupuesto: recurso que se aplica al proyecto en su totalidad. Los recursos de presupuesto representan la capacidad máxima de un proyecto de consumir unidades monetarias, de trabajo o de material. Sin embargo, esto no implica que un proyecto no pueda superar su presupuesto. Los recursos de presupuesto proporcionan un modo de comparar las cifras previstas con los costos continuos para poder realizar un seguimiento del estado fiscal del proyecto. Estimación del Presupuesto

160

Presupuesto del Proyecto MS Project En primer lugar, se crean los recursos de presupuesto que representan el presupuesto general del proyecto, incluidos los recursos de presupuesto para costos, trabajo y materiales. En segundo lugar, se asignan los recursos de presupuesto a la tarea de resumen del proyecto. De esta forma, los presupuestos se aplicarán a todo el proyecto. En tercer lugar, se especifican valores para los recursos de presupuesto. En cuarto lugar, se identifican otros recursos del proyecto que se van a supervisar y comparar con los recursos generales del presupuesto. Los recursos se identifican agrupándolos todos ellos (incluidos los recursos del presupuesto) según el tipo de presupuesto con el que se van a comparar. Por último, tras clasificar todos los recursos según el tipo de presupuesto al que pertenecen, se agrupan los recursos para compararlos con el presupuesto general definido para el proyecto.


161

Ingreso de Costos en MS Project Costo

Método

Estimación

Costos variables en función al costo unitario del recurso Ingresando un monto en el campo Costo fijo Utilizando un recurso tipo costo, asignando el monto a la actividad.

Configurando costos unitarios por defecto •Costo unitario por defecto estandar •Costo unitario por defecto para sobretiempo

Demostración • Ingreso de costos al proyecto • Revisión de costos • Creación del presupuesto base del proyecto

Demostración – Creación del Presupuesto Base • Uso de la vista Uso de tareas – Menú Vista – Uso de tareas – Ubicarse en el entregable principal del proyecto – En la parte derecha, botón derecho, solo habilitar la opción Costos – Establecer apropiadamente la escala de tiempo para la información

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS CON MICROSOFT PROJECT Clase 8 Seguimiento y control

Clase 8.- Seguimiento y control Actualización de avance

Pronósticos

Análisis de valor ganado

Actualización de avance Formula usada para calcular % avance:

Duración Actual Porcentaje (%) Completo = --------------------------------- × 100 (Duración Actual + Duración restante)

Consideraciones para la actualización del avance del proyecto Una estrategia de actualización debe cumplir con ser: Regular y consistente Disponible, relevante Comunicado al equipo de proyecto. Que evite conflictos Permita proyectar la fecha de finalización de las tareas y del proyecto. Con el nivel de detalle requerido

Línea Base en Ms Project Como se usa: Registra la estimación y el esfuerzo que se debe realizar, incluyendo: Recursos Costos Linea de Tiempo Verificar el desempeño real versus el desempeño esperado. En Ms Project se puede registrar hasta 11 lineas base.

Demostración de Línea Base •Como registrar una línea base •Menú Proyecto – Establecer Línea Base – Guardar Línea Base •Como ver la línea base •Menú Vista – Diagrama de Gantt •Luego, Menú Vista – Tablas – Mas tablas – Línea Base •Como Actualizar una línea base •Realizar los cambios necesarios •Menú Proyecto – Establecer Línea Base – Guardar Línea de Base

Seguimiento de la ejecución: 1 2

Asegurese de tener una linea base Recolecte informacíón del avance de la ejecución respecto a días: a.

Fechas de inicio, Fecha de finalización reales

b.

Si aún no ha finalizado la tarea, cuantos días lleva trabajando en la actividad y cuantos dias le falta para concluir.

Ingrese la información en MS Project Revise el pronóstico de lo que falta Repita los pasos 1 al 4 hasta que el proyecto este completo.

3 4 5

Demostración - avance de la ejecución •Especificar la fecha de corte (fecha de estado): •Menú Proyecto – Información del Proyecto – Fecha de estado •Para cada tarea a actualizar, cambiar el Tipo de tarea (OJO luego se restituirá nuevamente): •En la tarea a actualizar, Información de la tarea, opción Tipo de tarea – Seleccionar Unidades Fijas

Demostración - avance de la ejecución •Ingresar los valores: •Menú Vista – Gantt de seguimiento •Ubicarse en la tarea • Menú Proyecto– Actualizar Proyecto - Actualizar Tareas •Para cada tarea actualizada que aún no ha finalizado, restituir el tipo de tarea: •En la tarea a actualizar, Información de la tarea, opción Tipo de tarea – Seleccionar según el escenario durante la planificación

Demostración/Práctica: Revisión de los pronósticos •Menú Vista – Gantt de Seguimiento •Menú Vista – Tablas – Más tablas – Valor acumulado •Menú Vista – Tablas – Más tablas – Valor acumulado de programación

Seguimiento de Costos de la ejecución: 1

Asegurese de tener una linea base Recolecte informacíón de Costos reales de la ejecución :

2

a.

Materiales, Pago de personal y otros recursos utilizados que impactaron en costos.

b.

Gastos incurridos

Ingrese la información en MS Project Revise el pronóstico de costos de lo que falta Repita los pasos 1 al 4 hasta que el proyecto este completo.

3 4 5

Establecer Líneas Bases Adicionales A veces, se realiza el seguimiento de un proyecto durante un período de tiempo y después ocurre un cambio grande. En dichos casos, tener una Línea Base original podría no ser tan útil y aunque no tenga que reemplazarla por completo, puede que tenga otras Líneas Base más actualizadas que cumplan los requisitos de seguimientos diarios. Ver Múltiples Líneas Base

Demostración •Configurar MS Project para actualizar los Costos: •Menú Archivo – Opciones – Cálculo •Desmarcar la opción “Costos Actuales son siempre calculados por Ms Project” •Especificar la fecha de corte (fecha de estado): •Menú – Proyecto – Información del proyecto – Fecha de estado •Para cada tarea a actualizar, cambiar el Tipo de tarea (OJO luego se restituirá nuevamente): •En la tarea a actualizar, Información de la tarea, opción Tipo de tarea – Seleccionar Unidades Fijas

Demostración •Ingresar los valores: • Menú Vista – Uso de Tareas • Luego, Menú Vista - tablas - Seguimiento • Verificar y si corresponde ingresar los montos reales en la columna “Costo Actual” •Para cada tarea actualizada que aún no ha finalizado, restituir el tipo de tarea: •En la tarea a actualizar, Información de la tarea, opción Tipo de tarea – Seleccionar según el escenario durante la planificación

Demostración/Práctica: Revisión de los pronósticos de Costos •Menú Vista – Gantt de Seguimiento •Menú Vista – Tablas – Más tablas – Valor acumulado •Menú Vista – Tablas – Más tablas – Valor acumulado de costos

Analizando las variaciones

Atacando las variaciones • Entender claramente el origen de las variaciones, usar filtros con el botón • Asegurarse de la veracidad de los costos reales Técnicas para reducir/eliminar las variaciones: Utilizar recursos menos caros Evitar las horas extras (es es por costo) Acortar la duración del proyecto (si es por tiempo) Analizar la posibilidad de recortar el alcance Revisar las estimaciones

Discusión: Impacto en el cronograma cuando se reduce Costo y Duración Triple Restricción

ALCANCE Y CALIDAD

Reducción de costo = Generalmente el tiempo 1 (duración) se incrementa y usualmente el alcance se reduce. 2 Reducción de la Duración = Por lo general el Costo se incrementa y el alcance se reduce

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS CON MICROSOFT PROJECT Clase 9 Control de cambios y replanificación •Registro de control de cambios •Actualización del cronograma

Control de Cambios y Replanificación Control de Cambios •Los controles de cambio deben gestionarse a través del control integrado de cambios. •En MS Project se debe utilizar la Vista Diagrama de Gantt •Menú – Vista – Diagrama de Gantt •Si hay impacto en el alcance se debe actualizar el EDT así como las actividades y todo el cronograma •Si hay impacto en tiempo se debe modificar las estimaciones de tiempo en el cronograma •Si hay impacto en costos se debe actualizar los recursos las tasas, materiales, costos •Se debe actualizar la línea Base •Menú Proyecto – Establecer Línea Base – Guardar Línea de Base

CONTROL DEL PROYECTO USANDO EL VALOR GANADO El Valor Ganado es la medida que se usa para evaluar el progreso basado en el costo de trabajo realizado hasta la fecha de estado del Proyecto. El Valor Ganado se usa principalmente para: a) Medir el desempeño a lo largo del ciclo de vida del Proyecto. b) Reportar el progreso, ayuda a pronosticar el resultado futuro de un proyecto basado en el rendimiento hasta la fecha. c) Evaluar los progresos en relación a los datos de referencia y calculando las magnitudes de las variaciones. Usando Tablas de Valor Ganado

Control con Valor Ganado

Caso de Demostración de Control de Cambios y Replanificación

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS CON MICROSOFT PROJECT Clase 10 Reportes •Reportes básicos disponibles •Reportes manuales •Curva S

Reportes de MS Project • Existen seis categorías de informes disponibles: – – – – – –

Generales Actividades Actuales Costos Asignaciones Carga de Trabajo Personalizados

• En el menú – Haga clic en Informes. Aparecerá el cuadro de diálogo Informes, mostrando las categorías disponibles. – En el cuadro de diálogo Informes, haga doble clic en la categoría que desea mostrar – NOTA: La versión de Microsoft Project 2010 cuenta con un menú llamado Informes. Para que aparezca los informes haga clic en Informes – Informes.

Demostración de reportes disponibles en MS Project

•Informe De Presupuesto •Informes De Flujo de Caja •Informe Resumen del Proyecto •Informes Personalizados

Reportes manuales • Informes respecto al ambiente gráfico de MS Project para informes, aplicando copias de información como tablas Excel

Reporte de Ruta crítica • • • •

Menú Vista – Gantt de seguimiento Menú Vista – Filtros – Ruta Crítica Ocultar las columnas necesarias Demostración

Reporte para el plan de RRHH • Menú Vista – Uso de recursos • En la parte derecha, botón derecho, opción Trabajo • En la parte derecha se visualiza la información de horas necesarias por recurso • Para una mejor visualización se puede ajustar la escala de tiempo • Demostración

Reporte de seguimiento • Menú Vista – Gantt de seguimiento • Entre otros se tiene las siguientes opciones: – – – –

Menú Vista – Menú Vista – Menú Vista – Seleccione el

Filtros –Tareas completadas Filtros – más filtros – Tareas en proceso Filtros – más filtros – Tareas incompletas que corresponda

• Ocultar las columnas necesarias • Demostración

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS CON MICROSOFT PROJECT Clase 11 Gestión de múltiples proyectos

Clase 11.- Gestión de Múltiples Proyectos Inserción de un proyecto en un proyecto principal

Grupo de recursos (pool de recursos)

Cómo se ven afectados los recursos cuando se combinan los archivos

Realizar cambios en un subproyecto sin cambiar el archivo original

Mostrar una única ruta crítica para varios proyectos

Introducción a la gestión de Múltiples Proyectos • Proyecto Maestro proporcionan una estructura para la gestión de múltiples proyectos: – Para trabajar un programa de proyectos – Que forman parte de una jerarquía más compleja y hay que ver y administrar en su propio contexto – Proyectos Maestros simplificar proyectos complejos mediante la combinación de los subproyectos en un proyecto y la creación de una ventana del proyecto

Consideraciones para crear Proyecto Maestros • Es posible que vea los recursos duplicados • Subproyectos se pueden insertar o configurar como de sólo lectura • Un número de campos de ayuda se pueden insertar en las tablas • La ubicación y la información de la fuente de los archivos de subproyecto es visible tanto en la vista Diagrama de red y la vista de calendario • Puede desvincular la información subproyecto desde el archivo de proyecto de código • En cualquier momento, usted puede quitar los subproyectos que ya no son necesarios

Creando un Proyecto Maestro • Creación de un proyecto principal • Inserción de los subproyectos • Opciones de vinculación para los archivos insertados • Guardar y cerrar un proyecto principal

Demostración: Creando Proyectos Maestros El instructos demostrará como: •Crear un proyecto Maestro •Cómo cambiar las opciones de enlace cuando se inserta un subproyecto •Como reorganizar los subproyectos de un proyecto principal

Guía para crear un Proyecto Maestro • •

• • •

Entender que el formato de proyecto principal es heredada por los subproyectos insertados Entender que la adición de la capa adicional de proyectos principales para organizar sus proyectos también se añade la necesidad de una capa adicional en su plan de comunicación Entender cómo y cuándo usted necesita actualizaciones de la información que deban introducirse en los diversos proyectos Definir un método preferido para la gestión de múltiples recursos del proyecto Considere si usted quiere mostrar caminos críticos singulares o múltiples a través de su sub-proyectos y cómo desea estandarizar los cálculos de ruta crítica para todos los archivos de proyecto

Creando vinculos entre proyectos • Definición de las dependencias externas • Viendo las dependencias externas • Navegando por las dependencias externas • Actualizar las dependencias externas

Demostración: trabajando con vinculos externos • Como crear un vínculo a través de subproyectos en un proyecto principal • Como ver y editar los enlaces externos en un solo proyecto • leer y aceptar las actualizaciones enlace externo en un solo proyecto

Guía para trabajar con dependencias externas Vinculos externos pueden: • Cambiar la numeración de ID • Bloquear algún campo • Causa una ruta crítica para convertirse en una ruta discontinua • Se utiliza para gestionar la divergencia de las dependencias de la red cuando se utiliza con ciertos puntos de decisión • Ser configurado para actualizar automáticamente • Se muestra con sus atributos en un solo lugar

Calculando únicos o múltiples caminos críticos Único Proyecto, múltiples caminos críticos Mostrar líneas paralelas de la actividad Destacar el esfuerzo paralelo en la red de un solo proyecto de dependencias

Múltiples Proyectos, múltiples caminos críticos Se pueden crear para cada subproyecto No puede compartir las dependencias No se puede utilizar para mostrar múltiples proyectos en un proyecto principal

Demostración: Configurando Múltiples Caminos Críticos Su instructor le muestra cómo configurar las opciones de ruta crítica

Guía para trabajar con Caminos Críticos en Proyectos Maestros El Asistente para gráficos de Gantt se puede utilizar para personalizar el formato de las barras de tareas El uso de enlaces externos pueden causar una ruta crítica no continua La ruta crítica se puede utilizar para definir bien un rutas críticas o varias Un enlace de las dependencias en las tareas de resumen se puede hacer la ruta crítica difícil de seguir Dependencias circulares crean un cronograma que es más difícil de mantener Los campos pueden ser añadidos para obtener información adicional El agrupamiento y filtros pueden ser usados para aislar la pantalla de información que el proyecto requiere

Guardando y Abriendo Múltiples Proyectos • •

•

•

•

Trabajar con un proyecto principal suele ser mucho más eficiente que trabajar con todos los subproyectos individuales Cuando se trabaja con un proyecto principal y subproyectos, el comportamiento por defecto es para actualizar dinámicamente los subproyectos con todos los cambios En el cuadro de diálogo de Información del proyecto insertado, puede cambiar el enlace a un archivo de subproyecto de sólo lectura Al mantener vínculos de subproyecto como de sólo lectura, se debe abrir el proyecto principal antes de abrir cualquier archivo de subproyecto La información introducida al Proyecto en el cuadro de diálogo proporciona un método eficiente y directo de acceder a la información sobre el proyecto

Demostración: Guardar y Abrir Múltiples Proyectos • Su instructor demostrará cómo guardar y abrir un proyecto principal • Cambiar y guardar un proyecto maestro y subproyectos

Compartir recursos entre múltiples proyectos Resource Pool: Una sola fuente central, local de recursos para compartir entre varios proyectos Un enfoque alternativo Manera de crear numerosos proyectos Utiliza archivos que comparten recursos Fácil de Actualizar Se puede desconectar cuando ya no sea necesario

¿Qué es gestión de recursos en múltiples proyectos? • Disponibilidad de recursos de múltiples proyecto • Utilización de recursos de múltiples proyectos

Demostración: Gestión y análisis de recursos en múltiples proyectos El instructor demostrará como: •Crear un Pool de recursos •Compartir el Pool de recursos entre múltiples proyectos •Asignar recursos del Pool de recursos •Como hacer cambios en el Pool de recursos •Ver la utilización de recursos en múltiples proyectos

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS CON MICROSOFT PROJECT Clase 12 Repaso y exámen final

FIN

Material de estudio.pdf

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