Materi Pelatihan SNI ISO 19011-2012.pdf

CARSURIN Quality With Integrity

CARSURIN SNI ISO 19011: 2012

Panduan Audit Sistem Manajemen

by Bambang Arja QHSE

PT. CARSURIN

Wisma 77 – Tower 2, 19th Floor, Jl. Letjen S. Parman Kav. 77 Slipi, Jakarta 11410 | +62.21.2967.5868

www.carsurin.com

AGENDA

• Pembukaan

• Pre-test • Pelatihan Internal SNI ISO 19011:2012 Panduan Audit Sistem Manajemen • Post-test


HARAPAN


Peserta pelatihan:  mampu memahami serta menguasai persyaratan audit berdasakan ISO 19011  mampu memahami serta mengetahui alasan kenapa perlu dilaksanakan Audit Mutu Internal  menguasai trik dan cara melaksanakan audit internal yang efektif  mendapatkan pemahaman dan pengetahuan terkait dengan kompetensi apa saja yang harus dimiliki oleh seorang auditor internal

 mampu mengevaluasi dan menganalisa serta mampu memberikan tindakan perbaikan terkait dengan hasil temuan audit internal  bersama manajemen mampu mempersiapkan diri untuk menghadapi eksternal audit dari badan sertifikasi

SNI ISO 19011:2012 Panduan Audit Sistem Manajemen


DAFTAR ISI PENDAHULUAN

1. RUANG LINGKUP

2. ACUAN NORMATIF 3. ISTILAH DAN DEFINISI 4. PRINSIP AUDIT

5. PENGELOLAAN PROGRAM AUDIT 6. PELAKSANAAN AUDIT 7. KOMPETENSI DAN EVALUASI AUDITOR LAMPIRAN A: Panduan dan contoh ilustrasi pengetahuan dan keterampilan disiplin-spesifik auditor LAMPIRAN B: Panduan tambahan untuk auditor dalam perencanaan dan pelaksanaan audit



PENDAHULUAN

1. RUANG LINGKUP 2. ACUAN NORMATIF

3. ISTILAH DAN DEFINISI 4. PRINSIP AUDIT 5. PENGELOLAAN PROGRAM AUDIT

6. PELAKSANAAN AUDIT 7. KOMPETENSI DAN EVALUASI AUDITOR LAMPIRAN A: Panduan dan contoh ilustrasi penegtahuan dan keterampilan disiplin-spesifik auditor

LAMPIRAN B: Panduan tambahan untuk auditor dalam perencanaan dan pelaksanaan audit


PENDAHULUAN 2005

2002

2011

2006

2012

1 Oct 2002

ISO 19011:2002

27 Apr 2005

Adopsi identik SNI 19-19011-2005 ISO/IEC 17021:2006

ISO/IEC 17021:2011 15 Nov 2011

ISO 19011:2011 21 Sep 2012

Adopsi identik SNI ISO 19011:2012

PENDAHULUAN ISO 19011:2002 (SNI 19011:2008)


ISO 19011:2011 (SNI 19011:2012)

Lingkup hanya untuk sistem manajemen mutu (9001) dan lingkungan (14001)

Lingkup untuk semua sistem manajemen

Pemprograman audit ditampilkan lebih singkat

Pemprograman audit dijelaskan secara rinci

Prinsip: integritas, penyampaian yang objective, profesional, independen, pendekatan berdasarkan bukti

Prinsip: integritas, penyampaian yang objective, profesional, independen, pendekatan berdasarkan bukti, kerahasiaan keamanan informasi Pendekatan prinsip resiko dalam audit sistem manajemen

Kompetensi auditor, pengetahuan dan keterampilan serta attitude kompetensi auditor berdasarkan pendidikan

Evaluasi kompetensi auditor dibagi dalam umum dan spesifik

Evaluasi auditor secara singkat

Cara evaluasi kompetensi auditor lebih detail


PENDAHULUAN

• ISO 17021: 2011 – Requirements for third-party certification of management systems • ISO 19011: 2011 – Guidelines for auditing management systems

Lingkup Standar ISO 19011 dengan ISO/IEC 17021:2011 AUDIT INTERNAL

AUDIT EKSTERNAL Audit Pemasok

Audit Pihak Ketiga • Untuk Legal, Peraturan dan tujuan yang sama

Audit Pihak Pertama

Audit Pihak Kedua

• Untuk Sertifikasi (persyaratan dalam ISO/IEC 17021:2011)

PENDAHULUAN


Manfaat Audit: • Memastikan & mengkorfirmasi persyaratan Perpu terkait ditaati, • Menentukan tingkat kinerja sistem manajemen, • Membuktikan tangung jawab & komitmen manajemen terhadap penerapan sistem manajemen, • Memastikan risiko terkait telah dikelola & dikendalikan dengan baik, • Mengidentifikasi peluang penghematan sumberdaya dan biaya, perbaikan/ peningkatan kerja, • Proses, mencegah kehilangan/ kerugian dan peningkatan efisiensi, • Menyediakan informasi yang objektif dan mandiri yang dibutuhkan oleh pihak-pihak yang berkepentingan.



PENDAHULUAN






BAB 1 – Ruang Lingkup BAB 4 PRINSIP AUDIT

BAB 7 KOMPETENSI AUDITOR

SNI ISO 19011:2012 BAB 6 PELAKSANAAN AUDIT

BAB 5 PENGELOLAAN PROGRAM AUDIT



PENDAHULUAN





BAB 2 – Acuan Normatif


Tidak ada acuan normatif yang dikutip. Klausal ini dicantumkan untuk mempertahankan penomoran yang identik dengan standar sistem manajemen ISO lainnya.



PENDAHULUAN






BAB 3 - Istilah dan Definisi 3.6. klien audit 3.7. auditi 3.8. auditor 3.9. tim audit 3.10. tenaga ahli 3.11. pengamat 3.12. pemandu

3.1. audit 3.2. kriteria audit 3.3. bukti audit 3.4. temuan audit 3.5. kesimpulan audit

ISTILAH & DEFINISI 3.13. program audit 3.14. lingkup audit 3.15. rencana audit

3.16. risiko 3.17. kompetensi 3.18. kesesuaian 3.19. ketidaksesuaian 3.20. sistem manajemen


BAB 3 - Istilah dan Definisi 3.1. Audit

Sistematis

Proses yang

Independen Terdokumentasi

untuk memperoleh bukti audit & mengevaluasinya secara objektif untuk menentukan sampai sejauh mana kriteria audit dipenuhi.

BAB 3 - Istilah dan Definisi


CATATAN 1: Audit Internal atau Audit Pihak Pertama ORGANISASI

Auditi

Auditor Internal

Dilakukan oleh organisasi sendiri, atau atas nama organisasi sendiri untuk kaji ulang manajemen dan maksud internal lain (misalya untuk konfirmasi efektivitas sistem manajemen atau untuk memperoleh informasi pada peningkatan sistem manajemen).



Organisasi / Perusahaan harus melaksanakan Audit Internal yang dilaksanakan secara berkala pada interval waktu yang terencana. Persyaratan wajib audit internal dalam standard: • ISO 9001: 2008 Pasal 8.2.2 • OHSAS 18001: 2007 Pasal 4.5.5

• ISO 14001: 2004 Pasal 4.5.5



CATATAN 2: Audit Eksternal atau audit pihak kedua dan ketiga

auditor

auditor

Pihak Kedua

Pihak Ketiga

(pelanggan, personel lain atas nama organisasi)

(regulator, lembaga yang memberikan sertifikasi)

Audit pihak ketiga dilakukan oleh badan independen lain, misalnya badan sertifikasi yang menerbitkan sertifikat.

Organisasi

auditi

auditi

Audit pihak kedua dilakukan oleh pelanggan (Customer) atau badan atau seseorang yang ditunjuk oleh pelanggan.

auditi



CATATAN 3: Audit Kombinasi

ISO 9001

ISO 14001

OHSAS 18001

Audit Kombinasi Bila satu atau lebih sistem manajemen dengan lingkup yang berbeda di audit secara bersamaan



CATATAN 3: Audit Gabungan

Organisasi Audit A

Organisasi Audit B

Auditi

Audit Gabungan Bila dua atau lebih organisasi audit bekerjasama dalam mengaudit satu auditi

Istilah dan Definisi 3.2. Kriteria Audit

Seperangkat kebijakan, prosedur atau persyaratan (ISO 9001, ISO 14001, peraturan dan perundangan) digunakan sebagai acuan pembanding terhadap bukti audit 3.3. Bukti Audit

Rekaman, pernyataan mengenai fakta atau informasi lain yang terkait dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi.



Istilah dan Definisi 3.4. Temuan Audit

Hasil evaluasi bukti audit yang dikumpulkan terhadap kriteria audit.

Kesesuaian Ketidaksesuaian

√ x

3.5. Kesimpulan Audit

Hasil audit setelah mempertimbangkan tujuan audit dan seluruh temuan audit.

Istilah dan Definisi


3.6. Audit Klien:

organisasi atau personel yang meminta audit

3.7. Auditee:

organisasi yang diaudit

3.8. Auditor:

personel yang melaksanakan audit

3.9. Tim Audit:

satu atau lebih auditor melaksanakan audit, dapat didukung oleh tenaga ahli bila dibutuhkan

3.10. Tenaga Ahli:

personel yang memberikan pengetahuan atau keahlian khusus kepada tim audit

3.11. Pengamat (Observer): personel yang ikut tim audit tapi tidak melakukan audit 3.12. Pemandu (Guide):

personel yang ditunjuk oleh auditi untuk membantu tim audit



3.13. Program Audit:

pengaturan satu atau lebih audit yang direncanakan dalam jangka waktu tertentu dan diarahkan untuk maksud tertentu

3.14. Lingkup Audit:

cakupan dan batasan audit

3.15. Rencana Audit:

uraian kegiatan dan pengaturan audit

3.16. Risiko:

pengaruh ketidakpastian pada tujuan

3.17. Kompetensi:

kemampuan untuk menerapkan pengetahuan dan keterampilan untuk mencapai hasil yang diiginkan

3.18. Kesesuaian:

pemenuhan terhadap persyaratan

3.19.Ketidaksesuaian:

tidak memenuhi persyaratan



3.20 Sistem Manajemen: sistem untuk menetapkan kebijakan dan sasaran untuk mencapai sasaran tersebut. Management System: “set of

interrelated or interacting elements to establish policy and objectives and to

achieve those objectives”



PENDAHULUAN





BAB 4 – Prinsip Audit

4.1

• Integritas

4.2

• Penyampaian yang Objektif

4.3

• Profesional

4.4

• Kerahasiaan

4.5

• Independen

4.6

• Pendekatan berdasarkan bukti



4.1


• Integritas: dasar profesionalisme  Melakukan pekerjaan dengan kejujuran, ketekunan dan tanggung jawab  Mengamati dan memenuhi persyaratan hukum yang berlaku  Menunjukkan kompetensi  Melakukan pekerjaan secara netral, adil dan tidak bias  Peka terhadap pengaruh apapun yang dapat diberikan pada penilaian saat melakukan audit.



• Penyampaian yang objektif:

4.2

kewajiban untuk melaporkan secara benar dan akurat

 Temuan audit, kesimpulan audit, laporan audit  benar & akurat  Hambatan, perbedaan pendapat tidak terselesaikan  dilaporkan  Komunikasi  jujur, akurat, objektif, tepat waktu, jelas dan lengkap.



• Profesional: kesungguhan dan

4.3

ketepatan penilaian dalam audit

 Auditor  selalu berhati-hati sesuai dengan tugas dan kepercayaan yang diberikan  Menjaga profesionalitas  kemampuan dalam menentukan penilaian yang rasional dalam semua situasi audit.


4.4


• Kerahasiaan: keamanan informasi  Auditor  menjaga informasi yang diperoleh, mencakup penanganan informasi yang sensitif atau rahasia  Informasi  tidak digunakan secara tidak benar untuk kepentingan auditor atau klien audit atau merugikan kepentingan auditi.



• Independensi: dasar untuk

4.5

ketidakberpihakan audit dan kesimpulan audit yang objetif

 Auditor  independen, bebas dari bias dan konflik kepentingan, memelihara objektivitas dan kesimpulan audit di dasari oleh bukti audit  Auditor internal audit  independen dari manajer operasional pada fungsi yang di audit



• Pendekatan berdasarkan bukti: metode yang rasional untuk

4.6

mencapai kesim[pulan audit yang dapat diandalkan dan dapat direproduksi melalui proses audit yang sistematis

 Bukti audit  dapat diverifikasi berdasarkan sampel informasi yang tersedia



PENDAHULUAN





BAB 5 – Pengelolaan Program Audit


5.1. Umum 5.2. Penetapan Sasaran Program Audit 5.3. Penetapan Program Audit 5.4. Pelaksanaan Program Audit

5.5. Pemantauan Program Audit 5.6. Peninjauan dan Peningkatan Program Audit



5.1. Umum: Wewenang Membuat Program Audit

Memastikan tujuan program audit ditetapkan dan menugaskan satu atau lebih personel yang kompeten untuk mengelola program audit. Manajemen Puncak

Competence Personnel

BAB 5 – Pengelolaan Program Audit Aliran proses untuk pengelolaan program audit:




5.2. Penetapan Tujuan Program Audit

PERENCANAAN

Tujuan program audit dapat didasarkan pada pertimbangan: a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. k.

Prioritas manajemen Tujuan komersial dan bisnis lainnya Karakteristik proses, produk dan proyek, dan setiap perubahannya Persyaratan sistem manajemen Hukum dan persyaratan kontrak, dan persyaratan lainnya yang mana organisasi telah berkomitmen Kebutuhan untuk evaluasi pemasok Kebutuhan dan harapan dari pihak yang berkepentingan, termasuk pelanggan Tingkat kinerja auditi, tercermin dari kegagalan atau insiden atau leuhan pelanggan Risiko auditi Hasil audit sebelumnya Tingkat kematangan sistem manajemen yang diaudit.



5.2. Penetapan Tujuan Program Audit

PERENCANAAN

CONTOH tujuan program audit: a. peningkatan sistem manajemen dan kinerja b. Pemenuhan persyaratan eksternal  sertifikasi standar sistem manajemen c. Verifikasi kesesuaian persyaratan kontrak d. Menjaga kepercayaan kemampuan pemasok e. Efektifitas sistem manajemen f. Evaluasi kompatibilitas dan kesesuaian sistem manajemen organisasi secara keseluruhan.

BAB 5 – Pengelolaan Program Audit 5.3. Penetapan Program Audit

PERENCANAAN

5.3.1. Peran & tanggung jawab personel pengelola program audit 5.3.2. Kompetensi personel pengelola program audit 5.3.3. Penetapan cakupan program audit 5.3.4. Identifikasi dan evaluasi risiko program audit 5.3.5. Penetapan prosedur program audit 5.3.6. Identifikasi sumber daya program audit




5.3. Penetapan Program Audit

PERENCANAAN

5.3.1. Peran & tanggung jawab personel pengelola program audit

       

Menetapkan cakupan program audit Mengidentifikasi & evaluasi risiko program audit Menetapkan tanggung jawab audit Menetapkan prosedur untuk program audit Menetapkan sumber daya yang dibutuhkan Memastikan penerapan program audit Memastikan rekaman program audit dipelihara Memantau, meninjau dan meningkatkan program audit




PERENCANAAN

5.3.2. Kompetensi personel pengelola program audit Pengetahuan dan keterampilan dalam bidang:  Prinsip audit, prosedur dan metode  Standar sistem manajemen dan dokumen referensi  Kegiatan, produk dan proses auditi  Hukum dan persyaratan lain  Pelanggan, pemasok dan pihak berke[pentingan lainnya dari auditee.




PERENCANAAN

5.3.3. Penetapan cakupan program audit Tujuan, Lingkup, durasi Jumlah, kepentingan, kerumitan, lokasi Kriteria audit Kesimpulan audit internal/ eksternal sebelumnya Hasil kajian program audit sebelumnya Bahasa, masalah budaya dan sosial

Perhatian dari pihak yang berkepentingan Perubahan yang signifikan pada auditi atau operasinya Ketersediaan teknologi informasi & komunikasi untuk mendukung kegiatan audit khususnya audit jarak jauh Terjadinya kejadian internal dan eksternal



PERENCANAAN

5.3.4. Identifikasi dan evaluasi risiko program audit

•Gagal menetapkan tujuan audit •Gagal menentukan cakupan audit

PERENCANAAN

SUMBER DAYA •Waktu tidak cukup

•Tidak memiliki kompetensi

TIM AUDIT

PENERAPAN •Komunikasi tidak efektif

•Gagal melindungi rekamaqn audit

REKAMAN

PEMANTAUAN •Pemantauan tidak efektif




PERENCANAAN

5.3.5. Penetapan prosedur program audit

Menetapkan satu atau lebih prosedur, memuat hal berikut bila sesuai:        

Pertimbangan resiko perencanaan dan penjadwalan audit Penjaminan kerahasiaan dan keamanan informasi Pemastian kompetensi Pemilihan tim audit Pelaksanaan audit Pelaporan audit Pemeliharaan rekaman audit Pemantauan efektifivitas program audit


PERENCANAAN

5.3.6. Identifikasi sumber daya program audit Kebutuhan sumber daya keuangan Ketersediaan teknologi informasi & komunikasi

Metode audit

Waktu perjalanan, biaya , akomodasi

Ketersediaan auditor

Cakupan,& risiko program audit




5.4. Pelaksanaan Program Audit Umum [5.4.1]

TINDAKAN

Penetapan tujuan, lingkup dan kriteria [5.4.2] Pemilihan metode audit [5.4.3] Pemilihan anggota tim audit [5.4.4] Penetapan tanggung jawab [5.4.5] Pengelolaan hasil audit [5.4.6] Pemeliharaan rekaman audit [5.4.7]



5.4. Pelaksanaan Program Audit

TINDAKAN

Umum [5.4.1]

• • • • • •

Komunikasi program audit kepada pihak yang terkait, Menetapkan tujuan lingkup dan kriteria audit, Koordinasi dan jadwal audit, Memilih tim audit, Menyediakan sumber daya yang diperlukan, Pelaksanaan program audit sesuai waktu yang disepakati, • Kegiatan audit direkam dan dieklola dengan benar.




TINDAKAN

Penetapan tujuan, lingkup dan kriteria [5.4.2]

• Apa yang akan dicapai (tingkat kesesuaian system manajemen, kepatuhan terhadap hokum dan persyaratan kontrak, evaluasi efektivitas dan identifikasi potensi peningkatan)

• Lingkup audit konsisten dengan program dan tujuan audit • Kriteria audit digunakan sebagai referensi.




TINDAKAN

Pemilihan metode audit [5.4.3] Jangkauan pelibatan antara auditor dan auditi

Lokasi auditor Lapangan (On-site)

Jarak Jauh (Remote)

Interaksi manusia

• • • •

Melakukan wawancara Melengkapi daftar periksa Melakukan tinjauan dokumen Pengambilan contoh

Komunikasi interaktif: • Melakukan wawancara • Melengkapi daftar periksa • Melakukan tinjauan dokumen

Tanpa interaksi manusia

• •

Melakukan tinjauan dokumen Observasi pekerjaan yang telah dilakukan Kunjungan lapangan Melengkapi daftar periksa pengambilan contoh

• •

• •

•

Melakukan tinjauan dokumen Observasi pekerjaan yang telah dilakukan Menganalisis data

Kegiatan audit lapangan dilakukan dilokasi auditi. Kegiatan audit jarak jauh dilaksanakan di mana saja diluar lokasi auditi tanpa memandang jarak. Kegiatan audit interaktif melibatkan interaksi auditor dan auditi. Audit non interaktif tidak melibatkan interaksi dengan perwakilan auditi, tetapi interaksi dengan peralatan, fasilitas dan dokumentasi.




TINDAKAN

Pemilihan anggota tim audit [5.4.4]

• Penunjukan anggota tim audit termasuk ketua tim dan ahli teknis untuk audit tertentu, • Tim audit dipilih dengan mempertimbangkan kompetensi. Jika hanya ada satu auditor, auditor tersebut melaksanakan seluruh tugas seperti ketua tim audit, • Jika kompetensi yang diperlukan tidak tercakup oleh auditor, tenaga ahli dengan kompetensi tambahan sebaiknya ikut serta dalam tim, dengan arahan auditor namun tidak bertindak sebagai auditor, • Auditor magan dapat diikutsertakan dan berpartisipasi seusia arahan dan petunjuk auditor CATATAN: klausul 7 berisi panduan kompetensi auditor.




TINDAKAN

Penetapan tanggung jawab ketua tim audit untuk setiap audit [5.4.5]

• Menetapkan tanggung jawab untuk ketua tim audit, • Penugasan dibuat dalam waktu yang cukup sebelum tanggal penjadwalan audit, • Memastikan pelaksanaan setiap audit efektif, • Informasi tugas mencakup hal berikut, jika sesuai: ₋ Bahasa pelaksanaan dan laporan audit ₋ Isi laporan audit dan distribusi yang dibutuhkan ₋ Hal yang berkaitan dengan kerahasiaan ₋ Persyaratan K3 bagi auditor ₋ Tindak lanjut tindakan, missal audit sebelumnya jika ada ₋ Koordinasi dengan kegiatan audit lain, dalam audit bersama.




TINDAKAN

Pengelolaan hasil audit [5.4.6]

• Tinjauan dan persetujuan laporan audit termasuk evaluasi kesesuaian dan kecukupan temuan audit • Tinjauan analisis akar permasalahan dan keefektifan tindakan perbaikan dan pencegahan • Distribusi laporan audit kepada manajemen puncak dan pihak terkait

• Penentuan kebutuhan untuk audit tindak lanjut.




TINDAKAN

Pemeliharaan rekaman audit [5.4.7]

• Personel pengelola program audit memastikan rekaman audit dibuat, dikelola dan dipelihara, • Kerahasiaan terkait dengan rekaman audit ditangani • Rekaman mencakup hal berikut:  Rekaman terkait dengan setiap program audit  tujuan, cakupan, risiko, peninjauan kefektifan program audit  Rekaman terkait setiap individu  rencana dan laporan audit, laporan ketidaksesuaian, laporan tindakan koreksi dan pencegahan, laporan audit tindaklanjut jika sesuai  Rekaman terkait personel audit  kompetensi dan evaluasi kinerja anggota tim audit, pemilihan anggota tim audit, pemeliharaan dan peningkatan kompetensi.



PERIKSA

5.5. Pemantauan Program Audit

Evaluasi

Evaluasi

Evaluasi

Evaluasi

• Kesesuaian program, jadwal, & tujuan audit

• Kinerja anggota tim audit

• Kemampuan tim audit menerapkan rencana audit

• Umpan balik pimpinan puncak, auditi, auditor dan pihak terkait lain


TINDAKLANJUT

5.6. Tinjauan dan Peningkatan Program Audit

a.

Hasil pemantauan program audit

b.

Kesesuaian prosedur program audit

c.

Pelibatan kebutuhan dan harapan dari pihak terkait

d.

Rekaman program audit

e.

Alternatif atau metode audit baru

f.

Keefektifan pengukuran risiko

g.

Kerahasiaan dan keamanan informasi




PENDAHULUAN





BAB 6 – Pelaksanaan Audit

6.1. Umum 6.2. Permulaan Audit

6.3. Persiapan Kegiatan Audit 6.4. Pelaksanaan Kegiatan Audit 6.5. Persiapan dan Distribusi Laporan Audit

6.6. Penyelesaian Audit 6.7. Pelaksanaan Tindaklanjut Audit



BAB 6 – Pelaksanaan Audit 6.1. Umum

Gambaran Kegiatan Audit:

Pelaksanaan Tindaklanjut Audit (6.7)

Penyelesaian Audit (6.6) Persiapan dan Distribusi Laporan Audit (6.5)

Pelaksanaan Kegiatan Audit (6.4) Persiapan Kegiatan Audit (6.3) Permulaan Audit (6.2)



6.2. Permulaan Audit Umum (6.2.1): Tanggung jawab pelaksanaan audit

Penentuan kelayakan audit (6.2.3):

Penetapan kontak awal dengan audit (6.2.2):

• Informasi yang cukup & sesuai untuk perencanaan dan pelaksanaan audit

• • • • • • • • • •

Jalin komunikasi dengan auditi Konfirmasi kewenangan audit Berikan informasi tujuan, metode & tim audit Permintaan akses dokumen Persyaratan hukum, kontrak Konfirmasi persetujuan Membuat pengaturan audit Menentukan persyaratan spesifik Meneytujui kehadiran pengamat, pemandu Meneta[pkan area fokus

• Kerjasama yang cukup dari auditi • Waktu dan sumberdaya yang cukup untuk melaksanakan audit.



6.3. Persiapan Kegiatan Audit 6.3.1. Pelaksanaan tinjauan dokumen untuk persiapan audit

 Mengumpulkan informasi yang tersedia pada dokumen: lengkap, benar, konsisten, terkini  Dokumen mencakup lingkup audit

 Penggunaan teknologi informasi dan komunikasi



6.3. Persiapan Kegiatan Audit 6.3.2. Persiapan rencana audit (6.3.2.2.) Skala dan isi rencana audit  audit awal, audit lanjutan, audit internal atau audit eksternal

(6.3.2.1.) Rencana audit disiapkan berdasarkan informasi dalam program audit dan dokumentasi yang disediakan auditi



6.3. Persiapan Kegiatan Audit 6.3.3. Penugasan tim audit Ketua

Anggota Tim Audit

Penugasan tanggung jawab untuk mengaudit:    

Proses Kegiatan Fungsi Atau lokasi spesifik



6.3. Persiapan Kegiatan Audit 6.3.4. Persiapan dokumen kerja Anggota Tim Audit

 Daftar Periksa

mengumpulkan informasi yang relevan

 Rencana Pengambilan contoh audit

 Formulir untuk merekam informasi

BAB 6 – Pelaksanaan Audit 6.3. Persiapan Kegiatan Audit

Contoh Daftar Periksa [Audit Checklist]




6.4. Pelaksanaan Kegiatan Audit

6.4.1. Umum

Kegiatan audit dilaksanakan sesuai gambaran kegiatan audit (6.1):

6.4.2. Pelaksanaan pertemuan pembukaan

a) Konfirmasi persetujuan rencana audit kepada semua pihak (auditi, tim audit) b) Memperkenalkan tim audit c) Memastikan bahwa seluruh kegiatan audit yang direncanakan dapat dilaksanakan.



6.4. Pelaksanaan Kegiatan Audit 6.4.3. Tinjauan dokumen saat pelaksanaan audit Auditor sebaiknya mempertimbangkan hal berikut: Lengkap

Isi dokumen yang diharapkan tersedia

Benar

Isi dokumen sesuai dengan sumber terpercaya seperti standar dan regulasi

Konsisten

dokumen konsisten dengan dokumen lain yang terkait

Terkini

Isi dokumen termutakhirkan

INFORMASI

DOKUMEN

Dokumen yang sedang ditinjau mencakup lingkup audit dan memberikan informasi yang cukup untuk mendukung tujuan audit

IT

Penggunaan teknologi informasi dan komunikasi bergantung pada metode audit untuk mendorong audit yang efisien.



6.4. Pelaksanaan Kegiatan Audit 6.4.4. Komunikasi selama audit

 Antara anggota tim audit o Diskusi – tukar informasi, kajian kemajuan audit, penetapan tugas kembali.

 Dengan auditi o o o o

Perkembangan pelaksanaan audit/ hal penting Adanya risiko mendesak tanpa ditunda – isu keselamatan, lingkungan Tujuan audit tidak tercapai Kebutuhan untuk merubah ruang lingkup


BAB 6 – Pelaksanaan Audit 6.4. Pelaksanaan Kegiatan Audit 6.4.5. Penetapan peran dan tanggung jawab pemandu dan pengamat PEMANDU Peran: 1. Ditunjuk oleh auditi 2. Membantu tim audit dan bertindak atas permintaan ketua tim audit 3. Menyaksikan proses audit atas nama auditi 4. Memberikan klarifikasi dan membantu pengumpulan informasi 5. Tidak mencampuri atau mempengaruhi pelaksanaan audit. Tanggung jawab: 1. Membantu auditor dalam mengidentifikasi individu yang akan berpartisipasi dalam wawancara dan konfirmasi waktu, 2. Mengatur akses ke lokasi spesifik dari auditi, 3. Memastikan bahwa aturan terkait prosedur keamanan dan keselamatan lokasi diketahui dan ditaati oleh anggota tim audit dan pemantau.

PENGAMAT 1. Merupakan regulator/ pihak yang berkepentingan, 2. Membantu tim audit dan bertindak atas permintaan ketua tim audit, 3. Tidak mencapmpuri atau mempengaruhi pelaksanaan audit. 4. Ketua tim audit berhak untuk menolak kehadiran pengamat pada kegiatan audit tertentu.


BAB 6 – Pelaksanaan Audit 6.4. Pelaksanaan Kegiatan Audit

Tinjauan dokumen dan rekaman

6.4.6. Pengumpulan dan verifikasi informasi Sumber Informasi Pengumpulan informasi dengan pengambilan contoh yang sesuai

wawancara

metode verifikasi

Bukti Audit Evaluasi terhadap kriteria audit Temuan Audit Peninjauan Kesimpulan audit Audit

observasi

Tips Melakukan Audit:


• Milikilah pemikiran untuk terus bertanya • Milikilah cara pandang layaknya seorang Pelanggan

• Gunakan 5 Wiseman and one “H”  “Mengapa (Why), Kapan (When), Dimana (Where), Apa (What), Siapa (Who) & Bagaimana (How)” • Mulailah dari yang besar ke yang lebih detail

Teknik Bertanya


• Pertanyaan terbuka    

Apa – “Apa tahapan yang harus dilakukan dalam …..” Mengapa – “Saya belum mengetahui alasannya, bisa dijelaskan?? Kapan – “ Dalam kondisi seperti apa hal ini terjadi?” Bagaimana – “Dapatkah anda menunjukkan bagaimana hal ini bisa terjadi?”  Dimana – “ Dimana lagi hal semacam ini bisa terjadi?”  Siapa – “Siapa yang terlibat dalam …..”

 Pertanyaan tertutup  Tipe pertanyaan ini menghendaki jawaban singkat, seperti “Ya” atau “Tidak”, dll.


Aspek yang ditanyakan dalam audit

   

 

Orang: terlatih, tersertifikasi Bahan: inspeksi, kriteria Metode: tahap, monitor, pemeriksaan Mesin/alat: teruji, terpelihara, terkalibrasi Dokumen: termutakhirkan, terkendali Lingkungan: terspesifikasi, terkendali


Cara berkomunikasi dengan Auditi

 







Auditor jangan terlalu banyak bicara Jangan takut diam dan hanya mendengarkan auditi Gunakan pertanyaan terbuka Merespon jawaban auditi pada waktu yang tepat Gunakan beberapa cara / media.

Penyebab kegagalan berkomunikasi saat audit  

  

  


Hanya mendengarkan bagian tertentu. Tanpa mengklasifikasi persoalan dalam pembahasan/ diskusi. Merespon terlalu cepat. Merespon dengan emosi. Menulis berkepanjangan. Menghindar dari persoalan yang terlalu sulit Membiarkan auditee bicara terus. Suara bising dan gaduh dari sekitarnya.



6.4. Pelaksanaan Kegiatan Audit Pengambilan Contoh

Berdasarkan justifikasi: • pengalaman audit sebelumnya dalam ruang lingkup audit yang sama, • Kompleksitas persyaratan (termasuk persyaratan hukum) untuk mencapai sasaran audit, • Kompleksitas dan interaksi proses organisasi dan elemen sistem manajemen, • Derajat perubahan teknologi, faktor manusia atau sistem manajemen, • Identifikasi area risiko kunci sebelumnya dan area perbaikan, • Hasil pemantauan sistemen manajemen.

Secara statistik: • Didasari pada karakteristik dari keseluruhan populasi yang akan di ambil contoh,



6.4. Pelaksanaan Kegiatan Audit 6.4.7. Perumusan temuan audit • Temuan audit dapat menunjukkan kesesuaian atau ketidaksesuaian • Bukti audit pendukung sebaiknya direkam, • Ketidaksesuaian dapat dijenjang KETIDAKSESUAIAN MAYOR: • Bila terjadi akumulasi ketidaksesuaian minor diarea atau fungsi tertentu sehinga dapat disimpulkan adanya sistem yang total brekadown, • Bila ada satu persyaratan wajib yang tidak diterapkan. KETIDAKSESUAIAN MINOR: • Bila terjadi ketidaksesuaian antara salah satu tahapan pada sistem manajemen, misal: prosedur atau instruksi kerja tidak sesuai dengan pelaksanaan di lapangan, • Bila salah satu dari persyaratan standar tidak konsisten diterapkan OBSERVASI: • Kecenderungan/ potensi ketidaksesuaian yang dapat berdampak di masa depan.


BAB 6 – Pelaksanaan Audit 6.4. Pelaksanaan Kegiatan Audit 6.4.8. Persiapan kesimpulan audit Sebelum pertemuan penutupan:

a) Meninjau temuan audit, dan informasi lain yang sesuai yang dikumpulkan selama audit,

b) Menyetujui kesimpulan audit c) Menyiapkan rekomendasi, jika ditetapkan dalam rencana audit, d) Mendiskusikan tindaklanjut audit jika sesuai.

KESIMPULAN AUDIT: a) Cakupan kesesuaian dengan kriteria audit,

b) Implementasi, pemeliharaan dan peningkatan sistem manajemen secara efektif, c) Kemampuan proses tinjauan manajemen, d) Pencapaian sasaran audit, cakupan lingkup audit, dan pemenuhan kriteria audit, e) Akar penyebab temuan,

f)

Temuan serupa pada area audit yang berbeda dapat mengidentifikasi adanya kecenderungan.

BAB 6 – Pelaksanaan Audit 6.4. Pelaksanaan Kegiatan Audit

CONTOH KESIMPULAN AUDIT [FM.016.MR]




6.4. Pelaksanaan Kegiatan Audit 6.4.9. Pelaksanaan pertemuan penutup

Presentasi temuan dan kesimpulan audit, dipimpin oleh ketua tim.

Yang disampaikan dalam rapat penutupan:

 Bukti audit yang dikumpulkan berdasarkan sampling  Metode pelaporan,  Proses penanganan temuan audit dan konsekuensi yang mungkin timbul aakibat adanya temuan tersebut,  Presentasi temuan audit dan kesimpulan,  Kegiatan pasca audit.

BAB 6 – Pelaksanaan Audit 6.5. Persiapan dan Distribusi Laporan Audit 6.5.1. Persiapan laporan audit Laporan: rekaman audit lengkap, akurat, singkat dan jelas: • • • • • • • • •

Sasaran audit, Lingkup audit, Identifikasi klien audit, Identifikasi tim audit dan peserta auditi dalam audit, Tanggal dan lokasi kegiatan audit dilaksanakan, Kriteria audit, Temuan audit dan bukti terkait, Kesimpulan audit, Pernyataan mengenai derajat kriteria audit yang telah dipenuhi.




6.5. Persiapan dan Distribusi Laporan Audit 6.5.2. Distribusi laporan audit Ditinjau

Tanggal penerbitan

Diterbitkan dalam periode waktu yang disetujui

Disetujui

Didistribusikan kepada penerima sebagaimana ditetapkan dalam rencana audit



6.6. Penyelesaian Audit Proses audit dinyatakan selesai bilamana:

Seluruh kegiatan dalam rencana audit telah dilaksanakan

disetujui oleh klien

Bila otoritas hukum mensyaratkan untuk memberitahu isi dokumen maka klien audit diinformasikan.

Rekaman audit disimpan atau dimusnahkan sesuai kesepakatan pihak yang berkepentingan

Tim audit menjaga kerahasiaan



6.6. Pelaksanaan tindaklanjut Audit

• Tindakan koreksi dan tindakan korektif diputuskan dan dilaksanakan auditi dalam kerangka waktu yang disepakati, • Auditi selalu menginformasikan status tindakan tersebut kepada tim audit, • Penyelesaian dan efektivitas tindakan koreksi dan tindakan korektif diverifikasi (dapat menjadi bagian audit selanjutnya).

BAB 6 – Pelaksanaan Audit 6.6. Pelaksanaan tindaklanjut Audit

Contoh Tindakan Koreksi & Tindakan Korektif [FM.05.MR]




KESIMPULAN: Pada saat Pelaksanaan Audit, idealnya audit internal dilakukan dengan tahapan sebagai berikut :



PENDAHULUAN






BAB 7 – Kompetensi dan Evaluasi Auditor

7.1. Umum 7.2. Penentuan Kompetensi Auditor untuk Memenuhi Kebutuhan program Audit 7.3. Penetapan Kriteria Evaluasi Auditor 7.4. Pemilihan Metode Evaluasi Auditor yang Tepatn Audit

7.5. Pelaksanaan Evaluasi Audit 7.6. Pemeliharaan dan Peningkatan Kompetensi Auditor


BAB 7 – Kompetensi dan Evaluasi Auditor 7.1. Umum 4 Tahapan proses evaluasi kompetensi auditor:

7.2. Menentukan kompetensi personil audit (perilaku personil & pengetahuan & Keterampilan)

7.2

7.4

Menetapkan kriteria Evaluasi (kualitatif & kuantitatif)

Memilih metode evaluasi (tinjauan rekaman, observasi, wawancara)

7.6. Memelihara & meningkatkan kompetensi auditor

7.5 Melakukan evaluasi


BAB 7 – Kompetensi dan Evaluasi Auditor 7.2

Menentukan kompetensi auditor untuk memenuhi kebutuhan program audit

7.2.1. Umum – memutuskan pengetahuan dan keterampilan yang tepat bagi auditor:

 Ukuran, sifat dan kompleksitas organisasi yang akan diaudit,  Sistem manajemen yang akan diaudit,  Sasaran dan cakupan program audit,  Persyaratan lainnya  Peran proses audit dalam system manajemen auditi  Kompleksitas system manajemen yang diaudit,  Ketidakpastian dalam mencapai sasaran audit.




7.2

7.2.2. Perilaku Personil Etis

Adil, tulus, jujur serta bijaksana

Terbuka

Mau mempertimbangkan pandangan atau ide alternative

Diplomatis

Bijaksana dalam menghadapi orang lain

Suka memperhatikan

Secara aktif menyadari kegiatan dan lingkungan fisik yang ada disekitarnya

Cepat mengerti

Naluriah menyadari dan mampu memahami situasi yang berbeda

Luwes

Selalu siap menyesuaikan diri untuk situasi yang berbeda

Tangguh

Teguh, focus pada pencapaian tujuan

Tegas

Mampu menhasilkan kesimpulan yang tepat dan analisa yang logis

Percaya Diri

Bertindak dan berfungsi secara independen

Ulet

Mampu bertindak bertanggung jawab

Terbuka untuk peningkatan

Keinginan mempelajari situasi dan mencoba hasil audit yang lebih baik

Peka terhadap budaya

Menghormati kebudayaan auditi

kolaboratif

Dapat berinteraksi secara efektif dengan orang lain




7.2

7.2.3. Pengetahuan dan keterampilan Pengetahuan & Keterampilan Generik: 1) Prinsip, prosedur & metode audit 2) Sistem manajemen & dokumen acuan 3) Konteks organisasi 4) Persyaratan hokum yang berlaku.

Pengetahuan & Keterampilan Spesifik

Ketua tim audit sebaiknya memiliki pengetahuan & Keterampilan Tambahan untuk memimpin audit.

AUDITOR




7.2

7.2.4. Pencapaian kompetensi auditor

Pendidikan formal/ pengalaman

Pelatihan keterampilan generik

AUDITOR

Pengalaman yang relevan; bidang teknik, manajerial



Penetapan Kriteria Evaluasi Auditor

7.3

KUALITATIF

KUANTITATIF

Mampu memperagakan perilaku personil, pengetahuan, atau kinerja keterampilan di tempat kerja

Lamanya pengalaman kerja dan pendidikan, jumlah audit yang telah dilakukan, lamanya pelatihan audit.



Memilih Metode Evaluasi Auditor yang Sesuai

Evaluasi sebaiknya dilakukan menggunakan 2 atau lebih metode yang dipilih dari table berikut: METODE EVALUASI

SASARAN

CONTOH

Tinjauan Rekaman

Latar belakang auditor

Analisis rekaman pendidikan, pelatihan, pengalaman audit

Umpan Balik

Kinerja auditor

Survey, kuesioner, testimoni

Wawancara

Perilaku , kemampuan komunikasi & pengetahuan

Wawancara personil

Observasi

Kemampuan menerapkan pengetahuan & keterampilan

Penyaksian audit, kinerja saat bekerja

Pengujian

Kemampuan dalam mengaplikasikan

Ujian lisan dan tertulis, psikotes

Tinjauan Post Audit

Identifikasi kekuatan & kelemahan

Tinjauan laporan audit



Pelaksanaan Evaluasi Auditor

Ketika personil yang diharapkan berpartisipasi dalam program audit tidak dapat memenuhi kriteria (7.2.3)  maka pelatihan tambahan, pengalaman kerja atau audit sebaiknya dilakukan sebagai bagian dari evaluasi ulang.



7.6. Pemeliharaan dan peningkatan kompetensi auditor

Auditor sebaiknya meningkatkan kompetensi secara berkelanjutan:  Melalui partisipasi audit system manajemen secara regular,  Pengembangan profesionalitas melalui pengalaman kerja, pelatihan, studi mandiri, pendampingan, seminar, atau kegiatan lain yang relevan.


Thank You PT. CARSURIN

Wisma 77 – Tower 2, 19th Floor, Jl. Letjen S. Parman Kav. 77 Slipi, Jakarta 11410 | +62.21.2967.5868

www.carsurin.com

Materi Pelatihan SNI ISO 19011-2012.pdf

Recommend Documents