MANUA ANUALL DO MÓD ÓDUL ULO O DE CO COM MPRA RASS 1.
INTRODUÇÃO INTRODUÇÃO ............. .................... .............. .............. .............. ............. ............. .............. .............. .............. ............. ............. .............. .............. .............. .............. ............. ........ 2
2.
ÁREA DE TRABALHO TRABALHO ............. .................... .............. .............. .............. .............. ............. ............. .............. .............. .............. .............. ............. ............. .............. ........... .... 3
3.
SOLICITAÇÃO SOLICITAÇÃO DE COMPRAS COMPRAS .............. ..................... .............. ............. ............. .............. .............. .............. .............. ............. ............. .............. .............. ............ ..... 4 3.1.
SOLICITAÇÃO SOLICITAÇÃO DE COMPRAS COMPRAS BLOQUEADA BLOQUEADA ............. .................... .............. .............. .............. .............. ............. ............. .............. ........... .... 4
3.2. 3.2.
LIBERA LIBERAÇÃO ÇÃO DE SOLICIT SOLICITAÇÃO AÇÃO DE COMPR COMPRAS AS ....... .......... ....... ....... ....... ....... ...... ....... ....... ....... ....... ....... ....... ...... ....... ....... ....... ....... ...... ..... 5
3.3. 3.3.
ALTERAÇ ALTERAÇÃO ÃO E EXCLUS EXCLUSÃO ÃO LIBERA LIBERAÇÃO ÇÃO DE SOLI SOLICIT CITAÇÃO AÇÃO DE DE COMPRA COMPRASS ....... .......... ....... ....... ....... ....... ...... ..... 7
4.
GERAÇÃO GERAÇÃO DA COTAÇÃO COTAÇÃO ............. .................... .............. .............. ............. ............. .............. .............. .............. .............. ............. ............. .............. .............. ............ ..... 9
5.
ATUALIZAÇÃO ATUALIZAÇÃO DA COTAÇÃO COTAÇÃO .............. ..................... .............. .............. ............. ............. .............. .............. .............. .............. ............. ............. .............. ......... .. 12
6.
ANÁLISE DA COTAÇÃO COTAÇÃO - APROVAÇÃO.... APROVAÇÃO.......... ............. .............. .............. .............. ............. ............. .............. .............. .............. .............. ............ ..... 19
7.
PEDIDO PEDIDO DE COMPRAS COMPRAS .............. ..................... .............. ............. ............. .............. .............. .............. ............. ............. .............. .............. .............. .............. ............ ..... 22 7.1.
PEDIDO PEDIDO DE COMPRAS COMPRAS GERADO MANUAL MANUAL ............. .................... .............. .............. .............. .............. ............. ............. .............. ......... .. 22
7.1.1. 7.1.1. 7.2. 7.2.
LIBERA LIBERAÇÃO ÇÃO DE PEDID PEDIDO O DE COMPRAS COMPRAS MANUA MANUALL ....... .......... ...... ....... ....... ....... ....... ....... ....... ...... ....... ....... ....... ....... ..... .. 24
PEDID PEDIDO O DE COMPRA COMPRASS GERADO GERADO AUTOM AUTOMÁTIC ÁTICO O ....... .......... ...... ....... ....... ....... ....... ...... ....... ....... ....... ....... ....... ....... ...... ....... ....... ..... 29
1
1. INTR INTROD ODUÇ UÇÃO ÃO Este módulo lhes mostrará de forma simples, dinâmica e clara os principais conceitos da Gestão Estratégica de Compras e suas principais ferramentas. Sempre v isando a racionalização de tempo, com o intuito de agilizar o serviço e evitar o excesso de consultas via telefone, busca por meio deste manual demonstrar, passo a passo, as maneiras para utilização do Sistema, no qual o usuário requisitante irá executar e acompanhar as as várias formas de consultas, informações informações acerca do cadastro de materiais/serviços, pesquisa de mercado e tipos de requisições de materiais, facilitando o manuseio e permitindo maior autonomia à unidade requisitante que poderá realizar várias várias consultas e acompanhar acompanhar todo o processo.
2
2. ÁREA DE TRABALHO Visão panorâmica do módulo de compras no ERP Protheus.
3
3. SOLICITAÇÃO DE COMPRAS A Solicitação de Compras é um documento que dá a autorização para o comprador executar uma compra. Seja para materiais produtivos ou improdutivos, ela é solicitada para um programa de produção, para um projeto que está em desenvolvimento ou ainda para abastecimento geral da empresa. É o documento que deve informar o que se deve comprar, a quantidade, o prazo de entrega, local da entrega, e, em alguns casos especiais, os prováveis fornecedores. A princípio, qualquer usuário da empresa pode gerar Solicitações de Compras, desde que não haja restrições. A Solicitação de Compras é o processo inicial da compra, podendo ser gerada: • • •
Manualmente; Por necessidade da ordem de produção; Pela requisição de produtos ao armazém.
3.1. SOLICITAÇÃO DE COMPRAS BLOQUEADA Será gerada bloqueada a solicitação quando o gestor da unidade assim determinar, ou seja, é um parâmetro que deve ser preenchido para a filial ou regional. Caso não tenha interesse em controlar as solicitações de compras, são geradas automaticamente como pendentes para que o setor de compras possa realizar seu processo de cotações. Compras> Atualizações> solicitar/cotar> ações relacionadas> legenda
4
3.2. LIBERAÇÃO DE SOLICITAÇÃO DE COMPRAS Sempre que gerado uma solicitação de compras bloqueada, o responsável deve aprová-la para que a mesma passe a integrar as solicitações de compras pendentes para compras. Compras> Atualizações> solicitar/cotar> ações relacionadas> aprovação
5
Compras> Atualizações> solicitar/cotar> ações relacionadas> legenda
6
3.3. ALTERAÇÃO E EXCLUSÃO LIBERAÇÃO DE SOLICITAÇÃO DE COMPRAS Para alterar uma solicitação de compras o usuário deve seguir o seguinte passo. Compras> Atualizações> solicitar/cotar> alterar
7
Para excluir uma solicitação de compras o usuário deve seguir o seguinte passo. Compras> Atualizações> solicitar/cotar> ações relacionadas> excluir
8
4. GERAÇÃO DA COTAÇÃO Processo realizado pelo setor de compras quando as solicitações de compras estão com status de pendentes. Conforme imagem anterior. Compras> Atualizações> solicitar/cotar> gera cotação> preencher parâmetros> ok
9
Próxima etapa – selecionar os itens a cotar e clicar em gera cotação.
10
Após preencher os parâmetros e confirmar, trará os fornecedores cadastrados e vinculados aos produtos em cotação.
Após confirmar a solicitação aparecerá que está em processo de cotação.
11
5. ATUALIZAÇÃO DA COTAÇÃO Permite o comprador atualizar os preços e as condições obtidas de cada fornecedor participante da cotação. Bem como, cadastrar novas propostas dos fornecedores envolvidos ou novos participantes. Nesta rotina serão informados: a condição de pagamento, o contato, o preço unitário, a tabela de preço, o total do item, o prazo de entrega, a filial para entrega, a alíquota de IPI, a alíquota de ICMS, o valor do frete, a data de validade, descontos, o valor do seguro, número do orçamento se tiver, o preço à vista, a taxa de financiamento, entre outros. Compras> Atualizações> solicitar/cotar> gera cotação> preencher parâmetros> ok
12
Opção "Novo participante" Permite incluir um novo participante para a cotação, ou seja, relacionar um novo fornecedor para concorrer com os demais. Procedimentos para registrar um novo participante: Na janela de manutenção da rotina Atualiza Cotação, posicione sobre a cotação desejada e clique em "Novo Participante".
13
Fornec. 1 - Votorantim
14
Fornec. 2 – CCB
15
16
Fornec. 3 – EMPRESA DE CIMENTO LIZ
17
Toda a cotação foi atualizada
18
6. ANÁLISE DA COTAÇÃO - APROVAÇÃO Esta rotina analisa as cotações que foram atualizadas, apresentando seus dados e sugerindo a melhor proposta entre os fornecedores participantes, de acordo com o preço, a condição de pagamento, ou prazo de entrega. Análise de cotação é a aprovação do melhor fornecedor, o sistema avalia apenas o valor, porém, nada impede do gestor analisar os prazos de entrega e condições de pagamentos. Ao encerrar a cotação selecionando o fornecedor vencedor, é gerado automaticamente o Pedido de Compras e a Solicitação de Compras que originou esta cotação tem o status alterado para Solicitação Totalmente Atendida . Compras> Atualizações> solicitar/cotar> analisa cotação> legenda
Compras> Atualizações> solicitar/cotar> analisa cotação> ações re lacionadas> analisar
19
Neste exemplo parametrizamos para trazer a cotação marcada, ele trouxe a melhor cotação analisada por valores.
20
Confirmado 21
Pedido de compra pronto para ser encaminhado para ao fornecedor
7. PEDIDO DE COMPRAS O pedido de compra é um contrato formal entre a empresa e o fornecedor, devendo representar fielmente as condições e características da compra efetuada. É o acordo que representa as condições em que foi feita a negociação, tais como: material, quantidade, qualidade, frequência de entregas, prazos, preços, local de entrega, tributação, entre outros. Esta rotina permite que o pedido de compra seja gerado manualmente, relacionado a uma Solicitação de Compras previamente cadastrada, ou automaticamente por meio da análise da melhor cotação, conforme demonstrado no processo de compras do item 4 ao 6.
7.1. PEDIDO DE COMPRAS GERADO MANUAL Existe um parâmetro que restringe a inclusão de um Pedido de Compra sem uma Solicitação de Compras para os usuários não cadastrados como compradores. Quando o setor de compras utiliza o conceito de controle de alçadas no Protheus, é possível definir se os compradores/grupo de compras poderão dar manutenção aos pedidos, efetuados por outros compradores/grupo de compras, devendo também ser configurado o parâmetro. 22
Compras> Atualizações> pedido de compras> pedido de compra> incluir
Preencher e confirmar os campos do cabeçalho: data emissão> fornecedor> cond. Pagamento> contato> filial p/ entrega. Descrição do produto: Produto> quantidade> vlr. Unitário> data de entrega.
23
Há necessidade de aprovação do pedido após a confirmação.
7.1.1. LIBERAÇÃO DE PEDIDO DE COMPRAS MANUAL 24
Tela inicial para liberação de pedido de compras Compras> Atualizações> liberação> liberação de documentos> ações relacionadas> legenda.
A rotina de liberação de documentos é utilizada tanto em Compras quanto em Gestão de Contratos. A liberação de documentos é utilizada para identificar os responsáveis pelas autorizações de gastos da empresa. Esta transação somente está disponível aos usuários que tenham optado pelo controle de alçadas, definido através dos Cadastros de Compradores, Grupos de Compras, Aprovadores e Grupos de Aprovação. Os documentos são apresentados conforme parametrização da rotina, de acordo com a sequência em que foi aprovado pelo Grupo de Aprovação. Após a confirmação da liberação, é registrado no documento o nome do usuário aprovador, esta informação é listada na parte inferior do documento, na forma de local para assinatura com o respectivo nome abaixo. Procedimentos para efetuar a liberação de um documento: Ao acessar a rotina Liberação de Documentos , é apresentada a tela Parâmetros.
25
Selecione quais os tipos de documentos devem ser exibidos: todos, não aprovados ou aprovados. Confirme Será apresentada uma relação de todos os documentos sob a alçada do usuário. Posicione sobre o documento a ser liberado e clique em Liberar. Compras> Atualizações> liberação> liberação de documentos> parâmetros> ok.
Compras> Atualizações> liberação> liberação de documentos> liberar>
26
27
28
7.2. PEDIDO DE COMPRAS GERADO AUTOMÁTICO O pedido de compras é gerado automaticamente após o processo realizado corretamente. • • •
Geração da cotação, Atualização da cotação, Análise da cotação.
Compras> Atualizações> pedidos de compras> pedido de compra>
O processo de aprovação é realizado ao analisar a cotação.
29
