“MANUAL PARA LA EVALUACION DE DESEMPEÑO”
INSTRUCTOR: ALVEIRO GARCES
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA GESTION DE TALENTO HUMANO POR COMPETENCIAS – METODOLOGIA PEREIRA-RISARALDA PEREIRA-RISARALDA Marzo 02 de 2018
Contenido INTRODUCCION................................. ................. .................. ................. .................. .................. .............. 3 JUSTIFICACION .............................................................................................................................................. 4
OBJETIVO GENERAL..............................................................................................................................
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OBJETIVOS ESPECIFICOS ....................................................................................................................
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POLÍTICAS Y NORMAS ..........................................................................................................................
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POLÍTICAS ..............................................................................................................................................
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NORMAS ..................................................................................................................................................
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DEFINICIÓN DE EVALUACIÓN .................. ................. .................. ................. .................. ................. ...... 8 BENEFICIOS DEL PROCESO DE EVALUACION DE DESEMPEÑO ................................................... 8
PARTICIPANTE ........................................................................................................................................
9
PERIODICIDAD.................. ................. ................. .................. ................. .................. .................. .............. 9 PROCESO DE EVALUACIÓN .................................................................................................................
9
Antes de la evaluación .............................................................................................................................
9
Durante la evaluación (entrevista de evaluación) ............................................................................... 10 Después de la evaluación (seguimiento al proceso) ............................................................................
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INSTRUCTIVO PARA LOS INSTRUMENTOS ..................................................................................
11
INSTRUCTIVO EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO ............................................................................ 11 INSTRUCTIVO ENTREVISTA DE RETROALIMENTACIÓN .............................................................. 13 INSTRUCTIVO PLAN DE MEJORA ................................. .................. ................. .................. ................. . 14 INSTRUMENTOS ......................................................................................................................................
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Formato de evaluación de desempeño. ................. .................. ................. .................. .................. ............ 16 Formato de realimentación ......................................................................................................................
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Formato de plan de mejoramiento ...........................................................................................................
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INTRODUCCION
La evaluación de desempeño en las organizaciones se da por la necesidad de evaluar el talento humano buscando alinear y cumplir los objetivos organizacionales propuestos cada año, para esto es necesario crear medios que permitan realizar procesos medibles cualitativa y cuantitativamente, constituyéndose en una herramienta de gran utilidad tanto para la empresa como para las personas que participan del mismo.
El sistema de Evaluación del Desempeño se implementa con la finalidad de planificar el desarrollo profesional de cada participante, asegurando la productividad y un clima organizacional orientado hacia el logro de objetivos individuales y empresariales.
Para Distribuidora LAP la evaluación del desempeño es la forma más usada para estimar o apreciar el desenvolvimiento de cada individuo en el cargo y su potencial de desarrollo. Se puede definir entonces como el procedimiento mediante el cual se califica la actuación del empleado teniendo en cuenta el conocimiento y el desempeño en el cargo.
Con la evaluación de desempeño la Distribuidora LAP busca determinar el valor del trabajo de cada empleado en la organización y a la vez permite medir el nivel competitivo de la empresa ya que con el buen desempeño de los empleados se logra reflejar la eficiencia y logro de los objetivos de las unidades y de la empresa como un todo.
El propósito del presente Manual es apoyar al trabajador y jefe para facilitar su aplicabilidad en las tareas y funciones del trabajador, por lo cual este manual ha sido elaborado mediante una metodología que permita la flexibilidad para su modificación y/o actualización mediante hojas intercambiables, de acuerdo con las políticas que emita la empresa.
Este Manual debe ser dado a conocer a todos los funcionarios relacionados con el proceso, para su apropiación, uso y operación. Las dependencias de la empresa deben contar con mecanismos que garanticen su adecuada difusión.
OBJETIVO GENERAL Evaluar a los colaboradores de la distribuidora LAP S.A.S para identificar sus fortalezas y debilidades, con el fin de medir y mejorar el rendimiento en el desempeño de las labores.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Evaluar y realimentar a los empleados sobre el desempeño en el área trabajo. Identificar las necesidades de capacitación del personal, e incorporarlas al programa de capacitación general con el fin de lograr una mejora continua y llevar a cabo actividades que potencien su desarrollo profesional y técnico en los diferentes puestos de la empresa. Contribuir al mejoramiento del clima organizacional, estimulando en los empleados el deseo de superación, a través de la comunicación efectiva. Reconocer el desempeño excelente por los empleados de la empresa. Establecer políticas que sirvan para la toma de decisiones de amanera asertiva y le permitan a la organización promover, reubicar, suspender o destituir a los empleados. Mejorar la relación superior y subordinado, al verificar el desempeño individual. Prever información de retroalimentación para mejorar el comportamiento laboral de los trabajadores. Proporcionar datos para efectuar promociones de los colaboradores a puestos o cargos de mayor nivel. Efectuar rotación del personal de acuerdo a los conocimientos, habilidades y destrezas mostradas en su desempeño. Detectar necesidades de capacitación de los colaboradores.
POLÍTICAS Y NORMAS
POLÍTICAS
El Proceso de Evaluación del Desempeño efectuara en dos periodos: enero a junio y
julio a diciembre. Es responsabilidad del jefe de cada área aplicar la evaluación de desempeño durante los
primeros 10 días del mes asignado. Los resultados de la evaluación del desempeño serán utilizados en los procesos de
promociones y ascensos del personal de la DISTRIBUIDORA LAP S.A.S. Cada evaluador deberá recibir capacitación del modelo de evaluación del desempeño
antes de aplicarlo. El resultado de cada evaluación debe tener 3 fases: Autoevaluación, evaluación del jefe
inmediato y evaluación de un par.
NORMAS
El área de Gestión Humana, será la responsable de desarrollar el proceso de Evaluación del Desempeño de los empleados y de dar la asesoría necesaria para su aplicación a los jefes de cada área.
La evaluación de desempeño solo se aplicara a personal de planta.
La evaluación del desempeño de cada empleado será realizada por el jefe inmediato, en forma objetiva aplicando el formulario de Evaluación del Desempeño, siguiendo los lineamientos proporcionados por el área de Gestión de talento humano.
Los empleados que no estén de acuerdo con su evaluación después de ser revisada con su jefe inmediato, podrán solicitar por escrito una revisión a Gestión del talento humano dentro de cinco días hábiles a partir del día que efectuó la evaluación.
En los casos de ausencia del responsable de la evaluación de los empleados, por motivo de renuncia, licencia u otra causa no prevista que le impida efectuar las evaluaciones del personal, será el jefe inmediato superior quien realice las evaluaciones del desempeño.
El área de Gestión del talento humano, será el responsable de archivar en los expedientes de los empleados, los formularios diligenciados en el proceso de Evaluación del Desempeño y Resultados de la Evaluación del Desempeño por Empleado.
DEFINICIÓN DE EVALUACIÓN
La evaluación del desempeño es un sistema que permite conocer cuál es el cumplimiento de las obligaciones laborales de un empleado. Su importancia es documentar que tan productivo es un empleado y en qué áreas podrían emprenderse acciones de mejora o en que labores podría ser más productivo.
BENEFICIOS DEL PROCESO DE EVALUACION DE DESEMPEÑO
Mejora el desempeño, mediante la retroalimentación.
Permite establecer políticas de compensación de acuerdo al cumplimiento de logro de objetivos o metas.
Ayuda a conocer las necesidades de capacitación y desarrollo.
Planeación y desarrollo de la carrera profesional: guía las decisiones sobre posibilidades profesionales específicas.
Permite identificar posibles errores en el diseño del puesto de trabajo, el desempeño insuficiente puede indicar errores en la concepción del puesto.
Se fomenta la comunicación tanto entre compañeros como con los líderes de procesos.
PARTICIPANTE En la evaluación de desempeño participa todas personal que tengan relación laboral directa con la Distribuidora LAP. SAS, formalizada a través de un contrato de prestación de laboral, en cualquiera de los cargos existentes
PERIODICIDAD Este proceso es necesario realizarla dos veces al año, esto para poder definir que debemos tener en cuenta para el plan de capacitación y evidenciar si los empleados están desarrollando de manera eficiente sus las labores asignadas.
PROCESO DE EVALUACIÓN Antes de la evaluación
Definición de criterios y evidencias del desempeño laboral
En este momento de debe tener establecidos todos los parámetros a evaluar, la población y las características necesarias además de la recopilación de datos acordes al proceso.
Es importante tener en cuenta el factor riesgo de todo proceso, y en el caso de la evaluación de desempeño la resistencia al cambio, el temor, el estrés de la población objeto de evaluación debe tener siempre un acompañamiento del área de gestión del talento humano.
Estas evidencias son de tres tipos: 1. Las evidencias del producto son los resultados esperados del trabajo del empleado, con sus características de calidad tal como se han convenido al fijar las contribuciones y metas individuales. Descripción de puesto de trabajo, análisis de funciones y planes de trabajo establecidos por la organización.
2. Evidencias de desempeño o comportamiento de empleado directamente relacionado con la forma como se espera que actúe el empleado al realizar el trabajo. Cumplimiento de metas, satisfacción del cliente interno y externo, clima organizacional. Se define en términos de actitudes, valores o manifestaciones tales como oportunidad, amabilidad, transparencia.
3. Evidencias de conocimientos y comprensión se refieren a la aplicación de los conceptos, principios, habilidades y destrezas que le permiten al empleado lograr un desempeño eficaz en la realización del trabajo. Capacidad de adaptación, estructura del puesto de trabajo y su relación con las metas del mismo.
Durante la evaluación (entrevista de evaluación)
En este momento del proceso en DISTRIBUIDORA LAP S.A.S, se desarrolla durante el periodo que el empleado ejerce sus funciones, partir del momento en que se concretan los compromisos y hasta el día en que se comuniquen los resultados. Esta fase comprende las siguientes actividades:
Realización del seguimiento al desempeño del empleado, asignación de puntaje a cada actividad.
Conformación de portafolio de evidencias. Seguimiento a cumplimiento de metas y estándares del puesto de trabajo.
Prescribir acciones correctivas.
Después de la evaluación (seguimiento al proceso)
La fase de verificación del cumplimiento de compromisos se realiza al finalizar cada período de evaluación semestral de conformidad a la programación aprobada. Esta fase comprende las siguientes actividades:
Comparar los logros obtenidos contra compromisos adquiridos.
Valorar los resultados alcanzados por el empleado.
Realizar la realimentación a cada empleado.
INSTRUCTIVO PARA LOS INSTRUMENTOS INSTRUCTIVO EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO Para utilizar y diligenciar el formato de evaluación es necesario seguir los siguientes pasos: Información general:
Nombre y apellido del evaluado Cargo actual del evaluado
Fecha en la que se realiza la evaluación Nombre y apellido del evaluador
Indicadores de gestión:
Se identifica los indicadores que se desean evaluar. Definir los indicadores con el evaluador de acuerdo con la finalidad asignada a su dependencia y dentro del marco de las funciones del empleado. Se deben plantear indicadores objetivos y de real evaluación. Escala de Calificación:
Asignar porcentajes a cada indicador, de acuerdo a la siguiente información:
Marque con una X el grado de consecución, siendo: Supera las expectativas
100% a más de cumplimiento
Cumple las expectativas
76 a 100% de cumplimiento
Cumple la mayoría de las expectativas
51 a 75% de cumplimiento
Cumple parcialmente las expectativas
26 a 50% de cumplimiento
No cumple las expectativas
0 a 25% de cumplimiento
Firma del evaluado y del evaluador:
Al terminar de diligenciar el formato de evaluación, el evaluado y el evaluador debe firmar en el correspondiente espacio asignado.
INSTRUCTIVO ENTREVISTA DE RETROALIMENTACIÓN Información general:
Nombre y apellido del evaluado
Cargo actual del evaluado
Fecha en la que se realiza la evaluación
Nombre y apellido del evaluador Relación directa del evaluador con el evaluado (leer opciones)
Escala de Calificación:
Numero: Se debe enumerar cada uno de los indicadores a evaluar.
Indicador: Se escribe el indicador que se evaluó.
Porcentaje obtenido: Se escribe el porcentaje que obtuvo el evaluado en cada indicador.
Porcentaje esperado: Se asignan porcentajes a cada actividad, de acuerdo con la meta de cada indicador.
Comentarios y/o observaciones: Se escribe los comentarios de los resultados de cada indicador.
Puntaje total: Se suman todos los porcentajes obtenidos por cada indicador y se divide en el número de indicadores, el resultado será el promedio del puntaje obtenido.
Fortalezas: Indicar cuales fueron las características en las que presenta mayor habilidad y destreza.
Debilidades: indique cuales fueron las características en las que presenta mayor carencia, que aspectos merece acciones correctivas.
INSTRUCTIVO PLAN DE MEJORA Información general:
Nombre y apellido del evaluado
Cargo actual del evaluado
Fecha en la que se realiza la evaluación
Nombre y apellido del evaluador Relación directa del evaluador con el evaluado (leer opciones)
Descripción:
Persona o área que requiere plan de mejora: escriba nuevamente el nombre del evaluado.
Debilidades: indique cuales fueron las características en las que presenta mayor carencia, que aspectos merece acciones correctivas
Descripción acción de mejora: Relacione las actividades que usted planteará como acción de mejora a las debilidades halladas.
Objetivo(s): Describa brevemente el objetivo que se pretende lograr con la actividad planteada para mejorar la debilidad.
Metas(s): Defina la meta a alcanzar identificando la unidad de medida.
Plazo de ejecución: Determine en plazo en que se espera alcanzar la meta propuesta, si las actividades sobrepasan una vigencia, debe determinar para cada año el porcentaje de cumplimiento y en lo posible defina
un posible entregable, que le permita
a al
evaluador evaluar el nivel de avance de la actividad. Coloque la fecha de inicio de plan de mejora y al final del proceso coloque la fecha final.
Responsable(s): Escriba en Cargo y nombre de la persona responsable de adelantar la actividad.
Indicador de cumplimiento: en este indicador se debe colocar todos los aspectos positivos o negativos que el evaluado obtuvo durante el plan de mejora y cuál fue el nivel de cumplimiento.
Observaciones: Presente comentarios u observaciones que considere necesarios.
Firma del evaluado y del evaluador: Al terminar de diligenciar el formato de evaluación, el evaluado y el evaluador debe firmar y colocar el nombre en el correspondiente espacio asignado.
INSTRUMENTOS Formato de evaluación de desempeño.
EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO DATOS DEL EVALUADO NOMBRES:
APELLIDOS:
CARGO ACTUAL:
FECHA EVALUACIÓN:
DATOS DEL EVALUADOR NOMBRES:
Relación con el evaluado:
APELLIDOS:
Jefe inmediato
supervisado
Cliente
INDICADORES DE GESTIÓN CALIFICACIÓN
Marque con una X la respuesta que usted cree que es correcta.
COMENTARIOS
DESEMPEÑO EN EL TRABAJO Planifica y organiza el trabajo 1 2 3 4 5 para lograr objetivos. Está motivado para lograr diversos resultados. Es creativo para proyectar nuevas ideas. Le preocupa el apr ove cha mie nto de los recursos de la empresa. Su comunicación oral es eficaz.
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COMUNICACIÓN 1 2 3 4
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Se comunica por escrito con eficacia.
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En reuniones de trabajo contribuye con información relevante.
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DESARROLLO PROFESIONAL So c ta y o t ene e su e e inmediato, la aprobación y autorización de sus planes de desarrollo profesional y logra así, nuevas oportunidades de aprendizaje y crecimiento. Proyecta su esarro o pro es ona 1 2 3 4 5 de acuerdo con las políticas y objetivos de la institución. p ca os nuevos apren za es obtenidos en la capacitación adquirida recientemente. Aprovec a as oportun a es e desarrollo profesional para mejorar su Productividad.
OBJETIVIDAD Cump e con sus unc ones con absoluta imparcialidad Emp eo e méto os e investigación que garanticen la recopilación técnica y científica de evidencias. In orma so re os actos u omisiones constitutivos de delito de sus subordinados o iguales en categoría jerárquica. At en e con genc a a so c tu de auxilio o queja de la ciudadanía, y de sus propios subordinados EFICIENCIA Y EFICACIA Ev tar que as prue as p er an su calidad probatoria y se facilite la correcta tramitación del procedimiento correspondiente. ump e y ace cump r con diligencia las órdenes que recibe con motivo del desempeño de sus funciones. Ev ta to o acto u om s ón que produzca deficiencia en su cumplimiento Entrega a n ormac ón que e es solicitada, en los términos de las leyes correspondientes. FIRMA EVALUADOR
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5 FIRMA EVALUADO
Formato de realimentación ENTREVISTA DE REALIMENTACI N
NOMBRES: CARGO ACTUAL:
APELLIDOS: FECHA EVALUACI N:
DATOS DEL EVALUADOR NOMBRES: Re ac ón con e evaluado:
APELLIDOS: Jefe inmediato
supervisado
Cliente
Colega (par)
ESCALA DE CALIFICACI N Supera las expectativas
100% a más de cumplimiento a
Cumple las expectativas
e cump m ento
Cumple la mayoría de las expectativas Cumple parcialmente las expectativas
51 a 75% e cump m ento 26 a 50% e cump m ento
No cumple las expectativas
0 a 25% de cumplimiento
No.
DESCRIPCIÓN INDICADOR
INDICADORES DE GESTI N PUNTAJE PUNTAJE ESPERADO OBTENIDO (%) (%)
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Desempeño en el trabajo Comunicaci n
100% 100%
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Desarrollo profesional Objetividad Eficiencia y eficacia
100% 100% 100%
COMENTARIOS Y/O OBSERVACIONES
PUNTAJE TOTAL FORTALEZAS
DEBILIDADES
Formato de plan de mejoramiento PLAN DE MEJORA DATOS DEL EVALUADO NOMBRES:
APELLIDOS:
CARGO ACTUAL:
FECHA EVALUACI N: DATOS DEL EVALUADOR
NOMBRES: Relaci n con el evaluado:
APELLIDOS: Jefe inmediato
supervisado
DESCRIPICI N
Persona que requiere plan de mejora. Debilidades (aspectos que necesitan acción correctiva) Descr pc ón e a acc ón de mejora. Objetivo (s) Metas (s) P azo e e ecuc ón
ec a n c o Fecha final
Responsable (s)
Cliente
Colega
