AUTOVENTA Y PREVENTA EN LA NUBE Versión 2015
Manual de Usuario
Software DELSOL S.A. Todos los derechos reservados
Términos del Servicio N!PREVENTA
N!PREVENTA 2015
Términos del servicio
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1. Calificación Jurídica Software del Sol, S.A. es una empresa desarrolladora de software con domicilio en ESPAÑA, en la ciudad de JAÉN, en C/ Esteban Ramírez Martínez, 2 - planta 6ª - oficina A y B y N.I.F. número A11682879. Usted es el usuario, o la persona que accede al dominio www.npreventa.com. Si usted es menor de edad, declara que su tutor o representante legal ha revisado y aceptado esta licencia. Los términos de este acuerdo, denominado "Términos del Servicio N!PREVENTA ", regulan la relación entre Usted y Software del Sol, S.A., (en adelante "Software DELSOL") con respecto al uso del servicio N!PREVENTA y los servicios relacionados. 2. Política de Privacidad El uso de N!PREVENTA también implica la aceptación de la Política de Privacidad de Software DELSOL publicada en su web, la cual le aconsejamos que lea y revise para su aceptación consciente. 3. Propiedad Todo el contenido del servicio N!PREVENTA, incluyendo, y sin limitar a esto: títulos, códigos fuentes, diseños, métodos, software de servidor, logotipos, efectos audiovisuales y documentación, tienen derechos de autor propiedad de Software DELSOL. Software DELSOL se reserva todos los derechos, incluyendo, sin limitar a esto, todos los derechos de propiedad intelectual u otros derechos de propiedad, en relación a sus productos y servicios. 4. Acceso a N!PREVENTA El acceso a N!PREVENTA se efectuará exclusivamente a través de un registro de alta. Este acceso requiere cierta información, como nombre de la empresa, identificación del usuario, etc. El uso de esta información se realizará de acuerdo con la Política de Privacidad publicada en la web de Software DELSOL. Para acceder a N!PREVENTA, Usted necesitará un dispositivo smartphone, tableta, u otro dispositivo móvil con un navegador de Internet. Software DELSOL trabaja constantemente para compatibilizar su servicio con todos los navegadores existentes, no obstante, pueden aparecer incompatibilidades en algún caso. También es posible que en el futuro, pueda ser necesario actualizar su navegador para acceder a las nuevas versiones o características de N!PREVENTA. Aunque trabajamos para ofrecerle un servicio "excelente", Software DELSOL no puede asegurar el 100% de disponibilidad del servicio. Software DELSOL no se hace responsable de mantener el servicio en casos de fuerza mayor, tales como: incendios, inundaciones, actos de autoridades civiles o militares, embargos, huelgas, accidentes, o la escasez de medios de transporte, guerra, terrorismo, etc. Software DELSOL se reserva el derecho a denegar el acceso, e incluso el de eliminar la información contenida en sus servidores perteneciente a cualquier cuenta, en los siguientes casos:
Reclamación de terceros.
Vulnerabilidad de la legislación vigente.
Uso demostrado con fines comerciales como pueden ser (sin limitar a estos casos) la reventa, el subarriendo del servicio, etc.
Uso de cualquier método informático, (por ejemplo: software de automatización, inyección SQL, uso de robots, uso de ingeniería inversa, etc.), contra el servicio, fuera de la operatividad propia de N!PREVENTA.
Intento de acceso a otras cuentas de usuario de forma no autorizada.
No utilización del servicio en un periodo de seis meses.
En el caso de denegación de acceso, o eliminación de datos, Software DELSOL se exime de compensar de ninguna forma las supuestas pérdidas provocadas por esta falta de acceso o de su información.
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5. Uso y garantía N!PREVENTA está diseñado para su uso como herramienta de gestión comercial de agentes de auto venta y pre venta. El uso de N!PREVENTA es gratuito, y se ofrece "tal como es", no aceptándose reclamaciones por "supuestas" especificaciones que debiera cumplir. Software DELSOL se reserva el derecho a cambiar las especificaciones de N!PREVENTA sin previo aviso. Software DELSOL no se compromete ni responsabiliza con ninguna persona o entidad en todo lo relativo a cualquier perjuicio supuestamente provocado por el uso o falta de uso de N!PREVENTA, tanto directa como indirectamente, incluyendo, sin limitarse a las siguientes eventualidades: interrupciones del trabajo, pérdidas económicas o pérdidas de ganancias previstas, como resultado de la utilización del mismo. Aunque nuestro propósito es asegurarle un servicio lo más robusto y libre de errores, Software DELSOL no le puede garantizar la ausencia de errores, sean propios, de la plataforma, o de posibles incompatibilidades. 6. Publicidad de Terceros Usted entiende que el servicio N!PREVENTA puede presentar anuncios de Software DELSOL o de terceros. Software DELSOL, a través de sus anuncios, puede ofrecerle enlaces a otros sitios web propios o de terceros. En caso de accesos a webs de terceros, Software DELSOL no será responsable en ningún caso de los contenidos, opiniones, costes añadidos, etc., de los productos o servicios de dichos sitios web. 7. Actualización de este Acuerdo de Términos del Servicio Software DELSOL se reserva la facultad de cambiar, modificar, añadir o eliminar partes de éste Acuerdo de Términos de Servicio y su Política de Privacidad en cualquier momento mediante su publicación en esta misma dirección. Software DELSOL se compromete a avisar de forma adicional al usuario por medio de mensajes emergentes o de correo electrónico. En caso de estar en desacuerdo con cualquier modificación efectuada en los Términos del Servicio por parte de Software DELSOL, Usted deberá dejar de utilizar de forma inmediata N!PREVENTA. 8. Competencia Jurisdiccional y Actualización Para cualquier divergencia surgida de la interpretación del presente acuerdo, usted se somete expresamente a los Juzgados y Tribunales de España, de la ciudad de Jaén, con renuncia a su propio fuero si éste fuese otro. En el caso de que algún o algunos de los términos de este documento pasen a ser inválidos, ilegales o inejecutables en virtud de alguna norma jurídica, se considerarán ineficaces en la medida que corresponda, pero en lo demás, este acuerdo conservará su validez. Tanto Usted como Software DELSOL, acuerdan sustituir el término o términos afectados por otro u otros que tengan los efectos económicos más semejantes a los de los sustituidos.
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Acceso a N!PREVENTA
Requerimientos y acceso al programa Requerimientos Compruebe que dispone de los siguientes requerimientos:
Tener FactuSOL 2015 instalado en su pc. Dispositivo móvil con conexión a internet permanente. Pantalla con una resolución mínima de 320 x 480 pixel. Explorador web compatible con HTML5 y CSS3. Comunicación de datos entre FactuSOL y N!PREVENTA a través de un servidor FTP. Visor de archivos PDF con posibilidad de impresión instalado en el dispositivo.
Acceso al programa No existe la necesidad de tener que realizar la instalación de la aplicación N!PREVENTA en el dispositivo móvil, debido a que la ejecución del mismo, se realiza directamente accediendo a través del navegador de internet en la página www.npreventa.com. La primera pantalla que aparecerá al entrar en N!PREVENTA será la de inicio de sesión. Para poder acceder, previamente habrá que dar de alta la empresa con la que se trabajará en el programa. Para ello, pulse en el botón “Quiero empezar a utilizarlo” e introduzca la información que se solicita. Una vez realizado, recibirá un correo electrónico con la siguiente información:
Link de activación de cuenta. Deberá pulsar sobre este enlace para poder activar su cuenta, de lo contrario, al intentar acceder a la aplicación con los datos de acceso, el programa le indicará que no existe esa empresa.
Datos de alta de la empresa. Datos relacionados con su empresa.
Datos de acceso a N!PREVENTA. Datos proporcionados para acceder a N!PREVENTA.
Una vez activada la empresa, vuelva a acceder a la página www.npreventa.com e inicie la sesión con los datos de acceso proporcionados en el correo electrónico. Dentro del programa, estos datos podrán ser modificados a través de la opción “Mi perfil” de N!PREVENTA. En la ventana de inicio de sesión, deberá introducir los datos de acceso:
Código de empresa: Introduzca el nombre de acceso a la empresa.
Usuario: Introduzca el nombre de usuario. Por defecto será Supervisor.
Contraseña: Introduzca la contraseña de acceso.
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Acceso a N!PREVENTA
Recordar empresa y usuario: Si marca esta opción, el programa recordará el código de empresa y usuario con el que accedió al programa para futuros accesos.
Pulse el botón Acceder para iniciar sesión con el programa.
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Primeros pasos
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Primeros pasos Como sabrá, N!PREVENTA es una aplicación que va enlazada a nuestro software FactuSOL. Herramienta perfecta para poder llevar a cabo la gestión de autoventa y preventa. Al ser en la nube, se ejecuta y mantiene la información en los servidores de Software DELSOL. Debido a la importancia de una buena configuración tanto de FactuSOL como de N!PREVENTA, le recomendamos que siga estos primeros pasos para iniciar la gestión con su nuevo programa. 1.
Configure en FactuSOL cada uno de los dispositivos que se vayan a utilizar en N!PREVENTA. Cada dispositivo creado, pertenece a un agente comercial y éste debe tener un usuario creado en la aplicación N!PREVENTA. a. b. c.
Cree los tipos de documentos que necesita utilizar en N!PREVENTA. Programe las diferentes opciones del menú Configure las reglas de negocio en el uso de la aplicación.
2.
Cree los modelos de impresión en FactuSOL. Los modelos de impresión para presupuestos, pedidos, albaranes y facturas que se traspasan a N!PREVENTA, son los mismos modelos que se utilizan para la impresión desde FactuSOL. Para utilizarlos, debe activar dentro del diseño de impresión que deseé la opción “Exportar a N!PREVENTA”. (Ver apartado del manual “Diseño de documentos” en FactuSOL)
3.
Configure el modo de conexión por FTP, tanto en FactuSOL como en N!PREVENTA. (Ver apartado del manual “Configuración de comunicaciones”)
4.
Indique en N!PREVENTA el número de dispositivo con el que el usuario está enlazado a FactuSOL. (Menú Secundario > opción Ajustes > opción Nº de dispositivo)
5.
Realice la exportación de datos desde FactuSOL. (Solapa Utilidades > grupo Movilidad > icono N!PREVENTA/MovilSOL > opción Exportar datos)
6.
Ejecute el proceso de recibir datos desde N!PREVENTA. (Menú secundario > opción Enlace con FactuSOL > opción Recibir datos)
7.
Configure en N!PREVENTA el proceso de venta para indicar como debe actuar en el momento de realizar un documento de venta. (Menú secundario > opción Ajustes > opción Proceso de venta)
8.
Configure en N!PREVENTA los contadores para los diferentes documentos. (Menú secundario > opción Ajustes > opción Contadores)
9.
Inicie la gestión con N!PREVENTA.
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Configuración de comunicaciones
Configuración de comunicaciones Existen dos modos de conexión entre FactuSOL y N!PREVENTA: 1)
Comunicación por el FTP propio de N!PREVENTA. Esta opción es válida para usuarios registrados de la aplicación. En FactuSOL, introduzca sus datos de Usuario Registrado y en la configuración de comunicaciones, seleccione la opción Utilizar el FTP de N!PREVENTA para Usuarios Registrados. En N!PREVENTA, acceda a través del Menú opciones en Mi perfil. Pulse en el botón “Editar”. Introduzca sus datos en el apartado Registro de Usuario y seleccione en tipo de servidor “FTP de N!PREVENTA”.
2)
Comunicación por un servidor FTP propio del usuario. Dentro de las mismas ventanas donde se configura el uso del servidor FTP de N!PREVENTA, puede indicar todos los datos necesarios para la conexión con un FTP externo a N!PREVENTA, dirección del servidor, puerto de comunicaciones, protocolo, usuario, contraseña y directorio remoto para el intercambio de ficheros.
El funcionamiento de ambas aplicaciones es independiente del servidor FTP utilizado.
Exportación de datos a N!PREVENTA 1.
Ejecute el proceso de Exportar datos en FactuSOL. (Solapa Utilidades > grupo Movilidad > icono N!PREVENTA/MovilSOL> opción Exportar datos). Este proceso subirá los datos directamente al servidor FTP configurado, en el caso de la utilización de un servidor propio, los datos se grabarán en el directorio remoto indicado.
2.
Ejecute el proceso de recibir datos desde N!PREVENTA. (Menú secundario > opción Enlace con FactuSOL > opción Recibir datos). N!PREVENTA comunicará a través del servidor FTP con la carpeta remota, e importará y tratará estos datos.
Transmisión de ventas desde N!PREVENTA a FactuSOL 1.
Ejecute el proceso de Transmitir ventas en N!PREVENTA. (Menú secundario > opción Enlace con FactuSOL > opción Transmitir ventas) N!PREVENTA conectará a través del servidor FTP y grabará los datos en el directorio indicado.
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2.
Configuración de comunicaciones
Ejecute el proceso de Importar datos desde FactuSOL. (Solapa Utilidades > grupo Movilidad > icono N!PREVENTA/MovilSOL > opción Importar datos) FactuSOL descargará los ficheros que N!PREVENTA previamente ha exportado a este servidor y los procesará una vez descargados desde el servidor FTP.
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Menú Principal
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Pantalla Inicial N!PREVENTA está compuesto por dos menús de trabajo: Menú principal y un Menú secundario.
Menú Principal El menú principal, es la primera pantalla que aparece cuando inicia la sesión con N!PREVENTA. Está compuesta de las opciones que realizan las funciones principales de la gestión diaria.
Desde aquí puede crear las ventas, dar de alta nuevos clientes, consultar la ruta del día, registrar visitas a clientes, gestionar los cobros realizados o pendientes, ver consumos de artículos, etc. En la parte superior, aparece la barra de acceso rápido y navegación. Dependiendo de la opción del programa en la que se encuentre encontrará en la parte superior derecha unos botones (también llamado menú de opciones) con determinadas funciones: ir a configuración del perfil de empresa, crear un nuevo registro, editar el registro visualizado, borrar, etc. En esta misma barra y dependiendo de la opción del programa existirán diferentes posibilidades de navegación: ir atrás, ir al menú principal, etc.
Le recomendamos que durante la ejecución del programa, no utilice los botones de navegación de su explorador web y que navegue siempre mediante la barra de navegación de la aplicación.
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Menú de opciones
Situado en la pantalla inicial, pulse el botón “Menú de opciones” en cual le ofrecerá cuatro opciones posibles:
Mi Perfil Esta opción del menú solo será accesible por el usuario con acceso Supervisor al programa. Compuesta por los datos generales de la empresa, la configuración del servidor FTP y la configuración del servidor de correo electrónico. Se estructura de la siguiente manera: Identificación
Nombre: Muestra el código de la empresa. Email: Le muestra el correo electrónico asociado a la empresa de N!PREVENTA. NIF: Muestra el NIF de la empresa. Identificador: Muestra el código de empresa que da acceso a N!PREVENTA. Usuario: Muestra el usuario que accede a N!PREVENTA. Este usuario tiene los privilegios de “Supervisor”, lo que significa que podrá acceder a todas las funciones del programa y es el encargado de establecer los permisos necesarios a los demás usuarios si los hubiere. Contraseña: Muestra la contraseña de acceso a N!PREVENTA
Localización
Domicilio. Indica el domicilio de la empresa. Código postal. Población. Provincia. País. Seleccione el país de origen.
Contacto
Persona de contacto. Teléfono. Móvil.
Registro de usuario Estos datos serán facilitados por Software DELSOL, al darse de alta como usuario registrado de N!PREVENTA en cualquier tipo de mantenimiento.
Código de usuario. Indique el código de usuario registrado de N!PREVENTA. Contraseña. Indique la contraseña de usuario registrado. Tipo de registro. El programa mostrará el tipo de registro contratado.
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Servidor FTP Seleccione el servidor FTP que va a utilizar para la sincronización con FactuSOL. Hay dos tipos:
Utilizar el servidor FTP de N!PREVENTA si es usuario registrado de la aplicación. Utilizar su propio servidor FTP. En este caso, deberá rellenar los datos de acceso a su servidor: -
Servidor: Introduzca la dirección de su servidor. Puerto: Indique el puerto de conexión. SLL: indique si el tipo de conexión al servidor es SLL o no. Nombre de usuario: Introduzca el nombre de usuario de acceso al servidor. Contraseña: Indique la contraseña de acceso al servidor. Directorio remoto: Indique el directorio de intercambio de datos.
Servidor de correo electrónico
Ayuda. Seleccione el tipo de cuenta. Hotmail, Gmail, Telefónica etc. Servidor SMTP. Le muestra el servidor de correo saliente según el tipo de cuenta indicado por ejemplo, si utiliza Hotmail, el programa le mostrará el servidor smtp.live.com. Puerto. Indique el nº de puerto del servidor. Seguridad. Indique el tipo de seguridad de su cuenta, ninguna, SSL y TLS. Autenticación. Indique si el servidor requiere autentificación o no. Nombre de la cuenta. Indique el nombre que identificará el correo electrónico. Dirección de correo. Indique la dirección del correo electrónico. Contraseña. Indique la contraseña de su correo.
De la misma manera podrá editar toda esta información si lo desea, cambiar el email de contacto, cambiar el código de la empresa e incluso cambiar la contraseña de acceso.
Enviar mensaje A través de esta opción, podrá enviar mensajes instantáneos entre los dispositivos móviles dados de alta en el programa.
Acerca de N!PREVENTA A través de esta opción podrá conocer la versión y revisión utilizada en N!PREVENTA, así como la resolución de pantalla del dispositivo y la versión del navegador utilizado.
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Cerrar Sesión Cierra la aplicación.
Ventas Compuesto de las opciones: Creación y Consultas.
Creación Seleccione el botón “Creación” y el programa mostrará los diferentes documentos que puede emitir. Deberá configurar previamente en el menú Utilidades de FactuSOL, enlace con N!PREVENTA, dentro de la configuración de dispositivos móviles, los tipos de documentos que se activarán en N!PREVENTA. Pulse sobre el documento que necesite crear. Una vez dentro, podrá visualizar en la parte inferior de la ventana cinco botones: Cabecera, Líneas, Totales, Opciones y el botón Guardar documento. Cabecera Rellene los siguientes datos: Tipo. Indica el nombre del documento que va a crear. Código. Es el número del documento. Puede dejarlo a cero y el programa asignará un número automático cuando finalice el documento. No obstante, puede especificar un código para el documento en el caso que desee, por ejemplo, aprovechar un hueco en la numeración existente. Fecha. Indique la fecha del documento. Por omisión y en la creación el programa asignará la fecha actual como fecha del documento. Al pulsar en este apartado, se muestra la ventana de un calendario. Podrá moverse en él e indicar el día interesado. Cliente. Introduzca el código o el nombre del cliente. Pulse el botón “Buscar” para acceder al archivo del clientes o pulse el botón “Mas” y podrá crear un nuevo cliente o un cliente no habitual.
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Dirección entrega. Si el cliente dispone de varias direcciones de entrega, puede seleccionarla en este apartado. F. de pago. Seleccione en este campo la forma de pago del documento. Por omisión recogerá la forma de pago asignada al cliente. Líneas En esta ventana, debe introducir los diferentes artículos que desea cargar en el documento. Cada línea de detalle puede contener los datos de artículos, cantidades, precios, descuentos y trazabilidad. Si pulsa en el menú de opciones (botón superior derecho), muestra diferentes opciones aplicables a la línea de detalle. Agregue la línea o líneas de artículos que desea vender en el documento o introduzca los artículos anteriormente servidos a través del consumo del cliente. También es posible poder duplicar un documento realizado con anterioridad a través del histórico de documentos. Para ello pulse la opción duplicar documento. Puede añadir, editar y eliminar líneas tantas veces como quiera. Desde este mismo apartado, puede consultar los documentos pendientes de cobro asociados al cliente y proceder a su gestión.
Para comenzar a introducir líneas, debe pulsar el botón “Nueva línea”. Rellene los siguientes datos: Código. Introduzca el código del artículo deseado o pulse el botón “Buscar” para acceder al archivo de artículos. Es posible aplicar aquellos artículos utilizados de forma habitual previa configuración en el dispositivo móvil desde FactuSOL. Descripción. Aparecerá en este campo el nombre del artículo que haya introducido en el código. También puede escribir una descripción manual para la línea de detalle, e incluso modificar el nombre del artículo seleccionado para el documento. Bultos. Introduzca los bultos de la línea de detalle. Si el artículo tiene configurado el campo unidades por bulto en su ficha, el programa multiplicará este campo por el número de bultos para ofrecer automáticamente la cantidad de la línea de detalle. Nota: Para que el campo bultos aparezca en las líneas de detalle, deberá activarlo accediendo al menú secundario del programa, opción ajustes, proceso de venta. Cantidad. Introduzca las unidades de venta. El programa le mostrará de forma continuada los mensajes de stock que entienda necesarios. Es posible visualizar el stock de otros almacenes existentes, con carácter informativo. Precio. En este campo se muestra/introduce el precio unitario del artículo seleccionado.
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El precio de venta puede verse modificado si el agente tiene derechos asignados en el programa. (Ver configuración en FactuSOL). Descuento. % de descuento aplicado al precio de venta. Total. Importe total de la línea. Trazabilidad. En este campo se introduce/muestra los datos de trazabilidad del artículo. La trazabilidad se compone de un número de lote de fabricación o número de serie, una fecha de fabricación, y una fecha de consumo preferente. Introduzca de forma manual una serie/lote o bien puede utilizar el botón “Buscar” para localizar los número de serie/lote asociados al artículo. El uso de la trazabilidad puede aparecer de manera automatizada. Tan solo debe activar la opción dentro del apartado proceso de venta del programa. Está opción le ofrece automáticamente la serie/lote del artículo con fecha de consumo más antigua.
Totales Esta solapa contiene los datos del pie del documento. Incluye las observaciones, descuentos y sumatorios del mismo. Compuesto de los siguientes datos: Descuento. Campo de descuento general al neto en porcentaje/importe. Pronto pago. Campo de descuento por pronto pago sobre el neto – descuento general.
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Portes. Valores de portes. Sumatorios: Tipos, bases, importe de IVA y RE. Total. Total del documento. IRPF. Porcentaje a aplicar sobre la base. Observaciones. Puede anotar cualquier información relacionada con el documento.
Nuevo cobro Una vez grabe el documento, el programa le presentará una ventana auxiliar para el cobro del mismo. Esta ventana le servirá en formas de pago de efectivo, para auxiliarle en el importe de cambio que debe devolver. Tenga en cuenta que el importe que introduzca en esta ventana servirá para dar el cobro directo al documento emitido. Pulse en el botón redondo para introducir el importe de cobro de manera automática.
Opciones Habilita el acceso a las diferentes opciones disponibles del Menú sistema, aplicables a la línea de detalle.
Consultas Desde la ventana de creación de documentos, también tiene la posibilidad de consultar los documentos creados con anterioridad y proceder al mantenimiento de los mismos, para este caso seleccione el botón “Consultas”. Al seleccionar el documento le aparecen distintas opciones de consulta. Consulta los 100 últimos documentos realizados, de la última semana o de un día determinado o localice los documentos creados a un cliente específico. La funcionalidad de dicha opción dependerá de si se ha realizado o no, el proceso de reinicio de gestión del sistema. (Ver opción, reiniciar gestión dentro del apartado enlace con FactuSOL del manual) A través de esta opción podrá editar, eliminar o volver a emitir el documento seleccionado.
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Clientes N!PREVENTA permite almacenar en su dispositivo móvil, los principales datos de contacto y comerciales de sus clientes. También es posible crear clientes en el mismo dispositivo y posteriormente sincronizarlos con FactuSOL.
No es posible la eliminación de clientes a través del programa. En la pantalla podrá visualizar en la parte izquierda de la ventana el nombre fiscal/comercial de los clientes y su domicilio y en la parte derecha el teléfono de contacto. Si pulsa sobre el símbolo del teléfono, le permite de manera rápida, realizar una llamada al cliente. (Siempre que el hardware del dispositivo lo permita) Puede realizar una búsqueda rápida del cliente pulsando sobre las iniciales de su nombre. Pulse sobre el menú de opciones y le aparecerá lo siguiente:
Buscar Introduzca el inicio de la descripción a buscar o un texto completo. El programa le mostrará en la pantalla los registros coincidentes con la misma, y a partir de ahí, podrá visualizarlos o editarlos. Tendrá posibilidad de buscarlos por nombre fiscal o nombre comercial.
Nuevo A través de esta opción puede crear directamente en N!PREVENTA la ficha de un nuevo cliente. Los datos solicitados se distribuyen en Datos generales, Datos de contacto y Datos comerciales.
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Datos Generales Incluye los datos:
NIF. Identificación fiscal. Nombre Comercial. Nombre Fiscal. Domicilio. Código Postal. Población. Provincia. C.C.C, IBAN y BIC. Datos bancarios.
Datos de Contacto Incluye los datos:
Teléfono. Teléfono de contacto. Móvil. Teléfono móvil de la empresa. Fax. Número de Fax de la empresa. Email. Dirección de correo electrónico de contacto. Contacto. Persona de contacto de la empresa. Horario. Horario de apertura y cierre.
Datos comerciales Incluye los datos:
F. Pago. Forma de pago. Financiación. Porcentaje fijo de cargo por financiación. Pronto pago. Porcentaje fijo de descuento por pronto pago Días de pago. Indique hasta tres días de pago en los que ajustar el vencimiento del pago. El programa calculará el vencimiento según la forma de pago seleccionada y posteriormente ajustará el día del vencimiento al siguiente día de pago. Tarifa. Tarifa por defecto que aparecerá a la hora de realizar una venta. Ruta. Indica la ruta a la cual pertenece el cliente. IVA. IRPF. % de IRPF a aplicar sobre la base imponible. R.E. Recargo de equivalencia RCC. Régimen especial del criterio de caja. Observaciones.
Editar Una vez dentro de la ficha de un cliente, si pulsa sobre el botón Menú de opciones, le muestra el botón “Editar”. Puede editar los datos de cualquier cliente, que haya sido creado en FactuSOL o en N!PREVENTA. *Nota: Al crear un nuevo cliente, el programa le generará un código provisional de cliente con una numeración a partir del código 100000. Una vez sea traspasado a FactuSOL, el programa los eliminará de N!PREVENTA, y en FactuSOL aparecerá con un nuevo número definitivo. Debe volver a recoger el fichero de clientes de FactuSOL para disponer del cliente creado con su nuevo código.
Direcciones de entrega A través de esta opción, puede indicar por cada cliente todas las direcciones de entrega que desee. Tenga en cuenta, que esta opción solo estará disponible al editar la ficha de un cliente.
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Una vez dentro, podrá crear nuevas direcciones o modificar una ya existente.
Rutas
N!PREVENTA le permite mantener un archivo con las diferentes rutas que el agente debe visitar. Le ayudará a controlar los clientes de una ruta, facilitando la organización de las entregas o visitas programadas.
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A cada una de las rutas el programa le permite asignar los clientes que se desee visitar. Tendrá la posibilidad de añadir un cliente a varias rutas. (Menú de opciones, añadir cliente).
Al pulsar en el cliente, le aparecerá una barra de botones con las siguientes opciones: Subir / Bajar Podrá mover el orden de las visitas dentro de la ruta. Pulse el botón SUBIR o BAJAR una posición. Venta Le permite realizar un documento de venta al cliente seleccionado. Cobro Podrá consultar los documentos pendientes de cobro del cliente seleccionado y realizar la gestión de los mismos. Visita Anote la visita al cliente. (Ver opción “Botón visitas” del manual). Borrar Pulse este botón para eliminar un cliente de la ruta. El cliente no se borrará del fichero de clientes, sólo de su pertenencia a la ruta. En el momento de realizar cualquier acción a través de este archivo de rutas, podrá visualizar unos iconos identificativos que le permitirán conocer rápidamente que tipo de acción ha realizado en el cliente de ruta.
Añadir clientes Utilice esta opción para añadir un cliente a la ruta modificada. (Menú de opciones, añadir cliente).
Ver mapa (Menú de opciones, ver mapa) Esta opción analiza las direcciones de los clientes según el orden de visita indicado, le confecciona el mapa con el que podrá acceder a través del navegador GPS de su dispositivo (en caso de que disponga de él) y le guiará hacia los distintos puntos de la ruta.
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Visitas N!PREVENTA, le permite mantener un fichero donde se podrá visualizar el registro de las visitas realizadas a determinados clientes. En ella, se podrá anotar cualquier información relacionada con la visita ha dicho cliente como por ejemplo, si este permanece cerrado, anotar cualquier incidencia , si espera una nueva visita o incluso la reclamación de un producto no entregado etc. Esta información podrá ser exportada a nuestro programa FactuSOL mediante el proceso de transmisión de datos y automáticamente será almacenada dentro del menú Utilidades, N!PREVENTA, fichero de visitas . Una vez confirmados los datos en FactuSOL, tenga en cuenta realizar el proceso de reinicio de gestión en N!PREVENTA (Menú secundario, Enlace PC, Reiniciar Gestión) ya que si no lo hace, cada vez que realice el proceso, le ira duplicando esa misma información en el fichero de visitas de FactuSOL.
Pulse el menú de opciones, botón Nueva visita para crear la visita. La ventana de visita consta de los siguientes campos: -
Fecha/Hora: Por omisión le muestra la fecha y hora actual. Cliente: Seleccione el cliente a visitar. Motivo: Seleccione el motivo de la visita. Observaciones: Anote la información que necesite.
Una vez creada y guardada, será almacenada en la ventana de visitas.
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Para poder visualizarla, editar o eliminar la visita pulse sobre ella, una vez dentro, podrá visualizar en pantalla completa la visita seleccionada. Para poder acceder al mantenimiento de la misma pulse en el menú de opciones y mostrará los botones editar y borrar visita.
Editar Acceda dentro de la visita, pulse en el menú y en “Editar”. Podrá editar cualquier dato del registro de la visita.
Borrar Acceda dentro de la visita, pulse en el menú y en la opción “Borrar”. De esta manera, se eliminará dicha visita.
Nuevo documento Le dará posibilidad de acceder a la ventana de creación de documentos directamente desde la visita.
Pendiente de cobro A través de esta opción, podrá acceder a los documentos pendientes de cobro del cliente a visitar.
Ver mapa N!PREVENTA confecciona el mapa con el que podrá acceder a través del navegador GPS de su dispositivo (en caso de que disponga de él) y le guiará hacia el cliente.
Cobros N!PREVENTA permite el control de los cobros de los documentos emitidos, así como de los documentos pendientes traspasados desde FactuSOL.
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El cuadro de búsqueda le permite varias opciones.
Buscar por: Todos. Muestra todos los documentos de cobro en estado pendiente. Tenga en cuenta que a mayor cantidad de datos solicitados, mayor es el tiempo de respuesta de la aplicación. Es posible limitar la búsqueda de todos los cobros pendientes de un tipo de documento determinado. Cliente. Muestra todos los documentos pendientes del cliente que solicite. Código Nota. Muestra el documento que introduzca en el campo. Fecha. Muestra todos los documentos pendientes creados en la fecha introducida.
Ver Notas Cobradas Por omisión, el programa sólo le muestra los documentos pendientes de cobros. Si desea consultar también los documentos cobrados, entre en el menú de opciones y pulse este botón, el programa mostrará tanto los pendientes como los cobrados.
Cobrar A través de este botón, puede dar un cobro total o parcial del documento seleccionado.
Los datos a introducir son: Fecha. Fecha de cobro del documento. Cobrado. Introduzca el importe cobrado. Devolución. Debe marcar esta casilla, si desea indicar que la línea de cobro se refiere a una devolución de un cobro anterior. (Devolución de un cheque bancario, por ejemplo). Concepto. Explicación de la línea de cobro. Este dato se utiliza posteriormente para generar el apunte contable con ContaSOL. Contrapartida. Seleccione la contrapartida del cobro al cliente. Este campo se suele utilizar para posteriormente, al enlazar con ContaSOL los cobros, pueda conocerse que cuenta será la contrapartida del cliente.
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Forma de pago. Puede utilizarse para diferenciar medios de pago, por ejemplo, efectivo, talones, tarjetas de crédito, etc., y para la posterior liquidación.
Artículos N!PREVENTA permite almacenar en su dispositivo, todos los artículos existentes en el programa FactuSOL, conteniendo los principales datos de la solapa GENERAL y TÉCNICA. El significado de los diferentes campos es exactamente el mismo que en FactuSOL, por lo que le remitimos al manual del usuario de éste programa para su conocimiento. No es posible la creación, modificación, ni eliminación de artículos a través del programa. Inicialmente los artículos se muestran en forma de listado, visualizando en la parte izquierda de la ventana la descripción y el stock, y en la parte derecha, el código y precio de venta. Si pulsa el menú, le dará la opción para poder ordenar la ventana de artículos por descripción o por código. Para localizar un determinado artículo pulse sobre las iniciales del nombre a buscar o bien pulse el botón “Buscar” situado dentro del menú de opciones. Introduzca un código o nombre a buscar y el programa le mostrará todos los artículos que contengan esa información. Igualmente podrá realizar esta búsqueda limitando por una familia en cuestión.
Consumos Compuesto por las opciones de Consumos de clientes y Artículos vendidos.
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Consumos de clientes Desde esta opción podrá consultar, gracias al histórico de ventas exportado al dispositivo desde FactuSOL, los últimos artículos consumidos por el cliente. Al pulsar sobre la línea, podrá obtener información sobre el artículo en cuestión, fecha en la que se consumió, unidades compradas, último precio al que se vendió el artículo y tipo de documento (albarán o factura).
Tendrá posibilidad de mostrar de manera resumida dicho consumo, agrupando por artículo y mostrando el último precio de venta al que se vendió. También puedes encontrar esta opción en la creación de un nuevo documento de venta, pulsando el botón Menú de opciones.
Artículos vendidos A través de esta opción, es posible poder visualizar en pantalla los artículos vendidos en el día. Podrá ver todos los artículos vendidos o comprobar las ventas de un articulo determinado. En la parte izquierda de la ventana, le muestra el cliente y el artículo vendido y en la parte derecha le muestra las unidades vendidas, el precio unitario y el total.
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Es posible emitir un informe en formato PDF de los articulos consumidos o enviar este documento a través de correo electrónico.
Pizarra Esta opción de N!PREVENTA permite al usuario hacer anotaciones libremente en su dispositivo. Puede utilizarse para tomar algún dato esporádico:
Teléfonos Nombres Precios Direcciones Etc
Dispone de una longitud para la escritura ilimitada.
Más Pulse este botón para acceder al Menú secundario de la aplicación.
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Menú Secundario Volver Pulse este botón para acceder al Menú principal de la aplicación.
Control de gastos
N!PREVENTA puede almacenar los diferentes gastos liquidables del agente comercial. El programa permite mantener este fichero pudiendo crear, editar o anular gastos.
Nuevo Pulse en el menú, opción “Nuevo” para dar de alta un determinado gasto. El programa le pedirá los siguientes datos:
Descripción. Aquí debe seleccionar entre uno de los gastos predeterminados (creados en FactuSOL) o introducir un concepto de forma manual pulsando en el botón circular.
Importe. Importe del gasto.
Observaciones. Explicación opcional del gasto.
Editar Acceda dentro del gasto, pulse en el menú y en “Editar”. Podrá modificar cualquiera de los datos del registro del gasto.
Borrar Acceda dentro del gasto, pulse en el menú y en la opción “Borrar”. De esta manera, se eliminará el gasto introducido con anterioridad.
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Control de Kilómetros Con N!PREVENTA le permitirá introducir cada día, los kilómetros iniciales y finales del vehículo, llevando a cabo un mejor control de la ruta, control del gasto y un mejor control del mantenimiento del vehículo. El programa permite mantener este fichero de control de kilometraje pudiendo crear, editar o anular dicho registro. Esta información, será exportada a nuestro programa FactuSOL mediante el proceso de transmisión de datos y automáticamente será almacenada dentro del menú Utilidades, N!PREVENTA control de kilometraje. Una vez confirmados los datos en FactuSOL, tenga en cuenta realizar el proceso de reinicio de gestión en N!PREVENTA, ya que si no lo hace, cada vez que realice el proceso de exportación/importación, le ira duplicando esa misma información en el fichero de control de kilometraje de FactuSOL.
Nuevo Pulse en el menú opciones, “Nuevo” para crear un nuevo registro. El programa le pedirá los siguientes datos:
Fecha. Indica la fecha de la jornada. KM. Iniciales. Introduzca los km iniciales con lo que va a empezar la jornada. KM. Finales. Introduzca los km finales una vez terminada la jornada de trabajo.
Una vez creados los registros, tendrá posibilidad de poder editar o eliminar dicho registro. Acceda al registro indicado, pulse en el menú de opciones y le mostrará una ventana con la opción de editar y borrar.
Editar Acceda dentro del registro de kilómetros, pulse en el menú y en la opción “Editar”. Podrá editar cualquier dato del registro.
Borrar Acceda dentro del registro de kilómetros, pulse en el menú y en la opción “Borrar”. De esta manera, se eliminará el registro introducido con anterioridad.
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Liquidación Esta opción permite obtener la liquidación de ventas, cobros y gastos del periodo de fechas que desee. Usted puede visualizar la liquidación en pantalla cuando lo desee, generarla en archivo PDF, imprimirla en su impresora o mandar el documento por email. Puede consultar la liquidación pulsando este botón. Seleccione el rango de fechas que desea consultar en pantalla y el programa le detallará la liquidación en varios apartados:
Totales Ventas: Sumatorio de los totales de los documentos emitidos entre las fechas seleccionadas incluyendo los impuestos aplicados. Cobros: Importe de los cobros efectuados entre las fechas. Gastos: Importe total de los gastos introducidos en el rango de fechas. Efectivo: Importe de los cobros introducidos con forma de pago de efectivo. A entregar: En esta casilla se muestra el resultado de sumar la casilla EFECTIVO y restar TOTAL GASTOS. Detalle de ventas Desglosa los documentos de venta realizados en el rango de fechas. Detalle de cobros Desglosa los documentos que han sido cobrados en el rango de fechas. Gastos Muestra los gastos directos del agente comercial en el rango de fechas. Visitas Active esta casilla si desea incluir las visitas en la emisión del documento. Emitir Pulsando este botón, el programa genera un archivo en PDF para que pueda imprimir el modelo de liquidación en la impresora compatible con su dispositivo o bien poderlo enviar a través de correo electrónico. Los datos incluidos en la impresión son los mismos que se visualizan en la consulta en pantalla.
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Fichero de proveedores Esta opción almacena en su dispositivo móvil todos los proveedores traspasados desde el programa FactuSOL. Cada registro contiene los principales datos de la solapa GENERAL y COMERCIAL de las fichas.
El significado de los diferentes campos es exactamente el mismo que en FactuSOL, por lo que le remitimos al manual del usuario de éste programa para su conocimiento. No es posible la creación, modificación, ni eliminación de proveedores a través del programa. Inicialmente los proveedores se muestran en forma de listado. Podrá visualizar en la parte izquierda de la ventana, el nombre fiscal/comercial de los proveedores junto con el domicilio y en la parte derecha, el teléfono de contacto. Si pulsa sobre el símbolo del teléfono, le permite de manera rápida, realizar una llamada al cliente. (Siempre que el hardware del dispositivo lo permita) Pulse el menú sistema para poder visualizar el nombre fiscal o comercial del proveedor o si precisa realizar la búsqueda de un proveedor determinado, pulse en el botón buscar. Introduzca el inicio de la descripción a buscar o un texto completo. El programa le mostrará en la pantalla los registros coincidentes con la misma, y a partir de ahí, podrá visualizarlos.
Familia Esta opción le muestra las familias existentes en el programa. Al pulsar en el menú sistema, le dará la posibilidad de poder ordenar la ventana por denominación de familia o por código. También tendrá la posibilidad de localizar una familia determinada a través del botón buscar. Introduzca un código a buscar, o el principio de un código y el programa le mostrará todas las familias que comiencen por el mismo. Igualmente puede hacer lo mismo con la denominación de la familia.
No es posible la creación, modificación, ni eliminación de familias a través del programa.
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Inicialmente las familias se muestran en forma de listado. Podrá visualizar en la parte izquierda de la ventana, el nombre de la familia y la sección a la que pertenece y en la parte derecha el código de la familia.
Temas pendientes Esta opción le permite grabar las tareas pendientes que necesite recordar de forma rápida y sencilla. Pulse en el menú de opciones para crear una nueva tarea. Tendrá posibilidad de asignar un título a la tarea y una descripción de la misma de forma ilimitada. Siempre que acceda a esta opción, le mostrará la lista de tareas pendientes. Pulse sobre la tarea indicada y a través del menú de opciones, podrá editar la información de la tarea o eliminarla.
Enlace con FactuSOL Como indicamos anteriormente, N!PREVENTA no es un programa independiente ya que requiere de FactuSOL para su funcionamiento diario. Las tareas de conectar y trasladar información de FactuSOL a N!PREVENTA y viceversa, se encuentran en estas opciones. (Ver apartado del manual configuración de comunicaciones). Para un correcto funcionamiento de estos enlaces, es necesario haber configurado N!PREVENTA dentro del menú UTILIDADES de FactuSOL.
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Transmitir Ventas Este proceso exporta a FactuSOL toda la información creada en el dispositivo móvil por el usuario. Estos datos son:
Documentos de venta Cobros Clientes creados y/o modificados Gastos de agentes Archivo de visitas Archivo de control de kilometraje
Al terminar el proceso, el programa le preguntará si desea borrar todos estos datos. Esto es importante para no duplicar información y no enlentecer la aplicación, pero le sugerimos que antes de proceder con este borrado, debe comprobar que todos los datos han sido tramitados a FactuSOL de forma correcta.
Recibir datos Esta opción graba en el dispositivo móvil, los datos previamente exportados en FactuSOL. Tras recibir los datos, tiene la posibilidad de eliminar el fichero tramitado desde FactuSOL almacenado en el servidor FTP.
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Reiniciar Gestión Esta opción elimina los siguientes datos:
Documentos de venta Cobros Clientes creados y/o modificados Gastos de agentes. Fichero de visitas. Fichero control de Kilometraje
Este proceso se ejecuta de forma automática cada vez que transmita los datos a FactuSOL, no obstante, si no se procede con su ejecución en ese momento, puede hacerlo desde aquí. Antes de ejecutar este proceso, asegúrese de que los datos han sido recibidos correctamente en FactuSOL antes de proceder a su eliminación. Siempre que se hayan creado nuevos clientes, deberá volver a realizar el proceso de exportación e importación de datos desde FactuSOL a N!PREVENTA, de esta manera el archivo de clientes será actualizado y aparecerán con el código de cliente definitivo.
Configuración Esta opción se distribuye en tres apartados: Comprobar ficheros, Aviso al transmitir y Transmisión de datos. Comprobar ficheros Si activa la siguiente casilla de verificación, el programa le avisará de la existencia de archivos pendientes de recoger en N!PREVENTA. Este tipo de aviso, se mostrará cada vez que inicie la sesión con el programa.
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Aviso transmitir Es posible configurar un aviso enviando un correo electrónico tras realizar el proceso de transmisión de ventas a FactuSOL.
Transmisión de datos Si activa dicha opción, al realizar el proceso de transmisión de datos a FactuSOL, el programa comprobará la existencia en el servidor ftp de ficheros aún sin recoger por FactuSOL, permitiendo cancelar dicha transmisión.
Ajustes Contadores Por cada uno de los tipos de documentos que tengamos disponibles en N!PREVENTA, debemos configurar el contador automático. Tenga en cuenta que los documentos creados se exportarán a FactuSOL manteniendo el código asignado por N!PREVENTA por lo que si este apartado no se configura correctamente, los documentos de un agente podrían grabarse sobre documentos ya existentes en FactuSOL. Debe tener en cuenta que si dispone de varios dispositivos móviles en funcionamiento, debe configurar los números automáticos de las mismas, de forma, que nunca se solapen unos con los otros.
Proceso de venta Desde esta opción de configuración, se indica a N!PREVENTA cómo debe actuar en el momento de realizar la salida de artículos desde los documentos de venta. Una correcta configuración de los procesos de venta, dotará al programa de una mayor agilidad en el momento de añadir artículos a las notas.
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Si por ejemplo, en nuestra gestión comercial no utilizamos los precios especiales de cliente, o no hacemos descuentos por tipo de cliente y artículo, simplemente con desactivar estas dos opciones, estamos agilizando el proceso de venta ya que el programa no tendrá que buscar estas ofertas en la base de datos.
Las opciones configurables son:
Búsqueda de artículos por: Indica al programa por qué campos de la base de datos del fichero de artículos debe intentar localizar el artículo en el momento de estar realizando una venta. Esta forma de localizar artículos es sólo aplicable a la pestaña "Líneas de detalle" de las ventas al pulsar la tecla ENTER en el campo del código de artículo.
Utilizar precios especiales de cliente Si activa esta casilla, N!PREVENTA revisará en la tabla de precios especiales si hay algún precio especial para el cliente y artículo actual. En caso de localizarlo, el precio configurado aquí sustituirá al precio de la tarifa normal del artículo.
Utilizar descuentos por tipo de cliente Si activa esta casilla, N!PREVENTA tendrá en cuenta, en el momento de realizar la salida del artículo, los posibles descuentos existentes para el artículo actual y el tipo al que pertenezca el cliente al que le estamos realizando la venta.
Controlar proveedores bloqueados N!PREVENTA permite que se impida la venta de artículos cuyo proveedor habitual haya sido bloqueado en FactuSOL. Si activa esta casilla, el programa chequeará en cada venta si el artículo pertenece o no a un proveedor bloqueado, en caso afirmativo impedirá la venta de este artículo mostrando un mensaje informativo al usuario.
Controlar el stock de los artículos Si desactiva esta casilla, N!PREVENTA dejará de actualizar el stock de los artículos independientemente de las ventas o anulaciones que se hagan en el dispositivo. Esto, agilizará el proceso de venta en el dispositivo y no afectará al stock de los artículos una vez importados los datos en FactuSOL, ya que en el proceso de importación, el stock en FactuSOL será actualizado independientemente del estado de esta configuración.
Utilizar bultos en líneas de detalle Si activa esta configuración, N!PREVENTA le permitirá introducir en las líneas de detalle de los documentos de venta, el campo bultos.
Buscar clientes en nuevos documentos Si activa esta opción, N!PREVENTA le mostrará por defecto la ventana de búsqueda de clientes cuando entre a crear un nuevo documento de venta.
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Buscar artículos en nuevas líneas Si activa esta configuración, N!PREVENTA le mostrará por defecto la ventana de búsqueda de artículos al pulsar en nueva línea de detalle en la ventana de creación de nuevo documento.
Utilizar riesgos de clientes Si activa esta configuración, N!PREVENTA controlará el riesgo de los clientes utilizando para ello la información recogida desde FactuSOL y la configuración existente en FactuSOL (avisar en caso de riesgo insuficiente, no permitir crear la nota si no hay riesgo disponible…).
Ofrecer serie/lote con fecha de consumo más antigua Si activa esta opción, N!PREVENTA le aplicará de forma automática en la línea de detalle, la serie/lote del artículo teniendo en cuenta la fecha de consumo más antigua, al igual que lo hace actualmente FactuSOL.
Mostrar Precio unitario en líneas de detalle Si activa esta opción, al consultar los documentos de venta realizados, el programa le mostrará en la rejilla de datos de las líneas de detalle, el precio unitario del artículo.
Mostrar Descuento en líneas de detalle Si activa esta opción, al consultar los documentos de venta realizados, el programa le mostrará en la rejilla de datos de las líneas de detalle, el descuento aplicado a la línea.
Mostrar aviso de documentos pendientes de cobro al seleccionar el cliente Marcando esta opción, el programa le avisará en el momento de seleccionar un cliente si tiene documentos pendientes de cobro y me mostrara el importe pendiente.
Mostrar ventana para firmar documentos Marcando esta opción, será posible incluir una firma en el proceso de emisión del documento de venta.
Utilizar una segunda forma de pago Si activa esta opción, podrá utilizar una segunda forma de pago en la ventana de cobro de un nuevo documento de venta.
Nº de dispositivo en FactuSOL
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La interacción del programa FactuSOL con N!PREVENTA permite la pre configuración de varios dispositivos simultáneamente, indicando por ejemplo, el agente comercial que lo utilizará, tipos de documentos que permitirá durante la gestión, así como los diferentes niveles de acceso a la aplicación. La posibilidad de programar toda la configuración en FactuSOL, hace que posteriormente, sea muy fácil configurar un dispositivo con la misma configuración, para que todo quede preparado sin ningún esfuerzo en cuestión de minutos. Por este motivo, es necesario identificar cada usuario de N!PREVENTA que se conecte a FactuSOL con un número de dispositivo único, que coincida con las configuraciones creadas en FactuSOL en el menú UTILIDADES, ENLACE CON N!PREVENTA, CONFIGURACION DE DISPOSITIVOS MÓVILES.
Usuarios Administre los diferentes usuarios que van a trabajar con la aplicación. Cada usuario se corresponde con cada uno de los dispositivos móviles configurados en FactuSOL. Por defecto aparecerá el usuario Supervisor, usuario que tiene el privilegio de entrar en todas las opciones del programa. La creación de usuarios solo lo podrá hacer el usuario Supervisor u otro usuario con este tipo de acceso. Existen 4 tipos de acceso:
-
Acceso Supervisor Normal No activo Bloqueado
Nota: la creación de usuarios dependerá del nº de dispositivos contratados.
Contraseña Esta opción le permite al usuario la posibilidad de cambiar la contraseña de acceso a N!PREVENTA.
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Procesos en FactuSOL Los procesos descritos a continuación están localizados en la solapa Utilidades de FactuSOL, grupo Movilidad > icono N!PREVENTA/MovilSOL.
Importar datos Esta opción importa los datos creados en N!PREVENTA a FactuSOL a través del servidor FTP. Se importan:
Los documentos de ventas Los cobros realizados Los clientes creados / modificados Los gastos del agente Fichero de visitas Fichero de Control de kilometraje
Una vez importados estos datos, de forma opcional puede elegir si elimina los ficheros de intercambio o no. Habitualmente debe marcar esta casilla. Al realizar la importación, el programa le avisará en caso de estar importando en un ejercicio que no coincida con el año actual y de la existencia de documentos con igual código identificativo que los provenientes de N!PREVENTA, permitiendo al usurario cancelar la importación de los datos. Para entender de forma un poco esquemática los procesos de importación – exportación, lea la parte del manual “Configuración de comunicaciones”.
Exportar datos Esta opción exporta las bases de datos necesarias al programa N!PREVENTA. Solapa Utilidades > grupo Movilidad > desplegable del icono N!PREVENTA/MovilSOL > opción Exportar datos.
Puede seleccionar los archivos maestros que desea exportar:
Configuración de datos de la empresa Artículos ( entre fechas de modificación ) Familias
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Almacenes Condiciones especiales de venta Tarifa especial de precios Formas de pago Conceptos de gastos Proveedores Clientes Archivo de rutas
Le recomendamos que exporte todos los ficheros para poder funcionar al cien por cien con la aplicación. También puede exportar archivos de movimientos diarios:
Histórico de movimientos Cobros pendientes Números de serie de artículos Modelos de impresión
Estos archivos se traspasan con la profundidad en fechas que haya indicado en la configuración del dispositivo. Al realizar la exportación, el programa le avisará en caso de estar exportando en un ejercicio que no coincida con el año actual. Para entender de forma un poco esquemática los procesos de importación – exportación, lea el apartado del manual configuración de comunicaciones.
Configuración de dispositivos móviles La configuración del dispositivo móvil es un proceso extenso y complejo, ya que intervienen gran cantidad de variables en el proceso, y que puede llevar a hacer el trabajo muy tedioso a la hora de hacerlo en varios dispositivos, o a la hora de volver a configurar algún dispositivo después de alguna intervención técnica por avería. Este proceso permite grabar la configuración que deseé bajo un número de dispositivo, y posteriormente enviarla a la N!PREVENTA.
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Esto hará que en el futuro, volver a configurar el dispositivo sea un trabajo fácil. También es posible hacer un duplicado de la configuración de un dispositivo para aprovecharlo para otras. Haciendo esto, basta con duplicar la configuración, y cambiar un par de datos para tener configuradas tantos dispositivos como necesite.
Datos a configurar: Código del dispositivo Indique un número para identificar cada uno de sus dispositivos. Le recomendamos que etiquete físicamente el dispositivo con el número asignado. Este código debe configurarlo en el programa N!PREVENTA, en el menú secundario, opción ajustes y dentro de nº de dispositivo en FactuSOL. Descripción Indique una descripción para el dispositivo. Habitualmente es interesante poner el nombre del usuario que lo va a utilizar.
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Agente comercial Seleccione el agente comercial que utilizará este dispositivo. Es necesario que se creen en el archivo de agentes comerciales cada uno de los usuarios de estos dispositivos.
Solapa tipos de documentos N!PREVENTA permite la creación de presupuestos, pedidos de clientes, albaranes y facturas dentro de la gestión diaria. No obstante, usted puede crear los tipos de documentos que desee, denominarlos a su gusto, y enlazarlo con el proceso de FactuSOL, y número de serie de documento que le interese. Por ejemplo, usted puede crear un tipo de documento que se denomine NOTA y enlazarlo con el proceso de PEDIDOS DE CLIENTE de FactuSOL en la serie 3:
El usuario de la aplicación no tiene por qué conocer el destino del documento NOTA dentro de su gestión administrativa. Por omisión, se crean de forma automática tres tipos de documentos: Pedidos, Albarán y Factura. Configure la contrapartida de cobros por defecto en el documento. También es posible bloquear por cada tipo de documento la creación, modificación y anulación de los mismos a la hora de trabajar con N!PREVENTA. Active la opción “No exportar el histórico…” y FactuSOL no exportará en ningún momento el histórico de movimientos de este tipo de documento al dispositivo. Active la opción “No exportar los cobros pendientes…..” y FactuSOL no exportará en ningún momento los cobros pendientes de este tipo de documento.
Solapa permisos del menú Esta opción le permite indicar qué opciones del menú del programa N!PREVENTA serán visibles por parte del usuario. Es muy posible que no le interese que el usuario acceda a determinadas opciones del programa, o quizás quiera reducir las opciones del menú por buscar más sencillez en el manejo del mismo. Usted puede opción por opción permitir o denegar el acceso a las diferentes opciones. Recuerde que esta configuración es sólo para el dispositivo que esté configurando, por lo que puede limitar el uso a determinados usuarios, y a otros no.
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Solapa configuraciones Esta solapa le permite configurar gran cantidad de opciones y formas de funcionamiento dentro de N!PREVENTA: Recuerde que esta configuración es válida sólo para este dispositivo. Permitir crear notas sin seleccionar cliente Al activar esta opción, N!PREVENTA le permitirá realizar cualquier documento de venta sin haber seleccionado el cliente. Permitir al agente cambiar el precio de venta Si activa esta opción, N!PREVENTA permitirá al agente modificar el precio de venta de los artículos seleccionados en el documento. En caso contrario, el programa tomará el precio de venta del fichero de artículos y según la tarifa del cliente. Permitir al agente cambiar el % de descuento del cliente Marque esta casilla si permite que el agente pueda cambiar el porcentaje de descuento de las líneas de detalle de los documentos. Este campo no afecta al descuento que pueda realizarse al pie del documento. Permitir ventas de artículos manuales Esta opción hace que sea posible hacer salidas manuales en las líneas de detalle sin necesidad de utilizar un código de artículo existente. Permitir ventas de artículos sin stock Si no activa esta opción, el programa no le permitirá grabar una línea de detalle del documento si no hay stock suficiente para servir.
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Profundidad en histórico de documentos Este apartado de la configuración le da la posibilidad de elegir el volumen de información que desea traspasar al dispositivo en relación a documentos de venta y cobros pendientes. Debe considerar su volumen de información, así como la velocidad de su dispositivo móvil y de las comunicaciones, para seleccionar un valor óptimo. Tenga en cuenta que un exceso de información puede enlentecer el uso de la aplicación. Almacén a extraer el stock Seleccione el almacén que desea utilizar para mostrar el stock en el dispositivo. Tarifa de precios a mostrar en la consulta de artículos Seleccione la tarifa de precios genérica que desea utilizar para mostrar los precios en las diferentes consultas de artículos. Abrir ventana de efectivo / cambio al crear una nueva nota Marque esta casilla si desea que el programa le muestre la ventana auxiliar de efectivo / cambio al terminar la creación de los documentos. Esta ventana es necesaria para dar por cobrado el documento de venta. En caso de no introducir el importe, tendría que posteriormente, entrar en la opción de cobros para darlo por cobrado. No filtrar los clientes por agente en la exportación Marcando esta opción, el programa exportará todos los clientes existentes en FactuSOL al dispositivo. En caso contrario, sólo pasarán los clientes pertenecientes al agente comercial seleccionado para este dispositivo. Permitir al agente visualizar el precio de costo del artículo Si activa esta opción, el agente podrá visualizar el precio de costo en la ficha del artículo. Contraseña de acceso a la configuración de números automáticos Si indica aquí una contraseña de acceso, ésta será solicitada en N!PREVENTA antes de poder entrar en la opción Más > Ajustes > Contadores. Esto dificultará que se pueda entrar en esta opción y cambiar el número de contador en el dispositivo con el consiguiente peligro para la integridad de los datos en las importaciones de datos a FactuSOL.
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Transportista Seleccione el trasportista asignado a este dispositivo. Pulse el botón buscar para acceder al archivo de transportistas.
Solapa artículos más utilizados A través de esta opción, podrá configurar 10 artículos de uso habitual para que en el programa N!PREVENTA en el momento de realizar un nuevo documento de venta, le permita tener un fácil acceso a estos artículos.
Enviar mensajes A través de esta opción, puede enviar un mensaje instantáneo a un determinado dispositivo de N!PREVENTA.
Control de kilómetros
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Procesos en FactuSOL
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A través esta opción, FactuSOL te permite mantener un archivo con todos los registro de kilómetros de sus agentes e importados desde N!PREVENTA.
Ficheros de visitas A través esta opción, FactuSOL te permite mantener un archivo con todos los registro de visitas realizados por sus agentes e importados desde N!PREVENTA.
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Índice
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Índice TÉRMINOS DEL SERVICIO N!PREVENTA ....................................................................................................................... 1 REQUERIMIENTOS Y ACCESO AL PROGRAMA ............................................................................................................. 4 REQUERIMIENTOS ................................................................................................................................................................ 4 ACCESO AL PROGRAMA ......................................................................................................................................................... 4 PRIMEROS PASOS ....................................................................................................................................................... 6 CONFIGURACIÓN DE COMUNICACIONES .................................................................................................................... 7 EXPORTACIÓN DE DATOS A N!PREVENTA ............................................................................................................................... 7 TRANSMISIÓN DE VENTAS DESDE N!PREVENTA A FACTUSOL ..................................................................................................... 7 PANTALLA INICIAL....................................................................................................................................................... 9 MENÚ PRINCIPAL ........................................................................................................................................................ 9 MENÚ DE OPCIONES ........................................................................................................................................................... 10 Mi Perfil ..................................................................................................................................................................... 10 Enviar mensaje .......................................................................................................................................................... 11 Acerca de N!PREVENTA ............................................................................................................................................. 11 VENTAS ........................................................................................................................................................................... 12 Creación ..................................................................................................................................................................... 12 Consultas ................................................................................................................................................................... 15 CLIENTES .......................................................................................................................................................................... 16 Buscar ........................................................................................................................................................................ 16 Nuevo ........................................................................................................................................................................ 16 Direcciones de entrega .............................................................................................................................................. 17 RUTAS ............................................................................................................................................................................. 18 Añadir clientes ........................................................................................................................................................... 19 Ver mapa ................................................................................................................................................................... 19 VISITAS ............................................................................................................................................................................ 20 Editar ......................................................................................................................................................................... 21 Borrar ........................................................................................................................................................................ 21 Nuevo documento ..................................................................................................................................................... 21 Pendiente de cobro .................................................................................................................................................... 21 Ver mapa ................................................................................................................................................................... 21 COBROS ........................................................................................................................................................................... 21 Ver Notas Cobradas ................................................................................................................................................... 22 Cobrar ........................................................................................................................................................................ 22 ARTÍCULOS ....................................................................................................................................................................... 23 CONSUMOS ...................................................................................................................................................................... 23 Consumos de clientes ................................................................................................................................................ 24 Artículos vendidos ..................................................................................................................................................... 24 Pizarra ....................................................................................................................................................................... 25 Más ............................................................................................................................................................................ 25 MENÚ SECUNDARIO ................................................................................................................................................. 26 VOLVER ........................................................................................................................................................................... 26 CONTROL DE GASTOS .......................................................................................................................................................... 26 Nuevo ........................................................................................................................................................................ 26 Editar ......................................................................................................................................................................... 26 Borrar ........................................................................................................................................................................ 26 CONTROL DE KILÓMETROS ................................................................................................................................................... 27 Nuevo ........................................................................................................................................................................ 27 Editar ......................................................................................................................................................................... 27
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Índice
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Borrar ........................................................................................................................................................................ 27 LIQUIDACIÓN .................................................................................................................................................................... 28 FICHERO DE PROVEEDORES .................................................................................................................................................. 29 FAMILIA ........................................................................................................................................................................... 29 TEMAS PENDIENTES ............................................................................................................................................................ 30 ENLACE CON FACTUSOL ..................................................................................................................................................... 30 Transmitir Ventas ...................................................................................................................................................... 31 Recibir datos .............................................................................................................................................................. 31 Reiniciar Gestión ........................................................................................................................................................ 32 Configuración ............................................................................................................................................................ 32 AJUSTES ........................................................................................................................................................................... 33 Contadores ................................................................................................................................................................ 33 Proceso de venta ....................................................................................................................................................... 33 Nº de dispositivo en FactuSOL ................................................................................................................................... 35 Usuarios ..................................................................................................................................................................... 36 Contraseña ................................................................................................................................................................ 36 PROCESOS EN FACTUSOL .......................................................................................................................................... 38 IMPORTAR DATOS .............................................................................................................................................................. 38 EXPORTAR DATOS .............................................................................................................................................................. 38 CONFIGURACIÓN DE DISPOSITIVOS MÓVILES ............................................................................................................................ 39 Solapa tipos de documentos...................................................................................................................................... 41 Solapa permisos del menú ......................................................................................................................................... 41 Solapa configuraciones ............................................................................................................................................. 42 Solapa artículos más utilizados ................................................................................................................................. 44 ENVIAR MENSAJES .............................................................................................................................................................. 44 CONTROL DE KILÓMETROS ................................................................................................................................................... 44 FICHEROS DE VISITAS .......................................................................................................................................................... 45 ÍNDICE....................................................................................................................................................................... 46 NOTAS ...................................................................................................................................................................... 48
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Notas
Notas
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