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1er. Congreso Congreso de DIRECCIÓN DE PROYECTOS 24-Feb-04 24-Feb-04

1er. Congreso Congreso de DIRECCIÓN DE PROYECTOS 24-Feb-04 24-Feb-04

Diego Jódar Ogáyar Ingeniero Superior Aeronáutico (ETSIA Madrid), Programa Desarrollo Alta Dirección de Empresas (IESE Barcelona), Consejero Científico de Gestión (EAE Barcelona), Secretario del Departamento de Empresa y Tecnología (La Salle U. RAMON LLUL), Coordinador del Master en Gestión Tecnologías Información (La Salle URL), Codirector del Master en Project Management (La Salle URL), Profesor de Control de Gestión y Gestión de Proyectos (La Salle URL) y Socio Senior de ATI (Asociación Técnicos Informática). Con anterioridad ha ocupado las posiciones de Director de Proceso de Datos (Grupo BOEHRINGER INGELHEIM), Director de Sistemas de Información DiverseyLever, S.A. (Grupo UNILEVER), Socio y Director Técnico (SPC), Jefe de Análisis y Programación (SENER División Naval), Presidente de GUIDE IBÉRICA (Asociación usuarios IBM), Presidente del Grupo USI (Usuarios Sistemas Informáticos) y Ex Coordinador Técnico de COMMON EUROPE España (Asociación usuarios IBM)

Anna Casals Castells Ingeniería Superior en Informática (La Salle: Ramón Llull) Llull ) Ingeniería Técnica en Informática de Sistemas (La Salle: Ramón Llull)

1er. Congreso de DIRECCIÓN DE PROYECTOS 24-Feb-04

ABSTRACT La evolución en el mundo empresarial, gracias en gran parte a las nuevas tecnologías, ha aportado una división y planificación del trabajo a realizar mediante Proyectos, independientemente del ámbito de la Empresa en el que éstos se encuentren. Para llevar a cabo estos Proyectos de una forma organizada y óptima, se debe realizar una Definición, Planificación y Seguimiento adecuados. La persona encargada del éxito de cada Proyecto, el Jefe del Proyecto, tiene que tener en cuenta cada vez más aspectos, tanto humanos así como técnicos o científicos, dependiendo del marco del Proyecto. Se presenta un Project Management Handbook general para todo tipo de Proyectos. Este Manual del Jefe de Proyectos se complementa con una herramienta de gestión y planificación, que permite al Jefe de Proyectos realizar un trabajo eficaz y eficiente. Tanto el Manual como la herramienta de gestión aportan los Documentos necesarios para la correcta comunicación entre el Jefe del Proyecto y el resto de los implicados en un Proyecto. El Project Management Handbook , así como la herramienta de ayuda al Jefe de Proyectos, han sido desarrollados desde una perspectiva fundamentalmente práctica, basada en una investigación teórica, pero basada también en la experiencia profesional adquirida por los ponentes.


ÍNDICE ABSTRACT .............................................................................................................................. 3 ÍNDICE .....................................................................................................................................4 INTRODUCCIÓN.................................................................................................................... 5 PROJECT MANAGER HANDBOOK (PMH) ..................................................................... 5 SISTEMA DE PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE TAREAS ..........................................6 FASE 1: ESTUDIO PREVIO / PREVENTA.......................................................................................... 6 FASE 2: DEFINICIÓN / VENTA........................................................................................................... 8 FASE 3: PLANIFICACIÓN Y LANZAMIENTO.................................................................................. 9 FASE 4: EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO .......................................................................................... 11 FASE 5: TERMINACIÓN Y TRANSFERENCIA............................................................................... 12

PROJECT MANAGER APPLICATION (PMA) ...............................................................13 PARTE 1: REGISTRO PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS...................................... 13 REGISTRO DEL PERSONAL............................................................................................................. 13 REGISTRO DEL PROYECTO................................................................................................ ............. 14

PARTE 2: PLANIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL PROYECTO .............................. 15 FASE 1: ESTUDIO PREVIO / PREVENTA........................................................................................ 15 FASE 2: DEFINICIÓN / VENTA......................................................................................................... 16 FASE 3: PLANIFICACIÓN Y LANZAMIENTO................................................................................ 17 FASE 4: EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO .......................................................................................... 19 FASE 5: TERMINACIÓN Y TRANSFERENCIA............................................................................... 21

CARACTERÍSTICAS DEL PMA

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INTRODUCCIÓN Todo Proyecto, ya sea de Gestión, Investigación, Informático, Telecomunicaciones, Arquitectura, … se puede considerar como un conjunto de tareas que aportan un valor añadido en algún aspecto de la Empresa. También se puede afirmar que todo Proyecto implica la relación entre Personas de diferentes índoles, Departamentos e incluso Empresas. Por este motivo es imprescindible hacer uso de una Metodología que marque las directrices a seguir en la propuesta, desarrollo y finalización del Proyecto. El correcto uso por el Jefe de Proyectos de una Metodología de Gestión y de una Herramienta que se adapte a dicha Metodología permitirá aumentar el grado de Proyectos finalizados exitosamente.

PROJECT MANAGER HANDBOOK (PMH) El Manual del Jefe de Proyectos ha surgido de un trabajo de investigación que se inició en el PFC (Proyecto Final de Carrera) y se continua en el DET (Departamento de Empresa y Tecnología). El principal objetivo del Manual es el de cubrir todos los aspectos de un Proyecto para que el Jefe de Proyectos pueda gestionarlos de forma sencilla y eficaz, identificando cinco fases que representan el Ciclo de Vida de todo Proyecto: Estudio Previo / Preventa Definición / Venta  

1er. Congreso de DIRECCIÓN DE PROYECTOS 24-Feb-04 SISTEMA DE PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE TAREAS El Manual y la Herramienta del Jefe de Proyectos tienen como objetivo ayudar a la Gestión, al control de la Documentación y aportar ideas a la Planificación. Pero para ser utilizadas de un modo adecuado hay que conocer todas sus posibilidades. Para ello se proponen unas guías que indican el camino recomendado para gestionar el Proyecto, siguiendo el Manual y usando la Herramienta. La Planificación y Control de Tareas se presenta dividida en cada una de las cinco fases. En cada una de ellas se aporta un esquema de utilización. En él se indican los Entregables y las Tareas que forman parte, así como los Objetivos buscados. El esquema general con el modelo del Ciclo de Vida se encuentra en el anexo, y todos los documentos indicados están integrados en el Manual y en la Herramienta. La leyenda de los símbolos utilizados nos muestra dos tipos de recuadros. Los rectángulos indican los pasos que se llevarán a cabo a lo largo del Proyecto que involucran a las Personas (reuniones, trabajo personal, decisiones, etc). Los recuadros asimétricos representan los Entregables (actas, documentación diversa, manuales, etc) relacionados en cada Actividad o Tarea. A la derecha de los pasos o de los Entregables se indican cuales son los Objetivos que habría que cumplimentar antes de pasar a la siguiente Tarea. FASE 1: ESTUDIO PREVIO / PREVENTA


Entregables

* Analizar l os Objetivos / Requerimientos / Alcance * Identificar el Resultado del Proyecto

Alternativa de Solución

Seleccionar Alternativa * Analizar la Alternativa * Listar posibles Riesgos

Riesgos

Riesgos

* Analizar la Alternativa * Listar los Puntos Fuertes * Listar los Puntos Débiles Puntos Fuertes y Débiles Proyecto

Estudio Viabilidad

Sponsor

* Identificar Perfil Sponsor * Seleccionar Sponsor

StakeHolders

* Identificar Perfil Stakeholder * Seleccionar Stakeholders

Jefe del Proyecto

* Identificar Perfil Jefe Proyecto * Proponer Jefe del Proyecto

Puntos Fuertes Puntos Débiles

* Estimar el Tiempo Necesario * Estimar los Recursos Necesarios * Estimar el Coste de la Solución Comite de Seguimiento

* Identificar Perfil Comité Seg. * Seleccionar Comité Seguimiento

1er. Congreso de DIRECCIÓN DE PROYECTOS 24-Feb-04 FASE 2: DEFINICIÓN / VENTA

Equipo Trabajo

* Identificar Personal que se adapta al Perfil del Proyecto * Especificar el Equipo de Trabajo

Matriz de Responsabilidades

* Analizar el Perfil / Experiéncia de cada Trabajador * Especificar las Responsabilidades de cada Trabajador

Reunión Kick-Off

Normas y Procedimientos

* Presentar al Equipo los Nuevos Trabajadores * Realizar una breve descripción del Proyecto * Revisar el Documento: Descripción del Proyecto

Normas

* Analizar las Normas de la Empresa * Analizar las características del Proyecto * Especificar las Normas y Procedimientos

Objetivos

* Analizar los Objetivos especificados en la Fase de Estudio Previo * Rectificar los Objetivos en caso de ser Necesario

Alcance

* Analizar el Alcance especificado en la Fase de Estudio Previo * Rectificar el Alcance en caso de ser Necesario


Estimación del Coste

* Especificar el Coste para cada uno de los T rabajadores dependiendo del Esfuerzo * Estimar el Coste de los Materiales a usar * Estimar el Coste de las Subcontrataciones * Estimar otros Gastos

Estimación del Precio

* Especificar los Costes en que se estma el Proyecto

Presupuesto

Análisis Rentabilidad

Definición Proyecto

Aprobación Fase

* Documentar de forma formal el Presupuesto del Proyecto consultando la Estimación de Costes y la Estimación del Precio

* Verificar que el Proyecto aportará Beneficios Cuantitativos

* Recopilar toda la información más importante de la Fase de Definición en un informe

Reunión

Aprobación

* Reunir el Comité de Seguimiento * Evaluar la evolución de la Fase de Definici ón * Aprobar la continuación del Proyecto


Equipo Trabajo




Reunión Kick-Off

Paquetes Trabajo

* Presentar al Equipo los Nuevos Trabajadores * Realizar una breve descripción del Proyecto * Revisar el Documento: Definición del Proyecto

Paquete Trabajo

Planificación Temporal

Plan Temporal

Planificación Recursos

Plan Recursos

* Analizar el Tr abajo a Realizar * Definir Unidades de Trabajo

* Listar las actividades * Especificar las Dependéncias entre las Actividades * Estimar el Esfuerzo de cada una de las Actividades

* Determinar los Recursos Necesarios para cada Actividad * Resolver los Confilictos de Recursos * Verificar que no hay sobrecarga de Recursos

1er. Congreso de DIRECCIÓN DE PROYECTOS 24-Feb-04 FASE 4: EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO

Equipo Trabajo




Reunión Kick-Off

* Presentar al Equipo los Nuevos Trabajadores * Realizar una breve descripción del Proyecto * Revisar los Documentos: Definición y Plan del Proyecto Propuesta Cambio

Cambio

Reunión

Registro Cambio Aprobación Cambio

Registro Incidencia Incidencia

Reunión

* Analizar la Propuesta del Cambio * Analizar la Propuesta de Solución * Analizar las variaciones en el Plan Temporal * Actualizar el Plan Temporal en caso de ser necesario * Analizar las variaciones en el Presupuesto * Actualizar el Presupuesto en caso de ser necesario * Reunir el Comité de Seguimiento para Aprobarlo * Documentar la Propuesta / Registro / Aprobación del Cambio * Detectar la Incidencia * Analizar las variaciones en el Plan Temporal * Actualizar el Plan Temporal (en caso de ser necesario) * Analizar las variaciones en el Presupuesto

1er. Congreso de DIRECCIÓN DE PROYECTOS 24-Feb-04 FASE 5: TERMINACIÓN Y TRANSFERENCIA

Equipo Trabajo



* Analizar el Perfil / Experiéncia de cada Trabajador * Especificar las Responsabilidades de cada T rabajador

Lecciones Aprendidas

* Determinar los Errores cometidos en el t ranscurso del Proyecto * Determinar como se podria haber mejorado el Proyecto

Presupuesto

* Determinar los Costes Finales del Proyecto * Determinar el Precio Final del Proyecto * Analizar los Beneficios Resultante del Proyecto

Certificado Cierre Proyecto

* Especificar Formalmente el Cierre del Proyecto

Satisfacción

* Documentar las experiencias del Equipo de Trabajo


PROJECT MANAGER APPLICATION (PMA) En este apartado damos una visión genérica de la Herramienta implementada, con el fin de facilitar la interpretación de todos los aspectos que se han ido proporcionando anteriormente. El objetivo no es el de mostrar cada una de las pantallas e informes de la Herramienta, ya que el volumen de la Documentación crecería demasiado. La Herramienta tiene dos partes diferenciadas, pero accesibles en cualquier momento del desarrollo del Proyecto. Por un lado se permite el Registro necesario para la Gestión de los Proyectos: Empresas, Clientes y Recursos. Por otro lado se permite la Planificación y Seguimiento de los Proyectos mediante los formularios involucrados en los mismos.

PARTE 1: REGISTRO PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS REGISTRO DEL PERSONAL Registro del Personal

Filiación del Empresa Cliente

1er. Congreso de DIRECCIÓN DE PROYECTOS 24-Feb-04 REGISTRO DEL PROYECTO Registro del Proyecto

Solicitud del Proyecto

Filiación del Proyecto

Gestión de Reuniones

Catálogo de Reuniones

Convocatoria de Reunión

Acta de Reunión

Informes

1er. Congreso de DIRECCIÓN DE PROYECTOS 24-Feb-04 PARTE 2: PLANIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL PROYECTO FASE 1: ESTUDIO PREVIO / PREVENTA Estudio Previo / Preventa

Sistema Organizativo

Estudio Previo

Informes

Sistema Organizativo Especifica el Equipo de Trabajo inicial del Proyecto así como el resto de participantes del Proyecto.

1er. Congreso de DIRECCIÓN DE PROYECTOS 24-Feb-04 FASE 2: DEFINICIÓN / VENTA Definición / Venta


Definición del Alcance

Definición del Presupuesto

Plan de Formación

Plan de Comunicación

Lista de Distribución

Informes

1er. Congreso de DIRECCIÓN DE PROYECTOS 24-Feb-04 Plan de Comunicación El PMA presta una especial atención al Plan de Comunicación ya que se considera que es uno de los puntos clave para el éxito del Proyecto. El Plan de Comunicación permitirá al Jefe de Proyectos definir los entregables que se deben transmitir y por que canal, permitiendo el envío automático de correos electrónicos. Lista de Distribución Permite llevar un control de los entregables entregados o pendientes de entregar según los criterios definidos en el Plan de Comunicación. Informes 

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Definición del Proyecto: Es un informe crucial para el correcto desarrollo del Proyecto en

el que se describe principalmente el Objetivo del Proyecto, el Resultado esperado, cómo se obtendrá dicho Resultado y su Coste económico. Presupuesto del Proyecto: Informe que de forma sencilla permite evaluar el presupuesto de un proyecto. Especificando el coste del proyecto que se estima como la suma de los costes de personal, subcontrataciones y gastos varios, cada uno afectado por un porcentaje para Contingencias y Riesgos. Aprobación de la Fase: Informe que manifiesta la aprobación, por parte del Comité de Seguimiento, la Fase de Definición / Venta marcando el inicio de la siguiente fase Planificación y Lanzamiento.

FASE 3: PLANIFICACIÓN Y LANZAMIENTO

1er. Congreso de DIRECCIÓN DE PROYECTOS 24-Feb-04 El Plan Temporal tiene en cuenta un conjunto de aspectos que se describen a continuación: El horario del Trabajador (media jornada / jornada completa). El porcentaje de dedicación del Trabajador a cada una de las Tareas La sobrecarga de los Recursos Humanos, se considera que un trabajador con dedicación del 100% no puede realizar dos tareas de forma paralela, de esta forma la herramienta de forma automática serializará las tareas. La Detección de Dependencias Cíclicas.   

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Descripción de Actividades Permite concretar cada una de las actividades definiendo cuales son sus entradas / salidas, el resultado esperado, etc. Planificación del Riesgo Permite analizar con mayor profundidad los Riesgos identificados en la Fase de Definición, especificando el impacto del riesgo, las acciones preventivas para evitar el Riesgo y las acciones correctivas en caso de que apareciera. Informes 

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Diagrama de Gantt: El Diagrama de Gantt es un gráfico, que se genera de forma

automática, que muestra el plan de ejecución del proyecto definido en el formulario Plan Temporal. El formato del informe es una hoja Excel, apto para ser modificado por el Jefe del Proyecto. Recurso Humano: Genera un informe indicando para cada uno de los participantes del Proyecto que actividades / tareas debe participar y la duración de cada una de ellas. El


FASE 4: EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO Ejecución y Seguimiento


Revisión

Definición del Proyecto


Gestión del Riesgo

Desviación del Presupuesto

Recursos Humano

Seguimiento de las Actividades Permite llevar un seguimiento de cada una de las actividades, el porcentaje realizado, dificultades encontradas, acciones futuras, etc. Revisión: Presupuesto A partir de las Actividades y Recursos que constituyen el Proyecto permite realizar un ajuste del Presupuesto.

Diagrama de Gantt

Aprobacón de la Fase

Catálogo de Entregables Permite llevar un control de los entregables que se han entregado así como por quien han sido aprobados o rechazados.

Gestión del Cambio Toda modificación debe ser registrada evaluada y aprobada, la herramienta permite realizar el seguimiento del Cambio. Gestión de Incidencias Toda Incidencia/Problema debe ser notificada y resuelta lo antes posible, la herramienta permite realizar el seguimiento de la Incidencia.

1er. Congreso de DIRECCIÓN DE PROYECTOS 24-Feb-04 

Diagrama de Gantt: Permite realizar un seguimiento de la planificación temporal del

proyecto con la real. 

Aprobación de la Fase: Informe que manifiesta la aprobación, por parte del Comité de

Seguimiento, la Fase de Ejecución y Seguimiento marcando el inicio de la siguiente fase Terminación y Transferencia. FASE 5: TERMINACIÓN Y TRANSFERENCIA Terminación y Transferencia


Transferencia del Proyecto

Informes

Sistema Organizativo Especifica el Equipo de Trabajo que realizará


CARACTERÍSTICAS DEL PMA A continuación se hace una descripción de las principales características de la herramienta para ayudar al Jefe de Proyectos, siguiendo el Manual del Jefe de Proyectos.

Simplicidad Herramienta sencilla e intuitiva que permite gestionar toda la información necesaria con el fin de poder dirigir de forma exitosa el Proyecto. Multiplicidad de Proyectos Permite la gestión de múltiples Proyectos a la vez dentro de la Organización Gestión de los Recursos Humanos Definición del Perfil de cada uno de los miembros del Equipo de Trabajo especificando la jornada laboral y permitiendo su participación en distintos Proyectos a la vez. Gestión Remota del Proyecto La herramienta está adaptada para poder acceder a una base de datos remota con el fin de poder Gestionar los Proyectos desde distintos puntos geográficos

1er. Congreso de DIRECCIÓN DE PROYECTOS 24-Feb-04 Gestión del Proyecto Seguimiento de la Metodología propuesta para la Gestión del Proyecto. Gestión Reuniones Gestión Plan de Comunicación Gestión Sistema Organizativo Gestión Plan Temporal Gestión Alcance Gestión Riesgo Gestión Presupuesto Gestión Incidencias Gestión Plan de Formación Gestión Cambio 

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ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DEL PMA PERFILES Perfil del Administrador

El perfil de Administrador es el encargado de dar de alta a los usuarios y definir los permisos del usuario en la aplicación de Gestión de Proyectos, realizando además el mantenimiento del aplicativo

Perfil del Jefe del Proyecto

El perfil de Jefe del Proyecto es el encargado de crear y planificar el proyecto, convocar reuniones, etc. El rasgo más significante desde el punto de vista del Jefe del Proyecto es el hecho de tener una visión completa de la evolución del proyecto facilitándole la toma de decisiones.


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