GERENTE DE DIVISIÓN CUARTOS Veamos algún descriptivo del cargo de gerente de división cuartos para integrarlo a nuestros conocimientos hoteleros. El gerente de división de cuartos tendría las siguientes funciones y responsabilidades:
1-Responsable ante el gerente de la operación eficiente de los departamentos de: Reservaciones, recepción, caja de recepción, teléfonos, bell boys, ama de llaves y lavandería. 2-Responsable de la selección y supervisión de los jefes de departamento en su ár ea. 3-Establecer y supervisar que se lleven a cabo las políticas de operación de su área. 4-Planea, supervisa y controla la operación de grupos gr upos y convenciones. 5-Establece estándares y normas de servicio en su área. ár ea. 6-Elabora en colaboración con sus jefes departamentales, los presupuestos anuales de ingresos y egresos.
7-Analiza con sus jefes de departamento los resultados r esultados de la operación mensual. 8-Revisa los controles operativos en su área. 9-Hace revisiones a la aplicación de la políticas de crédito en su área. 10-Asiste y convoca a juntas en área. 11-Hace revisiones continuas en la todas su áreas, especialmente cuartos. 12-Revisa inventarios mensuales. 13-Autoriza requisiciones a compras y al almacén. 14-Atiende algunas quejas de clientes. 15-Tiene autoridad para otorgar compensaciones a huéspedes. 16-Autoriza descuentos y tarifas especiales. 17-Apoya a sus jefes departamentales en problemas con el personal. 18-Hace guardias ejecutivas. ejecutivas. 19-Supervisa el aseo en todas sus áreas.
20-Revisa los controles de cajas de seguridad. 21-Revisa controles de llaves, especialmente llaves maestra. 22-Revisa el llenado y contenido de las bitácoras en su área. 23-Establece en coordinación con el jefe de seguridad, normas de seguridad en su área. 24-Revista el correcto llenado de reportes de bell boys. 25-Analiza y presenta estadística de quejas mensuales en su área. 26-Participa en los círculos de calidad y mejora continua. 27-Analiza los resultados mensuales con análisis de costos de la lavandería. 28-Coordina con el jefe de mantenimiento la programación y bloqueo de habitaciones para su mantenimiento. 29-Revisa programas de fumigación en sus áreas. 30-Promueve la aplicación de programas de ahorro de energía y suministros en su área. 31-Promueve la implementación de programas de reciclaje de la basura en sus áreas.
32-Autoriza créditos a huéspedes según las políticas establecidas. 33-Revisa continuamente la efectividad y rotación de cerraduras en cuartos. 34-Promueve la elaboración y hace revisiones continuas de los programas de trabajo de sus jefes departamentales. 35-Revisa la programación de limpieza en sus áreas. 36-Promueve las buenas relaciones laborales y el bienestar laboral en su área. 37-En coordinación con el jefe de compras atiende a algunos proveedores. 38-Promueve programas de capacitación y cursos continuos para mejorar la calidad en el servicio. 39-Asiste a juntas del comité ejecutivo.
40-Elaborar en coordinación con el jefe de reservaciones y el gerente de ventas los pronósticos de ocupación anual, mensual y semanal.
41-Con la autorización del gerente general y en coordinación con el jefe de reservaciones cierra fechas. 42-En coordinación con el gerente de recursos humanos promueve la creación de círculos de calidad en su área. 43-Sugiere a la gerencia general métodos para motivar al personal de área. 44.-Atiende a algunos huéspedes VIP. 43-Supervisa la llegada y salida de grupos y convenciones. 44-Autoriza empacar y almacenar pertenencias de huéspedes. 43-Autoriza cambiar de cuarto pertenencias de huéspedes, cuando éste no se encuentra.
La labor del gerente de división cuartos es bien estratégica para el manejo eficiente de un buen hotel, luego vale la pena fijarnos en las competencias, cualidades, actitudes, conocimientos y buenas prácticas de quien ostente dicho cargo.
Departamento de division cuartos se divide en:
-Departamento de de recepcion:El departamento de recepción es la tarjeta de presentación del hotel. Tiene gran importancia de cara a la clientela, ya que es el primer departamento con el que el cliente tiene relación, bien sea de una forma personal a su llegada, bien a través de cualquier medio de comunicación, teléfono, fax, carta, etc., si hace reserva antes de su llegada. El Departamento de recepción es el encargado de realizar las registraciones correspondientes, atender las sugerencias y quejas de los huéspedes, llevar el control de las llaves de las habitaciones. -Departamento de mantenimiento:El Departamento de mantenimiento se encarga de la reposición de los elementos de trabajo de cada una de las áreas del hotel, es decir todo lo relativo a housekeeping (se encarga de mantener en excelentes condiciones higiénicas el hotel), también realiza el mantenimiento de las instalaciones del hotel. Repara y mantiene en buenas condiciones los ascensores, piletas, canchas de golf, tenis, jardines, instalaciones eléctricas, etc., además realizan refacciones en general.
-Departamento de administracion:Este departamento se encarga de administrar las ganancias del hotel, pagar los sueldos, impuestos, créditos, reinvertir. Tiene a su cargo funciones contables y legales, por lo cual debe estar muy bien asesorado. Este departamento además realiza estadísticas, presupuestos, inversiones, etc. Es uno de los departamento mas importantes a nivel gerencial. -Departamento de alimentos y bebidas:Este departamento ofrece servicios de gastronomía para todos los huéspedes del complejo a lo largo de variadas opciones de restaurantes y bares, y para clientes externos al hotel. Brinda platos típicos de la región, cocina internacional y especialidades variadas, servicio de cafetería y coctelería para el deleite de los huéspedes. También se encarga de realizar las comidas para reuniones y convenciones. Tiene a su cargo registrar las consumiciones de los huéspedes ya sea que pertenezcan al hotel de ese restaurante como de otro hotel del complejo. La cocina esta compuesto por dos chefs, los cuales son los encargados de preparar las recetas. Los mozos se encargan de recibir los pedidos de las mesas y de la registración de los mismos.
Gerente de división cuartos El gerente de division de cuartos es responsable ante la operación eficiente de los departamentos de: Reservaciones, recepción, caja de recepción, teléfonos, bell boys, ama de llaves y lavandería. Se encarga de: -Es responsable de la selección y supervisión de los jefes de departamento en su área. -Establece y supervisa que se lleven a cabo las políticas de operación de su área. -También planea, supervisa y controla la operación de grupos y convenciones. -Establece estándares y normas de servicio en su área. -Elabora en colaboración con sus jefes departamentales, los presupuestos anuales de ingresos y egresos. -Analiza con sus jefes de departamento los resultados de la operación mensual. -Revisa los controles operativos en su área. -Hace revisiones a la aplicación de la políticas de crédito en su área. -Asiste y convoca a juntas en área.
-Hace revisiones con-tinuas en la todas su áreas, especialmente cuartos. -Revisa inventarios mensuales. -Atiende algunas quejas de clientes. -Tiene autoridad para otorgar compensaciones a huéspedes. -Autoriza descuentos y tarifas especiales. -Apoya a sus jefes departamentales en problemas con el personal. -Supervisa el aseo en todas sus áreas. -Revisa los controles de cajas de seguridad. -Revisa controles de llaves, especialmente llaves maestra. -Revisa el llenado y contenido de las bitácoras en su área. -Establece en coordinación con el jefe de seguridad, normas de seguridad en su área. -Revisa el correcto llenado de reportes de bell boys. -Coordina con el jefe de mantenimiento la programación y bloqueo de habitaciones para su mantenimiento. -Asiste a juntas del comité ejecutivo. -Atiende a algunos huéspedes VIP. -Supervisa la llegada y salida de grupos y convenciones. DIRECTOR DIVISIÓN HABITACIONES
1)
IDENTIFICACIÓN.
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NOMBRE DEL CARGO. Director división habitaciones
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ÁREA. Directiva
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LÍNEA DE AUTORIDAD: 2
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NOMBRE DEL CARGO DEL JEFE INMEDIATO. Gerente General
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PERSONAS A CARGO: Jefe de recepción, ama de llaves
2)
NATURALEZA DEL CARGO
Responsable, organizado, líder, valores personales, excelente presentación, facilidad de expresión y escrita. 3)
DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES
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Gestión de créditos
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Organizar, dirigir y coordinar el trabajo del personal
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Supervisar las áreas
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Gestionar el trabajo de los recepcionistas y del ama de llaves
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Define funciones de puestos
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Interviene en el proceso de reclutamiento de personal.
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Supervisa el trabajo de sus subalternos
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Elabora los horarios de trabajo del personal de recepción
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Revisa la facturación de las cuentas de los huéspedes.
· Persona Encargada de mantener el orden y limpieza tanto de las habitaciones como áreas públicas del hotel bajo los estándares establecidos ·
Supervisar la operación básica día a día del departamento de Ama de Llaves
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Organizar equipos de trabajo
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Elaboración de programas de capacitación
· Programas de limpieza, supervisión del personal, de la lavandería y todas las tareas adicionales que el puesto requiere. 4)
REQUISITOS
LABORALES. 2 Años ACADEMICOS. Diplomado en Turismo. 2 idiomas nivel medio/alto (hablado y escrito), preferiblemente inglés y francés).
