Nombre de la asignatura Mes de estudio:
Computación Avanzada
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Primer parcial
MICROSOFT EXCEL Y PROJECT Contenido
Tablas Dinámicas Dinámicas ........................................................ .......................................................................................... .................................................................... .......................................... ........ 8 Informes Informes de tabla dinámica dinámica ............................ ............................................................... ............................................................................... .................................................. ...... 8 Formas de trabajar con un informe de tabla dinámica ........................................................................10 Informes Informes de gráfico dinámico dinámico ..................................................... ....................................................................................... ........................................................11 ......................11 Comparar un informe de tabla dinámica y un informe de gráfico dinámico ........................................14 Diferencias entre gráficos e informes de gráficos dinámicos ...............................................................15 Trabajar con datos de origen de tabla dinámica y gráfico dinámico ....................................................17 Utilizar Utilizar datos de hojas de cálculo ......................................................... ........................................................................................... ..............................................17 ............17 Utilizar Utilizar otro informe de tabla dinámica dinámica ...................................................... ......................................................................................... ........................................18 .....18 Cambiar los datos de origen de un informe informe existente existente........................................................ .........................................................................19 .................19 Crear o eliminar un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico ................................................21 Crear un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico ......................................................................21 Crear un informe de gráfico gráfi co dinámico a partir de un informe de tabla dinámica existente............... ....... ...........24 ...24 Convertir un informe de gráfico dinámico en un gráfico estático ........................................................24 Crear un gráfico estático con los datos de un informe de tabla dinámica ............................................25 Eliminar un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico .................................................................26 Eliminar un informe informe de tabla dinámica ............................. ............................................................... ..................................................................26 ................................26 Eliminar un informe informe de gráfico gráfico dinámico......................................................... ........................................................................................... ...................................26 .26 Seleccionar Seleccionar datos en un informe informe de tabla dinámica.......................................................... ............................................................................27 ..................27 ¿Qué desea hacer?..................... hacer?........................................................ ..................................................................... .................................................................... ...................................27 .27 Seleccionar Seleccionar celdas individuales individuales ........................................................... ............................................................................................. ...............................................27 .............27 Seleccionar Seleccionar un informe completo completo ................................................ ................................................................................... .......................................................28 ....................28 Seleccionar Seleccionar todos los elementos elementos de un campo ....................................................... ...................................................................................28 ............................28 Seleccionar etiquetas de elementos, datos o ambos ..........................................................................28 Seleccionar todas las apariciones de un único elemento ....................................................................28 Seleccionar Seleccionar una aparición aparición de un elemento elemento ....................................................... .........................................................................................29 ..................................29 Seleccionar Seleccionar varios elementos elementos................................................................................... .............................................................................................................30 ..........................30 Seleccionar Seleccionar subtotales subtotales y totales totales .......................................................... ............................................................................................ ...............................................30 .............30 Seleccionar distintos datos de origen para un informe de tabla dinámica ...........................................30 Borrar un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico ...............................................................32 Página 1 de 284
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Informe Informe de tabla dinámica dinámica ....................................................... .......................................................................................... ..........................................................32 .......................32 Informe Informe de gráfico dinámico dinámico ......................................................... ............................................................................................ .....................................................32 ..................32 Mover Mover un informe de tabla dinámica dinámica ........................................................ ........................................................................................... .........................................33 ......33 Cambiar el nombre de un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico ............................................33 Informe Informe de tabla dinámica dinámica ....................................................... .......................................................................................... ..........................................................33 .......................33 Informe Informe de gráfico dinámico dinámico ......................................................... ............................................................................................ .....................................................34 ..................34 Cambiar el nombre de un campo o elemento de un informe de tabla dinámica o gráfico g ráfico dinámico ....34 Informe Informe de tabla dinámica dinámica ......................................................... ........................................................................................... ....................................................34 ..................34 Informe Informe de gráfico dinámico dinámico ........................................................... ............................................................................................. ...............................................34 .............34 Opciones Opciones de la tabla dinámica........................................................ .......................................................................................... ....................................................35 ..................35 Configuración Configuración de campo ......................................................... ............................................................................................ ...........................................................41 ........................41 ¿Qué ha ocurrido con el comando Informe de tablas y gráficos dinámicos? .......................................43 FORMULAS FORMULAS Y FUNCIONES FUNCIONES ........................................................... ............................................................................................. ...........................................................44 .........................44 Utilizar Utilizar constantes constantes en fórmulas fórmulas ................................................................................. ..........................................................................................................44 .........................44 Utilizar Utilizar operadores operadores de cálculo en fórmulas............. fórmulas............................................... .................................................................... ..........................................45 ........45 Utilizar funciones y funciones anidadas en fórmulas ..........................................................................47 Utilizar Utilizar referencias referencias en fórmulas fórmulas .......................................................... ............................................................................................ ...............................................49 .............49 Diferencia entre referencias absolutas, relativas y mixtas ..................................................................51 Estilo de referencia referencia 3D ...................................................................................... .......................................................................................................................52 .................................52 Estilo de referencia referencia F1C1 ............................................. ................................................................................ ..................................................................... ....................................53 ..53 Utilizar Utilizar nombres nombres en fórmulas fórmulas ............................................................................... .............................................................................................................54 ..............................54 Crear y especificar especificar nombres nombres .............................................................. .......................................................................................................... .................................................55 .....55 Utilizar Utilizar fórmulas fórmulas y constantes constantes matriciales matriciales ...................................................................................... ..........................................................................................56 ....56 Utilizar una fórmula de matriz para calcular resultados únicos y múltiples .........................................56 Utilizar Utilizar constantes constantes matriciales matriciales ....................................................... .......................................................................................... ....................................................58 .................58 Crear una fórmula sencilla con constantes y operadores de cálculo ...................................................59 Crear una fórmula con funciones funciones ......................................................... ........................................................................................... ..............................................59 ............59 Crear una fórmula con funciones funciones anidadas anidadas ......................... ........................................................... ................................................................60 ..............................60 Crear una fórmula con referencias referencias y nombres nombres ........................................... .............................................................................. .........................................61 ......61 Crear una fórmula de matriz que calcula un resultado único ..............................................................63 Crear una fórmula de matriz que calcula varios resultados .................................................................64 Eliminar una fórmula........... fórmula............................................. ..................................................................... ..................................................................... ..........................................65 ........65 Más información acerca de sugerencias y trucos sobre crear fórmulas ...............................................65
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Copiar fórmulas fórmulas rápidamente rápidamente.................................................. .................................................................................... .......................................................65 .....................65 Utilizar Utilizar Fórmula Autocompleta Autocompletarr ....................................................... ......................................................................................... ..............................................65 ............65 Utilizar la información sobre herramientas de funciones ................................................................65 Evitar Evitar errores errores comunes comunes al escribir escribir fórmulas fórmulas.......................................................... ........................................................................................65 ..............................65 Cambiar el tamaño del cuadro de fórmula o de nombre en la barra de fórmulas ................................66 FUNCIONES FUNCIONES FINANCIERAS FINANCIERAS ........................................................... ............................................................................................. ...........................................................68 .........................68 Función Función PAGO ........................................................ ........................................................................................... ..................................................................... .........................................68 .......68 Función Función VA........................................................ .......................................................................................... .................................................................... ...............................................70 .............70 Función Función VF ........................................................ .......................................................................................... .................................................................... ...............................................72 .............72 Función Función TASA ......................................................... ........................................................................................... .................................................................... ..........................................75 ........75 Función Función NPER......................................................... ........................................................................................... .................................................................... ..........................................77 ........77 Función Función PAGOINT....................... PAGOINT......................................................... .................................................................... .................................................................... ....................................78 ..78 Función Función PAGOPRIN ........................................................... ............................................................................................. .................................................................80 ...............................80 RESOLUCIÓN RESOLUCIÓN DE FUNCIONES FUNCIONES FINANCIERAS FINANCIERAS BÁSICAS ........................................... ..............................................................................8 ...................................82 2 FUNCIÓN PAGO ......................................................... ........................................................................................... .................................................................... ..........................................82 ........82 FUNCIÓN VA ........................................................ ........................................................................................... ..................................................................... ...............................................83 .............83 FUNCIÓN VF............................................. VF............................................................................... .................................................................... ............................................................84 ..........................84 FUNCIÓN TASA .......................................................... ............................................................................................ .................................................................... ..........................................85 ........85 FUNCIÓN NPER .......................................................... ............................................................................................ .................................................................... ..........................................86 ........86 FUNCION PAGOINT.......................................................... ............................................................................................ .................................................................... ....................................87 ..87 FUNCIÓN PAGOPRIN PAGOPRIN ........................................................ .......................................................................................... ..................................................................... ....................................88 .88 RESOLUCIÓN DE SISTEMAS DE ECUACIONES LINEALES ...........................................................................89 FUNCION FUNCION MDETERM MDETERM ......................................................... ............................................................................................ .................................................................89 ..............................89 ESTADISTICA ESTADISTICA DESCRIPTIVA DESCRIPTIVA .......................................................... ............................................................................................ ...........................................................95 .........................95 SOLUCION SOLUCION....................................................... ......................................................................................... ..................................................................... .....................................................98 ..................98 SOLVER SOLVER .......................................................... ............................................................................................ .................................................................... ......................................................98 ....................98 Cargar el complement complemento o Solver ................................................................................. ...........................................................................................................98 ..........................98 GRAFICOS GRAFICOS ....................................................... ......................................................................................... ..................................................................... ...................................................110 ................110 Creación Creación de Gráficos Gráficos ......................................................... ............................................................................................ ...............................................................110 ............................110 Cambiar el tipo de gráfico de un gráfico existente existente ............................. .......................................................................... ...............................................116 ..116 Cambiar el diseño o estilo de un gráfico .................................................. .................................................................................... .........................................118 .......118 ...............................................................118 ....118 Seleccionar un diseño de gráfico predefinido predefinido ...........................................................
Seleccionar un estilo de gráfico predefinido..................................................................118
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.......................................119 Cambiar manualmente el diseño de elementos de gráfico .......................................119 .........................................120 Cambiar manualmente manualmente el estilo de elementos de gráfico .........................................120 .......................................................121 Guardar un gráfico como una plantilla de gráfico .......................................................121 Seleccionar Seleccionar elementos elementos del gráfico gráfico ......................................................... ........................................................................................... .......................................122 .....122 ..........................................122 Seleccionar un elemento de gráfico utilizando el mouse ..........................................122 Seleccionar un elemento de gráfico de una lista de elementos de gráfico .....................................123 Seleccionar un elemento de gráfico utilizando el teclado .............................................................123 Dar formato a los elementos elementos de un gráfico....................................................... .......................................................................................124 ................................124 Agregar o quitar etiquetas etiquetas de datos en un gráfico ........................................................ ............................................................................126 ....................126 Agregar etiquetas etiquetas de datos datos a un gráfico ........................................................... .......................................................................................126 ............................126 Cambiar las entradas de etiquetas de datos que se muestran ......................................................127 Cambiar la posición posición de las etiquetas etiquetas de datos ..............................................................................128 ..............................................................................128 Quitar etiquetas etiquetas de datos de un gráfico......................... gráfico............................................................ ...............................................................129 ............................129 MACROS ........................................................ ........................................................................................... ..................................................................... ...................................................132 .................132 Descripción Descripción general de la seguridad seguridad de macros .............................................. ................................................................................13 ..................................132 2 Configuración de seguridad de macros y sus efectos ........................................................................133 ¿Cómo puede protegerme el Centro de confianza de macros no seguras? ...................................134 Crear una macro .......................................................... ............................................................................................ ....................................................................135 ..................................135 Grabar una macro .......................................................................... ............................................................................................................. ..................................................136 ...............136 Eliminar una macro ............................................................... ........................................................................................................... ...........................................................138 ...............138 Asignar una macro a un objeto, gráfico o control control .......................................................... .........................................................................139 ...............139 Modificar Modificar una macro......................................................... ............................................................................................ ...............................................................139 ............................139 Ejecutar Ejecutar una macro ................................................................................. ................................................................................................................... .........................................140 .......140 Ejecutar una macro presionando una combinación de teclas de método abreviado con CTRL ......... .142 Ejecutar una macro haciendo clic en un botón de la barra ba rra de herramientas de acceso rápido ..........143 ....... ...143 Ejecutar una macro haciendo clic en un área de un objeto gráfico....................................................143 Ejecutar Ejecutar automáticamente automáticamente una macro al abrir un libro........................................................... .....................................................................145 ..........145 Crear una macro Auto_abrir Auto_abrir ............................................... ................................................................................. ..........................................................145 ........................145 Crear un procedimiento de VBA para el evento Open de un libro .................................................147 LISTAS (Tablas) (Tablas).......................................................... ............................................................................................. ..................................................................... ........................................150 ......150 Crear o eliminar eliminar una tabla de Excel ..................................................................................... ..................................................................................................152 .............152 Crear una tabla ........................................................ .......................................................................................... ....................................................................152 ..................................152 Convertir Convertir una tabla en un rango de datos ........................................................ ........................................................................................153 ................................153
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Eliminar una tabla .......................................................................... ............................................................................................................. ..................................................153 ...............153 Convertir Convertir una tabla de Excel en un rango de datos........................................................... ...........................................................................154 ................154 Total Total de datos de una tabla de Excel ....................................................................................... ................................................................................................154 .........154 Crear, modificar o quitar una columna calculada de una tabla de Excel ............................................155 Crear una columna columna calculada calculada ......................................................... ........................................................................................... ..................................................156 ................156 Incluir excepciones excepciones de columna columna calculada calculada ...................................................................................... ........................................................................................157 ..157 Modificar Modificar una columna columna calculada calculada ............................................................. ............................................................................................... ........................................157 ......157 Eliminar una columna columna calculada calculada ................................................................................ .......................................................................................................158 .......................158 Agregar o quitar filas y columnas columnas de tablas de Excel.......................................................... .........................................................................158 ...............158 Agregar una fila en blanco al final de la tabla.......................................................... ................................................................................158 ......................158 Incluir una fila o columna de la hoja de cálculo en una tabla .........................................................159 Cambiar el tamaño tamaño de una tabla ....................................................................................... ......................................................................................................159 ...............159 Insertar Insertar una fila o columna columna de tabla .............................................. ................................................................................ ...................................................160 .................160 Eliminar filas o columnas columnas de una tabla........................................................ tabla.......................................................................................... ......................................161 ....161 Quitar filas duplicadas duplicadas de una tabla........................ tabla........................................................... ..................................................................... .......................................162 .....162 Activar o desactivar los encabezados de tabla de Excel ....................................................................163 Imprimir Imprimir una tabla de Excel........................................................... ............................................................................................. ...................................................164 .................164 MICROSOFT MICROSOFT PROJECT PROJECT ........................................................ .......................................................................................... ...................................................................165 .................................165 CREAR UN ARCHIVO............................... ........................................................................... .............................................................................. ..................................................165 ................165 DEFINIR DEFINIR EL CALENDARIO CALENDARIO DEL PROYECTO PROYECTO ................................................ .................................................................................. ..............................................167 ............167 Para Modificar Modificar Un Calendario Calendario Base ................................................. ................................................................................... .....................................................168 ...................168 Para Crear Un Calendario Calendario Nuevo........................................................ .......................................................................................... ..................................................170 ................170 COMO APLICAR UN CALENDARIO CALENDARIO BASE AL PROYECTO PROYECTO.......................................................... ..........................................................................173 ................173 AGREGAR TAREAS AL PROYECTO PROYECTO .......................... ............................................................ .................................................................... ..............................................174 ............174 IMPORTAR IMPORTAR TAREAS DESDE UNA HOJA DE EXCEL........................................................ ...................................................................................175 ...........................175 ORGANIZACIÓN ORGANIZACIÓN DE LAS TAREAS EN UN ESQUEMA ESQUEMA .......................................................... ...............................................................................178 .....................178 .......................................................... ............................................................................................ .................................................................... ................................................................180 ..............................180 COMO TENER ACCESO A LA INFORMACION INFORMACION DEL PROYECTO ........................................................ .................................................................181 .........181 ESCALAS TEMPORALES TEMPORALES.......................................................... ............................................................................................ ...............................................................183 .............................183 ORDENAR ORDENAR LA INFORMACIÓN INFORMACIÓN EL PROYECTO PROYECTO ........................... ............................................................. ...............................................................187 .............................187 DEFINIR DEFINIR LA DURACIÓN DURACIÓN DE LAS TAREAS............................ TAREAS.............................................................. .....................................................................189 ...................................189 ESTABLECE ESTABLECER R DEPENDENCIA DEPENDENCIA DE TAREAS........................... TAREAS............................................................. .................................................................... ...................................191 .191 CREACIÓN CREACIÓN DE HITOS EN UN ESQUEMA................ ESQUEMA.................................................. .................................................................... ...............................................194 .............194
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CONFIGURACION DE RECURSOS...........................................................................................................195 PARA ASIGNAR RECURSOS MANUALMENTE .........................................................................................195 DISPONIBILIDAD DE RECURSOS ............................................................................................................203 PARA ENCONTRAR EL RECURSO CORRECTO PARA EL TRABAJO ............................................................205 VERIFICACIÓN DE LOS RECURSOS .........................................................................................................207 RUTAS Y TAREAS CRÍTICAS ...................................................................................................................209 VISUALIZACION DE TAREAS CRÍTICAS ...................................................................................................212 DIVISIÓN DE TAREAS ............................................................................................................................217 CAMBIOS EN LA PROGRAMACIÓN........................................................................................................219 DEFINIR PRIORIDADES DE REDISTRIBUCIÓN .........................................................................................223 SEGUIMIENTO DEL PROYECTO .............................................................................................................224 ESTABLECER UNA LÍNEA BASE ..............................................................................................................224 Revisar la información de resumen prevista y real ...............................................................................230 Para borrar una línea de base ..............................................................................................................231 ACTUALIZACION DEL PROGRESO DE LAS TAREAS..................................................................................232 Actualizar el proyecto según la programación ......................................................................................232 Introducir el porcentaje completado ....................................................................................................234 Introducir la duración real ....................................................................................................................236 Introducir Fechas de Comienzo y Finalización de las Tareas..................................................................238 ACTUALIZACIÓN DEL PROGRESO MEDIANTE EL TRABAJO DE RECURSOS ..............................................239 Introducir el porcentaje de trabajo completado ...................................................................................239 Introducir el trabajo real y el trabajo restante completado ..................................................................241 PARA VOLVER A PROGRAMAR EL PROYECTO........................................................................................246 PLANEAMIENTO DE COSTOS DE LOS RECURSOS Y TAREAS ...................................................................247 PLANEAMIENTO DE COSTOS DE RECURSOS..........................................................................................247 Como especificar costos variables para los recursos de trabajo ............................................................248 Como especificar costos fijos para los recursos de trabajo ...................................................................248 Como establecer los costos para los recursos del material ...................................................................250 Como establecer varios costos para un recurso: ...................................................................................251 CAMBIO DE LAS ASIGNACIONES DE RECURSOS ....................................................................................252 COMO ESTABLECER LA ACUMULACIÓN DE COSTOS .............................................................................254 PLANEAMIENTO DE COSTOS FIJOS DE TAREAS .....................................................................................255 REVISIÓN DE LOS COSTOS PLANEADOS ................................................................................................256
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ACTUALIZACIÓN MANUAL DE LOS COSTOS DEL PROYECTO ..................................................................260 SUPERVISIÓN DEL PROYECTO...............................................................................................................261 INFORMES SOBRE EL PROYECTO ..........................................................................................................266 ALGUNOS EJEMPLOS DE INFORMES: ....................................................................................................269 PARA CREAR INFORMES PERSONALIZADOS ..........................................................................................273 APLICACIÓN EN PROJECT .....................................................................................................................283 SOLUCIÓN APLICACIÓN........................................................................................................................284
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Tablas Dinámicas Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos origen, etc... Utilice un informe de tabla dinámica para resumir, analizar, explorar y presentar datos de resumen. Utilice un informe de gráfico dinámico para ver esos datos de resumen contenidos en un informe de tabla dinámica y ver fácilmente comparaciones, patrones y tendencias. Ambos informes le permiten tomar decisiones informadas sobre datos críticos de su empresa. Las secciones siguientes ofrecen información general sobre los informes de tabla dinámica y de gráfico dinámico. Informes de tabla dinámica Formas de trabajar con un informe de tabla dinámica Informes de gráfico dinámico Comparar un informe de tabla dinámica y un informe de gráfico dinámico Diferencias entre gráficos e informes de gráficos dinámicos Trabajar con datos de origen de tabla dinámica y gráfico dinámico Informes de tabla dinámica Un informe de tabla dinámica es una forma interactiva de resumir rápidamente grandes volúmenes de datos. Utilice un informe de tabla dinámica para analizar datos numéricos en profundidad y para responder preguntas no anticipadas sobre los datos. Un informe de tabla dinámica está especialmente diseñado para: Consultar grandes cantidades de datos de muchas maneras diferentes y cómodas para el usuario. Calcular el subtotal y agregar datos numéricos, resumir datos por categorías y subcategorías, y crear cálculos y fórmulas personalizados. Expandir y contraer niveles de datos para destacar los resultados y desplazarse hacia abajo para ver los detalles de los datos de resumen de las áreas de interés. Página 8 de 284
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Desplazar filas a columnas y columnas a filas para ver resúmenes diferentes de los datos de origen. Filtrar, ordenar, agrupar y dar formato condicional a los subconjuntos de datos más útiles e interesantes para poder centrarse en la información que le interesa. Presentar informes electrónicos o impresos concisos, atractivos y con comentarios. A menudo utiliza un informe de tabla dinámica cuando desea comparar totales relacionados, sobre todo si tiene una lista larga de números para sumar y desea realizar comparaciones distintas con cada número. En el informe de tabla dinámica mostrado a continuación, puede ver fácilmente cómo se comparan las ventas de golf del tercer trimestre en la celda F3 con las ventas de cualquier otro deporte o trimestre, o con las ventas totales.
Datos de origen, en este caso de una hoja de cálculo Los valores de origen del resumen del Trim3 de Golf en el informe de tabla dinámica El informe de tabla dinámica entero Resumen de los valores de origen en C2 y C8 desde los datos de origen
En los informes de tabla dinámica, cada columna o campo de los datos de origen se convierte en un campo de tabla dinámica que resume varias filas de información. En el ejemplo anterior, la columna Deporte se convierte en el campo Deporte y cada registro de Golf se resume en un solo elemento Golf. Un campo de valores, como Suma de ventas, proporciona los valores que van a resumirse. La celda F3 del informe anterior contiene la suma del valor Ventas de cada fila de los datos de origen para la cual la columna Deporte contiene Golf y la columna Trimestre contiene
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Trim3. De forma predeterminada, los datos del área Valores resumen los datos de origen subyacentes en el informe de gráfico dinámico de la siguiente forma: los valores numéricos utilizan la función SUMA, y los valores de texto la función CONTAR. Para crear un informe de tabla dinámica, debe definir los datos de origen, especificar una ubicación en el libro y diseñar los campos. Para obtener más información, vea Crear o eliminar un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico y Crear y modificar los diseños de campo en una informe de tabla dinámica o gráfico dinámico. Formas de trabajar con un informe de tabla dinámica Después de crear el informe de tabla dinámica inicial definiendo el origen de los datos, organizando los campos en la Lista de campos de la tabla dinámica y eligiendo un diseño inicial, a menudo se llevan a cabo las tareas siguientes cuando se trabaja con un informe de tabla dinámica: Explorar los datos haciendo lo siguiente: Expandir y contraer los datos, y mostrar los detalles subyacentes de valores. Organizar, filtrar y agrupar los campos y los elementos. Cambiar las funciones de resumen y agregar cálculos y fórmulas personalizados. Cambiar el diseño haciendo lo siguiente: Cambiar la forma de la tabla dinámica: compacta, de esquema o tabular. Mostrar los subtotales encima o debajo de sus filas. Mover un campo de columna al área de filas, o mover un campo de fila al área de rótulos de columnas. Cambiar cómo se muestran lo errores y las celdas vacías, y cambiar cómo se muestran los elementos y los rótulos sin datos. Cambiar el orden de los campos y los elementos y agregar, reorganizar y eliminar campos. Ajustar el ancho de las columnas al actualizar. Página 10 de 284
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Activar o desactivar los encabezados de campo de columnas y filas, o bien mostrar u ocultar líneas las en blanco. Cambiar el formato haciendo lo siguiente: Dar formato a las celdas y rangos manual y condicionalmente. Cambiar el estilo de formato general de la tabla dinámica. Cambiar el número de formato para campos e incluir el formato de Servidor OLAP. Para obtener más información, vea Diseñar la presentación y el formato de un informe de tabla dinámica. Informes de gráfico dinámico Un informe de gráfico dinámico representa gráficamente los datos de un informe de tabla dinámica (informe de tabla dinámica: informe de Excel interactivo de tablas cruzadas que resume y analiza datos, como registros de una base de datos, de varios orígenes, incluidos los que son externos a Excel.). Puede modificar el diseño y los datos que se muestran en un informe de gráfico dinámico tal y como se hace con un informe de tabla dinámica. Un informe de gráfico dinámico siempre tiene un informe de tabla dinámica asociado (informe de tabla dinámica asociado: informe de tabla dinámica que proporciona los datos de origen a un informe de gráfico dinámico. Se crea automáticamente cuando se crea un nuevo informe de gráfico dinámico. Cuando se cambia el diseño de alguno de los informes, el otro cambia también.) que utiliza el diseño correspondiente. Ambos informes tienen campos que se corresponden. Cuando modifica la posición de un campo en uno de los informes, también se modifica el campo correspondiente del otro informe. Además de las series (serie de datos: puntos de datos relacionados que están trazados en un gráfico y proceden de filas y columnas de una hoja de datos. Cada serie de datos de un gráfico tiene una trama o un color exclusivo. Puede trazar una o más series de datos en un gráfico. Los gráficos circulares tienen sólo una serie de datos.), categorías, marcadores de datos (marcador de datos: barra, área, punto, sector u otro símbolo de un gráfico que representa un único punto de datos o valor que procede de una celda de una hoja de cálculo. Los marcadores de datos relacionados en un gráfico constituyen una serie de datos.) y ejes (eje: línea que rodea el área de trazado de un gráfico utilizada como marco de referencia de medida. El eje y suele ser el eje vertical y contener datos. El eje x suele Página 11 de 284
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ser el eje horizontal y contener categorías.) de los gráficos estándar, los informes de gráficos dinámicos tienen algunos elementos especializados que se corresponden con los informes de tablas dinámicas, como se muestra en la siguiente ilustración. Campo de filtro del informe Campo de valores Campo de serie Elementos Campo de categoría
Campo de filtro del informe
Campo que se utiliza para filtrar datos por elementos
específicos. En el ejemplo, el campo de página Región muestra los datos de todas las regiones. Para mostrar los datos de una sola región, puede hacer clic en la flecha de lista desplegable junto a (Todas) y seleccionar la región. Utilizar campos de filtro de informe es una forma cómoda de resumir y centrarse rápidamente en un subconjunto de datos sin modificar la información de la serie y la categoría. Por ejemplo, si está realizando una presentación, puede hacer clic en (Todos) en un campo de filtro Año para mostrar las ventas de todos los años y luego centrarse en años concretos haciendo clic en un año cada vez. Cada página del filtro del informe del gráfico tiene el mismo diseño de categorías y series para distintos años, de modo que resulta fácil comparar los datos de cada año. Además, al permitir recuperar sólo una página del filtro a la vez de un conjunto grande de datos, los campos de página del filtro conservan la memoria cuando el gráfico utiliza datos de origen externo. Campo de valores
Campo del origen de datos (datos de origen: lista o tabla que se
utiliza para crear un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico. Los datos de origen pueden tomarse de una lista o rango de Excel, de un cubo o base de datos externa o de otro informe de tabla dinámica.) subyacente que proporciona valores para comparar o medir. En el ejemplo, Suma de ventas es un valor de datos que resume las ventas Página 12 de 284
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trimestrales por región para cada deporte. El marcador de datos de primera categoría (Trim1) llega casi a 250 en el eje de valores (y). Esta cantidad es la suma de las ventas correspondientes a Tenis, Safari y Golf durante el primer trimestre. Según el origen de datos utilizado para el informe, puede cambiar la función de resumen (función de resumen: tipo de cálculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinámica o una tabla de consolidación, o cuando se insertan subtotales automáticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) A Promedio, Contar, Producto u otro cálculo. Campo de serie Campo que se asigna a una orientación de serie en un informe de gráfico dinámico. Los elementos del campo proporcionan las series de datos individuales. En el ejemplo, Deporte es un campo de serie con tres elementos: Tenis, Safari y Golf. En el gráfico, las series se representan en la leyenda. Elemento Los elementos representan entradas únicas en un campo de columna o de fila, y aparecen en las listas desplegables de los campos de filtro del informe, en los campos de categoría y en los campos de serie. En el ejemplo, Trim1, Trim2, Trim3 y Trim4 son elementos del campo de categoría Trimestre, mientras que Tenis, Safari y Golf son elementos del campo de serie Deporte. Los elementos de un campo de categoría aparecen como rótulos en el eje de categorías del gráfico. Los elementos de un campo de serie aparecen en la leyenda y proporcionan los nombres de las serie de datos individuales. Campo de categoría Campo de los datos de origen que se asigna a una orientación de categoría en un informe de gráfico dinámico. Un campo de categoría proporciona las categorías individuales cuyos puntos de datos se representan gráficamente. En el ejemplo, Trimestre es un campo de categoría. En un gráfico, las categorías suelen aparecer en el eje x, o eje horizontal, del gráfico. Personalizar el informe
Puede cambiar el tipo de gráfico y otras opciones, como los
títulos (títulos de gráficos: texto descriptivo que se alinea automáticamente con un eje o se centra en la parte superior de un gráfico.), la ubicación de las leyendas (leyenda: cuadro que identifica los diseños o colores asignados a las series de datos o categorías de un gráfico.), los rótulos de datos (etiqueta de datos: etiqueta que proporciona información adicional acerca de un marcador de datos, que representa un solo punto de datos o valor que se origina a partir de una celda de una hoja de cálculo.), la ubicación del gráfico, etc.
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Puede crear un informe de gráfico dinámico cuando primero crea un informe de tabla dinámica, o bien puede crear un informe de gráfico dinámico desde un informe de tabla dinámica existente. Para obtener más información, vea Crear o eliminar un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico y Crear y modificar los diseños de campo en una informe de tabla dinámica o gráfico dinámico. Comparar un informe de tabla dinámica y un informe de gráfico dinámico Al crear un informe de gráfico dinámico a partir de un informe de tabla dinámica, el diseño del informe de gráfico dinámico, es decir, la posición de sus campos, está determinado inicialmente por el diseño del informe de tabla dinámica. Si crea primero el informe de gráfico dinámico, determina el diseño del gráfico arrastrando campos de la Lista de campos de tabla dinámica hasta las áreas de la hoja de gráfico (hoja de gráfico: hoja de un libro que contiene sólo un gráfico. Una hoja de gráfico es muy útil si se desea ver un gráfico o un informe de gráfico dinámico separado de los datos de una hoja de cálculo o un informe de tabla dinámica.). Los siguientes informes de ventas de tabla dinámica y gráfico dinámico muestran la relación entre los dos.
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Campos de filtro del informe Campos de valores Un rótulo de fila corresponde a un campo de categoría Un rótulo de columna corresponde a un campo de serie
Diferencias entre gráficos e informes de gráficos dinámicos Si ya conoce los gráficos normales, verá que la mayoría de operaciones de los informes de gráficos dinámicos son las mismas. Sin embargo, hay algunas diferencias: Interacción Con los gráficos normales, se crea un gráfico para cada vista de los datos que se desea mostrar, pero no son interactivos. Con los informes de gráficos dinámicos puede crear un gráfico y ver los datos interactivamente modificando el diseño del informe o los detalles que se muestran. Tipos de gráficos El tipo de gráfico predeterminado para un gráfico normal es un gráfico de columnas agrupadas, que compara los valores de las categorías. El tipo de gráfico predeterminado para un informe de gráfico dinámico es un gráfico de columnas apiladas, que compara la contribución de cada valor a un total en todas las categorías. Puede cambiar el informe de gráfico dinámico por cualquier tipo de gráfico, menos xy (dispersión), de cotizaciones y de burbuja. Ubicación de los gráficos Los gráficos normales están incrustados (gráfico incrustado: gráfico que se coloca en una hoja de cálculo en lugar de una hoja de gráfico separada. Los gráficos incrustados son muy útiles cuando se desea ver o imprimir un gráfico o un informe de gráfico dinámico con su origen de datos u otra información en una hoja de cálculo.) de forma predeterminada en hojas de cálculo. Los informes de gráfico dinámico se crean en hojas de gráficos (hoja de gráfico: hoja de un libro que contiene sólo un gráfico. Una hoja de gráfico es muy útil si se desea ver un gráfico o un informe de gráfico dinámico separado
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de los datos de una hoja de cálculo o un informe de tabla dinámica.) De forma predeterminada. Una vez creado, el informe de gráfico dinámico se puede cambiar a otra ubicación en una hoja de cálculo. Datos de origen Los gráficos normales están vinculados directamente a las celdas de la hoja de cálculo. Los informes de gráfico dinámico se pueden basar en varios tipos de datos del informe de tabla dinámica asociado (informe de tabla dinámica asociado: informe de tabla dinámica que proporciona los datos de origen a un informe de gráfico dinámico. Se crea automáticamente cuando se crea un nuevo informe de gráfico dinámico. Cuando se cambia el diseño de alguno de los informes, el otro cambia también.). Elementos de gráficos
Los informes de gráfico dinámico contienen los mismos
elementos que los gráficos normales, pero además contienen campos y elementos que pueden agregarse, girarse o quitarse para mostrar vistas distintas de los datos. Las categorías, series y datos de los gráficos normales son campos de categoría y campos de serie, y en los informes de gráfico dinámico, también campos de valor. Los informes de gráfico dinámico también pueden contener campos de filtro del informe. Cada uno de estos campos contiene elementos, que en los gráficos normales se muestran como rótulos de categorías o nombres de serie en las leyendas (leyenda: cuadro que identifica los diseños o colores asignados a las series de datos o categorías de un gráfico.). Formato La mayoría del formato, incluidos los elementos, el diseño y el estilo, se guarda cuando se actualiza (actualizar: renovar el contenido de un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico para reflejar los cambios realizados en el origen de datos subyacente. Si el informe está basado en datos externos, la actualización ejecuta la consulta subyacente para recuperar los datos nuevos o modificados.) un informe de gráfico dinámico. Sin embargo, no se guardan las líneas de tendencia (línea de tendencia: representación gráfica de tendencias en series de datos, como una línea inclinada ascendente para representar el aumento de ventas a lo largo de un período de meses. Las líneas de tendencia se utilizan para el estudio de problemas de predicción, lo que se denomina también análisis de regresión.), los rótulos de datos (etiqueta de datos: etiqueta que proporciona información adicional acerca de un marcador de datos, que representa un solo punto de datos o valor que se origina a partir de una celda de una hoja de cálculo.), las barras de error (barras de error: se suelen utilizar en datos estadísticos o científicos y muestran un posible error o grado de incertidumbre relativa a cada marcador de datos de una serie.) u otros cambios
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realizados en las series de datos. Los gráficos normales no pierden estos cambios de formato cuando se les aplican. Mover o cambiar el tamaño de los elementos En un informe de gráfico dinámico, no es posible mover ni cambiar el tamaño del área de trazado (área de trazado: en un gráfico 2D, área delimitada por los ejes, incluidas todas las series de datos. En un gráfico 3D, área delimitada por los ejes, incluidas las series de datos, los nombres de categoría, los rótulos de marcas de graduación y los títulos de eje.), la leyenda, los títulos de gráficos ni los títulos de ejes, aunque se puede seleccionar una de las distintas posiciones preestablecidas para la leyenda y modificar el tamaño de fuente de los títulos. En un gráfico normal, se pueden mover todos estos elementos y cambiar su tamaño. Trabajar con datos de origen de tabla dinámica y gráfico dinámico Al crear un informe de tabla dinámica (informe de tabla dinámica: informe de Excel interactivo de tablas cruzadas que resume y analiza datos, como registros de una base de datos, de varios orígenes, incluidos los que son externos a Excel.) o de gráfico dinámico (informe de gráfico dinámico: gráfico que proporciona análisis de datos interactivo, como un informe de tabla dinámica. Puede cambiar las vistas de los datos, ver niveles de detalle diferentes o reorganizar el diseño del gráfico arrastrando campos y mostrando u ocultando elementos de los mismos.), puede utilizar unos de los diversos tipos de datos de origen (datos de origen: lista o tabla que se utiliza para crear un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico. Los datos de origen pueden tomarse de una lista o rango de Excel, de un cubo o base de datos externa o de otro informe de tabla dinámica.). Utilizar datos de hojas de cálculo Puede utilizar los datos de una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel como la base de un informe. Los datos deberían estar en formato lista (lista: serie de filas que contienen datos relacionados o serie de filas que designa para que funcionen como hojas de datos mediante el comando Crear lista.), con rótulos de columna en la primera fila y con elementos similares en las filas restantes de la misma columna, y sin filas o columnas en blanco dentro del rango de datos. Excel utiliza los rótulos de columna para los nombres de campo (campo: en un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico, categoría de datos que se deriva de un campo de los datos de origen. Los informes de tabla dinámica tienen campos de fila,
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columna, página y datos. Los informes de gráfico dinámico tiene campos de serie, categoría, página y datos.) en el informe. Utilizar un rango con nombre
Para facilitar la actualización del informe, asigne un
nombre (nombre: palabra o cadena de caracteres que representa una celda, rango de celdas, fórmula o valor constante. Utilice nombres fáciles de entender, como Productos, para referirse a rangos difíciles de entender, como Ventas!C20:C30.) Al rango de origen y utilice dicho nombre al crear el informe. Si se amplía el rango con nombre para incluir más datos, puede actualizar (actualizar: renovar el contenido de un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico para reflejar los cambios realizados en el origen de datos subyacente. Si el informe está basado en datos externos, la actualización ejecuta la consulta subyacente para recuperar los datos nuevos o modificados.) el informe para que incluya los datos nuevos. Tablas de Excel Las tablas de Excel ya tienen formato de lista y son buenas candidatas para los datos de origen de las tablas dinámicas. Cuando se actualiza el informe de tabla dinámica, se incluyen automáticamente los datos nuevos y actualizados de la tabla de Excel. Para obtener más información, vea Descripción general de las tablas de Excel. Incluir totales
Excel generará subtotales y totales generales automáticamente en un
informe de tabla dinámica. Si los datos de origen contienen subtotales y totales generales automáticos creados con el comando Subtotales del grupo Esquema de la ficha Datos, utilice dicho comando para eliminarlos antes de crear el informe. Utilizar otro informe de tabla dinámica La memoria caché de la tabla dinámica Siempre que cree un nuevo informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico, Excel almacenará una copia de los datos del informe en la memoria y guardará esta área de almacenamiento como parte del archivo de libro. De este modo, cada nuevo informe requiere memoria y espacio de disco adicional. Sin embargo, cuando se utiliza un informe de tabla dinámica existente como el origen de un nuevo informe en el mismo libro, ambos informes comparten la misma copia de los datos. Al volver a utilizar la misma área de almacenamiento, el tamaño de ese archivo de libro se reduce y se mantienen menos datos en la memoria. Requisitos de ubicación Para utilizar un informe de tabla dinámica como origen de otro informe, ambos deben formar parte del mismo libro. Si el informe de tabla dinámica de origen está en un libro diferente, cópielo en la ubicación del libro donde desee que aparezca Página 18 de 284
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el nuevo informe. Los informes de tabla dinámica y de gráfico dinámico de distintos libros son informes separados, cada uno con su propia copia de los datos en la memoria y en los archivos de libro. Los cambios afectan a ambos informes Al actualizar (actualizar: renovar el contenido de un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico para reflejar los cambios realizados en el origen de datos subyacente. Si el informe está basado en datos externos, la actualización ejecuta la consulta subyacente para recuperar los datos nuevos o modificados.) los datos del nuevo informe, Excel también actualiza los datos del informe de origen y viceversa. Cuando se agrupan o desagrupan los elementos de un informe, ambos informes se ven afectados. La creación de campos calculados (campo calculado: campo de un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico que utiliza una fórmula que usted cree. Los campos calculados pueden realizar cálculos utilizando el contenido de otros campos del informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico.) o elementos calculados (elemento calculado: elemento de un campo de tabla dinámica o gráfico dinámico que utiliza una fórmula que usted cree. Los elementos calculados pueden realizar cálculos utilizando el contenido de otros elementos del mismo campo del informe de tabla dinámica o gráfico dinámico.) afecta a ambos informes. Informes de gráfico dinámico Puede basar un nuevo informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico en otro informe de tabla dinámica, pero no puede basarlo directamente en otro informe de gráfico dinámico. No obstante, como Excel crea un informe de tabla dinámica asociado (informe de tabla dinámica asociado: informe de tabla dinámica que proporciona los datos de origen a un informe de gráfico dinámico. Se crea automáticamente cuando se crea un nuevo informe de gráfico dinámico. Cuando se cambia el diseño de alguno de los informes, el otro cambia también.) a partir de los mismos datos siempre que se crea un informe de gráfico dinámico, puede basar un nuevo informe en el informe asociado. Los cambios realizados en un informe de gráfico dinámico afectan al informe de tabla dinámica asociado y viceversa. Cambiar los datos de origen de un informe existente Los cambios realizados en los datos de origen (datos de origen: lista o tabla que se utiliza para crear un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico. Los datos de origen pueden tomarse de una lista o rango de Excel, de un cubo o base de datos externa o de otro informe de tabla dinámica.) Pueden hacer que estén disponibles diferentes datos para Página 19 de 284
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analizar. Por ejemplo, puede que usted desee cambiar de una base de datos de prueba a una base de datos de producción. Puede actualizar un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico con nuevos datos que sean similares a la información de conexión de datos original actualizando (actualizar: renovar el contenido de un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico para reflejar los cambios realizados en el origen de datos subyacente. Si el informe está basado en datos externos, la actualización ejecuta la consulta subyacente para recuperar los datos nuevos o modificados.) el informe. Para incluir datos adicionales o diferentes, puede volver a definir los datos de origen del informe. Si los datos son considerablemente diferentes, con muchos campos nuevos o adicionales, tal vez sea más fácil crear un informe nuevo. Para obtener más información, vea Seleccionar datos de origen diferentes para un informe de tabla dinámica. Mostrar datos nuevos agregados por actualización
Actualizar un informe también
puede modificar los datos que se pueden mostrar. Para informes basados en listas de hojas de cálculos, Excel recupera campos dentro del rango de origen o el rango con nombre (nombre: palabra o cadena de caracteres que representa una celda, rango de celdas, fórmula o valor constante. Utilice nombres fáciles de entender, como Productos, para referirse a rangos difíciles de entender, como Ventas!C20:C30.) Que usted especifique. Para informes basados en datos externos, Excel recupera datos nuevos que cumplen los criterios de la consulta subyacente (consulta: en Query o Access, medio de buscar registros que responden a una pregunta concreta sobre los datos de una base de datos.) o datos que se vuelve disponibles en un cubo (cubo: estructura de datos OLAP. un cubo contiene dimensiones, como País, Región, Ciudad, y campos de datos, como Índice de ventas. Las dimensiones organizan los tipos de datos en jerarquías con niveles de detalle y cantidades de medida de campos de datos.) OLAP. Puede ver cualquier campo nuevo en la Lista de campos y agregar los campos al informe. Para obtener más información, vea Actualizar datos conectados (importados). Cambiar los cubos OLAP que cree Los informes basados en datos OLAP siempre tiene acceso a todos los datos del cubo. Si ha creado un archivo de cubo sin conexión (archivo de cubo sin conexión: archivo que se crea en el disco duro o en un recurso compartido de red para almacenar datos de origen OLAP para un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico. Los archivos de cubo sin conexión permiten continuar trabajando cuando no se está conectado al servidor OLAP.) Que contiene un subconjunto de los datos en un cubo de servidor, puede utilizar el comando OLAP sin conexión y editar el archivo de cubo para Página 20 de 284
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que contenga otros datos del servidor. Para obtener más información, vea Crear un archivo de cubo sin conexión de una base de datos de servidor OLAP. Crear o eliminar un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico Para analizar datos numéricos en profundidad y para responder a preguntas no anticipadas sobre los datos, utilice un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico. Para obtener más información general, vea Información general sobre informes de tabla dinámica y de gráfico dinámico. ¿Qué desea hacer? Crear un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico Crear un informe de gráfico dinámico a partir de un informe de tabla dinámica existente Convertir un informe de gráfico dinámico en un gráfico estático Crear un gráfico estático con los datos de un informe de tabla dinámica Eliminar un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico Crear un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico Para crear un informe de tabla o gráfico dinámico, necesita conectar con un origen de datos y especificar la ubicación del informe. 1. Seleccione una celda de un rango de celdas o coloque el punto de inserción dentro de una tabla de Microsoft Office Excel. Asegúrese de que el rango de celdas tiene encabezados de columna. 2. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Para crear un informe de tabla dinámica, en la ficha Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla dinámica y, a continuación, en Tabla dinámica.
Aparecerá el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica. Página 21 de 284
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Para crear un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico, en la ficha Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla dinámica y, a continuación, en Gráfico dinámico. Aparecerá el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica con el gráfico dinámico.
3. Seleccione un origen de datos. Siga uno de los procedimientos siguientes: Seleccione la tabla que desea analizar 1. Haga clic en Seleccione una tabla o rango. 2. Escriba el rango de celdas o la referencia del nombre de tabla, por ejemplo =BeneficiosTrimestrales, en el cuadro Tabla o rango. Si seleccionó una celda de un rango de celdas o si el punto de inserción estaba en una tabla antes de iniciar el asistente, el rango de celdas o la referencia del nombre de tabla se muestra en el cuadro Tabla o rango. Opcionalmente, para seleccionar un rango de celdas o una tabla, haga clic en Contraer cuadro de diálogo
para ocultar temporalmente el cuadro de
diálogo, seleccione el rango en la hoja de cálculo y, a continuación, presione Expandir diálogo NOTA
.
Si el rango se encuentra en otra hoja de cálculo del mismo libro o de
otro libro, escriba el nombre del libro y de la hoja de cálculo utilizando la siguiente sintaxis:([nombredellibro]nombredelahoja!rango). Utilizar datos externos 3. Haga clic en Utilice una fuente de datos externa. 4. Haga clic en Elegir conexión. Se mostrará el cuadro de diálogo Conexiones existentes. 5. Vaya a la lista desplegable Mostrar de la parte superior del cuadro de diálogo y seleccione la categoría de conexiones para la cual desea elegir una conexión o Página 22 de 284
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selecciones
Todas
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las
conexiones
existentes (que
es
el
valor
predeterminado). 6. Seleccione una conexión del cuadro de lista Seleccionar una conexión y haga clic en Abrir. NOTA
Si elige una conexión de la categoría Conexiones en este libro,
estará reutilizando o compartiendo una conexión existente. Si elige una conexión de las categorías Archivos de conexión en la red o Archivos de conexión en este equipo, el archivo de conexión se copia en el libro como una nueva conexión de libro y se usa como la nueva conexión para el informe de tabla dinámica. Para obtener más información, vea Administrar conexiones a datos en un libro. Escriba una ubicación. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Para poner el informe de tabla dinámica en una hoja de cálculo nueva que empiece por la celda A1, haga clic en Nueva hoja de cálculo.
Para poner el informe de tabla dinámica en una hoja de cálculo existente, seleccione Hoja de cálculo existente y, a continuación, escriba la primera celda del rango de celdas donde desea situar el informe de tabla dinámica. O bien, haga clic en Contraer cuadro de diálogo
para ocultar
temporalmente el cuadro de diálogo, seleccione la primera celda de la hoja de cálculo y, a continuación, presione Expandir diálogo
.
Haga clic en Aceptar. Un informe de tabla dinámica vacío se agregará a la ubicación que especificó en la Lista de campos de tabla dinámica que se muestra de modo que puede comenzar a agregar campos, crear un diseño y personalizar el informe de tabla dinámica. Para obtener más información, vea Crear y modificar los diseños de campo en una informe de tabla dinámica o gráfico dinámico. Si está creando un informe de gráfico dinámico, se crea un informe de tabla dinámica asociado (informe de tabla dinámica asociado: informe de tabla dinámica Página 23 de 284
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que proporciona los datos de origen a un informe de gráfico dinámico. Se crea automáticamente cuando se crea un nuevo informe de gráfico dinámico. Cuando se cambia el diseño de alguno de los informes, el otro cambia también.) Directamente debajo del informe de gráfico dinámico para la ubicación que escriba. Este informe de tabla dinámica debe estar en el mismo libro que el informe de gráfico dinámico. Si especifica una ubicación en otro libro, el informe de gráfico dinámico también se creará en dicho libro. Para obtener más información, vea Descripción general de la creación de gráficos, Tipos de gráficos disponibles y Crear un gráfico. Crear un informe de gráfico dinámico a partir de un informe de tabla dinámica existente 1. Haga clic en el informe de tabla dinámica. 2. En la ficha Insertar, en el grupo Gráficos, haga clic en un tipo de gráfico.
Puede utilizar cualquier tipo de gráfico excepto los gráficos xy (dispersión), de burbujas o de cotizaciones. Para obtener más información, vea Descripción general de la creación de gráficos, Tipos de gráficos disponibles y Crear un gráfico. Convertir un informe de gráfico dinámico en un gráfico estático 1. Busque el informe de tabla dinámica asociado (informe de tabla dinámica asociado: informe de tabla dinámica que proporciona los datos de origen a un informe de gráfico dinámico. Se crea automáticamente cuando se crea un nuevo informe de gráfico dinámico. Cuando se cambia el diseño de alguno de los informes, el otro cambia también.) que tenga el mismo nombre que el informe de gráfico dinámico haciendo lo siguiente: 1. Haga clic en el informe de gráfico dinámico.
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2. Para determinar cuál es el nombre del informe de tabla dinámica asociado, en la ficha Diseño, en el grupo Datos, haga clic en Seleccionar datos para mostrar el cuadro de diálogo Modificar origen de datos, anote el nombre de la tabla dinámica asociada, que es el texto que sigue al signo de exclamación (!) en el cuadro de texto Rango de datos del gráfico y, a continuación, haga clic en Aceptar. 3. Para encontrar el informe de tabla dinámica asociado, haga clic en el informe de tabla dinámica del libro, vaya a la ficha Opciones, en el grupo Tabla dinámica, haga clic en Opciones hasta que encuentre el mismo nombre en el cuadro de texto Nombre. 2. Haga clic en Aceptar. 3. En la ficha Opciones, en el grupo Acciones, haga clic en Seleccionar y, a continuación, en Toda la tabla dinámica. 4. Presione SUPR. Crear un gráfico estático con los datos de un informe de tabla dinámica Este procedimiento crea un gráfico normal no interactivo, en lugar de un informe de gráfico dinámico (informe de gráfico dinámico: gráfico que proporciona análisis de datos interactivo, como un informe de tabla dinámica. Puede cambiar las vistas de los datos, ver niveles de detalle diferentes o reorganizar el diseño del gráfico arrastrando campos y mostrando u ocultando elementos de los mismos.). 1. Seleccione los datos del informe de tabla dinámica que desee utilizar en el gráfico. Para incluir botones de campo (botón de campo: botón que identifica un campo en un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico. Puede arrastrar los botones de campo para cambiar el diseño del informe, o hacer clic en las flechas que aparecen junto a los botones para cambiar el nivel de detalle que se muestra en el informe.) y datos en la primera fila y columna del informe, comience a arrastrar desde la esquina inferior derecha de los datos que está seleccionando. Para obtener más información, vea Seleccionar datos en un informe de tabla dinámica.
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2. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Copiar
.
3. Haga clic en una celda en blanco fuera del informe de tabla dinámica. 4. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en la flecha situada al lado de Pegar y, a continuación, haga clic en Pegado especial. 5. Haga clic en Valores y, a continuación, en Aceptar. 6. En la ficha Insertar, en el grupo Gráficos, haga clic en un tipo de gráfico. Para obtener más información sobre gráficos, vea Descripción general de la creación de gráficos, Tipos de gráficos disponibles y Crear un gráfico. Eliminar un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico Eliminar un informe de tabla dinámica 1. Haga clic en el informe de tabla dinámica. 2. En la ficha Opciones, en el grupo Acciones, haga clic en Seleccionar y, a continuación, en Toda la tabla dinámica. 3. Presione SUPR. NOTA
Al eliminar el informe de tabla dinámica asociado (informe de tabla dinámica
asociado: informe de tabla dinámica que proporciona los datos de origen a un informe de gráfico dinámico. Se crea automáticamente cuando se crea un nuevo informe de gráfico dinámico. Cuando se cambia el diseño de alguno de los informes, el otro cambia también.) de un informe de gráfico dinámico, se crea un gráfico estático que no será posible modificar. Eliminar un informe de gráfico dinámico 1. Seleccione el informe de gráfico dinámico. 2. Presione SUPR. NOTA
El informe de tabla dinámica asociado al eliminar el informe de gráfico
dinámico no se elimina automáticamente.
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Seleccionar datos en un informe de tabla dinámica Para aplicar formato, copiar datos o realizar cambios en un informe de tabla dinámica, puede seleccionar celdas individuales o regiones de datos mediante comandos o mediante el mouse (ratón). El puntero del mouse cambia según lo que intente seleccionar:
Para seleccionar celdas, utilice el puntero del mouse normal de Microsoft Office Excel . Para seleccionar regiones de datos, coloque el puntero del mouse en los márgenes superior o izquierdo de los campos y las etiquetas para que cambie a una flecha descendente o una flecha derecha . NOTA
Si ve que el puntero no cambia de forma, en la ficha Opciones, en el grupo
Acciones, haga clic en Seleccionar y, a continuación, asegúrese de que Habilitar selección
está activado.
¿Qué desea hacer? Seleccionar celdas individuales Seleccionar un informe completo Seleccionar todos los elementos de un campo Seleccionar etiquetas de elementos, datos o ambos Seleccionar todas las apariciones de un único elemento Seleccionar una aparición de un elemento Seleccionar varios elementos Seleccionar subtotales y totales Seleccionar celdas individuales 1. Sitúe el puntero sobre la primera celda que desea seleccionar, asegurándose de que el puntero del mouse es el
.
2. Haga clic para seleccionar una única celda o haga clic y arrastre para seleccionar varias celdas.
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Seleccionar un informe completo 1. Haga clic en el informe de tabla dinámica. 2. En la ficha Opciones, en el grupo Acciones, haga clic en Seleccionar y, a continuación, en Toda la tabla dinámica. Seleccionar todos los elementos de un campo Sitúe el puntero del mouse en la esquina superior del campo hasta que cambie a una flecha descendente y, a continuación, haga clic. Por ejemplo, para seleccionar los elementos Este y Oeste, sitúe el puntero en la parte superior de Región y haga clic una vez.
Seleccionar etiquetas de elementos, datos o ambos 1. Seleccione los elementos. 2. En la ficha Opciones, en el grupo Acciones, haga clic en Seleccionar y, a continuación, haga clic en lo que desee seleccionar: Etiquetas y datos Datos Etiquetas
para seleccionar ambos.
para seleccionar sólo los valores de los elementos. para seleccionar sólo los rótulos de los elementos. Seleccionar todas las apariciones de un único elemento
Sitúe el puntero del mouse en el borde superior de un elemento de campo de columna hasta que cambie a una flecha descendente o sitúe el puntero en el borde izquierdo de un Página 28 de 284
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elemento de campo de fila hasta que cambie a una flecha derecha
y, a continuación, haga
clic. Por ejemplo, para seleccionar ambas filas de Golf , haga clic en el borde izquierdo de Golf .
Seleccionar una aparición de un elemento 1. Sitúe el puntero del mouse en el borde superior de un elemento de campo de columna hasta que cambie a una flecha descendente o sitúe el puntero en el borde izquierdo de un elemento de campo de fila hasta que cambie a una flecha derecha . 2. Haga clic una vez y, a continuación, haga clic más veces, esperando suficiente tiempo entre los distintos clics de modo que no haga doble clic. Por ejemplo, para seleccionar sólo la fila de Qtr1 Golf , haga clic en el borde izquierdo de Golf y vuelva a hacer clic.
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Si un informe de tabla dinámica tiene varias etiquetas de fila, haga clic repetidamente hasta que haya seleccionado únicamente los elementos que desee. Por ejemplo, para seleccionar una única aparición de un elemento en la zona más interna de cuatro etiquetas de fila, deberá hacer clic cuatro veces. Seleccionar varios elementos 1. Sitúe el puntero del mouse en el borde superior de un elemento de campo de columna hasta que cambie a una flecha descendente o sitúe el puntero en el borde izquierdo de un elemento de campo de fila hasta que cambie a una flecha derecha . 2. Haga clic tantas veces como sea necesario para seleccionar uno de los elementos que desea. Para obtener más información, vea Seleccionar una aparición de un elemento. 3. Mantenga presionada la tecla MAYÚS y haga clic, o mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic para seleccionar elementos adicionales dentro del mismo campo. 4. Para cancelar la selección de un elemento, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en el elemento. Seleccionar subtotales y totales 1. Sitúe el puntero del mouse en el borde superior de un subtotal o total en una etiqueta de columna hasta que cambie a una flecha descendente o sitúe el puntero en el borde izquierdo de un subtotal o total en una etiqueta de fila hasta que cambie a una flecha derecha . 2. Haga clic una vez para seleccionar todos los totales de la etiqueta y, a continuación, haga clic de nuevo para seleccionar únicamente el subtotal o total actual. Seleccionar distintos datos de origen para un informe de tabla dinámica
1. Haga clic en el informe de tabla dinámica (informe de tabla dinámica: informe de Excel interactivo de tablas cruzadas que resume y analiza datos, como registros de una base de datos, de varios orígenes, incluidos los que son externos a Excel.).
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2. En la ficha Opciones, en el grupo Datos, haga clic en Cambiar origen de datos y luego en Cambiar origen de datos. Aparecerá el cuadro de diálogo Cambiar origen de datos de tabla dinámica. 3. Siga uno de estos procedimientos:
Para usar una tabla o rango de celdas diferente de Microsoft Office Excel, haga clic en Seleccione una tabla o rango y, a continuación, especifique la primera celda en el cuadro de texto Tabla o rango. O bien, haga clic en Contraer cuadro de diálogo
para ocultar
temporalmente el cuadro de diálogo, seleccione la primera celda de la hoja de cálculo y, a continuación, presione Expandir diálogo
.
4. Para usar una conexión diferente, haga clic en Utilice una fuente de datos externa y luego en Elegir conexión. Se mostrará el cuadro de diálogo Conexiones existentes. 5. En la lista desplegable Mostrar situada en la parte superior del cuadro de diálogo, seleccione la categoría de conexiones para la que desea elegir una conexión o seleccione Todas las conexiones existentes (opción predeterminada). 6. Seleccione una conexión del cuadro de lista Seleccione una conexión y, a continuación, haga clic en Abrir. NOTA
Si elige una conexión de la categoría Conexiones en este libro, volverá
a utilizar o compartirá una conexión existente. Si elige una conexión de la categoría Archivos de conexión en la red o Archivos de conexión en este equipo, el archivo de conexión se copia en el libro como una nueva conexión de libro y se utiliza como la nueva conexión para el informe de tabla dinámica. Para obtener más información, vea Administrar conexiones a datos en un libro. 7. Haga clic en Aceptar.
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Borrar un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico Para quitar todos los filtros de informe, etiquetas, valores y formato de un informe de tabla dinámica y realizar el diseño desde el principio, utilice el comando Borrar todo. Este comando restablece eficazmente el informe de tabla dinámica, pero no lo elimina. La conexión de datos, la ubicación del informe de tabla dinámica y la caché de tabla dinámica se conservan. Si hay un gráfico dinámico asociado al informe de tabla dinámica, el comando Borrar todo quita también los campos de gráfico dinámico relacionados, las personalizaciones efectuadas en los gráficos y el formato. PRECAUCIÓN
Si comparte una conexión de datos o si utiliza los mismos datos en dos o
más informes de tabla dinámica, el comando Borrar todo aplicado a una tabla dinámica puede quitar también la agrupación, los campos o elementos calculados y los elementos personalizados de los otros informes de tabla dinámica. Sin embargo, recibirá un aviso antes de que Microsoft Office Excel intente quitar los elementos de los otros informes de tabla dinámica compartidos y podrá cancelar la operación. Informe de tabla dinámica 1. Haga clic en el informe de tabla dinámica. 2. En la ficha Opciones, en el grupo Acciones, haga clic en Borrar y, a continuación, en Borrar todo. Informe de gráfico dinámico 1. Haga clic en el informe de gráfico dinámico. 2. En la ficha Analizar, en el grupo Datos, haga clic en Borrar y, a continuación, en Borrar todo. NOTA
El comando Borrar todo no está visible cuando la hoja de cálculo que contiene el
informe de tabla dinámica está protegida. El comando Borrar todo no funciona si protege la hoja de cálculo y, a continuación, activa la casilla de verificación Usar informes de tabla dinámica del cuadro de diálogo Proteger hoja, porque el comando Borrar todo requiere que se actualice la hoja.
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Mover un informe de tabla dinámica Para mover un informe de tabla dinámica con el fin de insertar celdas, filas o columnas de la hoja de cálculo en la ubicación actual del informe. 1. Haga clic en el informe de tabla dinámica. 2. En el grupo Acciones de la ficha Opciones, haga clic en Mover tabla dinámica. 3. Aparecerá el cuadro de diálogo Mover tabla dinámica. 4. En Elija dónde desea colocar el informe de tabla dinámica, siga uno de estos procedimientos: Para colocar el informe de tabla dinámica en una hoja de cálculo nueva que empiece por la celda A1, haga clic en Nueva hoja de cálculo. Para situar el informe de tabla dinámica en una hoja de cálculo existente, seleccione Hoja de cálculo existente y, a continuación, especifique la primera celda del rango de celdas donde desea situar el informe de tabla dinámica. O bien, haga clic en Contraer cuadro de diálogo
para ocultar
temporalmente el cuadro de diálogo, seleccione la primera celda de la hoja de cálculo y, a continuación, presione Expandir diálogo
.
Cambiar el nombre de un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico Cuando se crea un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico, Microsoft Office Excel asigna nombres predeterminados a cada uno de estos objetos mediante las siguientes convenciones de nomenclatura: TablaDinámica1, TablaDinámica2, etc.; Gráfico 1, Gráfico 2, etc. Sin embargo, puede cambiar el nombre de estos objetos por nombres que sean más elocuentes. Informe de tabla dinámica 1. Haga clic en el informe de tabla dinámica. 2. En el grupo Tabla dinámica de la ficha Opciones, haga clic en el cuadro de texto Nombre de tabla dinámica. Página 33 de 284
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3. Escriba un nuevo nombre. 4. Presione ENTRAR. Informe de gráfico dinámico 1. Haga clic en el informe de gráfico dinámico. 2. En el grupo Propiedades de la ficha Diseño, haga clic en el cuadro de texto Nombre de gráfico. 3. Escriba un nuevo nombre. 4. Presione ENTRAR. Cambiar el nombre de un campo o elemento de un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico Puede cambiar con rapidez el Nombre personalizado de un campo o elemento sin mostrar los cuadros de diálogo Configuración de campo o Configuración de campo de valor. Los siguientes procedimientos no cambian el Nombre de origen del campo o elemento. Informe de tabla dinámica 1. Haga clic en el campo o en el elemento cuyo nombre desea cambiar. 2. En la ficha Opciones, en el grupo Campo activo, haga clic en el cuadro de texto Campo activo. 3. Escriba un nuevo nombre. 4. Presione ENTRAR. NOTA
Si cambia el nombre a los elementos numéricos, los convertirá en texto, de forma
que se ordenarán independientemente de los valores numéricos y no podrán agruparse junto a los elementos numéricos. Informe de gráfico dinámico 1. Haga clic en el objeto del gráfico (por ejemplo una barra, línea, o columna) que corresponda al campo o elemento cuyo nombre desea cambiar.
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2. En la ficha Analizar, en el grupo Campo activo, haga clic en el cuadro de texto Campo activo. 3. Escriba un nuevo nombre. 4. Presione ENTRAR. Opciones de la tabla dinámica Utilice el cuadro de diálogo Opciones de tabla dinámica para controlar los distintos ajustes de un informe de tabla dinámica. Nombre Muestra el nombre de la tabla dinámica. Para cambiarlo, haga clic en el texto del cuadro y modifique el nombre. Diseño y formato Sección Diseño Combinar y centrar celdas con etiquetas Active esta casilla de verificación para combinar celdas de elementos de columna y fila externos de manera que pueda centrar los elementos horizontal y verticalmente. Desactívela para justificar a la izquierda los elementos de los campos de columna y fila externos al principio del grupo de elementos. Sangría de etiquetas de filas en forma compacta Para aplicar una sangría al área de rótulos de filas si el informe de tabla dinámica tiene un formato compacto, seleccione un nivel de sangría de 0 a 127. Mostrar campos en área de filtro de informe Seleccione Hacia abajo, luego horizontalmente para mostrar primero los campos del área del filtro del informe de arriba a abajo, según se agregan los campos, antes de mostrar otra columna. Seleccione Horizontalmente, luego hacia abajo para mostrar primero los campos en el área de filtro de informe de izquierda a derecha, según se agregan a él los campos, antes de continuar con otra fila. Campos de filtro de informe por columna Escriba o seleccione el número de campos que desea mostrar antes de mostrar otra columna o fila en función del valor en Mostrar campos en área de filtro de informe.
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Sección de formato Para valores erróneos, mostrar
Active esta casilla de verificación y escriba el texto,
como por ejemplo, "No válido", que desea que aparezca en la celda en lugar de un mensaje de error. Desactive esta casilla de verificación para mostrar el mensaje de error. Para celdas vacías, mostrar Active esta casilla de verificación y, a continuación, escriba un texto, como por ejemplo, "Vacía", que desea que aparezca en la celda en lugar de la celda en blanco. Autoajustar anchos de columnas al actualizar Active esta casilla de verificación para ajustar las columnas de la tabla dinámica automáticamente al tamaño del texto o valor de número más extenso. Desactívela para conservar el ancho de columna actual de la tabla dinámica. Mantener el formato de la celda al actualizar Active esta casilla de verificación para guardar el formato y el diseño del informe de la tabla dinámica de manera que se utilice cada vez que realice una operación en la tabla dinámica. Desactívela para no guardar el formato y el diseño del informe de tabla dinámica con el libro y utilizar el formato y el diseño predeterminados cada vez que realice una operación en la tabla dinámica. Totales y filtros Sección Totales generales Mostrar totales generales de las filas Active o desactive esta casilla de verificación para mostrar u ocultar la columna Total general situada junto a la última columna. Mostrar totales generales de las columnas Active o desactive esta casilla de verificación para mostrar u ocultar la fila Total general situada en la parte inferior del informe de la tabla dinámica. Sección Filtros Subtotales de elementos filtrados de página
Active o desactive esta casilla de
verificación para incluir o excluir elementos filtrados de informes en subtotales.
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NOTA
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El origen de datos OLAP debe admitir la sintaxis de subselección de expresiones
MDX. Marcar totales con el signo * Active o desactive esta casilla de verificación para mostrar u ocultar un asterisco junto a los totales. Este asterisco indica que los valores visibles que se muestran y utilizan cuando Excel calcula el total, no son los únicos valores que se utilizan en el cálculo. NOTA
Esta opción sólo está disponible si el origen de datos OLAP no admite la sintaxis
de subselección de expresiones MDX. Permitir varios filtros por campo Active esta casilla de verificación para insertar todos los valores, incluidos los que están ocultos por un filtro, cuando Microsoft Office Excel calcula los subtotales y el total general. Desactívela para incluir sólo los elementos mostrados cuando Excel calcula los subtotales y el total general. NOTA
Esta configuración sólo está disponible para orígenes de datos que no sean OLAP.
Sección Ordenar Usar listas personalizadas al ordenar Active o desactive esta casilla de verificación para habilitar o deshabilitar el uso de listas personalizadas cuando Excel ordena listas. Si desactiva esta casilla de verificación mejorará el rendimiento al ordenar grandes cantidades de datos. Mostrar Sección Presentación Mostrar botones para expandir y contraer Active esta casilla de verificación para mostrar el botón más (+) o el botón menos (-) que utiliza para expandir o contraer rótulos de filas o columnas. Desactívela para ocultar estos botones. Por ejemplo, puede ocultar estos botones al imprimir un informe de tabla dinámica o al consultarlo. Mostrar información contextual sobre herramientas Active esta casilla de verificación para que aparezca la información contextual sobre herramientas que muestra información sobre el valor, fila o columna de un campo o valor de datos. Desactívela para ocultar la información contextual sobre herramientas. Página 37 de 284
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Mostrar propiedades en información sobre herramientas Active o desactive esta casilla de verificación para mostrar u ocultar la información contextual sobre herramientas que muestra información sobre las propiedades de un elemento. NOTA
Esta configuración sólo está disponible para un origen de datos OLAP.
Mostrar títulos de campo y filtrar listas desplegables Active o desactive esta casilla de verificación para mostrar u ocultar títulos de tabla dinámica al principio del informe de tabla dinámica y filtrar flechas desplegables en rótulos de filas y columnas. Diseño de tabla dinámica clásica Active o desactive esta casilla de verificación para habilitar o deshabilitar la opción de arrastrar campos dentro y fuera del informe de tabla dinámica. Mostrar elementos sin datos en las filas Active o desactive para mostrar u ocultar los elementos de fila que no tienen valores. NOTA
Esta configuración sólo está disponible para un origen de datos OLAP.
Mostrar elementos sin datos en las columnas
Active o desactive para mostrar u
ocultar los elementos de columna que no tienen valores. NOTA
Esta configuración sólo está disponible para un origen de datos OLAP.
Mostrar rótulos de elementos cuando no hay campos en las áreas de valores Activar o desactivar para mostrar u ocultar rótulos de elementos cuando no hay campos en el área de valores. NOTA
Esta casilla de verificación sólo se utiliza en los informes de tabla dinámica
creados con versiones anteriores a Office Excel 2007. Mostrar miembros calculados desde el servidor OLAP Active o desactive esta casilla de verificación para mostrar u ocultar los miembros calculados en una dimensión. Esta casilla de verificación no afecta a las medidas calculadas. NOTA
Esta configuración sólo está disponible para un origen de datos OLAP.
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Sección Lista de campos Las dos opciones siguientes se excluyen mutuamente. Ordenar de A a Z Active esta casilla de verificación para ordenar los campos de una lista de campos de tabla dinámica por criterio de ordenación alfabético. NOTA
Esta configuración no está disponible para un origen de datos OLAP.
Ordenar según origen de datos Active esta casilla de verificación para ordenar los campos de una lista de campos de tabla dinámica según el orden especificado en el origen de datos externo. NOTA
Esta configuración no está disponible para un origen de datos OLAP. Impresión
Imprimir botones para expandir o contraer al mostrarlos en una tabla dinámica Active o desactive esta casilla de verificación para mostrar u ocultar los botones para expandir y contraer al imprimir un informe de tabla dinámica. Esta casilla de verificación no está disponible si la casilla de verificación Mostrar Aumentar botones está desactivada en la ficha Presentación de este cuadro de diálogo. Repetir etiquetas de fila en cada página impresa Active o desactive esta casilla de verificación para repetir los rótulos del elemento actual del área de rótulos de fila en todas las páginas de un informe de tabla dinámica impreso. Establecer títulos a imprimir Active o desactive esta casilla de verificación para habilitar o deshabilitar la repetición de encabezados de campos de filas y columnas y de rótulos de elementos de columna en todas las páginas impresas de un informe de tabla dinámica. NOTA
Para poder imprimir los rótulos, todavía necesita especificar los valores de los
cuadros Repetir filas en extremo superior o Repetir columnas a la izquierda, en la sección Imprimir títulos, en la ficha Hoja del cuadro de diálogo Configurar página (en la ficha Diseño de página, en el grupo Configurar página, haga clic en la opción Imprimir títulos).
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Datos Sección Datos de tabla dinámica Guardar datos de origen con el archivo Active o desactive esta casilla de verificación para guardar los datos del origen de datos externo con el libro. NOTA
Esta configuración no está disponible para un origen de datos OLAP.
Habilitar información detallada Active o desactive esta casilla de verificación para habilitar la información detallada del origen de datos y, a continuación, mostrar los datos en una nueva hoja de cálculo. NOTA
Esta configuración no está disponible para un origen de datos OLAP.
Actualizar al abrir el archivo Active o desactive esta casilla de verificación para actualizar los datos al abrir el libro de Excel que contiene este informe de tabla dinámica. NOTA
Esta configuración no está disponible para un origen de datos OLAP.
Sección Mantener los elementos eliminados del origen de datos Número de elementos que se van a recuperar por campo Para especificar el número de elementos de cada campo que se almacenarán temporalmente con el libro en la caché, seleccione una de estas opciones: Automático El número predeterminado de elementos únicos para cada campo. Ninguno Ningún elemento único para cada campo. Máx El número máximo de elementos únicos para cada campo. Puede especificar hasta un máximo de 1.048.576 elementos. NOTA
Esta configuración no está disponible para un origen de datos OLAP.
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Configuración de campo Utilice el cuadro de diálogo Configuración de campo para controlar las diversas configuraciones de formato, impresión, subtotales y filtros de los campos de un informe de tabla dinámica. Nombre de origen Muestra el nombre del campo en el origen de datos. Nombre personalizado Muestra el nombre del campo actual en el informe de tabla dinámica, o el nombre del origen si no hay ningún nombre personalizado. Para cambiar el Nombre personalizado, haga clic en el cuadro de texto y modifique el nombre. Diseño e impresión Sección Diseño Mostrar etiquetas de elementos en formato de esquema Active esta casilla de verificación para ver los elementos de los campos en formato de esquema. Mostrar elementos del campo siguiente en la misma columna (forma compacta) Active o desactive esta casilla de verificación para mostrar u ocultar los rótulos del campo siguiente en la misma columna de forma compacta. Esta casilla de verificación activa o desactiva el formato compacto en el campo seleccionado, y sólo está habilitada si se ha activado Mostrar elementos en formato esquemático. Mostrar subtotales en la parte superior de cada grupo Active o desactive esta casilla de verificación para mostrar los subtotales en la parte superior de cada grupo. Esta casilla de verificación está habilitado sólo si se ha activado Mostrar elementos en formato esquemático. Mostrar etiquetas de elementos en formato tabular Active esta casilla de verificación para ver los elementos de los campos en formato tabular. Esta configuración sólo afecta a los campos situados en el área de rótulos de fila. Insertar línea en blanco después de cada elemento Active esta casilla de verificación para insertar una línea en blanco a continuación de cada elemento y aumentar el espaciado de elementos como los subtotales. Desactive esta casilla de verificación para mostrar los elementos de los campos sin líneas en blanco.
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NOTA
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Puede aplicar formatos de carácter y celda a las filas en blanco, pero no
especificar datos en ellas. Mostrar elementos sin datos Active o desactive esta casilla de verificación para mostrar u ocultar los elementos que no contengan datos. NOTA
Esta casilla de verificación no está disponible en orígenes de datos OLAP. Sección Impresión
Insertar salto de página después de cada elemento Active o desactive esta casilla de verificación para insertar o no insertar un salto de página después de cada elemento al imprimir el informe de tabla dinámica. Subtotales y filtros Sección Subtotales Seleccione una de las opciones siguientes: Automáticos Utiliza la función predeterminada para el campo. Ninguno Muestra el campo sin ningún subtotal. Personalizados Habilita la selección de una de las funciones siguientes como subtotal. Función
Descripción
Suma
La suma de los valores. Es la función predeterminada de los valores numéricos.
Contar
El número de valores. La función de resumen Contar funciona del mismo modo que la función de la hoja de cálculo CONTARA. Contar es la función predeterminada de los valores que no son numéricos.
Promedio
El promedio de los valores.
Máx
El valor máximo.
Mín
El valor mínimo.
Producto
El producto de los valores.
Contar
El número de valores que son números. La función de resumen Contar Página 42 de 284
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números
núm funciona del mismo modo que la función de la hoja de cálculo CONTAR.
DesvEst
Un cálculo de la desviación estándar de una población, donde la muestra es un subconjunto de toda la población.
DesvEstP
La desviación estándar de una población, donde la población son todos los valores que van a resumirse.
Var
Un cálculo de la varianza de una población, donde la muestra es un subconjunto de toda la población.
Varp
La varianza de una población, donde la población son todos los valores que van a resumirse.
NOTA
No se puede utilizar una función personalizada con un origen de datos
OLAP. Sección Filtros Incluir nuevos elementos en el filtro manual Active o desactive esta casilla de verificación para incluir o excluir nuevos elementos en un informe de tabla dinámica con un filtro aplicado. ¿Qué ha ocurrido con el comando Informe de tablas y gráficos dinámicos? En las versiones anteriores de Microsoft Office Excel, el comando Informe de tablas y gráficos dinámicos se encontraba en el menú Datos e iniciaba el Asistente para tablas y gráficos dinámicos. En Microsoft Office Excel 2007, el comando Informe de tablas y gráficos dinámicos se ha separado en los dos siguientes comandos: El comando Tabla dinámica, que muestra el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica. El comando Gráfico dinámico, que muestra el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica con el gráfico dinámico. Estos dos comandos están disponibles en el comando agrupado Tabla dinámica, en el grupo Tablas de la ficha Insertar. Los dos cuadros de diálogo tienen interfaces de usuario similares y son mucho más sencillos de utilizar que el asistente de la versión anterior. La diferencia radica en que el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica sólo crea un informe de tabla dinámica y el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica con el Página 43 de 284
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gráfico dinámico crea un informe de gráfico dinámico con un informe de tabla dinámica asociado. FORMULAS Y FUNCIONES Las fórmulas son ecuaciones que efectúan cálculos con los valores de la hoja de cálculo. Una fórmula comienza por un signo igual (=). Por ejemplo, la siguiente fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5 al resultado. =5+2*3 Las funciones son los cálculos matemáticos integrados en Excel. Las fórmulas son las funciones con sus argumentos. Una fórmula también puede contener lo siguiente: funciones (función: fórmula ya escrita que toma un valor o valores, realiza una operación y devuelve un valor o valores. Utilice funciones para simplificar y acortar fórmulas en una hoja de cálculo, especialmente aquellas que llevan a cabo cálculos prolongados o complejos.), referencias, operadores (operador: signo o símbolo que especifica el tipo de cálculo que se debe llevar a cabo en una expresión. Hay operadores matemáticos, comparativos, lógicos y referenciales.) y constantes (constante: valor que no ha sido calculado y que, por tanto, no varía. Por ejemplo, el número 210 y el texto "Ingresos trimestrales" son constantes. Las expresiones, o los valores resultantes de ellas, no son constantes.).
Partes de una fórmula Funciones: la función PI() devuelve el valor de pi: 3,142... Referencias: A2 devuelve el valor de la celda A2. Constantes: números o valores de texto escritos directamente en una fórmula, por ejemplo, 2. Operadores: el operador ^ (acento circunflejo) eleva un número a una potencia, y el operador * (asterisco) multiplica. Utilizar constantes en fórmulas Una constante es un valor que no se calcula. Por ejemplo, la fecha 9-10-2008, el número 210 y el texto "Ganancias trimestrales" son constantes. Una expresión, o un valor obtenido como resultado de una expresión, no es una constante. Si utiliza valores constantes en la fórmula en vez de referencias a celdas (por ejemplo, =30+70+110), el resultado cambia sólo si modifica la fórmula. Página 44 de 284
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Utilizar operadores de cálculo en fórmulas Los operadores especifican el tipo de cálculo que desea ejecutar en los elementos de una formula. Existe un orden predeterminado en el que tienen lugar los cálculos, pero puede cambiar este orden utilizando paréntesis. Tipos de operadores Existen cuatro tipos de operadores de cálculo: aritmético, comparación, concatenación de texto y referencia. Operadores aritméticos Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación, combinar números y generar resultados numéricos, utilice los siguientes operadores aritméticos. Operador aritmético
Significado
Ejemplo
+ (signo más)
Suma
3+3
– (signo menos)
Resta Negación
3–1 –1
* (asterisco)
Multiplicación
3*3
/ (barra oblicua)
División
3/3
% (signo de porcentaje)
Porcentaje
20%
^ (acento circunflejo)
Exponenciación
3^2
Operadores de comparación Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO. Operador de comparación
Significado
Ejemplo
= (signo igual)
Igual a
A1=B1
> (signo mayor que)
Mayor que
A1>B1
< (signo menor que)
Menor que
A1
>= (signo mayor o igual que)
Mayor o igual que
A1>=B1
<= (signo menor o igual que)
Menor o igual que
A1<=B1
<> (signo distinto de)
Distinto de
A1<>B1
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Operador de concatenación de texto Utilice el signo (&) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto. Operador texto
de
& comercial)
("y"
Significado
Ejemplo
Conecta o concatena dos valores para generar un valor de texto continuo
"Viento"&"norte"
Operadores de referencia Combine rangos de celdas para los cálculos con los siguientes operadores. Operador de referencia : (dos puntos)
; (punto coma) (espacio)
y
Significado
Ejemplo
Operador de rango, que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, éstas incluidas.
B5:B15
Operador de unión, que combina varias referencias en una sola
SUMA(B5:B15;D5:D15)
Operador de intersección, que genera una referencia a las celdas comunes a dos referencias
B7:D7 C6:C8
Orden en que Excel ejecuta las operaciones en las fórmulas En algunos casos, el orden en el que se ejecuta el cálculo puede afectar al valor devuelto de la fórmula. Por tanto, es importante comprender cómo se determina el orden y cómo puede cambiar el orden para obtener los resultados deseados. Orden de cálculo Las fórmulas calculan los valores en un orden específico. Las fórmulas de Excel siempre comienzan por un signo igual (=). El signo igual indica a Excel que los caracteres siguientes constituyen una fórmula. Detrás del signo igual están los elementos que se van a calcular (los operandos), separados por operadores de cálculo. Excel calcula la fórmula de izquierda a derecha, según el orden específico de cada operador de la fórmula. Prioridad de operadores Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica en la siguiente tabla. Si una fórmula contiene operadores con la misma prioridad (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división), Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha.
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Operador
Descripción
: (dos puntos)
Operadores de referencia
(un solo espacio) ; (punto y coma) –
Negación (como en –1)
%
Porcentaje
^
Exponenciación
*y/
Multiplicación y división
+y-
Suma y resta
&
Conecta dos cadenas de texto (concatenación)
= < <= >= <>
Comparación
>
Uso de paréntesis Para cambiar el orden de evaluación, escriba entre paréntesis la parte de la fórmula que se calculará en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente fórmula da un resultado de 11 porque Excel calcula la multiplicación antes que la suma. La fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5 al resultado. =5+2*3 Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumará 5 y 2 y, a continuación, multiplicará el resultado por 3, con lo que se obtiene 21. =(5+2)*3 En el siguiente ejemplo, los paréntesis que rodean la primera parte de la fórmula indican a Excel que calcule B4+25 primero y después divida el resultado por la suma de los valores de las celdas D5, E5 y F5. = (B4+25)/ SUMA (D5:F5) Utilizar funciones y funciones anidadas en fórmulas Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos, denominados argumentos, en un determinado orden o estructura. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas.
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La sintaxis de las funciones El siguiente ejemplo de la función REDONDEAR redondeando un número de la celda A10 ilustra la sintaxis de una función.
Estructura de una función Estructura. La estructura de una función comienza por el signo igual (=), seguido por el nombre de la función, un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por signos de punto y coma y un paréntesis de cierre. Nombre de función. Para obtener una lista de funciones disponibles, haga clic en una celda y presione MAYÚS+F3. Argumentos. Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices (matriz: utilizada para crear fórmulas sencillas que producen varios resultados o que funcionan en un grupo de argumentos que se organizan en filas y columnas. Un rango de matriz comparte una fórmula común; una constante de matriz es un grupo de constantes utilizadas como un argumento.), valores de error como #N/A o referencias de celda (referencia de celda: conjunto de coordenadas que ocupa una celda en una hoja de cálculo. Por ejemplo, la referencia de la celda que aparece en la intersección de la columna B y la fila 3 es B3.). El argumento que se designe deberá generar un valor válido para el mismo. Los argumentos pueden ser también constantes (constante: valor que no ha sido calculado y que, por tanto, no varía. Por ejemplo, el número 210 y el texto "Ingresos trimestrales" son constantes. Las expresiones, o los valores resultantes de ellas, no son constantes.), fórmulas u otras funciones. Información sobre herramientas de argumentos. Cuando se escribe la función, aparece una información sobre herramientas con su sintaxis y sus argumentos. Por ejemplo, escriba =REDONDEAR (y aparecerá la información. La información sobre herramientas sólo aparece para las funciones integradas.
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Especificar funciones Cuando cree una fórmula que contenga una función, el cuadro de diálogo Insertar función le ayudará a especificar las funciones de la hoja de cálculo. A medida que se escriba una función en la fórmula, el cuadro de diálogo Insertar función irá mostrando el nombre de la función, cada uno de sus argumentos, una descripción de la función y de cada argumento, el resultado actual de la función y el resultado actual de toda la fórmula. Para facilitar la creación y edición de fórmulas, y minimizar los errores de escritura y sintaxis, utilice la característica Fórmula Autocompletar. Después de escribir un = (signo igual) y las letras iniciales o un desencadenador de visualización, Microsoft Office Excel muestra debajo de la celda una lista desplegable dinámica de funciones, argumentos y nombres válidos que coinciden con las letras o con el desencadenador de visualización. A continuación, puede insertar un elemento de la lista desplegable en la fórmula. Anidar funciones En algunos casos, puede que deba utilizar una función como uno de los argumentos (argumento: valores que utiliza una función para llevar a cabo operaciones o cálculos. El tipo de argumento que utiliza una función es específico de esa función. Los argumentos más comunes que se utilizan en las funciones son números, texto, referencias de celda y nombres.) de otra función. Por ejemplo, la siguiente fórmula utiliza una función anidada PROMEDIO y compara el resultado con el valor 50.
La función PROMEDIO y la función SUMA están anidadas dentro de la función SI. Resultados válidos Cuando se utiliza una función anidada como argumento, deberá devolver el mismo tipo de valor que el que utilice el argumento. Por ejemplo, si el argumento devuelve un valor VERDADERO o FALSO, la función anidada deberá devolver VERDADERO o FALSO. Si éste no es el caso, Microsoft Excel mostrará el valor de error #¡VALOR!. Límites del nivel de anidamiento Una fórmula puede contener como máximo siete niveles de funciones anidadas. Si la Función B se utiliza como argumento de la Función A, la Función B es una función de segundo nivel. Por ejemplo, la función PROMEDIO y la función SUMA son ambas funciones de segundo nivel porque son argumentos de la función SI. Una función anidada dentro de la función PROMEDIO sería una función de tercer nivel, etc. Utilizar referencias en fórmulas Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a Microsoft Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una Página 49 de 284
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fórmula. Las referencias permiten utilizar datos de distintas partes de una hoja de cálculo en una fórmula, o bien utilizar el valor de una celda en varias fórmulas. También puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro y a otros libros. Las referencias a celdas de otros libros se denominan vínculos o referencias externas (referencia externa: referencia a una celda o a un rango en una hoja de otro libro de Excel o una referencia a un nombre definido en otro libro.). Estilo de referencia A1 Estilo de referencia predeterminado De forma predeterminada, Excel utiliza el estilo de referencia A1, que se refiere a las columnas con letras (de A a XFD, para un total de 16.384 columnas) y a las filas con números (del 1 al 1.048.576). Estas letras y números se denominan encabezados de fila y de columna. Para hacer referencia a una celda, escriba la letra de la columna seguida del número de fila. Por ejemplo, B2 hace referencia a la celda en la intersección de la columna B y la fila 2. Para hacer referencia a
Utilice
La celda de la columna A y la fila 10
A10
El rango de celdas de la columna A y de las filas 10 a 20
A10:A20
El rango de celdas de la fila 15 y de las columnas B a E
B15:E15
Todas las celdas de la fila 5
5:5
Todas las celdas de las filas 5 a 10
5:10
Todas las celdas de la columna H
H:H
Todas las celdas desde la columna H hasta la J
H:J
El rango de celdas de las columnas A a E y de las filas 10 a 20
A10:E20
Hacer referencia a otra hoja de cálculo En el siguiente ejemplo, la función de la hoja de cálculo PROMEDIO calcula el valor promedio del rango B1:B10 en la hoja de cálculo denominada Marketing del mismo libro.
Referencia a un rango de celdas de otra hoja de cálculo del mismo libro Página 50 de 284
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Se refiere a la hoja de cálculo Marketing Se refiere al rango de celdas entre B1 y B10, ambas incluidas Separa la referencia de hoja de cálculo de la referencia del rango de celda
Diferencia entre referencias absolutas, relativas y mixtas Referencias relativas Una referencia relativa en una fórmula, como A1, se basa en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula y de la celda a la que hace referencia. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, cambia la referencia. Si se copia o se rellena la fórmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automáticamente. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas. Por ejemplo, si copia o rellena una referencia relativa de la celda B2 en la celda B3, se ajusta automáticamente de =A1 a =A2.
Fórmula copiada con referencia relativa Referencias absolutas Una referencia de celda absoluta en una fórmula, como $A$1, siempre hace referencia a una celda en una ubicación específica. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas y es necesario cambiarlas a referencias absolutas. Por ejemplo, si copia una referencia absoluta de la celda B2 en la celda B3, permanece invariable en ambas celdas: =$A$1.
Fórmula copiada con referencia absoluta
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Referencias mixtas Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una fila absoluta y una columna relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1, $B1, etc. Una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia relativa y la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia o rellena la fórmula en filas o columnas, la referencia relativa se ajusta automáticamente y la referencia absoluta no se ajusta. Por ejemplo, si se copia o rellena una referencia mixta de la celda A2 en B3, se ajusta de =A$1 a =B$1.
Fórmula copiada con referencia mixta Estilo de referencia 3D Hacer referencia de manera conveniente a varias hojas de cálculo Si desea analizar los datos de la misma celda o del mismo rango de celdas en varias hojas de cálculo dentro de un libro, utilice una referencia 3D. Una referencia 3D incluye la referencia de celda o de rango, precedida de un rango de nombres de hoja de cálculo. Excel utilizará las hojas de cálculo almacenadas entre los nombres inicial y final de la referencia. Por ejemplo, =SUMA(Hoja2:Hoja13!B5) agrega todos los valores contenidos en la celda B5 de todas las hojas de cálculo comprendidas entre la Hoja 2 y la Hoja 13, ambas incluidas. 1. Pueden utilizarse referencias 3D a las celdas de otras hojas para definir nombres y crear fórmulas mediante las siguientes funciones: SUMA, PROMEDIO, PROMEDIOA, CONTAR, CONTARA, MAX, MAXA, MIN, MINA, PRODUCTO, DESVEST, DESVESTA, DESVESTP, DESVESTPA, VAR, VARA, VARP y VARPA. 2. No pueden utilizarse referencias 3D en fórmulas de matriz (fórmula matricial: fórmula que lleva a cabo varios cálculos en uno o más conjuntos de valores y devuelve un único resultado o varios resultados. Las fórmulas matriciales se encierran entre llaves { } y se especifican presionando CTRL+MAYÚS+ENTRAR.). 3. No pueden utilizarse referencias 3D con el operador (operador: signo o símbolo que especifica el tipo de cálculo que se debe llevar a cabo en una expresión. Hay operadores matemáticos, comparativos, lógicos y referenciales.) de intersección (un
solo
espacio)
o
en
fórmulas
que
utilicen
una
intersección
implícita (intersección implícita: referencia a un rango de celdas, en lugar de una celda, que se calcula como una única celda. Si la celda C10 contiene la fórmula
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=B5:B15*5, Excel multiplica el valor de la celda B10 por 5 porque las celdas B10 y C10 están en la misma fila.). Qué ocurre cuando se mueven, copian, insertan o eliminan hojas de cálculo Los siguientes ejemplos explican lo que ocurre cuando mueve, copia, inserta o elimina hojas de cálculo incluidas en una referencia 3D. En los ejemplos se utiliza la fórmula =SUMA(Hoja2:Hoja6!A2:A5) para sumar las celdas A2 a A5 desde la hoja 2 hasta la hoja 6.
Insertar o copiar Si se insertan o se copian hojas entre la Hoja2 y la Hoja6 del libro (las extremas en este ejemplo), Microsoft Excel incluirá en los cálculos todos los valores en las celdas de la A2 a la A5 de las hojas que se hayan agregado.
Eliminar Si se eliminan hojas entre la Hoja2 y la Hoja6, Excel eliminará de los cálculos los valores de las mismas.
Mover Si se mueven hojas situadas entre la Hoja2 y la Hoja6 a una ubicación situada fuera del rango de hojas al que se hace referencia, Excel eliminará de los cálculos los valores de dichas hojas.
Mover un punto final
Si se mueve la Hoja2 o la Hoja6 a otra ubicación en el
mismo libro, Excel ajustará los cálculos para que integren el nuevo rango de hojas que exista entre ellas.
Eliminar un punto final
Si se elimina la Hoja2 o la Hoja6, Excel ajustará los
cálculos para que integren el nuevo rango de hojas que exista entre ellas. Estilo de referencia F1C1 También puede utilizarse un estilo de referencia en el que se numeren tanto las filas como las columnas de la hoja de cálculo. El estilo de referencia F1C1 es útil para calcular las posiciones de fila y columna en macros (macro: acción o conjunto de acciones utilizados para automatizar tareas. Las macros se graban en el lenguaje de programación de Visual Basic para Aplicaciones.). En el estilo F1C1, Excel indica la ubicación de una celda con una "F" seguida de un número de fila y una "C" seguida de un número de columna. Referencia
Significado
F[-2]C
Referencia relativa (referencia relativa: en una fórmula, dirección de una celda basada en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula y la celda a la que se hace referencia. Si se copia la fórmula, la referencia se ajusta automáticamente. Una referencia relativa toma la forma A1.) a la celda situada dos filas hacia arriba, en la misma columna.
F[2]C[2]
Referencia relativa a la celda situada dos filas hacia abajo y dos columnas hacia la derecha.
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F2C2
Referencia absoluta (referencia de celda absoluta: en una fórmula, dirección exacta de una celda, independientemente de la posición de la celda que contiene la fórmula. Una referencia de celda absoluta tiene la forma $A$1.) a la celda de la segunda fila y la segunda columna.
F[-1]
Referencia relativa a toda la fila situada sobre la celda activa
F
Referencia absoluta a la fila actual
Al grabar una macro, Excel registra algunos comandos utilizando el estilo de referencia F1C1. Por ejemplo, si se registra un comando como hacer clic en el botón Autosuma para insertar una fórmula que suma un rango de celdas, Excel registra la fórmula utilizando referencias del estilo F1C1 y no del estilo A1. Puede activar o desactivar el estilo de referencia F1C1 configurando o desactivando la casilla de verificación Estilo de referencia F1C1 en Trabajando con fórmulas en la categoría Fórmulas de la Configuración de Excel en el menú Archivo. Utilizar nombres en fórmulas Puede crear nombres (nombre: palabra o cadena de caracteres que representa una celda, rango de celdas, fórmula o valor constante. Utilice nombres fáciles de entender, como Productos, para referirse a rangos difíciles de entender, como Ventas!C20:C30.) definidos para representar celdas, rangos de celdas, fórmulas, valores constantes (constante: valor que no ha sido calculado y que, por tanto, no varía. Por ejemplo, el número 210 y el texto "Ingresos trimestrales" son constantes. Las expresiones, o los valores resultantes de ellas, no son constantes.) o tablas de Excel. Un nombre es una forma abreviada de referirse a una referencia de celda (referencia de celda: conjunto de coordenadas que ocupa una celda en una hoja de cálculo. Por ejemplo, la referencia de la celda que aparece en la intersección de la columna B y la fila 3 es B3.), una constante (constante: valor que no ha sido calculado. Por ejemplo, el número 210 y el texto "Ingresos trimestrales" son constantes. Las expresiones, o los valores resultantes de ellas, no son constantes.), una fórmula (fórmula: secuencia de valores, referencias de celda, nombres, funciones u operadores de una celda que producen juntos un valor nuevo. Una formula comienza siempre con el signo igual (=).) o una tabla (tabla: conjunto de datos acerca de un tema determinado que se almacena en registros (filas) y campos (columnas).) cuyo propósito, a primera vista, podría resultar difícil de comprender. A continuación se muestran algunos ejemplos de nombres y el modo en que pueden mejorar la claridad y facilitar la comprensión.
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Tipo de ejemplo
Ejemplo sin nombre
Ejemplo con nombre
Referencia
=SUMA(C20:C30)
=SUMA(VentasPrimerTrimestre)
Constante
=PRODUCTO(A5;0,16)
=PRODUCTO(Precio;IVA)
Fórmula
=SUMA(BUSCARV(A1;B1:F20;5;FALSO); —G5)
=SUMA(Existencias;—Pedidos)
Tabla
C4:G36
=MayoresVentas06 Tipos de nombres
Es posible crear y utilizar varios tipos de nombres. Nombre definido
Es un nombre que representa una celda, un rango de celdas, una
fórmula o un valor constante. Puede crear sus propios nombres definidos, aunque Excel en ocasiones los crea por usted, por ejemplo, cuando se establece un área de impresión. Nombre de tabla Es un nombre para una tabla de Excel, que es un conjunto de datos relacionados que se guardan en registros (filas) y campos (columnas). Excel crea nombres de tabla predeterminados, como "Tabla1", "Tabla2", etc., cada vez se inserta una tabla de Excel, pero puede cambiar el nombre para darle un mayor significado. Para obtener más información sobre las tablas de Excel, vea Utilizar referencias estructuradas con las tablas de Excel. Crear y especificar nombres Puede crear un nombre con cualquiera de estos métodos:
Cuadro Nombre de la barra de fórmulas Es la forma más adecuada de crear un nombre en el nivel de libro para un rango seleccionado.
Crear un nombre a partir de una selección
Puede crear nombres
cómodamente partiendo de los rótulos de fila y de columna existentes utilizando una selección de celdas de la hoja de cálculo.
Cuadro de diálogo Nombre nuevo
Es el método más adecuado para cuando
desee tener más flexibilidad al crear nombres, pues permite hacer cosas como especificar un ámbito de nivel de hoja de cálculo local o crear un comentario de nombre.
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De forma predeterminada, en los nombres se utilizan referencias absolutas de
celda (referencia de celda absoluta: en una fórmula, dirección exacta de una celda, independientemente de la posición de la celda que contiene la fórmula. Una referencia de celda absoluta tiene la forma $A$1.). Puede especificar un nombre con cualquiera de estos métodos: Escribiendo Escribiendo el nombre; por ejemplo, como argumento de una fórmula. Utilizando
Fórmula
Autocompletar
Utilice
la
lista
desplegable
Fórmula
Autocompletar, en la que se muestran automáticamente los nombres válidos. Seleccionando desde el comando Utilizar en la fórmula
Seleccione un nombre
definido en la lista que muestra el comando Utilizar en la fórmula del grupo Nombres definidos de la ficha Fórmulas. Utilizar fórmulas y constantes matriciales Una fórmula de matriz puede ejecutar varias operaciones y devolver un único resultado o varios resultados. Las fórmulas de matriz actúan en dos o más conjuntos de valores denominados argumentos matriciales. Cada argumento matricial debe tener el mismo número de filas y de columnas. Estas fórmulas se crean del mismo modo que las demás fórmulas, excepto que se debe presionar la combinación de teclas CTRL+MAYÚS+ENTRAR. Algunas de las funciones integradas son fórmulas de matriz y se deben escribir como matrices para obtener los resultados correctos. Las constantes matriciales se pueden utilizar en lugar de las referencias cuando no se desea especificar el valor de cada constante en una celda independiente de la hoja de cálculo. Utilizar una fórmula de matriz para calcular resultados únicos y múltiples Cuando se especifica una fórmula de matriz (fórmula matricial: fórmula que lleva a cabo varios cálculos en uno o más conjuntos de valores y devuelve un único resultado o varios resultados. Las fórmulas matriciales se encierran entre llaves { } y se especifican presionando CTRL+MAYÚS+ENTRAR.), Microsoft Excel inserta de forma automática la fórmula entre llaves ({}). Calcular un solo resultado Este tipo de fórmula de matriz permite simplificar un modelo de hoja de cálculo reemplazando varias fórmulas distintas por una sola fórmula de matriz. Página 56 de 284
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Por ejemplo, la siguiente calcula el valor total de una matriz de cotizaciones y números de acciones sin utilizar una fila de celdas para calcular y mostrar los valores individuales de cada acción.
Fórmula de matriz que genera un único resultado Cuando se escribe la fórmula ={SUMA(B2:D2*B3:D3)} como fórmula de matriz, multiplica el número de acciones y el precio correspondiente a cada acción, y luego suma los resultados de dichos cálculos. Calcular varios resultados Algunas funciones de la hoja de cálculo devuelven matrices de valores o requieren una matriz de valores como argumento. Para calcular varios resultados con una fórmula de matriz, se deberá especificar la matriz en un rango de celdas que tenga el mismo número de filas y columnas que los argumentos matriciales. Por ejemplo, dada un serie de tres cifras de ventas (en la columna B) para una serie de tres meses (en la columna A), la función TENDENCIA determinará los valores de la línea recta para las cifras de ventas. Para mostrar todos los resultados de la fórmula, se escribe en tres celdas en la columna C (C1:C3).
Fórmula de matriz que genera varios resultados Al especificar la fórmula =TENDENCIA(B1:B3;A1:A3) como fórmula de matriz, generará tres resultados separados (22196, 17079 y 11962) basados en las tres cifras de ventas y en los tres meses.
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Utilizar constantes matriciales En una fórmula normal se puede escribir una referencia a una celda que contenga un valor o el valor propiamente dicho, también denominado constante (constante: valor que no ha sido calculado y que, por tanto, no varía. Por ejemplo, el número 210 y el texto "Ingresos trimestrales" son constantes. Las expresiones, o los valores resultantes de ellas, no son constantes.). Igualmente, en una fórmula de matriz se puede escribir una referencia a una matriz o la propia matriz de valores contenidos en las celdas, lo que también se denomina constante matricial. Las fórmulas de matriz aceptan constantes del mismo modo que las fórmulas que no son de matriz, pero las constantes matriciales se deben especificar con un formato determinado. Las constantes matriciales pueden contener números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO o valores de error como #N/A. En la misma constante matricial puede haber distintos tipos de valores, por ejemplo, {1;3;4\VERDADERO;FALSO;VERDADERO}. Los números de las constantes matriciales pueden tener formato entero, decimal o científico. El texto debe incluirse entre comillas, por ejemplo, "martes". Las constantes matriciales no pueden contener referencias a celdas, columnas ni filas de longitud desigual, fórmulas ni los caracteres especiales $ (símbolo de dólar), paréntesis o % (símbolo de porcentaje). Cuando dé formato a constantes matriciales, asegúrese de: Incluirlas entre llaves ({ }). Separar los valores situados en columnas diferentes mediante punto y coma (;). Por ejemplo, para representar los valores 10, 20, 30 y 40, escriba {10;20;30;40}. Esta constante matricial se denomina matriz de 1 por 4, y equivale a una referencia a 1 fila por 4 columnas. Separar los valores situados en filas diferentes mediante barras inversas (\). Por ejemplo, para representar los valores 10, 20, 30 y 40 de una fila y los valores 50, 60, 70 y 80 de la inmediatamente
inferior,
se
escribiría
una
constante
{10;20;30;40\50;60;70;80}.
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matricial
de
2
por
4:
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Crear una fórmula sencilla con constantes y operadores de cálculo Las siguientes fórmulas contienen operadores (operador: signo o símbolo que especifica el tipo de cálculo que se debe llevar a cabo en una expresión. Hay operadores matemáticos, comparativos, lógicos y referenciales.) y constantes (constante: valor que no ha sido calculado y que, por tanto, no varía. Por ejemplo, el número 210 y el texto "Ingresos trimestrales" son constantes. Las expresiones, o los valores resultantes de ellas, no son constantes.).
Fórmula ejemplo
de
Acción
=128+345
Suma 128 y 345
=5^2
Halla el cuadrado de 5
1. Haga clic en la celda en la que desee escribir la fórmula. 2. Escriba un signo igual =. 3. Escriba la fórmula. 4. Presione ENTRAR. Crear una fórmula con funciones Las siguientes fórmulas contienen funciones (función: fórmula ya escrita que toma un valor o valores, realiza una operación y devuelve un valor o valores. Utilice funciones para simplificar y acortar fórmulas en una hoja de cálculo, especialmente aquellas que llevan a cabo cálculos prolongados o complejos.). Fórmula ejemplo
de
Acción
=SUMA(A:A)
Suma todos los números de la columna A
=PROMEDIO(A1:B4)
Halla el promedio de todos los números del rango
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1. Haga clic en la celda en la que desee escribir la fórmula. 2. Para iniciar la fórmula con la función, haga clic en Insertar función
en la barra de
fórmulas (barra de fórmulas: barra de la parte superior de la ventana de Excel que se utiliza para escribir o editar valores o fórmulas en celdas o gráficos. Muestra la fórmula o el valor constante almacenado en la celda activa.)
.
3. Seleccione la función que desee utilizar. Puede escribir una pregunta que describa lo que desee hacer en el cuadro Buscar una función (por ejemplo, "sumar números" devuelve la función SUMA), o elegir entre las categorías del cuadro O seleccionar una categoría. 4. Escriba los argumentos (argumento: valores que utiliza una función para llevar a cabo operaciones o cálculos. El tipo de argumento que utiliza una función es específico de esa función. Los argumentos más comunes que se utilizan en las funciones son números, texto, referencias de celda y nombres.). Para escribir referencias de celda como argumento, haga clic en Contraer diálogo
(lo que oculta temporalmente el
cuadro de diálogo), seleccione las celdas de la hoja de cálculo y, a continuación, presione Expandir diálogo
.
5. Una vez completa la fórmula, presione ENTRAR. Crear una fórmula con funciones anidadas Las funciones anidadas utilizan una función como uno de los argumentos de otra. Es posible anidar hasta 64 niveles de funciones. La siguiente fórmula suma un conjunto de números (G2:G5) sólo si el promedio de otro conjunto de números (F2:F5) es mayor que 50. De lo contrario, devuelve 0.
La función PROMEDIO y la función SUMA se anidan dentro de la función SI. 1. Haga clic en la celda en la que desee escribir la fórmula. 2. Para iniciar la fórmula con la función, haga clic en Asistente para funciones
en la
barra de fórmulas (barra de fórmulas: barra de la parte superior de la ventana de Excel Página 60 de 284
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que se utiliza para escribir o editar valores o fórmulas en celdas o gráficos. Muestra la fórmula o el valor constante almacenado en la celda activa.)
.
3. Seleccione la función que desee utilizar. Puede escribir una pregunta que describa lo que desee hacer en el cuadro Buscar una función (por ejemplo, "sumar números" devuelve la función SUMA), o elegir entre las categorías del cuadro O seleccionar una categoría. 4. Escriba los argumentos (argumento: valores que utiliza una función para llevar a cabo operaciones o cálculos. El tipo de argumento que utiliza una función es específico de esa función. Los argumentos más comunes que se utilizan en las funciones son números, texto, referencias de celda y nombres.).
Para especificar referencias de celda como argumento, haga clic en Contraer diálogo
junto al argumento que desea (lo que oculta temporalmente el cuadro
de diálogo), seleccione las celdas de la hoja de cálculo y, a continuación, presione Expandir diálogo
.
Para escribir otra función como argumento, escriba la función en el cuadro de argumento que desee. Por ejemplo, puede agregar SUMA(G2:G5) en el cuadro de edición valor_si_verdadero de la función SI.
Las partes de la fórmula mostradas en el cuadro de diálogo Argumentos de función reflejan la función seleccionada en el paso anterior. Por ejemplo, si hace clic en SI, en Argumentos de función se muestran los argumentos de la función SI. Crear una fórmula con referencias y nombres
Las siguientes fórmulas contienen referencias relativas (referencia relativa: en una fórmula, dirección de una celda basada en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula y la celda a la que se hace referencia. Si se copia la fórmula, la referencia se ajusta automáticamente. Una referencia relativa toma la forma A1.) y nombres (nombre: palabra o cadena de caracteres que representa una celda, rango de celdas, fórmula o valor constante. Utilice nombres fáciles de entender, como Productos, para referirse a rangos difíciles de entender, como Ventas!C20:C30.) de otras celdas. La celda que contiene la fórmula se denomina celda dependiente cuando su valor depende de los valores de otras celdas. Por ejemplo, la celda B2 es una celda dependiente si contiene la fórmula =C2. Página 61 de 284
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Fórmula ejemplo
Primer parcial
de
Acción
=C2
Utiliza el valor de la celda C2
=Hoja2!B2
Utiliza el valor de la celda B2 de Hoja2
=Activo-Pasivo
Resta la celda Pasivo de la celda Activo
1. Haga clic en la celda en la que desee escribir la fórmula. 2. En la barra de fórmulas (barra de fórmulas: barra de la parte superior de la ventana de Excel que se utiliza para escribir o editar valores o fórmulas en celdas o gráficos. Muestra la fórmula o el valor constante almacenado en la celda activa.) escriba = (signo de igual). 3. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Para crear una referencia, seleccione una celda, un rango de celdas, una ubicación de otra hoja de cálculo o una ubicación de otro libro. Este comportamiento se denomina semiselección. Puede arrastrar el borde de la selección de celdas para mover la selección, o bien arrastrar la esquina del borde para ampliar la selección.
La primera referencia de celda es B3, el color azul y el rango de celda tiene un borde azul con esquinas cuadradas. La segunda referencia de celda es C3, el color verde y el rango de celda tiene un borde verde con esquinas cuadradas. Página 62 de 284
,
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NOTA
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Si un borde coloreado no tiene esquinas cuadradas, la referencia remite
a un rango con nombre (nombre: palabra o cadena de caracteres que representa una celda, rango de celdas, fórmula o valor constante. Utilice nombres fáciles de entender, como Productos, para referirse a rangos difíciles de entender, como Ventas!C20:C30.).
Para escribir una referencia a un rango con nombre, presione F3, seleccione el nombre en el cuadro Pegar nombre y haga clic en Aceptar.
4. Presione ENTRAR. Crear una fórmula de matriz que calcula un resultado único Puede utilizar una fórmula de matriz para realizar varios cálculos que generen un único resultado. Este tipo de fórmula de matriz permite simplificar un modelo de hoja de cálculo reemplazando varias fórmulas distintas por una sola fórmula de matriz. 1. Haga clic en la celda en que desee especificar la fórmula de matriz. 2. Escriba la fórmula de matriz. Por ejemplo, la siguiente calcula el valor total de una matriz de cotizaciones y números de acciones sin utilizar una fila de celdas para calcular y mostrar los valores individuales de cada acción.
Fórmula de matriz que genera un único resultado Cuando escriba la fórmula {=SUMA(B2:C2*B3:C3)} como una fórmula de matriz, multiplica el número de acciones y el precio correspondiente a cada acción, y luego suma los resultados de dichos cálculos para obtener un valor total de 9500.
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3. Presione CTRL+MAYÚS+ENTRAR. Microsoft Office Excel inserta la fórmula automáticamente entre { } (llaves). IMPORTANTE Cuando edita la fórmula de matriz, las llaves ({ }) no aparecen en la fórmula de matriz y debe presionar CTRL+MAYÚS+ENTRAR de nuevo. Crear una fórmula de matriz que calcula varios resultados Algunas funciones de la hoja de cálculo devuelven matrices de valores o requieren una matriz de valores como argumento. Para calcular varios resultados con una fórmula de matriz, deberá especificarse la matriz en un rango de celdas que tenga el mismo número de filas y columnas que los argumentos matriciales. 1. Seleccione el rango de celdas en que desee especificar la fórmula de matriz. 2. Escriba la fórmula de matriz. Por ejemplo, dada una serie de tres cifras de ventas (columna B) para una serie de tres meses (columna A), la función TENDENCIA determinará los valores de la línea recta para las cifras de ventas. Para mostrar todos los resultados de la fórmula, se escribe en tres celdas en la columna C (C1:C3).
Fórmula de matriz que genera varios resultados Al especificar la fórmula =TENDENCIA(B1:B3;A1:A3) como fórmula de matriz, generará tres resultados separados (22196, 17079 y 11962) basados en las tres cifras de ventas y en los tres meses. 3. Presione CTRL+MAYÚS+ENTRAR. Excel inserta la fórmula automáticamente entre { } (llaves). IMPORTANTE Cuando edita la fórmula de matriz, las llaves ({ }) no aparecen en la fórmula de matriz y debe presionar CTRL+MAYÚS+ENTRAR de nuevo. Página 64 de 284
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Eliminar una fórmula 1. Haga clic en la celda que contenga la fórmula. 2. Presione SUPR. Más información acerca de sugerencias y trucos sobre crear fórmulas Copiar fórmulas rápidamente
Puede escribir rápidamente la misma fórmula en un
rango de celdas. Seleccione el rango que desea calcular, escriba la fórmula y, a continuación, presione CTRL+ENTRAR. Por ejemplo, si escribe =SUMA(A1:B1) en el rango C1:C5 y, a continuación, presiona CTRL+ENTRAR, Excel escribe la fórmula en cada celda del rango, empleando A1 como una referencia relativa (referencia relativa: en una fórmula, dirección de una celda basada en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula y la celda a la que se hace referencia. Si se copia la fórmula, la referencia se ajusta automáticamente. Una referencia relativa toma la forma A1.). Utilizar Fórmula Autocompletar
Para facilitar la creación y edición de fórmulas, y
minimizar los errores de escritura y sintaxis, utilice la característica Fórmula Autocompletar. Después de escribir un = (signo igual) y las letras iniciales o un desencadenador de visualización, Excel muestra debajo de la celda una lista desplegable dinámica de funciones, argumentos y nombres válidos que coinciden con las letras o con el desencadenador de visualización. A continuación, puede insertar un elemento de la lista desplegable en la fórmula. Utilizar la información sobre herramientas de funciones Si está familiarizado con los argumentos (argumento: valores que utiliza una función para llevar a cabo operaciones o cálculos. El tipo de argumento que utiliza una función es específico de esa función. Los argumentos más comunes que se utilizan en las funciones son números, texto, referencias de celda y nombres.) de una función, puede utilizar la información sobre herramientas de funciones que aparece después de escribir el nombre de la función y el paréntesis de apertura. Haga clic en el nombre de la función para ver el tema de la Ayuda correspondiente a la función o haga clic en un nombre de argumento para seleccionar el argumento correspondiente de la fórmula. Evitar errores comunes al escribir fórmulas En la siguiente tabla se resumen algunos de los errores más habituales en los que puede se incurrir cuando se escribe un fórmula y el modo de corregirlos: Página 65 de 284
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Asegúrese que…
de
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Más información
Hace coincidir todos los paréntesis de apertura y de cierre
Asegúrese de que hay el mismo número de paréntesis de apertura que de cierre. Cuando crea una fórmula, Microsoft Office Excel muestra paréntesis en color a medida que se escriben.
Utiliza dos puntos para indicar un rango
Para hacer referencia a un rango de celdas, utilice dos puntos (:) para separar la referencia a la primera celda en el rango de la referencia a la última celda.
Escribe todos los argumentos necesarios
Algunas funciones (función: fórmula ya escrita que toma un valor o valores, realiza una operación y devuelve un valor o valores. Utilice funciones para simplificar y acortar fórmulas en una hoja de cálculo, especialmente aquellas que llevan a cabo cálculos prolongados o complejos.) Tienen argumentos (argumento: valores que utiliza una función para llevar a cabo operaciones o cálculos. El tipo de argumento que utiliza una función es específico de esa función. Los argumentos más comunes que se utilizan en las funciones son números, texto, referencias de celda y nombres.) Necesarios. Compruebe asimismo que no se hayan especificado demasiados argumentos.
Anida máximo funciones
como siete
Puede escribir o anidar hasta un máximo de siete niveles de funciones dentro de una función.
Escribe los nombres de otras hojas entre comillas simples
Si la fórmula hace referencia a valores o celdas de otras hojas de cálculo u otros libros y el nombre del otro libro o de la otra hoja de cálculo contiene un carácter no alfabético, se deberá escribir su nombre entre comillas simples ( ' ).
Incluye la ruta de acceso a los libros externos
Asegúrese de que cada referencia externa (referencia externa: referencia a una celda o a un rango en una hoja de otro libro de Excel o una referencia a un nombre definido en otro libro.) Contiene un nombre de libro y la ruta de acceso al libro.
Escribe números formato
No dé formato a los números a medida que los escribe en las fórmulas. Por ejemplo, aunque el valor que desee especificar sea 1.000 $, escriba 1000 en la fórmula.
los sin
Cambiar el tamaño del cuadro de fórmula o de nombre en la barra de fórmulas Para que sea más sencillo ver y modificar una fórmula (fórmula: secuencia de valores, referencias de celda, nombres, funciones u operadores de una celda que producen juntos un valor nuevo. Una formula comienza siempre con el signo igual (=).) larga o una gran
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cantidad de texto en una celda, puede ajustar el tamaño del cuadro de fórmula en la barra de fórmulas (barra de fórmulas: barra de la parte superior de la ventana de Excel que se utiliza para escribir o editar valores o fórmulas en celdas o gráficos. Muestra la fórmula o el valor constante almacenado en la celda activa.). Para dar cabida a nombres (nombre: palabra o cadena de caracteres que, en Excel, representa una celda, un rango de celdas, una fórmula o un valor constante.) largos, también puede cambiar el tamaño del cuadro de nombre (cuadro Nombre: cuadro situado en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas que identifica la celda, elemento de gráfico u objeto de dibujo seleccionado. Para dar nombre a una celda o rango, escriba el nombre en el cuadro Nombre y presione ENTRAR. Para desplazarse hasta una celda con nombre y seleccionarla, haga clic en su nombre en el cuadro Nombre.) En la barra de fórmulas. La hoja de cálculo y la barra de fórmulas trabajan conjuntamente de manera que el contenido de ambas no se superponga.
Ajusta el ancho del cuadro de nombre a la izquierda o a la derecha. Ajusta el alto del cuadro de fórmula hacia arriba o hacia abajo.
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FUNCIONES FINANCIERAS
Función PAGO
Calcula el pago de un préstamo basándose en pagos constantes y en una tasa de interés constante. Sintaxis PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo) Para obtener una descripción más completa de los argumentos de PAGO, vea la función VA. Tasa
es el tipo de interés del préstamo.
Nper
es el número total de pagos del préstamo.
Va es el valor actual, o la cantidad total de una serie de futuros pagos. También se conoce como valor bursátil. Vf es el valor futuro o un saldo en efectivo que se desea lograr después de efectuar el último pago. Si el argumento vf se omite, se supone que el valor es 0 (es decir, el valor futuro de un préstamo es 0). Tipo
es el número 0 (cero) o 1, e indica cuándo vencen los pagos. DEFINA TIPO COMO SI LOS PAGOS VENCEN 0 u omitido Al final del período (pospagables) 1
Al inicio del período (prepagables)
Observaciones
El pago devuelto por PAGO incluye el capital y el interés, pero no incluye impuestos, pagos en reserva ni los gastos que algunas veces se asocian con los préstamos.
Mantenga uniformidad en el uso de las unidades con las que especifica los argumentos tasa y nper. Si realiza pagos mensuales de un préstamo de cuatro años con una tasa de interés anual del 12 por ciento, use 12%/12 para el argumento tasa y 4*12 para el argumento nper. Si efectúa pagos anuales del mismo préstamo, use 12 por ciento para el argumento tasa y 4 para el argumento nper.
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Nombre de la asignatura Mes de estudio:
Computación Avanzada
:
Primer parcial
Nota.- Para conocer la cantidad total pagada durante la duración del préstamo, multiplique el valor devuelto por PAGO por el argumento nper. Ejemplo 1
1 2
A
B
Datos
Descripción
8%
Tasa de interés anual
10
Número de meses de pagos
10000
Importe del préstamo
Fórmula
Descripción (resultado)
=PAGO(A2/12;A3;A4)
Pago mensual de un préstamo con los términos anteriores (-1.037,03)
=PAGO(A2/12;A3;A4;0;1)
Pago mensual de un préstamo con los términos anteriores, salvo que los pagos vencen al principio del período (-1.030,16)
3 4
Ejemplo 2 Puede utilizar PAGO para determinar otros pagos anuales.
1 2 3 4
A
B
Datos
Descripción
6%
Tasa de interés anual
18
Años de ahorro previstos
50.000
Cantidad que desea ahorrar en 18 años
Fórmula
Descripción (resultado)
=PAGO(A2/12;A3*12;0;A4)
Cantidad que tendrá que ahorrar cada mes para disponer de 50.000 después de 18 años (-129,08)
Nota.- La tasa de interés se divide por 12 para obtener una tasa mensual. El número de años de duración del préstamo se multiplica por 12 para obtener el número de pagos.
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Nombre de la asignatura Mes de estudio:
Computación Avanzada
:
Primer parcial
Función VA Devuelve el valor actual de una inversión. El valor actual es el valor que tiene actualmente la suma de una serie de pagos que se efectuarán en el futuro. Por ejemplo, cuando pide dinero prestado, la cantidad del préstamo es el valor actual para el prestamista. Sintaxis VA(tasa;nper;pago;vf;tipo) Tasa es la tasa de interés por período. Por ejemplo, si obtiene un préstamo para un automóvil con una tasa de interés anual del 10 por ciento y efectúa pagos mensuales, la tasa de interés mensual será del 10%/12 o 0,83%. En la fórmula escribiría 10%/12, 0,83% ó 0,0083 como tasa. Nper es el número total de períodos de pago en una anualidad. Por ejemplo, si obtiene un préstamo a cuatro años para comprar un automóvil y efectúa pagos mensuales, el préstamo tendrá 4*12 (ó 48) períodos. La fórmula tendrá 48 como argumento nper. Pago es el pago efectuado en cada período, que no puede variar durante la anualidad. Generalmente el argumento pago incluye el capital y el interés, pero no incluye ningún otro arancel o impuesto. Por ejemplo, los pagos mensuales sobre un préstamo de 10.000 $ a cuatro años con una tasa de interés del 12 por ciento para la compra de un automóvil, son de 263,33 $. En la fórmula escribiría -263,33 como argumento pago. Si se omite el argumento pago, deberá incluirse el argumento vf. Vf es el valor futuro o un saldo en efectivo que se desea lograr después de efectuar el último pago. Si el argumento vf se omite, se supone que el valor es 0 (por ejemplo, el valor futuro de un préstamo es 0). Si desea ahorrar 50.000 $ para pagar un proyecto especial en 18 años, 50.000 $ sería el valor futuro. De esta forma, es posible hacer una estimación conservadora a cierta tasa de interés y determinar la cantidad que deberá ahorrar cada mes. Si se omite el argumento vf, deberá incluirse el argumento pago. Tipo
es el número 0 ó 1 e indica cuándo vencen los pagos. DEFINA TIPO COMO SI LOS PAGOS VENCEN 0 u omitido Al final del período 1
Al inicio del período
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Nombre de la asignatura Mes de estudio:
Computación Avanzada
:
Primer parcial
Observaciones
Mantenga uniformidad en el uso de las unidades con las que especifica los argumentos tasa y nper. Si realiza pagos mensuales de un préstamo de cuatro años con un interés anual del 12 por ciento, use 12%/12 para tasa y 4*12 para nper. Si realiza pagos anuales del mismo préstamo, use 12% para tasa y 4 para nper.
Las siguientes funciones se aplican a anualidades: PAGO.INT.ENTRE PAGO.PRINC.ENTRE
PAGOPRIN VA
VF
TASA
VF.PLAN
TIR.NO.PER
PAGOINT
VNA.NO.PER
PAGO
Una anualidad es una serie de pagos constantes en efectivo que se realiza durante un período continuo. Por ejemplo, un préstamo para comprar un automóvil o una hipoteca constituye una anualidad. Para obtener más información, vea la descripción de cada función de anualidades.
En las funciones de anualidades, el efectivo que paga, por ejemplo, depósitos en cuentas de ahorros, se representa con números negativos; el efectivo que recibe, por ejemplo, cheques de dividendos, se representa con números positivos. Por ejemplo, un depósito de 1.000 $ en el banco, se representaría con el argumento -1000 si usted es el depositario y con el argumento 1000 si usted es el banco.
Microsoft Excel resuelve un argumento financiero en función de otros. Si el argumento tasa no es 0, entonces:
Si el argumento tasa es 0, entonces: (pago * nper) + va + vf = 0
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Nombre de la asignatura Mes de estudio:
Computación Avanzada
:
Primer parcial
Ejemplo El ejemplo será más fácil de entender si lo copia a una hoja de cálculo en blanco.
1 2 3 4
A
B
Datos
Descripción
500
Dinero pagado por una póliza de seguros al final de cada mes
8%
Interés ganado por el dinero pagado
20
Número de años durante los cuales se efectuarán los pagos
Fórmula
Descripción (resultado)
=VA(A3/12; 12*A4; A2; ; 0)
Valor actual de una anualidad con los términos anteriores (-59.777,15)
El resultado es negativo porque representa el dinero que se pagaría, un flujo de caja saliente. Si le piden (60.000) para la anualidad, determinará que ésta no es una buena inversión, puesto que el valor actual de la anualidad (59.777,15) es inferior a lo que tendría que pagar. Nota.- La tasa de interés se divide por 12 para obtener una tasa mensual. Los años de duración del préstamo se multiplican por 12 para obtener el número de pagos. Función VF Devuelve el valor futuro de una inversión basándose en pagos periódicos constantes y en una tasa de interés constante. Sintaxis VF(tasa;nper;pago;va;tipo) Para obtener una descripción más completa de los argumentos de VF y más información acerca de las funciones para anualidades, vea VA. Tasa
es la tasa de interés por período.
Nper
es el número total de períodos de pago en una anualidad.
Pago es el pago que se efectúa cada período y que no puede cambiar durante la vigencia de la anualidad. Generalmente, el argumento pago incluye el capital y el interés pero Página 72 de 284
Nombre de la asignatura Mes de estudio:
Computación Avanzada
:
Primer parcial
ningún otro arancel o impuesto. Si se omite el argumento pago, se deberá incluir el argumento va. Va es el valor actual o el importe total de una serie de pagos futuros. Si se omite el argumento va, se considerará 0 (cero) y se deberá incluir el argumento pago. Tipo es el número 0 ó 1 e indica cuándo vencen los pagos. Si se omite el tipo, se calculará como 0. DEFINA TIPO COMO SI LOS PAGOS VENCEN 0 Al final del período 1
Al inicio del período
Observaciones
Mantenga uniformidad en el uso de las unidades con las que especifica los argumentos tasa y nper. Si realiza pagos mensuales sobre un préstamo de 4 años con un interés anual del 12 por ciento, use 12%/12 para el argumento tasa y 4*12 para el argumento nper. Si realiza pagos anuales sobre el mismo préstamo, use 12 por ciento para el argumento tasa y 4 para el argumento nper.
En todos los argumentos el efectivo que paga, por ejemplo depósitos en cuentas de ahorros, se representa con números negativos; el efectivo que recibe, por ejemplo cheques de dividendos, se representa con números positivos. Ejemplo 1 A
B
1 2
Datos
Descripción
6%
Tasa de interés anual
3 4
10
Número de pagos
-200
Importe del pago
-500
Valor actual
1
El pago vence al principio del período (vea lo anterior)
Fórmula
Descripción (resultado)
=VF(A2/12;A3;A4;A5;A6)
Valor futuro de una inversión con los términos anteriores (2581,40)
5 6
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Nombre de la asignatura Mes de estudio:
Computación Avanzada
:
Primer parcial
Nota.- La tasa de interés anual se divide por 12 porque se capitaliza mensualmente. Ejemplo 2
1 2
A
B
Datos
Descripción
12%
Tasa de interés anual
12
Número de pagos
-1000
Importe del pago
Fórmula
Descripción (resultado)
=VF(A2/12;A3;A4)
Valor futuro de una inversión con los términos anteriores (12.682,50)
3 4
Nota.- La tasa de interés anual se divide por 12 porque se capitaliza mensualmente. Ejemplo 3
1 2
A
B
Datos
Descripción
11%
Tasa de interés anual
35
Número de pagos
-2000
Importe del pago
1
El pago vence al principio del año (vea lo anterior)
Fórmula
Descripción (resultado)
=VF(A2/12;A3;A4;A5)
Valor futuro de una inversión con los términos anteriores (82.846,25)
3 4 5
Página 74 de 284
Nombre de la asignatura Mes de estudio:
Computación Avanzada
:
Primer parcial
Nota.- La tasa de interés anual se divide por 12 porque se capitaliza mensualmente. Ejemplo 4 A
B
Datos
Descripción
6%
Tasa de interés anual
4
12
Número de pagos
5
-100
Importe del pago
-1000
Valor actual
1
El pago vence al principio del año (vea lo anterior)
Fórmula
Descripción (resultado)
1 2 3
6
=VF(A2/12;A3;A4;A5;A6) Valor futuro de una inversión con los términos anteriores (2301,40) Nota.- La tasa de interés anual se divide por 12 porque se capitaliza mensualmente. Función TASA Devuelve la tasa de interés por período de una anualidad. TASA se calcula por iteración y puede tener cero o más soluciones. Si los resultados sucesivos de TASA no convergen dentro de 0,0000001 después de 20 iteraciones, TASA devuelve el valor de error #¡NUM! Sintaxis TASA(nper;pago;va;vf;tipo;estimar) Vea la función VA para obtener una descripción completa de los argumentos nper; pago; va; vf y tipo. Nper
es el número total de períodos de pago en una anualidad.
Pago es el pago efectuado en cada período, que no puede variar durante la vida de la anualidad. Generalmente el argumento pago incluye el capital y el interés, pero no incluye ningún otro arancel o impuesto. Si se omite el argumento pago, deberá incluirse el argumento vf.
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Nombre de la asignatura Mes de estudio:
Computación Avanzada
:
Primer parcial
Va es el valor actual, es decir, el valor total que tiene actualmente una serie de pagos futuros. Vf es el valor futuro o un saldo en efectivo que se desea lograr después de efectuar el último pago. Si el argumento vf se omite, se supone que el valor es 0 (por ejemplo, el valor futuro de un préstamo es 0). Tipo
es el número 0 ó 1 e indica cuándo vencen los pagos. DEFINA TIPO COMO SI LOS PAGOS VENCEN 0 u omitido Al final del período 1
Estimar
Al inicio del período
es la estimación de la tasa de interés.
Si el argumento estimar se omite, se supone que es 10 por ciento.
Si TASA no converge, trate de usar diferentes valores para el argumento estimar. TASA generalmente converge si el argumento estimar se encuentra entre 0 y 1. Observación Mantenga uniformidad en el uso de las unidades con las que especifica los argumentos estimar y nper. Si realiza pagos mensuales sobre un préstamo de 4 años con un interés anual del 12 por ciento, use 12%/12 para el argumento estimar y 4*12 para el argumento nper. Si realiza pagos anuales sobre el mismo préstamo, use 12% para el argumento estimar y 4 para el argumento nper. Ejemplo
1 2 3 4
A
B
Datos
Descripción
4
Años del préstamo
-200
Pago mensual
8000
Importe del préstamo
Fórmula
Descripción (resultado)
=TASA(A2*12;A3;A4)
Tasa mensual del anteriores (1%)
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préstamo
con
los
términos
Nombre de la asignatura Mes de estudio:
Computación Avanzada
:
=TASA(A2*12;A3;A4)*12
Primer parcial
Tasa anual del préstamo con los términos anteriores (0,09241767 ó 9,24%)
Nota.- El número de años del préstamo se multiplica por 12 para obtener el número de Nota.meses. Función NPER Devuelve el número de períodos de una inversión basándose en los pagos periódicos constantes y en la tasa de interés constante. Sintaxis NPER (tasa tasa;; pago pago;; va va;; vf; tipo) Para obtener una descripción más completa de los argumentos de NPER y más información acerca de las funciones de anualidades, vea VA. Tasa
es la tasa de interés por período.
Pago es el pago efectuado en cada período; debe permanecer constante durante la vida de la anualidad. Por lo general, pago incluye el capital y el interés, pero no incluye ningún otro arancel o impuesto. Va
es el valor actual o la suma total de una serie de futuros pagos.
Vf es el valor futuro o un saldo en efectivo que se desea lograr después de efectuar el último pago. Si el argumento vf se omite, se supone que el valor es 0 (por ejemplo, el valor futuro de un préstamo es 0). Tipo
es el número 0 ó 1 e indica cuándo vencen los pagos. DEFINA TIPO COMO SI LOS PAGOS VENCEN 0 u omitido Al final del período 1
Al inicio del período
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Nombre de la asignatura Mes de estudio:
Computación Avanzada
:
Primer parcial
Ejemplo A
B
Datos
Descripción
12%
Tasa de interés anual
4
-100
Pago efectuado en cada período
5
-1000
Valor actual
10000
Valor futuro
1
El pago vence al principio del período (vea lo anterior)
Fórmula
Descripción (resultad (resultado) o)
=NPER(A2/12;A3;A4;A5;1) =NPER(A2/12;A3;A4; A5;1)
Períodos de la inversión con los términos anteriores (60)
=NPER(A2/12;A3;A4;A5) =NPER(A2/12;A3;A4; A5)
Períodos de la inversión con los términos anteriores, salvo que los pagos se efectúan al principio del período (60)
=NPER(A2/12;A3;A4)
Períodos de la inversión con los términos anteriores, pero con un valor futuro de 0 (-9,578)
1 2 3
6
Función PAGOINT Devuelve el interés pagado en un período específico por una inversión basándose en pagos periódicos constantes y en una tasa de interés constante. Sintaxis PAGOINT((tasa PAGOINT tasa;;período período;;nper nper;;va va;vf;tipo) ;vf;tipo) Tasa
es la tasa de interés por período.
Período es el período para el que se desea calcular el interés y que debe estar entre 1 y el argumento nper. Nper Va
es el número total de períodos de pago en una anualidad. es el valor actual o la suma total de una serie de futuros pagos.
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Nombre de la asignatura Mes de estudio:
Computación Avanzada
:
Primer parcial
Vf es el valor futuro o un saldo en en efectivo que se desea lograr después de efectuar el último pago. Si el argumento vf se omite, se supone que el valor es 0 (por ejemplo, el valor futuro de un préstamo es 0). Tipo es el el número 0 ó 1 e indica cuándo vencen los pagos. Si tipo se omite, se calculará como 0. DEFINA TIPO COMO SI LOS PAGOS VENCEN 0 Al final del período 1
Al inicio del período
Observaciones Mantenga uniformidad en el uso de las unidades con las que especifica los argumentos
tasa y nper. Si realiza pagos mensuales de un préstamo de cuatro años con un interés anual del 12 por ciento, use 12%/12 para tasa y 4*12 para nper. Si realiza pagos anuales del mismo préstamo, use 12% para tasa y 4 para nper. En todos los argumentos el efectivo que paga, por ejemplo depósitos en cuentas de
ahorros, se representa con números negativos; el efectivo que recibe, por ejemplo cheques de dividendos, se representa con números positivos. Ejemplo
1 2 3
A
B
Datos
Descripción
10%
Interés anual
1
Período para el cual desea calcular el interés
3
Años del préstamo
8000
Valor actual del préstamo
Fórmula
Descripción (resultado)
4 5
=PAGOINT(A2/12;A3*3;A4;A5) =PAGOINT(A2/12;A3*3 ;A4;A5) Interés que se pagará el primer mes para un préstamo con los términos anteriores (-22,41) =PAGOINT(A2;3;A4;A5)
Interés que se pagará el último año para un préstamo con los términos anteriores, cuyos pagos se efectúan de forma anual (-292,45)
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Nombre de la asignatura Mes de estudio:
Computación Avanzada
:
Primer parcial
Nota.- La tasa de interés se divide por 12 para obtener una tasa mensual. Los años de duración del préstamo se multiplican por 12 para obtener el número de pagos. Función PAGOPRIN Devuelve el pago sobre el capital de una inversión durante un período determinado basándose en pagos periódicos y constantes, y en una tasa de interés constante. Sintaxis PAGOPRIN((tasa PAGOPRIN tasa;;período período;;nper nper;;va va;vf;tipo) ;vf;tipo) Para obtener una descripción más completa de los argumentos de PAGOPRIN, vea la función VA. Tasa
es la tasa de interés por período.
Período Nper
especifica el período, que debe estar entre 1 y el valor de nper. es el número total de períodos de pago en una anualidad.
Va es el valor actual, es decir, decir, el valor valor total total que que tiene actualme actualmente nte una una serie serie de pagos pagos futuros. Vf es el valor futuro o un saldo en en efectivo que se desea lograr después de efectuar el último pago. Si el argumento vf se omite, se supone que el valor es 0 (es decir, el valor futuro de un préstamo es 0). Tipo
es el número 0 ó 1 e indica cuándo vencen los pagos. DEFINA TIPO COMO SI LOS PAGOS VENCEN 0 u omitido Al final del período 1
Al inicio del período
Importante.- Mantenga uniformidad en el uso de las unidades con las que especifica los Importante.- argumentos tasa y nper. Si realiza pagos mensuales de un préstamo de cuatro años con un interés anual del 12 por ciento, use 12%/12 para tasa y 4*12 para nper. Si realiza pagos anuales del mismo préstamo, use 12% para tasa y 4 para nper.
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Nombre de la asignatura Mes de estudio:
Computación Avanzada
:
Primer parcial
Ejemplo 1
1 2
A
B
Datos
Descripción (resultado)
10%
Tasa de interés anual
2
Número de años del préstamo
2000
Importe del préstamo
Fórmula
Descripción (resultado)
=PAGOPRIN(A2/12;1;A3*12;A4) =PAGOPRIN(A2/12;1 ;A3*12;A4)
Pago del principal para el primer mes mes del préstamo (-75,62)
3 4
Nota.- La tasa de interés se divide por 12 para obtener una tasa mensual. El número de Nota.años de duración del préstamo se multiplica por 12 para obtener el número de pagos. Ejemplo2
1 2 3 4
A
B
Datos
Descripción (resultado)
8%
Tasa de interés anual
10
Número de años del préstamo
200.000
Importe del préstamo
Fórmula
Descripción (resultado)
=PAGOPRIN(A2;A3;10;A4) =PAGOPRIN(A2;A3;10; A4) Pago del principal para el último año del préstamo con los términos anteriores (-27.598,05)
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Nombre de la asignatura Mes de estudio:
Computación Avanzada
:
Primer parcial
RESOLUCIÓN DE FUNCIONES FINANCIERAS BÁSICAS FUNCIÓN PAGO
TASA NPER VA TIPO PAGO
0,004375 300 150000 0 $ -898,87 AL FINAL POSPAGABLES
1 $ -894,96 AL INICIO PREPAGABLES
NOTA.- El signo negativo indica que tenemos que realizar un pago Respuesta PAGO AL FINAL $ 898,87 PAGO PREPAGABLES $ 894,96 En una hoja de cálculo desarrolle el siguiente ejercicio: Un banco ha lanzado una superhipoteca en las siguientes condiciones:
Plazo máximo: 30 años. Tipo de interés nominal: 4,5% Período inicial de tipo fijo: 1 año Modalidad de pago: mensual, pospagable.
Para informar a sus clientes, el director de una agencia debe calcular la mensualidad del primer año por un importe de 10.000 dólares según tipo de interés nominal y plazo máximo. Tasa Nper V.A Tipo PAGO
0,00375 360 10000 0 -50,67 €
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Nombre de la asignatura Mes de estudio:
Computación Avanzada
:
Primer parcial
FUNCIÓN VA
TASA NPER PAGO TIPO
5,00% 6 18000 0 $ 91.362,46
VA
NOTA.- TIPO 0 ES POSPAGABLES ES DECIR AL FINAL DEL PERIODO RESPUESTA: VALOR ACTUAL DEL CONTRATO $ 91.362,46 En una hoja de cálculo desarrolle el siguiente ejercicio: Un ejecutivo ha cobrado una indemnización por cancelación de contrato. Su banco le propone invertir su importe total en un depósito a tipo fijo que remunera el 5,7% anual; de esta forma percibirá al final de cada año y durante 10 años una renta de 15.000 dólares. ¿A cuánto asciende la indemnización?. TASA NPER PAGO VF TIPO
VA NOTA.-
0,057 10 15000 0 0 -111.987,58 €
El importe de la indemnización es de 111.987,58 USD en este caso , VA representa una inversión financiera, y toma, por lo tanto un signo negativo
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Nombre de la asignatura Mes de estudio:
Computación Avanzada
:
Primer parcial
FUNCIÓN VF
TASA NPER PAGO VA TIPO VF
5,25% 1 0 200000 0 $ -210.500,00
NOTA.- TIPO 0 ES A LA FECHA DE VENCIMIENTO ES DECIR AL FINAL DEL PERIODO El signo negativo indica que tenemos que realizar un pago RESPUESTA VALOR $ DEUDA 210.500,00 En una hoja de cálculo desarrolle el siguiente ejercicio: Un periódico ha estado contribuyendo durante un año a ONG (organizaciones no gubernamentales), con una aportación inicial de 6.000 dólares y mensual de 11.020 dólares, en espacios publicitarios publicados el día 30 de cada mes. Los espacios publicitarios se cobran al contado. ¿A cuánto asciende esta inversión si la valoramos a final de año y sabiendo que el periódico se financia a un tipo de interés medio mensual del 0.45%?. TASA NPER PAGO VA TIPO
VF
0,0045 12 -11020 -6000 0 141.894,68 €
Página 84 de 284
Nombre de la asignatura Mes de estudio:
Computación Avanzada
:
Primer parcial
FUNCIÓN TASA
NPER PAGO VA VF TIPO TASA
24 -166,78 2500 0 0 0,041668475
NOTA.- TIPO 0 ES POSPAGABLES ES DECIR AL FINAL DEL PERIODO El signo negativo indica que tenemos que realizar un pago
RESPUESTA TASA
4,17%
En una hoja de cálculo desarrolle el siguiente ejercicio: Un cliente de un banco invierte un capital de 15.920 dólares en una cuenta de ahorro que liquida intereses anualmente. A los 4 años, el saldo de esta cuenta es de 19.167,22 dólares sin haber sufrido movimiento alguno. ¿Cuál es el rendimiento anual implícito del seguro?. NPER PAGO VA VF TIPO
4 0 -15920 19167,22 0
TASA
4,75%
Página 85 de 284
Nombre de la asignatura Mes de estudio:
Computación Avanzada
:
Primer parcial
FUNCIÓN NPER
TASA PAGO VA VF TIPO NPER
0,006666667 -243,32 12000 0 0 60
NOTA.- TIPO 0 LOS PAGOS SE REALIZAN AL FINAL DEL MES El signo negativo indica que tenemos que realizar un pago RESPUESTA PLAZO PAGO
DE
60
PAGOS MENSUALES
En una hoja de cálculo desarrolle el siguiente ejercicio: Un cliente solicita una hipoteca para la adquisición de una vivienda por un importe de 192.000 dólares a un tipo de interés anual de 6,25%. Pide a sui banquero que le calcule el plazo de amortización en años si la mensualidad se fija en 1.200 dólares con vencimiento al final de cada mes. Cambie de nombre a la hoja5 por NPER. TASA PAGO VA VF TIPO
0,00520833 -1200 192000 0 0
NPER EN AÑOS
344,912922 MESES 28,7427435 AÑOS
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Nombre de la asignatura Mes de estudio:
Computación Avanzada
:
Primer parcial
FUNCION PAGOINT
TASA PERIODO NPER VA VF PAGOINT
0,00375 1 360 10000 0 $ -37,50
13
$ -36,90
RESPUESTA INTERES EN EL PRIMER MES $ 37,50 INTERES EN EL PRIMER MES DEL SEGUNDO AÑO $ 36,90 El signo negativo indica que tenemos que realizar un desembolso En una nueva hoja de cálculo desarrolle el siguiente ejercicio: Un concesionario ofrece las siguientes condiciones financieras para la promoción de un coche: Precio: 14500 USD Pago inicial: 2500 USD Financiación del importe restante a razón de 10 pagos semestrales constantes y pospagables, devengando un tipo de interés del 5,75% nominal. Calcular el importe total de intereses devengados en el primer año. PRECIO PAGO INICIAL
14500
DEUDA
12000
2500
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Nombre de la asignatura Mes de estudio:
Computación Avanzada
:
Primer parcial
TASA PERIODO NPER VA VF
0,02875 1 10 12000 0
0,02875 2 10 12000 0
PAGOINT
-345,00 €
-314,73 €
PAGOINT TOTAL
-659,73 €
FUNCIÓN PAGOPRIN
TASA PERIODO NPER
2,88% 1 10
VA VF
2
PRECIO 14500 PAGO INICIAL 2500 DEUDA POR PAGAR 12000
12000 0 $ - $ PAGOPRIN 1.052,81 1.083,07 $ -2.135,88 RESPUESTA
CAPITAL AMORTIZADO EL PRIMER $ AÑO 2.135,88 NOTA.- El signo negativo indica que tenemos que realizar un desembolso
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Nombre de la asignatura Mes de estudio:
Computación Avanzada
:
Primer parcial
RESOLUCIÓN DE SISTEMAS DE ECUACIONES LINEALES FUNCION MDETERM Devuelve el determinante de una matriz. Sintaxis MDETERM(matriz) Matriz
es una matriz numérica con el mismo número de filas y columnas.
Observaciones
Matriz se puede dar como un rango de celdas, por ejemplo A1:C3; como una constante matricial, por ejemplo {1,2,3;4,5,6;7,8,9} o como un nombre que se refiera a cualquiera de ellas.
MDETERM devuelve el error #¡VALOR! si: una de las celdas de la matriz está vacía o contiene texto. el argumento matriz no tiene un número igual de filas y de columnas.
El determinante de una matriz es un número que se obtiene a partir de los valores en matriz. En una matriz de tres filas y de tres columnas, A1:C3, el determinante se define como: MDETERM(A1:C3) es igual a A1*(B2*C3-B3*C2) + A2*(B3*C1-B1*C3) + A3*(B1*C2B2*C1)
Los determinantes de matrices se usan generalmente para resolver sistemas de ecuaciones matemáticas que contienen varias variables.
MDETERM tiene una exactitud de cálculo de 16 dígitos aproximadamente, lo que puede causar pequeños errores numéricos cuando el cálculo no está completo. Por ejemplo, el determinante de una matriz individual podría diferir de cero en 1E-16.
Página 89 de 284
Nombre de la asignatura Mes de estudio:
Computación Avanzada
:
Primer parcial
Ejemplo A
B
C
D
Datos
Datos
Datos
Datos
1
3
8
5
4
1
3
6
1
5
1
1
1
0
7
3
10
2
Fórmula
Descripción (resultado)
=MDETERM(A2:D5)
Determinante de la matriz anterior (88)
=MDETERM({3,6,1;1,1,0;3,10,2})
Determinante de la matriz como constante matricial (1)
=MDETERM({3,6;1,1})
Determinante de la matriz en la constante matricial (3)
=MDETERM({1,3,8,5;1,3,6,1})
Devuelve un error porque la matriz no tiene un número igual de filas y de columnas (#¡VALOR!).
1 2 3
Ejemplo Resolver el siguiente sistema de ecuaciones lineales. 1) 50 x + 30 y + 85 z = 500 2) 75 x – 59 y – 120 z = 200 3) 107 x + 105 y + 207 z = 450 Hallar x, y, z y comprobar el resultado. SOLUCIÓN 1) Formar la matriz A con los coeficientes de x, y, z
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:
Primer parcial
2) Calcular el determinante de la matriz A, seleccione la función MDETERM, marcar los datos y presionar Aceptar
3) Formar la matriz dx remplazando los coeficientes de x de la primera columna por los coeficientes que se encuentran después de la igualdad del sistema de ecuaciones.
4) Calcular el determinante de la matriz dx, seleccione la función MDETERM, marcar los datos y presionar Aceptar
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Nombre de la asignatura Mes de estudio:
Computación Avanzada
:
Primer parcial
5) Formar la matriz dy remplazando los coeficientes de y de la segunda columna por los coeficientes que se encuentran después de la igualdad del sistema de ecuaciones.
6) Calcular el determinante de la matriz dy, seleccione la función MDETERM, marcar los datos y presionar Aceptar
7) Formar la matriz dz remplazando los coeficientes de z de la tercera columna por los coeficientes que se encuentran después de la igualdad del sistema de ecuaciones.
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Nombre de la asignatura Mes de estudio:
Computación Avanzada
:
Primer parcial
8) Calcular el determinante de la matriz dz, seleccione la función MDETERM, marcar los datos y presionar Aceptar
9) Calcular los valores de x, y, z de la siguiente forma. x = dx / dA
y= dy / dA
z= dz / dA
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Computación Avanzada
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Primer parcial
10) Para comprobar el resultado, remplazar los valores de x, y, z en las ecuaciones. 1) 50 x + 30 y + 85 z = 500
500=500 2) 75 x – 59 y – 120 z = 200
200=200 3) 107 x + 105 y + 207 z = 450
450=450
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Computación Avanzada
:
Primer parcial
ESTADISTICA DESCRIPTIVA Para activar realice los siguientes pasos. 1) 2) 3) 4) 5)
Clic en el Botón de Office Clic en Opciones de Excel Clic en Complementos Clic en Ir Active Herramientas para Análisis de la siguiente ventana y presione Aceptar
6) Si usted no tiene instalado presenta la siguiente ventana
7) Clic en Sí, espere que se configure.
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Computación Avanzada
:
Primer parcial
Ejemplo En un depósito se encuentran almacenados distintos productos según como se muestra en la tabla siguiente: Código a1 a2 a3 b1 b2 b3 c1 c2 c3
Cantidad 12568 2356 4588 9522 12544 1020 15402 6598 1020
Calcule la Estadística Descriptiva de la Cantidad de Productos. SOLUCIÓN 1) Ubicar cursor en Cantidad 2) Clic en Datos 3) Seleccione Análisis de Datos
4) Clic en Aceptar 5) Aparece la Siguiente ventana
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Computación Avanzada
:
Primer parcial
6) Seleccione el Rango de Entrada incluido el Título 7) Active el casillero Rótulos en la primera fila 8) Si desea en la misma hoja marque el rango de salida 9) Active el casillero Resumen de estadísticas 10) Clic en Aceptar
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Computación Avanzada
:
EJERCICIO:
Primer parcial
Ingrese la siguiente tabla de datos en Excel:
PAIS Australia EEUU EEUU Brasil Brasil EEUU
MAQUINARIA Tractor Cosechadora Tractor Cosechadora Fertilizadora Fertilizadora
VENDEDOR López Ruiz Salinas Soriano Ruiz Salinas
China China Australia
Cosechadora Chuan Tractor Chuan Tractor López
MES Enero Febrero Marzo Enero Febrero Marzo
CANTIDAD 2 7 2 4 9 4
Enero Febrero Marzo
20 10 11
PRECIO UNITARIO TOTAL $ 18.000 $ 36.000 $ 65.000 $ 455.000 $ 18.000 $ 36.000 $ 65.000 $ 260.000 $ 49.670 $ 447.030 $ 49.670 $ 198.680 $ $ 65.000 1.300.000 $ 18.000 $ 180.000 $ 18.000 $ 198.000
En una nueva hoja presente la ESTADISTICA DESCRIPTIVA del precio unitario y total. SOLUCION PRECIO UNITARIO
Media Error típico Mediana Moda Desviación estándar Varianza de la muestra Curtosis Coeficiente de asimetría Rango Mínimo Máximo Suma Cuenta
TOTAL
40704,44444 7447,54958 49670 18000 22342,64874 499193952,8 2,291455183 0,033882476 47000 18000 65000 366340 9
Media Error típico Mediana Moda Desviación estándar Varianza de la muestra
345634,444 129258,679 198680 36000 387776,037 1,5037E+11
Curtosis Coeficiente de asimetría Rango Mínimo Máximo Suma Cuenta
5,49739261 2,20679637 1264000 36000 1300000 3110710 9
SOLVER Cargar el complemento Solver El complemento Solver es un programa de complemento (complemento: programa suplementario que agrega funciones o comandos personalizados a Microsoft Office.) de
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Microsoft Office Excel que está disponible cuando instala Microsoft Office o Excel. Sin embargo, para utilizarlo en Excel primero lo debe cargar. 1. Haga clic en el Botón Microsoft Office
y, a continuación, haga clic en Opciones
de Excel. 2. Haga clic en Complementos y, en el cuadro Administrar, seleccione Complementos de Excel. 3. Haga clic en Ir. 4. En el cuadro Complementos disponibles, active la casilla de verificación Complemento Solver y, a continuación, haga clic en Aceptar. Sugerencia Si Complemento
Solver no aparece en la lista del cuadro
Complementos disponibles, haga clic en Examinar para buscar el complemento. Si se le indica que el complemento Solver no está instalado actualmente en el equipo, haga clic en Sí para instalarlo. 5. Una vez cargado el complemento Solver, el comando Solver estará disponible en el grupo Análisis de la ficha Datos. Les recomendamos que, para entender mejor los conceptos que vamos a desarrollar y la forma de utilizar el Solver, realicen los pasos en una planilla Excel, a medida que van leyendo esta guía. El ejemplo que utilizaremos es el siguiente: PROBLEMA: Máx z = 5x1 + 2x2 sr
2x1 + 5x2 <= 10 x1 + 2x2 <= 4 x1 , x2 >= 0
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Primer parcial
MODELO:
1 – VARIABLES DE DECISIÓN
En las celdas señaladas, el Solver devolverá el valor de las variables de decisión. Por ello, no es necesario ingresar ningún valor en estas celdas. 2 – FUNCIÓN OBJETIVO
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La idea es representar la función objetivo en la celda señalada. Para ello: 1°) Ingresamos los coeficientes de la función objetivo (5 y 2) en la línea señalada como coeficientes, como indicamos en la siguiente figura.
2°) Ingresamos la fórmula que representa a la función objetivo en la celda correspondiente a z*. En el ejemplo, la función objetivo es: z = 5 x1 + 2 x2 y la fórmula que la representa es: D9 * D5 + E9 * E5 Lo que estamos haciendo es representar la función objetivo por medio de una fórmula, pues cada celda se corresponde a un coeficiente (D9 y E9) o a una variable de decisión (D5 y E5).
Existe una mejor manera de representar la función objetivo utilizando la función sumaproducto. Es mejor porque cuando modificamos las columnas y filas del modelo no se crean problemas con las fórmulas del mismo. Si aplican esta función les queda la siguiente fórmula.
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Aquellos que quieran leer acerca del uso de la función sumaproducto, pueden consultar un anexo que incluimos en este trabajo. 3 – RESTRICCIONES
La idea es la misma que para la función objetivo: representar las restricciones en las celdas marcadas. Analicemos la primera restricción. Los pasos son: 1°) Ingresamos los coeficientes de la primer restricción en la línea que corresponde a la misma (R1)
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2°) Ingresamos la fórmula que representa el lado izquierdo de la restricción en la celda señalada a continuación. En el ejemplo, el lado izquierdo de la restricción 1 es: 2 x1 + 5 x2 y la fórmula que la representa es: D6 * D5 + E6 * E5 Lo que estamos haciendo es representar el lado izquierdo de la primer restricción, por medio de una fórmula, pues cada celda se corresponde a un coeficiente (D6 y E6) o a una variable de decisión (D5 y E5).
Análogamente al caso de la función objetivo, podemos utilizar la función sumaproducto y quedaría:
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3°) Luego, ingresamos el signo de la restricción (= , <= , >= , etc.) en G6 y el lado derecho de la restricción en H6, como se muestra a continuación.
El círculo señala la representación de la primera restricción. Siguiendo el mismo procedimiento representamos la restricción 2 en el modelo, quedando como sigue:
Como se podrán imaginar, cuando son pocas restricciones no hay problema en representar de a una las mismas, pero este procedimiento llevaría mucho tiempo y no sería eficiente, en el caso de problemas con muchas restricciones. Una manera de que no lleve mucho tiempo es la siguiente: a. ingresar los coeficientes de todas las restricciones; b. ingresar la fórmula que representa la restricción 1 en la celda correspondiente; c. en la fórmula ingresada, fijar la columna y la fila correspondientes a las celdas que representan las variables de decisión (en nuestro caso D5 y E5). Esto lo tenemos que hacer para poder copiar y pegar la fórmula sin que cambien las celdas de las variables de decisión (es una funcionalidad de Excel; si no la conocen no duden en preguntarnos); Página 104 de 284
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d. copiar la celda con la fórmula (que representa el lado izquierdo de la restricción 1); e. pegar lo copiado en las celdas que representan el lado izquierdo de las demás restricciones; f. ingresar el signo y el lado derecho de todas las restricciones.
Allí aparece el cuadro de ingreso de los datos que necesita el Solver para resolver el problema y que debemos completar. Celda Objetivo: es la celda que representa la función objetivo. En nuestro ej. es D11. Máximo o Mínimo: debemos seleccionarlo según sea nuestro problema. En nuestro caso es Máx. Cambiando las celdas: son las celdas que representan las variables de decisión. En nuestro caso son D5:E5. Página 105 de 284
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Sujetas a las siguientes restricciones: aquí ingresamos las restricciones del problema. Para ello: -
seleccionamos el botón Agregar;
-
en el espacio que dice Referencia de la celda ingresamos el lado izquierdo de las restricciones (en nuestro caso es F6:F7 );
-
luego ingresamos el signo de las restricciones (en nuestro caso <=) y por último;
-
en el espacio que dice Restricción ingresamos el lado derecho de las restricciones (en nuestro caso H6:H7) y le damos Aceptar.
-
También debemos incluir la restricciones de no negatividad de las variables de decisión, para lo cual realizamos los siguientes pasos: a. seleccionamos el botón Agregar; b. en el espacio que dice Referencia de la celda ingresamos las celdas que representan las variables de decisión, en este caso son D5:E5; c. (c) luego ingresamos el signo de la restricción (en este caso =>), y por último, d. (d) en el espacio que dice Restricción ingresamos el valor 0 (cero) y le damos Aceptar. e. Ver las siguientes figuras que muestran lo explicado.
La pantalla de ingreso de datos del Solver queda así:
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Antes de continuar debemos realizar algunas aclaraciones importantes: 1. El ingreso de las restricciones puede realizarse individualmente, o en grupo. En nuestro caso, ingresamos las restricciones funcionales en un grupo y las restricciones de no negatividad en otro. El ingreso dependerá de los grupos que puedan armar de acuerdo a los signos de las restricciones. 2. No se olviden de las restricciones de no negatividad que son tan importantes como las funcionales. 3. Luego de ingresadas las restricciones pueden modificarlas o eliminarlas con los botones Cambiar o Eliminar, según corresponda. 4. Con el botón Restablecer todo borran todos los datos y selecciones realizadas en el cuadro del Solver. Bueno, ahora podemos hacer clic en el botón Resolver y el Solver realiza las iteraciones para resolver el problema y nos devuelve un cuadro de Resultados. Ese cuadro es diferente dependiendo de cada problema. 5 – POSIBLES RESULTADOS DEL SOLVER a) Solución óptima única
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Solver señala que ha encontrado una solución y nos da la posibilidad de seleccionar alguno/s de tres informes (Respuestas, Sensibilidad y Límites). Podemos seleccionar alguno de ellos o no, seleccionamos la opción Utilizar la solución de Solver y seleccionamos Aceptar. Si miramos nuestro modelo, el Solver completó las celdas de las variables de decisión con sus valores en el óptimo y la celda correspondiente a la función objetivo con el valor de la misma también en el óptimo. En nuestro caso: x1 *= 4 ; x2 *= 0 ; z*= 20.
Resuelva el siguiente problema utilizando SOLVER. Función Objetivo:
Maximizar z= 24 x1 + 36 x2
Sujeto a las siguientes restricciones: 40 x1 + 80 x2 6 x1 + 8 x2 x1 ≥ 0
≤ 560
≤ 72
; x2 ≥ 0
Genere el informe de Respuestas.
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SOLUCIÓN PARTIR CON X1=0 Y X2=0
Clic en Resolver
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Puede generar los informes de Responder, Confidencialidad y Límites, para el caso del ejemplo es Responder.
GRAFICOS Creación de Gráficos Para la creación de cualquier gráfico es necesario realizar una serie de pasos previos, como son los siguientes: - Prepare los datos de los cuales vamos a crear los gráficos. - Seleccione los datos para realizar el gráfico. - Active el asistente de gráficos. Hoja Base para realizar gráficos. Página 110 de 284
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Vamos a crear una hoja que contenga los siguientes datos:
Seleccione los datos a representar en el gráfico. Seleccione el menú Insertar. Elija la opción Gráfico... O bien hacer clic sobre el botón Gráfico de la barra de herramientas. Elija un tipo de gráfico adecuado y representativo para los datos a graficar. Note como existen más tipos de gráficos en la ficha o pestaña Tipos personalizados.
Crear un gráfico en Microsoft Office Excel es rápido y sencillo. Excel proporciona una variedad de tipos de gráficos entre los que puede elegir. Para obtener más información acerca de los tipos de gráficos que puede utilizar. En la mayoría de los gráficos, como los gráficos de columnas y los gráficos de barras, puede representar gráficamente datos que están organizados en filas o columnas en una hoja de cálculo (hoja de cálculo: documento principal que se utiliza en Excel para almacenar y Página 111 de 284
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trabajar con datos. Consta de celdas que se organizan en filas y columnas. Una hoja de cálculo se almacena siempre en un libro.). Sin embargo, algunos tipos de gráfico, como el gráfico circular o el gráfico de burbujas, requieren una disposición de datos específica. 1. En la hoja de cálculo, organice los datos que desea trazar en un gráfico. 2. Seleccione las celdas que contienen los datos que desea utilizar en el gráfico. SUGERENCIA Si selecciona únicamente una celda, Excel traza automáticamente todas las celdas que contienen datos que rodean directamente esa celda en un gráfico. Si las celdas que desea trazar en un gráfico no están en un intervalo continuo, puede seleccionar celdas o rangos no adyacentes siempre que la selección forme un rectángulo. También puede ocultar las filas o las columnas que no desee trazar en el gráfico. Cómo seleccionar celdas, rangos, filas o columnas Para seleccionar
Haga lo siguiente
Una única celda
Haga clic en la celda o presione las teclas de flecha para moverse hasta ella.
Un rango de celdas
Haga clic en la primera celda del rango y, después, arrastre hasta la última celda, o mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras presiona las teclas de flecha para extender la selección. También puede seleccionar la primera celda del rango y presionar después F8 para extender la selección utilizando las teclas de flecha. Vuelva a presionar F8 para detener la extensión de la selección.
Un rango amplio de celdas
Haga clic en la primera celda del rango y, a continuación, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la última celda del rango. Puede desplazarse para hacer que la última celda sea visible.
Todas las celdas de una hoja de cálculo
Haga clic en el botón Seleccionar todo.
También puede presionar CTRL+A para seleccionar toda la hoja de cálculo.
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NOTA Si la hoja contiene datos, al presionar CTRL+A se selecciona el área actual. Si presiona CTRL+A una segunda vez se selecciona toda la hoja de cálculo. Celdas no adyacentes o rangos de celdas
Seleccione la primera celda o rango de celdas y, después, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras selecciona otras celdas o rangos. También puede seleccionar la primera celda o rango de celdas, y presionar a continuación MAYÚS+F8 para agregar a la selección otra celda o rango de celdas no adyacentes. Para dejar de agregar a la selección celdas o rangos, presione MAYÚS+F8 otra vez. NOTA No puede cancelar la selección de una celda o rango de celdas en una selección no adyacente sin cancelar toda la selección.
Una fila o una columna
Haga clic en el encabezado de fila o de columna.
Encabezado de fila Encabezado de columna. También puede seleccionar celdas de una fila o columna seleccionando la primera celda y presionando después CTRL+MAYÚS+tecla de FLECHA (FLECHA DERECHA o FLECHA IZQUIERDA para las filas, y FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para las columnas). NOTA Si la fila o columna contiene datos, al presionar CTRL+MAYÚS+tecla de FLECHA se selecciona la fila o la columna hasta la última celda usada. Si vuelve a presionar otra vez esta misma combinación de teclas, se selecciona toda la fila o columna. Filas o adyacentes
columnas
Arrastre los encabezados de fila o columna, o bien, seleccione la primera fila o columna y, a continuación, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras selecciona la última fila o columna.
Filas o columnas no adyacentes
Haga clic en el encabezado de columna o de fila de la primera fila o columna de la selección. Después, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en los encabezados de columna o de fila de las otras filas o columnas que desea agregar a la selección.
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La primera o la última celda de una fila o columna
Seleccione una celda en la fila o columna y, a continuación, presione CTRL+tecla de FLECHA (FLECHA DERECHA o FLECHA IZQUIERDA para las filas, y FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para las columnas).
La primera o la última fila de una hoja de cálculo o de una tabla de Microsoft Office Excel
Presione CTRL+INICIO para seleccionar la primera celda de una hoja de cálculo o de una lista de Excel.
Las celdas hasta la última celda utilizada de una hoja de cálculo (esquina inferior derecha)
Seleccione la primera celda y después presione CTRL+MAYÚS+FIN para extender la selección de celdas hasta la última celda utilizada de la hoja de cálculo (esquina inferior derecha).
Las celdas hasta el principio de la hoja de cálculo
Seleccione la primera celda y, a continuación, presione CTRL+MAYÚS+INICIO para extender la selección hasta el principio de la hoja de cálculo.
Más o menos celdas que la selección activa
Mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la última celda que desea incluir en la nueva selección. El rango rectangular comprendido entre la celda activa (celda activa: celda seleccionada en la que se escriben datos cuando comienza a escribir. Sólo una celda está activa cada vez. La celda activa tiene un borde grueso.) y la celda en la que hace clic se convierte en la nueva selección.
Presione CTRL+FIN para seleccionar la última celda de una hoja de cálculo o de una lista de Excel que contenga datos o formato.
SUGERENCIA Para cancelar una selección de celdas, haga clic en cualquier celda de la hoja de cálculo. 3. En la ficha Insertar, en el grupo Gráficos, siga uno de los procedimientos siguientes:
Haga clic en el tipo de gráfico y, a continuación, haga clic en el subtipo de gráfico que desea utilizar.
Para ver todos los tipos de gráficos disponibles, haga clic en un tipo de gráfico y, a continuación, haga clic en Todos los tipos de gráfico para mostrar el cuadro de diálogo Insertar gráfico; por último, haga clic en las flechas para desplazarse por todos los tipos y subtipos de gráficos disponibles y haga clic en los que desea utilizar.
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SUGERENCIA Cuando sitúe el puntero del mouse (ratón) sobre cualquier tipo o subtipo de gráfico, aparecerá la información en pantalla con el nombre del tipo de gráfico. NOTAS El gráfico se coloca en la hoja de cálculo como un gráfico incrustado (gráfico incrustado: gráfico que se coloca en una hoja de cálculo en lugar de una hoja de gráfico separada. Los gráficos incrustados son muy útiles cuando se desea ver o imprimir un gráfico o un informe de gráfico dinámico con su origen de datos u otra información en una hoja de cálculo.). Si desea colocar el gráfico en una hoja de gráfico (hoja de gráfico: hoja de un libro que contiene sólo un gráfico. Una hoja de gráfico es muy útil si se desea ver un gráfico o un informe de gráfico dinámico separado de los datos de una hoja de cálculo o un informe de tabla dinámica.) independiente, puede cambiar su ubicación. Cómo cambiar la ubicación de un gráfico 1. Haga clic en el gráfico incrustado o en la hoja de gráfico para seleccionarlos y mostrar las herramientas de gráfico. 2. En la ficha Diseño, en el grupo Ubicación, haga clic en Mover gráfico.
3. En Seleccione dónde desea colocar el gráfico, siga uno de los procedimientos siguientes: Para mostrar el gráfico en una hoja de gráfico, haga clic en Hoja nueva.
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SUGERENCIA Si desea reemplazar el nombre sugerido para el gráfico, puede escribir un nombre nuevo en el cuadro Hoja nueva. Para mostrar el gráfico como un gráfico incrustado en una hoja de cálculo, haga clic en Objeto en y, a continuación, haga clic en una hoja de cálculo en el cuadro Objeto en. Para crear rápidamente un gráfico basado en el tipo de gráfico predeterminado, seleccione los datos que desea utilizar para el gráfico y, a continuación, presione ALT+F1 o F11. Al presionar ALT+F1, el gráfico se muestra como un gráfico incrustado. Al presionar F11, el gráfico aparece en una hoja de gráfico independiente. Si con frecuencia utiliza un tipo de gráfico específico cuando crea un gráfico, es una buena idea establecer dicho tipo de gráfico como el predeterminado. Después de seleccionar el tipo y el subtipo de gráfico en el cuadro de diálogo Insertar gráfico, haga clic en Establecer como predeterminado. Al crear un gráfico, las herramientas de gráfico aparecen disponibles y se muestran las fichas Diseño, Presentación y Formato. Puede utilizar los comandos de estas fichas para modificar el gráfico con el fin de que presente los datos de la forma que desea. Por ejemplo, utilice la ficha Diseño para mostrar las series de datos por filas o por columnas, realizar cambios en el origen de datos del gráfico, cambiar la ubicación del mismo, cambiar el tipo de gráfico, guardarlo como una plantilla o seleccionar opciones de diseño y formato predefinidas. Utilice la ficha Presentación para cambiar la disposición de los elementos del gráfico, como los títulos del gráfico o los s de datos, utilizar herramientas de dibujo o agregar cuadros de texto e imágenes al gráfico. Utilice la ficha Formato para agregar colores de relleno, cambiar estilos de línea o aplicar efectos especiales. Cambiar el tipo de gráfico de un gráfico existente En la mayoría de los gráficos 2D, puede cambiar el tipo de gráfico de todo el gráfico para aportarle un aspecto totalmente diferente, o puede seleccionar un tipo de gráfico diferente para cualquier serie de datos (serie de datos: puntos de datos relacionados que se trazan en un gráfico. Cada serie de datos de un gráfico tiene una trama o color exclusivo y se representa en la leyenda del gráfico. Puede trazar una o más series de datos en un gráfico. Los gráficos circulares sólo tienen una serie de datos.), lo que convertirá el gráfico en un gráfico combinado. En cuanto a los gráficos de burbuja y a la mayoría de gráficos 3D, puede cambiar únicamente el tipo de gráfico del gráfico completo. Para obtener más información acerca de los tipos de gráficos que puede utilizar, vea Tipos de gráficos disponibles. 1. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Para cambiar el tipo de gráfico del gráfico entero, haga clic en el área del gráfico (área de gráfico: todo el gráfico junto con todos sus elementos.) o en el Página 116 de 284
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área de trazado (área de trazado: en un gráfico 2D, área delimitada por los ejes, incluidas todas las series de datos. En un gráfico 3D, área delimitada por los ejes, incluidas las series de datos, los nombres de categoría, los rótulos de marcas de graduación y los títulos de eje.) del gráfico para mostrar las herramientas de gráfico.
Para cambiar el tipo de gráfico de una serie de datos únicos, haga clic en la serie de datos. SUGERENCIA Se mostrarán las herramientas de gráficos con las fichas Diseño, Presentación y Formato.
2. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo, haga clic en Cambiar tipo de gráfico.
3. En el cuadro de diálogo Cambiar tipo de gráfico, siga uno de los procedimientos siguientes:
Haga clic en un tipo de gráfico en el primer cuadro y, a continuación, haga clic en el subtipo de gráfico que desee utilizar en el segundo cuadro.
Si guardó algún tipo de gráfico como plantilla, haga clic en Plantillas y, a continuación, haga clic en la plantilla de gráfico que desee utilizar en el segundo cuadro.
NOTA
Sólo puede cambiar el tipo de gráfico de serie de datos por vez. Para cambiar el
tipo de gráfico de más de una serie de datos del gráfico, debe repetir todos los pasos de este procedimiento por cada una de ellas. SUGERENCIA Si con frecuencia utiliza un tipo de gráfico específico cuando crea un gráfico, es una buena idea establecer dicho tipo de gráfico como el predeterminado. Después de seleccionar el tipo y el subtipo de gráfico en el cuadro de diálogo Cambiar tipo de gráfico, haga clic en Establecer como predeterminado.
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Cambiar el diseño o estilo de un gráfico Después de crear un gráfico, puede cambiar su aspecto de forma instantánea. En lugar de agregar o cambiar manualmente los elementos o el formato del gráfico, puede aplicarle rápidamente un diseño y un estilo predefinido. Aunque Microsoft Office Excel proporciona diversos diseños y estilos predefinidos (o diseños y estilos rápidos) muy útiles, si fuera necesario, puede personalizarlos aún más cambiando manualmente el diseño y el estilo de cada uno de los elementos del gráfico. No puede guardar un diseño o un formato personalizados, pero si desea volver a utilizarlos, puede guardar el gráfico como una plantilla de gráfico. Seleccionar un diseño de gráfico predefinido 1. Haga clic en el gráfico al que desea dar formato. SUGERENCIA Se mostrarán las Herramientas de gráficos con las fichas Diseño, Presentación y Formato. 2. En la ficha Diseño, en el grupo Diseños de gráfico, haga clic en el diseño que desee utilizar.
NOTA
Cuando se reduzca el tamaño de la ventana de Excel, los diseños de gráfico
estarán disponibles en la galería Diseño rápido del grupo Diseños de gráfico. SUGERENCIA Para ver todos los diseños disponibles, haga clic en Más
.
Seleccionar un estilo de gráfico predefinido 1. Haga clic en el gráfico al que desea dar formato. SUGERENCIA Se mostrarán las Herramientas de gráficos con las fichas Diseño, Presentación y Formato.
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2. En la ficha Diseño, en el grupo Estilos de diseño, haga clic en el estilo que desee utilizar.
NOTA
Cuando se reduzca el tamaño de la ventana de Excel, los estilos estarán
disponibles en la galería Estilos rápidos de gráfico del grupo Estilos de diseño. SUGERENCIA Para ver todos los estilos y diseños de gráficos disponibles, haga clic en Más
.
Cambiar manualmente el diseño de elementos de gráfico 1. Haga clic en el gráfico o seleccione el elemento de gráfico al que desea cambiar el diseño. Cómo seleccionar un elemento de gráfico de una lista de elementos de gráfico 1. Haga clic en un gráfico para mostrar las Herramientas de gráficos. 2. En la ficha Formato, en el grupo Selección actual, haga clic en la flecha situada junto al cuadro Elementos de gráfico y, a continuación, haga clic en el elemento que desee.
2. SUGERENCIA Se mostrarán las Herramientas de gráficos con las fichas Diseño, Presentación y Formato. 1. Haga clic en un gráfico para mostrar las Herramientas de gráficos.
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2. En la ficha Formato, en el grupo Selección actual, haga clic en la flecha situada junto al cuadro Elementos de gráfico y, a continuación, haga clic en el elemento que desee.
SUGERENCIA Se mostrarán las Herramientas de gráficos con las fichas Diseño, Presentación y Formato. 2. En la ficha Presentación, siga uno o varios de estos procedimientos:
En el grupo Etiquetas, haga clic en la opción de diseño de etiqueta que desee.
En el grupo Ejes, haga clic en la opción de eje o de línea de división que desee.
En el grupo Fondo, haga clic en la opción de diseño que desee. NOTA
Las opciones de diseño que seleccione se aplicarán al elemento que haya
seleccionado. Por ejemplo, si tiene seleccionado todo el gráfico, las etiquetas de datos se aplicarán a todas las series de datos. Si tiene seleccionado un único punto de datos, las etiquetas de datos se aplicarán solamente a la serie de datos o al punto de datos seleccionado. Cambiar manualmente el estilo de elementos de gráfico 1. Haga clic en el gráfico. SUGERENCIA Se mostrarán las Herramientas de gráficos con las fichas Diseño, Presentación y Formato. 2. En la ficha Formato, en el grupo Selección actual, haga clic en la flecha del cuadro Elementos de gráfico y, a continuación, seleccione el elemento de gráfico al que desea dar formato.
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3. En el grupo Selección actual, haga clic en Aplicar formato a la selección y, a continuación, seleccione las opciones de formato que desee. SUGERENCIA También puede aplicar un estilo rápido a cada uno de los elementos, o hacer clic en Relleno de forma, Contorno de forma y Efectos de formas en el grupo Estilos rápidos de forma de la ficha Formato y, a continuación, seleccionar las opciones de formato que desee. Guardar un gráfico como una plantilla de gráfico 1. Haga clic en el gráfico que desea guardar como plantilla. SUGERENCIA Se mostrarán las Herramientas de gráficos con las fichas Diseño, Presentación y Formato. 2. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo, haga clic en Guardar como plantilla.
3. En el cuadro Guardar en, asegúrese de que la carpeta Gráficos está seleccionada. 4. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre adecuado para la plantilla de gráfico. SUGERENCIA Cuando cree un gráfico nuevo o desee cambiar el tipo de gráfico de un gráfico existente, puede aplicar la nueva plantilla de gráfico. Cómo aplicar una plantilla de gráfico 1. Siga uno de los procedimientos siguientes:
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Para crear un gráfico nuevo basado en la plantilla, en la ficha Insertar, en el grupo Gráficos, haga clic en un tipo de gráfico y, a continuación, en Todos los tipos de gráfico. SUGERENCIA También puede hacer clic en el iniciador del cuadro de diálogo situado junto a Gráficos en el grupo Gráficos de la ficha Insertar.
Para basar el tipo de gráfico de un gráfico seleccionado en la plantilla, en la ficha Diseño, en el grupo Tipo, haga clic en Cambiar tipo de gráfico.
2. Haga clic en Plantillas en el primer cuadro y, a continuación, haga clic en la plantilla que desee utilizar en el segundo cuadro. NOTA
Si guardó una plantilla de gráfico en una carpeta diferente a la carpeta
Gráficos, haga clic en Administrar plantillas, busque la plantilla de gráfico y, después, cópiela o muévala a la carpeta Gráficos de Plantillas. Seleccionar elementos del gráfico Puede seleccionar rápidamente elementos de gráfico en un gráfico utilizando el mouse (ratón). No obstante, si no está seguro del lugar que ocupa un elemento específico en el gráfico, lo puede seleccionar de una lista de elementos de gráfico. También puede seleccionar estos elementos utilizando el teclado. Seleccionar un elemento de gráfico utilizando el mouse En un gráfico, haga clic en el elemento de gráfico que desea seleccionar. El elemento que seleccione se marcará claramente con controladores de selección. SUGERENCIA Para ayudarle a localizar el elemento de gráfico que desea seleccionar, Microsoft Office Excel muestra un nombre de elemento cuando el puntero se sitúa sobre un elemento de gráfico. NOTA
Los elementos agrupados, por ejemplo, las series de datos (serie de datos:
puntos de datos relacionados que se trazan en un gráfico. Cada serie de datos de un gráfico tiene una trama o color exclusivo y se representa en la leyenda del gráfico. Puede trazar una o más series de datos en un gráfico. Los gráficos circulares sólo tienen una serie de
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datos.) y los rótulos de datos (etiqueta de datos: etiqueta que proporciona información adicional acerca de un marcador de datos, que representa un solo punto de datos o valor que se origina a partir de una celda de una hoja de cálculo.), contienen elementos individuales que se pueden seleccionar después de seleccionar el grupo. Por ejemplo, para seleccionar un único marcador de datos (marcador de datos: barra, área, punto, sector u otro símbolo de un gráfico que representa un único punto de datos o valor que procede de una celda de una hoja de cálculo. Los marcadores de datos relacionados en un gráfico constituyen una serie de datos.) en una serie de datos, haga clic en la serie de datos y, a continuación, haga clic en el marcador de datos. Seleccionar un elemento de gráfico de una lista de elementos de gráfico 1. Haga clic en un gráfico. SUGERENCIA Se mostrarán las Herramientas de gráficos con las fichas Diseño, Presentación y Formato. 2. En la ficha Formato, en el grupo Selección actual, haga clic en la flecha situada junto al cuadro Elementos de gráfico y, a continuación, haga clic en el elemento de gráfico que desea seleccionar.
Seleccionar un elemento de gráfico utilizando el teclado Puede seleccionar un gráfico mediante el teclado de la siguiente manera: Presione CTRL+AV PÁG CTRL+RE PÁG
Para o
Seleccionar la hoja siguiente o la anterior, repitiendo esta acción hasta que se seleccione la hoja de gráfico que desea.
Después de seleccionar un gráfico, puede utilizar el teclado para seleccionar elementos de gráfico individuales de la siguiente manera: Presione
Para
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FLECHA ABAJO
Seleccionar el grupo de elementos anterior de un gráfico.
FLECHA ARRIBA
Seleccionar el grupo de elementos siguiente de un gráfico.
FLECHA DERECHA
Seleccionar el siguiente elemento de un grupo. Si el elemento actual es el último elemento del grupo, cuando presione la FLECHA DERECHA, se seleccionará el grupo siguiente. Presione FLECHA DERECHA de nuevo para seleccionar el primer elemento del grupo siguiente.
FLECHA IZQUIERDA
Seleccionar el elemento anterior de un grupo. Si el elemento actual es el primer elemento del grupo, cuando presione la FLECHA IZQUIERDA, se seleccionará el grupo anterior. Presione FLECHA IZQUIERDA de nuevo para seleccionar el último elemento del grupo anterior.
ESC
Cancelar una selección.
TAB
Desplazarse entre el gráfico y los objetos o formas situados fuera de él seleccionando el objeto o forma siguiente.
MAYÚS+TAB
Desplazarse entre el gráfico y los objetos o formas situados fuera de él seleccionando el objeto o forma anterior.
Dar formato a los elementos de un gráfico Puede dar formato a los distintos elementos de un gráfico, como el área del gráfico (área de gráfico: todo el gráfico junto con todos sus elementos.), el área de trazado (área de trazado: en un gráfico 2D, área delimitada por los ejes, incluidas todas las series de datos. En un gráfico 3D, área delimitada por los ejes, incluidas las series de datos, los nombres de categoría, los rótulos de marcas de graduación y los títulos de eje.), las series de datos (serie de datos: puntos de datos relacionados que se trazan en un gráfico. Cada serie de datos de un gráfico tiene una trama o color exclusivo y se representa en la leyenda del gráfico. Puede trazar una o más series de datos en un gráfico. Los gráficos circulares sólo tienen una serie de datos.), los ejes (eje: línea que rodea el área de trazado de un gráfico utilizada como marco de referencia de medida. El eje y suele ser el eje vertical y contener datos. El eje x suele ser el eje horizontal y contener categorías.), los títulos (títulos de gráficos: texto descriptivo que se alinea automáticamente con un eje o se centra en la parte superior de un gráfico.), los rótulos de datos (etiqueta de datos: etiqueta que proporciona información adicional acerca de un marcador de datos, que representa un solo punto de datos o valor que se origina a partir de una celda de una hoja de cálculo.) o las
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leyendas (leyenda: cuadro que identifica los diseños o colores asignados a las series de datos o categorías de un gráfico.). 1. En un gráfico, haga clic en el elemento del gráfico al que desea dar formato o realice el siguiente procedimiento para seleccionarlo de una lista de elementos de gráficos: 1. Haga clic en el gráfico. Se mostrarán las Herramientas de gráficos con las fichas Diseño, Presentación y Formato. 2. En la ficha Formato, en el grupo Selección actual, haga clic en la flecha situada junto al cuadro Elementos de gráfico y, a continuación, seleccione el elemento de gráfico al que desea dar formato.
2. En la ficha Formato, siga uno de los procedimientos siguientes:
Para dar formato a todos los elementos del gráfico seleccionados, en el grupo Selección actual, haga clic en Selección de formato y, a continuación, seleccione las opciones que desee.
Para dar formato a la forma de un elemento del gráfico seleccionado, en el grupo Estilos de forma, haga clic en el estilo que desee o haga clic en Relleno de forma, Contorno de forma o Efectos de formas y, a continuación, seleccione las opciones de formato que desee.
Para dar formato al texto de un elemento del gráfico seleccionado mediante WordArt, en el grupo Estilos de WordArt, haga clic en el estilo que desee o haga clic en Relleno de texto, Contorno de texto o Efectos de texto y, a continuación, seleccione las opciones de formato que desee. SUGERENCIA Para usar formato de texto normal para dar formato al texto de los elementos del gráfico, puede hacer clic con el botón secundario del mouse
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(ratón) en el texto o seleccionarlo y después hacer clic en las opciones que desee en la mini barra de herramientas. Puede utilizar también los botones de formato de la cinta de opciones (ficha Inicio, grupo Fuente). Agregar o quitar etiquetas de datos en un gráfico Para identificar rápidamente una serie de datos (serie de datos: puntos de datos relacionados que se trazan en un gráfico. Cada serie de datos de un gráfico tiene una trama o color exclusivo y se representa en la leyenda del gráfico. Puede trazar una o más series de datos en un gráfico. Los gráficos circulares sólo tienen una serie de datos.) en un gráfico, puede agregar etiquetas de datos (etiqueta de datos: etiqueta que proporciona información adicional acerca de un marcador de datos, que representa un solo punto de datos o valor que se origina a partir de una celda de una hoja de cálculo.) a los puntos de datos (puntos de datos: valores individuales trazados en un gráfico y representados con barras, columnas, líneas, sectores, puntos y otras formas denominadas marcadores de datos. Los marcadores de datos del mismo color constituyen una serie de datos.) del gráfico. De forma predeterminada, las etiquetas de datos se vinculan a valores de la hoja de cálculo y se actualizan automáticamente cuando estos valores cambian. Puede mostrar también nombres de series, nombres de categorías y porcentajes en etiquetas de datos. En los gráficos de burbujas puede mostrar incluso el tamaño de las burbujas. Para obtener el máximo detalle, puede mostrar varias entradas de etiquetas de datos en cada etiqueta, separadas por una coma u otro separador que especifique. Para evitar que las etiquetas de datos se solapen y facilitar su lectura, puede ajustar su posición en el gráfico. Y si ya no necesita mostrar etiquetas de datos, puede quitarlas. Agregar etiquetas de datos a un gráfico 1. En un gráfico, siga uno de los procedimientos siguientes:
Para agregar un rótulo de datos a todos los puntos de datos de todas las series de datos, haga clic en el área del gráfico (área de gráfico: todo el gráfico junto con todos sus elementos.).
Para agregar un rótulo de datos a todos los puntos de datos de una serie de datos, haga clic una vez para seleccionar la serie de datos que desee rotular.
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Para agregar un rótulo de datos a un único punto de datos de una serie de datos, haga clic en la serie de datos que contiene el punto de datos que desee rotular y, a continuación, haga clic de nuevo en el punto de datos. Se mostrarán las Herramientas de gráficos con las fichas Diseño, Presentación y Formato.
2. En la ficha Presentación, en el grupo Etiquetas, haga clic en Etiquetas de datos y, a continuación, haga clic en la opción de presentación que desee.
NOTA
Las opciones de etiquetas de datos disponibles dependerán del tipo de gráfico
que utilice. Cambiar las entradas de etiquetas de datos que se muestran 1. En un gráfico, siga uno de los procedimientos siguientes:
Para mostrar entradas de etiquetas adicionales para todos los puntos de datos de una serie, haga clic una vez en un rótulo de datos para seleccionar todos losa rótulos de datos de la serie de datos.
Para mostrar entradas de rótulos adicionales para un único punto de datos, haga clic en el rótulo de datos del punto de datos que desee cambiar y, a continuación, haga clic de nuevo en el rótulo de datos. Se mostrarán las Herramientas de gráficos con las fichas Diseño, Presentación y Formato.
2. En la ficha Formato, en el grupo Selección actual, haga clic en Aplicar formato a la selección.
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SUGERENCIA También puede hacer clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la etiqueta o etiquetas seleccionadas en el gráfico y, a continuación, hacer clic en Formato de etiqueta de datos o Formato de etiquetas de datos en el menú contextual. 3. Haga clic en Opciones de etiqueta, si no está seleccionada esta opción, y en Contenido de la etiqueta, active la casilla de verificación de las entradas de etiqueta que desea agregar. 4. Para cambiar el separador entre las entradas de etiquetas de datos, seleccione el separador que desee utilizar o escriba un separador personalizado en el cuadro Separador. 5. Para ajustar la posición de la etiqueta con el fin de mejorar la presentación del texto adicional, seleccione la opción que desee en Posición. SUGERENCIA Si ha escrito texto de etiqueta personalizado pero desea mostrar de nuevo las entradas de etiquetas de datos que están vinculadas a valores de la hoja de cálculo, haga clic en Restablecer texto de etiqueta. Cambiar la posición de las etiquetas de datos Puede cambiar la posición de una única rótulo de datos arrastrándola. Puede también colocar las etiquetas de datos en una posición estándar relativa a sus marcadores de datos. Según el tipo de gráfico, puede elegir una gran variedad de opciones de posición. 1. En un gráfico, siga uno de los procedimientos siguientes:
Para cambiar la posición de todos los rótulos de datos de una serie de datos completa, haga clic una vez en un rótulo de datos para seleccionar la serie de datos.
Para cambiar la posición de un rótulo de datos específico, haga clic dos veces en él para seleccionarlo. Página 128 de 284
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Se mostrarán las Herramientas de gráficos con las fichas Diseño, Presentación y Formato. 2. En la ficha Presentación, en el grupo Etiquetas, haga clic en Etiquetas de datos y, a continuación, haga clic en la opción que desee.
SUGERENCIA Para obtener opciones de etiquetas de datos adicionales, haga clic en Más opciones de la etiqueta de datos, haga clic en Opciones de etiqueta, si no está seleccionada esta opción, y seleccione las opciones que desee. Quitar etiquetas de datos de un gráfico 1. Haga clic en el gráfico del que desea quitar etiquetas de datos. Se mostrarán las Herramientas de gráficos con las fichas Diseño, Presentación y Formato. 2. Siga uno de los procedimientos siguientes:
En la ficha Presentación, en el grupo Etiquetas, haga clic en Etiquetas de datos y, a continuación, haga clic en Ninguno.
Haga clic una vez en un rótulo de datos para seleccionar todos los r´tulos de la serie de datos o dos veces para seleccionar sólo uno, si desea borrar un solo, y, a continuación, presione SUPR.
Haga clic con el botón secundario del mouse en un rótulo de datos y, después, haga clic en Eliminar en el menú contextual.
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NOTA
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De esta forma se quitan todos los rótulos de datos de una serie de
datos. 3. SUGERENCIA Puede quitar también los rótulos de datos inmediatamente después de agregarlos haciendo clic en Deshacer
en la barra de herramientas de acceso
rápido o presionando CTRL+Z. EJERCICIO DE TABLA DINÁMICA Copiar en la Hoja1 de Excel los datos que se indican: Mes
Enero Febrero Marzo Enero Marzo Febrero Enero Marzo
Zona
Vendedor
Artículo
Norte Armijos Libretas Centro Cárdenas Portalápices Sur Delgado Calculadoras Norte Franco Lápiz Norte Montenegro Libretas Centro Armijos Portalápices Centro Cárdenas Calculadoras Sur Franco Calculadoras
Precio
Total
Cantidad
Unitario
Venta
95 50 75 27 56 60 36 75
2,90 15,99 15,86 19,99 2,99 15,99 15,86 15,86
275,50 799,50 1.189,50 539,73 167,44 959,40 570,96 1.189,50
1. Crear la tabla dinámica en una nueva hoja de cálculo a partir de la tabla anterior para saber de cada zona, por cada artículo, la cantidad que existe por vendedor en los meses de enero y marzo. Ubicar como etiqueta de fila la zona y el artículo, como etiqueta de columna el vendedor y como filtro de informe el mes. Retire los totales generales de filas y columnas.
2. Crear un gráfico dinámico circular en una nueva hoja de cálculo, donde se visualice el porcentaje del total de venta por artículo de las tres zonas.
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PARA RETIRAR TOTALES DE FILAS Y COLUMNAS Desactive los 2 casilleros de Totales generales como se presenta a continuación.
SOLUCIÓN
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MACROS El propósito de una macro es automatizar tareas de uso frecuente. Aunque algunas macros son simplemente la grabación de las pulsaciones de tecla o los clic del mouse (ratón), los programadores escriben macros de VBA (Visual Basic para Aplicaciones (VBA): versión del lenguaje de macros de Microsoft Visual Basic que se utiliza para programar aplicaciones basadas en Microsoft Windows y que se incluye en varios programas de Microsoft.) más eficaces que utilizan código que puede ejecutar muchos comandos en el equipo. Por esta razón, las macros de VBA suponen un riesgo para la seguridad. Un pirata informático puede pasar una macro malintencionada en un documento que, si se abre, permite que se ejecute la macro y puede propagar un virus (virus: programa o macro que "infecta" archivos de un equipo mediante la inserción de copias de sí mismo en ellos. Cuando el archivo infectado se carga en memoria, el virus puede infectar a otros archivos. Los virus suelen tener efectos secundarios muy dañinos.) en el equipo. Descripción general de la seguridad de macros En Microsoft Office Excel puede elegir la configuración de seguridad de macros para controlar qué ocurre cuando se abre un libro que contiene macros. Por ejemplo, puede elegir ejecutar macros en función de si están firmadas digitalmente por un programador incluido en su lista de fuentes de confianza.
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Configuración de seguridad de macros y sus efectos La información siguiente resume cómo funciona la protección antivirus en macros en cada configuración. En todas las configuraciones, si se tiene instalado software antivirus que funciona con 2007 Microsoft Office system y si el libro contiene macros, el libro se analiza para buscar virus conocidos antes de abrirlo. La configuración de seguridad de macros se puede cambiar en el Centro de confianza (botón de Microsoft Office
, botón Opciones de Excel, categoría Centro de
confianza, botón Configuración del Centro de confianza, categoría Configuración de macros. O bien, en la ficha Programador, en el grupo Código, botón Seguridad de macros). Sin embargo, si trabaja en una organización, puede que el administrador del sistema haya cambiado la configuración predeterminada e impida que los usuarios modifiquen la configuración. NOTA
Cualquier cambio de configuración de macros que realice en Excel, dentro de la
categoría Configuración de macros, sólo se aplicará a Excel y no afectará a los demás programas de Office. Utilice esta configuración de macros
Con este objetivo
Deshabilitar todas las macros sin notificación
Utilice este ajuste si no confía en las macros. Se deshabilitan todas las macros contenidas en los documentos, así como todos los avisos de seguridad que informan de que las macros están deshabilitadas. Si hay documentos con macros sin firmar que considera de confianza, puede colocar esos documentos en una ubicación de confianza. Se permite la ejecución de los documentos situados en ubicaciones de confianza sin que los compruebe el sistema de seguridad del Centro de confianza.
Deshabilitar todas las macros con notificación
Ésta es la configuración predeterminada. Utilícela si desea deshabilitar las macros pero desea recibir avisos de seguridad si existen macros. De esta manera, puede elegir cuándo habilitar las macros caso por caso.
Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas digitalmente
Este ajuste es el mismo que el de la opción Deshabilitar todas las macros con notificación, a excepción de que, si la macro está firmada digitalmente por un editor de confianza, podrá ejecutarse si ya confía en el editor. Si el editor no es de confianza, se le notifica este hecho para que, de esa manera, pueda elegir si desea habilitar las macros firmadas o confiar en el editor. Todas las macros no firmadas digitalmente se deshabilitan sin ninguna
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notificación. Habilitar todas las macros (no recomendado, puede ejecutarse código posiblemente peligroso)
Utilice esta configuración para permitir temporalmente la ejecución de todas las macros. Puesto que con este ajuste el equipo es vulnerable a código posiblemente peligroso, no es recomendable utilizarlo de manera permanente.
Confiar en el acceso al modelo de objeto de proyectos de VBA
Esta configuración está dirigida sólo a los programadores.
¿Cómo puede protegerme el Centro de confianza de macros no seguras? Antes de permitir que una macro se habilite en un documento, el Centro de confianza comprueba lo siguiente: La macro está firmada por el programador con una firma digital (firma digital: sello electrónico seguro con cifrado que certifica la autenticidad de una macro o documento. Esta firma confirma que la macro o documento emitido por el equipo o la persona que lo firma no ha sido alterado.). La firma digital es válida (válido: se refiere al estado de un certificado comprobado en la base de datos de una autoridad de certificación y del que se sabe que es legítimo, está vigente y no ha caducado ni se ha revocado. Los documentos firmados con un certificado válido y no modificado desde su firma se consideran como válidos.). Esta firma digital está actualizada (no ha caducado). El certificado asociado a la firma digital fue emitido por una entidad emisora de certificados (entidad emisora de certificados: organización comercial que emite certificados digitales, realiza un seguimiento de quién está asignado a un certificado, firma los certificados para verificar su validez y controla qué certificados están revocados o han caducado.) acreditada. El programador que firmó la macro es un editor de confianza (editor de confianza: programador de una macro en la que confía para usarla en su propio equipo. Los editores de confianza se identifican mediante el certificado que utilizaron para firmar digitalmente la macro. También se conocen como fuentes de confianza.).
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Si el Centro de confianza detecta un problema relacionado con estas comprobaciones, la macro se deshabilita de forma predeterminada y aparece la barra de mensajes para notificarle de que hay una macro que puede no ser segura.
Si hace clic en Opciones en la barra de mensajes, aparece un cuadro de diálogo de seguridad que permite habilitar la macro. Vea la siguiente sección para saber cómo tomar una decisión segura antes de hacer clic en una opción. NOTA
En Microsoft Office Outlook 2007 y en Microsoft Office Publisher 2007, las alertas
de seguridad aparecen en cuadros de diálogo, no en la barra de mensajes. Crear una macro Para automatizar tareas repetitivas, puede grabar rápidamente una macro (macro: acción o conjunto de acciones utilizados para automatizar tareas. Las macros se graban en el lenguaje de programación de Visual Basic para Aplicaciones.) en Microsoft Office Excel. También puede crear una macro utilizando el Editor de Visual Basic (Editor de Visual Basic: entorno en el que puede escribir y modificar código y procedimientos de Visual Basic para Aplicaciones. El Editor de Visual Basic contiene un conjunto completo de herramientas de depuración para buscar sintaxis, tiempo de ejecución y problemas lógicos en el código en uso.) en Microsoft Visual Basic para escribir sus propias secuencias de comandos de macro o para copiar toda o parte de una macro en una nueva macro. Una vez creada una macro, puede asignarla a un objeto (como un botón de barra de herramientas, un gráfico o un control) para que pueda ejecutarla haciendo clic en ese objeto. Si ya no es necesario utilizar una macro, puede eliminarla.
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Grabar una macro Cuando grabe una macro, la grabadora de macros graba todos los pasos necesarios para completar las acciones que desea grabar. En los pasos grabados no se incluye el desplazamiento por la cinta de opciones. 1. Si la ficha Programador no está disponible, haga lo siguiente para mostrarla: 1. Haga clic en el Botón Microsoft Office
y, a continuación, haga clic en
Opciones de Excel. 2. En la categoría Más frecuentes, bajo Opciones principales para trabajar con Excel, active la casilla de verificación Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones y, a continuación, haga clic en Aceptar. 2. Para establecer el nivel de seguridad de manera que estén habilitadas temporalmente todas las macros, haga lo siguiente: 1. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Seguridad de macros.
2. En Configuración de macros, haga clic en Habilitar todas las macros (no recomendado; puede ejecutarse código posiblemente peligroso) y, a continuación, haga clic en Aceptar. NOTA
Para ayudar a evitar que se ejecute código potencialmente peligroso,
recomendamos que vuelva a cualquiera de las configuraciones que deshabilitan todas las macros cuando termine de trabajar con las macros. 3. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Grabar macro. 4. En el cuadro Nombre de la macro, escriba un nombre para la macro.
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El primer carácter del nombre de la macro debe ser una letra. Los caracteres
siguientes pueden ser letras, números o caracteres de subrayado. No se permiten espacios en un nombre de macro; puede utilizarse un carácter de subrayado como separador de palabras. Si utiliza un nombre de macro que también es una referencia de celda, puede aparecer un mensaje indicando que el nombre de la macro no es válido. 5. Para asignar una combinación de tecla de método abreviado (método abreviado: tecla o combinación de teclas de función, como F5 o CTRL+A, que utiliza para ejecutar un comando. Una tecla de acceso, por lo contrario es un combinación de teclas, como ALT+F, que mueve el enfoque a un menú, comando o control.) con CTRL para ejecutar la macro, en el cuadro Tecla de método abreviado, escriba cualquier letra en mayúsculas o minúsculas que desee utilizar. NOTA
La tecla de método abreviado suplantará a cualquier tecla de método
abreviado predeterminada equivalente en Excel mientras esté abierto el libro que contiene la macro. Para obtener una lista de teclas de método abreviado que utilicen la tecla CTRL que ya están asignadas en Excel, vea Teclas de función y de método abreviado de Excel. 6. En la lista Guardar macro en, seleccione el libro en el que desea almacenar la macro. SUGERENCIA Si desea que la macro esté disponible siempre que utilice Excel, seleccione Libro de macros personal. Cuando se selecciona Libro de macros personal, Excel crea un libro oculto de macros personal (Personal.xlsb), si no existe todavía, y guarda la macro en este libro. En Microsoft Windows XP, este libro se guarda en
la
carpeta
C:\Documents
and
Settings\ nombre
de
usuario \Datos
de
programa\Microsoft\Excel\XLStart para que se pueda cargar automáticamente cada vez que se inicia Excel. En Microsoft Windows Vista, este libro se guarda en la carpeta C:\Usuarios\ nombre de usuario\Datos de programa\Microsoft\Excel\XLStart. Si desea que se ejecute automáticamente una macro del libro de macros personal en otro libro, también debe guardar ese libro en la carpeta XLStart, de forma que ambos libros se abran cuando se inicie Excel. 7. Para incluir una descripción de la macro, escriba el texto que desee en el cuadro Descripción.
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8. Haga clic en Aceptar para iniciar la grabación. 9. Realice las acciones que desee grabar. 10. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Detener grabación SUGERENCIA También puede hacer clic en Detener grabación
.
en el lado
izquierdo de la barra de estado. Eliminar una macro 1. Abra el libro que contiene la macro que desee eliminar. 2. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Macros.
Si la ficha Programador no está disponible, haga lo siguiente para mostrarla: 1. Haga clic en el Botón Microsoft Office
y, a continuación, haga clic en
Opciones de Excel. 2. En la categoría Más frecuentes, bajo Opciones principales para trabajar con Excel, active la casilla de verificación Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones y, a continuación, haga clic en Aceptar. 3. En la lista Macros en, seleccione Este libro. 4. En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en el nombre de la macro que desee eliminar. 5. Haga clic en Eliminar.
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Asignar una macro a un objeto, gráfico o control 1. En una hoja de cálculo, haga clic con el botón secundario del mouse en el objeto, gráfico o control al que desea asignar una macro existente y, a continuación, haga clic en Asignar macro en el menú contextual. 2. En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en la macro que desea asignar. Modificar una macro Antes de modificar una macro (macro: acción o conjunto de acciones utilizados para automatizar tareas. Las macros se graban en el lenguaje de programación de Visual Basic para Aplicaciones.), deberá familiarizarse con el Editor de Visual Basic (Editor de Visual Basic: entorno en el que puede escribir y modificar código y procedimientos de Visual Basic para Aplicaciones. El Editor de Visual Basic contiene un conjunto completo de herramientas de depuración para buscar sintaxis, tiempo de ejecución y problemas lógicos en el código en uso.). Puede utilizar el Editor de Visual Basic para escribir y modificar macros adjuntas a los libros de Microsoft Excel. 1. Si la ficha Programador no está disponible, haga lo siguiente para mostrarla: 1. Haga clic en el Botón Microsoft Office
y, a continuación, haga clic en
Opciones de Excel. 2. En la categoría Más frecuentes, bajo Opciones principales para trabajar con Excel, active la casilla de verificación Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones y, a continuación, haga clic en Aceptar. 2. Para establecer el nivel de seguridad de manera que estén habilitadas temporalmente todas las macros, haga lo siguiente: 1. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Seguridad de macros.
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2. En Configuración de macros, haga clic en Habilitar todas las macros (no recomendado; puede ejecutarse código posiblemente peligroso) y, a continuación, haga clic en Aceptar. NOTA
Para ayudar a evitar que se ejecute código potencialmente peligroso,
recomendamos que vuelva a cualquiera de las configuraciones que deshabilitan todas las macros cuando termine de trabajar con las macros. 3. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Macros. 4. En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en la macro que desea modificar. 5. Haga clic en Modificar. SUGERENCIA Para obtener Ayuda para el Editor de Visual Basic, haga clic en Ayuda de Microsoft Visual Basic en el menú Ayuda o presione F1. Ejecutar una macro Existen varias maneras de ejecutar una macro (macro: acción o conjunto de acciones utilizados para automatizar tareas. Las macros se graban en el lenguaje de programación de Visual Basic para Aplicaciones.). Siempre puede ejecutar una macro utilizando el comando de menú. Dependiendo de cómo esté asignada la ejecución a la macro, puede que también
pueda
ejecutarla
presionando
una
combinación
de
teclas
de
método
abreviado (método abreviado: tecla o combinación de teclas de función, como F5 o CTRL+A, que utiliza para ejecutar un comando. Una tecla de acceso, por lo contrario es un combinación de teclas, como ALT+F, que mueve el enfoque a un menú, comando o control.) con CTRL o haciendo clic en un botón de barra de herramientas o en un área de un objeto, un gráfico o un control. Asimismo, puede ejecutar una macro automáticamente cuando se abre el libro. NOTA
Cuando el nivel de seguridad de macros de Microsoft Office Excel está establecido
en Deshabilitar todas las macros sin notificación, Excel sólo ejecutará las macros firmadas digitalmente o almacenadas en una ubicación de confianza, como por ejemplo la carpeta de inicio de Excel. Si la macro que desea ejecutar no está firmada digitalmente o no está almacenada en una ubicación de confianza, puede cambiar temporalmente el nivel de seguridad para que se habiliten todas las macros.
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1. Si la ficha Programador no está disponible, haga lo siguiente para mostrarla: 1. Haga clic en el Botón Microsoft Office
y, a continuación, haga clic en
Opciones de Excel. 2. En la categoría Más frecuentes, bajo Opciones principales para trabajar con Excel, active la casilla de verificación Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones y, a continuación, haga clic en Aceptar. 2. Para establecer el nivel de seguridad de manera que estén habilitadas temporalmente todas las macros, haga lo siguiente: 1. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Seguridad de macros.
2. En la categoría Configuración de macros, bajo Configuración de macros, haga clic en Habilitar todas las macros (no recomendado; puede ejecutarse código posiblemente peligroso) y, a continuación, haga clic en Aceptar. NOTA
Para ayudar a evitar que se ejecute código potencialmente peligroso,
recomendamos que vuelva a cualquiera de las configuraciones que deshabilitan todas las macros cuando termine de trabajar con las macros. 3. Abra el libro que contiene la macro. 4. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Macros. 5. En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en la macro que desea ejecutar. 6. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Para ejecutar una macro en un libro de Excel, haga clic en Ejecutar. Página 141 de 284
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SUGERENCIA También puede presionar CTRL+F8 para ejecutar la macro. Puede interrumpir la ejecución de la macro presionando ESC.
Para ejecutar una macro desde un módulo de Microsoft Visual Basic, haga clic en Edición y, a continuación, en el menú Ejecutar, haga clic en Ejecutar Sub/UserForm
o presione F5.
SUGERENCIA Puede ejecutar otra macro mientras trabaja en el Editor de Visual Basic. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Macros. En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en la macro que desea ejecutar y, a continuación, en Ejecutar. Ejecutar una macro presionando una combinación de teclas de método abreviado con CTRL 1. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Macros.
2. En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en la macro a la que desea asignar una combinación de teclas con CTRL. 3. Haga clic en Opciones. 4. En el cuadro Tecla de método abreviado, escriba cualquier letra minúscula o mayúscula que desee utilizar. NOTA
La tecla de método abreviado suplantará a cualquier tecla de método
abreviado predeterminada equivalente en Excel mientras esté abierto el libro que contiene la macro. Para obtener una lista de teclas de método abreviado que utilicen la tecla CTRL que ya están asignadas en Excel, vea Teclas de función y de método abreviado de Excel. 5. Para incluir una descripción de la macro, escriba el texto que desee en el cuadro Descripción. Página 142 de 284
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6. Haga clic en Aceptar y, a continuación, en Cancelar. Ejecutar una macro haciendo clic en un botón de la barra de herramientas de acceso rápido 1. Haga clic en el Botón Microsoft Office
y, a continuación, haga clic en Opciones
de Excel. 2. Haga clic en Personalizar y, a continuación, en la lista Comandos disponibles en, seleccione Comandos más utilizados. 3. En el cuadro de lista, haga clic en Ver macros y, a continuación, en Agregar. 4. Haga clic en Aceptar. SUGERENCIA El botón Ver macros se agregará a la barra de herramientas de acceso rápido.
5. En la barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en el botón Ver macros. 6. En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en la macro que desea ejecutar y, a continuación, en Ejecutar. Ejecutar una macro haciendo clic en un área de un objeto gráfico 1. En la hoja de cálculo, seleccione un objeto gráfico existente, como una imagen, una imagen prediseñada, una forma o un gráfico SmartArt. 2. Para crear una zona activa en el objeto existente, en la ficha Insertar, en el grupo Ilustraciones, haga clic en Formas, seleccione la forma que desea utilizar y, a continuación, dibuje dicha forma en el objeto existente.
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3. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la zona activa que ha creado y, a continuación, elija Asignar Macro en el menú contextual (menú contextual: menú que muestra una lista de comandos relacionados con un elemento determinado. Para mostrar un menú contextual, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el elemento, o presione MAYÚS+F10.). 4. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Para asignar una macro al botón u objeto gráfico, haga doble clic en la macro o escriba el nombre de la misma en el cuadro Nombre de la macro.
Para grabar una nueva macro y asignarla al objeto gráfico seleccionado, haga clic en Grabar. Cuando termine de grabar la macro, haga clic en Detener grabación en la ficha Programador en el grupo Código. SUGERENCIA También puede hacer clic en Detener grabación
en el lado
izquierdo de la barra de estado.
Para modificar una macro existente, haga clic en el nombre de la macro, en el cuadro Nombre de la macro y, a continuación, haga clic en Modificar.
5. Haga clic en Aceptar. 6. En la hoja de cálculo, seleccione la zona activa. SUGERENCIA Se mostrarán las Herramientas de dibujo con la ficha Formato.
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7. En la ficha Formato, en el grupo Estilo de forma, haga lo siguiente:
Haga clic en la flecha situada junto a Relleno de forma y, a continuación, haga clic en Sin relleno.
Haga clic en la flecha situada junto a Contorno de forma y, a continuación, haga clic en Sin contorno.
Ejecutar automáticamente una macro al abrir un libro Si graba una macro y la guarda usando el nombre "Auto_Abrir", la macro se ejecutará cada vez que se abra el libro que contiene la macro. Otra forma de ejecutar automáticamente una macro al abrir un libro es escribir un procedimiento de Visual Basic para Aplicaciones (VBA) en el evento Open del libro utilizando el Editor de Visual Basic (Editor de Visual Basic: entorno en el que puede escribir y modificar código y procedimientos de Visual Basic para Aplicaciones. El Editor de Visual Basic contiene un conjunto completo de herramientas de depuración para buscar sintaxis, tiempo de ejecución y problemas lógicos en el código en uso.). El evento Open es un evento de libro integrado que ejecuta su código de macro cada vez que se abre el libro. Crear una macro Auto_abrir 1. Si la ficha Programador no está disponible, haga lo siguiente para mostrarla: 1. Haga clic en el Botón Microsoft Office
y, a continuación, haga clic en
Opciones de Excel. 2. En la categoría Más frecuentes, bajo Trabajar con Excel y con otras aplicaciones de Office, active la casilla de verificación Herramientas para el programador y haga clic en Aceptar. 2. Para establecer el nivel de seguridad de manera que estén habilitadas temporalmente todas las macros, haga lo siguiente: 1. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Seguridad de macros.
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2. En la categoría Configuración de macros, bajo Configuración de macros, haga clic en Habilitar todas las macros (no recomendado; puede ejecutarse código posiblemente peligroso) y, a continuación, haga clic en Aceptar. NOTA
Para ayudar a evitar que se ejecute código potencialmente peligroso,
recomendamos que vuelva a cualquiera de las configuraciones que deshabilitan todas las macros cuando termine de trabajar con las macros. 3. Si desea guardar la macro con un libro determinado, abra primero ese libro. 4. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Grabar macro. 5. En el cuadro Nombre de la macro, escriba Auto_abrir. 6. En la lista Guardar macro en, seleccione el libro en el que desea almacenar la macro. SUGERENCIA Si desea que la macro esté disponible siempre que utilice Excel, seleccione Libro de macros personal. Cuando se elige Libro de macros personal, Excel crea un libro oculto de macros personal (Personal.xlsb), si no existe todavía, y guarda la macro en este libro. En Microsoft Windows XP, este libro se guarda en la carpeta
C:\Documents
and
Settings\ nombre
de
usuario \Datos
de
programa\Microsoft\Excel\XLStart para que se pueda cargar automáticamente cada vez que se inicia Excel. En Microsoft Windows Vista, este libro se guarda en la carpeta C:\Usuarios\ nombre de usuario\Datos de programa\Microsoft\Excel\XLStart. Si desea que se ejecute automáticamente una macro del libro de macros personal en otro libro, también debe guardar ese libro en la carpeta XLStart, de forma que ambos libros se abran cuando se inicie Excel. 7. Haga clic en Aceptar y realice las acciones que desea grabar. 8. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Detener grabación
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.
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SUGERENCIA También puede hacer clic en Detener grabación
en el lado
izquierdo de la barra de estado. NOTAS Si en el paso 6 eligió guardar la macro en Este libro o en Libro nuevo, guarde o
mueva el libro a una de las carpetas XLStart. La grabación de una macro Auto_abrir tiene las limitaciones siguientes:
Muchas de las acciones que quizás desee realizar no se pueden grabar.
Si el libro en el que guarde la macro Auto_abrir ya contiene un procedimiento de VBA en su evento Open, el procedimiento de VBA del evento Open reemplazará todas las acciones contenidas en la macro Auto_abrir.
Las macros Auto_abrir se omiten cuando se abren libros mediante programación utilizando el método Open.
Una macro Auto_abrir se ejecuta antes de que se abra cualquier otro libro. Por lo tanto, si graba acciones que desea que realice Excel en el libro predeterminado Libro1 o en un libro cargado desde la carpeta XLStart, la macro Auto_abrir producirá un error cuando reinicie Excel porque la macro se ejecuta antes de abrir los libros de inicio y el predeterminado. Si encuentra estas limitaciones, en vez de grabar una macro Auto_abrir, debe crear un procedimiento de VBA para el evento Open como se describe en la sección siguiente de este artículo.
Crear un procedimiento de VBA para el evento Open de un libro El ejemplo siguiente utiliza el evento Open para ejecutar una macro al abrir el libro. 1. Si la ficha Programador no está disponible, haga lo siguiente para mostrarla: 1. Haga clic en el Botón Microsoft Office Opciones de Excel.
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y, a continuación, haga clic en
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2. En la categoría Más frecuentes, bajo Trabajar con Excel y con otras aplicaciones de Office, active la casilla de verificación Herramientas para el programador y haga clic en Aceptar. 2. Para establecer el nivel de seguridad de manera que estén habilitadas temporalmente todas las macros, haga lo siguiente: 1. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Seguridad de macros.
2. En la categoría Configuración de macros, bajo Configuración de macros, haga clic en Habilitar todas las macros (no recomendado; puede ejecutarse código posiblemente peligroso) y, a continuación, haga clic en Aceptar. NOTA
Para ayudar a evitar que se ejecute código potencialmente peligroso,
recomendamos que vuelva a cualquiera de las configuraciones que deshabilitan todas las macros cuando termine de trabajar con las macros. 3. Guarde y cierre todos los libros abiertos. 4. Abra el libro al que desea agregar la macro o cree un nuevo libro. 5. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Visual Basic. 6. En la ventana Explorador de proyectos, haga clic con el botón secundario del mouse en el objeto ThisWorkbook y, a continuación, haga clic en Ver código en el menú contextual. SUGERENCIA Si la ventana Explorador de proyectos no está visible, en el menú Ver, haga clic en Explorador del proyecto. 7. En la lista Objeto situada encima de la ventana Código, seleccione Libro.
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De esta manera se crea un procedimiento vacío para el evento Open, como el siguiente: Private Sub Private Sub Workbook_Open() End Sub 8. Agregue al procedimiento las líneas de código siguientes: 9. Private Sub Private Sub Workbook_Open() 10.
MsgBox Date
11.
Worksheets("Hoja1").Range("A1").Value = Date
12. End Sub 13. Cambie a Excel y guarde el libro como libro habilitado para macros (.xlsm). 14. Cierre y vuelva a abrir el libro. Al abrir de nuevo el libro, Excel ejecuta el procedimiento Private Sub Workbook_Open, que muestra la fecha actual en un cuadro de mensaje. 15. Haga clic en Aceptar en el cuadro de mensaje. 16. Observe que la celda A1 de la Hoja1 también contiene la fecha, como resultado de ejecutar el procedimiento Private Sub Workbook_Open.
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LISTAS (Tablas) Para simplificar la administración y el análisis de un grupo de datos relacionados, puede convertir un rango (rango: dos o más celdas de una hoja. Las celdas de un rango pueden ser adyacentes o no adyacentes.) de datos en una tabla de Microsoft Office Excel (denominada anteriormente lista de Excel). Una tabla es un conjunto de filas y columnas que contienen datos relacionados que se administran independientemente de los datos de otras filas y columnas de la hoja de cálculo (hoja de cálculo: documento principal que se utiliza en Excel para almacenar y trabajar con datos. Consta de celdas que se organizan en filas y columnas. Una hoja de cálculo se almacena siempre en un libro.).
De forma predeterminada, cada columna de la tabla tiene el filtrado habilitado en el encabezado de fila para que pueda filtrar u ordenar la tabla rápidamente. Puede agregar una fila de totales (fila de total: fila especial de una lista que proporciona una selección de funciones de agregado que son útiles para trabajar con datos numéricos.) a la tabla que proporcione una lista desplegable de funciones de agregado para cada celda de la fila de totales. Un controlador de tamaño situado en la esquina inferior derecha de la tabla permite arrastrar la tabla hasta que obtenga el tamaño deseado. Para administrar varios grupos de datos, puede insertar varias tablas en la misma hoja de cálculo. No puede crear tablas en un libro compartido (libro compartido: libro configurado para permitir que varios usuarios de una red lo vean y realicen cambios al mismo tiempo. Cada usuario que guarda el libro ve los cambios realizados por los demás usuarios.). Si tiene permisos de acceso y creación en un sitio de Microsoft Windows SharePoint Services, puede utilizarlo para compartir una tabla con otros usuarios. Al exportar datos de una tabla a la lista de SharePoint, otros usuarios podrán ver, modificar y actualizar los datos de la tabla en la lista de SharePoint, y podrá sincronizar los datos de la tabla con esos cambios para mantener la tabla de Excel actualizada. Después de exportar los datos de la tabla a una lista de SharePoint, puede abrir una lista de SharePoint en Excel como de sólo
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lectura: los cambios que desee realizar en los datos sólo se podrán efectuar en el sitio de SharePoint. Puede utilizar las siguientes características para administrar los datos de la tabla: Ordenar y filtrar A la fila de encabezado de una tabla se agregan automáticamente listas desplegables (cuadro de lista desplegable: control de un menú, una barra de herramientas o un cuadro de diálogo que muestra una lista de opciones cuando se hace clic en la flecha que aparece junto al cuadro de lista.) de filtros. Puede ordenar las tablas en orden ascendente o descendente o por colores, o puede crear un criterio de ordenación personalizado. Puede filtrar las tablas para que sólo muestren los datos que satisfacen los criterios que especifique, o puede filtrar por colores. Para obtener más información sobre cómo filtrar u ordenar datos, vea Filtrar datos u Ordenar datos. Aplicar formato a los datos de la tabla Puede dar formato rápidamente a los datos de la tabla aplicando un estilo de tabla predefinido o personalizado. Puede elegir también opciones de estilos rápidos para mostrar una tabla con o sin una fila de encabezado o de totales, para aplicar bandas de filas o columnas con el fin de facilitar la lectura o para diferenciar la primera o última columna de otras columnas de la tabla. Para obtener más información sobre cómo aplicar formato a los datos de una tabla, vea Dar formato a una tabla de Excel. Insertar y eliminar filas y columnas de la tabla Existen varios modos de agregar filas y columnas a una tabla. Puede agregar una fila en blanco al final de la tabla, incluir filas o columnas adyacentes a la hoja en la tabla, o insertar filas y columnas de tabla en el lugar que desee. Puede eliminar filas y columnas cuando sea necesario. También puede quitar rápidamente filas que contengan datos duplicados de una tabla. Para obtener más información sobre cómo agregar o eliminar filas y columnas de una tabla, vea Agregar o quitar filas y columnas de tablas de Excel. Usar una columna calculada Para usar una fórmula que se adapte a cada fila de una tabla, puede crear una columna calculada. La columna se amplía automáticamente para incluir filas adicionales de modo que la fórmula se extienda inmediatamente a dichas filas. Para obtener más información sobre cómo crear una columna calculada, vea Crear, modificar o quitar una columna calculada de una tabla de Excel.
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Mostrar y calcular totales de datos de una tabla
Puede hallar el total
rápidamente de los datos de una tabla mostrando una fila de totales al final de la tabla y utilizando las funciones incluidas en las listas desplegables para cada una de las celdas de la fila de totales. Para obtener más información sobre cómo mostrar y calcular totales de datos en una tabla, vea Total de datos de una tabla de Excel. Usar referencias estructuradas En lugar de usar referencias de celdas, como A1 y R1C1, puede utilizar referencias estructuradas que remitan a nombres de tabla en una fórmula. Garantizar la integridad de los datos En las tablas que no están vinculadas a listas de SharePoint, puede utilizar las características de validación de datos integradas de Excel. Por ejemplo, puede elegir admitir únicamente números o fechas en una columna de una tabla. Para obtener más información sobre cómo garantizar la integridad de los datos, vea Evitar la entrada de datos no válidos en una hoja de cálculo. Crear o eliminar una tabla de Excel Cuando se crea una tabla en Microsoft Office Excel, sus datos se pueden administrar y analizar independientemente de la información que haya fuera de la tabla. Por ejemplo, puede filtrar las columnas de la tabla, agregar filas para totales, aplicar un formato a la tabla y publicar la tabla en un servidor que ejecute Microsoft Windows SharePoint Services 3.0. Cuando ya no necesite una tabla, puede quitarla convirtiéndola de nuevo en un rango o puede eliminarla. Crear una tabla 1. En una hoja de cálculo, seleccione el rango de datos o celdas vacías que desee convertir en una tabla. 2. En la ficha Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.
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Primer parcial
3. Si el rango seleccionado incluye datos que desea mostrar como encabezados de tabla, active la casilla de verificación La tabla tiene encabezados. Los encabezados de tabla muestran nombres predeterminados que se pueden cambiar si no se activa la casilla La tabla tiene encabezados mencionada anteriormente. NOTA
Una vez creada la tabla, se mostrarán las Herramientas de tabla junto con la
ficha Diseño. Las herramientas que contiene la ficha Diseño se pueden utilizar para personalizar o modificar la tabla. Convertir una tabla en un rango de datos 1. Haga clic en cualquier punto de la tabla. SUGERENCIA Se mostrarán las Herramientas de tabla con la ficha Diseño agregada. 2. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Convertir en rango.
SUGERENCIA También se puede hacer clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la tabla, elegir Tabla y, a continuación, hacer clic en Convertir en rango. SUGERENCIA Si, inmediatamente después de crear la tabla, hace clic en Deshacer
en
la barra de herramientas de acceso rápido, la convertirá de nuevo en un rango. Eliminar una tabla 1. En una hoja de cálculo, seleccione una tabla. 2. Presione SUPR. SUGERENCIA También puede hacer clic en Deshacer
en la barra de herramientas
de acceso rápido para eliminar una tabla que acaba de crear.
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Primer parcial
Convertir una tabla de Excel en un rango de datos Puede quitar una tabla de Excel convirtiéndola en un rango de datos. 1. Haga clic en cualquier punto de la tabla. SUGERENCIA Se mostrarán las Herramientas de tabla con la ficha Diseño agregada. 2. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Convertir en rango.
SUGERENCIA También se puede hacer clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la tabla, elegir Tabla y, a continuación, hacer clic en Convertir en rango. SUGERENCIA También puede hacer clic en Deshacer
en la barra de herramientas
de acceso rápido para convertir una tabla que acaba de crear a partir de un rango. Total de datos de una tabla de Excel Los datos de una tabla de Microsoft Office Excel se pueden sumar rápidamente. Para ello, muestre una fila de totales al final de la tabla y, a continuación, utilice las funciones que se incluyen en las listas desplegables para cada una de las celdas de la fila de totales. 1. Haga clic en cualquier punto de la tabla. SUGERENCIA Se mostrarán las Herramientas de tabla con la ficha Diseño agregada. 2. En la ficha Diseño, en el grupo Opciones de estilo, active la casilla de verificación Fila Total.
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La fila de totales aparece como la última fila de la tabla y muestra la palabra
Total en la celda situada más a la izquierda. 3. En la fila de totales, haga clic en la celda de la columna para la que desea calcular un total y, a continuación, haga clic en la flecha de lista desplegable que aparece. 4. En la lista desplegable, seleccione la función que desea utilizar para calcular el total. SUGERENCIA Las fórmulas que puede utilizar en la fila de totales no se limitan a las funciones de la lista. Puede escribir cualquier fórmula que desee en cualquier celda de fila de totales. NOTAS Cuando escriba una fórmula en la fila situada justo debajo de una tabla sin una fila de totales, la fila de totales se mostrará con la fórmula y sin la palabra Total. Crear, modificar o quitar una columna calculada de una tabla de Excel En una tabla de Microsoft Office Excel, se puede crear rápidamente una columna calculada. Este tipo de columnas utiliza una sola fórmula ajustada a cada fila. La columna se amplía automáticamente para incluir filas adicionales para que la fórmula se extienda inmediatamente a dichas filas. Sólo es necesario escribir una vez la fórmula. No hace falta utilizar los comandos Rellenar o Copiar. Se puede escribir fórmulas adicionales en una columna calculada como excepciones pero, si es necesario, Excel notificará cualquier incoherencia para darle la oportunidad de resolverlas. También puede actualizar la fórmula de una columna calculada editando esta última.
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Crear una columna calculada 1. Haga clic en una columna de tabla en blanco que desea convertir en una columna calculada. SUGERENCIA Si es necesario, inserte una columna nueva en la tabla. Seleccione una columna de tabla a la izquierda de la cual desea insertar una columna de tabla vacía. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha que aparece junto a Insertar y, a continuación, haga clic en Insertar columnas de tabla a la izquierda. También puede hacer clic con el botón secundario del mouse (ratón) en una celda de la columna de tabla, hacer clic en Insertar y, a continuación, hacer clic en Columnas de la tabla a la izquierda. 2. Escriba la fórmula que desea utilizar. La fórmula escrita se rellena automáticamente en todas las celdas de la columna, tanto por encima como por debajo de la celda activa. NOTAS Al copiar o rellenar una fórmula en todas las celdas de una columna de tabla en blanco también se crea una columna calculada. Si escribe una fórmula en una columna debajo de la tabla, se creará una columna calculada, pero las filas que se encuentran fuera de la tabla no se podrán utilizar en una referencia de tabla. Si escribe o mueve una fórmula a una columna de tabla que ya contiene datos, no se creará automáticamente una columna calculada. Sin embargo, se mostrará el botón Opciones de Autocorrección para ofrecerle la posibilidad de sobrescribir los datos y permitir la creación de la columna calculada. Si copia una fórmula en una columna de tabla que ya contiene datos, esta opción no estará disponible. Puede deshacer rápidamente una columna calculada. Si utilizó el comando Rellenar o CTRL+ENTRAR para rellenar una columna completa con la misma fórmula, haga clic en el botón Deshacer
de la barra de herramientas de acceso rápido. Si escribió o
copió una fórmula en una celda de una columna en blanco, haga clic dos veces en el botón Deshacer
.
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Incluir excepciones de columna calculada Una columna calculada puede incluir fórmulas que son diferentes de la fórmula de columna, lo que crea una excepción que aparecerá claramente indicada en la tabla. De este modo, se pueden detectar y resolver fácilmente incoherencias involuntarias. Las excepciones de columna calculada se crean al realizar las acciones siguientes: Escribir datos que no son fórmulas en una celda de columna calculada. Escribir una fórmula en una celda de columna calculada y, a continuación, hacer clic en el botón Deshacer
de la barra de herramientas de acceso rápido.
Escribir una nueva fórmula en una columna calculada que ya contiene una o varias excepciones. Copiar datos en la columna calculada que no coinciden con la fórmula de columna calculada. NOTA
Si los datos copiados contienen una fórmula, ésta sobrescribirá los datos de
la columna calculada. Eliminar una fórmula de una o varias celdas de la columna calculada. NOTA
Esta excepción no se marca.
Mover o eliminar una celda de otra área de hoja de cálculo a la que hace referencia una de las filas de una columna calculada. Modificar una columna calculada En una columna calculada que no contenga excepciones, siga uno de los procedimientos siguientes: Haga clic en cualquier celda y, a continuación, modifique la fórmula de dicha celda. Copie otra fórmula en cualquier celda de la columna calculada. NOTAS
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Si modifica o copia más de una fórmula, la columna no se actualizará, pero Excel notificará cualquier incoherencia para que pueda resolverla. Si modifica una fórmula en una columna calculada que contiene excepciones, Excel no podrá actualizar automáticamente la columna. Sin embargo, se mostrará el botón Opciones de Autocorreción para ofrecerle la posibilidad de sobrescribir todas las fórmulas de dicha columna con la fórmula modificada y permitir la creación de la columna calculada. Eliminar una columna calculada 1. Para eliminar una columna calculada entera, seleccione la columna calculada. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la opción Eliminar.
SUGERENCIA También puede presionar SUPRIMIR.
Agregar o quitar filas y columnas de tablas de Excel Después de crear una tabla de Microsoft Office Excel en la hoja de cálculo, agregar columnas y filas es muy fácil. Puede agregar una fila en blanco al final de la tabla, incluir filas o columnas de la hoja de cálculo adyacentes a la tabla, o insertar filas y columnas de tabla en el lugar que desee. Puede eliminar filas y columnas cuando sea necesario. También puede quitar rápidamente filas que contengan datos duplicados de una tabla. Agregar una fila en blanco al final de la tabla Seleccione cualquier celda de la última fila de la tabla y presione ENTRAR.
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SUGERENCIA Al presionar la tecla TAB en la última celda de la última fila también se agrega una fila en blanco al final de la tabla. Si en la tabla aparece una fila de totales, al presionar la tecla TAB en la última celda de esa fila no se agrega una nueva fila. Incluir una fila o columna de la hoja de cálculo en una tabla Siga uno de los procedimientos siguientes: Para incluir una fila de hoja de cálculo en la tabla, escriba un valor o texto en una celda que esté situada justo debajo de la tabla. Para incluir una columna de hoja de cálculo en la tabla, escriba un valor o texto en una celda que sea adyacente a la derecha de la tabla. Para incluir filas o columnas de la hoja de cálculo usando el mouse (ratón), arrastre el controlador de tamaño de la esquina inferior derecha de la tabla hacia abajo para seleccionar filas y hacia la derecha para seleccionar columnas.
Cambiar el tamaño de una tabla 1. Haga clic en cualquier punto de la tabla. SUGERENCIA Se mostrarán las Herramientas de tabla con la ficha Diseño agregada. 2. En la ficha Diseño, en el grupo Propiedades, haga clic en Ajustar el tamaño de la tabla.
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3. En el cuadro Seleccionar el nuevo rango de datos para la tabla, escriba el rango que desea utilizar en la tabla. SUGERENCIA También puede hacer clic en el botón Contraer diálogo
a la
derecha del cuadro Seleccionar el nuevo rango de datos para la tabla y, a continuación, seleccionar el rango que desea usar en la tabla de la hoja de cálculo. Cuando haya terminado, vuelva a hacer clic en el botón Contraer diálogo para mostrar todo el cuadro de diálogo. SUGERENCIA Para cambiar el tamaño de una tabla con el mouse, arrastre el controlador triangular de tamaño de la esquina inferior derecha de la tabla hacia arriba, hacia abajo, a la derecha o a la izquierda para seleccionar el rango que desea usar en la tabla.
Insertar una fila o columna de tabla 1. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Para insertar una o varias filas de tabla, seleccione las filas por encima de las cuales desea insertar las filas en blanco. SUGERENCIA Si selecciona la última fila, también puede insertar una fila por encima o por debajo de la fila seleccionada.
Para insertar una o varias columnas de tabla, seleccione las columnas a la izquierda de las cuales desea insertar una o varias columnas en blanco. Página 160 de 284
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SUGERENCIA Si selecciona la última columna, también puede insertar una columna a la izquierda o a la derecha de la columna seleccionada. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha que aparece junto a Insertar.
3. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Para insertar filas de tabla, haga clic en Insertar filas de tabla encima.
Para insertar una fila de tabla debajo de la última fila, haga clic en Insertar fila de tabla debajo.
Para insertar columnas de tabla, haga clic en Insertar columnas de tabla a la izquierda.
Para insertar una columna de tabla a la derecha de la última columna, haga clic en Insertar columna de tabla a la derecha. SUGERENCIA También puede hacer clic con el botón secundario del mouse en una o más filas o columnas y seleccionar Insertar en el menú contextual y, después, la acción que desee llevar a cabo en la lista de opciones. O bien, puede hacer clic con el botón secundario del mouse en una o más celdas de una fila o columna de tabla, seleccionar Insertar y, a continuación, hacer clic en Filas de la tabla o en Columnas de la tabla.
Eliminar filas o columnas de una tabla 1. Seleccione las filas o columnas de tabla que desea eliminar. SUGERENCIA También puede seleccionar simplemente una o varias celdas en las filas o en las columnas de tabla que desee eliminar.
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2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha que aparece junto a Eliminar y, a continuación, haga clic en Eliminar filas de tabla o en Eliminar columnas de tabla.
SUGERENCIA También puede hacer clic con el botón secundario del mouse en una o varias filas o columnas, elegir Eliminar en el menú contextual y, a continuación, hacer clic en Columnas de la tabla o en Filas de la tabla. O bien, puede hacer clic con el botón secundario del mouse en una o varias celdas de una fila o columna de tabla, elegir Eliminar y, por último, hacer clic en Filas de la tabla o en Columnas de la tabla. Quitar filas duplicadas de una tabla De la misma manera que puede quitar duplicados de cualquier conjunto de datos seleccionados en Excel, los duplicados de una tabla se pueden quitar fácilmente. 1. Haga clic en cualquier punto de la tabla. SUGERENCIA Se mostrarán las Herramientas de tabla con la ficha Diseño agregada. 2. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Quitar duplicados.
3. En el cuadro de diálogo Quitar duplicados, bajo Columnas, seleccione las columnas que contienen los duplicados que desea quitar.
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SUGERENCIA También puede hacer clic en Anular selección y, a continuación, seleccionar las columnas que desee; o hacer clic en Seleccionar todo para seleccionar todas las columnas. NOTA
Los duplicados que quite se eliminarán de la hoja de cálculo. Si elimina
inadvertidamente datos que desea conservar, puede hacer clic en Deshacer
en la barra
de herramientas de acceso rápido para restaurar los datos eliminados. También puede usar formatos condicionales para resaltar los valores duplicados antes de quitarlos. Para obtener más información, vea Agregar, cambiar o borrar formatos condicionales. Activar o desactivar los encabezados de tabla de Excel Cuando se crea una tabla, los encabezados de la misma se agregan automáticamente y se muestran
de
forma
predeterminada.
Los
encabezados
muestran
los
nombres
predeterminados que se pueden cambiar en la hoja de cálculo, o bien, si especificó que la tabla contiene encabezado, muestran los datos de encabezado presentes en la hoja de cálculo. Cuando se muestran los encabezados de la tabla, éstos permanecen visibles con los datos de las columnas de la tabla y reemplazan a los encabezados de la hoja de cálculo al desplazarse por una tabla larga. Si no desea ver los encabezados de la tabla, puede desactivarlos. 1. Haga clic en cualquier lugar de la tabla. SUGERENCIA Se mostrarán las Herramientas de tabla con la ficha Diseño agregada. 2. En el grupo Opciones de estilo de la tabla de la ficha Diseño, desactive o active la casilla de verificación Fila de encabezado para ocultar o mostrar los encabezados de tabla.
NOTAS
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Al desactivar los encabezados de tabla, la función Autofiltro del encabezado de tabla y los filtros aplicados se quitan de la tabla. Si se agrega una columna nueva cuando no se muestran los encabezados de tabla, el nombre del encabezado de tabla nuevo no se puede determinar por una serie de relleno basada en el valor del encabezado de tabla que se encuentra directamente a la izquierda de la nueva columna. Esto sólo funciona cuando están visibles los encabezados de tabla. En su lugar, se agrega un encabezado de tabla predeterminado que se puede cambiar cuando se muestren los encabezados de tabla. Aunque es posible hacer referencia a encabezados de tabla que están desactivados en fórmulas, no podrá hacerlo seleccionándolos. Las referencias de una tabla a un encabezado de tabla oculto devuelven valores cero (0). Sin embargo, los encabezados no cambian y, cuando se muestra de nuevo el encabezado de tabla oculto, se devuelven los valores de encabezado de tabla. El resto de referencias (como las referencias de estilo A1 o FC) realizadas en la hoja de cálculo al encabezado de tabla se ajustan cuando el encabezado de tabla está desactivado y puede producir que las fórmulas devuelvan resultados inesperados. Imprimir una tabla de Excel Si los datos que desea imprimir se encuentran en una tabla de Microsoft Office Excel, se puede imprimir únicamente la tabla de Excel. 1. Haga clic en una celda de la tabla para activar la tabla. 2. Haga clic en el botón de Microsoft Office
y, a continuación, haga clic en
Imprimir. Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+P. 3. En Imprimir, haga clic en Tabla.
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MICROSOFT PROJECT CREAR UN ARCHIVO
Inicie el programa En el Menú Inicio haga clic en la opción Nuevo
En el
cuadro de diálogo que aparece en la parte izquierda de la pantalla seleccione si va a generar un nuevo proyecto o va a utilizar uno existente
En este se debe la
momento definir si
programación se hará a partir desde la fecha de finalización o de la fecha de inicio del proyecto. (Para un proyecto programado desde la fecha de finalización, las tareas que no
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requieran una fecha específica se programarán lo más tarde posible, en lugar de hacerlo lo más pronto posible). Cuando ya tenga toda la información clara:
Haga clic en Proyecto – Información del Proyecto
En
el cuadro diálogo aparece
de que
escriba: Fecha de comienzo escriba la fecha de comienzo del proyecto. El programa calculará automáticamente la fecha de fin. Programar a Partir de Escoja si va a utilizar la programación desde el inicio o desde el final del proyecto Cuando se programa desde el final del proyecto la fecha que debe ponerse es en el cuadro Fecha de Fin y dejar constante la Fecha Inicio del Proyecto Por defecto el programa utilizará la fecha del día que aparece en el cuadro Fecha de Hoy para iniciar la programación. Si usted desea iniciar desde otra fecha modifíquela.
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Cuando haya terminado haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo
DEFINIR EL CALENDARIO DEL PROYECTO Microsoft Project proporciona tres calendarios base. Estos calendarios son plantillas de calendario que se pueden aplicar a un conjunto de recursos, de tareas o al proyecto en general. Estándar: está establecido de lunes a viernes, de 9:00 a.m. a 7:00 p.m. con una hora libre a medio día. Este es el calendario predeterminado que utiliza el programa para el proyecto, las tareas y los recursos. Turno de Noche: El calendario laboral está establecido desde las 11:00 p.m. hasta las 8:00 a.m. cinco días a la semana, con una hora libre de 3:00 a 4:00 de la mañana. 24 horas: está determinado para períodos de 24 horas todos los días de la semana, sin detenerse.
Para modificar cualquiera de estos calendarios según las necesidades del proyecto:
Haga clic en Herramientas – Cambiar Calendario Laboral
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Para el
hacer
cambio de calendario, es recomendable saber cuales son los días de descanso que afectan la programación y las horas de trabajo que se vaya a implementar en el proyecto. Se debe tener en cuenta que el calendario del proyecto es diferente al de las tareas y los recursos. Aunque en casi todo proyecto, estos tres calendarios coinciden.
Aparecerá, entonces, un cuadro de dialogo donde usted debe decidir: si modificará algún calendario base o va a crear uno totalmente nuevo.
Para Modificar Un Calendario Base En el cuadro Para Calendario, seleccione el nombre del calendario base que desea modificar.
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Sí solo desea modificar un día: En la casilla Excepciones escriba el nombre con que identifique el cambio, en las casillas de Comienzo y Fin escriba las fechas donde vaya a realizar el cambio. Estas excepciones no necesariamente tienen que durar un día, usted puede escribir la duración de varios días, semanas o meses.
Clic en Detalles. En el cuadro que aparece escriba la información sobre la excepción Si usted marca la excepción como un día laborable, inmediatamente se activará la opción Desde y Hasta. Para escribir la información en este cuadro, haga clic en la casilla donde desea escribir y presione la tecla F2.
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Para terminar clic en aceptar Si desea modificar un día de la semana: Resalte el día de la semana que desea cambiar presionado la techa Shift (Mayúsculas) y desplazándose con las fechas.
En la pestaña Semanas Laborales escriba el nombre para su identificación
Clic en Detalles.
En el siguiente cuadro escriba las características de esta semana y por último de clic en Aceptar.
En cada uno de los anteriores casos observe que el cambio que hizo aparece resaltado con un color diferente según el tipo de información que usted haya ingresado. En el cuadro de diálogo del calendario, puede observar la convención que utiliza Project para cada caso. Para Crear Un Calendario Nuevo Lo más recomendable es cada que se vaya a crear un nuevo proyecto, crear un calendario donde se defina los días que se van a trabajar, días que tiene un mes, horas a la semana, etc. Para esto lleve a cabo los siguientes pasos:
Clic en Herramientas – Opciones Clic en Calendario. En el cuadro de diálogo que aparece defina las condiciones para el proyecto Página 170 de 284
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Cuando haya terminado, dé clic en Aceptar. Abra nuevamente el menú Herramientas – Cambiar calendario Laboral. Haga clic en Crear Calendario
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En el cuadro Nombre escriba el nombre con el que vaya a identificar el calendario del proyecto. Seleccione la opción Crear nuevo calendario base o active la opción hacer una copia del calendario base si desea adaptar un calendario existente. Clic en Aceptar
En la pestaña Semana laborales escriba un nombre que identifique el calendario y la duración Clic en Detalles Defina el calendario a utilizar en todo el proyecto.
Se debe tener en cuenta que cada que defina las condiciones de un día (ejemplo: lunes, domingo) debe dar clic en Aceptar para que Project vaya almacenando la información Cuando toda la información haya sido ingresada, el calendario aparecerá con otro color diferente al que tenía inicialmente. Se debe tener cuidado de cambiar el calendario de todo el proyecto. El error más frecuente es generar los cambios en una sola semana.
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COMO APLICAR UN CALENDARIO BASE AL PROYECTO
Clic en Proyecto – Información del Proyecto En el cuadro Calendario, seleccione el nombre del calendario base que se aplicará al proyecto. Clic en Aceptar.
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AGREGAR TAREAS AL PROYECTO Por defecto, cuando se abre Microsoft Project aparece el Diagrama de Gantt. Si esto no ocurre haga clic en Ver – Diagrama de Gantt
Teniendo esta vista abierta escriba el Nombre de las Tareas en el campo Nombre Pulse Enter para Enter para continuar con la siguiente
El programa le mostrará una duración de 1día?. Con el fin de recordarle que debe ingresar el periodo de duración de la actividad. El signo de interrogación interrogación significa que la duración de las actividades es ESTIMADA
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IMPORTAR TAREAS DESDE UNA HOJA DE EXCEL Una forma adecuada de automatizar el proceso de programación es hacer que las personas involucradas en él, utilicen Excel para crear sus listas de tareas y, de este modo, importar las hojas al Diagrama de Gantt de Microsoft Project. Para esto la única condición que se exige es que las columnas estén el mismo orden que en la tabla de diagrama de Gantt. El proceso de importación de tareas es el siguiente:
Abrir Excel Clic en Archivo – Nuevo Clic en Soluciones hoja de cálculo (o cálculo (o en Marmóreo o F7 dependiendo de la versión de Excel que esté manejando) Haga doble clic en Plantilla de Información de listas de tareas de Microsoft Project. Project. La Plantilla crea un archivo con columnas que corresponde al Diagrama de Gantt predeterminado de Project.
Escriba las tareas y la información necesaria y luego guarde el archivo. Cuando ya haya escrito toda la información del proyecto, vuelva a Microsoft Project.
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Haga clic en Abrir Abrir y vaya a la ubicación del equipo donde haya guardado la lista de tareas en Excel. En el cuadro Tipo de Archivos Archivos seleccione los libros de Microsoft Excel (con extensión *.xls)
Haga doble clic en el archivo y le aparecerá el Asistente para Importación.
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Haga clic en Siguiente Haga clic en la Plantilla de Excel del proyecto y proyecto y a continuación clic en siguiente. Especifique si desea importar el archivo como un nuevo proyecto, anexar las tareas al proyecto activo o combinar los datos en el proyecto activo.
A continuación haga clic en Finalizar.
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ORGANIZACIÓN DE LAS TAREAS EN UN ESQUEMA En este punto ya se debe haber establecido la secuencia secuencia de la lista li sta de tareas, por lo tanto el programa está preparado para organizar las tareas con una estructura jerárquica desde la perspectiva más amplia a la más detallada. Las tareas se dividen en dos tipos:
Tarea de Resumen: Resumen: Son tareas con un nivel superior al de las otras tareas. Normalmente estas tareas representan los capítulos en los que se compone el proyecto. Ejemplo: preliminares, concretos, etc.
Subtareas: Subtareas: Son tareas que figuran por debajo de las tareas de resumen. Estas son tareas reales asignadas a recursos. A su vez estas subtareas pueden ser tareas de resumen de otras subtareas. Ejemplo: Excavación de 0 – 2 m, instalación de mesón de acero inoxidable.
1. Convertir una tarea en una subtarea:
Señala la tarea que vaya a modificar En Proyecto haga Proyecto haga clic en Esquema Clic en Aplicar Sangría.
Se aplicará Sangría a la tarea señalada. La tarea superior se convertirá en una tarea de resumen. Las tareas de resumen aparecen en Negrilla y se muestran en el área del gráfico como una barra negra. Para aplicar y quitar sangrías ya deben estar escritas todos los capítulos (tareas resumen de actividades). IMPORTANTE: Existe una forma más ágil de aplicar sangrías a las tareas:
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Señale toda la fila de la tarea que vaya a convertir en una subtarea Haga clic en el botón derecho del Mouse Clic en Aplicar sangría
Para anular la sangría simplemente seleccione la tarea que desee, repita el anterior procedimiento pero al final haga clic en Anular Sangría.
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Al generar tareas y subtareas aparecen los signos más y menos que permiten mostrar y ocultar las subtareas. 2. Insertar la tarea resumen del proyecto
Haga clic en Herramientas – Opciones Clic en Vista En Opciones de Esquema active la opción Mostrar Tarea de Resumen del Proyecto
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COMO TENER ACCESO A LA INFORMACION DEL PROYECTO Existen más de 20 vistas integradas en Microsoft Project, unas asociadas con tareas, otras con recursos y otras con asignaciones. Las vistas más utilizadas están disponibles en el menú Ver. Pero se pueden encontrar todas las vistas en el Menú Ver – Más Vistas
Para cambiar a una vista diferente a la que se muestra en la pantalla: 1. Haga clic en el menú Ver y observe la parte superior del menú para ver si aparece la vista que necesita. 2. Si aparece en la lista, haga clic en el Nombre. 3. Si no aparece haga clic en Más Vistas. Aparecerá la lista completa de las Vistas que se encuentran disponibles. 4. Haga doble clic en la vista que desea y aparecerá en el área de trabajo, sustituyendo la anterior
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Cambiar de una vista a otra no modificará los datos, simplemente reemplazara la anterior forma de ver los datos. Como se mencionó anteriormente, en el menú Ver aparecen las vistas más utilizadas, sin embargo es posible que las necesidades de cada proyecto sean diferentes y se desee cambiar la configuración del menú, para hacerlo:
En el Menú Ver – Mas Vistas Seleccione la Vista que desea mostrar y haga clic en Modificar. Aparecerá el cuadro de dialogo Definición de una vista en el cual debe activar la casilla Mostrar en el Menú.
Para eliminarlas de menú Ver se hace el mismo procedimiento y se quita la verificación de Mostrar en el Menú.
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ESCALAS TEMPORALES La escala temporal aparece en el área del gráfico de un proyecto. Project puede mostrar hasta tres escalas de tiempo cada una de ellas llamadas nivel. Por ejemplo: Año – Mes – Semana, Año – Semana - Día. El nivel superior muestra el periodo de tiempo más extenso y el nivel inferior muestra el período de tiempo más detallado. La escala temporal predeterminada muestra dos niveles: días dentro semanas Para definir las opciones de la escala temporal, siga estos pasos:
Muestre en la pantalla una vista que contenga una escala temporal. (El más conveniente es utilizar el Diagrama de Gantt) Clic en Formato – Escala temporal
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Aparecerá el cuadro de diálogo Escala Temporal que tiene cuatro fichas: Nivel Superior, Nivel Intermedio, Nivel Inferior y Periodo No Laborable.
El nivel intermedio es el que generalmente se modifica según los requerimientos de la programación, lo más común es mostrar la programación en semanas y días.
TABLAS Todos los diagramas tienen una tabla predeterminada definida por defecto. El programa Project permite cambiar la tabla para los tipos de vistas a los que están relacionados o modificar una tabla existente para agregar, cambiar o quitar las columnas. Para cambiar la tabla de una vista:
Haga Clic en Ver – Tabla
Si la tabla aparece en el submenú, haga clic en el nombre. Si no aparece haga clic en Más Tablas. En el cuadro de dialogo que aparece, haga clic en la tabla que desee.
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La
tabla se puede modificar con los datos que se necesiten. Para esto se lleva a cabo el mismo procedimiento explicado anteriormente y en el cuadro de dialogo Mas Tablas haga clic en Modificar. Usted puede insertar o eliminar toda la información que quiera. Recuerde que esta información no se perderá sino que quedará oculta en la base de datos del archivo.
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Si desea eliminar una columna desde el escritorio, haga clic sobre el Encabezado de la columna y pulse la tecla Suprimir. La columna desaparecerá, pero seguirá existiendo en la base de datos y puede recuperarse en cualquier momento. ORDENAR LA INFORMACIÓN EL PROYECTO Cuando se vaya a ordenar una tabla lo podemos hacer en orden alfabético o numérico basándose en un campo en particular. Por Ejemplo: Se podría organizar las tareas por Fecha de Inicio, por Duración, por Predecesoras, etc. Los pasos para ordenar la información de un proyecto son:
Muestre la vista donde aparezca la información que va a ordenar. Haga clic en Proyecto – Ordenar En el submenú que aparece se muestran los campos más utilizados. Si desea ordenar por otro campo que no se muestre en el submenú haga clic en Ordenar por.
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Aparecerá el cuadro de diálogo Ordenar y las opciones que tiene para ordenar la información.
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Si
no está seguro de querer cambiar la numeración de las actividades del proyecto, asegúrese que la casilla Renumerar Tareas Permanentemente este desactivada. DEFINIR LA DURACIÓN DE LAS TAREAS En el momento en que escriba una tarea, Project le asignará una duración estimada de 1 día, simplemente para tener algo que mostrar en el Diagrama de Gantt. Todos los valores del campo Duración que vayan acompañados de un signo de interrogación se consideran como duraciones estimadas. Las duraciones pueden ser escritas en:
Minutos (m o min) Horas (h o hr) Días (d o dí) Semanas (S o sem) Meses (me o ms)
Para escribir la duración de las tareas:
Muestre el Diagrama de Gantt En el campo duración de cada tarea, escriba el periodo estimado que se demorará para ejecutarse (Si quiere puede agregarle un signo de interrogación para indicar que es la duración estimada) Pulse Enter.
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Con este procedimiento se irán creando las barras del diagrama de Gantt. Las fechas del diagrama se calcularán automáticamente, según las fechas que se definieron en la información del proyecto. Mientras no se hayan configurado las dependencias de tareas vinculando predecesoras y sucesoras, la fecha de todas las tareas será la misma que la fecha desde la que se va a programar el proyecto Si quiere que una tarea dure una cantidad de tiempo específica, independiente de los días laborales, se puede escribir una duración transcurrida. Este tipo de tareas es utilizado generalmente en actividades que después de iniciadas no pueden detenerse o que son independientes de las programaciones del proyecto, Por ejemplo: Fraguado de Concreto, Secar Pintura, etc. Las duraciones transcurridas se programan 24 horas al día, 7 días a la semana, hasta que finalicen. Para especificar una duración transcurrida se debe escribir una t después de la unidad de duración, por ejemplo: 3dt para tres días transcurridos Para las duraciones normales es necesario especificar a parte del calendario diario del proyecto, las condiciones con las que va a trabajar el programa, así en el momento en que se omita alguna información el pueda trabajar con esta. Los pasos para establecer las condiciones de tiempo específicas de cada proyecto son:
Hacemos clic en Herramientas – Opciones
En la pestaña Calendario, escriba las condiciones del proyecto.
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Clic en Predeterminar Clic en Aceptar
ESTABLECER DEPENDENCIA DE TAREAS Para establecer el tipo de dependencia entre las tareas de un proyecto, se debe tener en cuenta estas cuatro relaciones:
Fin a Comienzo (FC): La tarea sucesora no puede comenzar hasta que finalice la tarea predecesora
Fin a Fin (FF): La tarea sucesora no puede finalizar hasta que no finalice la predecesora.
Comienzo a Comienzo (CC): La tarea sucesora no puede comenzar hasta que comience la tarea predecesora.
Comienzo a Fin (CF): La tarea sucesora no puede finalizar hasta que comience la tarea predecesora. Este tipo de vínculo no se utiliza normalmente, aunque este disponible.
Las dependencias entre tareas se crean siguiendo estos pasos:
Muestre el Diagrama de Gantt (La dependencia de tareas puede generarse en cualquiera de las hojas de tareas, pero en el Diagrama de Gantt es donde mejor se observa el efecto de los vínculos) En la tabla de este gráfico por defecto aparece la opción de tareas predecesoras.
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Para definir estas relaciones existen dos métodos: Escribir directamente la identificación numérica de la actividad predecesora en la sucesora o resaltar la tarea sucesora y predecesora, luego entrar en el Menú Edición y dar clic en la opción Vincular Tareas. Si una tarea tiene varias actividades predecesoras se señalan todas y se realiza el mismo procedimiento enumerado anteriormente o se escriben todas las identificaciones numéricas de las actividades predecesoras separadas por comas.
Cuando una tarea se programa con tiempo de adelanto este se expresa como un valor negativo, que puede ser un porcentaje de la actividad predecesora (-25%) o un período de tiempo específico (-4d). Para escribir esta programación directamente sobre la hoja del Diagrama, en la casilla de la actividad sucesora se debe poner el tipo de vínculo existente y el tiempo de adelanto. Ejemplo: 3FC – 2
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Haciendo doble clic sobre el vinculo de las tareas y aparecerá la información de dependencias. En este cuadro se puede cambiar automáticamente las relaciones entre actividades.
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CREACIÓN DE HITOS EN UN ESQUEMA Los hitos indican el comienzo o el fin de tareas importantes o de entregas del proyecto. Para crear hitos hay dos formas. La más fácil es escribir el hito como una tarea (Por ejemplo: construcción primer piso completo) y ponerle una duración de cero (0), por ejemplo: Entrega de Planos. Sin embargo el hito no tiene duración cero, por lo tanto la otra forma es convertir una tarea un hito, de la siguiente forma:
Sobre el nombre de la tarea resumen, se da doble clic para que aparezca el recuadro con la información de la tarea En la pestaña Avanzado, se activa la casilla Marcar la tarea como un Hito
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Los hitos aparecerán en la fecha límite de la tarea, aunque las fechas de inicio y fin permanecerán en la base de datos del programa sin sufrir alteraciones. Se debe tener en cuenta que una tarea con subtareas (o sea, cuando se le haya aplicado sangría), aunque se señale como hito no aparecerá en la pantalla con la convención de hito.
CONFIGURACION DE RECURSOS Microsoft Project es una buena herramienta para analizar si los recursos de un proyecto están sobreasignados desde el momento de su concepción. Al asignar los recursos al programa, las tareas se recalculan según el esfuerzo que deben llevar a cabo. Una programación que se extienda más allá del límite propuesto inicialmente, debe revaluarse en cuanto al número de horas de trabajo o cantidad de recursos. PARA ASIGNAR RECURSOS MANUALMENTE Hay varias formas para asignar recursos, usted puede escoger con la que mejor trabaje. 1. Primera Forma
En el Diagrama de Gantt, haga doble clic sobre la tarea a la que le asignará el recurso. Aparecerá el cuadro de diálogo Información de la Tarea.
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Clic en la pestaña Recursos donde aparecerá una tabla en blanco. En esta tabla puede asignar los recursos de cada tarea y la unidad de asignación.
Las unidades de asignación se escriben en porcentaje o en números enteros según la configuración establecida por el programador y significan la proporción del recurso que se aplica a la actividad (Por ejemplo: Se tiene una Concretadora para realizar columnas y vigas, si la concretadora estará ocupada por la mañana en las columnas y por la tarde en vigas, entonces se utilizará 50% o 0.5 en cada una de las actividades). Si los recursos que se están asignando son materiales la unidad de asignación ya no es en porcentaje sino en las unidades como se paga las actividades, Por ejemplo: Para acero la unidad es el Kilogramo o 1 Kg/ml
Segunda Forma:
Estando en el Diagrama de Gantt haga Clic en Ver – Hoja de Recursos En la tabla que aparece, escriba todos los recursos que utilizará en la ejecución del proyecto.
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Al terminar de llenar esta tabla vuelva al Diagrama de Gantt Señale la actividad a la que le vaya asignar los recursos Haga clic en Herramientas – Asignar Recursos
Aparece un cuadro donde están todos los recursos que usted ha escrito.
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Para asignar los recursos, señale los que se apliquen a la actividad y haga clic en Aceptar.
Todos los recursos que se asignen a la actividad aparecen señalados por medio de un chulo en la parte izquierda y en la parte superior de la lista.
Para continuar asignando recursos solo señale la siguiente actividad, sin cerrar el cuadro de diálogo y repita el procedimiento. Página 198 de 284
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Tercera Forma:
En el diagrama de Gantt desplácese hasta la columna Nombre de los Recursos
Allí puede escribir los recursos directamente a la actividad. Para asignar la cantidad de recursos, es decir, la capacidad máxima se escriben los números dentro de un corchete y un recurso se separa de otro por medio de punto y coma.
Si escribe una lista con varios
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recursos, es recomendable ordenarla alfabéticamente para evitar que un recurso se encuentre varias veces en la lista. Para esto: Vaya a la tabla de recursos y seleccione en el menú Proyecto - Ordenar
Haga clic en Ordenar Por
En el cuadro de diálogo que aparece, escriba como primer criterio NOMBRE y luego de clic en Ordenar
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Teniendo la lista organizada por nombres podrá identificar cuales están repetidos y borrarlos.
Después de tener todos los recursos asignados se debe verificar que no haya sobreasignaciones. Una sobreasignación significa que el recurso está trabajando en un solo día, mas horas de las que puede. Para esto hay dos métodos. Primer Método:
Señale todas las actividades Por el menú Herramientas – Asignar Recursos En el cuadro de diálogo que aparece haga clic en Gráficos
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Aparecerán tres tipos de gráficos: Trabajo Disponibilidad Restante Trabajo de Asignación
En la casilla donde aparece el titulo del gráfico, seleccione Trabajo de asignación
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Aparecerá el siguiente gráfico de barras. Las barras azules que están por debajo de la línea negra son recursos que trabajan según su capacidad máxima. Las barras rojas que aparecen más arriba de está línea muestra que ese día hay una sobreasignación de tiempo para los recursos.
Segundo método
En Ver – Uso de Recursos todos los recursos que estén sobreasignados aparecerán de color rojo. Esté gráfico nos muestra cuantas horas diarias está trabajando nuestros recursos y dividiendo esto por el número de recursos tengo cual es la cantidad de recursos que necesito para cumplir el programa de trabajo.
Las celdas amarillas muestran cuantas horas trabajo el recurso en una actividad especifica. Las celdas blancas muestran cuantas horas trabaja el recurso diariamente.
DISPONIBILIDAD DE RECURSOS Para los proyectos siempre hay recursos que están disponibles en determinadas fechas y en otras no. Si usted quiere considerar esto desde el inicio de la programación puede hacer lo siguiente:
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Haga clic en Herramientas – Asignación de Recursos
Aparecerá el cuadro de diálogo con todos los recursos. Ubíquese sobre un recurso y déle doble clic para que aparezca la información del recurso. En el cuadro de la parte inferior puede ingresar los periodos de tiempo que el recurso estará disponible, también podrá agregar diferente información como el costo de los recursos, las horas que trabaja diariamente el recurso, etc.
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Cuando termine de ingresar clic haga clic en Enter
PARA ENCONTRAR EL RECURSO CORRECTO PARA EL TRABAJO
Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en Herramientas – Asignar Recursos En el cuadro de diálogo Asignar recursos, active la casilla de verificación que hay junto al cuadro Filtrar por:. Si no aparece esta opción, asegúrese que el cuadro que hay en la parte superior al lado de Opciones de lista de Recursos tenga un signo menos, si no lo tiene haga clic sobre el cuadro. Luego escoja el criterio por el que quiere asignar los recursos. Si el filtro que esta buscando no aparece en la lista, haga clic en Más Filtros Cuando haya seleccionado un filtro, la lista de la Tabla de Recursos solo mostrará los recursos que cumplen los criterios seleccionados. Para asignar estos recursos, se realizar el proceso de la forma que se explicó anteriormente Si quiere volver a ver todos los recursos, haga clic en Todos los Recursos o simplemente desactive la casilla Filtrar por
Para ver
aquellos recursos que tienen tiempo libre dentro de la programación del proyecto, siga estos pasos:
En el Diagrama de Gantt, señale todas las tareas y haga clic en Herramientas – Asignar Recursos Active la casilla de verificación Disponible para trabajar y escriba las horas que necesite estar disponible.
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Inmediatamente desaparecerán de la lista los recursos que no cumplan con esta condición
Usted
también puede observar la Disponibilidad de los recursos gráficamente:
Cuando este en el cuadro de Asignación de Recursos escoja el recursos que quiera observar o señale todos los recursos para ver cual se encuentra disponible
Haga clic en Gráficos y selecciones el Grafico de Disponibilidad Restante, cada color es un recurso diferente Página 206 de 284
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VERIFICACIÓN DE LOS RECURSOS Cuando haya terminado de asignar los recursos, usted debe revisar como afectaron la programación, es decir si la duración inicial del proyecto varío. Si esto ocurre, se deberá evaluar que solución se le puede dar asignar más recursos o cambiar la duración de las tareas. Esta decisión siempre debe ir acompañando de un análisis económico y de espacio pues son los dos limitantes que siempre aparecen en todo tipo de proyectos. Cuando ya tenga la solución puede redistribuir los recursos de forma manual o seguir el siguiente procedimiento:
En Herramientas – Redistribuir Recursos
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Aparecerá el cuadro de diálogo Redistribuir Recursos. En este seleccione las condiciones de redistribución que quiera que se apliquen al proyecto. Recuerde por defecto, los recursos están asignados por trabajo en horas, entonces en el cuadro de verificación Buscar sobre asignaciones con el criterio: se debe poner horas.
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RUTAS Y TAREAS CRÍTICAS En la fase de planeación del proyecto se identifica una ruta crítica particular. Después de comenzar la fase de ejecución y de comunicar el progreso real, la ruta crítica puede cambiar de un grupo de tareas vinculadas a otro. Microsoft Project calcula automáticamente la ruta crítica por medio de las demoras permisibles de las tareas. Una tarea que tenga definida una demora permisible igual a cero será crítica. Si quiere cambiar la definición de las tareas críticas: En el Menú – Herramientas – Cálculo Escriba su preferencia para una tarea crítica en el cuadro Las Tareas son críticas si la demora es menor o igual a:
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Para ver la cantidad de demora permisible y total de cada tarea, puede aplicar la tabla Programación. Estando en el Diagrama de Gantt, haga clic en Ver – Tablas – Programación
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En esta tabla aparecerá la demora permisible que Project ha calculado para cada tarea. El cálculo se hace según las tareas sucesoras y la fecha final del proyecto. Si usted quiere cambiar está demora permisible puede hacerlo directamente sobre esta tabla. Recuerde que Microsoft Project es una herramienta que facilita el control de la programación en un proyecto, por eso se debe revisar muy bien los cálculos que hace sobre las tareas críticas. Al terminar de asignar las tareas es necesario revisar la ruta crítica del proyecto y analizar si la que está calculando el programa es la que se debería aplicar realmente. Si esto no esta ocurriendo, haga las correcciones manualmente para acomodar el proyecto a la realidad
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VISUALIZACION DE TAREAS CRÍTICAS Para ver la ruta crítica del proyecto existen varias formas. En Ver, seleccione el Diagrama de Gantt de Seguimiento Aparecerá un diagrama de Gantt con dos barras diferentes. Una de color azul o rojo y la otra de color negro. La de color rojo o azul me muestra la programación inicial del proyecto, el color rojo son las tareas de las rutas críticas y el color azul las que no se encuentran en esta ruta. Las barras de color negro mostrarán el porcentaje de avance del proyecto cuando se le haga el seguimiento
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Otra forma para ver la ruta crítica del proyecto es aplicando un informe. Haga clic en Ver – Informes
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Haga doble clic en Generales
Haga doble clic en Tareas Críticas
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Se puede agrupar el proyecto por Tareas Críticas y No Críticas, para esto: Por Proyecto – Agrupar Por – Críticas. Cada línea Amarilla significa un grupo diferente de actividad y dentro de esta línea amarilla aparecerá el nombre del grupo por el que está agrupada la hoja Las tareas críticas aparecerán agrupadas según el orden de ejecución.
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Para volver a la configuración inicial de la tabla. Por Proyecto – Agrupar Por – Sin Agrupar
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Igualmente se pueden filtrar las tareas críticas: Haga Clic en Proyecto – Filtro Para: - Tareas Críticas. Con esta opción solo aparecerán en la tabal las tareas críticas.
Para quitar el Filtro, se hace el mismo procedimiento pero se selecciona Todas Las tareas DIVISIÓN DE TAREAS Una de los ventajas de la división de tareas es que los recursos trabajan cuando tienen tiempo de hacerlo. Igualmente, cuando se está creando un proyecto con repetición de tareas en diferentes periodos, no se tiene que programar varias veces la actividad, sino dividir la tarea en los tiempos que se realizará cada una de sus fases. Para dividir una tarea: Abra el diagrama de Gantt. En la barra de herramientas Edición haga clic en Dividir Tareas
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En el diagrama de la vista, coloque haga clic en la tarea a vivir y en la fecha que desea que ocurra la división.
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Para quitar la división de una tarea, arrastre una parte de la barra de Gantt hasta que toque otra parte CAMBIOS EN LA PROGRAMACIÓN
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Si por algún motivo se tiene que realizar redistribuciones en la programación de tareas, recursos o costos se tienen dos opciones. La primera es que Project calcule automáticamente las cargas de trabajo cuando se presente sobreasignaciones, la otra forma es que la calcule cuando usted quiera. Para que Project calcule automáticamente estas redistribuciones: Clic en Herramientas - Opciones
Haga clic en la pestaña Cálculo y seleccione Automático
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Si quiere que la redistribución de recursos se haga cuando usted quiera, siga el procedimiento anterior pero seleccione la casilla Manual. Cuando termine de Enter. Igualmente se puede hundir la tecla Mayúscula + F9. En cualquiera de los dos casos usted podrá verificar que cambios por medio del Diagrama de Gantt de Redistribución. En el menú Ver – Mas Vistas En el cuadro de diálogo que aparece a continuación, busque Diagrama de Gantt de Redistribución. Selecciónelo y de clic en Aplicar. Aparecerá un Diagrama de Gantt con dos barras para cada tarea. La primera nos muestra la programación anterior a la redistribución y la segunda nos muestra como quedo la tarea después de la redistribución.
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DEFINIR PRIORIDADES DE REDISTRIBUCIÓN Los niveles de prioridad comprenden de 0 – prioridad más baja a 1.000 – prioridad más alta. Todas las tareas comienzan con una prioridad predeterminada de 500, es decir son iguales en prioridad. Project utiliza la configuración de prioridad de tareas como un criterio de redistribución. Las tareas que no quiere que sean redistribuidas se deben asignar con una prioridad de 1.000. Para cambiar la prioridad de las tareas: En el Diagrama de Gantt – haga doble clic en la tarea con la prioridad para la que desea cambiar el valor predeterminado de 500. En el cuadro de diálogo Información de la Tarea, haga clic en la ficha General
En el cuadro de Prioridad escriba el número que represente la prioridad deseada de esa tarea
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SEGUIMIENTO DEL PROYECTO En la fase de ejecución del proyecto Microsoft Project puede ayudarlo a almacén la información del progreso, analizar el rendimiento y generar informes de estado. Supervisando el progreso y el rendimiento, puede ajustar el plan del proyecto para asegurarse de que el ámbito, la programación, los costos y los recursos están equilibrados de forma necesaria. Para hacer el seguimiento con Project se deben hacer dos cosas: guardar la información prevista del proyecto y escribir la información de progreso cuando los recursos comiencen a completar tareas. ESTABLECER UNA LÍNEA BASE Una línea base nos permite comparar la información con que se planeo el proyecto y la forma como se está ejecutando. Al guardar una línea base se estará almacenando información inicial del proyecto en un momento concreto. La información que se almacena es: Costo Duración Fin Comienzo Trabajo Para guardar una línea base para el plan del proyecto siga estos pasos:
Haga Clic en Herramientas – Seguimiento – Guardar Línea de Base Asegúrese que la opción Guardar Línea de base esté activada. Si no se encuentra activada cierre el menú Herramientas y escoja en Ver – Diagrama de Gantt En la opción Guardar Línea de Base asegúrese que se ha seleccionado Línea de base En este mismo cuadro de diálogo en Para seleccione Proyecto Completo Haga clic en Aceptar
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Cuando se asignan actividades adicionales al proyecto aunque ya haya guardado la línea de base puede continuar agregándole tareas. Siga estos pasos:
En el Diagrama de Gantt seleccione las tareas que desea agregar a la línea de base. Haga clic en Herramientas - Seguimiento – Guardar Línea de Base para mostrar el cuadro de diálogo Línea de Base. Asegúrese de que la opción Guardar Línea de Base está activada
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En el cuadro Línea de Base aparee la fecha en que guardó por última vez la línea de base. Si desea agregar tareas a otras líneas de base, por ejemplo Línea de Base 1, haga clic en la Línea de Base correspondiente en la lista. En Para, active las tareas seleccionadas.
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De manera predeterminada después de que se guarda una línea de base, una tarea de resumen no se actualiza al modificar, agregar o eliminar una subtarea. Para evitar esto seleccione la casilla De Subtareas a Tareas de Resumen. Haga clic en Aceptar y Si para confirmar que desea cambiar la línea de base existente
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Para ver la línea de base puede utilizar dos formas: En Ver haga clic sobre Diagrama de Gantt de Seguimiento. En el gráfico que aparece usted podrá comparar la información inicial (barras azules y rojas) y la ingresada durante la ejecución del proyecto (negra).
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Igualmente puede utilizar las tablas: Clic en Ver – Tabla – Mas Tablas
En el cuadro de diálogo que aparece seleccione Líneas de Base y haga clic Aplicar
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Lo
más común es que las líneas de base no se modifiquen, por lo tanto cuando tenga que asignar nuevas tareas al proyecto cree una línea de base completamente nueva. Para esto se sigue el procedimiento anterior pero siempre se selecciona la opción Para: Proyecto Completo Revisar la información de resumen prevista y real En el menú Proyecto haga clic en Información del Proyecto. En el cuadro de dialogo que aparece seleccione la opción Estadísticas. Aparecerá la información del proyecto en forma comparativa
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Para borrar una línea de base Haga clic en Herramientas – Seguimiento – Borrar Línea de Base
Aparecerá el cuadro de diálogo Borrar Línea de Base. Active Plan Previsto o Plan Provisional según el caso y seleccione el nombre de la línea de base que desea borrar. Active la opción Proyecto Completo o Tareas Seleccionadas Clic en Aceptar
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ACTUALIZACION DEL PROGRESO DE LAS TAREAS Al introducir una parte de información de estado, normalmente, Microsoft Project calcula otras partes. La programación y los costos se calculan automáticamente. Existen varios métodos para actualizar el proceso de las tareas, usted puede utilizar el que le parezca más conveniente mientras que utilice siempre el mismo, pues esto le permite obtener resultados más coherentes. Actualizar el proyecto según la programación El método más sencillo de introducir información de seguimiento es proporcionar información a Project que muestre que el proyecto funciona exactamente de acuerdo con el plan. Puede usar la fecha de hoy u otra distinta como fecha de referencia de Trabajo Completado. Con este método, las tareas se actualizan de la siguiente manera: Todas las tareas con una fecha de finalización programada antes de la fecha de trabajo completado aparecen completadas en la fecha programada. En otras palabras, las fechas programadas de finalización se convierten en las fechas de finalización reales hasta la fecha. Todas las tareas con una fecha de comienzo programada antes de la fecha de trabajo completado (y una fecha de finalización después de su fecha) están en curso durante esa fecha. Todas las tareas con una fecha de comienzo programada después de la fecha de trabajo completado quedan intactas. Para actualizar el proyecto según la programación: Haga clic en Herramientas – Seguimiento – Actualizar Proyecto. Aparecerá el cuadro de diálogo Actualizar el proyecto
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Asegúrese de que está activada la opción Actualizar trabajo completado al Escriba la fecha de trabajo completado en el cuadro. De manera predeterminada aparecerá la fecha de hoy
Active la opción Solo al 0% o al 100% si desea que Project calcule si la tarea no ha comenzado o si se ha completado al 100%, o si está en curso, también puede activar la opción Por Porcentaje Activado
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Si la fecha programada de comienzo es posterior a la fecha de trabajo completado, la tarea seguirá con 0%. Si la fecha programada de finalización de una tarea es anterior a la fecha de trabajo completado, la tarea se configurará con el 100% completado. Si la fecha programada de comienzo de una tarea es anterior y la fecha programada de finalización de una tarea es posterior a la fecha de trabajo completado, el programa calculará un porcentaje de valor completo. Active la casilla Solo de 0% al 100% si desea que las tareas en curso continúen al 0%. Es decir, todas las tareas con fechas de finalizaciones programadas posterior a la fecha de trabajo completado para las que no se haya introducido un valor aparecerán en cero Puede usar este método para actualizar todo el proyecto o sólo las tareas seleccionadas. Para esto active la opción Todo el Proyecto o Tareas Seleccionadas Introducir el porcentaje completado Al introducir el porcentaje completado, Project calcula la duración restante y real. Para escribir el porcentaje completado a una o más tareas: En el Diagrama de Gantt, seleccione las tareas que desea actualizar. En el menú Herramientas – Seguimiento – Actualizar Tareas
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En el cuadro de diálogo Actualizar Tareas introduzca el porcentaje completado de las tareas. En el Diagrama de Gantt el porcentaje completado se representa como una línea negra dentro de las barras.
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Esta actualización también puede hacerse por la Información de la Tarea Seleccione la Tarea que desea actualizar Haga doble clic sobre ella. Aparecerá el cuadro de diálogo Información de la Tarea En la pestaña General escriba el porcentaje completado. Introducir la duración real Si
escribe la duración real de una tarea, Project calculará el porcentaje completado. Puede cambiar la duración restante si es necesario. Para introducir la duración real de las tareas: En el Diagrama de Gantt, seleccione la tarea que desea actualizar. Haga clic en Herramientas – Seguimiento – Actualizar Tareas En el cuadro Duración real escriba el valor.
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Si espera que la tarea dure más o menos tiempo del programado, actualice la duración restante el respectivo cuadro. NOTA: De manera predeterminada Microsoft Project calculará automáticamente el trabajo y el costo real y restante para los recursos asignados al actualizar el porcentaje completado, la duración real o la duración restante de tareas o asignaciones. Si quiere que el programa no lo haga automáticamente sin que usted pueda controlarlos haga clic en Herramientas – Opciones –Cálculo y quita la verificación de las casillas Actualizar el estado de las tareas actualiza el estado del recurso
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Introducir Fechas de Comienzo y Finalización de las Tareas Al escribir fechas de comienzo y finalización para tareas, puede supervisar mejor la fecha de finalización de todo el proyecto, especialmente al trabajar con tareas críticas. Si escribe una fecha de comienzo real, la fecha de comienzo programada cambiará para adaptarse a la fecha real. Igualmente, al escribir una fecha de finalización real, la fecha de finalización programada hará lo mismo. Para introducir una fecha de comienzo o finalización real para una o más tareas, haga lo siguiente: En el Diagrama de Gantt, selecciones las tareas con fecha de comienzo o finalización que desea actualizar. Haga clic en Herramientas – Seguimiento – Actualizar tareas En Estado Real, escriba la fecha real de comienzo o final según sea el caso.
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Al escribir fechas reales de comienzo y finalización, las fechas programadas cambian para adaptarse a ellas, con el fin de mostrar que efecto tienen estas fechas en la programación establecida inicialmente. ACTUALIZACIÓN DEL PROGRESO MEDIANTE EL TRABAJO DE RECURSOS Introducir el porcentaje de trabajo completado Si ha asignado recursos, puede introducir los informes del porcentaje que han completado hasta el momento. Para escribir el porcentaje de trabajo completado para una tarea, siga estos pasos: En el Diagrama de Gantt y aplique la tabla de Trabajo. Haga clic en Ver – Tabla – Trabajo En el campo % trabajo compl. de la tarea que desea actualizar, escriba el valor del porcentaje de trabajo completado
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Siga estos pasos para introducir el porcentaje de trabajo completado de una asignación: Abra la vista Uso de Tareas Haga Doble clic en el nombre del recurso situado debajo de la tarea (esto se llama Asignación) con el porcentaje de trabajo que desea actualizar. En el cuadro de diálogo Información de la Asignación, Asignación, haga clic en la ficha Seguimiento. En el cuadro % cuadro % trabajo completado, escriba el valor.
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Introducir el trabajo real y el trabajo restante completado Si ha asignado varios recursos a una tarea e introduce el trabajo real completado para la tarea, la cantidad de trabajo se distribuirá uniformemente entre los recursos asignados. Para introducir la cantidad total de trabajo real completado en una tarea, haga lo siguiente: Desde el Diagrama de Gantt, haga clic en Ver – Ver – Tabla – Tabla – Trabajo Arrastre la barra divisoria hasta ver la columna Real. columna Real. En el campo Real campo Real de la tarea que desea actualizar, escriba el valor de trabajo real.
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Los valores de los campos Restante y % trabajo compl. se calcularán de nuevo. Para escribir la cantidad total de trabajo real completado en una asignación, haga lo siguiente: Abra la Vista Uso de Tareas
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Haga clic en Ver en Ver – Tabla - Trabajo
En el campo Real campo Real de la asignación que desea actualizar, escriba el valor del trabajo real.
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Los valores de los campos Restante y % trabajo Introducir el trabajo real completado por período de tiempo El método más común de actualizar la información real de progreso es introducir el trabajo real de las asignaciones por períodos de tiempo. Ejemplo: por horas Con este método, se utiliza el parte de horas de la vista Uso de tareas para introducir datos reales. Para hacerlo siga los siguientes pasos: Abra la Vista Uso de Tareas Haga clic en Formato – Formato – Detalles – Detalles – Trabajo Real. Real. El parte de horas de la vista incluirá la fila Trab. Real como Real como una fila debajo de Trab.
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Si desea mostrar los totales resumidos de trabajo real de las asignaciones, aplique la Tabla trabajo al parte de horas de la vista. Haga Clic en Ver – Tabla – Trabajo
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PARA VOLVER A PROGRAMAR EL PROYECTO Después de actualizar la información del proyecto, se debe volver a programar las tareas incompletas a la fecha actual. Microsoft Project calculará automáticamente estas actividades hasta la fecha que usted desee. En este momento es recomendable guardar una nueva línea de base. Para volver a programar tareas incompletas, siga estos pasos: Haga clic en Herramientas – Seguimiento – Actualizar proyecto
Active la opción Reprogramar trabajo restante para que empiece después de y asigne la fecha desde la que quiera que se vuelva a programar
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Puede utilizar este proceso para reprogramar Todo el proyecto o solo las Tareas seleccionadas. Para esto active la opción que mas se acomode a su necesidad. IMPORTANTE: Las tareas que tengan restricciones no se reprograman de nuevo PLANEAMIENTO DE COSTOS DE LOS RECURSOS Y TAREAS Normalmente serán los recursos asignados a las tareas los que generen la mayor parte de los costos. Pero también existen costos asociados directamente con las tareas. El punto inicial es agregar los costos de los recursos y los costos fijos para las tareas, Microsoft Project utiliza calcula los costos del proyecto en general con base en estos. Si esta en la fase de evaluación de proyectos, puede utilizar esta información para calcular el presupuesto y si está en la parte de planeación del proyecto puede comprobar si el plan de trabajo está de acuerdo con el presupuesto asignado. PLANEAMIENTO DE COSTOS DE RECURSOS Una forma para planear los costos del proyecto es asignar los costos de recursos. Al escribir tasas de costos y asignar recursos a tareas, esas tasas de costos de recursos se multiplican por el trabajo de las asignaciones. El resultado es el costo de la asignación. Microsoft Project le permite escribir distintos costos para un recurso.
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Como especificar costos variables para los recursos de trabajo Para establecer los costos de los recursos siga estos pasos: Asegúrese que tenga señala la tabla Entrada en el menú Ver Por el menú Ver – Hoja de Recursos Aparecerá la tabla con todos los recursos. En esta tabla solo se permitirá asignar recursos a quienes sean del Tipo Trabajo. En el campo Tasa Estándar del primer recurso de trabajo, escriba el costo del recurso. Este costo debe escribirse sobre unidades de tiempo. Por ejemplo $ 250.000/día Si el recurso puede llegar a generar horas extras, asigne en la casilla Tasa de Horas Extras el valor de las mismas. Por ejemplo: $ 5.000/hora Microsoft Project no asigna automáticamente la tasa de horas extras cuando un recurso excede las 10 horas diarias o las 48 horas semanales. Si lo hiciera, podría acabar con costos superiores a los reales. Para utilizar la tasa de horas extra, usted debe especificar el trabajo de horas extras y el trabajo normal para el recurso Para asignar el trabajo extra, simplemente inserte una columna Llamada Trabajo de Horas Extra
Como especificar costos fijos para los recursos de trabajo Cuando los costos de un recurso no dependen de la cantidad de trabajo que realicen, Por ejemplo: Alquiler de campamento, trabajan con este tipo de costos. Para especificarlos: Haga clic en Ver – Hoja de Recursos Página 248 de 284
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Si no ha aplicado la tabla Entrada a la Hoja de Recursos, haga clic en Ver – Tabla Entrada
En el campo Costo/Uso del recurso de trabajo, escriba el costo por uso del recurso. Ejemplo: $ 100.000
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Como establecer los costos para los recursos del material Para definir los costos de los recursos, siga estos pasos: Estando en la Tabla de Entrada. Haga clic en Ver – Hoja de Recursos Asegúrese que los recursos materiales deben designarse en el campo Etiqueta del Material con las unidades de medida. Ejemplo: bulto, m2, und
En el campo Tasa Estándar, escriba el costo por unidad. Por ejemplo: Un ladrillo vale $ 950, Un bulto de cemento vale $ 16.000
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Si hay un costo por uso del material, escríbalo en campo Costo/Uso. Ejemplo: Para los materiales granulares el derecho de explotación de las cantares - $ 1500/m3 Como establecer varios costos para un recurso: Si usted cuenta con información sobre aumento de precios de materiales en determinada fecha que afectará los costos del proyecto, o tiene descuentos a partir de una cantidad de consumo puede especificar diferentes costos en diferentes momentos utilizando las Tablas de Tasa de Costos. Para especificar diferentes costos, siga estos pasos: En la Hoja de Recursos, haga doble clic en el recurso para el que desea especificar varios costos. En el cuadro de diálogo Información del Recurso, haga clic en la ficha de Costos
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En la ficha A (predet.), puede ver la tasa estándar, la tasa de horas extras y el costo por uso escritos en la Hoja de Recursos Para especificar un cambio en las tasas después de un cierto periodo de tiempo, haga clic en Fecha Efectiva y escriba la fecha modificada. Tenga en cuenta que la primera celda no se dejará modificar pues Project calculará los cambios con respecto a esta. Cuando haya escrito la fecha, puede escribir los otros datos que se deben modificar.
Para especificar diferentes costos basados en diferentes tipos de actividades, escriba los costos en otro ficha, como B o C. Por ejemplo: Un ayudante tiene salarios diferentes dependiendo de la actividad que realiza, entonces después de asignar el costo de la primera actividad en A se escribe el costo de la otra actividad en B. CAMBIO DE LAS ASIGNACIONES DE RECURSOS Cuando se asignen varios precios, se puede escribir los porcentajes que varían con respecto al primer precio. Para esto se escribe la fecha y luego en la tasa estándar el porcentaje. La tasa real que representa el cambio se calculará inmediatamente y aparecerá en el cuadro. La tabla A se asigna de manera predeterminada a las actividades según el valor del recurso. Si por algún motivo ha definida otra tabla de costos, como la B o C, se debe especificar que tabla desea utilizar para la asignación. Para hacerlo, siga estos pasos:
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Cuando ya tenga asignado los recursos a las tareas, haga clic en Ver – Uso de Tareas (También puede utilizar Ver – Uso de Recursos). Aparecerá una tabla donde se muestra los recursos asignados a las actividades
Luego, haga doble clic en el recurso al cual se le asignará una tabla diferente a la A. Aparecerá el cuadro de diálogo Información de la Asignación
Señale la pestaña General En la Tabla de Tasas de Costos, situada en la parte inferior, selección la tabla que desee aplicar a esta asignación
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COMO ESTABLECER LA ACUMULACIÓN DE COSTOS El método que utiliza Microsoft predeterminado es el Prorrateo. Pero usted puede especificar el método que más se ajuste a sus gustos. Es importante especificar el método de acumulación de costos para el planeamiento del flujo de costos. Para esto siga los siguientes pasos: Haga Clic en Ver – Hoja de Recursos (Asegúrese que este ubicado en la Tabla de Entrada) En el campo Acumular del recurso haga clic en uno de los métodos: Comienzo, Prorrateo, Fin Los
métodos consisten en: Comienzo: calcula los costos de las actividades con los precios que se ingresaron al inicio del proyecto Final: calcula los costos de las actividades con los precios que se ingresaron al final del proyecto Prorrateo: Se hace un promedio entre el precio inicial y el precio final de las actividades o recursos.
También puede especificar el método de acumulación de costos en la ficha Costos del cuadro de diálogo Información del Recurso.
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PLANEAMIENTO DE COSTOS FIJOS DE TAREAS Cuando se tienen los costos asociados a las actividades, sin importar si tienen recursos o no, puede escribir un costo fijo para una tarea. Para escribir un costo fijo para una tarea, siga estos pasos: Estando en el Diagrama de Gantt, haga clic en Ver – Tabla – Costo Aparecerá la tabla Costo con los campos Costo Fijo y Acumulación de Costos Fijos En el campo Costo Fijo de la tarea, escriba el Costo En el campo Acumulación de Costos Fijos especifique cuando debería acumularse el costo de la tarea. El costo fijo planeado para la tarea se agregará a otros costos calculados para asignaciones y tareas durante el proyecto. El total aparecerá en el campo Costo Total de la tarea de resumen del proyecto.
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REVISIÓN DE LOS COSTOS PLANEADOS 1. Revisión de los costos de asignación Puede revisar los costos de asignaciones aplicando la tabla Costo a la vista Uso de Tareas o Uso de Recursos. Para hacerlo siga estos pasos: Haga clic en Ver – Uso de Tareas o Ver – Uso de Recursos, para mostrar una de las vistas de asignaciones. Haga clic en Ver – Tabla – Costo En la vista Uso de Tareas, puede ver los costos de cada asignación y el costo total de cada tarea. En la vista Uso de Recursos, puede ver los costos de cada asignación y el costo total de cada recurso.
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2. Revisión de los costos de recursos: Puede revisar los costos de recursos para ver cuanto cuesta a cada recurso llevar a cabo las tareas asignadas. Para obtener los costos totales de las asignaciones de un recurso, agregue el Costo a la Hoja de recursos de la siguiente manera: Haga clic en Ver – Hoja de Recursos Haga clic en el encabezado de columna situado a la derecha del lugar en el que desea insertar el campo Costo Haga clic en Insertar – Columna En la lista Nombre de Campo, haga clic en Costo y a continuación haga clic en Aceptar. Se agregará el campo Costo a la tabla, mostrando los costos totales planeados para todas las asignaciones de cada recurso
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3. Revisión de costo de tareas: Puede revisar los costos de tareas para ver cuanto cuesta realizar cada tarea. Este costo es la suma de todos los costos de los recursos asignados a esta tarea, además de los costos fijos adicionales. Para ver los costos totales de las tareas, haga lo siguiente Estando en el Diagrama de Gantt, haga clic en Ver – Tabla – Costo Revise el campo Costo Total para ver el costo de cada tarea 4. Revisión del costo total planeado del proyecto Puede ver el costo total planeado del proyecto. Este costo es la suma de todos los costos de tareas, y de los costos fijos adicionales del proyecto. Para ver el costo total del proyecto, siga estos pasos: En el Diagrama de Gantt, agregue la tarea de resumen al proyecto. En Herramientas – Opciones – Vista – Mostrar Tarea de Resumen del Proyecto haga clic en Tabla – Costo.
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Frente a la barra de resumen del proyecto, aparecerá el costo total del proyecto. Ejemplo: $ 98.500.000
Otra forma de ver el costo total del proyecto es: Haga clic en Proyecto – Información del proyecto. En el botón Estadísticas, aparecerá el costo total del proyecto
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ACTUALIZACIÓN MANUAL DE LOS COSTOS DEL PROYECTO Si ha asignado recursos a tareas en el proyecto y también se ha introducido el costo de estos recursos, los costos se actualizarán cuando escriba información real del proyecto. Si no desea que esta actualización se haga automáticamente puede desactivar esta opción y escribir los costos manualmente, para hacerlo siga estos pasos: Haga clic en Herramientas – Opciones - Cálculo Desactive la ficha de verificación Microsoft Project siempre calcula los costos reales De manera predeterminada los cambios realizados en los costos se distribuirán uniformemente a lo largo de la duración real de una tarea. Si prefiere extender los costos a la fecha de estado (fecha de actualización del proyecto), active la casilla de verificación Las modificaciones de los costos totales se extienden a la fecha de estado
Para introducir los costos de tareas manualmente: En el Diagrama de Gantt haga clic en Ver – Tabla – Costo para aplicar la tabla Costo. Escriba el total de costos reales en el campo Real de la tarea
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SUPERVISIÓN DEL PROYECTO Usted puede observar como se está realizando la ejecución de su proyecto y compararlo con la programación inicial. Para esto existen varias formas: 1. Primera Forma Haga clic en proyecto – Información del Proyecto – Estadísticas
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2. Segunda Forma En el Diagrama de Gantt, selecciones el menú Herramientas – Opciones – Vista Mostrar tarea de resumen del proyecto
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3. Tercera forma: En el Diagrama de Gantt, haga clic en Ver – Tabla - Variación
4. Cuarta forma: En el diagrama de Gantt, seleccione Ver – Gantt de Seguimiento.
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5. Líneas de Progreso Las líneas de progreso crean un gráfico en el Diagrama de Gantt que proporciona valiosa información de progreso, de la siguiente manera:
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Los picos dirigidos hacia la izquierda indican el trabajo retrasado con respecto a la programación Los picos dirigidos hacia la derecha indican el trabajo adelantado con respecto a la programación Las líneas verticales de una barra de Gantt indican una tarea ajustada a la programación. Para agregar líneas de progreso, siga estos pasos: En el Diagrama de Gantt, haga clic en Herramientas – Seguimiento – Líneas de Progreso
En la ficha Fechas e intervalos, active la casilla de verificación Mostrar siempre la línea de progreso actual. A continuación seleccione si desea mostrar la línea de progreso con la fecha de estado del proyecto o con la fecha actual. En Mostrar líneas de progreso en relación con el, seleccione si desea que las líneas de progreso reflejen el Plan Real o el Plan Previsto. Puede definir varias formas de representar las fechas e intervalos de fechas con las líneas de progreso. Puede introducir fechas de líneas de progreso específicas, mostrar líneas de progreso en relación con intervalos de fechas seleccionados, etc.
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Haga clic en la ficha Estilos de Línea y defina sus preferencias para mostrar líneas de progreso en el Diagrama de Gantt. Puede especificar el tipo y el color de la línea, y la forma y el color del progreso para la línea de progreso actual y para otros diferentes. Para quitar las líneas de progreso, siga estos pasos: Clic en Herramientas – Seguimiento – Línea de Progreso En la ficha Fechas e Intervalos, desactive la casilla de verificación Mostrar siempre la línea de progreso actual INFORMES SOBRE EL PROYECTO Para que esta opción esté activada es necesario que el computador tenga configurada alguna impresora, ya que los informes se generan por Vistas Preliminares. Existen seis categorías de informes disponibles: Generales Actividades Actuales Costos
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Asignaciones Carga de Trabajo Personalizados Para ver los informes integrados disponibles: Haga clic en Ver – Informes. Aparecerá el cuadro de diálogo Informes, mostrando las categorías disponibles. NOTA: La versión de Microsoft Project 2007 cuenta con un menú llamado Informes. Para que aparezca los informes haga clic en Informes – Informes. En el cuadro de diálogo Informes, haga doble clic en la categoría que desea mostrar
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Haga doble clic en el informe que desee ver Si al seleccionar el informe, aparece otro cuadro pidiéndole información, introdúzcala y
haga clic en Enter
El informe aparecerá en una ventana de Vista Preliminar. Haga clic en una parte del informe para ampliarla. Haga clic otra vez para volver al estado anterior.
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Puede configurar la página del informe como le parezca más conveniente. Para esto de clic en Configurar Página. Cuando ya esté listo para imprimir de clic en Imprimir
ALGUNOS EJEMPLOS DE INFORMES:
1. INFORMES DE COSTOS El infrome presupuesto enumera todas las tareas del presupuesto ordenadas por costo total. El informe refleja los costos reales, el costo previsto (programado), la variación, el costo fijo, el metodo de acumulación y el costo restante. Las tareas se enumeran de mayor a menor costo. Para crear el informe Presupuesto, haga lo siguiente: Haga Clic en Ver – Informes (En Microsoft Project 2007 aparecerán los Informes en un menú aparte) Haga doble clic en Costos
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Haga doble clic en Presupuesto Aparecerá el informe Presupuesto.
El informe de flujo de caja es un informe que muestra los costos totales programados y reales de cada tarea, divididos en periodos semanales. Para generar un informe de Flujo de Caja En Informes – Costos haga doble clic a Flujo de Caja
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Existe un Informe que resume toda la información del proyecto. Este informe se centra en la información más importante y es particularmente útil para las directivas por la concisa presentación de los datos generales del proyecto. Para generar el Informe Resumen del proyecto En Informes – Generales haga doble clic a Resumen del proyecto
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El informe de Tareas, Recursos Humanos y Fechas es una muestra los recursos asignados a cada actividad divididos en horas diarias de trabajo asignado. Para generarlo Haga doble clic Informes – Asignaciones y doble clic en Tareas, Recursos Humanos y Fechas
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PARA CREAR INFORMES PERSONALIZADOS Para comenzar el proceso de crear el informe personalizado, siga estos pasos: Haga clic en Ver – Informes y doble clic en Personalizados
En el cuadro de diálogo que aparece haga clic en el informe que desea crear en la lista de Informes
Haga clic en Nuevo, Modificar o Copiar dependiendo como desee el informe.
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Project permite personalizar los informes tomando datos de las tablas del proyecto. Al cambiar un informe debe especificar el contenido en las categorías de Definición, Detalles y Ordenar
IMPORTANTE: la versión Microsoft Project 2007 cuenta con otro tipo de Informes llamados Informes Visuales. Al seleccionar alguno de ellos se crea un gráfico en Excel como resultado de una Tabla dinámica. Para crear un Informe Visual siga estos pasos: En el menú Informes haga clic sobre Informes Visuales. Aparecerá un cuadro de diálogo donde usted podrá escoger el tipo de Informe
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Por ejemplo, al seleccionar Informe de Resumen de Costos
Un conocido formato para representar gráficamente los cambios del proyecto, es el Gráfico de Curvas S. Para crearlo usted debe hacer el procedimiento que se explica a continuación: Haga clic en Ver – Mas Vistas – Entrada de tarea Página 275 de 284
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Haga clic en el encabezado de la columna del campo Predecesoras. Haga clic en Insertar – Columna. En el cuadro Nombre de Campo haga clic en Costo Real y después en Aceptar
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Seleccione todas las tareas del proyecto.
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En el menú Archivo haga clic sobre Guardar Como. Aparecerá el cuadro de diálogo de Guardar como, en la casilla de Guardar como Tipo seleccione la opción Libro de Microsoft Excel
Haga clic en Guardar. Automáticamente Project mostrará el Asistente para Exportación, de clic en Siguiente para continuar.
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Para exportar toda la información seleccione la casilla Plantilla de Excel del Proyecto, si solo quiere exportar marque la opción Datos Seleccionados (Estas tareas deben estar seleccionadas).
Haga clic en Finalizar. Abra el libro de Excel que ha creado. Seleccione las columnas y las filas Nombre de Tarea y Costo Real que contengan datos. Página 279 de 284
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En la barra de Herramientas seleccione Insertar - Gráfico
En el asistente para gráficos haga clic sobre Tipos Personalizados Seleccione el tipo de gráfico Líneas Suavizadas y a continuación clic en el botón siguiente.
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Junto a Series en haga clic en Columnas y después haga clic en el botón siguiente. Haga clic en la ficha Leyenda y active la casilla de Verificación Mostrar Leyenda. En Ubicación haga clic en Derecha y a continuación clic en siguiente
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En Colocar Gráfico, haga clic En una hoja nueva. Deje el nombre como Gráfico 1 y a continuación haga clic en Finalizar
Ha creado un gráfico de curva S con los costos de cada tarea
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APLICACIÓN EN PROJECT Problema: Ocean Hardware Company es una cadena de tiendas de venta al por menor de electrodomésticos y ferretería. La empresa está considerando la instalación de un nuevo sistema de computador para liquidar la nómina, contabilizar las ventas (pagar las compras y enviar las facturas) y el registro y control de inventario. El contador de la empresa está tratando de elaborar un cronograma para las diferentes tareas involucradas en la puesta en marcha del nuevo sistema. La empresa planea contratar programadores para desarrollar los programas de contabilidad y de nómina. Sin embargo, va a contratarse a una firma de consultoría externa para hacer el programa de control de inventarios. Ciertos aspectos del programa de control de inventario dependen del programa de contabilidad y por esto tienen que desarrollarse después de haber terminado este último. La terminación de cada programa implica trabajo preliminar, final, prueba, revisión, redacción de los manuales y aplicación. El nuevo gerente de operaciones elaboró la lista de tareas (actividades) que se muestran en la tabla siguiente, que deben ejecutarse, junto con los tiempos necesarios para realizarlas.
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