Manual Excel 2011

CONTENIDO 1 2 2.1 2.2 2.3 2.4

3 3.1 3.2 3.3 3.4

4 4.1 4.2 4.3 4.4

5 5.1 5.2 5.3

6 6.1 6.2

7 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5

8 8.1 8.2 8.3 8.4

9 9.1 9.2

Introducción ...............................................................................................................................1 Trabajar con libros y Hojas de cálculo .....................................................................................1 Moverse y desplazarse por una hoja de cálculo .........................................................................................1 Cambiar a otra hoja en un libro ...................................................................................................................2 Seleccionar hojas de un libro ......................................................................................................................2 Mostrar un número mayor o menor de etiquetas ........................................................................................3

Administrar Hojas de Cálculos .................................................................................................3 Insertar una hoja .........................................................................................................................................3 Mover o copiar hojas ...................................................................................................................................4 Eliminar hojas de un libro ............................................................................................................................4 Cambiar el nombre de una hoja ..................................................................................................................5

Ocultar todo o parte de un libro ................................................................................................5 Ocultar una ventana de un libro ..................................................................................................................5 Ocultar una hoja ..........................................................................................................................................5 Mostrar una hoja oculta ...............................................................................................................................5 Mostrar filas o columnas ocultas .................................................................................................................6

Crear, abrir y guardar archivos .................................................................................................7 Crear libros ..................................................................................................................................................7 Abrir un libro ................................................................................................................................................7 Guardar el trabajo y cerrar el libro ..............................................................................................................7

Introducir datos y seleccionar celdas ......................................................................................8 Introducir datos ............................................................................................................................................8 Modificar datos de la Hoja de Cálculo .........................................................................................................8

Insertar, mover, copiar y eliminar celdas ................................................................................8 Insertar celdas en blanco en una hoja de cálculo .......................................................................................8 Insertar columnas ........................................................................................................................................9 Insertar filas .................................................................................................................................................9 Copiar y mover celdas y datos ..................................................................................................................10 Eliminar celdas, filas o columnas ..............................................................................................................11

Aplicar formato a la hoja de cálculo .......................................................................................12 Cambiar la fuente o el tamaño de fuente en una hoja de cálculo .............................................................12 Ajustar texto automáticamente ..................................................................................................................12 Aplicar formato de número ........................................................................................................................12 Alineación del texto ...................................................................................................................................13

Aplicar bordes, sombras y tramas de fondo ..........................................................................14 Aplicar o quitar bordes de celda en una hoja de cálculo ..........................................................................14 Aplicar o quitar el sombreado de celdas ...................................................................................................15

10 Manipular filas y columnas .....................................................................................................16 10.1 10.2 10.3 10.4 10.5

Cambiar el ancho de columna ..................................................................................................................16 Cambiar el alto de fila................................................................................................................................16 Combinar celdas para unir varias columnas o filas ..................................................................................17 Dividir una celda combinada .....................................................................................................................17 Centrar o alinear datos a la izquierda o a la derecha ...............................................................................17

11 CREAR FORMULAS .................................................................................................................18 11.1 11.2 11.3 11.4 11.5 11.6

Introducir Fórmulas ...................................................................................................................................18 Crear fórmulas ...........................................................................................................................................18 Operadores de cálculo de las fórmulas .....................................................................................................19 Modificar Fórmulas ....................................................................................................................................20 Utilizar Funciones ......................................................................................................................................20 Referencia a Funciones ............................................................................................................................20

12 Trabajar con gráficos...............................................................................................................23 12.1 12.2 12.3 12.4

Crear un gráfico .........................................................................................................................................23 Cómo cambiar la ubicación de un gráfico .................................................................................................25 Cambiar el tipo de gráfico de un gráfico existente ....................................................................................26 Dar formato a los elementos de un gráfico ...............................................................................................26

12.5

Ejemplos de tipos de gráficos ...................................................................................................................27

13 IMPRIMIR ..................................................................................................................................29 13.1 Imprimir una hoja de cálculo o libro de forma completa o parcial .............................................................29 13.2 Imprimir varias hojas de cálculo a la vez ..................................................................................................29 13.3 Agregar, eliminar o mover saltos de página..............................................................................................30 13.4 Agregar o modificar el texto de un encabezado o pie de página de una hoja de cálculo en la vista Diseño de página ....................................................................................................................................................30 13.5 Elegir las opciones de encabezado y pie de página de una hoja de cálculo ............................................31

Instituto Nacional Tecnológico

1

INTRODUCCIÓN

Excel es uno de los paquetes más apasionantes y más ampliamente anunciado. El programa ofrece una combinación de hoja de cálculo, base de datos, gráficos y otras herramientas de trabajo. Una hoja de trabajo es esencialmente una hoja de papel un lápiz y una calculadora. La computadora nos muestra esta hoja de trabajo o papel en forma bidimensional dividido en filas y columnas con lo que nuestro papel se presenta como una cuadrícula. Cada intersección de fila con una columna forman lo que se llama una CELDA. Este papel cuadriculado es más que un simple papel ya que cuenta con 16,000 columnas y 1 millón de filas, en las que se puede cambiar fácilmente su contenido y si por ejemplo cambiamos el número escrito en una celda, todos los cálculos que incluían el valor contenido en esta se actualizan automáticamente una vez realizado el cambio.

2

TRABAJAR CON LIBROS Y HOJAS DE CÁLCULO

Hojas de cálculo El documento principal que se utiliza en Microsoft Excel para almacenar y manipular datos. Una hoja de cálculo está formada por celdas organizadas en columnas y filas y siempre forma parte de un libro. Utilice hojas de cálculo para mostrar y analizar datos. Pueden introducirse y modificarse los datos simultáneamente en varias hojas de cálculo y pueden ejecutarse los cálculos basándose en los datos de varias hojas de cálculo. Si se crea un gráfico, éste puede colocarse en la hoja de cálculo con sus datos correspondientes o en una hoja de gráfico. Libros En Microsoft Excel, un libro es el archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos. Como cada libro puede contener varias hojas, pueden organizarse varios tipos de información relacionada en un único archivo. Hoja de gráficos Hoja de un libro que contiene únicamente un gráfico. Resulta de utilidad cuando se desee ver un gráfico o informe de gráfico dinámico en una hoja distinta de la que incluye los datos o el informe de tabla dinámica. Etiqueta de hoja Los nombres de las hojas aparecen en etiquetas en la parte inferior de la ventana de la hoja de cálculo. Para moverse de una hoja a otra, haga clic en las etiquetas de las hojas.

Rango Dos o más celdas en una hoja. Las celdas de un rango pueden ser adyacentes o no adyacentes

2.1

Moverse y desplazarse por una hoja de cálculo

Para desplazarse entre las celdas de una hoja de cálculo, haga clic en cualquier celda o utilice las teclas de dirección. Si se desplaza a una celda, ésta se convertirá en la celda activa. Para ver un área diferente de la hoja, utilice las barras de desplazamiento. Para desplazarse Una fila hacia arriba o hacia abajo

Manual de Excel 2007

Haga esto Haga clic en las flechas de la barra de desplazamiento vertical.

1


Para desplazarse

Haga esto

Una columna a la izquierda o a la derecha

Haga clic en las flechas de la barra de desplazamiento horizontal.

Una ventana hacia arriba o hacia abajo

Haga clic en el cuadro de desplazamiento superior o inferior de la barra de desplazamiento vertical.

Una ventana a la izquierda o a la derecha

Haga clic en el cuadro de desplazamiento izquierdo o derecho de la barra de desplazamiento horizontal.

Una gran distancia

Arrastre el cuadro de desplazamiento hasta la posición relativa aproximada. En una hoja de cálculo de gran tamaño, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras arrastra con el mouse (ratón).

2.2

Cambiar a otra hoja en un libro 

Haga clic en la etiqueta de la otra hoja.

Si no ve la etiqueta que desea, haga clic en los botones para desplazar etiquetas para verla y, a continuación, haga clic en la etiqueta.

Sugerencia Si el libro contiene varias hojas, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en los botones para desplazar etiquetas y, a continuación, haga clic en la etiqueta que desee.

2.3

Seleccionar hojas de un libro

Haciendo clic en las fichas de las hojas de cálculo (u hojas) en la parte inferior de la ventana, puede seleccionar rápidamente una hoja distinta. Si desea escribir o modificar los datos en varias hojas de cálculo al mismo tiempo, puede agrupar las hojas de cálculo seleccionando varias hojas. Asimismo, puede dar formato o imprimir una selección de hojas al mismo tiempo. Para seleccionar Una hoja individual


Haga lo siguiente Haga clic en la etiqueta de la hoja.

2

Instituto Nacional Tecnológico Para seleccionar

Haga lo siguiente Si no ve la etiqueta que desea, haga clic en los botones de desplazamiento de etiquetas para que se muestre la etiqueta y, a continuación, haga clic en ella.

Dos o más hojas adyacentes

Haga clic en la etiqueta de la primera hoja. Después, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la etiqueta de la última hoja que desea seleccionar.

Dos o más hojas no adyacentes

Haga clic en la etiqueta de la primera hoja. Después, mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en las etiquetas de las otras hojas que desea seleccionar.

Todas las hojas de un libro

Haga clic con el botón secundario en una etiqueta y, a continuación, haga clic en Seleccionar todas las hojas en el menú contextual.

2.4

Mostrar un número mayor o menor de etiquetas a) Seleccione la barra de división de etiquetas.

b) Cuando el puntero cambie al puntero de división , arrastre la barra de división de etiquetas hacia la derecha o hacia la izquierda y, a continuación, utilice los botones para desplazar etiquetas para desplazarse por las etiquetas de las hojas.

Para volver la barra de división de etiquetas a su posición predeterminada original, haga doble clic en la barra de división de etiquetas . Sugerencia Para activar una hoja seleccionándola de una lista de hojas disponibles, con el botón secundario del mouse (ratón) haga clic en cualquier botón de desplazamiento de etiquetas y en la hoja deseada en el menú contextual

3 3.1

ADMINISTRAR HOJAS DE CÁLCULOS Insertar una hoja

Para insertar una hoja de cálculo nueva, siga uno de los procedimientos siguientes: Para insertar rápidamente una hoja de cálculo nueva al final de las hojas de cálculo existentes, haga clic en la ficha Insertar hoja de cálculo en la parte inferior de la pantalla.


3


Para insertar una hoja de cálculo nueva antes de otra ya existente, seleccione esa hoja de cálculo y, a continuación, en la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Insertar y, a continuación, en Insertar hoja.

SUGERENCIA También puede hacer clic con el botón secundario del mouse (ratón) en una hoja de cálculo existente y, a continuación, hacer clic en Insertar. En la ficha General, haga clic en Hoja de cálculo y, a continuación, haga clic en Aceptar.

3.2

Mover o copiar hojas

Precaución Tenga cuidado cuando mueva o copie hojas. Si se mueve la hoja de cálculo, las operaciones o los gráficos basados en los datos de la misma pueden volverse imprecisos. a. b. c. d.

Para mover o copiar hojas en otro libro, abra el libro que recibirá las hojas. Cambie al libro que contiene las hojas que desea mover o copiar y, a continuación, seleccione las hojas. En el menú Edición, haga clic en Mover o copiar hoja. En el cuadro Al libro, haga clic en el libro para recibir las hojas. Para mover o copiar las hojas seleccionadas en un nuevo libro, haga clic en nuevo libro.

e. f.

3.3

En el cuadro Antes de la hoja, haga clic en la hoja delante de la que desea insertar las hojas copiadas o movidas. Para copiar las hojas en vez de moverlas, active la casilla de verificación Crear una copia.

Eliminar hojas de un libro En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha situada junto a Eliminar y, después, en Eliminar hoja.

SUGERENCIA También puede hacer clic con el botón secundario del mouse en la ficha de la hoja de cálculo que desea eliminar y, a continuación, hacer clic en Eliminar.


4


3.4

Cambiar el nombre de una hoja a) En la barra de las fichas de hojas, haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de hoja cuyo nombre desea cambiar y, a continuación, haga clic en Cambiar nombre.

b) Seleccione el nombre actual y, a continuación, escriba el nombre nuevo.

4

OCULTAR TODO O PARTE DE UN LIBRO

Al ocultar partes de un libro, los datos dejan de estar a la vista pero no se quitan del libro. Si guarda y cierra el libro, los datos ocultos seguirán estándolo la próxima vez que lo abra. Si imprime el libro, no imprime las partes ocultas. Ocultar libros y hojas Puede ocultar los libros y las hojas para reducir el número de elementos en pantalla y evitar así cambios no deseados. Por ejemplo, puede ocultar hojas que contengan datos confidenciales. El libro o la hoja ocultos siguen abiertos y otros documentos pueden usar la información.

4.1

Ocultar una ventana de un libro

En la ficha Ver, en el grupo Ventana, haga clic en Ocultar.

NOTA Cuando cierre Excel, se le preguntará si desea guardar los cambios en la ventana del libro oculto. Haga clic en Sí si desea que la ventana del libro se oculte la próxima vez que abra el libro.

4.2

Ocultar una hoja a) Seleccione las hojas de cálculo que desee ocultar. b) En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato.

c) En Visibilidad, haga clic en Ocultar y mostrar y haga clic en Ocultar hoja.

4.3

Mostrar una hoja oculta a) En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato.


5


b) En Visibilidad, haga clic en Ocultar y mostrar y haga clic en Mostrar hoja. c) En el cuadro Mostrar hoja, haga doble clic en el nombre de la hoja oculta que desee mostrar.

4.4

Mostrar filas o columnas ocultas

4.4.1

Ocultar una fila o columna

a) Seleccione las filas o columnas que desea ocultar. SUGERENCIA Para cancelar una selección de celdas, haga clic en cualquier celda de la hoja de cálculo. b) En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la opción Formato.

c) Siga uno de los procedimientos siguientes: d) En Visibilidad, elija Ocultar y mostrar y, a continuación, haga clic en Ocultar filas o en Ocultar columnas. e) En Tamaño de celda, haga clic en Alto de fila o en Ancho de columna y, a continuación, escriba 0 en el cuadro Alto de fila o Ancho de columna. SUGERENCIA También puede hacer clic con el botón secundario del mouse (ratón) en una fila o columna (o en una selección de varias filas o columnas) y, a continuación, hacer clic en Ocultar. 4.4.2

Mostrar una fila o columna oculta

a. Siga uno de los procedimientos siguientes:  Para mostrar las filas ocultas, seleccione la fila por encima y por debajo de las filas que desea mostrar.  Para mostrar las columnas ocultas, seleccione las columnas adyacentes a cada lado de las columnas que desea mostrar.  Para mostrar la primera fila o columna oculta de una hoja de cálculo, selecciónela escribiendo A1 en el Cuadro de nombres que aparece junto a la barra de fórmulas SUGERENCIA También puede seleccionarla con el cuadro de diálogo Ir a. En la ficha Inicio, en Modificar, haga clic en Buscar y seleccionar y, a continuación, en Ir a. En el cuadro Referencia, escriba A1 y, a continuación, haga clic en Aceptar. b.

En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la opción Formato.


6


Siga uno de los procedimientos siguientes:

c. 

En Visibilidad, elija Ocultar y mostrar y, a continuación, haga clic en Mostrar filas o en Mostrar columnas. En Tamaño de celda, haga clic en Alto de fila o en Ancho de columna y, a continuación, escriba el valor que desee en el cuadro Alto de fila o Ancho de columna.



5

CREAR, ABRIR Y GUARDAR ARCHIVOS

5.1

Crear libros a) Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en Nuevo. Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+U. b)

En Plantillas, compruebe que En blanco y reciente está seleccionada y, después, a la derecha de la sección En blanco y reciente, haga clic en Libro en blanco.

5.2

Abrir un libro a) Haga clic en el botón de Office y a continuación en Abrir . b) En la lista Buscar en, haga clic en la unidad o la carpeta que contenga el libro que desea abrir y, a continuación, localice la carpeta en la que se encuentre el libro y haga doble clic en ella. c) Haga doble clic en el libro que desee abrir.

5.3

Guardar el trabajo y cerrar el libro

5.3.1

Directrices para dar nombre

Para simplificar la búsqueda de los libros, puede utilizar nombres de archivo largos y descriptivos. El nombre del archivo y la extensión del nombre de archivo de tres caracteres pueden contener como máximo 218 caracteres. Los nombres de archivo no deben contener los siguientes caracteres: barra oblicua (/), barra inversa (\), signo mayor que (>), signo menor que (<), asterisco (*), interrogación de cierre (?), comillas dobles ("), barra vertical (|), dos puntos (:), punto y coma (;). 5.3.2

Guardar libro

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar. Método abreviado de teclado Para guardar el archivo, presione CTRL+S. NOTA Si va a guardar el archivo por primera vez, se le solicitará un nombre.


7


5.3.3 

6

Cerrar un libro

Haga clic en el botón de Office

y luego clic en la opción Cerrar.

INTRODUCIR DATOS Y SELECCIONAR CELDAS

6.1

Introducir datos a) Haga clic en la celda en la que desee introducir los datos. b) Escriba los datos y presione ENTRAR o TAB.

6.2

Modificar datos de la Hoja de Cálculo a) Haga doble clic en la celda que contiene los datos que desea modificar. b) Haga los cambios necesarios en el contenido de las celdas. c) Para escribir los cambios, presione ENTRAR. Para cancelar los cambios, presione ESC.

Sugerencias 

7 7.1 a.

b.

Para agregar con rapidez al final del contenido de la celda, seleccione la celda y presione F2.

INSERTAR, MOVER,

COPIAR Y ELIMINAR CELDAS

Insertar celdas en blanco en una hoja de cálculo Seleccione la celda o el rango de celdas en las que desee insertar las nuevas celdas en blanco. Seleccione el mismo número de celdas que desea insertar. Por ejemplo, para insertar cinco celdas en blanco, debe seleccionar cinco celdas. SUGERENCIA Para cancelar una selección de celdas, haga clic en cualquier celda de la hoja de cálculo. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha situada junto a Insertar y, después, en Insertar celdas.

SUGERENCIA También puede hacer clic con el botón secundario del mouse (ratón) en las celdas seleccionadas y, a continuación, hacer clic en Insertar en el menú contextual. c.

En el cuadro de diálogo Insertar, haga clic en la dirección en la que desea desplazar las celdas circundantes.


8


7.2

Insertar columnas Siga uno de los procedimientos siguientes:

a.   

Para insertar una única columna, seleccione la columna o una celda de la columna situada inmediatamente a la derecha de la posición en la que desea insertar la nueva columna. Por ejemplo, para insertar una nueva columna a la izquierda de la columna B, haga clic en una celda de la columna B. Para insertar varias columnas, seleccione las columnas situadas inmediatamente a la derecha de la posición en la que desea insertar las nuevas columnas. Seleccione el mismo número de columnas que desea insertar. Por ejemplo, para insertar tres columnas nuevas, deberá seleccionar tres columnas. Para insertar columnas no adyacentes, mantenga presionada tecla CTRL mientras selecciona columnas no adyacentes. SUGERENCIA Para cancelar una selección de celdas, haga clic en cualquier celda de la hoja de cálculo. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha situada junto a Insertar y, después, en Insertar columnas de hoja.

b.

SUGERENCIA También puede hacer clic con el botón secundario del mouse en las celdas seleccionadas y, a continuación, hacer clic en Insertar en el menú contextual.

7.3

Insertar filas Siga uno de los procedimientos siguientes:

a.   

Para insertar una única fila, seleccione la fila o una celda situada en la fila existente por encima de aquella en la que desea insertar la nueva fila. Por ejemplo, para insertar una nueva fila encima de la fila 5, haga clic en una celda de la fila 5. Para insertar varias filas, seleccione las filas situadas por encima de la cual desea insertar las nuevas filas. Seleccione el mismo número de filas que desea insertar. Por ejemplo, para insertar tres nuevas filas, es necesario seleccionar tres filas. Para insertar filas no adyacentes, mantenga presionada tecla CTRL mientras selecciona las filas no adyacentes. SUGERENCIA Para cancelar una selección de celdas, haga clic en cualquier celda de la hoja de cálculo.

b.

En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha situada junto a Insertar y, después, en Insertar filas de hoja SUGERENCIA También puede hacer clic con el botón secundario del mouse en las filas seleccionadas y, a continuación, hacer clic en el comando Insertar del menú contextual.


9


7.4

Copiar y mover celdas y datos

7.4.1

Mover o copiar celdas completas

Al mover o copiar una celda, Excel mueve o copia toda la celda, incluidas las fórmulas y sus valores resultantes, así como los formatos de celdas y los comentarios. a) Seleccione las celdas que desea mover o copiar. SUGERENCIA Para cancelar una selección de celdas, haga clic en cualquier celda de la hoja de cálculo. b) En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, siga uno de los procedimientos siguientes:

c) Para mover celdas, haga clic en Cortar . Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+X. d) Para copiar celdas, haga clic en Copiar . Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+C. e) Seleccione la celda superior izquierda del área de pegado. Sugerencia Para mover o copiar una selección a otra hoja de cálculo o libro, haga clic en la ficha de otra hoja o pase a otro libro y, a continuación, seleccione la celda superior izquierda del área de pegado. f) En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+V.

7.4.2

.

Mover o copiar el contenido de una celda

a) Haga doble clic en la celda que contiene los datos que desea mover o copiar.

NOTA De forma predeterminada, puede editar y seleccionar los datos directamente en la celda haciendo doble clic en ella, pero también puede editar y seleccionar los datos de la celda en la barra de fórmulas . b) En la celda, seleccione los caracteres que desea mover o copiar. c) En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, siga uno de los procedimientos siguientes:

d) Para mover la selección, haga clic en Cortar . Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+X. Manual de Excel 2007

10


e) Para copiar la selección, haga clic en Copiar . Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+C. f)

En la celda, haga clic donde desee pegar los caracteres o haga doble clic en otra celda para mover o copiar los datos.

g) En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+V.

.

h) Presione ENTRAR.

NOTA Si se hace doble clic o se presiona F2 para modificar la celda activa, las teclas de desplazamiento del cursor solamente funcionarán dentro de esa celda. Para utilizar las flechas de desplazamiento del cursor en otra celda; en primer lugar, presione ENTRAR para completar los cambios en la celda activa.

7.5

Eliminar celdas, filas o columnas Seleccione las celdas, filas o columnas que desea eliminar.

a.

SUGERENCIA Para cancelar una selección de celdas, haga clic en cualquier celda de la hoja de cálculo. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, siga uno de los procedimientos siguientes:

b.

  

Para eliminar celdas seleccionadas, haga clic en la flecha que aparece junto a Eliminar y, a continuación, haga clic en Eliminar celdas. Para eliminar filas seleccionadas, haga clic en la flecha que aparece junto a Eliminar y, a continuación, haga clic en Eliminar filas de hoja. Para eliminar columnas seleccionadas, haga clic en la flecha que aparece junto a Eliminar y, a continuación, haga clic en Eliminar columnas de hoja. SUGERENCIA También puede hacer clic con el botón secundario del mouse en una selección de celdas, filas o columnas, hacer clic en el comando Eliminar del menú contextual y, a continuación, hacer clic en la opción que desee usar.

c.

Si va a eliminar una celda o un rango de celdas, haga clic en Desplazar las celdas hacia la izquierda, Desplazar las celdas hacia arriba, Toda la fila o Toda la columna en el cuadro de diálogo Eliminar. Si va a eliminar filas o columnas, otras filas o columnas se desplazarán automáticamente hacia a arriba o hacia la izquierda.

Sugerencias Para repetir rápidamente celdas, filas o columnas, seleccione las celdas, filas o columnas siguientes y, a continuación, presione CTRL+Y. Si es necesario, puede restaurar inmediatamente datos eliminados. En el menú de la barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en Deshacer Eliminar o presione CTRL+Z.


11


8

APLICAR FORMATO A LA HOJA DE CÁLCULO

8.1

Cambiar la fuente o el tamaño de fuente en una hoja de cálculo Seleccione la celda, el rango de celdas, el texto o los caracteres a los que desea aplicar formato.

a.

SUGERENCIA Para cancelar una selección de celdas, haga clic en cualquier celda de la hoja de cálculo. En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga lo siguiente:

b.  

Para cambiar la fuente, haga clic en la fuente que desea en el cuadro Fuente Para cambiar el tamaño de fuente, haga clic en el tamaño de fuente que desea en el cuadro Tamaño de fuente tamaño de fuente usar.

8.2

, o bien, haga clic en Aumentar tamaño de fuente

.

o en Disminuir

hasta que en el cuadro Tamaño de fuente aparezca el tamaño que desea

Ajustar texto automáticamente Los datos de la celda se ajustan para adaptarse al ancho de la columna. Si cambia el ancho de columna, el ajuste de datos se adapta automáticamente.

a.

En la hoja de cálculo, seleccione las celdas a las que desea dar formato.

b.

En la ficha Inicio, en el grupo Alineación, haga clic en Ajustar texto

8.3

.

Aplicar formato de número

a. b. c.

Seleccione las celdas En la ficha Inicio, haga clic en el iniciador del cuadro de diálogo Active la ficha Número.

d.

Haga clic en una opción del cuadro Categoría y, a continuación, seleccione las opciones para las que desea especificar un formato de número. El cuadro Muestra presenta el aspecto de las celdas seleccionadas con el formato elegido. .

situado junto a Número.

Opciones Manual de Excel 2007

12


Posiciones decimales Especifica hasta 30 posiciones decimales. Este cuadro sólo está disponible para las categorías Número, Moneda, Contabilidad, Porcentaje y Científico. Usar separador de miles (,) Active esta casilla de verificación para insertar un separador de miles. Esta casilla de verificación sólo está disponible para la categoría Número. Números negativos Especifique el formato en el que desea que se muestren los números negativos. Esta opción sólo está disponible para las categorías Número y Moneda. Símbolo Seleccione el símbolo de moneda que desea utilizar. Este cuadro sólo está disponible para las categorías Moneda y Contabilidad. Tipo Seleccione el tipo de presentación que desea utilizar para un número. Este cuadro de lista sólo está disponible para las categorías Fecha, Hora, Fracción, Especial y Personalizado. Configuración regional (ubicación) Seleccione otro idioma que desee utilizar para el tipo de presentación de un número. Esta opción sólo está disponible para las categorías Fecha, Hora y Especial. e.

8.4 a. b. c.

De clic en Aceptar.

Alineación del texto Seleccione las celdas En la ficha Inicio, haga clic en el iniciador del cuadro de diálogo Active la ficha Alineación.

situado junto a Número.

Horizontal Seleccione una opción en el cuadro de lista Horizontal para cambiar la alineación horizontal del contenido de la celda. De forma predeterminada, Microsoft Office Excel alinea el texto a la izquierda, los números a la derecha y se centran los valores de errores y lógicos. La alineación horizontal predeterminada es General. El cambio de la alineación de datos no cambia el tipo de datos. Vertical Seleccione una opción en el cuadro Vertical para cambiar la alineación vertical del contenido de la celda. De forma predeterminada, Excel alinea el texto verticalmente en la parte inferior de una celda. La alineación horizontal predeterminada es General. Sangría Aplica sangría al contenido de una celda desde cualquier borde de la misma, en Manual de Excel 2007

13


función de si elige Horizontal y Vertical. Cada incremento del cuadro Sangría es equivalente al ancho de un carácter. Orientación Seleccione una opción en Orientación para cambiar la orientación del texto en las celdas seleccionadas. Es posible que las opciones de giro no estén disponibles si se seleccionan otras opciones de alineación. Grados Establece la cantidad de giro del texto en la celda seleccionada. Utilice un número positivo en el cuadro Grado para girar el texto seleccionado desde la esquina inferior izquierda a la esquina superior derecha de la celda. Utilice grados negativos para girar el texto desde la esquina superior izquierda a la esquina inferior derecha en la celda seleccionada.

9

APLICAR BORDES, SOMBRAS Y TRAMAS DE FONDO

9.1

Aplicar o quitar bordes de celda en una hoja de cálculo

Utilizando estilos de borde predefinidos, puede agregar rápidamente un borde alrededor de las celdas o rangos de celdas. a. En una hoja de cálculo, seleccione la celda o el rango de celdas al que desea agregar un borde, cambiar el estilo de borde o del que desea quitar un borde. SUGERENCIA Para cancelar una selección de celdas, haga clic en cualquier celda de la hoja de cálculo. En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, siga uno de los procedimientos siguientes:

b. 

Para aplicar un estilo de borde nuevo o distinto, haga clic en la flecha que aparece junto a Bordes haga clic en un estilo de borde.

y

 SUGERENCIA Para aplicar un estilo de borde personalizado o un borde diagonal, haga clic en Más bordes. En la ficha Borde, debajo de Línea y Color, haga clic en el estilo de línea y en el color que desea. Debajo de Preestablecidos y Borde, haga clic en uno o en varios botones para indicar la ubicación del borde. En Borde hay disponibles dos botones de borde diagonal 

.

Para quitar bordes de celda, haga clic en la flecha que aparece junto a Bordes continuación, haga clic en Sin borde

y, a

.

NOTAS El botón Bordes muestra el estilo de borde usado más recientemente. Para aplicar ese estilo, puede hacer clic en el botón Bordes (no en la flecha). Si aplica bordes a una celda seleccionada, el borde también se aplica a las celdas adyacentes que comparten un límite de celda con borde. Por ejemplo, si aplica un borde de cuadro para rodear el rango B1:C5, las celdas D1:D5 recibirán un borde izquierdo. Si aplica dos tipos distintos de bordes a un borde de celda compartido, se muestra el borde aplicado más recientemente. Un rango de celdas seleccionado recibe el formato como si se tratara de un único bloque de celdas. Si aplica un borde derecho al rango de celdas B1:C5, se muestra el borde sólo en el lado derecho de las celdas C1:C5.


14


Si desea imprimir el mismo borde a celdas que están separadas por un salto de página pero el borde sólo aparece en una página, puede aplicar un borde interior. De esta manera, puede imprimir un borde en la parte inferior de la última fila de una página y en la superior de la primera fila de la página siguiente. Siga este procedimiento: a.

Seleccione las filas en ambos lados del salto de página.

b.

Haga clic en la flecha que aparece junto a Bordes

c. d.

En Preestablecidos, haga clic en el botón Interior . En Borde, dentro del diagrama de vista previa, quite el borde vertical haciendo clic en él.

9.2

y, a continuación, en Más bordes.

Aplicar o quitar el sombreado de celdas

Puede agregar sombreado a las celdas rellenándolas con colores sólidos o tramas específicas. Además, cuando no necesite el sombreado en las celdas, puede quitarlo. 9.2.1

Rellenar celdas con colores sólidos

Seleccione las celdas a las que desea aplicar o quitar el sombreado.

a.

SUGERENCIA Para cancelar una selección de celdas, haga clic en cualquier celda de la hoja de cálculo.

b. 

En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, siga uno de los procedimientos siguientes: Para rellenar las celdas con un color sólido, haga clic en la flecha que aparece junto a Color de relleno en el grupo Fuente de la ficha Inicio y, a continuación, haga clic en el color de la paleta que desea utilizar.



Para aplicar el último color seleccionado, haga clic en Color de relleno

9.2.2

a.

.

Rellenar celdas con tramas

Seleccione las celdas que desea rellenar con una trama. SUGERENCIA Para cancelar una selección de celdas, haga clic en cualquier celda de la hoja de cálculo.

b.

En la ficha Inicio, haga clic en el iniciador del cuadro de diálogo continuación, haga clic en la ficha Relleno.

c. d.

En Color de fondo, haga clic en el color de fondo que desea utilizar. Siga uno de los procedimientos siguientes:


situado junto a Fuente y, a

15




Para utilizar una trama con dos colores, haga clic en otro color en el cuadro Color de Trama y, a continuación, haga clic en un estilo de trama en el cuadro Estilo de Trama. Para utilizar una trama con efectos especiales, haga clic en Efectos de relleno y, a continuación, haga clic en las opciones que desee en la ficha Degradado.



9.2.3

a. b.

Quitar el sombreado de las celdas

Seleccione las celdas que contienen un color o trama de relleno. En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en la flecha situada junto a Color de relleno y, después, en Sin relleno.

10 MANIPULAR FILAS Y COLUMNAS 10.1 Cambiar el ancho de columna Para cambiar el ancho de una columna, arrastre el borde del lado derecho del encabezado de columna hasta que la columna tenga el ancho que desea.

Para cambiar el ancho de varias columnas, seleccione las columnas que desea cambiar y, a continuación, arrastre un borde hacia la derecha de un encabezado de columna seleccionado. Para cambiar el ancho de columnas para ajustarlo al contenido, seleccione la columna o columnas que desea cambiar las columnas y, a continuación, haga doble clic en el borde de la derecha del encabezado de columna seleccionado. Para cambiar el ancho de todas las todas las columnas de la hoja de cálculo, haga clic en el botón Seleccionar todo y, a continuación, arrastre el borde de cualquier encabezado de columna.

10.2 Cambiar el alto de fila a) b)

Seleccione la fila o filas que desea cambiar. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato.

c) En Tamaño de celda, haga clic en Alto de fila. d) En el cuadro Alto de fila, escriba el valor que desee. Manual de Excel 2007

16


10.3 Combinar celdas para unir varias columnas o filas a) Seleccione las celdas adyacentes que desee combinar.

NOTA Compruebe que los datos que desea ver en la celda combinada se encuentren en la celda superior izquierda del rango seleccionado. Únicamente los datos de la celda superior izquierda permanecerán en la celda combinada. Los datos de todas las demás celdas del rango seleccionado se eliminarán. b) En la ficha Inicio, en el grupo Alineación, haga clic en Combinar y centrar.

Las celdas se combinarán en una fila o columna y su contenido se centrará en la celda combinada. Para combinar celdas sin centrar su contenido, haga clic en la flecha situada junto a Combinar y centrar y, a continuación, seleccione Combinar horizontalmente o Combinar celdas. NOTA Si el botón Combinar y centrar no está disponible, es posible que las celdas seleccionadas estén en modo de edición. Para cancelar este modo, presione ENTRAR. c) Para cambiar la alineación del texto de la celda combinada, seleccione la celda y haga clic en cualquier botón de alineación del grupo Alineación de la ficha Inicio.

10.4 Dividir una celda combinada a)

Seleccione la celda combinada.

Al seleccionar una celda combinada, también aparecerá seleccionado el botón Combinar y centrar Alineación de la ficha Inicio.

en el grupo

b) Para dividir la celda combinada, haga clic en Combinar y centrar . El contenido de la celda combinada aparecerá en la celda superior izquierda del rango de celdas de divididas.

10.5 Centrar o alinear datos a la izquierda o a la derecha En las celdas que tienen el formato general predeterminado, el texto se alinea a la izquierda y los números, las fechas y las horas se alinean a la derecha. Si cambia la alineación, no se cambiará el tipo de datos. a) Seleccione las celdas a las que desea dar formato. b) En la ficha Inicio, en el grupo Alineación, haga clic en el botón correspondiente.


17


Para alinear texto A la izquierda

Haga clic en

Alinear a la izquierda

Centrado

Centrar

A la derecha

Alinear a la derecha

11 CREAR FORMULAS

11.1 Introducir Fórmulas Cuando cree una fórmula que contenga una función, la Paleta de fórmulas le ayudará a introducir las funciones de la hoja de cálculo. A medida que se introduzca una función en la fórmula, la Paleta de fórmulas irá mostrando el nombre de la función, cada uno de sus argumentos, una descripción de la función y de cada argumento, el resultado actual de la función y el resultado actual de toda la fórmula. Para que aparezca la paleta de fórmulas, haga clic en Modificar fórmula Modificar fórmulas

en la barra de fórmulas.

Puede utilizarse la Paleta de fórmulas para modificar las funciones en las fórmulas.

Seleccione una celda que contenga una fórmula y, a continuación, haga clic en Modificar fórmula para que aparezca la paleta de fórmulas. En la paleta aparecerán la primera función de la fórmula y cada uno de sus argumentos. Puede modificar la primera función, o modificar otra función de la misma fórmula, haciendo clic en la barra de fórmulas en cualquier posición dentro de la función.

11.2 Crear fórmulas La estructura o el orden de los elementos de una fórmula determinan el resultado final del cálculo. Las fórmulas en Microsoft Excel siguen una sintaxis específica u orden, que incluye un signo igual (=) seguido de los elementos que van a calcularse (los operandos), que están separados por operadores de cálculo. Cada operando puede ser un valor que no cambie (un valor constante), una referencia de celda o de rango, un rótulo, un nombre o una función de la hoja de cálculo. Excel realiza las operaciones de de izquierda a derecha, siguiendo el orden de precedencia de los operadores, comenzando por el signo igual (=). Puede controlar el orden en que se ejecutará el cálculo utilizando paréntesis para agrupar las operaciones que deben realizarse en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente fórmula da un resultado de 11 porque Excel calcula la multiplicación antes que la suma. La fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5 al resultado. =5+2*3 Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumará 5 y 2 y, a continuación, multiplica el resultado por 3, obteniéndose 21. =(5+2)*3


18


11.3 Operadores de cálculo de las fórmulas Los operadores especifican el tipo de cálculo que se desea realizar con los elementos de una fórmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores de cálculo: aritmético, comparación, texto y referencia. Operadores aritméticos Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación; combinan números y generan resultados numéricos, utilice los siguientes operadores aritméticos. Operador aritmético

Significado

Ejemplo

+ (signo más)

Suma

3+3

- (signo menos)

Resta Negación

3-1 -1

* (asterisco)

Multiplicación

3*3

/ (barra oblicua)

División

3/3

% (signo de porcentaje)

Porcentaje

20%

^ (acento circunflejo)

Exponente

3^2 (el mismo que 3*3)

Operadores de comparación Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Al comparar dos valores con estos operadores, el resultado es un valor lógico, bien VERDADERO bien FALSO Operador de comparación Significado

Ejemplo

= (igual)

Igual a

A1=B1

> (mayor que)

Mayor que

A1>B1

< (menor que)

Menor que

A1
>= (mayor o igual que)

Mayor o igual que

A1>=B1

<= (menor o igual que)

Menor o igual que

A1<=B1

<> (distinto)

Distinto de

A1<>B1

Operador de concatenación de texto Utilice el signo "&" para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto. Operador de texto

Significado

Ejemplo

& ("y" comercial)

Conecta o concatena dos valores para "Viento" & "norte" genera "Viento del generar un valor de texto continuo. norte"

Operadores de referencia Combinan rangos de celdas para los cálculos con los siguientes operadores. Operador de referencia

Significado

:(dos puntos)

Operador de rango que genera una B5:B15 referencia a todas las celdas entre dos referencias, éstas incluidas.

, (coma)

Operador de unión que combina varias SUMA(B5:B15,D5:D15) referencias en una sola.


Ejemplo

19


11.4 Modificar Fórmulas a) Seleccione la celda que contiene la fórmula que desee modificar. b) En la barra de fórmulas, haga los cambios necesarios en la fórmula. c) Presione ENTRAR.

11.5 Utilizar Funciones Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos, denominados argumentos, en un orden determinado o estructura. Argumentos Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. El argumento que se designe deberá generar un valor válido para el mismo. Los argumentos pueden ser también constantes, fórmulas u otras funciones. Estructura La estructura de una función comienza por el nombre de la función, seguido de un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por comas y un paréntesis de cierre. Si la función inicia una fórmula, escriba un signo igual (=) delante del nombre de la función.

11.6 Referencia a Funciones 11.6.1 Función Suma Suma todos los números de un rango. Sintaxis SUMA(número1;número2; ...) Número1;número2;... son de 1 a 255 argumentos cuyo valor total o suma desea obtener. Ejemplo A 1

Datos

2

-5

3

15


20


4

30

5

'5

6

VERDADERO Fórmula

Descripción (resultado)

=SUMA(3;2)

Suma 3 y 2 (5)

=SUMA("5";15;VERDADERO)

Suma 5, 15 y 1, ya que los valores de texto se traducen como números y el valor lógico VERDADERO se traduce como 1 (21).

=SUMA(A2:A4)

Suma los tres primeros números de la columna anterior (40).

=SUMA(A2:A4;15)

Suma los tres primeros números de la columna anterior y 15 (55).

=SUMA(A5;A6;2)

Suma los valores de las dos últimas filas anteriores y 2. Puesto que los valores no numéricos de las referencias no se traducen, no se tienen en cuenta los valores de la columna anterior (2).

11.6.2 Función PROMEDIO Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos. Sintaxis PROMEDIO(número1;número2;...) Número1, número2... son de 1 a 255 argumentos numéricos cuyo promedio desea obtener.

Ejemplo A 1

Datos

2

10

3

7

4

9

5

27


21


6

0

7

4 Fórmula


=PROMEDIO(A2:A7)

Halla el promedio de todos los números de la lista anterior (9,5)

=PROMEDIO(A2:A4;A7)

Halla el promedio de los tres primeros números y el último de la lista (7,5)

=PROMEDIO.SI(A2:A7; "<>0")

Halla el promedio de los números de la lista, excepto los que contienen cero, como el de la celda A6 (11,4

11.6.3 Función MAX Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores. Sintaxis MAX(número1;número2; ...) Número1, número2... son de 1 a 255 números de los que desea encontrar el valor máximo. Ejemplo A 1

Datos

2

10

3

7

4

9

5

27

6

2 Fórmula


=MAX(A2:A6)

El mayor de los números anteriores (27)

=MAX(A2:A6;30)

El mayor de los números anteriores y 30 (30)

11.6.4 Función MIN Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores. Sintaxis MIN(número1;número2; ...) Número1, número2... son de 1 a 255 números de los que se desea encontrar el valor mínimo. Manual de Excel 2007

22


Ejemplo

A 1

Datos

2

10

3

7

4

9

5

27

6

2 Fórmula


=MIN(A2:A6)

El menor de los números anteriores (2)

=MIN(A2:A6;0)

El menor de los números anteriores y 0 (0)

12 TRABAJAR CON GRÁFICOS 12.1 Crear un gráfico En la mayoría de los gráficos, como los gráficos de columnas y los de barras, puede representar gráficamente datos que están organizados en filas o columnas en una hoja de cálculo. Sin embargo, algunos tipos de gráfico, como el gráfico circular o el gráfico de burbujas, requieren una disposición de datos específica. a)

En la hoja de cálculo, organice los datos que desea trazar en un gráfico.

Cómo organizar datos para tipos de gráficos específicos

Para este gráfico Columnas

Organice los datos En columnas o filas, de la siguiente manera:

Barras

Lorem

Ipsum

Línea

1

2

Área

3

4

Lorem

1

Superficie

O:

Radial


3 23


Para este gráfico

Organice los datos Ipsum

Circular

2

4

En una columna o fila de datos y una columna o fila de rótulos de datos, de la siguiente manera:

Anillos (con una serie)

A

1

B

2

C

3

A

B

C

1

2

3

O:

Circular Anillos

En varias columnas o filas de datos y una columna o fila de rótulos de datos, de la siguiente manera:

(con más de una serie)

A

1

2

B

3

4

C

5

6

A

B

C

1

2

3

4

5

6

O:

XY (dispersión) Burbujas

En columnas, con los valores X en la primera columna y los valores Y correspondientes o los valores de tamaño de burbuja en las columnas adyacentes, de la siguiente manera: X


Y

Tamaño de la burbuja

24


Para este gráfico

Cotizaciones

Organice los datos 1

2

3

4

5

6

En columnas o filas en el orden siguiente, utilizando nombres o fechas como rótulos: valores máximos, valores mínimos y valores de cierre Como: Fecha

Máximo

Mínimo

Cierre

1/1/2002

46,125

42

44,063

O:

b) c) d) e)

Fecha

1/1/2002

Máximo

46,125

Mínimo

42

Cierre

44,063

Seleccione las celdas que contienen los datos que desea utilizar en el gráfico. En la ficha Insertar, en el grupo Gráficos, siga uno de los procedimientos siguientes: Haga clic en el tipo de gráfico y, a continuación, haga clic en el subtipo de gráfico que desea utilizar. Para ver todos los tipos de gráficos disponibles, haga clic en un tipo de gráfico y, a continuación, haga clic en Todos los tipos de gráfico para mostrar el cuadro de diálogo Insertar gráfico; por último, haga clic en las flechas para desplazarse por todos los tipos y subtipos de gráficos disponibles y haga clic en los que desea utilizar.

SUGERENCIA Cuando sitúe el puntero del mouse (ratón) sobre cualquier tipo o subtipo de gráfico, aparecerá la información en pantalla con el nombre del tipo de gráfico.

12.2 Cómo cambiar la ubicación de un gráfico a) Haga clic en el gráfico incrustado o en la hoja de gráfico para seleccionarlos y mostrar las herramientas de gráfico. Manual de Excel 2007

25


b) En la ficha Diseño, en el grupo Ubicación, haga clic en Mover gráfico.

c) En Seleccione dónde desea colocar el gráfico, siga uno de los procedimientos siguientes: Para mostrar el gráfico en una hoja de gráfico, haga clic en Hoja nueva. SUGERENCIA Si desea reemplazar el nombre sugerido para el gráfico, puede escribir un nombre nuevo en el cuadro Hoja nueva.

12.3 Cambiar el tipo de gráfico de un gráfico existente a) Siga uno de los procedimientos siguientes:  

Para cambiar el tipo de gráfico del gráfico entero, haga clic en el área del gráfico o en el área de trazado del gráfico para mostrar las herramientas de gráfico. Para cambiar el tipo de gráfico de una serie de datos únicos, haga clic en la serie de datos. SUGERENCIA Se mostrarán las herramientas de gráficos con las fichas Diseño, Presentación y Formato.

b) En la ficha Diseño, en el grupo Tipo, haga clic en Cambiar tipo de gráfico.

c) En el cuadro de diálogo Cambiar tipo de gráfico, siga uno de los procedimientos siguientes:  

Haga clic en un tipo de gráfico en el primer cuadro y, a continuación, haga clic en el subtipo de gráfico que desee utilizar en el segundo cuadro. Si guardó algún tipo de gráfico como plantilla, haga clic en Plantillas y, a continuación, haga clic en la plantilla de gráfico que desee utilizar en el segundo cuadro.

12.4 Dar formato a los elementos de un gráfico Puede dar formato a los distintos elementos de un gráfico, como las series de datos, los ejes, los títulos, los rótulos de datos o las leyendas. a.

En un gráfico, haga clic en el elemento del gráfico al que desea dar formato o realice el siguiente procedimiento para seleccionarlo de una lista de elementos de gráficos:  Haga clic en el gráfico. Se mostrarán las Herramientas de gráficos con las fichas Diseño, Presentación y Formato.


26




En la ficha Formato, en el grupo Selección actual, haga clic en la flecha situada junto al cuadro Elementos de gráfico y, a continuación, seleccione el elemento de gráfico al que desea dar formato.

En la ficha Formato, siga uno de los procedimientos siguientes:

b.   

Para dar formato a todos los elementos del gráfico seleccionados, en el grupo Selección actual, haga clic en Selección de formato y, a continuación, seleccione las opciones que desee. Para dar formato a la forma de un elemento del gráfico seleccionado, en el grupo Estilos de forma, haga clic en el estilo que desee o haga clic en Relleno de forma, Contorno de forma o Efectos de formas y, a continuación, seleccione las opciones de formato que desee. Para dar formato al texto de un elemento del gráfico seleccionado mediante WordArt, en el grupo Estilos de WordArt, haga clic en el estilo que desee o haga clic en Relleno de texto, Contorno de texto o Efectos de texto y, a continuación, seleccione las opciones de formato que desee. SUGERENCIA Para usar formato de texto normal para dar formato al texto de los elementos del gráfico, puede hacer clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el texto o seleccionarlo y después hacer clic en las opciones que desee en la minibarra de herramientas. Puede utilizar también los botones de formato de la cinta de opciones (ficha Inicio, grupo Fuente).

12.5

Ejemplos de tipos de gráficos

12.5.1 Gráficos de columnas

Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de cálculo en un gráfico de columnas. Este tipo de gráfico es útil para mostrar cambios de datos en un período de tiempo o para ilustrar comparaciones entre elementos. En los gráficos de columnas, las categorías normalmente se organizan en el eje horizontal y los valores en el eje vertical.

12.5.2 Gráficos de líneas

Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de cálculo en un gráfico de líneas. Los gráficos de línea pueden mostrar datos continuos en el tiempo, establecidos frente a una escala común y, por tanto, son ideales para mostrar tendencias en datos a intervalos iguales. En un gráfico de líneas, los datos de categoría se distribuyen uniformemente en el eje horizontal y todos los datos de valor se distribuyen uniformemente en el eje vertical.


27


12.5.3 Gráficos circulares

En un gráfico circular se pueden representar datos contenidos en una columna o una fila de una hoja de cálculo. Los gráficos circulares muestran el tamaño de los elementos de una, en proporción a la suma de los elementos. Los puntos de datos (puntos de datos: de un gráfico circular se muestran como porcentajes del total del gráfico circular.

Piense en utilizar un gráfico circular cuando: Sólo tenga una serie de datos que desee trazar. Ninguno de los valores que desea trazar son negativos. Casi ninguno de los valores que desea trazar son valores cero. No tiene más de siete categorías. Las categorías representan partes de todo el gráfico circular.

12.5.4 Gráficos de barras

Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de cálculo en un gráfico de barras. Los gráficos de barras muestran comparaciones entre elementos individuales. Piense en utilizar un gráfico de barras cuando: Las etiquetas de eje son largas. Los valores que se muestran son duraciones.

12.5.5 Gráficos de área

Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de cálculo en un gráfico de área. Los gráficos de área destacan la magnitud del cambio en el tiempo y se pueden utilizar para llamar la atención hacia el valor total en una tendencia. Por ejemplo, se pueden trazar los datos que representan el beneficio en el tiempo en un gráfico de área para destacar el beneficio total. Al mostrar la suma de los valores trazados, un gráfico de área también muestra la relación de las partes con un todo.

.


28


12.5.6 Gráficos de anillos

En un gráfico de anillos se pueden representar datos organizados únicamente en columnas o en filas de una hoja de cálculo. Al igual que un gráfico circular, un gráfico de anillos muestra la relación de las partes con un todo pero puede contener más de una serie de datos.

13 IMPRIMIR Los libros y hojas de cálculo se pueden imprimir de forma completa o parcial, uno a uno o varios al mismo tiempo. Si los datos que desea imprimir están en una tabla de Microsoft Office Excel, sólo se podrá imprimir la tabla de Excel. También se puede imprimir un libro en un archivo en lugar de en una impresora; esta opción resulta muy útil cuando es necesario imprimir el libro con un tipo distinto de impresora de la que se utilizó para imprimirlo originalmente.

13.1 Imprimir una hoja de cálculo o libro de forma completa o parcial a.

Siga uno de los procedimientos siguientes: Para imprimir parte de la hoja, haga clic en la hoja de cálculo y, a continuación, seleccione el rango de datos que desea imprimir.  Para imprimir toda la hoja, haga clic en ella para activarla.  Para imprimir un libro, haga clic en cualquiera de sus hojas de cálculo. 

b.

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en Imprimir. Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+P.

c.

En Imprimir, seleccione una opción para imprimir la selección, la hoja u hojas activas o todo el libro. NOTA Si la hoja de cálculo cuenta con un área de impresión definida, Excel sólo imprimirá dicha zona. Si no desea imprimir un área definida, active la casilla de verificación Omitir áreas de impresión.

SUGERENCIA Para imprimir rápidamente u obtener una vista previa de la copia impresa antes de imprimirla, haga clic en el botón de Microsoft Office , haga clic en la flecha situada junto a Imprimir y, a continuación, haga clic en Impresión rápida o Vista preliminar.

13.2 Imprimir varias hojas de cálculo a la vez a.

Seleccione las hojas de cálculo que desee imprimir. Sugerencia Cuando se seleccionan varias hojas de cálculo, [Grupo] aparece en la barra de título en la parte superior de la hoja. Para cancelar la selección de varias hojas de un libro, haga clic en cualquier hoja no seleccionada. Si no está visible ninguna hoja no seleccionada, haga clic con el botón secundario en la etiqueta de una hoja seleccionada y, a continuación, haga clic en Desagrupar hojas en el menú contextual.

b.

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en Imprimir. Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+P.


29


13.3 Agregar, eliminar o mover saltos de página Para imprimir el número exacto de páginas que desee, puede utilizar la opción Vista previa de salto de página para ajustar rápidamente los saltos de página. En esta vista, los saltos de página insertados de forma manual aparecen como líneas continuas. Las líneas discontinuas reflejan los saltos de página que Microsoft Office Excel aplicará automáticamente. La vista Vista previa de salto de página es especialmente útil para ver cómo afectan otros cambios (como la orientación de página y los cambios de formato) a los saltos de página automáticos. Por ejemplo, la modificación del alto de las filas y del ancho de las columnas puede afectar a la colocación automática de los saltos de página. También puede modificar los saltos de página a los que afecte la configuración del controlador de la impresora actual. a. En el grupo Vistas de libro de la ficha Vista, haga clic en Vista previa de salto de página.

SUGERENCIA También puede hacer clic en Vista previa de salto de página b. 

en la barra de estado.

Siga uno de los procedimientos siguientes: Para mover un salto de página, arrástrelo hasta una nueva posición. NOTA Al mover un salto de página automático, éste se transforma en salto manual.



Para insertar saltos de páginas verticales u horizontales, seleccione una fila o columna debajo o a la derecha del lugar donde desee insertarlo, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) y, a continuación, haga clic en Insertar salto de página en el menú contextual.  Para quitar un salto de página manual, arrástrelo fuera del área de vista previa de salto de página.  Para quitar todos los saltos de página manuales, haga clic con el botón secundario del mouse en cualquier celda de la hoja de cálculo y, a continuación, haga clic en Restablecer todos los saltos de página en el menú contextual. c. Para volver a la vista Normal una vez que termine de trabajar con los saltos de página, en la ficha Vista, en el grupo Vistas del libro, haga clic en Normal. SUGERENCIA También puede hacer clic en Normal

en la barra de estado.

13.4 Agregar o modificar el texto de un encabezado o pie de página de una hoja de cálculo en la vista Diseño de página a. b.

Haga clic en la hoja de cálculo en la que desee agregar o modificar encabezados o pies de página. En la ficha Insertar, en el grupo Texto, haga clic en Encabezado y pie de página.

NOTA Excel mostrará la hoja de cálculo en la vista Diseño de página. También puede hacer clic en Vista Diseño de página Manual de Excel 2007

en la barra de estado para que aparezca esta vista. 30


Siga uno de los procedimientos siguientes: Para agregar un encabezado o pie de página, haga clic en el cuadro de texto izquierdo, central o derecho de encabezado o pie de página, en la parte superior o inferior de la página de la hoja de cálculo.  Para cambiar un encabezado o pie de página, haga clic en el cuadro de texto de encabezado o pie de página en la parte superior o inferior de la página de la hoja de cálculo que corresponda y, a continuación, seleccione el texto que desea cambiar. d. Escriba el texto que desea que aparezca. e. SUGERENCIA Para volver a la vista Normal, en la ficha Vista, en el grupo Vistas del libro, haga clic en Normal. También puede hacer clic en Normal en la barra de estado. c.



13.5 Elegir las opciones de encabezado y pie de página de una hoja de cálculo Haga clic en la hoja de cálculo para la que desea elegir las opciones de encabezado y pie de página. En la ficha Insertar, en el grupo Texto, haga clic en Encabezado y pie de página.

a. b.

NOTA Excel mostrará la hoja de cálculo en la vista Diseño de página. También puede hacer clic en Vista Diseño de página

en la barra de estado para que aparezca esta vista.

Haga clic en el cuadro de texto izquierdo, central o derecho de encabezado o pie de página, en la parte superior o inferior de la página de la hoja de cálculo.

c.

SUGERENCIA Al hacer clic en cualquier cuadro de texto, se selecciona el encabezado o el pie de página y se muestran las herramientas de encabezado y pie de página con la ficha Diseño. En la ficha Diseño, en el grupo Opciones, siga uno o varios de los procedimientos siguientes:

d.   



Para insertar un encabezado o pie de página distinto en las páginas impares y en las páginas pares, active la casilla de verificación Páginas pares e impares diferentes. Para eliminar los encabezados y pies de página de la primera página impresa, active la casilla de verificación Primera página diferente. Para utilizar el mismo tamaño de fuente y escala de ajuste que la hoja de cálculo, active la casilla de verificación Ajustar la escala con el documento. Si desea que el tamaño de fuente y el ajuste de escala de los encabezados y pies de página sean distintos del ajuste de escala de la hoja de cálculo para que la presentación sea igual en todas páginas, desactive esta casilla de verificación. Para comprobar que los márgenes del encabezado o pie de página están alineados a los márgenes derecho e izquierdo de la hoja de cálculo, active la casilla de verificación Alinear con márgenes de página. Para definir los márgenes izquierdo y derecho de los encabezados y pies de página en un valor específico distinto del de los márgenes de la hoja de cálculo, desactive esta casilla de verificación. SUGERENCIA Para volver a la vista Normal, en la ficha Vista, en el grupo Vistas del libro, haga clic en Normal. También puede hacer clic en Normal en la barra de estado.


31

Manual Excel 2011

Recommend Documents