Manual ERP Invent a Rio y Facturacion

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INVENTARIO Y FACTURACION ERP

Docente: LeonardoFigueroa Saldaña

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INDICE

Introducción Capítulo 1 (Completando la Información básica) Instalación Física Instalación Lógica Empresa Bases Parámetros

3 4 4 4 5 7

Capítulo 2 (Tablas y Maestros) Digitación Tablas Digitación Auxiliares Ejercicios Tablas

11 11 15 21 22

Capítulo 3 (Bodegas) Productos Saldos de Apertura Guías de Entrada Guías de Salida Reserva de Materiales

25 25 28 29 32 33

Capitulo 4 Formatos de Documentos

34 34

Capitulo 5 (ventas) Ventas

36 36

Capítulo 6 (Consultas e Informes) Consultas Informes

39 39 40

Capitulo 7 (Contabilización) Contabilización

41 41

Capítulo 8 (Procesos y Seguridad) Procesos Seguridad

43 43 43


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INTRODUCCION

El Sistema de Inventario y facturación ERP nos permite llevar un control de los productos en las distintas Bodegas que posee la empresa, a través de la generación de guías de entrada y salida de mercadería. Nos Nos permi permite te tomar tomar aquel aquella lass guías guías de salida salida que consti constituy tuyen en ventas ventas y genera generar r automáticamente la Factura correspondiente, en detalle o resumen. Podrá ingresar en la ficha del producto, información información técnica e incorporar incorporar una foto del mismo, además de asociarle productos alternativos y complementarios, y si se tiene el sistema de Contabilidad ERP nos permitirá contabilizar contabilizar las ventas, consumos, costos y despachos pendientes. El sist sistem ema a tamb tambié ién n perm permitite e real realiz izar ar la rese reserv rva a de mate materi rial ales es para para un clie client nte e determinado o bien porque la empresa desea a futuro utilizarlo en forma interna. Usted podrá realizar consultas de stock de un producto determinado, emitir informes de niveles críticos, como máximo, mínimo y de reposición de stock. Lleva el control de las ventas anticipadas y consignaciones de productos, controlando de esta forma lo que esta pendiente y lo que tiene nuestro cliente en consignación. Cabe destacar destacar que el sistema trabaja con 2 meses meses en línea línea , llamados llamados Abierto Actual Actual y Abierto anterior; pero es posible consultar la historia de meses pasados.


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Taller ERP CAPITULO 1 COMPLETANDO LA INFORMACIÓN BÁSICA

Se podr podría ía deci decirr que que para para pode poderr traba trabaja jarr con con los los sist sistem emas as , exis existe ten n 2 tipo tiposs de instalación : Instalación Física Instalación Lógica La instalación Física , generalmente, la realiza el encargado de Computación de la empresa o personal de Soporte Softland. Al efectuar esta instalación, instalación, se generarán los Directorios para trabajar trabajar con el Sistema de Inventario y Facturación Los directorios que se generan en forma automática son :

El directorio Principal denominado Softland y dos subdirectorios subdirectorios Programas y Datos. Progra Programas mas : Quedan Quedan grabad grabados os todos todos los los progra programas mas relati relativos vos a él o los los sistem sistemas as Softland. Datos : Bajo este directorio se generará el área de trabajo donde posteriormente se guardará toda la información que se vaya digitando. Una vez realizada la instalación física, se puede comenzar a realizar la instalación denominada denominada Lógica.


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Taller ERP Instalación Lógica : Desde la barra de Inicio, seleccionar Programas, Softland ERP, Inventario y Facturación. Activando el Programa, se presenta la Portada de él, donde nos muestra que estamos frente al Sistema de Inventario y Facturación. A continuación procederemos a la creación de la Empresa o área de trabajo, donde se grabará posteriormente toda la información que se vaya digitando. Para ello en la barra de MENU de la portada del sistema aparece habilitado solo una opción.

1.- EMPRESA Al activarla se presentan varias alternativas, las cuales se detallan a continuación continuación

1.1 Seleccionar

: Permite trabajar con una empresa ya existente, se habilita por cada empresa creada una lengüeta o pestaña.

1.2 Crear

: Permite crear la empresa o directorio de trabajo.

1.3 Eliminar

: Elimina una empresa ya creada, para ello solicitara la clave de

usuario principal.

Respaldo/Recuperación eración Base de Datos: Realiza un respaldo o recuperación de 1.4 Respaldo/Recup los datos de una empresa determinada.

1.5 Instalar Datos Demo: Genera el directorio o empresa demo en el disco duro del equi equipo po en el cual cual esta estamo moss trab trabaj ajan ando do,, esta esta empr empres esa a es de prue prueba ba y es proporcionada proporcionada por nosotros, trae ejemplo de todas t odas las opciones.

1.6 Verificación de Estructura de la Base de Datos: Realiza una comprobación interna de la Base de Datos, si detecta algún problema lo informa.

1.7 Muestra Estructura de la Base de Datos: Entrega el detalle de las tablas y sus campos.

1.8 Salir

: Abandona el sistema.


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En esta ocasión se utilizaremos la alternativa CREAR , para generar la Empresa.

1.- Lo primero es indicar el nombre de la empresa o directorio de trabajo, este es un nombre corto, si se tiene el módulo de contabilidad, se debe crear con el mismo nombre para que exista conexión entre ambos. 2.- A continuación continuación usted usted deberá deberá indicar indicar la base de Datos con la cual se trabajará trabajará MSDE o SQL, va a depender del sistema comprado.

Ej:

3.- Indicar el servidor de datos (nombre del equipo dentro de la red), esto es de vital importancia ya que si se crea en otro equipo la base de datos residirá en el lugar equivocado. equivocado. Además indicaremos el país. indicaremos la Unidad, Unidad, esta normalmente normalmente será W:\ (si esta en red) o C:\ (si 4.- Luego indicaremos es monousuario). monousuario).

5.- Para finalizar daremos clic a OK 6.- Una vez que termine el proceso de creación, mostrará una pantalla para que se ingrese la información información relativa relativa a la empresa como : Razón social, Rut, Dirección , etc. Para salir de esta pantalla seleccionar botón OK Con esto ha quedado lista la Instalación Lógica. Ahora estamos en condiciones de trabajar completando con información el Sistema de Inventario y Facturación. Notemos que con la realización de los pasos anteriores se activaron nuevas opciones y botones en la barra de Menú, dentro de las cuales tenemos :


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Comenzaremos Comenzaremos trabajaremos con :

2.- BASES

Seleccionaremos Seleccionaremos :

2.1 Parámet Parámetros ros Acá se realiza la parametrización del sistema, es decir, indicaremos datos globales con los cuales trabajara el sistema. Esta opción cuenta con 6 lengüetas que a continuación continuación se detallan. Para comenzar daremos clic al botón modificar.

2.1. 2.1.11 Dato Datoss Glob Global ales es

Alarma Costo Unitario en Guía de Entrada: si marcamos esta opción el sistema nos enviara un mensaje si el valor unitario de compra en igual a cero(0), además puede enviar una alarma sonora. permite e regist registrar rar la cuenta cuenta de Maneja Ingreso de Cuenta de Consumo: permit consumo a cada producto al realizar los consumos internos. Centros de Costo: dato controlado por el módulo de contabilidad, si no se tien, se deben definir los niveles (hasta 3) y el largo de cada nivel en cuanto a Docente: LeonardoFigueroa Saldaña

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Taller ERP caracteres. Además podremos indicarle que exija el centro de costo en los documentos contabilizables. contabilizables. Largos de Códigos: corresponde al largo del código de producto, éste puede ser como máximo 20 caracteres. Maneja decimales en: cantidades de los productos con decimales. decimales. Maneja Niveles de Stock: se puede control por Bodega o Empresa (general), esto corresponde al control de stock critico (Mínimo – Máximo – Reposición).

Canal de Venta: debemos indicar si el ingreso del canal de ventas será obligatorio para Facturas, Boletas y/o Notas de crédito, además indicaremos un canal por defecto el cual será asignado a todos los documentos para que ninguno ninguno quede quede sin canal asociad asociado. o. Mediante Mediante este dato podremos podremos obtener obtener informes estadísticos. Distribuidor: indicaremos si el sistema solicitara el distribuidor asociado a la venta venta,, esto esto es utili utilizad zado o cuando cuando se traba trabaja ja con distri distribui buido dores res de nuest nuestros ros productos pero facturamos nosotros y cancelamos comisión por la venta. Controla Sobregiro de los Clientes: permite llevar un control al minuto de reali realizar zar una una Guía Guía o Factur Factura a del del saldo saldo adeud adeudado ado por nuestr nuestro o client cliente e que que sobrepase el monto de crédito autorizado indicado en la ficha del cliente. Maneja Descuentos a Nivel de Linea: éstos pueden ser hasta 5 por cada producto, independiente independiente de el que se pueda realizar al total. Maneja Descuentos a Nivel de Totales: también pueden ser hasta 5, y estan relacionados relacionados básicamente a descuentos financieros, por el total de la venta. Coment Comentario ario para para Formul Formulario arioss :Es un comentario o glosa que se puede imprimir en los documentos de venta (todos). Es utilizado comúnmente para informar horarios de atención o enviar un saludo de acuerdo a la fecha o simplemente como saludo


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Taller ERP Controlar Vigencia de Folios Legales: Permite llevar un control acerca de las numeraciones autorizadas por el S.I.I. para facturas notas de crédito notas de débito, etc. Permite Venta Anticipada: Permite facturar en caso de no existir stock de productos.

2.1.2 Series Maneja Productos con Serie: al marcar esta opción se nos habilitara en la ficha del producto la grilla serie, además esto indica que tenemos productos con una numeración que hace único al producto. Facturas – Imprime Series: si se maraca, al imprimir el documento saldrá el número de serie. Boletas – Imprime Series: si se maraca, al imprimir el documento saldrá el número de serie. Guías de Salida: si se marca, al imprimir el documento saldrá el número de serie. 2.1 2.1.3 Producto ctos KIT KIT Acá se debe indicar si se imprimen los componentes del KIT en los distintos documentos relacionados relacionados al movimiento movimiento de productos.


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2.1 2.1.4 Talla lla – Color

Se debe indicar si Manejaremos productos con Talla- Color, además si el ingreso de éstos será lineal (al minuto de ingresar el productos) o matricial (existirá una tabla). Antes de salir daremos clic al botón grabar.

2.1.5 Partida / Pieza Se debe indicar la impresora donde se emitirán las etiquetas por partida o pieza

2.2 Selección del mes de trabajo:

En esta opción indicaremos al sistema el mes y año con el cual comenzaremos a trabajar, una vez seleccionado el primer mes, solo tendremos que dar clic en el botón abrir mes siguiente.

2.3 Definición Datos Empresa:

Nos Nos perm permitite e modi modififica carr la info inform rmac ació ión n Comercial de la empresa, que fue ingresada al realizar la Creación de la empresa.

2.4 Reparación Reparación Base de de datos Docente: LeonardoFigueroa Saldaña

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Taller ERP Genera una revisión y reparación de los datos.

2.5 Definición Definición de Formatos Formatos Es aquí donde se definen los formatos de Factura , Boletas , Guías de entrada, Guías de salida y Notas de crédito con los cuales trabaja la empresa. Por el momento no definiremos formatos y volveremos a este punto más adelante.


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Taller ERP CAPITULO 2 3.- TABLAS Dentro de esta opción tenemos varias tablas que completar para poder comenzar a trabajar con el sistema y partiremos con la última de ellas.

3.1 Auxiliares y Otros Al seleccionar esta opción se despliegan nuevas opciones, como Comuna, Ciudad, País ,etc .que posteriormente utilizaremos utilizaremos en la ficha del cliente. Comenzaremos Comenzaremos con :

3.1.1 Comunas A la derecha de este cuadro se nos habilitan una serie de botones que utilizaremos en todo el sistema, los cuales explicaremos a continuación: Imprimir , el botón de lista de la derecha nos permite enviarlo a pantalla-impresora o disco.

Agregar Modificar Eliminar Grabar Salir


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Taller ERP En este momento estamos en condiciones condiciones de agregar Comunas.

A cada comuna debemos asignar un código alfanumérico de máximo 4 caracteres, además la descripción y región a la que pertenece. Como ejemplo digitaremos LC y luego presionemos la tecla Tab, el cursor queda en descripción, descripción, digitar Las Condes y luego botón GRABAR. El sistema nos deja en condiciones condiciones de seguir digitando el resto de las comunas. Cabe destacar que en caso de tener el sistema de Contabilidad Contabilidad y Presupuesto y haber digitado la información en ese módulo, al ingresar a esta opción tendremos ya los datos incorporados en las tablas. t ablas. Continuaremos Continuaremos desarrollando algunos ejercicios para completar la tabla de comunas. Digitar las siguientes comunas y luego emitir el listado vía pantalla.

C ódi go LC PR LR VI

Descripción Las Condes Providencia La Reina Vitacura

3.1.2 Ciudades La forma de ingreso es igual a la digitación de comunas. Código alfanumérico de 3 caracteres, descripción y región. Como ejercicios digitaremos :

C ódi go SA VL LS VA


Descripción Santiago Valdivia La Serena Valparaíso

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Taller ERP 3.1.3 País Al cual pertenece nuestro cliente.

C ódi go CH BO VE

Descripción Chile Bolivia Venezuela

3.1.4 Categorías de Auxiliares Es una característica más de nuestros clientes, y se utiliza en general apuntando a su compo comporta rtamie miento nto de pago. pago. Tambié También n corres correspo ponde nde a un código código alfan alfanumé uméric rico o de 3 caracteres y descripción. descripción.

C ódi go 001 002

Descripción Excelente Bueno

3.1.5 Canales Corresponde al canal de ventas y es de 3 caracteres alfanuméricos y puede ser utilizado con distintos fines, recuerde que mediante este dato se podrán obtener informes estadísticos de venta.

C ódi go SK LN CR CS

Descripción Sky Lan Correos de Chile Chile Express

3.1.6 Zonas Su código es de 2 caracteres Alfanuméricos, en general se utiliza como ubicación geográfica o Regiones.

C ódi go SU NO ES OE


Descripción Sur Norte Este Oeste

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Taller ERP 3.1.7 Condiciones de Venta Corresponde a la modalidad en la cual se vende a los distintos clientes, código de 3 caracteres alfanuméricos, se debe indicar adicionalmente adicionalmente el número de vencimientos y días días de venc vencim imie ient nto o para para que que el sist sistem ema a calc calcul ule e auto automá mátitica came ment nte e la fech fecha a d vencimiento del documento.

C ódi go 001 002 003 004

Descripción Contado 30 días 60 días 30 y 60 días

Nº D í as 0 30 60 30

Nº Venctos. 0 1 1 2

3.1.8 Cobradores Corresponderá al encargado de la cobranza de ese cliente. Se designa mediante un código de 3 caracteres alfanumérico y descripción.

C ódi go JMR LPG

Descripción José Ramírez Martínez Luis Prado Guzmán

3.1.9 Cargos Está orientado a los contactos en empresas que corresponden a clientes nuestros o prov provee eedo dore res, s, esta esta tabl tabla a es comp compar artitida da por por Recu Recurs rsos os Huma Humano nos. s. Códi Código go de 4 caracteres.

C ódi go 001 002

Descripción Contador Jefe Adquisiciones

3.1.10 Giros Corresponde Corresponde al giro comercial tanto de nuestros clientes como proveedores, código de hasta 3 caracteres alfanuméricos.

C ódi go AG CO IN CN

Descripción Agrícola Comercial Industrial Construcción

3.1.11 Vendedores Que existen en la empresa. Código alfanumérico de 3 caracteres.

C ódi go 10 Docente: LeonardoFigueroa Saldaña

Descripción Luis Fernández Página 15

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Ximena Azócar Pedro Toro

3.1.12 Auxiliares A travé travéss de ésta ésta opci opción ón ingr ingres esar arem emos os las las fich fichas as de los los auxi auxililiar ares es (cli (clien ente tes, s, proveedores, proveedores, distribuidores, etc) y utilizaremos las tablas ya digitadas. En esta esta opció opción n el sistem sistema a nos muestr muestra a inici inicial almen mente te 4 Carpe Carpetas tas,, Datos Datos Básico Básicos, s, Conta Contacto ctos, s, Impues Impuesto to y Notas Notas,, pero pero al clasif clasifica icarr la ficha ficha como como client cliente e apare aparecer cerán án nuevas Carpetas, Ventas, Despacho y Cobranza. Comenzaremos Comenzaremos con la primera de ellas

Datos Básicos Corres espo pond nder erá á a un camp campo o alfa alfanu numé méri rico co de 10 Códi Código go de dell Auxi Auxilia liar: r: Corr caracteres, y será con el cual identifiquemos a nuestro Auxiliar. Este código puede ser igual al Rut. RUT: es el Rut del auxiliar, se digita sin puntos y el sistema entrega el digito verificador. Razón Social: nombre del auxiliar reconocido legalmente. Nombre: nombre de fantasía por el cual se conoce al auxiliar. Giro: comercial, asociado a éste existe una tabla, para identificar lo anterior pondremos atención en el botón habilitado a la derecha de la grilla (lupa). País: al cual pertenece el auxiliar. Provincia: tabla proporcionada por el sistema correspondiente a la provincia a la que pertenece el auxiliar. auxiliar. Región: a la que pertenece el auxiliar. Ciudad: del auxiliar. Comuna: del auxiliar. Docente: LeonardoFigueroa Saldaña

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Taller ERP Dirección: acá se incorpora el nombre de la calle. Número: de la calle antes indicada. Departamento: si tien tiene e dent dentro ro de la dire direcc cció ión n un núme número ro de ofic oficin ina a o departamento. Código Postal Apartado postal Teléfonos: se pueden ingresar hasta 3, el número de anexo (extensión) y el código de área. Fax: igual al anterior pero sólo 2 números de fax. E-mail: dirección de correo del auxiliar. Web Site: sitio web de la empresa que se esta ingresando. Clasificación: Esta puede ser una o la combinación que se requiera. marca a cuan cuand do se quiere ere bloq bloqu uear ear la gen generaci ració ón de Bloqueado: se marc documentos de venta por temas comerciales. Activo Si/No: indica si el auxiliar esta vigente. Para continuar daremos clic al diskette para grabar y pasar a la siguiente carpeta.

Contactos Al pasar a esta carpeta el sistema verifica que hayan grabado los datos, de lo contrario sugiere la grabación. Para agregar los contactos daremos clic al botón agregar y el sistema nos solicitara lo siguiente:

Nombre: corresponde al nombre del contacto. Teléfonos: hasta 3 números asociados al contacto, puede ir un celular. Fax: sólo 1 número. Email: dirección de correo del contacto, donde podremos comunicarnos con él. Cargo: que ocupa en la empresa. Podremos marcar el check del Outlook para grabar los datos del contacto en las capetas de contactos del Outlook. Con el botón Correo, podemos mandar en forma inmediata un mail, con el OK grabamos y con el Cancelar, cancelamos la operación. Docente: LeonardoFigueroa Saldaña

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Pasaremos a la siguiente carpeta.

Ventas

Esta carpeta aparece solo si la clasificación del auxiliar es Cliente ya que los datos que se incorporan van relacionados relacionados a la facturación.

Condición de Venta: condición en la cual cancela el cliente sus documentos, ésta será sugerida en la emisión de los mismos. Monto Crédito Crédito Autorizado: Autorizado: es utili utilizad zado o cuando cuando se les asigna asigna un monto monto dete determ rmin inad ado o a los los clie client ntes es como como deud deuda, a, de acue acuerd rdo o a esto esto el siste sistema ma controlará el sobregiro. Zona: según tabla ingresada, ubicación geográfica del cliente. Canal: de venta al cual pertenece este cliente. Lista de Precios: asociada al cliente, esta será sugerida en los documentos de venta. según n tabl tabla, a, dato dato rela relaci cion onad ado o al comp compor orta tami mien ento to Catego Categoría ría Cliente Cliente:: segú comercial.

Vendedores: existe un el botón Editar Vendedores, al dar clic se habilitan las grillas que están abajo, allí se indica el código del vendedor asociado, para terminar dar clic al mismo botón del comienzo que ahora se muestra como Vendedores Vendedores OK. Siguiente carpeta. Docente: LeonardoFigueroa Saldaña

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Taller ERP Despacho

También se habilita sólo si es de clasificación cliente, la información que aquí se incorpora corresponde a los posibles lugares de despacho de los productos. Los datos a ingresar son los siguientes:

Lugar de Despacho: nombre que identificará el lugar, por ejemplo Local Providencia. Dirección: identificación, identificación, ubicación del lugar. Comuna: del lugar de despacho, relacionado relacionado a la dirección. Ciudad País Teléfonos: pueden ser hasta 3. Fax: sólo uno. Atención: persona a la cual van dirigidos los despachos o encargado del lugar. Con el botón OK grabaremos.

Cobranza

Los datos solicitados son los siguientes: Docente: LeonardoFigueroa Saldaña

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Taller ERP Cobrador: se incorpora según tabla ingresada, es la persona asignada para realizar la cobranza a este cliente. Dirección: lugar lugar en donde donde se realiz realiza a la cobran cobranza, za, disti distinta nta a la direcc dirección ión comercial. Comuna, Ciudad y País: de cobranza. Teléfono: al cual se hace la cobranza. Días de Pago: si existe un día (como número) del mes en el cual realicen pagos. Por ejemplo: los 15 de cada mes. Con el diskette de la barra de herramientas grabamos.

Impuestos

Aparecerán todos los impuestos creados, en la columna afecto debemos indicar si esta afecto o no a dicho impuesto.

Se debe ingresar el Banco y Nº de cuenta sin guiones de la cuenta corriente del proveedor a la cual quiere realizar el pago de lo adeudado.


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Si se encue encuentr ntra a como como clien cliente/p te/prov rovee eedor dor autori autorizad zado o por por SII para para el envío envío de la documentación electrónica, debe ingresar el mail desde y hacia donde se enviaran esta información. Y finalmente...

Notas

Se utiliza para incorporar anotaciones importantes en relación al cliente, las cuales pueden pueden ser visua visualilizad zadas as por los usuari usuarios os que tenga tengan n el acceso acceso a las fichas fichas de auxiliares.


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Taller ERP EJECICIOS Como Como ejerci ejercicio cioss ingre ingresar saremo emoss los siguie siguiente ntess Clie Cliente ntess . Los datos datos que no están están indicados deben ser seleccionados por usted.:

1.- Ingrese sus datos personales, creado toda la información faltante, para completar cada una de las pestañas de información. 2.-Código Nombre mbre Direc Direcció ción n Teléfono Cont Contac acto to Cargo Vendedor Desp Despac acho ho Cobrador

: 2456879 : Jos José Itu Iturra rra Maldo ldonado ado : Pedro Pedro de Valdi Valdivia via 546 546 : 2241432 : Fern Fernan ando do Fuen Fuente tess : Contador : Luis Fernández : Provi Provide denc ncia ia 478 478 : Luis Prado

3.-Código Nombre mbre Dire Direcc cció ión n Teléfono Contacto Vendedor Despa Despacho cho Cobr Cobrad ador or

: 79233333 : Imp Impreso resoss Comerc merciiales : Ahum Ahumad ada a 548 548 Sant Santia iago go : 6792023 : Ximena Santa María : Pedro Jiménez : Ahuma Ahumada da 548 548 Sant Santiag iago o : Luis Luis Prad Prado o

4.-Código Nombre Direc Direcció ción n Teléfono Contacto Vendedor Desp Despac acho ho Cobrador

: 89211546 : Al Alimentos Fer Fernández : La La Conc Concep epció ción n 154 1542 2 San Santia tiago go : 2354120 : Fernando Prado : Luis Toro : Apoq Apoqui uind ndo o 3500 3500 : José Ramírez


Rut

: 2456879

Ciud Ciudad ad :Santi :Santiago ago Fax : 2241433 Fono : 2241432 Condición de Vta

: Contado

Días de Pago: 15 Rut

: 79233333

Fax : 6792023 Fono : 679-2024 Condición de Vta

: 30 Días

Días Días de Pago Pago:: 15 Rut

: 89211546

Fax : ---------Fono : 2354120 Condición de Vta

: 60 Días

Días de Pago: 10

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Taller ERP 2.- BODEGAS: Corresponden a los lugares donde destinaremos la mercadería. Para definirlas tenemos que asignarle un código (máximo 10 caracteres alfanuméricos), una descri descripci pción ón (máxi (máximo mo 60 caract caractere eres) s) y otros otros datos datos opcion opcionale aless como como perso persona na responsable, dirección, ciudad entre otros. Si la empresa tiene contabilidad y maneja áreas de negocios, cada bodega se asociará a un área determinada.

Como ejercicio completaremos lo siguiente: Código : 01 Desc Descri ripc pció ión n : Bode Bodega ga Prin Princi cipa pall Respo Responsa nsabl ble e : Pedro Pedro Prad Prado o Dirección : Santa Rosa 85 País : Chile Ciudad: Santiago Teléfono : 6898785 Fax : 6898786 Area : 001 Código : 02 Desc Descri ripc pció ión n : Bode Bodega ga Artu Arturo ro Prat Prat Respo Responsa nsabl ble e : Juan Juan Pinto Pinto Dirección : Arturo Prat 141 País : Chile Ciudad: Santiago Teléfono : 6894045 Fax : 6894046 Area : 002


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Taller ERP 3.- CENTRO DE COSTO : Dentro de las Bases opción Parámetros definimos que utili utilizar zaríam íamos os centro centross de costo costo con 1 sólo sólo Nivel Nivel y 3 caract caractere eres, s, en esta esta opció opción n debemos indicar los códigos y descripciones de cada centro de costo que utilizará la empresa. Los códigos pueden ser Alfanuméricos. Como ejemplo agregaremos 2 centros de costo.

Código ADM VEN

Descripción Administración Ventas

Esta opci opción ón nos nos perm permitite e Actu Actual aliz izar ar prec precio ioss de los los 4.- LISTA LISTAS S DE PRECIOS PRECIOS : Esta productos , como también agregar, modificar y eliminar listas de precios. Como las Listas de precios es sobre los productos y aún no hemos ingresado ninguno , también la dejaremos pendiente para más adelante.

5.- UNIDADES DE MEDIDAS : Cada producto que se ingrese al sistema requerirá que se le asigne una Unidad de medida, es por ello que en esta tabla definiremos las unidades a utilizar por la empresa para los diferentes productos, también mediante un Código (6 caracteres alfanuméricos) y una descripción. Como ejemplo digitaremos : C ódi go Descripción C/U UNIDAD KG KILOS

6.- MONEDAS Y EQUIVALENCIAS : Estas corresponderán a las monedas de Venta. Agregaremos el Dólar. 7.- DESCUENTOS : En la opción de Bases- Descuentos indicamos que trabajaríamos con 1 descuento a nivel de Movimiento y 1 descuento a nivel de Totales, el sistema a través de la opción Descuento nos permite modificar la descripción y asignarle un título o nombre a cada uno de ellos y también la cuenta contable asociada. Como ejercicio cambie cambie el nombre de Descuento Descuento a nivel de Movimiento Movimiento por DESCTO Nº1

8.- IMPUESTOS : El sistema tiene incorporado el IVA por defecto , pero usted podrá incorporar todos los impuestos que le sean necesarios, agregando además del código y descripción ,la vigencia del mismo y la cuenta contable correspondiente en caso de tener Contabilidad y Presupuesto.


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Taller ERP 9.- GRUPOS : Como su nombre nombre lo indica, indica, los grupos corresponden corresponden agrupaciones agrupaciones o famil familias ias de produc productos tos.. Por Por lo tanto tanto cada cada produc producto to podrá podrá perten pertenece ecerr a un grupo grupo determina determinado. do. Por ejemplo ejemplo : Si tenemos tenemos para la venta venta computadore computadoress Compaq Compaq 486, Compa Compaq q 586 586 , definire definiremos mos un grup grupo o denomi denominad nado o Computa Computador dores es , donde donde los productos serán : Computador Computador compac 486 modelo 001 - Computadores Computadores Compac 586 modelo B. El máximo de caracteres para definir el Grupo es de 10. Como ejercicios ingresaremos los siguientes Grupos:

Código COM IMP FAX FOT

Descripción Computadores Impresoras Fax Fotocopiadoras

10.-SUBGRUPOS : Corresponde a una nueva clasificación dentro de los grupos . Para el ejemplo anterior suponemos que tenemos computadores pero de diferentes Capa Capaci cida dad d como como Cent Centri rino no,, Xeon Xeon o Pent Pentiu ium, m,po porr lo que que se podr podría ían n defi defini nirr las las capacidades capacidades como Subgrupos. La forma de clasificar tanto los grupos como los subgrupos dependerá de cada empresa. Ejercicios : Ingrese los subgrupos mencionados anteriormente con los siguientes Códigos Código P001 P003 P005

Descripción Centrino Xeon Pentium IV

Volveremos Volveremos a la Tabla Grupo y asociaremos lo siguiente :

Grupo COM IMP

Subgrupo Centrino Xeon Pentium IV Laser Tinta Matriz de Punto


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Taller ERP CAPITULO 3 BODEGA

En este Capítulo se definen las fichas de cada uno de los Productos, se emiten Guías de Entrada y de Salida de mercadería , se reservan materiales y se ingresa el Stock Inicial de la Empresa. Dentr Dentro o de la Opción Opción Bodeg Bodegas as tenemo tenemoss subopc subopcio iones nes , las cuales cuales se detal detallan lan a continuación continuación :

PROD PRODUC UCTO TO – GUÍA GUÍAS S DE ENTR ENTRA ADA – GUÍA GUÍAS S DE SALID ALIDA A – RESE RESERV RVA A DE MATERIAL – SALDO DE APERTURA Comenzaremos Comenzaremos con

1.- PRODUCTO : El Producto se define mediante un Encabezado donde se indicará el Código , la Descripción y 6 Carpetas adicionales :

a) Características b) Ubicaciones c) Niveles de Stock d) Sustitutos e) Complementarios f) Contabilizaciones ENCABEZADO

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Código del producto : Aquí definiremos el código de identificación del producto, recordemos que en Parámetros- Bases definimos que el largo de éste código sería de 10 caracteres. Ejemplo : COMPAQ001 DESCRIPCIÓN 1 : Corresponderá Corresponderá al nombre con que se reconoce al Producto Ingresaremos : Computador Compaq Armada 001 DESCRIPCIÓN 2 : Esto es opcional y se puede utilizar para identificar con mayor claridad el producto o bien asignarle un nombre de fantasía por ejemplo ARMADA ARMADA CÓD RÁPIDO (CTRL +) : Si usted lo desea podrá aisgnarle un código más pequeño para ser utilizado utilizado en opciones de búsqueda del producto. Como ejemplo : a1 CÓD. DE BARRA : Si se desea podrá ingresar el código de barra del Producto


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Taller ERP 7800000000001 CARPETAS •

CARACTERISTICAS :

-Unidad de Medida : Corresponde a la unidad patrón con la cual se ingresa y sale la mercad mercaderí ería a de la bodega bodega.. Para Para ello ello se podrá podrá selecci selecciona onarr desde desde el botón botón de búsqueda o bien digitarlo directamente. También podrá agregarlo a la Tabla, si no existe. Ej : C/U -Peso : Si el producto se maneja en Kilos o unidades equivalentes , podrá deberá ingresar su Peso a modo de referencia. Para este ejemplo este campo quedará en blanco. -Grupo : Po Podrá in indicar a qu que gr grupo o fa familia de de pr productos pertenece la ficha creada. Podrá seleccionar seleccionar el código desde el botón de búsqueda o bien digitarlo directamente. También podrá agregarlo a la Tabla, si no existe. Para este ejemplo el Grupo corresponderá a COM -Sub Grupo : De D eberá in i ndicar a que su s ub-grupo de pr p roductos pertenece la ficha creada. Podrá seleccionar seleccionar el código desde el botón de búsqueda o bien digitarlo directamente. También podrá agregarlo a la Tabla, si no existe. Para nuestro ejercicio el Subgrupo será Pentium -Moneda de venta : Al igual que los campos anteriores podrá seleccionar el código desd desde e el botó botón n de búsq búsque ueda da o bien bien digi digita tarl rlo o dire direct ctam amen ente te.. Tambi También én podr podrá á agregarlo a la Tabla, si no existe. Seleccionemos Pesos -Prec.Neto Factura : Deberá ingresar el neto de venta en pesos . Digitemos : 1.016.949 -Prec.Boleta : Deberá ingresar ingresar el precio de Venta Venta con Iva incluido. incluido. -Ficha Técnica : Se utiliza para incorporar características técnicas del producto , además de incorporar una fotografía del mismo, si se desea -Impuestos : Se deberá indicar el impuesto correspondiente. correspondiente. Docente: LeonardoFigueroa Saldaña

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Taller ERP -Inventariable : Los productos a los cuales deseamos llevar un control de todas las entradas y salidas deben ser de Tipo Inventariables, por lo tanto para nuestro Computador marcaremos esta opción.

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-Talla color

: No esta activa en esta versión

-Partida

: No esta activa en esta versión

UBICACIONES : El sistema muestra las bodegas creadas en la opción Tablas y sólo se deberá indicar la ubicación física de la mercadería en cada una de las bodegas. Ejemplo : Bodega Principal Bodega Arturo Prat

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: Sector A : Estante 12

NIVELES DE STOCK : El sistema muestra las bodegas creadas en la opción Tablas y se deberá indicar los niveles de stock mínimos, de reposición y máximos, de la mercadería en cada bodega. Para el ejercicio ingresar para cada bodega lo siguiente: Mínimo :5 Reposición : 10 Máximo : 20 SUSTI SUSTITU TUTOS TOS : Podrá Podrá sele selecc ccio iona narr otros otros produ product ctos os que que tengan tengan cara caract cter erís ístitica cass similares al que está ingresando. Ésto puede ser usado, por ejemplo para ofrecerlo a los clientes cuando no existe stock. Adicionalmente el sistema consulta si la sustit sustituci ución ón es Recípr Recíproca oca.. Por el moment momento, o, como como no tenemo tenemoss más produ producto ctoss incorporados incorporados al sistema, lo dejaremos en blanco. COMPLEMENTARIOS : Corresponden a accesorios al producto en cuestión. Por las mismas mismas razones razones anteriore anteriores, s, lo dejaremos dejaremos sin compleme complementari ntarios. os. El sistema, sistema, adicionalmente adicionalmente consulta si la sustitución es Recíproca. CONTABILIZACIONES :

Se utiliza sólo en caso de tener el sistema de Contabilidad y Presupuesto, ya que en esta carpeta se deberá indicar las cuentas contables de Mercadería (Activo), Ventas (Resultado) (Resultado) , Consumo (Gasto) y Costo Costo de venta(Resultado venta(Resultado )a utilizar en el Docente: LeonardoFigueroa Saldaña

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Taller ERP traspaso de las ventas hacia la contabilidad y futuro Traspaso de Costo de venta. Por ahora sólo ingresaremos la cuenta de Neto de ventas. También aparece en esta carpeta información de corrección monetaria, lo que no está está activ activo o por ahora ahora,, pero pero esta esta inform informaci ación ón podrá podrá ingre ingresar sarse se en cualqu cualquier ier momento. Ejercicios : Ingrese las fichas para los siguientes Productos :

C ódi go Compaq002 Compaq003 Compaq004 IBMa1 IBMb4 AD03 Pr5

Descripción Computador Armada 002 Computador especial Computador Básico Computador IBM modelo Aptiva Computador IBM modelo Apsa Impresora HP 6L Protector de pantalla

Grupo COM COM COM COM COM IMP ACC

Subgrupo Pentium IV Xeon Centrino Pentium IV Xeon Laser Pantalla

Sustituto IBMa1 IBMb4 Compaq002 Compaq003

2.- SALDO DE APERTURA : En esta esta opci opción ón se ingr ingres esa a el stoc stockk inic inicia iall de cada cada prod produc ucto to en las las bode bodega gass correspondientes. Al ingresar el sistema solicitará el código de la bodega a la que se ingresará la mercadería y el producto a ingresar, los códigos podrán ser digitados o seleccionados. seleccionados. Se debe ingresar el stock físico de apertura (según la unidad de medida del producto), el valor unitario y la fecha de la última compra. El sistema calculará el Valorizado (Precio * Cantidad). Las aperturas quedarán registradas dentro del mes indicado como mes de Inicio del sistema, pero podrán ser consultadas en forma separada del Stock del mes. Cabe destacar que las aperturas sólo podrán ser modificadas si no se ha abierto el tercer mes , vale decir si el sistema se generó a partir de Agosto, antes de abrir el mes de Octubr Octubre e se deber deberán án reali realizar zar todas todas las las correc correccio cione ness corres correspo pondi ndient entes es a las las aperturas. Como ejercicio ingresaremos lo siguiente :

Bodega 1 1 1 1 1 2 2

C ódi go Compaq002 Compaq003 Compaq004 IBMa1 IBMb4 AD03 Pr5

Stock 15 15 10 8 12 6 5


Precio Unitario 800.000 500.000 400.000 850.000 700.000 200.000 2.500

Fecha última Compra 10/07/98 20/05/98 10/04/98 30/05/98 10/05/98 04/04/98 10/07/98

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Taller ERP 3.- GUIAS DE ENTRADA Mediante esta opción podremos ingresar Stock en Bodega.

Lo primero es indicarle al sistema a que bodega ingresaremos la mercadería . Seleccionaremos Seleccionaremos la Bodega 1 A continuación el sistema consulta por el número de la Guía de entrada, para ello usted podrá digitar el número o bien marcar solamente el campo y solicitar número automático . Para nuestro ejemplo seleccionaremos seleccionaremos automático. Ahora, el concepto que consulta el sistema se refiere al motivo por el cual se ingresa la mercadería a la bodega.Existen diferentes conceptos de entrada cada uno con un código determinado. Estos no podrán ser modificados ni tampoco se podrán crear nuevos conceptos, por lo que cualquier entrada a las Bodegas deberá ser realizada por alguno de ellos. A continuación detallamos estos conceptos : - Compras Compras con guías de Despacho Despacho (01): Se refiere refiere a la compra de mercadería mercadería a Provee Proveedor dores es y que que es recepci recepciona onada da en la(s) la(s) bodega bodega(s) (s) median mediante te una guía de Despacho , la cual se transformará t ransformará en la empresa en una Guía de Entrada. - Comp Compra ra con con fact factur ura a (02) (02) : Se rece recepc pcio iona na en la empr empres esa a la mercadería adjunto a la Factura de compra . - Trans Transfer feren enci cia a desd desde e otra otra Bode Bodega ga (03) (03) : Cuan Cuando do las las bode bodega gass está están n físi física came ment nte e alejadas unas de otras, es necesario realizar una Guía de despacho de la mercadería desde la bodega desde la cual saldrá la mercadería y una guía de entrada a la Bodega a la cual llegará esta mercadería. Esta guía de entrada es la que se deberá realizar mediante mediante este concepto “ Transferencia desde otra Bodega “. - Devolución Devolución de clientes (04) : Cuando el cliente devuelve la mercadería es necesario incorporarla nuevamente nuevamente al stock , y para ello se utiliza este concepto. - Devolución de Orden de Trabajo (06) : El sistema nos permite determinar el origen de entrada de cada producto, y es por esto que si se efectuó una salida de mercadería mercadería para una determinada orden de trabajo y sobró material , puede ser incorporado nuevamente nuevamente al stock. Docente: LeonardoFigueroa Saldaña

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Taller ERP Antes de continuar con el resto de los conceptos , aclararemos algunos términos que se utilizan en el Sistema y que nos aclararán los conceptos de entradas que veremos más adelante . Sabemos que el sistema permite crear diferente Bodegas, pero cada una de estas bodegas puede ser subdividida subdividida en forma lógica en 4 partes : 1.- Bodega Stock Disponible Disponible : Corresponderá Corresponderá al que podemos podemos utilizar utilizar en cualquiera de nuestras transacciones, ventas, consumos ,etc. 2.- Bodega Bodega Transitori Transitoria a : Correspo Corresponder nderá á a material material de la empresa, empresa, pero que por alguna razón no están aún disponibles, a lo mejor se requiere una revisión previa. 3.- Bodega Bodega de Reserva Reserva : En general general se utiliza utiliza este concepto concepto para dejar dejar apartados determinados productos, ya sea que lo requiere un cliente o la misma empresa. 4.- Bodega en Consignación Consignación : Los productos que aparecen es esta bodega, no está están n físic físicam amen ente te en la empr empres esa a pero pero si son son de su prop propie ieda dad, d, como como ejem ejempl plo o podríamos tener entregado a un cliente un producto en Demostración, por lo tanto volverá a la empresa después de un determinado tiempo. Por lo tanto si sumáramos el stock por cada uno de estos conceptos tenemos el Stock Real de la Empresa. Continuemos Continuemos con el resto de los conceptos de ENTRADA. - Devolución Devolución de Bodega Bodega Transitoria Transitoria (07) : Equivale Equivale a incorpora incorporarr al stock aquellos aquellos productos que en un comienzo se separaron en una bodega transitoria. Cabe destacar que un producto que está en la bodega transitoria puede ser vendido directamente de ella sin necesidad de realizar una guía de entrada por este concepto. - Devo Devolu luci ción ón de Prod Produc ucto toss de Cons Consig igna naci ción ón (08) (08) : Como Como lo menc mencio iona namo moss anteri anteriorm orment ente e el siste sistema ma permi permite te entreg entregar, ar, por ejemp ejemplo lo a clien clientes tes,, produ producto ctoss en consignación y en el momento de su devolución debemos incorporarlos a nuestras bodegas y rebajarlo de consignación , es por esto que es necesario realizar la entrada de mercadería a través de este concepto. -Devol -Devoluci ución ón de de Centr Centros os de Costo Costo (09) (09) : Sabemo Sabemoss que el el siste sistema ma nos nos perm permite ite trabajar con centros de costo , lo que nos permite conocer que productos han sido utilizados en forma interna por la empresa, pero puede ser que se haya utilizado menos mercadería y por lo tanto es necesario devolverla a las bodegas , es aquí donde es necesario este concepto. -Productos terminados de producción a Bodega (10) : Corresponde a un ingreso de mercadería al igual que el resto de las entradas y solamente es para diferenciar aquellos Productos que son confeccionados por la misma empresa. -Devoluc -Devolución ión de Orden de Producció Producción n (11) : Al igual que el resto de los conceptos conceptos recién mencionados corresponde corresponde incorporar los materiales no utilizados en la orden de producción. Ahora que tenemos claros los conceptos de entrada , y continuaremos con el ingreso de nuestra guía utilizando el concepto N º 2 (Compra con Factura), el sistema Docente: LeonardoFigueroa Saldaña

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Taller ERP consultará por los datos del proveedor, como no tenemos digitado ningún proveedor , activaremos la opción opción tablas –Auxiliares –Auxiliares y digitaremos código código 15 , nombre Proveedor Proveedor Nº 1 y clasificación clasificación Proveedor Proveedor y grabaremos. grabaremos. Seleccionar el proveedor , y asignemos como orden de Compra N º 1515 (Este número es sólo referencial). A conti continua nuació ción n la fech fecha a de hoy hoy y el esta estado do de la guía guía que pue puede de ser ser Vigent Vigente e (Actualiz (Actualiza a el stock), stock), Pendiente Pendiente (No actual actualiza iza el stock) stock) y nula (no (no actualiza actualiza stock) stock) . Para nuestro ejercicio será Vigente. Y por último tenemos los productos , la cantidad y precio de compra, el resto de la información la sugiere el sistema. Como producto utilizaremos utilizaremos Armada 002 , 10 unidades a $ 900.000 y grabar Las Guías podrían imprimirse si se define previamente el Formato. Ejercicios: Ingrese las siguientes guías de Entrada : Bodega 1 1 2 2

Concepto 01 02 03 10

Producto Guía despacho 523 Factura 1555 Desde Bodega 1 Orden 787


Producto COMPAQ002 COMPAQ003 COMPAQ001 IBMb4

Cantidad 10 5 1 1

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Taller ERP 4.- GUIAS DE SALIDA

Al igual que las Guías de Entrada existen conceptos de salida de mercadería y que no pueden ser modificados ni eliminados. A continuación se señala cada uno de ellos. -Despacho por Facturar (01) : Se generan guías de despacho por este concepto cuando se desea que posteriormente se transformen en una Factura. -Despacho de Productos Facturados (02) : Se utiliza cuando ya se ha emitido la factura pero no se ha despachado la mercadería. -Despacho a Bodega Transitoria (03) Guía interna, para apartar la mercadería.

: Corresponde a una

-Despach -Despacho o de Bodega Bodega a Cliente Clientess en consigna consignación ción (04) : Corresp Corresponde onde a una una salida salida de mercadería para un determinado cliente. -De -Devolu olució ción de Mate ateria rial a Prove rovee edor dor (05) (05) Guía de Salida de mercadería hacia el Poveedor.

: Corre rrespon spond de a la

-Transferencia hacia otra Bodega (06) Traspaso de una Bodega a otra.

: Corresponde al

-Consumo Centro de Costo (07) : El consultará a que centro de costo se desea devolver la mercadería. -Consumo Orden de Trabajo (08) por el número de la Orden de Producción.

: El

sistema

sistema consultará

-Consumo Orden de Producción (09) : Es similar a los anteriores , salida pero con respecto a una Orden de Producción. -Despacho de Bodega Transitoria a Cliente (10) : Corresponderá Corresponderá a una salida de mercadería desde esta Bodega Lógica al cliente. Docente: LeonardoFigueroa Saldaña

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Taller ERP -Despacho de Reserva a Cliente (11) : Sabemos que existe un proceso de reserva de materiales donde se indica el cliente y el producto a reservar ; esta guía corresponde a la Salida real del producto. -Despacho de Reserva a Centro de Costo (12) de un centro de Costo. -Despacho de Reserva a Orden de Trabajo (13) real del producto hacia una orden de Trabajo.

: Simular al anterior pero : Corresponde Corresponde también a la salida

-Des -Despa pach cho o de Traba Trabajo jo a Orden Orden de Prod Produc ucci ción ón (14) (14):: Simi Simila larr al ante anteri rior or pero pero referenciado a una Orden de Producción. Ejercicios : Realizar Realizar los siguientes ejercicios : 1.- El cliente José Iturra solicita se despache 5 Compaq 002 a Providencia 478. 2.- Generar una guía por el concepto Despacho a Bodega transitoria de 5 equipos IBMa1 3.- Devuelva al Proveedor 1 Pr5 4.- Despache a su primer Centro de Costo , un equipo Compaq001 5.- Genere la Salida de 2 AD03 para la Orden de Trabajo 1212 del cliente Alimentos Fernández.

4.- RESERVA DE MATERIAL : Esta opción nos permite dejar aislados o separados determinados productos con algún fin, porque porque lo solicita solicita un centro centro de costo, una una orden de trabajo o una Orden de Producción; como también poder realizar el proceso inverso que corresponde dejar nuevamente nuevamente los productos disponibles disponibles dentro de las bodegas. La forma de realizar este Proceso es similar a la realización de una guía , se debe indicar la Bodega, El número (automático o bien digitarlo) , seleccionar el concepto al cual la reserva , el producto(s) y la cantidad. Dependiendo del concepto el sistema consultará información ya sea del Cliente, del centro de costo, de las ordenes de producción o de trabajo. Ejercicio : 1.- Realizar la reserva reserva de 4 Compaq002 al Cliente Cliente Impresos Comerciales Comerciales . 2.- Realizar la Reserva a su segundo Centro de Costo de 1 Equipo IBMb4 y 2 Pr5 3.- Realice la devolución de 1 Compaq002 Compaq002 del cliente Impresos comerciales


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Taller ERP CAPITULO 4 FORMATOS En el capítulo 1 hablamos de los formatos pero no diseñamos ninguno de ellos, aquí definiremos el formato de la Factura, el resto de los formatos se diseñan de la misma manera.

Pasos a seguir : 1.- Seleccionar el documento que se va a diseñar, para ello se debe seleccionar desde la barra de códigos . Para el ejercicio seleccionar factura en Línea. 2.- A continuación continuación como ya sabemos existen existen diferente conceptos conceptos rebajar el stock al igual que las guía estos están definidos y solo se necesita indicar si el formato será único único indep indepen endie diente nte del concep concepto, to, o por por cada cada concep concepto to se diseña diseñará rá un format formato o diferente. Para el ejercicio marcaremos Formato Unico 3.- Finaliz Finalizado ado el paso anterior anterior seleccio seleccionar nar Botón VER PLANTILLA PLANTILLA cual abrirá dos plantilla una excel y la otra de Texto


lo

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Taller ERP 4.- En la plantilla de texto, se muestran todos los campos posibles de imprimir. Por ejemplo si deseamos imprimir el código de la Bodega , marcaremos la celda B16 contie contiene ne XXXX XXXX copia copiarem remos os (Bodeg (Bodega), a), nos nos pondre pondremos mos en la pla planti ntilla lla Exce Excell y elegiremos una celda en la cual realizaremos un copiado especial, pegar vinculo.

5.- Una vez indicados todos los debe grabar la plantilla Excel 6.- Para imprimir las líneas de detalle se deben seleccionar los rangos por columnas y de la misma forma realizar el pegado especial pegar vinculo 7.- Luego Botón VER , con lo cual mostrará el formato por pantalla , también es posible imprimirlo, sólo deberá seleccionar la impresora desde la pantalla donde esta visualizando visualizando el formato.


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Taller ERP CAPITULO 5 VENTAS Dentro de la opción de Ventas tenemos :

Comenzaremos con : 1.- Facturación Facturación en Línea Línea : En la Factura se debe debe indicar indicar , la Bodega Bodega desde la cual saldrá la mercadería, mercadería, el número número de la Factura, el concepto concepto , la Fecha, antecedentes antecedentes del cliente y antecedentes propios si corresponde y luego los Productos , la cantidad a Facturar y la cantidad a Despachar. Con esto el sistema rebajará de Stock sólo la cantidad despachada y el resto se deberá rebajar, cuando corresponda, a través de una guía de Salida por concepto (02) Despacho de Productos Facturados.


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Taller ERP Como Como ejerci ejercicio cio reali realizar zaremo emoss la factur facturaci ación ón al Clien Cliente te Alime Alimento ntoss Fernán Fernánde dez. z. Los Los productos a facturar y despachar serían 2 IBMb4 y 5 Pr5. A continuación seleccionaremos el Botón de Totales y realizaremos un descuento de un 10 % y como condición de venta 30 y 60 días. Seleccionemos Seleccionemos el Botón Despacho e incorporemos la información que allí se solicita. Grabe e imprima la factura . Ejercicios : 1.1.- Real Realiz izar ar la Fact Factur ura a al Clie Client nte e Impr Impres esos os Come Comerc rcia iale less de 2 CO COMP MPAQ AQ00 001 1 , despachando despachando el total de lo facturado. 2.- Realizar la facturación de 3 COMPAQ002 , despachando sólo 2 de ellos al Cliente José Iturra. 2.- Facturación por Lotes : Este tipo de Facturación Facturación se utiliza sólo cuando cuando ya existen guías de Salidas grabadas en el sistema y se desea que ellas se transformen en una Factura. Los pasos a seguir serían los siguientes : -Se debe indicar si se tomaran las Guías de todas las Bodegas o de alguna en particular. Para el ejercicio utilizaremos la bodega 1 -A continuación se debe señalar el número de la primera factura y la fecha. Utilizaremos Utilizaremos como primer número el 20 y Botón Siguiente -Que clientes (Todos)) o que que cliente en particular se facturará. facturará. Para nuestro ejemplo Todos. -Indicar si las guías a considerar dentro de la facturación serán de acuerdo a un rango de fecha o folio (número de guías). Para el ejemplo lo realizaremos por rango de guías – desde la primera hasta la última. Botón Siguiente -A continuación se deberán indicar los Parámetros de Facturación Detallada : Que en la f actura se indique cada uno de los productos. Resumida : Que la Factura sólo haga referencia a los números de las Guías. Impresión Supervisada Supervisada : Por cada Factura a relizar mostrará los antecedentes antecedentes y se deberá confirmar su impresión. Impresión automática : Comience a facturar a partir del número asignado al comienzo de este proceso. Una factura por cada guía o varias Guías en una sóla factura. Para nuestro ejercicio utilizaremos detallada, impresión automática , varias guías en una sola factura. Docente: LeonardoFigueroa Saldaña

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Taller ERP 3.- Factura Proforma : Es un borrador de la factura real. El proceso es igual a la facturación por Lotes. 4.- Notas de Crédito : Es proceso es igual a la Facturación en línea. 5.- Boletas: También es igual al proceso anterior, lo único que varía son los conceptos de salida y que de acuerdo a ellos el sistema solicitará diferentes antecedentes. Ejercicios : 1.- Realizar la Nota de crédito relativa al Cliente Alimentos Fernández, verifique el número de la factura antes de realizar su nota de crédito. 2.- Realizar la venta de un protector de pantalla a un cliente no habitual , que sólo requiere boleta.


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Taller ERP CAPITULO 6 CONSULTAS E INFORMES Hasta ahora hemos ingresado ficha de Productos , guías de Entrada y Salida , devolución devolución y reserva de material, pero no hemos realizado ningún tipo de consultas de nuestro inventario, por lo que en este Capítulo veremos que nos entrega el sistema a nivel de Informes y de Consultas.

1.- Consultas :

Dentro de ellas tenemos :

a)

Por Stock : Podemos conocer el stock de un producto por Cada una de las

Bodegas o bien en forma Consolidada. A través de esta misma consulta podemos conocer los sustiutos, complementarios, reservas y valorizado valorizado del Producto. Solicitemos la consulta para COMPAQ002, conozcamos el Stock en la bodega 1, su valorizado , sustitutos y reserva de Clientes.

b)

ventas: Nos permite conocer conocer por cada Documento emitido emitido , el costo, Margen de ventas: la venta y el margen del producto. Revisemos Revisemos esta consulta , en forma Global

c)

Estadís Esta dística ticas s de venta vent a : Dentro de las estadísticas tenemos : - Por Cliente – Diarias

por Producto – Por vendedor vendedor y Por Día.

d) Consultas de Guías G uías: Se podrá analizar analiza r las guías pendientes pendient es de facturar fact urar como las asociadas a facturas.

e) Vencimientos de productos : Se puede revisar los vencimientos vencimiento s de los productos product os seleccionados seleccionados con esta opción en Partidas (ficha del Producto)

f)

Número de Series Vendidas : Idem al anterior ant erior pero con co n selección de series. ser ies.

Consultemos lo que se ha vendido del producto COMPAQ002


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Taller ERP 2.- Informes :

Existen variados informes posibles de obtener con el sistema, como informes de Guías tanto de Entrada como de Salida de mercadería , Registro de existencia, Niveles de Stock, Consumos por Ordenes de trabajo y Centro de Costo, etc. Para ir conociéndolos imprimiremos el Libro de venta y Registro de existencia. existencia.


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Taller ERP CAPITULO 7 CONTABILIZACION La contabilización contabilización consiste en traspasar las ventas y compras (guías de entrada concepto 01 y 02, las que serán contabilizadas al momento de grabar la guía) al sistema de Contabilidad y Presupuesto y para ello necesitamos indicarle algunos parámetros al sistema para que realmente pueda efectuar este proceso. Para ello ingresaremos a la Opción ContabilizaciónContabilización- Traspaso a Contabilidad. Dentro de esta opción tenemos 7 Pestañas : Libro de ventas – Contabilización de Ventas – Tipos de Documentos – Contabilización de Pagos – Contabilización de Compras – Contabilización de Devoluciones y Parámetros Contabilización Automática.

- Libro de Ventas: Se debe indicar las columnas del libro de ventas Contable y de Inventario y facturación. -Contabilización de Ventas : Corresponde indicar las cuentas contables en las cuales de centralizarán lo s documentos de ventas. -Tipos de Documentos de Ventas: Se deberán identificar cada uno de los documentos de ventas con su especificación contable. -Contabilización -Contabilización de Pagos: Idem al anterior solo si cuentan con Punto de ventas ERP


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Taller ERP TRASPASO A CONTABILIDAD

- Rango: Se indicará el rango de fecha el cual se contabilizará. - Tipos de Contabilización: Contabilización: Tipo de comprobante que se generara. -Gen -Gener erac ació ión n de Comp Compro roba bant ntes: es: Se podr podrá á gene genera rarr 1 Comp Compro roba bant nte e por por cada cada Documento o bien agrupar documentos en un comprobante. Para este último caso se podrá podrá indica indicarr el número número de líneas líneas a utili utilizar zar por por cada cada compro comproba bante nte (Numer (Numeraci ación ón automática). -Fecha Comprobante: Corresponderá a la fecha con la cual quedará grabado el comprobante en en la Contabilidad, Contabilidad, además si se trabaja con otras monedas el el sistema sugerirá la equivalencia equivalencia de ese día, la cual podrá ser modificada. -Numeración de Comprobantes: Se podrá digitar o bien dejar que el sistema asigne el número de comprobante disponible disponible en la contabilidad. -Ce -Centro ntro de Costo sto por Defe efecto cto : Cada docum ocumen ento to tie tiene aso asociad iado un centr entro o de costo, en caso de no haber digitado esta información se podrá dejar asignado un centro de costo para estos casos, de manera que el sistema cuando comience su traspaso y se encuentre con documentos si el centro de costo, asigné el indicado en este campo(por defecto). - Inform Informes es de detall detalle: e: Existe Existen n 2, Detal Detalla lado, do, donde donde se muestr muestra a por por cada cada cuenta cuenta contable, Número y Tipo de documento, documento, fecha, auxiliar , centro de costo, costo, y el monto al debe y al haber. haber. El otro informe informe es resumido resumido,, vale vale decir por cada cuenta cuenta contable contable indicará, el el centro de costo y los montos al debe y al haber. Docente: LeonardoFigueroa Saldaña

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Taller ERP CAPITULO 8 PROCESOS Y SEGURIDAD DEL SISTEMA 1.-Procesos: Dentro de las herramientas tenemos:

- Migración Inventario Plataforma 7: Esta opción permite traspasar los maestros del sistema de inventario y facturación windows v.717 al sistema inventario ERP - Detectas Stock Negativos : Si por alguna razón existen diferencias o inconsistencia de datos, por ejemplo por un corte de luz o pérdida de información, información, es posible realizar realizar este proceso y el sistema se encargará de realizar todas las operaciones que se hallan efectuado y reconstituir los saldos de los productos. - Herramientas para cuadratura : Existen 2 informes que importantes para trabajar las cuadraturas del inventario. inventario. El primero se refiere a las guías pendientes de facturar y nos permite obtenerlo a un mes determinado y en forma consolidada o por bodegas; y el segundo nos entrega información de Valorización de las entradas y salidas por conceptos

2.- Seguridad Otra opción importante del sistema que veremos se refiere a crear personas o grupos de personas que tengan t engan autorización de acceso. Dentro de seguridad tenemos cuatro opciones :


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Taller ERP

Comenzaremos Comenzaremos con - Definición de Perfiles. : Los Perfiles corresponderán a grupos con autorización de ingreso a determinadas opciones del Sistema. Para definir un Perfil se debe asignar un código código alfanumé alfanuméric rico o de 8 caract caractere eress como como máxim máximo o y una una descr descrip ipció ción n de 36 caracteres como tope.

Ej :

Código DIGI

Descripc Desc ripción ión Digitador de Comprobantes Comprobantes

Luego presionar OK, aparecerán todas las opciones del sistema. Para dar permisos se deberá dar un doble click frente a la opción en la columna de asignación. Como Como ejem ejempl plo o sele selecc ccio iona narr sólo sólo las las opci opcion ones es de ingr ingres eso o y modi modififica caci ción ón de comprobantes. Luego salir. Una vez definidos los Perfiles, se crean los distintos usuarios - Definición de Usuarios. : Cada usuario se definirá con un código y una descripción, como ejemplo ejemplo ingresar ingresar como código código sus iniciales iniciales y como descripci descripción ón su nombre completo.


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Taller ERP

Aparecerán 3 Carpetas : - Permisos : Para incorporar incorporar a alguna persona determinada determinada algún permiso permiso especial. - Perfiles : Para incorporar al usuario un perfil ya definido. - Firma : A través de esta opción opción es posible posible accesar accesar al archivo archivo (BMP) (BMP) que debe encontrarse en el directorio Softland\Bitmap Seleccionaremos, como ejemplo, la carpeta perfil y llamaremos al perfil DIGI recién definido. a continuación volveremos a la carpeta usuario y daremos doble click para permitir además listar informes. Ya tenemos creado un usuario más del sistema. La siguiente opción se refiere: - Modi Modific ficaci ación ón de de Passw Password ord :El Sistema viene con la Password SOFTLAND, la cual

es conocida por todos, es por ello que se requiere que usted la modifique para que realmente sea secreta. usted usted cambie cambie de usuari usuario o en cualquier momento, sólo se requiere que ingrese a esta opción y digite la clave de usuario que corresponda en ese instante y su Password.

- Usuario

último,, el sistem sistema a permit permite e que : Y por último


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Manual ERP Invent a Rio y Facturacion

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