Invent a Rios

OPERACIONES EMPRESARIALES

GESTION DE INVENTARIOS

Prof.: Rosadio Colan, Gino Integrantes:  Bustamante Sajami, Alison  Castro Chochabot, Jhon  Gomez Ochoa, Maria  Leiva Torres, Estefany  Pinedo Coronación, Walter

2015



1.- LA FUNCION ALMACENES Y SU ORGANIZACIÓN...................................................................... 3 2.- ORIGEN DEL ALMACEN ............................................................................................................ 3 3.- ORGANIZACIÓN DEL ALMACEN................................................................................................ 4 3.1.- FINALIDAD ......................................................................................................................... 4 3.2.- ACTIVIDADES Y DEBERES ................................................................................................... 4 3.3.- ELEMENTOS DEL ALMACEN .............................................................................................. 5 3.4.- FUNCIONES DE LOS ELEMENTOS ...................................................................................... 5 4.- CICLO DE ALMACENAMIENTO .................................................................................................. 6 4.1.- RECEPCION.- ...................................................................................................................... 6 5.- OPERACIONES FUNDAMENTALES EN UN ALMACÉN ............................................................... 8 6.- CLASIFICACIÓN GENERAL DE LOS ALMACENES........................................................................ 9 6.1.- SEGÚN SU RELACIÓN CON EL FLUJO DE PRODUCCIÓN .................................................... 9 6.2.- SEGÚN SU UBICACIÓN .................................................................................................... 10 6.3.- SEGÚN EL MATERIAL A ALMACENAR .............................................................................. 10 6.4.- SEGÚN SU LOCALIZACIÓN .............................................................................................. 10 6.5.- SEGÚN SU FUNCIÓN LOGÍSTICA ...................................................................................... 11 7.- LOS MATERIALES A ALM ACENAR .......................................................................................... 13 7.1.- LA IMPLICACIÓN DE LAS CARACTERÍSTICAS FÍSICAS DEL PRODUCTO A ALMACENAR EN EL SIST EMA LOGÍSTICO ........................................................................................................... 13 7.2 CLASIFICACIÓN DE MERCANCÍAS. ................................................................................... 15 8.- GESTIÓN DE INVENTARIOS ..................................................................................................... 16 8.1.- NECESIDAD DE LOS INVENTARIOS .................................................................................. 16 8.2.- PROTEGE CONTRA LA INCERTIDUMBRE ......................................................................... 17 9.- POR QUÉ NECESITAMOS MANTENER INVENTARIOS ............................................................. 18 9.1.- POR QUÉ NO DESEAMOS MANTENER INVENTARIO ....................................................... 21 10.- LOGÍSTICA DE ENTRADA....................................................................................................... 22 10.1.- GESTIÓN DE COMPRAS ................................................................................................. 22 10.2.- ACTIVIDADES DE LA GESTIÓN DE COMPRAS................................................................. 23 10.3.- GESTIÓN DE ALMACENES .............................................................................................. 23 10.4.- FUNCIONES DEL ALMACÉN ........................................................................................... 24 11.- LOGISTICA DE DISTRIBUCION ............................................................................................... 25 11.1.- LA DISTRIBUCIÓN FÍSICA Y SUS FUNCIONES ................................................................. 25 12.- PROBLEMAS Y SOLUCIONES EN LA GESTIÓN LOGÍSTICA Y DE ALMACENES ........................ 26

UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DEL PERU

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CASO I: ..................................................................................................................................... 26 12.1.- DISPONIBILIDAD Y FIABILIDAD DE LA INFORMACIÓN DEBIDO A LA INTRODUCCIÓN MANUAL DE DATOS .................................................................................................................... 28 12.2.- LA SOLUCIÓN PROPUESTA ................................................................................................ 28 12.3.-REINGENIERÍA DE PROCESOS ............................................................................................. 28 12.4.- ALMACÉN FÍSICO ............................................................................................................... 28 12.5.- GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN ......................................................................................... 29 13.- APROVISIONAMIENTO ......................................................................................................... 29 13.1.- IMPORTANCIA DEL APROVISIONAMIENTO ................................................................... 31 13.2.- SUS NECESIDADES ......................................................................................................... 32 14.- LOTE ECONÓMICO ............................................................................................................... 34 14.1.- OBJETIVOS ..................................................................................................................... 34 14.3.- DETERMINACION DE LOTE ECONÓMICO ...................................................................... 35 14.3.4.- COSTOS DE SOBRANTES: ............................................................................................ 35 14.5.- MODELO DE HARRIS...................................................................................................... 36 15.- METODOLOGÍA .................................................................................................................... 37 15.1.- TIPOS DE COSTOS: ......................................................................................................... 37 15.2.- DEFINICIÓN DE LOS DIFERENTES COSTOS..................................................................... 38 CASO II : “DISTRIBUCIÓN DE PAPAS PRINGLES” ...................................................................... 40 16.- STOCK DE SEGURIDAD ......................................................................................................... 41 16.1.- CONCEPTO Y DEFINICONES ........................................................................................... 41 16.2.- POR QUÉ TENER UN STOCK DE SEGURIDAD ................................................................. 43 16.3.- CALCULO DE STOCK DE SEGURIDAD ............................................................................. 43 16.4.- LA DISPONIBILIDAD DEL PRODUCTO Y LA REDUCCIÓN DEL NIVEL DE STOCK DE SEGURIDAD ............................................................................................................................. 43 16.5.- LA DETERMINACIÓN DEL NIVEL ADECUADO DE STOCK DE SEGURIDAD ...................... 44 BIBLIOGRAFIA : ............................................................................................................................ 46


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1.- LA FUNCION ALMACENES Y SU ORGANIZACIÓN En las empresas industriales o comerciales el Almacén es una de las funciones que actúa en las dos etapas del flujo de materiales, el abastecimiento y distribución física, constituyendo una de las actividades más importantes para el funcionamiento de la empresa.

Actualmente las modernas técnicas de organización de empresas y la reunión de los elementos logísticos en una sola dependencia, hacen resaltar la enorme importancia que, en el desarrollo de una empresa, tiene el almacén en cualquiera de sus etapas y el efecto que ejerce en los aspectos financieros, contables y técnicos. El sobre stock y el agotamiento de las existencias son los dos extremos entre los que se debate el almacén, el uno conduce con cierta frecuencia a los obsoletos o artículos en desuso, y el otro a las paralizaciones de producción o ventas, falta de cumplimiento con los clientes, mayores gastos de obtención de los artículos, etc.

2.- ORIGEN DEL ALMACEN Tratándose de Almacenamiento, es interesante determinar ¿Cómo? Y ¿Por qué? Se origina el Almacén; Cual es la razón que determina que en todas las Organizaciones, sean industriales o Comerciales, existan almacenes, y para ello hay que recordar que producir es contar con la materia prima conveniente, para que elaborada en la fábrica pueda convertirse en el producto; y este ofrecido o solicitado será vendido y dará lugar a una nueva producción. De esta manera se forma un ciclo, que se denomina CICLO DE LA PRODUCCION, constituido por los siguientes elementos: 

Materia Prima



Fabrica


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OPERACIONES EMPRESARIALES 

Producto



Cliente.


Y que da origen a los almacenes, en razón de que nunca se podrá contar con la materia prima, en el momento preciso y en cantidad suficiente, sino se ha adquirido con anterioridad como para tenerla a la mano cuando se necesite (Almacenes industriales) y tampoco una vez elaborado el producto, se dispondrá del cliente que lo adquiera apenas se termine la elaboración, sino que es necesario guardarlo después de elaborado y mientras es adquirido (Almacenes Comerciales).

3.- ORGANIZACIÓN DEL ALMACEN 3.1.- FINALIDAD Los almacenes tiene como finalidad realizar las operaciones y actividades necesarias, para suministrar los materiales o artículos en condiciones de uso y con oportunidad de manera de evitar paralizaciones por falta de ellos o inamovilidad de capitales por sobre existencias.

Por lo tanto el almacén debe disponer de su propio control sobre lo que guarda, a fin de asumir la responsabilidad por los materiales en Stock, pudiendo ayudar al control de Inventarios haciendo presente la acumulación o falta de materiales.

3.2.- ACTIVIDADES Y DEBERES A fin de lograr el objetivo o finalidad indicada, hay que desarrollar las actividades inherentes al cumplimiento de las tareas que constituyen el trabajo personal de almacenes y que consisten en: a. Recibir los materiales que envía el proveedor u otro almacén.


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b. Descargarlos, desembalarlos y verificarlos. c. Entregarlos a los depósitos. d. Guardarlos ubicados. e. Preocuparse por su mantenimiento, evitando su deterioro o pérdida. f.

Controlar su estado y ubicación.

g. Entregarlos cuando los soliciten con autorización. h. Controlar su movimiento físico para solicitarlos en caso necesario. i.

Procurar su renovación fin de mantener una cantidad definida

j.

Clasificar los materiales en existencia.

Estas actividades se reúnen por su afinidad o similitud y pueden constituir los deberes del almacén que se inician con la recepción y terminan con la solicitud de renovación o reposición, como se puede apreciar a continuación: 

Recibir los materiales



Clasificarlos



Almacenarlos ubicados



Mantenerlos y cuidarlos



Entregarlos con autorización



Controlarlos



Solicitar su reposición

Estas actividades son conocidas como CICLO DE ALMACENAJE. 3.3.- ELEMENTOS DEL ALMACEN Las actividades que se realizan en el almacenamiento, se puede concluir indicando que en todo almacena deben existir, cuando menos cuatro elementos que se denominan de la siguiente manera: 1. Jefatura de Almacenes 2. Recepción 3. Almacenaje y entrega 4. Control 5. Mantenimiento Estos elementos deberán actuar coordinadamente para cumplir con la finalidad o el objetivo del almacén.

3.4.- FUNCIONES DE LOS ELEMENTOS 3.4.1.- Jefatura de Almacenes.- Dirigirá y coordinara la labor de los diferentes elementos que constituyen la dependencia de almacenes, responsabilizándose por su buen funcionamiento y control y por el cumplimiento de la finalidad designada.


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3.4.2.- Recepción.- Recibirá los artículos que lleguen al almacén, comprobando si son los solicitados, por medio de la confrontación con el pedido u orden de compra y determinado el estado en que llegan, la cantidad y calidad, procediendo a entregarlos posteriormente a las bodegas o depósitos de almacenaje y de despacho, donde se guardaran hasta su utilización.

3.4.3.- Almacenamiento propiamente dicho.-

Recibirá los artículos que le

entrega recepción, confrontándolos con el parte de ingresos que este debe elaborar; después de recibidos, los ubicara de manera de saber exactamente donde se encuentran, guardándolos hasta que les sean solicitados y los entregara a cambio de la orden de salida o despacho correspondiente.

3.4.4.- Control.- Controlara el movimiento de las existencias, estableciendo el momento de pedir y las cantidades mínimas y máximas por mantener de cada artículo; procederá a clasificar las existencias y solicitara su reposición cuando sea conveniente.

3.4.5.- Mantenimiento.- Se encargara de mantener en buen estado de conservación y limpieza las existencias y los depósitos, y realizara la manipulación y transporte de los artículos dentro de la zona de almacenaje.

4.- CICLO DE ALMACENAMIENTO 4.1.- RECEPCION.- Es el encargado de recibir los artículos que compras adquiere, ya sea por solicitud de los propios almacenes o por la de aquellos que usan el material, y su labor consiste en: 

Descarga



Desembalaje



Inspección, Verificación o chequeo



Ingreso o entrega a los depósitos, informando su llegada y elaborando un parte o informe de recepción e ingreso. Es decir efectuar todas las tareas necesarias para decepcionar el o los artículos y poderlos entregar a aquellos elementos que deben guardarlos hasta su utilización.


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4.1.1 Descarga.- Es la labor de trasladar los bultos en los cuales lleguen los artículos, de los medios en que han sido transportados hasta el lugar en que serán decepcionados. Se pueden realizar manual o mecánicamente, y para hacerlo es conveniente que el personal que debe recibirlos artículos sepa con anticipación cual es la mercadería que llega, como llega, su peso, embalaje, etc..., de manera que pueda realizar la descarga en un tiempo posible y con los medios adecuados.

Su principal preocupación debe ser reducir al mínimo los gastos de recepción y evitar pérdidas de tiempo o maltratos en los bultos para evitar el deterioro de los materiales.

4.1.2.- Desembalaje.- Es la labor manual de retirar los artículos de los bultos en los que han llegado, es decir, quitar a los artículos de embalaje que traen, para ello se debe contar con personal especializado en esta labor, ya que en ellas se producen las mayores pérdidas por deterioro , sobre todo cuando se trata de materiales o artículos frágiles.

4.1.3.- Inspección, Verificación o chequeo.- Consiste en determinar si se trata verdaderamente de los artículos solicitados, si la cantidad concuerda con la perdida y si la cantidad de los requisitos técnicos exigidos en el pedido corresponden con los artículos llegados. Posiblemente es la más importan te ya que de ella depende el que los artículos llegados puedan ser usados y por ello es que el encargado de la recepción se preocupara por realizar una inspección organizada,

siguiendo

un

procedimiento

y

no

tomando lo que sea y como sea. La inspección o verificación se realiza bajo dos aspectos, una cuantitativa y otra cualitativa, es decir que se establecerá un resultado en lo referente a la cantidad pedida y otro en cuanto a la calidad y condiciones técnicas que debe reunir el artículo.


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Para llevar a cabo una buena verificación o control de los artículos que llegan al almacén, es necesario dictar normas o pautas que ayuden al recepcionista y le faciliten su labor. Ellas se refieren a: Igualdad de terminología y clasificación entre Compras, Almacenes y los Usuarios. Modalidad de entrega por los proveedores, referentes a acondicionamiento de los artículos, lotes o forma en que deben llegar, guías de remisión que deben enviar, etc. Modalidad de recepción para cada tipo de material, estableciendo: o Criterios de comprobación cuantitativa. o Criterio de estibaje antes del control. o Registros a efectuar. o Métodos y medios a usar en el transporte interno. o Responsabilidad en cuanto a la recepción en sí, al control de la calidad, condiciones técnicas exigibles, cantidad etc. o Procedimiento a seguir en cuanto a mercaderías que no reúnan las condiciones necesarias, o que lleguen deterioradas, reclamos al seguro en caso de que la mercadería esté asegurada.

4.1.4.- Entrega a los depósitos, ingreso de los artículos, informes o partes por emitir.- Realizada la verificación o control para dar por terminada la recepción hay que entregar el o los materiales o artículos a los depósitos que van a almacenarlos, y comunicar a los interesados o jefes del Almacén de la llegada de la mercadería, indicando las novedades encontradas y estableciendo las condiciones en que se ha recibido o se ha producido la recepción. La importancia de la recepción e ingreso de los artículos a los depósitos se debe establecer como norma el no pagar ninguna factura si no se tiene la conformidad del almacén.

5.- OPERACIONES FUNDAMENTALES EN UN ALMACÉN La función de un almacén, en general, no es el almacenar productos sino hacer que estos circulen. Excepto en el caso de los almacenes de custodia a largo plazo, un almacén debe tratar de conseguir que el producto dé el servicio esperado mientras hace que las mercancías circulen lo más rápidamente posible. Por este motivo es de especial interés analizar la secuencia de operaciones que en cualquier almacén sigue un producto.


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1. Entrada de bienes: Recepción de las mercancías a través de los muelles de carga, pasando por los controles de calidad, cuarentenas y cambios de embalaje necesarios. 2. Almacenamiento: Disposición de las cargas en su ubicación con el objeto de retenerlas hasta su puesta a disposición. 3. Recogida de pedidos: Conocida también por picking, es la operación por la que se convierten las unidades de carga de compra en unidades de venta. 4. Agrupación-Ordenación: Dependiendo del procedimiento de generación de pedidos, y de la configuración del sistema de distribución será necesario establecer un sistema para agrupar y ordenar los pedidos según las rutas de distribución. 5. Salida de bienes: El control de salidas, recuento numérico o control de calidad y el embarque en el medio de transporte correspondiente son las funciones con las que finaliza el proceso. En muchas ocasiones es imprescindible tener en cuenta la gestión de stocks de devoluciones como un proceso más, no exento de importancia.

6.- CLASIFICACIÓN GENERAL DE LOS ALMACENES Cada almacén es diferente de cualquier otro. Por ello es necesario establecer mecanismos para clasificar los almacenes. Algunos de los parámetros según los que clasificar son:  Según su relación con el flujo de producción  Según su ubicación  Según el material a almacenar  Según su grado de mecanización  Según su localización  Según su función logística

6.1.- SEGÚN SU RELACIÓN CON EL FLUJO DE PRODUCCIÓN Se pueden clasificar los almacenes según su relación con el flujo de producción en los siguientes grupos: 

Almacenes

de Materias

Primas:

Aquellos

que contiene materiales,

suministros, envases, etc.; que serán posteriormente utilizados en el proceso de transformación. 

Almacenes de Productos Intermedios: Aquellos que sirven de colchón entre las distintas fases de obtención de un producto.



Almacenes de Productos Terminados: Exclusivamente destinados al almacenaje del resultado final del proceso de transformación.


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OPERACIONES EMPRESARIALES 


Almacenes de Materia Auxiliar: Sirve para almacenar repuestos, productos de limpieza, aceites, pinturas, etc. La demanda de estos productos suele ser estocástica.



Almacenes de preparación de pedidos y distribución: Su objeto es acondicionar el producto terminado y ponerlo a disposición del cliente.

6.2.- SEGÚN SU UBICACIÓN  Almacenaje interior: Almacenaje de productos con protección completa contra cualquiera de los agentes atmosféricos, permitiéndose incluso modificar las condiciones de temperatura e iluminación.  Almacenaje al aire libre: Carecen de cualquier tipo de edificación y que están formados por espacios delimitados por cercas, marcados por números, señales pintadas, etc. Se almacenan productos que no necesitan protección contra los agentes atmosféricos.

6.3.- SEGÚN EL MATERIAL A ALMACENAR  Almacén para bultos: El objetivo es juntar el material en unidades de transporte y de almacén cada vez mayores para el aprovechamiento pleno de la capacidad de carga de un vehículo para conseguir su transporte económico.  Almacenaje de gráneles: Si es posible, debe estar en las proximidades del lugar de consumo debido a que el transporte es costoso. Hay que hacer transportable y almacenable el material que se puede verter. Su contenido debe poderse medir automáticamente, su extracción regulable y con conexión a un medio de transporte.  Almacenaje de líquidos: Es un material específico de granel pero que pueden ser transportables por cañerías.  Almacenaje de gases: Requieren unas medidas de seguridad especiales que han de ser observadas por la alta presión o la particular inflamabilidad.

6.4.- SEGÚN SU LOCALIZACIÓN Se clasifican en almacenes centrales y regionales. 

Almacenes centrales: aquellos que se localizan lo más cerca posible del centro de fabricación. Están preparados para manipular cargas de grandes dimensiones.



Almacenes regionales: aquellos que se ubican cerca del punto de consumo. Están preparados para recoger cargas de grandes dimensiones y servir mediante camiones de distribución de menor capacidad.La elección de almacenes centrales o almacenes regionales depende del tipo de carga y la


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estructura de costes de la empresa. Así productos de bajo valor, o costes de transporte elevados, conducen al uso de almacenes regionales. Por el contrario con costes de almacén elevados, por el valor del producto, implican almacenes centrales. En cualquier caso existen métodos para la evaluación de la mejor decisión.

6.5.- SEGÚN SU FUNCIÓN LOGÍSTICA Según la función logística del almacén se pueden clasificar los almacenes del Siguiente modo: ◙ Centro de consolidación: Estos almacenes reciben productos de múltiples Proveedores y los agrupan para servirlos al mismo cliente. Cliente 1

Producto A Producto B

ABC Centro de Consolidación

Producto C

Cliente 2

A B

Son muy habituales en industrias cuyos productos tiene una gran cantidad

de

componentes. El centro de consolidación produce ahorros por el uso de medios eficientes de transporte al agrupar envíos reduciendo los niveles de stock en el cliente. Una empresa optará por aprovisionarse a través de un centro de consolidación pues le permitirá reducir la congestión en la recepción de pedidos. Los proveedores a su vez podrán preparar de modo eficiente el suministro JIT. 

Centro de ruptura: Tienen la función inversa de los centros de consolidación. Recibe la carga de un número reducido de proveedores y sirven a un gran número de clientes, con necesidades dispares.


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Cliente 1

ABC Cliente 2

Producto ABC

AB

Centro de Ruptura

Cliente 3

ABD Cliente 4

CD Reducen el número de contactos de los fabricantes con los clientes finales y reducen el movimiento de los clientes que únicamente han de acudir a un centro de ruptura para recoger múltiples productos. La mayor simplicidad de estos dos sistemas hace que en la práctica, empresas con múltiples proveedores y clientes (como los sistemas de distribución) desagrupen las funciones pasando a tener un centro de consolidación para el aprovisionamiento y un centro de ruptura para la distribución.

Cliente 1

ABC Producto A

Producto B

Cliente 2 Reserva

Picking

AB Cliente 3

Producto C

Separación de Almacén de Reserva y Picking

ABD Cliente 4

CD

Esta aplicación es lo que se conoce como separación del almacén de reserva y picking. Es interesante considerarla cuando la unidad de carga de salida es menor que la unidad de carga de entrada.


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◙ Centro de tránsito: Conocidos en inglés como cross-dock, son almacenes que no almacenan, sólo mueven productos. Un ejemplo claro son los almacenes de transporte urgente. Este tipo de centros, muy complicados de gestionar, permite aumentar la eficiencia del transporte entre nodos y mantener altos niveles de servicio al cliente reduciendo el stock total. ◙ Almacenes cíclicos o estacionales: Son almacenes que recogen una producción puntual para hacer frente a una demanda constante, o que permiten resolver una demanda puntual frente a una producción más constante. ◙ Almacenes de custodia a largo plazo: Es el único de los almacenes analizados cuyo objetivo es estar lleno, sin importarle costes de transporte, demandas o ritmos de producción.

7.- LOS MATERIALES A ALM ACENAR 7.1.- LA IMPLICACIÓN DE LAS CARACTERÍSTICAS FÍSICAS DEL PRODUCTO A ALMACENAR EN EL SIST EMA LOGÍSTICO Uno de los principales factores a considerar cuando se definen flujos industriales es el producto en sí mismo. El producto se percibe como una amalgama de su naturaleza física, su precio, su embalaje y el modo en que se sirve. Las características físicas de un producto, cualquier requerimiento específico del embalaje y el tipo de unidad de carga, son factores muy importantes al intentar minimizar los costes totales para niveles de servicio dado. Ciertas características de los productos tienen un impacto directo en el diseño

y

operación de un sistema de distribución Este impacto puede afectar tanto al coste como a la propia estructura del producto. Estas características son fundamentalmente: o El ratio volumen/peso o El ratio valor/peso o Grado de Sustitución Además existen otras características especiales que se deben considerar.


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7.1.1 El ratio volumen/peso La densidad de un producto tiene una gran implicación en los costes logísticos totales.

Una densidad elevada (libros, metales) generalmente implica un uso eficiente de los elementos de transporte y almacén. Este tipo de productos tiende a utilizar toda la capacidad, tanto volumétrica como de peso, de los sistemas de transporte. Los sistemas de almacén deben ser más robustos, pero a la vez su coste asociado repercute sobre el producto y no sobre la propia instalación. A la inversa los productos de densidad baja (alta relación volumen/peso) son muy ineficientes en cuanto a coste de distribución. Por ejemplo al cargar un camión con productos de bollería este irá vacío en cuanto peso se refiere, pero consumiendo el mismo recurso que si trasladáramos la harina para hacer muchos camiones de bollería.

7.1.2 El ratio valor/peso Los productos con alto valor tienen una mayor capacidad de absorber los costes de distribución, y al revés el bajo valor de un determinado producto hace que los costes de distribución sean muy relevantes. Esto implica generalmente que los productos de alto valor se produzcan de modo centralizado y los de bajo valor se produzcan de modo descentralizado. Es interesante analizar el efecto de los costes frente al ratio valor/peso Productos con un ratio valor/peso bajo (arena por ejemplo) tienen unos costes relativos de transporte elevados frente al transporte de productos con ratio valor/peso alto (como por ejemplo ordenadores) A la inversa actúan los costes de almacén, dado que el almacenamiento de productos baratos es barato.


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7.1.3 La posibilidad de sustitución El grado en que un producto puede ser sustituido por otro puede afectar también a la selección del sistema de distribución. Productos como los alimentos básicos de sustitución elevada (si no hay una marca de arroz compro otra) obligan a tener grandes cantidades de stock (almacén caro) o sistemas de distribución muy eficientes (transporte caro).

7.1.4 Características especiales Las características especiales o de riesgo de los productos afectarán también al diseño y la gestión del sistema de distribución. Algunos ejemplos son los siguientes:  Materiales Peligrosos  Productos frágiles  Bienes perecederos·  Productos refrigerados o congelados  Productos de muy elevado valor

7.2 CLASIFICACIÓN DE MERCANCÍAS. El primero de los pasos al diseñar o gestionar un sistema logístico es conocer el tipo de producto que vamos a mover. Diferentes tipos de productos exige n diferentes equipos para la manutención y el almacenaje. A continuación se expresan algunas de las características por las que se deben clasificar las mercancías, antes de proceder al diseño o rediseño de un sistema logístico cualquiera:  Volumen: (Pequeño, Mediano, Grande, De alguna dimensión diferente a las otras dos)  Peso: (<100 g, <5 kg, <25 kg, <1000 kg, muy pesado)


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 Forma: Regular, Encajable, Irregular  Cantidad de unidades de consumo por unidad de carga: Carga unitaria, hasta 10 unidades por carga, hasta 100, más de 200  Fragilidad: Robusto, Frágil  Necesidad de Almacenamiento : Refrigerado, Congelado, Inflamable, Normal  Orden de Flujo: FIFO, Por orden de caducidad, Sin orden  Frecuencia de manejo: Baja rotación, alta rotación  Tamaño de los pedidos: Poca cantidad de dicha referencia, mucha cantidad.  Capacidad de apilado: Con / Sin capacidad de apilado

8.- GESTIÓN DE INVENTARIOS La administración de un inventario es un punto determinante en el manejo estratégico de toda organización, tanto de prestación de servicios como de producción de bienes. Las tareas correspondientes a la administración de un inventario se relacionan con la determinación de los métodos de registro, la determinación de los puntos de rotación, las formas de clasificación y el modelo de reinventario determinado por los métodos de control (el cual determina las cantidades a ordenar o producir, según sea el caso). Los objetivos fundamentales de la gestión de inventarios son: 

Reducir al mínimo "posible" los niveles de existencias y



Asegurar la disponibilidad de existencias (producto terminado, producto en curso, materia prima, insumo, etc.) en el momento justo.

8.1.- NECESIDAD DE LOS INVENTARIOS El control del inventario es un elemento muy importante para el desarrollo, tanto en grandes empresas como en pequeñas y medianas; una mala administración, puede ser el culpable de generar clientes descontentos por el no cumplimiento de la demanda, además de ocasionar problemas financieros que pueden llevar a la compañía a la quiebra. El inventario es primordial dentro de un proceso de producción ya que existen diversos procedimientos que nos va a garantizar como empresa, lograr la satisfacción para llegar a obtener un nivel óptimo de producción. A continuación algunas necesidades o razones por la cual las organizaciones mantienen inventarios


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8.2.- PROTEGE CONTRA LA INCERTIDUMBRE En este caso nos referimos a tres tipos de incertidumbre:  La incertidumbre relativa a las materias prima Origina el inventario de las mismas, esta incertidumbre puede darse tanto en el tiempo de respuesta, que puede provocar retrasos inesperados, como a cantidad de materia prima recibida.  La incertidumbre en el proceso de transformación El inventario de productos en curso absorbe la variabilidad existente entre las distintas fases del proceso, de esta forma se independizan las operaciones y mejora la eficiencia.  La incertidumbre relativa a la demanda de los productos finales de la empresa Si se conociera de forma precisa la demanda de un producto, entonces se podría producir exactamente lo que se demandase. Sin embargo, con frecuencia no se conoce la demanda y se necesita de un stock de seguridad de productos finales que absorba las posibles variaciones que se produzcan.

8.2.1.- Apoyar un Plan Estratégico En este aspecto consiste cuando una empresa adopta una estrategia de nivelación necesita un inventario de productos finales para regular la demanda cíclica del producto con la producción obtenida en el proceso de transformación. Bajo estas circunstancias, cuando la demanda supera la producción, la diferencia es cubierta por el inventario; cuando la demanda es menor que la producción, la diferencia se acumula en el inventario.

8.2.2.- Aprovechar las Economías de Escala Cada vez que se realiza un pedido o se fabrica internamente, incurrimos en costes fijos independientes de la cantidad implicada. Cuando mayor sea la cantidad producida o solicitada, menor será el coste total medio por unidad. A menudo, las empresas ofrecen descuentos por cantidad de pedido incentivando a los cliente para que compren más de lo que harían normalmente. Esto origina una acumulación de artículos que de otro modo no se daría. Las empresas ofrecen descuentos por cantidad, entre otras razones, para reducir su excesivo inventario y para obtener un beneficio. Además, se aprovechan las economías de escala derivadas del transporte, sobre todo cuando los productos se envían mediante camiones enteros o furgonetas completas.


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8.2.3.- Punto de Vista Opuesto Sobre los Inventarios Actualmente, los inventarios presentan una doble imagen buena y mala. Hay muchas razones por las que deseamos mantener inventarios, pero también hay razones por las que mantener inventarios se considera poco prudente.

9.- POR QUÉ NECESITAMOS MANTENER INVENTARIOS Los inventarios son necesario, pero el problema importante es cuánto se debe tener en ellos, Además de la importancia estratégica de proporcionar un inventario de productos terminados, para que el servicio al cliente pueda mejorarse mediante un embarque rápido de sus pedidos, también mantengamos inventario porque, al hacerlo, se reduce ciertos costos:  Costo de Pedir: Consiste en que cada vez que adquirimos un lote de materia prima de un proveedor se incurre en un costo para el procesamiento del pedido de compras, para su seguimiento, para llevar a los registros y para la recepción del pedido en el almacén. Cada vez que producimos un lote en producción, se incurre en un costo por cambio al pasar la producción de un producto al siguiente. Mientras mayor sea el tamaño de los lotes, mas inventarios mantendremos, pero pediremos menos veces durante el año y los costos anuales de pedir serán inferiores.  Costos por Faltantes: Cada vez que nos quedamos sin inventario de materia prima o de productos terminados, podemos incurrir en costos. En el inventario de productos terminados, los costos por faltantes pueden incluir las ventas perdidas y los clientes insatisfechos. En un inventario de materia prima, los costos por faltantes pueden incluir el costo de alteración a la producción e incluso a veces ventas


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perdidas y clientes insatisfechos. Para tener una protección contra faltante se puede mantener un inventario adicional, conocido como existencia de seguridad.  Costo de Adquisición: En el caso de materiales comprados, adquirir lotes más grandes puede incrementar los inventarios

de materia prima, pero los cosos

unitarios pudieran resultar menor debido a descuentos por cantidad y a menor costo por flete y manejo de materiales. En el caso de materiales producidos, lotes de tamaño más grandes incrementan los inventarios en proceso y de producción terminados, pero los costos unitarios promedio pudieran resultar inferiores, ya que los costos por cambio de maquina se distribuyen sobre lotes más grandes.  Costos de Calidad por Arranque: Consiste en que cuando inician la producción de un lote, el riesgo que resulten muchas piezas defectuosas es grande. Los operarios pueden estar aprendiendo, quizás no se alimenten los materiales correctamente, las máquinas necesitan ajustes y deberá producirse una cierta cantidad de productos antes de que la situación se estabilice. Lotes de mayor tamaño, menos cambios por año y menos desperdicios.


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9.1.- POR QUÉ NO DESEAMOS MANTENER INVENTARIO A elevarse los niveles de inventario, ciertos costos aumentan:  Costos de Almacenar: Los intereses sobre la deuda, los intereses no aprovechados que ganaríamos sobre ingresos, el alquiler del almacén, el acontecimiento, calefacción, iluminación, limpieza, mantenimiento, protección, flete, recepción, manejo de materiales, impuestos, seguros y administración son algunos de los costos en que se incurre para asegurar, financiar almacenar, manejar y administrar mayores inventarios.  Costo de Sensibilidad hacia los Clientes: Grandes inventarios en proceso obstruyen los sistemas de producción. Aumentan el tiempo necesario para producir y entregar los pedidos de los clientes, y disminuye nuestra capacidad de respuesta a cambio en los pedidos de los clientes.  Costo de Coordinar la Producción: Dado que los inventarios grandes obstruyen el proceso de la producción, se necesita más personal para aclarar problemas de tránsito, resolver problemas relacionados con el congestionamiento de la producción y coordinar programas.  Costo por reducción en la capacidad: Los inventarios representan una forma de desperdicio. Materiales pedidos, conservados y producidos antes que sean necesarios desperdiciar capacidad de producción.  Costos por Calidad en Lote Grandes: La producción de lotes de producción grandes da como resultado inventarios grandes. En algunos ocasiones ocurre algo malo y gran parte de un lote de producción resulta defectuoso. En ese tipo de situaciones los lotes de menor tamaño pueden reducir la cantidad de productos defectuosos.

Estos costos pueden parecer indirectos, confusos e incluso de poca importancia, pero su reducción mantenimiento un menor inventario puede ser vital en la lucha para poder competir en los mercados mundiales.


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10.- LOGÍSTICA DE ENTRADA La Logística de Entrada enmarca las actividades necesarias para cumplir con el abastecimiento de sus productos, dejándolos disponibles para su transformación o venta. Esto implica actividades de Gestión de Inventarios, Planificación y Compras, Políticas de Stocks, Niveles de Rotación, y la correcta planificación de sus necesidades de abastecimiento de insumos y/o productos terminados. La empresa le permite canalizar a sus clientes todos sus requerimientos, un equipo de profesionales realiza la Gestión de compras bajo parámetros proporcionados originalmente por sus clientes. En suma, el servicio comprende desde el Seguimiento a la Orden de Compra del cliente en el país de origen, el Agenciamiento de Carga Internacional y de Aduanas, Transporte y Almacenaje en el Centro de Distribución y el Control de Inventarios; estas etapas, son medidas mediante Indicadores de Gestión que periódicamente les proporcionan a sus clientes. Controlar la operación de Logística de Entrada resulta sencillo con el sistema IN HOUSE como un servicio de información vía Internet, que permite consultar en línea a sus clientes el estado de su Orden de Compra en todas sus etapas. La gestión de la logística de entrada lleva implícito la toma de un conjunto de decisiones que deben contribuir al logro de un eficiente y eficaz funcionamiento del sistema logístico.

10.1.- GESTIÓN DE COMPRAS El objetivo fundamental de la gestión de compras es la adquisición de materiales suministros y servicios al costo más bajo que sea compatible con las necesidades de calidad y servicio. La función de compras es responsable no solo del costo de los materiales, sino también del costo, bastante importante, de su obtención. Los principales objetivos específicos de esta actividad son:  Mantener la continuidad del abastecimiento  Pagar precios justos teniendo en cuenta que estos no afecten la calidad de los  Productos.  Mantener existencias económicas pero sin poner en riesgo la continuidad del Abastecimiento en la empresa.  Evitar deterioros, duplicidad, desperdicios, etc., de los materiales.  Buscar fuentes de suministros alternativas y localizar nuevos productos y Materiales


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 Mantener costos bajos en el departamento, sin desmejorar la actuación  Estudiar e investigar nuevos procedimientos  Preocuparse por la permanente capacitación del personal  Mantener informado al gerente general sobre la marcha del departamento.

10.2.- ACTIVIDADES DE LA GESTIÓN DE COMPRAS La función de compras a menudo gasta más dinero que cualquier otra función de la empresa, así que proporciona una buena oportunidad para reducir los costos y aumentar los márgenes de utilidad. 

Ayuda a identificar los productos y servicios que mejor se pueden obtener de forma externa.



Desarrolla, evalúa y determina el mejor proveedor, precio y entrega de los productos y servicios

10.3.- GESTIÓN DE ALMACENES Proceso de la función logística que trata de la recepción, almacenamiento y movimiento dentro de un mismo almacén hasta el punto de consumo de cualquier material (materiales primas, semielaborados, terminados), así como el tratamiento e información de los datos generados.


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El almacén es la dependencia de la empresa que guarda la materia prima o el producto para proporcionarlo cuando se requiera, su finalidad es realizar las operaciones tendientes a suministrar los insumos o los artículos en el momento preciso para evitar paralizaciones o demoras por falta de ellos o inamovilidad de capitales por sobre existencias; es decir, que el almacén debe controlar lo que guarda con el fin de solicitar reposiciones o impulsar su movimiento, según se observe su agotamiento o acumulación

Los objetivos que debe plantearse una gestión de almacenes son:

OBJETIVOS Rapidez de entregas Fiabilidad Reducción de costes Maximización del volumen disponible Minimización de las operaciones de manipulación y transporte

Los beneficios (que justifican su importancia) son: BENEFICIOS Reducción de tareas administrativas Agilidad del desarrollo del resto de procesos logísticos Optimización de la gestión del nivel de inversión del circulante Mejora de la calidad del producto Optimización de costes Reducción de tiempos de proceso Nivel de satisfacción del cliente 10.4.- FUNCIONES DEL ALMACÉN Las funciones de un almacén dependen de la incidencia de múltiples factores tanto físicos como organizacionales, algunas funciones resultan comunes en cualquier entorno, dichas funciones comunes son:  Recepción de Materiales.  Registro de entradas y salidas del Almacén.  Almacenamiento de materiales.  Mantenimiento de materiales y de almacén.  Despacho de materiales.  Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y contabilidad.


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10.4.1.- Gestión de Stock o Inventarios La gestión de stocks o inventarios es clave para alcanzar tanto objetivos económicos como de servicio en la dirección de operaciones. Esta gestión mide el nivel de existencias de cualquier artículo o recurso utilizado por la organización, determina los niveles que deben mantenerse y establece en qué momento y en qué cantidad deben reaprovisionarse. El gestionar el stock es un tema que frecuentemente se maneja negligentemente en las empresas industriales y comerciales. Sin embargo, este es un tema fundamental, una buena gestión de stock puede hacer la diferencia entre la viabilidad de la empresa y las serias dificultades financieras. La administración de un inventario es un punto determinante en el manejo estratégico de toda organización, tanto de prestación de servicios como de producción de bienes. Las tareas correspondientes a la administración de un inventario se relacionan con la determinación de los métodos de registro, la determinación de los puntos de rotación, las formas de clasificación y el modelo de reinventarlo determinado por los métodos de control (el cual determina las cantidades a ordenar o producir, según sea el caso).

◙ Objetivo Este componente trata las siguientes tareas: 

Gestión de stocks por cantidad y valor.



Planificación, entrada y documentación de todos los movimientos de mercancías

11.- LOGISTICA DE DISTRIBUCION Logística es un término muy amplio que engloba todas las actividades del proceso productivo de una empresa. Desde la adquisición de materias primas, pasando por la fabricación del producto, hasta que llega al consumidor. En concreto, la logística de distribución se relaciona con la función que permite el traslado de los productos finales (ya sean bienes o servicios) y los pone a disposición del cliente. El canal de distribución es el que posibilita que el usuario obtenga el producto en el lugar, tiempo y cantidades adecuadas.

11.1.- LA DISTRIBUCIÓN FÍSICA Y SUS FUNCIONES Para que la distribución física cumpla su objetivo principal (el traslado físico del producto desde la fábrica hasta el consumidor final) tiene que poner en práctica una serie de funciones: 

Estimación de la demanda. La logística de distribución será eficaz si pone a disposición del mercado los productos que éste demanda, en el momento y cantidad precisos.


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Procesamiento de pedidos. Hace referencia al conjunto de actividades relativas al tratamiento de las órdenes de compra.



Gestión de almacén. Es indispensable llevar un control de las entradas y salidas de los productos en el almacén.



Embalaje. Es el procedimiento destinado a la conservación y protección de los productos.



Transporte del producto. En esta función se incluye la carga y descarga del mismo, así como el plan de ruta a poner en marcha para trasladarlo hasta su destino.



Gestión de cobros. Determinar las personas que atenderán al cliente, a la vez que le entregan el producto y proceden a su cobro.

A modo de resumen, podemos señalar que las etapas principales en la cadena de distribución física son la recepción del producto elaborado por el fabricante, la función de inspección, la cadena de transporte, el almacenaje y la entrega al cliente. Para que la función logística sea eficiente es necesario velar porque se deriven los menores costes posibles en cada una de las fases mencionadas.

12.- PROBLEMAS Y SOLUCIONES EN LA GESTIÓN LOGÍSTICA Y DE ALMACENES CASO I: El presente caso se desarrolla en una empresa industrial de 34 millones de euros de facturación y que tiene el firme deseo de alinear su gestión logística y de almacenes hacia una filosofía Just in Time/Lean Manufacturing. A nivel estratégico, la compañía -que está en un mercado puro de commodities- había perdido el liderazgo en cuanto a servicio al cliente y en costes, situación agravada por la entrada de competidores internacionales. Además, los almacenes estaban sobredimensionados (valorados en un 7% respecto a la facturación), valor excesivamente alto comparado con sus competidores directos y teniendo en cuenta que la producción se realiza bajo pedido. Aunque fuese de menor importancia, también existían unos costes excesivos de los procesos relacionados con la gestión de compras, producción y almacenes debido a las ineficiencias que a continuación se describirán. Por ello, desde la Alta Dirección de la empresa se decide lanzar un proyecto para que -tras un análisis general de la empresa tanto a nivel estratégico como operativo- se analicen, planteen e implanten las soluciones logísticas adecuadas para alcanzar nuevas ventajas competitivas alineadas con la estrategia.


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Para ello, se crea un equipo mixto de trabajo entre la consultora externa y personas claves en el área logística de la empresa que tras realizar un diagnóstico, identifican cuatro grandes áreas de mejora: 

Procesos inadecuados y gestión de la información en el área logística



Problemas en la gestión de aprovisionamientos



Disposición física del almacén



Disponibilidad y fiabilidad de la información debido a la introducción manual de datos

A continuación se pasa a describir cada una de estas problemáticas.

a. Procesos inadecuados y gestión de la información en el área logística La carencia de una visión global de los procesos logísticos por parte de la empresa estaba generando ineficiencias en todo el proceso, ya que tanto la información como los materiales no fluían correctamente.

b. Disposición física de almacenes Los almacenes tenían un lay-out típico de almacenes pequeños que al ir creciendo y al no haberlos replanteado nunca, muestran algunas ineficiencias muy habituales: Incorrecta distribución en planta (lay out) que provocaba ineficiencias en el manejo de los materiales de almacén. Plantilla sobredimensionada debido a las ineficiencias provocadas por el lay-out, manejo de materiales y la falta de procedimientos. Inadecuado tipo de almacenaje para algunos productos, como es el caso de los que se encontraban confinados en cajas de cartón (y más aun teniendo en cuenta que el almacén estaba a la intemperie).


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12.1.- DISPONIBILIDAD Y FIABILIDAD DE LA INFORMACIÓN DEBIDO A LA INTRODUCCIÓN MANUAL DE DATOS La introducción manual de los datos, tanto para el caso del almacén de materias primas como para el de producto acabado, tenía dos consecuencias: La posibilidad de errores por la introducción manual de los datos. El desconocimiento en tiempo real de las existencias en los dos almacenes.

12.2.- LA SOLUCIÓN PROPUESTA Tras el diagnóstico, la solución se planteó con tres líneas básicas de trabajo. Partiendo de la estrategia y del posicionamiento deseado -y teniendo el área de procesos como el eje central- se diseñaron soluciones tal y como se muestra en la siguiente figura:

12.3.-REINGENIERÍA DE PROCESOS En este caso se redefinió todo el proceso logístico desde el aprovisionamiento hasta la expedición, eliminando todas las ineficiencias que se producían cuando el proceso “cruzaba” a través de los distintos departamentos e implantando una gestión por procesos en lugar de una organización departamental pura. A partir del proceso logístico se redefinieron los siguientes subprocesos: 

Gestión de compras



Gestión de almacenes y stock.



Gestión de expediciones

12.4.- ALMACÉN FÍSICO Para la problemática referida al sistema de almacenaje se planteó la necesidad de rediseñar los almacenes y así alcanzar los siguientes objetivos:


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Racionalizar el número de personas destinadas en el almacén debido a la disminución drástica del tiempo de operaciones de almacenaje.



Mejorar la rotación, y por tanto reducir el nivel de stocks y de obsoletos.



Disminución del número de mermas.

12.5.- GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN En el caso de la problemática en la fiabilidad y disponibilidad de la información se implantó un sistema de captación de datos (mediante terminales de radio frecuencia) integrados con el sistema de información ERP empleado en la empresa. Esta solución asegura la fiabilidad y disponibilidad de los datos y permite disminuir en gran medida los costes de gestión.

13.- APROVISIONAMIENTO

Aprovisionamiento es la función logística mediante la cual se provee a una empresa de todo el material necesario para su funcionamiento. Su concepto es sinónimo de provisión o suministro. Las actividades incluidas dentro de este proceso son las siguientes:

a.- Cálculo de necesidades: Es

una

actividad

propia

del planeamiento logístico.

Las

necesidades

de

abastecimiento involucran todo aquello que se requiere para el funcionamiento de la empresa, en cantidades específicas para un determinado período de tiempo, para una fecha señalada, o para completar un determinado proyecto. El cálculo de las necesidades se materializa con los pedidos o la requisición. Las necesidades

de

abastecimiento

para

una empresa determinada

pueden

ser

por consumo, reemplazo, reserva o seguridad, necesidades iniciales y necesidades para proyecto. Dentro de esta actividad se debe considerar al factor tiempo.

b.- Compra o adquisición: Esta actividad tiene por objetivo realizar las adquisiciones de materiales en las cantidades necesarias y económicas en la calidad adecuada al uso al que se va a destinar, en el momento oportuno y al precio total más conveniente.


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Los principales objetivos específicos de esta actividad son:

Mantener la continuidad del abastecimiento;-



Pagar precios justos, pero razonablemente bajos por la calidad adecuada;-



Mantener existencias económicas compatibles con la seguridad y sin prejuicios para la empresa;- Evitar deterioros, duplicidades, desperdicios, etc., buscando calidad adecuada;-



Buscar fuentes de suministros, alternativas y localizar nuevos productos y materiales;-



Mantener costos bajos en el departamento, sin desmejorar la actuación;-



Estudiar e investigar nuevos procedimientos continuamente; preocuparse por la permanente capacitación del personal; y, mantener informado al gerente de logística o gerente general acerca de la marcha del departamento.

c.- Obtención: La obtención empieza con el pedido y tiene por finalidad contribuir a la continuidad de las actividades, evitando demoras y paralizaciones, verificando la exactitud y calidad de lo que se recibe. d.- Almacenamiento: Este implica la ubicación o disposición, así como la custodia de todos los artículos del almacén, que es la actividad de guardar artículos o materiales desde que se producen o reciben hasta que se necesitan o entregan. Los principales aspectos de esta actividad son: 

Control de la exactitud de sus existencias.



Mantenimiento de la seguridad.



Conservación de los materiales.



Reposición oportuna. e.- Despacho o distribución:

Consiste en atender los requerimientos del usuario, encargándose de la distribución o entrega de la mercadería solicitada. Para que los requerimientos de los usuarios sean atendidos con prontitud, es necesario contar con el embalaje o empaque para asegurarnos que las cantidades y calidades de los artículos o materiales sean correctas. Es igualmente importante en


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esta función asegurar el control de la exactitud de los artículos que se despachan, así como la rapidez de su ejecución para cumplir con los plazos solicitados. f.- Control de stocks: Como objetivo de esta actividad debemos plantear el asegurar una cantidad exacta en abastecimiento en el lugar y tiempo oportuno, sin sobrepasar la capacidad de instalación. Con un control preciso y exacto se garantiza un control efectivo de todos los artículos de abastecimiento. g.- Utilización de desperdicios: Esto con el fin de tomar las medidas más ventajosas para la empresa.

13.1.- IMPORTANCIA DEL APROVISIONAMIENTO La función de aprovisionamiento existe a partir del momento en que un objeto o servicio debe ser buscado fuera de la empresa. Dentro de los principales objetivos tenemos los siguientes: 

Proporcionar un flujo interrumpido de materiales, suministros, servicios necesarios para el funcionamiento de la organización.



Mantener las inversiones en existencias y reducir las pérdidas de éstos a un nivel mínimo.



Mantener unas normas de calidad adecuadas.



Buscar y mantener proveedores competentes.



Normalizar los elementos que se adquieren.



Comprar los elementos y los servicios necesarios al precio más bajo posible.



Mantener la posición competitiva de la organización.



Conseguir los objetivos del aprovisionamiento procurando que los costos administrativos sean los más bajos posibles.

Organizar a las empresas para conseguir estos objetivos es difícil porque no sólo hay que tener en cuenta las necesidades internas, sino también las del mundo exterior. Tanto el departamento de aprovisionamiento como el tráfico de materiales tienen un contacto directo en el mercado y han de responder a su solución. La tarea fundamental del gerente de abastecimiento consiste en localizar fuentes confiables y progresivas de suministros, asegurar y mantener su cooperación e interés.


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El aprovisionamiento considera dos puntos importantes: (1) Las previsiones en un plan general. (2) Los plazos en los casos particulares. Ambos se reducen a un sólo factor, el tiempo. En

la

mayor

parte

de

las organizaciones los

aprovisionamientos consumen aproximadamente entre el 20% y 50% de los ingresos totales de la compañía en mercadería y servicios. Cuando una organización gasta cantidades tan grandes de sus ingresos en una sola área es importante que se reciba una buena compensación por los fondos comprometidos. El efecto de apalancamiento de los beneficios que consiguen las compras, actúa como un poderoso estímulo para racionalizar el abastecimiento. En toda empresa de ciertas proporciones, debe de existir un jefe o gerente de abastecimiento (o compras). El gerente de abastecimiento debe enfocar su labor hacia el desarrollo de estrategias, dirigidas hacia las compras, el desarrollo de los proveedores y de las negociaciones, que concuerden los objetivos y estrategias de la organización, tanto a corto plazo como a largo plazo. En el área de aprovisionamiento el gerente debe ser responsable de la planificación y del control de los materiales, así como de la programación de la producción o de la investigación de los materiales y de la programación de las compras, del tráfico de entrada y salida de los almacenes, y de la eliminación de los desperdicios, la chatarra o los residuos sobrantes, de manera que permita el funcionamiento de la empresa, de acuerdo a los objetivos trazados. La labor del gerente de abastecimiento debe orientarse a buscar la máxima utilización y conservación de los abastecimientos. Estas se obtienen mediante el entrenamiento y la aplicación continua de una serie de normas hasta la conservación, el mantenimiento, la recuperación y la correcta distribución y empleo de todos los artículos utilizados por la empresa.

13.2.- SUS NECESIDADES En lo que se refiere al cálculo de necesidades, el gerente de abastecimiento debe considerar la política de la empresa para definir sobre los siguientes puntos: a. Emplear en la producción materiales extranjeros o nacionales; b. Tener o no almacenado la materia prima a emplearse o los artículos que se produzcan. c.

Aplicar un sistema de compra exclusivamente al contado o crédito.


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También debe considerar la capacidad económica o financiera de la empresa para determinar mayores o menores niveles de abastecimiento, de consumo o reserva, la capacidad instalada de la empresa y el nivel de utilización de la misma, la mano de obra disponible y el nivel de instalación. Para determinar las necesidades, el gerente de abastecimiento debe coordinar con diferentes niveles, debido principalmente a que esta necesidad tiene su origen en otras dependencias de la empresa:  Con el gerente de Producción para determinar: a. Los productos que se van a requerir para las operaciones de producción en el volumen previsto. b. Periodicidad con que se requieren estos productos, a fin de poder determinar cuándo colocar los pedidos. c. La calidad y el tipo de cada artículo o material a adquirirse.  Con el gerente de Logística para determinar: a) Cantidad de artículos que se encuentran con mucho stock. b) Capacidad de almacenaje total y disponible para cada artículo. c) Nuevas necesidades o nuevas formas de almacenaje de los productos. d) Equipo y material necesario para el mantenimiento. e) Capacidad de equipo y material para el transporte. f) Nuevo equipo y material para operar en los almacenes.  Con el jefe de Compras para definir: a) Forma de mantener la continuidad de abastecimiento. b) La calidad adecuada de los artículos a adquirirse. c) Localización de nuevos productos, materiales y fuentes de suministros.  Con el gerente de Ventas o Comercialización para: a) Proporcionar datos sobre planificación de los artículos terminados. b) Fechas necesarias de cada uno de ellos.  Con Contabilidad con el propósito de conocer: a) Los registros de inventarios que se realiza, para determinar los activos de la empresa. b) La conciliación que se efectúa en los inventarios. c) Las facilidades que necesite cada vez que se realicen inventarios.


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El gerente de Abastecimiento debe de determinar la responsabilidad que le compete al elemento comprador, así como la forma de llevar a cabo las adquisiciones en lo que se refiere a: (1) La fabricación durante un determinado período. (2) El cumplimiento de un determinado programa de adquisición de materiales. (3) Una orden de compra específica. (4) La adquisición de determinado material que debe de tenerse en existencia. (5) Determinado volumen de dinero a gastar en una sola compra.

14.- LOTE ECONÓMICO Se inicia en el siglo XX, es un modelo clásico, El modelo de lote económico (EOQ), fue desarrolla en primera instancia por Ford Harris en 1915 1 y por Wilson 1934. Es un modelo de cantidad fija de reorden que se considera sólo como costos relevantes tales como: costos de mantenimiento del inventario y los costos de pedido. El lote económico busca minimizar la suma de ambos costos. Es aquel pedido que optimiza los costos de pedido, almacenaje y ruptura. El Lote Económico es aquella cantidad de unidades que deben solicitarse al proveedor en cada pedido, de manera que se logre minimizar el costo asociado a la compra y al mantenimiento de las unidades en inventario.

14.1.- OBJETIVOS El objetivo básico que se persigue al determinar el Lote Económico es la reducción de costos. Debemos responder dos preguntas claves: ¿Cuánto pedir? ¿Cuándo pedir?

14.1.1.- hipótesis simplificadas del modelo lote económico clásico  La tasa de demanda del artículo es constante ahora y en el futuro. La demanda de un producto no influye en la demanda de otro.  El artículo se produce o se compra por lotes. No existen limitaciones al tamaño de los lotes y el lote pedido se recibe en seguida.  No existe incertidumbre en la demanda, la oferta ni el tiempo de entrega. No se presenta agotamiento de la existencia. Existen solo dos costos importantes:  El costo de mantener el inventario.  Costo de colocación del pedido, que no varía con la cantidad mantenida.


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14.1.2.-Variacion en el modelo de lote económico En realidad las hipótesis simplificadas del modelo casi nunca se cumplen, Existen otros modelos que contemplan situaciones que se alejan de estas hipótesis rígidas, tales como:  EOQ con descuentos por cantidad.  EOQ de artículos múltiples con límite de abastecimiento.

 EOQ con entrega gradual del pedido. 14.3.- DETERMINACION DE LOTE ECONÓMICO Para determinar el lote económico debemos identificar cuáles son los costos asociados a los inventarios:

14.3.1.- costos de colocación del pedido: Este valor se considera fijo cualquiera sea la cuantía del lote, pues no están afectados por el tipo de políticas de inventarios. Está representado por el costo del formato de compra, tiempo de computador, el costo de enviar la orden de compra al proveedor, etc.

14.3.2.- costos de mantenimiento/unidad de tiempo: Se define como el costo de mantener una unidad o artículo durante un tiempo determinado. Los artículos que se almacenan en inventario, además están sujetos a pérdidas por robo, obsolescencia y deterioro.

14.3.3.- costos de quedarse corto: Cuando una empresa por cualquier circunstancia no puede cumplir un pedido, por lo general ocurren dos comportamientos, que dan lugar a dos tipos de costos:  Costos de ruptura: Está representado por la falta de un artículo durante un tiempo determinado. La característica principal es que a pesar del incumplimiento, el cliente prefiere esperar.

 Costos de Faltantes: Está representado por la falta de un artículo durante un tiempo determinado. En este caso la demanda no es cautiva, se pierde la venta y se pierde el cliente.

14.3.4.- COSTOS DE SOBRANTES: Este costo es causado por deterioro, obsolescencia, inversión inoficiosa e inutilidad de un artículo o material cuando no es utilizado antes de determinado tiempo. El cálculo del Lote Económico pude obtenerse a través de la aplicación de modelos matemáticos, cada uno de los cuales utiliza ciertos supuestos. Algunos de estos modelos son: Probabilístico:


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Demanda Flexible



Suministro Incierto



Demanda Constante



Suministro Instantáneo


Determinístico:

14.5.- MODELO DE HARRIS Calcular el tamaño del lote a través de la aplicación del modelo Determinístico de Harris: Alternativa 1

Alternativa 2


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Alternativa N

De las gráficas anteriores, se puede deducir:

-

Si T es grande, q (tamaño del lote) también lo es y el costo de almacenamiento es grande. En cambio n es pequeña, pues hay que hacer pocos pedidos.

-

Si T es pequeño, q (tamaño del lote) también lo es y el costo de almacenamiento es pequeño. En cambio n es grande, pues hay que hacer muchos pedidos.

15.- METODOLOGÍA A.- ¿Cuánto se debe ordenar? Esto determina el lote económico (EOQ) al minimizar el siguiente modelo de costo: Costo de compra+ costo de preparación+ Costo total del inventario = Costo de almacenamiento+ costo de faltante+ Todos estos costos se deben expresar en términos del lote económico deseado y del tiempo entre los pedidos.

15.1.- TIPOS DE COSTOS: El costo de compra: se basa en el precio por unidad del artículo. Puede ser constante, o se puede ofrecer con un descuento que depende que dependa del volumen del pedido. El costo de preparación: representa el cargo fijo en el cual se incurre cuando se hace un pedido. Este costo es independiente del volumen del pedido.


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El costo de almacenamiento: representa el costo de mantener suficientes existencias en el inventario. Incluye el interés sobre el capital, así como el costo de mantenimiento y manejo. El costo de faltante: es la penalidad en la cual se incurre cuando nos quedamos sin existencias. Incluye la perdida potencial de ingresos, así como el costo más subjetivo de la perdida de la buena voluntad de los clientes. B.- ¿Cuándo se deben colocar los pedidos? Depende del tipo de sistema de inventario que tenemos. Si el sistema requiere una revisión periódica (por ejemplo, semanal o mensual), el momento para hacer un nuevo pedido coincide con el inicio de cada periodo. De manera alternativa, si el sistema se basa en una revisión continua, los nuevos pedidos se colocan cuando el nivel del inventario desciende a un nivel previamente especificado, llamado el punto de reorden.

15.2.- DEFINICIÓN DE LOS DIFERENTES COSTOS A.- Costos por órdenes de fabricación (o por órdenes específicas) Los costos de adquisición se originan en el gasto de hacer un pedido a un proveedor externo o en los costos de preparación para la producción interna. En los costos de la orden se incluyen el costo fijo para mantener un departamento de compras y los costos variables de preparar y ejecutar órdenes de compra. Aun cuando las órdenes sean entregadas por otros departamentos de la misma compañía, se aplican los costos de la orden. La misma rutina de compra, de comprobar los niveles de inventario, hacer los pedidos, la continuación, la inspección y poner al día los registros del inventario pertenece a la adquisición interna.

B.- Costos por mantener o de tenencia Expresa como el costo de tener una unidad durante un año y se calcula como un tanto por ciento del valor del artículo. Los costos que se originan de muchas fuentes se agrupan con el nombre de costo de tendencia. Por lo común se da un porcentaje o valor monetario al conjunto total para explicar todas las fuentes enlistadas a continuación. En general, los costos de tendencia permanecen fijos para una cierta capacidad del inventario y después varían con la cantidad adicional que se almacene.  Instalaciones de almacenamiento: Se necesitan edificios propios o rentados para almacenar el inventario. En el gasto se incluyen el costo anual equivalente de inversión de las instalaciones si


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son propias o la renta si son alquiladas, la calefacción, la luz y los impuestos a la propiedad.  Manejo: En el costo de mover los artículos hacía, desde y dentro del almacenamiento se incluyen los gastos por daños, salarios y equipo.  Depreciación: El cambio en el valor de un artículo durante el almacenamiento lo provocan el deterioro, la mutilación y el robo que no están cubiertos por el seguro, y la obsolescencia. C.- Costo de ordenar El costo de pedido puede expresarse como el producto del costo por pedido y el número de pedidos. Entonces como el número de pedidos es igual a la demanda anual sobre la cantidad ordenada. Tenemos:

COSTO DE PEDIDO= Co*(D/C) Entonces el costo de pedido puede expresarse de la siguiente manera:

D.- Costo de mantener El costo de mantenimiento de inventario se define como el costo por pedido de mantener una unidad, multiplicando por el inventario promedio de la empresa (Q/2). Dicho inventario se define como la cantidad de pedido dividida entre 2. El costo de mantenimiento se expresa entonces:

COSTO DE MANTENIMIENTO =M*(Q/2) Formula de lote económico Q= cantidad CT= costo total N= números de ordenes T= tiempo de pedidos R= punto de reorden D= demanda Co= preparación de pedidos Ch= tenencia o mantenimiento de inventarios

Nº PEDIDOS=D/C, donde

D= demanda C= cantidad del pedido un ordenada


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CASO II : “DISTRIBUCIÓN DE PAPAS PRINGLES” Un operador logístico almacena y distribuye papas Pringles para clientes representativos y grandes superficies, la bodega donde se almacena el producto es exclusiva ya que manejan solo productos para el cliente que las importa a Colombia, cliente llamado Grupo Skies, el operador almacena las papas en estibas de madera acomodando 72 cajas en 6 niveles de altura y se deben vinipelar para un mejor manejo y transporte, se tienen destinadas 150 ubicaciones para este producto y el almacén presenta características específicas como que debe estar siempre limpio, sin humedad y con un control de roedores. Suponiendo que esta es la cantidad óptima que se debe tener en almacén el cliente desea realizar un estudio de cuanta será su demanda, y compararla y analizarla de acuerdo a las proyecciones que tenían, ya que también pretende optimizar tiempos de picking reduciendo su inventario, o si se debe tomar otra decisión para optimizar este proceso. Los costos que se involucran dentro del proceso son los de tenencia o mantenimiento de inventarios por $5.000, los de preparación de pedidos por $9.000, el costo del producto es de $25.000 y tiene un porcentaje para el costo de oportunidad del 20% y porcentaje para los gastos varios del 4%.


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Para tener en almacén 10800 unidades el cliente debe tener una demanda de 32.400.000 unidades.

El número de órdenes que se hacen en un año es:

Lo que significa que los pedidos se hacen cada 3 horas aproximadamente y el lead time es de 1 hora. 16.- STOCK DE SEGURIDAD 16.1.- CONCEPTO Y DEFINICONES Es el stock de seguridad, aquel que nos permite satisfacer la demanda que excede a la cantidad proyectada para un periodo de tiempo, teniendo en cuenta que la variabilidad en la demanda conlleva a minimizar las posibilidades de excedentes o faltantes de stocks que para ser establecido no solo dependerá del nivel de servicio; sino también del tipo de industria, negocio o complejidad de la cadena de abastecimiento, considerando también a las variables estadísticas y agregadas. Estos tiempos de crisis donde el costo del capital adquiere cada día mayor importancia, es cuando un estricto control de los niveles y la medición de la rotación de los stocks protagonizan la gestión del abastecimiento estratégico. Las empresas que no consideren estas variables podrían tener una experiencia poco agradable. Informe se incrementa la incertidumbre de la oferta o de la demanda, el nivel requerido de inventario de seguridad aumenta, la introducción de nuevos productos al mercado incrementa también los niveles de incertidumbre en la demanda, con ello se debe mantener un nivel alto de stock de seguridad en relación a la cantidad demandada para satisfacer las necesidades del mercado. Mientras se hace más clara la demanda del mercado por el nuevo producto, la incertidumbre se reducirá y la demanda será más fácil de proyectar.


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Las bases teóricas y matemáticas definen una serie de variables “complejas” que estadísticamente determinarán los niveles óptimos; como asimismo otras variables más cercanas a la realidad juegan un papel crítico puesto hacen que los resultados finales esperados disminuyan el margen de error estadístico; estas variables que llamamos ¨agregadas¨ son el resultado de gestiones colaborativas y un trabajo estructurado entre el equipo logístico y comercial; estas variables se sirven de las cantidades resultantes del modelo determinístico empleado por la empresa, para obtenerlas deberán considerarse elementos históricos de un periodo no menor a los últimos doce meses, que permitan identificar estacionalidades, promociones u otras variables cualitativas que afectaron a la rotación. Las bases teóricas y matemáticas definen una serie de variables “complejas” que estadísticamente determinarán los niveles óptimos; como asimismo otras variables más cercanas a la realidad juegan un papel crítico puesto hacen que los resultados finales esperados disminuyan el margen de error estadístico; estas variables que llamamos ¨agregadas¨ son el resultado de gestiones colaborativas y un trabajo estructurado entre el equipo logístico y comercial; estas variables se sirven de las cantidades resultantes del modelo determinístico empleado por la empresa, para obtenerlas deberán considerarse elementos históricos de un periodo no menor a los últimos doce meses, que permitan identificar estacionalidades, promociones u otras variables cualitativas que afectaron a la rotación.

Las diversas metodologías que sirven de herramientas para definir la cantidad a almacenar como stock de seguridad nos permitirán realizar el análisis del costo/beneficio de contar con niveles de inventario que aseguren el margen de las ventas y que se correlacionen en forma directa con el incremento del Fill Rate y en forma inversa con el costo de mantener inventarios. Cuando se habla de disminuir los niveles de stocks se está refiriendo a una reducción de los niveles de seguridad, necesarios para alcanzar un nivel de servicio determinado. Dar respuesta a ¿Cuál es el nivel de servicio que deseamos alcanzar?, es básico para determinar el nivel de seguridad necesario. Stock de seguridad, es un término utilizado en logística para describir el “nivel extra de stock que se mantiene en almacén para hacer frente a eventuales roturas de stock”. El stock de seguridad se genera para reducir las incertidumbres que se producen en la oferta y la demanda.


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Gráficamente, la evolución del inventario de seguridad será:

16.2.- POR QUÉ TENER UN STOCK DE SEGURIDAD El stock de seguridad permite a las empresas satisfacer la demanda de los clientes aunque la empresa se encuentre con una de las situaciones siguientes:  retraso del proveedor  huelga del almacén  crecimiento no previsto de la demanda en un producto  avería en la máquina de producción, etc.

Globalmente, permite evitar las rupturas de stock generadas, o por retraso del proveedor, o por evolución no prevista de la demanda.

16.3.- CALCULO DE STOCK DE SEGURIDAD Para calcular el valor del inventario o stock de seguridad debemos considerar el plazo máximo de entrega (PME), es decir, cuánto tardarían en llegar las mercancías en caso de que se produjera un retraso. El stock de seguridad deberá ser lo bastante grande para cubrir la demanda media (DM) en esos días; de este modo, el stock de seguridad se calculará según la siguiente fórmula:

SS= (PME-PE) VM 16.4.- LA DISPONIBILIDAD DEL PRODUCTO Y LA REDUCCIÓN DEL NIVEL DE STOCK DE SEGURIDAD El hecho de que exista incertidumbre en las previsiones de la demanda implica que la demanda real pueda ser mayor que la prevista; en este caso el inventario de seguridad evita que se agote el producto y que se pierdan ventas. Sin embargo, no es conveniente mantener inventarios muy por encima de las previsiones de venta, ya que


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los costes de almacenamiento serán muy elevados. Esta cuestión es muy importante para las industrias en las que el ciclo de vida de los productos es muy corto y la demanda volátil. Para luchar contra la volatilidad es bueno mantener altos niveles de inventarios de seguridad, pero al tener los productos un ciclo de vida corto los productos se quedan obsoletos con mayor facilidad, por lo que el mantenimiento de un alto nivel de inventarios es insostenible. Por tanto, lo que deben conseguir las empresas es buscar la forma de disminuir los inventarios de seguridad pero sin reducir el nivel de disponibilidad de los productos. Este objetivo se puede conseguir de dos maneras:  Reducir el tiempo de aprovisionamiento. Esto requiere un gran esfuerzo por parte del proveedor, por lo que siempre que sea posible se seleccionarán aquellos que ofrezcan tiempos de entrega cortos.  Reducir el exceso de incertidumbre de la demanda. Se puede reducir gracias a un mejor conocimiento del mercado y a través de la utilización de métodos de previsión.

16.5.- LA DETERMINACIÓN DEL NIVEL ADECUADO DE STOCK DE SEGURIDAD El nivel adecuado viene dado por los siguientes factores:  La incertidumbre de la demanda, que puede medirse a través de la desviación estándar o del coeficiente de variación.  El nivel deseado de disponibilidad del producto. La disponibilidad del producto refleja la capacidad de la empresa de completar el pedido del cliente mediante el inventario disponible; si llega un pedido y no hay disponibilidad aparece la rotura de stock. Por tanto hay que tomar las decisiones de cuándo realizar pedidos y cuánto hay que pedir; estas decisiones determinan el ciclo y los inventarios de seguridad. Hay dos políticas de reaprovisionamiento principales:

16.5.1.- Reaprovisionamiento Continúo. El inventario se revisa continuamente. El punto de pedido (PP) es el nivel de stock que nos indica que debemos realizar un nuevo pedido si no queremos quedarnos desabastecidos y que se produzca una rotura de stock. Para esto hay que tener en cuenta el plazo de entrega del proveedor (PE) y la media de las ventas previstas, esto es, la demanda media (DM). De este modo, el punto de pedido se calcula según la siguiente fórmula:

PP= SS+ (PE x DM)


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16.5.2.- Reaprovisionamiento Periódico. El inventario se comprueba en intervalos regulares y periódicos y en cada revisión se genera un pedido de un tamaño que permita alcanzar un nivel de inventario predefinido, llamado nivel de pedido, que se calcula según la siguiente fórmula:

Ejemplo:

Cálculo del stock de seguridad, el punto de pedido y el nivel de pedido. Datos de la empresa: Coste de Ventas diarias emisión / pedido 500 Uds.

Coste de almacenaje/ unidad

S/. 10.00 S/.

Plazo de entrega proveedor 0.25 12 DIAS

Plazo de entrega con retraso 15 DIAS

Cálculo del stock de seguridad: SS=(PME - PE)VM SS=(15-12)500=1500 UNIDADES Cálculo del punto de pedido: PP=SS(PE - DM) PP=1500(12-500)=7500 UNIDADES

Cálculo del nivel de pedido anual:

N=


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BIBLIOGRAFIA : 

http://www.monografias.com/trabajos42/inventarios/inventarios2.shtml#ixzz3fH5 xs5kR

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https://ingcarlosmerlano.files.wordpress.com/2010/04/4-admiistraccion-deinventarios.pdf

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https://es.scribd.com/doc/136475190/Chase-Richard-B-F-Robert-Jacobs-yNicholas-J-Aquilano-Administracion-de-Operaciones-Produccion-y-Cadena-deSuministros-12%C2%AA-edicion-McGraw

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http://www.gestiopolis.com/problemas-soluciones-gestion-logistica-almacenespymes/

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Guarnizo, José V. y Jiménez, Juan J. Dirección de la producción

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Krajewski, Lee J. y Ritzman, Larry P. Administración de las operaciones: estrategia y análisis

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Sabater García, José Pedro. Gestión de stocks de demanda independiente

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http://www.eumed.net/libros-gratis/2015/1444/index.htm


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Invent a Rios

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