214912086 Manual de Cierre Contable

CIERRE CONTABLE SAP Manual de operación del Usuario

Procesos: CIERRE CONTABLE SAP 6.

Autor: Lic.Henry Clemente SAP-FI-CO-FM

Cierre de Contabilidad Financiera Mediante el componente de tareas de cierre, es posible preparar y llevar a cabo las operaciones necesarias para el cierre del día, del mes y del ejercicio. Para ello, el sistema ofrece una serie de informes estándar que permite generar evaluaciones y análisis directamente a partir de todos los saldos de cuenta contabilizados.

Obeti!o El objetivo primordial es : • •

reaci!n de balances y cuentas de p"rdidas y ganancias con datos confiables #ocumentaci!n de los datos contables

"e#cri$ci%n de la# tarea# : Para llevar a cabo las tareas de cierre en el libro mayor, primero es necesario realizar las tareas de cierre en las áreas de contabilidad au$iliar que utilice. Entre ellas se encuentran: • • •

ontabilidad de deudores y de acreedores ontabilidad de inventarios ontabilidad de activos fijos

2

de 17 !

'e(ui#ito# "ato# mae#tro# Previamente %a introducido los datos maestros necesarios para llevar a cabo los procedimientos de este escenario. &rea de fabricaci!n y comercializaci!n "ato# mae#tro#

)alor

Selecci%n

Comentario#

entro de coste

'

(odos

se requieren todos los centros de coste contabilizados

Maestro de materiales

'

()#)*

se requieren todos los materiales contabilizados

uentas +-

'

()#)*

se requieren todas las cuentas

*abla 'e#umen de Proce#o#

Es importante sealar que no todos las transacciones en conjunto aplican para la empresa en cuesti!n , es necesario definir cuales son las mas indicadas para llevar a cabo todos los procesos de cierres indicados.

Proce#o $ara el cierre del d+a

,ta$a del $roce#o

Actuali0aci%n de ti$o# de cambio

'eerenci a de $roce#o eterno

Condici%n em$re#arial

'ol de u#uario

C%di/o de tran#acci%n

'e#ultado# e#$erado#

-os tipos de cambio para monedas e$tranjeras se actualizan cada día o cada mes.

ontable de libro mayor /*0P123P415620 1*7

*13E189;<=

-os nuevos tipos de cambio están disponibles en el sistema.

&

de 17 "

,ta$a del $roce#o



'ol de u#uario

C%di/o de tran#acci%n


,#$acio# en la a#i/naci%n de nmero# de documento

-ista de verificaci!n para buscar espacios en la asignaci!n de n>meros de documento en varios ledgers.

+erente de 5inanzas /*0P123P415620 1M7

*10-419<;?@=?

-ista de verificaci!n, si %ay espacios en las listas de n>meros de documento.

3mero# de actura a#i/nado# do# !ece#

-ista de verificaci!n de documentos asignados más de una vez.

+erente financiero /*0P123P415620 1M7

*10-419<;?@=;

-ista de verificaci!n, si %ay n>meros de factura duplicados.

)i#uali0aci%n del diario de documento# com$acto

-ista de verificaci!n de los datos más importantes de los documentos contabilizaA dos.

ontable de libro mayor /*0P123P415620 1*7

*10-419<;??9B

Cojas de totales, que indican los totales del #ebe y el Caber para cada tipo de cuenta.

Proce#o Cierre del Me#



de 17 #

,ta$a del $roce#o



'ol de u#uario

C%di/o de tran#acci %n


Actuali0aci%n de ti$o# de cambio

-os tipos de cambio para monedas e$tranjeras se actualizan cada día o cada mes.

ontable de libro mayor /*0P123P4156201 *7

*13E18 9;<=

-os nuevos tipos de cambio están disponibles en el sistema.

,#$acio# en la a#i/naci%n de nmero# de documento

-ista de verificaci!n para buscar espacios en la asignaci!n de n>meros de documento en varios ledgers.


*10-419 <;?@=?

-ista de verificaci!n, si %ay espacios en las listas de n>meros de documento.

3mero# de actura a#i/nado# do# !ece#

-ista de verificaci!n de documentos asignados más de una vez.

+erente financiero /*0P123P4156201 M7

*10-419 <;?@=;

-ista de verificaci!n, si %ay n>meros de factura duplicados.

Abrir y cerrar $er+odo# contable#

errar subsistemas de activos fijos, deudores y acreedores de la contabilizaci!n del período anterior. *e inicia un nuevo período contable.


*10-419 <@8=? /)3D?7

2o se pueden efectuar mas contabilizaciones de 0P, 04, MM o activos fijos en el período anterior.

Indicar contabili0acio ne# $eri%dica#

-os documentos peri!dicos del período indicados en el sistema se deben procesar.


53#;

*e crea un juego de datos lote input con contabilizacionesF para documentos peri!dicos que se pueden procesar para contabilizar la actividad financiera requerida.

Contabili0aci %n de contabili0acio ne# $eri%dica#

-os documentos peri!dicos del período indicados en el sistema se deben procesar.


5.;=

*e crea un juego de datos lote input con contabilizacionesF para documentos peri!dicos que se pueden procesar para 4 contabilizar la

*e %a abierto un nuevo período contable para la contabilizaci!n, de modo que se pueden procesar las transacciones.

de 17 $

,ta$a del $roce#o



'ol de u#uario



actividad financiera requerida. ontabilizaci!n de los documentos peri!dicos procesados en el paso anterior.


*M@D

*e %an contabilizado los documentos contables y actualizado los documentos peri!dicos con datos de tratamiento /Gne$t run onG y Gnumber of runsG7.

uentas de compensaci!n EM45


5.;@

Para cuentas EM45, el programa intenta crear un grupo de documentos que se puede compensar desde un grupo de documentos que no se puede compensar mediante la omisi!n sucesiva de documentos.

An6li#i# de cuenta# de com$en#aci% n ,M'F

0nálisis de cuentas de compensaci!n EM45 y visualizaci!n del 6H0 de adquisici!n de la E.


5.;B

0naliza las cuentas de compensaci!n /EM457 de entrada de mercancíasrecepci!n de factura.

Com$en#aci%n autom6tica de cuenta ,M'F

ompensaci!n de la cuenta EM45 de abonoscargos coincidentes para efectuar más fácilmente el análisis de partidas abiertas.


5.;@

-a cuenta EM45 se compensa con la cantidad correcta del pedido y del valor una vez contabilizadas la entrada de mercancías y la recepci!n de factura. Esto mantiene el análisis de la cuenta EM45 en un nivel manejable.

ompensaci!n manual

*i los documentos no se compensan automáticamente. *e compensa manualmente.

+erente de acreedores /*0P123P410P1-E4 I1M7

5A==

#ocumentos de contabilidad se compensan manualmente.

,ecuci%n de ue/o de dato# lote in$ut

Com$en#aci% n autom6tica del $roce#o e#$ecial de cuenta ,M'F

5

de 17 6

,ta$a del $roce#o


'ol de u#uario



Contabili0aci %n de a#iento# de correcci%n

ontabilizaci!n de correcciones en los datos financieros actuales, para representar mejor la situaci!n financiera actual.


53D

0seg>rese de que los registros financieros representan las actividades empresariales durante el período con la mayor capacidad posible.

'e!alori0aci%n de moneda etranera

-as transacciones de moneda e$tranjera se deben valorar en el tipo de cambio actual.


50+-15 1H0-

-as contabilizaciones de moneda e$tranjera se representarán con valoraci!n de fec%a actualF.

Contabili0aci %n de car/o# de im$ue#to#

6nformes financieros


53=;

"eclaraci%n de I)A



*10-419 <;?@D<

"ocumento# com$arati!o#  Cira# de mo!imiento#



50+-5@

errar el período contable anterior para que no se pueda efectuar ninguna otra contabilizaci!n financiera que cambiaría los resultados notificados.


*10-419 <@8=? /)3D?7

2o se permiten más contabilizaciones +en el período anterior.


5.D?

álculo de intereses sobre el saldo

Cierre del $er+odo contable anterior


C6lculo de intere#e# #obre el #aldo

#eclaraci!n de 6H0

)i#uali0aci%n del diario de documento#

-ista de los documentos contabilizados en el período.


*10-419 <;??9<

-ista de los documentos contabilizados en el período para la documentaci!n.

8alance contable



*10-419 <;??9= o *1P-198

3alances contables omparaci!n realreal de balances 7

de 17 %

,ta$a del $roce#o



'ol de u#uario



?9

contables.

Proce#o Cierre de ,ercicio

,ta$a del $roce#o



'ol de u#uario

C%di/o de tran#acci% n


+erente financiero /*0P123P4156201M7

*0-

*e %a definido el calendario de fábrica para el o los siguientes ejercicios.

ontable de libro mayor /*0P123P4156201*7

5.<

-os saldos de acreedor J deudor se %an arrastrado al nuevo ejercicio.

Arra#tre de #aldo# L


50+-+H( 4

-as cuentas de balance tienen saldos para el nuevo ejercicio y los saldos de la cuenta P- se %an contabilizado en el arrastre de resultados.

'ea/ru$aci%n de cr;dito con #aldo deudor acreedore#

50+-5;;

Conirmaci%n de #aldo de cr;dito con #aldo deudor

ontable de #eudores 5.;< /*0P123P41041-E4I1 *7

Conirmaci%n de #aldo de

ontable de 0creedores 5.;9 /*0P123P410P1-E4I1 *7

Creaci%n del calendario de 6brica $ara el nue!o eercicio Arra#tre de #aldo# APA'

0rrastre de los saldos 0P al nuevo ejercicio.

9

de 17 &

,ta$a del $roce#o



'ol de u#uario

C%di/o de tran#acci% n


Cierre inal y liberaci%n de inorme# inanciero#

*e deben notificar los resultados financieros de la empresa.


*10-419< ;??9=

*e %an liberado los resultados financieros de la empresa.

Cierre del $er+odo contable anterior

2o se deben permitir más contabilizaciones financieras en el período anterior, porque ya se %an liberado los resultados.


*10-419< @8=? /)3D?7

2o se permiten más contabilizaciones financieras en el período anterior.


*10-419< ;??9<

acreedor

)i#uali0aci% n del diario de documento#

Actuali0ar *i$o# de Cambio:

Kna de las 0ctividades iniciales en las actividades de cierre es actualizar los tipos de cambio: Finanzas → Gestión financieras tipos de cambio

Libro mayor

→

Entorno → Opciones actuales

→

Introducir

→

Transacción : S_BCE_68000174 3mero# de "ocumento# :

Kbicaci!n mediante reportes de n>meros de documentos que se %an asignado más de una vez en el 6ntervalo: Finanzas

Gestión financiera

→

mayor (Nueo!

→

"ocumento

Libro mayor

→

→

Sistema de información

→

Informes de libro

→

General → #si$nación n%meros documento discontinua&

3mero# de Factura# a#i/nado# do# !ece# :

>

de 17 '

El programa crea una lista que muestra todos los documentos por n>mero de cuenta del acreedor o el deudor, que ocurren repetidamente en un n>mero de referencia, es decir que e$iste una factura duplicada. Finanzas

Gestión financiera

→

Libro mayor

→


→

Informes de libro

→

mayor (Nueo! → "ocumento → General → N%meros de factura asi$nados doblemente: Transacción:S_ALR_87012341 O la si$uiente : 'ontabilidad principal ) Gestión de informes ) "ocumentos ) N* factura asi$nados por duplicado& )i#uali0aci%n del "iario de "ocumento# Finanzas

Gestión financiera

→

mayor (Nueo!

→

"ocumento

Libro mayor

→

→


→

Informes de libro

→

General → "iario compacto de documentos

'ódi$o de transacción: S_ALR_87012289.

Cierre del Me#:

El ajuste de tipo de cambio se aplica nuevamente para el cierre de mes, como lo indica el la fase inicial del cierre diario al igual que la verificaci!n de la duplicidad de los registros ontables. 5inalmente aplicamos propiamente la transacci!n para el cierre:

1?

de 17 (

(ransacci!n )3D?

'e#ultado

2o se pueden efectuar mas contabilizaciones 0P, 04, o MM en el período anterior. Para ver un informe de antigLedad del acreedor, utilice la transacci!n *10-419<;?9D o el acceso vía men>s Finanzas → Gestión Financiera → #creedores → Sistema de información → Informes para contabilidad acreedores→ #creedores partidas.. Para ver un informe de antigLedad del deudor, utilice la transacci!n *10-419<;?;<9 o el acceso vía men>s Finanzas → Gestión Financiera→ "eudores → Sistema de información → Informes para contabilidad deudores→ +artidas deudores

'e/i#tro de Contabili0acione# Peri%dica#

on esta opci!n puedo definir registros contables que se realizan todos los meses de la misma manera, estos los puedo agrupar en masas y a%orrar tiempo Finanzas

Gestión financieras

→

Libro mayor

→

'ontabilización

→

"ocumentos de referencia

→

"ocumento periódico&

→

Transacción : F8"1 ;.

Efect>e las entradas siguientes en la pantalla Entrar contab&periódica: "atos cabecera:

11

de 17 ((

3ombre de cam$o

"e#cri$ci%n

Accione# y !alore# de u#uario

Comentario#

Sociedad

;

,* e-ecución el

primer día del mes actualN

.ltima e-ecución el

primer día del mes siguienteN

Interalo en meses

seleccione el intervalo requeridoN

p. ej., ;

"/a de e-ecución

seleccione la fec%a requeridaN

p. ej., ;

+lan de e-ecución Tomar importes em moneda local

*eleccionarN

'opiar te0tos

*eleccionarN

Tomar importe del impuesto en moneda local

*eleccionarN

'lase de documento

*0

1oneda

MO2

1oneda2T2' 3eferencia Fe&conersión Te0to cab&documento "i&interloc& 'l'T

=

'uenta

*eleccionar cuentaN

p. ej., 8@D

In&'1E 'l&1o&

?.

*eleccione 'ontinuar .

@.

En la pantalla Entrar contab& +eriódica #4adir +osición cta&5 efect>e las entradas siguientes: 3ombre de cam$o

"e#cri$ci%n


Comentario#

'uenta de mayor Sociedad

12

de 17 (!

Importe

'

p. ej., ;

'

p. ej., ;;;

'alcular Impuestos "iisión 'entro de coste +edido 'entro de 6eneficio 3ed "ocumento de 'ompras 'antidad #si$nación Te0to 'l't

D

'uenta

'

p. ej., ;;;

'1E '1o

=.

*eleccione 'ontinuar .

D.

En la pantalla Entrar contab& +eriódica #4adir +osición de cta& mayor5 efect>e las entradas siguientes: 3ombre de cam$o

"e#cri$ci%n


Comentario#

Importe

'

p. ej., ;

Fec7a alor

'

p. ej., primer día del mes actual -a fec%a valor es necesaria en el caso de cuentas bancarias con grupo de status de campo J3D. En otros casos, la fec%a valor no es necesaria.

8.

4ellene los detalles del documento y seleccione

Grabar&

Contabili0aci%n de Contabili0acione# Peri%dica#

1&

de 17 ("

En esta actividad, se contabilizan las contabilizaciones peri!dicas. El sistema verifica si la contabilizaci!n peri!dica e$iste en el sistema con una fec%a de contabilizaci!n dentro del período que se contabiliza. 0ntes se deben %aber indicado los registros de la #ata correspondiente Finanzas


→

Libro mayor

→

Operaciones periódicas

→

'ontabilizaciones

→

periódicas → E-ecutar Transacción : F&,8

,& En la pantalla rear docs. contables a partir de documentos peri!dicos, indiquen los datos los

datos necesarios 3ombre de cam$o

"e#cri$ci%n


Comentario#

Sociedad

;

E-ercicio

ejercicio actualN

Interalo de li9uidación "E

fec%a de inicioN

p. ej., primer día del mes actualN

Interalo de li9uidación #

fec%a de finalizaci!nN

p. ej., >ltimo día del mes en cursoN

seleccione un nombreN

*i es necesario. *i no asigna un nombre de juego de datos batc% input

Nombre del -ue$o datos 6I

1

de 17 (#

aparte, es el programa el que establece el nombre del juego de datos batc% input S#+F,; .

?.

*eleccione

E-ecutar .

4esultado *e crea un juego de datos batc% input con contabilizaciones para documentos peri!dicos que se pueden procesar para contabilizar la actividad financiera requerida . *e crea un juego de #atos y se llama : Sistema

Sericios

→

6atc7 Input

→

'arpeta

→

(ransacci!n *M@D

Com$en#acione# Autom6tica# ,M'F

Esta actividad trata la compensaci!n automática de cuentas EM45. El n>mero de pedido y la partida se utilizan para comparar documentos. Finanzas

→


autom
Libro mayor

→

Operaciones periódicas

→

'ompensar

→

Sin modelo de moneda de compensación

→

Transacción F&,=

14

de 17 ($

-a cuenta EM45 se compensa con la cantidad correcta del pedido y del valor una vez contabilizadas la entrada de mercancías y la recepci!n de factura. Esto mantiene el análisis de la cuenta EM45 en un nivel manejable. El sistema genera un informe que muestra los detalles de los documentos no compensados y compensados, con informaci!n del documento de compensaci!n.

0nálisis de uentas de ompensaci!n EM45 El programa analiza las cuentas de compensaci!n de entrada de mercancíasrecepci!n de factura /EM457 en una fec%a clave especificada, y genera contabilizaciones de correcci!n, en caso necesario. Estas son necesarias para visualizar las siguientes operaciones contables correctamente en el balance: •

Mercancías entregadas, pero no facturadas

•

Mercancías facturadas, pero no entregadas

El programa selecciona todas las partidas de cuentas de compensaci!n EM45 que están abiertas en la fec%a clave especificada. *i las partidas abiertas por n>mero de pedido y partida no tiene un saldo en la moneda local igual a cero, se crean contabilizaciones de correcci!n en un juego de datos batc% input para estas partidas. on un saldo acreedor, la operaci!n se considera entre$ada5 pero no facturada& on un saldo deudor, la operaci!n se considera facturada5 pero no entre$ada&

15

de 17 (6

-as contabilizaciones de correcci!n se crean por sociedad, cuenta de compensaci!n EM45, cuenta asociada y divisi!n. (odas las contabilizaciones se anulan en la fec%a de contabilizaci!n de anulaci!n especificada. *i no se %a indicado ninguna fec%a, el programa anula las contabilizaciones el día despu"s de la fec%a clave. *i se utilizan monedas locales paralelas, el saldo en la primera moneda local tambi"n determina la operaci!n. *i el saldo en la primera moneda local es cero, la clave de operaci!n se determina a partir de la moneda paralela.

Com$en#acione# Manual

*i %ay documentos que no se pueden compensar automáticamente. /*i el saldo de las partidas a ser compensadas no es 7, pueden ser compensadas manualmente. Men> *ap. Finanzas → Gestión Financiera

→

"eudores 2 +roeedores 2 Libro 1ayor → 'uenta → 'ompensar

17

de 17 (%

214912086 Manual de Cierre Contable

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