INSTITUTO TECNOLOGICO SUPERIOR
“AGUIRRE ABAD”
DOCENTE TLGA. KARINA CARBO
PRIMER NIVEL ANALISIS DE SISTEMAS
ALUMNO STEEVEN GONZABAY BARAHONA
PERIODO MAYO – OCTUBRE 2017
DEDICATORIA Dedicado a todos los estudiantes de la carrera de Análisis de sistema, de la Instituto Tecnológico Superior “Aguirre Abad”; ya que todos los ideales que nos propongamos lo podemos lograr con esfuerzo y sacrificio diario.
AGRADECIMIENTO A Dios creador del universo y dueño de mi vida que me permite realizar los ideales que tengo en mente. A mis padres y hermanos por el apoyo incondicional que me dieron a lo largo de estos estudios. A mis amigos, que por medio de las discusiones y preguntas, me hacen crecer en conocimiento. Y a todas aquellas personas que de una u otra forma, colaboraron o participaron en la realización de esta investigación, hago extensivo mi más sincero agradecimiento.
INDICE
EL FLUJO DEL PROCESO CONTABLE .................................................................... 1 RECONOCIMIENTO DE LA OPERACIÓN ................................................................ 3 JORNALIZACIÓN ...................................................................................................... 4 MAYORIZACIÓN ..................................................................................................... 10 BALANCE DE COMPROBACIÓN DE SUMAS Y SALDOS ...................................... 14 ESTADO DE RESULTADOS ................................................................................... 17 GLOSARIO .............................................................................................................. 19 BIBLIOGRAFIA – LINKOGRAFIA ............................................................................ 20
EL FLUJO DEL PROCESO CONTABLE Conjunto de pasos que forman parte del desarrollo para el cumplimiento de las metas que tiene una entidad, la información contable que presenta una empresa es elaborada a través de lo que llamamos proceso contable. El proceso contable es el ciclo mediante el cual las transacciones de una empresa son registradas y resumidas para la obtención de los Estados Financieros. Este proceso está formado de los siguientes pasos:
Primer paso
Reconocimiento de operaciones
Documento fuente Análisis de cuentas que intervienen
Facturas, cheques, etc.
Utiliza asientos contables Segundo paso
Jornalización
Principios de partida doble
Libro diario
Tercer paso
Utiliza formato “T” Mayorización
Libro diario y auxiliar
Utiliza folio
Cuarto paso
Balance comprobación
Comprueba la partida doble Analiza las cuentas que deben ser ajustados
Balance, sumas y saldos
Corrige, actualiza y depura Ajustes Los saldos de las cuentas
Balance ajustado
Quinto paso
Estados financieros
Determina el resultado económico Demuestra la situación financiera
Resultados Balance general Flujo de efectivo Evolución Patrimonio
La contabilización de las transacciones de una empresa se lleva a cabo a través de lo que llamamos cuentas y la presentación de la información financiera de una entidad se resume en lo que llamamos rubros.
RECONOCIMIENTO DE LA OPERACIÓN Toda transacción debe estar respaldado por un documento, denominado documento fuente. La información que consta en el documento fuente debe ser convertida al lenguaje contable. A cada una de las operaciones debe aplicarse las bases contables estudiadas.
Cumplen requisitos legales y técnicos Documento fuente
Factura, cheque
Pagare Rol de pagos
Que estén dentro del último Reglamento de Comprobantes de Venta y Retención
Cumplir normas de presentación que den fe de su validez y veracidad.
Cumplir con normas de emisión que hablen de su autenticidad y legalidad .
TIPOS DE DOCUMENTO FUENTE QUE TIENE UNA EMPRESA
INTERNOS
EXTERNOS
Facturas, cheques, roles de pago cotizaciones vales de caja kárdex
Facturas, cotizaciones cheques planillas de luz y agua
JORNALIZACIÓN Acto de registro e inscripción contable en el Diario General, que se realiza a base de respaldo documental y el reconocimiento previo de la naturaleza, la veracidad y el valor de toda operación financiera e incluyendo la personificación de la Cuenta o Cuentas Deudoras y de la Cuenta o Cuentas Acreedoras afectadas por tal operación. También se la puede denominar como el registro que se efectúa en el Libro Diario de las operaciones comerciales hechas por el comerciante o empresa durante un determinado periodo contable. También se denomina Jornalización al hecho de asentar las transacciones en el registro de entrada original, debe efectuarse una jornalización ordenada para lo cual es necesario seguir los siguientes pasos: 1. Registro de la fecha compuesta del año, mes y día. 2. Registro de la Cuenta o Cuentas Deudoras con sus valores. 3. Registro de la Cuenta o Cuentas Acreedoras con sus valores. 4. Síntesis de las transacciones, materia de la Jornalización. 5. Registro de la columna de referencia. Esta columna tiene relación con el número de la cuenta del Mayor General. Para dejar bien aclarado esto, utilizaremos el siguiente ejercicio: El comerciante Luis Mendoza Arteaga entrega al Técnico Contable N.N. una serie de documentos. Luego del análisis el Estado de Situación formulado por el Técnico Contable es el siguiente:
Al iniciar un periodo contable, el primer asiento que se jornaliza es el que corresponde al Estado de Situación Inicial, debitando a los Activos y acreditando a los Pasivos y al Capital. El registro en el Diario General se denomina Asiento de Apertura, por cuanto estos valores constituyen el punto de partida para la Contabilidad de l a empresa. El Estado de Situación Inicial sirve para la apertura de los diferentes registros de Contabilidad, el primer día, del siguiente mes, se jornaliza en el Diario General como primer paso del proceso contable.
Entre paréntesis los números correspondientes a los pasos que deben seguir para la jornalización. La jornalización del Estado de Situación Inicial se hizo de acuerdo con los pasos establecidos anteriormente, el paso # 5 se cumplirá en el momento de la mayorización o traslado de las cuentas al Mayor Las transacciones realizadas por el Sr. Luis Mendoza Arteaga se enunciaran progresivamente y se jornalizarán de inmediato y en forma acumulativa.
Transacciones: Julio 2.- Se recibieron $ 15,465.00 por comisión en la venta de un vehículo. Julio 3.- Se pagaron $ 15,000.00 por alquiler de garajes para los vehículos de los clientes, alquiler correspondiente al presente mes. Julio 4.- Se compró una máquina para la oficina en $ 132,850.00 de los cuales se pagó $ 42,850.00 de contado y por la diferencia se giró una letra de cambio a 180 días, recargando el 15% de interés anual el valor de los intereses se acumulan al documento pendiente de pago. Julio 5.- Se canceló una letra vencida por un valor de $ 150,000.00 y los intereses de 67 días al 15% anual. Julio 6.- Se recibieron $ 38,456.00 por comisiones en la venta de varios vehículos. Julio 7.- Se pagaron $ 25,835.00 por algunos anuncios en diario El Universo. Julio 8.- Se cobró una letra vencida por un valor de $ 158,380.00 y los intereses vencidos de 95 días al 15% anual. Julio 9.- Se vendió un mueble de la oficina en $ 45,860.00 de los cuales nos pagaron $ 15,860.00 en efectivo y por la diferencia se concedió crédito personal. Julio 10.- Se canceló una letra vencida de la hipoteca por un valor de $ 206,841.00. Julio 11.- Se canceló la primera quincena del presente mes correspondiente a los sueldos y salarios de los trabajadores $ 63,860.00. Presentamos acumulativamente todas las transacciones en el Diario General.
ESQUEMA DE LA JORNALIZACION
A.-DIARIO GENERAL.- Es el principal registro de entrada original, anteriormente constituía el único registro de entrada original en la actualidad con cualquier sistema de registro que utiliza la empresa.
B.-DIARIO DE INGRESOS DE CAJA.- Se utiliza para el control de los ingresos del efectivo de la empresa, clasificados en columnas especiales las cuentas que con mayor frecuencia tienen relación con el débito de la Cuenta Caja.
C.-DIARIO DE EGRESOS DE CAJA.- Este registro de entrada original se utiliza para el control de los desembolsos de efectivo de una empresa, clasificando en columnas especiales todas las cuentas que tienen mayor movimiento con relación a la parte del crédito de la cuenta Caja. El diario de egresos de Caja tiene relación directa con los demás registros de entrada original. Por ejemplo, se relaciona con el diario de Compras, ya que en este registro
se contabilizan las compras de mercaderías debitando la cuenta Compras y acreditando Cuentas por Pagar, si la compra es de contado, de inmediato se jornaliza en el diario de egresos de Caja, con debito en Cuentas por Pagar y crédito en Caja.
D.-DIARIO COLUMNARIO DE CAJA.- Se utiliza para controlar los ingresos y egresos del efectivo en las empresas de servicio, se utilizan columnas especiales para cada cuenta relacionada con los ingresos y egresos de efectivo.
E.-DIARIO REGISTRO DE COMPROBANTES.- Sirve para contabilizar todos los comprobantes resultantes de las transacciones que realiza la empresa, ya los relacionados con ingresos y egresos de efectivo o no por medio de diferentes columnas controla a las cuentas que intervienen en las transacciones regulares de la empresa.
MAYORIZACIÓN La mayorización de las cuentas es uno de los procesos que se realiza al final de cada periodo contable, su objetivo principal es dar a conocer cuáles son los saldos de cada cuenta que se usó en ese periodo, estos saldos que servirán para conocer el comportamiento de la empresa en esas operaciones. Mayorizar es trasladar de forma sistemática y de manera clasificada (por códigos y cuentas) los valores que se encuentran en el libro diario. Ubicando las cifras de tal manera que si un valor está en él Debe, pasará al mayor en el mismo lado (Debe) de la cuenta correspondiente; así como también las cuentas en el haber.
LIBRO MAYOR Es un registro que mantiene en cada cuenta para conocer su movimiento y saldo; y se puede utilizar la “T” contable.
Y tenemos dos tipos de Libro mayor:
Libro Mayor Principal.- Para las cuentas de control general; ejemplo: Caja general
Libro Mayor Auxiliar.- para las sub cuentas y auxiliares; ejemplo: Caja Nº1,Nº2
IMPORTANCIA Las diferentes cuentas contabilizadas en el Diario General no acumulan valores, se presentan en formas distintas, su único orden es la fecha, podemos observar en un
Diario General, la repetición de varias cuentas como Caja, comisiones ganadas, etc., todas con valores diferentes, ninguna arroja resultados. Es necesario ordenar de alguna manera los registros que son de la misma naturaleza y esta clasificación la hace el Mayor General. Si la empresa requiere el saldo existente en su cuenta corriente bancaria, al saldo inicial se suma los depósitos realizados y se restan los cheques girados obteniéndose el saldo final. En Contabilidad los valores jornalizados en el débito o crédito de una misma cuenta como Caja, Bancos, muebles de oficina, documentos por pagar, etc., se registraran en la misma cuenta del Mayor General. Una de las formas más sencillas de efectuar los pases del Mayor es representando las cuentas de Mayor por medio de figuras o esquemas de Mayor llamados también cuentas "T" por la semejanza que tienen estas figuras con dicha letra, al pasar los asientos al Mayor utilizando esquemas se anotan únicamente el número del asiento y la cantidad que se está cargando o abonando. Presentamos la forma en que quedaría registrado en el Mayor el siguiente asiento utilizando esquemas:
Los esquemas del Mayor en los que vamos a registrar en el asiento anterior son las siguientes:
Como se podrá observar el cargo de $ 50,000.00 que aparece en la cuenta Caja en el asiento se registrara también en él DEBE de esa misma cuenta en el esquema del Mayor y el abono por la misma cantidad también se toma del asiento para anotarlo en el HABER de la cuenta Capital. En resumen este es el mecanismo o procedimiento para pasar al Mayor todos los asientos registrados en el Diario lo que se encuentra en el HABER de un asiento se registrara en el HABER del Mayor naturalmente en la cuenta correspondiente, con el objetivo de totalizar en cada cuenta tanto en él DEBE como el HABER todas las cantidades que provengan de los asientos, como consecuencia de las operaciones realizadas.
PROCEDIMIENTO PARA LA MAYORIZACIÓN 1. Tome en cuenta por cuenta, las que constan en el libro diario. 2. A cada cuenta, asígnales una tarjeta (o archivo magnético) y escriba en nombre completo de la cuenta (o auxiliar). Ponga en número del código que le corresponda (Según el plan de general o catálogo de cuentas vigentes). 3. Pase los valores de la cuenta que consta en el diario, si están en él Debe, al DEBE; si están en el haber, al HABER de la respectiva cuenta. 4. Obtenga los saldos así: asígnale a los vales del Debe el signo (+), y si están en el Haber el signo (-), obtenga la diferencia matemática; si el resultado es positivo, se trata de un saldo deudor; por el contrario, si el valor es negativo, se trata de un saldo acreedor.
TIPOS DE SALDOS 1. Saldo deudor: Se obtiene cuando los valores debitados en una cuenta son mayores a los valores acreditados, este saldo es propio de la cuenta de Activo, Costos y Gastos
2. Saldo acreedor: Se obtiene cuando los valores acreditados en una cuenta son mayores a los valores debitados, este saldo es propio dela cuenta de Pasivo, Patrimonio y Rentas
3. Saldo nulo.- Se obtiene cuando los valores debitados y acreditados en una cuenta son iguales, este saldo es excepcional y se da en cuentas de Activo,
Pasivo y Patrimonio; y en las cuentas de Costos, gastos y rentas al final del ejercicio en los asientos de cierre.
PISTAS CONTABLES A fin de dejar pistas para futuras revisiones, en la Mayorización se debe referenciar la acción así:
En libro diario se escribirá el código en la columna respectiva.
En el libro mayor, se indicará el número de asiento del que toma el valor.
COMPROBACIÓN.- Es la verificación mensual del cumplimiento de la partida doble con la valuación, consistencia, etc., es necesario elaborar un Balance de comprobación, esto se prepara con los saldos de las cuentas que están en el Libro Mayor.
Relatividad del balance de comprobación.- En este balance conseguir que se equiparen los saldos deudores y acreedores es un avance significativo, en este caso el contador deberá demostrar su criterio y conocimiento para el análisis y comprobación de la precisión y actualidad de los saldos, ya que existen varios tipos de errores; por ejemplo: 1.- Aplicación incorrecta de la cuenta. Ejemplo: el 4 de mayo de 200x, se compra un equipo de fax en $500.00 al contado El asiento incorrecto que afecta al balance es:
FECHA
DETALLE
200X
-1-
Mayo 4
MUEBLES DE OFICINA BANCOS
DEBE
HABER
500.00
Ref. Registro de la compra de
500.00
equipo de fax al contado Cuando lo correcto sería:
FECHA
DETALLE
200X
-1-
Mayo 4
MUEBLES DE OFICINA BANCOS Ref. Para clasificar cuentas
DEBE
HABER
500.00 500.00
2.- Error en la cantidad
FECHA
DETALLE
200X
-1-
Mayo 4
MUEBLES DE OFICINA BANCOS
DEBE
HABER
50.00
Ref. Registro de la compra de
50.00
equipo de fax al contado 3.- Desactualización automática de saldos.- Esto es debido al paso del tiempo, al uso o cambio en las condiciones económicas de la empresa, esto se da en cuentas como arriendo y seguros. 4.- Omisión de operaciones.- Esto se da a diversas circunstancias, suelen perder o confundir los documentos omitiéndose el registro correspondiente en la transacción.
BALANCE DE COMPROBACIÓN DE SUMAS Y SALDOS Se trata de un documento contable elaborado por el empresario que le permite hacerse una idea sobre la situación de su empresa, y las operaciones realizadas en el periodo. Se les denomina también Balances de Comprobación. El objetivo final de este balance es comprobar que no existen asientos descuadrados en la contabilidad. Ahora bien, esto no significa que todo esté en orden, sino únicamente que la contabilidad está cuadrada. Por ejemplo: hemos podido pagar a un proveedor y habérselo anotado a otro. En este caso el balance de Sumas y Saldos saldrá correcto y sin embargo la contabilidad estará mal realizada. La revisión de las fichas de Mayor, una a una, junto con el balance de Sumas y Saldos será lo que nos dé la garantía de que todo está en orden. A diferencia del Balance final, el balance de comprobación de sumas y saldos no requiere de periodificación contable, del cálculo del resultado del periodo, ni del cierre de la contabilidad para su elaboración. En este sentido podemos entender el Balance de comprobación como un documento obligatorio, pero al mismo tiempo, puede ser un documento voluntario, pues el empresario, puede realizar tantos Balances de comprobación como estime necesarios.
Su estructura es la siguiente: Balance de comprobación de sumas y saldos:
Número de Cuenta
Sumas
Saldos
Concepto Debe
Haber
Debe
Haber
Para su elaboración se siguen los siguientes pasos: 1. Se obtienen para cada cuenta las sumas de las anotaciones, tanto en el debe como en el Haber. 2. Se obtiene para cada cuenta el saldo de la misma. El saldo se obtiene por diferencia entre el Debe y el Haber si se trata de cuentas de activo o de gastos. En caso de ser cuentas de ingresos o de pasivo (tanto el Neto Patrimonial como el Exigible), el saldo se obtiene por diferencia entre el Haber y el Debe. 3. Las sumas y los saldos obtenidos se llevan al Balance.
Utilidad del balance de sumas y saldos Este balance es uno de los más utilizados en una empresa, ya que muestra fácilmente si existe algún error en los mayores contables de alguna cuenta del libro diario. En ningún caso, este balance sustituye al balance de situación de una empresa, que informa de la situación patrimonial de la misma al final del ejercicio.
¿Para qué Sirve? Su finalidad es: Comprobar si los pases del Libro Diario al Libro Mayor fueron todos los que debían hacerse y si coinciden entre si Comprobar si los saldos deudores coinciden con el total de los saldos acreedores Corregir o subsanar los errores de pases o sumas (si los valores de las sumas y de los saldos no coinciden entre sí) Ser punto de partida para realizar el Balance General Ejemplo En el balance se plasma la suma del Debe y el Haber de las diferentes cuentas, y su saldo correspondiente.
Un ejemplo de Balance de comprobación obtenido del libro Mayor sería el siguiente:
Número
Concepto
de Cuenta
Sumas Debe
Saldos
Haber
Deudor
Acreedor
Capital Social 100
Construcciones
211
Maquinaria
213
Mobiliario
216
Mercaderías
300
Proveedores
400
Proveedores, Efectos a
401
Pagar
430
Clientes
520
Deudas c/p
523
Proveedores de
570
Inmovilizado
572
Caja
600
Banco c/c
700
Compra de Mercaderías
12.000 10.000
10.000
2.200
2.200
235
235 1.220 720 2.000
3.000 500 1.000
12.000
1.220 720 160
160
2.000 1.00
1.000
1.200
1.200
2.615
385
180
320 1.000
1.000
1.000
Venta de Mercaderías
Totales
20.875
20.875
15.360
15.360
Como se puede comprobar, se pone de manifiesto el pr incipio de Partida Doble, ya que los saldos deudores coinciden con los saldos acreedores.
ESTADO DE RESULTADOS El estado de resultados, también conocido como estado de ganancias y pérdidas es un reporte financiero que en base a un periodo determinado muestra de manera detallada los ingresos obtenidos, los gastos en el momento en que se producen y como consecuencia, el beneficio o pérdida que ha generado la empresa en dicho periodo de tiempo para analizar esta información y en base a esto, tomar decisiones de negocio. Este estado financiero te brinda una visión panorámica de cuál ha sido el comportamiento de la empresa, si ha generado utilidades o no. En términos sencillos es un reporte es muy útil para ti como empresario ya que te ayuda a saber si tu compañía está vendiendo, qué cantidad está vendiendo, cómo se están administrando los gastos y al saber esto, podrás saber con certeza si estás generando utilidades.
Componentes del estado de resultados Los elementos de un estado financiero se agrupan de la siguiente manera: ingresos, costos y gastos. En base a estos tres rubros principales se estructura el reporte. Las principales cuentas que lo conforman son las siguientes: • Ventas: Este dato es el primero que aparece en el estado de resultados, debe
corresponder a los ingresos por ventas en el periodo determinado. • Costo de ventas: Este concepto se refiere a la cantidad que le costó a la empresa
el artículo que está vendiendo. • Utilidad o margen bruto: Es la diferencia entre las ventas y el costo de ventas. Es
un indicador de cuánto se gana en términos brutos con el producto es decir, si no existiera ningún otro gasto, la comparativa del precio de venta contra lo que cuesta producirlo o adquirirlo según sea el caso. • Gastos de operación : En este rubro se incluyen todos aquellos gastos que están
directamente involucrados con el funcionamiento de la empresa. Algunos ejemplos son: los servicios como luz, agua, renta, salarios, etc. • Depreciaciones y amortizaciones: Son importes que de manera anual se aplican
para disminuir el valor contable a los bienes tangibles que la empresa utiliza para llevar a cabo sus operaciones (activos fijos), por ejemplo el equipo de transporte de una empresa.
• Gastos y productos financieros: Son los gastos e ingresos que la compañía tiene
pero que no están relacionados de manera directa con la operación de la misma, por lo general se refiere montos relacionados con bancos como el pago de intereses. • Utilidad antes de impuestos: Este concepto se refiere a la ganancia o pérdida de
la empresa después de cubrir sus compromisos operacionales y financieros. • Impuestos: Contribuciones sobre las utilidades que la empresa paga al gobierno. • Utilidad neta: Es la ganancia o pérdida final que la empresa obtiene resultante de
sus operaciones después de los gastos operativos, gastos financieros e impuestos.
Objetivos del estado de resultados El estado de pérdidas y ganancias tiene objetivos muy puntuales cuando presenta la situación financiera de la compañía, el principal es medir el desempeño operativo de la empresa en un periodo determinado al relacionar los ingresos generados con los gastos en que se incurre para lograr ese objetivo. Esta información que se obtiene es de mucha utilidad, sobre todo al analizarlo en conjunto con otros estados financieros básicos como el balance general y el estado de flujo de efectivo, de esta manera al evaluar el estado de resultados de tu empresa podrás:
1. Realizar una evaluación precisa de la rentabilidad de tu empresa, su capacidad de generar utilidades, de igual manera es importante para conocer de qué manera puedes optimizar tus recursos para maximizar tus utilidades.
2. Medir el desempeño de la empresa es decir, cuánto estás invirtiendo por cada peso que estás ganando.
3. Obtener un mejor conocimiento para determinar la repartición de los dividendos ya que éstos dependen de las utilidades generadas durante el periodo.
4. Estimar los flujos de efectivo al poder realizar proyecciones de las ventas de manera más precisa al utilizar el estado de resultados como base.
5. Identificar en qué parte del proceso se están consumiendo más recursos económicos, esto lo puedes saber al analizar los márgenes en cada rubro. Esto te dará una perspectiva de la eficiencia de la empresa.
GLOSARIO •
Transacciones
•
Bases contables
•
Desembolsos
•
Crédito
•
Debe
•
Haber
•
Capital
•
Patrimonio
•
Periodificación
BIBLIOGRAFIA – LINKOGRAFIA
DAVALOS, Nelson. Enciclopedia Básica de Administración.
Contabilidad y Auditoría, Quito 1980.
HOLMES, Arthur. Principios de Contabilidad Comercial.
LUMARSO, Ediciones. Contabilidad Básica.
VIZUETA, Maruri. Contabilidad General.
https://es.slideshare.net/VERONICAVILLALOVOS/contabilidad-9965007
http://katherinemise1.blogspot.com/2015/06/jornalizacion.html
http://www.monografias.com/trabajos104/jornalizacion-mayorizacion-saldos-
contables-tecnica-contable-comercial/jornalizacion-mayorizacion-saldoscontables-tecnica-contable-comercial.shtml
https://es.scribd.com/doc/116761734/Mayorizacion
http://aprendiendoestadistika.blogspot.com/2015/01/mayorizacion-libro-
mayor.html http://www.gabilos.com/cursos/curso_de_contabilidad/curso_contabilidad.html
?3_balance_de_comprobacion.html https://www.ineaf.es/divulgativo/contabilidad/balance-de-comprobacion-de-
sumas-y-saldos http://blog.corponet.com.mx/que-es-el-estado-de-resultados-y-cuales-son-sus-
objetivos http://blog.corponet.com.mx/que-es-el-estado-de-resultados-y-cuales-son-sus-
objetivos
