PROAsistemas S.A.
Manual de Usuario - Versión 3.0
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PROAsistemas S.A. TABLA DE CONTENIDO
Introducción Helisa NIIF NIIF ................................................................................................................8 Acerca de ............................................... ......................... ............................................... .................................................. ................................................ ................................... ............ 9 Políticas Políticas de Calidad Calidad.............................................. ..................... ............................................... ............................................... ................................................. ........................ 9 Respecto Respecto al Manual Manual de Usuario Usuario ............................ ............................................... ...................... ................................................. ........................ 9 Alcance Alcance ................................................ ...................... .................................................. ............................................... ................................................ ........................................ ............... 9 Utilizació Utili zaciónn ............................. .................................................. ......................... .................................................. ............................................... .......................... ....9 Aspectos Aspectos de Versión............................................. .................... ............................................... ............................................... ............................................... ...................... 10 10 Instalación Helisa NIIF NIIF .................................................................................................................11 Instalació Instalaciónn de Helisa Servidor Servidor ...................... ............................................ ............................................... .................................................. .............................. ..... 11 Instalació Instalaciónn de Helisa Cliente ........................................ ................................................ ....................... ...................................... ............. 17 Interfaz de Validación de Datos Datos ....................................................................................................19 Creación de Empresa Empresa ....................................................................................................................30 Parámetros Globales Globales .....................................................................................................................39 Lista de Usuarios ................................................. ......................... ............................................... ................................................ ...................................... ............. 41 Lista de Conceptos Conceptos Frecuentes Frecuentes................................................. ........................ ............................................... ......................................... ................... 58 58 Lista de Variables Variables ................................................ ........................ ............................................... ................................................ ..................................... ............ 62 Lista de de Países Países ............................................. .................... ............................................... ............................................... .............................................. ..................... 71 Lista de de Departam Departamentos entos ............................................. ....................... ............................................... .................................................. ............................. .... 75 Lista de Ciudades Ciudades .................................. ................................................... ......................... ................................................ .......................... 79 Bancos Bancos y Sucursales Sucursales ............................................... ...................... .................................................. ............................................... ................................. ........... 83 Monedas Monedas y Tasas de Cambio.............................................. ........................ ............................................... .............................................. ..................... 93 P.A.A.G P.A.A.G y Tasas de Interés Interés .............................................. ..................... .................................................. ............................................... ........................ 98 Formas Formas de Pago .............................................. ..................... .................................................. .................................................. ....................................... .............. 100 Definición Definición de Formatos Formatos para Documentos Documentos................................................. ........................ .............................................. ..................... 109 Formatos Formatos para Cheques Cheques.............................................. ........................ ............................................... .................................................. ............................. 132 Tipos de Unidad Unidad de Inventario Inventario ........................................... ..................... ............................................... ............................................ ................... 155 Tabla de Conversión Conversión de Unidades Unidades ............................................... ......................... ............................................... ................................... .......... 159 Parámetros Parámetros de Puerto Puerto .............................................. ..................... .................................................. ............................................... .............................. ........ 162 Parámetros Particulares Particulares ...............................................................................................................164 Lista de Funcionari Funcionarios os.............................................. ..................... .................................................. ............................................... .............................. ........ 166 Lista de de Document Documentos os .............................................. ..................... .................................................. ............................................... .............................. ........ 172 Lista de Precios ............................................................................................................. 178 Datos de de Correo Correo Saliente Saliente ........................................... ..................... ............................................... .................................................. ............................. 183 Contabili Contabilidad dad ................................................ ....................... ............................................... ............................................... ............................................. .................... 185
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PROAsistemas S.A. TABLA DE CONTENIDO
Introducción Helisa NIIF NIIF ................................................................................................................8 Acerca de ............................................... ......................... ............................................... .................................................. ................................................ ................................... ............ 9 Políticas Políticas de Calidad Calidad.............................................. ..................... ............................................... ............................................... ................................................. ........................ 9 Respecto Respecto al Manual Manual de Usuario Usuario ............................ ............................................... ...................... ................................................. ........................ 9 Alcance Alcance ................................................ ...................... .................................................. ............................................... ................................................ ........................................ ............... 9 Utilizació Utili zaciónn ............................. .................................................. ......................... .................................................. ............................................... .......................... ....9 Aspectos Aspectos de Versión............................................. .................... ............................................... ............................................... ............................................... ...................... 10 10 Instalación Helisa NIIF NIIF .................................................................................................................11 Instalació Instalaciónn de Helisa Servidor Servidor ...................... ............................................ ............................................... .................................................. .............................. ..... 11 Instalació Instalaciónn de Helisa Cliente ........................................ ................................................ ....................... ...................................... ............. 17 Interfaz de Validación de Datos Datos ....................................................................................................19 Creación de Empresa Empresa ....................................................................................................................30 Parámetros Globales Globales .....................................................................................................................39 Lista de Usuarios ................................................. ......................... ............................................... ................................................ ...................................... ............. 41 Lista de Conceptos Conceptos Frecuentes Frecuentes................................................. ........................ ............................................... ......................................... ................... 58 58 Lista de Variables Variables ................................................ ........................ ............................................... ................................................ ..................................... ............ 62 Lista de de Países Países ............................................. .................... ............................................... ............................................... .............................................. ..................... 71 Lista de de Departam Departamentos entos ............................................. ....................... ............................................... .................................................. ............................. .... 75 Lista de Ciudades Ciudades .................................. ................................................... ......................... ................................................ .......................... 79 Bancos Bancos y Sucursales Sucursales ............................................... ...................... .................................................. ............................................... ................................. ........... 83 Monedas Monedas y Tasas de Cambio.............................................. ........................ ............................................... .............................................. ..................... 93 P.A.A.G P.A.A.G y Tasas de Interés Interés .............................................. ..................... .................................................. ............................................... ........................ 98 Formas Formas de Pago .............................................. ..................... .................................................. .................................................. ....................................... .............. 100 Definición Definición de Formatos Formatos para Documentos Documentos................................................. ........................ .............................................. ..................... 109 Formatos Formatos para Cheques Cheques.............................................. ........................ ............................................... .................................................. ............................. 132 Tipos de Unidad Unidad de Inventario Inventario ........................................... ..................... ............................................... ............................................ ................... 155 Tabla de Conversión Conversión de Unidades Unidades ............................................... ......................... ............................................... ................................... .......... 159 Parámetros Parámetros de Puerto Puerto .............................................. ..................... .................................................. ............................................... .............................. ........ 162 Parámetros Particulares Particulares ...............................................................................................................164 Lista de Funcionari Funcionarios os.............................................. ..................... .................................................. ............................................... .............................. ........ 166 Lista de de Document Documentos os .............................................. ..................... .................................................. ............................................... .............................. ........ 172 Lista de Precios ............................................................................................................. 178 Datos de de Correo Correo Saliente Saliente ........................................... ..................... ............................................... .................................................. ............................. 183 Contabili Contabilidad dad ................................................ ....................... ............................................... ............................................... ............................................. .................... 185
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PROAsistemas S.A. Estructura Estructura del Código Código Contable .............................................. ..................... .................................................. ............................. 186 Cuentas Cuentas de Uso Específico Específico .................................... .............. ............................................... ............................................. .................... 188 188 Estado de Resultado Resultadoss Clasificado Clasificado ................................... ................................... ......................... .......... 191 Ajustes Ajustes Integrales Integrales por Inflación Inflación ...................................... ................................... ......................... .......... 192 Balances Balances Clasifica Clasificado do .................................................................... ........................................... .............................................. ..................... 193 Cuentas Cuentas para Anticipos.......................................... .................... ............................................... ............................................. .................... 194 Configuració Configuraciónn de los Estados Financieros Financieros................................................ ....................... ................................... .......... 194 Terceros Terceros E Impuesto Impuestoss .......................................... ................. ................................................ ................................................ .................................... ........... 205 Impuestos Impuestos,, Descuentos Descuentos y Valores Valores ................................................. ........................ ............................................... ...................... 205 Cuentas Cuentas de Uso Específico Específico .................................... .............. ............................................... ............................................. .................... 216 216 Conceptos Conceptos Tributarios Tributarios ................................... ............. ............................................... .................................................. ............................ ... 218 Ingresos Ingresos y Retencione Retencioness .................................. .................................................. ......................... ............................ ... 222 Conceptos Conceptos para Declaració Declaraciónn de IVA ...................... ............................................. ......................... .................... 225 225 Concepto Concepto para Declaración Declaración de Retención Retención.............................................. ..................... ....................................... .............. 227 Documentac Documentación ión .......................... .................................................. ......................... ............................................... ...................... 229 Centros Centros de Costo .................................................... ........................... .................................................. ................................................ ............................... ........ 232 Cuentas Cuentas por Cobrar Cobrar .............................................. ..................... ................................................ ................................................ .................................... ........... 234 Conexiones Conexiones y Tipos de Cartera ....................................... .................................... ......................... ........... 234 Cuentas Cuentas de Uso Específico Específico .................................... .............. ............................................... ............................................. .................... 240 240 Documentac Documentación ión .......................... .................................................. ......................... ............................................... ...................... 241 Provision Provisiones es.............................................. ..................... ................................................ ................................................ .................................... ........... 244 Cuentas Cuentas por Pagar................................................ ........................ ............................................... ................................................ .................................... ........... 256 Conexiones Conexiones y Definición Definición de Términos Términos .................................... ............................ ......................... ... 256 Documentac Documentación ión .......................... .................................................. ......................... ............................................... ...................... 257 Análisis Análisis Financier Financieroo (Grupos) .................................................. ......................... .................................................. ....................................... .............. 261 Bancos ........................................................................................................................... 263 Cuentas Cuentas de Uso Especifico Especifico .................................... .............. ............................................... ............................................. .................... 264 264 Formatos Formatos para los Extractos Extractos................................................. ........................ .................................................. ............................... ...... 265 265
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PROAsistemas S.A. Activos Activos Propiedad Propiedad,, Planta Planta y Equipo ................................................. ........................ ................................................ ............................... ........ 270 Cuentas Cuentas de Activos Fijos ................................................ ......................... ................................................ .................................... ........... 270 Lista de Grupos ............................................. ....................... ............................................... .................................................. ............................ ... 276 Método De Contabilización de las Depreciaciones .............................................. 285 Definición Definición de Rutas............................................... ......................... ............................................... ............................................. .................... 287 287 Concepto Concepto de Bajas............................................... ...................... .................................................. ............................................... ...................... 291 Activos Activos Intangibl Intangibles es y Diferidos Diferidos.......................................... .................... ............................................... ............................................. .................... 295 Cuentas Cuentas de Intangibl Intangibles es................................................. ........................ ............................................... ....................................... ................. 295 Método de Contabilización de las Amortizaciones .............................................. 299 Definición Definición de Rutas............................................... ......................... ............................................... ............................................. .................... 301 301 Presupuesto ................................................................................................................... 311 Generalidad Generalidades es............................................. .................... .................................................. ................................................ ............................... ........ 311 Divisiones Divisiones ................................................ ...................... ................................................ ............................................... .................................... ........... 314 314 Indicadores Indicadores de Desempeño Desempeño ...................................................................... ............................................. .................................... ........... 317 317 Inventario Inventarios............................. s............................. .................................................. ......................... ............................................... ....................................... ................. 324 Estructura Estructura del Código Código del Grupo............................................. .................... .................................................. ............................ ... 324 324 Generalidad Generalidades es............................................. .................... .................................................. ................................................ ............................... ........ 326 Lista de Cuentas Cuentas a Util Utilizar izar.............................................. ........................ ............................................... .................................... ........... 327 327 Cartilla Cartilla de Grupos Grupos .............................. ............................................... ......................... ....................................... ................. 331 Cartilla Cartilla de Bodegas Bodegas ......................... ............................................... ...................... ............................................. .................... 340 340 Cartilla Cartilla de Familias Familias ................................................................ ....................................... .................................................. ............................ ... 346 Carga Fabril Fabril .................................... ............................................... ...................... ............................................. .................... 350 Importacion Importaciones es .............................................. ..................... ............................................... ............................................... ............................................. .................... 355 Generalidad Generalidades es............................................. .................... .................................................. ................................................ ............................... ........ 355 Definición Definición de Cuentas Cuentas y Arancel Arancel .................................... ............. ................................................ .................................... ........... 356 Conceptos Conceptos de Importació Importaciónn ................................................... .......................... ............................................... ............................... ......... 363 363 Términos Internacionales de Comercio – INCOTERMS ..................................... 371 Tarifas Tarifas Arancelaria Arancelariass ...................................... ................ ............................................... .................................................. ............................ ... 376
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PROAsistemas S.A. Monedas Monedas ........................... .................................................. ......................... ................................................ ............................... ........ 381 Gestión Gestión de Ventas Ventas................................................ ........................ ............................................... ................................................ .................................... ........... 383 Generalidad Generalidades es............................................. .................... .................................................. ................................................ ............................... ........ 383 Selección Selección de Vendedores Vendedores................................................ ......................... ................................................ .................................... ........... 392 392 Tabla de Comisione Comisioness ............................... ................................................ ....................... .................................... ........... 393 Factores Factores de Dimensión Dimensión .......................................... .................... ............................................... ............................................. .................... 395 395 Tabla de Descuentos Descuentos por Monto Monto ..................................... .............. ................................................ .................................... ........... 396 Lista de Descuentos Descuentos Condicionados Condicionados.............................................. ..................... ............................................... ...................... 397 Gestión Gestión de Compras ........................................................ ............................... .................................................. ............................................... ...................... 400 Generalidad Generalidades es............................................. .................... .................................................. ................................................ ............................... ........ 400 Definición De Formatos..................... Formatos .............................................. .................................................. ............................................... ....................................... ................. 407 Exportar......................... Exportar .................................................. ................................................... ................................................ ............................................... .................................... ........... 433 Configuració Configuraciónn de Parámetro Parámetross en Exportacio Exportaciones nes.............................................. ........................ ....................................... ................. 433 Asistente Asistente de Exporta Exportación ción ................................................ ....................... .................................................. ............................................... ...................... 437 Exportar Exportar Archivo Archivo de Consolid Consolidado ado NIIF............................................... ...................... .................................................. ............................ ... 440 440 Exportar Exportar Movimiento Movimiento ............................................. .................... .................................................. ................................................ ............................... ........ 441 Importar......................... Importar .................................................. ................................................... ................................................ ............................................... .................................... ........... 444 Formatos Formatos o Configura Configuracion ciones es ............................................ ................... .................................................. ............................................... ...................... 444 Asistente Asistente de Importaci Importación ón ................................................. ........................ .................................................. ............................................... ...................... 446 446 Importar Importar Movimiento Movimiento ............................................. .................... .................................................. ................................................ ............................... ........ 449 Utilitarios ................................................................................................................................... Utilitarios ................................................................................................................................... 451 Reimpresió Reimpresiónn de Documentos Documentos .................................. ......... .................................................. ............................................... ............................... ......... 451 Revisar Revisar y Reafectar los Libros ..................... ........................................... ............................................... ............................................. .................... 452 452 Modificació Modificaciónn de Documentos Documentos .................................... .............. ............................................... .................................................. ............................ ... 453 Administr Administrador ador ........................... ................................................... .......................... ............................................... ...................... 454 Contabil Contabilidad idad ........................................... .................. .................................................. ............................................... ...................... 454 Centros Centros de Costo................................................ ......................... ................................................ .................................... ........... 456 456 Anticipos Anticipos Recibidos Recibidos ................................................................. ........................................ ....................................... .............. 457
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PROAsistemas S.A. Anticipos Anticipos Entregados ...................................... ....................................... ...................... ................. 457 Inventario Inventarioss ................................................. ........................ .................................................. ............................................... ............................... ......... 458 Documentos Documentos.............................................. ........................ ............................................... ............................................. .................... 458 Fecha y hora ........................................... ............................................... ......................... ...................... 459 Reafectació Reafectaciónn por Artículo .......................................... ................. .................................................. ............................ ... 460 Gestión Gestión Ventas ........................................... ............................................... ......................... ............................... ......... 461 Gestión Gestión Compras Compras........................................... ..................... ............................................... .................................................. ............................ ... 462 462 Activos Activos Fijos Fijos .............................................. ..................... .................................................. ............................................... ............................... ......... 463 Presupuesto Presupuesto............................................. ..................... ............................................... ................................................ .................................... ........... 463 463 Importacion Importaciones es............................................. .................... .................................................. ................................................ ............................... ........ 464 Hacer Copia Global de Seguridad Seguridad ............................................... ......................... ............................................... .................................... ........... 465 Hacer Copia Global de Datos Datos Anexos Anexos ................................ ............................................. ......................... .................... 466 466 Restaurar Copia Global de Seguridad, De Datos Anexos ................................................ 467 Unificar Cartilla De Cuentas, De Terceros, Terceros, De Bancos, De Centros, De Costo, De Clientes, Clientes, De Proveedores ............................................................................................................. 468 Retomar Datos de Clientes, De Proveedores, De Bancos ................................................. 469 Modulo Administrador.................... Administrador............................................. ............................................... ............................................... ............................................. .................... 470 Contabili Contabilidad dad ................................................ ....................... ............................................... ............................................... ............................................. .................... 470 Cartilla Cartilla de Cuentas Cuentas ..................................... ................................................ ......................... ............................... ........ 470 Consultar Consultar Cartilla/ Cartilla/Balan Balances ces ................................................. ........................ ................................................ ............................... ........ 472 Movimiento Movimiento..................... ............................................. ............................................... ................................................ .................................... ........... 473 473 Opciones Opciones NIIF ............................................. .................... ............................................... ............................................... ............................................. .................... 475 475 Cartilla Cartilla de Cuentas Cuentas NIIF .............................................. ..................... ............................................... ....................................... ................. 475 475 Causación Causación de Ingresos Ingresos Financiero Financieross ...................................... ............. ................................................ ............................... ........ 476 476 Causación Causación de Gastos Gastos Financier Financieros os .................................................. ......................... ............................................... ...................... 478 Administr Administración ación de Notas y Revelacione Revelacioness ............................. ............................... ....................... ........ 479 479 Información General y Declaración de Cumplimiento ............................ 479 Políticas Políticas Contables Contables.................................................. ......................... ............................................... ............................... ......... 480 Notas a los Estados Estados Financie Financieros.................................. ros.................................. ............................ ......................... ... 481
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PROAsistemas S.A. Transición Transición a las NIIF ............................................. ....................... ............................................... ............................................. .................... 483 483 Empresas Empresas NIIF Consolid Consolidadas adas............................................... ...................... ............................................... ............................... ......... 486 Proceso Proceso de Consolidación Consolidación .......................................... ................. .................................................. ............................ ... 486 Conciliación de Consolidación de Empresas NIIF .................................. 490 Glosario Glosario .................................................. ......................... ................................................... ................................................ ............................................... .................................... ........... 491
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PROAsistemas S.A. El desarrollo del Software HelisaGW (Generación Windows) en su versión rediseñado en su estructura, visión y orientación contable ha realizado una serie de acciones para implementar la utilización de las NIIF (Normas Internacionales de Información Financiera) en el mismo y brindarles a sus usuarios la satisfacción de manejar estándares confiables, aceptados, globalmente comprensibles y de alta calidad que permitirán reflejar el manejo transparente de su aspecto operacional y situación financiera. El diseño y estructura de la nueva versión de Helisa GW es más confortable y permite una funcionalidad e interacción de los usuarios más a fondo con el software además de brindarle soluciones de fácil acceso pero con la dificultad y seguridad adecuada para la información. Con motivo del proceso de implementación de las NIIF en Colombia a partir de la emisión de la Ley 1314 de 2009 y la promulgación de los Decretos 2706 y 2784 de 2012, ProAsistemas S.A ha llevado a cabo un proceso de estudio, análisis y desarrollo con el fin de realizar una serie de cambios en el aplicativo Software Administrativo y de gestión 2, brindando de esta manera a los usuarios del software nuevas herramientas que permitan que la información registrada por los usuarios sea de alta calidad y que cumpla con los requerimientos contenidos en la norma internacional de información financiera para pymes emitidas por el IASB (International Accounting Standard Board) por sus siglas en inglés, pero que además le permita seguir registrando de forma paralela como está establecido en el Decreto 2649 de 1990 la información durante el periodo de transición a las NIIF. Por tal motivo se hace necesaria la elaboración de este documento en el cual se describen, estipulan y explican los cambios realizados dentro del Software Administrativo y de Gestión 2 con motivo de la implementación del estándar internacional. Vale la pena mencionar que los cambios realizados parten del hecho de ofrecer y permitir al usuario el registro de información teniendo en cuenta los lineamientos establecidos en el Decreto 2649 ( PCGAC) y normas posteriores, además de los lineamientos definidos en el estándar internacional, por lo tanto los cambios realizados abarcan parámetros, listados, proceso de registro de transacciones, consultas, informes pero añadiendo dentro del paquete de cambios contenidos a esta versión donde se realizaron el desarrollo de nuevas opciones para la comodidad del usuario. Los diferentes procesos del ciclo de vida en el desarrollo del producto Helisa, permiten al usuario realizar una gestión de manera funcional y cumpliendo con las diferentes características y cualidades presentes en preceptos y conceptos de calidad orientados a la versatilidad y facilidad de utilización del software por parte de los diferentes usuarios que le manipulen. La evolución y transformación de los métodos de manipulación contable permiten al usuario realizar en el software la gestión de su información de normativas internacionales internacional es y nacionales conservando y cumpliendo cada una de ellas.
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PROAsistemas S.A. ACERCA DE HELISA Software diseñado y desarrollado para satisfacer las necesidades de las Pymes (pequeñas y medianas empresas) en aspectos económicos orientado a la contabilidad y las finanzas, además de tener diferentes módulos para cumplir con funciones administrativas y realizar documentación e informes de las transacciones que se llevan a cabo.
POLITICAS DE CALIDAD HELISA inició su desarrollo en 1988 como una curiosidad profesional y experimental, motivada en la creciente industria de la PC y la poca oferta de herramientas contables para la PYME. Desde su inicio ha contado con el apoyo del gremio de contadores y de la academia, lo que ha contribuido a perfilar sus temas y a incorporar otros, sin perder la visión de tener los procesos contables como eje del desempeño administrativo Los cambios, a veces radicales de plataformas, nos han llevado en más de una ocasión a replantear métodos, procesos y herramientas de desarrollo; las hemos ejecutado en el momento justo, sin afanes, sin presiones, con madurez. Hoy, HELISA es un referente de la industria del software, con presencia directa en Colombia y en proceso de expansión por el Caribe, Centro y Sudamérica.
RESPECTO AL MANUAL DE USUARIO OBJETIVOS
Brindar un soporte al usuario para que logre desempeñarse de una manera adecuada en el software. Informar a los usuarios de una manera ordenada, entendible y sin ningún tipo de lenguaje técnico de las funcionalidades del software. Presentar el manual de usuario al público muy atractivo e intuitivo para lograr un entendimiento de uso por parte del usuario. Informar al usuario las capacidades del sistema a través de una breve descripción acompañada de una imagen representativa de lo descrito.
ALCANCE El manual de usuario se ha diseñado con el fin de lograr un gran entendimiento por parte del usuario para la realización de las distintas funciones del software y brindar una solución de manera inmediata en caso de presentar inconvenientes o de no encontrar una función en específico.
UTILIZACION Guía o manual de usuario distribuido al público como documento PDF. Se ha decidido este formato en caso de que se haga necesario imprimirlo, imprimirlo , se realice de la manera más adecuada posible y por seguridad al no dejar que las personas con acceso no le puedan modificar.
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PROAsistemas S.A. Se recomienda de la manera más atenta posible que usted como usuario lea el presente documento en su totalidad para utilizar de forma satisfactoria el software Helisa GW y haga de sus funciones lo más productivas posibles para los usuarios y empresa en general.
ASPECTOS DE VERSION La versión actual del software Helisa GW se ha desarrollado para manejarse a través de módulos con funciones en específico y otorgar al usuario una forma ordenada de gestionar la información, a continuación se demuestran las características: • • • •
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Software soportado únicamente por el sistema operativo Windows. Presentado totalmente en español. Realiza un control de Accesos por parte de los usuarios. Interfaz de manejo medio pero de fácil entendimiento por los objetos gráficos del programa (pestañas, botones, cuadros de texto, áreas de texto, entre otros). Sin limitación de tiempo de uso, siempre y cuando posea el licenciamiento. Ofrece interfaces amigables al usuario par su respectivo manejo. Incorporación de los estándares internacionales NIIF. Permite generar el formato de facturas y documentos según sean requeridos. Ofrece opciones de soporte remoto para una solución más acertada. Pequeñas aplicaciones como calculadora, calendario, entre otras.
PROAsistemas S.A. INSTALACION DE HELISA GW El software al poseer una orientación privativa, requiere de forma obligatoria la compra del mismo para la utilización en una Pymes, a continuación se encuentran los pasos que debe realizar para instalar HELISA GW Estándar NIIF:
INSTALACION DE HELISA GW PARA SERVIDOR La siguiente instalación se realiza para crear un servidor o sitio específico para que los demás lugar en el cual se va a almacenar la información gestionada de Helisa y permitirá acceso a los clientes permitidos y autentificados correctamente.
Busque el archivo de instalación en su disco duro o en cualquier medio de almacenamiento que lo contenga (USB, CD, DVD, Disco Duro Portable, entre otros), selecciónelo. En versiones superiores del sistema operativo de Windows (Vista, Siete, Ocho) el usuario debe efectuar la acción de ejecución de modo Administrador, es decir el usuario debe tener los privilegios necesarios para instalar el software con un usuario de tipo Administrador Windows. Para realizar la acción anterior, seleccione el archivo y presione clic derecho opción Ejecutar como administrador.
En caso de no poseer un usuario administrador para realizar la acción, solicite los datos para tener acceso a los privilegios de este usuario. En otro caso, el usuario debe confirmar la acción de ejecutar como administrador presionando el botón de confirmación que se despliegue. ��
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Se abrirá la pantalla inicial de instalación, lea y presione Siguiente:
Lea LICENCIA DE USO DEL SOFTWARE HELISA DE PROPIEDAD DE PROASISTEMAS S. A.si está de acuerdo seleccione la opción de Acepto el Acuerdo y presione el botón Siguienteo de lo contrario presione Cancelar.
El proceso de instalación en una carpeta predeterminada ya se ha iniciado.
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En esta acción, se está realizando la descompresión de los diferentes archivos necesarios para instalar y utilizar Helisa como servidor. En el directorio C:\Actualizacion Helisa NIIF\ que está definido por defecto. Si desea cancelar la instalación por alguna circunstancia presione Cancelar y confirme la acción.
Al continuar con la instalación, el sistema ejecutara automáticamente en el directorio predeterminado el archivo ejecutable InstalarGw, que despliega y solicita los siguientes datos para lainstalación y validación de licencia del sistema para un usuario en específico: Clase de instalación: Servidor. Cliente. Clave de Firebird. Nombre o Razón social de la empresa. NIT de la empresa. Licencia. Directorio de Instalación que está configurado por defecto en C:\PROAsistemas\Helisa NIIF o puede personalizarlo. Al completar los datos pulse Continuar.
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Pulse Cancelar si desea finalizar con la instalación.
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Al continuar se instalara automáticamente BDE.Informará el registro de servidor a lo cual simplemente presionaremos el botón de Aceptar.
Luego de instalar BDE seguirá con Firebird el cual será el Gestor de Bases de Datos.
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Al realizar todos los procesos de la manera correcta le informara que Helisa se ha instalado correctamente.
Para inicializar Helisa GW nos dirigimos al icono del escritorio o al de inicio y le damos doble clic para abrirlo.
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Ahora el software Helisa GW cargara e iniciara su interfaz gráfica. Digite su nombre de usuario y su contraseña y pulse ingresar.
Para validarlo se deben realizar los siguientes pasos: Diríjase al icono de Acerca de… en la parte inferior izquierda de la pantalla y presiónelo.
Le aparecerá una ventana sobrepuesta en la anterior, seleccionar la pestaña Licencia… Luego Licencias: código, le habilitara un botón llamado Cambiar y/o validar licencia por favor presiónelo.
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PROAsistemas S.A. Le aparecerá una pantalla con la siguiente información: Empresa: Aparecerá el nombre de la empresa que se digito en la instalación. NIT: La información de Numero de Identificación Tributaria correspondiente a la empresa. Licencia: Dígitos alfanuméricos digitados en loa instalación. Clave: Por favor digite la clave correspondiente de validación. Por ultimo presione Registrar.
Para validar Helisa GW por completo reinicie el programa.
INSTALACION DE HELISA GW PARA CLIENTE Para realizar esta adaptación a un servidor específico se deben seguir los siguientes pasos, continuando a partir de la descompresión del archivo en un directorio especifico generalmente en la partición donde se encuentra el Sistema Operativo Windows.
Seleccionar en la lista de clases de instalación al Cliente, digitar el nombre del servidor (Dirección Ip) y la clave del Firebird, los directorios que se encuentran ahí son los predeterminados por Helisa GW si desea los puede cambiar a un directorio específico.
NOTA: El servidor debe estar creado como administrador y el computador Cliente debe tener acceso a la red del mismo para que se realice la instalación correctamente.
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A continuación se muestra gráficamente el desarrollo de este proceso mediante una configuración estándar. El nombre del Servidor se autentificara y cambiara la dirección del Directorio correspondiente a Conexión de Archivos con el nombre del servidor iniciando la operación a través del botón de Continuar.
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La instalación en caso de ser correcta continuara igual que la instalación del servidor instalando el BDE y el Firebird. Al final de este proceso informara al usuario o cliente que el proceso se llevó a cabo exitosamente. NOTA: El Cliente no requiere elaborar el proceso de Licenciamiento si el servidor ya lo posee. El Cliente tiene acceso a los perfiles de usuario permitidos o especificados para el mismo. •
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PROAsistemas S.A. INTERFAZ DE VALIDACION DE DATOS Es la primera interfaz que interactúa con los usuarios y además de esto brinda un filtro de seguridad para las personas que no deben acceder al sistema, dicha interfaz es la encargada de validar la autentificación de los usuarios, ofrecer una información respecto al software y un soporte remoto.
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Ayuda: o .Permite varias funciones. Salir: o . Permite finalizar el programa al igual que pulsando la tecla ESC. Ingresar: Permite realizar una autentificación para validar algún usuario y concederle ingreso a la información de la empresa en Helisa GW.
Acerca de…: o .Existen dos pestañas: Licencia: Informa al usuario de los datos de la empresa y software. Informe del contrato LICENCIA DE USO DEL SOFTWARE HELISA DE PROPIEDAD DE PROASISTEMAS S. A.
PROAsistemas S.A. Informa del uso exclusivo de la empresa compradora del software y licenciamiento. Informa de la licencia a través de Cambiar y/o validar licencia. Cambios: Esta pestaña está orientada a los modificaciones que se desarrollan en el software en gestión de los módulos que este maneja, las descripciones que realiza son: Versión: Informa de la versión que realiza los cambios. Fecha: En que salen las versiones. Descripción: Breve narrativa de los cambios que se realizaron. Modificaciones: Especifican los cambios que se realizaron por medio de los módulos.
Soporte Remoto: o . Esta función permite hacer una conexión directa con los especialistas de ProAsistemas S.A. para solucionar algún problema que se halla presentado a través del uso de Helisa GW. Para la utilización de esta herramienta el usuario debe tener instalado TeamViewer, a continuación podrá observar la forma de realizarlo:
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Ingresar a la página oficial de ProAsistemas S.A . http://helisa.com/ y la pestaña de Serviciosy en la parte lateral izquierda encontrara una información con el siguiente contenido Cliente para acceso remotoSoporte Helisaen donde le dará clic al botón Descargar la Aplicación. e inmediato iniciara la descarga de un archivo llamado Soporte.exe que es el programa TeamViewer.
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Cuando se complete la descarga diríjase a la carpeta contenedora del programa y Ejecútelo como administrador. Se iniciara el programa en caso de encontrarse errores de conexión se mostrara la siguiente ventana. Inicie el programa en caso de establecerse una conexión de forma segura le informara en la siguiente ventana.
La otra opción es realizarlo desde la pantalla de Helisa GW el cual tendrá los mismos beneficios pero con una interfaz de bienvenida diferente. Dudas o problemas relacionados a este aplicativo consulte en la página oficial de TeamViewer: http://www.teamviewer.com/es/help/index.aspx .
NOTA: Los 5 procedimientos que se describieron anteriormente también se encuentran vinculados en las herramientas que ofrece el aplicativo Helisa GW en todas las interfaces ubicado en la parte inferior izquierda y están acompañados de otros de vital importancia para el software.
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Calculadora: Al presionar este icono la parte superior derecha.
Historial de Informes: Sitio en específico donde se encuentran los diferentes documentos enviados por el usuario al archivador para poderlos ver de un modo predeterminado.
se desplegara una calculadora estándar en
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El Archivador de Informes cuenta con una barra de herramientas de amplias características: Seleccionador de archivos: Los archivos que se han almacenado en el Archivador de Informes aparecerán en una lista ordenados por la fecha en que fueron agregados al archivador. Vista miniatura: Esta icono permite al usuario alejar el informe a tal punto que pueda ver todas las hojas al mismo tiempo.
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Abrir archivo: Permite al usuario visualizar un archivo a través del archivador que se encuentre en cualquier medio de almacenamiento siempre que tenga formato .QRP.
Guardar el informe: Permite al usuario guardar el informe que se tiene archivado en cualquier medio de almacenamiento.
Imprimir: Se abre una ventana de opciones que indica la configuración: Nombre de la impresora: Seleccione la impresora predeterminada o que actualmente tiene conectada. Estado: Si se encuentra “Listo” quiere decir que es apta para realizar el proceso de impresión. Tipo: Informara de el driver que actualmente controla la impresora. Ubicación: Archivo propio de la impresora. Comentariosde la impresora: Comentarios respecto a la impresora.
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Intervalo de impresiones: Para delimitar las páginas de un documento que se deben imprimir. Definir el número de copias: Define la cantidad de copias de un documento que la impresora debe realizar la acción de imprimir.
Si presiona el botón de Propiedadesse realizara una configuración especial de acuerdo al tipo de impresora o medio que utilice como impresora. Seleccione la opción correspondiente y presione el botón Aceptaro Cancelarsi desea cerrar la ventana. Si desea más opciones presione el botón Opciones Avanzadasdonde podrá configurar el papel de salida, número de copias y la calidad de la impresión. Presione el botón Aceptarpara confirmar los cambios o Cancelarpara salir y eliminar los cambios realizados. Para imprimir vuelva a la ventana Imprimir y presione Aceptarpara realizar la acción.
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Archivar el informe: Ofrece al usuario la opción de almacenar en el Archivador de informes una copia de un documento en específico.
Zoom alejar: Presiona este icono y luego encima del documento presione clic para disminuir o alejar el tamaño de vista del mismo.
Zoom aumentar. Presiona este icono y luego encima del documento presione clic para ampliar o aumentar el tamaño de vista del mismo.
Pagina anterior: Si el documento consta de más de 1 hoja puede utilizar este icono para devolverse a la página anterior.
Página siguiente: Si el documento consta de más de 1 hoja puede utilizar este icono para visualizar la página anterior.
Buscar texto: Icono que despliega un cuadro de teto para buscar una palabra en específico en todo el documento.
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Enviar por correo electrónico: Envía el documento a un correo electrónico, para lo cual primero lo guarda como informe de Helisa GW .qrp.
Luego le pide una serie de datos para completar el correo: Para: Correo persona o empresa destino. Cc: Con Copia es decir si va a ir dirigido a otro destinatario como forma de respaldo. Asunto: Es el motivo o título general por el cual se envía el correo. Espacio para comentario: Generalmente se utiliza para justificar el por qué se envía el archivo e indicaciones que debe llevar a cabo o algún comentario asociado o a gusto del usuario. • •
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Por último se presiona el botón de Enviar Correoy se espera el mensaje de envió exitoso. Calculadora: Abre calculadora estándar de Helisa.
Salir: Icono que permite cerrar la ventana de Archivador de Informes.
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Visor de Documentos: Funciona como herramienta que permite visualizar los documentos e informes creados por Helisa GW.
A demás posee una barra de herramientas propia para realizar una serie de funciones específicas:
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Página Anterior: Muestra la página anterior del documento basándose en la página actual. Pagina Siguiente: Muestra la página siguiente del documento basándose en la página actual. Expandir página: Coloca la página actual al ancho de la pantalla. Página completa: Muestra la página actual de un modo completo en el cual se pueden visualizar sus límites. Calculadora: Abre la calculadora estándar de Helisa GW. Imprimir: Se abre una ventana de opciones que indica la configuración: Nombre de la impresora: Seleccione la impresora predeterminada o que actualmente tiene conectada. Estado: Si se encuentra “Listo” quiere decir que es apta para realizar el proceso de impresión. Tipo: Informara de el driver que actualmente controla la impresora. Ubicación: Archivo propio de la impresora. Comentarios de la impresora: Comentarios respecto a la impresora. Intervalo de impresiones: Para delimitar las páginas de un documento que se deben imprimir.
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Definir el número de copias: Define la cantidad de copias de un documento que la impresora debe realizar la acción de imprimir.
Si presiona el botón de Propiedadesse realizara una configuración especial de acuerdo al tipo de impresora o medio que utilice como impresora. Seleccione la opción correspondiente y presione el botón Aceptaro Cancelarsi desea cerrar la ventana. Si desea más opciones presione el botón Opciones Avanzadasdonde podrá configurar el papel de salida, número de copias y la calidad de la impresión. Presione el botón Aceptarpara confirmar los cambios o Cancelarpara salir y eliminar los cambios realizados. Para imprimir vuelva a la ventana Imprimir y presione Aceptarpara realizar la acción.
Grabar Documento en archivo: Le permite al usuario guardar el documento en 3 tipos de archivos . jpg: Imagen. .dgw: Documento Helisa GW. .pdf : Documento Adobe Reader. • • •
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PROAsistemas S.A. Estos formatos previos de imagen se pueden guardar como archivos, dicha acción la puede realizar en un medio de capacidad de almacenamiento (Disco Duro, USB).
Abrir Archivo: Permite abrir para pre visualizar un documento con formato .dgw es decir del software Helisa.
Enviar por correo Electrónico: Envía el documento a un correo electrónico, para lo cual primero lo guarda como informe de Helisa. qrp. Luego le pide una serie de datos para completar el correo: • •
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Para: Correo persona o empresa destino. Cc: Con Copia es decir si va a ir dirigido a otro destinatario como forma de respaldo. Asunto: Es el motivo o título general por el cual se envía el correo. Espacioparacomentario: Generalmente se utiliza para justificar el por qué se envía el archivo e indicaciones que debe llevar a cabo o algún comentario asociado o a gusto del usuario.
