Manual de Usuario Final HCM-PA APDR.docx

Titulo: Proceso: Transacción:

Gestión de Personal PA20 – PA30 – PA40

MANUAL DE USUARIO FINAL SAP Human Capital Management PA - Personnel administration Nomb re del archivo: Modificado:

Manual de Usuario Final HCM-PA APDR 01.11.2009

Acerías Paz Del Rio S.A . Página:1



Tabla de contenido

1. NOCIONES BASICAS SAP R/3 – Modulo Modulo HR ................................................................ ........................................................................................... ........................... 3 1.1. Operación del Sistema ......................................................................................................................... 3 1.2. Pantalla Principal ................................................................................................................................. 4 1.3. Iconos Principales de SAP ................................................................................................................... 6 1.4. Parámetros de usuario ............................................................... .......................................................................................................................... ........................................................... 6 1.5. Transacciones...................................................... ....................................................................................................................... ................................................................................. ................ 8 2. DATOS MAESTROS DE PERSONAL ....................................................... ...................................................................................................... ............................................... 12 2.1. Estructura de Personal: Grupos y áreas de Personal .......................................................................... 13 2.2. INFOTIPO 0000 – Medidas Medidas de Personal ....................................................... ........................................................................................... .................................... 15 2.3. INFOTIPO 0001 – Asignación Asignación Organizacional ........................................................ ................................................................................. ......................... 15 2.4. INFOTIPO 0002 – Datos Datos Personales ............................................................. ................................................................................................. .................................... 16 2.5. INFOTIPO 0006 – Direcciones Direcciones ......................................................................................................... 17 2.6. INFOTIPO 0007 – Horario Horario de trabajo teórico ................................................................................... 17 2.7. INFOTIPO 0009 – Relación Relación Bancaria ........................................................... ............................................................................................... .................................... 17 2.8. INFOTIPO 0016 – Elementos Elementos de contrato ................................................................ ......................................................................................... ......................... 18 2.9. INFOTIPO 0021 – Familia Familia ................................................................................................................ 18 2.10. INFOTIPO 0022 – Formación Formación ........................................................................................................... 19 2.11. INFOTIPO 0023 – Empresas Empresas anteriores ............................................................................................ 19 2.12. INFOTIPO 0028 – Servicios Servicios médicos ............................................................................................... 20 2.13. INFOTIPO 0032 – Datos Datos internos de la empresa ........................................................................ ...... 21 2.14. INFOTIPO 0040 – Cesiones Cesiones ................................................................ ............................................................................................................... ............................................... 21 2.15. INFOTIPO 0105 – Comunicación Comunicación ................................................................. ..................................................................................................... .................................... 21 2.16. INFOTIPO 0465 – Documentos Documentos ........................................................................................................ 22 3. Medidas de Personal (Transacción ( Transacción PA40) ............................................................... ................................................................................................... .................................... 23 3.1. Medida de contratación de d e personal ............................................................... ................................................................................................... .................................... 23 3.1.1. Creación del INFOTIPO 0000-Medidas ............................................................... ........................................................................................ ......................... 25 3.1.2.

Creación del INFOTIPO 0001 - Asignación organizativa .......................................................... ............................................................. ... 26

3.1.3.

Creación del INFOTIPO 0002 (Datos Personales) ......................................................... ....................................................................... .............. 27

3.1.4.

Creación del Infotipo 0006 - Direcciones ............................................................. ...................................................................................... ......................... 28

3.1.5.

Creación del Infotipo 0007 – Horario Horario de trabajo Teórico. .......................................................... ............................................................. ... 29

3.1.6.

Creación del Infotipo 0009 – Relación Relación Bancaria ............................................................. ........................................................................... .............. 30

3.1.7.

Creación del Infotipo 0016 – Elementos Elementos de contrato ................................................................ ..................................................................... ..... 31

3.1.8.

Creación del INFOTIPO 0021 (Familia) ................................................................................. ...... 31

3.1.9.

Creación del INFOTIPO 0022 (Formación) .................................................................................. 32

3.1.10.

Creación del INFOTIPO 0023 - Otras Empresas. ..................................................................... 33

3.1.11.

Creación del INFOTIPO 0028 - Servicios médicos .................................................................. 34

3.1.12.

Creación del INFOTIPO 0032 – Datos Datos internos de la empresa ................................................. 35

3.1.13.

Creación del INFOTIPO 0040 – Cesiones Cesiones ....................................................... ................................................................................ ......................... 35

3.1.14.

Creación del INFOTIPO 00105 – Comunicación Comunicación ..................................................................... 36

3.1.15.

Creación del INFOTIPO 00465 – Documentos Documentos ........................................................................ 36

3.2. Medida de Cambio organizativo ........................................................................................................ 38 3.3. Medida de baja. .............................................................. ............................................................................................................................... .................................................................... ... 46 3.4. Medida de Reingreso a la empresa..................................................................................................... 51 4. Visualización de datos maestros de personal (Transacción PA20) ........................................................... .............................................................. ... 56 5. Actualización de datos maestros de personal (Transacción PA30) ............................................................. ......................... .................................... 63 6. Reportes de datos maestros ......................................................................................................................... 64 6.1. Reportes estándar ........................................................... ............................................................................................................................ .................................................................... ... 64 6.2. Reportes Detallados - S_PH0_48000510 - Ad-hoc-Query ................................................................ 70

Nomb re del archivo: Modificado:





1. NOCIONES BASICAS SAP R/3 – Modulo HR 1.1. 1.1. Operac ión del Sistem a Acceso al Sistema Para acceder al sistema, hay que seleccionar el icono de SAP que se encuentra en el “ Escritorio de Windows”:

Y se abrirá la siguiente pantalla:

En esta pantalla se debe seleccionar el sistema correspondiente y luego seleccionar el icono que lleva a la siguiente pantalla:






Se debe escribir el Mandante del Servidor al que se desea acceder (150 para Productivo), el nombre de usuario (que es asignado por el Administrador del Sistema) y la clave personal que debe ser de 3 a 8 dígitos y luego presionar (enter). Si por algún motivo se ingresa mal por tres (3) veces consecutivas el usuario y contraseña esta se bloqueará y no permitirá el ingreso, debiendo solicitar a Brasil el desbloqueo de la misma. Si es la primera vez que se ingresa al sistema aparecerá una pantalla donde pedirá ingresar la “Clave acceso nueva” y debajo de esta pide “Repetir clave acceso”. En la pantalla anterior se solicitara que ingrese su clave nueva y luego que vuelva a repetir la clave para que el sistema verifique la misma. Luego presionar la tecla enter o hacer click con el mouse en continuar…

La clave que elegida (puede ser alfanumérica) debe ser de 3 dígitos como mínimo y 8 como máximo pero sin que los tres primeros dígitos se repitan (por ejemplo 111). Esta nueva clave se deberá usar hasta que el sistema solicite cambiarla. (Periódicamente) Recuerde que la clave debe mantenerse en total secreto.

1.2. Pantalla Princ ipal Una vez que ingresado al sistema, la pantalla que aparece es la principal (SAP Easy Access) y es similar a la que aquí se muestra:






Esta pantalla posee en su parte superior un menú de opciones e iconos colocados en las barras de herramientas. Más abajo y, sobre el lado izquierdo, hay un menú con dos carpetas principales, una denominada “Favoritos” y la otra denominada “Menú SAP”. Ambas carpetas se despliegan y contienen los diferentes accesos para ingresar a las aplicaciones de acuerdo al perfil de usuario. La carpeta Favoritos está vacía y se puede configurar según las necesidades y gustos de los usuarios, pudiendo agregar y/o quitar comandos o accesos a programas utilizados frecuentemente. Cabe aclarar que esta configuración personalizada es por usuario, no dependiendo de la PC por la que accede al sistema. Precauciones En el caso de ingresar desde otra Terminal con un mismo usuario y clave mientras se está conectado desde otra PC, se debe tener en cuenta el siguiente mensaje y marcar la opción que corresponda:






1.3. Iconos Principales de SAP En la barra de Herramientas principal de SAP se encuentran los siguientes Iconos que son de uso frecuente.

Intro: Verifica las entradas antes de grabar

Campo de Comandos: Ventana donde se ingresa el nombre de la transacción para el acceso rápido a una aplicación. Grabar: Graba los datos cargados. Atrás: Vuelve a la pantalla anterior sin grabar los cambios. Finalizar: Finaliza la aplicación actual y regresa al nivel anterior o al nivel inicial SAP. Cancelar: Cancela la aplicación actual. Imprimir: imprime los datos visualizados en la imagen actual. Buscar: permite buscar datos que necesite de la imagen actual. Continuar con la búsqueda: Continúa buscando según los parámetros anteriores. Principio de Pagina: accede al principio de la información o del documento. Página Arriba: accede a la página anterior. Página Abajo: accede a la página siguiente. Fin de Pagina: accede al final de la información o del documento. Crear nuevo Modo: Crea una nueva ventana con un nuevo modo.

1.4. Parám etro s de us uar io Para poder visualizar correctamente las aplicaciones es necesario configurar ciertos parámetros en el sistema.






Para ello se procederá de la siguiente manera: Seguir la siguiente ruta desde la pantalla inicial (SAP Easy Access

Se abrirá la siguiente pantalla, dónde escribiremos los parámetros “MOL” y “UGR” con valor “38” (Colombia).

Con estos parámetros se deberá trabajar siempre.





1.5.


Transacciones

El acceso a las diferentes pantallas y aplicaciones del sistema se hace a través del menú principal o ingresando el código de la transacción a la que se desee ingresar. Una transacción es un código breve por el cual se accede a alguna aplicación. En la parte inferior izquierda de la pantalla se encuentra la barra de “Status” donde se podrá ver el número del sistema en el que estamos trabajando y los mensajes.

Desplegando el icono utilizando.

se podrá visualizar información sobre la transacción que se está

Para tener en cuenta El acceso a las diferentes pantallas de aplicaciones va a depender exclusivamente del perfil que posee cada usuario.

Restricciones de Seguridad Las pantallas, a las que se puede acceder y modificar, se han definido de acuerdo al perfil de cada usuario y al departamento en donde se desarrollan sus tareas. Dichas pantallas son las que se encuentran en el Menú de Usuario de SAP. Asimismo el sistema posee un registro interno de auditoría de todas las modificaciones que se hacen al sistema, indicando también el usuario y la fecha del evento.

Visualizar los nombres técnicos de las transacciones Desde el menú principal de SAP ingresar por la siguiente ruta…

Detalles Opciones






Visualizar nombres técnicos

Marcar este flag.

De esta forma podremos visualizar los nombres técnicos de las transacciones. Estos códigos técnicos son los que debemos ingresar en el campo de comandos para llamar a la aplicación que necesitamos.






Ejecutar transacciones

Escribir el código de la transacción y dar Enter. O dar doble click en la transacción

Favoritos Se Puede insertar carpetas y transacciones en el menú de favoritos con el objetivo de colocar allí las transacciones que se usan frecuentemente. Para ello acceder a través de la barra del menú por el menú Favoritos:






Y luego añadir carpetas o transacciones como muestra el ejemplo:

Quedando la transacción PA20 para visualizar datos maestros (por ejemplo) en el menú de favoritos dentro de una carpeta creada a tales efectos.






2. DATOS MAESTROS DE PERSONAL El módulo de Datos Maestros de Personal es una base de datos estructurada que contiene toda la información de los empleados de APDR, su objetivo es tener información clara, actualizada y homogénea de los empleados, disponible para los demás módulos . A continuación se exponen conceptos básicos para describir las estructuras, infotipos y medidas de personal que serán utilizados. La información que gestiona SAP se organiza en elementos denominados OBJETOS. Un OBJETO es un agrupador de información de un elemento básico de la Gestión de Capital Humano. En el modulo PA (Personnel Administration) se usan los siguientes objetos: Posición S Persona P Centro de costo K Función C Unidad organizacional O Dentro del OBJETO existe a su vez un agrupador de información de orden inferior, denominado INFOTIPO, que describe propiedades y características del OBJETO, más adelante se describe cada uno de los infotipos utilizados en APDR. Para integrar la información de SAP los diferentes OBJETOS se relacionan entre sí formando diferentes tipos de VÍNCULOS. Cuando los OBJETOS se vinculan entre sí generan, en algunos casos, ESTRUCTURAS. La ESTRUCTURA es un concepto diseñado para gestionar grandes cantidades de información de manera simultánea, por ejemplo: 





Estructura de Jerárquica, para gestionar simultáneamente áreas organizativas completas. Estructura de Cualificaciones, para gestionar conjuntamente tipos o grupos de cualificaciones. Estructura de Personal, para gestionar de manera simultánea a Personas pertenecientes a un mismo grupo o área de personal (activos, jubilados, directivos,…)



Estructura Retributiva, para gestionar de manera simultánea a Personas pertenecientes a una misma estructura tarifaria o salarial.

Los PROCESOS (Medidas) son secuencias de acciones predefinidas y estandarizadas que se realizan para gestionar los OBJETOS, los VÍNCULOS y las ESTRUCTURAS.






2.1. Estru ctu ra de Person al: Grupo s y áreas de Perso nal El grupo de personal define el status laboral del empleado dentro de la empresa. Las áreas de personal separan los Grupos de Personal según el tipo de empleado del que se trate. Las siguientes imágenes muestran la estructura de personal definida en SAP para APDR











2.2. INFOTIPO 0000 – Medidas de Personal Se utiliza para registrar las distintas medidas de personal de APDR

2.3. INFOTIPO 0001 – Asign ación Organizacional En este se consignan los datos de las Estructuras de la Empresa, del personal y de la Organización. Ciertos datos son consignados en el Infotipo 0000 al momento de ejecutar la medida de contratación y por ese motivo se heredan algunos campos que son completados por default (Sociedad, Centro de Costo SAP). La posición S del empleado debe ingresarse en forma manual en el momento del alta y por tanto debe ser creada antes en el modulo OM (Organization Management). Los campos función, unidad organizativa, centro de Costo, División de Personal y Subdivisión de personal se completarán automáticamente ya que están vinculados con la posición.






2.4. INFOTIPO 0002 – Datos Person ales En este Infotipo se registran los datos personales del empleado.






2.5. INFOTIPO 0006 – Direccio nes Este Infotipo se usa para registrar la dirección de residencia del empleado y el número telefónico.

2.6. INFOTIPO 0007 – Horario d e trabajo teórico Este Infotipo se usa para registrar el horario de trabajo teórico que rigüe para el trabajador, aunque su uso aplica en el módulos de gestión de tiempos (no incluido en el alcance de esta implementación). se requiere para el funcionamiento de SAP .

2.7. INFOTIPO 0009 – Relación Ban caria






En este Infotipo se registra la vía de pago por la cual se paga el salario a la persona.

2.8. INFOTIPO 0016 – Elementos de contrato Este Infotipo se utiliza para registrar el tipo de contrato del empleado.

2.9. INFOTIPO 0021 – Fam ilia En este Infotipo se registrarán los datos básicos del núcleo familiar del empleado.






2.10. INFOTIPO 0022 – Formación El Infotipo 0022 se usa para registrar los datos de formación de los empleados. (Estudios).

2.11. INFOTIPO 0023 – Empr esas anteriores En este Infotipo se registrara la experiencia laboral externa del empleado.






2.12. INFOTIPO 0028 – Ser vi c io s m é d ic os Se usa para registrar el grupo sanguíneo y el factor RH de la persona






2.13. INFOTIPO 0032 – Datos internos de la em presa Se usa para guardar el número de Registro que poseen los empleados en el sistema Kactus.

2.14. INFOTIPO 0040 –Cesiones Se usa para registrar los elementos de dotación entregados a la persona.

2.15. INFOTIPO 0105 – Com unicación Se utiliza para registra el e-mail corporativo del empleado y el numero de celular.






2.16. INFOTIPO 0465 – D o c u m e n t o s






3. Medidas de Personal (Transacción PA40) Las medidas son secuencias de acciones predefinidas y estandarizadas que se realizan para gestionar objetos de SAP (en PA el principal objeto es P- Personas) y los vínculos entre ellos.

Las medidas de personal que se utilizarán son las siguientes:     

Contratación Cambio organizativo Baja Reingreso a la empresa Registro de 3eros

3.1. 3.1. Medida de con tratación tratación de person al Nota: Antes de ejecutar esta medida debe estar creada la posición S del nuevo empleado previamente. El motivo para la contratación de personal será el cubrimiento de vacante. En la siguiente tabla se muestran los infotipos impactados con la medida de contratación y la acción a desarrollar: Medida de Contratación de Personal Infotipo 0000 0001 0002 0006 0007 0008 0009 0016 0021 0022 0023 0028 0032 0040 0105 0465

Descripción Medidas Asignación Organizacional Datos personales Direcciones Horario de Trabajo Teórico Emolumentos básicos Relación Bancaria Elementos de Contrato Familia Formación Empresas anteriores Servicios Médicos Datos internos de empresa Cesiones Comunicación Documentos

Acción Crear Crear Crear Crear Crear Crear Crear Crear Crear Crear Crear Crear Crear Crear Crear Crear

Para indicar la medida ejecutar la transacción PA40 y aparece un pantallazo como el siguiente






1ro.: Dejar este campo en blanco

2do.: Ingresar la fecha de

3ro.: Se deberá marcar la medida de contratación y dar click en ejecutar

Contratación de la persona (la fecha de creación de la posición debe ser anterior a la fecha de contratación de la persona)

Aparece la pantalla para creación del Infotipo de medidas: Crear 0000-Medidas






3.1.1. Creación del INFOTIPO 0000-Medidas

Dejar en blanco

Siempre va 01

Dejar en blanco Escribir el número de la posición (Suministrado por responsable de OM)

Dejar en blanco, heredara la división de personal de la posición.

Escribir el Grupo de personal (ver estructura de personal más arriba) Escribir el Área de personal. (Ver estructura de personal más arriba), dar Enter y aceptar el mensaje mensaje que confirma la herencia de la división de personal de la posición.

Hace Hacerr click click en apar aparec ecer eráá en la part partee infe inferi rior or el mens mensaj ajee se pueden grabar los datos.

confi confirm rman ando do que que

Note que el sistema genera el ID de la persona en este primer paso del proceso (medida) de contratación





Hacer click en


, con esto queda creado el Infotipo 0000-medidas.

3.1.2. Creación del INFOTIPO 0001 - Asignación organizativa

No modificar, Campos heredados de la posición

Escribir 7R

Al ingresar la posición en la pantalla anterior, automáticamente, aparecerán los datos de la Función y Unidad organizativa heredados de la posición. No modificar

Luego de registrar la información dar Enter, Aparecerá en la parte inferior el mensaje confirmando que se pueden grabar los datos, dar Enter y click en aparecerá la pantalla para crear el Infotipo 0002- Datos personales.




,



3.1.3. Creación del INFOTIPO 0002 (Datos Personales)

Seleccionar Sr.: Señor Sra.: Señora Dato obligatorio

Digitar Fecha y lugar de nacimiento

Escribir CO para Colombia

Seleccionar de la lista desplegable

Después de haber cargado todos los datos y de verificar que corresponden con los requeridos dar Enter, Aparecerá en la parte inferior el mensaje grabar los datos.

Hacer click en

confirmando que se pueden

, aparecerá la pantalla para crear el Infotipo 0006- Direcciones.






3.1.4. Creación del Infotipo 0006 - Direcciones

Seleccionar y diligenciar la dirección de residencia habitual

Diligenciar los campos indicados

Una vez que diligenciados los campos dar Enter, aparecerá el pantallazo para diligenciar segunda residencia, esta se creara únicamente para los empleados externos, la diferencia con la primera dirección es que en esta se registrara en el campo “calle y numero” el nombre de la unidad organizacional (división o coordinación)en la cual está prestando sus servicios el tercero. En caso que aplique diligenciar y dar click en






En caso que no aplique, dar click en . Esto hará que se salte la opción de grabar la segunda dirección y aparecerá el pantallazo para crear el Infotipo 0007 – horario teórico.

3.1.5. Creación del Infotipo 0007 – Horario de trabajo Teórico.

ESCRIBIR: VS_A260

Después de haber cargado el horario y de verificar que corresponden con los requeridos dar Enter, Aparecerá en la parte inferior el mensaje los datos.



confirmando que se pueden grabar



Hacer click en


, aparecerá la pantalla para crear el Infotipo 0009- Relación Bancaria

3.1.6. Creación del Infotipo 0009 – Relación Bancaria

Seleccionar el tipo de banco PE02

Seleccionar el tipo de pago aplicable

Después de haber registrado la relación bancaria y de verificar que corresponde con lo requerido dar Enter, Aparecerá en la parte inferior el mensaje pueden grabar los datos.

Hacer click en

confirmando que se

, aparecerá la pantalla para crear el Infotipo 0016- Elementos de contrato.






3.1.7. Creación del Infotipo 0016 – Elementos de contrato

Seleccionar el tipo de contrato aplicable, en caso sea a termino fijo requerirá la fecha de terminación del contrato Escribir el valor y unidad de tiempo del periodo de prueba.

Después de haber registrado el tipo de contrato y verificar que corresponde con lo requerido dar Enter, Aparecerá en la parte inferior el mensaje grabar los datos. Hacer click en

confirmando que se pueden

, aparecerá la pantalla para crear el Infotipo 0021- familia.

3.1.8. Creación del INFOTIPO 0021 (Familia)

Seleccionar el parentesco 1 Cónyuge 2 Hijo 4 Conviviente 8 Padre 12 Madre 14 Hijo del conviviente 15 Hermano(a)

Diligenciar los campos indicados con los del familiar que se está registrando






Después de haber creado las personas del núcleo familiar y de verificar que corresponde con lo requerido dar Enter, Aparecerá en la parte inferior el mensaje que se pueden grabar los datos.

Hacer click en

confirmando

, aparecerá la pantalla para crear el Infotipo 0022- Formación.

3.1.9. Creación del INFOTIPO 0022 (Formación)

De: Escribir la fecha de ingreso del empleado. A: 31.12.2009

Diligenciar los campos indicados Escribir la fecha de terminación de la formación

Después de haber cargado los datos requeridos y verificar que corresponden dar Enter, Aparecerá en la parte inferior el mensaje

Hacer click en

confirmando que se pueden grabar los datos.

, aparecerá la pantalla para crear el Infotipo 0023 – Otras empresas.





3.1.10.


Creación del INFOTIPO 0023 - Otras Empresas.

Escribir la fecha de inicio y fin de la experiencia laboral a registrar

Diligenciar los campos indicados

De ar en blanco

Después de haber cargado los datos requeridos y verificar que corresponden dar Enter, Aparecerá en la parte inferior el mensaje

Hacer click en


, aparecerá la pantalla para crear el Infotipo 0028 – Servicios médicos.





3.1.11.


Creación del INFOTIPO 0028 - Servicios médicos

Seleccionar el valor correspondiente al Grupo sanguíneo y factor RH

Después de haber cargado los datos requeridos y verificar que corresponden dar Enter, Aparecerá en la parte inferior el mensaje Hacer click en empresa.


, aparecerá la pantalla para crear el Infotipo 0032 – Datos internos de la





3.1.12.


Creación del INFOTIPO 0032 – Datos internos de la empresa

Escribir el número de registro Kactus

Después de haber registrado el registro Kactus y verificar que corresponden dar Enter, aparecerá en la parte inferior el mensaje

Hacer click en

3.1.13.


, aparecerá la pantalla para crear el Infotipo 0040 – Cesiones.

Creación del INFOTIPO 0040 – Cesiones

Seleccionar el tipo de elemento de dotación entregado, la cantidad y su unidad de medición

Después de haber registrado los elementos de dotación entregados y verificar que corresponden a lo entregado dar Enter, aparecerá en la parte inferior el mensaje que se pueden grabar los datos. Hacer click en

confirmando

, aparecerá la pantalla para crear el Infotipo 0105 – Comunicación.





3.1.14.


Creación del INFOTIPO 00105 – Comunicación

Escribir el número correo interno de la persona

Después de haber cargado el e-mail y número de celular y verificar que corresponden dar Enter, aparecerá en la parte inferior el mensaje los datos.

Hacer click en

3.1.15.

confirmando que se pueden grabar

, aparecerá la pantalla para crear el Infotipo 0465 – Documentos.

Creación del INFOTIPO 00465 – Documentos

Seleccionar el tipo de documento.

Escribir el número del documento






Después de haber cargado los datos requeridos y verificar que corresponden dar Enter, aparecerá en la parte inferior el mensaje

Hacer click en


para finalizar la medida de contratación.

Aparecerá la pantalla siguiente pantalla mostrando en el Campo Nº personal el número de registro de registro SAP creado (ID SAP) para la persona:

Una vez iniciada la medida de contratación esta debe continuarse hasta terminarse para garantizar que no falte ninguno de los datos requeridos para los demás procesos de gestión de personas. En caso que se esté ejecutando la medida de contratación y por algún motivo se salte la creación de un Infotipo, se registren datos equivocados o se salga de la ejecución de la medida, deberá ejecutar inmediatamente la Transacción “PA30” para crear o modificar manualmente los datos faltantes o

errados. Más adelante en este manual encontrara las instrucciones para el uso de la transacción “PA30”.

En caso que deba crear otros empleados se debe ejecutar nuevamente la Transacción “PA40” Respecto a la creación del Infotipo 0040 Cesiones, esto deberá hacerse manualmente (Transacción “PA30”) e inmediatamente se termine de ejecutar la media de contratación. Para visualizar la información consignada en los infotipos creados ejecutar la transacción PA20, más adelante se encuentran instrucciones acerca del uso de esta transacción.

Resultado Esperado

Empleado creado en el sistema, contratado, infotipos cargados con la información requerida por el sistema para la contratación.






3.2. Medida de Cambio org anizativo La medida de cambio organizativo debe ejecutarse cuando requiera efectuar cambios organizacionales a las personas, los motivos para estos cambios configurados en el sistema son según el tipo de cambio como se muestra a continuación: Cambio de posición:   

Ascensos Traslado Restructuración

Cambio de tipo de contrato:       

Cambio de régimen Cambio de etapa lectiva a productiva Contrato Fijo a Indefinido Convencional a especial Básico a Integral Paso a Ley 50 Paso de Ley 50 a Integral

Acciones de desarrollo de personal:  

Plan de carrera Plan de desarrollo

La medida de cambio organizacional afecta uno o varios de los siguientes infotipos:

Cambio Organizativo Infotipo Descripción 0000 Medidas 0001 Asignación Organizacional 0008 Emolumentos básicos 0016 Elementos de Contrato

Acción Crear Crear Visualizar/Copiar Copiar

Para realizar modificaciones al Infotipo 0001 deberá tenerse en cuenta las estructuras de SAP PA (de empresa o de personas) mostradas a continuación:



Estructura de empresa:





Sociedad

División Personal (Código)

de

7100 7101

7108 APDR (7011)

7113 7116 7119 7122 7125 7128 7131

Sociedad

División Personal

de

(Código) 7134

MPDR (7033)




Subdivisión de (30 Personal Descripción (30 posiciones) (Código) 7100 Edificio Adtivo Belencito 7101 Planta Industrial 7104 Ofic. Calle 100 Bogotá 7105 Bodega Cll 80 7108 Planta Lavadora Paz de Río 7109 Mina el Uvo 7110 Mina la Chapa Ubalá 7113 Ubalá Samacá 7116 Samacá Costa Norte 7119 Costa Norte Sur Occidente 7122 Sur Occidente Nor Occidente 7125 Nor Occidente Santanderes 7128 Santanderes Andina/Llanos 7131 Andina/Llanos Orientales Orientales Descripción posiciones)

Descripción posiciones) Belencito

7137

Bogotá

7141

Paz de Río

7146 7149

Ubalá Samacá

7152

Mina Caliza

Subdivisión de (30 Personal Descripción posiciones) (Código) 7134 Edificio Adtivo 7137 Ofic. Calle 100 7138 Bodega Cll 80 7141 Planta Lavadora 7142 Mina el Uvo 7143 Mina la Chapa 7146 Mina el Santuario 7149 Samacá 7152

Edificio Minas

Estructura de Personal




(30


Código

1

Grupo de Personal


Código

Área de Personal

25

Especial Administrativos

26

Especial Ventas

27

Especial Mantenimiento

28

Especial Apoyo

29

Especial Operativos

30

Convencional Básico Adtivo

34

Convencional Básico Operativos

32

Convencional Básico Mantenimiento

33

Convencional Básico Apoyo

35

Convencional Destajo Operativos

36

Directivos Administrativos

31

Convencional Básico Ventas

37

Aprendiz Universitario Adtivo

38

Aprendiz Universitario Ventas

39

Aprendiz Universitario Mantenimiento

40

Aprendiz Universitario Apoyo

41

Aprendiz Universitario Operativos

42

Aprendiz Etapa Productiva Adtivo.

43

Aprendiz Etapa Productiva Oper

44

Aprendiz Etapa Productiva Ventas

45

Aprendiz Etapa Productiva Mantenimiento

46

Aprendiz Etapa Productiva Apoyo

47

Aprendiz Etapa Lectiva Adtivo.

48

Aprendiz Etapa Lectiva Ventas

49

Aprendiz Etapa Lectiva Mantenimiento

50

Aprendiz Etapa Lectiva Apoyo

Activos





5 9

2

Retirados


51

Aprendiz Etapa Lectiva Oper.

58

Retirados

56

Externos Empresas Temporales

57

Externos Empresas Servicios

15

Pensionados

16

Jubilados

17

Sustitutiva

18

Compartida

Externos

Pensionados

División de costos para el centro de costo DIVISIÓN CENTRO DE COSTO CÓDIGO 7036 7037 7038 7039

NOMBRE MINAS SIDERURGIA CORPORATIVO MAQUILAS Y ALMACENADORAS

Para ejecutar la medida de cambio organizativo ejecutar la transacción PA40 y aparecerá el siguiente pantallazo:

1. Escribir el ID SAP de la persona

2. Escribir la fecha a partir de la cual debe hacerse efectivo el cambio organizacional, dar enter 3. Seleccionar la medida de cambio organizativo, dar Enter, verificar mensajes de aviso o advertencia clickear en






Luego de dar5 click en ejecutar aparecerá la siguiente pantalla:

Seleccionar el motivo del cambio organizacional, al hacer click en el selector del campo, aparecerán los siguientes motivos

Realizar los cambios requeridos según el tipo de cambio organizacional a realizar y continuar modificando lo siguiente:






Realizar los cambios requeridos en cualquiera de estos campos

Luego de realizar los cambios requeridos y dar enter, aparecerá un mensaje de aviso informando que se limitara la validez del anterior dato. Esto indica que se guardara el histórico del anterior dato y su validez queda limitada a la fecha en la que inicia el cambio organizacional que se está ejecutando con la medida, dar click en guardar , aparecerá la pantalla del siguiente Infotipo a modificar.

Luego de grabar los cambios en el Infotipo 0000, aparecerá el siguiente pantallazo para modificar el Infotipo 0001 de la persona: realizar los cambios requeridos y verificar tanto los cambios realizados como los campos que no se cambiaran para analizar su coherencia con el tipo de cambio aplicado. En caso de generarse mensajes de error verificar que el grupo y área de personal asignados correspondan a las indicadas en las estructuras de SAP-PA, mostradas más arriba en este documento, realizar los cambios pertinentes y grabar los cambios dando click en Infotipo 0001 para su modificación



, aparecerá el




Si la persona cambiara su ubicación geográfica debido al cambio org. aplicado, entonces modificarlo aquí:

Si la nueva posición asignada tiene vinculado un centro de costo de otra división de costos y no se actualiza automáticamente, deberá cambiarse en este campo

El sistema siguiere un cambio para el área de nomina, pero debe omitirse el mensaje y grabar el cambio en el Infotipo haciendo click en

En caso de generarse mensajes de error verificar que la subdivisión de personal o la división de costos asignada correspondan a las indicadas en las estructuras de SAP-PA, mostradas más arriba en este documento. Realizar los cambios pertinentes y grabar los cambios dando click en

,

Aparecerá un mensaje de aviso informando que se limitara la validez del anterior dato. Esto indica que se guardara el histórico del anterior dato y su validez queda limitada a la fecha en la que inicia






el cambio organizacional que se está ejecutando con la medida, dar click en guardar la pantalla del siguiente Infotipo a modificar, IT 0016 – Elementos contrato.

, aparecerá

En caso que el cambio organizacional requiera cambio en el tipo de contrato, seleccionar el nuevo tipo de contrato y grabar haciendo click en guardar

.

Los tipos de contratos configurados en el sistema para APDR son los que se muestran en la siguiente imagen:

Luego de grabar el Infotipo 16, elementos de contrato aparecerá el pantallazo inicial de la transacción PA40 indicando que el registro del cambio organizacional fue creado. Para visualizar la información consignada en los infotipos creados ejecutar la transacción PA20, más adelante se encuentran instrucciones acerca del uso de esta transacción. Para modificar la información consignada en los infotipos creados ejecutar la transacción PA30, más adelante se encuentran instrucciones acerca del uso de esta transacción. Resultado Esperado Cambio organizacional aplicado a la persona en el sistema.






3.3. Medi da de baja. La medida de baja se ejecuta cuando una persona sale de la compañía, los motivos de esta situación configurados en el sistema son.          

Renuncia Termin. Cto. con justa Causa Termin. Cto. sin justa causa Terminación de Cto. Termino de obra o labor Contratada. Abandono Puesto de trabajo Fallecimiento Pensión Terminación del contrato en período de prueba Detención Preventiva

La medida de baja afecta uno o varios de los siguientes infotipos: Medida de Baja de Personal Infotipo 0000 0001

Descripción Medidas Asignación Organizacional

Acción Crear Crear

Nota: En la medida de baja, la fecha que debe ingresarse es la del último día trabajado del

empleado. El sistema automáticamente coloca en los demás infotipos la fecha del primer día de inactividad de la persona. Para correr la medida de baja se ejecuta la TRX: PA40 y aparecerá el siguiente pantallazo:






1. Escribir el ID SAP de la persona a dar de Baja

2. Escribir la fecha de último día de trabajo de la persona ya que la medida tomará vigencia al día siguiente. 3. Seleccionar la medida de baja y dar Enter, verificar mensajes de aviso o advertencia y luego dar click en e ecutar.

y aparece la pantalla siguiente mostrado el Infotipo 0000 - medidas

Automáticamente el sistema coloca la fecha del día siguiente

Seleccionar del listado el motivo de la baja de esta persona






Ahora realizar los cambios mostrados en la posición, grupo y áreas de personal:

Realizar los cambios requeridos en cualquiera de estos campos

Luego de realizar los cambios requeridos y dar Enter aparecerá un mensaje de aviso informando que se limitara la validez del anterior dato. Esto indica que se guardara el histórico del anterior dato y su validez queda limitada a la fecha en la que inicia la baja, dar click en guardar , aparecerá la pantalla del siguiente Infotipo a modificar.

Luego de dar guardar, aparecerá la pantalla para modificar el Infotipo 0001 - asignación organizacional, en esta pantalla se debe verificar que los datos de la posición, grupo y área de personal correspondan a los que debe tener una persona con baja.






Luego de verificar, que los datos corresponden y dar click en guardar, aparecerá un mensaje de advertencia indicando que se borrara un registro, dar nuevamente click en guardar.

Luego de esto aparecera el pantallazo para limitar el infotipo 0016 – Elementos de contrato.






Hacer click en limitar. Con esto se limita el contrato hasta último día de trabajo

Luego de esto dar click en guardar, así termina la medida de baja. Aparecerá la pantalla inicial de la TRX PA40 indicando el nuevo grupo y área de personal del dado de baja.

Resultado Esperado Persona dada de baja del sistema






3.4. Medid a de Reingres o a la emp resa La medida de reingreso se usa cuando una persona que ya había trabajado en la empresa y fue creada en el sistema, fue dada de baja y debe reingresar a la compañía. Como la información de las personas que salen de la compañía queda guardada en el sistema, esta misma información se puede usar en caso que la persona vuelva a ser contratada, así solamente se debe modificar los infotipos cuya información ha cambiado. Los motivos para estos cambios configurados en el sistema son según el tipo de cambio como se muestra a continuación:  

Orden Judicial Cubrimiento de vacante

Los infotipos que son afectados por la medida de Reingreso de personal son uno o varios de los siguientes:

Medida de Reingreso de Personal Infotipo 0000 0001 0002 0032 0008 0022 0006 0016

Descripción Medidas Asignación organizacional Datos personales Datos internos de empresa Emolumentos básicos Formación Direcciones Elementos de contrato

Acción Crear Crear Visualizar/Copiar Visualizar/Copiar Copiar Crear Visualizar/Copiar Crear

Para correr la medida de Reingreso se debe ejecutar la TRX PA40, aparecerá la siguiente pantalla






1. Escribir el ID SAP de la persona a

2. Poner la fecha real de reingreso.

3. Seleccionar la medida de Reingreso y dar Enter, verificar mensajes de aviso o advertencia y luego dar click en ejecutar.

Después de esto aparece la pantalla con los últimos datos del Infotipo 0000 medidas al momento de la baja.






Seleccionar el motivo del reingreso

Escribir los nuevos valores para estos campos.

Luego de realizar los cambios requeridos y dar Enter aparecerá un mensaje de aviso informando que se limitara la validez del anterior dato. Esto indica que se guardara el histórico del anterior dato y su validez queda limitada a la fecha en la que aplica el reingreso, dar click en guardar , aparecerá la pantalla del siguiente Infotipo a modificar.

Después de esto aparece la pantalla con los datos del Infotipo 0001 – Asignación organizativa, verificar que los datos corresponden a la nueva realidad del empleado y cambiar si se requiere.






Dar click en grabar, aparecerá el mensaje que indica que se limitara el registro de baja. Dar nuevamente click en guardar. Para los siguientes infotipos que trae la medida verificar si se requiere hacer cambios a los datos, en caso se requiera se debe modificar y guardar dichos cambios, en caso no se requiera usar los botones de navegación de infotipos para saltar dichos infotipos.






Luego de haber modificado/saltado los infotipos requeridos terminara la medida de reingreso y se mostrara la pantalla inicial de la TRX PA40 indicando el nuevo grupo y área de personal así como la fecha de reingreso.

Resultado Esperado Persona reingresada al sistema






4. Visualización de datos maestros de personal (Transacción PA20) La Transacción PA20 permite visualizar cada uno de los infotipos que contienen la información con los datos maestros de la persona, mas no permite modificarlos. Ejecutar la TRX PA20, se mostrara un pantallazo como el siguiente

En caso de no tener disponible el ID SAP, buscar el empleado con el Matchcode, esto mostrara la herramienta de búsqueda

Escribir aquí el ID SAP de la persona cuyos datos ueremos visualizar

La Herramienta de búsqueda permite buscar por nombre o apellido, en caso de no recordar exactamente los nombres o apellidos de la persona se puede usar una búsqueda con los mínimos elementos disponibles y agregar *.

Luego de poner los criterios de búsqueda, hacer click aquí






Esto resultara en una pantalla como la siguiente.

En esta se debe hacer doble click sobre el empleado buscado y el sistema traerá automáticamente el ID de la persona a la pantalla inicial de la TRX PA20. Luego de esto dar Enter y se cargara al empleado para la visualización de sus datos.

El sistema trae el número de personal y al dar enter carga a la persona buscada

Ahora seleccionar el Infotipo a visualizar






Seleccionar el periodo de tiempo en el cual se desea visualizar los datos. Seleccionar el Infotipo del cual se desea visualizar los datos o escribir directamente el número del Infotipo y dar enter. Luego dar click en Resumen

.

Esto mostrara la pantalla siguiente con el resumen de los registros de ese Infotipo.

Seleccionar el registro que se desea visualizar Luego dar click en visualizar y se mostrara la siguiente pantalla con el detalle del registro.






Hay otra opción para navegar por los diferentes registros directamente:

Seleccionar el periodo de tiempo en el cual se desea visualizar los datos. Seleccionar el Infotipo del cual se desena visualizar los datos o escribir directamente el número del Infotipo y dar enter. Luego dar click en visualizar

.

Así se accede directamente a la opción de ver el detalle de los registros del Infotipo.






Utilizar los botones de navegación para desplazarse por los registros del Infotipo.














Al llegar al último registro se generara en la parte inferior izquierda de la pantalla un mensaje como el siguiente, indicando que no hay más registros.

Otras opciones de búsqueda Si se requiere limitar la búsqueda a personas que cumplan ciertos requisitos en la herramienta de búsqueda se puede usar la segunda pestaña “asignación organizativa” que nos muestra varias

opciones para limitar aun más la búsqueda, como se muestra a continuación.

Lo cual arroja el siguiente resultado:

Resultado Esperado Datos maestros de personal visualizados






5. Actualización de datos maestros de personal (Transacción PA30) El método para la selección de la persona y del Infotipo a modificar es el mismo que el usado en la TRX PA20. La diferencia fundamental de esta transacción con la PA20 es que adicionalmente a los botones de visualización aparecerán los siguientes:

Su funcionalidad se describe en la siguiente tabla: Si se desea... Visualizar un Infotipo

Entonces... Seleccionar el Infotipo a visualizar, y hacer click en el botón

Modificar un Infotipo

Seleccionar el Infotipo a modificar, y haga click en el botón

Crear un Infotipo

Seleccionar el Infotipo a crear, y haga click en el botón Visualizar la Información histórica Seleccione el Infotipo a visualizar y haga click en el botón de un Infotipo Volver a la pantalla Inicial

Haga click en el botón anterior.

para regresar a la pantalla

Copiar Información del Infotipo

Haga click en el botón para copiar el Infotipo. Limitar la información del Infotipo Seleccione el Infotipo a limitar por fecha y haga click en el botón Borrar el contenido de un Infotipo Seleccione el Infotipo a borrar y haga click en el botón

Luego de ingresar el ID SAP de la persona y presionar enter para cargarla, seleccionar el Infotipo a actualizar y presionar el botón que corresponde a la acción que se desea ejecutar. Realizar los cambios en los campos requeridos y dar click en guardar. Aparecerá un mensaje confirmando que un nuevo registro con los cambios hechos fue creado

Resultado Esperado Datos maestros de personal actualizados






6. Reportes de datos maestros

6.1. Rep o rt es est ánd ar El modulo PA trae reportes prediseñados que son tradicionalmente requeridos por las áreas de Gestión de Capital Humano, para acceder a ellos debemos seguir la siguiente ruta en el menú estándar de SAP o digitar directamente el nombre del reporte en el campo de comandos.






Los reportes tienen varios bloques de campos según los datos que se requieran para su ejecución, en la siguiente imagen se describen algunos de los más usuales.

En el Bloque periodo se define el criterio de fecha o periodo de tiempo en el cual se desea extraer los datos de los objetos ya que estos conservan su historial. En el Bloque selección se define el criterio de características de los datos deseados, además se puede filtrar ciertos valores puntales o intervalos de estos, con el botón de selección múltiple En el Bloque selecciones específicas se definen criterios aun más específicos para el reporte,

El Botón de selección múltiple

permite filtrar por valores puntuales en la pestaña Valores

individuales o intervalos de valores en la pestaña “intervalos”






Luego de definir los criterios de búsqueda de la información para el reporte dar click en ejecutar con esto se ejecutara el reporte y mostrara los resultados en un pantallazo similar al siguiente:

En la parte superior del reporte aparecen varias herramientas útiles para el manejo de la información del reporte 2 de los más usados son: 

El botón Modificar disposición permite quitar/agregar campos al reporte como se muestra en la imagen






Quedando en este caso el reporte como sigue:



El botón Fichero local (disponible para algunos tipos de reportes) permite exportar el reporte generado a un archivo externo en cualquiera de los formatos que muestra la siguiente imagen:

Luego de seleccionar el formato deseado aparece una ventana en la que se debe especificar el destino y nombre deseado para el reporte.






Escribir los datos solicitados, luego presionar el botón crear, aparecerá en la parte inferior izquierda de la pantalla el mensaje de confirmación de la creación del archivo externo y su tamaño.

Criterios adicionales de selección Algunos reportes permiten adicionar criterios de selección diferentes a los mostrados por defecto en el bloque “Selección” usando el botón

El botón “Otras selecciones” abre una ventana que muestra los campos adicionales disponibles para la búsqueda, con esta se pueden agregar/quitar campos para refinar la búsqueda como se muestra a continuación:






Luego de agregar para el ejemplo, el campo sociedad y centro de costo el bloque se selección queda como lo muestra la imagen:

El botón , permite navegar por la estructura organizacional para especificar la/las unidades organizacionales cuyos datos del personal deseamos visualizar en el reporte.

Resultado Esperado Reporte estándar de SAP-HCM generado.






6.2. Repor tes Detallados - S_PH0_48000510 - Ad -hoc -Query El Ad-hoc-Query es una herramienta de gestión de informes que permite generar informes de HCM de forma fácil y rápida utilizando campos de otros módulos de HCM, permitiendo además usar cada uno de ellos como criterio de búsqueda. Permite definir y ejecutar informes muy específicos y complejos que no se necesitan con demasiada frecuencia. Por otro lado, permite definir y grabar informes complejos para volver a utilizarlos. Para ejecutar el Ad-hoc-Query siga la ruta del menú estándar de SAP mostrada en la imagen o escriba directamente el nombre de la transacción en el campo de comandos.

Aparecerá un pantallazo como se muestra a continuación






Seleccionar el área de trabajo, grupo de usuarios e infoset Mostrados. Lugo hacer click en

Aparecerá la pantalla principal del ad_hoc_query como en la imagen mostrada a continuación:




Manual de Usuario Final HCM-PA APDR.docx

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