Manual de Usuario de C34 v3.0

Sistema Integrado de Contabilidad Financiera

MANUAL DE USUARIO

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C34 – Sistema Integrado de Contabilidad Financiera

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PRESENTACION No vamos a remontarnos en la historia para tratar de explicar el uso de un Sistema, lo que podemos decir es que no se necesita tantos manuales escritos y descritos para entenderlos, la filosofía que se está tomando para el análisis, diseño e implementación de este sistema es básicamente autodidacta, no quisimos introducir terminologías futuristas inaplicables pero si resolver necesidades recientes y obviamente futuras. Los constantes cambios tecnológicos, la competitividad, donde contar con información oportuna es la clave para desarrollarse. Razón por el cual DAE&Soluciones SAC lanza al mercado el Sistema Integrado de Contabilidad Financiera C34 VERSION 3.00, un nuevo producto fruto de la experiencia y superando las deficiencias técnicas, en busca de mejorar las tendencias contables, un sistema capaz de ayudarlo hasta en los mínimos detalles, para poder mejorar su producción con mayor exactitud y calidad de gestión. Otro criterio importante que se ha utilizando para el diseño de este sistema es la integración de muchos procesos en un (01) único módulo, tales como CONTABILIDAD, PLANILLAS, STOCK y ACTIVOS FIJOS sin la necesidad de importar, extraer o generar u otra forma complicada para muchos usuarios, creando de esa forma un uniforme proceso para todos los ítems deseados.

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INDICE: CAPITULO 1. INSTALACION 1.1. REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA 1.2. INSTALACION DEL C34

CAPITULO 2. INICIANDO 2.1. INICIANDO 2.2. PANTALLA PRINCIPAL

CAPITULO III. SISTEMA 3.1. CAMBIAR USUARIO ACTIVO 3.2. MES DE PROCESO 3.3. ELIGE EMPRESA ORGANIZACIÓN 3.4. EMPRESA/ORGANIZACIÓN

CAPITULO IV. TABLAS 4.1. PLAN DE CUENTAS 4.2. OPERACIONES 4.3. TIPO DE COMPROBANTES.4.4. CLIENTE/PROVEEDOR 4.5. TIPO DE DOCUMENTOS 4.6. TIPO DE CAMBIO 4.7. FACTORES DE AJUSTE PARA EL CÁLCULO DEL REI DEL EJERICIO 4.8. STOCK 4.9. PLANILLA 4.10. PRESUPUESTO

CAPITULO V CONTABILIDAD 5.1. VOUCHER 5.2. ACTIVO FIJO 5.3. REI 5.4. CENTRO DE COSTOS 5.5. CUENTA CORRIENTE

CAPITULO VI REPORTES CONTABLES 6.1. CONTABILIDAD COMPLETA 6.1.1. LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES 6.1.2. LIBRO DIARIO 6.1.2. LIBRO MAYOR 6.1.3. LIBRO CAJA Y BANCOS 6.1.4. LIBRO DE RETENCIONES DAE&Soluciones SAC

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6.1.5. REGISTRO DE COMPRAS 6.1.6. REGISTRO DE VENTAS 6.1.7. REGISTRO DEA ACTIVOS FIJOS 6.1.8. REGISTRO DE INVENTARIO PERMANENTE VALORIZADOS – STOCK 6.1.9. HOJA DE TRABAJO – SUMAS Y SALDOS 6.1.10. HOJA DE TRABAJO – 10 COLUMNAS 6.1.11. ESTADOS FINANCIEROS 6.1.11.1. ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO NETO 6.1.11.2. BALANCE CONTABLE 6.1.11.3. FORMATO DE BALANCE 6.1.11.4. ESTADO DE GANANCIAS Y PERDIDAS POR NATURALEZA 6.1.11.5. ESTADO DE GANANCIAS Y PERDIDAS POR FUNCION 6.1.11.6. RATIOS FINANCIEROS 6.2. CONTABILIDAD SIMPLIFICADA 6.2.1. DIARIO SIMPLIFICADO 6.2.2. REGISTRO DE COMPRAS 6.2.3. REGISTRO DE VENTAS 6.3. OTROS 6.3.1. LIBRO PLANILLAS 6.3.2. RESUMEN COMPRAS Y VENTAS 6.3.3. REGISTRO DEL REGIMEN DE PERCEPCION 6.3.4. DAOT 6.3.5. PRESUPUESTO 6.3.5.1. CONTROL PRESUPUESTAL 6.3.5.2. RESUMEN PRESUPUESTO 6.3.6. FLUJO DE CAJA

CAPITULO VI. PLANILLA 6.1. DATOS PERSONALES 6.2. PROCESAR PLANILLA 6.3. REPORTES 6.3.1. PADRON DE PERSONAL

CAPITULO VII. STOCK 7.1. VENTAS (SALIDAS) 7.1.1. REGISTRAR [CTRL+V] 7.1.2. MODIFICA/CONSULTA/ELIMINA/ 7.1.3. ANULAR 7.1.4. CANJE DE COMPROBANTES DAE&Soluciones SAC

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7.2. REGISTRO DE COMPRAS (INGRESOS). 7.2.1. REGISTRAR [CTRL+C] 7.2.2. MODIFICA/CONSULTA/ELIMINA/ 7.3. MOVIMIENTO DE ALMACENES 7.4. CAMBIO DE PRECIOS 7.5. PRODUCTOS

CAPITULO VIII. CIERRE 8.1. VERIFICACION DE INCONSISTENCIAS 8.2. SOLUCION DE ERRORES 8.3. CIERRE DEL EJERCICIO

CAPITULO IX. HERRAMIENTAS 9.1. BUSQUEDA DE VOUCHERS 9.2. ORGANIZAR ARCHIVOS 9.3. ESTRUCTURA DE TABLAS 9.4. COPIAS DE SEGURIDAD 9.5. PARAMETROS DEL SISTEMA 9.6. USUARIOS DEL SISTEMA 9.7. REGISTRO DEL SISTEMA 9.8. FORMATO DEL COMPROBANTE 9.9. IMPORTAR/EXPORTAR DATOS

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CAPITULO I : INSTALACION 1.1. REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA REQUISITOS PARA USA C34 

Computadora compatible con procesador PENTIUM IV o superior



Una unidad de CD-ROM.



Una tarjeta gráfica con resolución de 800 x 600 o superior



512 Mb de memoria RAM como mínimo.



Sistema Operativo Windows XP o SUPERIOR



Impresora para la emisión de reportes (recomendable una de inyección de tinta o láser).

1.2. INSTALACION DEL C34 Para instalar el Sistema C34, seguir los pasos siguientes: 1. Introduzca el CD en la lectora de su PC y el AUTORUN ejecutara el proceso de instalación.

2. Seleccione y haga clic sobre el mismo, aparecerá el cuadro Installation y hacer click en siguiente.

3. Luego aparecerá la pantalla de completando el asistente de instalación, para continuar con el proceso presione el botón.

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CAPITULO II : INICIANDO 2.1.

INICIANDO Al ingresar al sistema C34, se muestra la ventana ACCESO

AL SISTEMA, donde puedes seleccionar la empresa en la que se desea trabajar, identificando la descripción, año y ruta; el nombre del usuario y la contraseña para la seguridad en los accesos, los cuales serán definidos por el usuario principal del sistema.

2.2.

PANTALLA PRINCIPAL

1

Gráfico CII-2

3

La pantalla principal muestra 4 partes dentro de su

4

contenido

tal

como

se

muestra en el grafico CII-2: 1.

DE

LA

PANTALLA

2 2

TITULO

2 2

2

2. BARRA DE ESTADO 2.1. NOMBRE DE USUARIO DEL SISTEMA

2.2. MES EN PROCESO 2.3. AÑO EN PROCESO 2.4. NOMBRE DE LA EMPRESA ACTIVA 3. MENUS DESPLEGABLE 4. ICONOS DE ACCESO DIRECTO

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Barra del Menú Desplegable La barra del menú desplegable se activa al hacer un click en un nombre determinado o utilizando la tecla ALT y la letra subrayada en el nombre del menú.

Gráfico CII-3

Usando la tecla ALT y la letra subrayada Sistema

[Alt + S]

Tablas

[ Alt + T]

Contabilidad

[ Alt + C]

Planilla

[ Alt + P]

Stock

[ Alt + k]

ServEst

[Alt + S]

Caja

[ Alt + C]

Cierre

[ Alt + e]

Herramientas

[ Alt + H]

Ayuda

[ Alt + y]

Cada nombre al ser activado muestra un menú con comandos relacionados al nombre del menú principal. Para escoger un comando de un menú desplegado, hacer click en él o seleccionar con las teclas de dirección.

2.2.1. ICONOS DE ACCESO DIRECTO La Novedad del C34, es acceder fácilmente a todas las opciones del Sistema mediante los Iconos de Acceso Directo, definidos por el Usuario con el botón secundario del Mouse.

Acceso Directo El Sistema nos facilita crear accesos directos en el escritorio, de cada una de las opciones, para acceder en forma rápida. 1. Hacer clic con el botón secundario del Mouse (ratón) en el Escritorio del C34, elegir Crear Accesos Directos.

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Gráfico CII-5 En la lista izquierda se encuentra todas las opciones del Sistema y en la lista derecha son los Accesos Directos que se crearán en el escritorio. El C34 tiene la capacidad de personalizar los accesos directos por usuarios.

Ordenar Accesos Directos Haga clic con el botón secundario del mouse en el Escritorio del C34, elegir organizar Iconos, tenemos la opción de organizar por: • Nombre.- Alfabéticamente, en función al nombre del Icono.

• Grupo.-

Agrupa los Iconos Dependiendo al Grupo que Pertenece. Por ejemplo: Reportes Contables, Mantenimiento de Tablas, etc.

• Automático.- De acuerdo al orden de creación de los Accesos Directos (Iconos). Eliminar Accesos Directos Haga clic con el botón secundario del mouse en el Acceso Directo del escritorio al que desea eliminar. Luego Elegir Eliminar.

Cambiar Icono (Gráfico) De Accesos Directos Haga clic con el botón secundario del mouse en el icono del escritorio al que desea cambiar el Icono. Luego elegir Cambiar Icono.

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CAPITULO III : SISTEMA Este es el primer menú de C34 y contiene los elementos necesarios para la creación de una empresa y su selección respectiva, este menú contiene lo siguiente:

3.1. CAMBIAR USUARIO ACTIVO.- Este ítem se activará al iniciar el sistema, en este se ingresará el nombre del usuario y la contraseña y de igual forma se seleccionara la empresa donde se desea hacer ingresos de datos, también se puede

3.2. MES DE PROCESO.- Aquí se seleccionará el mes en que se procesará las operaciones, existen 14 períodos de operación de los cuales doce corresponden a los meses respectivos del año y otros dos los cuales se denominan: 00 que es el mes apertura y el mes 13 que es el mes cierre del ejercicio para que en este período se efectúen los ajustes correspondientes del período que fenece.

3.3. ELIGE EMPRESA ORGANIZACIÓN.- En este ítem el usuario del sistema solamente seleccionará la empresa donde desea efectuar operaciones según la siguiente figura.

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3.4. EMPRESA/ORGANIZACIÓN.- Para la creación de una empresa se deberá seguir los siguientes pasos: 1. En la tabla pulsar la tecla [INSERT] para que se cree una nueva empresa y se deberán llenar los datos que se solicitan en el grafico siguiente, se desbloqueará la opción [Nombre Dir]; para escribir el nombre del directorio que deseamos para la nueva empresa a crear, debe ser de 8 dígitos, sin espacios, o dejarlo en blanco y el sistema nos dará un nombre de directorio predeterminado.

2. Ubicarse en la opción Ruta: y hacer click, aparecerá el explorador, lugar donde tendrá que elegir el directorio donde desea que se ubique la nueva empresa y aceptar.

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Inmediatamente luego de aceptar la opción anterior se visualizará la siguiente ventana donde le pedirá si desea crear directorio de la empresa, UD, acepta y se creara el directorio nuevo.

Luego de creado el directorio se procederá a crear las tablas de la empresa creada, elegirá la opción BASE DE DATOS, luego aparecerá la ventana siguiente, la cual nos muestra tres opciones:

PREDETERMINADO: En esta opción se creará la empresa con las tablas predeterminadas sugeridas por el sistema, tales como: plan de cuentas, tipo de cambio, conceptos de planillas, AFP, etc., todas las tablas necesarias para el funcionamiento normar de una nueva empresa.

EQUIVALENTE: Esta opción nos ayuda a crear una empresa con todas las tablas iguales a otra que ya exista en el sistema.

PERSONALIZADA: Esta opción nos ayuda a crear una empresa con una tabla equivalente a otra pero, nos permite borrar el contenido de algunas ellas de acuerdo a las necesidades de la empresa nueva.

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CAPITULO II : INICIANDO Este menú contiene las tablas que el sistema necesita para poder trabajar efectivamente y se sugiere tener las precauciones del caso, el detalle de este menú es tal como lo describimos a continuación.

4.1. PLAN DE CUENTAS.- El plan de cuentas es el modulo mas importante dentro del sistema, porque dependerá de ella los resultados satisfactorios en la elaboración de nuestros estados financieros, y todos los libros contables, si se desea tener los formatos en todos los niveles de análisis se debe definir muy bien los niveles ya sea (1) ELEMENTO, (2) CUENTA, (3) SUB CUENTA, (4) DIVISIONARIA, (5) SUB DIVISIONARIA y (6) REGISTRO.

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El Plan de Cuentas nos ofrece la versatilidad tanto en manejo, modificación y eliminación de cuentas La ubicación de las cuentas se puede hacer en forma rápida y fácil digitando los dos o tres primeros dígitos de la cuenta deseada, y su selección para su modificación se hace pulsando la tecla ENTER, también puede usar el botón derecho de mouse para poder activar el control de búsqueda digitando la cuenta contable.

-

Código.- Es la cuenta contable específicamente, la formulación de ella puede ser de acuerdo a las necesidades y el giro del negocio, va depender de ella el control analítico y detallado de los saldos de la empresa.

-

Nivel de cuenta.- El nivel de cuenta nos muestra los niveles de análisis y de reporte al cual está sujeta una cuenta contable determinada por su naturaleza, ya sea Elemento, Cuenta, Sub cuenta, Divisionaria, sub Divisionaria y el último nivel denominado Registro.

-

Tipo de Cuenta.- En esta opción de determinará qué tipo de cuenta es, determinando entre las opciones que se describen en la figura y estas de acuerdo al plan contable general empresarial de empresas y de acuerdo a la naturaleza de la empresa.

-

Análisis de cuenta .- Esta opción nos muestra que tipo de análisis queremos que la cuenta posea, siendo su descripción de la siguiente manera: Normal.- Esta cuenta no poseerá ningún tipo de análisis, Detalle.- Esta cuenta poseerá un nivel de análisis al detalle de tipo de comprobante, fecha de vencimiento, nro. De documento y RUC de ser el caso, Bancos.- Esta cuenta dará atributos de control de cheques y movimientos bancarios y tendrá implicancias en el auxiliar de bancos, Bienes.- Esta cuenta cuando se utilice dejará ingresar los activos fijos que este originando el movimiento.

-

Asientos de destino automatico.- Esta cuenta generará las cuentas que originen ASIENTO DE DESTINO, su determinación será imprescindible ya que de ello dependerá el resultado operacional en la hoja de trabajo. En caso una cuenta tuviera múltiples destinos esta se definirá en esta opción de acuerdo a los porcentajes que se desee.

En este grafico se puede generar destinos automáticos múltiples, se define de acuerdo a porcentajes, de tal forma que cada vez que se use esta cuenta con múltiples destinos, estos se generen en forma automática.

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4.2. OPERACIONES.- La Tabla de Operaciones nos dejará agrupar los movimientos de la empresa en uso en los que Ud. desee indistintamente a la opción sugerida por el sistema, su versatilidad hace que algunas operaciones estén predefinidas para que efectúe ingresos rápidos de documentos fuente, tales como documentos para el registro de compras, ventas, planillas y control de activos fijos, definiéndose su uso de acuerdo a los requerimientos ingresados en parámetros de sistema del menú herramientas. Se puede crear hasta 99 OPERACIONES.

En caso de que una operación con movimientos se desee borrar el sistema no lo permitirá ya que los movimientos creados deben ser borrados en primer lugar por la opción eliminación de vouchers. La opción de ingresos y egresos se usaran para el manejo de las operaciones de ingresos rápidos COMPRAS y VENTAS.

4.3. TIPO DE COMPROBANTES.- Esta tabla contiene los diferentes tipos de comprobantes que se puedan utilizar en el procesamiento contable, los cuales deben ser bien definidos para que su uso sea efectivo.

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a) REGISTRO DE COMPRA/REGISTRO DE VENTA.- Si un comprobante elige esta opción, esta estará afecto para su inclusión en el registro de compras y el registro de ventas respectivamente. b) EXONERADO.- Si esta afecta con esta opción significa que estará incluida en el registro de compras y ventas pero en la columna de exonerado en caso de que el comprobante así lo amerite, es de igual forma con la columna de INAFECTO y OTROS. c)

NEGATIVO.- Esta opción hace que el comprobante se incluya en los registros de compras o ventas pero con signo negativo como en el caso de las notas de crédito y débito.

d) INVENTARIO INICIAL.- Esta opción se utilizará en caso de que solo se muevan inventarios pero no queremos que se incluyan en los registros de compras y ventas por ejemplo en caso de movimientos de inventarios entre almacenes.

4.4. CLIENTE/PROVEEDOR.- Esta tabla contiene a los clientes y proveedores de la empresa en uso, su mantenimiento y alimentación se efectuará en línea conforme al uso del sistema, el ingreso de todos los datos solicitados es importante para poder hacer uso de todos los atributos que el sistema posee.

4.5. TIPO DE DOCUMENTOS.- El tipo de documentos se refiere a los utilizados por el libro planillas básicamente que sirven como identificación de los trabajadores de la empresa.

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4.6. CORRELATIVO DE COMPROBANTE POR SERIE: Se asigna un número correlativo a cada comprobante de pago en forma automática según se esté generando en cada transacción

4.7. TIPO DE CAMBIO.- El tipo de cambio debe ser actualizado en forma diaria de acuerdo a la publicación oficial para los efectos tributarios para que no exista variación con la determinación de los montos y su inclusión en el proceso contable.

Si se desea tener estados financieros en doble moneda se recomienda antes de hacer ingreso de datos el ingreso de tipo de cambio del día.

4.8. FACTORES DE AJUSTE PARA EL CÁLCULO DEL REI DEL EJERICIO.- Esta tabla contendrá todos los factores del año incluyendo el factor anual.

4.9. STOCK.- Este sub menú contiene las tablas que se necesita para que el módulo de control de stock funcione efectivamente y dependerá de su correcto uso para mejorar su capacidad en el procesamiento contable.

4.9.1. ALMACENES.- En caso el usuario del sistema necesite usar varios almacenes, este lo puede hacer creando en primer lugar los almacenes con respectivos nombres, se puede crear hasta 999 ALMACENES, el almacén por defecto que el sistema usara es el almacén cuyo código es 001 ALMACEN PRINCIPAL, esta está definida en el MENU HERRAMIENTAS>PARAMETROS DEL SISTEMA>STOCK. De crearse un almacén es importante observar que no se podrá borrar un almacén con movimientos, además que el sistema no lo permite se prohíbe utilizar otros medios para hacerlo, pues esto generará defectos en el sistema. DAE&Soluciones SAC

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4.9.2 TRANSPORTISTAS.- Los datos de este item serán para el uso de las guías de remisión en caso se utilicen en la emisión de los comprobantes que lo requieran.

4.9.3. TALLAS DE PRODUCTOS.- Esta tabla será para la creación de las sub medidas de los productos, en caso lo usen de acuerdo al tipo de producto que se ingrese en la tabla de productos, esto en caso se quiera manejar partes, o porciones de un producto.

4.9.4.

UNIDADES DE MEDIDA.- Existen diversos tipos de medida o unidades de medida, ya sean metros, galones, kilos,

etc, estos deberán ingresarse para el uso de los productos que se quieran controlar.

4.9.5. DESCRIPCION DEL PRODUCTO.- Esta opción ayudará a identificar con mayor facilidad el tipo de producto que se quiera buscar, utilizamos 5 tipos de descripción del producto que se desee utilizar, puede ser marca, color, tamaño, etc hasta el número de cinco, en primer lugar se colocara en el MENU HERRAMIENTAS>PARAMETROS DEL SISTEMA>STOCK, los títulos de las cinco características que se deseen utilizar, para luego ingresar los diversos tipos de características que se desean manejar en la lista de productos, no olvidarse que una vez creado las características deberán elegirse las características en la lista de productos de acuerdo a como corresponda. DAE&Soluciones SAC

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4.9.6. VENDEDORES.- Al aceptar esta opción se puede visualizar una nueva ventana, que para ingresar un nuevo vendedor elegiremos NUEVO e ingresaremos los datos de este, y después grabamos.

4.10. PLANILLA.- Esta opción ubicada en el menú tablas, contiene varios submenús, que son necesarios para el buen funcionamiento del modulo de planillas.

4.10.1. CONCEPTOS DE PLANILLA.- La planilla para el manejo de C34, se ha dividido en 4 partes:

(*) La cuentas que sean codificados en la opción CONCEPTOS DE PLANILLAS pueden ser modificadas en la el momento de procesar la planilla de acuerdo al requerimiento del usuario.

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4.10.2. OFICINAS/DEPENDENCIAS.- Esta opción se puede usar para un mejor control del personal que se posee en las planillas, su inclusión o exclusión es irrelevante para el proceso de la planilla y sus resultados.

4.10.3. AFP.- Es importante mencionar de la Administradora de Fondos Privados de Pensiones , que se pueden crear los porcentajes para todo el año si se requiere de esta manera, igualmente igualmente se puede hacer en forma mensual, también mencionamos que pueden crearse y eliminarse los ítem existentes y los que se creen.

4.10.4. CARGOS DEL EMPLEADO.- Estos pueden crearse para ser usados en el control del personal y su inclusión en las boletas de pago es automática, después de su selección.

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4.10.5. BANCOS.- Serán creados para el pago de las planillas si así lo desean los usuarios del sistema.

4.11. PRESUPUESTO.- Esta opción es importante para el control de los presupuestos tanto de ingresos como de egresos, en ella se pueden crear y controlar a nivel específico los presupuestos, dependiendo de la afectación o naturaleza del clasificador que se cree, la inclusión de los presupuestos se efectuará en forma mensual a nivel específico, esta se activará con el botón derecho del Mouse (ratón). Cuando se hayan creado los montos presupuestados en forma mensual, estas se pueden modificar mas no se pueden eliminar, saliendo el mensaje de: CLASIFICADOR CON MOVIMIENTOS NO SE PUEDE ELIMINAR…!. Es importante elaborar la afectación de INGRESO o EGRESO con el debido cuidado pues depende de ello la generación del reporte requerido.

4.12. CONCEPTOS DE CAJA CHICA.- Al aceptar este ítem, encontramos una ventana, en el cual al ingresar un concepto nuevo vamos a la opción NUEVO, elegimos Código, su descripción, las cuentas contables según el usuario de C34, la operación, seleccionar si es un ingreso o un egreso y GRABAR.

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CAPITULO V : CONTABILIDAD 5.1. VOUCHER.- Este es el modulo de contabilidad, módulo en que se efectuará el ingreso de los asientos contables e ingresos rápido de los comprobantes utilizados en el procesamiento contable.

5.1.1. INGRESO/MODIFICA.- El atajo para esta opción es CTRL+V, esta opción sirve para hacer los ingresos de los Boucher o asientos contables, así como para el uso de los ingresos rápidos de documentos fuente, al registro de compras y registro de ventas, todos ellos dentro de las operaciones predefinidas dentro de esta ventana (figura V-01), debemos advertir que para el uso de los INGRESOS RÁPIDOS para el registro de comprobantes en los registros de compras y ventas se debe hacer el check en la opción de la parte superior de la parte inferior de la siguiente figura.

El siguiente paso a mostrar para el ingreso rápido de documentos fuente será hacer la elección de que concepto ingresar, ya sea compras o ventas mostraremos a continuación las bondades del uso de la opción de ingresos rápidos en ventas, debemos decir además que los asientos contables se auto definirán dependiendo de la afectación contable que se le incluya dentro del campo cuenta. Nos permite hacer todos los ingresos que se requiere para el registro de un comprobante de venta, con la ventaja de que se pueden hacer ingresos aun más simples si es que se desactivan los ítems repetitivos, tales como cuenta contable, tipo de documento, N° de documento, e incluso incluso RUC si así se desee, también advertimos que el contador de comprobantes hace que el siguiente comprobante se auto numere, diferenciando de boleta de venta y factura dependiendo de la serie utilizada (solo en caso de ventas), la siguiente figura nos muestra los siguientes:

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La figura anterior es el modulo de ingresos rápidos: -

En caso de ventas se puede hacer doble click con el mouse para el ítem que se repite en los ingresos diversos, haciendo que en los siguientes ingresos los ítems bloqueados ya no sean solicitados para su ingreso, haciendo más rápido los ingresos de ventas.

-

Para ingresar un nuevo cliente ó proveedor se debe digitar el RUC y luego la tecla INSERT, incluir los nuevos datos del cliente, tales como dirección teléfono y otros solicitados por el sistema, en caso de que estos ya existan se pueden buscar digitando los primeros dígitos del ruc o el mismo completo.

-

De similar forma para crear una nueva cuenta, se digitará y se pulsará la tecla INSERT y llenar los datos solicitados por el sistema, definiendo así desde este modulo las nuevas cuentas que desee registrar.

-

El tipo de cambio se usará luego de haber creado la fecha con el tipo de cambio deseado, de no haber el tipo de cambio en la fecha indicada por defecto el sistema elegirá (S/. 1.00) como tipo de cambio.

-

De usar la opción al crédito se generará la cuenta contable de acuerdo a la definición que se hizo en el menú herramientas – parámetros del sistema, si se desea cambiar la cuenta directamente en una operación determinada sin necesidad de salir de la opción con la tecla barra espaciadora, se desplegará el plan de cuentas y se elegirá para su afectación en el asiento contable, desde esta misma opción también se estará alimentando la base de datos de cuentas corrientes para el manejo de cuentas por cobrar o pagar, porque inmediatamente después de digitar el monto aparecerá una ventana donde pedirá fecha de vencimiento de la operación, si deseamos hacer un

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control específico de las cuentas por cobrar o pagar pulsaremos en la opción ACEPTAR, de hacer lo contrario pulsaremos la opción CANCELAR. -

De similar forma se utilizará la opción C/cheque, cuya cuenta estará predefinido en la opción parámetros del sistema, si desea cambiarlo lo hará con la barra espaciadora y se desplegara el plan de cuentas para poder afectarlo y su posterior afectación en el asiento contable.

-

De similar forma es la utilización de las opciones en compras. Es importante aclarar que para incluir cualquier comprobante en los registros de compras y ventas se usará estos accesos rápidos, pero si se desea incluir un asiento en la tabla de operaciones compras o ventas se incluirá un asiento pero sin elegir la opción “REGISTRAR REGISTRAR

DATOS DEL COMPROBANTE” -

Las operaciones ventas y compras generarán automáticamente su respectivo asiento contable, incluyendo también la cuenta de destino de usarse la cuentas que lo generen, de acuerdo al Plan de cuentas predefinido por el usuario.

-

De usarse las demás opciones sin los acceso rápidos el ingreso de los asientos de efectuará como muestra la siguiente figura.

-

La figura anterior nos muestra que en el sistema se puede ingresar asientos varios de otra índoles independientes de los asientos rápidos de compras y ventas, asientos tales como: asiento de apertura, asiento de prestamos, amortización de impuestos, provisiones varias etc.

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-


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Una vez ingresada a una operación se procede a digitar el voucher que se desee, se numerará automáticamente una vez ingresada un asiento, se elegirá la fecha del voucher el cual será dentro del mes elegido para efectuar la operación .

-

Para hacer el ingreso de una cuenta se usará la tecla INSERT, la cual mostrará el siguiente gráfico, el cual nos pedirá como dato inicial la cuenta contable, d igual forma como en las anteriores operaciones de no existir la cuenta se podrá crear la cuenta desde esta ventana, de igual forma pedirá el tipo de moneda, el monto y la glosa para el asiento contable.

De no cuadrar el asiento contable le le saldrá el siguiente mensaje de error, de elegir negativamente volverá a la pantalla del asiento contable, de lo contrario pasará al siguiente asiento contable, dejándolo para después la regularización del asiento contable en proceso. Así como también si los asientos no cuadran el color de la letra de los Asientos es ROJO.

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5.1.2. IMPRESIÓN.- La impresión de los vouchers creados se efectuará desde este módulo solo necesitas marcar los vouchers que deseas imprimir o caso contrario si es que deseas imprimir todos marcar la opción marcar todos tal como lo muestra la figura siguiente:

5.1.3. ELIMINACION.- Es de similar naturaleza que el proceso anterior con la diferencia que es eliminación. Para confirmar la eliminación aparecerá una opción en la cual tendrá que aceptar para eliminar la operación, tal como se muestra en la figura anterior, también se podrá digitar el numero de operación inicial y la final para poder elegir las operaciones a eliminar y su posterior marcado para borrar. Una vez eliminado el voucher o los vouchers, estas no se podrán recuperar y de igual forma serán eliminados los asientos que estén atados a estas operaciones tales como cuentas por cobrar y cuentas por pagar, asi como los asientos de destino que estas orginan.

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5.2. ACTIVO FIJO.- C34, incluye dentro de sus características fundamentales, el manejo de activos fijo, su depreciación y su automática contabilización, esto ayudará en gran forma para que el usuario pueda conocer en forma rápida y simultanea el estado contable de sus activos pudiendo decidir sobre ellos para su venta y/o baja u otros de necesidad contable, gerencial y administrativa.

5.2.1. INGRESO/MODIFICA.- Nos ayudara a hacer los nuevos ingresos de activos fijos, esta opción se puede ejecutar en forma simultanea al ingreso de la cuenta contable que este configurada con la opción dentro del PLAN DE CUENTAS como ACTIVO.

5.2.2. DEPRECIACION/CONTABILIZACION.- Genera el asiento contable automático y su respectivo destino si así estuviera definido en el PLAN DE CUENTAS, se debe tomar en cuenta todos los procedimientos que se visualizan en la pantalla siguiente para el correcto proceso de contabilización y cálculo de depreciación.

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5.3. REI.- Para la determinación del REI del ejercicio se afectará en primer lugar la cuenta contable en la que se acumulará los montos por el ajuste por corrección monetaria.

5.4. CENTRO DE COSTOS.- La generación del centro de costos es importante para empresas a las que se les solicita el control de costos en forma analítica para la determinación de montos por conceptos y será de la siguiente manera:

5.4.1. INGRESO/MODIFICA.- Como primer paso se efectuará el ingreso de los centros de costos a los que se desea afectar las operaciones y cuentas contables con los que desea hacer uso del centro de costos.

5.4.2. RESULTADO OPERACIONAL.- Este reporte nos muestra el análisis comparativo entre el ingreso y el egreso de un centro de costos determinados elegido por el usuario entre una fecha determinada.

5.4.3. GASTOS POR CENTRO DE COSTOS.- Los gastos por centro de costos se visualizan en un reporte elegido por el usuario en una determinada cuenta contable que estuvo afecta a centro de costos también entre unas fechas determinadas por el usuario.

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5.5. CUENTA CORRIENTE.- Esta opción nos ayudará al mantenimiento de las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar: 5.5.1. CUENTAS POR PAGAR/COBRAR.- El mantenimiento de las cuentas por pagar se efectuará desde los módulos de ingreso de comprobantes, pero su amortización y los históricos de pagos se podrá visualizar desde esta opción después de haber elegido el cliente o proveedor del cual se desea efectuar sus operaciones. Dentro de esta opción se puede efectuar la amortización de los comprobantes o las facturas de compras y su contabilización es automática previa definición de la cuenta de cancelación en menú parámetros del sistema.

CUENTAS POR COBRAR.- Esta opción nos ayuda a controlar todas las cuentas por cobrar que se hayan

alimentado

desde

los

ingresos rápidos o desde cualquier operación ingresada como asiento contable. También se puede hacer el control de

las

amortizaciones

y

su

respectiva contabilización, teniendo un control también de los históricos de pagos.

CUENTAS POR PAGAR.- Al igual que las cuentas por cobrar, esta opción nos ayuda a controlar todas las cuentas por pagar que se hayan alimentado

desde

los

ingresos

rápidos o desde cualquier operación ingresada como asiento contable. También se puede hacer el control de las amortizaciones y su respectiva contabilización, teniendo un control también de los históricos de pagos.

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5.5.2. REPORTES.Los reportes de esta opción nos arrojará el total de las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar entre una fecha determinada ingresada por el usuario del sistema, pudiendo hacerse en forma global o eligiendo el ruc de la empresa independientemente.

5.6. RENDICIÓN/ANALITICA: Esta opción existe para tener el control de las entregas a rendir cuenta así como las cajas chicas que se manejen dentro de la empresa en uso, estas se rendirán luego de la elección de la cuenta contable que se maneje para el manejo de estas cajas chicas.

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CAPITULO VI : REPORTES CONTABLES

Esta opción nos muestra todos los libros contables y los reportes financieros que el sistema nos ofrece, libros contables tales como: libro diario, libro caja y bancos, libro mayor, libro planillas, libro de retenciones y los registros auxiliares tales como: registro de ventas, registros de compras y otros registros auxiliares solicitados por la SUNAT y los requeridos para el análisis de cuentas verificación de errores, además de todos los estados financieros requeridos el usuario del sistema. Este menú esta divido en tres opciones principales; CONTABILIDAD COMPLETA, CONTABILIDAD SIMPLIFICADA Y OTROS, tal como lo muestra la figura anterior. 6.1. CONTABILIDAD COMPLETA Esta opción nos presenta todos los libros principales y los registros auxiliares que solicita la SUNAT, de acuerdo a la normativa vigente.

6.1.1. LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES,- Para la obtención de este reporte en primer lugar deberá elegirse el nivel en el que se desea obtener el libro, tal como lo muestra la figura siguiente: Luego de la elección del nivel en el que se desea obtener el estado financiero, se procede a elegir la moneda en la que se desea obtener el estado financiero, de ello se reportara la siguiente imagen:

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6.1.2. LIBRO DIARIO.- Para ver el LIBRO DIARIO, el sistema puede brindar las siguientes opciones: Informe detallado, por resumen o por operación del mes actual o el acumulado y por ultimo la moneda en que se quiere ver el reporte. Es un libro principal y obligatorio de foliación simple y en el se anotan todas las operaciones que realiza el negocio día a día, se registra cronológicamente. Todas las operaciones son ingresadas por el voucher de acuerdo a las operaciones que corresponden y es en este libro donde se pueden imprimir las operaciones en forma detallada acumulada, mensual y de igual forma detallada. De los cuales se obtiene la figura siguiente:

6.1.3. LIBRO MAYOR.- En esta opción se puede ver por mes actual o acumulado, de igual forma se puede visualizar una cuenta independientemente o un grupo de cuentas, solo se debe elegir la cuenta inicial y la cuenta final que se desea analizar, también se puede visualizar el libro mayor a nivel de dos dígitos, solo tienes que checar la opción RESUMEN que se encuentra en la parte inferior de la pantalla para la obtención de este reporte.

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6.1.4. LIBRO DE RETENCIONES.Contiene el registro de los servicios prestados a la empresa por trabajadores de forma independiente con indicación de las retenciones que se les ha efectuado por impuestos. Muchas son las interrogantes que surgen para las empresas cuando se trata de calcular las retenciones. la cual es sistema nos facilitara de una manera sencilla obtener esta información Los impuestos de retención que deben detallarse son los siguientes: a) Primera Categoría Capitales Mobiliarios. b) Impuesto Único a los trabajadores. c) Retención 10% sobre honorarios y participaciones de directores de Sociedades Anónimas. d) Impuesto Adicional. e) Impuesto de los pequeños y medianos mineros.

6.1.5. LIBRO CAJA/BANCOS: El libro caja mostrara todos los movimientos de la cuenta donde se haya usado la cuenta efectivo o una cuenta de bancos, dándonos detalladamente todos los movimientos por operación, pero también, nos puede mostrar las operaciones en forma agrupada haciendo un resumen por operación de acuerdo a la selección que se pueda realizar, de igual forma también este reporte nos muestra en forma mensual y acumulada al mes donde se hace la elección.

6.1.6. REGISTRO DE COMPRAS.- En este reporte se visualizaran las compras que se hayan ingresado por el modulo de voucher o el modulo de compras (sotck), de acuerdo a la codificación documentaria y su numeración respectiva, de este reporte se pueden generar diversos resúmenes, reporte por proveedor, por comprobante, por fecha de emisión, acumulado y mensual, y otros.

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- La información en este reporte contable puede ser solicitada en

forma mensual y acumulada, ordenado por pecha y por comprobante. - Se puede filtrar por fecha inicio – fecha fin. - Por tipo de comprobante - Por serie de comprobantes y numero - Por numero de ruc o razón social - Se puede elegir en moneda nacional y extranjera

En la parte inferior del grafico anterior se puede ver tres reportes el primero (A) nos dará el reporte anterior en caso se desee actualizar contabilidades, el segundo reporte (B) es el que está vigente al 31/12/2009 y el tercero NUEVO FORMATO es el que entra en vigencia a partir del 01/01/2010.

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6.1.7. REGISTRO DE VENTAS.- En este reporte se visualizaran las ventas que se hayan ingresado por el modulo de voucher o el modulo de ventas (stock), de acuerdo a la codificación documentaria y su numeración respectiva, de este reporte se pueden generar diversos resúmenes, reporte por cliente, por comprobante, por fecha de emisión, acumulado y mensual, se puede resumir los comprobantes de tipo 03 BOLETA DE VENTA y otros. - La información en este reporte contable puede ser solicitada en

forma mensual y acumulada, ordenado por pecha y por comprobante. - Se puede filtrar por fecha inicio – fecha fin. - Por tipo de comprobante - Por serie de comprobantes y numero - Por numero de ruc o razón social - Se puede resumir comprobantes por tipo de documento para la

impresión del registro de ventas de acuerdo a ley, el resumen es por dia. - Se puede elegir en moneda nacional y extranjera

En la parte inferior del grafico anterior se puede ver tres reportes el primero (A) nos dará el reporte anterior en caso se desee actualizar contabilidades, el segundo reporte (B) es el que está vigente al 31/12/2009 y el tercero NUEVO FORMATO es el que entra en vigencia a partir del 01/01/2010. DAE&Soluciones SAC

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6.1.8. REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS.- Este reporte nos muestra el informe detallado de los activos fijos que se hayan ingresado al sistema.

6.1.9. REGISTRO DE INVENTARIO PERMANENTE.- De esta opción se podrá imprimir los kardex valorizado, el bincard y otros reportes que la SUNAT solicita para los que estén obligados llevar INVENTARIO PERMANENTE VALORIZADO. Este formulario nos ayudar a imprimir todos los reportes que requiere para el control físico y valorizado de los productos que se manejen con stock. - Se puede filtrar de una fecha determinada a otra. - Permite elegir el producto del cual se desea el

análisis. - También se puede visualizar por almacén, si se

está controlando por almacén el movimiento de los productos. - Kardex, bincad, etc.

Desenvolver 6.1.10. HOJA DE TRABAJO – SUMAS Y SALDOS.- Este menú nos ayuda a visualizar una hoja de trabajo mensualizada de todos los movimientos de una cuenta o un grupo de cuentas en el nivel que se requiera, de acuerdo a los niveles formulados en el plan de cuentas.

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6.1.11. HOJA DE TRABAJO – 10 Columnas.Column as.- Todos los asientos contables que genera el sistema en sus diferentes m , se puede hacer en un solo documento denominado Hoja de trabajo. Hoja de trabajo, también conocida con el nombre de Estado de trabajo, no es un documento contable obligatorio o indispensable, tiene carácter optativo, y además de índole interna, que el contador formula antes de hacer el cierre anual de las operaciones y que le sirve de guía para hacer con seguridad los asientos de ajuste, los de pérdidas y ganancias y el cierre del libro diario, así como los Estados financieros.

6.1.12. ESTADOS FINANCIEROS.- C34 ver. 3.0 hasta la fecha viene implementando los estados financieros, los cuales son los que se explican a continuación: 6.1.12.1. ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO NETO

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6.1.12.2. BALANCE CONTABLE

6.1.12.3. FORMATO DE BALANCE.- Aquí se defines las líneas que se visualizaran en los estados financieros, de acuerdo a su naturaleza y su ubicación.

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6.1.12.4. ESTADO DE GANANCIAS Y PERDIDAS POR NATURALEZA

6.1.12.5. ESTADO DE GANANCIAS Y PERDIDAS POR FUNCION 6.1.12.6. RATIOS FINANCIEROS.- Se visualizan los ratios financieros más importantes solo queda el análisis de resultados en esta opción para su aplicación en la toma de decisiones de la empresa.

6.2. CONTABILIDAD SIMPLIFICADA 6.2.1. DIARIO SIMPLIFICADO.- De acuerdo a norma la obligatoriedad del uso de este nuevo libro es a partir de 01/01/2010, es por eso que C34 está implementado con este nuevo formato.

6.2.2. REGISTRO DE COMPRAS.- Tiene similar reporte al de contabilidad completa. 6.2.3. REGISTRO DE VENTAS.- Tiene similar reporte al de contabilidad completa.

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6.3. OTROS.- Existe un conjunto de reportes que se usan para el mejor análisis de la información que el sistema puede arrojar.

6.3.1. LIBRO PLANILLAS.Planilla de Sueldos y Salarios: Documento de necesidad cuando se dispone de empleados o dependientes de la Entidad, mediante la que se administra la información legal de las remuneraciones a estos. Basado generalmente en las Normas Legales que rigen las Remuneraciones, en las que mínimamente debe de anotarse: El Numero de trabajadores, Apellidos y Nombres, Días Laborados; las Remuneraciones a que se hacen Acreedores en los que figuran normalmente: el Básico, algunas Asignaciones u Otras Bonificaciones, las que luego se Totalizan para calcular los Aportes y Descuentos a cargo de los Trabajadores o empleados; para obtener luego el Liquido a Pagar, que viene de restar los Aportes y Descuentos del Total de Remuneraciones; y luego obtener las Deducciones a cargo de la Patronal, tales como Seguridad Social u Otros Similares. Este libro contiene el registro de los trabajadores: -

Fecha de ingreso

-

el monto de su remuneración,

-

el número de días

-

horas trabajadas, así

-

como cualquier otro concepto remunerativo,

Además de los aportes y descuentos que corresponden de acuerdo a ley. El aspecto típico de la planilla se muestra en la figura:

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6.3.2. RESUMEN DE COMPRAS Y VENTAS.- Este reporte nos muestra el resumen de compras y ventas, podremos observar el resumen mensual, reporte que sirve sirve para extraer datos para las declaraciones mensuales u otros.

6.3.3. REGISTRO DEL REGIMEN DE PERCEPCIONES.El régimen de percepción del IGV es un mecanismo de recaudación que la administración tributaria ha creado con el objetivo de aplicar el cobro por adelantado del IGV asegurando de esa manera el cumplimiento de obligaciones tributarias de los contribuyentes en las operaciones de comercialización de combustible líquido y derivados de petróleo, en la importación definitiva y en la venta interna de determinados bienes. El régimen de percepción del IGV busca combatir la informalidad y la evasión fiscal del pago del IGV, promueve el bienestar general cuando el mayor peso tributario capaz de asegurar la satisfacción de necesidades sociales no recae, injusta y exclusivamente, sobre los contribuyentes que cumplen sus obligaciones fiscales.

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6.3.4. DAOT.- DAOT SE SABE QUE ES UNA DECLARACION JURADA ANUAL CON TERCEROS, CUANDO SE TIENE OPERACIONES CON TERCEROS Y EL VOLUMEN DE OPERACIONES SUPERA LAS 2 UIT. .La cual el sistema C34 nos facilitara esta información.

6.3.5. PRESUPUESTO.Los presupuestos son herramientas que las empresas utilizan con el propósito de controlar y manejar efectivamente las partidas de gastos y de ingresos, por ello el sistema C34 cuenta con un sub menú para la realización del presupuesto , esto genera a su vez un mayor control y una mayor eficiencia a la hora de ponerlo en práctica, ya que una clasificación adecuada genera un equilibrio perfecto y a su ve una herramienta eficaz para la administración.

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6.3.6. FLUJO CAJA.Un flujo de caja es la presentación sobre un cuadro, en cifras, de diversos ítems o factores, de cuando va a entrar o salir, físicamente, dinero. El objetivo fundamental del flujo de caja es apreciar, por período, el resultado neto de Ingresos de dinero menos giros de dinero, es decir, en qué período va a sobrar o a faltar dinero, y cuánto, a fin de tomar decisiones sobre qué se hace.

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CAPITULO VII : PLANILLA Otro de los grandes aportes que da el C34 Versión 3.0, es la integración de planillas dentro del proceso contable en un mismo módulo, para el inicio de este procedimiento como paso uno será la inclusión de los datos personales.

7.1. DATOS PERSONALES.- Es esta pantalla se ingresarán todos los datos del personal que se desee procesar, datos básicos para la generación del libro planillas y el asiento contable, tal como lo muestra la siguiente pantalla.

7.2. PROCESAR PLANILLA.- Como dato fundamental debemos recomendar que solo se procesarán la planilla de los trabajadores cuya situación laboral es 11. Activo o Subsidiado, además se deberá tomar en cuenta la fecha de ingreso y fin de contrato para procesar los meses que estará activo. Para procesar la planilla se debe afectar los conceptos de la planilla con los requeridos por el usuario y de igual igual forma ingresar los montos tal como en la siguiente figura.

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Una vez ingresado los conceptos y la afectación contable se procederá al cálculo de los porcentajes y su posterior contabilización incluyendo dentro de los conceptos la cuenta contable correspondiente con centro de costos si fuere necesario.

7.3. REPORTES.- El reporte arroja los conceptos de planilla en el orden que lo requiera el usuario del sistema tal como lo sugiere el sistema.

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CAPITULO VIII : STOCK El C34 tiene integrado al subsistema de Stock, control de inventarios, el cual genera automáticamente los asientos contables de todos los procesos de ingreso o giro de comprobantes.

8.1. VENTAS (SALIDAS).- Registra documentos de salidas del almacén, ventas, donaciones, etc. Genera automáticamente los asientos contables, esta se efectuará con estricta correlación de los comprobantes de ingreso que utilice la empresa.

8.1.1. REGISTRAR.- Para el registro de los ingresos, lo primero que muestra el sistema es la pantalla con la relación de los productos que se posee en el almacén. Para la selección de los productos se puede hacer en forma indistinta digitando en cualquier orden el nombre del producto y el sistema podrá visualizar todas las coincidencias. Luego de haber elegido el producto y haber ingresado la cantidad o los precios que se poseen en el sistema, se procede a la emisión del comprobante tal como en la siguiente pantalla. Por defecto la cuenta contable a la que esta cargada el movimiento de stock estará predefinido por el usuario a la hora de ingresar los nuevos productos, dependerá de ella

para

efectos

contables

prioritariamente. - Los comprobantes deben ser ingresados en forma correlativa, esta secuencia lo cuida el sistema ya que mantiene la emisión de los comprobantes de acuerdo a lo predefinido en mantenimiento de correlación de los mismos. - Para la creación de nuevos clientes después de digitar el ruc pulsar la tecla INSERT, luego ingresar los datos solicitados por el sistema. - El almacén por defecto será el configurado en parámetros del sistema por el usuario del mismo. - La impresión de los comprobantes o el diseño de los formatos tiene la bondad de ser manejado por el usuario sin necesidad de la asistencia especializada. DAE&Soluciones SAC

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8.1.2. MODIFICAR/ELIMINAR/CONSULTA.- Para eliminar un comprobante se debe elegir cual se desea eliminar luego se pulsa la tecla [Delet] o [Supr], para modificar se ubica en el comprobante a modificar y se pulsa la techa [ENTER] y luego se procederá a hacer los cambios requeridos finalmente se pulsa la opción aceptar.

Para eliminar se visualizara el grafico siguiente de aceptar la opción de eliminara asiento contable, datos del kardex, registro de ventas y todos los reportes que tenga incidencia el procedimiento.

8.1.3. ANULAR.- Esta opción del sistema sirve para anular el comprobante ingresado pero que aparecerá con monto cero en los registros de ventas, reponiéndose el stock afectado en esta operación anulada, se usara la techa [Delete] o [Supr].

Se puede filtrar todos los reportes que se desee, ya sea por ruc, fecha, documento, serie, numero y vendedor, los cuales se pueden imprimir o enviar al Excel para su posterior análisis y otros.

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8.2. REGISTRO DE COMPRAS (INGRESOS).- Registra todos los ingresos al almacén, inventario inicial, compras, devoluciones, etc. De acuerdo al tipo de comprobantes, genera el registro de compra.

8.2.1. REGISTRA.- Al igual que el módulo de ingreso de stock, esta elegirá los productos que se desea ingresar al sistema y los datos del comprobante que originan este movimiento. Las pantallas son similares con la diferencia que este comprobante ingresado no se imprimen.

Para agregar mas productos en

el

formulario

de

productos pulse la tecla [Insert] inmediatamente se visaulizara

la

lista

de

productos para poder elegir el deseado e incluir al sistema luego de digitar cantidad y monto.

8.2.2. ELIMINAR/CONSULTA.- Esta opción elimina del sistema todos los datos del comprobante no se visualizará nada de este comprobante, es por eso se requiere el debido cuidado en la operación de esta opción para evitar errores en los procesos.

Se usa la tecla [Supr] para la eliminación o doble click con el mouse para entrar a modificar el documento.

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8.3. MOVIMIENTO DE ALMACENES.- Esta opción se utilizará para mover los bienes de almacén A para almacén B o viceversa y a otros almacenes en caso manejen multi almacenes, el control de comprobantes para este ítem debe ser con guías de remisión o comprobantes internos ya que no efectuará en su operación asiento contables ni tendrá efecto en los registros de compras o ventas según sea el caso. El uso de este ítem es de similar naturaleza que el ingreso de comprobantes de ventas teniendo como única diferencia el uso de los almacenes. Luego de efectuar una operación de movimiento de almacén, para verificar se debe ver el el kardex de ambos almacenes, en el almacén origen se visualizará la salida, y en el almacén destino se visualizará la entrada del bien.

8.4. CAMBIO DE PRECIOS.- Esta función es indispensable en la venta de productos con variación de precios muy constantes, el sistema sugiere hasta cinco diferentes tipos de precios que puede manejar el usuario a la hora de vender los productos, estos cambios o sugerencias de precios lo pueden realizar ingresando en parámetros del sistema el porcentaje que se desea aumentar o bajar al precio que se tiene en determinados campos; una vez ingresado los porcentajes se ingresara a la opción CAMBIO DE PRECIOS, y aceptar la opción ACT. PRECIO.

Si puede también actualizar los precios en forma específica ó por producto en la ventana de actualización de productos, los porcentajes que se coloquen en esta ventana trabajaran en forma independiente con los porcentajes que se coloquen en la ventana de parámetros de sistema.

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8.5. PRODUCTOS.- En esta opción se ingresará, modificarán y eliminarán los productos. Cuando se ingrese un nuevo producto se debe tener en cuenta lo siguiente:

NIVEL.- Existe tres niveles que maneja

el

sistema

para

la

formulación del código del sistema: grupo, subgrupo y genérico, el grupo representa los dos dígitos del código del producto quiere decir que se puede crear hasta 99 grupos de productos para su mejor control, el subgrupo

determinado

por

los

siguientes tres dígitos del código del producto lo que quiere decir que se pueden crear hasta 999 subgrupos de productos dentro del grupo del producto creado y genérico es el último nivel de control y puede ser de hasta 7 dígitos, haciendo un total de 12 los dígitos que se utilizarán en la codificación del producto.

TIPO.- El sistema puede ser utilizado para el control de bienes o servicios es por eso que se tiene que elegir si es producto o servicio o talvez es una empresa con ambos tipos de operación.

CODIGO CONTABLE.- Los códigos contables que usa el sistema serán predefinidos por el usuario de C34 al momento de crear el producto, es necesaria la inclusión de estas cuentas ya que dependerá de ello para la generación del asiento contable al momento del uso del producto en las operaciones de compras y ventas, cada comprobante de compra o venta generara un voucher dentro de la operación que le corresponde.

STOCK.- El stock inicial que se maneja en la empresa deberá ser ingresado en este item como saldo inicial del nuevo producto.

UNIDADES DE MEDIDA.- Ingresar la unidad de medida del producto es importante cuando se cree uno nuevo ya que en el se consignará el contenido de la unidad de medida para el control de sub unidades en caso sea necesario. Antes de ingresar la unidad de medida se debe de ingresar los tipos de unidades de medida que se emplearan en el control de stock de la empresa en uso, las unidades de medida una vez creadas no se pueden modificar, es mejor eliminar el producto y volver a ingresar otro con diferente unidad de medida, puesto que de modificarse se generara error en el sistema porque ya existirían datos ingresados con la unidad de medida anterior. DAE&Soluciones SAC

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8.6. KARDEX/BINCARD/STOCK DE PRODUCTOS.- Los reportes que C34 genera son: kardex, bincard, y otros que la empresa requiere para poder visualizar todos la información requerida por la empresa - Existen rangos de una fecha inicio y una fecha fin para

poder visualizar los reportes de kardex y bincard. - Se puede ver los saldos por almacén en caso se esté

usando las opciones de multialmacén. - Se puede resumir por series en caso se desee así el

reporte del kardex.

KARDEX VALORIZADOS: Este es un reporte que muestra el kardex valorizado del producto elegido.

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BINCARD: Permite ver los ingresos, salidas y saldos en unidades físicas; además si la empresa maneja varios almacenes se puede obtener este

reporte

de

un

determinado almacén o de todos en conjunto.

SALDOS DE STOCK.- El sistema C34 nos da a conocer las reservas

de

aquellos productos que se encuentran disponibles para el uso en el futuro.

STOCK POR DIAS.- Se visualizara el reporte por días (30) de los movimientos de un producto a lo largo de ese mes.

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STOCK POR MES:

Además de los mencionados anteriormente existen otros reportes de control administrativo o control interno de las ventas de la empresa en uso, tales como ranking de productos más vendidos o viceversa, vendedores que mas vendieron y otros para el mejor uso de la empresa. Todos los formatos puedes ser migrado al Excel o a una base de datos dependiendo del uso que se le pueda dar.

8.7. SALDO VALORIZADO.- Este reporte nos ayuda a ver el saldo de todos los productos en forma valorizada, también se puede visualizar de una fecha inicial a una fecha final, eligiendo también por almacén si así se esta controlando.

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8.8. REGISTRO DE COMPRAS.- Al igual gual que el registro de compras del Menú /REPORTES/CONTABILIDA COMPLETA, esta visualizara todos las compras, con la diferencia que aquí se visualizaran solo las compras realizadas desde el modulo de stock, si hubieran otros comprobantes estas no se visualizaran en esta opción.

8.9. REGISTRO DE VENTAS.- Al igual que el registro de ventas del Menú /REPORTES/CONTABILIDA COMPLETA, esta visualizara todos las ventas, con la diferencia que aquí se visualizaran solo las ventas realizadas desde el modulo de stock, si hubieran otros comprobantes estas no se visualizaran en esta opción.

8.10. REPORTE DE VENTAS DIARIAS.- Este reporte nos ayudara a mostrar las ventas diarias de la empresa que genere desde la opción de stock, sirve para mostrar el efectivo que queda en caja luego de las ventas diarias.

Esta opción nos ayuda a elegir a una fecha determinada los reportes tales como; INGRESOS/EGRESOS, nos muestra el detalles de los ingresos y egresos mostrándonos el saldo del efectivo que debe figurar en caja, RESUMEN DE VENTAS, esta nos muestra el resumen de ventas por tipo de comprobante y serie de la empresa en uso.

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8.11. ESTADISTICA.- Existe diversos reportes estadísticos que pueden ayudar a tomar decisiones dentro de la empresa, los cuales son los siguientes.

8.11.1 COMPRAS/VENTAS.- Esta opción nos muestra dos pestañas una de VENTAS y otra de COMPRAS, nos muestra los clientes (TOTAL VENTAS) con el detalle de comprobantes de cada uno y el detalle de la adquisición de cada comprobante.

El orden en que se muestran los clientes y los proveedores es en forma descendiente en función a las compras y ventas que se efectuaron.

8.11.2. UTILIDAD DIARIA.- Este reporte nos mostrara la utilidad siempre que se haya ingresado en primer lugar las compras con sus respectivos valores de adquisición. Nos mostrara un reporte con la utilidad detallada por venta y la sumatoria total que arroje en un día.

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CAPITULO IX : CIERRE 9.1. VERIFICACION DE INCONSISTENCIAS.- Esta opción verificará las inconsistencias que se encuentre en el procesamiento contable de la información, tales como vouchers que no cuadran, error en el plan de cuentas, el destino de las cuentas, falta de centros de costos y otros que se visualizan en la figura siguiente.

Se debe tener en cuenta que las inconsistencias se efectuarán en forma mensual.

9.2. SOLUCION DE ERRORES.- Esta opción ayuda a regenerar errores ocurridos en el uso o mal uso del software, tales como los que figuran en la siguiente pantalla:

También se pasara esta opción en forma mensual de encontrar errores.

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9.3. CIERRE DEL EJERCICIO.- Esta operación se efectuará en cada fin de ejercicio se usara el sistema de cierre más simple para poder efectuarlo del modo más fácil y se efectuará en tres pasos tal como lo describimos en la figura siguiente: a. Cierre de las cuentas de la clase 9.- Esta opción revertirá las cuentas de la clase 9 versus la 79, debiendo verificarse el asiento contable en la operación 66 ASIENTOS DE CIERRE, el cual se puede predefinir en parámetros del sistema. b. Cierre de las cuentas de gestión .- Al igual que el anterior asiento esta se generara en el voucher (2) de la operación de cierre, se revertirá las cuentas de la clase 6 versus la clase 7, la diferencia será generada en la cuenta (591) o la cuenta que Ud. predefina en parámetros del sistema. c. Cierre de las cuentas de activo y pasivo.- Una vez generada en el procedimiento anterior la cuenta de UTILIDAD DEL EJERCICIO, se podrá realizar los ajustes de esta cuenta con las cuentas que corresponda, ya sea determinación del impuesto a la renta, distribución de utilidades, etc, una vez hecho estos asientos se procederá a generar el asiento final REVERSION DE LAS CUENTAS DEL ACTIVO Y PASIVO, el cual cancelará todas las cuentas, haciendo

logrado

el

cierre

integral.

Si se desea borrar los asientos generados por este modulo, se puede eliminar como cualquier otra operación, el cual se podrá volver a generar cuantas veces sea necesario.

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CAPITULO X : HERRAMIENTAS

Las herramientas que posee C34 son múltiples tanto como para el mantenimiento, control, corrección de errores y resguardo de datos los más importantes son los siguientes:

10.1 CALENDARIO.- Esta herramienta nos servirá para poder observar la fecha exacta. 10.2 CALCULADORA.- Coge la calculadora del Windows. 10.3. BUSQUEDA DE VOUCHERS.- Esta herramienta es de vital importancia para la búsqueda rápida de documentos, vouchers y otros que se deseen según la necesidad y con las variadas características del dato buscado.

Como se puede ver en el dibujo se puede filtrar los datos en todos los formatos que se desee de acuerdo a la necesidad del usuario.

10.4. ORGANIZAR ARCHIVOS.- Esta opción nos ayudará a procesar los errores, o reindexar las tablas en caso se haya cortado la energía eléctrica o defecto en el procesamiento de los datos.

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10.5 ESTRUCTURA DE TABLAS.- Esta opción ayuda a reconstruir las tablas en caso encuentren errores en ellas, comparará las estructuras con las ya existentes y las corregirá en caso encuentre diferencias. En caso se efectúe una actualizaron en la que haya sido necesario modificar la estructura de las tablas o base de datos, es necesario utilizar esta opción para ubicar en cual de las tablas se efectuó el cambio. Luego de ubicado la tabla se procederá a repararlo o reconstruirlo para el correcto uso del sistema.

VERIFICA

Se puede verificar que tablas no existen o que tablas pueden estar dañadas, o que campos le faltan en una determinada tabla, esta opción arrojara una lista de tablas las cuales deber repararse, tal como sigue en la opción siguiente.

REPARA:

Esta opción repara todas las tablas pero existe la posibilidad de que una o varias tablas estén dañadas en este caso el sistema sustituirá esta tabla por una en blanco, borrándose el contenido de toda la información, debiéndose como medida de precaución sacar una copia de la empresa antes de proceder con esta opción.

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10.6. COPIAS DE SEGURIDAD.- Se podrá generar copias de seguridad de los datos existentes en C34 de las empresas que se estén utilizando y de igual forma se podrá restaurar las copias ya existentes, tener las precauciones del caso al restaurar los datos pues puede estar restaurando datos de una empresa que no corresponde porque una vez sustituido es irreversible este procedimiento.

El tipo de archivo que generar la copia de seguridad es un archivo de extensión RYF, cuyos primeros 3 (003) dígitos son el numero de empres del cual se está sacando la copia de seguridad, los siguientes 4 dígitos (2009) y los siguientes 8 dígitos (11092009) son el día mes y año. Se puede ubicar en cualquier unidad de disco o directorio para poder efectuar la copia de seguridad de la empresa en uso

10.7. PARAMETROS DEL SISTEMA.- Los parámetros del sistema son fundamentales antes del uso de C34, deben ser cuidadosamente utilizados en todo su contenido porque dependerá de ello el correcto funcionamiento. Parámetros del sistema posee varias pantallas, todas son de vital importancia para su funcionamiento.(véase datos en el capitulo siguiente.)

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10.8. USUARIOS DEL SISTEMA.- El supervisor del sistema debe asignar las características o los atributos que los nuevos usuarios poseerán para poder controlar los procesos e ingresos que estos efectúen, dependerá de ello para que el

o

los

usuarios

de

C34

ejecuten

funciones

predeterminadas. No olvidar grabar la clave de acceso para cada usuario creado, los mismos que se usarán en procedimientos específicos, tal como detallaremos a continuación.

10.9. REGISTRO DEL SISTEMA.- Para el registro del sistema se requiere el ID que DAE&S S.A.C. le otorgue previa emisión de la factura de compra y esta se ingresará en el espacio en blanco que se visualiza en la figura siguiente. Este es un procedimiento de seguridad que se maneja para que el usuario del C34 tengue todos los beneficios de un software seguro y legal.

10.10. IMPORTAR/EXPORTAR DATOS.- Esta opción de ayuda es básica en caso se desee migrar datos a otro software o viceversa dependiendo de los datos que se desee migrar, tomar en cuenta el formato que el sistema sugiere para la importación de datos.

10.11. FORMATO DEL COMPROBANTE.- El formato de los comprobantes que C34 usa para la impresión en la emisión de los comprobantes de ingresos o ventas esta predefinido en esta opción y se puede notar que todos los usuarios pueden mover los ítems del comprobante que se desea imprimir, modificar su posición o talvez eliminar etc, dando mayor ventaja al usuario de C34 para solucionar sus problemas sin necesidad de un especialista El nombre del archivo del comprobante se incluirá en parámetros del sistema, este archivo se colocará en el directorio :\c34\report\, con el nombre que el usuario desee el cual debe ser el mismo que se ubique en parámetros del sistema.

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Manual de Usuario de C34 v3.0

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