(LOGOTIPO) (NOMBRE OFICIAL DE LA ORGANIZACIÓN) (LUGAR Y FECHA) (NUMERO DE REVISION) MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INDICE INTRODUCCION OBJETIVOS ORGANIGRAMA AREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DE PROCEDIMIENTOS CAPITULO 1. MANEJO DE DE CAJA CAPITULO 2. MANEJO DE DE DOCUMENTACION CAPITULO 3. MANEJO DE PEDIDOS A PROVEEDORES CAPITULO 4. MANEJO DE DE RECEPCION DE DE PEDIDOS Y MATERIA PRIMA CAPITULO 5. MANEJO DE ENTREGAS ENTREGAS A DOMICILIO DOMICILIO CAPITULO 6. MANEJO COMPRAS COMPRAS OCACIONALES CAPITULO 7. MANEJO DE DE PERSONAL CAPITULO 8. MANEJO MARKETING Y PUBLICIDAD CAPITULO 9. MANEJO BIENES BIENES MATERIALES CAPITULO 10. MANEJO DE HIGIENIZACION, HIGIENIZACION, LIMPIEZA Y SERVICIO 10.1 ELEMENTOS DE TRABAJA T RABAJA Y UTILLAJE. LIMPIEZA GENERAL 10.2 HIGIENE DEL PERSONAL 10.3 PREPARACION DE LA COMIDA 10.4 CONSERVACION DE LAS COMIDAS PREPARADAS CAPITULO 11.MANEJO DEL SISTEMA INTRODUCCION Este manual esta diseñado para facilitar la descripción de cada puesto de trabajo y su respectivo proceso de funcionamiento
OBJETIVOS Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores de auditoria; facilitar las labores de auditoria, la evaluación del control interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se está realizando adecuadamente; reducir los costos al aumentar la eficiencia general, además de otras ventajas adicionales.) Reclutar y seleccionar al personal idóneo para ocupar el puesto vacante yasí poder dar cumplimiento a los programas de trabajo, para superar las expectativas de nuestros clientes.
AREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS (Esfera de acción que cubren los procedimientos. Dentro de la administración pública federal los procedimientos han sido clasificados, atendiendo al ámbito de aplicación y a sus alcances, en: procedimientos macro administrativos y procedimientos meso administrativos o sectoriales.)
RESPONSABLES
(Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases)
POLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN
(En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos generales de acción que se determinan en forma explícita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participaban en los procedimientos. Además deberán contemplarse todas las normas de operación que precisan las situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la operación de los procedimientos. A continuación se mencionan algunos lineamientos que deben considerarse en su planteamiento:
* Se definirán perfectamente las políticas y/o normas que circunscriben el marco general de actuación del personal, a efecto de que esté no incurra en fallas.
* Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos administrativos o con el procedimiento mismo. * Deberán ser lo suficientemente explícitas para evitar la continua consulta a los niveles jerárquicos superiores.)
CONCEPTOS (Palabras o términos de carácter técnico que se emplean en el procedimiento, las cuales, por su significado o grado de especialización requieren de mayor información o ampliación de su significado, para hacer más accesible al usuario la consulta del manual.)
PROCEDIMIENTO (descripción de las operaciones). Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qué consisten, cuándo, cómo, dónde, con qué, y cuánto tiempo se hacen, señalando los responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripción del procedimiento es general, y por lo mismo comprende varias áreas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada operación. Si se trata de una descripción detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada operación. Es conveniente codificar las operaciones para simplificar su comprensión e identificación, aun en los casos de varias opciones en una misma operación.) FORMULARIO DE IMPRESOS
(Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apéndices. En la descripción de las operaciones que impliquen su uso, debe hacerse referencia específica de éstas, empleando para ello números indicadores que permitan asociarlas en forma concreta. También se pueden adicionar instructivos para su llenado.)
DIAGRAMAS DE FLUJO (Representación gráfica de la sucesión en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos que intervienen (procedimiento detallado), en cada operación descrita. Además, suelen hacer mención del equipo o recursos utilizados en cada caso. Los diagramas representados en forma sencilla y accesible en el manual, brinda una descripción clara de las operaciones, lo que facilita su comprensión. Para este efecto, es aconsejable el empleo de símbolos y/o gráficos simplificados.)
1. MANEJO DE CAJA * CUADRE DIARIO * EFECTIVO: VERIFICAR BILLETES * CHEQUES: REVISAR ELABORACION, FIRMAS, FECHA * TARJETAS DE CREDITO: REVISAR VOUCHERS, FIRMAS * CUENTAS POR COBRAR * SEGURIDAD: GUARDAR MONTOS GRANDES DE DINERO, SOLO DEJAR CAJA CHICA * FALTANTES, SOBRANTES, ADELANTOS * CAJA CHICA: FONDOS DE CAJA * DOCUMENTOS DE CAJA: ORDENAR, CIERRE Y CUADRE DE CAJA, VOUCHERS, PAGARES, DEPOSITOS. * CONTROL FACTURAS: PROVEEDORES Y SERVICIOS
2. MANEJO DE DOCUMENTACION * CARTAS * NOTIFICACIONES * MUNICIPIO * SERVICIOS
3. PROCEDIMIENTO DE PEDIDOS * REVISAR ELABORACION DE PEDIDOS * REVISAR FACTURAS DE PEDIDOS * REVISAR RECEPCION Y ENTREGA DE PEDIDOS * CALIFICACION A PROVEEDORES PRINCIPALES Y ALTERNOS * CALIFICACION NUEVOS PROVEEDORES
4. MANEJO DE RECEPCION DE PEDIDOS Y MATERIA PRIMA
* RECIBIR PEDIDOS * REVISAR PEDIDOS * REVISAR FACTURAS DE PEDIDOS * INGRESO DE INVENTARIOS AL SISTEMA * QUEJAS Y RECLAMOS A PROVEEDORES
5. ENTREGAS A DOMICILIO * FORMATO ESPECIAL DE DIALOGO PARA TOMAR ORDENES DE PEDIDOS * TOMA DE ÓRDENES * PROCESOS DE ENTREGAS * DIRECCIONES CORRECTAS, ORDENES COMPLETAS * CONTROL DE DESPACHO DE PEDIDOS * MANEJO DE TIEMPOS (Incluir tiempos en este espacio, cocina, moto, entrega) * SEGURIDAD EN LA ENTREGA * QUE HACER EN CASOS DE RETRAZOS * GARANTIZAR SATISFACCION AL CLIENTE
6. COMPRAS OCACIONALES * MANEJO DE CAJA CHICA * MANEJAR ORDENES DE PEDIDOS DE COMPRAS OCACIONALES * COMPRAS * REGISTRO DE COMPRAS CON JUSTIFICACION * ADELANTOS * URGENCIAS
7. MANEJO DE PERSONAL
* DELEGACION DE FUNCIONES * CONTROL DE TIEMPOS EN LAS FUNCIONES * HORARIOS * RETRAZOS * MULTAS * QUEJAS INTERNAS Y EXTERNAS
8. MARKETING Y PUBLICIDAD * ENTREGA DE CUPONES Y PUBLICIDAD * ENTREGA DE CUPONES DE OFERTAS CON LOS DOMICILIOS * VALIDAR PROMOCIONES * MANEJO DE MENU * CONTROL RETORNO DE CUPONES Y OFERTAS
9. MANEJO DE BIENES Y MATERIA PRIMA * USO ADECUADO DE EQUIPOS, HERRAMIENTAS, IMPLEMENTOS * MANTENIMIENTO DE EQUIPOS * MANTENIMIENTO DEL ESTABLECIMIENTO (PAREDES, PISOS) * CORRECTO USO DE UNIFORMES
10. MANEJO DE HIGIENIZACION LIMPIEZA Y SERVICIO 10.1 ELEMENTOS DE TRABAJO Y EL UTILLAJE. LIMPIEZA GENERAL -Las superficies de las mesas, o de cualquier otro elemento en contacto con los alimentos, han de ser materiales inalterables, lisos, pulidos y no porosos, para la acumulación de partículas de alimentos, bacterias o insectos -Utilizar utillaje de acero inoxidable. -Retirar utensilios que estén agrietados o con melladuras. -Las operaciones de desinfección deben hacerse simultáneamente
* Utilizar detergente * Utilizar desinfectante * 250cc de lejía de 40 grados en 1000cc. De agua. * Agua caliente * En maquina lavavajillas la temperatura debe ser de 80 grados centígrados. * La limpieza del suelo, superficies, utensilios y maquinarias, debe realizarse diariamente y a fondo. 10.2 LA HIGIENE DEL PERSONAL Es indispensable que todo manipulador mantenga una higiene personal estricta, para evitar que contaminen los alimentos. -Todo el personal debe utilizar ropa limpia y de uso exclusivo. -La higiene de las manos es la más importante, porque es la parte que esta en contacto directo con los alimentos, estas deben lavarse inexcusablemente en las siguientes circunstancias: * Al comenzar el trabajo y cada vez que se produzca una interrupción. * Después de tocar alimentos rudos y antes de tocar alimentos cocinados. * Después de utilizar el pañuelo para toser, estornudar o sonarse la nariz. * Después de utilizar el WC * Si se produce una herida en las manos, después de curarla, se protegerá con un apósito impermeable que se mantendrá siempre limpio. * Cuando el manipulador padezca de infecciones cutáneo-mucosas o ictericia, lo ha de comunicar inmediatamente a la dirección del establecimiento, la cual tendrá que decidir mediante consulta medica, si la persona afectada ha de suspender su trabajo, o debe cambiarse a un área de trabajo que no comprenda manipulación de alimentos. * No fumar * No masticar chicle * Todo el personal debe tener el carnet de manipulación de alimentos. Este carnet tiene una validez de cuatro años. 10.3 PREPARACIÓN DE LA COMIDA * La carne y el pollo crudos, deben cortarse en una mesa o superficie destinada expresamente a esta finalidad. * Nunca se manipulará en el mismo lugar, ni con el mismo cuchillo la carne cruda y cocida.
* Como norma general, las comidas se deben preparar con la minina antelación posible. * Las verduras que se comen crudas se han de limpiar y sumergir en agua con unas gotas de lejía y posteriormente aclararlas con agua potable, antes de su uso. * La temperatura de ebullición o cocción, aplicada durante cierto tiempo, es capaz de eliminar todos los gérmenes patógenos que puede contener un alimento. * Cada vez que se pruebe un alimento para rectificar el punto de sal o condimento, se ha de emplear una cuchara limpia. * Tanto los platos preparados refrigerados, como los congelados, se han de calentar de manera que el centro del alimento alcance una temperatura de 70· C en menos de una hora y se deben consumir inmediatamente. 10.4 CONSERVACION DE LAS COMIDAS PREPARADAS * No se ha de romper nunca la cadena de temperatura: Caliente (entre 65-70·c). Fría (bajo los 4·c). Las comidas refrigeradas por debajo de 4·C y los congelados por debajo de-18·C nunca se han de re congelar. * Mantener siempre controlada la temperatura con termómetros o termógrafos. * Extremada limpieza y evitar posibles contaminaciones cruzadas entre productos crudos y cocinados. * Cada tipo de alimento se ubicará en los refrigeradores según sus características y temperatura adecuadas. * Proteger algunos alimentos con papel aluminio o láminas de plástico, según su requerimiento, para prevenir la contaminación cruzada. * Las comidas expuestas al público deben estar en vitrinas protegidas y refrigeradas. En ninguna caso podrá el publico tener acceso directo a estas.
11. MANEJO DEL SISTEMA * USO ADECUADO DE EQUIPOS * NO INGRESAR A PAGINAS WEB INSEGURAS * ORDEN DE DOCUMENTOS DE TRABAJO * MANEJO ADECUADO DE BASES DE DATOS * PEDIR INFORMACION DE DATOS A LOS CLIENTES * ACTUALIZACION CONSTANTE DE DATOS
