P R S E O S RI I N NC C I I P PI I O OS D S D E C E C O ON N T T R R O O L I N NT T E E R R N N O I O I N NH H E E R R E E N N T T E E S A S AL S U UB B S S I I S S T T E E M M A D E E C AJ A Y B Y B AN C CO O
EFECTIVO EN CAJA
1. Es responsabilidad de cada entidad mantener el efectivo y valores equivalentes en lugar apropiado que ofrezca garantía contra robos, incendios, etc. observando las disposiciones vigentes dictadas por La Banca Central de Cuba y los Ministerios de Finanzas y Precios y de Economía y Planificación. 2. El cajero debe ser el único que posea la combinación combinación de la caja fuerte, fuerte, debiendo existir copia de la misma en sobre sellado en poder de la dirección. 3. El cajero debe firmar firmar el Acta de Responsabilidad Material por la custodia del efectivo depositado en la caja y dicha Acta se guardará en el Área Económica. 4. El total del efectivo depositado en caja debe arquearse por lo menos una vez al mes, sorpresiva y sistemáticamente y al sustituirse al cajero. El arqueo debe realizarse por el empleado del Área Económica, verificándose además que existe resolución del director que fije el montante de cada fondo operado. 5. Por cada faltante o sobrante de recursos monetarios detectado se elaborará y contabilizará inmediatamente el expediente correspondiente. 6. Es preciso aplicar la la responsabilidad material en el caso de faltantes de recursos monetarios, de acuerdo con lo regulado por el Decreto Ley 9286. 7. El cajero no custodia recursos monetarios ajenos a la entidad, ni talonarios de cheques en blanco; ni puede tener acceso a los registros contables del efectivo, ni de bienes materiales. 8. El Área Económica debe controlar los cupones de combustibles entregados al cajero, así como su distribución. 9. Los modelos Anticipos para Gastos de Viajes y los Vales para para Gastos Menores deben estar autorizados por los funcionarios competentes, de acuerdo con el documento emitido emitido por la dirección dirección de la entidad, contentivo de sus nombres y firmas. 10. Cada Vale de Gastos Menores y Anticipo para Gastos de Viajes pagados y liquidados deben constar adjuntos con los justificantes correspondientes no excediendo de $ 500.00 y estar firmados por los receptores de los pagos de los recursos monetarios. 11. Los Recibos de Ingresos deben estar es tar numerados previamente por el Área Económica y controlarse los que se encuentran en poder del cajero.
12. El importe de los ingresos cobrados en efectivo deben ser s er verificados y corresponderse con la suma de los documentos justificativos de éstos, depositándose diariamente; debiendo estar firmados por las personas que los liquidan. 13. Los salarios no reclamados y los indebidos, así como c omo los Anticipos de Gastos de Viajes liquidados, se reintegran y liquidan dentro de los términos establecidos para estas operaciones. 14. El modelo Control de Anticipos a Justificar debe estar actualizado, fiscalizándose las fechas de vencimiento de los anticipos otorgados para garantizar su liquidación en tiempo. 15. Los Vales para Pagos Menores y sus justificantes deben cancelarse con cuño de “PAGADO” al reembolsarse. 16. Al final de cada mes es preciso registrar los Vales para Pagos Menores pagados y los Anticipos para Gastos de Viaje liquidados o pendientes de liquidar, que no hayan sido reembolsados. 17. No pueden entregarse Anticipos para Gastos de Viajes a ningún trabajador que tenga pendiente de liquidar otro anticipo. 18. Los cobros en efectivo (procedentes de ingresos) no pueden utilizarse para efectuar pagos.
EFECTIVO EN BANCO
1. Es preciso que exista control control de los cheques emitidos, cargados por el Banco, caducados y cancelados. 2. Al menos una persona de los que firman los cheques, tiene que revisar los documentos que dan origen a la emisión de éstos, antes de firmarlos. 3. Las operaciones de las cuentas bancarias deben conciliarse periódicamente y dejarse evidencia de las conciliaciones de todas las cuentas de Efectivo en Banco, mensualmente. 4. En el caso de las operaciones en moneda extranjera, los pagos efectuados deben corresponderse con los conceptos y los montantes aprobados en los presupuestos correspondientes. 5. En las unidades presupuestadas, es imprescindible imprescindible la actualización del Control de Recursos Presupuestarios de Salarios, Otros Gastos e Inversiones Materiales. 6. Por los aportes operacionales realizados realizados en divisas debe recibirse el contravalor de la moneda nacional correspondiente y por los cheques e importes recibidos para adquisición de bienes debe aportarse dicho contravalor. 7. Los funcionarios autorizados para firmar cheques no pueden contabilizar estas operaciones. 8. En las unidades presupuestadas deben compatibilizarse las informaciones de la Contabilidad Presupuestaria y de la Patrimonial.
S U E Y B AN C UB B S S I I S ST T E E M M A D E C E C AJ A Y B CO O
MODELO SC-3-01 - RECIBO DE EFECTIVO OBJETIVO:
Formalizar los cobros que se realicen en efectivo. En los casos de ingresos de Comedores y Cafeterías no tiene carácter obligatorio, pudiendo utilizarse el modelo que se diseñe al efecto. DISTRIBUCION:
Original:
Cajero - Contabilidad (Constancia del cobro efectuado y se remite a Contabilidad para liquidar el efectivo recibido). Duplicado: Persona que entrega el efectivo. INSTRUCCIONES:
Este modelo se expide cada vez que se realice un cobro en efectivo. Se extiende su utilización para formalizar la recepción de efectivo por devolución de salarios u otros conceptos. Se emite por el personal facultado para ello y su confección requiere hacerse en computadora, tinta, lápiz-tinta o máquina de escribir. Los recibos deben prenumerarse en orden consecutivo dentro de cada año, por Contabilidad, estableciéndose un control sobre números de los entregados al Cajero y de los liquidados por éste. Este modelo se utiliza para efectuar las anotaciones contables en los registros correspondientes. DATOS DE USO OBLIGATORIO:
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Nombre y código de la entidad. Fecha de emisión del modelo. Nombre de la persona que entrega el efectivo. Cantidad en letras del efectivo recibido. Detalle del concepto por el que se origina el cobro. Importe del cobro. Total del cobro. Firma del Cajero. Firma de la persona que entrega el efectivo. Fecha del cobro. Número consecutivo del modelo.
MODELO SC-3-02 - ANTICIPO Y LIQUIDACION DE GASTOS DE VIAJE OBJETIVO:
Autorizar los anticipos y efectuar la liquidación de las dietas y otros gastos en que incurran los funcionarios, empleados y personas designadas por la entidad en el ejercicio de las funciones que se les encomiende. DISTRIBUCION:
Original: Duplicado: Triplicado:
Se archiva en la Caja hasta su liquidación, en que se remite a Contabilidad, para su reembolso. Se archiva en Control de Anticipos a Justificar (Contabilidad). Se entrega al usuario una vez efectuada la liquidación.
INSTRUCCIONES:
Este modelo de uso obligatorio, se expide en triplicado por el funcionario autorizado, remitiendo el duplicado al responsable del control de anticipos a los efectos de que éste efectúe las anotaciones correspondientes en el modelo SC-3-04 - Control de Anticipos a Justificar, número del modelo y archive provisionalmente su duplicado. El original se archiva provisionalmente en el centro emisor en espera que el usuario de la dieta regrese del viaje, remitiéndose el modelo al responsable del control de anticipos. El triplicado se envía al cajero para que proceda a efectuar el pago correspondiente una vez que recoja la firma del usuario de la dieta. Este triplicado sirve como Vale Provisional de salida de efectivo del Fondo para Pagos Menores hasta que se efectúe la liquidación. El responsable del control de anticipos al recibir el original procede a preparar la liquidación, completando el duplicado que obra en su poder y archivándolo y remite el original al cajero para que proceda a hacer efectiva la liquidación del anticipo. El cajero, al recibir el original del responsable de control de anticipos, procede a entregarle al usuario de la dieta el triplicado como constancia de que el mismo ha liquidado el mismo y archiva el original que le sirve como comprobante del pago al efectuar el Reembolso del Fondo para Pagos Menores. En los casos de liquidación de gastos de viajes, sin la entrega previa del anticipo, se utilizan las filas “Utilizado” y “A Entregar”. Las anotaciones en este modelo, se efectúan en todos los casos a tinta, lápiz-tinta o máquina de escribir. El funcionario que apruebe el reembolso o quien firme el cheque nominativo, cancela el anticipo mediante un gomígrafo con la palabra “Pagado”.
DATOS DE USO OBLIGATORIO:
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Nombre y código de la entidad. Fecha de emisión del modelo. Nombre y apellidos de la persona que recibe el anticipo. Detalle de la labor que se realizará. Clasificación de la dieta: Fuera o en la localidad. Fecha y hora de salida y fecha y hora estimada de regreso. Días de viajes estimados, reales y de hospedaje. Conceptos de la dieta: Alimentación, hospedaje, desayuno, otros y total (desglosados al Entregarse, Utilizarse, Devolverse o Pagarse, en caso de gastos en exceso al anticipo concedido). Firma del funcionario que autoriza el anticipo y la liquidación de éste; así como fecha de ésta. Firma del empleado que recibe el anticipo y fecha de recepción. Firma del empleado que liquida el anticipo y fecha de la liquidación. Firma del custodio como acuse de recibo de la liquidación y fecha de ésta. Firma del empleado encargado del registro de la dieta. Número consecutivo del modelo.
MODELO SC-3-03 - VALE PARA PAGOS MENORES OBJETIVO:
Formalizar los pagos en efectivo que se realizan por el Fondo para Pagos Menores y servir de justificante provisional del efectivo entregado como anticipo (con excepción de los anticipos de gastos de viajes), hasta tanto se efectúe su liquidación al amparo de las regulaciones vigentes. DISTRIBUCION:
Original:
Cajero (Se mantiene como justificante de los pagos efectuados hasta el Reembolso del Fondo para Pagos Menores en que se remite a Contabilidad para su contabilización).
INSTRUCCIONES:
Este modelo de uso obligatorio, se expide cada vez que se realiza un pago o se efectúa entrega de efectivo como anticipo, por el cajero del Fondo para Pagos Menores y no debe exceder del límite autorizado por la Banca Central de Cuba para dichos pagos. Se emite por el Cajero y su confección requiere hacerse a tinta, lápiz-tinta o máquina de escribir. Antes de efectuar el pago, el custodio del Fondo para Pagos Menores debe cerciorarse que el Vale está correctamente confeccionado y autorizado por persona facultada para ello, obteniendo la firma del beneficiario. Seguidamente el custodio firma el Vale como constancia de pago y le adjunta los documentos justificantes. Al efectuarse el Reembolso del Fondo se procede a cancelar el vale y los justificantes por el funcionario que aprueba éste mediante un gomígrafo con la palabra “Pagado” y se procede a emitir el cheque nominativo correspondiente. Los Vales deben numerarse por el Custodio en orden consecutivo dentro de cada mes y cada año y los mismos conservarse en la propia Caja hasta tanto se tramite el Reembolso, en cuyo momento se envían a Contabilidad con el modelo SC-3-05 - Reembolso del Fondo para Pagos Menores. DATOS DE USO OBLIGATORIO:
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Nombre y código de la entidad. Fecha de emisión del modelo. Nombre y apellidos de la persona a la que se paga el importe del Vale. Cantidad en letras del importe del pago.
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Detalle e importe de la operación que origina el pago. Importe total del Vale. Firma del funcionario que autoriza el pago. Firma del Custodio que ejecuta el pago. Firma del receptor del importe del Vale. Número consecutivo del modelo.
MODELO SC-3-04 - CONTROL DE ANTICIPOS A JUSTIFICAR OBJETIVO:
Controlar cronológica y consecutivamente la concesión de Anticipos para Gastos de Viaje y otros gastos autorizados a funcionarios y empleados, así como también su liquidación, con el fin de conocer los anticipos pendientes de liquidar, su antigüedad y su monto, para efectuar las reclamaciones que procedan y evitar su liquidación fuera de los términos establecidos; así como para evitar la entrega de anticipos a los receptores que aún mantienen anticipos pendientes de liquidar. DISTRIBUCION:
Original: Contabilidad INSTRUCCIONES:
Se habilita una o más hojas para cada mes y para cada concepto de anticipo. Las anotaciones de este control proceden de los modelos de anticipos formalizados, los cuales se numeran consecutivamente por el funcionario encargado de este control, anotándose en el mismo orden de numeración, a fin de facilitar su localización. Los datos de las liquidaciones de los anticipos se anotan en el mismo renglón en que aparece el importe del anticipo entregado. Los anticipos pendientes de liquidación, representados por los renglones no liquidados se suman y se concilian mensualmente con los modelos de anticipos correspondientes, manteniéndose vigente el control hasta la liquidación total de los anticipos concedidos. Las anotaciones en este modelo se efectúan en todos los casos a tinta o lápiz tinta. DATOS DE USO OBLIGATORIO:
– Nombre y código de la entidad. – Mes y año al que corresponden las anotaciones. – Se habilitarán columnas para controlar en los anticipos los siguientes
datos: Fecha de cada anotación. Número del anticipo. Nombre y apellidos del receptor. Área en donde labora el receptor. Importe del Anticipo. ∗ ∗ ∗ ∗ ∗
∗ ∗ ∗ ∗ ∗
Vencimiento (fecha tope para su liquidación). Fecha de liquidación real. Importe utilizado. Importe devuelto. Importe entregado (cuando los gastos incurridos excedan al importe anticipado).
MODELO SC-3-05 - REEMBOLSO DE FONDOS OBJETIVO:
Resumir los Vales para Pagos Menores, los pagos de salarios por el Fondo Especial para Nóminas, los pagos por la Compra de Productos Agropecrios, los Anticipos y Liquidación de Gastos de Viajes y otros, a los fines de su reembolso y contabilización. DISTRIBUCION:
Original: Duplicado:
Contabilidad (para su contabilización al liquidarse cada Fondo). Custodio del Fondo correspondiente (como constancia de su liquidación).
INSTRUCCIONES:
Se confecciona en original y duplicado por el Custodio, por cada tipo de Fondo autorizado, relacionando los Vales en forma consecutiva al efectuar la liquidación. Para solicitar el Reembolso el custodio totaliza el modelo y numera éste en forma consecutiva, entregándolo conjuntamente con los documentos justificantes al responsable de la revisión del modelo, obteniendo su firma y conservando la copia como justificación de los pagos efectuados hasta que le reintegren el efectivo correspondiente. El funcionario que aprueba el Reembolso o quien firme el cheque nominativo, cancela los Vales y justificantes mediante un gomígrafo con la palabra “Pagado”. Los Vales debidamente codificados se relacionan por unidades y centros de costo para elaborar el asiento contable y reflejar en cada uno de ellos los gastos que les corresponden. La persona que contabiliza el Reembolso firma y la que hace los pases al registro y submayor inicial a el modelo. Las anotaciones en este modelo se efectúan en todos los casos a tinta o lápiz tinta. DATOS DE USO OBLIGATORIO:
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Nombre y código de la entidad. Nombre del Fondo reembolsado. Fecha de emisión del modelo. Relación de los Vales que se reembolsan detallando en cada uno: Fecha ∗
Número Importe Total de los Vales reembolsados. Columnas para contabilizar cada Vale: Código de cuenta, subcuenta y análisis e Importe de cada Vale. Número y fecha del cheque correspondiente al Reembolso. Firma del Custodio que elabora el modelo. Firma del funcionario que lo aprueba. Firma del empleado que lo contabiliza. Número consecutivo del modelo. ∗ ∗
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MODELO SC-3-06 - ARQUEO DEL EFECTIVO EN CAJA OBJETIVO:
Comprobar que la suma del efectivo en caja, más los documentos pagados y los no reembolsados sea exactamente igual a la ascendencia del Fondo autorizado. Incluye la comprobación del efectivo pendiente pendiente de depositar y del extraído para nóminas. DISTRIBUCION:
Original: Duplicado:
Contabilidad (Como constancia de su ejecución). Custodio (Para su archivo).
INSTRUCCIONES:
Se emite en original y copia por la persona que efectúa el Arqueo. Se deben realizar Arqueos mensuales sorpresivos de los fondos existentes, en cualquier día del mes e invariablemente uno al final de cada mes. Debe adjuntarse al modelo la relación de los documentos de Valor existentes en caja. El conteo del efectivo y la elaboración del modelo de Arqueo deben hacerse en presencia del Custodio, el cual no puede ausentarse mientras dure la comprobación. Las anotaciones en este modelo se efectúan en todos los casos a tinta o lápiz tinta. DATOS DE USO OBLIGATORIO:
– Nombre y código de la entidad. – Título del Fondo que se arquea. – Detalle de los billetes contados, especificando: cantidad de cada – – – – – – –
denominación e importe. Total del efectivo existente en billetes. Detalle de las monedas contadas, especificando: cantidad de cada denominación e importe. Total del efectivo existente en monedas. Total general de billetes y monedas. Detalle de cada documento de valor, Anticipos pendientes de liquidar y liquidados, Vales pagados, Sellos del timbre en existencia. Total de documentos liquidados por el Fondo. Total del efectivo arqueado.
Importe aprobado del Fondo. Sobrante o Faltante detectado. Firma del Custodio como conformidad del Arqueo efectuado. Firma del empleado del Area Económica o del Auditor que efectúa el Arqueo. – Fecha del Arqueo. – Número consecutivo del modelo. – – – –
MODELO SC-3-07 - CONTROL DE CHEQUES EMITIDOS OBJETIVO:
Dejar constancia de los datos que muestran muestran los cheques emitidos emitidos y entregados, a fin de proceder a su control control en las fechas en que se expiden los mismos y en que se cargan por el Banco al efectuar su pago. DISTRIBUCION:
Original: Área Económica, INSTRUCCIONES:
Se elabora este modelo relacionándose los datos d atos de cada cheque emitido, de su entrega, de su cancelación y de su pago por el Banco. Las anotaciones en este modelo se efectúan obligatoriamente con tinta o lápiz tinta. DATOS DE USO OBLIGATORIO:
entidad. – Nombre y código de la entidad. – Mes y año al que corresponden los cheques emitidos. – En cada renglón se anotarán los datos de cada cheque en orden
cronológico: Fecha de emisión del cheque. Número del cheque Nombre del beneficiario. Importe del cheque Firma, nombre y apellidos de la persona a quien se entrega el cheque y fecha de la entrega. Fecha e importe de su pago por el Banco. Fecha de cancelación o de su caducidad. ∗ ∗ ∗ ∗ ∗
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MODELO SC-3-08 - CONCILIACION BANCARIA OBJETIVO:
Dejar constancia del cotejo de cada importe abonado o cargado por el Banco, con cada importe registrado registrado por la entidad, de cada cuenta bancaria que ésta opere. DISTRIBUCION:
Original: Contabilidad INSTRUCCIONES:
El encargado de efectuar la conciliación de los datos de las cuentas bancarias en el Área Contable, verificará cada importe debitado o acreditado a éstas periódicamente, inmediatamente de recibirse los Estados de Cuentas del Banco. De detectarse diferencias se procederá a su análisis y contabilización (de proceder) o a su reclamación al Banco. Mensualmente es obligatoria la emisión de este modelo y su archivo. DATOS DE USO OBLIGATORIO:
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Nombre y código de la entidad. Mes al que corresponde la Conciliación. Código y título de la Cuenta Bancaria que se concilia. Método de conciliar utilizado que puede ser: 1. Saldo en Banco al final del mes. (+) Depósitos no considerados por Banco (detallándose fecha e importe de cada uno). (-) Cheques en Tránsito (detallándose (detallándose fecha, número e importe de cada uno). Saldos en Libros al final del mes. 2. Saldo en Libros al final del mes. (+) Depósitos no considerados por la entidad (detallándose fecha e importe de cada uno). (-) Cheques devueltos por no suficientes fondos no considerados por la entidad. (detallándose fecha e importe de cada uno). Saldo en Banco al final del mes. 3. a) Saldo en Banco al final del mes.
(+) ó (-) Operaciones no consideradas por el Banco y aquellos que no corresponden a la entidad. = Saldo Ajustado. b) Saldo en Libros al final del mes. (+) ó (-) Operaciones no consideradas por la entidad. = Saldo Ajustado (que debe coincidir con el a). – Firma de la persona que realiza la Conciliación. – Firma de la persona que aprueba la Conciliación. – Fecha de emisión del modelo.
MODELO SC-3-09 - CONTROL DE RECURSOS PRESUPUESTARIOS OBJETIVO:
Contabilizar las operaciones derivadas de la Recepción, Compromisos de Pagos y Utilización (Pagos) de los créditos presupuestarios otorgados a cada unidad presupuestada, que permitirán el control de dichos recursos y la liquidación anual del Presupuesto aprobado a cada entidad. PERIODICIDAD:
Mensual INSTRUCCIONES:
Este modelo se elaborará mensualmente por el Área Contable, confeccionándose uno para cada concepto de destino específico de los créditos presupuestados otorgados: Salarios, Otros Gastos e Inversiones Materiales. Únicamente en el modelo destinado a controlar los Recursos Presupuestarios Recibidos para Otros Gastos, se cumplimentarán los datos de los ingresos cobrados. Al final del mes se totalizarán todas las columnas de importe codificadas (6), (7), (8) y (10), para elaborar los Comprobantes Resúmenes de Operaciones de la Contabilidad Presupuestaria. La información de estos modelos corresponderá únicamente a las operaciones del mes, excepto en el mes de Enero que contendrá algunos datos del final del año anterior. Los datos de la columna titulada “Recursos Presupuestarios Pagados según Banco” se tomarán de los Estados de Cuenta remitidos por la Agencia Bancaria donde la entidad opere sus cuentas, anotándose en las filas y columnas correspondientes de los meses en que se efectuó la emisión de los cheques.
ANOTACIONES:
1. Se marcará con una equis el destino de los los Recursos Presupuestarios que se controlan: Salarios, Otros Gastos o Inversiones Materiales. 2. Se anotará el mes y el año al que corresponde la información información contenida en el modelo. 3. Se consignará el importe total de los créditos (Presupuesto del año) aprobado para el destino objeto de control, que constituye el límite máximo a ejecutar o comprometer y que incluirá los Recursos Presupuestarios Certificados correspondientes a Compromisos Pendientes de Pago al cierre del año anterior (cuyo importe se especificará además, por separado). Las modificaciones aprobadas al Presupuesto inicial, de proceder, también se consignarán en este espacio, en el mes en que se notifiquen a la entidad. 4. En cada renglón del modelo se consignará la fecha: día y mes al que corresponde la anotación. 5. Se detallará el número del documento que da origen a cada anotación: Notificación Bancaria de los Recursos (Créditos Presupuestarios) depositados en la cuenta correspondiente de la entidad, Factura Recibida, Cheque, Nómina o Documento de Depósito al Presupuesto (en el caso de los Ingresos). 6. Se anotará en cada operación el importe de los Recursos Presupuestarios recibidos en el mes, según notificación bancaria y el de los cobros por reintegros efectuados autorizados, de conceptos tales como: Reclamaciones a Suministradores, etc. Incluye los Recursos Presupuestarios certificados y recibidos para pago de compromisos del año anterior, así como los anticipos correspondientes a recursos no ejecutados ni comprometidos, del año anterior. 7. Se consignará el importe importe de cada compromiso de pago contraído que se considere ejecución del Presupuesto, analizándose cada anotación por el grupo presupuestario de destino específico y el epígrafe y partida o concepto del gasto presupuestario. Incluye los compromisos pendientes de pago al cierre del año anterior, los cuales no se analizarán por grupos presupuestarios, ni por epígrafes y partidas.
8. Se detallará cada afectación a la cuenta bancaria que controla los Recursos Presupuestarios otorgados, en el momento de la emisión del cheque u otro documento de pago, que corresponda a: extracción del efectivo para pago de Nóminas o para el Reembolso del Fondo para Pagos Menores, pagos a proveedores y Ordenes de Cobro recibidas por concepto de electricidad, teléfono, gas y agua consumidos. Incluye los pagos de compromisos pendientes al cierre del año anterior. 9. Se anotará la fecha e importe de cada cargo efectuado por la agencia bancaria en que la entidad opera sus cuenta, según Estado de Cuenta recibido de dicha agencia. La comparación entre los datos reflejados en las columnas codificadas (8) con los anotados en la columna (9) permitirá confeccionar la Conciliación Bancaria de las cuentas de Efectivo en Banco para Salarios, para Otros Gastos y para Inversiones Materiales. En esta columna del modelo elaborado para controlar los Recursos Presupuestarios para Otros Gastos, se detallará cada importe de ingreso cobrado y aportado al Presupuesto del Estado.