Man-gg-01 (Manual de Seguridad Basc) Rv10

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN MANUAL DE MANUAL DE SEGURIDAD BASC

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MANUAL DE SEGURIDAD BASC

APROBADO POR: REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN

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CONTENIDO

CAPÍTULO 1 - INTRODUCCIÓN 1.1Historia 1.1 Historia 1.2Misión 1.2 Misión 1.3Visión 1.3 Visión 1.4Objetivo 1.4 Objetivo 1.5Alcance 1.5 Alcance 1.6Mapa 1.6 Mapa de procesos 1.7Responsabilidad 1.7 Responsabilidad 1.8 Términos y Definiciones Definiciones

CAPÍTULO 2 - POLÍTICA DE CONTROL Y SEGURIDAD 2.1.Política 2.1. Política Corporativa 2.2.Política 2.2. Política SST 2.3.Política 2.3. Política de Seguridad de la Información

CAPÍTULO 3 - ORGANIZACIÓN, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES BASC 3.1 Organigrama 3.2 Funciones 3.2.1. Comité Directivo BASC 3.2.2. Representante BASC 3.2.4. Equipo BASC 3.3 Autoridades 3.3.1 INTERAMERCAN SERVICE CO SAC.

CAPÍTULO 4 – ELEMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CONTROL Y SEGURIDAD 4.0 Introducción 4.0.1 Generalidades 4.0.2 Revisión inicial del estado de la organización. 4.1 Política de Control y Seguridad Planeación

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4.2.2 Gestión de Riesgo 4.2.3 Requisitos Legales y de otra índole 4.2.4 Previsiones 4.3 Implementación y Operación 4.3.1Estructura y Responsabilidad 4.3.2Comunicaciones 4.3.3Documentación del Sistema 4.3.4Control de Documentos 4.3.5Control Operacional 4.3.6Preparación y respuesta a eventos críticos 4.4 Verificación y Acción Corrección. 4.4.1 Monitoreo y Medición 4.4.2 Acción correctiva y preventiva 4.4.3 Registros 4.4.4 Auditoria 4.5 Revisión por parte de la Gerencia 4.6 Mejora Continua

CAPITULO 5 – GESTION DE LOS RECURSOS 5.1.Recursos humanos 5.2.1 Entrenamiento y Sensibilización 5.2.2 Capacitaciones 5.2.Ambiente Laboral

CAPITULO 6 – REALIZACION DEL SERVICIO 6.1.Planificación de la realización del servicio 6.2.Procesos relacionados con el cliente 6.2.1 Comunicación con el cliente 6.2.2 Satisfacción del cliente 6.3.Quejas y Reclamos

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CAPITULO1 – INTRODUCCION 1.1

HISTORIA En 1947 se fundó la agencia de aduanas Interamerican Service CO.

S.A.C. (ISCO), orientada a brindar un servicio integral en todas las actividades vinculadas al comercio internacional. Actualmente ISCO se ha constituido en una de las principales y más prestigiosas Agencias de Aduana del país, gracias a su filosofía de trabajo, su alto profesionalismo y el compromiso en la correcta interpretación y ejecución de las normas legales en torno a la actividad aduanera. En más de 60 años se han establecido políticas, compromisos y propósitos para desarrollar las actividades de la organización, los mismos que han sido integrados al Manual del SGCS BASC y que dan cumplimiento a los Estándares Internacionales BASC (World BASC Organization, Inc) 1.2

VISIÓN “Que ISCO sea reconocido como el mejor Socio Logístico del Perú, siendo sinónimo de compromiso, calidad y profesionalismo”.

1.3

MISIÓN “Brindar el mejor servicio integral en toda la cadena logística de nuestros

clientes, a través de la correcta gestión de procesos y un servicio ágil, eficiente y seguro”.

1.4

OBJETIVO El presente Manual de Seguridad tiene por finalidad describir los elementos del Sistema de Gestión en Control y Seguridad (SGCS), propios de INTERAMERICAN SERVICE CO SAC., los cuales constituyen procedimientos y pautas a seguir para proporcionar y mantener la seguridad de las instalaciones, de los empleados y de los procesos.

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ALCANCE Interamerican Service CO SAC, ha desarrollado un Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC dando cumplimiento a los requisitos de la NORMA BASC – Word BASC Organization, Inc. Versión 4 – 2012, cuyo alcance comprende el: “Servicio de Agenciamiento Aduanero”

El referido Manual del SGCS comprende recursos humanos, seguridad física de las instalaciones, seguridad documentaria y seguridad en el servicio de Despacho Aduanero de exportación e importación puntos establecidos por la Norma ISO 9001:2008; y el cumplimiento de los compromisos establecidos en la política ambiental mediante la descripción del Sistema de Gestión Ambiental que se rige por la Norma ISO 14001:2004 1.6

MAPA DE PROCESOS MAPA DE PROCESOS PROCESOS ESTRATÉGICOS

CAPTACIÓN DE REDES ILÍCITAS C L I

ILEGALIDAD DE DOCUMENTACIÓN DE CLIENTES

REV. POR LA ALTA GERENCIA

SISTEMA DE GESTIÓN

COMERCIAL

E N T E

CONSPIRACIONES (internas / Adulteración de la Carga)

P

SLI

T E N C I A L E S

SEGURIDAD INFORMATICA

OPERACIONES

O

SERVICIO DE ATENCION AL CLIENTE

CAPTACIÓN DE PERSONAL NO CALIFICADO Y/O INVOLUCRADOS EN REDES ILÍCITAS DESCONOCIMIENTO DE LOS PRO CEDIMIENTOS / INSTRUCTIVOS DE LA EMPRESA ACCESO A LA INFORMACION CONFIDENCIAL / ROBO DE LA INFORMACION DE

SIG SOLIDO / PROCESOS Y CONTROLES SEGUROS PERSONAL CAPACITADO Y COMPROMETIDO CON LA POLITICA SIG

S

ADULTERACIÓN DE PRECINTOS

TRANSPORTE Y LLEGADA SEGURA DE LA CARGA AL ALMACEN DEL CLIENTE

INFORMACION CONFIDENCIAL RESPALDADA

I E N T E S

S A I S F E

TRAZABILIDAD DE NUESTROS PROCESOS SISTEMAS

L

T

PROCESOS OPERATIVOS

GESTIÓN DEL PERSON AL

C

ADMINISTR ACIÓN

TEC. LEGAL

ARCHIVO

DOCUMENTACION SIG (Politica, Manual, Procedimientos,

C H O S

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RESPONSABILIDAD La Responsabilidad de la implementación y mantenimiento del Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC recae sobre la Alta Dirección, el Representante BASC y el Comité BASC.

1.8

TERMINOS Y DEFINICIONES: Los siguientes términos tienen que ver con los procesos y servicios de Interamerican Service CO SAC y son entendidos según los significados que se indican a continuación:

ISCO: Interamerican Service CO SAC. La organización: Interamerican Service CO SAC. SGCS: Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC. Manual del SGCS: Manual del Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC.

PSC: Procedimiento ITS: Instructivo de trabajo FOR: Formato MOF: Manual de Organización Funcional SC: Documento Controlado sin Código RED: Representante de la dirección CAPITULO 2 - POLÍTICA DE CONTROL Y SEGURIDAD 2.1

POLÍTICA DE CONTROL Y SEGURIDAD. La alta Gerencia a través de su Gerente General ha establecido la Política de Calidad y Seguridad, definiendo el compromiso de toda la organización sobre los temas de prevención contra actos delincuenciales como el Terrorismo, narcotráfico y el contrabando.


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POLÍTICA INTEGRADA DEL SISTEMA DE GESTIÓN Y CONTROL EN SEGURIDAD (BASC) 

Mantener procedimientos y estándares de seguridad definidos que permitan la prevención, detección, seguimiento, comunicación y aplicación de acciones correctivas y preventivas sobre conspiraciones internas, uso, comercialización o involucramiento con sustancias ilícitas y actividades relacionadas a ellas como el narcotráfico, terrorismo, contrabando y cualquier otra irregularidad.















Mantener elevados estándares de seguridad para la selección, contratación, inducción, actualización de la información en materia civil, penal y cualquier otro que involucre el no cumplimiento de los estándares de seguridad. Mantener un programa de capacitación y sensibilización que permita el desarrollo de prácticas seguras y detección de actos delictivos en cumplimiento con las normas legales aplicables a nuestro giro de negocio manteniendo una gestión empresarial responsable. Gestionar nuestros procesos de manera eficiente, efectiva y segura enfocados en elevar el grado de satisfacción de las necesidades de nuestros clientes. Mejorar continuamente nuestros procesos y desempeño logrando los más altos niveles de productividad, calidad, seguridad, excelencia y a su vez minimizar el impacto ambiental durante el desarrollo de nuestras actividades. Conocer, cumplir y difundir las normas legales y requisitos aplicables a nuestro giro de negocio satisfaciendo a su vez los requerimientos de nuestros clientes. Brindar a nuestros clientes asesoramiento en el marco legal sobre los cambios estructurales del comercio internacional. Recibir, evaluar, registrar y solucionar toda duda, queja o sugerencia del cliente.

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2.2

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POLITICA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Nosotros ISCO grupo logístico, especialistas en operaciones logísticas de comercio internacional, reconocemos el derecho fundamental a la vida, salud e integridad física de quienes temporal o permanentemente están involucrados en nuestras actividades, fomentamos la prevención como estilo de vida.

POL ÍTICA DE SEGURIDAD & SAL UD EN EL TRABAJO 









Garantizar el conocimiento, difusión y aplicación de las responsabilidades de cada miembro de la organización, haciéndolas efectivas en cada nivel jerárquico y funcional que se establezca. Planificar, ejecutar, controlar, dirigir y mejorar toda medida de seguridad y salud ocupacional con la finalidad de minimizar riesgos, prevenir accidentes, lesiones y enfermedades de cualquier índole, siendo el Coordinador de Calidad el principal gestor de estas tareas. Generar programas de promoción de la salud, capacitación, sensibilización y evaluar la efectividad de los mismos. Asegurar y velar por el acceso de nuestro personal a los servicios básicos de salud y otros de prevención y promoción de la salud que se gestionen por la organización. Asegurar que el trabajo se desarrolle en un ambiente seguro y saludable, haciendo que cada trabajador sea responsable de estas medidas de acuerdo sus responsabilidades asignadas.

2.3

POLÍTICA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Nosotros ISCO grupo logístico, especialistas en operaciones logísticas de comercio internacional, estamos comprometidos con asegurar y salvaguardar toda información propia de nuestra actividad, la misma que comprende nuestros documentos internos y toda información de nuestros clientes y proveedores mediante una gestión confiable, durante toda nuestra actividad, basada en las siguientes directrices:

8



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POL ÍTICA DE SEGURIDAD DE L A INFORMACIÓN 









Sensibilizar, capacitar e instruir en la protección de la información sensible de la compañía y a su vez controlar el acceso, modificación, destrucción o divulgación de información sin autorización. Asegurar el uso único y exclusivo de correo electrónico corporativo y accesos a los sistemas de la empresa siendo responsabilidad del Jefe de Sistemas toda información que se reciba, envié, modifique o elimine a través de las cuentas asignadas. Respetar todas las leyes de derecho a la propiedad. Ningún software, documentación de propiedad, con licencia, alquilada, manejada o desarrollada por o para la compañía puede ser copiada, a menos que esté autorizado expresamente por escrito por el área de sistemas. Cuando involucre uso múltiple de un solo producto, el software se utilizara solamente al convenio de licen cia. Asegurar el acceso a los sistemas de la compañía únicamente para el uso de los usuarios autorizados, quien utilice sistemas de cómputo sin autorización o excediendo su autorización, queda sujeto a que todas sus actividades sean monitoreadas y registradas por el personal de sistemas. Toda persona que utilice estos sistemas acepta expresamente tal monitoreo y reconoce que, en caso revele probables actividades ilegales esto será notificado a la autoridad que corresponda. Colaborar y facilitar sólo al personal autorizado el ingreso, revisión, auditoria, copia, modificación, registro, cierre y control de todo medio de comunicación de que brinde la empresa. La compañía se reserva el derecho de uso de toda la información registrada para los fines que crea convenientes cuando lo estime conveniente y sin aviso alguno.

CAPITULO 3 - ORGANIZACION, FUNCIONES y AUTORIDADES BASC 3.1

ORGANIGRAMA Ver MOF-ADM-01 (Organigrama ISCO)

3.2

FUNCIONES 3.2.1 COMITÉ BASC 

Revisar los planes y propuestas concernientes al proceso del mantenimiento de la certificación BASC y a las inversiones requeridas para superar los estándares BASC.

9





Verificar

el

buen

desempeño

del

sistema

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gestión

implementado a nivel de la empresa. 

Efectuar evaluaciones luego de las auditorias realizadas.



Promover la participación activa del personal de la empresa, en el proceso de implantación del SGCS BASC

3.2.2 REPRESENTANTE BASC 

Presidir las reuniones del Comité BASC.



Verificar el cumplimiento del Manual de Seguridad BASC y las mejoras acordadas.



Ser el principal nexo entre ISCO y las instituciones relacionadas con el sistema BASC, en particular BASC PERU.



Elaborar propuestas de mejoras del Manual de Seguridad.



Disponer y realizar auditorías internas.



Comunicar y recibir información reservada de instituciones relacionadas

con

el

sistema,

referidas

a

actividades

sospechosas relevantes en las actividades de la empresa. 

Organizar y mantener el archivo central de la documentación BASC.



Coordinar las actividades de las Unidades Operativas de la empresa y de las empresas externas operativas o asesoras relacionadas con el SGCS BASC.

3.2.3 EQUIPO BASC 

Efectuar reuniones periódicas para evaluar las actividades y procedimientos implementados o por implementar en el Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC (SGCS BASC).



Coordinar la capacitación al personal de la empresa, derivadas 10



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de la implantación del SGCS BASC.

AUTORIDAD

3.3

3.3.1 INTERAMERICAN SERVICE CO SAC. (ISCO) 

Para dirigir, coordinar y supervisar nuestro Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC en toda la empresa el Gerente General de INTERAMERICAN SERVICE CO SAC. ha designado un Representante BASC de la Alta Dirección.

Referencias: 

Carta de Nombramiento oficial con fecha 15/11/2010

CAPITULO 4 – ELEMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CONTROL Y SEGURIDAD 4.0

SISTEMA DE GESTIÓN

4.0.1 Generalidades: Todos los elementos del Sistema de Gestión en Control y Seguridad (SGCS) BASC han sido incorporados a los procesos operativos, formatos políticas y objetivos. Estableciendo una cultura de prevención y prácticas seguras en todos los procesos de la organización. ISCO ha desarrollado el SGCS BASC cumpliendo los requisitos de la nueva norma BASC – Word Basc Organización, Inc, versión 3 – 2008, cuyo alcance comprende: El Servicio de Agenciamiento Aduanero.

4.0.2 Revisión Inicial del Estado de la organización: La organización para reflejar la situación inicial frente al objetivo de implementación de la norma BASC versión 3 - 2008, realizó una revisión inicial, que permitió determinar la situación actual frente a los nuevos 11



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requerimientos de la norma según la versión 3 -2008, identificando los temas pendientes de implementar. Esta Revisión inicial fue emitida con fecha 05.11.2010.

4.1 Política de Control y Seguridad La alta Gerencia a través del Gerente General asegura que la Política del SGCS sea

definida

y

sea

adecuada

al

propósito

de

la

organización,

comprometiéndose a garantizar servicios de despacho aduaneros seguros y confiables libres de actividades ilícitas y de mejorar continuamente la eficacia del SGCS, proporcionando un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de Control y Seguridad. El Gerente General se asegura además que sea comunicada, entendida y revisada por lo menos una vez al año para su continua adecuación. La Política se describe en el punto 2.1 del presente manual.

4.2 Planeación 4.2.1 Generalidades La planificación de los procesos para la realización de los servicios que brinda ISCO, se encuentra estructurado en los procedimientos e instructivos de trabajo de la organización, en los que se describen las mejores prácticas para desarrollar las actividades de manera segura y controlada.

4.2.2 Gestión de Riesgo En INTERAMERICAN SERVICE CO SAC.; realizamos la gestión de peligros y riesgos mediante el procedimiento PSC-CAL-06, el cual permite identificar, analizar, evaluar y tratar peligros y riesgos que podrían afectar los procesos de la organización. La evaluación esta

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basada en el nivel de ocurrencia (probabilidad) y el grado de impacto o daño (severidad), generando de esta manera la matriz de evaluación y control de riesgos operacionales FOR-CAL-06-01.

4.2.3 Requisitos Legales y de otra índole La organización ha identificado los documentos legales necesarios para el desarrollo de la actividad como Agente de Aduanas. El documento que consolida los aspectos legales que debe cumplir ISCO esta dentro del SGCS, este identifica el tipo de autorización o documento, la fecha de emisión, vigencia y responsable de su custodia y actualización. Referencia: S. C. Requisitos Legales.

4.2.4 Previsiones La organización a partir de la revisión inicial ha establecido planes y objetivos, estableciendo recursos que han sido asignados a la Coordinación de Calidad, para dar cumplimiento al SGCS BASC. Asimismo se ha elaborado el Manual de Organización Funcional, con las descripciones de puesto de todas las funciones de la organización, describiéndose el conocimiento, habilidades y experiencia de cada puesto. ISCO cuenta con un programa de capacitación que permite reforzar el conocimiento del personal, en temas de seguridad y control, que sumado a las inducciones del personal permite alinear a toda la organización a la Política de Seguridad. Se han establecido medidas de control relacionadas a los procesos

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logísticos y administrativos, tomando en cuenta el análisis de riesgos y los requisitos legales. Estas medidas aseguran que las operaciones se desarrollen de manera segura, contando para ello con procedimientos, instructivos, listas de chequeos (FOR) y documentos como la Política de Firmas y Sellos, la Política de Seguridad de la Información y la Política de Calidad y Seguridad. Las listas de chequeo permiten identificar riesgos dentro de las operaciones

y

tomar

las

acciones

preventivas

o

correctivas,

monitoreando sus resultados en inspecciones u auditorias inopinadas. Todos estos elementos nos permiten administrar las habilidades de todo el personal de manera segura y confiable. Referencia: S.C. Visión, Misión Y Valores; S.C. (Objetivos de Calidad y Seguridad) S.C. (Política de Firmas y Sellos) FOR-ADM-01-06 (Programa Anual de Capacitación) FOR-CAL-04-01 (Programa anual de Auditorías Internas) PSC-CAL-04 (Auditorías Internas)

4.3 Implementación y Operación 4.3.1 Estructura y Responsabilidad El Gerente General de la organización ha designado al Gerente de Producción como Representante de la Dirección, lo cual es de conocimiento general. Asimismo existe un Comité BASC, conformado por los Gerentes de las diferentes áreas funcionales. El Representante de la Dirección se asegura que se establezcan,

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implementen y mantengan los procesos necesarios para el SGSC BASC informado al Gerente General sobre el desempeño del SGCS y de las necesidades de mejora. Se asegura que se promueva la toma de conciencia en Control y Seguridad

en todos los niveles de la

organización, definiéndose responsabilidades, competencias y niveles de autoridad a través del Manual de Organización Funcional (MOF) (Descripciones de puesto y organigramas). Referencia: MOF-GG-01 (Manual de Organización Funcional) MOF-ADM-01 (Organigrama ISCO)

4.3.2 Comunicaciones La Alta Gerencia y sus representantes (Comité BASC), propician la comunicación interna entre los diferentes niveles de la organización con la finalidad de asegurar la eficacia del SGCS. Para ello se ha establecido mecanismos de comunicación tales como e-mail, nextel, reportes y reuniones periódicas con el personal. Asimismo, como mejora en este tema se han generado trípticos con información del SGCS BASC cuya lectura y comprensión es evaluada a través de un test. Por otro lado se ha implementado un boletín mediante el cual se publican artículos de buenas prácticas en prevención de actividades ilícitas, los que serán difundidos vía correo electrónico y web. Esto permite una comunicación efectiva y el compromiso del empleado sobre los planes en control y seguridad. Esta apertura permite a todo el personal poder reportar conspiraciones internas y/o actividades subestándar, para su análisis y acciones correspondientes.

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Referencia: PSC-CAL-05 (Reporte de Actividades Sospechosas o Sub- estándar) FOR-CAL-05-01 (Registro de Incidente Accidente) FOR-CAL-05-02 (Formato de Alerta Externa) S.C. Código de Conducta y Ética profesional

4.3.3 Documentación del Sistema ISCO, ha documentado su SGCS a través de procedimientos operativos, administrativos y de seguridad, manteniendo una estructura necesaria, que permita estandarizar y utilizar las mejores prácticas en sus procesos. Esta documentación se encuentra disponible en medio físico y electrónico, permitiendo que todo el personal de la organización tenga acceso a él. El SGCS se documenta a través de: 

La política de Seguridad



Los objetivos de Seguridad



El Manual del SGCS BASC



Los procedimientos e instructivos



Los registros.

4.3.4 Control de Documentos Todos los documentos del SGCS se sujetan a control dando cumplimiento a los requerimientos establecidos en los acápites 4.3.4 y 4.3.5 de la Norma BASC, versión 3-2008. El documento que reúne estas pautas es el Procedimiento de Control de Documentos (PSC-CAL-01). Referencia: PSC-CAL-01 (Control de documentos y registros) FOR-CAL-01-01 (Matriz de documentos Internos) 16



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4.3.5 Control Operacional ISCO planifica y lleva a cabo la prestación del servicio bajo condiciones controladas y seguras. Estas condiciones incluyen: 

La disponibilidad de Procedimientos e Instructivos de todos los servicios brindados por nuestra organización.



El uso de equipos y herramientas adecuadas



La

implementación,

seguimiento

y

medición,

mediante

los

supervisores y coordinadores. Se cuenta con un software “SIG” mediante el cual se lleva registro y

seguimiento de los procesos operativos,

identificando responsables,

tiempos de ejecución y traslados de las cargas. Permitiendo así tener control de los procesos, para implementar acciones preventivas y correctivas oportunas. Asimismo se ha definido la asignación de responsabilidades de acuerdo a la estructura de la organización, siendo el Gerente General y/o su Representante el que asegure la provisión de recursos necesarios para: 

Mantener y mejorar el SGCS, así como su efectividad.



Mejorar el nivel de competencias de los trabajadores



Mantener y mejorar la infraestructura y el ambiente de trabajo

4.3.6 Preparación y respuesta a eventos críticos ISCO

ha

establecido,

documentado

y

difundido

los

planes,

procedimientos, instructivos y formatos para una rápida respuesta ante situaciones críticas, al igual que para prevenir el impacto y efectos sobre nuestros procesos o la imagen de la organización. Esto permite a ISCO levantar rápidamente la información en caso de incidente no deseados para su análisis y reporte correspondiente, identificando a través de sus procesos a los participantes y responsables 17



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de cada etapa del servicio. Igualmente ha elaborado planes de emergencia y contingencia para actuar en forma adecuada en

caso de sismos e incendios u otros

eventos que pongan en riesgo a la organización y/o a las personas. Referencia: PSC-ADM-07 (Preparación y Respuesta ante Emergencias) PSC-CAL-05 (Reporte de Actividades Sospechosas o Sub-estándar) FOR-CAL-05-01 (Registro de Incidente Accidente) FOR-CAL-05-02 (Formato de Alerta Externa)

Plan de incentivos.- ISCO ha establecido un programa de incentivos a la persona que reporte al Comité BASC actividades ilícitas

y/o

sospechosas. Manteniéndose absoluta confidencialidad del informante, para salvaguardar su integridad.

4.4 Verificación y Acción Corrección y Preventiva. 4.4.1 Monitoreo y Medición La organización ha dispuesto métodos apropiados para el seguimiento y cuando sea aplicable, la medición de los proceso del SGCS BASC. Estos métodos permitirán demostrar la capacidad de los procesos para alcanzar los resultados planificados. Este punto está relacionado al cumplimiento de los acápites 4.4.1 de la norma BASC versión 3 – 2008. Cuando no se alcancen los resultados planificados, se establecen acciones correctivas y/o preventivas, según sea conveniente, permitiendo la seguridad de nuestros procesos. Entre los indicadores que se tendrán en cuenta para la medición de los

18



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Procesos podemos mencionar: 

Indicador de la implementación del SGCS BASC.



Indicador de capacitación del personal



Indicador de seguridad sobre el personal nuevo

4.4.2 Acción correctiva y preventiva ISCO

tomará acción para la eliminación de las causas de las no

conformidades

reales

y

potenciales

mediante

la

ejecución

del

procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas, cuya metodología es descrita en los documentos que se detallan a continuación: Referencia: PSC-CAL-02 (Acciones Correctivas y Preventivas) ITS-CAL-02-01 (Llenado de Acciones Correctivas y Preventivas) FOR-CAL-02-01 (Solicitud de Acción Correctiva - Preventiva) Este punto está relacionado al cumplimiento de los acápites 4.4.2 de la norma BASC versión 3 – 2008.

4.4.3 Registros Todos los documentos y registros del SGCS BASC se sujetarán a control dando cumplimiento a los requerimientos establecidos en los acápites 4.4.3 de la norma BASC, versión 3 - 2008. Para dar cumplimiento a estos requerimientos, la organización tiene documentado el Procedimiento: Control de Documentos y Registros (PSC-CAL-01). Además, se mantiene un registro de los requisitos legales, los cuales son necesarios para operar de acuerdo a lo que la ley exige (S.C Requisitos Legales RV4).

19



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4.4.4 Auditoria ISCO lleva a cabo a intervalos planificados, auditorias internas para determinar si el SGCS BASC está conforme con las actividades planificadas, si ha sido implementado y se mantiene de manera eficaz. Estas auditorías son llevadas a cabo por Auditores Internos que hayan aprobado el curso de Auditores Internos BASC, los mismos que son programados manteniendo independencia de las áreas auditadas. Referencia: PSC-CAL-04 (Auditorías Internas) FOR-CAL-04-01 (Programa anual de Auditorias Internas) FOR-CAL-04-02 (Plan de Auditoria Interna)

4.5 Revisión por parte de la Gerencia El Gerente General de ISCO efectúa una revisión anual del SGCS BASC, con la finalidad de asegurar su conveniencia, adecuación y eficacia continua. Por cada revisión se generan un Informe de Revisión por la Alta Dirección. El Representante de la Dirección de la Organización prepara el informe para la Revisión por la dirección en el cual el Gerente General examina:



El desempeño global del Sistema



El desempeño de los elementos individuales del Sistema



Los resultados de las auditorias



Factores internos y externos como cambios en la estructura de la organización, legislación pendiente, nueva tecnología, etc.



Identificar la acción necesaria para remediar cualquier deficiencia.



Resultados de la evaluación de riesgos

20



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El Gerente General de la organización autoriza las acciones resultantes de la Revisión por la Dirección que conduzcan a mejorar el SGCS BASC

4.6 Mejora Continua La organización tiene presente dentro del desarrollo de sus procesos productivos y administrativos la mejora continua del sistema de gestión BASC incrementando el desarrollo de actividades de control y seguridad a fin de asegurar los diferentes actores de la cadena del comercio. El representante de la dirección es el Gerente de Producción los resultados se revisan cuando es necesario para determinar actividades adicionales de mejora. Entre las acciones destinadas a la mejora tenemos: a) Análisis y evaluación de la situación existente para identificar áreas y/o procesos para la mejora b) Establecimiento de objetivos para la mejora c) La búsqueda de posibles soluciones para lograr los objetivos d) Medición, verificación, análisis y evaluación de los resultados de la implementación para determinar si han alcanzado los objetivos

CAPITULO 5 – GESTION DE LOS RECURSOS 5.1.

Recursos Humanos

En ISCO Grupo Logístico, Bienestar Social es el área que, perteneciendo al departamento de Recursos Humanos, tiene como objetivo Promover la calidad de vida de todos los trabajadores y sus familias mediante el desarrollo de programas y actividades que incidan positivamente en los aspectos personal, laboral y familiar de todos sus colaboradores. Esta área también es responsable de los procesos de reclutamiento y selección de personal, convocar, realizar, coordinar y evaluar a las personas

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que postulen a un puesto dentro de la empresa; revisar la idoneidad de los perfiles de puesto, coordinando con cada jefatura dentro de la empresa; con el fin de asegurar que la actividad de “Reclutamiento, Selección e Inducción” posibilite incorporar, transferir y/o promover al personal más idóneo.

5.1.1 Entrenamiento y Sensibilización La Organización cuenta con las Descripciones de Puesto (FOR-ADM-0103), detallándose los requisitos en educación, formación habilidades y experiencia apropiada para cada uno de los puestos. La descripción de puesto es utilizada para el proceso de selección y el programa de capacitación anual, permitiendo un entrenamiento y sensibilización continua de todo el personal. Referencia: MOF-GG-01 (Manual de Organización Funcional) FOR-ADM-01-03 (Descripción de Puesto) FOR-ADM-01-06 (Programa Anual de Capacitación) S.C. Formato 1 Estudio de Seguridad para Empleados PSC-ADM-01 (Selección, reclutamiento e inducción del personal nuevo) FOR-ADM-01-04 (Registro de Asistencia)

5.1.2 Capacitaciones Las capacitaciones se realizan semestralmente o cuando se considere necesario; el Coordinador de Calidad asegura que se lleve a cabo el Programa Anual de Capacitación. En caso de detectar necesidades de capacitación durante el año, se hace una proyección para su realización, a través de identificar los cursos y evaluar las prioridades para considerarlos en el programa de capacitación que anualmente se elabora, todo esto con el fin de cubrir estas necesidades y

22



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consecuentemente poder mejorar el desempeño del personal en la prestación de los servicios que ofrece la empresa. A periodos definidos se evalúa la eficacia de los resultados de la capacitación, mediante un modelo de evaluación del personal. Referencia: FOR-ADM-01-06 (Programa Anual de Capacitación) FOR-ADM-01-04 (Registro de Asistencia) RV2 SC (Plan de Capacitación) (por revisión anual) Rv2

5.2.

Ambiente Laboral

El Sistema de Gestión de la Calidad considera de suma importancia el ambiente laboral en ISCO, y es por ello que durante el año se realizan diversas actividades de integración como concursos de acuerdo a las festividades, obras sociales, celebramos los juegos ISCO, etc.

CAPITULO 6 – REALIZACION DEL SERVICIO 6.1.

Planificación de la Realización del Servicio

Ver PSC-SC-03 (Evaluación y Registro de Nuevos Clientes)

6.2.

Procesos Relacionados con el cliente

6.2.1

Comunicación con el cliente

La comunicación con los clientes es constante en cada uno de los procedimientos que ISCO ofrece como grupo logístico. Esta comunicación se realiza con los Ejecutivos de Servicio al Cliente quienes hacen seguimiento a los requerimientos del cliente. Ver PSC-SC-01 (Inicio, Registro y Seguimiento de la orden del cliente)

23


MANUAL DE SEGURIDAD BASC 6.2.2

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Satisfacción del cliente

Con el fin de medir la satisfacción del cliente, se tiene definida una medición para evaluar su percepción con respecto a las características del servicio proporcionado. Los resultados se evalúan en las reuniones con el Comité de Calidad. El Coordinador de Calidad en Monitoreo y Medición es el responsable de informar y reportar los resultados obtenidos a la Gerencia. Los

resultados

que

evidencien

No

Conformidad

del

Servicio

u

oportunidades de mejora, son tratadas de acuerdo al procedimiento de Servicio No Conforme y el Procedimiento de Acciones Correctivas, Preventivas y Tratamiento de Quejas.

6.3.

Quejas y Reclamos

El área de Calidad responsable de dar las medidas correctivas y hacerle seguimiento hasta su cumplimiento (esta medida se cerrara tomando como evidencias correos o charlas contando con los registros de asistencia respectivos). Referencia: PSC-CAL-03 (Atención y solución de reclamos de clientes) RV5 FOR-CAL-03-01 (SAC-SAP Reclamos y Quejas) Rv5 FOR-CAL-03-02(Informe de Reclamos a Clientes) RV5

7.0 Documentos asociados: PSC-ADM-01 Selección, reclutamiento e inducción del personal nuevo PSC-ADM-02 Identificación del personal PSC-ADM-03 Selección de proveedores (Asociados de Negocio) y proceso compra PSC-ADM-04 Control de Precintos y Formatos BQ

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de



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PSC-ADM-07 Preparación y Respuesta ante Emergencias PSC-ADM-08 Preparación y Respuesta ante Contingencias PSC-FACT-01 (Tesorería) PSC-FACT-02 (Facturación) PSC-FACT-03 (Cobranza) ITS-ADM-02-02 (Instrucciones a Realizar en Caso Contaminación de carga) ITS-ADM-07-03 (Instrucciones a Realizar en Caso de robo-asalto) ITS-ADM-08-02 (Instrucciones a Realizar en Caso de Sismo) FOR-ADM-01-02 (Proveedores y Personal de Áreas Críticas) FOR-ADM-01-03 Descripción de Puesto FOR-ADM-01-04 Registro de Asistencia FOR-ADM-01-06 Programa Anual de Capacitación FOR-ADM-03-01 Registro Único de Proveedores FOR-ADM-03-02 Evaluación Inicial de Proveedores Críticos FOR-ADM-03-03 (Evaluación Anual-Semestral de Proveedores Críticos) FOR-ADM-10-01 (Registro y control de Llaves) PSC-CAL-01 Control de Documentos y Registros PSC-CAL-02 Acciones Correctivas y Preventivas PSC-CAL-03 Atención de reclamos y clientes PSC-CAL-04 Auditorías Internas PSC-CAL-05 Reporte de Actividades Sospechosas o Sub-estándar PSC-CAL-06 Gestión de Riesgos PSC-CAL- 11 Comunicaciones FOR-CAL-02-01 SAP-SAC FOR-CAL-04-01 Programa Anual de Auditorías internas FOR-CAL-05-01 Registro Incidente/Accidente FOR-CAL-05-02 Formato de Alerta Externa FOR-CAL-10-01 Revisión por la Dirección FOR-CAL-06-01Formato de evaluación y control operacional de riesgo PSC-SC-01 Inicio, Registro y Seguimiento de la Orden del Cliente

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PSC-SC-02 (Liquidación) PSC-SC-03 Evaluación y Registro de Nuevos Clientes PSC-EXP-01 Proceso de Exportación ITS-SC-01-01 (Validación de los datos del proveedor) ITS-SC-01-02 (Warrant) FOR-SC-01-01 (Registro Único de Clientes) FOR-SC-03-01 (Cotización del Servicio) FOR-SC-03-02 Evaluación y Registro de Clientes FOR-EXP-01-01 Solicitud y Reporte del Despacho de Exportación PSC-OPE-01 Coordinación de despacho de Mercancía en el Proceso de Importación PSC-OPE-02 (V.B.) PSC-OPE-03 (Impresión y Armado de DUAS) PSC-OPE-04 (Fianzas y Vencimientos) RV1 PSC-OPE-05 Coordinación de Transporte Importación PSC-OPE-06 Coordinación de Transporte Exportación PSC-OPE-07 Despacho de Mercancías de Exportación FOR-OPE-01-02 (Reporte de Previo- Zapatos) FOR-OPE-01-03 (Verificación de vehículos a la descarga) FOR-OPE-01-04 (Control de combustible) FOR-OPE-01-05 (Control de Descarga Directa - Granos y Fierros) FOR-OPE-01-06 (Registro de GUIAS de las Descargas Directas - Granos y Fierros) FOR-OPE-03-01 (Anexo de Armado de DUAS) FOR-OPE-06-01 Solicitud y Reporte del Transportista FOR-OPE-06-02 Solicitud y Reporte del Cuadrilla ITS-OPE-01-01 (Previo y Rotulado) ITS-OPE-01-02 (Control de Notificaciones y BQ's) ITS-OPE-01-03 (Retiros de mercancías con acompañamiento de Resguardo y o Seguro) ITS-OPE-05-02 (Pagos extras en el servicio de transporte) PSC-SIS-01 Seguridad del Sistema Informático

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FOR-SIS-01-02 (Nivel de acceso de los usuarios al sistema) FOR-SIS-01-01 Control de Replica y Backup SC Matriz de Requisitos Legales SC Objetivos de Calidad y Seguridad

8.0 Control del cambio: Sección/Párrafo modificado 1 2 3

3

Cambio realizado

Fecha de Aprobación

01.11.2007 01.11.2007 Política de Seguridad Nueva política del SIG 07/10/2008 Representante BASC - Organizar y mantener el archivo central 12/01/2009 de la documentación BASC. - Coordinar las actividades de las Unidades Operativas de la empresa y de las empresas externas operativas o asesoras relacionadas con el SGCS BASC. Asimismo, como mejora en este tema se Comunicaciones 12/01/2009 han generado trípticos con información del SGCS BASC cuya lectura y comprensión es evaluada a través de un test. Por otro lado se ha implementado un boletín trimestral donde se publican artículos de buenas prácticas en prevención de actividades ilícitas.

3

Registros

4 5

Política, riesgos. varios

6 7

Varios Política

Para dar cumplimiento a estos requerimientos, la organización tiene documentado el Procedimiento: Control de Documentos y Registros (PSC-CAL01). Además, se mantiene un registro de los requisitos legales, los cuales son necesarios para operar de acuerdo a lo que la ley exige (S.C Requisitos Legales RV2). gestión

d Cambios varios

12/01/2009

15/09/2009

Misión, organigramas, adecuados a la 04/01/2010 nueva norma BASC versión 3 – 2008 Modificación de documentos relacionados 19/11/2010 Actualización de Política del Sistema 01/06/2011

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8

Varios Política

9

Varios

Integrado de Gestión Actualización del documento Actualización de Política del Sistema Integrado de Gestión Actualización de formato

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07/07/2011 01/12/2011 08/01/2013

9.0 Aprobaciones Responsable Nombre Cargo Emisión Revisión Elaborado Miguel Areche Coordinador 08/01/13 08/01/13 por: Paucar de Calidad Miguel Areche Coordinador Revisado por: 08/01/13 08/01/13 Paucar de Calidad Daniel Gerente de Aprobado Fernández Administración 08/01/13 08/01/13 por: Dávila y Finanzas

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Firma

Man-gg-01 (Manual de Seguridad Basc) Rv10

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