Manual Seguridad BASC 2017

MANUAL

DON AMÉRICO SAC Elaborado : Coordinador BASC Revisado : Coordinador SIG Aprobado : Superintendente Fecha de de Aprobación: Aprobación: Agosto, 2018

Versión: 01

7.0. Manual de Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC

Código: SGB.01.07 Página 1 de 51

7.0- MANUAL DE SISTEMA DE GESTION EN CONTROL Y SEGURIDAD BASC

DOCUMENTO CONTROLADO ELABORADOR POR:

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7.0. Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC

ELABORADO

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APROBADO

ESTADO DE VERSIONES Y REVISIÓN DE DOCUMENTOS

REVISION CODIGO

VERSI ON

N° REVISI

CAP./P AG

ON MLSA.01.

00

00

01

01

Todo

N° NUEVA

APROBACION MOTIVO DE LA REVISIÓN

Por revisión y Aprobación

NOMBRE

Ing. C. TUPAYACHI

FECH A 02/201 2

07 MLSA.01. 07

Todo 09 -10

Por Cambio de versión BASC:V04-2012 Cambios en el Mapa y Caracterización SGCS Cambio en la Matriz de

15

Riesgo

Ing. S. Aguirre Ing. S. Aguirre Ing. S. Aguirre

VERSION

03/201

00 01

3 03/201

01

3 03/201

01

3

Cambio en la Estructura y 17 - 20 25 -29

Responsabilidad del Equipo BASC Cambio en los Procesos del SGCS BASC

Ing. S. Aguirre Ing. S. Aguirre

03/201

01

3 03/201

01

3


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36 - 37 MLSA.01.

02

02

Inclusión de procesos de Asociados de Negocio

Versión N° 01 10/201

Ing. S. Aguirre

Todo

revisión

05/201 F. Lindo Rojas

02

03

Todo

03/201

F. Lindo Rojas

16 25 - 30

Cambios en la Política de Gestión Requisitos Legales y de otras índoles Cambios en la Matriz de Riesgo

03

7

07 13 – 14

02

5

Por revisión y Actualización MLSA.01.

01

3

Por actualización y/o

07

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03/201

F. Lindo Rojas

03

7 03/201

F. Lindo Rojas

03

7 03/201

F. Lindo Rojas

03

7

SGCA0101F04-00

LISTA DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

FECHA: CODIGO

NOMBRE DEL DOCUMENTO

VERSION

SGB.01.07

MANUAL DE SISTEMA DE GESTIÓN BASC

01

N° Copia

Usuario

Área

Recepción Fecha

Conformidad

01


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TABLA DE CONTENIDO

Carátula Estado de Versiones y Revisión de Documentos Lista de Distribución Tabla de Contenido


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7.1.

Objetivo

7.2.

Alcance

7.3.

Referencias Informativas

7.4.

Responsabilidades

7.5.

Definiciones y Abreviaturas

7.6.

Elementos del Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC

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7.6.1. Sistema de Gestión 7.6.1.1. Introducción 7.6.1.2. Generalidades 7.6.1.3. Política 7.6.1.4. Planeación 7.6.1.4.1 Generalidades 7.6.1.4.2 Objetivos del SGCS 7.6.1.4.3 Gestión de Riesgo 7.6.1.4.4 Requisitos legales y de otra índole 7.6.1.4.5 Provisiones 7.6.1.5. Implementación y Operaciones 7.6.1.5.1 Estructura, responsabilidad y autoridad 7.6.1.5.2 Entrenamiento, Capacitación y toma de conciencia 7.6.1.5.3 Comunicación 7.6.1.5.4 Documentación del sistema 7.6.1.5.5 Control de documentos 7.6.1.5.6 Control Operacional 7.6.1.5.7 Preparación y respuesta a eventos críticos. 7.6.1.6. Verificación


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7.6.1.6.1

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Seguimiento y medición

7.6.1.6.2 Auditoria 7.6.1.6.3

Control de Registros

7.6.1.7 Mejoramiento Continuo del SGCS 7.6.1.7.1

Mejora Continua

7.6.1.7.2

Acción Correctiva y Preventiva

7.6.1.7.3

Compromiso de la dirección

7.6.2. Estándar del Sistema de Gestión 7.6.2.1. Requisitos de Asociado de Negocio. 7.6.2.2. Seguridad del contenedor y de la Carga. 7.6.2.3. Control de Acceso Físico. 7.6.2.4. Seguridad del personal propio, subcontratado y Suministrado. 7.6.2.5. Seguridad en los Procesos. 7.6.2.6. Seguridad Física. 7.6.2.7. Seguridad en las tecnologías de Información. 7.6.2.8. Entrenamiento de seguridad y concientización sobre amenazas.

7.7. Desarrollo del Procedimiento 7.8. ANEXOS 

Mapa de Proceso



Caracterización



Matriz de Riesgos


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7.1.

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OBJETIVO Y ALCANCE

7.1.1. OBJETIVO Describir el Manual para el control de los documentos del SGCS BASC de la Empresa. Lograr el control sobre las operaciones y actividades que se realizan en DON

AMERICO SAC, para evitar actividades ilícitas como el narcotráfico, contrabando, terrorismo y robos, adoptando las medidas de prevención y eliminación de posibles causas que puedan favorecer dichas actividades ilícitas.

7.1.2. ALCANCE Se aplica a toda la documentación generada del SGCS BASC de la empresa

DON AMERICO SAC Planta Carquìn, Huaura – Lima, Perú. Este Involucra a las actividades que se desarrollan en la empresa, elaboración de harina y aceite de pescado, almacenamiento de PPTT y despacho del producto terminado para la exportación, en Planta Carquìn, Huaura – Lima, Perú.

7.1.3. ORIENTACION SOBRE LA APLICACIÓN DEL ENFOQUE EN PROCESOS DOCUMENTO CONTROLADO ELABORADOR POR:

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Todos los requisitos se deben incorporar a los procesos de la empresa; la forma y el alcance de su aplicación dependen del contexto en el cual opera. La comprensión y gestión de los procesos como un sistema, contribuye a la eficacia de la empresa y al logro de sus objetivos. Este enfoque le permite controlar las interrelaciones e interdependencias entre los procesos del SGCS BASC, de modo que se pueda mejorar su desempeño global. Los procesos identificados en nuestro SGCS BASC son: Proceso Estratégico (Superintendente), Proceso operacional ( Gestión comercial, Almacén de materiales, Producción, Ensaque, Almacén de PPTT, Control de calidad), y Procesos de Apoyo (Gestión de proveedores, Gestión de personal, Sistemas, Seguridad)

7.2.

REFERENCIA 7.2.1. Norma BA S C versi on V05:2017, World BASC Organization, Inc – WBO (B us iness A lliance for S ecure C ommerce). 7.2.2. Es tándares B AS C version 5-2017 7.2.3. Manual del S is tema de Ges tión (MS G 01). 7.2.4. P rocedimiento de Elaboración, C ontrol de Documentos y R egis tros . (SGCA0101)

7.3.

DEFINICIONES Y ABREVIATURAS 7.3.1.

SGCS: Sistema de Gestión en control y seguridad.


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7.3.2.

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Documentación Interna: Conjunto de documentos elaborados por DON AMÉRICO SAC, con la finalidad de normar y/o estandarizar las políticas, principios y actividades de la institución.

7.3.3.

Documentación Externa: Son todas aquellas normas, regulaciones nacionales e internacionales y/o legislaciones externas aplicables a la empresa.

7.3.4.

Documento Controlado: Es el documento disponible en copias impresas debidamente identificadas.

7.3.5.

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas

7.3.6.

Auditoria del Sistema de Gestión en control y seguridad: Examen sistemático e independiente, para determinar si las actividades y resultados relacionados con la gestión en control y seguridad, cumplen las disposiciones pre establecidas y si estas se aplican en forma efectiva y son aptas para alcanzar los objetivos.

7.3.7.

Evaluación de Riesgo: Proceso usado para determinar las prioridades de gestión del riesgo mediante la comparación del nivel de riesgo contra normas predeterminadas, niveles de riesgo objeto y otros criterios.

7.3.8.

Estándares BASC: Conjunto de requerimientos específicos aplicables a las empresas que implementan un sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC.

7.3.9.

Drogas: sustancia natural o sintética que ingresada vía nasal, oral, intramuscular o intravenoso al cuerpo humano, produce efectos y


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trastornos de índole físico y/o psicológico, creando su uso continuo, adicción.

7.3.10.

Tráfico Ilícito de drogas: Es toda actividad relacionada a la colaboración para la producción, acopio, transporte, distribución y comercialización de drogas o sustancias prohibidas.

7.3.11.

Revisión inicial: Diagnóstico realizado por la organización, para determinar el estado actual de la organización frente a los requisitos determinados en la norma y estándares BASC.

7.3.12.

Delitos conexos: Contrabando de mercancías, terrorismo, tráfico de armas y lavado de dinero.

7.3.13.

Bioterrorismo: Empleo criminal de material biológico con agentes fitopatógenos, enfermedades cuarentenarias, insumos químicos o cualquier otro tipo de material que atente contra la vida y la salud de las personas.

7.3.14.

Seguridad: Actividad encaminada a conseguir la protección de personal, bienes e información, ante cualquier amenaza. Para conseguir esta protección es preciso contar con recursos humanos y materiales, cuyo funcionamiento, organización y despliegue dependerá en mayor o menor grado la consecución del fin perseguido.

7.3.15.

Eficacia: Es la medida del cumplimiento de las metas y objetivos plateados.

7.3.16.

Alta Dirección: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel una organización.

7.3.17.

BASC: Business Alliance for Secure Commerce, siendo la traducción al español, Alianza empresarial para un Comercio Seguro.


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7.3.18.

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Mejora Continua: Actividades recurrentes para aumentar la capacidad de cumplir los requisitos.

7.3.19.

Contrabando: Es la entrada, la salida y venta clandestina de mercancías prohibidas o sometidas a derechos en los que se defrauda a las autoridades locales.

7.3.20.

Lavado de Activos: Es el proceso a través del cual es encubierto el origen de los fondos generados mediante el ejercicio de algunas actividades ilegales o criminales u otra actividad ilícita.

7.3.21.

Robo: Es

un delito contra

el patrimonio, consistente

en

el

apoderamiento de bienes ajenos, con intención de lucrarse, empleando

para

ello

fuerza

en

las

cosas

o

bien violencia o intimidación en la persona.

7.3.22.

Terrorismo: Es el uso sistemático del terror, para coaccionar a sociedades o

gobiernos, utilizado por una amplia gama de

organizaciones políticas en la promoción de sus objetivos, tanto por partidos políticos nacionalistas y no nacionalistas, de derecha como de izquierda.

4. CONTEXTO DE LA EMPRESA 4.1. COMPRENSION DE LA EMPERSA Y SU CONTEXTO La empresa debe identificar los factores originados por el contexto externo e interno, que pueden tener un impacto sobre la cadena de suministro y el comercio. DOCUMENTO CONTROLADO ELABORADOR POR:

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La empresa debe realizar el seguimiento y revisar la información sobre estos factores. Se realiza un Análisis FODA y sus estrategias, para comprender el contexto de la organización.

4.2. COMPRENSION DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS. Don Américo SAC, ha determinado sus partes interesadas

Descripción

Expectativas de las

Parte

de

Necesidad de la parte

Interesada

Partes

interesada

partes interesadas

Interesadas Clientes nacionales Cliente

(30%) Internacionales

-

Cumplimiento de contrato

-

Afianza las relaciones comerciales

Entrega a tiempo

(70%) -

Fidelización de cliente

Proveedores Proveedores

críticos Proveedores

-

Pagos a tiempo

-

Cumplimiento de

no críticos

contrato

Mayor volumen de pedido -

Clientes no involucrados en lavados de activos.


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Posicionamiento de la empresa. Incremento de ventas. Buena imagen de la empresa.

Accionistas

-

Empresa

Rendimiento

Incrementar ventas y captar nuevos

positivo de la

familiar

inversión

clientes. Decisiones acertadas del directorio. Que no haya infiltrados de actos ilícitos dentro de la organización. Responsabilidad

Comunidad

Cumplimiento con

Social

necesidades ambientales

Eficaz control y seguridad

Colaboradores

-

críticos:

permanente

Ensaque, RRHH, Gerente colaboradores

general, productos

Capacitación

-

Clima laboral positivo

Contrato y cumplimiento

-

de contrato

Renovación de contrato

Seguros

-

terminados

Alimentación al 100%

Colaboradores

-

no críticos:

Gobierno

Entidades

-

CUMPLIMIENTO

COMPROMISO DE LA

DE LOS

EMPRESA.

fiscalizadoras


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(PRODUCE,

REQUISITOS

OEFA),

LEGALES

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municipalidad.

4.3. Determinación del alcance Se aplica a toda la documentación generada del SGCS BASC de la empresa

DON AMERICO SAC Planta Carquin. Este Involucra a las actividades que se desarrollan en la empresa; evaluación de proveedores locales, elaboración de harina, aceite crudo; transporte y despacho del producto final.

4.4. Enfoque en procesos: La empresa debe determinar los procesos que incluyen todos los elementos declarados en el alcance. Debe documentar: a) Las entradas y las salidas de los procesos. b) La secuencia e interacción de estos procesos (mapa de procesos). c) Criterios y los métodos (incluyendo el seguimiento, las mediciones y los indicadores del desempeño) necesarios para evidenciar la operación eficaz y el control de estos procesos. d) Los recursos necesarios para estos procesos y asegurarse de su disponibilidad. e) La responsabilidad y autoridad para estos procesos. f) Los riesgos relacionados con estos procesos. g) Evaluar estos procesos e implementar cualquier cambio necesario para asegurarse que logren los resultados previstos.

Mapa y caracterización de procesos


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Cada Jefe Área es el responsable de elaborar y disponer de un mapa de procesos en el que se identifique y describa la secuencia de procesos claves que realiza la Organización, de tal manera que le permita llevar una adecuada gestión del Sistema BASC, respecto de la planificación, ejecución, control y ajuste de las actividades relacionadas con el mantenimiento del Sistema.

Mapa de Proceso del sistema de Gestión en Control y Seguridad


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Caracterización del sis tema de G estión en Control y S eguridad


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5. Liderazgo: 5.1. Liderazgo y compromiso: La alta dirección debe ejercer y demostrar liderazgo y compromiso con respecto al SGCS BASC al: a) Asumir la responsabilidad relacionada con su eficacia. b) Comunicar la importancia del SGCS. c) Asegurar que se establezca la política de gestión en control y seguridad y los objetivos acordes con el contexto, alcance, procesos y riesgos de la empresa. d) Asegurar la integración de los requisitos en los procesos de la empresa. e) Promover el uso del enfoque en procesos y la gestión de riesgos. f) Asegurar que los recursos necesarios estén disponibles. g) Promover la mejora continua.

5.2. Política de gestión en control y seguridad: Norma 5.2” La alta Dirección debe establecer, documentar, comunicar, publicar y respaldar su política de control y seguridad. Esta política debe estar orientada a la prevención de actividades ilícitas y ser adecuada al propósito, alcance del sistema de gestión y riesgos de la organización, incluyendo un compromiso con el mejoramiento continuo del sistema de gestión. La política debe ser marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de l SGCS.


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El Superintendente representante BASC, en coordinación con el Comité de Planta ha definido, documentado y difundido la Política Integrada de la organización:

POLÍTICA INTEGRADO DE GESTIÓN DON AMERICO SAC es una empresa ubicada en Caleta de Carquín, dedicada a la captura, elaboración y comercialización de harina y aceite de pescado, la cual declara en forma expresa tener un Sistema Integrado que abarca: Gestión Ambiental, GMP+B2, SST, BASC, IFFO y Responsabilidad Social, orientado a realizar sus actividades de forma responsable, sostenible y amigable con el ambiente, para lo cual asume los siguientes compromisos: 

Cumplir con los requisitos legales y aplicables a cada uno de sus Sistemas de Gestión.


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

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Satisfacer las necesidades de sus clientes, asegurando la inocuidad y trazabilidad de sus productos.



Proteger a todos los miembros de su organización, evitando lesiones y enfermedades ocupacionales, fomentado una cultura de prevención, garantizando la participación y consulta por parte de sus colaboradores y sus representantes en materia de SST.



Identificar los aspectos generados en su actividad productiva y mitigar sus impactos ambientales.



Prevenir actos ilícitos tales como terrorismo, narcotráfico, contrabando, lavado de activos, fraude, corrupción y soborno.



Ser una empresa sostenible y responsable con los recursos naturales y grupos de interés.



Garantizamos la eficacia del Sistema de Gestión Integrado mediante la capacitación, motivación y compromiso de nuestros líderes y colaboradores.

Todo ello a través de la mejora continua en cada uno de los sistemas de gestión que posee.

Fecha:

Agosto, 2018

Versión:

06

Aprobado: Superintendente La Política Integrada es difundida a través de capacitaciones, correos electrónicos, trípticos informativos, boletines y publicaciones en lugares visibles. La Gerencia de Operaciones y el Equipo BASC mediante las reuniones revisan periódicamente la Política para asegurar que sigue siendo adecuada a los propósitos y objetivos de DON AMERICO

SAC. El área de Administración y el Coordinador BASC son los responsables de comunicar la Política de Gestión a los nuevos DOCUMENTO CONTROLADO ELABORADOR POR:

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trabajadores que ingresen a laborar en la empresa durante la Inducción al puesto tal como lo establece.

5.3. Objetivos del SGCS BASC La alta dirección debe establecer, documentar y revisar los objetivos del SGCS en las funciones y los niveles pertinentes dentro de la organización. Dichos objetivos deben ser coherentes y permitir dar evidencia del cumplimiento de la política de control y seguridad a través de indicadores de gestión.

5.4. Responsabilidad y autoridad: Debe establecer y documentar las responsabilidades, funciones y autoridad del personal que afecta la seguridad de la organización, identificadas en el análisis de criticidad del recurso humano, producto de la gestión de riesgos de la cadena de suministro y las actividades relacionadas con el comercio internacional. Las responsabilidades del personal están definidas en e l “Perfil y Funciones”, para cad a puesto y se han definido claramente las

obligaciones y responsabilidades Respectivas y son de conocimiento de los involucrados. Se ha conformado el equipo BASC Planta Carquin:

SUPERINTENDENTE

- Líder BASC

Coordinador y Auditor - Jefe Turno de Calidad Integrantes:

- Administración - Jefe de Calidad - Responsable de Almacén de materiales - Jefe de Productos Terminados - Jefe de Turno de Producción


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Se detalla a continuación las responsabilidades:

Representante de la Dirección. -



Ser “Líder” BASC.



Se Nombra a los integrantes del Equipo BASC



Tener la responsabilidad y autoridad para supervisar y evaluar

la implementación y cumplimiento del SGCS de la empresa, de acuerdo a lo establecido por los requisitos de la Norma y Estándar BASC. 

Nexo principal entre la empresa y BASC Perú u otras entidades

estratégicas. 

Aprobar la documentación elaborada del SGCS BASC de la

empresa. 

Revisar, evaluar e implementar las propuestas de mejoras del

SGCS BASC dadas por el Equipo BASC. 

Es el responsable de tomar decisiones de acuerdo al resultado

de las Revisiones de los informes presentados por el Auditor sobre el SGCS. 

Programar la revisión Gerencial del SGCS BASC.



Coordinador entre las Gerencias y Jefaturas para el desarrollo

de la implementación y mantenimiento del SGCS. 

Incentivar y motivar a todo el personal para el cumplimiento

óptimo del Manual del SGC S BASC que se desarrolle. 

Presidir las reuniones periódicas (cuando esta sea convocada)

del Equipo BASC para la revisión del SGCS y aprobar cualquier corrección importante física o documentaría.



Asegurar

la

disponibilidad

de

Recursos

para

la

implementación, mantenimiento y mejora del SGCS BASC. DOCUMENTO CONTROLADO ELABORADOR POR:

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

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Elaborar, publicar y difundir la política de seguridad BASC en

coordinación con el Coordinador BASC. 

Dar comunicación directa a BASC PERU y a las autoridades

correspondientes acerca de cualquier actividad sospechosa en las actividades de la empresa.

El Coordinador BASC



Convoca, organizar, coordinar y participar en las reuniones

del Equipo BASC, periódicamente o cuando se requiera. 

Proveer información actualizada sobre la Norma BASC,

acontecimientos recientes, cambios en el entorno etc. 

Dirigir e implementa las actividades del Manual del SGCS

BASC. 

Participa en las reuniones ordinarias del comité de gestión para

tratar temas referentes al sistema BASC 

Elaborar, revisar, verificar y supervisar el cumplimiento del

Manual de Seguridad BASC y sus Procedimientos. 

Firma y Revisa los registros generados de la aplicación de los

procedimientos BASC. 

Responsable de realizar la difusión de los controles BASC al

personal y de cualquier cambio u actualización de la Norma BASC 

Efectúa el seguimiento a las propuestas de acciones

correctivas y preventivas emitidas.

Equipo BASC 

Desarrollar los controles del SGCS BASC elaborando

documentación y registros. 

Cumplir y aplicar las normas y disposiciones del Sistema en

Gestión en Control y Seguridad BASC. DOCUMENTO CONTROLADO ELABORADOR POR:

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

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Ser responsables del control y seguridad de las actividades que

realizan y del personal que tienen a su cargo. 

Responsables del control y seguridad que deben observar de

los contratistas de servicios con los que trabaja. 

Estar conscientes de la influencia que nuestra acción o

inacción puede tener sobre la efectividad del Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC. 

Establecer mecanismos de comunicación para reforzar el

Sistema en Gestión en Control y Seguridad BASC y utilizar anuncios para hacer visibles los esfuerzos y logros de tener una empresa segura y confiable. 

Promover sesiones de intercambio de ideas.

El Auditor interno BASC.



Tiene la responsabilidad de elaborar el Programa de auditoria

y presentar su plan de auditorías. 

Revisar la documentación y registros existentes relativos a las

actividades del SGCS BASC para determinar su adecuación cumplimiento. 

Realiza los informes del resultado de las auditorias y del

estado de las acciones correctivas y/o preventivas al auditado y a la Gerencia General

El Personal de DON AMÉRICO SAC:



Son responsables de la ejecución operativa del SGSC y de

la influencia que su acción o inacción pueda tener sobre la efectividad de dicho sistema. 

La seguridad de la Empresa es responsabilidad de todos los

trabajadores y debe considerarse como parte de sus procesos que realizan. DOCUMENTO CONTROLADO ELABORADOR POR:

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

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E l J efe de S eg uridad, coordina y fis caliza la labor

desempeñada por la empresa de seguridad que brinda el s ervic io de vig ilancia en DON AMÉRICO SAC – P lanta C arquin .

ORGANIGRAMA

DON AMÉRICO SAC Planta Carquin


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7.6. Planificación 7.6.1. Gestión de riesgos: La empresa debe mantener un procedimiento documentado para la gestión de riesgos con base en el enfoque en procesos, este debe incluir: identificación de riesgos, análisis y evaluación de riesgos, establecimiento de controles operacionales, respuesta a eventos, seguimiento, revisiones y comunicación de riesgos. Deben realizar una evaluación de los riesgos mínimos una vez al año y/o cuando se identifique nuevas amenazas o vulnerabilidad en el SGCS.

DON AMERICO SAC Planta Carquin, establece y mantiene un procedimiento documentado para la implementación de la Gestión de Riesgos en donde se describe la realización de la identificación, evaluación, tratamiento y difusión de los riesgos aplicado en las actividades de los procesos identificados según Mapa de proceso, mediante una Guía informativa, afirmando que se debe actualizar dicha evaluación una vez al año. La organización debe asegurar, con base en su evaluación de riesgo, responsabilidad y participación en la cadena de suministro y las actividades relacionadas con el comercio internacional, que los planes, programas y controles de seguridad se encuentran totalmente integrados en todo el ámbito de la organización y dentro de todas sus actividades. Al implementar la política y la gestión efectiva del control y la seguridad, la organización debe hacer lo necesario para garantizar que todas las actividades se realicen de manera segura.

DON AMÉRICO SAC. Planta Carquin, tiene el control Operacional descrito en su formato: DOCUMENTO CONTROLADO ELABORADOR POR:

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Matriz de Evaluación y Tratamiento de riesgo SGB.01.07. F11-00 donde se describe los controles formalizados en los documentos (procedimientos, formatos y registros) según los procesos:



Almacén de materiales



Proceso (Ensaque)



Almacén de Producto terminado



Gestión de Administración de Personal

Sistemas



Seguridad




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MATRIZ DE RIESGO DE ADMINISTRACION


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Referencia:





“Procedimiento de Evaluación de Riesgos” (SGB-01.07.07.09-01) Formato “Matriz de Evaluación y Tratamiento de Riesgos

(SGB-01.07.F14-01)

7.6.2. Requisitos Legales Norma 6.2. La Organización debe establecer un procedimiento documentado para identificar, determinar cómo aplica, actualizar determinar frecuencia y evaluar cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios al cual este sometido y le sea aplicable al SGCS BASC. La organización debe asegurar el cumplimiento de las disposiciones y normas relativas a proteger la propiedad i ntelectual, incluyendo la propiedad de Norma y Estándar BASC y el uso adecuado del logo que identifica la marca y la imagen corporativa de la WBO. Requisitos Legales: de DON AMERICO SAC Planta Carquin, ha establecido: Referencia:



“Procedimiento de Identificación y Actualización de Requisitos

Legales” (SGCA0110) 

Registro Check list de Requisitos Legales Aplicables (SGCA0110F17-00)


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

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Registro de Identificación, Seguimiento y Evaluación de Requisitos Legales y Otros Requisitos. (SGCA0110F18-00)

7.7. Apoyo 7.7.1 Recursos 7.7.1.1 Previsiones: Norma 7.1.1. La empresa debe determinar y proporcionar los recursos necesarios para implementar, mantener y mejorar continuamente el SGCS BASC. Referencia: 

Programa de Actividades para la implementación del SGCS



Formato Plan de monitoreo de los indicadores de gestión.



Formato Plan de monitoreo de objetivos de seguridad BASC.

7.7.1.2. Personal: Norma 7.1.2. La empresa debe establecer y documentar de acuerdo a la autoridad y responsabilidad, los requisitos de competencia, incluyendo requisitos de educación, formación, habilidades y experiencia, y asegurar por medio de evaluaciones periódicas el cumplimiento de estos requisitos. Cuando sea necesario, generar acciones para alcanzarlos y evaluar la eficacia de dichas acciones y los criterios para clasificar cargos críticos. La responsabilidad final por el control y seguridad de la organización, recae en el más alto nivel de la dirección. La organización debe asignar un representante de la alta dirección con el nivel de autoridad y responsabilidad para asegurar que es SGCS se implemente, mantenga y mejore continuamente. DOCUMENTO CONTROLADO ELABORADOR POR:

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7.7.1.2.1 Entrenamiento y capacitación y toma de conciencia La organización debe determinar y demostrar las competencias requeridas del personal y en caso de no disponer de ellas, debe tomar las acciones necesarias. El personal debe ser consciente de la responsabilidad por el control y seguridad en todos los niveles de la organización y de la influencia que su acción o inacción pueda tener sobre la eficacia del SGCS BASC. El personal de DON AMÉRICO SAC. Planta Carquin, es competente con base en su educación, formación, habilidades y experiencia adquiridas. El Jefe de Producción y/o jefes de área identifican las necesidades de entrenamiento y capacitación de su personal, las mismas que son comunicadas a la Jefatura de Personal de Administración para la elaboración del “Plan anual de capacitación”. Se realizan charlas, difusiones y reuniones al personal periódicamente y se mantienen publicaciones sobre la prevención del tráfico ilícito de drogas (material disuasivo). Referencia:



Procedimiento de Capacitación del Personal (SGRH0202)



Formato de Capacitación (SGRH0202F08-00)



Cronograma de Capacitación (SGRH0202F07-00)

7.7.1.3. Infraestructura operacional: DOCUMENTO CONTROLADO ELABORADOR POR:

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La empresa debe establecer, proveer y mantener la infraestructura necesaria para asegurar la eficacia de los controles operacionales; esta infraestructura debe incluir como mínimo, equipos o herramientas de trabajo, elementos de seguridad física como barreras perimetrales y controles de acceso, elementos de seguridad eléctrica, elementos de seguridad de la información y elementos informáticos.

7.7.2. Información documentada: La empresa debe establecer un procedimiento documentado para aprobar los documentos antes de su emisión, revisar periódicamente y actualizarlos cuando sea necesario, mantener su integridad, disponibilidad, confidencialidad y que sean recuperables, impedir el uso de la documentación obsoleta, controlar los documentos de origen externo.

Norma 7.2.1. La documentación es un elemento clave para permitir a una Organización implementar de manera eficaz SGCS .” Es útil para consolidar y conservar los conocimientos sobre el tema, sin embargo, es recomendable mantener reducida al mínimo r equerido. La Documentación del Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC debe incluir: a) Política. b) Objetivos. c) El Manual del SGCS que contemple y describa el alcance y como

la empresa cumple todos los requisitos de la Norma y

Estándar, así como las exclusiones debidamente justificadas. d) Los procedimientos documentados y los registros requeridos por esta Norma y Estándar de Seguridad. e) Los documentos que la organización determine sean indispensables para asegurar la eficacia del SGCS.


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La documentación del SGCS de DON AMÉRICO SAC. Planta

Carquin. Incluye: Política.



Objetivos.





Manual del SGCS BASC (descrito en el presente documento).



Los procedimientos documentados requeridos por la Norma y Estándar BASC. Los registros requeridos por la Norma y Estándar BASC.



La documentación del SGCS de DON AMÉRICO SAC. Planta Carquin, se encuentra disponible al personal de acuerdo a sus necesidades, de manera tal que permite la implementación del SGCS.

7.7.2.2 Control de Documentos Norma 7.2.2. La empresa debe tener un procedimiento documentado que incluya listado maestro de documentos que le permitan controlar todos los documentos requeridos para la implementación del SGCS BASC, y garantice: a) Aprobar los documentos antes de su emisión. b) Revisar periódicamente y actualizarlos cuando sea necesario. c) Mantener su integridad, disponibilidad, confidencialidad y que sean recuperables. d) Impedir el uso de la documentación obsoleta. e) Controlar los documentos de origen externo.


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DON AMÉRICO SAC. Planta Carquin, establece y mantiene un sistema de registros para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos del SGCS y el estándar BASC. Referencia: 

Procedimiento de Elaboración y Control de Documentos y Registros.(SGCA0101)



Formato Lista Maestra de Documentos (SGCA0101F01-00)



Formato Lista Maestra de Registros



Formato Lista de Distribución de Documentos (SGCA0101F03-

(SGCA0101F02-00)

00) 

Formato Lista Estado de Versión y Revisión de Documentos (SGCA0101F04-00)



Formato

Lista

Maestra

de

Documentos

Externos

(SGCA0101F05-00)

8.7.7.3 Control de Registros Norma 7.2.3. La organización debe llevar los registros necesarios para demostrar conformidad con los requisitos del SGCS BASC y tener un procedimiento documentado, que incluya listado maestro de registros, para la identificación, mantenimiento, disposición de estos registros y para la entrega, control y archivo de la información, teniendo en cuenta los tiempos de conservación previstos en la legislación y definidos por las necesidades de la organización. Los registros deben ser legibles, identificables y rastreables de acuerdo con la actividad, producto o servicio involucrado y se deben almacenar en un lugar adecuado y seguro de forma que se puedan recuperar fácilmente y proteger contra daños, deterioro, perdida o alteración.


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DON AMÉRICO SAC. Planta Carquin, establece y mantiene un sistema de registros para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos del SGCS y con los estándares BASC. El “Procedimiento Control de Documentos” SGC0101, establece la

manera de identificarlos, administrarlos, conservarlos, almacenarlos, recuperarlos, el tiempo de retención y disposición al término del mismo.

El “Procedimiento Control de Documentos y registros”, establece la

manera de identificarlos, administrarlos, conservarlos, almacenarlos, recuperarlos, el tiempo de retención y disposición al término del mismo. Referencia: 

Procedimiento de seguridad en administración de documentos, sellos y firmas (SGRH02.11-00)



Registro de firmas y sellos (SGRH02.11F11-00)

Todos los documentos y registros del SGCS se archivan y conservan adecuadamente protegiéndolos de cualquier deterioro o daño, evitando su pérdida. Se aplica en los siguientes controles de documentos y registros:

7.8. Evaluación del desempeño: 7.8.1. Seguimiento, medición, análisis y evaluación


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Norma 8.1 La organización debe tener procedimientos documentados para el seguimiento y medición de las características claves que puedan tener impacto significativo en el control y seguridad y se debe ajustar a las necesidades de la organización, estableciendo indicadores y metas que permitan determinar la eficacia del SGCS BASC

Detalle

Documento



Responsables

Plan de Monitoreo de Objetivos para el cumplimiento de la política de seguridad BASC”/Reporte de indicador,



Caracterización de los procesos identificados en el SGCS BASC y en los documentos derivados del mismo / Reporte

Representante

de Indicadores de medición. / Reporte de

de la Dirección

indicadores del cumplimiento del tratamiento Monitoreo y medición



de riesgos (procesos)

Coordinador

Procedimiento de Auditoría interna y

BASC

externa. (SGCA01.02) Responsables 

de proceso

Procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas. (SGCA01.03)



Plan de Mejora Continua ” / Reporte de indicador. /Procedimiento de Monitoreo, medición y mejora continua. (SGCA01.12)


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7.6.1.4.2 Acciones Correctivas 7.8.2 Auditorías Norma 8.2 La organización debe tener un procedimiento documentado para realizar auditorías internas a los elementos del SGCS con el fin de verificar que este conforme con: a)

Los requerimientos de la norma y los estándares de seguridad BASC.

b)

Los requisitos del sistema de Gestión en control y seguridad

establecidos e implementados por la organización. La organización debe de elaborar y ejecutar un programa de auditorías internas, su enfoque y periodicidad debe ajustarse a la madurez del SGCS, resultados de auditorías anteriores, importancia y criticidad de los procesos identificada en el análisis y evaluación de riesgos con una frecuencia mínima de una vez al año. Las auditorías internas al SGCS BASC, deben de ser realizadas por un equipo de auditores competentes, independientes a los procesos auditados, formados por instructores aprobados por WBO. Estos auditores internos deberían ser propios de la organización con el fin de garantizar la continuidad del SGCS y el seguimiento de los resultados obtenidos en los procesos de auditoría. Los auditores internos deben ser capacitados y entrenados, en temas relacionados con auditorias de sistemas de gestión y


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seguridad de la cadena de suministro y re entrenados cuando existan cambios procedimentales o normativos en la WOB.

DON AMÉRICO SAC. Planta Carquin, ha establecido el procedimiento “Auditorías Internas”, para la planificación y ejecución

de las auditorías internas, cuyo cumplimiento asegura la objetividad e imparcialidad del proceso:

DON AMÉRICO SAC. Planta Carquin, previene a través de los resultados de las auditorías internas cualquier observación en sus procedimientos y verifica la solución de ellas a través de las Acciones Correctivas.

DON AMÉRICO SAC. Planta Carquin, define que se realicen auditorías internas como mínimo una vez al año, para determinar: 1. Si el SGCS tiene la capacidad para alcanzar los estándares de desempeño requeridos por la Norma y estándares BASC 2. Si el SGCS es eficaz. Referencia: 

“Procedimiento de Auditorías Internas y Externas”

(SGCA01.02) 

Programa de Auditoria (SGCA01.02.F06-00)



Plan de Auditoría Interna (SGCA01.02.F07-00)



Informe de Auditoría Interna (SGCA01.02.F08-00)



Asistencia a Auditoría Interna (SGCA01.02.F09-00)

7. 9 Mejora


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La organización debe revisar y mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de control y seguridad mediante el cumplimiento de la política y objetivos de control y seguridad. La Organización debe establecer, documentar y mantener objetivos relacionados con la mejora continua.

7.9.3. Acciones Correctivas y Preventivas Norma 9.3.

La organización debe de tener procedimientos

documentados para la implementación de acciones correctivas y preventivas, el cual debe de ser aplicado cuando se evidencien no conformidades reales o potenciales en el SGCS teniendo en cuenta los siguientes aspectos: a) Revisar las desviaciones del SGCS b) Identificar la causa de las situaciones no conformes c) Identificar y aplicar las medidas pertinentes d) Registrar las acciones preventivas o correctivas e) Verificar la eficacia de las acciones tomadas.

Cuando se encuentran no conformidades en el SGCS BASC, se identifican las causas básicas y emprender las acciones correctivas y/o preventivas, para ello DON AMÉRICO SAC. Planta Carquin, ha elaborado para su aplicación el “Procedimiento de Acciones

Correctivas y Preventivas ” y el formato “Solicitud de Acciones Correctivas y Preventivas”

La metodología a seguir para el desarrollo y seguimiento de las acciones correctivas y preventivas se rige según lo establecido en el Manual del Sistema de Gestión. DOCUMENTO CONTROLADO ELABORADOR POR:

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Referencia:



Procedimiento del Control de Acciones Correctivas y Preventivas (SGCA.01.03)



Formato Solicitud de Acciones Correctivas y Preventivas



(SAC / SAP). (SGCA01.03.F10-00)



Informe Mensual de Acciones Correctivas y Preventivas



(SGCA01.03. F11-00)

7.10. Estándar del Sistema de Gestión 5.0.1 7.10.1 Requisi tos de A s ociados de Neg ocio

Deben existir procedimientos documentados y verificables para la selección de sus Asociados de Negocio (clientes/proveedores) y terceras partes vinculadas en la cadena de suministro.

7.10.1.1 Gestión de asociados de negocio, prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo PESQUERA

DON

AMÉRICO

SAC,

cuenta

con

procedimientos para, Compras y evaluación de proveedores y evaluación y selección de clientes en el que se establece parámetros para evitar la utilización de la empresa en actos ilícitos, a través del establecimiento de perfiles de riesgo, que debe tener en cuenta el departamento de logística y comercial de la empresa, según corresponda.

PESQUERA DON AMÉRICO SAC, Planta Carquín es responsable de establecer acuerdos de Seguridad con sus proveedores y clientes locales con la finalidad de fortalecer la DOCUMENTO CONTROLADO ELABORADOR POR:

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seguridad de sus operaciones, además se registran las visitas que se realicen a las instalaciones como parte del estudio de seguridad que se debe realizar sobre estos. Referencia: 

“Procedimiento de Compras y

Evaluación de

Proveedores”. (SGCA01.13) 

Auditorias de Servicio de Transporte (SGLO.03.01. F0200)

Registro



Hoja

de

Actualización

de

Datos

de

Proveedores. (SGLO.03.01. F03-00) 

Formato de Programa de Auditorías a Proveedores (SGLO.03.01. F04-00).



“Procedimiento de Selección y contratación de Clientes”.

SGANC.01.07.15) 

Registro

Check

list

de

seguridad

del

cliente.

(SGANC.01.07.15-F01-00) 

Registro de datos del Cliente (SGANC.01.07.15-F02-00)



Registro

de

Verificación

de

Visita

al

Cliente

(SGANC.01.07.15-F02-00). 

Compromiso de Seguridad



Carta de Sensibilización.

7.10.1.2

Prevención

del

Lavado

de

Activos

y

Fi nanciación del Terroris mo

DON AMÉRICO SAC., aplica en sus procesos de Compras nacionales e importadas y evaluación

de

proveedores, Exportación, Selección y contratación de Clientes, así como en los Procesos en Planta Carquin, que contienen criterios de prevención contra el lavado de DOCUMENTO CONTROLADO ELABORADOR POR:

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activos y financiamiento del terrorismo, para el reporte oportuno de operaciones sospechosas

Referencia: 

“Procedimiento

de

Reporte

de

Operaciones

e

Intervención de Actividades Sospechosas ” (SGB-01.07.04)

7.10.2.- Seguridad de las unidades de carga y unidades de transporte de carga 7.10.2.1.- Inspecciones a las unidades de carga La revisión física de los contenedores y de los vehículos que los transportan es fundamental para prevenir que su estructura haya sido modificada con fines de camuflaje de mercancía ilícita. Los contenedores son revisados vacíos, antes de ser cargados con mercadería, por personal calificado para ello y con los implementos de seguridad necesarios. Referencia:



“Procedimiento

de

Inspección

de

Contenedor

y

Precintos” (LSA-01.07.07-00) 

Formato

“Inspección

de

Contenedores” (LSA-

01.07.F13- 00)


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Formato de Entrada y Salida de Precintos de Seguridad



(LSA.01.07.F11-00)

7.10.2.2. Inspecciones a las unidades de transporte de carga El Jefe de Seguridad SGCS y Coordinador BASC, Supervisan y Coordina la correcta aplicación de los controles de seguridad BASC en el acceso de todo vehículo a las instalaciones de DON AMÉRICO SAC, que es controlado por los agentes de seguridad. Referencia: 

“Procedimiento de Control de Ingreso y Salida de Vehículos” (SGB-01.07.02)



Formato “Control de Ingreso y Salida de vehículos ligeros” (SGB.01.07.F04-00)



Formato “Control de Ingreso y Salida de vehículos de carga” (SGB.01.07. F05-00)

7.10.2.3. Prevención de contaminación cruzada. Durante la inspección a las unidades de carga, se verificara la limpieza, presencia de residuso, plantas o animales. Referencia: 

Procedimiento de Inspección de Contenedores y

Precintos (SGB-01.07.07)

7.10.2.4. Integridad de las unidades de carga y unidades de transporte de carga El proceso de Almacenamiento, despacho y Recibo de aceite y harina pescado se realiza mediante la utilización


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de los registros correspondientes, de tal manera que se asegure la trazabilidad del proceso. Todo despacho de productos es supervisado por los encargados del área de Productos Terminados, así mismo la zona de despacho es inspeccionada debidamente por personal que cumple funciones de seguridad, con la finalidad de garantizar la integridad de la mercadería y evitar la presencia de personal ajeno a estas labores. Se registran todos los detalles del proceso, incluyendo los nombres de las personas que participan en el llenado del camión o contenedor, horas de la operación y demás datos propios del proceso. Referencia: 

Procedimiento Para el Control de Ingreso y Salida de Vehículos (SGB-01.07.02)




Precintos (SGB-01.07.07) 

Procedimiento de Seguridad en el Despacho y Recibo de la carga” SGB.01.07.06)

7.10.2.5. Seguridad en los procesos de manejo de la carga El proceso de Almacenamiento, despacho y Recibo de aceite y harina pescado se realiza mediante la utilización de los registros correspondientes, de tal manera que se asegure la trazabilidad del proceso.


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Todo despacho de productos es supervisado por los encargados del área de Productos Terminados, así mismo la zona de despacho es inspeccionada debidamente por personal que cumple funciones de seguridad, con la finalidad de garantizar la integridad de la mercadería y evitar la presencia de personal ajeno a estas labores. Se registran todos los detalles del proceso, incluyendo los nombres de las personas que participan en el llenado del camión o contenedor, horas de la operación y demás datos propios del proceso. Referencia: “Procedimiento de Seguridad en el Despacho y Recibo



de la carga” (SGB.01.07.06) 

Formato “Recibo y despacho de la carga” (SGB-01.07-

F8-00)

7.10.2.6. Sellos de seguridad PESQUERA DON AMERICO cuenta con procedimiento documentado para registrar, controlar, reemplazar y aplicar los sellos de seguridad, considerando a los responsables en cada proceso. Referencia: 


Precintos (SGB-01.07.07)

7.10.2.7. Control de ruta


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El Jefe de Seguridad de DON AMÉRICO SAC, se encarga de realizar las coordinaciones necesarias para proveer del respaldo de seguridad al traslado de la mercadería, sea esta desde la empresa a otra o a la zona primaria, además de monitorear las unidades en ruta, como apoyo del control que realiza el área de Productos Terminados. Se realiza el registro respectivo. Referencia: 

“Procedimiento de Detección, reporte de diferencia de pesos y Control de Tiempo en Ruta” (SGB.01.07.08)

7.10.3. Seguridad en los procesos de manejo de la l a carga 7.10.3.1. Control de materia prima, material de empaque y embalaje PESQUERA DON AMERICO SAC, cuenta con un procedimiento para el manejo, control y revisión re visión de insumos, material de empaque y otros Referencia: 

Subprocedimiento para el control de insumos y materiales (MP01.C02.16).

7.10.3.2. Precursores químicos y sustancias controladas PESQUERA DON AMERICO SAC, no utiliza precursores químicos ni sustancias controladas en ninguno de sus procesos.

7.10.3.3. Procesamiento de información y documentos de la carga DOCUMENTO CONTROLADO ELABORADOR POR:

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PESQUERA DON AMERICO SAC, cuenta con un procedimiento para el control de información relacionada con la carga, garantizando la trazabilidad de todo el proceso. Referencias: 

Procedimiento de Seguridad Seguridad en la Recepción y Despacho de la carga. (SGB.01.07.06-01)



Procedimiento De Seguridad En

Administración De

Documentos, Sellos y Firmas (SGRH-02.09)

7.10.3.4. Discrepancias en la carga Las diferencias que se presenten entre los pesos manifestados en la guía de remisión de la planta y lo verificado en la zona primaria o en destino son investigadas para determinar en qué puntos se presentó la diferencia y adoptar las medidas correctivas y/o preventivas necesarias. Referencia:



“Procedimiento de Detección, reporte de diferencia de

pesos y Control de Tiempo en Ruta” (SGB.01.07.08) 

Formato Traslado de Harina de Pescado para

Embarque. (SGB.01.04.F16-01) 

Formato Traslado de Aceite Crudo de pescado para

Embarque. (SGB.01.04.F17-01)


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7.10.4. Seguridad en los procesos relacionados con el personal La Selección y Contratación del personal se lleva a cabo según los procedimientos descritos en el “Manual de Gestión Administración del personal”.

La Administración es el encargado de supervisar la entrega y el correcto llenado de los formatos BASC, para empleados por parte de todo personal nuevo y el de “Mantenimiento del personal” y “Observaciones del Comportamiento” a los tres meses de su ingreso por

parte del superior inmediato. Puestos críticos, son aquellos que, por su función, su posición física o por el acceso que tienen a información confidencial ocupan un puesto relevante respecto a la seguridad dentro de la empresa que son:

Garita



Administración



Almacenes de Materiales





Ensaque



Productos Terminados

Administración tiene la responsabilidad de coordinar, programar y ejecutar las siguientes actividades necesarias para el adecuado estudio de seguridad de los trabajadores que ocupan posiciones críticas, respecto al estándar BASC.



Realización de exámenes toxicológicos en coordinación con la Gerencia Operaciones, Administración Planta y Coordinador BASC, para detectar el consumo de


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sustancias ilícitas, antes y durante la contratación, una vez al año o cuando se requiera de acuerdo a programación y de manera aleatoria. 

Visitas domiciliarias, una vez al año o cuando se requiera, dejando evidencia de ello en el formato respectivo.

La Administración y el Coordinador BASC, son responsables

de

realizar

la

verificación

de

los

antecedentes del personal que ocupa puestos críticos, de acuerdo a programación y cuando lo considere conveniente, del resultado de esta verificación tendrán acceso solo el Superintendente. El personal de terceros o sub contratados que cumpla con las características señaladas en el presente apartado, será considerado personal crítico de la empresa. La Administración y el coordinador del sistema, tomarán las medidas necesarias para que se cumpla con el estudio de seguridad exigido por los lineamientos BASC.

Referencia:



“Procedimiento

de

Contratación

de

Personal”

(SGRH0201) 

Registro de Solicitud de Empleo (SGRH-02.01.F0100).



Registro

de

Calificación

del

Personal

(SGRH- 02.01.F02-00). 

Formato de Entrevista de Personal

(SGRH-

02.01.F03-00). DOCUMENTO CONTROLADO ELABORADOR POR:

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

Formato

de

Versión N° 01

Evaluación

del

Pagina 54 de 71

Desempeño

(SGRH-02.01.F04-00). 

Formato de Recepción y Devolución de Activos (SGRH-02.01.F05-00)



Ficha de verificación Domiciliarias



Ficha de Datos del Trabajador

7.10.4.2. Programa de capacitación. La administración es el responsable de que todo el personal nuevo reciba la inducción respectiva a cargo de las jefaturas y de responsables asignados, guardando la evidencia respectiva. La inducción inicial se realiza según lo desarrollado en el Manual de Políticas y procedimientos, e incluye la política de gestión, los procedimientos y controles del SGCS BASC y cuáles son las consecuencias de no cumplir con las normas y procedimientos de seguridad establecidos. PESQUERA DON AMERICO SAC, cuenta con un programa anual de capacitaciones en temas relacionados a la Norma y Estándar BASC V05-2017 Referencia: 

Procedimiento de Inducción del Personal” (SGRH0203)



Constancia de Inducción. (SGRH0203F02-00)



Programa de capacitación BASC.


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7.10.5 Control de acceso y seguridad física 7.10.5.1 Control de acceso y permanencia en las instalaciones 7.10.5.1.1 Acceso de Colaboradores La Administración y el coordinador BASC son los responsables de llevar el adecuado control sobre el carnet de identificación de los trabajadores de PESQUERA DON

AMÉRICO

SAC,

sean

obreros,

empleados

o

administrativos. El desarrollo del procedimiento de control sobre el carnet de identificación del personal se lleva de acuerdo a lo establecido en el procedimiento del Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC y contempla la asignación, recuperación, reposición y anulación de los mismos por la empresa, en los casos de que los trabajadores dejen de trabajar. Referencia: 

“Procedimiento

Control

de

Fotochek”

(SGRH02.08.00) 

Procedimiento Control de Ingreso y Salida del Personal y Visitas en General (SGB-01.07.01)

7.10.5.1.1 Acceso de visitantes, contratistas y terceros El control sobre el ingreso y salida del personal y visitas a las instalaciones de todas las Áreas de la empresa se encuentra bajo responsabilidad del departamento de seguridad y de los agentes asignados a cada uno de las puertas de ingreso y salida. DOCUMENTO CONTROLADO ELABORADOR POR:

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Referencia: 

Procedimiento de Control de Ingreso y Salida del

Personal y visita en general (LSA.01.07.00) 

Formato “Registro de visitas” (LSA.01.07.F02-00)



Formato

“Control

de

personal

de

Contrata”

(LSA.01.07.F03-00) 

Registro de Papeleta de Ingreso (LSA.01.07.F01-00)

7.6.2.4.3 Identificación de Posiciones Críticas Puestos críticos, son aquellos que por su función, su posición física o por el acceso que tienen a información confidencial ocupan un puesto relevante respecto a la seguridad dentro de la empresa que son:

Garita



Administración



Almacenes de Materiales





Ensaque



Productos Terminados

Administración tiene la responsabilidad de coordinar, programar y ejecutar las siguientes actividades necesarias para el adecuado estudio de seguridad de los trabajadores que ocupan posiciones críticas, respecto al estándar BASC. DOCUMENTO CONTROLADO ELABORADOR POR:

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

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Realización de exámenes toxicológicos en coordinación con la Gerencia Operaciones, Administración Planta y Coordinador BASC, para detectar el consumo de sustancias ilícitas, antes y durante la contratación, una vez al año o cuando se requiera de acuerdo a programación y de manera aleatoria.



Visitas domiciliarias, una vez al año o cuando se requiera, dejando evidencia de ello en el formato respectivo.

La Administración y el Coordinador BASC, son responsables

de

realizar

la

verificación

de

los

antecedentes del personal que ocupa puestos críticos, de acuerdo a programación y cuando lo considere conveniente, del resultado de esta verificación tendrán acceso solo el Superintendente. El personal de terceros o sub contratados que cumpla con las características señaladas en el presente apartado, será considerado personal crítico de la empresa. La Administración y el coordinador del sistema, tomarán las medidas necesarias para que se cumpla con el estudio de seguridad exigido por los lineamientos BASC.


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3.- Control de acceso físico 7.6.2.3.1 Control de Fotochek La Administración y el coordinador BASC son los responsables de llevar el adecuado control sobre el carnet de identificación de los trabajadores de DON AMÉRICO

SAC, sean obreros, empleados o administrativos. El desarrollo del procedimiento de control sobre el carnet de identificación del personal se lleva de acuerdo a lo establecido en el procedimiento del Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC y contempla la asignación, recuperación, reposición y anulación de los mismos por la empresa, en los casos de que los trabajadores dejen de trabajar. Referencia: 

“Procedimiento

Control

de

Fotochek”

(SGRH02.08.00)

7.6.2.3.2 Control de Ingreso y Salida del Personal y Visitas en general El control sobre el ingreso y salida del personal y visitas a las instalaciones de todas las Áreas de la empresa se encuentra bajo responsabilidad del departamento de


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seguridad y de los agentes asignados a cada uno de las puertas de ingreso y salida.

Referencia: 

Procedimiento de Control de Ingreso y Salida del

Personal y visita en general (LSA.01.07.00) 

Formato “Registro de visitas” (LSA.01.07.F02-00)



Formato

“Control

de

personal

de

Contrata”

(LSA.01.07.F03-00) 

Registro de Papeleta de Ingreso (LSA.01.07.F01-00)

7.6.2.3.3. Seguridad en Administración de Documentos Sellos y Firmas. El Administrador tiene la responsabilidad de contar con un control de sellos y firmas y actualizada, así como facilitar a cada área que cuente con un registro de firmas y sellos autorizado por DON AMÉRICO SAC, para la emisión y recepción de documentos que permiten actividades administrativas y operativas. Referencia: 

Procedimiento de seguridad en administración de

documentos, sellos y firmas (SGRH02.11-00) 

Registro de firmas y sellos (SGRH02.11F11-00)

4.- Seguridad del personal propio, subcontratado y suministrado 7.6.2.4.1 Selección y evaluación del personal DOCUMENTO CONTROLADO ELABORADOR POR:

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7.6.2.4.4 Control de Casilleros Los casilleros asignados a los trabajadores de DON AMÉRICO SAC, deben ser controlados para evitar la infiltración de elementos ilícitos o la posibilidad de conspiraciones internas así como el mal uso de estos. Referencia: 

“Procedimiento

de

Control

de

Casilleros”

(SGRH02.09.00) 

Formato

“Inspección

de

Casilleros”

(SGRH02.09.F01.00)

7.6.2.4.5 Control de uniformes Los uniformes proporcionados al personal y en los que se consignen el nombre y el logo de la empresa, son entregados

según

las

consideraciones

de

DON

AMÉRICO SAC efectuándose el registro correspondiente. Referencia: 

“Procedimiento

de

Control

de

Uniformes”

(SGRH02.07.00) 

“Hoja de Recepción y Devolución de Activos”

(SGRH-02.01.F05.00)

7.6.2.4.6 Control fotográfico Se dispone de un archivo en el que se registran las fotografías actuales, las huellas dactilares y las firmas de


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todo el personal de la empresa, sean administrativos u operarios, el que es actualizado anualmente.

5.- Seguridad en los Procesos

7.6.2.5.1 Control del Material de Empaque de exportación. El control de ingreso, almacenamiento y salida del material de empaque es llevado por el Jefe de Almacén de Materiales de Planta, las áreas de Producción y Calidad realizan el muestreo aleatorio para verificar las características físicas indicadas en el Certificado de Calidad.

Referencia: 

Manual de Producción (MLSA01)



Procedimientos Operacionales de Calidad (LSA-0103)



Procedimientos Operacionales de Saneamiento (LSA-

0102)

7.6.2.5.2 Control de los Insumos Químicos Si se trabaja con IQF (Insumos Químicos Fiscalizados), La Dirección Antidrogas fiscalizaría de manera periódica la utilización de determinados Insumos químicos, necesarios para el desarrollo de nuestra operatividad, ya que son insumos base para la elaboración de drogas ilícitas.


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Es responsabilidad del Jefe de Calidad y el Jefe de Almacén, cumplir con lo exigido por las normas legales y presentar

los

reportes

periódicos

a

la

entidad

correspondiente, así mismo son responsables del correcto almacenamiento de estos. Referencia:



Manual de Producción (MLSA01)



Procedimientos Operacionales de Calidad (LSA-0103)



“Ley de Control de Insumos Químicos y Productos Fiscalizados”

28305

Reglamento de la ley 28305



DS-053-2005-PCM.



6.- Seguridad física 7.6.2.6.1 Seguridad física de las instalaciones E l J efe de Seguridad SG CS y Coordinador B AS C , son

los responsables de supervisa la correcta aplicación de los procedimientos y formatos de control relacionados con la seguridad de las instalaciones y encargadas a los agentes de seguridad, dejando evidencia en los registros respectivos. Referencias:



“Procedimiento de Seguridad

f ísica de las Instalaciones” (LSA-01.07.03-00) Formato “Registro de Inspección en Seguridad Física”



(LSA-01.07.F06-00) DOCUMENTO CONTROLADO ELABORADOR POR:

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7.6.2.6.2 Control de llaves e inspección de cerraduras. La Administración lleva el control de llaves se lleva por áreas sin excepción, las mismas son registradas con la finalidad de identificarlas y ser asignadas debidamente al personal autorizado. Referencia:



“Procedimiento

de

Seguridad

Física

de

las

Instalaciones”

(LSA.01.07.03) 

Formato Inventario de llaves (LSA.01.07.F07-00)



Registro Control de préstamo de llaves (LSA.01.07.F0900)

7.6.2.6.3 Identificación de áreas sensibles y vulnerables Áreas sensibles son aquellas que por su disposición e importancia en todas las áreas de la empresa, son blanco de posibles intrusiones por parte de agentes ilícitos y que de llegar a ocurrir, sus consecuencias repercutirían de manera considerable a los intereses de la organización. Zonas vulnerables, son aquellas determinadas en la evaluación de riesgo que representan un defecto en la seguridad de las instalaciones. Las áreas críticas son monitoreadas y controladas permanentemente por el personal, agentes de seguridad, las jefaturas correspondientes y Jefe de Seguridad. DOCUMENTO CONTROLADO ELABORADOR POR:

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El Jefe de Seguridad, Administrador, los jefes de cada Área y Coordinador BASC, identifica las zonas sensibles y vulnerables en un plano como complemento de la evaluación de riesgos además dispone de un plano de distribución de las áreas, este último se encuentra ubicado físicamente al ingreso de la planta con la finalidad de que el agente pueda indicar a los terceros las zonas permitidas y las restringidas.


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7.tecnolog ías

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S eg uridad en las

de de

Información

La Empresa DON AMÉRICO Planta cuenta

SAC, Carquin con

un

Responsable de Sistemas con el fin de hacer cumplir el DOCUMENTO CONTROLADO ELABORADOR POR:

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procedimiento y registros para asegurar los controles de la seguridad en lo que respecta a Sistemas. Referencia: “Procedimiento de Seguridad de Sistemas”



(SGB.01.07.10) Asignación de Equipos de Computo (SGB.01.07.F12-



00) 

Ficha Técnica (SGB.01.07.F16-00)



Registro de Backup (SGB.01.07.F17-00)



Programa de mantenimiento Equipos y Sistema – Preventivo (SGB.01.07.F16-00)



Control de Precintos (SGB.01.07.F19-00)



Check List de Seguridad en Sistemas (SGB.01.07.F20-00)



Control Seguridad de Acceso al Sistema

(SGB.01.07.F18-

00)

8.- Entrenamiento de seguridad y concientización sobre amenazas DON AMÉRICO SAC, busca establecer los mecanismos que permitan la cooperación de todos los trabajadores para el reporte de toda actividad sub estándar, que atente contra la seguridad, que sea sospechosa o que muestre señales de conspiraciones internas, consumo de drogas ilícitas u otro acto ilícito. La Administración es el responsable de desarrollar un plan de incentivos, el mismo que busca en todo momento la identificación del personal administrativo, operario y terceros vinculados a la operatividad con la política y objetivos de DOCUMENTO CONTROLADO ELABORADOR POR:

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Seguridad de la empresa, dicho plan involucra las siguientes actividades.



Actividades

de

Difusión

y

Concientización.

-

Capacitaciones en temas relacionados con el SGCS - BASC, entrega de material de lectura, facilidades para capacitaciones internas y externas.



Actividades

de

Participación.

-

Concursos

de

conocimientos, Pruebas escritas u orales, Concursos de mascotas o logos, Celebración conjunta de festividades calendarios, actividades con la familia de los trabajadores. 

Actividades de Premiación.- Bonos anuales, Sorteo de

artefactos, Cartas de felicitación, Reconocimientos públicos.

Actualización de Información La información suministrada por el personal y la solicitada por la empresa es actualizada periódicamente, con la finalidad de mantener una relación cercana con sus colaboradores, conocerlos y de esta manera prevenir cualquier intento de conspiraciones internas.

DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO Ver los Procedimientos desarrollados.


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. ANEXOS

MAPA DE PROCESO DEL SISTEMA DE GESTION EN CONTROL Y SEGURIDAD


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CARACTERIZACION DEL SISTEMA DE GESTION EN CONTROL Y SEGURIDAD


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MATRIZ DE RIESGO DEL SISTEMA DE GESTION EN CONTROL Y SEGURIDAD


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Manual Seguridad BASC 2017

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