MAKALAH WEWENANG, LINI DAN STAFF WEWENANG
Kekuasaan posisi dan legal rasional dapat disebut sebagai kekuasaan yang terbatas pada pada lingku lingkup p kecil kecil dan mudah mudah untuk untuk digant diganti. i. Kekuas Kekuasaan aan ini biasan biasanya ya disebu disebutt sebaga sebagaii wewe wewena nang ng atau atau auth author orit ity. y. We Wewe wena nang ng,, adal adalah ah keku kekuas asaan aan jaba jabata tan n yang yang memp mempero eroleh leh pengesahan dari orang lain, dalam hal ini atasan dan bawahan. Pengertian tentang wewenang dapat dipandang secara klasik dan juga secara pengakuan. Seca Secara ra klas klasik ik,, wewe wewena nang ng dimi dimili liki ki oleh oleh atas atasan an dan dan bawa bawaha han n berk berkew ewaj ajib iban an mema mematu tuhi hiny nya. a. Kond Kondis isii ini ini dapa dapatt meni menimb mbul ulka kan n keku kekuas asaa aan n yang yang sewe sewena nang ng-w -wen enan ang. g. Pandan Pandangan gan pengak pengakuan uan berdas berdasark arkan an adanya adanya pengak pengakuan uan dari dari seseor seseorang ang yang yang dipeng dipengaru aruhi hi terhadap orang lain yang mempengaruhi mereka. Dengan demikian, dalam lingkup sempit, wewenang yang sah belum tentu memperoleh pengakuan orang lain. Weber Weber menyeb menyebut ut wewena wewenang ng sebaga sebagaii wewena wewenang ng yang yang legal legal dan sah. sah. Weber Weber juga juga membagi wewenang menjadi wewenang kharismatik, rasional, dan tradisional. Indonesia kini menuju kepada pembagian kewenangan antara pusat dan daerah, sehingga azas desentralisasi lebih tampak. Pembagian ini menuju kepada pemberian wewenang kepada daerah lebih besar deng dengan an hak hak meng mengelo elola la send sendir irii daer daerah ahny nyaa untu untuk k kegi kegiat atan an-ke -kegi giata atan n terte tertent ntu, u, dan dan ada ada keseimbangan penerimaan antara daerah dan pusat. Hal ini dilakukan untuk mencegah usaha pemisahan diri oleh daerah-daerah: Organisasi Lini (Line Organization) Organization)
Dalam jenis organisasi ini, pembagian tugas dan wewenang terdapat perbedaan yang tegas tegas antara antara pimpin pimpinan an dan pelaks pelaksana anaan. an. Peran Peran pimpin pimpinan an dalam dalam hal ini sangat sangat domina dominan n dimana semua kekuasaan di tangan pimpinan. Oleh sebab itu dalam pelaksanaan kegiatan yang utama adalah wewenang dan perintah. Memang bentuk organisasi semacam ini, khususnya didalam institusi-institusi yang kecil sangat efektif karena keputusan-keputusan cepat diambil dan pelaksanaan keputusan juga cepat. Kelemahannya jenis organisasi semacam ini kurang manusiawi, lebih-lebih para pelaksana tugas bawahan hanya dipandang sebagai robot yang senantiasa siap melaksanakan perintah. Organisasi Staf (Staff Organization)
Dalam Dalam organi organisas sasii ini, ini, tidak tidak begitu begitu tegas tegas garis garis pemisa pemisah h antara antara pimpin pimpinan an dan staf staf pelak pelaksan sana. a. Peran Peran staf staf bukan bukan sekeda sekedarr pelaks pelaksana ana perint perintah ah pimpin pimpinan an namun namun staf staf berper berperan an seba sebaga gaii pemb pemban antu tu pimp pimpin inan an.. Bent Bentuk uk orga organi nisa sasi si sema semaca cam m ini ini munc muncul ul kare karena na maki makin n komple kompleksn ksnya ya masala masalah-m h-masa asalah lah organi organisas sasii sehing sehingga ga pimpin pimpinan an sudah sudah tidak tidak dapat dapat lagi lagi
menyelesaikan semuanya dan memerlukan bantuan orang lain (biasanya para ahli) yang dapat memberikan masukan pemikiran-pemikiran terhadap masalah-masalah yang dihadapi. Meskipun organisasi ini lebih baik dari yang pertama karena keputusan-keputusan dapat lebih baik namun kadang-kadang keputusan-keputusan tersebut akan memakan waktu yang lama karena melalui perdebatan-perdebatan yang kadang-kadang melelahkan. Organisasi Lini dan Staff
Organisasi ini merupakan gabungan kedua jenis organisasi yang terdahulu disebutkan (line dan staf). Dalam organisasi ini staf bukan sekedar pelaksana tugas tetapi juga diberikan wewenang untuk memberikan masukan demi tercapainya tujuan secara baik. Demikian juga pimpinan tidak sekedar memberikan perintah atau nasehat tetapi juga bertanggung jawab atas perintah atau nasehat tersebut. Keuntungan organisasi ini antara lain ialah keputusan yang diambil oleh pimpinan lebih baik karena telah dipikirkan oleh sejumlah orang dan tanggung jawab pimpinan berkurang karena mendapat dukungan dan bantuan dari staf. Dalam kehidupan sehari-hari apabila unit kerja (departemen, perusahaan dan sebagainya) akan melaksanakan suatu rencana tidak selalu langsung diikuti oleh penyusunan organisasi baru. Struktur organisasi itu biasanya sudah ada terlebih dahulu dan ini relatif cenderung permanen, lebih-lebih struktur organisasi departemen. Disamping itu unit-unit kerja tersebut dijabarkan kedalam unit-unit yang lebih kecil dan masing-masing unit-unit kerja yang lebih kecil ini mempunyai tugas dan wewenang yang berbeda-beda (dirjen, direktorat, bidang, seksi, devisi, dan sebagainya). Masing-masing unit kerja tersebut sudah barang tentu akan menyusun perencanaan dan kegiatan-kegiatan. Untuk pelaksanaan rencana rutin cukup oleh staf yang ada sehingga tidak perlu menyusun organisasi baru. Apabila rencana atau kegiatan tersebut tidak dapat ditangani oleh struktur organisasi yang telah ada biasanya dibentuk, misalnya panitia tim kerja (kelompok kerja), komisi dan sebagainya. KONFLIK LINI DAN STAFF
Bentuk umum dari konflik organisasi adalah konflik antara para anggota lini dan staf. Perbedaan ini memungkinkan para anggota lini dan staf untuk melaksanakan tugas mereka masing-masing secara efektif. Pandangan lini : Para anggota lini berpendapat bahwa para anggota staf mempunyai empat keluarga •
staf melampaui wewenang
•
staf tidak memberikan advis yang sehat
•
staf menumpang keberhasilan lini
•
staf mempunyai prespektif yang sempit
Pandangan staf •
Lini tidak mau meminta bantuan staf pada waktu yang tepat
•
Lini menolak gagasan baru
•
Memberi wewenang yang terlalu kecil kepada staf
Penanggulangan Konflik Lini dan Staf •
Penegasan tentang tanggung jawabnya
•
Pengintegrasian kegiatan-kegiatan
•
Mengajarkan lini untuk menggunakan staf
•
Mendapatkan pertanggung jawaban staf atas hasil-hasil
LINI DAN STAFF
Lini mempunyai fungsi untuk bertangungjawab langsung atas tercapainya tujun-tujuan suatu perusahaan. Staff adalah individu atau kelompok (terdiri para ahli) dalam struktur organisasi yang funsi utamanya adalah meberikan saran dan pelayanan kepada fungsi lini. JENIS-JENIS STAFF •
Staff pribadi (personal staff) Staff pribadi dibentuk untuk memberikan saran bantuan dan jasa kepada seorang manajer. Staff pribadi sering disebut asisten atau asisisten staff yang mempunyai banyak tugasuntuk atasan dan biasanya generalis.
•
Staff spesialis Memberikan saran, konsultansi, bantuan dan melayani seluruh lini dan unsur organisasi. Bertaggung jawab ke tingkatan-tingkatan organisasi yang bermacam-macam, seperti tingkatan divisi, tingakatan bagian ataupun tingkatan cabang yang berdiri sendiri.
WEWENANG LINI, STAFF DAN FUNGSIONAL Wewenang lini
Adalah wewenang dimana atasan melakukannya atas bawahannya langsung. Yaitu atasan langsung memberi wewenang kepada bawahannya, wujudnya dalam wewenang perintah dan tercermin sebagai rantai perintah yang diturunkan ke bawahan melalui tingkatan organisasi. Wewenang staff
Adalah hak yang dipunyai oleh satuan-satuan staf atau para spesialis untuk menyarankan, memberi rekomendasi, atau konsultasi kepada personalia ini. Kualifikasi yang
harus dipenuhi oleh orang yang duduk sebagai taf yaitu dengan menganalisa melalui metode kuisioner, metode observasi, metode wawancara atau dengan menggabungkan ketiganya. Baishline mengajukan enam pokok kualifikasi yang harus dipengaruhi oleh seorang staf yaitu: •
Pengetahuan yang luas tempat diamana dia bekerja
•
Punya sifat kesetiaan tenaga yang besar, kesehatan yang baik, inisiatif, pertimbangan yang baik dan kepandaian yang ramah.
•
Punya semangat kerja sama yang ramah
•
Kestabilan emosi dan tingkat laku yang sopan.
•
Kesederhanaan
•
Kemauan baik dan optimis
•
Kualifikasi utama yaitu memiliki keahlian pada bidangnya dan punya loyalitas yang tinggi. Konsekkuensi organisasi yang menggunakan staf yaitu menambah biaya administrasi
struktur orgasisasi menjadi komplek dan kekuasaan, tanggung jawab serta akuntabilitas. yaitu memiliki keahlian pada bidangnya dan punya loyalitas yang tinggi. Wewenang staf Yaitu hak para staf atau spesialis untuk menyarankan, memberi rekomendasi konsultasi pada personalia yang tinggi, Hal yang perlu diperintahkan dalam mendelegasikan suatu kegiatan kepada orang yang ditunjuk yaitu: •
Menetapkan dan memberikan tujuan serta kegiatan yang akan dilakukan
•
Melimpahkan sebagian wewenangnya kepada orang yang di tunjuk
•
Orang yang ditunjuk mempunyai kewajiban dan tanggung jawab yang harus dilaksanakan agar tercapainya tujuan.
•
Menerima hasil pertanggung jawaban bawahan atas kegiatan yang dilimpahkan.
SUMBER KONFLIK LINI DAN STAFF •
Perbedaan umur dan pendidikan, dimana staf biasanya lebih muda dan berpendidikan dari pada orang lini.
•
Perbedaan tugas, orang lini tugasnya lebih teknis dan generalis, sedang staf adalah spesialis, karena:
Dalam pemberian bantuan sering menggunakan istilah-istilah yang tidak dimengerti orang lini.
Staf tidak mengerti masalah-masalah lini dan menganggap saran mereka tidak dapat diterapkan dalam tugasnya
•
Perbedaan sikap yang tercermin dalam:
Orang staf cenderung memperluas wewenangnya dan cenderung memberikan perintah pada orang lini untuk membuktikan eksistensinya.
Orang staf cenderung paling berjasa terhadap gagasan-gagasannya, orang lini cenderung tidak menghargai orang staf dalam membantu pemecahan masalah.
Orang staf merasa di bawah orang lini, dan orang lini selalu curiga bahwa orang staf ingin memperluas kekuasaannya.
•
Perbedaan posisi, untuk itu manajemen puncak harus secara jelas menyampaikan delegasi departement staf, dan staf harus menyadari bahwa pekerjaan mereka adalah not sell not to tell.
DELEGASI WEWENANG Adalah pelimpahan dan tanggung jawab formal kepada orang lain untuk melakukan tugas tertentu. Jadi delegasi wewenang adalah:
Proses manajer mengalokasikan wewenang ke bawah yaitu kepada orang-orang yang melapor kepadanya.
Pemberian otoritas atau kekuasaan formaldan tanggung jawab untuk melaksanakan kegiatan tertentu kepada orang lain. Pelimpahan otoritas oleh atasan kepada bawahan diperlukan agar organisasi dapat berfungsi secara efisien karena tak ada atasan yang dapat mengawasi secara pribadi tugas-tugas organisasi.
Alasan perlunya pendelegasian, yaitu:
Agar organisasi berfungsi lebih efisien
Manajer dapat memusatkan tenaganya kepada tugas-tugas prioritas yang lebih penting.
Bawahan dapat tumbuh, berkembang dan sebagai alat untuk belajar dari kesalahan. Delegasi dibutuhkan karena manajer mungkn hanya menguasai “the big picture”,
tidak cukup mengerti secara teperincidan tidak selalu mempunyai semua pengetahuan yang dibutuhkan untuk membuat keputusan. Sehingga untuk mengefisiesikan sumber daya, pelaksaan tugas tertentu didelegasikan kepada tingkatan yang serendah mungkin dimana cukup kemampuan dan informasiuntuk menyelesaikannya. Prinsip klasik yang dapat dijadikan dasar untuk dlegai efektif adalah: Prinsip scalar
Menyatakan harus ada garis otoritas yang jelas yang mengubungkan tingkat paling tinggi dengan tingkat paling bawah. Garis otoritas yang jelas ini memudahkan kepada organisasi untuk mengetahui:
•
Kepada siapa dia dapat mendelegasikan
•
Siapa yang dapat melimpahkan wewenang kepadanya
•
Kepada siapa dia bertanggung jawab
Dalam proses penyusunan garis otoritas diperlukan kelengkapan pendelegasian wewenang, yaitu semua tugas yang piperlukan dibagi habis. Hal ini digunakan untuk menghindari: •
Gaps, yaitu tugas-tugas yang tidak aada penanggung jawabnya
•
Overlaps, yaitu tanggungjawab yang sama diberikan kepada lebih dari satu orang.
•
Splits, yaitu tanggungjawab atas tugas yang sama diberikan kepada lebih dari satusatuan organisasi.
•
Prinsip kesatuan perintah (unity of command) Menyatakan setiap orang dalam setiap organisasi harus melapor kepada satu atasan. Melapor pada lebih pada satu atasan akan menyulitkan seseorang untuk mengetahui kepada siapa dia harus bertanggung jawab dan perintah siapa yang harus diikuti. Bertangung jawab kepada lebih dari satu atasan juga akan membuat bawahan dapat menghindari tanggung jawab atas pelaksanaan tugas yang jelek denga alas an banyaknya tugas dari atasan lain.
Tangung jawab, wewenang dan akuntabilitas Prinsip-prinsip ini menyatakan bahwa: Dapat menggunakan sumber dayanya secara efisien. Masing-masing orang dalam organisasi melaksanakan tugas yang dibebankan kepadanya secara efektif. Akuntabilitas penerima tanggung jawab dan wewenang Manfaat pendelegasian wewenang, yaitu: Manajer mempunyai banyak kesempatan mencari dan menerima peningkatan tanggung jawab dari tingkatan manajer yang tinggi. Memberikan kepuutsan yang lebih baik. Pelimpahan yang efektif mempercepat pembuatan keputusan. Melatih bawahan memikul tanggung jawab, melakukan penilaian dan meningkatkan keyakinan diri serta kejadian yang berinisiatif. Hambatan terhadap pendelegasian yang efektif, yaitu: Kengganan mendelegasikan wewenang. Bawahan kurang percaya diri dan merasa tertekan jika dilimpahi wewenang pembuatan keputusan yang lebih besar.
Syarat untuk delegasi yang efektif: Kesediaan manajer untuk memberikan kebebasan kepada bawahan dalam melaksanakan tugas yang dilimpahkan. Komunikasi yang baik antara atasan dan bawahan. Meningkatkan kompleksitas tugas yang dilimpahkan dan derjat pelimpahan dalam suatu jangka waktu tertentu. Bila tidak ada kemajuan dalam jangka waktu yang telah direncanakan, maka beberapa hambatan dalam hubungan antara atasan dan bawahan mungkin sudah bisa ditemukan (misalnya latihan yang tidak cukup, tidak adanya kepercayaan antara satu sama lain, komunikasi yang buruk). Louis allen mengemukakan tentang teknik untuk membantu manajer dalam melakukan delegasi dengan efektif: Tetapkan tujuan. Tegaskan tanggung jawab dan wewenang. Berikan motivasi kepada bawahan. Meminta penyelesaian kerja. Berikan latihan Adakan pengawasan yang memadai. 1. Siapa yang sebenarnya membutuhkan manajemen dan mengapa manajemen itu harus ada?
Jawab : Semua orang membutuhkan manajemen dan juga organisasi membutuhkan manajemen agar dapat mencapai tujuan bersama. Manajemen harus ada karena untuk mengatur sistem kerja, manusia harus menghasilkan hasil yang maksimum agar apa yang direncanakan berjalan dengan baik dan bertahap.
2. Mengapa pada lower manajemen, manajerial skill atau keahlian lebih kecil dibandingkan material skill?
Jawab : Karena pimpinan tingkat bawahan lebih banyak berhadapan dengan paa pekerja operasional secara langsung, dimana tugas utamanya adalah memberikan bimbingan langsung kepada petugas operasional. Maka bagi pimpinan tingkat bawahan harus mengetahui selak beluk kegiatan yang operativ.
3. Mengapa dalam sebuah organisasi diperlukan suatu rencana atau planning?
Jawab : Agar apa yang telah direncanakan oleh suatu organisasi dapat dihasilkan dengan sesuai rencana tepat pada waktunya.
4. Apa yang dimaksud dengan Promosi?
Jawab : Promosi adalah salah satu motivasi bagi para pegawai untuk menunjukkan prestasi prestasinya yang besar.
5. Apa yang dimaksud dengan Demosi?
Jawab : Demosi adalah penurunan jabatan karena seseorang tersebut tidak mampu dan cakap dalam memikul tugas dan tanggung jawab yang dibebankan kepadanya tanpa mengurangi balasan jasa yang pernah diterimanya.
6. Sebutkan sebab utama konflik yang sering timbul dalam organisasi!
Jawab : Konflik dalam individu, konflik antara individu dalam organisasi yang sama, konflik antar individu dan kelompok, konflik antar kelompok dalam organisasi yang sama, dan konflik antar organisasi.
7. Sebutkan dan jelaskan gaya kepemimpinan yang anda ketahui beserta ciri-cirinya!
Jawab
:
Gaya kepemimpinan
adalah pola tingkah laku
yang
dirancang
untuk
mengintegrasikan tujuan organisasi dan tujuan individu untuk mencapai tujuan bersama. Antara lain :
- Tipe Otokratis yaitu pimpinan yang selalu memerintah dan menyuruh bawahannya agar bertindak sesuai dengan keinginannya.
- Tipe Paternalistis yaitu selalu beranggapan bawahannya belum dewasa dan harus mempersiapkan segala sesuatunya lebih baik lagi.
- Tipe Kharismatik yaitu sifat-sifat yang timbul dari perbandingannya yang menimbulkan
pesona.
- Tipe Demokrasi yaitu bersetia menerima segala dari bawahannya dan member kesempatan pada bawahannya untuk berkonsultasi.
- Tipe Militerisme yaitu selalu mengkomandokan apa saja yang harus dikerjakan.
