BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Telah diketahui bahwa laboratorium merupakan perangkat penunjang pelaksanaan akademik dalam sebagian atau satu cabang ilmu pengetahuan dan teknologi di Politeknik Kesehatan Mataram. Laboratorium diharapkan mampu melayani kebutuhan proses ekademik pada suatu cabang-cabang ilmu yang relevan, sehingga pendidikan dan pengajaran, penelitian, serta pengabdian pada masyarakat yang membutuhkan perangkat laboratorium dapat terpenuhi dan terlayani dengan baik. Pelayanan suatu laboratorium tidak hanya terbatas untuk kalangan internal perguruan tinggi, akan tetapi juga diharapkan mampu melayani masyarakat secara luas dalam cabang ilmu penge tahuan dan teknotogi yang relevan. Untuk itu, diperlukan pengelolaan laboratorium secara baik sesuai dengan kapasitas dan fasilitas yang dimiliki setiap laboratorium. Pengelolaan
laboratorium
harus
dilakukan
sebaik
mungkin
agar
pemanfaatannya dapat diperoleh secara maksimal untuk mencapai sasaran pendidikan di suatu perguruan tinggi. Selain fasilitas laboratorium yang tersedia, pemanfaatan laboratorium sangat bergantung kepada pengelola labaratorium itu sendiri. Kelengkapan komponen-komponen pengelola laboratorium, relevansi bidang ilmu, serta kinerja yang baik akan dapat mewujudkan perannya melayani proses akademik secara maksimal. Oleh karena itu pada suatu laboratorium, setiap
komponen
pengelolanya
harus
wewenang masing-masing. 3
memahami
tanggung
jawab
dan
Manajemen laboratorium (laboratory management) adalah usaha untuk mengelola laboratorium. Suatu laboratorium dapat dikelola dengan baik sangat ditentukan oleh beberapa faktor yang saling berkaitan satu dengan yang lainnya. Beberapa alat-alat laboratorium yang canggih, dengan staf profesional yang terampil belum tentu dapat berfungsi dengan baik, jika tidak didukung oleh adanya manajemen laboratorium yang baik. Oleh karena itu manajemen laboratorium adalah suatu bagian yang tidak dapat dipisahkan dari kegiatan laboratorium sehari-hari. Pengelolaan laboratorium akan berjalan dengan lebih efektif bilamana dalam struktur organisasi laboratorium didukung oleh Board of Management yang berfungsi sebagai pengarah dan penasehat. Board of Management terdiri atas para senior/profesor yang mempunyai kompetensi dengan kegiatan laboratorium yang bersangkutan.
B. Rumusan Masalah
1. Apa yang dimaksud dengan Organisasi Laboratorium? 2. Apa saja bagian dari Organisasi Laboratorium? 3. Bagaimana organisasi dan tata kerja laboratorium? 4. Bagaimana peranan dan fungsi Ketatausahaan dalam Laboratorium?
C. Tujuan
1. Mahasiswa dapat memahami mengenai Organisasi Laboratorium 2. Mahasiswa dapat mengetahui bagian dan peranan dari masing-masing komponen Organisasi Laboratorium
4
3. Mahasiswa dapat mengetahui peranan dan fungsi Ketatausahaan dalam Laboratorium
5
BAB II PEMBAHASAN A. ORGANISASI LABORATORIUM
Organisasi
adalah
kesatuan
atau
kelompok
kerjasama
untuk
menggerakkan aktivitas guna mencapai tujuan bersama dan terikat secara formal dalam suatu ikatan hirarki, dimana selalu terdapat hubungan antara seseorang/sekelompok orang yang disebut pimpinan dan seorang/sekelompok orang yang disebut bawahan. . Laboratorium adalah tempat riset ilmiah, eksperimen, pengukuran ataupun pelatihan ilmiah yang dilakukan. Pada SPTK-21 dikemukakan Laboratorium merupakan tempat untuk mengaplikasikan teori keilmuan, pengujian teoritis, pembuktian uji coba, penelitian, dan sebagainya dengan menggunakan alat bantu yang menjadi kelengkapan dari fasilitas dengan kuantitas dan kualitas yang memadai (Depdiknas, 2002). Tergantung dari status laboratorium, laboratorium dapat juga berfungsi dalam pelayanan, pelatihan, pendidikan dan penelitian di bidang laboratorium klinik antara lain hematologi, kimia klinik, imunologi, mikrobiologi klinik, urinalisis dan analisis cairan tubuh lainnya, baik untuk keperluan lab. klinik sendiri maupun bersama bidang lainnya terutama bidang klinik. Setiap organisasi berlandaskan “participative gove rnance” artinya ada kerjasama antar setiap bidang atau unit untuk mencapai tujuan, atau di rumah sakit merupakan “clinical governance” yang memprioritaskan pa rtisipasi antar unit untuk pengembangan profesional berkelanjutan. Selanjutnya organisasi tersebut menggunakan “good governance” artinya memanfaatkan pemerintah 6
misalnya dalam kebijakan, sektor swasta misalnya bantuan dan masyarakat sipili (civil society) misalnya akademisi, kelompok profesi untuk berinteraksi konstruktif dalam mencapai tujuan. Untuk organisasi, berbadan hukum, rumah sakit, apalagi menjadi
Perjan,
termasuk
laboratorium
perlu
governance” artinya di samping berlandas kan
berlandaskan partisipatisi
yang sudah “corporate
(participative
governance) dan kebersamaan (good governance) perlu berusaha mandiri agar lestari artinya dalam usahanya harus ada keuntungan supaya tetap eksis, lestari dan lebih baik (sustainable development) di samping tetap memperhatikan usaha sosial misalnya memberikan dispensasi bagi yang miskin dalam pelayanan laboratorium klinik. Dalam pelayanan laboratorium perlu adanya peran gender, artinya peran pria dan wanita dalam laboratorium tersebut dari segi sosial sama tingginya, siapa yang lebih baik dari segi profesi dan prestasi, kepemimpinan dan manajemen berhak mendapatkan kedudukan atau jabatan dan “reward” yang sesuai.
B. ORGANISASI DAN TATA KERJA LABORATORIUM
Organsiasi laboratorium sebaiknya memperhatikan pilar-pilar organisasi untuk mencapai tujuan atau sasaran. Sedikitnya ada sepuluh pilar yang perlu dimanfaatkan
yaitu
(leadership),
proses
nilai
(values),
manajemen
struktur
(management
(stuctures), pro-
kepemimpinan
cesses),
informasi
(information), tata kerja dan kemitraan (procedures and partnership) kompetensi (competences), pengawasan (controls),kinerja (performance), dan pembayaran
7
(pay)). Pilar-pilar organisasi tersebut yaitu : 1. Nilai atau Wawasan Organisasi laboratorium
Nilai merupakan hal yang mendasar, antara lain berisi visi, misi dan tujuan/sasaran organisasi. Sejumlah nilai ini tak begitu nampak dalam tata kerja sehari-hari, namun bila ada kesempatan atau ancaman, nilai tersebut sangat berguna untuk mewujudkan partisipasi dan kebersamaan dalam memecahkan permasalahan atau mencapai sasaran. Sebagai contoh visi, misi dan sasaran laboratorium secara garis besar adalah sebagai berikut : Visi
Menjadi pusat unggulan dalam pelayanan, pendidika, pelatihan dan penelitian laboratorium serta pengembangannya sesuai kebijakan untuk memuaskan pengguna jasa.
Misi:
1. Memberikan pelayanan laboratorium secara optimal yang memuaskan pengguna jasa dan karyawan laboratorium tentang skrining penyakit, diagnosis, prognosis dan monitoring terapi. 2. Memfasilitasi pelaksanaan pendidikan, pelatihan, penelitian dan penggunaan teknologi baru dan manajemen di bidang laboratorium klinik untuk meningkatkan mutu produktivitas secara berkelanjutan. 3. Menjalin tata kerja dan kemitraan berkelanjutan berpedoman pada: 3.1 Participative governance dalam unit kerja artinya partisipatif, 8
transparan, akuntabel, sustainabel, keadilan, kesetaraan gender dan lain-lain syarat governance, dan; 3.2
good governance dengan sesama unit kerja, pimpinan rumah sakit, pemerintah, masyarakat sipil (civil society) terutama dokter, ahli dalam berbagai bidang dan swasta antara lain industri, “donor agency”, dan pengguna laboratorium, serta;
3.3 corporate governance untuk kemandirian, kelestarian dan kesejahteraan.
4. Mengembangkan jenis dan paket/panel pelayanan laboratorium yang diperlukan pengguna jasa dan memanfaatkan laboratorium untuk meningkatkan produktivitas antara lain mengurangi biaya operasional namun tetap menambah pendapatan. 5. Memberikan
informasi yang berkaitan
dengan pelayanan dan
pengembangan laboratorium secara cepat, tepat, teliti dan terpadu serta terus diperbaiki. 6. Menjaga
produktivitas
dan
kinerja
laboratorium
yang
terus
meningkat dalam mutu, akreditasi, untuk kepentingan kesehatan dan kesejahteraan. 7. Menyesuaikan dengan pengguna jasa dan kemampuan laboratorium serta “cost effectiveness” arah pelayanan laboratorium abad 21 yaitu antara lain:
9
a. Diagnosis sel dan diagnosis molekuler misalnya PCR, DNA probes. b. Genetika dan biologi misalnya neorobiologi dan biologi reproduksi. c. Segala jenis tes Imunologi untuk diagnosis. d. Point of Care Testing (POCT). e. Otomatisasi tes sampai dengan tes secara robotik dengan memperhatikan kebutuhan. f. Telemedicine dalam hal ini telepathology dan telecommunications yang semuanya diarahkan untuk kesehatan penderita/pengguna jasa.
Sasaran dan Tujuan:
Terwujudnya mutu pelayanan laboratorium yang terus meningkat secara berkelanjutan yang didukung kebijakan pimpinan rumah sakit dan memuaskan pengguna jasa pada era globalisasi khususnya AFTA tahun 2003, sehat untuk semua 2010 dan Health for All 2025. Nilai merupakan wawasan organisasi. Dalam pengembangannya agar selalu sesuai dengan kebijakan dan kebutuhan pengguna jasa karena itu selalu dapat dipertimbangkan inisiatif atau referensi baru yang memperbaiki wawasan tersebut.
10
2. Struktur Organisasi Laboratorium
Pengorganisasian atau pengelolaan laboratorium dapat diartikan sebagai pelaksanaan
dalam
pengadministrasian,
perawatan,
pengamanan,
serta
perencanaan untuk pengembangan secara efektif dan efisien. Salah satu contoh struktur organisasi laboratorium disajikan pada gambar berikut :
Semua komponen dalam organisasi laboratorium memiliki peranan dan fungsi masing-masing. Dalam menjalankan peranan tersebut diatur dan diawasi berdasarkan manajemen yang telah disepakati bersama dalam organisasi sebagai salah satu fungsi manajemen. Berikut adalah fungsi dari komponen organisai laboratorium :
11
a) Kepala laboratorium. Kepala laboratorium memiliki peranan sebagai seorang pimpinan dalam organisasi, dalam hal ini Laboratorium. Segala kebijakan akan diputuskan dan ditetapkan oleh seorang pemimpin atau ketua dengan koordinasi dengan bagian yang terkait. Semua koordinasi dalam organisasi
terpusat
pada
seorang
pemimpin.
Kepala
Laboratorium
memegang fungsi pengawasan dalam setiap langkah organisasi dalam perjalanannya mencapai tujuan bersama. b) Koordinator Teknis, Mutu, Administrasi Pelayanan dan Keuangan. Koordinator merupakan perpanjangan tangan dari ketua dalam rangka mengkoordinasi dan mengawasi jalannya organisasi dalam bidangnya masing-masing. ditampung
Segala
oleh
masalah
coordinator
dan
dalam
masing-masing
dalam
bidang
penyelesaiannya
akan
akan
di
koordinasikan bersama dengan ketua atau pimpinan organisasi. Coordinator akan
membawahi
laboratorium
(mis:
kepala-kepala unit
bagian
Mikrobiologi
dsb).
dari
masing-masing
Coordinator
teknis
unit akan
mengkoordinasi dan mengawasi perjalanan teknis dari laboratorium, mulai dari SOP yang digunakan, penggunaan alat dan bahan secara efisien guna mendapat keuntungan yang maksimal dan sebagainya. Koordinator mutu, bertanggung jawab atas jaminan mutu produk yang dikeluarkan oleh laboratorium. Sedangkan coordinator pelayanan dan administrasi memegang peranan dalam pengurusan administrasi laboratorium mulai dari pendataan hingga masalah keuangan laboratorium dan memberi batasan masalah pelayanan yang terkait.
12
c) Petugas. Petugas laboratorium/laboran memiliki peranan sebagai kaki tangan organisasi dalam kehidupan berorganisasi. Petugas merupakan salah satu bagian vital bagi organisai, karena jika tanpa petugas, maka jalannya organisasi tidak akan mulus. d) Klien. Klien merupakan pengguna jasa dari suatu organisai.
3. Tata Kerja di Laboratorium Klinik
Tata kerja menggambarkan sistim aliran kegiatan dalam organisasi dalam hal ini lab. hingga lab. tersebut berfungsi. Agar fungsi lab. tersebut produktif, perlu diterapkan beberapa prinsip, proses, deskripsi pekerjaan dan alur kerja. Prinsip Tata Kerja
Prinsip
tata
kerja
(security/safety),
tersebut
antara
kesederhanaan (simpilcity),
lain
adalah
efektivitas
keamanan dan
efisiensi
(effectiviness and efficiency), keadilan (equity), kualitas (quality), kelestarian (sustainability), tanggung jawab (responsibility) dan kesejahteraan (welfare) (8). Secara singkat contoh prinsip tersebut adalah sebagai berikut: Security and safety o
:
keamanan dalam tata kerja lab. pra-analitik, analitik, pascaanalitik.
o
keamanan dalam tata kerja administrasi yang memerlukan kerjasama, partisipasi dan tanggung jawab karyawan tim yang berkaitan.
Simplicity
: 13
o
kesederhanaan prosedur administrasi hingga birokrasi diperpendek dan pro- sedur tetap tes pra-analitik, analitik, dan pasca analitik.
Efficiency & Effectiveness o
:
semua bertanggung jawab atas kecepatan prosedur tata kerja hingga dapat selesai tepat waktu.
Equity o
: keadilan dalamprosedur tata kerja antara lain tak membedakan gender dan kaya miskin dalam pelayanan.
Quality o
:
kualitas hasil tata kerja administrasi maupun hasil lab harus baik.
Responsibility o
:
anggung jawab semua karyawan sesuai deskripsi pekerjaaan dan tata kerja sesuai tugasnya.
Welfare o
:
kesejahteraan karyawan maupun pengguna jasa misalnya memberi kemu- dahan bagi yang tak mempu untuk tetap meningkatkan kesehatan.
Sustainability kelestarian
o
: pengembangan
fungsi
berkelanjutan (continous improvement).
14
lab.
hingga
terjadi
perbaikan
Proses Tata Kerja
Tata kerja adalah aturan atau mekanisme fungsi unit, seksi atau sub unit di lab. klinik dengan prinsip partisipatif, profesional dan kebersamaan kerja untuk mencapai
sasaran.
Koordinasi
menyeluruh
oleh
kepala
lab.
dimulai
dari
perencanaan, pelaksanaan, pengawasan dan evaluasi hasil. Untuk jelasnya diberikan pengertian-pengertian sebagai berikut: 1. Koordinasi adalah suatu upaya/usaha pimpinan untuk menyelaraskan kegiatan masing-masing petugas dalam organisasi dengan maksud agar supaya semua kegiatan yang terkait dapat diselesaikan tepat waktu sesuai rencana dengan hasil tepat sasaran atau target. Hal ini dapat dilaksanakan dengan jalan mengadakan rapat-rapat baik formal maupun non formal yang membahas berbagai hambatan yang dihadapi oleh berbagai petugas atau seksi/sub unit organisasi. Dalam pembahasan tersebut diharapkan akan mencapai kesepakatan bersama apa yang harus dilakukan agar dapat mengatasi
hambatan-kelemahan
dan
meningkatkan kesempatan-
kekuatan untuk memperoleh hasil yang memuaskan. 2. Perencanaan adalah proses atau kegiatan menetapkan apa yang akan kita kerjakan di masa yang akan datang baik mengenai waktu, jumlah, dan mutunya dalam rangka mencapai sasaran tertentu. Bila perencanaan tersebut dapat dicapai dan diselesaikan dengan lebih baik dan rinci maka tujuan usaha ini dapat dicapai dan diselesaikan dengan lebih memuaskan karena dapat diselesaikan menurut
urutan tingkatan penting dan yang
kurang penting. Perencanaan biasanya dibagi menjadi jangka panjang misal untuk 10-25 tahun, jangka menengah untuk lima tahun dan jangka
15
pendek atau rencana tahunan. 3. Organisasi dan Pelaksanaan adalah pelaksanaan atau tata kerja berdasarkan organisasi yang ada atau yang dibentuk, semua kegiatan lab. klinik selama 24 jam (lab. pagi, sore dan malam, lab. rawat darurat dan
lab
intensif).
Pelaksanaan
kegiatan
selalu
berlandaskan
efektivitas, efisiensi dan produktifitas. a. Efektivitas adalah evaluasi atau penilaian tentang apakah kegiatan telah dilakukan sesuai dengan yang direncanakan baik mengenai waktu kerja maupun mengenai mutu dan volume kerja. b. Efisiensi adalah suatu evaluasi terhadap suatu proses atau kegiatan dengan jalan mengukur masukan (input) dengan keluaran (output), atau antara sumber daya yang digunakan dengan hasilnya, atau satuan biaya tertentu dengan hasilnya. c. Produktivitas dapat didefinisikan dengan efisiensi penggunaan sumber
daya
tertentu
dalam
menghasilkan
output.
Cara
pengukurannya antara lain adalah sebagai berikut: o
Keluaran/hasil (output) per jam orang.
o
Keluaran/hasil (output per unit modal.
4. Pengawasan adalah segala upaya yang harus dilakukan oleh atasan langsung dengan maksud agar segala sasaran atau rencana yang ingin dilakukan dapat terlaksana dengan baik. Upaya- upaya dilakukan dalam pengawasan itu banyak bentuk serta variasinya. Apa saja yang harus diketahui agar supaya pengawasan dapat dilakukan antara lain adalah sebagai berikut:
16
a. Apa yang harus dikerjakan, misalnya: o
jumlah dan jenis tes
o
mutu hasil tes
o
waktu yang tersedia
b. Sumber daya yang dipakai untuk pekerjaan atau tes tersebut: o
tenaga kerja misalnya tenaga administrasi atau analis.
o
bahan-bahan misalnya formulir permintaan dan formulir jawaban tes.
o
peralatan operasional dan telah distandarisasi.
o
fasilitas lainnya misalnya aliran listrik dengan tegangan tetap, air bersih, AC., dll.
c. Segera mengetahui bila terjadi hambatan: o
apa yang terjadi misalnya hasil tes tak cocok dengan penyakitnya.
o
apa sebabnya misalnya aliran listrik dan tegangannya.
o
cara mengatasinya misalnya stabilitas aliran listrik dan memisahkan dengan fungsional lain, standarisasi ulang, gangguan alat dan sebagainya.
d. Apa yang dilakukan dalam mengatasi hambatan itu: o
siapa yang melakukan
o
bagaimana caranya
o
berapa biayanya
o
kapan selesainya
e. Bila pekerjaan selesai:
17
o
berapa waktu penyelesaiannya.
o
bagaimana mutu hasil tes.
o
bagaimana biayanya dibandingkan dengan biaya operasionalnya.
f. Bagaimana pekerjaan dapat lestari: o
prasarana lab., air, listrik dan lain-lain baik.
o
sarana: alat, reagen dan lain-lain tersedia dan diperkirakan tidak kadaluwarsa.
o
SDM terlatih untuk tiap kegiatan tersedia.
g. Stabilitas ekonomi, politik dan keamanan yang mendukung fungsi lab. klinik serta strategi pemasaran yang berhasil untuk pengembangan lab. 5. Evaluasi Hasil adalah penilaian hasil kegiatan apakah sesuai dengan
perencanaan, apakah ada hambatan-kelemahan hingga perlu analisis SWOT
untuk
mengurangi
hambatan-kelemahan
dan
meningkatkan
kesempatan kekuatan.
C. KETATAUSAHAAN Ditinjau dari asal katanya “Tata Usaha” terdiri dari kata “Tata” dan “Usaha” ,
masing – masing memiliki pengertian : “Tata” adalah suatu peraturan yang harus ditaati, dan “usaha” adalah
energi atau tenaga yang dikeluarkan untuk
tercapainya suatu maksud / tujuan. Jadi menurut arti kata tata usaha adalah suatu peraturan yang terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja. Dalam kamus bahasa Indonesia : Tata Usaha ialah penyelenggaraan tulis menulis 18
(keuangan dan sebagainya) diperusahaan, Negara dan sebagainya, sedangkan pinata usaha adalah orang yang menyelenggarakan tata usaha.
Bagian Tata Usaha
Bagian Tata Usaha mempunyai tugas memberikan pelayanan teknis administratif kepada seluruh satuan organisasi. Dalam melaksanakan tugas, Bagian Tata Usaha menyelenggarakan fungsi:
• Pelaksanaan urusan persuratan dan kepegawaian
• Pelaksanaan urusan keuangan
• Pelaksanaan urusan perlengkapan dan rumah tangga
• Pelaksanaan administrasi kegiatan ilmiah, dokumentasi dan publikasi
Bagian Tata Usaha, terdiri dari:
1. Subbagian Persuratan dan Kepegawaian Memimpin, merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan dan mengawasi seluruh sumber daya dalam rangka urusan persuratan dan kepegawaian. 2. Subbagian Keuangan Memimpin, merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan dan mengawasi seluruh sumber daya dalam rangka urusan keuangan. 3. Subbagian Perlengkapan
19
Memimpin,
merencanakan,
mengorganisasikan,
mengarahkan
dan
mengawasi seluruh sumber daya dalam rangka urusan perlengkapan dan rumah tangga. 4. Subbagian Dokumentasi Ilmiah Memimpin, merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan dan mengawasi seluruh sumber daya dalam rangka urusan administrasi kegiatan ilmiah, dokumentasi dan publikasi. Peranan tata usaha labkes :
1. Penyediaan data dan laporan 2. Kepegawaian 3. Keuangan 4. Perlengkapan
Pengadaan sarana
Pemeliharaan sarana
5. Umum
Administrasi perkantoran
Perpustakaan
RT
20
BAB III PENUTUP KESIMPULAN
Telah diuraikan secara singkat organisasi laboratorium untuk peningkatan produktivitas dan pengembangannya serta pertumbuhan berkelanjutan dengan berlandaskan governance. Dalam era globalisasi, reformasi dan desentralisasi atau otonomi daerah, organisasi laboratorium perlu ditingkatkan untuk menjadi salah satu unggulan. Untuk itu perlu peningkatan pengelolaannya, baik partisipasi antar unit di laboratorium
atau
“clinical
governance”,
kemitraan
dengan
swasta,
masyarakat sipil dan pemerintah atau “good governan ce” serta bersama pengguna
jasa dan pemilik meningkatkan produktivitas unit usaha rumah sakit yaitu “corp orate governance” secara profesional untuk mendapat keuntungan namun tetap
memperhatikan faktor sosial. Dengan demikian laboratorium akan mengoptimalkan kualitas
fungsinya
yaitu
pelayanan,
memfasilitasi penelitian, pendidikan dan
pelatihan laboratorium klinik untuk kepuasan pengguna jasa mapun untuk kesehjateraan karyawan dan kelestarian atau pembangunan berkelanjutan.
21
22
23
24
1
