PEMERINTAH PROVINSI DAERAH KHUSUS IBUKOTA JAKARTA DINAS PENDIDIKAN SMK NEGERI 44 JAKARTA BIDANG KEAHLIAN BISNIS DAN MANAJEMEN Jl. Harapan Jaya 9/5A Jakarta Pusat Telp. 4240912 Fax. 4267719
UJIAN AKHIR SEMESTER TAHUN PELAJARAN 2012/2013 Mata Pelajaran Kelas / Jurusan I.
: Mengelola Sistem Kearsipan : X / AP
Pilihlah jawaban yang benar dengan memberikan tanda silang ( X ) pada salah satu jawaban yang paling benar ! 1. Lembaran yang digunakan digunakan untuk mencatat setiap setiap peminjaman arsip adalah.... a. Lembar pinjam arsip d. Buku agenda b. Lembar disposisi e. Kartu indeks c. Kartu kendali 2. Map yang mempunyai mempunyai penjepit penjepit di tengah map adalah a. Stopmap folio d. Guide b. Folder e. Hanging folder c. Map snelhecter 3. Alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan dan disimpan kedalam folder masing-masing disebut a. Alat sortir d. Filling cabinet b. Numerator e. Perforator c. Label 4. Alat yang digunakan untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen adalah a. Alat sortir d. Filling cabinet b. Numerator e. Perforator c. Label 5. Alat yang berfungsi untuk melubangi kertas disebut adalah a. Perforator d. Stapler b. Alat sortir e. Ordner c. Numerator 6. Folder yang mempunyai besi penggantung disebut a. Ordner d. Stopmap b. Map snelhecter e. Hanging folder c. Guide 7. Gambar disamping merupakan perlengkapan kearsipan yaitu a. Lembar disposisi b. Kartu indeks c. Kartu kendali d. Lembar pinjam arsip e. Buku agenda kembar 8. Yang merupakan merupakan salah satu macam peralatan kearsipan adalah adalah a. Buku Agenda d. Kartu Indeks b. Kartu kendali e. Lembar disposisi c. Rak Arsip
PEMERINTAH PROVINSI DAERAH KHUSUS IBUKOTA JAKARTA DINAS PENDIDIKAN SMK NEGERI 44 JAKARTA BIDANG KEAHLIAN BISNIS DAN MANAJEMEN Jl. Harapan Jaya 9/5A Jakarta Pusat Telp. 4240912 Fax. 4267719
9. Yang bukan bukan merupakan perlengkapan perlengkapan kearsipan kearsipan adalah a. Buku agenda d. Kartu indeks b. Kartu kendali e. Lembar disposisi c. Rak arsip 10. Gambar disamping merupakan peralatan kearsipan yaitu … a. Laci kartu b. Rak arsip c. Filling cabinet d. Lemari arsip e. Rotary 11. Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan masalah/pokok isi surat disebut juga filling sistem........... a. Abjad d. Nomor b. Subjek e. Wilayah c. Tanggal 12. Klasifikasi pada kearsipan sistem masalah terbagi atas masalah utama, sub masalah dan sub sub masalah. Khusus Khusus masalah utama berguna berguna untuk menentukan menentukan kode... a. Laci d. Folder b. Map e. Kotak sortir c. Guide 13. Sub Masalah pada kearsipan sistem sistem subjek dapat digunakan digunakan sebagai sebagai kode.... a. Laci d. Folder b. Map e. Kotak sortir c. Guide 14. Kode folder pada kearsipan sistem subjek dapat diperoleh dari klasifikasi..... a. Area d. Masalah utama b. Sub area e. Sub sub masalah c. Masalah 15. Peralatan dalam filling sistem subjek yang berguna untuk memisahkan memisahkan surat/arsip yang akan disimpan adalah...... a. Map d. Kotak sortir b. Folder e. Filling cabinet c. Guide 16. Banyak sedikitnya laci filling cabinet dalam kearsipan sistem subjek tergantung dari jumlah....... a. Kode d. Sub masalah b. Masalah e. Sub sub masalah c. Klasifikasi 17. Untuk menemukan arsip masalah PBB kita harus membuka laci filli ng cabinet dengan kode.... a. Gaji d. Kepegawaian b. Pajak e. Hubungan masyarakat c. Keuangan
PEMERINTAH PROVINSI DAERAH KHUSUS IBUKOTA JAKARTA DINAS PENDIDIKAN SMK NEGERI 44 JAKARTA BIDANG KEAHLIAN BISNIS DAN MANAJEMEN Jl. Harapan Jaya 9/5A Jakarta Pusat Telp. 4240912 Fax. 4267719
18. Setelah ditemukan lacinya, arsip masalah PPh kita harus mencari di belakang guide..... a. Upah d. Ekonomi b. Pajak e. Keuangan c. Kredit 19. Arsip masalah cuti seorang pegawai kalau kita indeks maka kode yang benar untuk laci dan guidenya adalah......... a. CT, KU d. KP, cuti b. KU, CT e. Cuti, KP c. KP, HM 20. Nama lain dari petugas arsip adalah....... a. K d. L b. L e. L c. Arsiparis 21. Simbol yang dibubuhkan pada lembaran surat sebagai pedoman penyimpanan disebut.... a. Unit d. Sistem abjad b. Arsip e. Sistem subjek c. Kode 22. Bambang yudi chaniago diindeks menjadi... a. Bambang, yudi, chaniago d. Chaniago, bambang, yudi b. Yudi, bambang, chaniago e. Bambang, yudi, chaniago c. Bambang, chaniago, yudi 23. BCA, diindeks menjadi.... a. Bank, C, A d. Central, Bank, asia b. Bank, Central, Asia e. B, C, A c. Bank, Asia, central 24. Penyimpanan Penyimpanan surat menurut abjad memerlukan folder paling sedikit jumlahnya adalah..... a. 12 buah d. 30 buah b. 26 buah e. 31 buah c. 28 buah 25. PSSI diindeks menjadi.... a. Indonesia, sepak bola, seluruh, d. Sepakbola, seluruh, indonesia, Indonesia persatuan b. Persatuan, sepak bola, seluruh, e. Seluruh, sepakbola, persatuan, indonesia indonesia c. Indonesia, sepak bola, seluruh, persatuan 26. Prosedur penyimpanan surat, langkah-langkahnya langkah-langkahnya adalah a. Memeriksa surat yang benar-benar akan disimpan b. Memberi kode surat c. Mengindeks surat yang akan disimpan d. Menyimpan surat yang akan disimpan e. Semuanya benar
PEMERINTAH PROVINSI DAERAH KHUSUS IBUKOTA JAKARTA DINAS PENDIDIKAN SMK NEGERI 44 JAKARTA BIDANG KEAHLIAN BISNIS DAN MANAJEMEN Jl. Harapan Jaya 9/5A Jakarta Pusat Telp. 4240912 Fax. 4267719
27. Kegiatan menentukan tanda pengenal arsip untuk memudahkan penemuan kembali arsip disebut... a. Mengkode d. Menyortir b. Mengindeks e. Daftar klasifikasi c. Caption 28. Penulisan kode pada daftar klasifikasi subjek, dapat berupa angka duplex. Contoh dari angka tersebut adalah ...... a. 1, 2, 3, 4, .... dan seterusnya b. I, II, III, IV ..... dan seterusnya c. 00, 11, 22, 01 .... dan seterusnya d. 1-3, 3-5, 1-5 ..... dan seterusnya e. 43, 53, 63 ..... dan seterusnya 29. Manfaat dari adanya sistem penyimpanan penyimpanan arsip adalah.... a. Melatih petugas kearsipan b. Menambah tugas sekretaris c. Mengurangi kebutuhan akan arsip d. Mudah dalam mencari bila sewaktu-waktu diperlukan e. Pencurian arsip tidak bisa dilakukan 30. Pengendalian Pengendalian kegiatan pengurusan surat/arsip, baik surat masuk maupun surat keluar, sepenuhnya sepenuhnya dibebankan dan dipertanggungjawabkan dipertanggungjawabkan secara terpusat pada suatu organisasi yang disebut unit kearsipan. Pengendalian ini menggunakan asas..... a. Sentralisasi d. Terpisah b. Desentralisasi e. Dekonsentrasi c. Gabungan 31. Dalam memeriksa berkas saat akan menyimpan arsip adalah memeriksa tanda-tanda perintah penyimpanan. penyimpanan. Yang merupakan tanda perintah perintah penyimpanan adalah..... adalah..... a. File d. Ceklis b. Ok e. Tanda tangan c. Silang 32. Dalam penyimpanan sistem tanggal, jika satu laci memuat arsip dalam satu tahun, jumlah guide yang yang dibutuhkan adalah.... a. 30 guide d. 31 guide b. 356 guide e. 26 guide c. 12 guide 33. Suatu daftar yang berisi tentang pengelompokkan arsip berdasarkan nama wilayah adalah...... a. Daftar nama pengirim d. Daftar nomor urut b. Daftar nama jabatan e. Daftar perihal c. Daftar klasifikasi 34. Mengindeks dalam dalam sistem subjek adalah mencocokkan mencocokkan sujek surat surat dengan ...... a. Nama pengirim d. Tanggal terima b. Nama jabatan e. Pokok masalah c. Nama wilayah
PEMERINTAH PROVINSI DAERAH KHUSUS IBUKOTA JAKARTA DINAS PENDIDIKAN SMK NEGERI 44 JAKARTA BIDANG KEAHLIAN BISNIS DAN MANAJEMEN Jl. Harapan Jaya 9/5A Jakarta Pusat Telp. 4240912 Fax. 4267719
35. Daftar klasifikasi subjek standar yang banyak digunakan secara internasional adalah DDC, singkatan dari ....... a. Dowey decimal classification b. Decimal dewey classification c. Dawai dewey classification d. Dewey decimal classification e. Dawai decimal classification 36. Suatu nama atau nomor yang digunakan untuk mengidentifikasi arsip / dokumen untuk tujuan filling disebut ...... a. Mengindeks d. Kode b. Caption e. DDC c. Daftar klasifikasi 37. Yang bukan merupakan nilai guna arsip adalah... a. Nilai pemasaran d. Nilai pendidikan b. Nilai administrasi e. Nilai penelitian c. Nilai hukum 38. Yang merupakan contoh arsip yang memiliki nilai hukum adalah... a. Ijazah d. Surat dinas b. Kuitansi e. Formulir c. Surat kuasa 39. Suatu proses kegiatan mulai dari penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pemeliharaan dan penyimpanan warkat menurut sistem tertentu sehingga mudah ditemukan kembali adalah pengertian dari ..... a. Arsip d. Kearsipan b. Surat e. Arsiparis c. Warkat 40. Fungsi peralatan kearsipan adalah... a. Sebagai sarana penyimpanan arsip b. Untuk kegiatan sekretaris c. Sebagai pajangan didalam ruang kantor d. Sebagai perindah ruangan e. Untuk kegiatan manajer 41. Yang merupakan tujuan kearsipan adalah .... a. Agar tentram b. Agar mudah mendapatkan kembali arsip saat dibutuhkan dengan cepat dan tepat c. Agar arsip terus bertambah d. Untuk menjaga kerahasiaan direktur e. Untuk menjaga kerahasiaan arsiparis 42. Berikut ini yang bukan merupakan arsip adalah.... a. Kayu d. Formulir b. Surat e. Buku rapor c. Flashdisk
PEMERINTAH PROVINSI DAERAH KHUSUS IBUKOTA JAKARTA DINAS PENDIDIKAN SMK NEGERI 44 JAKARTA BIDANG KEAHLIAN BISNIS DAN MANAJEMEN Jl. Harapan Jaya 9/5A Jakarta Pusat Telp. 4240912 Fax. 4267719
43. Tempat penyimpanan arsip, dimana penggunaannya memerlukan alat bantu perforator adalah .... a. Stapler dan ordner d. Guide dan numerator b. Stapler dan snelhecter e. Ordner dan snelhecter c. Numerator dan ordner 44. Arsip bernilai administrasi, contoh yang benar di bawah ini adalah? a. Ijazah d. Formulir b. Buku tabungan e. Cek c. Kuitansi 45. Sistem penyimpanan arsip dikatakan baik apabila...... ( kecuali) a. Hemat tenaga dan peralatan b. Membuang banyak biaya c. Hemat waktu dan biaya d. Sederhana e. Fleksibel dan mudah dikembangkan 46. Syarat-syarat surat surat atau warkat yang dapat dikatakan dikatakan sebagai arsip, kecuali a. Mempunyai Mempunyai arti d. Mempunyai kegunaan b. Mempunyai Mempunyai nilai e. Disimpan dengan teratur c. Tidak berguna 47. Yang bukan merupakan tujuan penyelenggaraan kearsipan adalah.... a. Agar arsip terpelihara dengan dengan baik b. Untuk menjaga kerahasiaan arsip c. Untuk menjaga kelestarian arsip d. Untuk menjaga kerahasiaan sekretaris e. Agar mudah dalam mendapatkan kembali arsip yang dibutuhkan 48. Sistem penyimpanan penyimpanan dan dan penemuan kembali arsip arsip yang disusun berdasarkan pengelompokkan pengelompokkan nama tempat t empat yaitu a. Sistem wilayah d. Sistem tanggal b. Sistem abjad e. Sistem subjek c. Sistem nomor 49. Caption (kata tangkap) dalam sistem subjek adalah a. Tanggal surat d. Nama pengirim surat b. Nomor surat e. Nama lembaga c. Nama masalah atau perihal 50. Caption (kata tangkap) dalam sistem wilayah adalah a. Tanggal surat d. Nama pengirim surat b. Nomor surat e. Nama masalah atau perihal c. Nama tempat alamat yang dituju
