BAB 1 PENDAHULUAN 1.1
Latar Belakang Manajer mengelola kegiatan untuk mencapai hasil yang diinginkan atau yang direncanakan.Keberhasilan atau kegagalan dinilai dari pencapaian sasaransasaran yang ditetapkan. Penilaian mencakup usaha-usaha mengendalikan, yakni mengevaluasi pelaksanaan kegiatan dan bila perlu memperbaiki kegiatan yang telah dilaksanakan untuk mendapatkan kepastian mencapai hasil yang direncanakan. Mengendalikan adalah suatu usaha untuk meneliti kegiatan-kegiatan yang telah dan akan dilaksanakan. Pengendalian berorientasi pada objek yang dituju dan merupakan alat untuk menyuruh orang-orang bekerja menuju sasaran yang ingin dicapai. Pengendalian merupakan suatu proses dasar untuk mendapatkan sesuatu yang identik dan apa saja yang akan dikendalikan. Pengendalian yang baik membantu memperlancar hubungan antar manusia.Responsi manusianya terhadap langkah-langkah pengendalian merupakan kunci dari sebuah pertimbangan. Usaha-usaha pengendalian dapat dan harus digunakan untuk mendorong hubungan yang baik diantara para anggota. Pengendalian harus merupakan kegiatan positif dan membantu. Manajer-manajer yang efektif akanmenggunakan usaha pengendalian untuk membantu mereka yang memerlukannya dan menentukan jenis kebutuhan mereka. Pengendalian dapat membantu mengidentifikasikan mengidentifikasikan problema-problema manajemen. Usaha-usaha untuk mgengidentifikasikan problema-problema merupakan tantangan bagi para manajer. Seorang manajer akan menyadari suatu problema apabila apabila terjadi penyimpangan dari sasaran yang ingin dicapai. Seringkali terjadi bahwa ada lebih dari satu penyimpangan yang berhubungan dengan suatu problema dan menjadi tugas manajer yang bersangkutan untuk membatasi penyimpangan tersebut dan menentukan relevansi masing-masing.
1.2
Rumusan Masalah 1. Apa itu pengendalian ? 2. Bagaimana proses pengendalian ? 3. Apa yang menjadi jenis – jenis pengendalian ? 4. Apa yang menjadi objek pengendalian ? 5. Bagamana kriteria pengendalian yang efektif ?
1.3
Tujuan penelitian 1. Mampu menjelaskan pengertian pengendalian 2. Mampu menjelaskan proses pengendalian 3. Mampu menjelaskan jenis – jenis pengendalian 4. Mampu menjelaskan objek pengendalian 5. Mampu menjelaskan kriteria pengendalian efektif
BAB II PEMBAHASAN 2.1
Pengertian Pengendalian Pengendalian (controlling) merupakan proses monitoring terhadap
berbagai aktivitas yang dilakukan sumber daya organisasi untuk memastikan bahwa aktivitas yang dilakukan tersebut akan dapat mencapai tujuan y ang telah ditetapkan dan tindakan koreksi dapat dilakukan untuk memperbaiki penyimpangan yang terjadi (Robbins dan Coulter, 2003: 496). Pada saat menjalankan fungsi pengendalian, para manajer berusaha untuk memengaruhi dan mengarahka perilaku dan kinerja para bawahannya agar dapat mencapai tujuan organisasi. Tujuan yang ingin dicapai melalui pelaksanaan pengendalian adalah tersedianya berbagai perangkat bagi manager untuk mengarahkan dan memotivasi para bawahannya agar mereka dapat bekerja mencapai tujuan organisasi serta menyediakan umpan balik (feedback) bagi para manajer mengenai seberapa bagus kinerja para bawahannya. Untuk melaksanakan kegiatan pengendalian secara efektif dan efisien, perusahaan memerlukan sistem pengendalian. Menurut Lorange dkk. (1986) yang dimaksud dengan sistem pengendalian (control system) adalah seperangkat instrumen yang terdiri dari penetapan tujuan secara formal, pemantauan kinerja, evaluasi kinerja dan sistem pemberian umpan balik yang akan memberikan berbagai informasi kepada para manager mengenai apakah strategi dan struktur organisasi yang saat ini ada dapat berjalan secara efektif dan efisien. Tanpa adanya sistem pengendalian yang baik maka kemungkinan untuk terjadinya penyimpangan kinerja perusahaan dari tujuan yang telah ditetapkan akan semakin besar, karena manajemen tidak memperoleh informasi yang memadai atau terlambat memperoleh informasi untuk mengambil tindakan manajerial yang diperlukan.
2.2
Proses Pengendalian Menurut Robbins dan Coulters (2003), proses pengendalian terdiri dari empat aktivitas, yaitu penetapan tujuan (goal setting), pengukuran (measuring), membandingkan kinerja aktual dengan standar kinerja (comparing actual performance against standard) dan tindakan manajerial (managerial action).
1. Penetapan Tujuan Proses pengendalian diawali dengan adanya penetapan terlebih dahulu berbagai tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan, strategi untuk mencapai tujuan tersebut sampai ke penetapan anggaran (budget) yang menunjukkan rencana alokasi masing-masing sumber daya organisasi perusahaan untuk menunjang pencapaian tujuan. Baik tujuan, strategi maupun anggaran semuanya dapat dijadikan standard untuk menjadi pembanding terhadap pelaksanaan kegiatan yang sesungguhnya dilakukan.
2. Pengukuran Pengukuran
(measuring) merupakan
penetapan satuan numerik
terhadap suatu objek yang diukur. Aktivitas pengukuran menyangkut dua hal. Pertama, pengukuran berkaitan dengan apa yang diukur (objek pengukuran). Kedua, pengukuran berkaitan dengan bagaimana pengukuran dilakukan (metode pengukuran). Objek yang diukur dalam suatu proses pengendalian perusahaan merupakan kinerja aktual (actual performance) yang ditunjukkan oleh sumber daya organisasi perusahaan. Objek pengukuran dalam suatu perusahaan sangat bervariasi. Sebagai contoh, produktivitas departemen produksi dapat diukur dengan menggunakan ukuran jumlah produksi barang per hari yang lolos uji kualitas (quality passed). Sementara produktivitas departemen pemasaran dapat diukur dari jumlah penjualan per bulan.
3. Membandingkan Kinerja Aktual dengan Standard yang Ditetapkan Membandingan (comparing) merupakan proses membandingkan kinerja
aktual (actual performance) dengan standar kinerja dan berbagai tujuan yang telah ditetapkan. Tujuan maupun standar ditetapkan pada tahap perencanaan (plannnig). Kegagalan perusahaan untuk menetapkan standar pada tahap
perencanaan merupakan jalan menuju kegagalan itu sendiri atau dalam pribahasa manajemen dikatakan “fail to plan is planning to fail” . Hal ini disebabkan karena tanpa adanya standar, maka perusahaan akan sangat sulit melakukan proses evaluasi, yakni membandingkan antara kinerja aktual dengan standa.
4. Tindakan Manajerial Langkah terakhir dari proses pengendalian adalah melakukan evaluasi terhapad kinerja yang dicapai organisasi secara keseluruhan maupun kinerja secara individu. Pada tahap ini manajer akan melakukan tindakan koreksi dengan memperbaiki utilisasi sumber daya organisasi apabila kinerja aktual mentimpang jauh dibandingkan standar. Berdasarkan hasil evaluasi yang dilakukan, manajer memiliki tiga pilihan tindakan manajerial, yaitu tindakan perbaikan (corrective acction), revisi standar (revise standard) dan tidak melakukan tindakan apa-apa (do nothing).
2.3
Jenis-jenis Pengendalian Bila pengendalian dikaitkan dengan proses produksi baik barang maupun jasa, maka terdapat tiga jenis pengendalian yang dapat digunakan oleh para manajer, ketiga jenis pengendalian tersebut adalah feedforward control, concurrent control dan feedback control (Jones dan George, 2007).
1. Feedforward Control Tipe pengendalian ini akan memungkinkan manajer melakukan antisipasi terhadap masalah sebelum masalah itu timbul. Feedforward control sendiri merupakan tipe pengendalian yang berada pada tahapan input (input stage) dari suatu proses produksi. Para manajer dapat melakukan feedforward control dengan cara memperketat spesifikasi bahan baku yang dipasok oleh para pemasok. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari terjadi hasil produksi yang tidak diinginkan akibat mutu bahan baku yang rendah. Sebagai contoh, PT Unilever Indonesia mengharuskan para pemasok lada bubuk yang nantinya akan digunakan untuk bahan baku Royco untuk memastikan bahwa lada bubuk yang dipasok tidak mengandung bakteri coli (kadar bakteri coli 0%). Hal ini untuk menghindari Royco terkontaminasi bakteri coli yang akan sangat merugikan para pelanggan dan PT Unilever sendiri.
2. Current Control Current control merupakan pengendalian yang dilakukan oleh para
manajer selama proses produksi (convension stage) berlangsung. Pengendalian jenis ini akan memberikan kepada para manajer umpan balik (feedback) yang cepat mengenai tingkat efisiensi penggunaan input yang diubah menjadi output sehingga para manajer dapat malakukan tindakan perbaikan tarhadap masalah yang timbul denga segera. Manajer melaksanakan current control dengan dibantu aplikasi teknologi informasi yang akan memberikan para manager peringatan lebih cepat mengenai sumber dari segala permasalahan yang terjadi selama proses produksi seperti jumlah input yang tidak memenuhi standar, mesin yang tidak berfungsi dengan baik, tenega kerja yang tidak terampil dll.
3. Feedback Control Pada tahap output produksi telah dihasilkan, para manajer menerapkan feedback control dengan tujuan memperoleh informasi mengenai reaksi dari
para konsumen setelah mereka menggunakan produk perusahaan. Hal ini dilakukan agar manajer dapat mengambil berbagai tindakan manajerial yang diperlukan berdasarkan informasi yang diperoleh dari konsumen. Sebagai contoh, tingkat retur barang yang meningkat dapat dijadikan indikator oleh para manajer bahwa produk yang dihasilkan oleh perusahaan tidak sesuai dengan ekspektasi pelanggan. Padahal sebagaimana dinyatakan oleh Feigenbaum, mutu/kualitas (quality) dari suatu produk dinilai berdasarkan kemampuan produk tersebut untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. Dengan demikian tingginya retur barang menunjukkan bahwa barang yang diproduksi tidak brkualitas dan harus dilakukan tindakan koreksi agar produk yang dihasilkan dapat memuaskan pelanggan.
2.4
Objek Pengendalian Berdasarkan apa yang harus dikendalikan, Jones dan George (2007) membedakan berbagai objek yang harus dikendalikan ke dalam tiga kelompok: pengendalian output (output control), pengendalian perilaku (behavioral control), dan pengendalian budaya perusahaan (organizational culture control).
Perbedaan jenis kendali terhadap objek yang dikendalikan sekaligus akan memberikan gambaran mengenai perangkat pangendalian yang harus diterapkan.
1. Pengendalian Output Setiap manajer mengembangkan suatu sistem pengendalian output bagi perusahaan mereka. Pengembangan sistem ini dimulai dengan memilih tujuan atau standar kinerja yang mereka perkirakan akan dapat mengukur efisiensi, kualitas, inovasi dan tanggap tidaknya perusahaan terhadap kebutuhan konsumen. Selanjutnya perusahaan akan mengukur kinerja yang dicapai dan membandingkannya dengan berbagai standar untuk mengetahui apakah tujuan atau standar yang telah ditetapkan dapat tercapai baik pada tingkat korporat, divisional, fungsional, maupun pada tingkat individu-individu yang ada di perusahaan. Perusahaan memiliki tiga perangkat pengendalian untuk melakukan pengendalian output, yaitu: Pengukuran kinerja keuangan , penetapan tujuan perusahaan dan penetapan anggaran operasional (operating budget).
2. Pengendalian Perilaku Untuk mencapai tujuan yang ingin dicapai, manajer tidak cukup hanya membuat struktur organisasi dan membagi pekerjaan kepada para bawahan sesuai dengan uraian jabatan dan persyaratan jabatan yang dimiliki. Dalam hal ini agar tujuan dapat tercapai maka manajer pun harus mengendalikan pekerja yang dilakukan oleh para bawahannya dengan cara melakukan pengawasan secara langsung atas apa yang dilakukan oleh para bawahan langsung manajer tersebut. Manajer dapat pula menggunakan pendekatan pengendalian secara birokratis (bureucratic control) dengan cara menerapkan aturan dan standar
pelaksanaan operasi (standard operating prodecure- SOP) yang komprehensif untuk pekerjaan yang dilakukan oleh para bawahan sehingga mengurangi pertimbangan pribadi (discretion) dari masing-masing karyawan dalam menjalankan tugas.
3. Pengendalian Budaya Perusahaan Budaya perushaan merupakan nilai, kepercayaan, norma dan ekspektasi yang dimili bersama oleh anggota organisasi yang akan memengaruhi bagaimana anggota organisasi berhubungan satu dengan lainnya serta mendorong anggota-anggota organisasi yang terlibat untuk mencapai tujuan bersama. Agar perusahaan mampu menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan yang terjadi, maka budaya perusahaan yang diperlukan adalah budaya
perusahaan
yang
adaptif-
yang
memungkinkan
perusahaan
mengembangkan nilai-nilai baru sesuai dengan tujuan dan strategi perusahaan.
2.5
Kriteria Pengendalian Efektif Menurut Lewis, Goodman dan Fandt (2004), agar suatu sistem pengendalian dapat berjalan secara efektif dalam mendeteksi dan melakukan tindakan koreksi terhadap berbagai kinerja yang tidak sesuai dengan standar, maka sistem pengendalia tersebut harus memenuhi beberapa kriteria sebagai berikut: harus berhubungan denga strategi perusahaan, memaksimalkan seluruh langkah di dalam proses pengendalian, mengandung ukuran yang objektif dan subjektif, memiliki kerangka waktu feedback yang jelas, serta dapat diterima oleh para pekerja.
1. Sistem Pengendalian Harus Berhubungan dengan Strategi Perusahaan Sistem pengendalian yang baik merupakan sistem pengendalian yang dapat mengukur sesuatu yang dianggap penting saat ini dan di masa yang akan datang, tetapi bukan mengukur sesuatu yang penting di masa lalu. Seiring dengan berubahnya fokus perusahaan, maka ukuran standar kinerja yang dianggap penting oleh perusahaan juga akan mengalami pergeseran. Oleh sebab itu sistem pengendalian yang baik harus dikaitkan dengan perubahan strategi yang terjadi sehingga sistem pengendalian tersebut memiliki fleksibilitas yang cukup untuk dapat mengukur perubahan kinerja standar seiring dengan perubahan strategi.
2. Memaksimalkan Seluruh Langkah di Dalam Proses Pengendalian Agar dapat diterapkan secara efektif, sistem pengendalian harus menggukanan seluruh langkah yang ada di dalam proses pengendalian secara maksimal. Dalam hal ini standar kinerja harus ditetapkan dengan cermat, pengukuran terhadap kinerja harus dilakukan, proses membandingkan standar kinerja dan kinerja aktual dilaksanakan dan bila perlu dilakukan tindakan koreksi harus diambil untuk mengarahkan kembali seluruh kegiatan agar mengarah ke pencapaian tujuan. Bila salah satu langkah tersebut tidak dilakukan maka dapat dipastikan bahwa sistem pengendalian yang diterapkan tidak akan dapat berjalan secara efektif.
3. Mengandung Ukuran yang Objektif dan Subjektif Sebuah sistem pengendalian pada umumnya tidak hanya terdiri dari satu ukuran kinerja tunggal, melainkan akan mencakup berbagai ukuran kinerja yang diperlukan. Sebagian dari ukuran tersebut mudah untuk dikuantifikasi (bersifat objektif) tetapi ukuran kinerja lainnya lebih bersifat kualitatif (besifat subjektif).
Oleh sebab itu sistem pengendalian yang baik harus memuat di dalamnya baik ukuran kinerja yang bersifat kuantitatif maupun ukuran kinerja yang bersifat kualitatif.
4. Memiliki Kerangka Waktu Feedback yang Jelas Sistem pengendalian yang baik akan memberikan informasi yang dibutuhkan tepat pada waktunya. Sistem pengendalian harus dapat menyediakan informasi yang memadai bagi pihak manajemen untuk mengambil tindakan
manajerial
segera
setelah
terjadinya
penyimpangan
agar
penyimpangan tersebut dapat segera dikoreksi sehingga tidak terjadi kesalahan yang lebih fatal.
5. Dapat Diterima oleh Para Pekerja Standar kinerja yang diterapkan sebagai bagian dari sistem pengendalian harus dapat diterima oleh para keryawan dari berbagai unit kerja. Pada hakikatnya standar kinerja ditetapkan sebagai alat untuk memotivasi karyawan agar melakukan kinerja yang lebih baik karena setiap pencapaian standar kinerja tersebut akan dikaitkan dengan outcome tertentu seperti kenaikan gaji, bonus, promosi jabatan dll. Tetapi bila standar kinerja yang diterapkan tidak mungkin dicapai oleh para karyawan sekalipun mereka telah mengeluarkan kemampuan terbaiknya, maka standar kinerja tersebut bisa jadi menimbulkan penurunan semangat kerja (moral) karyawan.
BAB III PENUTUP 3.1
Kesimpulan Pengendalian (controlling) merupakan proses monitoring terhadap berbagai aktivitas yang dilakukan sumber daya organisasi untuk memastikan bahwa aktivitas yang dilakukan tersebut akan dapat mencapai tujuan y ang telah ditetapkan dan tindakan koreksi dapat dilakukan untuk memperbaiki penyimpangan yang terjadi (Robbins dan Coulter, 2003: 496). Menurut Robbins dan Coulters (2003), proses pengendalian terdiri dari empat aktivitas, yaitu penetapan tujuan (goal setting), pengukuran (measuring), membandingkan kinerja aktual dengan standar kinerja (comparing actual performance against standard) dan tindakan manajerial (managerial action). Bila pengendalian dikaitkan dengan proses produksi baik barang maupun
jasa, maka terdapat tiga jenis pengendalian yang dapat digunakan oleh para manajer, ketiga jenis pengendalian tersebut adalah feedforward control, concurrent control dan feedback control (Jones dan George, 2007). Berdasarkan apa yang harus dikendalikan, Jones dan George (2007) membedakan berbagai objek yang harus dikendalikan ke dalam tiga kelompok: pengendalian output (output control), pengendalian perilaku (behavioral control), dan pengendalian budaya perusahaan (organizational culture control).
Menurut Lewis, Goodman dan Fandt (2004), agar suatu sistem pengendalian dapat berjalan secara efektif dalam mendeteksi dan melakukan tindakan koreksi terhadap berbagai kinerja yang tidak sesuai dengan standar, maka sistem pengendalia tersebut harus memenuhi beberapa kriteria sebagai berikut: harus berhubungan denga strategi perusahaan, memaksimalkan seluruh langkah di dalam proses pengendalian, mengandung ukuran yang objektif dan subjektif, memiliki kerangka waktu feedback yang jelas, serta dapat diterima oleh para pekerja.
3.2
Saran Diharapkan, dengan diselesaikannya makalah ini, baik pembaca maupun penyusun dapat melaksanakan fungsi pengendalian dalam kehidupan seharihari. Dalam menjalankan usaha/bisnisnya, seorang pengusaha haruslah memiliki sikap pengendalian. Melalui kasus diatas diharapkan pula memberikan kesadaran bahwa pentingnya fungsi pengendalian. Kita harus mampu mengaplikasikan pengendalian dalam berbagai aspek kehidupan terutama dalam lingkungan perusahaan agar baik bawahan maupun atasan mendapatkan manfaat dari suatu bisnis.
DAFTAR PUSTAKA
Solihin, Ismail .2012 . Pengantar Bisnis. Bandung; Erlangga http://chasrelchimastu.blogspot.co.id/2015/11/materi-pengendalian-manajemenproses.html
MAKALAH FUNGSI PENGENDALIAN
Disusun Oleh : Muh. Rijal Mumtaz (02320150098)
UNIVERSITAS MUSLIM INDONESIA FAKULTAS EKONOMI JURUSAN AKUNTANSI 2015
KATA PENGANTAR
Segala puji bagi Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan nikmat yang tidak terhingga kepada saya, sehingga dapat menyelesaikan makalah fungsi pengendalian ini. Makalah fungsi pengendalian ini disusun untuk memenuhi tugas. Selain itu, makalah fungsi pengendalian ini juga merupakan sebagai output dari mata kuliah pengantar yang telah dipelajari dalam proses belajar mengajar di kampus. Saya menyadari bahwa makalah fungsi pengendalian ini masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, saya mengharapkan adanya kritik dan saran dari pihak pembaca demi penyempurnaan makalah yang akan datang.
Makassar, 6 Desember 2015
Penyusun
DAFTAR ISI Halaman Judul ................................................................................................................. Kata Pengantar ................................................................................................................ Daftar Isi ........................................................................................................................... BAB I
PENDAHULUAN ................................................................................................... 1.1. Latar Belakang ............................................................................................ 1.2. Rumusan Masalah ...................................................................................... 1.3. Tujuan Penelitian .......................................................................................
BAB II PEMBAHASAN ...................................................................................................... 2.1. Pengertian Pengendalian .......................................................................... 2.2. Proses Pengendalian .................................................................................. 2.3. Jenis-jenis Pengendalian ............................................................................ 2.4. Objek Pengendalian.................................................................................... 2.5. Kriteia Pengendalian Efektif ....................................................................... BAB III PENUTUP .............................................................................................................. 3.1. Kesimpulan ................................................................................................. 3.2. Saran .......................................................................................................... DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................................
