LIBRO Fundamentos de Excel Para Finanzas

Fundamentos de Excel para Finanzas

(Adaptado Excel 2016)

Alfonso Rodríguez Sandiás Grupo Valoración Financiera Aplicada www.usc.es/valfinap www.usc.es/modeleva Universidad de Santiago de Compostela

Fundamentos de Excel para Finanzas TABLA DE CONTENIDOS FUNDAMENTOS DE EXCEL PARA FINANZAS ......................................................................................... 1 1. HOJA DE CÁLCULO, CONTENIDOS Y FORMATOS ....................................................................................... 7 1.1. Introducción ........................................................................................................................ 7 1.2. Textos, datos y fórmulas ..................................................................................................... 9 1.3. Formato ............................................................................................................................. 11 1.4. Validación .......................................................................................................................... 14 1.5. Formato condicional ......................................................................................................... 17 2. COPIADO Y PEGADO DE FÓRMULAS .................................................................................................... 21 2.1. Copiado/pegado libre, sin bloqueos .................................................................................. 21 2.2. Copiado/pegado con protección absoluta, bloqueo total ................................................. 22 2.3. Copiado/pegado con protección relativa (bloqueando columna, pero no fila) ................. 23 2.4. Copiado/pegado con protección relativa (bloqueando fila, pero no columna) ................. 24 2.5. Un último ejemplo con un poco de todo ........................................................................... 25 3. NOMBRES .................................................................................................................................... 25 3.1. Nombre de celda ............................................................................................................... 26 3.2. Nombre de rango .............................................................................................................. 27 3.3. Crear nombres desde la selección ..................................................................................... 28 3.4. Nombres en activo ............................................................................................................ 28 4. FUNCIONES ARITMÉTICAS ................................................................................................................. 29 4.1. SUMA ................................................................................................................................ 29 4.2. SUMA con rango semicerrado ........................................................................................... 30 4.3. CONTAR, CONTARA y CONTAR.BLANCO ........................................................................... 31 4.4. SUMAR.SI y CONTAR.SI ..................................................................................................... 31 4.5. SUMAPRODUCTO .............................................................................................................. 33 4.6. SUMAR.SI.CONJUNTO ....................................................................................................... 33 5. FUNCIONES ESTADÍSTICAS BÁSICAS ..................................................................................................... 34 5.1. MAX, MIN y PROMEDIO .................................................................................................... 34 5.2. Funciones de desviación típica y varianza ......................................................................... 34

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Fundamentos de Excel para Finanzas 5.3. Funciones de covarianza y correlación .............................................................................. 34 5.4. JERARQUIA ........................................................................................................................ 35 5.5. K.ESIMO.MAYOR ............................................................................................................... 35 5.6. K.ESIMO.MENOR ............................................................................................................... 36 5.7. PENDIENTE ........................................................................................................................ 36 5.8. DISTR.NORM.N .................................................................................................................. 37 5.9. INV.NORM ......................................................................................................................... 37 5.10. PERCENTIL Y RANGO.PERCENTIL ..................................................................................... 38 6. MISCELÁNEA ................................................................................................................................. 39 6.1. TEXTO ................................................................................................................................ 39 6.2. RAIZ ................................................................................................................................... 39 6.3. ABS, ENTERO, REDONDEAR ............................................................................................... 39 6.4. Funciones de números aleatorios ...................................................................................... 40 6.5. Operaciones con fechas .................................................................................................... 41 6.6. HOY y FIN.MES .................................................................................................................. 41 6.7. AÑO, MES, DIA, DIASEM .................................................................................................... 42 7. FUNCIONES LÓGICAS ....................................................................................................................... 42 7.1. La función SI para una condición simple ........................................................................... 43 7.2. La función MAX como alternativa ..................................................................................... 44 7.3. Uso de la función SI anidada ............................................................................................. 44 7.4. Anidamiento múltiple de la función SI .............................................................................. 45 7.5. Función Y ........................................................................................................................... 47 7.6. Función O .......................................................................................................................... 47 7.7. Función NO ........................................................................................................................ 48 7.8. Función SI.ERROR .............................................................................................................. 48 8. FUNCIONES DE BÚSQUEDA Y REFERENCIA ............................................................................................ 49 8.1. ELEGIR ............................................................................................................................... 49 8.2. La función DESREF ............................................................................................................. 50 8.3. Función DESREF al detalle ................................................................................................. 51

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Fundamentos de Excel para Finanzas 8.4. La función COINCIDIR ........................................................................................................ 51 8.5. La función BUSCARH y BUSCARV ....................................................................................... 53 8.6. La función INDICE .............................................................................................................. 54 9. FUNCIONES FINANCIERAS ................................................................................................................. 55 9.1. La función INT.EFECTIVO ................................................................................................... 55 9.2. La función TASA.NOMINAL ................................................................................................ 55 9.3. Funciones con anualidades: VA, PAGO, TASA, NPER ......................................................... 56 9.4. Función VA añadiendo un pago final ................................................................................ 57 9.5. Función VF añadiendo un pago inicial ............................................................................... 57 9.6. Las funciones PAGO, PAGOPRIN y PAGOINT ..................................................................... 58 9.7. VNA ................................................................................................................................... 59 9.8. TIR ..................................................................................................................................... 59 9.9. Las funciones VNA.NO.PER y TIR.NO.PER .......................................................................... 59 10. EJEMPLO DE UNA FUNCIÓN ARRAY .................................................................................................. 60 11. USO DE LA HERRAMIENTA TABLA ................................................................................................... 61 11.1. Tablas de un solo input, columna .................................................................................... 61 11.2. Tablas de un solo input, fila ............................................................................................ 62 11.3. Tablas de dos inputs, fila y columna ............................................................................... 63 12. HERRAMIENTA BUSCAR OBJETIVO .................................................................................................... 65 13. ESCENARIOS ................................................................................................................................ 67 13.1. Uso del Administrador de Escenarios de Excel ................................................................ 67 13.2. Elaboración de Escenarios. Un método alternativo ........................................................ 70 14. SOLVER ...................................................................................................................................... 71 15. USO DE REFERENCIAS CIRCULARES ................................................................................................... 74 16. ELABORACIÓN DE GRÁFICOS ........................................................................................................... 76 16.1. Gráfico de líneas básico .................................................................................................. 76 16.2. Gráfico de columnas básico ............................................................................................ 79 16.3. Gráfico de columnas y líneas ........................................................................................... 80 16.4. Gráfico de columnas y líneas de doble eje vertical .......................................................... 81

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Fundamentos de Excel para Finanzas 16.5. Gráfico de áreas .............................................................................................................. 82 16.6. Gráfico de barras ............................................................................................................. 82 16.7. Gráfico de barras tipo tornado ........................................................................................ 83 16.8. Gráfico de dispersión ....................................................................................................... 84 16.9. Gráfico circular ................................................................................................................ 85 16.10. Gráfico con rango dinámico .......................................................................................... 87 17. UNA MACRO SENCILLA .................................................................................................................. 89 18. FUNCIONES PERSONALIZADAS ......................................................................................................... 91 19. USO DE LA AUDITORIA DE FÓRMULAS ............................................................................................... 94 20. AGRUPAR, DIVIDIR, INMOVILIZAR PANELES, HIPERVÍNCULOS .................................................................. 96 20.1. Agrupar ........................................................................................................................... 96 20.2. Dividir .............................................................................................................................. 98 20.3. Inmovilizar paneles ......................................................................................................... 99 20.4. Hipervínculos ................................................................................................................. 100 21. IMPRIMIR ................................................................................................................................. 100 21.1 Selección de datos a imprimir ........................................................................................ 100 21.2 Encabezados y pie .......................................................................................................... 100 21.3 Salto de página .............................................................................................................. 101 22. RECOMENDACIONES BÁSICAS SOBRE LA ELABORACIÓN DE MODELOS FINANCIEROS EN EXCEL ..................... 102 22.1. Número de hojas de un modelo .................................................................................... 103 22.2. Alcance del modelo ....................................................................................................... 103 22.3. Orientación vertical u horizontal de un modelo ............................................................ 103 22.4. Orientación de izquierda a derecha y de arriba abajo .................................................. 103 22.5. Acerca de inputs y outputs ............................................................................................ 104 22.6. Las celdas de inputs deben contener datos, no fórmulas y las celdas de cálculo no deben contener datos, solo fórmulas ........................................................................................................ 105 22.7. Introduzca los datos una sola vez ................................................................................. 106 22.8. Introduzca niveles en “segunda línea” .......................................................................... 106 22.9. Creación de fórmulas y chequeo ................................................................................... 107

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Fundamentos de Excel para Finanzas 22.10. Optimice el tiempo y aproveche su trabajo ................................................................ 108

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El texto que desarrollamos a continuación no pretende ser una lección exhaustiva de Excel, ni mucho menos. Sólo nos hemos atrevido a describir las cuestiones esenciales que consideramos de gran utilidad para aquellas personas que deben recurrir al uso de hojas de cálculo con asiduidad. Hemos usado como programa de hoja de cálculo de referencia Excel, en su versión 2016, pero las cuestiones que desarrollamos son perfectamente extrapolables a otros programas similares. Seguro que a muchos usuarios algunas cuestiones les parecerán muy elementales y seguro que nos hemos dejado otras muchas en el tintero. En las diferentes figuras hemos tratado de mostrar las fórmulas incorporadas para que el lector pueda seguir mejor el desarrollo de los ejemplos. Para ello hemos usado dos funciones personalizadas, PONFORMULA y PONFORMULACELDA que nos indican el contenido de una celda. La primera nos indica simplemente el contenido de la celda, la segunda nos indica además la celda de que se trata. La versión de Excel de Office 2016 incorpora la función FORMULATEXTO, que realiza la misma tarea que nuestra función personalizada PONFORMULA. La siguiente figura muestra el uso de estas tres funciones.

1. Hoja de cálculo, contenidos y formatos 1.1. Introducción Excel cuenta con una serie de elementos comunes en su interfaz de usuario. Las opciones de los menús, así como los botones que existen en las herramientas, tienen un comportamiento dinámico. Cada vez que se crea un nuevo libro de Excel nos encontramos con una hoja de cálculo. Para añadir más hojas basta clicar en el botón “+” 7

Fundamentos de Excel para Finanzas situado a la derecha de la última hoja o bien usar el botón derecho del ratón estando situado encima de la etiqueta de alguna de las hojas. Para eliminar una hoja basta clicar en el botón derecho del ratón estando situado la etiqueta de la hoja que se desea eliminar y clicar “eliminar”. Es pertinente otorgar un nombre identificativo a cada hoja clicando en la etiqueta de la misma. Cada hoja puede contener datos distintos o también pueden estar relacionadas entre sí. Una gran parte de la ventana de trabajo está ocupada por las celdas, el área de la hoja de cálculo en la que podemos introducir textos, datos o fórmulas. Cada celda se identifica con una referencia única que indica en primer lugar la columna en la que se encuentra (con una letra) y en segundo lugar la fila en la que se encuentra con un número. Un grupo de celdas colindantes se denomina rango. El rango se identifica con la celda superior izquierda y la inferior derecha, separadas por “:”. Por ejemplo, el rango B2:D6 contendrá las celdas de la fila 2, desde B hasta D, y hacia abajo hasta la fila 6.

Una vez creado o abierto un libro, comenzaremos a introducir datos en las celdas. Aplicaremos formato a esos datos, copiaremos, moveremos celdas, etc. Las flechas de desplazamiento del cursor nos permiten desplazarnos por la hoja. Como luego veremos, si le resulta más sencillo puede asignar nombres a las celdas y rangos para hacer referencia a ellas.

Los menús son bastante intuitivos. En el menú Archivo podremos abrir un archivo, guardarlo, imprimirlo, así como cambiar algunas

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Fundamentos de Excel para Finanzas opciones básicas. Muchos usuarios nunca precisan cambiar dichas opciones. En el menú Inicio se encuentran las opciones vinculadas a cuestiones de formato. Acudiremos al menú Insertar cuando queramos incluir un gráfico o algún otro objeto. El menú Fórmulas nos permite fundamentalmente la inclusión de funciones propias de Excel. El menú Datos nos da acceso a determinadas herramientas para el tratamiento de datos. En nuestro caso haremos uso de las opciones de Validación de Datos y de Análisis de hipótesis. En el menú revisar se nos permite realizar cuestiones como la protección del libro o la revisión ortográfica. En el menú Vista podremos configurar la forma en que se ven algunas características de la hoja de cálculo. Otros menús, por ejemplo Consulta y Power Pivot, no los utilizaremos, pues escapan al cariz introductorio de este texto.

1.2. Textos, datos y fórmulas En una celda podremos incorporar básicamente tres cuestiones. Textos, datos y fórmulas. Usaremos el siguiente ejemplo para su descripción:

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Fundamentos de Excel para Finanzas Textos. Suele tratarse de información que se incorpora para identificar el contenido de celdas adyacentes. Por ejemplo, los textos que hemos escrito en el rango B9:B15. Nos permite identificar el contenido de las celdas que se encuentran a su derecha. Datos. Son los inputs de nuestras operaciones. Habitualmente se tratará de cifras. En nuestro ejemplo las cifras de 20, 30 y 40 del rango C9:C11. Fórmulas. Comienzan con el signo “=”. Recogen las operaciones que queremos realizar. En el ejemplo mostramos las tres posibilidades básicas. En C12 hemos indicado que se sumen las celdas C9, C10 y C11, introduciendo la fórmula de forma directa, tal como la planteamos conceptualmente. En C13 realizamos la misma operación pero usando una función de Excel. Excel cuenta con numerosas funciones que ayudan a realizar una serie de cálculos ya preestablecidos. En nuestro caso hemos recurrido a la función SUMA. Las funciones no tienen por qué introducirse de forma aislada. En la celda D15 incluimos la función PROMEDIO (que calcula la media de los datos que se le indiquen) dentro de nuestro cálculo del triple del promedio al cuadrado. Una gran parte del potencial de Excel proviene del uso de sus funciones. En este documento repasaremos algunas de ellas. Las funciones requieren ser invocadas por el nombre identificativo que tiene cada una de ellas y luego, entre paréntesis, es preciso indicar los argumentos de dicha función. En el caso de la función SUMA y de la función PROMEDIO sólo requieren un argumento, el rango de los datos que queremos sumar o promediar. Una vez introducido el nombre Excel nos muestra una ayuda en pantalla que nos indica qué hace la función y qué argumentos necesita. Si el argumento está entre corchetes es que es opcional. Los argumentos se separan por “;”. Si sabemos el nombre de la función podemos invocarla tras poner el símbolo “=”. Excel nos irá ayudando si no sabemos el nombre exacto indicándonos las que tienen la raíz del nombre igual que lo que vayamos escribiendo. Otra alternativa es invocar las funciones desde el menú, en el botón de 10

Fundamentos de Excel para Finanzas insertar función dentro del menú fórmulas lo que nos llevará a pantallas de ayuda. En dichas pantallas podemos escoger la categoría de la función que queremos insertar ofreciendo después mucha ayuda sobre la función que hayamos escogido. Cuando usted se familiarice con una función no usará los menús para insertarla y lo hará, sin duda, directamente desde la barra de fórmulas.

1.3. Formato El formato de las celdas es importante. Los botones del formato permiten realizar las operaciones más habituales: tipo de letra, tamaño, color, fondos, bordes, etc.

Lo que podemos denominar texto plano puede formatearse con tipos de letra, color, justificación a izquierda o derecha, en negrilla o cursiva, etc.

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Fundamentos de Excel para Finanzas En cuanto a los números existen multitud de formatos. Los más recomendables son aquellos que facilitan la lectura y dificultan la confusión. En ese sentido es adecuado usar separador de miles y no incluir decimales en aquellos casos que no es necesario. Por ejemplo, ¿qué nos aportan los decimales en una cuenta de resultados? Sin embargo, al introducir un precio de un producto es posible que la cifra decimal sea necesaria. Con los porcentajes, tanto cuando se trata de inputs o datos como de outputs o resultados, suele ser apropiado incluir decimales para evitar confusiones. En el caso de las fechas existen numerosos formatos alternativos.

Independientemente de que tengamos textos o cifras, en las celdas podemos incluir cuestiones como los bordes o los rellenos.

Si lo deseamos podemos eliminar las finas líneas grises que delimitan las celdas. Para ello en el menú Vista desmarcamos la opción “Líneas de cuadrícula”. De esta forma sólo se verán las divisiones de celda que nosotros hayamos diseñado explícitamente con la opción de bordes de celda.

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Fundamentos de Excel para Finanzas Antes de acabar este pequeño apartado acerca de los formatos vamos a ver dos cuestiones que nos parecen de mucha utilidad y que usamos habitualmente. Por un lado el formato personalizado de número. Se accede a dicha opción en la ficha número del menú Inicio. Permite indicar un formato concreto a una celda.

En el primer ejemplo le hemos indicado que la celda C28 ponga el texto resultado, independientemente de la cifra o fórmula que incluyamos. En nuestro caso nos ayudará a veces para mejorar la apariencia de alguna tabla. En el segundo ejemplo le hemos indicado que añada el texto “personas” al contenido de la celda. Así nos indica en nuestro caso “5 personas”. En cualquiera de los dos ejemplos vistos sólo se está afectando al formato de la celda, no a su contenido ni operatividad. Por último, a veces puede ser de ayuda el uso del operador de conexión de Excel (&) que permite mezclar textos y celdas mejorando la información que se ofrece.

En nuestro ejemplo vinculamos el texto “El precio es” con el contenido de una celda. En la segunda variante usamos la función TEXTO para mejorar la forma en la que el contenido de la celda se muestra. Tenga en cuenta que las celdas C33 y C34 ya no incluyen cifras, ya no son operativas. Las posibilidades de formato que tiene Excel son innumerables. Nuestra recomendación general es que la sencillez y sobriedad debe primar para facilitar la lectura. No obstante puede haber ocasiones en que deba usarse todo el potencial de variedades de formato. 13

Fundamentos de Excel para Finanzas 1.4. Validación A la hora de introducir datos, información, en la hoja de cálculo una técnica interesante consiste en restringir en las celdas destinadas a ese propósito restricciones en cuanto a la información que pueden albergar, reduciendo así la posibilidad de que un determinado cálculo se haga con un input inapropiado. Para realizar las tareas de validación debemos seleccionar la celda o celdas a las que afectará y acudir, dentro del menú Datos al submenú Validación de datos dentro del grupo de Herramientas de Datos. Dicha ficha tiene tres zonas. En la primera se indica la Configuración, el tipo de validación. En la segunda el Mensaje de entrada, el mensaje que el usuario verá cuando se sitúe sobre la celda en cuestión. En la tercera el Mensaje de error, el menaje que el usuario obtendrá si trata de introducir información que no esté permitida en la celda. Vemos un primer ejemplo en el que le indicamos que en la celda B4 sólo pueden incluirse números enteros entre 1 y 10. En B6 realizamos el mismo tipo de validación, pero el mínimo y el máximo no lo introducimos manualmente, sino que lo vinculamos a las celdas D6 y E6 respectivamente.

Otra validación que podemos realizar es indicando que el usuario sólo puede escoger la entrada de una celda de una determinada lista 14

Fundamentos de Excel para Finanzas que se le presenta. En nuestro caso le hemos indicado en B8 que sólo puede incluir los valores 1, 2, 3 y 4.

En B10 realizamos el mismo tipo de validación pero la lista de datos posible se la indicamos referenciando el rango D10:G10.

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Fundamentos de Excel para Finanzas También podemos realizar la validación indicando que sólo puede introducirse información decimal. En nuestro caso le hemos indicado entre el 0% y el 20%. Observe que el 20% se introduce como 0,2.

De forma similar podemos indicar que un input haya de ser mayor o menor que una determinada cifra, o incluso que una determinada fecha, como en el ejemplo siguiente.

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Fundamentos de Excel para Finanzas Por último, también puede hacerse una validación personalizada, mediante una fórmula. En nuestro ejemplo le indicamos que la entrada de la celda no puede coincidir con el mínimo de un determinado rango.

En general las validaciones de celdas input tienen dos ventajas. Por un lado evitan el que el usuario introduzca un valor inadecuado en una celda. Por otro lado, usando adecuadamente la opción de Información de entrada se podrá ofrecer una interesante información “en línea” acerca del uso del modelo en cuestión. 1.5. Formato condicional En este repaso a algunas de las cuestiones de formato de Excel vamos a ver brevemente una herramienta que es muy útil para ayudar a visualizar o analizar los resultados de un determinado trabajo, cual es Formato condicional. Esta herramienta permite que una celda tenga un formato diferente en función de su propio contenido incluso en función del contenido de otra celda. Hay muchísimas posibilidades dentro de esta opcionalidad. Para acceder al formato condicional debemos dirigirnos dentro del menú Inicio a la etiqueta Formato condicional dentro del submenú Estilos. Dentro de dicha etiqueta podremos crear 17

Fundamentos de Excel para Finanzas una nueva regla de formato condicional o editar una existente. Veamos algunos ejemplos. En nuestro primer ejemplo en el rango B7:K7 situamos diferente cifras. En la celda E5 situamos otra cifra. Nuestra propuesta será que a las celdas del rango B7:K7 se les modifique el formato cuando su valor coincida con el de la celda E5.

Le hemos indicado que ponga el número en rojo y negrilla y con un fondo azulado. En primer lugar seleccionamos el rango B7:K7. Acudimos a Nueva regla. Como se puede ver en la siguiente figura hemos creado la regla dentro del grupo “Aplicar formato únicamente a las celdas que contengan”. En dicha sección le indicamos que la celda de referencia es E5, con los símbolos $. En el botón formato escogemos el tipo de formato que queremos aplicar.

De forma similar podemos indicarle que queremos que modifique el formato a celdas que contengan valores por encima del de referencia: 18


En el siguiente ejemplo realizamos el formato condicional para tres columnas siendo la cifra de referencia diferente para cada una de ellas.

Puede hacerse columna a columna, lo cual es laborioso. Lo mejor es seleccionar toda la tabla y realizar el formato condicional de una sola vez. Como podemos ver en la siguiente figura sólo es necesario eliminar uno de los símbolos dólar, el que antecede a la letra B (en este caso). Ver el apartado sobre copiado y pegado y el papel de los símbolos $.

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Fundamentos de Excel para Finanzas Una opción más compleja es la de establecer un formato condicional en función de que se cumpla un determinada fórmula. Por ejemplo, queremos que en las siguientes filas se marque de forma especial el valor mínimo de cada fila.

Para ello seleccionamos el rango B34:E37 y acudimos a la opción de “Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato” en

el

menú

de

crear

regla.

Introducimos

las

fórmula

“=B34=MIN($B34:$E34)”.Cuando dicha fórmula sea cierta, es decir, cuando la celda de referencia sea el mínimo de su fila aplicará el formato condicional. Observar que en el rango de la función MIN se ha utilizado bloqueado parcial (ver el apartado de copiar y pegar), de forma que la fórmula se aplique fila a fila. Cambiando el bloqueo se podría aplicar por columnas.

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Fundamentos de Excel para Finanzas La última variante que vamos a ver es aplicar la opción de que cambie el formato a los valores en función de que estén por encima o debajo del promedio. En nuestro caso lo hacemos para los que estén por encima del promedio.

2. Copiado y pegado de fórmulas Antes de comenzar este apartado, recordar que para copiar y pegar información de unas celdas a otras pueden utilizarse diferentes sistemas: el menú edición, los iconos gráficos de la barra de herramientas, la combinación de teclas de método abreviado, el menú rápido del botón derecho del ratón y, cuando la zona de pegado está al lado de la de copiado, el arrastre del ratón. 2.1. Copiado/pegado libre, sin bloqueos Supongamos que tenemos la siguiente tabla:

Tenemos información de unidades vendidas y precios de venta para tres meses diferentes. Deseamos calcular los ingresos de cada mes. Para ello es suficiente con realizar la operación en la celda C7 para el primer mes y copiar la fórmula hacia la derecha para aplicarla a los 21

Fundamentos de Excel para Finanzas meses 2 y 3. ¿Qué fórmula debemos introducir en este caso? Simplemente debemos introducir en C7 la fórmula =C5 * C6. Cuando copiemos dicha fórmula hacia la derecha automáticamente en D7 aparecerá la fórmula =D5 * D6, y así sucesivamente. Dado que hemos introducido inicialmente en C7 tanto C5 como C6 “limpias”, esto es, sin protección, Excel asume que deseamos repetir la operación pero con los datos de la columna correspondiente. Lo mismo hubiera ocurrido si deseamos copiar una fórmula hacia abajo o arriba, esto es de unas filas a otras (por supuesto también se mantiene el criterio si al copiar de forma horizontal nos movemos hacia columnas de la izquierda y no de la derecha). Este sistema de copiado/pegado es, quizás, el más utilizado. No se bloquea ni la columna ni la fila. 2.2. Copiado/pegado con protección absoluta, bloqueo total En otras ocasiones puede que nos interese fijar una celda y que la misma no se modifique en la operación de copiado/pegado. Veamos un ejemplo:

En este caso tenemos una serie de datos de ventas de diferentes vendedores y para diferentes meses. Deseamos calcular la comisión a la que tiene derecho cada uno de ellos y en cada uno de los meses sabiendo que en todos los casos se les debe aplicar el 20%, de la celda C11. Para ello en la celda C18 introducimos la fórmula = $C$10 * C13, y copiamos hacia la derecha, hasta la columna E y luego hacia abajo 22

Fundamentos de Excel para Finanzas hasta la fila 20 (o primero hacia abajo y luego hacia la derecha). Al ponerle los símbolos $ antes de la letra C y del número 11 ($C$11) estamos protegiendo (bloqueando) la columna C y la fila 10; ello significa que aunque nos movamos en la horizontal (a través de columnas) Excel va a respetar la columna C y no la variará, y aunque nos movamos en la vertical (a través de filas) Excel va a respetar la fila 11 y no la variará. Por tanto copiemos donde copiemos la fórmula en la hoja siempre respetará la posición C11, que es la que contiene nuestro dato de comisión “universal” a aplicar. Por comodidad, para poner los símbolos $, una vez puesto =C11, y antes de poner el operador de multiplicación presionar la tecla de ayuda F4 y Excel pondrá automáticamente los símbolos $. 2.3. Copiado/pegado con protección relativa (bloqueando columna, pero no fila) A veces no es necesario, o no deseamos, proteger o bloquear tanto la columna como la fila. Observemos el siguiente ejemplo:

En este caso deseamos calcular los impuestos a pagar conociendo los beneficios de tres empresas en dos años diferentes y la tasa impositiva aplicable (común para las tres empresas, pero diferente para cada año). Para ello en la celda C32 introducimos la fórmula = $C28 * C25 y la copiamos/pegamos hacia la derecha hasta la columna E. La columna C, que es la que contiene la tasa impositiva, queda bloqueada; 23

Fundamentos de Excel para Finanzas de esta forma al copiar hacia la derecha se respeta dicha columna. Sin embargo, al no haber bloqueado la fila 28, al copiar hacia abajo, al año 2, Excel coge la celda C29, que es la que contiene la tasa impositiva del segundo año. Para introducir los símbolos $, una vez introducido en C32 =C28, y antes de introducir el operador de producto pulsar repetidas veces la tecla de ayuda F4 hasta que aparezca la combinación deseada. 2.4. Copiado/pegado con protección relativa (bloqueando fila, pero no columna) En el siguiente ejemplo nos interesa proteger o bloquear la fila pero dejar libre la columna:

En este caso el porcentaje de comisión para cada vendedor es el mismo en todos los meses pero diferente para cada vendedor. En la celda C46 introduciremos la fórmula = C$38 * C40, de esta forma protegeremos la fila 38 pero no la columna. Al copiar hacia la derecha entrarán en la fórmula las comisiones de los vendedores 2 y 3, pero al copiar hacia abajo la fila 38, en la cual está el porcentaje de comisión, permanecerá inalterada a través del área de copiado/pegado.

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Fundamentos de Excel para Finanzas 2.5. Un último ejemplo con un poco de todo En este caso deseamos calcular a cuánto ascendería una cuantía de 1.000 euros colocada a diferentes tipos de interés durante una serie de años. Veámoslo:

En la celda C57, para un año y el 10% introducimos la siguiente fórmula =$C$54*(1+C$56)^$B57. Protegemos tanto fila como columna en C54, pues la cuantía es común para todos los cálculos. Protegemos la fila 56 en C$56 y no la columna para facilitar el copiado/pegado a columnas adyacentes asumiendo tipos de interés diferentes. Por último, en el caso del exponente del número de años de la operación, protegemos la columna en $B57 pues la columna B es la que contiene los años, pero no la fila para que al copiar/pegar hacia abajo asuma los diferentes años para los cuales nos interesa realizar el cálculo. Un último consejo. Si no necesita que el bloqueo sea parcial, entonces realice bloqueos absolutos. Así reducirá usted la posibilidad de error, reducirá la posibilidad de estar bloqueando justo al revés de lo deseado.

3. Nombres En este apartado tratamos una cuestión que a veces puede ayudarnos a clarificar y simplificar nuestro trabajo, abordamos la definición de nombres.

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Fundamentos de Excel para Finanzas 3.1. Nombre de celda Es posible dar un nombre a una celda concreta. Para ello nos situamos en dicha celda y en la barra de fórmulas, a la izquierda de todo, donde figura la ubicación de la misma posicionamos el ratón, con ello la referencia de dicha celda parpadeará y se situará a la izquierda. Escribimos entonces el nombre deseado y pulsamos Retorno. También podemos definir nombres (o borrarlos o reubicarlos) desde el menú. Debemos ir al menú Fórmulas, a la sección de Nombres definidos y a la etiqueta Asignar nombre. En el siguiente ejemplo hemos definido a la celda C4 con el nombre Precio. Así, para invocar dicha celda ahora podremos utilizar su ubicación, C4, o su nombre, Precio.

Como podemos observar al realizar los cálculos en C7:E7, aparece en todos ellos Precio. No fue necesario introducirla en todas las celdas. Bastó introducir en C8 la siguiente fórmula =Precio * C16, y copiar/pegar hacia la derecha. Hemos conseguido lo mismo que si hubiéramos puesto =$C$4 * C6, esto es, con protección absoluta. Entre las ventajas de este sistema están el que, para invocar ese dato, el de la celda C4, desde cualquier hoja de cálculo del mismo libro será suficiente utilizar el nombre Precio (esto es, los nombres son válidos para todo el libro salvo que se indique lo contrario en las especificaciones en el menú de Asignar nombre). Por otro lado, si los nombres son claros y significativos facilita la comprensión de las fórmulas.

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Fundamentos de Excel para Finanzas 3.2. Nombre de rango También es posible definir un nombre para un rango de celdas y no para una sola celda. La forma de definir un nombre para un rango es igual que para una celda. Seleccionamos el rango y realizamos las mismas operaciones que indicamos para la definición de un nombre para una celda individual. Veamos un ejemplo:

En este caso hemos nombrado al rango C11:E11 con el nombre Unidades y la celda C4 sigue siendo la celda Precio. En la fila 12, simplemente le indicamos que multiplique los nombres y en la columna C cogerá por un lado el Precio (único) y por el otro el valor de la cuantía de unidades que le corresponda. En el caso de las unidades es como si tuviéramos un bloqueo de fila y no de columna. Podríamos poner más ejemplos, combinando nombres de celdas y nombres de rango, pero seguro que usted ya ha cogido el hilo y es capaz de explorar por sí mismo las diferentes posibilidades y utilizar las que le resulten más cómodas y/o útiles. Por nuestra parte, pocas veces recurrimos a estas alternativas, aunque son de gran utilidad cuando se hacen modelos para terceros, para que éstos puedan seguir con mayor facilidad los cálculos.

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Fundamentos de Excel para Finanzas 3.3. Crear nombres desde la selección En el siguiente ejemplo calculamos la cuota de un préstamo a partir de una determinada tasa de interés, una determinada duración de la operación y una cuantía. Usamos la función PAGO, que veremos en la sección de funciones financieras.

En vez de ir nombrando una a una las celdas, en este caso lo que hemos hecho es seleccionar el rango B18:C20 y acudir al menú “Crear desde la selección” en el submenú de Nombres definidos dentro del menú fórmulas. Le hemos indicado que cree los nombres a partir de los valores de la columna izquierda, en nuestro caso la B, que es la que contiene lo rótulos de nuestras variables. 3.4. Nombres en activo A veces puede interesarnos conocer los nombres que tenemos activos en nuestra hoja de cálculo. Para ello nos situamos al fondo de la hoja, en nuestro caso en B28 y acudimos al menú Utilizar en la fórmula, dentro de Nombres definidos. Al fondo se encuentra la opción Pegar Nombres y dentro de la misma la opción Pegar lista. Clicamos en la misma y tendremos el resultado que se puede observar en la figura adjunta, el listado de nombres junto con la referencia de la celda a la que se refieren.

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4. Funciones aritméticas Comenzamos aquí un pequeño repaso a las funciones que consideramos básicas en diferentes apartados, en primer lugar, con algunas aritméticas. 4.1. SUMA La función SUMA (rango) permite la adición de todas las cuantías contenidas en el rango de referencia:

Como vemos en el ejemplo, en la celda C11 le hemos indicado que sume el contenido de C6 hasta C10 y luego hemos copiado/pegado hacia la columna E. Podríamos haber puesto en C11 la siguiente fórmula, que suma una a una las celdas = C6 +C7 +C8 +C9 +C10. Además de ser más rápido con la función SUMA (aprovechando el icono 29

Fundamentos de Excel para Finanzas Σ de la barra de herramientas) la principal ventaja de esta función sobre la suma individualizada es que si ahora añadimos nuevos conceptos de gasto, la función se autoajustará, sin necesidad de retocarla. Con la suma individualizada deberíamos añadir el nuevo concepto a la fórmula. Permítanos un par de consejos. En primer lugar, inserte las nuevas filas en medio de las previas. Si realiza la inserción al final del rango, en nuestro caso en la fila 11 original donde está el total gastos, la función suma no cogerá la nueva fila, que será la nueva fila 11 y quedará fuera del rango (filas 6 a 10). En segundo lugar, cuando use el icono de Σ compruebe siempre que el automatismo efectivamente está cogiendo el rango que usted desea. Recuerde que puede corregir el rango de SUMA que el automatismo de Excel le propone. Un error habitual es el que se produce cuando en una fila tenemos los números de año (2016, 2017, etc) y debajo una serie de cifras, y al sumarlas sumamos por error el número identificativo del año. 4.2. SUMA con rango semicerrado En el siguiente ejemplo vamos a aprovechar lo ya visto en lo referente a copiado/pegado con protección de celdas. Veamos el siguiente ejemplo:

Como vemos, para calcular las ventas acumuladas de nuestros tres vendedores, en la celda C20 introducimos la fórmula =SUMA($C16:C16) que luego copiamos hacia la derecha y hacia abajo. Al fijar la columna 30

Fundamentos de Excel para Finanzas C del inicio de rango de suma pero no fijar la del final de rango conseguimos que a medida que nos desplazamos entre trimestres vayan acumulándose las ventas. No fijamos la fila pues al copiar/pegar hacia abajo querremos que coja los datos de los otros dos vendedores. 4.3. CONTAR, CONTARA y CONTAR.BLANCO Una fórmula que cuenta devuelve el número de celdas de un rango específico que reúne ciertos criterios. -

CONTAR. Devuelve el número de celdas de un rango que contiene

valores numéricos. - CONTARA. Devuelve el número de celdas de un rango que no están en blanco (una celda puede contener texto). - CONTAR.BLANCO. Devuelve el número de celdas en blanco de un rango.

En el ejemplo anterior, se puede observar que son 8 las celdas del rango. De ellas, 5 tienen número, 6 tienen alguna información y 2 están en blanco. 4.4. SUMAR.SI y CONTAR.SI Estas funciones permiten realizar la suma o conteo de una serie de datos cuando se cumple una determinada condición. Veamos un ejemplo:

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Como podemos observar, tenemos una serie de cuantías y una serie de vendedores responsables de las mismas. Para calcular la cuantía total que corresponde a Luis introducimos en la celda F40 la expresión

=SUMAR.SI($C$40:$C$49;E40;$B$40:$B$49).

Esta

suma

condicional requiere en primer lugar el rango en el que se encuentra la condición a verificar, en este caso C40:C49, que es donde situamos los nombres de los vendedores de cada operación. Fijamos las celdas con los símbolos $ pues al copiar/pegar hacia abajo para los totales de David y Sara las celdas de referencia son las mismas. A continuación introducimos E40, la celda donde se encuentra la condición a verificar, en este caso que el vendedor sea Luis. No fijamos dicha celda para facilitar que al copiar/pegar hacia abajo se aplique a los otros dos vendedores. El último elemento de la fórmula es el rango donde se encuentran los datos que hay que sumar si se cumple la condición; en este caso el rango es B40:B49, el cual fijamos para facilitar el copiado/pegado hacia abajo. Al igual que la función SUMA, con SUMAR.SI podemos insertar nuevas filas (o columnas, según se trate) y la fórmula las “engullirá”. En el caso de CONTAR.SI, cuenta las celdas que cumplen la condición analizada. En nuestro caso queremos saber el número de operaciones que ha hecho cada vendedor. Sólo necesitamos el rango de celdas a comprobar (el mismo que en la función SUMAR.SI) y el criterio que se desea comprobar (en el caso de las operaciones de Luis, E45).

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Fundamentos de Excel para Finanzas 4.5. SUMAPRODUCTO Esta función permite multiplicar los valores de dos rangos, dato a dato y realizar la suma de los resultados.

Como vemos, sólo es preciso indicar los dos rangos que queremos multiplicar. Deben tener igual número de datos. 4.6. SUMAR.SI.CONJUNTO Esta función permite realizar sumas chequeando más condiciones que la función SUMAR.SI, que sólo permite analizar un criterio.

En nuestro caso queremos analizar dos criterios, el vendedor y si las ventas son nacionales o exteriores. El primer argumento es el rango a sumar, en nuestro caso el rango B66:B75. A continuación se van introduciendo los rangos de criterios y el criterio a cumplir, y así sucesivamente. Hemos realizado bloqueos parciales para facilitar el copiado de la fórmula desde G66 al resto de celdas.

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5. Funciones estadísticas básicas 5.1. MAX, MIN y PROMEDIO Estas tres funciones extraen el valor máximo, mínimo y la media aritmética de una determinada serie de datos de un rango.

Sólo es preciso indicar el rango en el cual se encuentran los datos a analizar. 5.2. Funciones de desviación típica y varianza Con estas funciones se extrae la desviación típica, y la varianza, tanto muestral como poblacional.

Sólo es preciso indicar el rango en el cual se encuentra la serie de datos del que queremos conocer la varianza o la desviación típica. 5.3. Funciones de covarianza y correlación Para conocer la covarianza poblacional o muestral es preciso indicar los rangos de las dos series de datos implicadas. El orden es 34

Fundamentos de Excel para Finanzas indiferente.

De

igual

forma

el

coeficiente

de

correlación

(COEF.DE.CORREL) precisa que le indiquemos, de forma indistinta, los rangos de las dos series de datos.

5.4. JERARQUIA La función JERARQUIA nos indica el puesto que ocupa un dato dentro de una serie en función de su valor, ya sea en orden ascendente o descendente.

Debemos indicar el dato que queremos chequear, en segundo lugar la serie a la que pertenece, y por último indicaremos con un 0 si el orden que buscamos es descendente o un 1 si es ascendente. En nuestro ejemplo hemos pedido la jerarquía descendente. 5.5. K.ESIMO.MAYOR La función K.ESIMO.MAYOR nos indica el valor que ocupa una determinada posición jerárquica dentro de una serie, de mayor a menor.

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Debemos indicar en primer lugar la serie de datos y en segundo lugar que orden jerárquico, de mayor a menor, buscamos. En nuestro caso el valor de orden 1 es 650, el de orden 10 es 230. 5.6. K.ESIMO.MENOR De forma análoga a la anterior, la función K.ESIMO.MENOR nos indica el valor que ocupa una determinada posición jerárquica dentro de una serie, de menor a mayor.

Debemos indicar en primer lugar la serie de datos y en segundo lugar que orden jerárquico, de menor a mayor, buscamos. En nuestro caso el valor de orden 1 es 230, el de orden 10 es 650. 5.7. PENDIENTE La función PENDIENTE nos da la pendiente de la recta que mejor se ajusta a la nube de puntos generada entre dos variables, una independiente (x) y otra dependiente (y), según la ecuación y = a + b x. Es el término “b” de la ecuación de regresión lineal. 36


Debemos indicar en primer lugar el rango de la serie de la variable dependiente y luego el rango de la serie de la variable independiente. En este caso el orden de las series sí es importante. 5.8. DISTR.NORM.N Esta función nos indica la probabilidad acumulada de un determinado valor dentro de una función normal y dadas su media y su desviación típica.

Debemos indicarle en primer lugar el valor buscado, a continuación la media, luego la deviación típica, y por último, con la opción VERDADERO le indicamos que queremos la probabilidad acumulada. 5.9. INV.NORM Esta función nos indica el valor que deja una determinada probabilidad acumulada a su izquierda dentro de una función normal y dadas su media y su desviación típica.

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Debemos indicarle en primer lugar el valor de probabilidad acumulada buscado, a continuación la media y luego la deviación típica. 5.10. PERCENTIL Y RANGO.PERCENTIL Dados los valores de una serie la función PERCENTIL nos indica el porcentaje de los mismos que son inferiores a un valor determinado que se analice. (En la figura hemos ocultado las filas entre 16 y 102).

Como vemos, debemos indicar en primer lugar el rango de datos y posteriormente el valor que queremos testar, en nuestro caso el de la celda E7. La función RANGO.PERCENTIL nos indica el valor que dentro de una determinada serie deja por debajo el porcentaje que nosotros queramos comprobar. Como vemos, debemos indicar en primer lugar el rango de datos y posteriormente el porcentaje que queremos testar, en nuestro caso el de la celda E12.

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6. Miscelánea En este apartado veremos algunas funciones de diferentes categorías que nos pueden ser útiles, incluidas las operaciones con fechas. 6.1. TEXTO La función TEXTO permite convertir un determinado valor en texto, con un formato especificado.

En los dos ejemplos que presentamos convertimos sendas cifras con el formato que deseamos. En ambos casos debe indicarse la referencia a la celda y posteriormente, entre “” indicar el formato deseado. 6.2. RAIZ Extrae la raíz cuadrada de un número.

Sólo precisa como argumento la referencia a la celda donde se encuentra el número en cuestión. 6.3. ABS, ENTERO, REDONDEAR Estas funciones nos permiten obtener el valor absoluto de un número, su raíz entera o bien redondearlo (más allá de cuestiones meramente de formato).

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En el caso de REDONDEAR es preciso indicarle a cuántos decimales queremos que se realice el redondeo. El redondeo se hace desde 0,5 (incluido) hacia arriba a la cifra siguiente y de 0,5 (no incluido) hacia abajo a la cifra anterior. Existen variantes para redondear siempre por arriba, por abajo, números pares o números impares. 6.4. Funciones de números aleatorios

La función ALEATORIO, que no requiere ningún argumento, nos da un número aleatorio entre 0 y 1 cada vez que Excel refresca sus cálculos. Para forzar la actualización de Excel, pulse F9. La función ALEATORIO.ENTRE nos da un número aleatorio entre un valor inferior y otro superior que le hayamos indicado. Esos son los dos argumentos que deben incorporarse a la función, y en ese orden. Esta función no opera con datos decimales. En la figura vemos un 40

Fundamentos de Excel para Finanzas pequeño truco para salvar este inconveniente. Multiplicamos los valores porcentuales por 100, dentro de la función, y dividimos posteriormente el resultado por 100, fuera de la función. Esta función también cambia el resultado cada vez que Excel se refresca. 6.5. Operaciones con fechas Dada una fecha podemos saber cuál será la fecha un número de días superior (sumar) o podemos saber la distancia en días entre dos fechas (restar). El día 1 es el 1 de Enero de 1900, y partir de ahí se establecen todos los demás.

En nuestro ejemplo hemos hecho una suma y una resta. 6.6. HOY y FIN.MES Existen numerosas funciones de fecha. Mostramos dos que suelen ser muy útiles. La función HOY, que no necesita argumentos, nos indica la fecha del día en el que nos encontramos. Por su parte, la función FIN.MES nos indica el último día del mes una serie de meses a partir de una fecha concreta. Es preciso indicarle en primer lugar la fecha de referencia y en segundo lugar el número de meses hacia delante (número positivo) o hacia a atrás (número negativo) del que queremos saber el último día del mes.

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6.7. AÑO, MES, DIA, DIASEM Estas funciones extraen de una determinada fecha información referida al año, el mes, el día del mes y el día de la semana de que se trate.

La única que requiere un argumento adicional a la celda de referencia es la función DIASEM. Nosotros le hemos indicado un 2, que significa que el lunes es un 1, el martes es un 2 etc. Si se omite, por defecto Excel interpretaría semanas comenzando el domingo (1) y acabando el sábado (7). En nuestro caso el 5-feb-2014 es el año 2014, mes 2, día 5 y fue un miércoles (3).

7. Funciones lógicas Una de las cuestiones más interesantes de los programas de hoja de cálculo es la posibilidad de introducir funciones lógicas en las fórmulas. De alguna forma ayudan a romper la “linealidad” de los cálculos. Existen diferentes funciones condicionales predefinidas en Excel (NO, Y, O, SI).

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Fundamentos de Excel para Finanzas 7.1. La función SI para una condición simple Empecemos con un en ejemplo sencillo. Deseamos calcular las comisiones en una serie de operaciones. La comisión alcanza el 5% de la cuantía de la operación, pero si dicha cuantía es inferior a 1.000 debe aplicarse una comisión mínima de 50. Veamos una forma de resolverlo:

La función condicional opera con tres elementos o argumentos dentro del paréntesis: la condición que se analiza, resultado si se cumple y resultado si no se cumple. En nuestro caso hemos indicado que compruebe si la cuantía de C8 es inferior a la mínima de C6. Si se cumpliera dicha condición el resultado habría de ser el contenido de C5 (la comisión mínima) y si no se cumple, esto es, si la cuantía supera la cifra de 1.000 entonces debe multiplicarse la cifra en cuestión por la comisión de C4. Por otro lado utilizamos los símbolos $ para permitir copiar la fórmula hacia la derecha y que opere para las demás cuantías. La única celda que no fijamos es precisamente la de la cuantía de la fila 8 sobre la que se desea calcular la comisión. En general todas las fórmulas que se desarrollen con la función SI responderán a este sencillo esquema, si bien pueden hacerse más complejas en la medida en la que los argumentos se hagan más complejos e incorporen, por ejemplo, nuevas funciones condicionales, que quedarán anidadas. Dentro de un momento le presentaremos un ejemplo de esto último, pero permítanos indicarle una forma sencilla de evitar la condicional del ejemplo anterior usando otra función de Excel, la función MAX. 43

Fundamentos de Excel para Finanzas 7.2. La función MAX como alternativa Dicha función devuelve el valor máximo de los contenidos en una serie de argumentos. Veámoslo:

Introducimos dos argumentos en la función: por un lado la cuantía de comisión mínima, $C$14, y por otro lado la comisión calculada como porcentaje de la cuantía de la operación, $C$13*C17; cuando la comisión calculada sea superior al mínimo, esa será la respuesta de la fórmula, pero cuando sea inferior, la fórmula devolverá la cuantía de comisión mínima pues será superior a la calculada. Muchas operaciones de una sola condicional pueden simplificarse de forma similar a la que acabamos de mostrarle, ya sea con la función MAX o la función MIN, que opera de forma similar devolviendo el valor mínimo de una serie de elementos. 7.3. Uso de la función SI anidada En este caso queremos calcular los impuestos de varias empresas en un sistema fiscal que aplica un 30% de tasa impositiva a los beneficios que no alcancen los 90.000 euros y un 35% a los que excedan dicha cifra. Por supuesto el impuesto ha de ser cero si los beneficios son negativos. Hay multitud de formas de solucionar una cuestión como esta. Vamos a hacerlo anidando dos condicionales:

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Como se puede observar la primera condicional indica que si el beneficio es menor a cero, los impuestos serán cero. A partir de ahí, de no cumplirse esta premisa, es decir, si los beneficios fueran positivos, se abre la siguiente condicional. Esta segunda condición pregunta acerca de si los beneficios son inferiores o no al tramo de aplicación de la tasa alternativa; si son inferiores a dicha cifra, aplicaremos la tasa de C23 a la cifra de beneficio. Si fueran superiores al tramo de aplicación de la tasa alternativa entonces el impuesto se compondría de dos sumandos; en el primero de ellos aplicamos la tasa alternativa a ese tramo de aplicación, mientras que en el segundo sumando aplicamos la tasa impositiva general al exceso de beneficio sobre el tramo de aplicación del mínimo. Los símbolos $, como siempre, nos ayudan a fijar las posiciones que no deben variar al copiar/pegar la fórmula hacia la derecha, para aplicársela al resto de empresas. Evidentemente la primera condición podría eliminarse aplicando la función MAX. Sin duda usted podrá diseñar, por sí mismo, fórmulas alternativas que garanticen, en cualquier caso un resultado correcto. En anidamientos complejos es aconsejable trazar sobre papel el esquema de decisión para tratar de entenderlas cuando uno no ha sido su creador, o los ha creado hace mucho tiempo. 7.4. Anidamiento múltiple de la función SI En este caso vamos a anidar un total de cuatro sencillas condicionales. La función SI nos habilita dos resultados. Al anidar cuatro funciones SI tendremos 5 posibles resultados. Veamos el ejemplo:

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Establecemos en el rango C35:C45 las ventas de una serie de meses. En la celda C32 indicamos con cuantos meses de demora se producen los cobros de dichas ventas. En la columna D establecemos los cobros. Para ello vamos abriendo condicionales. Si la demora es cero, se cobran en cada mes las ventas del propio mes, si la demora es 1, se cobran las ventas del mes anterior, y así sucesivamente. En la celda C32 hemos validado para que sólo pueda introducirse 0, 1, 2 ,3 y 4. Observe que en la condicional el 4 no aparece. Aunque no hubiéramos validado, la condicional le aplicaría una demora de cuatro meses siempre que no se indicara 0, 1, 2, o 3. Es conveniente dejar la función condicional de esta forma, para evitar que quede sin resultado posible si no se cumple ninguna de las condiciones y no dejamos una puerta de salida. Nuestra ruta de escape, en este caso, es el C35 del final de la última condición, el valor que adoptará la fórmula si no se cumple ninguna de las condiciones previas. Nuestra recomendación general es que siempre trate de diseñar la función SI sobre el papel, con lenguaje ordinario, y una vez que la tenga clara, que la traslade a la hoja de cálculo. También reconocemos aquí que no somos entusiastas de la ayuda de Excel para crear este tipo de funciones desde el menú insertar función. Ayuda que es muy útil, sin embargo, en otros casos. Como siempre hay formas alternativas de realizar lo que acabamos de desarrollar. Puede ver alguna de ellas en la sección dedicada a funciones de búsqueda y referencia, más adelante. 46

Fundamentos de Excel para Finanzas 7.5. Función Y La función Y devuelve VERDADERO o FALSO cuando se cumplen o no todas las condiciones que se incluyen en sus argumentos.

En nuestro caso queremos comprobar en qué duplas de valores de A y B ambos superan los mínimos establecidos. Esa circunstancia sólo se da en la primera dupla, la de la fila 54, la única que muestra el resultado VERDADERO. 7.6. Función O La función O devuelve VERDADERO o FALSO cuando se cumplen o no alguna de las condiciones que se incluyen en sus argumentos.

En nuestro caso queremos comprobar en qué duplas de valores, o bien A o bien B (al menos uno de ellos) superan los mínimos establecidos. Esa circunstancia se da en los tres primeros pares de valores que muestran el resultado VERDADERO. 47

Fundamentos de Excel para Finanzas 7.7. Función NO La función NO devuelve VERDADERO o FALSO cuando no se cumple o sí se cumple una condición. Nos da el resultado contrario de lo que se pregunta.

En nuestro caso nos indica FALSO en la pregunta de si 50 supera a 40 y sin embargo nos indica VERDADERO al chequear 10 frente a 40. 7.8. Función SI.ERROR Esta función nos permite indicarle a Excel un posible resultado alternativo cuando un determinado cálculo genera un error. El primer argumento es el cálculo que queremos realizar y el segundo es el resultado que deseamos establecer como salida alternativa en caso de error.

En nuestro caso le hemos indicado que en caso de error Excel muestre “N.D”. De esta forma evitamos que en las columnas D y E, al dividir entre 0 los intereses nos indique un error (no es posible dividir entre cero). El valor alternativo puedes ser otra fórmula, otro cálculo.

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8. Funciones de búsqueda y referencia Este tipo de funciones nos pueden ayudar a buscar información y trasladarla de la forma más conveniente. Veamos algunas de ellas. 8.1. ELEGIR Esta función nos permite seleccionar un dato de entre una serie de datos siguiendo una posición, o índice, en la serie que se haya indicado. En el ejemplo contamos con una serie de compras, en las celdas C7:C15 y deseamos establecer los pagos por las mismas según la demora que se establezca en C4.

Observe que la función elegir establece como primer argumento el número índice que se utilizará para extraer el dato de la serie. En este caso $C$4 +1; el sumarle 1 es necesario para permitir que la fórmula funcione con una demora en pagos de cero, pues la función no admite el cero como índice pues ningún dato representa la posición cero en la serie. Lo fijamos con los $ para poder copiar hacia abajo. El resto de argumentos son las celdas que deben situarse en el orden de extracción que indicaremos con el índice: en primer lugar nuestra posición 0, esto es pago al contado, que será la primera posición de la serie, C11, y a continuación pago a un mes, C10, y así sucesivamente. No fijamos posiciones en la serie para que se adapten al siguiente mes a medida que copiemos/peguemos hacia abajo. 49

Fundamentos de Excel para Finanzas 8.2. La función DESREF La función DESREF es, a nuestro modo de ver, una de las funciones menos conocidas y sin embargo más útiles. Nos permite invocar una celda a un número de filas de distancia y otro número de columnas de distancia de una celda referencia que indiquemos. Apliquémoslo a nuestro ejemplo de compras y pagos.

En este caso indicamos que la celda de referencia son las compras del propio mes y que debemos coger una celda situada 2 filas arriba (el símbolo menos antes de $C$19 indica que hay que desplazarse hacia arriba en las filas; si fuese positivo nos desplazaríamos hacia abajo) y en la propia columna C, pues indicamos 0 columnas (si el número de columnas fuese positivo nos desplazaríamos hacia la derecha y si fuese negativo hacia la izquierda). Al dejar sin fijar la celda de referencia posibilitáremos su copia/pegado hacia el resto de meses. Veamos un ejemplo en el cual DESREF trabaja en columnas en vez de en filas.

Ahora el cero se lo ponemos al indicador de filas.

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Fundamentos de Excel para Finanzas 8.3. Función DESREF al detalle Veamos un ejemplo de uso de DESREF extrayendo de una matriz una celda a partir de la celda central siguiendo las indicaciones de filas y columnas que se le hagan.

Como vemos en la celda C45 le indicamos que extraiga desde la posición D49 (la celda referencia) 0 filas (C43) hacia abajo y dos columnas (C44) a la izquierda (por el signo menos). El resultado es, naturalmente, “celda 0.-2”. 8.4. La función COINCIDIR La función coincidir sirve para encontrar la posición (física) de un valor dentro de una serie. En el siguiente, en C60, usamos COINCIDIR para encontrar el lugar que ocupa en la serie C57:G57 el valor indicado en C59.

En nuestro caso la cifra 220 está en la tercera posición.

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Fundamentos de Excel para Finanzas En el siguiente ejemplo combinamos COINCIDIR con ELEGIR para determinar qué empresa tiene la mayor y menor rentabilidad de una serie de empresas.

Con las funciones MAX y MIN encontramos la rentabilidad máxima y la mínima. Con COINCIDIR extraemos su posición en la serie. Por último, con ELEGIR extraemos el nombre de la empresa que ocupa esa misma posición en la serie B66:B73. En ambos casos, dentro de la función COINCIDIR tras marcar el rango de búsqueda, (C66:C73), añadimos el valor 0, para indicar que la búsqueda tiene que ser exacta, esto es que no busque un valor que se aproxime sino justo el valor indicado. Esta función puede crearnos problemas si el valor buscado está repetido en la serie, pues nos dará la referencia de la primera vez que lo encuentre. En el siguiente ejemplo combinamos COINCIDIR con DESREF para la misma tarea que antes. Con las funciones MAX y MIN encontramos la rentabilidad máxima y la mínima. Con COINCIDIR extraemos su posición en la serie. Por último, con DESREF extraemos el nombre de la empresa ese número de filas hacia abajo desde la posición B78.

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8.5. La función BUSCARH y BUSCARV Veamos otra función que nos permite resolver la búsqueda que acabamos de ver con la función COINCIDIR. Se trata de la función BUSCAR. Esta función tiene una variante para búsqueda horizontal, en filas (BUSCARH), y otra para búsqueda vertical, en columna, que nos gustan más que la función BUSCAR. Comencemos con un ejemplo de BUSCARV (para búsqueda vertical),

Como vemos, en F93, le indicamos que busque el valor mínimo de la

columna

en

la

que

tenemos

las

rentabilidades,

esto

es,

MIN(B91:B98). A continuación, le indicamos la matriz que contiene toda la información (B91:C98). Excel realizará la búsqueda sobre la primera columna de esta matriz. Seguidamente le indicamos en qué columna de la matriz está el resultado que queremos mostrar, en este caso en la columna 2. Esto es, busca la rentabilidad mínima pero no nos devuelve ese valor sino el que se encuentre en la misma fila pero en la columna 2. Por último, le indicamos FALSO para que realice la búsqueda en la

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Fundamentos de Excel para Finanzas matriz tal como está, sin reordenar la primera columna de mayor a menor. Observe que respecto al ejemplo anterior de la función COINCIDIR hemos cambiado de orden las columnas de rentabilidad y nombre de las empresas. Ello es debido a que la búsqueda siempre se realiza en la primera columna de la matriz, y por ello hemos tenido que poner como primera columna de la izquierda el rango de rentabilidades. Veamos ahora un ejemplo realizando la búsqueda en una fila (BUSCARH). Tratamos de conocer los años en los que se produce el mayor y el menor endeudamiento en una serie.

Como podemos ver, con BUSCARH el procedimiento es igual al de antes. Le indicamos que busque el valor mínimo (cosa que hará en la primera fila) y que nos devuelva el valor de la misma columna pero de la fila 2 de la matriz. Añadimos FALSO por idéntica razón que antes. 8.6. La función INDICE La función INDICE permite extraer un dato de una tabla indicando un número de fila y columna. A menudo, las funciones COINCIDIR e ÍNDICE se utilizan juntas para realizar búsquedas. En el siguiente ejemplo se pretende conocer el número de mujeres que hay en el grupo 3. En primer lugar se indica el rango de búsqueda, C112:E116. Posteriormente, la primera función COINCIDIR indica el número de fila en el que se encuentra el Grupo 3, y la segunda indica el número de columna en la que se encuentran las mujeres. Así la función devuelve, dentro de la matriz especificada, el valor de la fila 3 columna 2.

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9. Funciones financieras En esta sección vamos a repasar con ejemplos las principales funciones financieras que EXCEL tiene predefinidas. 9.1. La función INT.EFECTIVO Esta función permite calcular el tipo de interés efectivo una vez se le indique el tipo de interés nominal y el número de periodos de cálculo de intereses por año.

Como vemos, un 11,55% nominal pagadero por cuatrimestres (3 pagos al año) se convierte en un 12,00% efectivo. 9.2. La función TASA.NOMINAL Esta

función

realiza

la

operación

contraria

a

la

función

INT.EFECTIVO; permite calcular el tipo de interés nominal una vez se le indique el tipo de interés efectivo y el número de periodos de cálculo de intereses por año.

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Fundamentos de Excel para Finanzas Como vemos, un 12,00% efectivo equivale a un 11,55% nominal pagadero por cuatrimestres. 9.3. Funciones con anualidades: VA, PAGO, TASA, NPER A continuación veremos cuatro funciones que nos permiten conocer todos los elementos vinculados al valor actual de una renta constante: cuantía de la renta (PAGO), valor actual de la serie de rentas (VA), número de periodos (NPER) y tasa de interés (TASA). Conocidos tres de los elementos podemos conocer el cuarto.

En C23 calculamos el Valor Actual (con VA) de la renta conociendo la tasa, el número de operaciones y la cuantía de la renta. Dado que Excel usa el concepto de partida y contrapartida, si queremos que el VA sea positivo hemos de introducir el Pago, la renta, en negativo, o bien poner antes de VA el signo menos. Debemos introducir la tasa, el número de periodos y la renta, en ese orden. En D22 calculamos la cuantía de la renta (con PAGO) conociendo los otros tres datos. En este caso ponemos en signo negativo el valor actual de la renta. Debemos introducir la tasa, el número de periodos y el VA de la renta, en ese orden. En E20 calculamos la tasa (con TASA). Debemos introducir el número de periodos, la cuantía de la renta y el VA de la renta, en ese orden. Como puede observarse, ponemos con signo negativo el VA, pues dicho parámetro y las rentas deben tener signo opuesto dada su naturaleza de entrada/salida de fondos. De no ser así la operación no tendría sentido (con cuotas y cuantía en la misma dirección de entrada o salida).

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Fundamentos de Excel para Finanzas En F21 calculamos el número de periodos (con NPER). Como vemos, los argumentos de la función son la tasa de interés, la renta, y el VA, en ese orden. 9.4. Función VA añadiendo un pago final A veces a una serie de anualidades contantes se le añade un último pago. Es un argumento opcional que podemos incorporar a cualquiera de las fórmulas del apartado anterior. En nuestro caso veámoslo aplicado a la función VA.

En este caso, por variar, hemos puesto el signo menos antes de la función. Incorporamos el último argumento, C30, el pago final. Estamos calculando el Valor Actual de una serie de cuantías constantes más una última cuantía final. El PAGO (la renta constante) y el VF (el pago final) tienen el mismo signo. 9.5. Función VF añadiendo un pago inicial Aunque no la hemos visto antes, también existe la función VF, que permite conocer el valor final de una renta constante. La veremos ahora añadiendo la presencia de un pago inicial.

También en este caso rigen las mismas convenciones en cuanto a los dignos que ya hemos indicado antes. Estamos calculando el Valor 57

Fundamentos de Excel para Finanzas Final de una serie de cuantías constantes más una primera cuantía inicial. El PAGO (la renta constante) y el VA (el pago inicial) tienen el mismo signo. En todas las funciones que acabamos de ver existe un último argumento opcional. Nosotros lo hemos omitido, lo que implica que Excel asume que nuestra operación es pos pagable. Si queremos que considere todas las anualidades como prepagables deberíamos incluir un 1 como argumento final. 9.6. Las funciones PAGO, PAGOPRIN y PAGOINT Estas tres funciones nos permiten calcular la cuota, la parte correspondiente a amortización y a intereses, respectivamente, de una operación de préstamo de pagos constantes, dada una cuantía, una tasa de interés y un plazo. La primera de ellas, PAGO, es independiente del periodo para el que se calcule (pues es constante), y ya la hemos visto antes, mientras que tanto el principal como los intereses son diferentes para cada periodo y por tanto debe indicarse el periodo de que se trate.

Como podemos observar PAGOPRIN y PAGOINT incorporan la celda B47 entre los argumentos, para indicar que deseamos conocer dichas cuantías para el primer periodo del préstamo. En los tres casos ponemos la cuantía, C43, con signo negativo para que el resultado aparezca en positivo. El préstamo y los pagos asociados tienen sentidos opuestos. En un caso el dinero va del prestamista al prestatario y en el otro va en sentido contrario.

58

Fundamentos de Excel para Finanzas Estas funciones también tienen opciones que nos permiten indicarle si los intereses se pagan por anticipado, o si una parte de la operación se deja para una amortización final, al acabar la vida de la operación. 9.7. VNA La función VNA permite conocer el Valor Actual de una serie de cuantías no necesariamente constantes.

En la función VNA el primer argumento es la tasa de descuento y el segundo argumento es el rango de datos, que VNA asume son pospagables. 9.8. TIR La función TIR extrae la tasa interna de rentabilidad de una serie de cuantías, de las cuales al menos una ha de ser negativa.

Al menos uno de dichos datos ha de tener signo negativo. Habitualmente, en una inversión, el primero de ellos. Si los datos son anuales, la tasa de rentabilidad obtenida será anual, si son mensuales, será mensual, etc. 9.9. Las funciones VNA.NO.PER y TIR.NO.PER Nos permiten el cálculo del Valor Actual y de la Tasa de rentabilidad cuando los periodos de tiempo entre cada par de datos no 59

Fundamentos de Excel para Finanzas son constantes, cuando las fechas en que se produce cada flujo implican una distancia no homogénea entre ellos. Como podemos observar hemos de indicarle el rango en el cual se encuentran las fechas correspondientes a cada flujo (el número de valores en el rango de flujos debe coincidir con el del rango de fechas).

10. Ejemplo de una función Array Las funciones array, o de tipo matricial, son una herramienta muy potente. A veces pueden ayudarnos a resolver situaciones complejas aunque hay que tener cuidado con su uso para evitar cometer errores que pueden ser “de bulto”. Veamos un ejemplo para resolver una cuestión que ya tenemos resuelta con VNA, en este caso.

Tenemos una serie de valores en la fila 7 así como una serie de factores de descuento en la fila 8. La suma actualizada de esos valores, que podemos calcular con VNA, también podríamos calcularla con SUMAPRODUCTO. En D10 diseñamos nuestra propia función suma producto, tipo array. Le indicamos que sume el rango D7.H7 multiplicado por el rango 60

Fundamentos de Excel para Finanzas D8:H8. Es preciso validar la operación con Ctrl + Shift + Enter. Esta validación le pondrá corchetes a la fórmula. En D11 omitimos el paso de los factores de descuento de la fila 8. Le indicamos que sume el rango D7:H7 tras haberlo dividido entre 1 más la tasa de descuento y elevado al rango de los periodos (D6.H6).

11. Uso de la herramienta TABLA La Herramienta Tabla de Excel se encuentra integrada en el menú de Datos, dentro del grupo de Herramientas de datos y concretamente dentro del desplegable de Análisis de Hipótesis. Junto a ella se encuentran las herramientas de administración de escenarios y búsqueda de objetivo, que veremos posteriormente. Permite recalcular una determinada fórmula con diferentes valores para un determinado input o para dos inputs de forma simultánea. Empecemos con un ejemplo en el que sólo variamos un input. 11.1. Tablas de un solo input, columna En este caso queremos calcular cómo se ve afectado el Pago anual que permite devolver 10.000 Euros durante 5 años al variar la tasa de interés (inicialmente establecida en el 7%).

Comenzamos calculando en C6 el pago con los datos iniciales.

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Fundamentos de Excel para Finanzas En el rango B12:B18 establecemos una serie de tipos de interés que queremos chequear, nuestros inputs alternativos. En nuestro caso desde el 1% al 7%. En la columna de la derecha y una fila arriba, en C11, vinculamos la celda C6, donde hemos hecho el cálculo original y que será nuestra cabecera de tabla, el output. A continuación seleccionamos el rango B11:C18 y acudimos a la herramienta tabla en el menú. Nos aparecerá una caja de diálogo como la siguiente:

Como tenemos los datos de las tasas de interés alternativas en una columna, indicamos que la Celda de entrada (columna) es C5 y dejamos en blanco la Celda de entrada (Fila). Pulsamos Aceptar y la tabla estará realizada. En cada una de las celdas C12:C18 aparecerá escrito =Tabla(;C5) entre corchetes. Dichas celdas no pueden eliminarse o modificarse de forma individual. La Tabla se maneja como un todo. Al lado de cada tasa de interés aparecerá el correspondiente valor de la cuota. Una forma de comprobar que está bien realizada es ver que el dato, en este caso, de la celda C18 (el referido al 7%), coincide con el de la celda C11, referido al 7% original. En el rango E11:F18 hemos replicado la misma operación sólo que en este caso la celda F11, la cabecera de la tabla, la hemos formateado con formato de número personalizado para que ponga el texto “Cuota” y así la tabla quede con una mejor presentación. 11.2. Tablas de un solo input, fila Las tablas pueden contener los inputs de la celda que varía en una fila. Usemos nuestro ejemplo para ver el impacto de diferentes periodos o vencimientos de la operación. El proceso es similar. En C23 conectamos la celda C6, la que contiene el resultado que queremos 62

Fundamentos de Excel para Finanzas analizar. A su derecha, una fila encima, establecemos los diferentes años que queremos comprobar, desde 1 a 8. Marcamos el rango C22:K23, y acudimos a la herramienta Tabla indicando que la Celda de entrada (Fila) es C4, y dejamos en blanco la Celda de entrada (columna). Pulsamos Aceptar y ya está. Podemos comprobar que está bien observando que las celdas C23 y H23 contienen el mismo valor.

También en este caso hemos replicado la operación más abajo tuneando, en C28, la cabecera de la Tabla, con el texto Cuota. 11.3. Tablas de dos inputs, fila y columna También podemos realizar tablas de doble entrada, esto es, que sean dos las variables que toman valores cambiantes de forma simultánea. Juntemos los dos ejemplos anteriores en uno solo.

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Como vemos la celda resultado se sitúa en el vértice superior izquierda de la tabla. A su derecha se introduce el rango de variación de la variable fila y por debajo el rango de variación de la variable columna. Luego seleccionamos C34:K41 y seguimos el proceso de antes, pero indicando ahora tanto la celda de entrada de fila como la de la columna. Podemos comprobar que la celda H41 contiene el mismo valor que la original, C34, pues en H41 confluyen la tasa y el horizonte originales. Hemos replicado la tabla más abajo. En este caso la cabecera de la Tabla, en C44, la hemos tuneado cambiando el color del número, de forma que coincida con el color del fondo de la celda, y no se vea. Las tablas suelen ocupar bastante capacidad de cálculo. En el menú Fórmulas, en el submenú Cálculo, puede indicarse que las tablas no se actualicen de forma automática, lo cual libera capacidad. Si hacemos esto debemos acordarnos de actualizarlas manualmente cuando queramos ver los valores correctos. Para refrescar la hoja de cálculo pulse F9.

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12. Herramienta Buscar objetivo Las hojas de cálculo facilitan mucho los trabajos de simulación, pues al modificar un input podemos inmediatamente observar su efecto sobre cualquier resultado que de una u otra forma dependa de dicho input. Pero a veces lo que deseamos es hacer el trabajo al revés. Deseamos conocer qué input es preciso para obtener un ouput determinado. Para eso podemos apoyarnos en esta herramienta. Supongamos que tenemos acceso a una línea de financiación al 5% anual y a 10 años y sólo podemos pagar 6.000 euros al año de cuota. ¿Cuál es el endeudamiento máximo que podemos afrontar? Comenzamos por establecer la estructura de la operación:

Como vemos hemos puesto un valor de prueba en el apartado de Capital, en nuestro caso 1.000 Euros. A continuación nos dirigimos a Buscar objetivo en el grupo Análisis de Hipótesis del Menú Datos, y rellenamos la caja de diálogo de la siguiente forma:

Observar que en la caja “Definir la celda” situamos la celda que contiene la fórmula para la cual tratamos de encontrar un objetivo, en este caso C6, donde se calcula el Pago, en la caja “Con el valor” 65

Fundamentos de Excel para Finanzas introducimos el valor objetivo buscado, y en la caja “Cambiando la celda” introducimos la celda que Excel deberá modificar tratando de provocar que la celda objetivo alcance el valor buscado. Una vez pulsado Aceptar, aparecerá lo siguiente, en este caso:

Nos informa de que ha encontrado una solución, en este caso 46.330, y que la celda objetivo ha alcanzado el valor objetivo. La celda objetivo debe contener una fórmula, y la celda que se modifica debe contener un valor. Evidentemente es preciso que la celda a modificar y la celda objetivo estén vinculadas de alguna forma, y es preciso que el problema tenga solución. De no ser así, Excel no podrá encontrarla. Esta herramienta es de gran utilidad cuando se buscan los puntos de ruptura en un análisis de sensibilidad. Como truco que evita introducir la cuantía exacta del objetivo a través del menú, proponemos lo siguiente:

En la celda C8 hemos establecido el objetivo. En la celda C10 calculamos la diferencia entre el valor de la celda resultado (C6) y dicho Objetivo. A continuación acudimos a Buscar objetivo y le indicamos que 66

Fundamentos de Excel para Finanzas queremos que la celda C10 valga cero cambiando la celda C3, esto es, que queremos que la celda C6 coincida con el objetivo.

Siempre es más fácil indicar en el menú que queremos un valor de cero en el objetivo que indicar cualquier otra cifra.

13. Escenarios 13.1. Uso del Administrador de Escenarios de Excel Excel cuenta con una herramienta que permite diseñar y gestionar escenarios alternativos en los cuales una serie de inputs pueden tomar diferentes valores. En cualquier momento podremos activar y trabajar con uno de dichos escenarios predefinidos. Veamos un ejemplo en el que estableceremos diversos escenarios para nuestra operación de préstamo.

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Una vez establecido el modelo, acudimos a la herramienta escenarios, dentro de Análisis de Hipótesis en el menú Datos y pulsamos agregar. Nos aparecerá la siguiente caja de diálogo, en la cual indicaremos el nombre del primer escenario, así como las celdas que cambiarán en los escenarios. Recomendamos que el primer escenario sea

el

que

contiene

la

información

actual.

En

el

ejemplo

le

denominamos Base.

Una vez que aceptemos nos aparecerá la siguiente caja de diálogo:

68

Fundamentos de Excel para Finanzas Los valores que por defecto nos ofrece son los que tiene en ese momento la hoja. Dado que queremos que el primer escenario tenga los valores base, dichos valores nos valen. Pulsamos Aceptar, o agregar e introducimos los siguientes escenarios de igual modo, variando en las celdas cambiantes los valores inputs según queramos. En nuestro caso vamos a introducir dos escenarios más, a los que denominaremos Optimista y Pesimista. Desde el administrador de escenarios podremos modificar algún escenario, incluir otros nuevos, indicarle que nos muestre uno de ellos, eliminarlos, etc.

Para ver toda la información resumida pulsamos Resumen:

Le indicaremos que en el resumen deseamos que aparezca la celda C6 donde tenemos calculada la cuota. Excel generará una hoja nueva, denominada

Resumen

de

escenario

información: 69

que

contendrá

la

siguiente


Nos indicará los valores de cada celda cambiante en cada escenario así como los valores de las celdas resultado indicadas (en nuestro caso sólo una). Si hubiésemos definido nombres para las celdas cambiantes y celdas resultado, en este resumen aparecerían dichos nombres, y no la referencia de la celda, lo que sería más clarificador. Este resumen no es dinámico, no cambia al cambiar algún input o alguna fórmula en el modelo. Si hacemos cambios en el modelo y queremos ver cómo quedan los escenarios habremos de volver al administrador de escenarios y solicitar un nuevo resumen, actualizado. Esta falta de actualización automática es el principal inconveniente que nosotros achacamos a esta herramienta. 13.2. Elaboración de Escenarios. Un método alternativo A modo de ejemplo, para ver las posibilidades que Excel confiere, veamos cómo podríamos “crear” nuestro propio administrador de escenarios. Nosotros le denominamos Tabla de Escenarios.

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Fundamentos de Excel para Finanzas Como vemos, colocamos en G4:I6 la información de entrada de los tres escenarios. En la columna C escogemos (lo hemos hecho con dos condicionales, podríamos hacerlo con COINCIDIR combinada con ELEGIR o DESREF) el escenario que se aplicará apoyándonos en la celda C3 (que está validada para que se despliegue la lista con los nombres de los escenarios). Los valores de C4:C6 serán los que se aplicarán en el modelo y cuyos resultados se verán en C7. Los resultados de todos los escenarios se muestran en las celdas G11:I11 aplicando la herramienta Tabla. En la Herramienta Tabla el elemento que cambia es la fila, que es la que contiene el nombre de cada escenario y que debe entrar en la celda C3. Esta tabla de información de

los

diferentes

escenarios

está

permanentemente

actualizada.

Tenemos a la vista, en la propia hoja, los inputs de cada escenario, así como los resultados de todos ellos de una forma muy dinámica y cómoda de trabajar. Podemos ver cualquier escenario en cualquier momento cambiando la celda C3. Podemos modificar los datos de cualquier elemento de cualquier escenario en el rango G4:I6. Y el rango G11:I11 seguirá en todo momento estando actualizado.

14. Solver La

herramienta

Solver

permite

buscar

objetivos

(como

la

herramienta Buscar objetivo) pero modificando más de una celda y dadas las restricciones que el usuario considere oportunas. Solver es un

complemento

de

Excel

que

debe

cargarse

desde

el

menú

complementos dentro de las opciones de Excel en el menú Archivo. Una vez cargado se sitúa en el menú Datos. Vamos a elaborar un sencillo ejemplo. Una empresa puede producir Mesas, Sillas y Puertas y consume una serie de unidades de madera, maquinaria y mano de obra en cada una de ellas. Las unidades de madera, maquinaria y mano de obra de la empresa son limitadas. Por otro lado cada una de las mesas, sillas y puertas reporta a la empresa un determinado margen. La cuestión aquí es decidir cuántas mesas, sillas y puertas debe producir para conseguir el resultado más 71

Fundamentos de Excel para Finanzas alto posible teniendo en cuenta las limitaciones de recursos y la demanda máxima de cada producto. La siguiente figura muestra la información de partida.

Estamos ante un clásico problema de programación lineal. Una vez dispuesta la información de partida. Establecemos el modelo.

En la fila 11 proponemos como primera aproximación producir, por ejemplo, 10 unidades de cada producto. En la fila 12 calculamos la diferencia

entre

las

unidades

producidas

y

la

demanda,

y

le

denominamos Excedente. Como todos son negativos significa que no producimos por encima de nuestra demanda. En la columna G, con SUMAPRODUCTO calculamos el uso que nuestra producción está realizando de nuestros recursos dados los consumos de cada uno de los productos de dichos recursos. En la columna H calculamos la diferencia entre la disponibilidad de los recursos y su uso. Todas las diferencias son positivas, lo que implica que no estamos consumiendo más de los recursos de los que disponemos. En C14 calculamos el resultado, con SUMPARODUCTO dada la producción prevista y los márgenes de cada producto.

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Fundamentos de Excel para Finanzas Se trata de conseguir que el resultado de C14 sea el más alto posible, cambiando las unidades de producción de la fila 11 sin excedernos en el uso de los recursos limitados y sin que se produzca de ningún artículo más de lo que se demanda. Acudimos a Solver. Como muestra la figura, le indicamos que la celda objetivo es C14 y que buscamos su máximo. Le indicamos que las celdas cambiantes son las del rango C11:E11, donde se encuentran las cantidades a producir de cada

producto.

A

través

del

botón

de

Agregar

añadimos

tres

restricciones. Por un lado le indicamos que las cuantías de cada producto que se producirán deben ser números enteros (no podemos hacer media mesa). También le indicamos que los excedentes de cada producto

(C12:E12)

deben

ser

menores

o

iguales

a

cero.

No

produciremos por tanto más de los que se puede vender. Por último las diferencias en el uso de los recursos respecto a su disponibilidad (H5:H7) deben ser mayores o iguales a cero. No podemos consumir más recursos de los que tenemos.

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Fundamentos de Excel para Finanzas Una vez que pulsemos Resolver Solver nos indica que encuentra la siguiente solución:

Se consigue el resultado máximo. Se cubre totalmente la demanda de puertas, se fabrica una silla menos de las demandadas y 23 mesas menos de las demandadas. Por otro lado se agotan las unidades de maquinaria y sobran algunas unidades de madera y de mano de obra. Como vemos es una herramienta que ofrece grandes posibilidades para resolver problemas de optimización. Su uso no es complicado pero es necesario realizar una modelización previa adecuada que facilite la incorporación de los objetivos y de las restricciones, tal como hemos hecho en el ejemplo. Si ahora cambiamos algún input, simplemente volvemos a Solver y le indicamos de nuevo que vuelva a resolver y nos de la nueva solución.

15. Uso de referencias circulares A veces al realizar una serie de operaciones podemos encontrarnos con una referencia circular, un bucle. Una referencia circular es “una pescadilla que se muerde la cola”. Se produce cuando un resultado es input de una fórmula cuyo resultado a su vez es input del anterior, sea esta conexión directa o indirecta. Excel, en principio no puede resolver estas situaciones, y nos alerta con un mensaje de error como el siguiente.

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No obstante en las opciones del menú Archivo, en el submenú fórmulas, podemos verificar la casilla de “Iteración” y entonces Excel resolverá el bucle. El inconveniente es que si tenemos otros bucles no deseados (asumiendo que el anterior si nos interese mantenerlo) Excel ya no nos avisará de su presencia. Veamos un ejemplo:

En nuestro caso C7 es la suma de C6 y C5, pero a su vez C5 es C7 menos C6. Si tratamos de hacer esto Excel nos dará el mensaje de error que hemos visto y a continuación nos mostrará lo siguiente:

De esta forma nos indica donde está el bucle, con las líneas azules. Si creemos que ese bucle es necesario simplemente verificamos la casilla de iteración, como hemos dicho, y Excel ya resolverá las dos ecuaciones de forma simultánea, por prueba y error. Por defecto, Excel no tiene verificada la casilla de iteración en sus opciones, para que sea el usuario, se supone que avezado, el que lo 75

Fundamentos de Excel para Finanzas haga, asumiendo el riesgo de posibilitar otros bucles, como dijimos antes, no deseados.

16. Elaboración de gráficos A veces una imagen vale más que mil números. Podemos apoyar nuestros resultados diseñando gráficos que resuman la información manejada. En este epígrafe veremos algunos fundamentos acerca de la elaboración de gráficos en Excel. La variedad de gráficos que es posible hacer es enorme, en este apartado veremos alguno de ellos, los que nosotros usamos de forma más habitual. 16.1. Gráfico de líneas básico Supongamos que tenemos una determinada cuantía de una variable para una serie de años.

Deseamos hacer un gráfico tipo líneas que muestre la evolución de la variable. Hay diferentes alternativas. Podemos por ejemplo ir al menú Insertar y pulsar el icono de Gráfico tipo líneas, escogiendo Líneas con marcadores.

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Fundamentos de Excel para Finanzas A partir de ahí aparece el menú de gráficos con dos secciones: Diseño y Formato.

Dentro de diseño tenemos el botón de seleccionar datos, que nos llevará al siguiente menú:

En el botón agregar añadimos las series, en nuestro caso sólo una, indicando el nombre de la serie desde C6, y los valores desde el rango C7:C14.

Y a la derecha en Etiquetas del eje horizontal clicamos en Editar, para indicarle que el eje X tendrá los rótulos vinculados al rango donde están los años (B7:B14).

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Ya tendremos nuestro gráfico. Ahora en el menú “Agregar elemento de gráfico” podemos incorporar elementos, por ejemplo, podremos poner títulos a los ejes y al propio gráfico. A este menú se puede acceder directamente, una vez seleccionado el gráfico, pulsando en el signo “+” que aparece a su derecha. También podremos indicarle donde queremos que aparezcan las leyendas del gráfico, eliminar o no las líneas de división, etc. Las posibilidades son casi ilimitadas. También podemos ir al menú Formato del grupo de Herramientas de Gráfico y mejorar mucho su aspecto. En nuestro caso, además, vinculamos el título del gráfico al contenido de la celda B4. El resultado es el siguiente:

Podemos editar partes concretas del gráfico. Por ejemplo podemos situarnos en el eje X y con el botón derecho del ratón modificar su aspecto o su configuración. También podemos seleccionar el elemento y pulsar en el icono de edición que aparecerá a la derecha del gráfico. Si en este caso le indicamos en opciones el eje que la posición del mismo es “En marcas de graduación” la serie arrancará dese el eje vertical. También podemos seleccionar un punto concreto de la serie y editarlo, 78

Fundamentos de Excel para Finanzas cambiando el marcador, su color o tamaño. Nuestro consejo es que una vez que haya realizado el gráfico “juegue” con las diferentes opciones para ver las posibilidades. También podemos iniciar el proceso seleccionando los datos y acudiendo posteriormente a insertar gráfico, de forma que ya nos ahorramos algún paso en el proceso. Excel no propondrá una determinada configuración del gráfico y nosotros la podemos modificar o ajustar según nuestras necesidades. Añadir una nueva serie es muy fácil. Basta acudir a Seleccionar Datos en la zona de Diseño e incorporar la nueva serie. O bien, de forma más sencilla seleccionando la serie, le damos a copiar, seleccionamos el gráfico y le damos a pegar. 16.2. Gráfico de columnas básico En este caso vamos a hacer un gráfico con dos series, de tipo columna. La información de partida es la siguiente:

Seleccionamos el rango C25:D33 y clicamos en insertar gráfico tipo columna, en nuestro caso el primero, columna agrupada. Tendremos que indicarle en Datos de Origen los rótulos del eje X. Si dichos rótulos no hubieran sido cifras (en nuestro caso lo son, pues son años), podríamos haber seleccionado también la columna B antes de insertar el gráfico y ya hubiera absorbido esa información para el eje. Un truco es no tener cabecera en la columna de rótulos, en nuestro caso eliminar

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Fundamentos de Excel para Finanzas el texto años de B25, y de esta forma ·Excel ya entiende que esa columna no es una serie del gráfico, sino la cabecera.

Realizamos las mismas cuestiones de rotulación que en el gráfico anterior. En este gráfico entre las cuestiones interesantes está la posibilidad de aumentar o disminuir el espacio entre las columnas así como su superposición. Seleccione una de las series en el gráfico y en el botón derecho del ratón pulse dar formato a serie de datos. En las opciones de serie podrá controlar el ancho del intervalo y la superposición. También hay gráficos de columnas que apilan las series, ya sea con sus valores o en relación al 100% del valor conjunto. Le animamos a que investigue sobre ellos con nuestro ejemplo. 16.3. Gráfico de columnas y líneas En ocasiones no deseamos que todas las series del gráfico sean del mismo tipo. Por ejemplo podemos querer que una serie sea en columnas y otra en líneas.

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Excel 2016 ya tiene su propio gráfico prediseñado para esta tarea. Debemos acudir al icono de “Insertar Gráfico Combinado”. Nosotros hemos escogido el primero de ellos, columna apilada y línea. Hemos decidido, en esta ocasión, dejar la leyenda en la parte derecha del gráfico. 16.4. Gráfico de columnas y líneas de doble eje vertical A veces las variables que van a ir en el gráfico son muy diferentes (por ejemplo una variable en Unidades monetarias y otra en porcentaje) y debemos realizar el gráfico con dos ejes Y. Veamos un ejemplo:

Una vez hecho el gráfico con un solo eje Y, seleccionamos una de las series y en dar formato a Serie de datos le indicamos en opciones de serie que trace la serie en Eje secundario. En el ejemplo observar que hemos cambiado el formato del eje Y de la derecha, sin decimales, a pesar de que los datos de origen de la variable 2 tienen dos decimales. Podemos realizar esta tarea en el menú

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Fundamentos de Excel para Finanzas Número dentro del menú de Dar formato al eje, del botón secundario del ratón si tenemos seleccionado dicho eje. También podíamos haber hecho un gráfico tipo líneas (en las dos series) con doble eje vertical. Pruebe a hacerlo. 16.5. Gráfico de áreas Otro tipo de gráfico es el de áreas. Es un gráfico interesante por ejemplo para ver la evolución de dos variables cuando una es, de alguna forma, parte de la otra (por ejemplo la evolución de los ingresos y los beneficios de una empresa). Veamos un ejemplo en el visualizamos la evolución de los ingresos y los costes de una empresa para una serie de años.

También en este caso podemos apilar, como en las columnas o dar formatos que simulen 3D. 16.6. Gráfico de barras Otro gráfico interesante es el gráfico de barras horizontales. Veamos nuestro ejemplo.

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El matiz que hemos incluido en esta ocasión es el que en cada barra figure el valor. Para ello una vez hecho el gráfico seleccionar la serie y en el botón derecho del ratón clicar Agregar etiqueta de datos. Le animamos a que clique en la etiqueta de datos y la edite para ver las opciones que están a su disposición. 16.7. Gráfico de barras tipo tornado El denominado gráfico de tornado se establece a partir de un gráfico de barras al que se le hacen una serie de modificaciones. Es un gráfico útil para mostrar los resultados de cualquier análisis de sensibilidad. Veamos un ejemplo. Tenemos un determinado modelo cuyo resultado es 400.000. A partir de ahí analizamos el impacto de que diferentes variables que influyen en el modelo suban o bajen y obtenemos los siguientes datos.

Para realizar el gráfico seleccionamos toda el área, la columna de nombres de variables incluida y la serie con la cabecera de Baja y Sube

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Fundamentos de Excel para Finanzas también, e insertamos un gráfico tipo barras. El resultado será el siguiente:

Para convertirlo en un gráfico de tornado realizamos los siguientes pasos. Seleccionamos el eje vertical y le indicamos categorías en orden inverso en las opciones del eje. Además le indicamos que las Etiquetas del eje irán en posición Bajo. Ahora seleccionamos el eje horizontal y le indicamos que el eje vertical cruza en ”Valor del eje” 400.000, que era nuestro resultado base. A continuación seleccionamos una de las series y le indicamos que van superpuestas, para que aparezcan a la misma altura. Po último, añadimos un título. Y ya está. Si cambiamos los datos recordar que hay que cambiar el punto de cruce de un eje con el otro. 16.8. Gráfico de dispersión El siguiente gráfico que vamos a ver es el de dispersión. Es muy útil, por ejemplo, para visualizar las rentabilidades de dos acciones, o de una acción y un índice bursátil. En nuestro ejemplo contamos con las rentabilidades durante ocho años del Ibex y de la Acción X. El gráfico de dispersión nos permitirá ver cómo se relacionan ambas rentabilidades.

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Seleccionamos el rango de las dos rentabilidades y acudimos a insertar gráfico, en este caso de dispersión, sólo con marcadores. El eje vertical será el correspondiente a la serie de la derecha (la acción X) y el eje horizontal será el correspondiente a la serie de la izquierda (el Ibex). En nuestro caso, hemos vinculado los rótulos de los ejes a las celdas que contienen los textos Ibex y Acción X para que se actualicen si se cambian sus nombres. 16.9. Gráfico circular El último tipo de gráfico que vamos a ver es el circular, o gráfico tipo tarta. En nuestro caso tenemos las ventas de gamusinos en seis ciudades gallegas.

Marcamos la zona, tanto los nombres de las ciudades como las cuantías y acudimos a insertar gráfico, en este caso el circular más

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Fundamentos de Excel para Finanzas sencillo. En nuestro caso le hemos indicado que agregue la etiqueta con los datos. En la siguiente variante le indicamos que desglose los tres últimos datos (los que se corresponden con ciudades de la provincia de la Coruña, en una barra adjunta).

Para ello debemos seleccionar el gráfico circular con subgráfico de barras. En Opciones de serie le indicamos que el segundo trazado contiene los últimos tres valores, seleccionados por posición. Además le indicamos que añada la etiqueta de datos y en el formato de la etiqueta le indicamos que queremos que muestre el nombre de la categoría (de la ciudad). Para completarlo quizás el último tuneado pueda ser sustituir el “otros” del gráfico circular por el texto “Coruña Provincia”. Para ello editamos directamente esa etiqueta.

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Este gráfico permite que el desglose no sea con una columna sino con otro gráfico circular. Trate de hacerlo. 16.10. Gráfico con rango dinámico Como último ejemplo vamos a ver cómo realizar un gráfico que incorpore series con un rango dinámico, es decir, que podamos indicarle cuantos valores de la serie se muestran en el gráfico. Contamos con la siguiente información:

Nuestro propósito es poder elegir en la celda D97 cuántos años queremos mostrar en el gráfico. Para conseguirlo vamos a crear tres nombres, el nombre Cabecera, el nombre Serie1 y el nombre Serie2. A

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Fundamentos de Excel para Finanzas continuación vemos como hemos creado el nombre Serie1. De igual forma se crearían los otros dos.

Hemos usado DESREF. Además de permitir encontrar una celda concreta DESREF permite seleccionar un rango, sea vector (como en nuestro caso) o sea matriz. Sobre la posición C199, donde se encuentra el texto Serie1, le indicamos que queremos empezar una fila más abajo (1), en la misma columna (0) y darle la altura de filas indicada en D197 y anchura de una columna (1). A continuación hacemos el grafico con todos los datos y modificamos en seleccionar datos tanto el origen de la series como el eje X, tal como se muestra a continuación, sustituyendo el rango de datos original

por

el

nombre

correspondiente

anteriormente.

88

que

hemos

creado

Fundamentos de Excel para Finanzas El resultado final es el siguiente:

17. Una macro sencilla Aunque no es nuestro propósito adentrarnos en las procelosas aguas de la programación, queremos mostrar un par de pinceladas acerca de macros y funciones personalizadas. En cuanto a las macros podríamos “definirlas” como rutinas pregrabadas. Esto es, grabamos una tarea para que más tarde podamos volver a realizar idéntica rutina. Por ejemplo supongamos que tenemos la siguiente tabla de información

Deseamos hacer un gráfico, de forma que podamos actualizarlo rápidamente al cambiar la información. En realidad podríamos hacer el gráfico y cuando cambiásemos los datos el gráfico se actualizaría. Pero en nuestro caso no deseamos que el gráfico esté presente salvo que lo “invoquemos”. Usaremos una macro. Para ello, antes de empezar a 89

Fundamentos de Excel para Finanzas hacer el gráfico vamos al menú Programador y pulsamos en Grabar Macro y le damos un nombre (en nuestro caso le llamaremos Graf). A partir de ahí lo que hagamos hasta pulsar el botón de detener grabación, quedará grabado. Procedemos a hacer el gráfico y pulsamos detener grabación. Y ya está. En este momento nuestra hoja está así:

Seleccionamos el gráfico y lo borramos. Ahora para rehacer el gráfico tal como lo hemos diseñado basta ir al menú de Programador, al botón de Macros. Como podemos observar aparece la lista de las macros que tenemos grabadas en esta hoja. Seleccionamos la macro Graf y le damos a Ejecutar, y el gráfico aparecerá de nuevo; la rutina que grabamos se repetirá. Vamos a realizar también una macro para borrar el gráfico. Una vez que tenemos el gráfico hecho vamos a grabar macro, le indicamos el nombre de la macro, Borrargraf, borramos el gráfico y detenemos la grabación. Tenemos una macro para hacer el gráfico y otra para borrarlo. En general, las macros pueden ser muy útiles para repetir tareas repetitivas y que no resolvamos de otra forma porque no podemos o porque no nos interesa.

90

Fundamentos de Excel para Finanzas Para facilitar la ejecución de una macro, Excel permite asignarle una tecla que en conjunción con la tecla Control permite su realización inmediata. A nosotros nos parece más interesante asignarle un botón en la propia hoja. Veamos una forma sencilla de hacerlo. Simplemente hagamos un cuadrado con la herramienta de dibujo y añadámosle el texto “Hacer Gráfico”. Con el botón secundario del ratón le indicamos que queremos asignarle una macro, y le asignamos la macro “Graf”. A partir de ahora cada vez que pulsemos este “botón” la macro se ejecutará. Podemos hacer otro botón para lanzar el borrado del gráfico.

18. Funciones personalizadas Excel tiene multitud de funciones predefinidas, pero quizás no tenga una para realizar la operación que a nosotros nos interese. Es muy posible que podamos resolverlo en una fórmula pero podemos preferir diseñar una función que podamos invocar cada vez que tengamos que realizar un cálculo similar. Por ejemplo, podemos desear calcular los impuestos de una empresa teniendo en cuenta la existencia de diferentes tramos impositivos. Con varias condicionales anidadas podríamos resolverlo, pero hagamos una función que automatice el proceso. La función hemos de escribirla en VBA. Pulsando ALT F11 entramos en la herramienta de VBA de Excel. Si usted está trabajando con los ficheros Excel que acompañan a este texto, en este momento debería tener diferentes Módulos previos, referidos a las macros de gráficos y referidos a las funciones personalizadas Ponformula y Ponformulacelda que nos han permitido en este documento mostrar los contenidos de las celdas. Véase por ejemplo la figura del apartado 1.2. En el menú Insertar indicaremos Insertar Módulo. En la ventana que se abrirá procedemos a escribir nuestra función. En este caso escribiremos: Function Impuestos(parameter1, parameter2, parameter3, parameter4) If (parameter1 < 0) Then Impuestos = 0 91

Fundamentos de Excel para Finanzas If (parameter1 <= parameter2) And (parameter1 > 0) Then Impuestos = parameter1 * parameter3 If (parameter1 > parameter2) Then Impuestos = (parameter2 * parameter3) + (parameter1 - parameter2) * parameter4 End Function Iniciamos con la expresión Function para indicar que estamos definiendo una Función. A continuación ponemos el nombre con el que dicha función se invocará (en nuestro caso Impuestos), y entre paréntesis los parámetros o argumentos de dicha función. En nuestro caso necesitaremos cuatro argumentos: Parameter1: la base imponible del año en curso. Parameter2: el tramo de aplicación de la tasa impositiva reducida. Parameter3: la tasa impositiva reducida Parameter4: la tasa impositiva general Y a continuación le indicamos como debe operar la función: Si la base imponible es menor que cero, la función debe devolver el valor cero. Si la base imponible es menor que el tramo de aplicación de la tasa impositiva reducida, y mayor que cero, la función debe devolver el producto de la base imponible por la tasa impositiva reducida. Si la base imponible es mayor que el tramo de aplicación de la tasa impositiva reducida, entonces la función impuestos debe devolver el producto de la tasa impositiva reducida por el tramo de aplicación más la tasa impositiva general por el diferencia entre la base imponible y el tramo de aplicación de la tasa reducida. Concluimos con End Function para indicar que se ha acabado la definición de la función. Y quedará como sigue:

92


Procedemos a guardar y ahora podremos comprobar en nuestra hoja de cálculo que en Insertar función, en la categoría de “Definidas por el Usuario” aparece la nueva función, que podremos aplicar inmediatamente, debiendo respetar el orden de entrada de los parámetros tal como han sido definidos en las operaciones. Si queremos que en insertar función aparezca un poco de ayuda podemos ir a Macro en el menú herramientas y escribir el nombre de nuestra función y una vez hecho esto pulsar opciones, lo que nos permitirá escribir un texto que aparecerá después cuando indiquemos esta función en el menú insertar:

Veamos cómo usar nuestra función. En C3:C6 situamos los parámetros fijos (tramo reducido, tasa reducida y tasa normal). En la fila 10 ponemos diferentes valores de la 93

Fundamentos de Excel para Finanzas base imponible y en la fila 11, comenzando con la celda C11, escribimos nuestra función. El único parámetro que no bloqueamos es el de la base imponible, el primero, para que al copiar la función hacia la derecha aplique los mismos criterios a las bases imponibles el resto de años.

En la inmensa mayoría de las circunstancias usted no necesitará diseñar sus propias funciones, pero bueno, nunca está de más saber que podría usted hacerlo, aunque VBA es un mundo aparte.

19. Uso de la auditoria de fórmulas La auditoría de fórmulas sirve para rastrear errores en la hoja o para determinar los efectos que pueden producirse al variar una celda. La auditoría de fórmulas se encuentra dentro del menú Fórmulas. Veamos un ejemplo:

La auditoría de fórmulas nos permite conocer, una vez situados en una celda cuáles son sus celdas precedentes (inputs) y cuales sus

94

Fundamentos de Excel para Finanzas dependientes. Por ejemplo si nos situamos en la celda C3, la del IPC, y le indicamos rastrear dependientes nos marcará lo siguiente:

Como podemos observar no hay flecha hasta las ventas de 2016, de forma que así podemos detectar el error de no haber incluido el IPC en esta variable ese año. A veces puede ser que no recordemos que existen otras zonas de la hoja que necesitan un dato concreto. Antes de eliminarlo es bueno hacer un rastreo para evitar ”males mayores”. Igualmente podemos hacer un rastreo de precedentes, lo que nos puede ayudar a entender una operación o las vinculaciones entre variables. Situados sobre los costes fijos del 2016 nos indica que los costes fijos del 2016 están afectados por los del 2015 y por el IPC.

Evidentemente a mayor complejidad del trabajo más útil es esta herramienta, que también rastrea hacia las otras hojas del fichero, aunque no sea la hoja en la que se encuentra la celda en cuestión. Le 95

Fundamentos de Excel para Finanzas animamos a que investigue las opciones que están a su alcance en la barra de Auditoría de fórmulas. Las últimas versiones de Excel incluyen como complemento, que es preciso instalar, el menú Consulta, que permite hacer un análisis de la composición de un libro de Excel, de sus fórmulas, del contenido de sus celdas, etc, así como de las relaciones entre las celdas.

20. Agrupar, dividir, inmovilizar paneles, hipervínculos Estas utilidades nos permiten mejorar nuestro trabajo con la hoja, especialmente cuando son muchas las filas y columnas implicadas. 20.1. Agrupar Esta utilidad de Excel nos permite ocultar o mostrar rápidamente información presente en la hoja. Fijémonos en el siguiente ejemplo:

Tenemos toda la información de ventas durante un año en las cuatro provincias gallegas, desglosada por localidades (hemos puesto cuatro localidades por provincia, pero en Galicia existen más de 300 ayuntamientos) y por meses. La información se muestra también con agregados provinciales y trimestrales, así como los totales de la Comunidad Autónoma y del año. Vamos a definir niveles de esquema que nos permitan ver la información agrupada o expandida.

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Fundamentos de Excel para Finanzas Marcamos las columnas CDE y acudimos al menú Datos, y en Esquema seleccionamos agrupar. Realizamos idéntico proceso para GHI, KLM, y OPQ. Al acabar seleccionamos C:R y agrupamos, también. Con las filas seleccionamos las filas 4:7 y agrupamos, y así sucesivamente con las filas de las provincias y al acabar seleccionamos desde la fila 4 a las 23 y agrupamos de nuevo. Nuestra hoja tendrá ahora este aspecto:

Pulsando en los símbolos menos podremos agrupar las filas o columnas que queramos. O bien podemos indicar el nivel que queremos presentar. Si le indicamos nivel 1 para filas y nivel 1 para columnas sólo aparecerá el total anual de Galicia, celda S24. Si agrupamos al nivel 2 aparecerán los totales provinciales y el total Galicia por trimestres y total anual. El nivel 3 nos mostrará todo. Veamos un posible agrupamiento, nivel 3 en fila, todas, nivel 2 en columna, sólo trimestres y total:

97


La principal funcionalidad de este sistema es que nos permite ver la información agrupada como nos interese, sin perder la posibilidad de tener, escondida debajo, el resto. 20.2. Dividir Esta opción se encuentra en el menú Vista. Permite dividir la hoja de cálculo en varios sectores lo que facilita el trabajo con hojas muy grandes. Supongamos que tenemos una hoja de cálculo que ocupa muchas columnas. Necesitamos hacer operaciones conectando celdas que están en las primeras columnas con celdas de las últimas columnas. Para evitar el “mareo” de andar de izquierda a derecha, dividimos la hoja horizontalmente, y tendremos una sección izquierda y otra derecha, al mismo tiempo en pantalla, con sus propias barras de desplazamiento: 98


También

podíamos

haber

hecho

la

división

de

forma

que

tuviéramos una sección superior y otra inferior, o incluso cuatro secciones. 20.3. Inmovilizar paneles Es una utilidad semejante, también se establece desde el menú Vista, pero que lo que hace es mantener una determinada zona permanentemente en pantalla. Habitualmente se aplica para que los rótulos de información, estén siempre visibles. Utilicemos el ejemplo de antes del epígrafe de agrupar. ¿Cómo hacerlo? Nos situamos en la celda C4 y le indicamos en el menú ventana, inmovilizar paneles, quedando inmovilizadas las columnas A y B y las filas 1, 2 y 3.

Como vemos hemos inmovilizado las columnas de la izquierda, y así, aunque nos vayamos hacia la derecha siempre sabremos a que localidad corresponde cada cifra. Al tener inmovilizadas las filas superiores siempre sabemos a qué fecha se refiere una columna. 99

Fundamentos de Excel para Finanzas 20.4. Hipervínculos Cuando tenemos hojas con mucha información nos puede interesar crear hipervínculos que nos ayuden a navegar por la misma. Nos situamos en una determinada celda y le indicamos con el botón secundario del ratón, hipervínculo, seleccionamos marcador y le indicamos la celda y de que hoja es el destino de este vínculo, y aceptamos. Ahora el texto de la casilla seleccionada para realizar el hipervínculo aparece en azul y subrayado, si pulsamos dicho texto nos enviará a la celda destino. Esto facilita la navegación en hojas grandes añadiendo comodidad al uso de los modelos, especialmente por parte de aquellos que son usuarios, pero no lo han desarrollado. Nosotros hemos hecho un hipervínculo para ir desde la casilla B3 a la H100 y luego para volver de H100 a B3.

21. Imprimir Excel cuenta con todas las opciones necesarias a la hora de imprimir los datos y los gráficos. Es posible imprimir tanto hojas completas como parte de ellas, definiendo, lógicamente, parámetros como los saltos de página, un factor de aumento o reducción, el número de copias, etc. 21.1 Selección de datos a imprimir Los datos que deseamos imprimir deben seleccionarse previamente, puesto que cuando no se ha efectuado una selección, por defecto imprime todo el contenido de la hoja. Debe

marcarse

en

primer

lugar

el

rango

a

imprimir.

Posteriormente, en Diseño de página acudimos a Área de impresión, y establecer área de impresión, de tal forma que tan sólo se dé salida a la información, ya sean datos o gráficos, que exista en dicha área. 21.2 Encabezados y pie En las páginas impresas pueden establecerse un título, fecha, número de página, etc. Estos elementos pueden disponerse en la parte superior de la página o bien en la inferior. 100

Fundamentos de Excel para Finanzas Debemos ir al menú configurar página en diseño de página, en la flecha del fondo a la derecha y nos abrirá el siguiente menú.

Seleccionamos en ella la opción Encabezado y pie de página. Debajo de los paneles que muestran la vista previa del encabezado y pie existen listas desplegables con algunos modelos predefinidos. Si ninguno de estos modelos se ajusta a sus preferencias puede pulsar el botón personalizar encabezado o pie de página para indicar de forma manual los parámetros deseados. 21.3 Salto de página Una vez elegida la información que deseamos imprimir, y establecidas las opciones que afectan al tamaño del papel, su orientación, número de copias, etc., llegará el momento de comprobar 101

Fundamentos de Excel para Finanzas dónde se efectuarán los saltos de página. Esto es importante cuando se trabaja con hojas de cálculo grandes. Debemos acudir Ver Sal Pág. En el menú Vista en la sección Vistas de libro.

Vemos que se reduce el tamaño de los datos y aparecen unas líneas de división de página, así como la indicación del número de página. Para ajustar los saltos de página debemos arrastrar con el ratón y establecer los saltos de página deseados. Para volver a la vista normal debemos elegir la opción normal en el menú Vistas de libro. No debe olvidarse que en una página entran los datos que entran, y que Excel no es un programa de edición de textos. No obstante, siempre existe la opción de modificar el tamaño de la letra o incluso al imprimir se puede modificar el escalado.

22. Recomendaciones básicas sobre la elaboración de modelos financieros en Excel Los programas de hoja de cálculo constituyen un gran soporte para el trabajo en el área de finanzas de la empresa. El uso adecuado de los mismos permite explotar de forma exponencial los conocimientos que se tengan

en

dicha

materia.

No

obstante,

como

cualquier

otro

instrumento, si su uso no es el adecuado puede provocar errores y pérdidas de tiempo, que creemos que con unos pocos principios básicos podrían reducirse. Veamos un pequeño resumen de las cuestiones básicas que creemos que deberían tenerse en cuenta. 102

Fundamentos de Excel para Finanzas 22.1. Número de hojas de un modelo Al empezar a trabajar en Excel lo primero que debemos decidir es si nuestro “trabajo” o modelo va a ocupar una hoja o varias de un libro de Excel. Hay que buscar un equilibrio entre la navegabilidad (hojas muy grandes no son cómodas de navegar) y la sobrefragmentación (un número excesivo de hojas fragmenta demasiado la información y dificulta la visión integral de la misma). En este sentido, un elemento importante es la elección de los nombres de las hojas que se utilizarán. Deberían ser suficientemente claros e identificativos, y no muy largos para permitir tener el mayor número de pestañas de hojas a la vista, en todo momento. 22.2. Alcance del modelo Otra cuestión a decidir es cuán general va a ser nuestro modelo, es decir, qué nivel de flexibilidad va a tener. A mayor flexibilidad mayor número

de

inputs

se

permitirán,

y

mayor

complejidad

en

la

formulación, que ha de adaptarse a inputs cambiantes. Debemos tener claro el alcance desde el primer momento pues marcará toda la formulación. 22.3. Orientación vertical u horizontal de un modelo Otra cuestión previa que deberíamos decidir es si vamos a orientar nuestro trabajo en horizontal o en vertical. Un cuadro de amortización de un préstamo posiblemente debamos hacerlo en vertical, siendo cada fila un periodo diferente, mientras que un plan financiero irá en horizontal, siendo cada columna un periodo diferente. Se trata de que la orientación ayude a entender y usar el modelo. 22.4. Orientación de izquierda a derecha y de arriba abajo Al igual que en la escritura occidental, los modelos deben fluir de izquierda a derecha y de arriba abajo. Los inputs deben estar en la parte superior y hacia la izquierda, y a partir de ellos deben irse abriendo las diferentes zonas de cálculo de cada modelo. Debe tratar de evitarse (salvo cuando sea imprescindible) la existencia de loops de 103

Fundamentos de Excel para Finanzas información que hagan que los datos circulen por el modelo de forma desordenada, vertical u horizontalmente. Este tipo de práctica dificulta la detección de errores y la comprensión del modelo. La información debe fluir de la forma más sencilla y directa posible. 22.5. Acerca de inputs y outputs Los Inputs y Outputs principales deben estar bien identificados. La mejor opción es utilizar un determinado color para el fondo o relleno de la celda. En nuestro caso hemos optado por usar fondo verde para los inputs y fondo amarillo para los outputs principales. Pero se puede buscar otra forma de resaltar dichas celdas, como por ejemplo marcarlas con bordes. De ser ésta la opción utilizada deberíamos eliminar las líneas de división en el menú Vista de Excel, para que resalten más las celdas con borde. Además, en celdas adyacentes debe situarse información sobre los mismos. No se pueden dejar inputs u outputs en medio de una hoja sin que el usuario sepa inmediatamente qué concepto representan. También puede ayudar el uso de las utilidades de “Insertar comentario” así como las validaciones de datos. La validación de datos es especialmente necesaria cuando un input tiene limitaciones en cuanto a los valores que puede tomar. De esta forma se evita que el modelo realice cálculos con inputs inadecuados y por tanto ofrezca resultados incorrectos. Si el tamaño del modelo lo permite, lo ideal es que los inputs y los outputs básicos estén siempre visibles en pantalla. De esta forma cualquier cambio de un input se refleja inmediatamente en el output y podemos apreciarlo sin navegar en su búsqueda. En modelos muy pequeños, que entran en una sola pantalla, esta circunstancia ya está garantizada. El problema surge cuando el modelo ya es algo grande, y no entra en una sola pantalla. Debe usarse un formato adecuado tanto de inputs como de outputs, que evite errores de interpretación. Las cifras monetarias se leen mejor si llevan separador de miles y habitualmente no será 104

Fundamentos de Excel para Finanzas necesario incluir decimales. En cuanto a las cifras porcentuales, si son inputs, deben incluir en el formato decimales suficientes, y si son outputs básicos, también. En general, en el formato de un modelo, puede “jugarse” con los colores de textos, tramas, y líneas, pero sin que acaben siendo un elemento de despiste para el usuario. El formato debe ayudar a la comprensión y uso de un modelo, no dificultarla. En este sentido en zonas

conceptualmente

homogéneas

debe

haber

un

formato

homogéneo. Por ejemplo, en una cuenta de resultados con diferentes años el formato de las diferentes columnas referidas a cada año, incluida la anchura de dichas columnas, debería ser la misma. Excel no es un procesador de textos, pero al igual que en los textos existen unas recomendaciones

e

incluso

a

veces

normas

básicas

para

la

presentación, también con la hoja de cálculo deben seguirse criterios similares. 22.6. Las celdas de inputs deben contener datos, no fórmulas y las celdas de cálculo no deben contener datos, solo fórmulas En las celdas input debe haber solamente datos. A veces es necesario calcular un input a partir de otros inputs. En ese caso podemos plantear si es oportuna una zona de inputs intermedios. Tal es el caso de cálculos acerca del tipo de interés por periodo cuando permitimos en un préstamo diferentes posibilidades de periodificación anual. En la medida de lo posible hay que evitar introducir cifras en las fórmulas. Las cifras deben estar en celdas que a su vez se referencien en las fórmulas. De esta forma se evita el tener que retocar una fórmula al cambiar un dato de entrada. Hay excepciones, evidentemente. Si en una celda se calculan las ventas diarias dividiendo las ventas del año entre 365 días que tiene el año, no sería necesario que esa cifra de 365 estuviera en su propia celda input, podría introducirse directamente en la fórmula en tanto que no es una cifra susceptible de cambiar (salvo que sea año bisiesto!!). 105

Fundamentos de Excel para Finanzas Si hay algo que ni nos gusta ni nos parece en absoluto adecuado es “trampear tablas”. Por ejemplo, imaginemos que en un cálculo de los costes fijos, una vez hecha la suma de sus componentes, le sumamos para un determinado periodo una cuantía dentro de la propia fórmula. En este caso esa cuantía, además de la dificultad para ser detectada por un usuario diferente, o por nosotros mismos con el paso del tiempo, se convierte en un peso muerto, una rémora desvinculada e insensible a las variaciones del modelo. 22.7. Introduzca los datos una sola vez Cuando trabajamos con un modelo, es muy posible que algún dato, alguna variable, participe en diferentes zonas del proceso o modelo. Si para cada una de estas tareas creamos una celda de entrada del dato nos veremos obligados a comprobar constantemente que tenemos el mismo valor en todas ellas. Por supuesto, es mucho más cómodo introducir el dato una sola vez y que desde ese punto se distribuya u opere en todos aquellos lugares del modelo en que sea necesario. A la comodidad añadimos la seguridad de que estamos aplicando el valor que queremos, el mismo, en todos los casos. Como corolario hemos de añadir que cuando un dato circula por un modelo pasando de un proceso u operación a otra, y deseamos realizar algún cambio hemos de realizarlo “aguas arriba” para garantizar que todo el modelo actualiza el cambio propuesto. 22.8. Introduzca niveles en “segunda línea” Las celdas nivel interactúan con la entrada de datos facilitando la simulación. Su función es similar a una llave de agua. Por ejemplo una celda nivel que regule la producción permite desde un caudal prefijado (el 100%), aumentar la producción (valores superiores al 100%) o reducirla (valores inferiores al 100%). En este punto queremos incidir sobre la importancia de cuál es el valor que tiene la variable, en este caso la producción, en su situación de partida. Dicho valor debe estar perfectamente identificado. Nuestra propuesta es que la interacción entre el valor de entrada y el valor de la celda nivel se produzca en 106

Fundamentos de Excel para Finanzas segunda línea, “aguas abajo”, para que las modificaciones en el valor base se puedan realizar con facilidad, y a partir de ahí todo el modelo quede condicionado por el nivel. 22.9. Creación de fórmulas y chequeo Las fórmulas deben ser lo más sencillas y directas posible, lo que evitará muchos errores. Si un cálculo es muy complejo puede ser adecuado fragmentarlo en varias celdas, al menos mientras se está diseñando. Una vez que se ha comprobado que funciona, puede tratar de integrarse en una sola fórmula compacta. Nunca utilice una fórmula o una función que no entienda claramente. Puede funcionar en el caso que está realizando pero no con otros inputs. Si Excel tiene una función ya diseñada para un determinado propósito, úsela. Al escribir las fórmulas no escriba las referencias de las celdas, “cójalas” con el cursor o con el ratón. De esta forma evitará numerosos errores y además reforzará su conocimiento sobre la operativa del modelo: estará trabajando con conceptos, no con celdas. El uso de nombres en las celdas es una ayuda interesante en este sentido. Si es posible debe crearse cada fórmula una sola vez, y copiarla desde ahí al resto de sitios donde sea necesaria. Para ello es preciso tener un buen conocimiento de las técnicas de copiado y pegado con referencias absolutas y relativas (use para ello la tecla F4, y no inserte directamente los símbolos dólar). En modelos horizontales deberíamos tratar de tener la misma fórmula en toda la fila. En modelos verticales deberíamos tratar de tener la misma fórmula en toda la columna. De esta forma se reducen los posibles errores y se facilita la realización de modificaciones. Siempre que sea posible realice algún tipo de control de validez de los

cálculos

redundancia

obtenidos. (cross

Por

check),

ejemplo calculando

mediante el

un

mismo

chequeo

resultado

de con

formulaciones alternativas, o bien comprobado el cumplimiento de

107

Fundamentos de Excel para Finanzas fundamentos teóricos (por ejemplo el chequeo del cuadre de un balance). Además se puede chequear la validez del modelo poniendo datos extremos en los inputs, viendo si el modelo responde como debe a alteraciones en los inputs, poniendo inputs para los que ya conozcamos el resultado (cuando ya se sabe un resultado por otros medios). En todo caso, el primer chequeo debe ser el chequeo lógico: ¿El resultado se corresponde con lo que se esperaba? También puede ser interesante en ocasiones el chequeo de resultado parcial, en fórmulas complejas. 22.10. Optimice el tiempo y aproveche su trabajo Si queremos realizar una suma de dos cantidades posiblemente lo más cómodo sea utilizar una calculadora. Si es posible que dicha operación

se

repita,

con

distintas

cantidades,

puede

que

ya

encontremos más útil establecer una fórmula en un archivo de una hoja de cálculo que, una vez introducidas las cifras, nos dé su suma. A medida que las operaciones se complican mayor utilidad tendrá para nosotros el haber predefinido un modelo (inicialmente una simple suma) en la hoja de cálculo. Por otro lado, cuando una tarea que se realice pueda que se convierta en repetitiva, deberíamos, si es posible, automatizarla. Creemos oportuno que se aproveche al máximo el trabajo realizado. Para ello creemos imprescindible incluir en los modelos: 

Gráficos vinculados que permitan realizar un mejor análisis, permitiendo “poner en valor” lo que uno ha hecho. Los gráficos deben ser los más adecuados para cada caso y deben estar correctamente titulados y rotulados de forma que la información aportada sea clara. El gráfico “ideal” debería poder entenderse y analizarse totalmente sin necesidad de más información que la que el gráfico en sí mismo aporta.

108

Fundamentos de Excel para Finanzas 

Tablas de sensibilidad que ayuden a analizar hasta qué punto el resultado depende de los inputs usados, y por tanto hasta qué punto la decisión que el modelo propone sobre un problema es la decisión adecuada.

Por último, si queremos realizar un trabajo más profesional debemos incluir cuestiones como: 

Validación de datos en los inputs



Nombres de celdas



Ayudas a la navegabilidad (inmovilización de paneles, agrupaciones, hipervínculos)



Proteger nuestro modelo, para ello, en el menú Revisar se encuentra la opción Proteger Hoja y Proteger Libro que permite diferentes tipos de protección. La más habitual es impedir que el usuario, si no dispone de la clave de acceso, realice modificaciones en la formulación. De esta forma sólo podría cambiar los inputs, evitando que “estropee el modelo”.

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LIBRO Fundamentos de Excel Para Finanzas

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