8
BAB I
PENDAHULUAN
Sejarah singkat Hotel Gajahmada Graha
Diharapkan akan menjadi cikal bakal berdirinya sebuah perusahaan management di waktu yang akan datang, yang bergerak untuk mengelola hotel, karena pengelola atau sekaligus pemilik beserta keluarga telah membulatkan tekad untuk menggeluti business perhotelan ini dengan seksama Perusahaan management perhotelan tersebut nantinya akan memberikan layanan pengelolaan hotel dan resort dan dapat mulai melibatkan diri sejak perencanaan membangun sebuah hotel, pelaksanaan pembangunan, pengawasan pembangunannya, mengurus perijinan operational, serah-terima bangunan atau gedung, recruitment karyawan, para manager, set up pengelolaan, soft opening, selanjutnya menjalankan operasionalnya. Juga dalam pengambil-alihan dari sebuah management lama. Dikemudian hari Perusahaan Management tersebut akan dapat mengoperasikan hotel-hotel dari bertaraf melati, bintang satu sampai dengan bintang empat, namun dengan fasilitas bintang lima.
Hotel Gajahmada Graha dibangun mulai tahun 2003, berkantor pusat di Hotel Mutiara Jalan Raya Agung Suprapto ,Malang. Mulai dibuka untuk umum 5 Juni 2004. Hotel Gajahmada ini terletak di Jl. Dr. Cipto No 17, Malang Jawa Timur, di tengah kawasan permukiman yang nyaman dan tenang.
1.1.1 Fasilitas Pelayanan
Gedung:
Luas area : 1.600 m2.
Luas bangunan : 4.000 m2.
Jumlah lantai : 4 lantai
Lantai bawah tanah/basement : 1.Tempat parkir 2. Café & Bar
3. Purchasing Dock
4. Gudang
5. Laundry
Lantai I : Lobby Hotel, Reception Desk, Lounge, Coffee Shop &
Cake Shop, Lobby Meeting Room
Lantai Mezanin : Exc. Office, Dir Offc, GM Offc, Mushola, Rest Room,
President Suite dan Kamar Superior, Pantry
Lantai III : Kamar Superior, The Main Coliseum Ballroom
Lantai IV : Kamar Superior, The Coliseum Balcony, Kitchen, HK
Office, Locker, Kantin Karyawan, Laundry.
Kamar Hotel
Hotel Gajahmada Graha dengan arsitektur mewah perpaduan Romawi Kuno dan Eropa, memiliki total 44 kamar, yang terdiri dari 43 kamar Superior dan 1 kamar President Suite tersebar di 3 lantai. Semua kamar dilengkapi dengan fasilitas dan sarana sesuai standart hotel bintang 3 yaitu:
AC
Mini Bar
Coffee Making Facility
Hairdryer
Slipper
Wi-fi
Kamar mandi pribadi ( Bath Room)
Stationeries
Dressing Table
Cupboard
Magazine and Paper
Safe Deposit Box
Telephone dengan direct line,
Flat TV yang dilengkapi dengan channel HBO, CNN serta sistem pengamanan dengan menggunakan Vingcard.
Jenis Kamar :
Superior : 43 Kamar
President Suite : 1 Kamar
Jumlah Keseluruhan : 44 Kamar
Fasilitas :
Daily American Breakfast
Welcome Drink
Fresh Fruit Basket
Surat Kabar berbahasa Indonesia/Inggris
Jumlah kamar per lantai:
Lantai I : 15 kamar
Lantai II : 14 kamar
Lantai III : 15 kamar
ROOM RATE
HOTEL GAJAHMADA GRAHA MALANG
Type Room
Rate
Superior room
Rp. 400.000,-
Presiden suit
Rp. 1500.000.-
Extra bed
Rp. 225.000,-
*Harga sudah termasuk tax & service
Sumber Hotel Gajahmada Graha Malang
Food & Beverage
Cleopatra Café & Rest :
Terletak di depan lobby dengan lokasi yang sangat nyaman dan strategis serta terjaga privasinya. Design ruangan yang sangat elegan dalam nuansa Romawi Kuno dipenuhi lampu-lampu cristal dan patung-patung cantik yang menggambarkan kemegahan Romawi Kuno. Dengan iringan alunan piano yang selalu terdengar dari sudut LOBBY LOUNGE setiap malam pk. 19.00 wib – 23.00 wib menambah romantis suasana sambil menikmati sajian masakan dari juru masak kami yang handal dan berpengalaman. Cleopatra Café & Rest. berkapasitas 60 orang dengan menu pilihan Indonesian, European, Chinese Food serta produk-produk bakery & pastry yang selalu kami sajikan setiap hari. Kami juga memanjakan para pelanggan melalui buffet YAM CA/DIM SUM setiap hari pk. 07.00 wib – 11.00 wib.
Ruang Pertemuan
The Royal Coliseum Ballroom, terdiri dari :
The Main Coliseum Ballroom
Terletak di lantai 3 the Royal Coliseum Ballroom dengan luas lantai 26,5m x 24,5m. Kapasitas ruangan mampu menampung:
1.000 Orang ( penataan standing party ),
45 meja ( penataan Round table ),
600 Orang ( penataan class room ),
800 Orang ( penataan theatre style ).
The Coliseum Balcony
Terletak di lantai 4 The Royal Coliseum Ballroom dengan luas 12m x 24,5m.
Kapasitas Ballroom mampu menampung:
400 Orang ( penataan standing party),
25 meja ( penataan Round table ),
150 Orang ( penataan class room ),
345 Orang ( penataan theatre style ).
Ruangan esklusive yang sangat elegan bertingkat 2 dengan luas 894m dengan tinggi 7m ini, diperindah dengan lampu-lampu swarosvky dan interior klasik menggambarkan perpaduan kemegahan suasana Eropa dan Romawi Kuno di masa kejayaan Julius Caesar. Royal Ballroom dilengkapi dengan AC sentral 90 PK, Sound System, karpet standart bintang 5, Peredam Suara, Stage, Dance Floor, Giant Screen serta pelayanan oleh Pramusaji pilihan dan terlatih.Team F & B kami yang handal dan berpengalaman menyajikan aneka masakan Chinese, Indonesian maupun European Food serta produk bakery & pastry.The Royal Collesium Ballroom ini sangat cocok untuk acara CONFERENSI & SEMINAR ,WISUDA, EXHIBITION, PESTA PERNIKAHAN atau ULANGTAHUN, dll.
Lobby Meeting Room
Terletak di lantai 1 berdampingan dengan lobby lounge dan Cleopatra Restaurant. Kapasitas The Lobby Meeting Room mampu menampung :
135 Orang ( penataan standing party ),
08 meja ( penataan round table ),
90 Orang ( penataan class room ),
125 Orang ( penataan theatre style ).
Ruang meeting elegan ini berukuran 11,5m x 9m, sangat sesuai untuk pertemuan, presentasi, seminar kecil atau pesta pribadi yang penuh kekeluargaan dan tidak membutuhkan ruangan terlalu luas.
Fasilitas lainnya:
Parkir
Masing-masing bangunan punya tempat parkir sendiri, secara keseluruhan dapat menampung sampai dengan 40 mobil pribadi. Di halaman depan dapat memuat sampai dengan 3 buah bus besar.
Fasilitas penunjang
Kantin Karyawan
Locker karyawan dan karyawati
Mushola
Pencucian Pakaian
Washer ( mesin pencuci, masing-masing berkapasitas 40 - 50 kg )
Extractor ( mesin pemeras )
Drying tumbler ( mesin pengering )
Flat ironer atau Mangler ( mesin setrika )
Water Supply
PDAM
Sumur artesis
Electricity
PLN 350KVA
Generator Set
System
Property management : DCOM, Mayoh.com
Kasir : Program Dacom
Telepon/PABX : Panasonic
Time Attendant : Amano / Dacom
Kunci kamar : Computerize Card / Vingcard
1.2 Visi dan Misi Hotel Gajahmada Graha
1.2.1 Visi
Hotel Gajahmada Graha berusaha untuk menjadi perusahaan managemen perhotelan Indonesia yang membuat kesan yang berbeda dan memberikan kesan yang positif dengan semua kalangan.
Sumber Daya Manusia
Hotel Gajahmada Graha mengembangkan dengan tim yang berbakat dengan sikap positif ,kreatif, dan inovatif serta dengan pengalaman yang sangat baik yang membuat tamu senang tersenyum dengan kepuasan
Mitra kerja
Hotel Gajahmada Graha bersama-sama menciptakan tekad yang kuat hubungan jangka panjang dan hubungan saling menghargai
Portofolio
Hotel Gajahmada Graha Malang berusaha untuk mengembangkan merk hotel yang inovatif untuk menjadi merk terkemuka di setiap pasar yang di layani
1.2.2 Misi
Misi dari hotel Gajahmada Graha Malang adalah bertujuan untuk memberikan pelayanan hotel yang berkualitas dengan pelayanan perhotelan indonesia dengan desain yang unik dan akan membuat oranf senangdan tersenyum puas pada seluruh kalangan
1.3 Struktur Organisasi Hotel Gajahmada Graha Malang
PurchasingPurchasingCost ControlCost ControlIncome AuditIncome AuditAsst. Chief AccountingAsst. Chief AccountingChief AccountingChief AccountingAsst. Sales Manager IIAsst. Sales Manager IIAsst. Sales Manager IAsst. Sales Manager IMarketing ManagerMarketing ManagerRepair & Maintenance Spv.Repair & Maintenance Spv.Asst. Chief EngineeringAsst. Chief EngineeringSteward SupervisorSteward SupervisorCafe & Restaurant Spv.Cafe & Restaurant Spv.Banquet SupervisorBanquet SupervisorOperasional F&BOperasional F&BKitchen Exc. ChefKitchen Exc. ChefF&B DivisiF&B DivisiLaundry SupervisorLaundry SupervisorPublic AreaPublic AreaSupervisorSupervisorHousekeeping SupervisorHousekeeping SupervisorAsst. FO ManagerAsst. FO ManagerRoom Divisi ManagerRoom Divisi ManagerDriverDriverChief SecurityChief SecurityPersone-el OfficerPersone-el OfficerHuman ResourcesHuman ResourcesOper. ManagerOper. ManagerAsst. DirectorAsst. DirectorDirector/DireksiDirector/DireksiExc. SecretaryExc. SecretaryGeneral ManagerGeneral Managerv
Purchasing
Purchasing
Cost Control
Cost Control
Income Audit
Income Audit
Asst. Chief Accounting
Asst. Chief Accounting
Chief Accounting
Chief Accounting
Asst. Sales Manager II
Asst. Sales Manager II
Asst. Sales Manager I
Asst. Sales Manager I
Marketing Manager
Marketing Manager
Repair & Maintenance Spv.
Repair & Maintenance Spv.
Asst. Chief Engineering
Asst. Chief Engineering
Steward Supervisor
Steward Supervisor
Cafe & Restaurant Spv.
Cafe & Restaurant Spv.
Banquet Supervisor
Banquet Supervisor
Operasional F&B
Operasional F&B
Kitchen Exc. Chef
Kitchen Exc. Chef
F&B Divisi
F&B Divisi
Laundry Supervisor
Laundry Supervisor
Public Area
Public Area
Supervisor
Supervisor
Housekeeping Supervisor
Housekeeping Supervisor
Asst. FO Manager
Asst. FO Manager
Room Divisi Manager
Room Divisi Manager
Driver
Driver
Chief Security
Chief Security
Persone-el Officer
Persone-el Officer
Human Resources
Human Resources
Oper. Manager
Oper. Manager
Asst. Director
Asst. Director
Director/Direksi
Director/Direksi
Exc. Secretary
Exc. Secretary
General Manager
General Manager
1.4 Ruang Lingkup Perusahaan
Bagian Tata Grahas (Housekeeping)adalah bagian yang cukup vital dalam memberikan pelayanan kepada tamu hotel terutama yang menyangkut pelayanan kenyamanan dan kebersihan ruangan hotel. Ruang lingkup penulis laporan On The Job Training ini membahas tentang area yang masuk Housekeeping Departement :
Bagian Ruangan Umum (Public Area Section)
Tugas dan tanggung jawab ruangan umum adalah menjaga dan memelihara kebersihan serta keindahan Ruangan Umum. Adapun yang dimaksud dengan ruangan umum adalah meliputi:
Ruangan Lobby,
Corridor,
Toilet Umum,
Ruangan restoran, dan
Ruangan-ruangan yang terletak di areal belakang hotel (Back Of The House) seperti perkantoran, ruang makan karyawan dan ganti pakaian karyawan.
1.4.2 Bagian Kamar Tamu (Rooms Section)
Tugas dan tanggung jawab bagian kamar tamu adalah menjaga, memelihara kebersihan, kerapihan, kelengkapan dan keindahan kamar-kamar tamu. Tanggung jawab tersebut langsung dikerjakan oleh pramugraha (Roomboy/maid). Kamar-kamar yang bersih, rapih, nyaman, tenang dan aman adalah merupakan produk utama hotel yang harus dapat diberikan kepada tamu yang menginap.
1.4.3 Bagian Linan (Linen Section)
Tugas dan tanggung jawab bagian linan (Linen Section) adalah menyediakan linan bersih dalam jumlah yang cukup untuk keperluan kamar-kamar tamu, restoran dan perkantoran hotel. Untuk memenuhi tugas tersebut, maka tugas bagian linan adalah:
Melaksanakan pemilahan dan penghitungan linan yang kotor untuk dikirim kebagian dobi (Laundry).
Mendistribusikan linan yang bersih ke seluruh bagian hotel yang memerlukan.
Melakukan inventarisasi linan.
Memberbaiki linan-linan yang rusak.
Menerima pakaian seragam karyawan hotel yang kotor untk disortir, diperbaiki bila terdapat yang rusak untuk kemudian dikirim kebagian dobi (Laundry) untuk dicuci.
Menyimpan seluruh linan yang bersih berdasarkan atas jenis linan masing-masing
1.4.4 Bagian Pelayanan Dobi (Laundry Section)
Bagian dobi (Laundry Section) mempunyai tanggung jawab melaksanakan pemeliharaan seluruh jenis linan yang dipergunakan oleh operasional hotel. Pemeliharaan tersebut dilakukan dengan cara pencucan, pengeringan dan pelipatan sehingga siap untuk dipergunakan kembali.
Disamping melaksanakan pemeliharaan seluruh jenis linan yang dipergunakan di hotel, bagian dobi (Laundry Section) juga menerima pekerjaan cucian pakaian tamu (Valet) dan juga pencucian pakaian seragam karyawan hotel.
Disamping tugas dan tanggung jawab yang sesuai dengan struktur organisasinya, tugas dan tanggung jawab Tata Graha (Housekeeping Departement) yang utama adalah memberikan pelayanan kenyamanan dan kebersihan seluruh ruangan hotel, termasuk kamar-kamar tamu (Guestrooms) dan ruangan-ruangan umum (Public Area) lainnya. Tugas dan tanggung jawab tersebut merupakan aktivitas rutin yang dilaksanakan oleh Tata graha (Housekeeping Departement).
1.5 Peraturan Hotel Gajahmada Graha
Tata Tertib Kedatangan
Berada di tempat praktik 15 menit sebelum praktik kerja di mulai
Berlaku sopan dan jujur, bertanggung jawab, berinisiatif, berkreatif terhadap tugas-tugas yang diberikan dalam praktik Dunia Industri
Berpakaian seragam yang sudah ditentukan
Memberi tahu kepada pembimbing Industri apabila berhalangan hadir (apabila skit harus melampirkan surat dokter)
Memberi salam pada waktu datang dan mohon diri pada waktu pergi atau pulang
Membicarakan dengan segera kepada guru pembimbing atau pembimbing Dunia Industri apabila terjadi kerusakanatau salah mengambil alat atau bahan
Menaati peraturan dalam penggunaan alat yang di pakai di tempat praktik
Membersihkan dan mengatur kembali peralatan dengan rapi di tempat praktik
Melaporkan dengan segera kepada pembimbing Dunia Industri apabila terjadi kerusakan atau salah mengambil alat atau bahan
Menjaga nama baik Hotel dan Sekolah
Dilarang Merokok di lingkungan praktik
Dilarang pindah tempat kegiatan praktik kerja, kecuali atas perintah yang berwenang
Grooming dan Hygine ( Smile )
1. Pakaian atau seragam yang digunakan harus rapi, menggunakan seragam yang sudah ditentukan
2. Siswa putri wajib menggunakan make up, sesuai standart ( agar kelihatan lebih fresh ) dan bagi yang berambut panjang wajib menggunakan harnet
3. Berlaku sopan di tempat praktek kerja (tata bahasa, gaya bicara dan perilaku)
4. Khusus siswa putri di larang :
Memakai rok mini
Memakai perhiasan yang mencolok
Memakai sepatu bertumit tinggi (max. 3 cm)
Memakai tata rias yang kurang sesuai
Mewarnai rambut
Memelihara kuku panjang atau diwarna
5. Khusus siswa putra dilarang
Memelihara jamban atau kumis
Memelihara rambut panjang atau diwarna
Memelihara kuku panjang atau diwarna
Prosedur Lost and Found dan Lost Brakage
Barang tamu yang tertinggal di hotel adalah termasuk dalam kategori Lost and Found
Bila menemukan atau ditemukan barang tamu yang tertinggal di area hotel (Room, Lobby, Hall, Restaurant atau di area yang lain) harus segera disampaikan ke senior Departement yang ditempati, selanjutnya senior sampaikan langsung ke kepala departemen atau pihak yang berwenang mengenai Lost and Found
(bagi yang menemukan barang tamu yang tertinggal, OJT tidak berhak atas barang yang di temukan)
Barang yang pecah (chineware/cutterleries adalah termasuk dalam kategori Lost and Brakage
Bila ada yang memecahkan barang peralatan hotel, akan dikenakan charge sesuai ketentuan hotel dan dibebankan kepada pihak yang bersangkutan
(agar lebih berhati-hati pada saat menjalankan tugas)
BAB II
DESKRIPSI KEGIATAN
2.1 Spesifikasi Tugas
2.1.1 Roomboy / Roomaid
Roomboy / Roomaid adalah suatu posisi atau jabatan yang bertanggung jawab dalam menciptakan kebersihan, kenyamanan, keindahan khususnya kamar tamu. Pada umumnya job description:
Datang 15 menit sebelum bertugas dengan menggunakan uniform lengkap dan rapi dan langsung absen khusus anak On The Job Training
Menghadiri Briefing Housekeeping dan melakukan serah terima pekerjaan seperti: menerima lembar penugasan (Count Sheet), menerima dan membaca buku harian (Log Book), serah terima Vingcard
Menerima arahan dan bimbingan dari atasan terhadap cara kerja yang sistematis, efektif, dan efisien
Menerima dan melaksanakan tugas terhadap pekerjaan yang harus dikerjakan dari senior
Melakukan prepare dengan baik seperti: menyiapkan trolley, menata peralatan kerja dan menata perlengkapan guest room (linen room dan guest supplies) untuk kelangsungan kerja
Memeriksa seluruh kamar yang menjadi tanggung jawab dan menuliskan status kamar pada Count Sheet
Memeriksa dengan teliti atas kamar-kamar yang akan digunakan hari ini berdasarkan Guest In List FO
Melaporkan kerusakan yang terjadi dalam Guest room pada atasan atau departement terkait untuk langsung diperbaiki (jika ada) sesuia dengan standart operasional dan prosedur perusahaan
Melaporkan Lost and found atau barang tamu yang tertinggal pada atasan (jika ada) sesuai dengan standart operasional dan prosedur perusahaan
Membersihkan Guest room dan memberikan pelayanan atas segala kebutuhan tamu yang menginap sesuai dengan standart operasional dan prosedur perusahaan
Melakukan dan menjalankan prosedur keselamatan, keamanan, hygeni dan sanitasi untuk kepentingan tempat kerja,diri sendiri, rekan kerja dan tamu.
Mendokumentasikan kegiatan dan hasil pekerjaan hari ini, seperti : mengisi atau mencatat pada Count Sheet tentang laporan status kamar dan pemakaian serta pergantian linen dan perlengkapan di kamar.
Merapikan dan membersihkan trolley ,caddy tray jika kegiatan pembersihan kamar sudah selesai.
Menyerahkan kembali Count Sheet kepada atasan.
Untuk Roomaid / Roomboy ada 3 shift yang diterapkan oleh hotel yaitu :
Morning shift : 07.00 s/d 15.00
Afternoon shift : 15.00 s/d 23.00
Night shift : 23.00 s/d 07.00
*untuk anak On The Job Training hanya 2 shift
2.1.2 Alat-alat yang digunakan
Trolley
Caddy Tray
Vacum
Toilet Bowl Brush
Sponge
Sabut Kawat
Bottle Sprayer
2.1.3 Cairan Pembersih ( Chemical )
Power Lemon: Cairan ini berfungsi untuk moping area restroom, kemasan power lemon ini sendiri adalah 1 Jug = 5 liter dan rasionya 1:10
Yellow Powder: Cairan ini berfungsi untuk crystal marmer floor, pencampuran yellow powder ini sendiri adalah bubuk yang dicampur air dan rasionya 1:4
Opti Cleaner : Cairan ini berfungsi untuk mengkilapkan bahan yang terbuat dari kayu ( Dusting All Furniture ). Kemasan opti ini sendiri adalah 1 Jug = 5 liter dan rasionya murni ( tidak ada campuran ).
SS Cleaner : cairan ini berfungsi untuk membersihkan bahan steanles. Kemasan SS Cleanser ini sendiri adalah 1 Jug kecil = 1 liter dan rasionya murni ( tidak ada campuran )
Hand Soap : cairan ini biasa digunakan untuk pembersih tangan yang khusus untuk tamu dan biasanya diletakkan pada restroom yang ada di lobby, Bollroom dan Balcony. Kemasan Hand Soap sendiri adalah 1 Jug = 5 liter dan rasionya murni ( tidak ada campuran )
M3M Cleaner : cairan ini biasa digunakan untuk menyamarkan bercak-bercak putih pada kaca ( spot kaca ) bisa juga untuk cleaning bahan yang terbuat dari staenliss. Kemasan untuk M3M Cleaner sendiri adalah 1 Jug : 5 liter dan rasionya 1:5
Porstex : Cairan ini biasa digunakan untuk membersihkan toilet bowl dan keramik ( nat dinding keramik ) . kemasan untuk porstex ini sendiri adalah 1 Jug kecil : 1 liter dan rasionya 1: 5
2.2 Target yang di Harapkan
Target yang diharapkan ketika On The Job Training di Hotel Gajahmada Malang:
Mampu mempelajari tentang Industri dunia perhotelan secara langsung
Untuk menambah wawasan dan pengetahuan tentang tugas di Housekeeping Departement
Untuk belajar menjalani hubungan baik dengan sesama rekan kerja maupun departemen lain
Untuk menerapkan teori yang diperoleh di bangku kuliah dan membandingkan dengan situasi kerja yang sesungguhnya
2.3 Perangkat Lunak/Keras yang di gunakan
a. Perangkat Keras yang di gunakan
Personal Computer
Trolley
Vacum Cleaner
Toilet Bowl Brush
Gun Spriyer
Squizer
Scoth Brigh
Mop
Hand Brush
Metalic Press
Kain pembilas dan pengering ( Towel OO )
b. Perangkat Lunak yang di gunakan
Windows XP
Microsoft Exel
Microsoft Word
2.4 Kendala yang di hadapi pada saat On The Job Training
Penulis merasa kesulitan dalam menyelesaikan tugas yang diberikan oleh senior karna penulis sebelumnya belum pernah praktek secara langsung
Pengajaran yang diberikan oleh senior yang satu dengan senior yang lain berbeda sehingga membuat penulis bingung
2.5 Hal-hal yang dianggap perlu
Mematuhi aturan-aturan atau tata tertib yang diberikan
Mengerjakan tugas sesuai dengan SOP yang ada di hotel tersebut
BAB III
TUGAS KHUSUS/TOPIK LAPORAN
3.1 Pembahasan
Dewasa ini dunia industri membutuhkan tidak hanya sumber daya manusia yang memiliki pendidikan yang tinggi, namun juga keterampilan serta pengalaman di bidangnya. Terutama di bidang pariwisata dan perhotelan yang mengharuskan karyawannya memiliki kompetensi dan pengalaman di bidangnya. Maka dari itu pihak Akademi Pariwisata dan Perhotelan Ganesha Malang mengharuskan seluruh mahasiswa dan mahasiswinya mengikuti program praktik kerja lapangan yang disebut On The Job Training.
Program On The Job Training ini memberikan banyak sekali manfaat baik bagi pihak mahasiswa / mahasiswi, akademi serta pihak instansi tempat On The Job Training berlangsung. Selama program On The Job Training ini berlangsung, mahasiswa / mahasiswi mendapatkan banyak sekali ilmu serta pengalaman berada di instansi. Pada program On The Job Training penulis ditempatkan di departemen Housekeeping departement tepatnya berada di Room Section . Di departemen ini sedikit banyaknya penulis pahami, karena sebelum On The Job Training penulis sudah diberikan bekal ilmu Housekeeping di bangku kuliah.
Selama penulis melaksanakan On The Job Training di departemen Housekeeping itu penulis juga mendapatkan pengetahuan bagaimana cara kerja mesin laundry dan mesin dryer, beserta obat-obat yang digunakan untuk mencuci linen-linen maupun uniform karyawan, menerima telephone dari departemen lainnya, serta mengetahui hubungan antara Housekeeping Departement dengan departemen lainnya.
Setelah penulis mengikuti masa On The Job Training penulis dapat mengamati, mempelajari, serta memahami pengalaman yang penulis dapatkan dimana penulis On The Job Training . Penulis mengambil Housekeeping Departement selama penulis melakukan training di Hotel Gajahmada Graha. Untuk itu penulis berusaha memberikan tema yang terbaik dalam laporan yang bertema "PERAN ROOMBOY DALAM MENGHANDLE KAMAR DI HOTEL GAJAHMADA GRAHA MALANG". Alasan penulis memilih tema iniadalah karena penulis menyadari bahwa pentingnya peranan Roomboy guna menunjang keberhasilan sebuah hotel dalam kualitas pelayanan yang menimbulkan kepuasan pelanggan.
3.1.1 Pengertian
Roomboy adalah salah satu petugas seksi kamar (Room Section) yang berada dibawah Housekeeping Departement yang memiliki tugas dan tanggung jawab ,merapikan, membersihkan, menata dan menjaga kamar-kamar tamu yang ada di hotel.
3.1.2 Tugas
Mengecek semua kamar pada permulaan shiftnya dan mengisi Count Sheet mengenai situasi kamar sesuai dengan floor masing-masing.
Mengambil linen, Cleaning Supplies , Guest Supplies dan perlengkapan atau peralatan kerja lainnya, kemudian di atur ke tolley.
Mengontrol kondisi kebersihan dan kelengkapan setiap kamar di floor yang telah ditentukan
Membersihkan,mengganti dan melengkapi sesuai standart: Bedroom, Bathroom dan kelengkapan kamar lainnya
Making Bed
Melaporkan segala kerusakan,kehilangan, kejadian yang tidak semestinya kepada HK supervisor dan FO
Menolong Valet (Laundry) untuk mengumpulkan cucian tamu yang dilaundrykan
Menginfokan Room Service supaya melakukan proses Clear up pada kamar yang bersangkutan
Setelah selesai semua pekerjaan, atur kembali trolley dan bersihkan caddy tray
Tugas Tambahan
Membina kekompakan kerja yang harmonis dan menjalin kerjasama yang baik dengan departemen lainnya
Menciptakan suasana kerja yang sehat
Melaksanakan semua perintah atasan
Menghadiri meeting atau briefing yang diselenggarakan atasannya.
3.2 Handle Room
Dalam pembahasan ini penulis akan menjelaskan bagaimana cara menghandle kamar tang statusnya sudah check out , kamar extend . Sesuai dengan yang diperoleh pada saat On The Job training di Hotel Gajahmada Graha Malang.
1. Handle kamar Check out
Cek status kamar
Prepare perlengkapan trolley seperti Guest supplies, linen ,Caddy tray dan bahan pembersih
Dorong trolley kedepan kamar
Melakukan akses kekamar
Mengentuk pintu 3x dan menyebut identitas diri misalnya Roomboy/Roomaid,housekeeping
Membuka pintu perlahan dan menyalakan lampu seperlunya
Membuka night curtain jendela
Mengecek seluruh area kamar apakah ada barang tamu atau hotel yang hilang atau tertinggal
Membuang sampah dan mengganti plastiknya apabila kotor/rusak
Gelas dan astray yang kotor segera diletakkan pada wash basin untuk dicuci
Tarik bed, stripping dan mengeluarkan sheet-sheet kotor
Mengambil sheet bersih dan mulai making bed
Mendusting semua peralatan yang ada di kamar termasuk mengecek dalam laci dan dilanjutkan dengan sweeping
Membersihkan kamar mandi
Melengkapi guest supplies serta amenities tamu
.Mengecek kembali / mengadakan final checking
Menutup jendela, night curtain kembali, mematikan lampu, memberi pengharum ruangan (glade)
Menutup pintu, dan mengunci kembali dan mengisi room report
.Setelah selesai semua, kembali ke office untuk melakukan storing alat dan bahan
2. Handle kamar Extentd
Prosedur kerja untuk make up room kamar extend pada dasarnya hampir sama seperti make up room kamar check out, tetapi ada beberapa hal yang harus diperhatikan yaitu ketika mengetuk pintu dan ternyata tamu ada di dalam kamar maka jangan lupa mengucapkan greeting dan permohonan maaf dan menyebutkan maksud dan tujuan. Menanyakan kepada tamu apakah kamarnya boleh dibersihkan atau tidak. Jika tamu minta dibersihkan maka langsung memulai proses pembersihan jika telah selesai jangan lupa mengucapkan terima kasih sebelum meninggalkan kamar (last greeting).
Prosedur Make Up Kamar Vacant
Mengetuk pintu 3x sambil menyebut identitas diri meski kita telah mengetahui kamar tersebut kosong
Masuk perlahan, menghidupkan lampu seperlunya
Membuka Night Curtain Jendela
Mendusting Furniture / perlengkapan yang ada di kamar secara berurutan searah jarum jam agar tidak ada yang tertinggal
Sweeping
Memflusher toilet bowl
Menutup jendela dan night curtain, memberi pengharum ruangan
Menutup pintu dan mengunci kembali
2. Bagian-bagian Kamar Mandi
Wash basin
Toilet Bowl
Toilet Paper Holder
Bath Tub
Jet Shower
Fix Shower
Standing Shower
Soap Dish
Tumbler Glass / Gelas Kumur
Shower Curtain
Towel Rack dan Towel Hook
3. Prosedur Membersihkan Kamar Mandi
Mengeluarkan sampah-sampah yang ada di dalam kamar mandi
Menflusher Toilet Bowl
Mulai membersihkan dari bagian kaca, wash basin
Menyikat seluruh permukaan jamban / toilet bowl dengan campuran chemical
Menyikat bagian pinggir dengan menggunakan scot bright
Menyikati bagian bawah luar jamban termasuk bagian bawah dan belakang
Membersihkan bagian seat bowl dengan scot bright
Membersihkan dinding dengan scot bright dan menyikat seluruh permukaan lantai kamar mandi dengan campuran chemical
Setelah seluruh bagian telah dibersihkan, bilas dengan air bersih
Keringkan dengan oo towel
Melengkapi, ammenitis, seperti towel, sabun, shampo, shower cap, dental kit, bath foam, dan tissue
3.3 Standart Room Set Up di hotel Gajahmada Graha Malang
1. Restroom
Lipatan dan posisi Bath Towel dan Bath Mat ( simesttis, yang terbuka berhadapan, menghadap ketembok, tengah rak towel / BM melebar di bibir Bath Tub lurus soap dish )
Posisi Tray dan komposisinya isi amenities ( sebelah kiri pojok atas / paling atas dental kit-shower cup-disposal-sabun2-bathfoam dan shampoo di sebelah shower cup )
Posisi Tissue Box ( sebelah kanan pojok atas atau lipatan segitiga rapi )
Dust Bin ( garis marmer hijau lurus toilet bowl dan pedal lurus kedepan )
Tissue Roll ( lipat segitiga rapi )
Telpon ( kabel lipat rapi atas telepon )
Jet Spray ( diputar sampai tertutup )
2. Entrace Room
DND SIGH ( menggantung di double clock atau warna hijau disisi luar )
SDB ( semua drawer posisi terbuka )
Posisi Laundry List dan Laundry Bag ( diatas SDB, laundry list diposisi atas berjajar 2 lembar, laundry bag diposisi bawah 2 lembar lipatan rapi )
Hanger ( 3 posisi nempel tembok )
Slipper ( 2 pasang lurus menghadap depan )
3. Living / Bed Room
Water Heater ( kosong bersih / kabel tergulung rapi )
Sugar Container ( gula 4 ,tea 2 ,kopi 1 tulisan G untuk kopi tulisan utama menghadap ke depan )
Cup Saucer Tea Spoon ( 2 pasang serong arah kanan )
Club 600 ml ( 2 botol lurus arah depan )
High Ball ( 2 gelas + glass cover lurus arah depan )
Kulkas ( temperatur seperempet atau searah jam 3 )
Dressing Table ( tv guide pojok sendiri bawah cermin ,menu ditumpuk besar-kecil )
Dressing Chair ( depan kaca serong terbuka )
Hair Dryer ( dalam drawer kabel tergulung rapi )
Korden ( vitrage tertutup rapat kanan kiri / night curtain terikat tali simetris kanan kiri )
Arm Chair + Coffe Table ( serong hadap tv )
Astray + Korek ( lubang rokok segitiga lurus keatas / korek dalam asbak )
Bed Side Table ( telp samping bed ,bed yang dekat dinding untuk twin- bawahnya memo pad+pen-remote sebelah memo ped-buku wedding kalau ada disamping telepon )
Bed ( selendang 1 jengkal telapak tangan-lebar lipatan duvet 1 jengkal telapak tangan-lipatan duvet segaris lebar bed side table )
Pillow ( sandar di head bed / bagian yang terbuka hadap-hadapan untuk Queen / bagian yang terbuka menghadap keluar untuk twin )
Minibar ( kalau set up an lengkap dalam keranjang lays-chitato-astor 2-bengbeng 2 , dalam kulkas atas cola-fanta-sprite-pocary-tea botol , dalam kulkas bawah bir-yeos-milo-uc-kratingdaeng-tea kotak ) lihat data mini bar.
3.4 Permasalan Penerapan
Setiap department yang ada di sebuah hotel pasti memiliki beberapa kesalahan yang bisa terjadi kapan saja.Di dalam laporan OJT ini penulis membahas tentang permasalahan yang terjadi dibawah Housekeeping Department terutama dibagian seksi kamar (Room Section) . Di dalam laporan ini penulis membahas masalah yang terjadi di Room Section yang berada di bawah Housekeeping Departement .
ketika Roomboy mendapat info bahwa kamar 206 Check out. Roomboy tersebut langsung mengecek perlengkapan kamar beserta mini bar. Dan menurut Roomboy semuanya balance. Dan pada saat atasan (supervisor) mengecek ternyata tamu tersebut mengkonsumsi fanta tapi tamu tersebut mengembalikan dengan rapi seperti dikonsumsi. Atasan Roomboy tersebut menanyakan kepada Rombooy apakah tamu tersebut mengkonsumsi mini bar atau tidak. Tapi kata Roomboy tidak, dan setelah dicek lagi ternyata tamu tersebut mengkonsumsi mini bar. Karena Roomboy tersebut kurang teliti, dia baru memberitahu pihak Cashier setelah tamu tersebut sudah check out
3.5 Alternatif Pemecahan Masalah
Sub bab ini akan menjelaskan bagaimana alternatif pemecahan masalah dari penerapan masalah yang ada di sub bab 3.1 diatas. Dalam hal ini, alternatif pemecahan masalah akan penulis bahas satu persatu sesuia urutan dalam sub bab 3.1
Roomboy harus membayar minuman yang telah di konsumsi oleh tamu ke cashier yang ada di Front Office
3.6 Langkah-langkah Pemecahan Masalah
Roomboy meminta maaf kepada Cashier atas kesalahannya yaitu karena kurang teliti dalam pengecekan sehingga baru memberitahukan setelah tamu check out.
Roomboy tersebut harus bertanggung jawab dengan membayar minuman yang telah dikonsumsi oleh tamu tersebut dari mini bar kepada cashier, karena kasir tidak mengenakan charge kepada tamu, maka roomboy tersebut harus mengganti biayanya.
Selain masalah di atas penulis menyinggung beberapa permasalah yang ada di Housekeeping Departement yang ditinjau dari aspek organisasi, aspek personalia, dan aspek operasional beserta menyelesaiannya masalahnya.
Aspek organisasi
Jika ditinjau dari aspek organisasi hambatan yang ada adalah kurangnya kerjasama antara satu departemen dengan departemen lainnya maupun antara section dengan section lainnya, yang sering menyebabkan terjadinya kesalahan dalam operasional.
Contohnya : a. Terjadi lost communication antara Housekeeping Departement dengan Front Office Departement . hal tersebut terjadi ketika Front Office bermaksud untuk menghubungi pihak Hoesekeeping untuk memberikan info bahwa tamu 101 akan segera check out, front office menghubungi Housekeeping bermaksud agar Roomboy yang bertanggung jawab atas kamar tersebut untuk mengecek kelengkapan kamar tersebut. Tetapi saat itu saya tidak merasa menerima telephone dari front office begitu juga dengan senior saya, tapi pihak front office tetap kukuh dengan keyakinannya bahwa pihak front office sudah menelpon pihak Housekeeping namun pihak Housekeeping tidak merasa menerima telepon dari front office bahwa tamu dari kamar 101 akan check out.
Aspek Personalia
Ada beberapa Roomboy yang tidak menjalankan SOP nya dengan benar sehingga dalam pelaksanaan penanganan kamar terhambat, kurang harmonisnya hubungan didalam organisasi Housekeeping yang selalu menekan bawahan sehingga bawahan merasa tertekan dan tidak bisa bekerja secara maksimal.
Dalam penanganan kamar tamu Roomboy melakukan dusting secara acak yang terdekat yang diraihnya sehingga ada posisi yang kelewatan
Roomboy tidak lengkap dalam pengisian Guest Suplies di trolley
Pada saat melakukan penanganan kamar tamu seorang atasan memerintahkan Trainer agar cepat dalam melakukan Make Up Room
Aspek Operasional
Peralatan yang digunakan sering rusak yang menyebabkan operasional terganggu. Dan kadang penanganan dari enginering juga lambat meskipun sudah menerima Work Order dari Hoesekeeping atau departement lainnya.
Alternatif Pemecahan Masalah
Sub bab ini akan menjelaskan bagaimana alternatif pemecahan masalah dari penerapan masalah yang ada di sub bab 3.1 diatas. Dalam hal ini, alternatif pemecahan masalah akan penulis bahas satu persatu sesuia urutan dalam sub bab 3.1
Aspek Organisasi
Belajar dari pengalaman Front Office harus membuat sebuah catatan yang didalamnya berisi panggilan masuk yang telah diterima Housekeeping Departement dalam berbentuk buku.
Aspek Personalia
Seorang Roomboy harus dusting kamar dengan cara Dusting Clock Wash . Hal ini bertujuan agar semua posisi tidak terlewatkan
Roomboy harus teliti dalam melengkapi Guest Supplies di trolley
Seorang atasan memang boleh menyuruh bawahannya apalagi para Trainer tapi harus berkala tidak langsung memerintah semua pekerjaan agar cepat selesai
Aspek Operasional
Seorang Enginer harus cepat (tidak menunda-nunda) dalam penangan barang –barang atau peralatan yang rusak setelah menerima WO.
Langkah-langkah Pemecahan Masalah
1. Aspek Organisasi
Melakukan Briefing untuk membicarakan masalah lost communication antara Housekeping dengan Front Office kepada semua Crew Housekeeping agar tidak terjadi lost communication
Setelah itu Front Office harus membuat catatan tentang panggilan yang masuk kedalam Housekeeping Departement, dan mencatatnya. Buku tersebut dapat mempermudah melihat panggilan-panggilan yang masuk ke Housekeeping Departement.
Kerja samanya lebih diperkuat dan ditingkatkan lagi agar kejadian tersebut tidak terulang kembali.
2. Aspek Personalia
Roomboy harus mengetahui SOP yang berlaku, mengerjakan cara dusting yang telah roomboy ketahui dengan benar agar semua bagian kamar tidak terlewatkan. Dalam pengerjaan kamar Roomboy tidak boleh tergesa-gesa, kerjakan pekerjaan secara efektif dan efisien agar hasilnya massimal sesuai dengan prosedur operasional yang ada.
Mengecek kelengkapan trolley,apakah sudah lengkap atau perlengkapan yang ada di trolley masih kurang, selanjutnya lengkapi trolley dengan guest supplies secukupnya atau lebih .Hal ini agar pada saat operasional guest supplies tidak kehabisan dan agar tidak mengganggu operasional pada saat pengerjaan kamar.
Lakukan training pada para trainer sesuai dengan SOP yang berlaku, menberitahu secara bertahap apa yang harus dikerjakan, memotivasi para trainer agar pekerjaan yang mereka lakukan bisa maksimal, jangan dibiarkan trainer bekerja sendiri ( harus ada yang mendampingi/mengawasi ).
3. Aspek Operasional
Mengetahui jenis kerusakan yang ada
Apabila kerusakan yang terjadi lumayan parah dan membetulannya membutuhkan waktu konfirmasikan kepada departemen yang bersangkutan
Lebih mendahulukan kepentingan perusahaan dari pada kepentingan pribadi
Kerjakan dengan baik secara maksimal, dan tidak menunda-nundanya lagi
3.7 Kelebihan dan Kelemahan Roomboy
Kelebihan
Roomboy memanfaatkan perlengkapan secara maksimal
Roomboy bersikap ramah dan sopan
Roomboy melakukan tugas dengan baik
Jika ada barang tamu yang tertinggal ,roomboy bersikap jujur dan melaporkan ke atasan
Roomboy selalu melakukan final check setelah mengerjakan kamar
Kelemahan
Kurangnya teliti dalam pengecekan kamar tamu yang check out
Jika ada lost and found roomboy terlalu lama menginformasikan kepada atasan
Kurangnya kerja sama antar staf roomboy
Jika ada status kamar plese make up room Roomboy masuk, tamu di kamar tertidur dan terbangun sehingga menganggu tamu
Roomboy lalai menginformasikan dirinya kepada atasan saat mengerjakan kamar
Cara Mengatasi Kelemahan
Roomboy harus teliti dalam pengecekan kamar ,tidak terburu-buru.
Roomboy cepat melaporkan ke atasan ketika ada barang tamu yang tertinggal
membangun kerja sama yang baik antar Roomboy
Minta maaf, dan izin dulu untuk membersihkan kamar tersebut
Roomboy harus segera melaporkan posisi dirinya saat mengerjakan kamar
3.8 Peran Roomboy terhadap kepuasan tamu
Selain dalam menghandle kamar seorang roomboy juga berperan penting dalam kepuasan tamu antara lain:
Menciptakan kamar tamu dalam keadaan bersih, wangi, rapi ,dan indah sehingga tamu merasa nyaman berada di kamar tersebut
Selalu bersikap sopan dan ramah sehingga tamu merasa di hormati berada di hotel tersebut
Selalu berusaha menaikkan harga diri tamu dengan memanggil tamu dengan namanya dan selalu mengingat tamu tersebut sehingga tamu merasa dihargai selama berada di hotel tersebut
Selalu mengutamakan kepentingan tamu sehingga tamu merasa di perhatikan
Ikut menjaga barang tamu selama berada di hotel, terutama setelah Roomboy melakukan Make Up Room .sehingga tamu memberi kepercayaan kepada karyawan hotel
Roomboy selalu tanggap ketika menghadapi permintaan tamu, sehinggga tamu tidak perlu menunggu terlalu lama.
Apabila tamu merasa puas dengan pelayana n yang kita berikan maka akan sangat menguntungkan bagi hotel .Karena memberikan kepuasan kepada tamu adalah berusaha untuk mengetahui terlebih dahulu apa yang dibutuhkan oleh tamu dan yang diinginkan oleh tamu yang akan atau sedang menginap di hotel. Oleh karenanya usaha Roomboy adalah usaha hotel, yang banyak berkaitan dengan pelayanan, khususnya kamar tamu. Dan dampak dari kepuasan tamu tersebut adalah
1. Bersifat Materil
Pendapatan hotel meningkat ( Income Hotel )
Mendapatkan tip atau bonus dari pelanggan atau tamu
2. Non Materil
Citra Baik
Dukungan dan Simpati Public
Kepercayaan
Pelanggan yang loyal
BAB IV
PENUTUP
4.1 Kesimpulan
dari hasil On The Job Training yang telah dilakukan penulis dapat disimpulkan bahwa dalam proses menghandle kamar yang baik akan memberikan kesan yang baik dan kepuasan bagi pelanggan .hal tersebut berpengaruh pada pendapatan dann citra baik hotel. Apabila menghandle room dengan asal-asalan tidak sesuai dengan standar operasional prosedur yang berlaku akan merugikan diri sendiri dan perusahaahn. Disamping itu juga akan menghilangkan kepercayaan public terhadap perusahaan.
4.1.1 Manfaat tugas bagi penulis
Selama penulis melaksanakan tugas di department Housekeeping itu penulis juga banyak mendapatkan pengetahuan bagaimana cara kerja mesin laundry dan mesin dryer, menerima telephone dari department lainnya, serta mengetahui hubungan antara Housekeeping Department dengan department lainnya.
Meningkatkan pemahaman saya mengenai hubungan antara teori dan penerapannya sehingga dapat memberikan bekal bagi saya untuk terjun ke dunia pelayanan seperti dunia perhotelan ini.
Melihat, memahami, dan mempraktikkan secara langsung tugas dan tanggung jawab dalam Housekeeping Departemen.
Mengetahui jenis peralatan kerja Housekeeping, area kerja housekeeping dan cara kerja Housekeeping dalam menjalankan tugas serta tanggung jawabnya.
4.1.2 Manfaat On The Job Training
1. Manfaat untuk Mahasiswa
Mahasiswa dapat mengaplikasikan dan meningkatkan ilmu yang diperoleh di bangku perkuliahan.
Menambah wawasan setiap mahasiswa mengenai dunia perhotelan
Menambah dan meningkatkan keterampilan serta keahlian dibidang praktek.
2. Bagi Perusahaan atau Instansi
Adanya kerjasama antara dunia pendidikan dengan dunia industri sehingga dunia industri tersebut dikenal oleh kalangan akademis.
Adanya kritikan-kritikan yang membangun dari mahasiswa-mahasiswa yang melakukan On The Job Training.
Pihak Hotel akan mendapat bantuan tenaga dari mahasiswa- mahasiswa yang melakukan On The Job Training.
Adanya orang yang mengaudit perusahaan tanpa mengeluarkan biaya dengan adanya laporan-laporan magang yang diberikan kepada pihak hotel.
3. Bagi Akademik
Terjalinnya kerjasama "bilateral" antara Apartel Ganesha dengan dunia perhotelan.
Apartel Ganesha akan dapat meningkatkan kualitas lulusannya melalui pengalaman On The Job Training.
Apartel Ganesha akan dikenal di dunia industri, khususnya dunia industri dalam bidang Perhotelan.
4.2 Saran
Ada beberapa saran yang penulis berikan untuk managemen hotel Gajahmada barang kali bisa berguna
Roomboy lebih teliti lagi dalam pengecekan kamar agar tidak lagi terjadi kesalahan
Komunikasi antara senior dan junior lebih di tingkatkan lagi
Penerapan prosedur pelaksanaan kerja yang telah ditetapkan oleh hotel harus ditetapkan dalam pelaksanaan sehari-hari.
Atasan seharusnya mentraining dulu anak baru sebelum dikasih tugas secara individu
Kerja sama antar departement yang satu dengan yang lain lebih ditingkatkan lagi.
Atasan hendaknya memberikan motivasi kerja dan menanamkan rasa ikut memiliki dan menjaga standart hotel tempat mereka bekerja.
Peningkatan kesadaran SDM akan pentingnya profesionalisme dalam bekerja.
DAFTAR PUSTAKA
http://shandypotter.blogspot.co.id/2010/10/laporan-prakerin-hotel-hotel-rekso.html
Rumekso. 2002. Housekeeping Hotel. Andi Yogyakarta.
amar86.blogspot.co.id/2013/11/contoh-laporan-on-job-training-house.html
http://infokita4.blogspot.co.id/2013/09/contoh-laporan-praktek-kerja-industri.html
http://casadelr.blogspot.co.id
LAMPIRAN
