modal pendirian apotik

Business Plan Apotek SYAH FARMA Program Pendidikan Profesi Apoteker Periode 102

BAB 2 SISTEM MANAJEMEN

2.1 Modal Modal

Modal merupakan hal yang vital dan dipertimbangkan dalam berdirinya sebuah Apotek. Modal yang dibutuhkan untuk pendirian Apotek diusahakan tidak terlalu besar namun juga tidak terlalu kecil. Modal yang terlalu besar akan membebani Apoteker sehingga hanya fokus untuk mencari keuntungan semata. semata. Sedangkan Sedangkan modal yang terlalu kecil kemungkina kemungkinan n tidak akan mampu untuk untuk memenu memenuhi hi stok stok yang yang dibutu dibutuhka hkan n Apotek Apotek dan untuk untuk menyed menyediak iakan an fasilitas yang ada di Apotek. Modal awal pendirian Apotek SYAH FARMA berasal dari aset pribadi milik orang tua.

2.2 Rencana Pasar Pasar dan Strategi

Pere Perenc ncana anaan an dan dan pers persia iapan pan yang yang mata matang ng sanga sangatt dipe diperlu rluka kan n dala dalam m pendirian dan pengembangan suatu apotek, jadi perlunya memperhatikan aspek pasar dan aspek sosial agar dapat memprediksi bagaimana kesempatan suatu apotek untuk dapat berkembang dan maju. Aspek sosial yang meliputi kondisi masyarakat sekitar seperti pola hidup dan tingkat sosial masyarakat menjad menjadii pertim pertimban bangan gan dalam dalam mengam mengambil bil kebijak kebijakan an atau atau keputu keputusan san usaha usaha apotek apotek,, misalny misalnyaa dalam dalam pengad pengadaan aan item obat obat dan peneta penetapan pan harga harga obat. obat. Produk Produk-pr -prod oduk uk yang yang disedia disediakan kan disesu disesuaik aikan an untuk untuk memenu memenuhi hi kebutu kebutuhan han masyarakat sekitar (Daftar Obat Esensial Nasional {DOEN}, pola penyakit, pola peresepan, dan keadaan ekonomi konsumen) serta disesuaikan dengan angg anggara aran n yang yang dimi dimili liki ki.. Prod Produk uk yang yang dita ditawa wark rkan an oleh oleh apot apotek ek SYAH FARMA antar antaraa lain lain obatobat-ob obat atan an (oba (obatt mode modern rn dan dan obat obat trad tradisi ision onal al), ),

suplemen, suplemen, alat kesehatan, kesehatan, dan produk produk kesehatan lainnya lainnya (misal: bedak, sabun, kosmetik). SYAH FARMA didirikan di Jalan Kampung Bugis kelurahan Apotek SYAH

Kenali Kenali Besar Besar kecamat kecamatan an Kota Kota Baru, Baru, Jambi. Jambi. Tempat Tempat ini merupa merupakan kan lokasi lokasi yang strategis karena berada di pinggir jalan raya yang dekat dengan Rumah Sakit dan dekat dengan pemukiman warga padat penduduk. Target pasar dari

18


SYAH FARMA diperkirakan dari berbagai kalangan, yakni kalangan apotek SYAH

mene menen ngah gah hing ingga ke atas atas.. Hal ini ini men menjad jadi kek kekuata uatan n apot apotek ek dala dalam m mendapatkan pangsa pasar. SYAH Apotek SYAH

FARM ARMA se sebagai

apotek

yang

baru,

akan

menitikberatkan dalam bidang pelayanan. Layanan jasa yang diberikan adalah konseli konseling ng sebaga sebagaii pusat pusat inform informasi asi obat obat (PIO) (PIO) dan pember pemberian ian komuni komunikas kasi, i, informasi dan edukasi (KIE) pada saat penyerahan obat. Layanan jasa dapat dilakukan secara langsung di apotek maupun secara tidak langsung melalui telepon. Layanan ini juga dilengkapi dengan pencatatan pengobatan pasien dengan kriteria tertentu ( Patient Medication Record ). ). Dalam meningkatkan daya saing, apotek SYAH FARMA memberikan layana layanan n meneri menerima ma pemesa pemesanan nan obat obat melalu melaluii telepo telepon, n, dan layana layanan n obat obat ke rumah pasien disertai KIE. Selain itu, di ruang tunggu apotek juga disediakan majalah majalah dan leaflet leaflet kesehat kesehatan an untuk untuk mening meningkat katan an penget pengetahu ahuan an keseha kesehatan tan pasien. Apotek Apotek memerl memerluka ukan n promos promosii ketika ketika awal awal mula mula berdir berdirii karena karena belum belum dike dikena nall masy masyar araka akatt seki sekitar tar dan dan dokt dokter er yang yang prak praktek tek di seki sekitar tar,, sehin sehingg ggaa memerlu memerlukan kan waktu waktu untuk untuk dikena dikenall dan diberi diberi keperca kepercayaa yaan n oleh oleh masyarak masyarakat at sekitar. Promosi yang akan dilakukan adalah memberikan kartu nama pada SYAH FARMA FARMA dan pasien atau konsumen yang berkunjung ke apotek SYAH

membuka relasi dengan dokter praktek di sekitar. Seor Seoran ang g apot apotek eker er haru haruss mamp mampu u berk berkom omun unik ikasi asi dan dan beke bekerja rja sama sama dengan dengan tenaga tenaga keseha kesehatan tan lain, lain, termasu termasuk k kepada kepada dokter dokter.. Untuk Untuk mencap mencapai ai target pasar, perlu diketahui pola penyakit masyarakat sekitar apotek. Hal ini dapat dapat diketa diketahui hui melalui melalui bekerja bekerja sama sama dengan dengan dokter dokter sekitar sekitar apotek apotek.. Kerja Kerja sama dengan dokter di sekitar apotek juga dapat dilakukan dengan bertukar informasi tentang obat-obat yang sering diresepkan dokter di sekitar apotek, sehing sehingga ga pasien pasien yang yang berkun berkunjun jung g ke dokter dokter terseb tersebut ut dapat dapat dengan dengan mudah mudah memperoleh obat yang diresepkan. SYAH FARMA FARMA akan Dalam Dalam peren perenca canaa naan n jang jangka ka datan datang, g, apot apotek ek SYAH

mengad mengadaka akan n kerjasa kerjasama ma dengan dengan dokter dokter untuk untuk melaku melakukan kan prakte praktek k satu atap, atap, sehingga memudahkan akses pasien untuk mendapatkan pengobatan.

19


SYAH FARMA diperkirakan dari berbagai kalangan, yakni kalangan apotek SYAH

mene menen ngah gah hing ingga ke atas atas.. Hal ini ini men menjad jadi kek kekuata uatan n apot apotek ek dala dalam m mendapatkan pangsa pasar. SYAH Apotek SYAH

FARM ARMA se sebagai

apotek

yang

baru,

akan

menitikberatkan dalam bidang pelayanan. Layanan jasa yang diberikan adalah konseli konseling ng sebaga sebagaii pusat pusat inform informasi asi obat obat (PIO) (PIO) dan pember pemberian ian komuni komunikas kasi, i, informasi dan edukasi (KIE) pada saat penyerahan obat. Layanan jasa dapat dilakukan secara langsung di apotek maupun secara tidak langsung melalui telepon. Layanan ini juga dilengkapi dengan pencatatan pengobatan pasien dengan kriteria tertentu ( Patient Medication Record ). ). Dalam meningkatkan daya saing, apotek SYAH FARMA memberikan layana layanan n meneri menerima ma pemesa pemesanan nan obat obat melalu melaluii telepo telepon, n, dan layana layanan n obat obat ke rumah pasien disertai KIE. Selain itu, di ruang tunggu apotek juga disediakan majalah majalah dan leaflet leaflet kesehat kesehatan an untuk untuk mening meningkat katan an penget pengetahu ahuan an keseha kesehatan tan pasien. Apotek Apotek memerl memerluka ukan n promos promosii ketika ketika awal awal mula mula berdir berdirii karena karena belum belum dike dikena nall masy masyar araka akatt seki sekitar tar dan dan dokt dokter er yang yang prak praktek tek di seki sekitar tar,, sehin sehingg ggaa memerlu memerlukan kan waktu waktu untuk untuk dikena dikenall dan diberi diberi keperca kepercayaa yaan n oleh oleh masyarak masyarakat at sekitar. Promosi yang akan dilakukan adalah memberikan kartu nama pada SYAH FARMA FARMA dan pasien atau konsumen yang berkunjung ke apotek SYAH

membuka relasi dengan dokter praktek di sekitar. Seor Seoran ang g apot apotek eker er haru haruss mamp mampu u berk berkom omun unik ikasi asi dan dan beke bekerja rja sama sama dengan dengan tenaga tenaga keseha kesehatan tan lain, lain, termasu termasuk k kepada kepada dokter dokter.. Untuk Untuk mencap mencapai ai target pasar, perlu diketahui pola penyakit masyarakat sekitar apotek. Hal ini dapat dapat diketa diketahui hui melalui melalui bekerja bekerja sama sama dengan dengan dokter dokter sekitar sekitar apotek apotek.. Kerja Kerja sama dengan dokter di sekitar apotek juga dapat dilakukan dengan bertukar informasi tentang obat-obat yang sering diresepkan dokter di sekitar apotek, sehing sehingga ga pasien pasien yang yang berkun berkunjun jung g ke dokter dokter terseb tersebut ut dapat dapat dengan dengan mudah mudah memperoleh obat yang diresepkan. SYAH FARMA FARMA akan Dalam Dalam peren perenca canaa naan n jang jangka ka datan datang, g, apot apotek ek SYAH

mengad mengadaka akan n kerjasa kerjasama ma dengan dengan dokter dokter untuk untuk melaku melakukan kan prakte praktek k satu atap, atap, sehingga memudahkan akses pasien untuk mendapatkan pengobatan.

19


2.3 Prasaran Prasarana a dan Sarana Sarana

Sarana Sarana dalam dalam menunj menunjang ang kegiata kegiatan n operas operasion ional al dan pelaya pelayanan nan apotek apotek SYAH FARMA, antara lain : SYAH FARMA 2.3.1. Kelengkapan bangunan bangunan apotek SYAH

Lantai

: Keramik

Dinding

: Tembok

Sumber air

: PDAM

Sumber list listrrik

: PLN

Ventilasi

: Kipas angin dan AC

Sanitasi

: Kamar mandi

Komunikasi

: Telep lepon dan Fax

2.3.2. 2.3.2. Tata Ruang Apotek Ruang dan peralatan apotek SYAH FARMA diatur sedemikian rupa sehingga dapat menimbulkan menimbulkan rasa nyaman, nyaman, bagi setiap pengunjung pengunjung.. Adapun tata ruangnya adalah sebagai berikut : 2.3.2.1. 2.3.2.1. Ruang Ruang tunggu. tunggu. Pada ruangan ini terdapat kursi tunggu yang nyaman, rak bahan bacaan (majalah kesehatan dan koran), brosur produk, poster informatif, tempat sampah, dan papan informasi berukuran 60 × 40 cm berisi identitas apotek (nama apotek, alamat alamat dan nomor nomor telepon telepon,, nama nama apotek apoteker er pengel pengelola ola apotek apotek,, SIA, SIA, dan dan SIPA SIPA). ). Disin Disinii nant nantii juga juga akan akan dile dileng ngka kapi pi deng dengan an lemari pendingin yang berisi minuman. 2.3.2.2. 2.3.2.2. Ruang Ruang Pelayanan Pelayanan Kegiatan Kegiatan penerimaan penerimaan resep, pembayaran pembayaran dan penyerahan penyerahan obat obat dilaku dilakukan kan di ruang ruang pelaya pelayanan nan.. Ruang Ruang pelaya pelayanan nan dibuat dibuat seny senyam aman an mung mungki kin n dan dan dita ditata ta deng dengan an deng dengan an baik baik agar agar pelayanan dapat dilakukan secara efektif dan efisien. Ketika obat bat

dise disera rah hkan kan

oleh oleh

apo apotek teker, er,

dilak ilaku ukan kan

pemb emberia erian n

komunikasi, informasi, dan edukasi (KIE) kepada pasien.

20


2.3.2.3. 2.3.2.3. Ruang Ruang Apoteker Apoteker Pada Pada ruanga ruangan n ini terdap terdapat at meja meja kerja kerja apotek apoteker er tempat tempat meletakkan dokumen-dokumen administrasi keperluan apotek untuk untuk keperlu keperluan an pengad pengadaan aan dan lain-la lain-lain. in. Selain Selain itu di meja meja terse tersebu butt terd terdap apat at juga juga liter literatu aturr-lit liter erat atur ur untu untuk k menu menunj njan ang g pelayanan di apotek. 2.3.2.4. 2.3.2.4. Ruang Ruang peracikan peracikan Pada Pada ruan ruanga gan n ini ini terd terdap apat at meja meja pera peracik cikan an,, pera perala latan tan peracikan,

lemari

penyimpanan

obat,

lemari

narkotika-

psikotropika, lemari penyimpanan peralatan peracikan, lemari penyimpanan bahan obat dan bahan pembantu dalam peracikan serta serta lema lemari ri es untu untuk k obat obat yang yang haru haruss disim disimpa pan n pada pada suhu suhu ding dingin in.. Dala Dalam m ruan ruanga gan n ini ini dilak dilakuk ukan an kegi kegiat atan an mulai mulai dari dari penyiapan obat, peracikan, pengemasan, dan pemberian etiket. Sela Selain in itu, itu, juga juga terd terdap apat at wasta wastafel fel untu untuk k menc mencuc ucii peral peralat atan an peracikan. Berdas Berdasark arkan an

KepMen KepMenKes Kes

No.13 No.1322/ 22/MEN MENKES KES/X/ /X/200 2002 2

Bab Bab I pasa pasall 1, yang yang dima dimaks ksud ud perle perleng ngka kapa pan n apot apotek ek adala adalah h semu semuaa

pera perala lata tan n

yang yang

digu diguna naka kan n

untu untuk k

mela melaks ksan anak akan an

pengelolaan apotek, dan merupakan sarana penunjang kegiatan di apot apotek ek.. Perle Perleng ngka kapa pan n yang yang terda terdapat pat di apot apotek ek SYAH FARMA meliputi :

A. Alat pembuatan, pengolahan, dan peracikan : a. Timbangan Timbangan milligram milligram dan gram dengan anak timbangan timbangan masing-masin masing-masing g 1 (satu) set yang ditera setiap 1 tahun. b. Mortir dan stamper 2 set dengan ukuran yang berbeda (besar dan kecil) c. Gela Gelass ukur ukur 10 ml dan dan 100 100 ml masin masingg-ma masin sing g 1 (satu (satu)) buah. d. Corong 1 (dua) buah. e. Spatel/sendo Spatel/sendok k logam, porselen, porselen, dan tanduk. f. Ayakan Ayakan..

21


g. Batang pengaduk dan sudip. h. Rak Tempat pengeringan alat i. Termometer 1 buah. B. Perlengkapan dan alat perbekalan farmasi a. Etalase kaca untuk obat bebas, obat bebas terbatas, obat tradisional, alkes kosmetik.. b. Lemari/rak kayu untuk menyimpan obat dan menata obat c. Lemari untuk menyimpan arsip d. Lemari khusus penyimpanan narkotika dan psikotropika yang terbuat dari kayu berukuran 40 × 80 × 100 cm dan dibagi menjadi dua bagian yang masing-masing memiliki kunci yang berbeda. Tempat penyimpanan narkotika dan psikotropika dipisahkan dengan tempat penyimpanan obat yang lain. Tempat khusus yang dimaksud berupa dua buah tempat yang terpisah atau satu tempat yang terbagi dua dan tiap bagian mempunyai daun pintu dan kunci-kunci

tersendiri.

Bagian

pertama

untuk

menyimpan persediaan narkotika/psikotropika, bagian lainnya untuk menyimpan narkotika/psikotropika untuk keperluan sehari-hari (Permenkes no. 28 th 1978) e. Lemari es untuk menyimpan obat-obat yang harus disimpan pada suhu dingin. A. Bahan pengemas dan pembungkus a. Bahan pengemas yang terdiri dari plastik pembungkus, plastik klip, tempat bedak, botol plastik, kantong plastik, kertas perkamen, pot plastik, botol, dan tube. b. Etiket obat dibedakan menjadi dua macam yaitu etiket warna putih dan etiket warna biru. Etiket warna putih untuk sediaan obat dalam. Sedangkan etiket warna biru untuk sediaan obat luar. B. Alat-alat Administrasi meliputi : a. Blanko surat pesanan obat non narkotika

22


b. Blanko surat pesanan narkotika c. Blanko surat pesanan psikotropika d. Blanko tanda terima faktur e. Blanko Kartu Stok Obat dan Gudang f. Blanko salinan resep g. Kuitansi h. Nota Penjualan i. Tempat penyimpanan faktur. j. Buku katalog obat dan daftar harga k. Buku defecta dan buku daftar batas kadaluarsa. l. Buku pencatatan narkotika dan psikotropika. m. Buku keuangan apotek : buku penjualan obat non resep, buku penjualan obat dengan resep. n. Buku penerimaan kas o. Buku pengeluaran kas p. Form

laporan

penggunaan

obat

narkotika

dan

psikotropika. q. Kalkulator. r. Stempel apotek. s. Alat-alat tulis, steples, dan alat administrasi lainnya. t. Buku-buku, meliputi: Farmakope Indonesia edisi IV, kumpulan

peraturan

perundang-undangan

yang

berhubungan dengan apotek, ISO Indonesia, MIMS, dan buku acuan lain.

2.4 Penampilan ( Performance)

Penampilan fisik dari suatu apotek akan membentuk gambaran tersendiri pada masyarakat tentang jati diri dari apotek tersebut. Kondisi apotek yang bersih, rapi, pemilihan warna cat tembok apotek yang tepat, penataan ruangan yang memadai, sanitasi, ketersediaan obat-obatan dan alat kesehatan yang ada di apotek merupakan komponen penting yang akan

23


mempengaruhi minat masyarakat dan menimbulkan kepuasan terhadap pelayanan apotek. Tampak luar bangunan apotek didesain

dengan

gaya

modern

menggunakan pilihan warna putih dikombinasi dengan biru sebagai cat tembok apotek sehingga menimbulkan kesan menarik, bersih dan lebih segar. Lantai apotek digunakan keramik berwarna putih. Pada bagian depan apotek terdapat neonbox bertuliskan apotek SYAH FARMA. Neonbox tersebut tergantung pada tiang dan posisinya mengarah ke jalan utama. Di bagian luar ruangan terdapat papan penanda dengan latar belakang putih dan tulisan berwarna Ungu Tua bertuliskan nama apotek, jam kerja apotek, alamat dan nomor telepon apotek, serta motto apotek. Papan tersebut menempel pada bagian luar dinding apotek, dilengkapi dengan warna yang menarik dan lampu dengan tingkat terang yang memadai. Untuk penataan obat-obatan, Obat OTC dikelompokkan berdasarkan bentuk sediaan dan kelas terapi kemudian disusun berdasarkan abjad pada etalase yang mudah dilihat dari luar. Obat ethical disusun menurut kelas terapi dan bentuk sediaan, kemudian disusun berdasarkan abjad. Selain itu, area kerja di apotek juga dilakukan pembagian meliputi area penerimaan pasien (atau resep), pengambilan obat dan pemberian etiket, peracikan, konseling, ruang tunggu pasien antara lain: 2.4.1. Pada area depan, diletakkan produk-produk OTC serta alkes lain yang diletakkan pada etalase kaca. Penataan produk OTC disusun menurut bentuk sediaan dan kelas terapi kemudian disusun menurut abjad. Di bagian depan juga tampak bagian penerimaan resep, kasir dan penyerahan obat 2.4.2. Pada area peracikan dan pengambilan obat terdapat meja besar yang dilengkapi dengan etiket (biru dan putih), copy resep, kuitansi, plastik klip ukuran (10x7cm), (8x5cm), (6x4cm), plastik ukuran (9x20cm), (12x25cm), (14x33cm) dan berbagai alat tulis. 2.4.3. Pada area peracikan dilengkapi dengan berbagai perlengkapan meracik seperti mortir, stamper, sudip, kertas perkamen, cangkang kapsul, aquades, botol semprot, sendok takar, plastik klip dan lain-lain.

24


2.4.4. Pada area konseling akan disediakan meja dan kursi yang letaknya cukup privat sehingga memudahkan untuk melakukan konseling. Pada area konseling disediakan pula alat peraga, brosur, dan literatur yang mendukung untuk konseling. Pada masa yang akan datang diinginkan disediakan teknologi komputer yang digunakan untuk menyimpan data pasien yang berkonsultasi dan memudahkan akses terhadap literatur penunjang yang dibutuhkan. 2.4.5. Pada area ruang tunggu, disediakan kursi tunggu, bahan bacaan (koran dan majalah kesehatan), berbagai macam poster informatif tentang kesehatan. 2.4.6. Pada rak-rak dan lemari penyimpanan obat, obat disusun secara rapi. berdasarkan bentuk sediaan kemudian disusun menurut abjad. Obat disimpan pada temperatur yang sesuai guna menjamin stabilitas obat. 2.4.7. Mushola dan toilet 2.4.8. Tempat parkir yang memadai.

2.5 Ketenagaan ( Practice Teamwork )

Pada awal pembukaan, apotek SYAH FARMA dikelola oleh Apoteker Pengelola Apotek (APA) sekaligus Pemilik Sarana Apotek (PSA), 1 orang Apoteker Pendamping, 1 orang Asisten Apoteker (AA) dan 1 orang staff Administrasi dan 1 orang serabutan/juru racik. Apotek buka setiap hari seninsabtu pukul 08.00-22.00 WIB, hari minggu dan hari libur nasional tidak beroperasi. Jam kerja terdiri dari 2 shift, shift pagi mulai pukul 08.00-15.00 sedangkan shift malam mulai pukul 15.00-22.00 WIB. Untuk apoteker pendamping, satu staff Administrasi dan satu asisten apoteker melayani pasien pada shift pagi mulai bekerja pukul 08.00-15.00, sedangkan shift malam mulai pukul 15.00-22.00 dilayani oleh APA dan satu pegawai serabutan. Seluruh pegawai apotek SYAH FARMA dibina dan diarahkan agar selalu bekerja dengan baik dan penuh tanggung jawab sesuai dengan kewajiban dan wewenangnya serta bersikap ramah kepada konsumen. Adapun tugas dari masing-masing personel di apotek SYAH FARMA adalah sebagai berikut :

25


2.5.1. Apoteker Pengelola Apotek (APA) 2.5.1.1. Sebagai pemimpin apotek yang mengelola, mengkoordinasi, serta mengawasi seluruh kegiatan pelayanan kefarmasian di apotek. 2.5.1.2. Memberikan kegiatan pelayanan kefarmasian baik pelayanan obat dengan resep maupun non resep, alkes, dan PKRT. 2.5.1.3. Memberikan pelayanan komunikasi, Informasi, dan Edukasi (KIE) pada masyarakat. 2.5.1.4. Memberikan kesejahteraan pegawai dan membina hubungan yang baik dengan para pegawai, PBF, dokter, dan tenaga medis lainnya. 2.5.1.5. Bertanggung

jawab

terhadap

pengadaan,

penataan,

administrasi, dan pelaporan apotek. 2.5.1.6. Melakukan pengontrolan harga dan tanggal kadaluarsa obat pada saat pembelian obat. 2.5.1.7. Mencatat dan memeriksa perbekalan farmasi yang mendekati batas untuk dipesan kembali, mengontrol obat-obat yang mendekati kadaluarsa. 2.5.1.8. Melakukan kegiatan administrasi harian, seperti melakukan pembukuan harian, melakukan pencatatan kartu stok, dan lainlain. 2.5.1.9. Melakukan evaluasi baik tentang hasil yang dicapai apotek, kinerja karyawan dan langkah-langkah yang perlu diambil demi kemajuan apotek. 2.5.2. Apoteker Pendamping (Aping) Tugas dari apoteker pendamping hampir sama dengan APA. Semua bentuk kegiatan dari poin 2.5.1.1 sampai 2.5.1.8 di atas juga dilakukan oleh Aping, namun khusus untuk poin 2.5.1.9 yang menyangkut evaluasi dan bentuk langkah yang diambil demi kemajuan apotek Aping hanya akan memberikan penilaian dan rekomendasi. Keputusan langkah-langkah yang diambil selanjutnya akan diambil oleh APA karena APA disini adalah penanggung jawab utama sekaligus

26


pemilik sarana apotek. Pada intinya, Aping bertugas membantu APA untuk melaksanakan tugas manajerial dan pelayanan yang dilakukan APA. 2.5.3. Asisten Apoteker (AA) 2.5.3.1. Membantu apoteker dalam meracik obat dan pengambilan obat untuk pasien. 2.5.3.2. Membantu mengecek kebenaran barang yang diterima saat penerimaan perbekalan farmasi dan memastikan keabsahannya, pengontrolan harga, dan tanggal kadaluarsa. 2.5.3.3. Menerima barang pesanan, memeriksa dan mencatat ke dalam buku pembelian (komputer) dan menjaga agar daftar harga tetap up to date. 2.5.3.4. Menyusun, membendel dan menyimpan resep dengan baik 2.5.3.5. Melayani pembelian produk OTC dan melayani proses pembayaran. 2.5.3.6. Mencatat dan memeriksa perbekalan farmasi yang mendekati batas untuk dipesan kembali, mengontrol obat-obat yang mendekati batas kadaluarsa. 2.5.3.7. Ikut serta dalam peningkatan kemajuan apotek. 2.5.4. Staff administrasi 2.5.4.1. Melakukan kegiatan administrasi harian, seperti melakukan pembukuan harian, melakukan pencatatan kartu stok, dan lainlain. 2.5.5. Pembantu umum/juru resep 2.5.5.1. Membantu APA, Aping dan AA dalam melayani resep dari dokter yakni meracik dan mempersiapkan resep di bawah pengawasan APA dan Aping. 2.5.5.2. Melayani pembelian produk OTC dan melayani proses pembayaran. 2.5.5.3. Mengantarkan obat ke pasien yang menginginkan obatnya diantar.

27


2.5.5.4. Membelikan obat yang dibutuhkan ke apotek lain jika tidak tersedia di apotek 2.5.5.5. Mencatat dan memeriksa perbekalan farmasi yang mendekati batas untuk dipesan kembali, mengontrol obat-obat yang mendekati batas kadaluarsa. 2.5.5.6. Ikut serta dalam peningkatan kemajuan apotek APA/PSA APING Staff Administrasi Asisten Apoteker

Pembantu umum/juru resep

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Apotek SYAH FARMA

Apotek Syah Farma Staff Administrasi

Ada

Shift Pagi 08-15.00

Shift Malam 15.00-22.00

Apoteker Pendamping

Apoteker Pengelola Apotek

Pembantu Umum / Juru resep

Asisten Apoteker

Gambar 2.2 Pembagian shift kerja Apotek SYAH FARMA

28


2.6 Proses

Proses kegiatan di apotek harus dilakukan dengan sebaik mungkin. Setiap satuan kegiatan baik menyangkut pelayanan dan pengelolaan apotek harus ada standar operasional prosedur (SOP) yang harus diikuti dan dipatuhi oleh semua anggota organisasi. SOP yang ditetapkan antara lain tentang pengelolaan obat dan alkes (termasuk pemesanan, penerimaan, dan penyimpanan barang), pelayanan resep dan non resep, serta pelayanan konseling dan pemberian informasi obat. Pengorganisasian dan job description masing-masing karyawan harus terbagi secara jelas. Hal ini bertujuan untuk memperkecil tingkat kesalahan dan kerugian bagi apotek dipandang dari segi bisnis dan profesi. Selain itu job description secara teknis diperlukan untuk membantu masing-masing karyawan melakukan apa yang menjadi kewajibannya secara terarah dan tidak mengganggu karyawan yang lain. Melalui pembagian kerja yang jelas, diharapkan masing-masing karyawan dapat berkontribusi terhadap kemajuan apotek. Dalam perjalanannya ketika apotek telah didirikan, diharapkan melakukan monitoring dan evaluasi kerja secara rutin. Hal ini bertujuan untuk terus melakukan perbaikan kinerja secara terus menerus. Evaluasi dapat dilakukan secara tertulis atau dilakukan dengan mengajak seluruh karyawan apotek berdiskusi bersama mengenai hal-hal yang perlu ditingkatkan dan upaya peningkatannya. 2.7 Rencana Manajemen 2.7.1 Finansial

Penetapan harga jual sediaan farmasi dan alat kesehatan di Apotek SYAH FARMA dilakukan dengan memperhatikan faktor biaya seperti biaya profesi apoteker, gaji pegawai, biaya untuk wadah/label serta biaya lain yang dikeluarkan secara tidak langsung seperti biaya pemakaian keperluan kantor dan apotek. Selain itu ada faktor non-biaya misalnya persaingan usaha. Harga jual obat harus mempertimbangkan harga jual obat di apotek sekitarnya. Bila apotek tidak memiliki kelebihan dibanding apotek pesaingnya, misalnya tempat yang nyaman,

29


pelayanan yang memuaskan, barang yang lengkap, maka apotek tidak dapat menetapkan harga yang lebih tinggi dari apotek pesaingnya. Selain itu harus dibedakan harga antara obat dengan resep dokter, obat non resep dan obat bebas Perencanaan pemberian harga di Apotek SYAH FARMA adalah sebagai berikut: a. Harga untuk kosmetik, alat kesehatan, obat tradisional adalah harga netto apotek (HNA) + PPn 10% + laba 10 % b. Harga untuk obat bebas adalah harga netto apotek (HNA) + PPn 10% + laba 10 % c. Harga untuk obat keras (OWA) dengan pelayanan non resep adalah harga netto apotek (HNA) + PPn 10% + laba 15 % d. Harga untuk obat dengan pelayanan resep non racikan adalah harga netto apotek (HNA) + PPn 10% + laba 15 % + embalage e. Harga untuk obat dengan pelayanan resep racikan adalah harga netto apotek (HNA) + PPn 10% + laba 15 % + jasa resep + embalage Jasa Resep : Tabel 2.1 Biaya Jasa Resep Jasa Wadah Jasa Peracikan Puyer 100 / bungkus 4.000 Bedak 1000/dos bedak 4.000 Salep 1000/tube 4.000 1 – 25 200 / kapsul 2.000 Kapsul 25 – 50 200 / kapsul 3.000 > 50 200 / kapsul 4.000 Embalage Resep : - 1-3 R/ per lembar : Rp 2.000 / lembar

- Lebih dari 3 R/ per lembar : Rp 2.000 / lembar Harga yang telah ditetapkan bersifat fleksibel dimana presentase laba yang diinginkan menurun apabila harga netto obat meningkat. Mark up yang lebih besar ditambahkan pada harga netto obat yang lebih murah dan mark up yang lebih kecil ditambahkan pada produk yang lebih mahal. Semua itu dimaksudkan untuk pengendalian harga obat agar tetap bersaing dan terjangkau masyarakat.

30


2.7.1.1 Neraca Awal Tabel 2.2 Neraca Awal Apotek SYAH FARMA Per Januari 2018 Aktiva Aktiva Lancar Kas Persediaan awal obat&alkes Suplai kantor Suplai apotek Aktiva Tetap Inventaris apotek Inventaris kantor Inventaris Gedung Inventaris Kendaraan

Passiva

10.000.000,39.000.000,2.000.000,4.000.000,-

13.000.000,15.000.000,80.000.000,17.000.000,180.000.000,-

31

Modal Modal

180.000.000

180.000.000,-


Dengan rincian sebagai berikut: Tabel 2.3 Rincian Aktiva No 1 2

Keterangan Kas Inventaris kantor

Nilai (Rp)

a. Papan nama apotek + lampu b. Kursi tunggu c. Etalase d. Lemari dan rak kayu e. Meja + kursi f. Komputer +printer g. Lemari es h. Telepon i. Lampu j. Jam dinding k. Tempat sampah + alat kebersihan + keset l. Kipas angin (2) m. Kalkulator

Total 12.000.000,-

960.000 300.000 1.500.000 6.000.000 1.000.000 3.500.000 750.000 350.000 100.000 50.000 100.000 300.000 90.000 15.000.000,-

3

Inventaris apotek

a. Stamper dan mortir (2 buah)

200.000

b. Timbangan gram dan milligram c. Stempel apotek d. Lemari pendingin e. Alat-alat gelas

2.000.000 300.000 2.000.000 500.000

f. Rak obat dan lemari obat g. Lemari khusus narkotika dan

2.000.000 1.000.000

psikotropika H. literatur I. Etalase kaca (3 buah) J. Televisi 14” 4 7.

600.000 3.000.000 1.400.000

Inventaris Kendaraan Inventaris Gedung TOTAL

32

13.000.000,17.000.000,80.000.000,125.000.000,-


2.7.1.2 Analisis Break Even

A. Biaya tetap Tabel 2.4 Biaya Tetap Apotek Biaya

1 Bulan (Rp)

Gaji karyawan + THR APA Apoteker Pendamping Staff Administrasi Asisten Apoteker Juru racik/kurir

2.250.000,2.000.000,750.000,750.000,500.000,-

1 Tahun (Rp)

Total (Rp)

29.250.000,26.000.000,9.750.000,9.750.000,6.500.000,81.250.000,-

Biaya listrik Biaya air Biaya telepon

10.000.000,10.000.000,10.000.000,30.000.000,-

Biaya pemeliharaan apotek

3.500.000,-

3.500.000,-

Biaya pajak (PBB, Pajak Iklan)

4.000.000,-

4.000.000,-

Biaya penyusutan (25%) a. Penyusutan inventaris kantor b. Penyusutan inventaris gedung c. Penyusutan inventaris apotek d. Penyusutan inventaris kendaraan

3.750.000 20.000.000 3.250.000 4.250.000 31.250.000,TOTAL BIAYA TETAP

150.000.000,-

Biaya gaji dalam 1 tahun dihitung 13 bulan dimana ditambahkan 1 bulan dengan THR (tahun baru dan hari raya keagamaan) sebesar 1× gaji. Sedangkan asumsi biaya listrik, telepon, air di anggap sebagai biaya tetap meskipun ada perubahan-perubahan dari bulan ke bulan (semi tetap) tetapi di anggap tidak bermakna. a. Perhitungan batas laba rugi/break event point tahun pertama Asumsi biaya variabel adalah 80% dari total pendapatan meliputi: i. Harga Pokok Penjualan (HPP) ii. Biaya promosi iii.Biaya service apotek iv. Biaya pemakaian keperluan apotek dan kantor

33


v. Biaya transportasi BEP

= F

 v  1     p 

=

Rp 150.000.000,

1  80 / 100 

= Rp 750.000.000,- /tahun = Rp 62.500.000,- /bulan, 1 bulan = 30 hari = Rp 2.083.300,- /hari. Dengan hasil penjualan Rp. 62.500.000 per bulan, maka Apotek “SYAH Farma” tidak mendapat untung maupun rugi. Sedangkan jika

diinginkan keuntungan bersih sebesar Rp. 24.000.000,00 pada tahun pertama maka :

Perkiraan laba tahun pertama

=

Rp 24.000.000,-

P/unit

=

Rp 50.000,-

dimana P adalah pasien membelanjakan uangnya dari resep ataupun swamedikasi VC

= 80% P

FC

= Rp 150.000.000,-

BEP

= FC/RPM = Rp 150.000.000,-/ 0.2 = Rp 750.000.000,- /tahun

Kontribusi

= 20% x 50.000 = Rp. 10.000,-

BEP dalam unit

= FC/kontribusi = Rp 150.000.000,-/ Rp 10.000,= 15.000 unit

Rekonsiliasi ( BEP ) :

P =

Rp 750.000.000,-

VC (80%P) = Rp 600.000.000,PM

= Rp 150.000.000,-

FC

= Rp 150.000.000,-

L

= Rp

Penjualan (omzet )

0,-

= FC + VC pada P + Laba = Rp. 150.000.000 + 80% P + Rp. 24.000.000

34


20 % P =

Rp. 174.000.000

P =

Rp. 870.000.000,-/tahun

Jumlah pasien dalam 1 tahun = Rp 870.000.000,-/50.000 = 17.400 pasien Pemeriksaan Hasil : Selisih dari BEP = Omzet – BEP = Rp. 120.000.000,Laba = RPM x selisih dari BEP = 20% x Rp. 120.000.000,= Rp. 24.000.000,TC

= FC + VC = Rp. 150.000.000,- + 80% P = Rp. 846.000.000,-

Gambaran data di atas bisa diamati pada grafik break even berikut:

870

846

750

150

15000

17400

Gambar 2.3 Break Even Chart Apotek Pada Tahun Pertama

35


Keterangan : < 15000 pasien : rugi

> 15000 pasien : untung Tabel 2.5 Perhitungan Variable cost , Fixed Cost, Total Cost dan Laba/Rugi

Apotek Berdasarkan Perkiraan Jumlah Pasien Unit

1000 Px

2000 Px

10000 Px

VC FC TC P L/R

40.000 150.000 190.000 50.000 (140.000)

40.000 75.000 115.000 50.000 (20.000)

40.000 15.000 55.000 50.000 (5.000)

15000 Px 17400 Px 20000 Px 40.000 10.000 50.000 50.000 0 (BE)

40.000 8.620 48.260 50.000 1.740

) n a u b i r m a l a d ( t s o C l a t o T

10

15

17,4

Gambar 2.4 Grafik Break Even untuk analisa 1 unit

36

40.000 7.500 47.500 50.000 2.500


b. Target Pendapatan (dalam 1 tahun)

Jika diinginkan keuntungan sebesar Rp. 24.000.000,-/tahun maka hasil penjualan harus mencapai penghasilan sebesar : Target penjualan setahun

=

Biaya tetap  keuntungan

 biaya variabel   volume penjualan  

1 - 

= 150.000.000,- + 24.000.000 1- ( 80/100) = Rp. 870.000.000,-/tahun = Rp. 72.500.000,-/bulan, 1 bulan = 30 hari = Rp

2.416.000,-/hari

Asumsi penjualan per hari : Target penjualan per hari Rp 2.416.000,13 lembar resep @ Rp 50.000,-

Rp

650.000,-

OWA

Rp

800.000,-

non resep dan non obat

Rp

966.000,-

Target total pendapatan per hari Rp 2.416.000,Target total pendapatan per bulan

Rp72.500.000,-

( 1 bulan = 30 hari) Omzet 1 tahun

Rp

870.000.000,-

P unit merupakan rata-rata per pasien baik resep dan swamedikasi yang dibelanjakan untuk obat. Omzet apotek per hari sebesar Rp. 2.416.000,-. Berdasarkan prediksi yang telah dibuat, maka jumlah pasien yang dapat dilayani dalam satu hari adalah Rp. 2.416.000,/Rp. 50.000,- = 48 pasien, dalam satu tahun adalah Rp. 870.000.000,-/Rp. 50.000,- = 17.400 pasien. Maka perencanaan strategik yang telah dibuat sudah sesuai dengan prediksi awal. Rekonsiliasi

Penjualan

Rp. 870.000.000,-

Biaya variabel (80%)

Rp 696.000.000,- −

37


Pendapatan marginal

Rp. 174.000.000,-

Biaya tetap

Rp. 150.000.000,-

Laba per tahun sebelum pajak Rp.

24.000.000,-

2.7.1.3 Perhitungan Pajak A. Pajak Penghasilan (PPh) Apotek

Sesuai ketentuan PP RI No.46 tanggal 12 juni 2013 dan diberlakukan per 1 juli 2013. WP orang pribadi yang bersifat final adalah pendapatan bruto tidak melebihi Rp. 4.800.000.000,- (4,8M) dalam 1 tahun, pajak penghasilan dihitung berdasarkan tarif 1% dari pendapatan bruto yang dibayar tiap bulan (dari omzet bulanan) dan hal ini tidak berkaitan dengan PPN. PPh akhir yang terutang disetor paling lambat tanggal 15 bulan berikutnya setelah masa pajak berakhir serta menggunakan SSP dengan kode MAP 411128.420 dilaporkan paling lambat tanggal 20 setelah masa pajak berakir. Jadi Apotek SYAH Farma membayar pajak penghasilan pada bulan Februari (dari nilai Cash Budgeting ) sebesar: 1% x Rp. 870.000.000,- = Rp. 8.700.000,B. Pajak Pertambahan Nilai (PPN)

Apotek memiliki omzet ≤ Rp. 4.800.000.000,- per tahun (Apotek SYAH Farma memiliki omzet sebesar Rp. 870.000.000,-), sehingga

apotek tidak diwajibkan membayar PPN setiap bulan sejumlah Pajak Keluaran (PK) dikurangi Pajak Masukan (PM).

D. Analisis Laporan Keuangan

a. Return On Equity (ROE)

Return of Equity (ROE) atau perolehan atas modal sendiri digunakan untuk mengukur apakah dana yang diinvestasikan dalam apotek oleh PSA/APA telah digunakan secara efektif ROE

=

Laba Modal

x 100%

Rp 24 .000 .000 ,-

=

Rp 180 .000 .000 ,-

=

13,3 %

38

x 100%


Keterangan : menurut pengalaman, ROE minimal 18% untuk apotek (Seto dkk., 2012). ROE Apotek SYAH FARMA selama 12 bulan pertama sebesar 13,3 % sehingga ROE tersebut tidak memenuhi persyaratan. b. Return On Assets (ROA)

Return of Assets (ROA) atau perolehan atas harta digunakan untuk mengukur apakah semua dana yang tersedia oleh apoteker baik hutang maupun modal telah digunakan secara efektif : ROA

= = =

Laba Modal

x 100%

Rp 24 .000 .000 ,Rp 180 .000 .000 ,-

x 100%

13,3 %

Keterangan : menurut pengalaman, ROA minimal 12% untuk apotek (Seto dkk., 2012). ROA Apotek SYAH FARMA selama 12 bulan pertama sebesar 13,3 % sehingga ROA tersebut telah memenuhi persyaratan.

39


Tabel 2.6 Laporan Laba Rugi Proforma Apotek SYAH Farma (Per 31 Desember 2018)

Penjualan HPP (78%) Laba kotor

870.000.000,678.600.000,191.400.000,-

Gaji karyawan (+ THR) - APA - Apoteker pendimping - Staff Administrasi - Asisten Apoteker - Juru resep Biaya listrik, telepon, PAM Biaya pemeliharaan apotek Biaya pajak PBB Biaya pajak Reklame Biaya penyusutan Biaya Suplai Kantor Biaya Suplai Apotek Biaya bahan bakar kendaraan Biaya servis kendaraan Biaya promosi Biaya serba serbi

29.250.000,26.000.000,9.750.000,9.750.000,6.500.000,30.000.000,3.500.000,2.000.000,2.000.000,31.250.000,2.000.000,4.000.000,4.500.000,2.500.000,2.000.000,2.400.000,167.400.000,- _ 24.000.000,-

Laba

2.7.1.4 Perencanaan Keuangan Jangka Pendek

Perencanaan keuangan jangka pendek dibutuhkan karena kas tidak mengalir masuk dan keluar pada tingkat yang tetap, selalu berubah-ubah dari waktu ke waktu. Hal ini disebabkan karena penjualan, pembelian obat dan biaya-biaya yang berubah. Pada awal pembukaan, apotek SYAH FARMA akan menyusun anggaran kas 3 bulan pertama yaitu Januari sampai dengan maret 2018 sebagai berikut : A. Untuk

mendapatkan

laba

Rp

24.000.000,-/tahun

(Rp .2000.000,-/bulan), maka taksiran penjualan per bulan untuk bulan Januari s.d. juni 2018 adalah sebagai berikut :

40


Tabel 2.7 Taksiran Penjualan 6 Bulan Pertama Bulan tahun 2015 Januari Februari Maret April Mei Juni

Taksiran (Rp) 50.000.000,68.000.000,73.000.000,77.500.000,81.500.000,85.000.000,-

Asumsi omzet setahun adalah Rp 870.000.000,- berarti dalam 6 bulan pertama, omzet minimal yang harus diperoleh adalah Rp 435.000.000,B. Penjualan di apotek 100% tunai Harga Pokok Penjualan (HPP) Tabel 2.8 Taksiran Harga Penjualan dan Pembelian Obat per Bulan Jenis Obat resep Obat keras (OWA) Obat non resep dan non obat Total

HPP

=

=

Taksiran penjualan per bulan (Rp) 19.500.000 24.000.000 28.980.000 72.480.000

Total Harga Beli Total Penjualan

Rp 57.384.000,Rp 72.480.000,-

Faktor Jual

Harga Beli (Rp)

1,30 1,30

15.000.000 18.461.000

1,25

23.184.000 56.645.000

x 100%

x 100%

= 78,15 = 78%

C. Pembelian obat dengan harga pokok 78% dilakukan satu bulan sebelum taksiran penjualan, pembayaran dilakukan secara tunai. D. Pembelian obat-obat yang diperlukan untuk penjualan Bulan Januari 2018 adalah 78% x Rp 50.000.000,- = Rp 39.000.000,-

41


E. Biaya penyusutan inventaris selama 6 bulan sebesar 25% dari harga perolehan : i. Inventaris apotek

: Rp 1.625.000,-

ii. Inventaris kendaraan

: Rp 2.125.000,-

iii.Inventaris gedung

: Rp 10.000.000,-

iv. Inventaris kantor

: Rp 1.875.000,-

Total

: Rp 15.625.000,-

F. Pemakaian suplai apotek per bulan

: Rp

Pemakaian suplai apotek per 6 bulan : Rp G. Pemakaian suplai kantor per bulan

: Rp

Pemakaian suplai kantor per 6 bulan : Rp H. Biaya gaji per 6 bulan

: Rp

I. Biaya operasional lainnya per tahun

:

333.000,1.998.000,167.000,1.002.000,40.625.000,-

i.

Biaya listrik, telepon, PAM

: Rp

30.000.000,-

ii.

Biaya pemeliharaan Apotek : Rp

3.500.000,-

iii.

Biaya pajak PBB

: Rp

2.000.000,-

iv.

Biaya pajak reklame

: Rp

2.000.000,-

v.

Biaya servis kendaraan

: Rp

2.500.000,-

vi.

Biaya bahan bakar kendaraan : Rp

4.500.000,-

vii.

Biaya promosi

: Rp

2.000.000,-

viii.

Biaya serba-serbi

: Rp

2.400.000,-

Total

: Rp

48.900.000,-

Biaya per bulan

: Rp

4.075.000,-

Biaya operasional per 6 bulan

: Rp

24.450.000,-

J. Saldo kas akhir bulan Desember 2014 adalah Rp 10.000.000,-. K. Bila kas melebihi jumlah minimal, kelebihannya untuk mengembangkan

usaha

dan

apabila

kurang

meminjam/utang bank dengan kelipatan Rp. 1.000.000,-

42

akan

Business Plan Apotek SYAH FARMA Program Pendidikan Profesi Apoteker FFUA Periode 102

Laporan Laba Rugi Proforma Tabel 2.9 Laporan Laba Rugi Proforma Apotek SYAH FARMA Bulan Januari s.d. Juni 2018 Penjualan HPP (78%) Laba kotor Biaya Gaji Biaya operasional Biaya penyusutan Biaya pemakaian

Rp 435.000.000,Rp 339.300.000,- _ Rp 95.700.000,Rp Rp Rp Rp

40.625.000,24.450.000,15.625.000,3.000.000,- + Rp 83.700.000,- _ Rp 12.000.000,-

Laba apotek (sebelum pajak)

Simpulan : bahwa selama periode waktu 6 bulan (Januari s.d. juni 2018), diprediksi Apotek SYAH FARMA akan memperoleh laba sebesar Rp 12.000.000,-

(sebelum pajak). Dari neraca awal dan anggaran kas dapat dievaluasi perubahan-perubahan

dari

perkiraan-perkiraan

Apotek

SYAH FARMA yang dapat dihitung sebagai berikut :

Dari neraca awal dan anggaran kas dapat dievaluasi perubahan-perubahan

dari

perkiraan-perkiraan

Apotek

Syah Pharma yang dapat dihitung sebagai berikut :

a. Kas Apotek bertambah menjadi Rp 79.625.000,dari kas awal Rp. 10.000.000, b. Persediaan obat : Stok awal

Rp 39.000.000,-

Pembelian

Rp 368.160.000,- +

Obat yang dapat dijual

Rp 417.160.000,-

Harga pokok penjualan

Rp 339.300.000,- −

Stok akhir

Rp 67.860.000,-

c. Hutang Usaha : Hutang Awal

Rp

Pembelian (kredit)

Rp 258.180.000,- +

Jumlah Hutang

Rp 258.180.000,-

43

0,-

Business Plan Apotek SYAH FARMA Program Pendidikan Profesi Apoteker FFUA Periode 102

Pembayaran Hutang

Rp 190.320.000,- −

Akhir

Rp 67.860.000,-

d. Suplai kantor : Awal

Rp 2.000.000,-

Pemakaian

Rp 1.002.000,- −

Akhir

Rp

998.000,-

e. Suplai apotek :

f.

Awal

Rp 4.000.000,-

Pemakaian

Rp 1.998.000,- −

Akhir

Rp 2.002.000,-

Aktiva tetap : Aktiva tetap awal

Rp 125.000.000,-

Penyusutan

Rp 15.625.000,- _

Aktiva tetap akhir

Rp 109.375.000,-

g. Modal Awal

Rp 180.000.000,-

Laba

Rp 12.000.000,- +

Akhir

Rp 192.000.000,-

h. Hutang Bank : Hutang Bank Awal

Rp

Pinjaman Kumulatif

Rp 14.000.000,- +

Hutang Bank

Rp 14.000.000,-

Pembayaran Hutang

Rp 14.000.000,- _

Hutang Bank Akhir

Rp

44

0,-

0,-


Tabel 2.10 Neraca Proforma Apotek Syah Pharma Per 30 Juni 2018

Aktiva

Aktiva Tetap Suplai apotek Suplai kantor

Rp 79.625.000,Rp 67.860.000,Rp109.375.000,Rp 2.002.000,Rp 998.000,-

Total Aktiva

Rp 259.860.000,-

Kas Persediaan obat

Pasiva Modal APA Hutang Usaha Hutang Bank

Rp 192.000.000,Rp 67.860.000,Rp 0,-

Total Passiva

Rp 259.860.000,-

2.7.2 Perbekalan Kefarmasian 2.7.2.1 Pengadaan Tahap Awal

Adapun perbekalan farmasi yang akan disediakan pada awal pembukaan apotek SYAH FARMA, meliputi : A. Obat (obat bebas, obat bebas terbatas, obat keras, Obat Wajib Apotek, baik bentuk paten maupun generik), obat golongan narkotika dan psikotropika, obat tradisional (jamu, OHT, dan fitofarmaka), bahan obat (seperti: alkohol), bahan bantu peracikan

(seperti:

glukosa, cangkang kapsul, vaselin,

sacharum lactis), vitamin dan suplemen makanan. B. Alat–alat kesehatan, seperti: alat tes kehamilan (test pack ), alat kontrasepsi non hormonal (kondom), termometer, kasa steril, plester, kapas, jarum suntik, spuit injeksi, masker, breast pump, dan lain-lain. C. Kosmetik, seperti: sunblock , body lotion, cairan antiseptik, bedak, sabun, sampo, dan lain-lain. D. Perbekalan kesehatan rumah tangga (PKRT), seperti: produk dan peralatan bayi, popok bayi dan dewasa, pembalut, sikat gigi, pasta gigi, dan lain-lain. Untuk pengadaan tahap awal, karena pihak PBF belum tahu keberadaan apotek SYAH FARMA yang merupakan apotek baru, maka pihak apotek atau APA datang langsung ke PBF dengan membawa SP rangkap dua dan berisi nama barang dan jumlah barang yang dipesan, dan fotokopi SIA (bila diperlukan). Apabila ternyata jumlah pemesanan belum mencukupi kuota minimal

45


faktur, apotek SYAH FARMA melakukan pengadaan dengan bekerja sama dengan apotek lain. Untuk pemesanan awal dilakukan secara tunai. Untuk pengadaan narkotika hanya dapat dilakukan di PBF Kimia Farma dengan menggunakan SP khusus narkotika yang dibuat oleh Kimia Farma. SP ini dibuat rangkap empat, tiga lembar diserahkan ke PBF Kimia Farma dan satu lembar untuk arsip apotek. SP narkotika ini hanya memuat satu macam sediaan untuk satu lembarnya dan memuat nama APA, alamat rumah APA, nomor SIPA, jenis narkotika yang dipesan, dan tanda tangan APA sebagai pemesan. Sedangkan, untuk pengadaan psikotropika menggunakan SP khusus psikotropika, SP ini rangkap dua yang berisi nama APA, alamat rumah APA, nomor SIPA, tanda tangan APA sebagai pemesan, nama PBF yang dituju dan alamatnya, serta jenis

psikotropika

yang dipesan. Untuk satu

lembar

SP

psikotropika dapat digunakan untuk memesan lebih dari satu jenis psikotropika.

2.7.2.2 Perencanaan Selanjutnya

Untuk pengadaan selanjutnya, perencanaan pengadaan perbekalan apotek SYAH FARMA dilakukan sendiri oleh Apoteker dibantu oleh AA dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut : A. Pencatatan pada buku defekta B. Kecepatan penjualan atau pergerakan produk ( fast/slow/dead moving ) C. Besarnya anggaran yang tersedia atau omzet apotek sesuai periode pesanan D. Obat-obat yang sering diresepkan oleh dokter E. PBF, berupa nilai kecukupan faktur pesanan F. Pola penyakit yang umum terjadi di masyarakat

46


G. Informasi obat baru terutama obat bebas dan bebas terbatas yang sering diiklankan di berbagai media. 2.7.2.3 Prosedur Pengadaan

Prosedur pengadaan perbekalan farmasi apotek SYAH FARMA yaitu:

A. Memeriksa obat yang sudah habis atau tinggal sedikit (diketahui melalui kartu stok pada setiap obat), dicatat di buku daftar obat habis dan dilihat bagaimana mobilitas obat tersebut (termasuk fast/slow/dead moving product ) B. Melakukan pemeriksaan pembelian obat tersebut dari PBF mana

beserta

satuan

memperkirakan harga

kemasan

dan

pembelian dan

harganya

untuk

PBF yang

akan

dihubungi. C. Menyesuaikan dengan keuangan apotek untuk menentukan prioritas dan jumlah pemesanan. D. Menentukan pesanan obat yang meliputi jenis obat (termasuk di dalamnya bentuk sediaan dan dosis), jumlah obat, dan nama PBF yang dituju. E. Menulis di blanko Surat Pesanan (SP) : a. Surat pesanan obat dan alat kesehatan Dibuat rangkap dua (masing-masing untuk PBF dan arsip apotek) Nomer urut SP yang telah tercetak di buku SP berguna untuk memudahkan pemeriksaan kembali SP yang telah kita berikan pada PBF bila terjadi masalah. Ditulis nama dan alamat PBF, jenis dan jumlah obat yang dipesan. b. Surat Pesanan Narkotika Diperoleh dari PBF Kimia Farma, dibuat rangkap empat (tiga untuk PBF Kimia Farma dan satu untuk arsip apotek)

47


Ditulis nomor urut lembar SP, nama, alamat dan jabatan APA sebagai pemesan, jenis dan jumlah yang dipesan serta tujuan penggunaan. Satu lembar SP hanya dapat digunakan untuk memesan satu jenis Narkotika. c. Surat Pesanan Psikotropika i. Dibuat rangkap dua (masing-masing untuk PBF dan arsip apotek) ii. Ditulis Nomor urut lembar SP, nama, alamat dan jabatan APA sebagai pemesan, nama dan alamat PBF, jenis dan jumlah yang dipesan. iii.Satu lembar SP dapat digunakan untuk memesan lebih dari satu jenis psiktropika (dengan catatan PBFnya sama) iv. SP ditandatangani oleh APA dan diberi stempel apotek v. Pemesanan dapat dilakukan melalui sales PBF yang datang setiap hari ke apotek atau dengan menelpon PBF yang bersangkutan.

2.7.2.4 Prosedur Penerimaan

Prosedur penerimaan perbekalan farmasi di apotek SYAH FARMA yaitu:

A. Diperiksa keabsahan faktur meliputi : a. Nama, alamat, dan nomor telepon PBF b. Tanda tangan penanggung jawab PBF c. Stempel PBF Bila tidak ada maka dikembalikan B. Dicocokkan antara SP dengan faktur meliputi a. Nama PBF b. Jenis obat yang dipesan c. Jumlah obat yang dipesan d. Harga obat yang dipesan

48


Bila tidak

sesuai,

ditanyakan kepada

kurir

yang

membawa barang/obat dan harus disesuaikan. C. Dicocokkan antara isi faktur dan perbekalan farmasi yang datang meliputi : a. Jenis perbekalan farmasi yang dipesan b. Jumlah perbekalan farmasi yang dipesan c. Nomor batch d. Expired date (ED) e. Kemasan f. Bentuk sediaan g. Kekuatan Bila jenis, jumlah, bentuk sediaan, kekuatan, kemasan, tanggal kadaluarsa dan nomor batch perbekalan farmasi tidak sama dengan yang tercantum pada faktur, maka dikembalikan dan ditukar sesuai yang tertera pada faktur dan SP. D. Perbekalan farmasi diperiksa kondisi fisiknya antara lain : a. Wadahnya harus baik dan tertutup rapat b. Kondisi sediaan tidak rusak (bentuk, warna, bau) c. Tanggal kadaluarsa masih jauh Bila rusak

atau tanggal kadaluarsa sudah dekat,

dikembalikan kepada PBF atau ditukar. E. Setelah

pemeriksaan

dan

pencocokan

selesai,

faktur

ditandatangani pihak apotek dan diberi stempel apotek. Faktur asli diberikan kepada PBF dan salinannya disimpan sebagai arsip apotek. 2.7.2.5 Prosedur Pembayaran

Prosedur pembayaran obat di Apotek SYAH FARMA dapat dilakukan dengan dua cara sebagai berikut : A. Pembayaran secara tunai (Cash on Delivery) Pihak PBF mengirim barang ke apotek dan dilakukan pemeriksaan barang sesuai prosedur penerimaan barang :

49


a. Jika

barang

sudah sesuai pesanan,

dapat dilakukan

pembayaran b. Jika tidak sesuai pesanan, dikonfirmasi ke pengirim atau retur c. Setelah pembayaran, faktur asli yang ditandatangani pihak PBF dan salinannya akan langsung diberikan kepada penerima barang di apotek. B. Pembayaran secara kredit Pihak PBF mengirim barang ke apotek dan dilakukan pemeriksaan barang sesuai prosedur penerimaan barang : a. Jika barang sudah sesuai pesanan, faktur ditandatangani petugas penerima dan diberi stempel apotek. Faktur asli dibawa oleh PBF, apotek membawa faktur copy, catat nomor faktur, dan jumlah yang harus dibayar pada buku pembelian, kemudian faktur copy tersebut disimpan pada odner faktur pembelian sesuai dengan bulannya dan urut seperti pada urutan buku pembelian. b. Jika tidak sesuai pesanan, dikonfirmasi ke pengirim atau retur c. Beberapa hari sebelum waktu jatuh tempo pembayaran, PBF akan datang ke apotek, selanjutnya: i. Faktur asli diserahkan kepada apotek ii. Apotek membuat tanda terima faktur (rangkap dua) yang ditandatangani apoteker dan diberi stempel apotek d. Tanda terima faktur asli diserahkan kepada PBF sebagai bukti penagihan kepada apotek pada waktu jatuh tempo. Jika pada faktur terdapat CN (Credit Nota), yaitu barang dikembalikan (misalnya karena tidak sesuai pesanan) maka tanda terima faktur harus dilakukan penyesuaian jumlah uang yang harus dibayar ke PBF

50


e. Salinan tanda terima faktur disatukan dengan faktur asli untuk diarsip pada buku kas keluar dan faktur asli disimpan pada order kas keluar sesuai dengan bulannya. f. Pada tanggal pembayaran yang telah disepakati, tagihan dibayar apotek kepada petugas PBF yang datang ke apotek : i. Tanda terima faktur asli diserahkan kembali ke apotek ii. Pada faktur asli diberi tanda lunas serta tanda tangan dan nama terang petugas PBF, dan disimpan kembali sebagai arsip apotek. 2.7.2.6 Perencanaan

Penataan

dan

Penyimpanan

Perbekalan

Farmasi

Penataan perbekalan farmasi merupakan faktor penentu kelancaran kegiatan operasional di apotek. Adapun maksud dan tujuan penataan dan penyimpanan di apotek adalah : A. Penggunaan ruang yang optimum dari ruang yang tersedia B. Mengurangi kehilangan waktu dan energi karena gerak selama pelayanan C. Memudahkan pekerjaan dan pengambilan barang D. Memberikan kenyamanan kepada pasien/klien E. Mengurangi biaya pemeliharaan F. Untuk menjamin stabilitas obat. Penataan dan penyimpanan perbekalan farmasi di Apotek SYAH FARMA diatur berdasarkan :

A. Penggolongan obat Obat bebas, bebas terbatas, obat tradisional, kosmetika, beberapa alat kesehatan dan PKRT diletakkan pada etalase di bagian depan apotek agar konsumen bebas memilih sesuai keinginannya. Penataannya dilakukan berdasarkan

bentuk

sediaan, kelas terapi, dan alfabetis. Lay out diusahakan seefektif mungkin untuk menarik perhatian konsumen dan mempermudah pengambilan produk.

51


a. Obat keras baik generik maupun non generik diletakkan pada lemari pelayanan di ruang peracikan. Bentuk dan ketinggian lemari dirancang

sesuai dengan kapasitas

personel apotek. Penataan dibedakan atas bentuk sediaan dan alfabetis. Sedangkan untuk obat-obat yang memiliki resiko tinggi dan indeks terapinya sempit, penyimpanannya disendirikan berdasarkan kelas terapi kemudian disusun menurut abjad. b. Alat kesehatan seperti spuit injeksi diletakkan pada tempat yang sama di ruang peracikan. c. Obat narkotika dan psikotropika masing-masing diletakkan pada lemari khusus berukuran 100 x 80 x 40 cm dengan 2 lapis pintu dan dengan dua kunci yang berbeda. Pintu pertama sebagai lemari pelayanan dan pintu kedua sebagai gudang. Lemari diletakkan didalam ruang peracikan dalam kondisi terkunci pada tempat yang tidak terlihat umum dan tidak mudah dipindahkan. B. Bentuk sediaan Likuida

: obat dalam (sirup, elixir, suspensi, emulsi, dry Syrup, dan obat luar (tetes mata, inhaler)

Semisolida : salep, krim, gel, ointment Solida

: tablet, kaplet, kapsul

C. Kelas terapi Tujuan penataan ini adalah untuk menghindari kesalahan pengambilan obat karena nama maupun kemasan yang hampir sama, selain itu juga untuk memudahkan pemilihan obat jika terjadi substitusi terapetik. Untuk obat - obat yang beresiko tinggi yaitu yang mempunyai indeks terapi sempit seperti antihipertensi, obat jantung, dan antidiabetes, penataannya disendirikan berdasarkan kelas terapinya, kemudian disusun secara alfabetis.

52


D. Stabilitas Obat (Obat yang disimpan di lemari pendingin) Di dalam lemari pendingin disimpan sediaan yang tidak stabil pada suhu kamar atau membutuhkan suhu penyimpanan yang rendah, antara lain suppositoria, ovula, sediaan dengan bakteri Lacto bacillus, tablet salut gula dan selaput, sirup, beberapa sediaan injeksi, dan lain-lain. E. Metode FEFO dan FIFO Metode penataan berdasarkan First Expired First Out ( FEFO) yaitu jika obat yang baru diterima atau diterima belakangan waktu kadaluarsanya lebih pendek diletakkan di depan untuk dikeluarkan terlebih dahulu. Juga menggunakan metode First In First Out ( FIFO) yaitu obat yang datang lebih dulu dikeluarkan terlebih dahulu, hal ini untuk menghindari obat kadaluarsa. F. Alfabetis Penataan dan penyimpanan obat dan perbekalan farmasi lainnya setelah ditata berdasarkan bentuk sediaan kemudian ditata secara alfabetis sehingga memudahkan pengambilan. Untuk obat-obat yang memiliki indeks terapi sempit dan beresiko tinggi apabila tertukar seperti obat diabetes mellitus, antihipertensi, dan jantung penyimpanannya dikelompokkan berdasarkan kelas terapi lalu disusun menurut alfabetis. Dengan sistem penataan seperti ini, diharapkan akan lebih memudahkan pemilihan obat yang sesuai dengan kebutuhan, serta menghindari kesalahan pemberian obat yang dapat berakibat fatal. Penataan dan penyimpanan sediaan farmasi juga harus memperhatikan faktor lingkungan untuk menjaga stabilitas obat. Faktor lingkungan yang diperhatikan dalam penataaan dan penyimpanan obat adalah sinar matahari, suhu, dan kelembaban.

Diusahakan

obat-obat

tidak

terkena

sinar

matahari langsung, suhu dijaga dengan sirkulasi yang cukup,

53


dan lemari penyimpanan dijauhkan dari kamar mandi karena kelembaban yang relatif tinggi di sekitar kamar mandi.

2.7.3 Administrasi dan Pelaporan 2.7.3.1 Administrasi Apotek

Untuk ketertiban dan keteraturan dalam pelaksanaan kegiatan,

apotek SYAH

FARMA melengkapi

sistem

administrasinya dengan melakukan pencatatan yang meliputi : A. Pencatatan persediaan Pencatatan sediaan farmasi meliputi pencatatan pada kartu stok gudang dan pencatatan pada kartu stok apotek di lemari peracikan ataupun etalase. Prosedur pencatatan sediaan farmasi : a. Dilakukan pencatatan pada kartu stok gudang untuk sediaan farmasi yang baru datang meliputi nama PBF, tanggal kadaluarsa, nomor batch, satuan kemasan, harga satuan, jumlah persediaan, jumlah pengeluaran ke lemari, sisa dan paraf pengarsip. Untuk obat-obat narkotika dan psikotropika disimpan dilemari khusus, yang terdiri dari dua pintu dipisahkan antara stok gudang dan stok harian. b. Dilakukan pencatatan pada kartu stok apotek untuk obat yang dimasukkan, tanggal pemasukan obat serta jumlah stok pada lemari obat. Setiap pengeluaran sediaan farmasi dari etalase/lemari peracikan dilakukan pencatatan pada kartu stok apotek sehingga setiap saat dapat dipantau jumlah yang keluar dan jumlah yang masih ada. B. Pencatatan pada buku defekta Pencatatan sediaan farmasi yang habis, tidak ada atau stok tinggal sedikit dilakukan pada buku defekta sehingga memudahkan pengecekan perbekalan farmasi yang harus dipesan pada pihak PBF. Pencatatan dilakukan setiap kali ditemukan adanya sediaan farmasi yang habis, tidak ada atau

54


stok tinggal sedikit. Hal ini dilakukan untuk mencegah terjadinya stock-out (barang habis saat ada permintaan). C. Pencatatan pembelian Pencatatan pembelian dilakukan untuk pembelian yang dilakukan meliputi pencatatan obat yang datang, nomor faktur, nominal pembelian. Catatan diarsip dalam buku tersendiri yang dikelompokkan menurut bulan pembelian. D. Pencatatan tanggal kadaluarsa Pencatatan ini dilakukan pada buku tersendiri. Dibuat pengelompokan berdasar bulan dan tahun expired date masingmasing item sediaan farmasi yang masih ada. E. Pencatatan penjualan harian Pencatatan penjualan harian dilakukan pada buku tersendiri, kemudian direkap kembali dengan pencatatan pada komputer, dipisahkan antara file penjualan untuk non resep (misalnya obat wajib apotek, alat kesehatan, kosmetik, obat tradisional, obat bebas dan obat bebas terbatas tanpa resep dan komoditi lainnya) dan file penjualan dengan resep dokter. F. Pencatatan narkotika dan psikotropika Tiap pengeluaran obat narkotika dan psikotropika harus dicatat dalam catatan pengeluaran narkotika dan psikotropika berisi tanggal, nomor resep, nama dan alamat pasien, nama dan alamat dokter pemberi resep, jumlah serta sisa yang ada di persediaan. Hal ini untuk memudahkan pengawasan dan pelaporan pemakaian narkotika/psikotropika tiap bulannya. G. Pencatatan keuangan Pencatatan

keuangan

meliputi

pengeluaran

kas,

pemasukan kas, serta pembelian. Pengeluaran kas meliputi pengadaan obat secara tunai dan kredit, biaya-biaya (listrik, air, telepon, gaji karyawan, perlengkapan apotek, dan lain-lain). Semua bukti pengeluaran diarsipkan dan pengeluaran total dijumlah tiap bulannya. Pemasukan kas meliputi penjualan

55


obat dengan resep dan non resep, penjualan alat kesehatan, dan komoditas lainnya. Tiap hari transaksi yang terjadi serta jumlah uang yang masuk dan yang ada dicatat dalam buku tersendiri, kemudian tiap bulannya dipindahkan ke dalam buku penerimaan kas. H. Pencatatan pengobatan pasien (PMR) Data masukan berasal dari pencatatan penjualan yang meliputi data pasien,

tanggal

penjualan, nomor

resep,

keterangan dokter, nama obat, dan aturan pakai. PMR di apotek SYAH FARMA menggunakan sistem dua kartu, yaitu buku rekam pengobatan pasien yang diberikan kepada pasien dan kartu PMR untuk disimpan di apotek. I. Pencatatan lain-lain a. Nota, digunakan sebagai bukti untuk penjualan tanpa resep.. b. Kuitansi, digunakan untuk bukti penjualan dengan resep. c. Turunan resep, diberikan pada pasien yang membeli resep sebagian atau apabila ada permintaan dari pasien. d. Etiket, digunakan dalam pelayanan resep untuk memberikan keterangan bagi pasien terhadap obat yang diserahkan, berisi informasi pemakaian obat, nama pasien, tanggal, dan nomor resep. e. Form pemberian informasi, digunakan untuk memberikan informasi tertulis tentang cara pemakaian obat serta hal-hal yang perlu diperhatikan oleh pasien selama terapi obat. Pengelolaan keuangan dilakukan dengan melihat setiap pencatatan dalam laporan keuangan harian dan bulanan. Pengeluaran keuangan harus disertai tanda bukti transaksi seperti nota sehingga proses administrasinya teratur dan benar. 2.7.3.2 Pelaporan Apotek

Pelaporan digunakan untuk obat narkotika dan psikotropika yang dilakukan tiap bulan sebelum tanggal 10 pada bulan berikutnya dengan menggunakan form software SIPNAP (Sistem

56


Pelaporan Narkotika dan Psikotropika). Pelaporan ini dibuat 4 rangkap, ditujukan kepada Kepala Dinas Kesehatan Provinsi Jambi, dan Kepala Balai Besar POM Jambi, serta satu rangkap digunakan sebagai arsip apotek. Selain pelaporan narkotika dan psikotropika, pelaporan Pajak Penghasilan (PPh) apotek dilakukan setiap bulannya menggunakan SSP (Surat Setoran Pajak) dari kantor pajak dengan menggunakan dasar perhitungan dari laporan Laba/Rugi ditahun sebelumnya. Pembayaran pajak dilakukan di kantor pos atau bank yang ditunjuk paling lambat tanggal 15 di bulan berikutnya dan lapor apabila sudah bayar ke kantor pajak paling lambat tanggal 20nya. (Apabila terlambat dalam melakukan pembayaran maka akan diberikan sanksi berupa denda biaya bunga perhari dan apabila terlambat melaporkan ke Kantor Pajak maka akan diberi sanksi dalam jumlah tertentu).

2.8 Rencana Pengembangan 2.8.1 Sumber Daya Manusia (SDM)

Peningkatan kualitas SDM akan sangat berpengaruh terhadap kelangsungan hidup apotek. Langkah yang dapat ditempuh adalah dengan mengikutsertakan karyawan dalam berbagai seminar kesehatan dan kefarmasian. Hal ini dimaksudkan agar karyawan mengikuti perkembangan dunia kesehatan dan kefarmasian di masyarakat sehingga diharapkan kualitas pelayanan yang dilakukan apotek meningkat. Selain itu, kinerja karyawan perlu dilakukan evaluasi selama periode waktu tertentu. Evaluasi ini terkait dengan jumlah penjualan dan pencapaian target penjualan apotek dalam periode waktu tertentu. Volume penjualan yang tinggi secara tidak langsung mengindikasikan kepuasan konsumen dengan sistem pelayanan yang diberikan apotek. Bila hal ini tercapai, maka diberikan reward bagi para karyawan sebagai motivator untuk terus meningkatkan kualitas kinerjanya.

57

modal pendirian apotik

Recommend Documents