BAB IV PERANCANGAN SISTEM
Berdasarkan flowchart sistem informasi di Apotek Pontjol Semarang yang telah diuraikan pada BAB III, disadari bahwa perancangan sistem informasi untuk mempermudah Apotek Pontjol Semarang dalam melakukan pembelian perlu dilakukan. Pada Bab ini akan dibahas mengenai desain sistem meliputi desain proses, desain data dan desain user interface. Desain proses akan dibuat akan dibuat dengan menggunakan DFD ( Data Flow Diagram) yang terdiri dari proses-proses yang bersangkutan dengan
pembelian
yang dilakukan oleh Apotek Pontjol Semarang. Selain
dijabarkan dalam bentuk Data Flow Diagram (DFD), perancangan sistem informasi ini akan dijabarkan juga dalam bentuk Entity Relationship Diagram (ERD) sebagai desain data untuk melihat keterkaitan antara satu tabel dengan tabel lainnya dan perancangan user interface untuk rancangan form) dalam pembuatan tampilan (bentuk form
A. DFD ( Data Data Flow Diagram) Diagram)
Berdasarkan analisis Sistem Informasi yang ada di Apotek Pontjol Semarang, dibuatlah pemodelan sistem dengan menggunakan DFD (Data Flow Diagram).
A.1. Data Flow Diagram level 0
Gambar 4.1 DFD level 0 Sistem informasi Apotek Pontjol P ontjol Semarang
Sistem
informasi
pada
Apotek
Pontjol
Semarang
berhubungan dengan 4 entitiy yaitu PBF, konsumen, apoteker dan Gudang. PBF disini adalah supplier utama dari Apotek sehingga jika Apotek ingin melakukan pesanan obat maka akan dibuat surat pesanan yang berisi data obat yang akan dibeli dan diserahkan
A.1. Data Flow Diagram level 0
Gambar 4.1 DFD level 0 Sistem informasi Apotek Pontjol P ontjol Semarang
Sistem
informasi
pada
Apotek
Pontjol
Semarang
berhubungan dengan 4 entitiy yaitu PBF, konsumen, apoteker dan Gudang. PBF disini adalah supplier utama dari Apotek sehingga jika Apotek ingin melakukan pesanan obat maka akan dibuat surat pesanan yang berisi data obat yang akan dibeli dan diserahkan
kepada supplier . Setelah diterima, supplier menyiapkan semua obat yang dipesan dan setelah itu obat akan dikirim. Pimpinan Apotek akan mendapatkan faktur pembelian dan obat yang dipesan. Setelah itu maka akan dilakukan pembayaran kepada supplier. Tetapi jika ditemukan kemasan yang rusak maka akan
dilakukan retur sesuai dengan perjanjian yang telah dilakukan sebelumnya (biasanya obat yang datang langsung diperiksa dan jika ada yang tidak sesuai atau rusak maka akan dikembalikan pada saat itu juga). Setelah obat diterima maka sebagian akan dimasukkan kedalam gudang. Dengan menggunakan sistem informasi maka Apotek dapat menyimpan dan mengetahui data obat yang masuk, keluar dan habis dengan waktu yang cepat. Untuk proses penjualan, jika ada konsumen datang untuk membeli maka konsumen selain mendapatkan obat yang diinginkan dan konsumen mendapatka mendapatkan n nota jual. Semua data-data ini nantinya diperlukan oleh apoteker selaku pemilik dari Apotek Pontjol sebagai laporan dari kegiatan operasional yang telah dilakukan dan dapat dibuat sebagai bahan pertimbangan dalam membuat suatu keputusan baik sekarang atau untuk masa yang akan datang A.2. Data Flow Diagram level 1
DFD level 1 merupakan gambaran yang lebih rinci dari DFD level 0 yang menggambarkan 3 sistem utama yang terjadi dalam
Apotek Pontjol yaitu sistem pembelian, penjualan dan pembuatan laporan dengan 4 entity yang terdiri dari PBF, konsumen, gudang dan apoteker. PBF selaku supplier utama Apotek berhubungan langsung dengan sistem pembelian dan diperoleh data-data seperti data supplier , data obat yang sudah dipesan, data retur pembelian dan pembayaran yang dilakukan. Setelah obat datang maka akan dimasukkan kedalam gudang untuk disimpan dan diperoleh data obat yang masuk dan keluar. Sedangkan konsumen berhubungan langsung dengan sistem penjualan dan diperoleh data penjualan dan obat yang terjual oleh Apotek. Dilain pihak, apoteker yang berperan juga sebagai pemilik akan berhubungan langsung dengan sistem pembuatan laporan sehingga data yang didapat dari kegiatan operasional yang telah dilakukan dibutuhkan sebagai dokumentasi untuk membantu dalam membuat suatu keputusan yang akan dilakukan
Gambar 4.2
DFD level 1 Sistem Informasi Apotek Pontjol Semarang A.3. Data flow Diagram level 2
Pada DFD level 2 ini akan menggambarkan lebih detail sistem pembelian yang ada pada DFD level 1. DFD level 2 ini akan memiliki 4 sistem utama yang merupakanbagian dari proses
pembelian yang dilakukan yaitu sistem proses pemesanan obat, proses penerimaan obat, proses pembayaran obat dan proses retur pembelian dengan 3 entity yaitu PBF selaku supplier utama Apotek, Gudang dan Apoteker yang merangkap juga sebagai pemilik. Proses pemesanan dilakukan jika obat yang ada digudang telah mencapai stok minimum . Disini Apotek akan melakukan pemesanan terlebih dahulu kepada supplier sesuai dengan catatan yang diberikan oleh petugas gudang. Pada saat melakukan pemesanan, Apotek memerlukan data supplier yang bersangkutan. Output dari pemesanan obat berupa data pemesanan yang nantinya
digunakan dalam pembuatan laporan yang diperlukan oleh apoteker selaku pemilik Apotek. Langkah
selanjutnya
adalah
Apotek
memberikan
data
pemesanan obat yang diinginkan kepada supplier dan setelah itu Apotek akan menerima faktur pembelian beserta obat yang dipesan dari supplier dan terjadilah proses penerimaan obat. Setelah faktur pembelian diterima oleh Apotek maka proses selanjutnya adalah pembayaran kepada supplier . Tetapi sebelum supplier meninggalkan Apotek obat yang diterima akan dicek
terlebih dahulu sehingga jika terdapat kemasan yang rusak maka dapat dilakukan retur dan obat yang diretur tentunya akan berkaitan dengan faktur pembelian yang telah dilakukan
Gambar 4.3 DFD level 2 Sistem Informasi Pembelian Apotek Pontjol Semarang
A.4. Data Flow Diagram level 3
Proses retur pembelian yang terdapat dalam DFD level 2 akan dijelaskan lebih rinci lagi pada DFD level 3. Level ini menggambarkan 2 sistem utama dan 2 entity yang berperan. Sistem itu adalah pembuatan nota retur pembelian dan penggantian obat, sedangkan entity yang berperan adalah PBF (Pedagang Besar Farmasi) Faktur pembelian yang didapat dari supplier merupakan data yang dibutuhkan dalam pembuatan nota retur pembelian karena didalam faktur
pembelian, Apotek mengetahui obat yang baru
dibeli. Setelah diketahui ada kemasan atau obat yang salah maka Apotek akan membuat catatan retur dan diserahkan kepada PBF selaku supplier . Setelah itu supplier akan memberikan nota retur beli kepada Apotek yang berisi obat yang diretur dan tanggal dilakukannya retur tersebut. Setelah itu semua data-data tersebut akan disimpan kedalam data yang khusus untuk bagian obat yang didalamnya terdapat data-data obat dibeli dan diretur. Setelah semua proses dilakukan maka obat tersebut akan kembali ke gudang untuk disimpan. Untuk lebih jelasnya perhatikan DFD pada gambar 4.4 berikut
Faktur pembelian
Data obat yang dibeli
Data obat yang pernah dibeli Jumlah obat ynag rusak
Obat
Pencatatan obat yang rusak
Data obat yang diretur
PBF
Jumlah obat yang diretur
Nota retur pembelian, Tanggal retur
Retur pembelian
Penggantian obat
Data obat yang diretur, Tanggal retur
Gambar 4.4 DFD level 3 Sistem Informasi Retur Pembelian Apotek Pontjol Semarang
B. Entity Interface Diagram (ERD)
ER-Diagram dari Sistem Informasi Apotek Pontjol ini terdiri dari 7 entity yaitu Obat, Nota Retur Beli, Pegawai, Nota Pembelian, Adjustment ,
PBF dan History Harga. History Harga merupakan Weak Entity, sedangkan yang lain merupakan strong entity. ER-Diagram yang menggambarkan hubungan data dalam sistem informasi Apotek Pontjol dapat dilihat di gambar 2.4. Entity obat memiliki 9 atribut yang terdiri dari Kode Obat, Nama
Obat, Jenis Obat, Harga Beli, Harga Jual, stok Toko, stok Gudang, Nama Perusahaan dan Tanggal Expired . Atribut yang menjadi Primary key adalah Kode Obat. Entity Nota Retur Beli memiliki 6 atribut yang terdiri dari No.Nota Retur Beli, No.Nota Pembelian, Kode PBF, Tanggal, Total dan Keterangan. Atribut yang menjadi primary key adalah No.Nota Retur Beli. Entity Nota Pembelian memiliki 5 atribut yang terdiri dari No.Nota
Pembelian, Kode PBF, Kode Pegawai, Tanggal dan Total. Atribut yang menjadi primary key adalah No.Nota Pembelian. Entity Pegawai memiliki 4 atribut yang terdiri dari Kode Pegawai, Nama Pegawai, Alamat Pegawai dan Telpon Pegawai. Atribut yang menjadi primary key adalah Kode Pegawai. Entity PBF memiliki 5 atribut yang terdiri dari Kode PBF, Nama PBF, Alamat PBF, Telpon PBF dan No.Nota Pembelian. Atribut yang menjadi primary key adalah Kode PBF. Atribut Adjustment memiliki 4 atribut yang terdiri dari No. adjustment , stok Real, stok Hilang dan Tanggal.
Atribut yang menjadi primary key adalah No. Adjustment . Weak entity History harga memiliki 5 atribut yaitu Harga Obat Lama, Harga Obat Baru,
Kode Obat, Nama Obat dan Tanggal Ubah. Relasi yang terdapat pada ER-Diagram untuk Sistem Informasi pada Apotek Pontjol Semarang terdiri dari 7 relasi. Relasi “dicatat pada” antara entity nota pembelian dengan nota retur nota pembelian bersifat 1: N artinya
satu nota pembelian banyak memiliki nota retur beli tetapi nota retur beli tidak dimiliki oleh banyak nota pembelian. Participation antara entity nota pembelian dengan relasi dicatat pada adalah total participation artinya No.Nota
Pembelian
selalu
dicatat
dalam
Nota
Retur
Pembelian.
Participation antara Nota Retur Beli dengan relasi dicatat pada adalah
partial participation artinya No.Nota Retur Beli tidak selalu dicatat dalam Nota Pembelian. Relasi “diterima” antara entity Nota Pembelian dan PBF bersifat 1:N artinya satu PBF dapat menerima banyak Nota Pembelian tetapi satu Nota Pembelian hanya dapat dimiliki oleh satu PBF. Participation antara entity Nota Pembelian dan relasi “diterima” adalah total participation artinya tiap Nota Pembelian pasti diterima dan dimiliki oleh PBF. Participation antara entity PBF dengan relasi “diterima” adalah partial participation artinya
PBF tidak hanya menerima Nota Pembelian. Relasi “mencatat” antara entity Nota Pembelian dengan Pegawai bersifat 1:N artinya satu pegawai dapat mencatat banyak Nota Pembelian
tetapi satu Nota Pembelian hanya dapat dicatat oleh satu pegawai. Participation antara entity Pegawai dengan relasi “mencatat” adalah total participation artinya tiap pegawai selalu dapat mencatat Nota Pembelian
sedangkan participation antara entity Nota Pembelian dengan relasi “mencatat” adalah partial participation artinya Nota Pembelian belum pasti dicatat oleh seorang pegawai. Relasi “ada” antara entity Nota Pembelian dengan Obat bersifat M:N artinya satu jenis obat dapat ada pada banyak Nota Pembelian dan satu Nota Pembelian memiliki banyak jenis obat. Participation antara entity Nota Pembelian dengan relasi “dimiliki” adalah total participation artinya pada Nota Pembelian pasti ada obat, sedangkan participation antara entity Obat dengan relasi “dimiliki” adalah total participation artinya satu jenis obat pasti memiliki Nota pembelian Relasi “mempunyai” antara entity Obat dan Nota Retur Beli bersifat M:N artinya satu Nota Retur Beli dapat memiliki banyak obat dan satu jenis obat memiliki banyak Nota Retur Beli. Participation antara entity Obat dengan relasi “mempunyai” adalah partial participation artinya tiap satu jenis obat belum tentu mempunyai Nota Retur Beli sedangkan participation entity
Nota
Retur
Beli
dengan
relasi
“mempunyai”
adalah
total
participation artinya tiap Nota Retur Beli pasti mempunyai obat
Relasi “disesuaikan” antara entity Obat dan entity Adjustment bersifat M:N artinya satu adjustment dapat menyesuaikan banyak obat dan satu
jenis obat dapat disesuaikan oleh banyak adjustment . Participation antara entity Obat dengan relasi “disesuaikan” adalah partial participation artinya
satu jenis obat belum tentu dapat di adjustment sedangkan participation antara entity
Adjustment dengan
relasi
“disesuaikan”
adalah
total
participation artinya tiap adjustment yang dibuat menyesuaikan obat.
Relasi “dimiliki” antara entity Obat dengan weak entity History Harga bersifat 1:N artinya satu jenis obat dapat memiliki banyak history harga tetapi history harga dapat dimiliki oleh satu jenis obat. Participation antara entity Obat dengan relasi “dimiliki” adalah total participation artinya tiap history harga pasti dimiliki oleh satu jenis obat sedangkan participation
antara weak entity History Harga dengan relasi “dimiliki” adalah total participation artinya tiap satu jenis obat pasti memiliki history harga.
ERD berikut ini memiliki asumsi (1) obat yang dibeli oleh kosumen tidak dapat dikembalikan, (2) tidak ada obat racikan, (3) obat yang datang langsung diperiksa dan jika tidak sesuai dengan yang dipesan atau mengalami kerusakan maka akan langsung dikembalikan (retur)
Gambar 4.5 Entity Relationship Diagram
C. Tabel Mapping
Setelah ER-Diagram terbentuk, maka langkah selanjutnya adalah melakukan pemetaan kedalam basis data relational. Tabel maping yang didapat dari ER-Diagram Sistem Informasi Apotek Pontjol Semarang dapat dilihat dibawah ini : Ket: PK : Primary Key FK : Foreign Key 1. Pegawai Kode_Pegawai
Nama_Pegawai
Alamat_Pegawai
Telpon_Pegawai
PK 2. Nota Pembelian No_Nota Pembelian
Kode_PBF
Tanggal
Total
Kode_Pegawai PK(Pegawai)
PK 3. PBF Kode_PBF
Nama_PBF
Alamat_PBF
Telpon_PBF
No_Nota Pembelian
PK
PK(NB)
4. Obat Kode_Obat
Nama_Obat
Jenis_Obat
Harga_Beli
PK Stok_Toko
Stok_Gudang
Tgl_ Expired
Harga_Jual
5. Retur Pembelian No_Nota Retur Beli
Kode_PBF
Tanggal
No_Nota Pembelian PK(NB)
Tanggal
Stok_Real
PK 6. Adjustment No_ Adjustment
Stok_Hilang
PK 7. History Harga Harga_Lama
Harga_Baru
Kode_Obat PK(Obat )
Tgl_Ubah
8. Nota Pembelian_Detail (dimiliki) No_Nota Pembelian PK(NB)
Kode_Obat PK(Obat)
Jmlh_Pesan
Harga_Beli
Subtotal
9. Nota Retur Beli_Detail (Ada) No_Nota RB PK(NRB)
Kode_Obat PK(Obat)
Harga_Beli
Jmlh_Retur
Subtotal
10. Disesuaikan Kode_Obat PK(Obat)
No_ Adjustment PK( Adjustment )
Jumlah
Keterangan
D. Desain user interface User interface adalah bentuk tampilan dari program yang tampak
oleh user . User interface adalah bagian yang sangat penting karena merupakan media komunikasi antara program dengan user dan kebanyakan user menilai suatu program pertama kali dari tampilan atau interfacenya
(menarik atau tidak). Oleh karena itu sebelum membuat program terlebih
dahulu mendesain user interfacenya. Desain user interface dibagi menjadi dua bagian, yaitu : desain menu dan desain form. Berikut adalah penjelasan dari menu program yang telah dibuat a. Log-in : untuk masuk ke dalam program atau menu utama. User sudah ditentukan dan sudah dibatasi sesuai dengan perannya masingmasing. b. Menu utama 1. Master a. Obat : untuk melihat semua data obat-obat yang ada pada Apotek b. Supplier : untuk melihat semua data mengenai supplier (PBF)
c. Pegawai : untuk melihat semua data yang berhubungan dengan identitas dari pegawai 2. Transaksi a. Pemesanan Obat : untuk melihat data obat yang dipesan dan dapat merubahnya jika diinginkan b. Pembelian 1. Data pembelian : untuk melihat dan merubah data pembelian 2. Retur pembelian : untuk melihat dan merubah data retur pembelian c. Penjualan
c. Laporan 1. Obat : untuk melihat laporan data-data obat yang ada 2. Supplier : untuk melihat laporan data-data supplier yang ada
3. Pegawai : untuk melihat laporan data-data pegawai yang ada 4. Data pembelian a. Range waktu tertentu: untuk melihat laporan data pembelian pada waktu-waktu tertentu berdasarkan inputan waktu. b. Obat tertentu : untuk melihat laporan data pembelian berdasarkan obat tertentu. c. Supplier (PBF) : untuk melihat laporan data pembelian berdasarkan pemasok ( supplier ) tertentu. 5. Retur pembelian a. Range waktu tertentu: untuk melihat laporan data retur pembelian pada waktu-waktu tertentu berdasarkan inputan waktu. b. Obat tertentu: untuk melihat laporan data retur pembelian berdasarkan barang tertentu. c. Supplier (PBF): untuk melihat laporan data retur pembelian berdasarkan pemasok ( supplier ) tertentu. 6. Obat yang hampir habis (Stok minimum): untuk melihat obat dengan stok yang paling sedikit atau minimum.
7. History Harga: untuk melihat semua harga pada obat yang dijual dan melakukan pembaharuan jika terjadi perubahan d. Bantuan : untuk membantu user dalam menjalankan program ini e. Keluar : untuk keluar dari menu utama. Setelah keluar tampilan log-in akan muncul kembali
Tampilan user interface beberapa form yang dipakai dalam dapat dilihat pada gambar berikut ini : a. Form Log-in Form Log-in digunakan pada saat user pertama kali masuk ke dalam
aplikasi. User harus memasukkan user dan password -nya terlebih dahulu. Jika keduanya sesuai barulah user boleh menggunakan program ini lebih lanjut. Hal ini dibuat agar keamanan data terjaga. Pada form login terdapat textbox untuk mengisikan user dan password . Password yang diisikan akan tampil berupa karakter (*).
Kemudian pada form tersebut terdapat dua buah tombol ( button) yaitu OK dan Batal. Tombol OK berfungsi untuk konfirmasi user dan password yang diinputkan. Apabila user dan password sesuai dengan database, maka user dapat melanjutkan ke form utama. Sedangkan
bila ID pegawai dan password tidak sesuai akan muncul kotak peringatan dan user harus mengisikan kembali data yang benar. Tombol Batal berfungsi untuk membatalkan proses login ke dalam
sistem dan keluar program.
Rancangan untuk Form Login dapat
dilihat pada Gambar 25 Form Login APOTEK PONTJOL User: Password:
Gambar 4.6 Form Login
b. Menu utama OK
Register
Form utama merupakan hasil rancangan dari struktur menu yang
telah dijelaskan sebelumnya. Gambarnya dapat dilihat dibawah ini
Form utama
_ OX
APOTEK PONTJOL
Master
Transaksi
Laporan
Bantuan
Keluar
Gambar 4.7 Form Utama
c. Form Master Obat Form ini berisi mengenai data semua obat yang ada pada Apotek
Pontjol Semarang. Form ini dapat langsung diakses dari Form Utama dengan menekan pada menu master lalu memilih menu
obat. Form Master Obat digunakan user untuk melihat semua data
obat. Pada tampilan awal, user dapat melihat data seluruh obat, dimana pada form ini ditampilkan dalam bentuk form. Pada form ini disediakan
fasilitas
seperti
mengubah,
menghapus
ataupun
menambah data obat, sehingga jika user ingin mengubah data obat ini, baik itu menambah, mengubah, menghapus, user hanya menekan tombol-tombol yang sudah tersedia pada form ini. Tetapi pada form ini pegawai tidak akan dapat mengubah data yang ada karena tombol-tombol yang ada tersebut tidak diaktifkan. Ini dilakukan untuk menghindarkan dari kecurangan yang biasanya terjadi. Selain tombol-tombol tersebut, pada form ini juga disediakan fasilitas pencarian atau search berdasarkan pada Nama Obat dan Kode Obat. Selain itu juga terdapat fasilitas untuk menampilkan stok
minimum (berupa peringatan) dan untuk melihat obat yang mendekati stok minimum tersebut, user hanya menekan tombol Tampil. Namun, jika tidak ada obat dengan stok minimum, maka
tombol ini tidak bisa ditekan dan tombol kembali berfungsi untuk kembali kepada menu utama. Rancangannya dapat dilihat pada gambar berikut ini
APOTEK PONTJOL
Kode_Obt
Tambah Ubah
Nama_Obt
Jenis_Obt
Nm_Prshaan
Harga_Beli
Harga_Jual
Stok_Toko
Stok_Gdg
Tgl_Expired
INGAT!! ADA STOK MINIMUM (Ada stok minimum di gudang)
Hapus Tampilkan
Cari :
Gambar 4.8 Form Master Obat
History
Kembali
Form ini terdiri dari beberapa bagian didalamnya yaitu:
1.
Form Tambah Obat Form ini hanya dapat diakses melalui Form Master Obat. Form
ini berfungsi untuk menambah data obat. Jika semua data obat yang ada sudah dimasukkan kedalam form yang tersedia maka user harus menekan tombol Simpan sehingga data tersebut
tersimpan dan dapat ditampilkan pada Form Obat yang terdapat pada
Master
Obat
dan
apabila
user tidak
jadi
untuk
memasukkan data obat maka dapat menekan tombol Batal. Rancangannya dapat dilihat pada gambar berikut ini
APOTEK PONTJOL Kode_Obt Nama_Obt Jenis_Obt Nm_Prshaan Harga_Beli Harga_Jual Stok Toko Stok Gudang Tgl_Expired
Batal
Gambar 4.9 Form Tambah Obat
Simpan
2.
Form Update Data Obat (Ubah) Form ini memiliki bentuk yang sama dengan Form Tambah
Obat hanya disini terdapat tombol Ubah untuk mengubah data
obat yang sudah ada. Setelah user mengisi form tersebut maka tekan tombol Simpan untuk menyimpannya kembali 3.
Form History Harga Form ini berfungsi untuk melihat semua harga obat yang ada
(khususnya untuk obat yang kerap mengalami perubahan harga). Form ini dapat diakses dari Form Master Obat dengan menekan
tombol History atau dapat dilakukan langsung melalui Form Utama dengan memilih laporan maka akan terdapat beberapa
pilihan salah satunya adalah History Harga. Lalu user menekan tombol ini maka akan keluar Form History Harga. Pada form ini tersedia fasilitas untuk mencari kode obat yang ada dan jika user sudah memasukkan kode obat maka harga obat akan keluar. Selain itu user dapat juga melakukan perubahan harga tersebut dengan menekan tombol Ubah maka kolom harga baru dapat digunakan karena jika user tidak menekan tombol ubah maka kolom harga baru tidak dapat digunakan. Setelah semua form diisi dengan lengkap maka user menekan OK sehingga data akan tersimpan
APOTEK PONTJOL Tanggal
Kode_Obt
Nama_Obt
Harga_BL
Tambah
Keluar
Harga_BB
Hapus
Gambar 4.10 Form History Harga
d. Form Supplier (PBF) Form ini dapat diakses dari Form Utama dengan menekan pada
menu master dan menekan menu supplier. Form Master Supplier digunakan user untuk melihat dan mengubah data supplier . Pada tampilan awal ini, user dapat melihat data seluruh supplier pada form supplier yang ditampilkan. Jika user ingin mengubah data supplier
dengan menambah (tekan tombol Tambah), mengubah (tekan tombol Ubah) ataupun menghapus (tekan tombol Hapus) sehingga user hanya menekan tombol-tombol yang sudah tersedia pada form
ini dan tombol Kembali untuk kembali pada menu utama. Pada form ini juga disediakan fasilitas pencarian berdasarkan pada nama dan kota dimana supplier berada. Rancangannya dapat dilihat pada gambar berikut ini
APOTEK PONTJOL Kode_Supplier
Nama_Supplier
Alamat
Tambah
Ubah
Telpon
Hapus
Cari : Gambar 4.11 Form Master Supplier
Form ini memiliki beberapa bagian didalamnya yaitu :
1.
Form Tambah Supplier Form ini berfungsi untuk menambah data supplier . Form ini
hanya bisa diakses melalui Form Master Supplier lalu tekan tombol Tambah. Setelah data pada form ini diisi, maka user harus menekan tombol Simpan, setelah itu data yang telah ditambah tadi dapat dilihat pada tabel supplier pada Form Master Supplier. Rancangannya dapat dilihat pada gambar
dibawah ini
APOTEK PONTJOL Kode Supplier
:
Nama Supplier
:
Alamat Supplier : Telpon Supplier :
Batal
Kembali
Gambar 4.12 Form Tambah Supplier
2.
Form Update Supplier (Ubah) Form ini strukturnya sama dengan Form Tambah Supplier,
hanya form ini berfungsi untuk mengubah data supplier yang telah ada. Form ini juga tidak bisa diakses secara langsung dari Form Utama, tetapi harus diakses dari Form Master terus pilih supplier maka akan muncul Form Master Supplier lalu tekan
tombol ubah. E. Pembuatan Database
Implementasi Database dilakukan dengan menggunakan Microsoft Access 2003. Database ini terdiri dari 15 tabel yang dibuat berdasarkan tabel
hasil proses mapping dari ER-Diagram Sistem Informasi Apotek Pontjol. Setiap tabel memiliki field yang menentukan data apa saja yang akan disimpan. Struktur field dari setiap tabel juga dibuat berdasarkan proses maping yang telah dilakukan. Berikut ini adalah tabel-tabel yang dibutuhkan
dalam database Apotek Pontjol yang dibuat berdasarkan hasil dari maping ER-Diagram. Tabel-tabel tersebut antara lain : 1. Tabel Obat (berisi mengenai data-data dari tiap obat yang ada) 2. Tabel login (berisi field mengenai login) 3. Tabel PBF (berisi field mengenai PBF di Apotek) 4. Tabel pegawai (berisi field mengenai pegawai) 5. Tabel Nota Beli (berisi field pembelian yang dilakukan) 6. Tabel Nota Beli detai (berisi field pembelian dengan detail) 7. Tabel Retur Beli (berisi field retur pembelian yang telah dilakukan) 8. Tabel Retur Beli detail (berisi field retur beli dengan detail) 9. Tabel History Harga (berisi field sejarah harga dari tiap jenis obat) F. Implementasi Program
Berdasarkan masalah yang telah diuraikan pada BAB I dan flowchart sistem informasi yang menggambarkan proses yang terjadi pada
Apotek Pontjol Semarang, disadari bahwa perancangan sistem informasi khususnya
untuk
transaksi
pembelian
perlu
dilakukan
perbaikan.
Rancangan sistem informasi tersebut dijabarkan dalam bentuk form yang dijalankan melalui suatu program, dimana form yang dibuat adalah prosesproses yang berkaitan dengan transaksi pembelian dari Apotek Pontjol Semarang. Proses-proses tersebut terdiri dari (1) pencarian data supplier untuk melakukan pemesanan, (2) pencarian harga obat dan perubahannya untuk memperlancar transaksi yang dilakukan, dan (3) pencarian tanggal
kadarluarsa obat untuk meminimalisasi terjadinya kerugian karena obat yang harus dibuang. Berikut akan diuraikan mengenai rancangan sistem informasi yang telah dibuat dan juga pembahasannya untuk memperbaiki transaksi pembelian yang dilakukan oleh Apotek Pontjol Semarang. Sebelum dapat masuk kepada form yang dibutuhkan, user harus mengisi terlebih dahulu data pada form Login. Setelah form Login diisi dengan benar maka tampilan menu utama akan tampil. Bentuk form Login dan Form Menu Utama dapat dilihat dibawah ini
Gambar 4.12 Form Login ( implementasi) Form ini dibuat untuk menjaga keamanan data yang ada. Oleh sebab itu
seseorang yang ingin membuka program ini harus memasukkan user dan password pada Form Login ini. Untuk pegawai dan pemilik dari Apotek
memiliki password sendiri karena jika pegawai yang membuka form-form
yang ada, mereka hanya dapat melihat dan menambah. Untuk tombol Ubah dan Hapus di non-aktifkan. Setelah memasukkan password dengan benar maka Form Master Utama akan muncul dan selanjutnya user dapat memilih form yang
diinginkan. Berikut adalah bentuk Form Master Utama.
Gambar 4.14 Form Master Utama 1. Rancangan Sistem Informasi untuk data supplier
Sistem ini dibuat untuk melihat semua data supplier (PBF) yang telah melakukan kerjasama dengan Apotek Pontjol. Data supplier ini ditampilkan dalam bentuk form yang berisi mengenai identitas supplier yang diperlukan . Melalui form ini pemilik Apotek Pontjol
Semarang dapat mengetahui identitas supplier (PBF) dengan waktu yang
cepat
apabila
pada
saat
diperlukan
untuk
melakukan
pemesanan kembali. Tampilan Form Supplier dapat dilihat dibawah ini.
Gambar 4.15 Form Master Supplier Form ini dilengkapi dengan tombol-tombol sebagai berikut :
a. Tombol Hapus digunakan untuk menghapus data supplier yang sudah tidak diinginkan dengan memilih baris yang akan dihapus. Sebelum data tersebut dihapus maka akan keluar perintah untuk memastikan lagi apakah data tersebut ingin dihapus. Setelah user menjawab
peringatan tersebut maka data akan terhapus. Tampilan form tersebut dapat dilihat pada gambar dibawah ini
Gambar 4.16 Form Hapus Supplier b. Tombol Tambah digunakan jika user ingin menambah data supplier .
Setelah mengisi data dengan lengkap maka user menekan tombol Simpan. Setelah itu akan keluar pemberitahuan bahwa ‘Data Telah
Tersimpan’. Tetapi jika user tidak mengisi data dengan lengkap maka akan keluar peringatan bahwa ‘Data tidak terisi dengan lengkap’ dan user tidak akan dapat menyimpan data. Jika proses Tambah supplier
sukses maka data supplier yang baru ditambah dapat dilihat pada Form Master Supplier.
Gambar 4.17 Form Tambah Supplier c. Tombol Ubah digunakan untuk mengubah data supplier yang ada
dengan memilih baris yang ingin dirubah. Tampilan form untuk mengubah data supplier sama dengan form untuk menambah data supplier , tapi pada form Ubah supplier, form sudah terisi dengan data
yang ingin diubah. Setelah user mengubahnya maka user dapat menyimpannya dengan menekan tombol Simpan
Selain tombol-tombol untuk mengubah data sesuai yang diinginan, pada form ini juga ada fasilitas untuk mencari data dengan memasukkan NAMA SUPPLIER atau KODE SUPPLIER sehingga keterangan mengenai supplier yang diinginkan dapat diperoleh dengan cepat. Ini dibuat untuk mengantisipasi apabila data supplier yang ada berjumlah banyak. 2. Rancangan Sistem Informasi untuk data obat
Sistem ini dibuat untuk melihat semua data obat yang ada pada Apotek Pontjol Semarang. Data ini ditampilkan dalam bentuk form yang berisi mengenai keterangan dari semua obat yang ada. Melalui tampilan form ini data obat yang ada akan lebih mudah untuk dicari apabila dibutuhkan. Keterangan mengenai tanggal expired setiap obat yang ada dapat langsung dilihat pada form ini, sehingga pemilik Apotek Pontjol Semarang dapat mengetahi dengan cepat tanggal dari setiap obat yang ada. Tampilan Form Master Obat dapat dilihat pada gambar dibawah ini
Gambar 4.18 Form Master Obat
Pada form ini dilengkapi dengan tombol-tombol yang hampir sama dengan Form Master Supplier. Tombol-tombol tersebut terdiri dari :
1. Tombol Tambah yang digunakan untuk menambah data pada obat, jika Apotek memiliki obat baru yang tidak ada didaftar dan data tersebut harus disimpan untuk memudahkan dalam melakukan pencarian ulang jika dibutuhkan. Untuk menyimpan data obat yang baru, user harus mengisi Form Tambah Obat dengan lengkap karena
jika tidak maka akan muncul peringatan ‘Maaf Data Anda Tidak Lengkap’ dan data obat tersebut tidak akan dapat tersimpan. Tetapi
jika data diisi dengan lengkap dan proses Tambah Obat sukses, maka user dapat melihat data yang baru disimpan pada Form Master Obat.
Jika user tidak jadi dalam melakukan penambahan obat, maka user dapat menekan tombol BATAL dan tampilan form kembali pada Form Master Obat.
Gambar 4.19 Form Tambah Obat
2. Tombol Hapus yang digunakan untuk menghapus data yang sudah tidak diperlukan lagi. User memilih baris yang akan dihapus lalu klik
tombol Hapus, maka sebelum data tersebut terhapus maka user akan diperingatkan dengan muncul peringatan ‘Apakah Anda Yakin Menghapus Data Ini’. Apabila user menyetujui maka data tersebut
akan terhapus.
Gambar 4.20 Form Master Obat (Hapus Data)
3. Tombol Ubah yang digunakan jika data obat yang ada mengalami perubahan 4. Tombol Tampil. Tombol ini akan aktif apabila ada stok digudang yang hampir habis, sehingga di form akan keluar peringatan ‘Ada
Stok Minimum di Gudang’ dan untuk melihat obat apa yang
mendekati stok minimum tersebut, user menekan tombol Tampil , maka tampilan form dapat dilihat pada gambar xx, dimana obat yang ditampilkan memiliki stok minimum kurang dari 5 digudang. Jika setelah melihat dan ingin kembali kepada Form Master Obat user menekan tombol Kembali.
Gambar 4.21 Form Master Obat (Tampil Stok)
5. Tombol History. Tombol ini digunakan untuk melihat perubahanperubahan harga obat yang pernah terjadi. Pada form ini juga disediakan fasilitas untuk mencari sehingga jika jumlah obat yang mengalami perubahan banyak, maka user tidak perlu mencari satu persatu, tinggal memasukkan nama obat pada kolom Cari. Selain itu pada Form History Harga juga memiliki tombol-
tombol yang sama dengan form yang lain.
Gambar 4.22 Form History Harga
1. Tombol Tambah untuk menambah data obat yang mengalami perubahan harga.setelah user memasukkan data dengan lengkap maka akan keluar pernyataan bahwa ‘DataTelah Tersimpan’. Setelah keluar pernyataan yang menyatakan data tersimpan, maka akan keluar pernyataan selanjutnya ‘Apakah Anda Akan Input Lagi’. Jika tidak maka data yang tersimpan akan tampil pada Form History Harga. Jika user ingin melakukan penginputan kembali maka Form Tambah History Harga harus diisi dengan lengkap. Berikut adalah tampilan
dari Form Tambah History Harga
Gambar 4.23 Form Tambah History Harga
2. Tombol HAPUS digunakan untuk menghapus data yang dianggap sudah tidak diperlukan. User disini hanya memilih basris mana dari data yang ada yang akan dihapus. Tampilan form sama dengan tampilan Tambah History Harga dengan peringatan ‘Apakah Anda Yakin Menghapus Data ini’ 3. Tombol Keluar digunakan untuk keluar dari Form History Harga dan kembali kepada Form Master Utama. Jika user tidak mengerti mengenai kegunaan tiap form yang ada, pada program ini juga disediakan Bantuan untuk memudahkan user dalam menjalankannya. Disini user tinggal memilih form mana yang tidak mengerti kemudian, keterangan mengenai form tersebut akan keluar. Berikut adalah tampilan dari Form Bantuan.
Gambar 4.24 Form Bantuan PEMBAHASAN
Proses perancangan ini dimulai dengan mengenali kebutuhan, karena apotek membutuhkan waktu percepatan dalam melakukan proses kegiatan operasionalnya(penjualan, pengecekan stok, pengadaan obat, mencari dan memilih PBF, pembuatan, distribusi dan pemberian informasi tentang obat). Proses ini dilanjutkan dengan pengumpulan dan pemilihan solusi yang paling tepat berdasar kebutuhan karena dilihat dari kecepatan dalam melakukan proses maka penggunaan sistem informasi berbasis teknologi
(komputer) akan sangat membantu. Perencanaan biaya juga merupakan hal yang perlu diperhatikan karena akan dibutuhkan beberapa peralatan bantuan untuk menunjang kegiatan yang akan dilakukan dan biaya-biaya cadangan untuk hal yang tidak diinginkan terjadi kemudian dilanjutkan dengan penerapan dengan meng install program yang sudah dibuat dan membeli peralatan yang dibutuhkan Dalam rancangan Sistem Informasi diatas, kegiatan operasional pada Apotek Pontjol Semarang khususnya pada kegiatan-kegiatan untuk melakukan pembelian kembali kepada supplier mengalami perubahan. Kegiatan operasional Apotek Pontjol Semarang tidak lagi dilakukan dengan cara yang manual melainkan sudah dilakukan secara terkomputerisasi. Penggunaan Sistem Informasi ini bertujuan untuk menyimpan dan mengolah data dengan lebih baik dan tentunya akan menimbulkan dampak yang lebih baik daripada proses yang dilakukan sebelumnya khususnya pada proses transaksi pembelian di Apotek Pontjol Semarang. Berikut adalah dampak penggunaan sistem informasi tersebut : Dengan adanya Sistem Informasi, Apotek Pontjol Semarang dapat lebih mudah untuk melakukan transaksi pembelian khususnya pemesanan kepada supplier . Melalui suatu sistem informasi data-data
supplier
(identitas) yang dulunya tidak tertata dengan baik dan harus mencari satu persatu melalui faktur pembelian menjadi tersusun dengan rapi dan lebih mudah untuk dicari terutama pada supplier (Pedagang Besar Farmasi) yang
pernah bekerja sama dengan Apotek Pontjol Semarang. Hal ini tentunya akan menyingkat waktu yang dibutuhkan untuk pemilihan supplier yang tepat atas obat yang ingin dipesan. Mencari dan memilih supplier merupakan sumber pembelian dan kegiatan yang penting dalam pembelian. Kegiatan ini tidak hanya meliputi mencari dan memilih siapa pemasok tetapi tempat, kualitas produk, waktu pengiriman dan harga yang ditawarkan merupakan hal-hal yang harus dipertimbangkan dengan kebutuhan perusahaan. Oleh sebab itu sistem informasi yang dirancang untuk Apotek Pontjol Semarang memudahkan pemilik dalam mencari dan memilih
supplier yang tepat dengan
pertimbangan yang disesuaikan dengan kebutuhan Apotek dalam waktu yang singkat. Sehingga kegiatan operasional tidak terhambat karena tidak adanya obat yang dibutuhkan dan tentunya data supplier dapat digunakan untuk jangka waktu yang panjang karena tersimpan dengan baik dan tidak membutuhkan tempat yang khusus dalam penyimpanannnya. Selain memudahkan dalam mencari data supplier, Sistem Informasi yang dirancang juga memudahkan untuk melihat tanggal expired dan harga dari tiap obat yang ada. Melalui form obat semua data obat dapat dilihat semua dengan waktu yang cepat. Jika ada obat baru pemilik tinggal memasukkan data obat tersebut pada form yang tersedia dengan lengkap maka data tersebut akan tersimpan (tidak membutuhkan kartu yang banyak untuk mencatatnya). Dengan memasukkan tanggal expired, pemilik dapat
mengontrol obat-obatan yang ada sehingga dapat meminimalisasi obat yang rusak (kadaluarsa). Melalui form obat ini para pegawai dapat melihat semua harga obat yang ada sehingga transaksi penjualan dapat dilakukan dengan baik dan Apotek Pontjol Semarang dapat memberikan layanan yang cepat. Hal ini sangat penting bagi Apotek karena jika keadaaan pasien dalam keadaan yang tidak baik maka layanan yang cepat diperlukan dan bila ada konsumen yang hanya tanya mengenai harga obat dapat langsung dijawab sedangkan untuk obat apabila obat yang ada memiliki jarak 1 tahun dari tanggal expired maka dapat menurunkan nilai jual dan manfaat dari obat tersebut dan ini tentunya akan merugikan (dibuang) karena obat yang rusak tidak dapat dikembalikan kecuali pada hari pemesanan dilakukan. Keadaan ini mengacu kepada fungsi pembelian, karena pembelian tidak hanya berfungsi untuk melakukan pengadaan barang atau bahan baku tetapi juga pengendalian kualitas dan peningkatan layanan. Oleh karena itu menjaga dan meningkatkan kualitas dan layanan merupakan cara untuk mengantisipasi dan melampaui harapan konsumen. Hal ini juga merupakan pendorong untuk memajukan perusahaan dan dapat dijadikan cara yang paling ampuh untuk mempertahankan pangsa pasar. Pada berbagai jenis perusahaan baik yang bergerak pada bidang jasa, dagang dan manufaktur diperlukan sejumlah barang tertentu untuk digunakan dalam mendukung operasional perusahaan tersebut sehari-
harinya yang disebut dengan inventory dan inventory ini merupakan aktiva dari perusahaan. Sesuai dengan pendapat Stevenson (2005:483) yang menyatakan bahwa, “Good inventory manajement is important for the successfull operation of
most businesses and their supply chain. Poor inventory
manajement hampers operation, diminishes customer satisfaction and increases operating cost.” Yang artinya bahwa inventory manajemen yang
baik merupakan hal yang penting untuk kesuksesan operasional dalam suatu bisnis dan supply chainnya. Sedangkan untuk inventory yang buruk akan menghalangi operasional perusahaan, mengurangi kepuasan konsumen dan meningkatkan biaya operasional. Sehingga dengan rancangan sistem informasi pembelian ini semakin memudahkan pimpinan Apotek Pontjol Semarang untuk mengambil keputusan mengenai reorder terhadap obat-obatan yang ada. Hal tersebut dapat terwujud karena pimpinan dapat memperoleh informasi dengan cepat dan akurat mengenai inventory yang ada. Dengan melihat form Obat dimana didalamnya tersedia fasilitas berupa peringatan jika stock yang ada mendekati
stok
minimum,
sehingga
pimpinan
dapat
langsung
memasukkannya kedalam nota pesan obat-obatan yang harus dibeli dan menghubungi supplier yang tepat. Hal ini tentunya akan menghindarkan Apotek Pontjol Semarang dari kehabisan stock dan kelebihan stok obat dan Apotek Pontjol Semarang dapat memberikan layanan yang lebih baik
