DESKRIPSI ANALISA PENJUALAN PADA APOTEK “KIMIA FARMA”
Disusun untuk memenuhi tugas II matakuliah Rekayasa Perangkat Lunak
Oleh : Agus Widyatama Arisman A Devia Siswati M Dwi Cahyawati Elicia Ju Juniar Elis Khulaeli Y
(0600910005) (0600910018) (0600920027) (0600920031) (0600920036) (0600920037)
JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2008
1
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Latar belakan belakang g masalah masalah
Pada Pada masa masa glob global alia iasi, si,co comp mpute uterr suda sudah h meru merupa paka kan n kebu kebutu tuha han n sebag sebagai ai penunjang
untuk
mempermudah
pekerjaan
terutama
untuk
sebuah
alat alat
instansi
pemerintahan atau perusahaan,misalnya apotik kimia farma.komputer telah menjadi alat yang sangat penting dalam pengolahan data untuk menghasilkan informasi yang cepat dan akurat.
Apotik kimia farma adalah sebuah apotik yang terlengkap dan dipercayakan oleh beberapa dokter.apotik ini telah memakai computer dalam kegiatan sehari-hari.tetapi hanya bagian tertentu saja yang menggunakan computer dan software yang digunakan pun hanya software paket Ms office yaitu Ms Acces.sehingga dalam pengolahan data mencapai hambatan terutama pada bagian gudang.salah satu informasi yang sangat penting di dalam apotik tersebut adalah pengolahan data persediaan barang .
Salah Salah satu tugas tugas dari dari pengol pengolaha ahan n data data persed persediaan iaan barang barang Apotik Apotik Kimia Kimia Farma Farma adalah
mendata mendata dan menghitung menghitung keseluruhan keseluruhan dan proses pendataan pendataan penghitung penghitungan an
tersebut tersebut dilakukan dilakukan dengan software software dengan dengan database database yang sangat sederhana,se sederhana,sehingg hinggaa informai yang dihasilkan tidak akurat karma banyak kemungkinan kesalahan dalam proses pendataan dan perhitungan tersebut.oleh karena itu sebagai alternative untuk pemecahan dari masalah pengarsipan,perlu kiranya perancangan database yang lebih baik dari sufware yang digunakan.
1.2 Maksud Maksud Dan Tujuan Tujuan Peneliti Penelitian an
Maksud Dan Tujuan dari pelaksanaan tugas adalah salah satunya untuk memenuhi syarat dalam penyelesaian program rekayasa perangkat lunak .Adapun tujuan lain dari pelaksanaan tugas ini adalah : 1. mempermud mempermudah ah proses proses penerimaan penerimaan dan pengeluaran pengeluaran barang
2
2. mengha menghasilk silkan an peneri penerimaa maan n dan pengelu pengeluaran aran barang barang yang yang akurat akurat,re ,releva levan n dan tepat waktu 3. mening meningkat katkan kan kualit kualitas as informasi informasi yang yang dihasilk dihasilkan an 4. memb memban angu gun n pera perang ngka katt luna lunak k untu untuk k memb memban antu tu user user dala dalam m meng mengol olah ah data data persediaan barang di apotik kimia farma
1.3 Indentifikasi Masalah
Staf persediaan barang yang biasanya melakukan pemeriksaan terhadap barang atau cont contro roll stok stok baran barang g yang yang akan akan dipe dipesan san oleh oleh kons konsum umen en apak apakah ah sesua sesuaii deng dengan an permintaan atau tidak, penanganan yang menggunakan cara manual memerlukan banyak waktu sehingga tidak efisien lagi. Untuk system persediaan barang dan pengendalian control stok barang ini memerlukan aplikasi yang khusus, masalah utama yang dihadapi yaitu : 1.
suli sulitt dipe dipero role leh h info inform rmas asii meng mengen enai ai pene peneri rima maan an dan dan peng pengel elua uara ran n bara barang ng secara tepat waktu
2.
info inform rmasi asi perse persedi diaa aan n baran barang g yang yang diper diperol oleh eh dari dari bagi bagian an guda gudang ng seri sering ng tida tidak k akurat.
3.
volu volume me data data yang yang cuk cukup up bes besar ar sehi sehing ngga ga meny menyul ulit itkan kan dal dalam am penc pencari arian an data data persediaan barang.
1.4 Batasan
Masalah
Berdasarkan permasalahan dari data diatas yaitu system pengolahan data persediaan barang apotik kimia farma , maka masalah dibatasi hanya meliputi : 1. informasi informasi pencatatan pencatatan,, penerimaan penerimaan dan pengelu pengeluaran aran data data stok barang barang meliputi: meliputi: a. transaksi pembelian barang b. transaksi penjualan barang /faktur penjualan 2.
laporan pembelian dan penjualan barang untuk periode bulanan.
3. laporan laporan persediaan persediaan barang untuk untuk periode periode bulanan bulanan
3
1.5 Metodologi Penelitian
Metodologi penelitian merupakan suatu proses yang digunakan untuk memecahkan suatu suatu masal masalah ah secara secara logi logis, s, dima dimana na meme memerl rluk ukan an data data - data data untu untuk k mend menduk ukun ung g terla terlaks ksan anan anya ya suat suatu u
pene peneli litia tian. n.met metod odol olog ogii
ini ini
akan akan dije dijelas laska kan n
dala dalam m
bent bentuk uk
pengumpulan data dan metode pengembangan pengembangan system
1.5.1
Metode Pengumpulan Data
Metode yang digunakan dalam pengumpulan data untuk membuat laporan tugas akhir ini antara lain :
1. rise risett lap lapan ang gan yaitu riset yang dilakukan dengan cara mendatangi tempat kerja kerja praktek dan pengumpulan datanya dilakukan langsung langsung melalui responden 2. observasi yaitu dengan cara melakukan pengamatan langsung dan memperhatikan serta meneliti proses pekerjaannya 3. wawancara yaitu melakukan tanya jawab langsung kepada pihak yang berkepentingan. 4. rise risett perp perpus usta taka kaan an yaitu dilakukan dengan cara membaca buku-buku yang ada di perpustakaan dan sumber lain yang berhubungan dengan objek permas alahan yang dibahas.
1.5.2
Metode Pengembangan Perangkat Lunak
Pengem Pengemban bangan gan system system inform informasi asi perlu perlu diguna digunakan kan metodo metodolog logii sebaga sebagaii pedoman bagaimana dan apa yang harus dilakukan selama melaksnakan pengembangan system.adapun
pengembangan system
yang digunakan adalah
paradigma waterfall (classic classical al life life cicle cicle). Tahapa Tahapan-ta n-tahap hapann annya ya adalah adalah sebaga sebagaii berikut :
4
Keterangan : 1.
rekayasa
perangkat
lunak
(system
enginerring),
melakukan
pengumpulan data dan penetapan kebutuhan semua elemen system 2.
requirements analysis, melakukan analisis terhadap permasalahan yang
dihadapi dan menetapkan kebutuhan perangkat lunak, fungsi performsi dan interfacing 3.
design, menetapkan domain informasi untuk perangkat lunak, fungsi dan
interfacing 4.
coding (implementasi), pengkodean yang mengimplementasikan hasil
desain ke dalam kode atau bahasa yang dimengerti oleh mesin lomputer dengan menggunakan bahasa pemrograman tertentu. 5.
testing ( pengujian ) , kegiatan untuk melakukan pengetesan program yang
sudah dibuat apakah sudah benar atau belum di uji dengan cara manual.jika testing sudah benar maka program boleh digunakan 6.
maintenance ( perawatan ) , menangani perangkat lunak yang sudah
selesai supaya dapat berjalan lancar dan terhindar dari gangguan-gangguan yang dapat menyebabkan kerusakan.
5
1.6 Sistematika Penulisan Laporan
Agar hasil penelitian ini dapat digunakan semaksimal mungkin maka secara garis besar kami menyajikan laporan ini dalam 6 (enam) bab, yang setiap isi babnya adalah sebagai berikut : BAB I : Pendahuluan
Bab
ini
berisi
tentang
latar
belakang
masalah,maksud
dan
tujuan,indentifikasi masalah,batasan masalah dan metodologi penelitian. BAB II: Landasan teori
Bab ini menjelaskan tentang pengertian atau teori-teori yang digunakan sebagai penjelasan dari permasalahan yang dibahas BAB III: Analisis system
Bab ini menjelaskan tentang gambaran umum apotik atau objek penelitian tersebut,pendeskripsian masalah tersebut,pendeskripsian system yang sedang berjalan,penganalisian dokumen dan system yang sedang berjalan di dalam pengolahan data persediaan obat atau barang . Disini juga dituliskan tentang pembangunan perangkat lunak sesuai dengan metodologi pengembangan yang dipakai serta menjelaskan dan menyajikan kesimpulan analisis dengan hasil berupa diagram analisis yaitu DFD dan flow map. BAB IV: Perancangan system
Bab ini menjelaskan tentang flow map ( alur dokumen ) , data flow diagram ( DFD) , entity relationship diagram ( ERD) perancangan data base , perancangan spesifikasi rinci yg terdiri atas struktur program , struktur menu , format masukan dan format keluaran. BAB V: Implementasi system
Bab ini berisi tentang pemilihan bahasa program, kebutuhan alat dan spesifikasi perangkat keras , fasilitas program . BAB VI: Kesimpulan dan saran
Bab ini merupakan bab penutup tentang kesimpulan dari seluruh laporan dan saran dari penulis .
6
BAB II LANDASAN TEORI
2.1
Rekayasa Perangkat Lunak
Rekayasa perangkat lunak adalah disiplin ilmu yang membahas semua aspek produksi perangkat lunak, mulai dari tahap awal spesifikasi sistem sampai pemeliharaan sistem setelah digunakan (Sommerville, 2003). Pada definisi ini, ada dua istilah kunci yaitu:
(1)
Disiplin rekayasa, perekayasa membuat suatu alat bekerja. Menerapkan
teori, metode, dan alat bantu yag sesuai, selain itu mereka menggunakannya dengan selektif dan selalu mencoba mencari solusi terhadap permasalahan, walaupun tidak ada teori atau metode yang mendukung. Perekayasa juga menyadari bahwa mereka harus bekerja dalam batasan organisasi dan keuangan, sehingga mereka berusaha mencari solusi dalam batasan-batasan ini. (2) Semua aspek produksi perangkat lunak, rekayasa perangkat lunak tidak hanya berhubungan dengan proses teknis dari pengembangan perangkat lunak tetapi juga dengan kegiatan seperti manajemen proyek perangkat lunak dan pengembangan alat bantu, metode, dan teori untuk mendukung produksi perangkat lunak. Secara umum, rekayasa perangkat lunak memakai pendekatan sistematis dan terorganisasi terhadap pekerjaan mereka karena cara ini seringkali paling efektif untuk menghasilkan perangkat lunak berkualitas tinggi. Namun demikian, rekayasa ini sebenarnya mencakup masalah pemilihan metode yang paling sesuai untuk satu set keadaan dan pendekatan yang lebih kreatif, informal terhadap pengembangan yang mungkin efektif pada beberapa keadaan. Pengembangan informal sangat cocok untuk pengembangan sistem e-commerce web membutuhkan gabungan keahlian perangkat lunak dan perancangan grafis.
2.1.1
Proses Perangkat Lunak
Proses perangkat lunak adalah serangkaian kegiatan-kegiatan dan hasil-hasil relevannya yang menghasilkan perangkat lunak. Kegiatan-kegiatan ini sebagian
7
besar dilakukan perekayasa perangkat lunak. Ada empat kegiatan proses dasar yang umum bagi seluruh kegiatan proses perangkat lunak. Kegiatan-kegiatan ini adalah : (1)
Spesifikasi perangkat lunak, fungsionalitas perangkat lunak dan batasan kemampuan operasinya harus didefinisikan
(2)
Pengembangan perangkat lunak, perangkat lunak yang memenuhi spesifikasi tersebut harus diproduksi.
(3)
Validasi perangkat lunak, perangkat lunak harus divalidasi untuk menjamin bahwa perangkat lunak melakukan apa yang diinginkan oleh pelanggan.
(4)
Evolusi perangkat lunak, perangkat lunak harus berkembang untuk memenuhi kebutuhan pelanggan yang berubah-ubah. Proses perangkat lunak yang berbeda mengatur kegiatan ini dengan cara berbeda dan dijelaskan dengan tingkat kerincian yang berbeda pula. Waktu kegiatan bervarias, sebagaimana hasilnya. Pegaturan yang berbeda dapat menggunakan proses yang berbeda untuk menghasilkan produk dengan jenis yang sama. Namun demikian, untuk beberapa jenis aplikasi tertentu, beberapa proses lebih sesuai dari yang lainnya jika digunakan proses yang tidak sesuai, maka kualitas penggunaan produk perangkat lunak yang akan dikembangkan tersebut mungkin berkurang.
2.1.2
Model Proses Perangkat Lunak
Model proses pengembangan perangkat lunak adalah sebagai berikut : (1) Model air terjun (waterfall). Model ini mengambil kegiatan proses dasar seperti spesifikasi, pengembangan, validasi dan evolusi, dan merepresentasikannya sebagai fase-fase proses yang berbeda seperti spesifikasi persyaratan, perancangan perangkat lunak, implemetasi, pengujian dan seterusnya. (2) Pengembangan evolusioner. Pendekatan ini berhimpitan dengan kegiatan spesifikasi, pengembangan, dan validasi. Suatu sistem awal dikembangkan dengan cepat dari spesifikasi abstrak. Sistem ini kemudian diperbaiki dengan masukan dari pelanggan untuk menghasilkan sistem yang memuaskan bagi kebutuhan pelanggan. (3) Pengembangan sistem formal. Pendekatan ini didasarkan atas pembuatan spesifik sistem matematis dan pentransformasian spesifikasi, dengan memakai
8
metode matematis untuk membangun program. Verifikasi komponen sistem dilakukan dengan membuat argumen matematis yang disesuaikan dengan spesifikasi. Pengembangan berdasarkan pemakaian ulang. Pendekatan ini didasarkan atas adanya komponen yang dapat dipakai untuk jumlah yang signifikan . Proses pengembangan sistem terfokus pada integrasi komponen-komponen ini ke dalam suatu sistem dan bukan mengembangkan dari awal.
2.2 Pengertian System
Suatu system harus mempunyai sasaran, tujuan,komponen-komponen yang saling berinteraksi satu sama lainnya sehingga dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan.Ada dua kelompok pendekatan yang dapat didefinisikan dalam suatu system yang menekankan pada prosedurnya dan menekankan pada elemen. System adalah suatukesatuan dari elemen yang saling berkait yang digunakan untuk mencapai tujuan tertentu.untuk lebih jelasnya,akan uraikan pengertian pengertian system menurut para ahli Menurut mulyadi(1997) system adalah sekelompok unsure yang erat hubungannya satu dengan yang lainnya yang berfungsi sama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.system dibuat untuk menengani sesuatu yang berulang kali atau secara rutin terjadi.
2.3 Pengertian Pengolahan Data Sebelum
membahas
pengertian
pengolahan
data
alangkah
baiknya
mengetahui apa arti data dan informasi.data adalah keterangan mengenai fakta suatu objek (manusia, benda, peristiwa) yang diwakili dengan symbol(huruf, kalimat, angka, gambar, suara) yang belum diolah menjadi informasi.dari proses pengolahan data tersebutlah yang akan dihasilkan informasi sebagai output.suatu output dari pengolahan data merupakan informasi apabila output tersebut dapat berguna bagi pemakainya. Untuk menghasilkan informasi dari data-data yang relevan harus melalui suatu system yang disebut sebagai system pengolahan data.system pengolahan data
9
meliputi sejumlah proses,peralatan dan tenaga pelaksanaan yang saling berhubungan dan berkaitan. Pengolahan
data
sebagai
serangkaian
operasi
atas
informasi
yang
direncanakan , guna mencapai tujuan atau hasil yang diinginkan.unsure-unsur dalam pengolahan data yaitu membaca, menulis dan mengetik, mencatat dan mencetak, menyortir, menyampaikan atau memindahkan, menghitung, membandingkan dan menyimpan. Definisi pengolahan data adalah suatu bahan mentah yang diolah sedemikian rupa sehingga menghasilkan suatu informasi
2.3.1 Siklus Pengolahan Data
Siklus pengolahan data baik yang manual maupun yang menggunakan computer mengalami sikllus pengolahan data yang terdiri dari tiga tahap yaitu sebagai berikut : PROSE
INPUT
S
OUTPUT
Gambar 1. Siklus pengolahan data
1.
data dimasukkan ke komputer dalam bentuk yang dimengerti oleh computer (input)
2. data diproses sesuai dengan instruksi yang diterima computer 3. hasil pengolahan (output),berupa data yang dapat dimengerti dan berguna untuk manusia
2.3.2
Metode Pengolahan Data
Pengolahan data system informasi dalam kebanyakan organisasi biasanya terdiri atas metode taknologis dan manual.menurut buch dan stater ada dua macam metode pengolahan data yang penting : 1.
Manual Dalam metode manual semua operasi dapat dilakukan dengan tangan dan bantuan alat-alat penting seperti pensil ,kertas dan lain-lain.
10
2.
Electromechanical Merupakan suatu gabungan dari orang dan mesin misalnya seorang pegawai yang bekerja dengan menggunakan catat kolom (posting machine)
3. Methode Punched Equipment Merupakan suatu metode yang menggunakan penggunaan semua peralatan yang digunakan disebut sebagai suatu system warkat unit (unit record system). Prinsipnya adalah bahwa data mengenai data seseorang, suatu objek atau suatu peristiwa biasanya dicatat (punched) dalam suatu kartu, Sejumlah kartu yang mengandung data tentang subjek yang sama ( misalnya : data gaji) digabungkan bersama membentuk suatu objek
4. Methode Electric Computer Komputer disini berarti suatu susunan dari alat - alat masukan ,suatu unit pengolahan pusat (control processing unit ) dan alat alat keluaran
2.4 Pengertian Persediaan
Persediaan adalah aktiva yang terdiri untuk dijual dalam kegiatan usaha normal, proses produksi dan atau dalam perjalanan serta dalam bentuk bahan atau perlengkapan (supplier) untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa
2.4.1 Konsep Dasar Persediaan
Berdasarkan
pengertian
diatas
istilah
persediaan
digunakan
untuk
menyatakan barang yang berwujud yaitu: a)
tersedia untuk dijual
b)
masih dalam proses produksi untuk diselesaikan kemudian dijual (barang dalam proses atau pengolahan )
c)
akan digunakanuntuk produksi barang jadi yang akan dijual (bahan baku dan bahan pembantu) dalam rangka kegiatan normal perusahaan
2.4.2 Prosedur Persediaan
11
Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih,yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam tranaksi perusahaan yang terjadi secara berulang ulang. Dari definisi tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa suatu system terdiri dari jaringan prosedur sedangkan prosedur merupakan urutan kegiatan klerikal. Kegiatan klerikal(klerikal operation) terdiri dari kegiatan berikut ini yang dilakukan untuk mencatat informasi : a. menulis b. menggandakan c. menhitung d. memberi kode e. mendaftar f. memilih g. memindah h. membandingkan dan , prosedur yang merupakan urutan kegiatan klerikal adalah sebagai berikut :
1. laporan, yaitu hasil akhir dari sebuah proses 2. jurnal. yaitu catatan yang digunakan untuk mencatat, mengklaifikasikan, dan meringkas data
3. formulir, yaitu dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi
2.4.3 Metode Pencatatan Persediaan
Ada dua macam metode pencatatan persediaan, yaitu :
1. metode mutasi persediaan ( perpectual inventory method ) setiap mutasi persediaan dicatat dalam kartu persediaan.metode ini cocok untuk digunakan dalam penentuan biaya bahan baku perusahaan yang harga pokoknya dikumpulkan dengan metode harga pokok pesanan
2. metode persediaan fisik ( physical inventory method ) hanya
tambahan
persediaan
yang
dicatat,sedangkan
mutasi
berkurangnya persediaan pemakaian tidak dicatat dalam kartu perediaan
12
untuk mengetahui berapa harga pokok persediaan yang dipakai atau dojual harus dilakukan dengan perhitungan fisik sisa perediaan yang masih ada di gudang pada akhir periode.harga pokok persediaan awal periode ditambah dengan harga pokok persediaan pada akhir periode merupakan harga pokok persediaan yang dipakai selama periode akuntansi yang bersangkutan
2.4.4 Sistem dan Prosedur dengan System Persediaan
System dan prosedur dengan system persediaannya adalah sebagai berikut : a. prosedur pencatatan produk jadi b. prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang dijual c. prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang diterima kembali dari pembeli d. prosedur pencatatan tambahan dan penyesuaian kembali harga pokok persediaan produk dalam proses e. prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli f. prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan kepada pemasok g. prosedur permintaan dan pengeluaran barang di gudang h. prosedur pencatatan tambahan harga pokok persediaan karena pengembalian barang di gudang i. system perhitungan fisik persediaan
2.4.5
Tinjauan Umum Organisasi
Untuk memahami proses yang terjadi pada system , maka dilakukan analisis system dan lingkungan kerja yang sedang berjalan analisis ini dilakukan untuk mengetahui : 1. cara kerja proses yang terdapat dalam system 2. keterkaitan antar proses dalam system 3. efektifitas penggunaan dokumen antar proses dalam sistem di dalam pembangunan atau pengembangan system , pada langkah awal kita harus melakukan suatu langkah yang dinamakan analiis system yang sdaeng berjalan . dalam langkah analisis ini diharapkan kita dapat mengetahui kekurangan dan kelebihan system yang sedang berjalan dan jika dilanjutkan pada tahap
13
berikutnya,kesalahan yang terjadi
dapat ditekan seminimal
mungkin dan
diharapkan untuk kerja system akan lebih baik.pada paparan system yang sedang berjalan didapat dengan cara : 1. studi kelayakan yang dimulai dengan cara mempelajari system yang sedang berjalan dan dilanjutkan dengan wawancara atau mengajukan pertanyaan 2. mempelajari prosedur yang ada ,mengumpulkan dan menganalisis dokumen yang terlibat dan mempelajari laporan-laporan yang dihasilkan oleh proses.
BAB III Analisis system
14
3.1
Penyajian Data
Apotek kimia farma terletak strategis sehingga banyak pembeli dari masyarakat luas. Pembeli diantaranya mendapat resep langsung dari dokter rumah sakit yang sudah berelasi dengan apotek kimia farma. Pemberian pelayanan dalam bertransaksi terhitung lebih cepat sehingga konsumen merasa lebih puas. Daftar obat-obatan di apotek kimia farma tergolong cukup lengkap, mulai dari daftar golongan A sampai obat-obatan terlarang yang hanya boleh digunakan di medis tersedia di apotik kimia farma. Salah Satu Faktor dan sangat menentukan dalam keberhasilan sebuah apotek adalah pengelolaan yang terpadu dan professional dari karyawan, sekaligus partisipasi aktif masyarakat dan unsure-unsur yang terkait lainya. Hal ini seiring dengan pola penembangan dan penerapan pengelolaan berbasis komputerisasi yang diharapkan mampu meningkatkan kualitas dari apotek kimia farma menjadi lebih baik. Sesungguhnya dalam pengelolaan berbasis computer yang dilakukan di apotek kimia farma masih bersifat manual karena penggunaan software yang masih belum spesifik pada proses penjualan, apotek kimia farma memiliki gudang stok barang yang dicataf secara manual di ms excel dan pengolahan data di ms word. Banyaknya pembeli di apotek kimia farma menyebabkan pencatatan stok barang atau obat sering mengalami ketidak cocokan dengan antara data penjualan dan data real obat yang ada digudang
3.2
Proses Manual Kerja Penjualan
Adapun proses kerja penjualan di apotek kimia farma adalah dari konsumen secara langsung menyerahkan resep dari dokter atau konsumen membeli tanpa menggunakan resep dokter, transaksi penjualan dilayani oleh karyawan atau kasir berdasarkan resep atau pembelian dari pelanggan. Obat yang tersedia dicek di persediaan obat oleh karyawan jika obat tersedia maka obat dapat diserahkan ke konsumen disertai nota pembayaran. Pencatatan stok barang atau obat dilakukan dengan mencatat tiap obat yang di jual sehingga dikemudian hari dapat dihitung stok barang yang sudah habis dan barang yang sering laku bisa diketahui.
3.3
Proses Manual Kerja Pembelian Obat kepada Suplier
15
Adapun proses pembelian obat kepada supplier adalah pegawai memeriksa persediaan obat yang tersedia di dalam apotik. Kemudian jika sekiranya stok obat yang telah tersedia tersebut kurang maka pegawai melakukan proses pencatatan kode obat - kode obat tersebut dan melakukan proses pembelian kepada supplier obat tersebut. Pegawai menyerahkan order pembelian kepada supplier obat, jika pembelian dari supplier sudah diterima maka stok digudang akan bertambah s esuai jumlah obat yang dibeli. Penghitungan obat dilakukan dalam bentuk satuan dan kaplet.
BAB IV Perancangan Sistem
16
Tahapan pembuatan system informasi penjualan obat di apotik adalah sebagai berikut : 1. Pembuatan deskripsi sistem.
2. Pembuatan requerment data : pembuatan entitas pembentuk sistem, pembuatan atribut entitas pembentuk system dan pembuatan ERD Full -Atribut Based .
3. Pembuatan requerment proses : pembuatan dekomposisi diagram, pembuatan DFD ( Data Flow Diagram).
4.1 Deskripsi Sistem
Sistem informasi penjualan obat di apotik merupakan system informasi yang berkaitan dengan proses transaksi penjualan obat dengan konsumen sekaligus proses transaksi pembelian obat kepada supplier. Keunggulan dari system informasi yang dibangun ini adalah : 1.
mempermudah proses penjualan dan pembelian obat
2.
memperrmudah dalam pencatatan proses penjualan dan penerimaan obat
3.
mempermudah dalam pembuatan laporan persediaan obat
4.
mempermudah dalam pembuatan laporan penjualan dan pembelian obat dalam kurun waktu periode tertentu Data yang dibutuhkan dalam system informasi ini adalah data pegawai, data
konsumen, data dokter, data supplier, data obat, data transaksi penjualan, data transaksi pembelian. Sedangkan informasi yang dapat diambil adalah berupa laporan pegawai, laporan persediaan obat, laporan User yang terlibat dengan system informasi ini adalah sebagai berikut 1. Pegawai
17
Pegawai adalah user yang sangat berperan dalam system informasi ini. Adapun peran dari pegawai adalah mencatat pesediaan obat, mencatat transaksi penjualan dan pembelian obat, pembuatan laporan. 2. Konsumen Konsumen adalah user yang hanya berperan dalam proses penjualan obat, terutama sebagai pembeli obat. 3. Supplier Supplier adalah user yang berperan dalam proses penyedia dan pengirim obat. 4. Dokter Dokter adalah user yang berperan dalam pemberian resep obat kepada konsumen yang hendak membeli obat dalam suatu resep dokter.
4.2
Requerement Data
4.2.1 Entitas Pembentuk Sistem.
Entitas merupakan kelompok individu, tempat, dan kejadian untuk menyimpan suatu data. Entitas yang terdapat dalam pengembangan system informasi ini adalah sebagai berikut : 1. Entitas Pegawai Adalah entitas yang menyimpan data - data personal pegawai. 2. Entitas Konsumen Adalah entitas yang menyimpan data – data personal konsumen yang disini dianggap sebagai member. 3. Entitas Dokter Adalah entitas yang menyimpan data – data personal dokter. 4. Entitas Supplier
18
Adalah entitas yang menyimpan data – data supplier penyedia obat. 5. Entitas Obat Adalah entitas yang menyimpan data – data obat. 6. Entitas Golongan Adalah entitas yang menyimpan data mengenai golongan obat. 7. Entitas Penjualan Adalah entitas yang menyimpan data – data mengenai transaksi penjualan obat. 8. Entitas Detail Penjualan Adalah entitas yang menyimpan data – data transaksi penjualan yang lebih mendetail lagi. 9. Entitas Pembelian Adalah entitas yang menyimpan data – data transaksi pembelian obat kepada supplier. 10. Entitas Detail Pembelian Adalah entitas yang menyimpan data – data transaksi pembelian yang lebih mendetail lagi.
4.2.2
Atribut Entitas Pembentuk Sistem
Atribut dari masing-masing entitas pembentuk sistem antara lain :
N
Nama
Keterangan
19
o
1. 2. 3. 4.
KODE_PEGAWAI NAMA_PEGAWAI ALAMAT No_TELP
Kode Pegawai Nama Pegawai Alamat Pegawai Nomer Telpon Pegawai
Tabel 1. Atribut Entitas Pegawai N
Nama
Keterangan
o 1. 2. 3. 4. 5.
KDKONS NMKONS UMUR TELPKONS ALMTKONS
Kode Konsumen Nama Konsumen Umur Konsumen Nomer Telepon Konsumen Alamat Konsumen
Tabel 2. Atribut Entitas Konsumen N
Nama
Keterangan
o 1. 2. 3. 4. 5.
KDDOKTER NMDOKTER SPESIALIS TELPDOKTER ALMTDOKTER
Kode Dokter Nama Dokter Spesialis Dokter Nomer Telpon Dokter Alamat Dokter
Tabel 3. Atribut Entitas Dokter
No 1. 2. 3. 4. 5.
Nama KDSUP NMSUP TELPSUP ALMTSUP KOTA
Keterangan Kode Supplier Nama Supplier Nomer Telp Supplier Alamat Supplier Kota Supplier
Tabel 4. Atribut Entitas Supplier No Nama 1. KDOBAT
Keterangan Kode Obat
20
2. 3. 4. 5. 6. 7.
KDGOL NMOBAT JENIS SATUAN STOK HRGSATUAN
Kode Golongan Obat Nama Obat Jenis Obat Satuan Obat Stok Obat Harga Satuan Obat
Tabel 5. Atribut Entitas Obat No Nama 1. KDGOL 2. NMGOL
Keterangan Kode Golongan Nama Golongan
Tabel 6. Atibut Entitas Golongan
No Nama
Keterangan
1.
NOJUAL
Nomer Penjualan
2.
KDDOKTER
Kode Dokter
3.
KDKONS
Kode Konsumen
4.
KODE_PEGAWAI
Kode Pegawai
5.
TGLJUAL
Tanggal Penjualan
6.
TOTAL
Total Penjualan
Tabel 7. Atribut Entitas Penjualan No Nama
Keterangan
1.
KDOBAT
Kode Obat
2.
NOJUAL
Nomer Penjualan
3.
HRG_JUAL
Harga Jual Obat
4.
SUB_TOTAL
Subtotal Penjualan Obat
Tabel 8. Atribut Entitas Detail Penjualan
21
No Nama
Keterangan
1.
NOFAKTUR
Nomer Faktur Pembelian
2.
KDSUP
Kode Sipplier
3.
KODE_PEGAWAI
Kode Pegawai
4.
TGL_FAKTUR
Tanggal Faktur Pembelian
5.
TOTAL
Total Pembelian
6.
BAYAR
Total yang sudah terbayar
7.
TERUTANG
Total yang belum terbayar
Tabel 9. Atribut Pembelian
No 1. 2. 3. 4.
Nama KDOBAT NOFAKTUR HRGA_BELI SUB_TOTAL
Keterangan Kode Obat Nomer Faktur Pembelian Harga Beli Obat Subtotal Pembelian Obat Tabel 10. Atribut Detail Pembelian
4.2.3 ERD Full-Atribut Based.
Merupakan hubungan antar entitas beserta atributnya yang akan mengidentifikasi semua atribut yang akan di-capture dan disimpan dalam database di masa mendatang. Hubungan antar entitas beserta atributnya dalam Sistem Informasi Penjualan dan Pembelian Obat di Apotek dapat ditunjukkan pada gambar :
22
Pe n jua lan
Te rd a pa t
Dokter
NoJua l TglJua l Tot a l
M en c at a t
M eru juk O b a t
kdD okte r NmDokter s pe sia lis telp Do kt er A lm t Do kt e r
M em be li ob a t
Ob a t K dO ba t N mO ba t Jen is S atu an S to k H rg Sa tua n
ko n s um en Peg aw ai
kd K on s N mK on s u mu r T elp Ko ns A lm t K o ns
K od e_ Peg aw ai N am a_ Pe g aw ai A la ma t N o_ Te lp
S up lier
Pem be lian M en c a t a t
T erd a pa t
M em i lik i
Go lo ng an K dG ol N mG ol
NoFaktur TglFaktur Tot a l B ay a r _ Pe mb e lia n T er u ta n g
M em as o k
K dS up NmS up Te lp Su p A lm tS u p K ota
Gambar 2. ERD Full Based
Sedangkan Phisycal Data Model (PDM) dari proses ERD di atas dapat dilihat dalam gambar di bawah ini :
23
DEA TIL_ PENJUA LA N K DO BA T N OJ UA L HRG_JUA L SUB_TOTAL
T ex t (5 ) T ex t (1 1) Integer Integer
KDO BAT = KD OBAT
OBA T K DO BA T KDG OL NMO BA T JENIS S AT UA N STOK HRGSA TUAN
T ex t (5 ) Tex t(3) T ex t (3 0 ) Tex t(30 ) T ex t (1 5 ) Inte ger Currency
PENJUALA N
DOKTER Tex t(1 1 ) K DD OK TER T ex t (4 ) Tex t(4 ) N MD OK TE R T ex t ( 30 ) Tex t(4 ) KDD OKTER = K DD OKTERS PE SIA L IS T ex t ( 20 ) Text(7) TELPDOKTER Text(15) Date Time A LM TDOK TER Tex t(5 0 ) Integ er
NOJUA L N OJUAL = NOJ UAL K DDOK TER KDK ONS KODE_PEGA WA I K O D E_ P E G A W AI = K O D E _ P E G A W ATGL I JUA L TOTA L PEGAWAI KODE_PEGA WA I NAMA _PEGA WA I A L A MA T NO_ TELP
Text(7) Text(30 ) Tex t(3 0) Tex t(1 5)
KONSUMEN
KDK ON S = KD KON S
K DK ON S N MK ON S UMUR TELPKONS A LM TKON S
T ex t (4 ) T ex t (3 0 ) Tex t(3 ) Text(15) Tex t(5 0)
PEMBELIA N KDO BAT = KD OBAT K O D E_ P E G A W AI = K O D E _ P E G A W A I KDGOL = KDGOL
N OF AK TUR K DS UP KODE_PEGA WA I DETAIL_PEMBELIAN T GL FA K TUR K DO BA T T ex t (5 ) TOTA L NOFAKTUR Text(11) N OF AKTUR = N OF AKTUR BAY AR HRGA_BELI Integer T ERUT AN G SUB_TOTAL Integer
T ex t(1 1) Tex t(4) Text(7) D at e Tim e Inte g er Inte g er Inte g er
SUPLIER KDSUP = KDSU P
K DS UP N MS UP TELPSUP A L MTS UP K OTA
T ex t (4 ) T ex t (3 0 ) Text(15) Tex t(5 0 ) Tex t(2 5)
GOLONGA N KDGOL Text(3) NMGOL Text(25)
Gambar 3. Phisycal Data Model
4.3
Requerement Proses
4.3.1 Data Flow Diagram (DFD) Sistem
DFD digunakan untuk menggambarkan aliran proses yang digunakan untuk
membuat sebuah sistem. Langkah-langkah
dalam membuat DFD adalah membuat diagram konteks sistem, kemudian sistem akan dijabarkan
sampai level primitif (yaitu
level terkecil dalam sebuah sistem).
4.3.1.1 Diagram Konteks
24
Merupakan model proses yang mendokumentasikan lingkup sistem. Diagram konteks dalam Sistem Informasi Penjualan Obat di Apotek dapat ditunjukkan pada gambar di bawah ini : Data_Kasir Data_Obat Pegawai Data_pembelian_obat Laporan_Stok_obat
Manajer
Kebijakan
Laporan_obat_Expired
1
Nota
Laporan_Pembelian
SISTEM INFORMASI PENJUALAN OBAT DI APOTEK
Data_konsumen
Laporan_Penjualan Data_Dokter
+
Pembelian Obat Konsumen
Laporan_data_konsumen
Dokter
Obat
Faktur Supplier
Data_Suplier Laporan Data Order Pembelian
Gambar 4. Diagram Konteks
Keterangan : Pada gambar di atas terdapat satu proses dalam Sistem Informasi Penjualan di Apotek dan lima external entity yaitu, pegawai, dokter, konsumen, supplier, dan manajer. Pegawai memiliki peranan yang sangat penting dalam proses ini karena pegawai memiliki interaksi ke semua
external entity. Pegawai
juga bertugas mengolah data untuk menghasilkan informasi kepada user lain atau laporan – laporan untuk manajer.
25
4.3.1.2 DFD level 0
Data_Dokter
Pegawai
Supplier
Dokter
Pegawai
Data_Kasir
1
Konsumen
Data_Suplier
Data_konsumen
Data_Obat Kerja Pegawai
Data Kasir Baru
Suplier
Data Suplier Baru Data Konsumen Baru
Data Obat Baru
Kasir
Data Dokter Baru Data Konsumen
Data Dokter
Data Kasir1
Konsumen
Data Konsumen Terdaftar
Nota Data Suplier Terdaftar Data Dokter Terdaftar
3
Obat Konsumen
Pengurangan Stok Obat
Penjualan
Pembelian Obat
Obat yang Tersedia Data Transaksi Baru Penambahan Stock Konsumen
Obat Data Detail Penjualan Baru
2 Transaksi Penjualan
Data Transaksi Penjualan
Pembelian
Detail Pembelian Obat
Faktur
Detail Transaksi Penjualan
Pegawai
Data Detail Transaksi Penjualan
Transaksi Pembelian
Detail Pembelian
Supplier
Data_pembelian_obat Transaksi Pembelian Baru Pegawai
4 Laporan_obat_Expired
Data Detail Transaksi Pembelian Data Transaksi Pembelian Laporan_data_konsumen
Pembuatan Laporan
Laporan_Stok_obat Laporan_Pembelian Kebijakan Laporan Data Order Pembelian Laporan_Penjualan
Manajer
Supplier
Manajer
Laporan Data Order Pembelian
Manajer
Manajer
Dokter
Gambar 5. DFD Level 0
Keterangan :
DFD level 0 merupakan pengembangan proses dari diagram konteks. Pada DFD level 0 terdapat 4 proses yaitu kerja pegawai, penjualan, pembelian dan pembuatan laporan.
26
4.3.1.3 DFD Level 1 Proses Kerja Pegawai 1
Konsumen Data_konsumen
Pengolahan Data Konsumen
Data Konsumen Data Konsumen Baru
2 Data_Dokter
Dokter
Data_Suplier Supplier
Pengolahan Data Dokter
3
Data Dokter Baru
Data Suplier Baru
Pengolahan Data Suplier
Data_Kasir Pegawai
4
Data_Obat
Suplier
Data Kasir Baru
Pengolahan Data Kasir
Pegawai
Data Dokter
Kasir
5 Data Obat Baru Pengolahan Data Obat
Obat
Gambar 6. DFD Level 1 Proses Kerja Pegawai
Keterangan : DFD Level 1 ini merupakan proses pengembangan dari Proses Kerja Pegawai pada DFD Level 0. Pada DFD Level 1 terdapat
5 proses yaitu, pengolahan data
konsumen, pengolahan data dokter, pengolahan data supplier, pengolahan data kasir, pengolahan data obat. Setiap proses akan menghasilakan data yang akan disimpan dalam database.
27
4.3.1.4 DFD Level 1 Proses Penjualan Data Konsumen
Data Dokter
Obat : 1
Data Dokter Terdaftar
1 Pencatatan Penjualan Obat
Data Konsumen Terdaftar
Data Obat Yang Tersedia Data Detail Penjualan Baru
Pembelian Obat Konsumen Data Transaksi Baru
Detail Transaksi Penjualan
Transaksi Penjualan
Data Transaksi Penjualan Konsumen 2 Pelayanan Penjualan Obat
Data Transaksi Penjualan Data Kasir1
Obat
Nota
Konsumen
Kasir
Pengurangan Stok Obat
Obat : 2
Gambar 7. DFD Level 1 Proses Penjualan
Keterangan : DFD Level 1 Proses Penjualan merupakan pengembangan dari proses penjualan pada DFD Level 0. Pada DFD Level 1 proses penjualan ini terdapata 2 proses yaitu pencatatan penjualan obat dan pelayanan penjualan obat. Entitas yang terdapat dalam DFD level 1 ini hanya memiliki 1 entitas yaitu konsumen.
28
4.3.1.5 DFD Level 1 Proses Pembelian Suplier
1
Pegawai
Pemesanan Obat
Data_pembelian_obat Detail Pembelian Obat
Data Suplier Terdaftar
Transaksi Pembelian Baru
Transaksi Pembelian
Detail Pembelian
Data Transaksi Pembelian
Faktur Supplier
2 Pencatatan Pembelian Obat
Data Detail Transaksi Pembelian
Penambahan Stock
Obat
Gambar 8. DFD Level 1 Proses Pembelian
Keterangan : DFD Level 1 Proses Pembelian merupakan pengembangan dari proses pembelian pada DFD Level 0. Pada DFD Level 1 Proses Pembelian ini terdapat 2 proses yaitu proses pemesanan obat dan pencatatan pembelian obat. Pegawai melakukan pemesanan obat – obat yang akan dipesan kemudian terjadi transaksi pembelian antara supplier dan pegawai.
29
4.3.1.6 DFD Level 1 Proses Pembuatan Laporan Manajer
Transaksi Penjualan
Dokter
Data Transaksi Penjualan 1
Data Detail Transaksi Penjualan
Data Obat Terjual
Pengolahan Laporan Data Penjualan
Laporan_Penjualan
Laporan_data_konsumen Supplier
Detail Transaksi Penjualan
Transaksi Pembelian
Data Transaksi Pembelian Daftar Obat Yang Bertambah
2 Pengolahan Laporan Transaksi Pembelian
Laporan Data Order Pembelian Laporan_Pembelian
Manajer
Laporan Data Order Pembelian
Supplier 3 Kebijakan Manajer
Pengolahan Laporan Data Obat
Daftar Obat Baru Laporan_obat_Expired
Detail Pembelian Data Detail Transaksi Pembelian
Laporan_Stok_obat
Manajer
Pegawai
Gambar 9. DFD Level 1 Proses Pembuatan Laporan Keterangan : DFD Level 1 Proses Pembuatan Laporan merupakan pengembangan dari proses pembuatan laporan pada DFD Level 0. Pada DFD Level 1 Proses Pembuatan Laporan ini terdapat 3 proses yaitu pengolahan laporan data penjualan, pengolahan laporan transaksi pembelian, pengolahan laporan data obat.
30
BAB V IMPLEMENTASI SISTEM
5.1 FORM MENU
Keterangan : Pada form menu terdapat satu jenis pilihan menu yaitu file. Dalam pilihan menu tesebut terdapat submenu Open dan Exit. Submenu open befungsi untuk membuka berbagai macam form diantaranya form pegawai, form konsumen, form dokter, form supplier, form obat, form golongan, form penjualan, form pembelian. Sedangkan submenu exit berfungsi untuk keluar / menutup dari form.
31
5.2 FORM PEGAWAI
Keterangan : Pada form pegawai terdapat button tambah yang berfungsi untuk menambah data, cari berfungsi untuk mencari data, hapus berfungsi untuk menghapus data, dan edit berfungsi untuk mengedit data. Jika ingin menambah data maka tekan button tambah kemudian masukkan data – data dan tekan tombol OK. Demikian dengan button – button yang lainnya.
32
5.3 FORM KONSUMEN
Keterangan : Pada form konsumen terdapat button tambah yang berfungsi untuk menambah data, cari berfungsi untuk mencari data, hapus berfungsi untuk menghapus data, dan edit berfungsi untuk mengedit data. Jika ingin menambah data maka tekan button tambah kemudian masukkan data – data dan tekan tombol OK. Demikian dengan button – button yang lainnya.
33
5.4 FORM DOKTER
Keterangan : Pada form dokter terdapat button tambah yang berfungsi untuk menambah data, cari berfungsi untuk mencari data, hapus berfungsi untuk menghapus data, dan edit berfungsi untuk mengedit data. Jika ingin menambah data maka tekan button tambah kemudian masukkan data – data dan tekan tombol OK. Demikian dengan button – button yang lainnya.
34
5.5 FORM SUPPLIER
Keterangan : Pada form supplier terdapat button tambah yang berfungsi untuk menambah data, cari berfungsi untuk mencari data, hapus berfungsi untuk menghapus data, dan edit berfungsi untuk mengedit data. Jika ingin menambah data maka tekan button tambah kemudian masukkan data – data dan tekan tombol OK. Demikian dengan button – button yang lainnya.
35
5.7 FORM OBAT
Keterangan : Pada form obat terdapat button tambah yang berfungsi untuk menambah data, cari berfungsi untuk mencari data, hapus berfungsi untuk menghapus data, dan edit berfungsi untuk mengedit data. Jika ingin menambah data maka tekan button tambah kemudian masukkan data – data dan tekan tombol OK. Demikian dengan button – button yang lainnya.
36
5.8 FORM GOLONGAN
Keterangan : Pada form golongan terdapat button tambah yang berfungsi untuk menambah data, cari berfungsi untuk mencari data, hapus berfungsi untuk menghapus data, dan edit berfungsi untuk mengedit data. Jika ingin menambah data maka tekan button tambah kemudian masukkan data – data dan tekan tombol OK. Demikian dengan button – button yang lainnya.
37
5.8 FORM PENJUALAN
Keterangan : Pada form penjualan terdapat button input yang berfungsi untuk memasukkan data, cari berfungsi untuk mencari data, hapus berfungsi untuk menghapus data, dan simpan yang berfungi menyimpan data. Jika ingin menambah data maka tekan button tambah kemudian masukkan data – data dan tekan tombol OK. Demikian dengan button – button yang lainnya. Jika kita akan menginputkan data maka tekan button input kemudian isikan data – data yang akan diinputkan dan tekan simpan.
38
5.9 FORM PEMBELIAN
Keterangan : Pada form pembelian terdapat button input yang berfungsi untuk memasukkan data, simpan berfungsi untuk menyimpan data yang telah dimasukkan,dan hapus berfungsi untuk menghapus data. Jika kita akan menginputkan data maka tekan button input kemudian isikan data – data yang akan diinputkan dan tekan simpan.
39
