PEMERINTAH KABUPATEN SLEMAN
DINAS KESEHATAN
PUSAT KESEHATAN MASYARAKAT MASYARAKAT MINGGIR Alamat: Minggir III, Sendangagung, Minggir, Sleman, Yogyakarta Telepon (0274) 7494412, Rawat Inap (0274) (0274) 7887753 Kode Pos 55562 Email:
[email protected] LAMPIRAN
:
SURAT
KEPUTUSAN
KEPALA
PUSKESMAS MINGGIR NOMOR TANGGAL
: :
SISTEM PENGENDALIAN DOKUMEN PUSKESMAS MINGGIR Pengertian Umum: Umum: 1. Pengendalian dokumen Puskesmas Minggir dengan dokumen/
surat
menyurat,
yang
meliputi
sistem
sistem pengelolaan pengelolaan penomoran
maupun
penyimpanan dokumen Puskesmas, baik dokumen perkantoran maupun dokumen akreditasi Puskesmas. 2. Dokumen ekternal
adalah: buku, peraturan,
standar, surat sur at keputusan,
kebijakan yang merupakan merupakan acuan/ acuan/ referensi di dalam dalam penyusunan penyusunan dokumen dokumen akreditasi Puskesmas, 3. Dokumen/ arsip arsip aktif dokumen yang yang frekuensi frekuensi pemakaian masih tinggi/ tinggi/ masih dipakai didalam kegiatan, dan masih disimpan diunit- unit pelayanan, 4. Dokumen/ arsip inaktif dokumen yang yang frekuensi pemakaiannya pemakaiannya sudah rendah/ rendah/ sudah tidak dipakai, untuk dokumen rekam medik apabila pasien yang sudah meninggal atau sudah pindah. 5. Master dokumen akreditasi yang telah lengkap/ telah dinomori, disyahkan dan ditanda-tangani namun belum dibubuhi cap Puskesmas. 6. Kelompok dokumen dokumen
kelompok jenisjenis- jenis dokumen/ dokumen/ rekaman rekaman (contoh
kelompok SOP),
Pengendalian dokumen dengan menerapkan hal- hal sebaga berikut: A. Pengkodean dokumen dokumen kelompok: 1. Administrasi Manajemen dengan kode: A., a. Bab I, (A/I), Dokumen Akreditasi Puskesmas Minggir
Dokumen Mutu Page 1
b. Bab II, (A/II), c. Bab III, (A/ III), 2. Pelayanan Upaya kode : B, a. Bab IV, (B/ IV), b. Bab V, (B/ V), c. Bab VI, (B/ VI), d. Apabila Pelayanan Upaya diikuti jenis upaya (contoh upaya KIA= B/ KIA, upaya promkes = B/ Promkes, dan lain- lain), 3. Pelayanan Klinis kode : C, a. Bab VII, (C/ VII), b. Bab VIII, (C/ VIII), c. Bab IX, (C/ IX), 4. Standard Operational Procedure, disingkat: SOP, 5. Daftar tilik disingkat: Dt, 6. Kerangka Acuan Kerja disingkat: KAK, 7. Surat Keputusan disingkat: SK, 8. Kebijakan disingkat: Kb, 9. Dokumen ekternal disingkat: Dek, 10. Manual Mutu disingkat MM. 11. Pedoman Mutu disingkat PM, 12. Audit Internal disingkat AI.
B. Penyimpanan Dokumen/ arsip. 1. Dokumen rekam klinik/ medik inaktif wajib disimpan sekurang- kurangnya dua tahun, terhitung dari tanggal terakhir pasien periksa, setelah batas waktu sebagaimana dimaksud diatas dilampaui, rekam
klinis dapat
dimusnahkan, kecuali persetujuan tindakan dan persetujuan lain harus disimpan jangka waktu 10 tahun, terhitung dari t anggal dibuatnya, 2. Sistem penyimpanan resep yang telah dilayani di Puskesmas harus dipelihara dan disimpan minimal dua tahun 3. Penyimpanan dokumen/ arsip
perkantoran sesuai dengan sistem
penyimpanan dokumen/ arsip aturan Pemerintah Daerah Kabupaten Dokumen Akreditasi Puskesmas Minggir
Dokumen Mutu Page 2
Sleman. 4. Penyimpanan dokumen akreditasi disimpan dimasing- masing kelompok pelayanan, sedangkan di administrasi dan manajemen (admin) menyimpan master dokumen semua kelompok pelayanan dan program,
C. Sistem penomoran: 1. Surat masuk dan keluar sesuai dengan aturan Pemerintah Daerah Kabupaten Sleman 2. Penomoran
kelompok pelayanan dilakukan oleh kelompok pelayanan
masing- masing disesuaikan dengan sistem pengkodean yang telah ditentukan, 3. Penomoran dokumen diurutkan sesuai dengan pengodean, 4. Urutan penomoran meliputi: Kode Kelompok, Kode dokumen, Bulan, Tahun dan nomor urut dokumen: Contoh: B/IV/SPO/6/13/005 (B: Kode pelayanan upaya, IV: Bab IV, SPO: Standard Operational Procedure,6: bulan 6/ Juni, 13 tahun 2013, 005:
nomor urut SOP),
Kepala UPT Pusat Kesehatan Masyarakat Minggir
dr.ELLYZA SINAGA Penata Tk I, IIId NIP. 19660407 200212 2 002
Dokumen Akreditasi Puskesmas Minggir
Dokumen Mutu Page 3
