LA CUENTA Y SUS ELEMENTOS Conceptos: •
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Es el formato en el que se registran en forma CLARA, ORDENADA y COMPRENSIBLE los aumentos o las disminuciones que sufre un valor del Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingreso o gasto, después de realizado un hecho económico u operación. Es el nombre que se utiliza para registrar, en forma ordenada y cronológica las operaciones que diariamente realiza un ente económico y muestra el saldo. Cuenta es un termino usado en contabilidad para designar derechos, obligaciones, y resultados; en ella se hacen registros sistemáticos y análogos que permiten la interpretación de las operaciones de una empresa.
REPRES REPRESENT ENTACI ACION ON DE LA CUENTA CUENTA:: La cuenta cuenta puede puede repres representa entarse rse de varias varias formas, lo importante es que permita conocer los aumentos o disminuciones y que posibilite determinar fácilmente el saldo o diferencia. En su sentido formal, la cuenta se representa mediante la letra T, y se denomina cuenta T La cuenta T nos permite visualizar perfectamente que cada cuenta tiene un lado débito y lado crédito, que cada cuenta tiene la capacidad de dar y recibir, cumpliéndose así el principio de la partida doble, según el cual, en toda contabilización de una operación, siempre hay como mínimo una cuenta que entrega y una que recibe. La cuenta T la podemos definir como la representación gráfica de la cuenta contable con sus diferentes elementos. Esta se compone de los siguientes elementos: 1. Código y nombre nombre o denominac denominación ión de la la cuenta 2. El lado lado izquierdo izquierdo:: se conoce conoce como como débito débito o debe 3. El lado lado derecho: derecho: se conoce como crédito crédito o o haber 4. Sus movimi movimientos entos débitos débitos y crédito crédito 5. Diferencia o saldo: Es el resultado entre los dos lados y este puede ser débito o crédito. 1110 BANCO (1) CREDITO DEBITO (2) (3) 700.000 200.000 600.000 800.000 4 580.000 460.000 1.880.000 1.460.000 (5) 420.000
Para obtener el saldo de una cuenta, los aumentos se registran por un lado y las disminuciones o reducciones en el lado opuesto. Convenci Convencional onalmen mente, te, en el sistem sistema a de contabi contabililidad dad por partid partida a doble, doble, y según según la ubicación de las cuentas en el balance general, el lado débito de la cuenta se utiliza para registrar los aumentos en activos y las disminuciones en pasivos y patrimonio; por contr contrap apos osic ició ión n en el lado lado crédi crédito to se regi regist stra ran n los los incr increm ement entos os en pasiv pasivos os y patrimonio, y las disminuciones en activos. Lo que quiere decir que las cuentas según su naturaleza se clasifican en Débito y Crédito.
Son de naturaleza débito porque el saldo de la cuenta siempre aumenta por los registros que se hagan en el débito y disminuye con los registros que se hagan en el crédito. Su saldo siempre representa derechos y bienes que posee la empresa así como los gastos y costos que se han incurrido en un período contable. Son de naturaleza crédito: porque la cuenta siempre aumenta su saldo con registros que se hacen en el crédito y disminuye con los registros que se hagan en el débito, su saldo representa las obligaciones que tiene la empresa para con terceros y sus dueños como también representa los ingresos que se han generado en período contable. Por lo tanto las cuentas de Activo, Gastos y Costos son de naturaleza débito y por consiguiente Aumenta por el Débito y Disminuyen por el Crédito y Las cuentas de Pasivo, Patrimonio e Ingresos, son de naturaleza Crédito y Aumentan por el Crédito y Disminuyen por el Débito. Débito: Lado izquierdo de una cuenta. Valor registrado en el lado izquierdo de una cuenta. Crédito: Lado derecho de una cuenta. Valor registrado en el lado derecho de una cuenta.
1 ACTIVO DEBITO CREDITO
+
2 PASIVO DEBITO CREDITO
-
Aumenta
Disminuye
+
Disminuye Aumenta
+
Disminuye Aumenta
4 INGRESOS DEBITO CREDITO
-
-
5 GASTOS DEBITO CREDITO
+ Aumenta
3 PATRIMONIO DEBITO CREDITO
Disminuye
-
+
Disminuye Aumenta
6 COSTO DE VENTA DEBITO CREDITO
Aumenta
+
-
Disminuye
Clasificación de las cuentas:
Las cuentas se clasifican en: Reales o de balance, nominales o de resultado y cuentas de orden o de memorando. 1.
Cuentas reales o de balance: Son aquellas que representan bienes, derechos u
obligaciones de la empresa, determinando su patrimonio. También puede afirmarse que son las que hacen parte de la ecuación contable, tienen duración permanente. Las cuentas reales o de balance se dividen en cuentas del Activo, Pasivo y del Patrimonio Cuentas de Activo: dentro de las cuentas de activo, encontramos: Caja, bancos, inversiones, deudores, inventarios de mercancías, propiedad, planta y equipos, diferidos, intangibles y otros activos. Cuentas de Pasivo: Las cuentas de pasivos se subdividen en: Obligaciones financieras, proveedores, cuentas por pagar, impuestos por pagar, obligaciones laborales, pasivos estimados, pasivos diferidos, bonos y papeles comerciales por pagar. Cuentas de Patrimonio: Entre las cuentas de patrimonio encontramos: Capital social, reservas, revalorización del patrimonio, dividendos o •
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participaciones en acciones o cuotas partes, resultados del ejercicio, superávit por valorizaciones 2.
Cuentas nominales o de resultado: Son las que tienen su origen en las
operaciones del negocio, determinando aumentos o disminuciones del patrimonio en razón de las utilidades o pérdidas generadas en el ejercicio correspondiente. Se denominan también transitorias porque su duración llega hasta la terminación de cada ciclo contable, momento en que deben cancelarse o saldarse. A este grupo pertenecen: los ingresos operacionales y no operacionales, los gastos operacionales de administración, los gastos operacionales de venta, los gastos no operacionales, cuentas de ganancias y perdidas, costos de venta, compras y costos de producción. 3. Cuentas de orden o memorando:Son cuentas que figuran en el balance general
pero representan bienes de propiedad de terceros que con intervención de la empresa prestan servicios especiales, como mercancías recibidas en consignación, bienes y valores entregados en custodia, bienes y valores entregados en garantía, bienes y valores recibidos en custodia y bienes y valores recibidos en garantía, activos castigados. Registro de transacciones en las cuentas:
Para el registro de las transacciones en las cuentas se recomienda observar los siguientes pasos: a. Identificar las cuentas que se afectan en cada transacción b. Analizar si el efecto de cada cuenta constituye un aumento o disminución, para definir si se trata de un débito o crédito. c. Registrar las transacciones en las respectivas cuentas. Ejemplo: ABC Ltda., en feb. 21 recibe en efectivo $500.000 como aporte de capital de un socio.
Las cuentas afectadas son Caja y Aportes sociales. El activo – Caja aumenta en $500.000., un incremento en un activo es un débito y se registra en el debe. La cuenta Patrimonio – Aportes sociales también aumenta en $500.000., un incremento en patrimonio es un crédito y se registra en el crédito
El registro de la transacción en la cuenta T, sería: 1105 Caja 3115 Aportes sociales Débito Crédito Débito Crédito 1) $500.000 ABC Ltda., compra mercancías para la venta por $200.000 y cancela en efectivo. Las cuentas afectadas son Caja e Inventario de mercancías. El activo – Caja disminuye en $200.000., una disminución en un activo genera un crédito y se registra en el crédito. La cuenta Activo - Inventario mcías, también es activo, aumenta en $200.000 en el débito originando un asiento débito 1105 Caja 1435 Mcías no fab 1) 500.000 200.000 (2) (2) 200.000
En feb 22, ABC ltda, adquiere impresoras por $300.000, cancela 40% de contado y el saldo se cancelará en 20 días Las cuentas afectadas son Caja, Equipos de computación y la cuenta Acreedores varios. El activo – Caja disminuye en $120.000., una disminución en un activo genera un crédito y se registra en el crédito de la cuenta Caja; la cuenta de activo Equipo de computación aumenta en $300.000, un aumento en un activo generando un debito y se registra en el debito de la cuenta Equipo de computación y la cuenta de pasivo Acreedores varios – aumenta en $180.000; un aumento de un Pasivo genera un crédito y se registra en el crédito de la cuenta Acreedores varios.
1105 Caja 1528 Equipo computac. 2380 Acreedores varios (1) 500.000 200.000 (2) (3) 300.000 180 120.000 (3) Se puede observar que en las anteriores transacciones, en cada una de ellas intervienen por lo menos dos cuentas y que el asiento en el débito siempre es igual al del crédito; cumpliendo con el principio de la ecuación contable. PLAN DE CUENTAS
El Objetivo del plan de cuentas es buscar la uniformidad en el registro de las operaciones económicas realizadas por los comerciantes con el fin de permitir la transparencia de la información contable y por consiguiente, su claridad, confiabilidad y comparabilidad. El plan de cuentas esta reglamentado inicialmente con el decreto 2195 de 1992 y se le han efectuado modificaciones reglamentadas por los decretos 2650 de 1993, 2894 de 1994, 2116 de 1996 y 95 de 1997. VER PLAN DE CUENTAS DEC 2650/93 La estructura del plan de esta conformado por un catálogo de cuentas, junto con la descripción y dinámica para la aplicación de las mismas, elementos que se deben tener en cuenta para el registro contable de todos los hechos económicos. Los niveles sobre la estructura del plan de cuentas son los siguientes: Clase, grupo, cuenta y subcuenta. Las clases identifican las cuentas de balance general (activo, pasivo y patrimonio); las cuentas de estado de resultados (ingresos, gastos, costos de venta y costos de producción) y las cuentas de orden deudoras y acreedoras. PARTIDA DOBLE:
Se llama partida doble al movimiento contable que afecta a por lo menos dos cuentas. Procedimiento por el cual las transacciones se registran mediante un asiento de igual valor en débito y en crédito. Cada transacción debe tener por lo menos dos anotaciones: una en el lado izquierdo y otra en el lado derecho de la balanza por igual valor para que no exista desequilibrio. La partida doble se basa en que todo hecho económico tiene origen en otro hecho de igual valor pero de naturaleza contraria, por ejemplo cuando se realiza una venta al contado, se recibe dinero por la venta, pero también hay que despojarse de un bien que se debe entregar a la otra parte que entrega el dinero. La contabilidad esta fundamentada en la partida doble, la cual se basa en el aumento y disminución de las diferentes cuentas que hacen parte del sistema contable del negocio. Los siguientes son algunos de los principios fundamentales de la partida doble:
a. Quien recibe es deudor quien entrega es acreedor (Lo que se tiene se debe) b. No hay deudor sin acreedor ni acreedor sin deudor (Los recursos deben proceder de algún lado) c. Todo valor que entra debe ser igual al que sale (Es la base del equilibrio de la ecuación patrimonial) Las Transacciones: Son toda operación con valor monetario que da lugar a cambios
en la ecuación contable, ya sea por aumento o disminución en una o varias de sus cuentas (Activo, Pasivo y Patrimonio). Estas transacciones siempre se trasladan primero en el libro Diario, luego los montos acumulados de este libro se trasladan al libro Mayor y balances. El libro Diario es donde se anota lo que ocurre diariamente en un negocio y El libro Mayor y balances: muestra los saldos acumulados de las cuentas, que han tenido movimiento en el libro Diario.
