Konsep PDCA (Plan, Do, Check and Action)
Gambar PDCA cycle
Konsep PDCA cycle pertama kali diperkenalkan oleh Walter Shewhart pada tahun 1930 yang disebut dengan “Shewhart cycle“. Selanjutnya konsep ini dikembangkan oleh Dr. Walter Edwards Deming yang kemudian dikenal dengan ” The Deming Wheel”. Wheel”. PDCA cycle berguna sebagai pola kerja dalam perbaikan suatu proses atau sistem. PDCA (Plan, Do, Check, Action) atau disebut juga Filosofi Deming, yang merupakan manajemen perbaikan mutu secara berkesinambungan yang menekankan pada keuntungan jangka pendek. Dr.Deming yang merupakan merupakan pelopor PDCA adalah murid dari Dr.Walter Shewhart. Mereka menghabiskan waktu untuk melakukan penelitian mengenai konsep-konsep dan prinsip-prinsip perbaikan mutu kedalam teori manajemen perbaikan mutu. Beliau juga mempelopori konsep SPC (Statistical Prosess Control), yang merupakan konsep dalam perbaikan kualitas berkesinambungan. — Ada Ada beberapa tahap yang dilakukan dalam PDCA cycle, yaitu: a. Plan
Planning berarti memahami apa yang ingin dicapai, memahami bagaimana melakukan suatu pekerjaan, berfokus pada masalah, menemukan akarpermasalahan, menciptakan solusi yang kreatif serta merencanakanimplementasi yang terstruktur. Cara yang bisa digunakan dalam tahap plan adalah: Mengidentifikasi output pelayanan, siapa pengguna jasa pelayanan, dan harapan pengguna
1.
jasa pelayanan tersebut melalui analisis suatu proses tertentu. 2.
Mendeskripsikan proses yang dianalisis saat ini
Pelajari proses dari awal hingga akhir, identifikasi siapa saja yang terlibat dalam prose tersebut.
3.
Teknik yang dapat digunakan : brainstorming Mengukur dan menganalisis situasi tersebut
Menemukan data apa yang dikumpulkan dalam proses tersebut
Bagaimana mengolah data tersebut agar membantu memahami kinerja dan dinamika proses
Teknik yang digunakan : observasi
Mengunakan alat ukur seperti wawancara
4.
Fokus pada peluang peningkatan mutu
Pilih salah satu permasalahan yang akan diselesaikan
Kriteria masalah : menyatakan efek atas ketidakpuasan, adanya gap antara kenyataan dengan yang diinginkan, spesifik, dapat diukur.
5.
Mengidentifikasi akar penyebab masalah
Menyimpulkan penyebab
Teknik yang dapat digunakan : brainstorming
Alat yang digunakan : fish bone analysis ishikawa
6.
Menemukan dan memilih penyelesaian
Mencari berbagai alternatif pemecahan masalah
Teknik yang dapat digunakan : brainstorming
b. Do
Doing tidak semudah seperti yang dilihat. Didalamnya berisi pelatihan dan manajemen aktivitas. Biasanya masalah besar dan mudah sering berubah pada saat-saat terakhir. Bila terjadi kondisi seperti ini maka tidak dapat dilanjutkan lagi tetapi harus mulai dari awal kembali. Pada tahap ini bisa dilakukan sebagai berikut: 1.
Merencanakan suatu proyek uji coba
Merencanakan sumber daya manusia, sumber dana, dan sebagainya.
Merencanakan rencana kegiatan ( plan of action) Melaksanakan Pilot Project
2.
Pilot Project dilaksanakan dalam skala kecil dengan waktu relatif singkat (± 2 minggu)
c. Check
Checking berarti pengecekan terhadap hasil dan membandingkan sesuai dengan yang diinginkan. Bila segala sesuatu menjadi buruk dan hasil baik tidak ditemukan, pada bagian ini keberanian, kejujuran, kecerdasan sangat dibutuhkan untuk mengendalikan proses. Kata kunci ketika hasil memburuk adalah ”kenapa”. Dengan dokumentasi proses yang baik maka kita dapat kembali pada titik yang mana keputusan yang salah dibuat. Pengecekan bisa dilakukan dengan cara: 1.
Evaluasi hasil proyek
Bertujuan untuk efektivitas proyek tersebut
Membandingkan target dengan hasil pencapaian proyek (data yang dikumpulkan dan teknik pengumpulan data harus sama)
Target yang ingin dicapai 80%
Teknik yang digunakan: observasi dan survei
Alat yang digunakan: kamera dan kuisioner
2.
Membuat kesimpulan proyek
Hasil menjanjikan namun perlu perubahan
Jika proyek gagal, cari penyelesaian lain
Jika proyek berhasil, selanjutnya dibuat rutinitas
d. Action
Acting berarti Menindak lanjuti atas apa yang didapatkan selama tahap pengecekan. Arti lainnya adalah mencapai tujuan dan menstandarisasikan proses atau belajar dari pengalaman untuk memulai lagi pada kondisi yang tepat, dapat dilakukan dengan cara: 1. Standarisasi perubahan
Pertimbangkan area mana saja yang mungkin diterapkan
Revisi proses yang sudah diperbaiki
Modifikasi standar, prosedur dan kebijakan yang ada
Komunikasikan kepada seluruh staf, pelanggan dan suplier atas perubahan yang dilakukan.
Lakukan pelatihan bila perlu
Mengembangkan rencana yang jelas
Dokumentasikan proyek
2. Memonitor perubahan
Melakukan pengukuran dan pengendalian proses secara teratur
Alat yang digunakan : …….
CONTOH KONSEP PDCA PADA BIDANG INDUSTRI
Setiap orang adalah pemimpin, pada kapasitas masing masing. Setidaknya, kita memimpin diri sendiri; pikiran kita, emosi kita, nafsu kita, sikap kita dan tindakan kita. Dengan demikian, kepemimpinan terhadap diri sendiri tidak lain adalah fungsi pengendalian. P.D.C.A. Dalam sistim management Jepang, yang dimaksud dengan pengendalian (control) adalah berputarnya roda PDCA, Plan, Do, Check, Action. Seorang pemimpin bertanggung jawab bahwa segala sesuatu yang telah direncanakan terlaksana dengan benar dan mebuahkan hasil sesuai target yang disepakati. Ini dilakukan dengan menjalankan langkah Plan, Do, Check, Action secara konsisten. Dalam Lean Management , fungsi utama leader tidak lain adalah PDCA. Kepemimpinan Lean harus sudah berfungsi sejak langkah awal, yakni Plan (Perencanaan). Disini dibutuhkan sikap demokratis seorang pemimpin. Dia harus mampu mendorong semua orang untuk mengeluarkan pendapat. Karena itu dia harus mampu mendengar dan menghargai semua pendapat sebelum akhirnya memutuskan pilihan terbaik yang akan diambil. Untuk dapat mendorong semua orang memberikan pendapat, dibutuhkan sifat rendah hati. Seorang pemimpin Lean tidak boleh beranggapan bahwa dia lebih tahu dari semua orang. Seorang pemimpin yang selalu menunjukkan dirinya paling tahu akan menghambat bawahannya untuk berpikir kreatif. Karena itu, seorang Pemimpin Lean harus memiliki sikap yang jauh dari kesombongan. GEMBA TO Rencana perbaikan kualitas yang diputuskan oleh para manager di ruang rapat, pada akhirnya hanya bisa terwujud bila dilaksanakan di lapangan oleh pelaksana proses. Karena itu fakta di lapangan perlu dilihat untuk membuktikan bahwa hasil yang dicapai adalah berkat pelaksanaan di lapangan telah sesuai dengan rencana. Apabila target tidak tercapai kita perlu memeriksa apakah rencana telah dilakukan dengan benar. Apabila rencana sudah dilakukan dengan benar namun hasil yang diharapkan tidak tercapai, maka perlu langkah Action untuk memperbaiki rencana tersebut. Semua keputusan diambil berdasarkan fakta. Karena itu sangat penting untuk memastikan dan mengerti mengenai data yang diterima. Untuk itu, pergi ke tempat dimana proses atau fakta tersebut terjadi ( gemba) sangat penting. Lean Management tidak akan memutuskan sesuatu sebelum pergi ke gemba. Untuk bisa melakukan PDCA dengan baik, pergi ke tempat dimana fakta termaksud terjadi ( gemba to) mutlak harus dilakukan.
SEMPAI Pemimpin Lean yang baik adalah coach, guru yang membangkitkan inspirasi bagi bawahannya. Dia melatih dan mengajarkan sistimatika berpikir yang sangat diperlukan dalam menganalisis masalah dan menemukan solusinya. Fungsi pemimpin sebagai guru tidak terbatas pada hal teknis. Lebih penting lagi, sebagai senior ( sempai) Lean leader menanamkan filosofi Lean kepada semua bawahannya. Budaya kaizen, perbaikan terus menerus ( continuous improvement ), menghilangkan kemubaziran ( muda, mura, muri), proses berikut adalah pelanggan ( customer ), team-work , telah mendarah daging bagi semua pekerja Jepang berkat kesadaran para pekerja senior Jepang untuk mewariskannya kepada para yunior. Inilah yang membedakan gerakan Lean di Jepang dengan Amerika Utara dan Eropa dimana mereka lebih menekankan Lean sebagai konsep dan metodologi. TRUST Lean leader adalah pemimpin yang memberi kepercayaan penuh kepada bawahannya. Dia melatih dan meningkatkan pengetahuan dan keterampilan bawahannya dalam melaksanakan pekerjaannya sehingga bisa diandalkan. Bawahan yang handal layak untuk dipercaya dan diberi kewenangan yang lebih besar (empowerment) menyangkut tugas dan tanggung jawabnya. Pada hakekatnya, seorang yang diberi kepercayaan akan lebih bertanggung jawab dan loyal. Lean leader memberi kepercayaan dan empowerment yang lebih besar sampai kepada pekerja tingkat paling bawah (floor worker). Kepercayaan dan empowerment yang diberikan telah membangkitkan semangat dan motivasi pekerja Jepang untuk berbuat lebih dari kewajibannya (willingness to do more). Pekerja di Jepang tidak lagi bekerja seperti robot yang hanya menjalankan proses sesuai standar operasi (SOP) yang mati. Melalui kegiatan Quality Control Circle (QCC) pekerja Jepang terus menerus memikirkan perbaikan standar kerja mereka. Pekerja Jepang tidak lagi hanya menggunakan otot dalam bekerja tetapi juga menggunakan otaknya. Melalui kegiatan QCC , yang di Indonesia pernah dikenal dengan nama Gugus Kendali Mutu (GKM), pekerja yang berpikir (the thinking workers) telah melahirkan perbaikan tiada henti yang telah membawa industri Jepang menjadi yang paling produktif di dunia. Produk Jepang mendominasi pasar di seluruh dunia, termasuk pasar Eropa dan Amerika dari mana teknologi produk itu berasal.
RESPECT EFFORT Lean Leader lebih menghargai usaha dari pada hasil. Ini didasari pemahaman bahwa hasil adalah buah dari usaha. Hasil besar yang tidak membutuhkan usaha keras tidak lebih berharga dari hasil kecil yang memerlukan kerja keras. Dengan kata lain, penghargaan dinilai menurut effort yang diperlukan untuk mendapatkan hasil. Itu sebabnya dikatakan manajemen Jepang berorientasi pada proses ( process oriented ), bukan pada hasil ( result oriented ).
Proses yang benar akan memberikan hasil yang benar pula. Ini tercermin dalam manajemen operasi sehari hari. Memastikan bahwa kehandalan semua proses produksi atau proses kerja selalu sesuai standar operasi tanpa penyimpangan, adalah kewajiban penting seorang Lean Leader. Sistim Penjaminan Mutu (Quality Assurance) merupakan fungsi teramat penting
bagi Lean Leader. Statistical Process Control (SPC) merupakan alat penting dalam mengukur kehandalan proses (process capability). “Yang kita nikmati adalah perjalanan mencapai tujuan.”
TUGAS PENGELOLAAN LIMBAH B3
“KONSEP PDCA DAN CONTOHNYA PADA BIDANG INDUSTRI”
HAYATRIE TASBIEH 1007133667
PROGRAM STUDI TEKNIK LINGKUNGAN FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS RIAU PEKANBARU 2012
