Ipae Trabajo Analisis y Diseño Organizacional - Cuadros Flores

DIPLOMADO DE ADMINISTRACIÓN - IPAE

MÓDULO: ANÁLISIS Y DISEÑO ORGANIZACIONAL

Presentado por: Susan Grace Cuadros Flores

Caso Empresa:

GREENLAND PERÚ S.A.C.

Greenland cuenta con quince años de exitosa experiencia ofreciendo la más alta calidad de los productos agrícolas en todo el en el mercado de las agroexportaciones, tiene su origen en el potencial agrícola y ecológico del Perú, país que posee una riqueza en sus tierras que muy pocos lugares en el mundo son capaces de superar. Greenland, inicio sus exportaciones hacia el mercado mexicano en el 2005 y hoy se ha potencializado su presencia en los mercados de EEUU, Europa y Asia con los productos de paprika, cebolla, palta, mango, uva, granada. Toda esta experiencia sumada a productos de altísima calidad hace de Greenland Perú un socio comercial de alta confiabilidad en el sector agroexportador peruano. VISIÓN Ser la mejor compañía exportadora de productos peruanos al mundo brindando calidad, asesoría permanente del campo al destino y cumplir con los requerimientos sanitarios que exigen las normas nacionales e internacionales. MISIÓN Somos una empresa comprometida con los exportadores peruanos, buscamos su mejor desarrollo y brindamos el contacto adecuado con los clientes extranjeros a quienes ofrecemos asesoría y aseguramos la calidad de los productos del campo. Brindamos una constante observación de cada uno de los procesos desde la siembra, cosecha, embalaje, transporte y llegada de los productos a su destino en las mejores condiciones y dando las facilidades pertinentes siempre en cumplimiento de las normas sanitarias nacionales e internacionales. VALORES * Compromiso, hacer que las cosas sucedan, Estar atentos a las oportunidades. * Confianza, Cada uno de nuestros recursos son altamente confiables. * Empeño, trabajar con pasión con nuestros clientes. * Honestidad, Ser realistas y de fiar. * Alegría, hacer con perfección todas nuestras asignaciones.

Trabajo realizado por: Susan Grace Cuadros Flores



ORGANIGRAMA GERENCIA GENERAL

LOGÍSTICA Y EXPORTACIONES

VENTAS

RECURSOS HUMANOS

CAMPO

CONTABILIDAD Y FINANZAS

FODA FORTALEZAS DEBILIDADES equipo de trabajo - Excelente - Equipo de trabajo insuficiente ante el especializado incremento de clientes y productos a comercializar. - Programas de capacitación continua laboral extenso en - Estrechos lazos de comunicación con - Tiempo los agricultores campañas. - Vinculación confiable con clientes en el - Falta de comunicación con jefes de extranjero campo. - Políticas accesibles de crédito. - Poca evaluación de cotizaciones y solicitud de materiales a finanzas. - Kardex actualizado de clientes - Control de la calidad de los productos - Medios de comunicación interna no formales. OPORTUNIDADES AMENAZAS - Ferias de Agroexportación en el - Plagas agrícolas o problemas en extranjero cosecha. - Apertura del mercado Asiático - Mercado asiático estricto en control de inocuidad - Tratados de libre comercio. - Aplicación de SGS y control de - Huelgas y protestas en canal de Inocuidad Panamá - Mercado europeo accesible y sin - Incremento de las tarifas navieras y muchas restricciones. logísticas. - Apertura del puerto de Matarani para - Incremento de la irregularidad en los agroexportaciones puertos marítimos. - Problemas logísticos en carreteras nacionales.




1. HERRAMIENTAS PARA EL DIAGNÓSTICO 1.1 FACERAP ÁREA: LOGÍSTICA Y EXPORTACIONES FALLA Solicitud tardía de los materiales de embalaje

Lentitud en el envío de cuadros de estado de las mercancías en el agua

APARIENCIA

CAUSA

Queja en Planta de empaque

Lentitud en la entrega de presupuesto a finanzas

EFECTO

Retraso en el programa de Planta

RESPONSABLE

Jefe de Logística

ACCIÓN Elaborar el presupuesto de materiales con dos meses de anticipación al inicio de campaña

Asistente de Logística

Revisar el sistema de las navieras a Diario, o en tal caso, solicitar al agente esta información. Campo deberá enviar diario el reporte del estado de campo.

Problemas con el cambio de fechas de las Navieras

Retraso en los programas de venta del cliente

Lentitud en el llenado de Reporte General por Agricultor

Queja del Agricultor

Lentitud en la entrega de Reportes del Jefe de campo

Los Agricultores no pueden llevar su contabilidad adecuadament e

Jefe de Campo

Enviar los reportes de campo diario.

Falta de comunicación con planta de embalaje.

Lentitud en reportes

Problemas de señal

Retraso en programas de embalaje


Cambiar la forma de comunicación

Queja de Finanzas

Lentitud al realizar las cotizaciones y la evaluación con los proveedores

Retraso en el programa de embalaje

Jefe de Logística

Realizar las cotizaciones con dos meses y medio de anticipación.

1.2 ANÁLISIS FACTORIAL ÁREAS de la emp resa “GREENLAND PERÚ” 1. GERENCIA GENERAL 2. CONTABILIDAD Y FINANZAS 3. LOGÍSTICA Y EXPORTACIONES 4. RECURSOS HUMANOS 5. VENTAS FACTOR / FUNCION : LOGÍSTICA Componentes 3.1 El traslado de mercancías 3.2 La preparación de los pedidos 3.3 El transporte de distribución hasta el cliente. 3.4 Coordinación con Proveedores 3.5 Coordinación con Almacén 3.6 Coordinación con Transporte 3.7 Control de existencias


Programar las campañas con fechas y tiempo establecido para entrega de reportes

Enviar un aproximado de las fechas indicando los posibles ajustes, diario.

Queja del Cliente

Lentitud en la entrega del presupuesto al inicio de la campaña

PREVISIÓN

DEFICIENCIAS Y CAUSAS A B C D F X X 3 X 3 X 3 X 3 X 3 X 2 1 1 4 1

N 1 1 1 1 1 1 6

Solicitar nuevo plan de telefonía o comunicación. Programar las campañas con fechas y tiempo establecido para entrega de reportes



Porcentaje Limitante: 1/6 : 0.17 Porcentaje de Limitación de cada Factor / Función Limitante (PLFk) : La Función Logística tiene: 1 elemento evaluado como Muy Bueno.  1 elemento evaluado como Bueno.  4 elementos evaluados como Regulares.  1 elemento evaluado como Malo.  Además: Tiene 6 Factores / Funciones limitantes (n)  La Función Logística tiene como Factores / Funciones Limitantes: PLF3 (Logística y Exportaciones) PLF2 (Contabilidad y Finanzas) Si, PL = 0.17, entonces: PLF3 = 5 x 0.17 = 0.85 PLF2 = 1 x 0.17 = 0.17 Índice de Eficiencia de cada Factor / Función (IE) 1 marca en A = 1.00 1 marca en B = 0.50 4 marcas en C= 1.00 1 marca en D = 0.00 = 2.50 / 7 = 0.36 = 36% EFICIENCIA = 67% DEFICIENCIA Matriz de Valores Limitantes: LOGISTICA Factor/ Función 1 2 3 0.36 4 5

EFICIENCIA .1 .2 .3

.4

.5

.6

.7

CAUSA 1 2

3

0.17

4

5

0.85

EFICIENCIA Y DEFICIENCIA DE LA ACTIVIDAD DE LA EMPRESA O ÁREA MATRIZ DE VALORES LIMITANTES DE TODAS LAS ÁREAS Factor/ Función 0.45 1 0.70 2 0.36 3 0.80 4 0.50 5

EFICIENCIA .1 .2 .3

.4

EO = 0.45+0.70+0.36+0.80+0.50 = 0.56 5 DO = 1 - 0.56 = 0.44


.5

.6

.7

CAUSA 1 2 0.20

3

4

5

0.17

0.85

0.17

0.40

0.20

0.40

0.51

0.51

0.40

0.20

0.17

0.85

56% EFICIENCIA 44% DEFICIENCIA



2.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 2.1 ESTRUCTURA HORIZONTAL. Greenland Perú se puede definir como una estructura horizontal puesto que cada área puede y debe tomar las decisiones adecuadas para su área.

GERENCIA GENERAL


VENTAS

RECURSOS HUMANOS

CAMPO


Grupo Campaña Cebolla

JEFE DE LOGÍSTICA

Grupo Campaña Uva

Grupo Campaña Mango

2.2 TRAMO ESTRECHO Greenland Perú se caracteriza por ser de Tramo estrecho por ser una empresa pequeña no requiere mucha división de funciones.




3. DEPARTAMENTALIZACIÓN 3.1 ENFOQUE FUNCIONAL Greenland Perú es una empresa que se divide en 5 áreas con poco personal siendo una comunicación muy estrecha entre áreas.

GERENCIA GENERAL


VENTAS

RECURSOS HUMANOS

CAMPO


3.2 DEPARTAMENTALIZACIÓN POR PRODUCTO El Área de Logística y Exportaciones trabaja acorde al tipo de Campaña que va a iniciar, todas las campañas inician en diferentes fechas en el año siendo que algunas veces tiende a cruzarse la exportación de los productos por lo que se realizó la división del área por tipo de producto a exportar.

LOGISTICA Y EXPORTACIONES

CAMPAÑA CEBOLLA

Cebolla Amarilla Cebolla Roja


CAMPAÑA UVA

Red Globe Seedless

CAMPAÑA MANGO

Kent Otras variedades



3.3 POR ÁREA GEOGRÁFICA El área de Ventas, se encarga básicamente de hacer las conexiones necesarias con los clientes en el extranjero por lo que al requerir cada destino un tratamiento diferente se divide por Continente y por País Importador. Esta área sólo era destinada a una persona, no obstante se están realizando los cambios necesarios para tener un mejor manejo por destino. ÁREA DE VENTAS

VENTAS ASIA

VENTAS Holanda Inglaterra Francia

VENTAS

Japón China Korea

Norteamérica Sudamérica Centroamérica

3.4 DEPARTAMENTILIZACIÓN POR PROCESOS Greenland Perú trabaja con una planta empacadora la cual tiene divisiones acorde al proceso desde la llegada de los camiones con la fruta a la planta pasando por el lavado y procesamiento, seguido por el empaque y finalmente el grupo encargado del despacho y embarque. Cada grupo es diferente por la manipulación que requiere la fruta.

JEFE DE CAMPO

JEFE DE PLANTA

LAVADO Y PROCESO

EMPAQUE

DESPACHO Y EMBARQUE

3.5 DEPARTAMENTALIZACIÓN POR CLIENTES El área de Exportaciones se encarga de dos tipos de clientes: Exportadores: Clientes Agricultores y Productores, quienes entregan el producto. Importadores: Clientes Extranjeros que reciben los productos.

EXPORTACIONES

EXPORTADORES


IMPORTADORES



3.6 ESTRUCTURA MATRICIAL Al inicio de una nueva Campaña todas las áreas ocupan determinado espacio dentro de sus labores para la planeación y posterior desarrollo.

GERENCIA GENERAL

VENTAS


LOGISTICA

CAMPO

Nueva Campaña Páprika

3.7 ESTRUCTURA DE EQUIPO Todas las áreas generales reúnen esfuerzos al inicio de cada campaña por separado. Grupos de empleados a quienes se reúne en un grupo parecido a un departamento formal. Los equipos juntan a miembros de todas las áreas funcionales para enfocarlos a una tarea o a un proyecto en particular. GERENCIA GENERAL

VENTAS

LOGISTICA


CAMPO

Campaña Cebolla

Campaña Uva

Campaña Mango

Exportaciones 3.8 ENFOQUE DE REDES Greenland Perú trabaja con otras empresas que ayudan a un mejor funcionamiento de la logística y contabilidad. En el caso de logística se contrata los servicios de un agente logístico quien se encarga de la entrega, monitoreo de contenedores y documentación necesaria en Lima en los terminales portuarios. También se ayuda de las compañías navieras con quienes se coordinan los contenedores, ingresos, tarifas y tiempo de duración de los viajes. En el empaque y embalaje de la fruta, Greenland se ayuda de una Planta empacadora que presta sus servicios al inicio de la Campaña. Asimismo, se ha contratado un estudio contable para el manejo de la contabilidad.




PLANTA EMPACADORA – SC Packing

ESTUDIO CONTABLE

GREENLAND PERÚ

AGENTES LOGÍSTICOS

ESTUDIO DE ABOGADOS

3.9 ORGANIZACIÓN VIRTUAL

Evaluadores de campo pre-inicio de cosecha de Mango

GREENLAND PERÚ

- Evaluador Ica - Evaluador Chiclayo - Evaluador Trujillo

Especialistas en cultivo de mango reunidos temporalmente pre inicio de cosecha, se disuelve al inicio de la cosecha. 3.10 ORGANIZACIÓN CIRCULAR En Greenland Perú el tipo de comunicación es como el de una organización circular.


AGENTES LOGÍSTICOS

Asistente de Exportaciones

Asistente Legal ESTUDIO DE ABOGADOS

JEFE DE LOGÍSTICA

JEFE DE RRHH

GERENTE GENERAL Asistente Ventas

ESTUDIO CONTABLE

JEFE DE FINANZAS

Asistente Contabilidad


JEFE DE VENTAS



3.11 CADENA DE MANDO Autoridad de Línea Jefe de Logística y Exportaciones

Autoridad de Staff

Jefe de Ventas

Jefe de Finanzas y Contabilidad

Jefe de Recursos Humanos

Asistente de Contabilidad

Asistente de Le al

Unidad de Mando Asistente de Lo ística

Asistente de Ex ortaciones

3.12 CENTRALIZACIÓN / DESCENTRALIZACIÓN - Greenland Perú practica Empowerment con sus colabores dándoles la facilidad de tomar decisiones. - Greenland Perú también cuenta con una serie de procedimientos ( Formalización) que facilita la comunicación dentro de una misma área y entre áreas siendo que todas las áreas se ven comprometidas entre sí para el correcto manejo de las campañas. 4. PROCESOS 4.1 GESTIÓN DE PROCESOS Compra de materiales para el Procesamiento y Empaque

Listado de materiales a utilizarse

Cotización de materiales con proveedores

Evaluación de cotizaciones Elección y Solicitud de materiales Preparación del Cronograma de entrega de materiales




4.2 FLUJOGRAMA Recepción de Materiales en Planta NO

Mercancías recibidas en almacén

Inspección de mercancías

¿Contenido del pedido?

Notificar Compra

Si Control de calidad entrada

NO ¿Mercancía aceptada?

Si

Documento de ingreso

Notificación de recepción en depósito

Macroproceso: Logística de Compras Fecha de actualización: 25/06/2014 Proceso: Compra de Materiales de embalaje Subproceso: Entrega de Materiales a Almacén Documentación Descripción de la Actividad Registros Referencias 1. Mercancías recibidas en Registro de Entrega almacén 2. Inspección de mercancías Registro de Inspección ¿Contenido del pedido? 3. Control de calidad entrada Registro de calidad ¿Mercancía aceptada? 4. Notificación de recepción Registro de Mercancías aceptadas en depósito




4.3 DIAGRAMA DE CAUSA Y EFECTO

Sistema Contable

Personal y Oficina

Desfasado

Poco personal contable

Inexacto

Espacio reducido de oficina

Irregularidades en el Balance General Anual Mal revisada Poca coordinación con Logística Observaciones de SUNAT Poca coordinación con Ventas Documentación

Comunicación

4.4 PROCEDIMIENTOS Solicitud de exportación de 1 contenedor de Cebolla Roja ACTIVIDAD Presentar la solicitud del Importador Verificar la disponibilidad de fruta Coordinar el tipo y fecha de pago Confirmar el contenedor a ser exportado Coordinar con Agente logístico Coordinar con Planta empacadora Controlar el desplazamiento del contenedor de salida e ingreso al terminal portuario

QUIEN

CUANDO

DONDE

COMO

DOCUMENTOS

Importador

7 días antes

Vía electrónica

Automático

Correo electrónico

Jefe de Campo

7 días antes

Campo

Automático

Reporte General de Ingresos y Salidas

Jefe de Logística

7 días antes

Vía electrónica

Automático

Correo electrónico

Jefe de campo

7 días antes

Campo

Automático

Correo electrónico

Jefe de Logística

5 días antes

Vía electrónica

Automático

Solicitud de exportación

Jefe de Campo

7 días antes

Planta empacadora

Automático

Guías de remisión


1 día antes

Vía electrónica

Automático

Correo electrónico


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