INFORME VALORACIÓN DE TRAZABILIDAD
CELSO RICARDO ROJAS MENDEZ
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA TECNOLOGIA DE GESTION LOGISTICA REGIONAL DEL MAGDALENA 2017
INFORME VALORACIÓN DE TRAZABILIDAD
CELSO RICADO ROJAS MENDEZ
Proyecto presentado como requisito para optar al título de tecnólogo de Gestión Logística
Señora CARMENZA MARIA CARABALLO CASTRO Instructora líder Sena
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA TECNOLOGIA DE GESTION LOGISTICA REGIONAL DEL MAGDALENA 2017 2
OBJETIVOS Comprender que la información de trazabilidad debe de estar al servicio del
cliente para aumentar su nivel de confianza en la organización. Analizar que la trazabilidad es el reflejo de la correcta interacción de los procesos internos orientados a la satisfacción del cliente. Orientar el conocimiento de la trazabilidad de los productos o servicios para tener un control mayor sobre las incidencias que puedan surgir y a la vez gestionar las soluciones de una manera más eficaz y eficiente.
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1. MARCO TEORICO La trazabilidad en una empresa es un conjunto de procedimientos preestablecidos y autosuficientes que permiten conocer el histórico, la ubicación y la trayectoria de un producto, o lote de productos a lo largo de la cadena de suministros, en un momento dado y a través de unas herramientas determinadas (Jarrin, Jairo, 2010) siempre con el fin de buscar el bien tanto del consumidor como el de la mismas compañía. Así pues, este proceso sirve para reconstruir la historia, el recorrido o aplicación de un determinado producto. Es decir, muestra punto a punto todo el proceso de un producto, desde el momento de la compra de su materia prima o el insumo, pasando por todo el proceso de transformación del mismo hasta salir convertido al final de la cadena de abastecimiento como un producto terminado listo para ser distribuido y comprado por el consumidor final en mercados específicos con altos estándares de calidad. De esta manera permite de una manera más concreta conocer:
Origen de sus componentes. Historia de los procesos aplicados al producto. Distribución y localización después de su entrega.
El término trazabilidad es definido por la Organización Internacional para la Estandarización (ISO 9001:2008), en su International Vocabulary of Basic and General Terms in Metrology Como: La propiedad del resultado de una medida o del valor de un estándar donde éste pueda estar relacionado con referencias especificadas, usualmente estándares nacionales o internacionales, a través de una cadena continua de comparaciones todas con incertidumbres especificadas.
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2. JUSTIFICACIÓN Uno de los conceptos más importantes de la normativa y la buena aplicación de la norma ISO 9001:2015 asegura que los procesos se enmarquen dentro de la gestión de calidad de manera efectiva y que la organización opere bajo el enfoque al cliente integrando los actores tanto internos como externos; es decir encontrar y corregir falencias que afectan el correcto funcionamiento de los procesos e influye en la calidad del producto y/o servicio final, como nos lo describe: "8.5.2 Identificación y trazabilidad En su caso, la organización debe identificar las salidas de proceso por medios adecuados. La organización debe identificar el estado de las salidas del proceso con respecto al seguimiento y medición y los requisitos en toda la realización de los bienes y servicios. Cuando la trazabilidad sea un requisito, la organización debe controlar la identificación única del proceso y mantenerla como información documentada. Nota: Las salidas de proceso son los resultados de todas las actividades que están listas para su entrega al cliente (externo o interno) o se convierten en las entradas al proceso siguiente. Pueden incluir productos, servicios, piezas intermedias, componentes, etc." Otra de las grandes ventajas de la norma ISO 9001 al enfocarse en los procesos, es que propende en que todos los integrantes de la organización entiendan la responsabilidad de que sus funciones afectan directamente al cliente y que el trabajo en equipo fomenta el lograr los objetivos organizacionales y no objetivos individuales, llegando a considerar a proveedores y clientes entre sí generando relaciones de sinergia para lograr el resultado de la calidad y excelencia en la satisfacción del cliente. La trazabilidad permite que los actores internos logren propósitos claros dentro de la gestión del proceso. Además, proporciona elementos que ayudan a la 5
comunicación entre los equipos de trabajo, ya que brinda mayor información para la comprensión del problema que se está tratando y apoya el control de las actividades y cambios en los productos de trabajo durante todo el ciclo de vida. La mayoría de enfoques la trazabilidad se propone de forma independiente al proceso o metodología de desarrollo. Sus modelos presentan los elementos básicos que participan en la trazabilidad y la forma como los vínculos de trazado se debe controlar. A través de una serie de requisitos se unifica en un proceso de desarrollo. Este método surge como resultado de la investigación realizada en empresas de desarrollo de software acerca de la adopción y uso de la trazabilidad desde el proceso unificado. El método es un flujo de trabajo para el control y soporte de la trazabilidad en las iteraciones del proceso. Dicho flujo establece un conjunto de acciones para generar modelos de trazabilidad que faciliten negociaciones oportunas con los participantes del proceso. Los modelos conservan la correlación entre las aplicaciones del software, pero su definición y mantenimiento dependerá de los criterios de calidad usados por los usuarios.
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. 3. METODOLOGÍA Dentro del universo poblacional, se seleccionaron diferentes formas de evaluar la trazabilidad y finalmente determinar los impactos del producto o servicio y la percepción de los mismos en los clientes. El enfoque de la investigación es de tipo cuantitativo el cual recopila información relacionada con las necesidades y expectativas de los clientes. La técnica utilizada para obtener dicha información son las encuestas a los clientes, ya sean personales, por correo electrónico o a través de la página web de la empresa. Las fuentes de información son: primarias, directamente del mercado y otras como los datos presentados por organismos de control. El tamaño de la muestra fue establecido con alto porcentaje de confiabilidad y de igual manera un parámetro de error, buscando así identificar la satisfacción de las necesidades de los clientes.
Donde: n= muestra e= error permitido ɑ= confiabilidad de la muestra p= probabilidad del éxito (50%) 7
q=probabilidad de fracaso (50%) n= universo poblacional El método de selección de la muestra es probable, teniendo en cuenta factores comunes entre los clientes, de acuerdo con la adquisición de bienes o servicios de la organización. El método de desarrollo del cuestionario de la encuesta se desarrolla con la dirección y el área comercial en donde se formulan preguntas enfocadas en el objetivo de la investigación. Así mismo se definió un cronograma de las actividades, en donde se delimitaban los tiempos para cada paso del proceso y posterior análisis, haciendo uso de TIC ´S y herramientas informáticas como programa de Excel y software específicos diseñados a la medida de la organización. Para la fácil aplicación de la trazabilidad, es necesario implementar en un software que permita que este proceso se pueda llevar a cabo sin errores, ya que de no ser así sería caótico pues en vez de solucionar o optimizar el proceso lo que haría sería complicarlo aún mucho más. Estos programas son entonces soluciones especializados para este proceso.
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El periodo determinado para esto no puede superar los 20 días con el fin de establecer una periocidad mensual para la presentación de los resultados. De igual manera se fija la política de servicio al cliente en donde dentro de los primero 5 días de cada mes se presentaran los resultados obtenidos frente a la prestación del servicio del mes inmediatamente anterior con el fin de tomar acciones de mejora y hacer los respectivos correctivos dentro de los procesos o ajuste a los recursos destinados para tal fin. Los hallazgos dentro del recorrido y análisis de los procesos de cada caso, es decir su trazabilidad debe estar enmarcado dentro de los indicadores específicos a cada área como lo son:
Agilidad en los procesos Calidad de la asesoría en el primer contacto Claridad en la información brindada Cumplimiento con los requisitos exigidos Recomendación a otras personas Fidelización con la empresa Precios competitivos del servicio o producto
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4. CONCLUSIONES El sistema de trazabilidad debe ser estable y confiable, es decir, debe ser capaz de proveer la información requerida sin ningún riesgo de error. La rapidez es una cualidad que se debe aplicar en particular a los procedimientos para solicitar información y a las herramientas utilizadas localizar los bienes o servicios u otro tipo de búsqueda de información relacionada con el sistema de trazabilidad. La precisión de la trazabilidad se determina mediante el tamaño de los
datos y el tipo de vínculos registrados desde el origen así como el número y la complejidad de los ciclos o etapas de los procedimientos.
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