Servicio Nacional de Aprendizaje
Actividad de aprendizaje 2
Informe: Procedimiento para el recibo y despacho de objetos.
RECIBO Y DESPACHO DE OBJETOS FICHA DE CARACTERIZACION 1790932
Equipo de desarrollo: Arnefer Castro Preciado
Procedimiento para el recibo y despacho de objetos ob jetos
Bogotá D.C, Colombia 2018
ACTIIDAD 2 Informe: Procedimiento para el recibo y despacho de objetos.
Identifique dos productos (uno que ingresa y otro que se despacha)
Vamos a tomar como referencia una empresa que fabrica productos lácteos como primera medida tenemos el productos que ingresa:
La leche
Producto que se despacha:
Queso doble crema
Realice una breve descripción de los dos productos, sus características en cuanto a unidad de empaque, tipo de empaque, cuidados en la manipulación. “Leche es el producto íntegro y fresco
de la ordeña de una o varias vacas, sanas, bien alimentadas y en reposo, exenta de calostro y que cumpla con las características físicas y microbiológicas
establecidas”1
La
características principales que se tienen en cuenta para medir la calidad de la leche son.: densidad, índices crioscópicos y de refracción, acidez, grasa y sólidos no grasos, cantidad de leucocitos, gérmenes patógenos y presencia de antisépticos, antibióticos y sustancias alcalinas. El calostro, es el producto segregado por la glándula mamaria inmediatamente después del parto de la vaca, es una sustancia que presenta una composición muy diferente a la leche y contiene una cantidad de proteínas en el suero, especialmente inmunoglobulinas que son necesarias para la nutrición del ternero, pero que su presencia daña la calidad de la leche en la medida que se gelifica con el calentamiento de la leche por ejemplo a uno 80 0C, produciendo la coagulación de la leche. El proceso de conservación de la leche no es una materia sencilla para el productor. Después de extraer la leche del animal, ésta sufre cambios dramáticos en su composición debido desde un principio al incremento de gérmenes, que van desde decenas que están presentes en las ubres hasta miles alojados en el balde de ordeño o porongo, y que al transcurrir de las horas pue den aumentar a millones por mililitro. Asimismo, la leche contiene enzimas como las lipasas que pueden acelerar su deterioro; por ello los especialistas recomiendan cuidar la higiene tras su obtención y manejo, así como enfriarla lo antes posible. En tal sentido, si bien es cierto que hay factores que predisponen y determinan la calidad de la leche como las características raciales, edad, etapa de lactancia, salud, alimentación y confort de la vaca, así como la técnica de ordeño, luego de ordeñada la leche debe tener un tratamiento higiénico adecuado, con paños (de preferencia con la tela tipo organiza antes que el tocuyo) y puesta a enfriar a temperaturas alrededor de los 4°C lo antes posible. La higiene es un factor fundamental para preservar el estado de la leche, su vida útil como materia prima, y la vida útil y calidad de los derivados elaborados con ella. Debemos mantenernos aseados para realizar las diferentes actividades en el establo y tener limpios los equipos de ordeño y corrales. La falta de higiene provocaría la precipitación o “cortado” de la leche y proble mas tecnológicos en sus derivados: quesos ácidos, esponjosos, que desueran y de mal olor; yogures de textura líquida irregular, que se inflan en sus envases, mantequillas rancias, etc. El utilizar utensilios esterilizados
evita la incorporación de nueva carga microbiológica a la ya presenté en la leche, aumentando su vida útil. La leche es un producto de uso cotidiano. Debido a su alto consumo, las empresas de lácteos envían diariamente lotes de esta mercancía a las grandes superficies y comercios. Aunque la leche no es el único producto lácteo que se comercializa, si es el que tiene unas características más especiales para su transporte. ¿Sabes cómo se lleva a cabo el transporte de leche? Características y especificaciones sobre el almacenamiento de la leche Al ser un producto perecedero, el tratamiento de esta mercancía debe realizarse bajo unas condiciones muy controladas. Además de la normativa general referente al transporte de mercancías, los productos lácteos están regulados po r un acuerdo de “transportes internacionales” y de vehículos especiales acondicionados
para este fin. Desde el ordeño, las condiciones térmicas e higiénicas son de vital importancia. La leche debe mantenerse a temperatura baja para evitar el desarrollo de bacterias. Los equipos que se encarguen del enfriamiento deben seguir las n ormativa vigente. La leche se almacena en estos contenedores hasta que se vaya a realizar su transporte. Uno de los principales problemas para el transporte de leche y otros productos lácteos y, en concreto, de la leche es la ruptura de la cadena de frío. Igual que ocurre con otros productos perecederos, como la carne o las frutas y verduras, corren el riesgo de deteriorarse o echarse a perder en el transporte. La solución a este problema es utilizar camiones isotérmicos que puedan mantener las condiciones de temperatura idóneas para la mercancía. Antiguamente la leche se repartía de forma diaria en botellas de cristal pero este proceso ha cambiado mucho. Aunque en algunos sitios se siguen utilizando los tarros lecheros (para transportar pequeñas cantidades de leche), el uso de camiones cisterna es el más extendido. El uso de camiones cisterna ha añadido numerosas ventajas:
Estos camiones no sólo transportan la mercancía, sino que puede almacenarla por un tiempo determinado sin alterar sus propiedades Los tanques suelen ser de aluminio o acero inoxidable, además de materiales aislantes, que permiten que mantienen las características de la carga Su forma circular o elíptica ofrece una mayor estabilidad del camión en marcha. El tanque suele dividir la carga en secciones para evitar lo máximo posible el movimiento. En el caso de la leche, el movimiento podría producir un efecto batido que separaría la grasa y produciría una pérdida de propiedades.
Queso doble crema El queso doble crema es un producto fresco, ácido, no madurado de pasta semicocida e hilada, elaborado a partir de leche fresca y acida. Es un alimento con un contenido de humedad y grasa altos, lo que lo hace un queso. semiblando. Este producto se consume fresco, tiene un sabor moderadamente ácido y para su conservación se debe refrigerar.
COMPOSICION NUTRICIONAL Carbohidratos Proteína Materia Humedad Minerales 0% Calorías
2% 20-22% 21%-24% 49-51%,
grasa
aportadas
por
100g
286
cal
PRESENTACION Y EMPAQUES COMERCIALES Bolsa plástica de polietileno empacado al vacío Bolsa plástica de polietileno empacado al vacío Bolsa plástica de polietileno empacado al vacío por 500 g.
por por
125 250
g. g.
En el caso del queso Doble crema es necesario disponer de un empaquetado rígido, resistente a la humedad y al ácido láctico e impermeable al vapor, agua y a los gases. Para este fin se utiliza la hoja de plástico, PVC o poliestireno, o además se puede con hojas de aluminio; al vacío. En la manipulación del queso el pasteurizador de la leche Los equipos deben estar bien ubicados con el fin de facilitar la limpieza, desinfección y circulación del personal; en lo posible, deben ser elaborados en acero inoxidable, fáciles de armar y desarmar. La descremadora Tajadora de queso marmita Tanque de enfriamiento Limpieza de equipos y utensilios Para desinfectar bien los utensilios y equipos en una planta procesadora de queso es importante lavar muy bien con detergente tipo industrial,
sin fragancia. Después del lavado se enjuaga con agua clorada y por último un enjuague con agua potable, así podrá obtener un equipo bien higiénico evitando una posible contaminación de la leche. Cual es el objetivo de la higiene en los alimentos? La higiene de los alimentos comprende a todas las condiciones y medidas necesarias para asegurar la inocuidad y la aptitud de los alimentos en todas las fases de la cadena alimentaria, entendiendo por ésta a la producción primaria, elaboración, almacenamiento, distribución de un alimento hasta el consumo final.
Identifique las políticas que existen en la organización en cuanto a los procesos de recibo y despacho, incluyendo el registro.
RECIBO Y DESPACHO DE MERCANCÍAS La planeacion y el aprovisionamiento adecuado de la mercancía son funciones de la logística empresarial mediante el cual la misma se provee de todo lo necesario para su funcionamiento. . Este consiste en hacer el aprovisionamiento de materiales e insumos en las cantidades necesarias , en la cantidad exacta , con la calidad adecuada para el funcionamiento y hallar el menor precio en el momento oportuno En el área de recepción , se realiza los procesos de negociación y verificación de la mercancía o elementos terminados en donde se comprueben tanto lo material como lo físico de la mercancía o producto ; para esta operación se necesita de personal y equipos necesarios para hacer descargue y almacenamiento de las mismas descongestionando y agilizando la recepción de las mercancías y el espacio necesario en la bodega para almacenamiento de los mismos de acuerdo al volumen de la mercancía y el tiempo que va a permanecer en ellos debe ser más corto para economizar gastos administrativos y logísticos este proceso de recibo de mercancías debe ir acompañado de los siguientes documentos : Factura, Lista de empaque, Remesa, Remisión, Registro, Orden o solicitud de compra entre otros documentos.
DESPACHO DE MERCANCÍAS En el instante en que se despachan las mercancías es donde el sistema edita el pedido de despacho, el jefe de bodega donde se contacta con un trasporte disponible (transportador) que se presenta en la hora y sitio acordado o pactado por acuerdos bilaterales donde se llevara a cabo la carga de los productos que estén en buen estado verificando su calidad y para productos defectuosos se llevara un
conducto regular distinto el contemplado el código del consumidor, el jefe de bodega se encarga de él buen manejo de las estivas de que el vehículo sea el adecuado para el trasporte de la mercancía las mercancías deben ir acompañadas delos siguientes requerimientos o documentos: Orden de despacho Orden de venta Remesa Remisión
Identifique para cada proceso los documentos que se utilizan y la información que contiene.
La documentación en el proceso de recibo y despacho y su adecuado diligenciamiento permite llevar un de las mercancías que se ingresan y entregan d e un departamento, área o dentro de la organización. Existen infinidad de formatos que pueden ser utilizados para el manejo y registro de la información algunos de los cuales se tratarán a continuación.
Requisiciones: documento interno que se utiliza dentro de la empresa para solicitar por escrito algún producto u objeto, se puede utilizar entre áreas, por ejemplo para el traslado de mercancía de un lugar a otro, o para solicitar al departamento de compras para que realice el trámite de adquisición. La información que incluye una requisición es: Fecha: día en el cual se realiza la requisición Datos de quién solicita: departamento o área de la empresa y nombre del solicitante. Número de la requisición Descripción del material, con las especificaciones técnicas exactas y unidad de medida y si tiene algún código o referencia de identificación debe informarse. Cantidad requerida Datos adicionales, puede ser posibles proveedores, en caso que la requisición se realice al departamento de compras para la adquisición de un producto. Nombre y firma de la persona que solicita. En algunas organizaciones los formatos de requisición tienen un diseño preestablecido y numerado, el cual es asignado en determinada cantidad a los departamentos que lo utilizan, los cuales permiten el control y registro de la información.
Orden de compra o pedido: Documento con el cual una empresa solicita materiales o mercancía a sus proveedores con el fin de satisfacer una necesidad. Una orden de compra o pedido debe contener como mínimo la siguiente información:
Fecha: día en el cual se realiza la solicitud del pedido Datos comerciales de comprador: nombre de la empresa o razón social del solicitante, NIT o RUT, dirección, teléfono. Nombre y datos de la persona responsable de la solicitud. Datos comerciales del proveedor: nombre o razón social, NIT o RUT, dirección y teléfono. Nombre y datos de la persona que recibe la solicitud y se hace responsable del proceso. Especificaciones: tipo de producto, unidad de empaque o presentación, cantidad, valor unitario, valor total. Condiciones comerciales: tiempo y condiciones de entrega, forma de pago, plazos de pago y firma autorizada. Datos adicionales: lugar de entrega y contactos para la programación de la entrega, en caso de que exista en la organización planeación de recibo de mercancía. Factura comercial: Es un documento contable que entrega el vendedor en el momento de la adquisición de la mercancía. No es obligatorio un formato específico; las empresas pueden tener su propio diseño, pero debe contener la siguiente información:
Fecha: día en el cual se realiza la operación comercial y fecha de vencimiento. Número de la orden de compra, también son números consecutivos que permiten el control y registro. Datos comerciales del vendedor: nombre de la empresa o razón social, NIT o RUT, dirección, teléfono. Información de los productos: referencia o descripción de la mercancía, código interno (si lo tiene), cantidad, valor unitario y valor total. Forma y condiciones de pago. (Efectivo, crédito y plazo, pago contra entrega). Forma de entrega (se entrega en la empresa del cliente, el cliente recoge el producto, se envía por empresa de mensajería o transportadora) Debe llevar la casilla donde se determine el valor del impuesto a la venta IVA. Para el caso de Colombia, es importante que la numeración de la factura sea autorizada por la DIAN. Nombre o razón social y NIT de quienes elaboran las facturas. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
Remisión: Documento utilizado para entregar mercancía de manera parcial, sirve de constancia para cuando se solicitan entregas parciales de producto. La persona o empresa que entrega mercancía con este documento debe asegurarse que el receptor la firme para que sea válido, de lo contrario no es tenido en cuenta. Si es interna: Fecha de entrega Área que entrega: nombre de la persona que entrega Área que recibe: nombre de la persona que recibe Referencia y cantidad de producto entregado
Si es externa: Datos del proveedor: nombre de la empresa y NIT Datos del cliente: nombre de la empresa y NIT Información: referencia del producto y cantidad Fecha de entrega del producto Observación, ésta es una información adicional donde se puede relacionar la orden de compra a la que pertenece la entrega parcial.
Listado de picking : El picking es el alistamiento de las unidades a ser despachadas. El listado de picking es, como su nombre lo indica, un listado donde se encuentran las ubicaciones y las cantidades de las referencias que deben ser alistadas para su despacho. Una vez se tiene la lista se van recogiendo los objetos para trasladarlos a la zona de consolidación. Las ventajas de utilizar esta técnica en el área de despacho son: Permite automatizar o sistematizar los procesos de alistamiento. Disminuye los costos de alistamiento y en general los costos logísticos. Minimiza el error en los inventarios, con la ayuda de las herramientas tecnológicas una vez se retira el objeto del almacenamiento se disminuye el inventario. Facilita el alistamiento de los pedidos solicitados por internet.
Registro de devolución: Es el proceso en el cual se registra la información sobre aquellas mercancías que son devueltas por los clientes. Este registro va acompañado de un informe en el cual se indican las causas por las cuales se efectúa la devolución de los objetos. Se puede realizar el proceso de registro de la siguiente manera: Crear una orden de devolución, al realizar esta operación la persona encargada del recibo de esta mercancía permite que se refleje en los inventarios el ingreso del producto pero lo deja de tal manera que no pueda ser utilizado hasta que el departamento de calidad revise las razones de la devolución. Dejar una nota adicional donde se evidencie que se le debe restituir al cliente (dependiendo la negociación, se devuelve el efectivo en caso de haber cancelado previamente o se cambia el producto si así lo pref iere el cliente). Entregar el documento soporte de la devolución. Realizar el análisis de las mercancías devueltas con el fin de determinar el proceso a seguir, este análisis debe ejecutarlo el departamento de calidad. Hacer la liquidación de la devolución.
Orden de salida: Documento que permite el registro de la salida de la mercancía que va a ser despachada ya sea interna o externamente. La información que hace parte de la orden de salida es: Identificación de la empresa: nombre o razón social, NIT o RUT. Fecha en la cual se realiza la salida Descripción del producto, código, unidad de medida, cantidad, valor unitario y valor total.
Identificación del cliente: nombre o razón social, NIT o RUT Identificación de quien recibe y entrega el objeto La orden de salida debe tener un número consecutivo Observaciones generales Realice una descripción paso a paso sobre la manera como las personas encargadas de estas áreas ejecutan los procesos incluyendo el registro.
Procedimiento de entrada de objetos El responsable de las actividades que se realizan en el ingreso de la mercancía puede ser: el auxiliar de bodega, almacenista, jefe de bodega, coordinador logístico y todas las personas que pertenezcan al área de almacén o logística. Para lograr seguir el procedimiento es aconsejable que se realice una programación de los recibos que se harán durante el día, esto permite optimizar y aprovechar los recursos técnicos y humanos. El procedimiento a nivel general es: Solicitar documentos del material, materia prima, insumo o producto. Iniciar el descargue (en algunos casos se ordena a los transportadores que bajen la mercancía) Verificar la mercancía en cuanto a referencia y cantidades, con relación a la factura. Inspeccionar la mercancía y en caso de ser necesario, realizar la devolución total o parcial. Realizar una devolución debe ir acompañada de un informe donde se especifique la razón de la misma y las condiciones. Rotular la mercancía de acuerdo con sus características y especificaciones. Registrar ingreso de la mercancía de manera manual o por el sistema, de tal manera que ingrese al inventario. Autorizar el almacenamiento de la mercancía hacia los espacios asignados. Entregar los documentos recibidos con la firma de aceptación de cantidades y referencias, al departamento contable para dar inicio a los trámites administrativos y financieros.
Procedimiento despacho de objetos Al igual que en el recibo, el responsable de las actividades de despacho es el auxiliar de bodega, el almacenista, el coordinador de a lmacén, coordinador logístico, por nombrar algunos cargos. El procedimiento a nivel general es: Recepción de documentos como factura, listas de empaque u orden de salida. Realizar la lista de picking Hacer el picking Rotular la mercancía, de tal manera que se identifique el pedido antes de ser cargado y despachado. Verificación de la mercancía, es importante que antes de realizar el cargue de la mercancía se realice una nueva inspección y verificación.
Revisión de la documentación antes de ser entregada con la mercancía, facturas, listas de empaque. Entrega de la mercancía y cargue. Firma y entrega de documentación.
Realice un cuadro comparativo donde se evidencien las políticas existentes y la manera como en la realidad realizan los procesos de ingreso y salida de mercancía. LA POLITICA DICE
Realizar un manual de procedimientos para el registro y control de la entrada y la salida de materiales aplicado a los diferentes almacenes, tanto para el almacén de Diario como el almacén de auxiliar que se encuentran en la empresa.
Realizar el seguimiento de las actividades e identificar al personal responsable de realizarlas.
Identificar qué actividades y funciones debe cumplir el almacén Diario y el almacén de Parada. Realizar formatos para el registro de los diferentes procesos de entrada y salida en los diferentes almacenes, así como de entrega y control de las cajas de herramientas.
EN LA PRACTICA SE HACE
No se lleva si no un solo manual de procedimientos para el almacen diario el otro se rige a las políticas del manual anterior. La persona encargada del seguimiento no lleva al día los indicadores de gestión para saber las fallas del personal responsable de cada persona. Las funciones no se cumplen a la letra de acuerdo al manual de funciones y procedimientos. Los formato para los registros se llevan de una forma desordenada no registrando de una forma detallada todo los procedimientos. No se clasifican los artículos de acuerdo a su referencia y almacen que los tiene.
Realizar clasificación de artículos y codificación, tanto para el almacén Diario, como el almacén de Parada. Realizar formatos de dotación y control de equipos de seguridad personal y colectiva. Proponer las bases para un sistema electrónico de control de inventario.
Realice un análisis del cuadro comparativo Al mirar las fallas que están sucediendo dentro de la empresa podemos evidenciar que el personal no pone de su parte para el mejoramiento, el manual de funciones y procedimientos no se cumplen de acuerdo a lo establecido en las políticas organizacionales de la empresa, los indicadores de gestión no se verifican para poder tener un análisis detallado de que área esta fallando para su corrección, .
BIBLIOGRAFIA http://www.actualidadganadera.com/articulos/manejo-leche-conservar-sucalidad-despues-del-ordeno.html http://transreyes.com/transporte-de-leche/ http://fichatecnicaquesodoblecrema.blogspot.com/ Material Rap 2. pdf
