REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN UNIVERSITARIA CIENCIA Y TECNOLOGÍA INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA VENEZUELA EXTENSIÓN MATURÍN
INFORME DE PASANTÍA
TUTOR ACADÉMICO: LCDO. EFREN RODRÍGUEZ
BR. DANIELA AGUILARTE SUBERO CARRERA: ADMINISTRACIÓN MENCIÓN GERENCIA ADMINISTRATIVA CÓDIGO: 3001585
MATURÍN, JUNIO 2016
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN UNIVERSITARIA CIENCIA Y TECNOLOGÍA INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA VENEZUELA EXTENSIÓN MATURÍN
INFORME DE PASANTÍA
:_________________________ Esp. Nacira Boutto TUTOR EMPRESARIAL
_____________ ___________________ _____________ ____________ _____ Lcdo. Efren Rodríguez TUTOR ACADÉMICO:
BR. DANIELA AGUILARTE SUBERO Carrera: GERENCIA ADMINISTRATIVA CÓDIGO: 3001585
MATURIN, JUNIO 2016
INDICE DEDICATORIA
i
AGRADECIMIENTO
ii
INDICE DE ANEXOS
iii
INTRODUCCION
1
OBJETIVOS DE LAS PASANTIAS CAPITULO I: LA EMPRESA Y SUS GENERALIDADES Reseña Histórica Objetivos de la Empresa, Misión, Visión Organigrama General Organigrama Especifico Funciones de Acuerdo al Organigrama Producto y/o Servicio Mercado
CAPITULO II: MARCO TEORICO Fundamentos Teóricos Referenciales Revisión de Literatura y enunciados Teóricos
CAPITULO III: DESCRIPCION Y ANALISIS DE LAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS
Descripción y Análisis de las Actividades Generales Descripción y Análisis del Problema o Situación Centrado en el Objeto de Estudio Justificación del Estudio o de la Situación Actual con Proyección de solución Factibilidad o Alternativas de Solución Aportes Generados por la Pasantía (Para la Empresa y el Pasante)
CONCLUSION RECOMENDACIONES BIBLIOGRAFIA ANEXO
DEDICATORIA
A DIOS todopoderoso todo poderoso por ser mi m i guía en cada momento de d e mi vida y por darme la energía necesaria para lograr esta meta. A mis padres Isolina y Daniel, por su apoyo incondicional en todo el trayecto de mi vida en especial en la ejecución de estas pasantías. A mis hermanos por apoyarme en cada momento, cuando más los necesitaba, por su comprensión y paciencia. A mi hija por ser mi motivación e inspiración para seguir adelante.
AGRADECIMIENTO
Doy Gracias a DIOS por darme el entendimiento necesario para lograr una de mis metas. A mis maravillosos padres Isolina Subero y Daniel Aguilarte, principalmente por darme la vida y por guiarme siempre a lo correcto. Gracias a mis hermanos Jorge Luis y Luis Daniel por su apoyo, paciencia y comprensión en todo momento. Quiero dar un Profundo Agradecimiento a mi casa de Estudios I.U.T.V. Especialmente a sus Directivos por permitirme formarme como profesional. Agradezco a todos mis Profesores por darme las herramientas necesarias para lograr esta meta. Gracias a la Dirección de d e Salud Ambiental Región IV, especialmente al Licdo. Román Mijares, a mi tutora Especialista NaciraBouttó y a todo el equipo de trabajo del área de Administración que me apoyaron y aportaron su granito de arena para el logro exitoso de este periodo de pasantías.
G r acias a Todo Todos!
INTRODUCCIÓN
La Administración, es una ciencia que ha ido experimentando cambios importantes dentro de sus teorías o estructuras; o estructuras; sus bases han sido modificadas en relación a lo que ciertos autores pueden considerar más importante. Algunos consideran un factor importante la tecnología existente: otros, consideran importante al ser humano como principal factor dentro de la Administración. La
Administración
posee
características
como
universalidad,
especificidad unidad temporal, valor temporal, valor instrumental, amplitud del ejercicio, flexibilidad,entre
otras.
Además
como:la eficiencia, como:la eficiencia, eficacia, productividad, eficacia, productividad,
poseen
elementos
coordinación
de recursos, de recursos,
objetivos y grupos y grupos sociales que la hacen diferente a otras disciplinas. La Gerencia Administrativa es un campo de las ciencias administrativas donde se desenvuelven profesionales que han adquirido conocimientos previos de las funciones básicas inherentes a la Administración. Cabe considerar que, en el Instituto Universitario de Tecnología Venezuela se ofrece la Carrera Administración Mención Gerencia Administrativa, en la cual al llegar al sexto y último semestre, se d ebe cumplir como requisito indispensable un Periodo de Pasantías. La Pasantía es aquella actividad curricular, que como requerimiento académico, comprende un conjunto de actividades de formación integral teórico –práctico donde se unen Estudio y Trabajo con la finalidad de proporcionar una experiencia concreta al futuro egresado en las áreas específicas de su desempeño profesional, actividad que se encuentra bajo la supervisión del IUTV, y de los Centros de Trabajo donde ésta se lleva a cabo.Las Pasantías Profesionales es "aplicar los conocimientos, habilidades
y destrezas adquiridos durante la carrera de manera teórica, a problemas concretos de la vida profesional, en un organismo público o en una empresa privada, de acuerdo a las exigencias y normas establecidas" por cada institución y empresa. Dentro de esta perspectiva se presenta un Informe el cual resume y explica todas las actividades desarrolladas en un lapso de cuatro (4) Semanas, en este caso iniciadas a partir del día 16 de Febrero hasta el 18 de Marzo de 2016; en La Dirección Regional de Salud Ambiental Región IV, específicamente en el Departamento de Administración, ubicada en la AV Libertador Edificio Mariología Maturín, Estado Monagas. Además se desglosan otros puntos tales como Objetivos de las Pasantías según lo establecido en el Reglamento interno del IUTV, La Empresa y Generalidades (Reseña histórica, objetivos de la empresa, misión, visión, organigrama general, organigrama específico, funciones de acuerdo al organigrama, producto y/o servicio y mercado), Marco Teórico Referencial, en el mismo se define la teoría relacionada con la carrera y la empresa donde se realizan las actividades desarrolladas.
pasantías, y la Descripción y Análisis de las
OBJETIVOS DE LA PASANTIAS
Las Pasantías Profesionales se encuentran ubicadas en el semestre VI del Plan de Estudios contemplado en el pensum de estudios del Instituto Universitario de Tecnología Venezuela (IUTV), luego que el estudiante ha transitado por todas las áreas de conocimientos específicos a su Carrera. Esto le permite transformarlosde forma Teórica a la práctica profesional que le ofrece las pasantías, y su interacción con equipos multidisciplinarios en los diferentes campos laborales en lo que se participa. La Pasantía tiene los siguientes objetivos: a) Proporcionar a los estudiantes la oportunidad de aplicar los conocimientos teóricos – prácticos adquiridos en el período de formación académica. b) Contribuir al desarrollo gradual del pasante, en habilidades y destrezas necesarias para el desempeño efectivo en el área de su especialidad. c) Servir como mecanismo profesional para facilitar la incorporación de los egresados al mercado de trabajo. d) Fomentar el intercambio Científico y Tecnológico entre el Instituto y los Centros de Trabajo, tanto del sector público como del sector privado, a fin de facilitar una permanente actualización de los Pensum de Estudio sobre la base de los requerimientos reales del país y las innovaciones del mercado ocupacional. e) Contribuir al mejoramiento y desarrollo de los Centros de Trabajo mediante el aporte a las innovaciones Técnico – Científicas, y del potencial creativo del pasante.
CAPITULO I LA EMPRESA Y SUS GENERALIDADES
RESEÑA HISTORICA Dirección Regional de Salud Ambiental Región IV, ubicada en la AV Libertador Edificio Mariología Maturín, Estado Monagas. Al revisar la historia de la Dirección regional de la salud ambiental región IV se encontró que fue creada el 27 de julio del año 1936 por el Dr. Arnoldo José Gabaldon G abaldon quien ha sido considerado el padre pad re de la malaria en Venezuela por cuanto fue el que descubrió esta enfermedad en el país, existen a nivel nacional veinticuatro (24) sedes de salud ambiental, una por cada estado, esto con el fin de atender los casos de esta enfermedad endémica, y de esta manera poder brindarle salud gratuita a los ciudadanos que ameriten la atención necesaria; además tenían proyectos de construcción de viviendas rurales para las comunidades en todo el país para contribuir con el núcleo familiar, en el Estado Monagas esta sede cuenta con un recurso humano de trabajadores distribuido de la siguiente manera ochenta y cinco (85) obrero, cincuenta y cinco (55) empleados
y tres
suplente para una población de ciento cuarenta y tres (143) trabajadores. Desde ese momento hasta la actualidad la institución tiene su domicilio en avenida libertador edificio MalariologíaMaturín Estado Monagas. A pesar p esar de los cambios causados por factores externos que afecten su entorno económico esta empresa ha evolucionado bajo las mejores condiciones y en su normal desarrollo, desarrollo, de acuerdo a las actividades actividades que en ella se realizan.
Actualmente la dirección regional de la salud cubre cu bre las necesidades nec esidades con la cual ha logrado fortalecer la posición competitiva de la empresa.
FUNCIONES Es la vía de interacción y atención entre el Instituto de Altos Estudios de Salud Dr. Arnoldo Gabaldón y la ciudadanía, canalizando sus inquietudes a través de Asesorías y sugerencias. Asimismo, presta orientación e información adecuada a quien lo requiera, ofreciendo oportuna respuesta a las mismas y garantizando su participación en la gestión.
Las Funciones:
Atender, orientar, apoyar apoyar y asesorar a los ciudadanos que acudan a solicitar
información,
requerir
documentos,
interponer
quejas,
reclamos, sugerencias y peticiones.
Informar a la ciudadanía sobre la utilización de los recursos que integran el patrimonio público del Instituto de Altos Estudios de Salud Dr. Arnoldo Gabaldón a través de un informe de fácil manejo y comprensión, que se publicará trimestralmente y se pondrá a disposición de cualquier persona.
Colocar a disposición de la ciudadanía, ciudadanía, la información relativa a la estructura organizativa y funciones del IAE, los servicios que presta dicha institución, a través de medios impresos, audiovisuales, informáticos, entre otros.
Recibir, tramitar, valorar, decidir o resolver, quejas, sugerencias y peticiones, remitirlas a las dependencias de la organización.
Llevar un registro automatizado de las quejas, reclamos, sugerencias y peticiones.
Comunicar a los ciudadanos ciudadanos la decisión o respuestas de las quejas, reclamos, sugerencias y peticiones formuladas por ellos.
Promover la participación ciudadana.
Formar y capacitar a la comunidad, comunidad, en los aspectos vinculados con el ejercicio del derecho a la Participación Ciudadana en el Control de la Gestión Pública mediante talleres, foros o seminarios, entre otros.
MISIÓN Y VISIÓN MISIÓN Asumir el ejercicio del ministerio de salud en materia sanitario ambiental, mediante la normalización, la supervisión, la investigación operativa, la capacitación, la asesoría y asistencia técnica, para lograr el desarrollo de planes y programas de control control y previsión de enfermedades asociadas a factores físicos, químicos y biológicos presentes en el entorno humano.
VISIÓN La dirección
es una dependencia exitosa exitosa en materia de la salud
ambiental que fomenta y contribuye al logro de un estado óptimo óptimo de la salud humana permitiendo el desarrollo económico y social del país. Con un recurso humano proactivo altamente capacitado con alto sentido de ética y la mística de trabajo.
OBJETIVO DE LA INSTITUCION La dirección regional de la salud ambiental tiene como objetivo fundamental satisfacer las necesidades de los usuarios por lo tanto presta servicios de saneamiento ambiental y la previsión de enfermedades endémicas por ende desarrolla políticas políticas de vigilancia y control de factores físicos, químicos y biológicos presentes en el ambiente que permitan preservar la salud de la población venezolana con la participación comunitaria y el uso de la tecnología ecológica sustentable.
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA ORGANIGRAMA GENERAL
DIRECCÓN GENERAL DE SALUD AMBIENTAL (ADJUNTO)
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE EPIDEMIOLOGÍA AMBIENTAL
COORD. VIGILANCIA EPIDEMIOLÓGICA AMBIENTAL
DIR. CONTROL DE VECTORES, RESERV. Y FAUNA NOCIVA
COOR.ENTOMOLOGÍA EN SALD PÚBLICA
COOR. PROMOCIÓN EN SALUD AMBIENTAL
COOR.DE FOCOS ZOONÓTICOS
COOR.GESTIÓN DE MEDICAMENTOS
COOR.DE CONTROL OPERACIONAL COORDINACIÓN DE CONTROL DE VECTORES
Fuente: Depto. de Administración
DEPARTAMENTO DE PERSONAL (RRHH)
DIRECCION DE SALUD RADIOLOGÍCA
DIRECCIÓN GESTIÓN DE RIESGOS AMBIENTALES
COORD. REGULACIÓN Y CONTROL DE RADIACIONES
COORD. DE RESIDUOS Y DESECHOS
COORD.PROTECCIÓN E HIGIENE DE RADIACIONES
COORD. AGUAS, AIRE Y EDIFICACIONES
COORD. DE SUSTANCIAS Y MATERIALES
ORGANIGRAMA ESPECÍFICO
ADMINISTRADOR
Presupuesto gasto de función
Analista de consolidado de nomina
Rendición de cuentas
Caja
Bienes nacionale s
Deposito
Transporte
Fuente: Dpto. de Administración
FUNCIONES DE ACUERDO AL ORGANIGRAMA De acuerdo a la Estructura Organizativa, la Dirección Regional de Salud Ambiental Región IV, está conformada por un Director y un Administrador los cuales están adscritos al Gerente de Recursos Humanos, y cumplen con las siguientes Funciones.
El Director El director representa legal, judicialmente a la institución y realiza todo tipo de contratos y las compras en la organización como el cuentadante en esta empresa, además es quien junto al administrador mueve las cuentas.
Administrador Se encarga de vigilar y estar supervisando las labores en los departamentos a su cargo que tienen que ver con administración, elabora y autoriza pagos a los trabajadores y proveedores de la institución y cancela los impuestos de ley que se le deducen en la nómina a los trabajadores y trabajadoras, formula y administra el presupuesto anual, realiza y evalúa proyectos de inversión para mejorar la organización
Presupuesto de Gasto de Funcionamiento. Es el encargado de realizar la contabilidad para la institución, y a la vez declara los impuestos exigidos legalmente por la ley, elabora y relaciona las compras y gastos realizados es el autor del análisis numérico de la situación financiera de la institución y responsable directo de los ajustes y cambios que se realizan en los cierres económicos del año fiscal, este funcionario debe estar acompaño por un analista interno o un auxiliar de contabilidad que es el encargado de recopilar la información necesaria para vaciarla en el sistema contable con el que ejecuta el contador.
Gerente de Recursos Humanos Gestiona los procesos que se relacionan con la incorporación y organización de las personas personas en la empresa el (Departamento de Personal) identifica los perfiles
(habilidades, conocimientos conocimientos y conductas de las
personas, valores y actitudes) (describe los puestos de trabajo y políticas retributivas). Facilita la incorporación e integración de las personas dentro de la empresa (reclutamiento, preselección, selección e inducción. Estimula a esas personas para comprometerlas con la organización a través de un salario justo y equilibrado de acuerdo a sus conocimientos y jerarquía profesional, crea canales de comunicación vertical, horizontal y transversales entre todos los miembros de la organización y establece las características del desempeño y evalúa “el qué y el cómo” (evaluación de
desempeño) sus funciones están supervisadas por un coordinador de departamento.
Gerente de Compras Es el encargado de recibir todas las solicitudes de materiales de consumo para el funcionamiento de la organización de acuerdo a la solicitud se va elaborando un proceso que debe cumplirse, como llenar ciertos requisitos que son exigidos en la administración como lo son; las cotizaciones comerciales de los distintos proveedores que mantienen relaciones comerciales con la organización.
Analista Consolidado de Nomina
Estructurar ideas para el diseño de instrumentos de evaluación, conformecon las políticas de la organización.
Evaluar los resultados de las propuestas de mejoramiento teniendo teniendo encuenta los beneficios del clima organizacional.
Apoyar el proceso del desarrollo de los programas pro gramas de la UnidadAdministrativa, siguiendo los lineamientos establecidos por la organización.
Ejecutar las actividades que se deriven de la función de la UnidadAdministrativa, de acuerdo con el manual de procedimientos.
Asignar Actividades Actividades de acuerdo con las prioridades. Verificar las actividades asignadas al personal de la Unidad Administrativa,de acuerdo con las normas de la organización.
Presentar informes sobre las necesidades de capacitación del personal dela Unidad Administrativa, de acuerdo con las políticas de la Organización.
Obtener información sobre necesidades necesidades de capacitación de acuerdo con laspolíticas de la organización.
Departamento De Rendición De Cuentas.
Entender en la fiscalización de la documentación de descargos, remitida por el Departamento Tesorería y otros responsables, confeccionando las respectivas rendiciones de cuentas.
Entender en la revisión, aprobación y elevación de las rendiciones de los fondos administrado por el sistema de caja chica para que se proceda a su reintegro.
Entender en el control y determinación de los importes reales abonados por planilla de haberes, previo a su rendición.
Entender en el reclamo de la documentación probatoria de las inversiones y pagos realizados por los distintos organismos de la Facultad, controlando que se cumpla en tiempo y forma.
Entender en el registro y custodia del del libro de Subresponsables, en base a los asientos contables que elaboran los Departamentos Contable y Tesorería.
Entender en la elaboración mensual y trimestral de las Planillas de Pagos en el Período y/o Anteriores-Rendido-Saldo a Rendir, otros gastos y Personal.
Entender en la custodia y el registro de las Rendiciones de Cuentas aprobadas por el tribunal de Cuentas de la Nación.
Caja
Registrar y controlar los recursos financieros provenientes del calendario financiero presupuestal, los que otorgan las instituciones para el desarrollo de proyectos de investigación, así como los ingresos de donativos provenientes de dependencias y entidades del sector público, privado o social, identificando de manera clara, los recursos fideicomitidos en favor del Cinvestav y los aportados por instituciones públicas y privadas, destinados a proyectos específicos.
Remitir al Departamento de Contabilidad, el informe diario de las operaciones bancarias, de dispersión de fondos, ingresos y egresos, respaldada ésta con los documentos comprobatorios y justificativos originales, que garantice su adecuado registro dentro de la contabilidad de la entidad.
Atender la expedición y entrega de cheques, verificando la identidad del receptor, como beneficiario del cobro o como representante legal del mismo.
Coordinar las actividades del personal habilitado para pago de nóminas.
Departamento de Bienes Nacionales.
Programar, coordinar y dirigir la gestión operacional de las actividades relativas a la administración de los Bienes Nacionales adscritos al
Ministerio, con apoyo en las unidades de administración de los Despachos de los Vice Ministros y demás dependencias del Ministerio.
Inventariar, controlar y contabilizar los movimientos de materias, equipos, muebles e inmuebles, elaborar y presentar los informes correspondientes a la Dirección de Finanzas, en base a la información que suministren las unidades de administración de los Despachos de los Vice Ministros y demás dependencias del Ministerio.
Administrar los bienes inmuebles nacionales adscritos al Ministerio Ministerio y tramitar las ventas, arrendamientos u otras operaciones a que hubiere lugar.
Las demás funciones que se le asignen en materia de su competencia.
Deposito.
Tomar conocimiento a través de la Gerencia Gerencia General de las políticas y objetivos generales de la institución.
Proponer y desarrollar políticas y procedimientos relacionados a la optimización de la logística de Empresa
Coordinar acciones conjuntas con las otras áreas de la Empresa buscando la eficacia y eficiencia de los procesos.
Desarrollar conjuntamente con los Jefes de su área un Plan de trabajo trabajo y programa de acción periódico que contemple todas las actividades a realizar.
Distribuir los trabajos de cada área a su cargo y supervisar el cumplimiento de los mismos, orientando y dirigiendo sobre cómo realizar los mismos.
Planificar, organizar y supervisar la recepción de mercaderías en Depósito, teniendo en cuenta su estado, fecha de vencimiento, documentaciones y la carga correcta en el sistema
Planificar, organizar y supervisar el empaque de de mercaderías a ser entregadas.
Transporte.
Administrar la flota vehicular de la institución institución y velar por su buen estado.
Mantener un programa permanente de mantenimiento mantenimiento preventivo de la flota vehicular.
Revisar, dentro del período establecido, el equipo rodante de acuerdo con las disposiciones de la Autoridad del Tránsito y Transporte Terrestre.
Mantener registro y control de los depósitos, despacho y existencia del combustible y lubricante.
Presentar anualmente los requerimientos de materiales de repuesto y combustible para la prestación eficiente del servicio de transporte.
Presentar periódicamente o cuando las autoridades superiores lo soliciten, informe sobre la situación de servicio del transporte, sobre el balance del combustible comprado para la institución y del destino del material de repuesto adquirido.
PRODUCTO Y/O SERVICIO Fortalecer las competencias de los funcionarios (as) del Sistema Público Nacional de Salud (SPNS), para la consolidación de las Redes de Atención Primaria, Secundaria y Hospitalaria, a través del desarrollo de programas de formación de postgrados y cursos no conducentes a título en las áreas de Medicina General Integral, Atención Comunitaria Odontológica, Salud Ocupacional e Higiene del Ambiente Laboral, Epidemiología y Gestión en Salud Pública.
Formación y capacitación de líderes comunitarios (comités de salud, consejos comunales), para la construcción del poder popular en salud. Brindar asesorías, cooperación técnica, apoyo y servicios dirigidos a las redes de gestión del Sistema Público Nacional de Salud. Desarrollar proyectos de investigación en el área de la salud, con pertinencia social. El departamento de Administración cumple varias actividades dentro de una organización, como capacitar y adiestrar al personal en esta área, para realizar la cancelación de todos los beneficios económicos devengados por los trabajadores de esta organización, también en este departamento se debe cumplir, la realización de los descuentos de ley que existen para así poder optar al beneficio que ellos generan para el trabajador beneficiado, como son; el S.S.O, FAO, BANAVIy los embargos.
MERCADO En cuanto a Preservar la salud, la Dirección Regional de Salud Ambiental Región IV abarca todo el estado Monagas, especialmente a las poblaciones rurales.
CAPITULO II MARCO TEORICO FUNDAMENTOS TEÓRICOS REFERENCIALES REVISIÓN DE LITERATURA Y ENUNCIADOS TEÓRICOS Organización: El diccionario de la Real Academia Española, en una de sus definiciones, menciona que la organización es una “asociación de personas regulada por un conjunto de normas en función de determinados fines”.
División del trabajo: “Es descomponer una tarea compleja en sus componentes, de tal
manera que las personas sean responsables de una serie limitada de actividades, en lugar de la tarea en general”.
Dirección: Es la acción de dirigir que implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales. La relación y el tiempo son fundamentales para las actividades de la dirección. De hecho, la dirección llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las personas que trabajan con ellos. Los gerentes dirigen tratando de convencer a los demás de que se les unan para lograr el futuro deseado, surge de los pasos de la planificación y la organización.
Salud: Según la Organización Mundial de la Salud (OMS), la salud es un estado de completo bienestar físico, mental y social, y no sólo la ausencia de enfermedades. De un modo amplio, la salud es el estado general de un organismo y puede ser, por ejemplo, buena, mala, frágil, etc.
Salud Pública: La salud pública es el conjunto de actividades relacionadas con la salud y la enfermedad, el estado sanitario y ecológico del ambiente de vida, la organización y el funcionamiento de los servicios de salud, planificación, gestión y educación. Sus funciones son prevenir las enfermedades, proteger, promover y restaurar la salud y mejorar la calidad de vida de los ciudadanos.
Salud Ambiental: Salud ambiental, según la Organización Mundial de la Salud, es "aquella disciplina que comprende aquellos aspectos de la salud humana, incluida la calidad de vida y el bienestar social, que son determinados por factores ambientales físicos; químicos, biológicos, sociales y psico-sociales.
Registro: Documento donde se relacionan ciertos acontecimientos o cosas; especialmente aquellos que deben constar permanentemente de forma oficial.
Actividades: Las actividades son todas aquellas tareas o labores que cada individuo ejerce diariamente, están las actividades laborales, las actividades escolares, las actividades recreativas, las actividades físicas, etc.
Administración: Conjunto de funciones que se realizan para administrar (gobernar, organizar una economía). La administración es la ciencia la ciencia social que tiene por objeto el estudio de las organizaciones y la técnica la técnica encargada de la planificación, organización,direcciónycontrol delosrecursos(humanos, delosrecursos(humanos, financieros, financieros, materiale materiale
s, tecnológicos, s, tecnológicos, el conocimiento, el conocimiento, etc.)de una organización, una organización, con el fin de obtener
eficiencia
o
máximo
beneficio
posible;estebeneficio
puede
ser social, económico social, económico o estratégico, dependiendo de los fines perseguidos por dicha organización.
Departamento: Sección en que está dividida una institución u organización.
Conciliación Bancaria: Es una comparación que se hace entre los apuntes contables que lleva una empresa de su cuenta corriente (o cuenta de bancos) y los ajustes que el propio banco realiza sobre la misma cuenta; Es un proceso que permite comparar los valores que la empresa la empresa tiene registrados de una cuenta de ahorros o cuenta corriente, con los valores que el banco le suministra por medio del extracto bancario, que suele recibirse cada mes.
Trabajador : Persona que realiza un trabajo a cambio de un salario.
Impuesto: Un impuesto es un tributo que se paga a las Administraciones Públicas y al Estado para soportar los gastos públicos. Estos pagos obligatorios son exigidos tantos a personas físicas, como a personas jurídicas.
Nómina: En una empresa, la nómina es la suma de todos los registros financieros de los sueldos de los empleados, incluyendo los salarios, las bonificaciones y las deducciones. En la contabilidad, la nómina se refiere a la cantidad pagada a los empleados por los servicios que prestaron durante un cierto período de tiempo.
CAPITULO III
DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE LAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS ACTIVIDADES
16 al 19 Febr’2016
SEMANAS 22 al 26 29 Feb. al 04 Febr’2016
Marz’2016
07 al 11
14 al 18
Marzo’2016
Marzo’2016
Entrega de carta e inducción de actividades en el Dpto. de Administración. Revisión de Nomina de Pago, empleados y Obreros. Elaboración de conciliación Bancaria Retención de empleados y Obreros; llenar libros de Gasto del Personal Llenar Libros de Ingreso
Caja Chica
Fuente: Dirección Regional de Salud Ambiental 2016. .
DESCRIPCION Y ANALISIS DE LAS ACTIVIDADES GENERALES Revisión de la nómina de Empleados y Obreros en la dirección Regional de Salud Ambiental para su respectivo pago. Esta actividad se realiza para llevar un control de los sueldos y salarios que se cancelan a los empleados que laboran en la institución. Esta se elabora en un formato de excel, el cual está conformado por: nombre del empleado, cédula de identidad, cargo, fecha de inicio de funciones, periodo de pago, sueldo y salario, deducciones y monto a cancelar. Conciliación Bancaria: Se realiza para confrontar los saldos del libro de banco de la institución con el estado de cuenta bancario con el fin de determinar
DESCRIPCION Y ANALISIS DE LAS ACTIVIDADES GENERALES Revisión de la nómina de Empleados y Obreros en la dirección Regional de Salud Ambiental para su respectivo pago. Esta actividad se realiza para llevar un control de los sueldos y salarios que se cancelan a los empleados que laboran en la institución. Esta se elabora en un formato de excel, el cual está conformado por: nombre del empleado, cédula de identidad, cargo, fecha de inicio de funciones, periodo de pago, sueldo y salario, deducciones y monto a cancelar. Conciliación Bancaria: Se realiza para confrontar los saldos del libro de banco de la institución con el estado de cuenta bancario con el fin de determinar su saldo real. Las cuentas utilizadas en la conciliación bancaria son: Créditos del Libro: Son los cheques emitidos por institución que no han sido pagados por la entidad bancaria. Créditos de Banco: Son los depósitos que han sido contabilizados en el libro banco de la institución, pero no reportados por el banco. Débitos del Libro: Son notas de débito emitidas por el banco, por concepto de servicios financieros prestados a la institución. Débitos del Banco: Son notas de créditos emitidas por la institución al banco notificándole de la realización de un depósito. Retenciones de Empleados y Obreros, se elabora una relación en la computadora para su relativo pago, una vez hecho esto se envía a la oficina de Personal para hacerle el tequit, es devuelta a la oficina de Administración para elaborar los cheques correspondientes a cada una de las deducciones, como son: Seguro Social, FAO y Vanavi. Libro de Gastos del Personal, en estos se registran todos los gastos del personal que labora en la Dirección Regional de Salud ambiental, Región IV, se incluyen los gastos médicos, sueldos, odontología, entre otros.
Libro de Ingresos: Es donde se registran todas las planillas de depósitos de los ingresos que percibe la Dirección Regional de Salud Ambiental por concepto de; Permisos sanitarios: Este es solicitado por los propietarios de los establecimientos de ventas de comida para poder realizar sus actividades comerciales. Permiso de transporte: Este es otorgado a aquellas personas que lo solicitan para trasladar mercancías que atenten contra la salud y bienestar público; tales como: traslado de animales, mercancía pesada, vidrios, madera, entre otros. Cursos de manipulación de alimentos: Este es dictado a todas las personas y/o empresas cuya actividad principal esté relacionada con el manejo de los alimentos. Aplicación de multas: Este ingreso es originado a través de la inspección y comprobación del incumplimiento de las actividades sanitarias de cualquier establecimiento comercial. Caja Chica: Esta se maneja cuando surge la necesidad de cubrir gastos imprevistos por los diferentes departamentos, los cuales se manifiestan ante el Administrador, quién evalúa la necesidad y una vez aprobada hace firmar al empleado un vale provisional para justificar la salida del efectivo que luego será sustituido por las facturas que entrega la empresa proveedora verificando que cumpla con los requisitos que exige la ley del Impuesto al Valor Agregado (RIF, NIT, datos de la imprenta, número de la resolución, dirección fiscal, entre otros).
DESCRIPCION Y ANALISIS DEL PROBLEMA O SITUACION CENTRADO EN EL OBJETO DE ESTUDIO. El Departamento de Administración tiene su comienzo, en determinados trabajos de naturaleza administrativa que se llevan a cabo en toda organización pública o privada, anteriormente este departamento solía estar adscrito al departamento de Recursos Humanos, esto continua sucediendo en algunas empresas pequeñas con poco personal, como bien es sabido uno de los activos
más importantes dentro de una organización, es el recurso humano porque es el que se encarga de realizar todo el trabajo para lograr obtener las metas logradas en la organización. Cabe resaltar que el Departamento de Administración de la Dirección de Salud Ambiental Región IV donde realice mi período de pasantías, cumple con varias actividades, entre las cuales llamo la atención y pude notar en la elaboración de las retenciones de empleados y Obreros que no estaban al día, lo que trae como consecuencia que se atrase el pago correspondiente a las deducciones como Seguro Social, Fao y Banavi.
JUSTIFICACION DEL ESTUDIO O DE LA SITUACION ACTUAL CON PROYECCION DE SOLUCION.
Actividades desarrolladas:Proceso desarrolladas:Proceso de conciliación El proceso es el siguiente: la empresa va registrando todos los movimientos en un libro auxiliar y, y, a su vez, el banco hace lo mismo, al mes el banco suele enviar a cada uno de sus clientes, un estado de
cuenta en el que se detallan todos los asientos realizados, un estracto bancario. A continuación, continuación, se realiza una una verificación en la que se se revisan y comprueban los movimientos que la empresa ha registrado con los del banco y determinan si coinciden o cuál es la causa de la diferencia.
¿Y si no coinciden los datos? El saldo final del banco casi nunca coincide con el saldo que muestran los libros contables de la empresa, debido solo al tiempo en el que se registran las partidas. Por ejemplo, hay hechos económicos que la empresa ya ha apuntado en sus libros contables pero que el banco aún no ha registrado porque lo contabiliza a final de la semana siguiente.
