Indikator Mutu Unit Instalasi Farmasi berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 436/MENKES/SK/VI/1993 : Standar pertama dari pelayanan farmasi menyatakan falsafah dan tujuan pelayanan farmasi rumah sakit berorientasi kepada pelayanan pasien, penyediaan obat yang bermutu dan terjangkau bagi semua lapisan masyarakat. Standar kedua menyatakan administrasi dan pengelolaan pelayanan farmasi diselenggarakan agar pelayanan farmasi efisien dan bermutu berdasarkan fasilitas yang ada dan standar profesional yang universal. Standar ketiga menghendaki pelayanan farmasi diselenggarakan dan dikelola oleh apoteker yang memiliki pengalaman memadai. Apoteker adalah sebagai pimpinan instalasi farmasi, sedangkan stafnya adalah para asisten apoteker. Standar keempat menghendaki tersedianya ruangan, peralatan dan fasilitas lain yang dapat mendukung administrasi, profesionalisme dan fungsi teknik pelayanan farmasi sehingga menjamin terlaksananya pelayanan farmasi yang fungsional, profesional dan etis. Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 1027/MENKES/SK/IX/2004 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek telah mensyaratkan apotek harus memiliki : ruang tunggu yang nyaman bagi pasien, tempat untuk mendisplai informasi bagi pasien (termasuk penempatan brosur/materi informasi), ruangan tertutup untuk konseling bagi pasien yang dilengkapi dengan meja dan kursi serta lemari untuk menyimpan catatan medikasi pasien, keranjang sampah yang tersedia untuk staf maupun pasien, dan ruang racikan. Standar kelima menghendaki semua kebijakan dan prosedur yang ada harus tertulis dan dicantumkan tanggal dikeluarkannya peraturan tersebut. Peraturan dan prosedur yang ada harus mencerminkan standar pelayanan farmasi mutakhir, yang sesuai dengan peraturan dan tujuan dari pelayanan farmasi itu sendiri. Standar keenam menghendaki setiap staf mempunyai kesempatan meningkatkan pengetahuan dan keterampilannya. Sedangkan standar ketujuh mengenai evaluasi dan pengendalian mutu, menyatakan bahwa pelayanan farmasi harus mencerminkan kualitas pelayanan kefarmasian yang bermutu tinggi, melalui cara pelayanan farmasi rumah sakit yang baik. Untuk memudahkan penilaian kinerja rumah sakit, diperlukan adanya parameter/indikator/standar yang dapat digunakan sebagai pembanding. Sebagai contoh, tujuan khusus pemeriksaan kinerja bidang penunjang pelayanan medis adalah menilai apakah bidang penunjang pelayanan medis mampu memenuhi kebutuhan harian obat-obatan yang diperlukan oleh bidang pelayanan medis (penilaian efektivitas), untuk tujuan itu indikator pelayanan farmasi
dapat dilihat dari jumlah resep yang dilayani dibandingkan dengan jumlah pasien (rawat jalan, rawat inap, dan rawat darurat). Indikator-indikator lainnya untuk penilaian kinerja pelayanan farmasi dalam ruang lingkup efektivitas pelayanan resep antara lain adalah : Angka Penyerahan Obat Jadi Lebih Dari 15 Menit, Angka Penyerahan Obat Racikan Lebih Dari 30 Menit, dan Angka Kesalahan Penyerahan Obat. Angka Penyerahan Obat Jadi Lebih Dari 15 Menit didefinisikan sebagai angka kejadian keterlambatan penyerahan obat jadi ke pasien di mana waktu yang diperlukan lebih dari 15 menit . Persentasenya diperoleh dari jumlah lembar resep yang penyerahannya melebihi waktu standar dibagi dengan jumlah seluruh lembar resep yang dilayani. Standar yang berlaku adalah kurang dari 20 %. Keterlambatan penyerahan obat jadi ke pasien dapat disebabkan oleh : 1. Persediaan obat di ruang peracikan habis sehingga harus mengambil di gudang farmasi. 1. Salah menghitung dosis, sehingga harus diulang 2. Kesalahan dokter menuliskan dosis, sehingga harus di konsultasikan dulu dengan dokter yang bersangkutan. 3. Obat yang dimaksud tidak ada, sehingga untuk mengganti obat yang sejenis harus di konsultasikan dulu dengan dokter yang bersangkutan Angka Penyerahan Obat Racikan Lebih Dari 30 Menit didefinisikan sebagai angka kejadian keterlambatan penyerahan obat racikan ke pasien di mana waktu yang diperlukan lebih dari 30 menit. Persentasenya diperoleh dari jumlah lembar resep yang penyerahannya melebihi waktu standar dibagi dengan jumlah seluruh lembar resep yang dilayani. Standar yang berlaku adalah kurang dari 20 %. Angka Kesalahan Penyerahan Obat didefinisikan sebagai angka kejadian kesalahan penyerahan obat pada pasien. Persentasenya diperoleh dari jumlah lembar resep yang penyerahan obatnya salah dibagi dengan jumlah seluruh lembar resep yang dilayani Jumlah seluruh lembar resep yang dilayani. Standar yang berlaku adalah kurang dari 3 %. Kesalahan penyerahan obat ini dapat disebabkan oleh : 1. Salah membaca resep 2. Salah pemberian etiket pada obat. Kesalahan memberi etiket pada obat ini dapat menjadi atau merupakan pelanggaran terhadap Peraturan Pemerintah Nomor 72 Tahun 1998 tentang Pengamanan Sediaan farmasi dan Alat
Kesehatan, pada pasal 26 ayat (1) yang menyatakan : Penandaan dan informasi sediaan farmasi dan alat kesehatan dilaksanakan untuk melindungi masyarakat dari informasi sediaan farmasi dan alat kesehatan yang tidak obyektif, tidak lengkap serta menyesatkan. Untuk menunjang kinerja pelayanan farmasi, diperlukan pengelolaan yang memadai terhadap logistik farmasi. Habisnya persediaan obat di ruang peracikan, tidak tersedianya obat yang diperlukan, dan pemberian etiket yang salah pada obat sebagaimana telah disebutkan di atas menunjukkan pengelolaan logistik farmasi yang belum memadai sehingga mengganggu kinerja pelayanan farmasi. Untuk mengelola logistik farmasi dengan baik, perlu dilaksanakan 4 (empat) fungsi dasar manajemen obat. Pertama seleksi obat, dengan langkah-langkah sebagai berikut :
Mengevaluasi problem kesehatan yang ada di masyarakat.
Mengidentifikasi pilihan pengobatan
Pemilihan jenis obat dan bentuk sediaan
Menentukan jenis-jenis obat yang harus disediakan masing-masing bagian.
Kedua pengadaan obat, dengan langkah-langkah sebagai berikut :
Menghitung kebutuhan obat
Menentukan metode pengadaan
Melakukan pengadaan
Memastikan barang yang diperoleh bermutu dan proses pengadaan sesuai dengan ketentuan yang berlaku
Ketiga distribusi obat, dengan melaksanakan : manajemen penyimpanan obat, kontrol stok, pencatatan, serta pendistribusian sampai ke depo-depo atau bagian-bagian yang membutuhkan. Sedangkan keempat adalah penggunaan obat, dengan memperhatikan : diagnosis, peresepan, dispensing, dan pemberian obat ke pasien dengan benar. Tujuan pengelolaan penyimpanan logistik farmasi adalah sebagai berikut :
Mencegah kehilangan
Mencegah over stock
Mencegah out of stock
Mencegah kerusakan
Mencegah pemborosan
Mengelola perbekalan farmasi dari sumber barang sampai ke user dengan seefisien mungkin.
Pengelolaan yang buruk atas logistik farmasi akan menimbulkan masalah, di antaranya adalah stock out dan over stock. Stock out dapat berakibat memburuknya kondisi pasien karena treatment yang tertunda, meningkatnya biaya kesehatan pasien, kerugian finansial, bahkan meninggalnya pasien karena tidak bisa memperoleh obat penyelamat (lifesaving drug) tepat waktu. Over stock mengakibatkan terhentinya investasi obat, ruang penyimpanan menjadi terbatas, kerusakan obat, obat kadaluarsa, risiko kehilangan meningkat. Berkaitan dengan pengelolaan logistik farmasi yang efektif dan efisien, ada beberapa indikator kinerja atas pengendalian persediaan yang sebaiknya diperhatikan yaitu : 1. Inventory Control System 1. Apakah ada sistem kontrol inventory ? 2. Apakah ada kartu stock atau buku stock yang digunakan untuk mencatat setiap keluar dan masuknya barang dari ruang penyimpanan? 1. Apakah pemesanan obat kembali berdasarkan sistem konsumsi yang ada ? 2. Apakah stock minimum atau safety stock ditentukan berdasarkan frekuensi pengiriman barang dan konsumsi pemakaian rata-rata ? 3. Apakah dilakukan stock fisik untuk mencocokkan dengan kartu stock secara regular ? 1. Staff training in Inventory management
2. Apakah petugas yang bertanggung jawab untuk perencanaan, pembelian, penyimpanan, dan distribusi telah mendapat pelatihan secara formal tentang pengelolaan inventory ? 3. Apakah ada prosedur manajemen inventory yang dapat digunakan sebagai panduan ? 1. Fasilitas Penyimpanan 1. Apakah ruang penyimpanan cukup untuk menampung persediaan ? 2. Apakah ada ruang penerimaan atau pendistribusian ? 3. Apakah ada form laporan kerusakan barang atau kesalahan pengiriman ? 4. Apakah ruang penyimpanan kering, bersih, ada ventilasi udara, dan suhu 15-25°C? 1. Apakah ada lemari pendingin ? Apakah temperatur dicatat secara teratur ? 3. Pengelolaan di ruang penyimpanan 4. Apakah pendistribusian berdasarkan sistem FIFO (First In First Out) atau FEFO (First Expired First Out)? 1. Selama satu tahun apakah ada perbekalan farmasi yang kadaluarsa ? 2. Apakah perbekalan farmasi disusun menurut ketentuan yang berlaku ? Pengelolaan persediaan farmasi harus dilakukan sesuai ketentuan peraturan perundangan yang berlaku meliputi : perencanaan, pengadaan, penyimpanan dan pelayanan. Dengan demikian, pengelolaan logistik farmasi merupakan hal yang tak terpisahkan dari mutu pelayanan farmasi. Indikator dan Kriteria Untuk mengukur pencapaian standar yang telah ditetapkan diperlukan indikator, suatu alat/tolok ukur yang hasil menunjuk pada ukuran kepatuhan terhadap standar yang telah ditetapkan. Makin sesuai yang diukur dengan indikatornya, makin sesuai pula hasil suatu pekerjaan dengan standarnya. Indikator dibedakan menjadi : Ø Indikator persyaratan minimal yaitu indikator yang digunakan
untuk mengukur terpenuhi tidaknya standar masukan, proses, dan lingkungan. Ø Indikator penampilan minimal yaitu indikator yang ditetapkan untuk mengukur tercapai tidaknya standar penampilan minimal pelayanan yang diselenggarakan. Indikator atau kriteria yang baik sebagai berikut : Ø Sesuai dengan tujuan Ø Informasinya mudah didapat Ø Singkat, jelas, lengkap dan tak menimbulkan berbagai interpretasi Ø Rasional
