GUIA PARA LA ELABORACION DEL PLAN DE TRABAJO “El plan anual de trabajo es un instrumento de planificación y gestión que permite llevar a cabo los fin es de la organización, mediante un a adecuada definición d e l o s o b j e t i v o s y m e t as as q u e s e p r e t en en d e n a l c a n z ar a r d e m a n e r a q u e s e u t i l i c en en c o n eficiencia, eficacia y economicidad” 1 .
Un plan de trabajo es un instrumento que contiene al menos: información referente al programa, objetivos (generales y específicos), actividades y metas, indicadores del cumplimiento de las metas, fechas de su realización, recursos económicos y materiales que sustenten su ejecución, personal responsable y la forma como se va a evaluar. evaluar. Toda la información suele presentarse de forma esquemática para que permita visualizar la ejecución de las actividades en un período determinado (periodo que para efectos de esta guía, es de 12 meses) y que además, facilite verificar su cumplimiento y posibles modificaciones, así como la incorporación de nuevas actividades. En su diseño y ejecución debe contarse con la participación de la dirección, o administración, el personal técnico y el órgano superior (junta directiva, asamblea de asociados) de un determinado programa, este último también encargado de su aprobación, que para efectos de las organizaciones generalmente lo constituye su junta directiva y la asamblea de asociados. Particularmente, en esa primera fase (diseño) se deben considerar aspectos de gran trascendencia como son: 1.
Resultados de la evaluación del plan de trabajo anterior.
2.
Necesidades de la población objetivo
3.
Los recursos humanos que tiene la organización, tanto personal voluntario como el contratado, en aspectos como distribución de tiempo del personal, la asignación de tareas y actividades diversas. Los asuntos necesarios de coordinación interna (consecución de recursos de variada índole) y las oportunidades de coordinación con otras organizaciones o programas. Todos ellos elementos importantes para el alcance de los objetivos planteados.
4.
Las recomendaciones emanadas emanadas del Área de Acción Social y Instituciones Instituc iones de Bienestar Social en donde se indiquen aspectos que deben mejorar. _____________ ___________________ _________ ___ 1 Contraloría General de la República, División de Fiscalía Operativa y Evaluativa, Área de Servicios Sociales, Informe sobre los resultados del Estudio realizado en el Patronato Nacional de la Infancia en relación con las transferencias de recursos a organizaciones privadas sin fines de lucro. 2009 página 8.
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Finalmente el Plan de Trabajo no debe visualizarse como un listado de actividades que rutinariamente realiza el programa, más todo lo contrario, busca que se incluyan las acciones que den una respuesta efectiva y oportuna a señalamientos limitantes y que por lo tanto ofrezcan oportunidades y alternativas innovadoras que garanticen la calidad en la atención a la población objetivo de la Organización. A continuación, se muestra la descripción de los componentes recomendados para la elaboración del Plan de Trabajo. I-IDENTIFICACION: Sección 1. Datos Generales 1. Nombre Organización: ________________ 2. Siglas: _____________________ 3. Teléfono: ____________ Fax: ____________ E-mail: ___________ Apartado: ________________ 4. Tipo Organización: _______________________ 5. Fines y Objetivos: (Anotar los que aparecen en el Acta Constitutiva)............................................................................................................................ ......................................................................................................................................... 6. No. Expediente Del Registro Público: ___________ Sección 2. Localización 7. Ubicación sede principal: Provincia: _______ Cantón: _________ Distrito: ________ Otras señas: ___________________________________________________________ 8. Área Geográfica de cobertura legal: _____________________ 9. Domicilio Legal: Provincia:__________ Cantón: __________ Distrito: ___________ Otras señas: ___________________________________________________________ Sección 3. Aspectos Legales 10. Cédula Jurídica: ________________ Vigencia: _____________________ 11. Marco Ley de Const.: Ley Nº: ___________ 12. Fecha Constitución (ver Acta Constitutiva): _________ 13. Vigencia Personería. Jurídica. ______________ 14. Datos de Acreditación: Dependencia que Acredita o autoriza el programa: Del: ___________ al ___________ No. Sesión: __________ Acta: _______ Artículos: __________ Inciso: __________ Vigencia desde: _____________ hasta: ______________ Fecha: _________________ (AQUÍ DEBE INDICARSE SI SE TRATA DEL PANI, IAFA, mencionando a todos aquellos entes que otorgan la acreditación o autorización) 15. Datos del Permiso de Funcionamiento, Habilitación y Acreditación del Ministerio de Salud: Del: ___________ al ___________ No. Sesión: __________ Acta: _______ Artículos: __________ Inciso: __________ Vigencia desde: _____________ hasta: ______________ Fecha: _________________ Sección 4. Representantes 16. Representante legal: Nombre: __________________________________________ Cédula de identidad: ______________ Cargo que desempeña dentro de la Organización_______________________________ 2
Tipo Poder otorgado: ______________ Límite: ______________ Monto: ___________ 17. Director o Administrador: ______________________________________________ Cédula de identidad: _________________________________ Sección 5. Grupos Meta 18. Grupos Metas: Desempleados
Infancia
Menores trabajadores de la calle
Adolescencia
Personas con Discapacidad
Adultos Mayores
Indigente
Mujeres Adultas
Personas Drogodependientes
Otras
19. Número de beneficiarios que atiende la Organización:______________ 20. Servicios que ofrece la Organización: Albergue
Alimentación
Cuidado Diario
Apoyo Educativo
Recreación
Terapia
Capacitación
Otros
II- Antecedentes y justificación del Programa: En este apartado se describe la justificación del programa tomando en cuenta aspectos entre los que destacan:
Antecedentes: breve reseña histórica de la creación de la Organización. Descripción de la situación actual de la población que se atiende, los problemas que requieren atención y como afectan a esta población.
III- OBJETIVOS: 3.1 Hay ciertos principios establecidos con relación a los objetivos : 1. Toda Organización tiene unos objetivos. 2. No hay estrategia de atención posible sin objetivos definidos. 3. No existen estrategias malas, solamente objetivos mal planteados.
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CARACTERÍSTICAS DE LOS OBJETIVOS 1. Deben ser realistas No deben crear expectativas que no se puedan cumplir. Expresar claramente las situaciones que se desean solucionar y en ellos debe evidenciarse un propósito de logro, trasformación o cambio. 2. Deben ser flexibles A fin de que se puedan modificar si el Plan lo exige Deben ser claros
3.
Para que sean fáciles de comprender, y deben iniciar con un verbo en infinitivo, además se debe evitar el uso de verbos que se asocien a esfuerzos tales como fomentar, procurar, tratar, intentar.
Objetivo General y específicos del Plan de trabajo
3.2 3.2.1
Objetivo General del programa Es fundamental que en el planteamiento del objetivo general del programa se tenga en cuenta: 1. Los fines de la organización y la Misión de la Organización si se tuviera 2. La evaluación del Plan de Trabajo del año anterior.
3.2.2 Objetivos Específicos del Plan de Trabajo. El planteamiento de los objetivos específicos del plan debe ser coherente con el objetivo general planteado. 3.3 Formulación
de Objetivos: A efecto de formular los objetivos se deben responder las siguientes preguntas:
¿Q u ées lo qu e s e q u ier e h ac er ? ¿Q u ié n es se r án lo s b en ef ic iar io s d irec to s o in d ir ec to s ? ¿E n q u élu g ar se p r es tar án lo s s er v ic io s ? ¿P ar a q u és e h ac e to d o es to ? A man era de ejemp lo: QUE: Brin dar c apacitac ión en aé reas q ue co ntr ibu yan a la ins erción soc io- laboral. PARA QUIENES: para las mujeres us uarias de los servic ios. DONDE: de la o rganización Creciendo en Unidad. PARA QUE: para desarrollar habilidades destrezas, que les permita a c c e d e r a m e j o r e s o p c i o n e s l a b o r a l es y e d u c a t i v a s
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IV- METAS: Es un elemento cuantificador y cualificador de los objetivos o propósitos del proyecto (programa) en un marco de tiempo. Señala cuánto queremos alcanzar de cada objetivo, cómo es la calidad de lo que queremos lograr y en que lapso de tiempo se va a conseguir. Es importante considerar los siguientes aspectos para elaborar las metas: -
Deben ser alcanzadas por la Organización con los recursos financieros, humanos, físicos y tecnológicos disponibles. Deben establecerse para ser cumplidas en un plazo determinado. Deben ser conocidas y acordadas por los miembros de la Junta Directiva de la Organización. Debe señalar cuanto queremos alcanzar de cada objetivo y cómo es la calidad de lo queremos lograr.2
Metas vrs resultados obtenidos= éxito o fracaso V-INDICADORES: Miden los logros y el cumplimiento real de las metas de los programas sociales, los indicadores de producto o resultados suelen ser los más simples de aplicar, pues se orientan a medir el grado de cumplimiento de las metas propuestas con las realizadas. Por lo mismo, su medición se realiza generalmente comparando el número total de los beneficios realizados o ejecutados con el número de los programados. Sea que trate de beneficiarios, acciones, supervisiones, capacitaciones o proyectos, según como haya sido formulada la meta. Este tipo de indicadores se expresan, por lo general, en la forma de porcentajes y miden la capacidad de respuesta institucional de las diferentes situaciones a atender. “De este modo, los indicadores permiten evaluar la situaci ón actual y saber donde está el proyecto en relación a los resultados esperados” 3
_________ 2 Guía para la Elaboración de Proyectos Sociales, Colección Liderazgo Social. Luis Ulla, Claudio Giomi. Espacio Editorial, Buenos Aires. Argentina, página 58, 2006. Ejemplo: Objetivo.
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Brin dar c apacitación en aé reas qu e co ntribu yan a la in serción s ocio - laboral para las mujeres usuarias de los servicios, de la organización “Creciendo en Unidad” para desarrollar habilidades y destrezas, que les permita acceder a m e j o r e s o p c i o n e s l a b o r a l e s y e d u c a t i v as . Meta: Capacitar en elementos adm inistrativo s y financieros p ara la adm inistración de la pequ eñ a emp resa a 20 muj eres de la or gan ización Crecien do en Unid ad du ran te el pri m er sem est re d el añ o 2011. Indicadores: 1- Número d e mujeres capacitadas du rante el prim er semestre del 2011. 2- Contro l de asistencia a las leccio nes de capacitación.
VI-ACTIVIDADES: Son las acciones concretas que realiza la junta directiva, el personal del programa, voluntariado y otros para alcanzar los objetivos específicos señalados en la sección anterior. Implica la definición y ejecución de tareas y procedimientos. Deben indicarse actividades para cada objetivo y su correspondiente meta. Dicho de otra manera, las actividades son las tareas que se realizan en un programa o proyecto con el fin de obtener los productos previstos en el Plan. En general, para obtener un producto es necesario realizar varias actividades. En el concepto actividad, la palabra clave es hacer. Las actividades transforman los recursos en productos. Estas deben ser descritas en una secuencia lógica, indicando las fechas previstas de comienzo y fin de cada actividad, así como los responsables de realizarlas. _______________ 3 Citado en Diseño y Evaluación de Proyectos Sociales, Martinic Segio. Comexani, CEJUV. México, página 85, 1997 VII-CRONOGRAMA: Es importante la elaboración de un gráfico que muestre el conjunto total de actividades y su duración, es decir un cronograma Para organizar las actividades se utilizará un cuadro que se denomina Gráfico de Gant.
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ACTIVIDADES
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES TIEMPO RESPONSABLES
POR EJEMPLO
SEMANAL JUL IO
1 2 3
AGOSTO
4
1
2
3
SETIEMBRE
4
1
2
3
4
Responsables
Impartir charlas de motivación a posibles usuarias de la capacitación QUINCENAL JUL IO
1
AGOSTO
2
1
SETIEMBRE
2
1
2
Responsables
Realizar proceso de selección de posibles usu arias del proyecto
MENSUAL JUL IO
AGOSTO
SETIEMBRE Responsables
Coordinar con representantes de Instituciones Estatales y Privadas de la com unidad para org anizar y ejecutar los cursos
Este símbolo se pone en el calendario, para marcar el tiempo que dura la actividad. 7
VIII- SERVICIOS: Son los beneficios que la Organización ofrece a la población objetivos, por ejemplo: (Alimentación, albergue, vestuario, servicios médicos, educación, capacitación, recreación, terapia ocupacional, fisioterapia, formación profesional, servicio de trabajo social, educación especial, atención psicológica, servicio de rehabilitación (según modalidad o área) entre otros. IX-RECURSOS: El desarrollo o ejecución de las actividades para el logro de los objetivos, demanda de la Organización la programación de un conjunto de recursos, cuyo detalle es el siguiente: a) Recursos Humanos: (Se refiere a los recursos humanos con que cuenta la organización tales como: miembros asociados, junta directiva y fiscalía, el personal administrativo, técnicoprofesional y voluntario. También se puede contar con recurso humano externo que sirva de apoyo para cumplir con los servicios y objetivos propuestos. b) Recursos Materiales: Son aquellos recursos que requieren los grupos u organizaciones para poder brindar directamente el servicio a los beneficiarios. Estos recursos pueden ser mobiliario y equipo en general, equipo especializado para la atención de la población, vehículo, terreno y otros. c) Recursos Financieros: Son todos aquellos recursos de carácter económico que necesitan las organizaciones para poder operar administrativamente y ejecutar los planes y proyectos propuestos a fin de cumplir con los fines de ésta. X-EVALUACION: El concepto de evaluación ligado al Plan de Trabajo debe relacionarse con la eficiencia y economicidad que involucra el mejor uso de los recursos definidos. Se relaciona con la periodicidad, técnicas y metodología, utilizadas por la Junta Directiva del programa para su monitoreo y realizar los ajustes que sean necesarios para su cumplimiento y reconocer las limitaciones internas y externas que deben considerarse para planificaciones posteriores. Para lo que corresponde a este documento, se recomienda que el Plan se someta a evaluación, al menos dos veces al año mediante una evaluación de proceso o parcial, y la última, a la evaluación de resultados que se genera en parte con la evaluación parcial y permitirá conocer el nivel de cumplimiento del Plan de Trabajo del programa.
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La evaluación estima los efectos y el impacto del desempeño de un programa, centrándose en el análisis del avance hacia el logro de sus objetivos. La evaluación es una función indispensable que se cumple en un momento determinado y provee información que puede servir para retroalimentar la ejecución del programa; así como también la planificación de formulación de posibles programas o proyectos ulteriores. La evaluación es un instrumento esencial para:
REFORZAR LA GESTIÓN DEL PROGRAMA
MEJORAR LA PREPARACIÓN DE NUEVOS PROGRAMAS O PROYECTOS PROPORCIONAR INSUMOS O PROGRAMAS DE MAYOR ENVERGADURA O EVALUACIONES MÁS ESPECÍFICAS.
¿CUÁLES ASPECTOS DEBEN SER EVALUADOS EN UNA ORGANIZACIÓN DE BIENESTAR SOCIAL? EJEMPLOS: 1. Si las actividades y metas planteadas fueron cumplidas por la organización. 2. Si se contó con Recursos (humanos, materiales y económicos), suficientes para lograr los objetivos. 3. Grado de compromiso de los responsables en la Organización, para cumplir con las tareas asignadas. 4. Si hubo o no participación de la comunidad en los programas de la Organización. 5. Apoyo de Instituciones Estatales para el cumplimiento de los objetivos. 6. Otros. En resumen, la evaluación se puede realizar:
a) Mediante reuniones mensuales, quincenales, en donde se discuta, ya sea a nivel de Junta Directiva o Asamblea General, los avances del Plan de Trabajo, o los obstáculos que se presentan por medio del desarrollo del mismo.
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b) Mediante la confección de algunas boletas o cuestionarios que se pasan en el grupo, y que permitan medir el grado de avance de los trabajos.
XI-SEGUIMIENTO: El seguimiento consiste en el examen continuo o periódico de la ejecución del programa a fin de valorar el avance de este, determinar dificultades o problemas detectados y recomendar medidas correctivas. El propósito del seguimiento es conseguir que la ejecución del programa sea eficiente y eficaz. Proporciona oportunamente a todas las partes interesadas información sobre el trabajo planeado o realizado. Observa principalmente el proceso de ejecución directa, a fin de verificar que los recursos que se utilizan en las actividades se transforman en resultados, analizando de esta forma la cantidad y calidad de los mismos. El Plan de Trabajo y el informe de avance son instrumentos importantes para el seguimiento. El Plan de Trabajo describe lo que se prevé hacer. El informe de avance da cuenta del trabajo realizado. El informe de avance o seguimiento debería dar respuesta a las siguientes preguntas:
Están disponibles los recursos como se habían previsto? Están realizándose actividades de acuerdo al Plan Anual de Trabajo? Están dándose los resultados de acuerdo con el cronograma? Han habido cambios importantes que variaron el curso de las actividades planificadas? Qué problemas y dificultades se han encontrado? Qué medidas correctivas se han previsto?
En resumen, una de las principales consecuencias del seguimiento puede ser un reajuste que toma en cuenta condiciones o necesidades nuevas que no pudieron preverse en la etapa del diseño del programa, incluye la definición y adopción del procedimiento para la actualización del plan de trabajo anual. NOTA FINAL; El Plan de Trabajo debe ser aprobado por la Junta Directiva o Asamblea General, de acuerdo a lo que establecen los estatutos de la Organización. Se debe incluir la fecha de aprobación y número de sesión de Junta Directiva o Asamblea General, de acuerdo a lo que establecen los estatutos de la Organización.
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_______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ ________________________________________________________________________
________________________________ Firma del Director(a) del Programa
_____________________________ Firma del Presidente de la Junta Directiva de la Asociación
Fuentes consultadas, incorporadas o adaptadas para este documento 1- http://www.erc.msh.org/fpmh_spanish/chp2/ 2- http://www.cedpa.org/uploaded_files/stratplan_spanish_all.pdf 3- http://www.imacmexico.org/ev_en.php 4- http://www.quality-consultant.com/gerentica/aportes/aporte_001.htm 5- http://cienciasempresariales.info/productividad-economicidad-rentabilidad/ 6- Patronato Nacional de la Infancia. Guía para la elaboración de Proyectos Sociales. 2005. 7- Ulla Luis, Giomi Claudio. Guía para la Elaboración de Proyectos Sociales, Colección Liderazgo Social. Espacio Editorial, Buenos Aires. Argentina, 2006. 8- Martinic Sergio. Diseño y Evaluación de Proyectos Sociales. Comexani, CEJUV. México, 1997.
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ANEXO Nº 1 Glosario Actividad: Conjunto de operaciones o tareas propias de una persona destinada al cumplimiento de un objetivo. Conjunto de tareas específicas que deben realizarse para alcanzar cada uno de los objetivos específicos o productos de un proyecto (programa). 2 Efectividad: Capacidad de un programa para lograr los resultados que se esperan a partir del alcance de sus objetivos. Eficiencia: Capacidad que tiene un programa para disponer de diversos recursos y alcanzar uno o varios de sus propósitos. Economicidad: Medida de las decisiones económicas, y mas precisamente, en las organizaciones de las decisiones de gestión. Evaluación: Proceso mediante el cual un programa analiza oportunamente la ejecución de su plan de trabajo para conocer su nivel de cumplimiento y valorar la incorporación de modificaciones y adecuaciones. Cronograma: Es un gráfico que muestra visualmente el tiempo en el cual se realizará una actividad o tarea. 2 Ídem Impacto: Efecto que produce el desempeño de un programa en la situación o condición integral de las personas menores de edad. Ese desempeño está respaldado por la consecución de los objetivos organizacionales. Indicador de producto: Los indicadores de producto son las medidas del grado de cumplimiento de las metas propuestas en relación con las realizadas. Meta: Es un elemento cuantificador y cualificador de los objetivos o propósitos del proyecto (programa) en un marco de tiempo. Señala cuanto queremos alcanzar de cada objetivo, de que calidad es lo que queremos lograr y en que lapso de tiempo se va a conseguir. 2 Ídem. Objetivo general del programa: Propósito general que de manera objetiva y concisa define la gestión y trayectoria de un programa. Objetivos específicos del Plan Anual de Trabajo: Propósitos medibles y concisos que pretende definir los resultados concretos esperados mediante el desarrollo de un conjunto de acciones. Plan de Trabajo: Documento elaborado por la dirección y el personal técnico de un programa que muestra el conjunto de actividades y recursos disponibles para su desempeño en un periodo determinado. Para efectos de esta guía estos dos elementos 12
están orientados hacia la garantía y defensa de los derechos fundamentales de las personas menores de edad. Es el ordenamiento en el tiempo de las tareas necesarias para realizar las actividades que se requieren para alcanzar las metas o productos que a su vez se requieren para lograr los objetivos de un proyecto (programa). Plazo: Espacio en el tiempo que se define para realizar un conjunto de actividades o tareas, las que se encuentran en función de los recursos disponibles. Recursos: Conjunto de elementos o medios necesarios para realizar las actividades establecidas en un plan de trabajo.
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