GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN DE ACCIONES ACCIONES CORRECTIVAS
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Esta guía pretende orientar a la organización en cómo remitir a AENOR el Plan de Acciones Correctivas derivado de las no conformidades reflejadas en los informes de auditorías de Registro de Empresa o de Sistemas de Gestión Medioambiental y que no hayan sido cerradas durante el transcurso de la auditoría, con el objeto de que la evaluación se realice de una forma más rápida y eficaz. El contenido de esta guía tambien afecta a aquellas no conformidades que se cierren durante la auditoría. Este documento tiene carácter informativo. DEFINICIONES A TENER EN CUENTA EN LA ELABORACIÓN DEL PLAN (ISO 9000:2000) &
no conformidad: incumplimiento de un requisito.
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acción correctiva acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable.
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plan de acciones correctivas: conjunto de acciones correctivas presentadas por la organización en respuesta a las no conformidades detectadas en la auditoria y reflejadas en el correspondiente informe.
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acción preventiva: acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación indeseable potencial.
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Las acciones correctivas se implantan para solucionar la causa/s de una no conformidad que ya se ha dado y así evitar que vuelva a repetirse, mientras que las acciones preventivas se implantan para prevenir que esa no conformidad se pueda producir.
EL PLAN DE ACCIONES CORRECTIVAS ✎
¿Cómo debe realizarse? El Plan de Acciones Correctivas deberá referenciar el Nº del Subexpediente asignado a la organización y que figura en la portada del Informe de Auditoría. Para cada no conformidad reflejada en el informe de la auditoría se establecerán las acciones correctivas necesarias, siendo válidos los propios formatos de las organización, los cuales deberán contemplar entre otros los siguientes conceptos: •
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Referencia a la no conformidad del informe de auditoría y tratamiento dado a la misma para su resolución. Identificación de la causa que produjo la no conformidad: Describir el motivo por el cual se ha producido esa no conformidad (e.j.: falta de formación, desconocimiento de los procedimientos, falta de recursos, ...). No confundir la causa con la propia no conformidad y tampoco se puede Página 2 de 7 D/DCS/001.03
entender como causa de no conformidades la “auditoría de AENOR”. Puede haber más de una causa para una no conformidad. •
Acción correctiva propuesta para eliminar la causa que produjo la no conformidad: Deberá cumplimentarse por la Organización auditada, indicando de forma precisa y detallada las actuaciones, criterios o sistemáticas concretas que corrijan la no conformidad, así como, sus responsables y fechas de implantación. No se admitirán declaraciones de buenas intenciones, como por ejemplo, “modificar el procedimiento xxx” sin que se especifiquen los aspectos concretos a incluir o eliminar.
Para aquellas no conformidades reflejadas en el Informe de Auditoría como Mayores “M”, es obligatorio que la organización, no sólo presente evidencias documentales y/o registros que demuestren la implantación, sino que también presente evidencias del cierre de la no conformidad. Destacamos algunos consejos al respecto: No es necesario enviar todo un documento si sólo cambian una o dos hojas. 1 Enviar suficientes registros que evidencien la implantación de cada acción. 1 Conviene identificar en los documentos enviados los cambios introducidos (con rotulador, en negrita, en cursiva, ...). 1 Debe existir trazabilidad entre las no conformidades, las acciones correctivas propuestas y las evidencias presentadas. En aquellos casos en que la consecución de las evidencias pudiera demorarse en el tiempo por causas ajenas a la voluntad de la organización (e.j.: autorizaciones administrativas, ejecución de obras, registros de calibraciones de equipos, ...) la organización deberá presentar algún documento que acredite el grado de avance de las acciones iniciadas (cartas, calendarios y/o planificaciones, solicitudes, ...). 1
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¿Qué hay que tener en cuenta para cerrar no conformidades durante la auditoría?
Todo lo que se indica en el apartado anterior, es decir: 1
La organización propondrán para todos los tipos de no conformidades una acción correctiva para eliminar la causa que produjo la no conformidad, indicando de forma precisa y detallada las actuaciones, criterios, sistemáticas concretas que corrijan la no conformidad, así como, sus responsables y fechas de implantación. No se admitirán declaraciones de buenas intenciones.
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Para aquellas no conformidades reflejadas en el Informe de Auditoría como Mayores “M”, es obligatorio que el auditor compruebe que está cerrada antes de finalizar la auditoría.
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¿Cuándo hay que enviarlo? En un plazo máximo de 30 días naturales a partir de la fecha de auditoría. Si no pudiera presentarse en dicho plazo, la organización deberá enviar una comunicación escrita al Técnico Responsable del Expediente explicando los motivos del retraso y la fecha concreta para su presentación. En el caso de que el Plan de Acciones Correctivas no resolviera las no conformidades, el Técnico Responsable del Expediente solicitaría al cliente una ampliación al mismo. Una vez recibida y analizada esta documentación, AENOR comunicará por escrito al cliente el acuerdo adoptado.
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¿A quién hay que enviarlo? A la atención del técnico de AENOR responsable del expediente en las siguientes direcciones: Zona Centro: Génova, 6 28004 MADRID Tel.: 914 32 60 90 Fax: 913 10 45 18
[email protected]
Comunidad Valenciana: Pz del Ayuntamiento, 26, 4ª 46002 VALENCIA Tel.: 963 53 53 73 Fax: 963 52 21 47
[email protected]
Región de Murcia: Pz de la Fuensanta, 2, 2º C 30008 MURCIA Tel.: 968 27 27 70 Fax: 968 24 36 35
[email protected]
Andalucía: Gutenberg, s/n Isla de la Cartuja 41092 SEVILLA Tel.: 954 46 80 10 Fax: 954 46 04 47
[email protected]
Dirección Interterritorial Norte: Cl General Álava, 10, planta 4ª, oficina 5 01005 VITORIA-GASTEIZ (Alava) Tel.: 945 15 40 17 Fax: 945 23 14 38
[email protected]
AENOR Internacional: Génova, 6 28004 MADRID Tel.: 914 32 59 59 Fax: 913 19 27 97
[email protected]
Aragón: Coso, 18, 1º Dcha. 50004 ZARAGOZA Tel.: 976 20 62 20 Fax: 976 20 62 25
[email protected]
Galicia: Área Central Fontiñas Pz de Europa, 15 A, 6ª planta, local C 15703 SANTIAGO DE COMPOSTELA (A Coruña) Tel.: 981 56 94 50 Fax: 981 55 88 53
[email protected]
AENOR Chile: Av Andrés Bello, 2711-24º Of. 2402 Edif. Torre Costanera, Las Condes SANTIAGO DE CHILE - CHILE Tel.: 00 562 231 18 59 Fax: 00 562 321 88 23
[email protected]
Castilla-León: Parque Tecnológico de Boecillo Edificio Galileo, Módulo Azul, oficina 201 47151 BOECILLO (Valladolid) Tel.: 983 54 97 40 Fax: 983 54 87 43
[email protected]
País Vasco: Ibáñez de Bilbao, 28, 3º D 48009 BILBAO Tel.: 944 35 52 00 Fax: 944 24 73 70
[email protected]
AENOR Italia: Via Magenta, 44 10128 TORINO Tel.: 0039 01 1 562 936 Fax: 0039 01 1 562 967
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Cataluña: Calabria, 169, 5º 08015 BARCELONA Tel.: 932 29 29 29 Fax: 932 26 15 59
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Principado de Asturias: Parque Científico Tecnológico de Gijón. Edificio I+D Cl Cabueñes, s/n 33203 GIJÓN (Principado de Asturias) Tel.: 985 19 60 11 Fax: 985 37 37 22
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AENOR México: Presidente Masaryk, 473 - 3º (Colonia Polanco) 11510 Mexico DF Tel.: 00 525 280 77 55 Fax: 00 525 280 78 80
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EJEMPLOS DE ACCIONES CORRECTIVAS EN SISTEMAS DE GESTIÓN DE CALIDAD
ACCIÓN CORRECTIVA ADECUADA
ACCIÓN CORRECTIVA INADECUADA
Acción Correctiva nº: xxx
Acción Correctiva nº: xxx
No Conformidad nº: _ _ _
No Conformidad nº: _ _ _
Se detectan productos no conformes en el almacén sin la Se detectan productos no conformes en el almacén sin la identificación descrita en el PG-13-01 y sin que quede registro identificación descrita en el PG-13-01 y sin que quede registro documental del tratamiento realizado (e.j.: materias primas xxx). documental del tratamiento realizado (e.j.: materias primas xxx).
Causa: (¿Porqué se ha producido?) Causa: (¿Porqué se ha producido?) Desconocimiento por los responsables correspondientes del No están identificados los productos no conformes PG-13-01.
Acciones Correctivas: (para solucionar la causa) Acciones Correctivas: (para solucionar la causa) 1. Preparar una jornada de formación (x horas) sobre el PG- 1. Registrar el tratamiento que se dio. 13-01 para las personas que realizan inspecciones en el almacén. 2. Revisar el almacén por si hubiera otros productos sin identificar.
Responsable de la implantación: D. Calidad y Resp. Almacén Plazo de ejecución: _ _ / _ _ / _ _ _
Responsable de la implantación: Resp. Almacén Plazo de ejecución: un mes
Fdo.:
Fdo.:
Verificación de la implantación de las acciones:
Verificación de la implantación de las acciones:
1. 2.
La jornada fue impartida el día 13 de mayo (ver registro de Se verificará que están identificados los productos no conformes formación) detectados en la auditoría. Se ha revisado el almacén los días 20 y 27 de mayo y no se han detectado otros productos no conformes sin identificar.
Fdo.: D. Calidad
Fdo.: Resp. Almacén
NOTA: Además de lo indicado anteriormente, se recuerda a la organización la obligación que tiene de revisar, en las fechas que haya establecido al respecto, las acciones correctivas implantadas para evaluar su eficacia.
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EJEMPLOS DE ACCIONES CORRECTIVAS EN SISTEMAS DE GESTIÓN MEDIOAMBIENTAL
ACCION CORRECTIVA ADECUADA
ACCION CORRECTIVA INADECUADA
Acción Correctiva nº: xxx
Acción Correctiva nº: xxx
No Conformidad nº: _ _ _
No Conformidad nº: _ _ _
En visita a planta, se encuentran residuos peligrosos depositados En visita a planta, se encuentran residuos peligrosos depositados en el contenedor de residuos urbanos. Por ejemplo: tubos en el contenedor de residuos urbanos. Por ejemplo: tubos fluorescentes y trapos contaminados con productos peligrosos. fluorescentes y trapos contaminados con productos peligrosos.
Causa: (¿Por qué se ha producido?)
Causa: (¿Por qué se ha producido?)
Desconocimiento por parte de los operarios de mantenimiento de Se encuentran residuos peligrosos en los contenedores de que tales residuos se consideraban residuos peligrosos. Falta de residuos urbanos. sensibilización.
Acciones Correctivas: (Para solucionar la causa) 1.
2.
Acciones Correctivas : (Para solucionar la causa)
Modificar el procedimiento XXXX, “Gestión de Residuos”, 1. definiendo específicamente qué residuos son peligrosos y qué otros no lo son. Organizar seminario de formación sobre segregación de residuos de la organización para todo el personal.
Depositar los tubos fluorescentes agotados y los trapos contaminados que se referencian en la “No Conformidad” en el contenedor que les corresponda.
Responsable de la implantación:
Responsable de la implantación:
Resp. de Medio Ambiente y Jefe de Mantenimiento. Plazo de ejecución: _ _ / _ _ / _ _ _
Resp. de Mantenimiento. Plazo de ejecución: un mes
Fdo.:
Fdo.:
Verificación de la implantación de las acciones:
Verificación de la implantación de las acciones:
1.
2.
Se modifica el procedimiento XXXX con fecha 1 de Junio Se verifica que se han segregado adecuadamente los residuos aclarando algunos aspectos de la gestión de residuos en peligrosos a los que se refiere la No Conformidad. general y de los peligrosos en particular. (Se adjunta nueva redacción). Se lleva a cabo un seminario de sensibilización con fecha 15 de Junio al que asiste todo el personal de mantenimiento. (Se adjuntan registros de formación)
Fdo.: Resp. de Medio Ambiente
Fdo.: Resp. de Mantenimiento
NOTA: Además de lo indicado anteriormente, se recuerda a la organización la obligación que tiene de revisar, en las fechas que haya establecido al respecto, las acciones correctivas implantadas para evaluar su eficacia. Página 7 de 7 D/DCS/001.03
