M2: Comunicación Organizacional
GUÍA DE ORGANIZACIÓN DE UNA EMPRESA NOMRE:!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!""!!CURSO: III# A $EC%A:!!!!"!!! $EC%A:!!!!"!!! O&'()i*o+ ,( a-r(n,iza'(: Identifcar y conocer herramientas herramientas de planifcación planifcación y organización que atienden a maximizar la efciencia en el trabajo a través de desarrollo y análisis de situaciones puntuales ocurridas en el área empresarial. Coneccionar un organigrama empresarial con inormación dada undamentando las razones de elección de dicho esquema. •
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In+)ruccion(+ G(n(ral(+: !eer y "rabajar "rabajar la gu#a en orma o rma individual e ir realizando las actividades en el cuaderno. •
CONCEP.O DE ORGANIZACIÓN Organización es Organización es la combinación de los medios técnicos$ humanos y fnancieros que componen componen la empresa% empresa% edifcios$ edifcios$ máquinas máquinas$$ material materiales$ es$ personas personas&$ &$ en unción unción de la consecución de un fn$ seg'n las distintas interrelaciones y dependencias de los elementos que lo constituyen. (ara alcanzar los objetivos es necesario estructurar la organización adecuándola a esos objetivos y a la situación en las condiciones espec#fcas en que se encuentre. )l primer paso en la organización de la empresa será la defnición o descripción de los puestos de trabajo$ as# como la asignación de responsabilidades y posteriormente tendrá lugar lugar el establ estableci ecimie miento nto de las relac relacion iones es de autori autoridad dad y coord coordina inació ción$ n$ me media diante nte la determinación de los niveles de jerarqu#a o escalas de autoridad que es lo que se llama estructura.
NI/E0ES DE ORGANIZACIÓN (odemos distinguir la existencia de dierentes niveles de organización seg'n la dimensión de la empresa y seg'n el ámbito de supervis supervisión ión de subordi subordinado nadoss que pueda pueda contr controla olarr el jee. jee. *i ésta es peque+a y tiene pocos empleado empleadoss podrán podrán ser dirigido dirigidoss por un solo jee. *i la empresa va creciendo y teniendo más traba trabajad jador ores es se tendrá tendrán n que que ir constituyendo mandos intermedios$ que irán aumentando conorme se incrementa el n'mero de subordinados. !a base de la pirámide repr epres esen enta ta los los tra trabajo bajoss con tareas totalmente ejecutivas. *eg'n se van subiendo escalones las tareas ejecutivas van reduciéndose en cada nivel$ a medida que se ampl#an las tareas directivas. !os grupos de personas comprendidas en este triángulo pueden estar entrelazadas entre s# de distintas ormas lo que da lugar a distintas estructuras. estructuras. Cuando la tarea a ejecutar se realiza por una sola persona no se presentan problemas$ pero si se exige la participación de varias personas es necesario organizarla. Con (+)( +i+)(ma ,( r(lacion(+ +( -r()(n,( 1u(:
a, Cada individuo conozca lo que hacen los demás. b, Conocer sus unciones y sus obligaciones en el proceso de trabajo. c, "ener una inormación de todas las actividades que se desarrollan en el trabajo$ con el fn de dar al trabajador una visión más clara y de conjunto que acilite la comprensión del objetivo fnal de la empresa. D(n)ro ,(l +i+)(ma ,(&(n (i+)ir: a, -nas reglas de trabajo. b, -na pol#tica de trabajo. c, -nos manuales de instrucción y capacitación. d, -na cultura de la empresa$ es decir$ un conjunto de costumbres y maneras de actuar que de orma expl#cita o impl#cita están guiando y condicionando las decisiones de la empresa. "odo ello marcará la estrategia a seguir.
PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN *on pautas con fnes orientativos para la dirección de la empresa. )s necesario tener en cuenta estos principios antes de hacer la elección de una estructura. En)r( muc3o+ -rinci-io+ 1u( -o,r4amo+ ci)ar ,(+)acamo+ lo+ +igui(n)(+: , /efnición de objetivos de la empresa. 0, -nidad de mando% cada subordinado tenga un solo superior y que conozca que depende de él$ y que el superior conozca sus subordinados. )sto contribuye a una clara asignación de órdenes$ evitando intererencias. 1, -nidad de dirección 2, 3utoridad y responsabilidad% a mayor poder$ mayor responsabilidad. 4, )xtensión del control% fjar el ámbito de autoridad. 5, 6omogeneidad de tareas. 7, 8raduación o jerarqu#a de la autoridad. /ebe estar claramente establecido quiénes tienen la acultad de ordenar la realización de las distintas tareas. 9, )quilibrio en la organización.
AC.I/IDADES . 3 través de la observación de tu propio centro escolar analiza los mecanismos que rigen las organizaciones$ as# como su estructura$ organización ormal e inormal$ liderazgo$ con:ictos$ etc. 0. ;)<=3=/)> 6=?*. es una empresa amiliar$ pero de gran tama+o. @Aué estilo de dirección se presentará con mayor probabilidadB ;undamenta la respuesta. 1. /escribe la relación existente y las dierencias entre la organización ormal e inormal de la empresa. @*urge esta 'ltima de una orma premeditadaB ;undamenta la respuesta.
E0 ORGANIGRAMA )l organigrama empresarial es la representación gráfca de la estructura organizativa de la empresa. )s como una otocopia de la estructura de la empresa$ captada en un momento de su vida. "odo organigrama debe de ser :exible y adaptable$ de orma que si hay cambios en su empresa$ este organigrama se pueda adaptar$ por ejemplo para que se pueda incluir un nuevo puesto o servicio debe ajustarse a la realidad deben ser claros$ precisos y comprensibles para las personas a las que se debe inormar. !a estructura de organización es como una red de comunicación a través de la cual se transmite inormación. )stas comunicaciones pueden discurrir en dos sentidos
C0ASES DE ORGANIGRAMAS 56 Por +u 7nali,a,: D Organigrama+ in8orma)i*o+% se coneccionan con el objeto de inormar al p'blico en general sobre la empresa o institución de que se trate$ con el objeto de contar con un esquema simplifcado$ sin detalle. (or ejemplo un organigrama del Einisterio de 6acienda. D Organigrama+ anal4)ico+: debe contener con detalle toda la estructura de una empresa. 26 Por +u am-li)u,: D G(n(ral: cuando abarca el conjunto completo de la organización de que se trate. 9 Parcial: cuando se limita a re:ejar una parte o sentir de la estructura. 6 Por (l con)(ni,o: D E+)ruc)ural(+: se limitan a poner de manifesto los nombres de los elementos$ su colocación en la l#nea jerárquica y las relaciones de autoridad. D $uncional(+: se re:ejan las unciones o contenidos que tienen asignados los distintos órganos./e personal% se referen a cargos o puestos de trabajo ;6 Por la ,i+-o+ición gr<7ca: D /(r)ical: situándose el origen en el centro de la parte superior y bajando por escalones sucesivos. )l conjunto presenta una imagen piramidal. D %orizon)al: con desarrollo de izquierda a derecha. 3dopta la misma fgura de pirámide con la base a la derecha.
Circular: !a autoridad más alta está ubicada en el centro y a partir de éste se desarrollan c#rculos cada vez mayores que van representando los dierentes niveles de autoridad en orma de c#rculo.
AC.I/IDADES
, @Aué es un organigramaB /esarrolla un ejemplo para una empresa de abricación y otro de una empresa comercial. 0, @Aué dierencias existen entre un tipo de organización lineal y un tipo de organización uncional mixtaB /ibuja un organigrama para cada uno de los casos se+alados. 1, @)s normal que en el staF de una empresa existan personas con contratos en prácticasB ;undamenta la respuesta.
DEPAR.AMEN.A0IZACIÓN
Conc(-)o )s la agrupación de puestos de trabajo homogéneos en unidades organizativas con el fn de coordinar$ supervisar y controlar las actividades y unciones para conseguir los objetivos marcados. )stá directamente relacionada con el tama+o de la empresa y con la complejidad de las operaciones$ actividades y unciones. )n una empresa nos podemos encontrar con las siguientes áreas o unciones% •
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$unción ,( ,ir(cción:(lanifcación$ ?rganización$ Coordinación$ Comunicación y Control. $unción ,( a,mini+)ración:8estión de 3lmacenes$ de =óminas y *eguros sociales$ ;acturación$ 3rchivo$ Contabilidad$ Inormática$ etc.
$unción 7nanci(ra% ;inanciación$ (resupuestos de "esorer#a$ *eguros$ Inversiones$ etc. $unción ,( -ro,ucción: (lanifcación y (rogramación$ 3provisionamiento$ Control de Calidad$ Eétodos y "iempos. *uelen tener un staF de IG/.
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$unción com(rcial: )quipo de Hentas y 3dministración Comercial. $unción ,( mar=()ing:/ise+o de )strategias de Eareting Jproducto$ precio$ distribución y comunicación, y tareas técnicas. $unción ,( -(r+onal o ,( r(cur+o+ 3umano+:(lanifcación de personal$ empleo y ormación$ contratación$ relaciones laborales$ médico y seguridad y administración de personal. $unción ,( I>D% Comprende las unciones de investigación y desarrollo de nuevas técnicas y productos.
-na o más áreas o unciones pueden ormar un departamento$ por ejemplo$ las unciones de administración y fnanciera se suelen agrupar en el departamento ECONÓMICO? $INANCIERO$ al igual que las unciones comercial y mareting que suelen agruparse en un departamento. $ORMAS DE DEPAR.AMEN.A0IZACIÓN M@S USUA0ES: A6 Por 8uncion(+ o -or ,(-ar)am(n)o+ *e organizan agrupados en unción a las especializaciones% departamento comercial$ departamento técnico$ departamento administrativo$ departamento fnanciero. )sta disposición es la más utilizada en la organización o estructura centralizada empresarial$ porque todos los puestos están controlados por el presidente o director general de la empresa. 6 Por -ro,uc)o 3grupaciones por producto o servicios.
C6 Por cli(n)(+
*e establecen las unidades organizativas de acuerdo al segmento del mercado al que vayan dirigidos.
D6 G(ogr<7ca !as actividades y unciones se agrupan en torno a zonas geográfcas.
E6 Por -roc(+o+ !a actividad se organiza seg'n las ases que componen el proceso de producción.
.IPOS DE ES.RUC.URA ORGANIZA.I/A )l intento de establecer reglas para determinar las relaciones entre dirigentes y dirigidos$ ha dado lugar al crecimiento de distintos tipos de organización. Cada empresa tiene su propia estructura organizativa en unción de susobjetivos$ de su tama+o$ de sus productos y de la coyuntura que atraviesa. 5" ES.RUC.URA ER@RBUICA O 0INEA0 )ste modelo se apoya al máximo en el principio de jerarqu#a basado en la Kunidad de mandoL$ en la que cada individuo responde a su inmediato superior de los subordinados que tiene debajo de él$ y a su vez éste depende exclusivamente de su inmediato superior$ solo del cual podrá recibir órdenes. !os poderes se concentran en el mando supremo$ que se van delegando para que conorme se va decreciendo en el nivel jerárquico$ se van limitando. )jemplo t#pico de esta organización es la militar. )sta organización es t#pica de las (ME).
2" ES.RUC.URA $UNCIONA0 *urge con el fn de superar los l#mites de la estructura jerárquica pura y su incapacidad a las crecientes exigencias de especialización. *u caracter#stica undamental es que los subordinados$ de los niveles ineriores$ en vez de estar conectados a la dirección a través de un 'nico punto Jel superior inmediato, recibe las órdenes$ instrucciones y la asistencia que necesita directamente de varios jees dierentes$ cada uno de los cuales desarrolla una unción particular$ en la que es especialista. /e ah# precisamente la denominación de estructura uncional.)sta estructura es bastante utilizada en las peque+as y medianas empresas cuando existen especialistas bien coordinados.
" ES.RUC.URA MI.A O ER@RBUICA?$UNCIONA0 *e basa en la distinción entre jees con autoridad Jtipo jerárquico, y técnicos especialistas que deben ser o#dos antes de tomar una decisión Jtipo uncional,. )n este caso$ el jee con autoridad recibe los inormes de los técnicos Jllamados staF, y bajo su responsabilidad toman la decisión pasando al encargado la orden de ejecutarla. !a unción del staF consiste en inormar$ aconsejar$ asesorar y apoyar técnicamente a las unidades de mando. =o está autorizado ni para dar órdenes ni para tomar decisiones. )n el organigrama se representa mediante trazos discontinuos. (ueden darse dos alternativas en las ayudas de los staF% a6 S)a -(r+onal: si el director crea un órgano staF para uso exclusivo sin que nadie más de la empresa pueda hacer uso de él.
&6 S)a (+-(cializa,o: existen staF a disposición de todos los cargos de la empresa para que hagan de él el uso que precisen.
*irve a un gran n'mero de departamentos y unciones dierentes$ por lo que cada departamento de este staF está especializado en una clase de ayuda Jpersonal$ contabilidad$ técnicoNinormático$ mareting$ jur#dico$ fscal$ calidad$ etc.,.
;" ES.RUC.URA POR COMI. !as decisiones se llevan a cabo en grupo y no de orma individual$ repartiéndose la responsabilidad entre las personas que lo orman.
F" ES.RUC.URA MA.RICIA0 )ste tipo de organización adopta una estructura compleja$ en orma de matriz de doble entrada$ en la que se utilizan dos variables organizativas$ por ejemplo unciones y proyectos$ estableciéndose enlaces entre ellas. Cada empleado tiene al menos dos jees% el gerente uncional$ de tipo jerárquico y el gerente del proyecto. Cuando en un enlace se produce una colisión de competencias$ se establece un sistema de jerarqu#as$ como por ejemplo$ se puede dar prioridad a la consecución de los proyectos sobre las unciones.
" ES.RUC.URA POR DI/ISIONES )ste modelo ha surgido por las necesidades de la dirección moderna de la empresa$ ante un crecimiento diversifcado de las misma de naturaleza multiproducto$ multimercado y multiplanta. -na división es una unidad organizativa t#pica de las grandes empresas$ que act'a como una KcuasiNempresaL con sus propios departamentos y objetivos$ pero dependiendo de otra unidad superior$ la dirección general. !os criterios más utilizados para realizar divisiones en una empresa son los siguientes% . (roductos. 0. Eercados. Oreas geográfcas. "ipos de consumidor. 1. ;unciones o procesos. 2. Eixtas o combinaciones de (roductos y Eercados. • •
ORGANIZACIÓN $ORMA0 E IN$ORMA0 "odo el estudio realizado hasta este momento sobre organización corresponde a una estructura constituida$ es decir$ a una estructura de organización 8ormal representado por los organigramas. )ste esquema externo está globalmente constituido con vistas a la consecución de un objetivo com'n. !a organización in8ormal surge de las relaciones de tipo social que se crean entre varias personal que se encuentran en contacto mutuo$ constituyendo un grupo socia$ l cuyo origen es$ por lo tanto$ espontáneo$ no organizado con vistas a un objetivo. *e crea as#$ una verdadera estructura de grupo$ con jees Jlos llamados l#deres inormales, y subordinados$ los integrados y los aislados$ los aceptados y los rechazados. Cada individuo tiene as# una posición precisa$ que deriva justamente de sus interacciones con los restantes miembros del grupo. )n las relaciones entre los empleados se desarrollan ideas y valores comunes$ por ejemplo las aspiraciones que se persiguen y la actitud hacia los superiores costumbres y rutinas habituales que no han sido ormalmente establecidas$ cubriendo incluso lagunas de la organización 8ormal. *e establece una comunicación in8ormal en la empresa que es incluso más :uida que la de la organización 8ormal. )sta inormación puede ser exacta$ pero también pueden circular comentarios que pueden aectar seriamente a la empresa. !o ideal es que coincidan la (+)ruc)ura 8ormal ( in8ormal y que los jees ormales sean también l#deres inormales$ si no logran el que se reconozca la estructura inormal deben evitar choques rontales en los que a'n teniendo el poder y la uerza provocarán una guerra de guerrillas de los grupos inormales que repercutirán en la marcha de la empresa.
AC.I/IDADES , !a estructura productiva de la empresa industrial K"eleon#a (ortátil$ *3L$ es la siguiente% "3!C3% *ede central y abricación de teléonos portátiles para automóviles. C?=C)(CIP=% ;abricación de emisoras de radio para radioafcionados y para embarcaciones. H3!/IHI3% ;abricación de teléonos portátiles para automóviles y antenas parabólicas para "H. C?(I3(P% ;abricación de antenas parabólicas para "H. IA-IA-)% ;abricación de emisoras de radio para radioafcionados. <)8IP= E)"aragoza. @Aué procesos se realizan desde esta ciudadB N /esde aqu# se dirige toda la programación de compras$ la log#stica de almacenaje y distribución$ as# como toda la elaboración$ tueste$ envasado del caé en grano dirigido principalmente a los sectores de la alimentación y la hosteler#a. (ero$ también posee instalaciones en Eadrid$ !ogro+o$ (alencia... @(or qué esta diversidad de centros estratégicosB N =uestras ofcinas de compra de caé crudo$ conectadas permanentemente a las terminales de bolsa de !ondres y =ueva Mor se hallan situadas en Eadrid. )n !ogro+o están ubicadas nuestra instalaciones de caé molido y en (alencia radican nuestras instalaciones de caé soluble.Q
