Guia Operativa Payroll Web

Guía operativa PAYROLL Web

Julio 2009 Versión 1.00

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Introducción........................................................................ Introducción................................................. ............................................... ............................................... .................................. ........... 4 Ciclo de Liquidación .............................................. ..................................................................... .............................................. .............................................. ....................... 4 2.1 Apertura de una liquidación. liquidación . ............................................. .................................................................... .............................................. ............................... ........ 4 2.2 Fijar período de Ingreso o Liquidación. ............................................ ................................................................... ...................................... ............... 5 2.3 Fijar Permisos de Ingreso a Módulos ............................................ ................................................................... .......................................... ................... 6 2.4 Modificación a los Datos Fijos....................... Fijos .............................................. .............................................. .............................................. ........................... .... 7 2.4.1 Recálculo de Haberes Fijos..................................... Fijos............................................................ ............................................... ................................... ........... 7 2.5 Ingreso y corrección de novedades propias de cada liquidación. ............................................ ............................................ 8 2.5.1 Recepción de Información en Medios Magnéticos........................ Magnéticos. .............................................. ................................... ............ 8 2.5.2 Ingreso de Información en forma manual .............................................. ..................................................................... ........................... 12 2.6 Pasaje a la bandeja de liquidación ............................................. .................................................................... ............................................ ..................... 15 2.7 Proceso de liquidación ............................................ ................................................................... .............................................. ........................................ ................. 17 2.8 Salidas de Liquidación.................................... Liquidación........................................................... .............................................. .............................................. ........................... 18 2.8.1 Listados de la liquidación ........................................... .................................................................. .............................................. ............................. ...... 18 2.8.2 Salidas a Excel por planilla...................... planilla ............................................. .............................................. .............................................. ........................... 19 2.8.3 Extracciones a XLS.............................................. XLS..................................................................... .............................................. .................................... ............. 21 2.9 Controles y auditorias ............................................. .................................................................... .............................................. ........................................ ................. 23 2.10 Cierre de liquidación ........................................... .................................................................. .............................................. ........................................ ................. 23 3 Aguinaldo....................... Aguinaldo .............................................. .............................................. .............................................. .............................................. ........................................ ................. 24 3.1 Mantenimiento de Parámetros y Período................................... Período.......................................................... ............................................ ..................... 24 3.2 Calculo para determinar Aguinaldo a Pagar...................... Pagar ............................................. .............................................. ............................. ...... 25 3.3 Listado con importes calculados........................................ calculados............................................................... .............................................. ............................. ...... 25 3.4 Corrección de información de Aguinaldo Calculado ........................................... ............................................................ ................. 26 3.5 Pasaje a Bandeja de Liquidación ........................................... .................................................................. .............................................. ........................... 27 3.6 Proceso de Liquidación .............................................. ..................................................................... .............................................. .................................... ............. 27 4 Ingreso de Nuevos Funcionarios.................... Funcionarios ........................................... .............................................. .............................................. ............................. ...... 28 4.1 Funcionarios I y II .............................................. ..................................................................... .............................................. ............................................ ..................... 28 4.2 Componentes de Haberes .............................................. ..................................................................... .............................................. ................................. .......... 30 4.3 Adjudicar Formulas de Aportes Legales .............................................. ..................................................................... ................................. .......... 31 4.4 Adjudicar Formulas en Proceso de Liquidación....................................... Liquidación.............................................................. ............................. ...... 32 4.5 Datos de UHL para Funcionarios .............................................. ..................................................................... ............................................ ..................... 33 4.6 Formulario 3100 ............................................. .................................................................... .............................................. .............................................. ........................... 34 5 Retenciones Judiciales................................................. Judiciales........................................................................ .............................................. ........................................ ................. 35 5.1 Mantenimiento de Atributarias .............................................. ..................................................................... .............................................. ........................... 35 5.2 Mantenimiento de Retenciones Judiciales..................... Judiciales ............................................ .............................................. ................................. .......... 36 5.3 Cambios de Retenciones Judiciales ........................................... .................................................................. ............................................ ..................... 38 5.4 Variables de Retenciones Judiciales....................... Judiciales .............................................. .............................................. ........................................ ................. 39 6 Altas de Nuevos Conceptos Conceptos de Liquidación..................... Liquidación ............................................ .............................................. ................................. .......... 40 6.1 Alta de un nuevo Concepto ........................................... .................................................................. .............................................. ................................. .......... 40 6.2 Otros consideraciones a tener en cuenta.................... cuenta ........................................... .............................................. ..................................... .............. 44 6.3 Facilidades para crear conceptos ........................................... .................................................................. .............................................. ........................... 45 7 Envío de información a Organismos Oficiales ........................................... .................................................................. ............................. ...... 46 7.1 Información para Unidad Historia Laboral (BPS ).......................................................... )................................................................ ...... 46 8 Aumentos....................................... Aumentos.............................................................. .............................................. .............................................. .............................................. ........................... 48 8.1 Aumento de Haberes Fijos ............................................ ................................................................... .............................................. ................................. .......... 48 8.2 Aumento de Tabla de Categorías....................................... Categorías.............................................................. .............................................. ............................. ...... 50 8.3 Aumento de otros valores .............................................. ..................................................................... .............................................. ................................. .......... 50 Payroll Web Guia_Operativa_Payroll_Web.doc

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Introducción........................................................................ Introducción................................................. ............................................... ............................................... .................................. ........... 4 Ciclo de Liquidación .............................................. ..................................................................... .............................................. .............................................. ....................... 4 2.1 Apertura de una liquidación. liquidación . ............................................. .................................................................... .............................................. ............................... ........ 4 2.2 Fijar período de Ingreso o Liquidación. ............................................ ................................................................... ...................................... ............... 5 2.3 Fijar Permisos de Ingreso a Módulos ............................................ ................................................................... .......................................... ................... 6 2.4 Modificación a los Datos Fijos....................... Fijos .............................................. .............................................. .............................................. ........................... .... 7 2.4.1 Recálculo de Haberes Fijos..................................... Fijos............................................................ ............................................... ................................... ........... 7 2.5 Ingreso y corrección de novedades propias de cada liquidación. ............................................ ............................................ 8 2.5.1 Recepción de Información en Medios Magnéticos........................ Magnéticos. .............................................. ................................... ............ 8 2.5.2 Ingreso de Información en forma manual .............................................. ..................................................................... ........................... 12 2.6 Pasaje a la bandeja de liquidación ............................................. .................................................................... ............................................ ..................... 15 2.7 Proceso de liquidación ............................................ ................................................................... .............................................. ........................................ ................. 17 2.8 Salidas de Liquidación.................................... Liquidación........................................................... .............................................. .............................................. ........................... 18 2.8.1 Listados de la liquidación ........................................... .................................................................. .............................................. ............................. ...... 18 2.8.2 Salidas a Excel por planilla...................... planilla ............................................. .............................................. .............................................. ........................... 19 2.8.3 Extracciones a XLS.............................................. XLS..................................................................... .............................................. .................................... ............. 21 2.9 Controles y auditorias ............................................. .................................................................... .............................................. ........................................ ................. 23 2.10 Cierre de liquidación ........................................... .................................................................. .............................................. ........................................ ................. 23 3 Aguinaldo....................... Aguinaldo .............................................. .............................................. .............................................. .............................................. ........................................ ................. 24 3.1 Mantenimiento de Parámetros y Período................................... Período.......................................................... ............................................ ..................... 24 3.2 Calculo para determinar Aguinaldo a Pagar...................... Pagar ............................................. .............................................. ............................. ...... 25 3.3 Listado con importes calculados........................................ calculados............................................................... .............................................. ............................. ...... 25 3.4 Corrección de información de Aguinaldo Calculado ........................................... ............................................................ ................. 26 3.5 Pasaje a Bandeja de Liquidación ........................................... .................................................................. .............................................. ........................... 27 3.6 Proceso de Liquidación .............................................. ..................................................................... .............................................. .................................... ............. 27 4 Ingreso de Nuevos Funcionarios.................... Funcionarios ........................................... .............................................. .............................................. ............................. ...... 28 4.1 Funcionarios I y II .............................................. ..................................................................... .............................................. ............................................ ..................... 28 4.2 Componentes de Haberes .............................................. ..................................................................... .............................................. ................................. .......... 30 4.3 Adjudicar Formulas de Aportes Legales .............................................. ..................................................................... ................................. .......... 31 4.4 Adjudicar Formulas en Proceso de Liquidación....................................... Liquidación.............................................................. ............................. ...... 32 4.5 Datos de UHL para Funcionarios .............................................. ..................................................................... ............................................ ..................... 33 4.6 Formulario 3100 ............................................. .................................................................... .............................................. .............................................. ........................... 34 5 Retenciones Judiciales................................................. Judiciales........................................................................ .............................................. ........................................ ................. 35 5.1 Mantenimiento de Atributarias .............................................. ..................................................................... .............................................. ........................... 35 5.2 Mantenimiento de Retenciones Judiciales..................... Judiciales ............................................ .............................................. ................................. .......... 36 5.3 Cambios de Retenciones Judiciales ........................................... .................................................................. ............................................ ..................... 38 5.4 Variables de Retenciones Judiciales....................... Judiciales .............................................. .............................................. ........................................ ................. 39 6 Altas de Nuevos Conceptos Conceptos de Liquidación..................... Liquidación ............................................ .............................................. ................................. .......... 40 6.1 Alta de un nuevo Concepto ........................................... .................................................................. .............................................. ................................. .......... 40 6.2 Otros consideraciones a tener en cuenta.................... cuenta ........................................... .............................................. ..................................... .............. 44 6.3 Facilidades para crear conceptos ........................................... .................................................................. .............................................. ........................... 45 7 Envío de información a Organismos Oficiales ........................................... .................................................................. ............................. ...... 46 7.1 Información para Unidad Historia Laboral (BPS ).......................................................... )................................................................ ...... 46 8 Aumentos....................................... Aumentos.............................................................. .............................................. .............................................. .............................................. ........................... 48 8.1 Aumento de Haberes Fijos ............................................ ................................................................... .............................................. ................................. .......... 48 8.2 Aumento de Tabla de Categorías....................................... Categorías.............................................................. .............................................. ............................. ...... 50 8.3 Aumento de otros valores .............................................. ..................................................................... .............................................. ................................. .......... 50 Payroll Web Guia_Operativa_Payroll_Web.doc


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Interfaz gráfica del sistema ............................................ ................................................................... .............................................. .................................... ............. 51 9.1 Iconos, títulos y botones ............................................. .................................................................... .............................................. .................................... ............. 52

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1 Introducción Esta versión de la guía operativa, contempla los fundamentos básicos del sistema y brinda los conocimientos necesarios para la gestión correcta del Sistema. Se orienta a diversos lectores entre los que se pueden identificar: • •

El personal de administración de la Empresa El administrador del sistema de información

2 Ciclo de Liquidación A continuación se detallan los pasos que componen el ciclo de liquidación en el orden que se deben realizar.

2.1 Apertura de una liquidación. Es el primer paso que inicia el ciclo de liquidación. Ruta: Tareas de Administración/Fijar Período/Apertura de liquidación.

El Número de Liquidación lo genera en forma automática el sistema.



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Se debe indicar el año y mes de cargo, tipo de liquidación y fecha estimada de pago. Opcionalmente se puede ingresar observaciones que el usuario considere pertinente.

2.2 Fijar período de Ingreso o Liquidación. Liquidación . A través de esta opción se selecciona la liquidación con la cual se trabajará. Ruta: Tareas de Administración/Fijar Período/Fija Período de Ing. o Liq.



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2.3 Fijar Permisos de Ingreso a Módulos Para poder ingresar o modificar los datos de maestros de funcionarios, información variable, cuotas, horas o haberes y descuentos especiales, los permisos de ingreso a módulos y datos deben estar en la opción “Si”. Ruta: Tareas de Administración/ Fijar Período/Fija Perm. de Ing. a Módulos.

Información de datos de la liquidación seleccionada.

Recomendaciones: - Consultar siempre que liquidación esta siendo procesada o fijada. - Abrir liquidación solo cuando es necesario. Aunque el programa permita tener múltiples liquidaciones abiertas, siempre es conveniente trabajar con una liquidación. No se puede ingresar datos en dos liquidaciones distintas en forma simultánea.



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2.4 Modificación a los Datos Fijos En caso de haber variaciones en los datos fijos como ser, maestro de funcionarios, haberes fijos, cambios de categorías, aumentos, se deberán modificar en la primera etapa de la liquidación. Una vez realizadas las modificaciones, se debe realizar el recálculo de los Haberes Fijos.

2.4.1 Recálculo de Haberes Fijos. Se podrá realizar en la opción que se detalla a continuación o al momento de realizar el Pasaje Global a la Bandeja de Liquidación (Ver sección 2.6). Ruta: Funcionarios/Funcionarios/Mantenimiento II/Formulas y Componentes/ Recalculo/ Recalculo de Haberes Fijos.



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2.5 Ingreso y corrección de novedades propias de cada liquidación. A continuación se detallan los diferentes métodos de ingreso de información, Recepción de información en Medios Magnéticos o Ingreso de información en forma manual.

2.5.1 Recepción de Información en Medios Magnéticos. Este módulo permite el ingreso de información al sistema a partir de una planilla Excel o desde un archivo de texto con los formatos preestablecidos, que se detallan a continuación:

El formato para Excel: Precaución comienza a leer desde fila 1 (No poner títulos a las columnas) Funcionario Concepto Importe

99999999 (última fila valor = 99999999) 9999 9(10) (últimos dos dígitos son decimales)

El formato para Archivo Txt:

Funcionario Concepto Importe

999999 9999 9(10) (últimos dos dígitos son decimales)

A continuación se detallan los pasos a seguir:



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Payroll Web Guía Operativa 2.5.1.1

Recepción de variables con concepto

Ruta: Liquidación/ Información Variable/ Otros Módulos/Importar Variables/Recepción y control/ Rec. Variables con Concepto

Al hacer clic en el Botón “Seleccionar Archivo”, se despliega la siguiente pantalla, que permite buscar el archivo a importar.



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2.5.1.2

Control de Consistencia

Luego de efectuar la importación del archivo, es necesario realizar un control de consistencia. Se podrá emitir un informe que incluya todos los registros importados o únicamente los que tienen error. Ruta: Liquidación/ Información Variable/ Otros Módulos/Importar Variables/Recepción y control/Control de Consistencias



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Payroll Web Guía Operativa 2.5.1.3

Corrección de Información

En caso de existir algún error, se permite modificar la información importada en la siguiente opción: Ruta: Liquidación/ Información Variable/ Otros Módulos/Importar Variables/Corrección de Información



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Payroll Web Guía Operativa 2.5.2 Ingreso de Información en forma manual La información puede ser cargada de dos formas diferentes, por Conceptos o por Funcionarios. De acuerdo a como el usuario reciba la información para ingresar, podrá optar por una forma u otra de acuerdo a su conveniencia. En ambos casos una vez finalizado el ingreso de la información variable, es conveniente listar y controlar, y luego se deber realizar Pasaje a Bandeja, ubicado en el mismo módulo.

Por Conceptos Se ingresa un concepto, y a continuación los importes de cada uno de los funcionarios. Ruta: Liquidación/Ingreso de Información Variable/Mantenimiento

Verificar siempre dentro de que liquidación estamos trabajando

Se debe ingresar el usuario y hacer clic en el botón para actualizar los datos. Se desplegaran todos los conceptos ingresados. Si el concepto no existe, se debe agregar y luego hacer clic en confirmar.



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Payroll Web Guía Operativa Luego de agregar el concepto, se debe seleccionar y hacer clic en el botón “Importes” para ingresar los valores correspondientes a cada funcionario como lo muestra la siguiente pantalla.

No es obligatorio. Es útil a efectos de control.



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Payroll Web Guía Operativa Por Funcionarios Ruta: Liquidación/Información Variable/ Otros Módulos /Variables por Funcionario/ Mantenimiento.

Se debe ingresar el numero de funcionario y luego hacer clic en . Se desplegaran los conceptos ingresados para el funcionario. Luego agregar los conceptos e importes correspondientes.



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2.6 Pasaje a la bandeja de liquidación Es el primer paso del cálculo de la liquidación. Este proceso convierte la información ingresada desde los diferentes módulos, en un único formato requerido para el proceso de liquidación. El pasaje Global, realiza el pasaje a Bandeja de todos los módulos de ingreso existentes. También se puede optar por pasajes individuales, por ejemplo cuando se debe realizar una corrección en alguno de los módulos, se puede optar por el pasaje particular del mismo, sin necesidad de hacer nuevamente un pasaje Global. El pasaje individual borra el conjunto de registros que provienen del origen seleccionado por ejemplo, Origen VARMAN (Variables Manuales). Ruta: Liquidación/Procesos de Liquidación/Procesos/Pasaje a la Bandeja/Global/Pasaje Global



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Payroll Web Guía Operativa Se debe verificar que el proceso finalizó antes de continuar con el siguiente paso de la liquidación Ruta: Inicio/Consulta de Procesos

Se debe seleccionar el proceso Pasaje Global y verificar que haya finalizado.



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2.7 Proceso de liquidación Este el segundo paso del cálculo de la liquidación. Comprende una cadena de varios procesos que comienza con la “inicialización” (borrado) de las tablas de liquidación en forma completa. De la misma manera que el pasaje a la bandeja, esto permite ejecutar este proceso todas las veces que se requiera. Luego se pasa la información de la bandeja de liquidación a estas tablas y siguen todos los procesos de cálculo (Haberes y Descuentos Especiales, Fórmulas de Liquidación, Aportes Legales, Retenciones Judiciales, Control de Insuficiencia de Haberes, Redondeo). En este momento queda completa la liquidación y disponible toda la información necesaria para las diferentes salidas involucradas en la operativa de la empresa. Ruta: Liquidación/Procesos de Liquidación/Procesos/Proceso de Liquidación

Se debe consultar la finalización del proceso de la misma forma que se realizó para el Pasaje global.



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2.8 Salidas de Liquidación Luego de realizada la liquidación existen varios tipos de salidas, en el que se podrá analizar la información de la liquidación.

2.8.1 Listados de la liquidación Ruta: Menú Inicial/ Procesos de Liquidación/Salidas de liquidación/Salidas de liquidación. A continuación se detallan alguno de los listados: -

Listado de líquidos por Grupo y Lugar de Pago Totalizado por Concepto Totalizado por Concepto - Origen de Liquidación Totales por Ambiente Contable, Centro de Costo y Concepto Listado por Concepto Totales por Concepto y Relación Funcional Totales por Relación Funcional y Concepto Planillas de Liquidación Recibos



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Payroll Web Guía Operativa 2.8.2 Salidas a Excel por planilla El módulo permite crear y catalogar diferentes formatos de planillas para realizar salidas a Excel. Al crear la planilla, se debe indicar un nombre y descripción para la misma. Luego se deben definir las columnas que contendrá la planilla. Una vez definidas las columnas, seleccionando cada una de éstas y haciendo clic en el Botón “Conceptos”, se debe indicar los conceptos que se incluyen en cada una de las columnas. La planilla se crear por única vez, todos los meses podemos generar la planilla ya armada. La salida contendrá los totales de los funcionarios, de la liquidación en curso, de los conceptos seleccionados. Ruta: Liquidación/Procesos de Liquidación/Excel/Salidas a Excel por Planilla/Formatos de Planilla.



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Payroll Web Guía Operativa Generación de planilla. Ruta: Liquidación/Procesos de Liquidación/Excel/Salidas a Excel por Planilla/Generación de Salida a Excel.



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Payroll Web Guía Operativa 2.8.3 Extracciones a XLS 1er paso: Completar los datos requeridos: Conceptos y Funcionarios que van a participar de la extracción de Excel. Si no se indica Funcionarios la extracción será de todos los funcionarios. Ruta: Liquidación/Procesos de Liquidación/Excel/Excel/Parámetros



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Payroll Web Guía Operativa 2do paso: Ejecución de la Extracción de Información Ruta: Liquidación/Procesos de Liquidación/Excel/Excel/Extracción Liquidación Actual



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2.9 Controles y auditorias Luego de procesada la liquidación se podrán realizar diferentes controles. Uno de los controles puede ser comparar los resultados con otra liquidación. El sistema brinda una Herramienta para facilitar la tarea. Si se detectan errores se corrigen los mismos y se reprocesa la liquidación. Superados los controles se emiten los asientos, se genera el archivo para depositar en Banco y todos los informes de la liquidación.

2.10 Cierre de liquidación La información pasa a la historia, se realiza una limpieza de las novedades de la liquidación: datos variables. Una vez cerrada la liquidación la información no podrá ser modificada. Importante: Este proceso no es reprocesable, se recomienda hacer un respaldo previo a este proceso. Ruta: Liquidación/Procesos de Liquidación/Procesos/Cierre de liquidación



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3 Aguinaldo A continuación se detallan los pasos que componen el ciclo de liquidación de Aguinaldo en el orden que se deben realizar.

3.1 Mantenimiento de Parámetros y Período Mediante esta opción se establece el período de Aguinaldo que se va a pagar. En caso que se pague Aguinaldo Extra se deberá indicar el tipo de cálculo para el mismo y el porcentaje para el cálculo Ruta: Liquidación/Aguinaldo/Parámetros/Parámetros de Aguinaldo



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3.2 Calculo para determinar Aguinaldo a Pagar Este proceso realiza el cálculo del Aguinaldo a pagar a cada funcionario. Ruta: : Liquidación/Aguinaldo/Cálculo/Aguinaldo a Pagar

3.3 Listado con importes calculados El listado detalla el Aguinaldo generado para primer y segundo semestre de cada persona.



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3.4 Corrección de información de Aguinaldo Calculado En caso de ser necesario, se podrá modificar el aguinaldo que calculado en forma automática por el sistema. Ruta: : Liquidación/Aguinaldo/Cálculo/Corrección Aguin. Calculado.



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3.5 Pasaje a Bandeja de Liquidación Luego de aprobado el aguinaldo, se deber realizar el Pasaje a Bandeja de Liquidación. Ruta: Liquidación/Procesos de Liquidación/Procesos/Pasaje a la Bandeja/Aguinaldo/Pasaje Aguinaldo Calculado

3.6 Proceso de Liquidación Se continua con el proceso de liquidación en forma habitual.



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4 Ingreso de Nuevos Funcionarios 4.1 Funcionarios I y II Ruta: Funcionarios/ Maestros de Funcionarios/ Mantenimientos/ Funcionarios I. Luego completar los datos de Funcionario II

Funcionario: Es el número interno asignado al funcionario. Es un número único, identificador de la persona y no debe reasignarse aunque el funcionario egrese. En caso de Reingreso se mantendrá el mismo número.



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Payroll Web Guía Operativa Estado: Indica la situación del funcionario. Las opciones son: A E T P B

Activo Egresado Transitorio. Solo permite ingresar variables y liquidar. Prejubilado. Solo liquida Haberes Fijos y variables. Egresado cobrando Asignación Familiar.

Vinculación a la Empresa: Indica el vínculo funcional. Los valores válidos son: N Permanente C Contratado T Temporario En el caso de Contratados el sistema exigirá un número y un Vencimiento. Al vencimiento automáticamente el sistema dejará de liquidar al funcionario.

Remuneración: Indicar M para Mensuales o J para Jornaleros. Horario: El horario puede ser ficto ya que este valor sólo se usa , junto con los días tasa de la remuneración, para determinar el cociente del cálculo de la tasa horaria y, eventualmente, la relación porcentual con un sueldo de la categoría fijado en una base horaria diferente. Antigüedad y Antigüedad Previa: El sistema calculará automáticamente los años de antigüedad de acuerdo a la fecha de ingreso y para su valorización, si corresponde, utilizará los parámetros correspondientes. La antigüedad previa reconocida en el propio organismo y en otros organismos debe indicarse a efectos de considerarse para la valorización. Ambiente Contable y Centro de Costos : Su codificación dependerá fundamentalmente de criterios de gestión contable. Relación Funcional: Este atributo tiene connotaciones similares al Ambiente Contable y Centro de Costos, así como la posibilidad de agrupar funcionarios con criterios que faciliten la discriminación posterior de la información involucrada. En este caso, a diferencia del Vínculo Funcional, los códigos no están preestablecidos y los creará el usuario en función de los objetivos señalados.



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Payroll Web Guía Operativa Categoría Presupuestal y Categoría de Subrogación: La primera es la que corresponde al funcionario de acuerdo a su Escalafón y grado presupuestal (según su cargo) y que fija su sueldo básico. La segunda, en caso de ser diferente, generará una diferencia de sueldo por el desempeño de funciones en otra categoría. Este cálculo será válido entre las fechas indicadas como inicio y fin de la subrogación. El sistema indicará con anticipación las subrogaciones a vencer. Función: Indicar la tarea que desempeña.

4.2 Componentes de Haberes Mediante esta opción se ingresan los Haberes Fijos del funcionario, son los haberes que pertenecen de un mes a otro por ejemplo el Sueldo Mensual. Ruta: Funcionario/Funcionarios/Mantenimiento II/Formulas y Componentes/Funcionarios/Fórmulas de Haberes.

Los componentes de Haberes se puede ingresar seleccionando la opción “Ingresado” o “Calculado”.



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Si se ingresa la opción Ingresado, se deberá ingresar el importe. Si se ingresa la opción Calculado, el importe se deja en cero y el sistema lo calcula en forma automática ya sea tomando el sueldo de la categoría para el caso de Sueldo Mensual o por Formulas de componente de Haberes. El componente tiene también una fecha de inicio y una de fin. Esto permitiría, por ejemplo, asignar una partida con una vigencia limitada. El sistema la considerará solamente en ese entorno y no habrá necesidad de eliminarla como componente.

Importante: En el caso del sueldo de un funcionario que ingrese luego del primero de un mes, en el componente deberá igualmente poner la vigencia desde el primero, ya que el sistema realizará el prorrateo de los días a pagar por la fecha de ingreso. 4.3

Adjudicar Formulas de Aportes Legales

Esta opción permite asociar a los funcionarios, Formulas de Aportes Legales Personales, por ejemplo Montepío, FONASA Básico, Fonasa Adicional. Ruta: Funcionarios/Funcionarios/Mantenimiento II/Aportes Legales/Provisiones/Personales /Adjudicar a Funcionarios.



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4.4 Adjudicar Formulas en Proceso de Liquidación Permite asociar al funcionario, Formulas en proceso de liquidación que le correspondan. Ruta: Liquidación /Formulas de Liquidación/Funcionarios_Pasivos/Mant. Nomina de Funcionarios. También tenemos la opción de asociar una formula en proceso de liquidación a todos los funcionarios de la empresa, o por categoría, o relación funcional, sin tener que ingresar uno por uno.



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4.5 Datos de UHL para Funcionarios Permite ingresar los datos de los funcionarios para el envío a UHL. Ruta: Funcionarios/UHL/Datos para U.H.L. Funcionarios



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4.6 Formulario 3100 El ingreso de los Formularios 3100 se realiza con un programa diferente al módulo Central Payroll. Cuenta con las siguientes funcionalidades: a) Ingreso/Modificación de formularios 3100 b) Impresión de prueba del forumlario c) Impresión definitiva de los formularios.

Importante: Luego del ingreso del formulario, se debe realizar una impresión de prueba para verificar que los datos ingresados son correctos. Una vez verificada la información se debe realizar la impresión definitiva. Los datos para la liquidación serán tomados en cuenta luego de la impresión definitiva.



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5 Retenciones Judiciales 5.1 Mantenimiento de Atributarias Mediante esta opción se ingresan los datos de la persona destinataria de la Retención. Un funcionario puede tener tantas atributarias o sea tantas Retenciones como sea necesario. Lo primero que deben definirse son los códigos identificatorios de cada atributaria. Ruta: Funcionarios/Funcionarios/Mantenimiento II/Retenciones Judiciales/Atributarias/ Mantenimiento de Atributarias.



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5.2 Mantenimiento de Retenciones Judiciales La flexibilidad de las fórmulas permite contemplar la enorme variedad de situaciones, manteniendo siempre un único concepto de Retención Judicial común. Lo que cambia es el cálculo. Normalmente se fija un porcentaje sobre algunos o todos los haberes del un funcionario, sobre el Liquido o sobre el Bruto. Puede ser que se incluya un importe fijo, solamente o además de los porcentajes. Ruta: Funcionarios/Funcionarios/Mantenimiento II/Retenciones Judiciales/Retenciones/Retenciones Judiciales



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Payroll Web Guía Operativa Al confirmar la pantalla anterior, se despliegan los conceptos que intervienen en el calculo, permitiendo al operador modificar lo sugerido por defecto. Es posible tener criterios distintos para cada concepto tomando, por ejemplo, algunos por Líquido y otros por el Bruto o porcentajes distintos para alguno de ellos. NO DEBEN INCLUIRSE LOS CONCEPTOS DE APORTES LEGALES. El cálculo del Líquido lo realiza el sistema en forma automática.



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5.3 Cambios de Retenciones Judiciales El sistema cuenta con la opción de agregar o eliminar en forma masiva un concepto a todas las retenciones judiciales. Es útil cuando se crea un nuevo concepto y se quiere asignar a todos los funcionarios que tengan retención judicial, o cuando dejamos de aplicar el concepto y queremos eliminarlo. Ruta: Funcionarios/Funcionarios/Mantenimiento II/Retenciones Judiciales/Cambios/Copiar _Eliminar un Concepto.



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5.4 Variables de Retenciones Judiciales Mediante esta opción se permite registrar variables que pueden afectar a la atributaria, al funcionario o a ambos. Son variables con vencimiento, que se pueden realizar en cuotas. En este caso se podrá seleccionar en qué momento se aplica la Retención (por ejemplo: Liquidación Mensual, Aguinaldo, etc.) ya que aquí no juegan los conceptos de liquidación. Tener en cuenta que si el tipo de movimiento afecta solo a la atributaria, el programa va a tomar el signo que tiene parametrizado el concepto (es decir si suma o resta), en cambio cuando el ajuste se realiza a ambos, el signo del concepto lo adjudica al funcionario y el signo opuesto a la atributaria. Ruta: Funcionarios/Funcionarios/Mantenimiento II/Retenciones Judiciales/Variables/Variables con Vencimiento



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6 Altas de Nuevos Conceptos de Liquidación Los conceptos de liquidación son todos aquellos Haberes y Descuentos que intervienen en cualquier tipo de liquidación, así como los Aportes Patronales, Provisiones y todos aquellos que puedan definirse como auxiliares de cálculo.

6.1 Alta de un nuevo Concepto Ruta: Tareas Administración/ Parámetros/Conceptos/Mantenimiento/Conceptos de liquidación

Código: Es el identificador del concepto, debe ser numérico con un máximo de 4 dígitos. Descripción: Es el nombre del concepto que será desplegado en todos los informes y en los recibos de sueldos. Es importante destacar que si se cambia el nombre de un concepto existente, el mismo se verá cambiado en toda la historia del mismo. Si Suma?: La opción “S” indica que es un Haber , “N” indica que es un descuento.



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Payroll Web Guía Operativa Ubicación en el Recibo: Permite indicar en que orden deben aparecer los conceptos en el recibo de sueldo. Si Haber Fijo?: El valor “S” indica que es un componente de haberes de los funcionarios, es decir que corresponde a una retribución permanente, por ejemplo el Sueldo El valor “N” corresponde a cualquier retribución variable. En el caso del descuento será siempre “N”. El sistema controla esta situación. Si Variable?: El valor “S” indica que permite ingresar el concepto en el módulo de variables tanto si es haber como descuento. El valor “N” impedirá su ingreso. Si Reingreso Automático?: El valor “S” indica que, en el caso que el importe de un descuento haya quedado “No retenido” por insuficiencia de haberes, total o parcialmente, sea conservado y descontado automáticamente en la próxima liquidación mensual o quincenal. El valor “N”, el sistema únicamente informará lo excedido. Si es Retención de Terceros:

El valor S identificará los descuentos que no son propios de la empresa. El valor N corresponderá a descuentos internos.

Si Controla Porcentaje: El valor S indicará que el importe del concepto será tomado en cuenta para no superar un determinado porcentaje del líquido legal del funcionario. El valor N indica que no se realizará el control. Si Descuento Total?: El valor S indica que, en caso de no alcanzar el líquido del funcionario para descontar el total del importe no se descuenta nada y queda todo como No Retenido. El valor N indica que se pueda descontar parcialmente. La elección de uno u otro valor puede depender del acuerdo que se realice especialmente en el caso de retenciones de terceros. Prioridad de Aplicación: De acuerdo al valor que se indique (1 a 99), se estará dando el orden de aplicación de los descuentos. Este atributo no tiene validez en el caso de los haberes. Fecha de Ingreso al Organismo: Se refiere a la fecha en que se realizó el acuerdo con la institución que envía descuentos. Tendrá efecto, también, sobre la prioridad de aplicación. Por ejemplo, si dos conceptos correspondientes a dos instituciones que envían descuentos tienen la misma prioridad, el sistema tomará primero a quien tenga la fecha más antigua. Si Aumentos?: El valor S indica que el concepto puede recibir aumentos porcentuales en el proceso correspondiente. El valor N impedirá el aumento.



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Payroll Web Guía Operativa Si Hab/Desc. en Cuotas?: El valor S indica que el concepto puede ser ingresado en el módulo de Cuotas. El valor N no permitirá la gestión en dicho módulo. Si Cuotas?: El valor S indicará que el haber o descuento admite varias cuotas. El valor N sólo permitirá tener 1 cuota. Si Conversión?: Payroll permite la gestión de conceptos con importes en moneda diferente a la de la liquidación del funcionario. El valor S hará que, en el momento del proceso de la liquidación se convierta ese importe de acuerdo a la cotización que se indicará en el parámetro correspondiente. Si el concepto es en cuotas, el saldo se mantiene en la moneda original. Es de hacer notar que Payroll internamente SIEMPRE convierte los importes a una segunda moneda si se indica dicha cotización. Si Aguinaldo?: El valor S indica que el concepto debe ser tomado en cuenta para el cálculo del Aguinaldo correspondiente. Debe tomarse en cuenta que el sistema considera la situación vigente al momento del cálculo, es decir que si un concepto no se consideraba y a partir de determinado mes sí, lo considerará para todo el período. La inversa también es válida. Porcentaje Aguinaldo: Indica qué porcentaje del importe se considera para el cálculo. Si Hora a Valorizar?: El valor S indica que el concepto puede gestionarse por el Módulo de Horas indicando la cantidad correspondiente y se valorizará de acuerdo a la Tasa Horaria del funcionario. El valor N indica que no es un concepto de Horas. Si Estadístico?: El valor S indica que el concepto será calculado o utilizado por Payroll, por ejemplo, como apoyo para alguna fórmula, pero NO figurará ni en Recibos o Planillas de liquidación. Los ejemplos más claros son los Aportes Patronales o las Provisiones que sólo serán tomadas en cuenta en casos específicos como Asientos, Pagos a BPS o CJPB. El valor N indica que es un concepto que afecta la liquidación y figura como tal en Recibos, y Planillas. Se debe aclarar que la terminología no se refiere a la posibilidad o no de realizar análisis estadísticos sobre el concepto, cosa que es factible con cualquiera de los conceptos utilizados. Si Cómputo Jubilatorio?: El valor S indica que los importes componen los haberes que intervienen en cálculos o informes para instituciones como el BPS, CJPB, AFAPs. El valor N hace que no se considere.



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Payroll Web Guía Operativa Valor Cuota: El valor aquí indicado será tomado para el cálculo automático de aquellos haberes o descuentos que se realicen en base a una cantidad como por ejemplo afiliaciones mutuales. Factor de Conversión: Es el valor que se utilizará para afectar los importes bases. El caso típico es la valorización de horas, por ejemplo al 1.5, 2, 2.5. La Tasa Horaria se multiplicará por este valor. Porcentaje de Aportes Legales:

En el caso de ser un concepto sujeto a aportes legales, indicar en

que porcentaje participa. Por ejemplo se puede mencionar el caso de un Viático que deba aportar sobre el 50 %. En este atributo se pondrá 50.00.

Tipo de Concepto U.H.L. El valor se corresponderá con los actuales criterios de codificación de los conceptos de la Unidad de Historia Laboral del BPS. Para los casos que no corresponde, se deja en blanco. Tasa Horaria con la que se valoriza: Este valor (1 a 8) sólo tiene efecto en los conceptos. Definidos como “Hora a Valorizar”. Se corresponde con una de las tasa horarias definidas en el siguiente atributo. Interviene en Tasa Horaria: Se indicará S o N en la tasa que se desea que intervenga el Concepto que se está definiendo. Este concepto debe ser un Haber Fijo y no hora a valorizar. Moneda: Corresponde al código de una de las dos monedas definidas en el sistema. Franja: Se indicará el grupo de conceptos correspondiente, de acuerdo a los criterios de definición de franjas que se establecieron.



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6.2 Otros consideraciones a tener en cuenta -

Valorización del concepto. Dependiendo del concepto se determinara el método de valorización mas apropiado. Inclusión en todas las bases de calculo que intervienen por ejemplo en los montos gravados para Aporte Jubilatorio, Fonasa, Renta, Seguro de desempleo, fórmulas de haberes, fórmulas en el proceso de liquidación. Los nuevos conceptos debe ser incluido en los asientos.



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6.3 Facilidades para crear conceptos Permite la creación de un concepto a partir de otro existente. Esta modalidad es muy practica para cuando queremos crear un nuevo concepto que tenga mucho en común de otro concepto preexistente. Ruta: Tareas Administración/ Parámetros/Conceptos/Facilidades/Copia de un Concepto a Otro.

Indicar el código del concepto al cual vamos a copiar para el nuevo

Indicar el Código del Concepto nuevo



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7 Envío de información a Organismos Oficiales Los procesos que se mencionan en este capítulo comprenden a todas las liquidaciones cerradas en el mes.

7.1 Información para Unidad Historia Laboral (BPS ) Una vez finalizada la última liquidación del período de cargo, debe generarse la información para ser enviada a la UHL. del BPS. Cada mes se deberá indicar en los parámetros el año y mes de cargo, luego generar el archivo de trabajo, controlar y corregir si corresponde. Una vez aprobada la información se genere el archivo de envío al BPS. Ruta: Historia/Información Histórica/UHL._ CJPB_Deducciones IRPF/Historia Laboral/Parámetros

Indicar Mes y Año de cargo



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8 Aumentos A continuación se detallan los diferentes módulos de aumentos existentes:

8.1 Aumento de Haberes Fijos Esta opción se refiera a aumento de importes que fueron ingresados como componente de Haberes en “I” es decir con un importe Fijo y no calculado por fórmula. Existen diferentes procesos que permiten realizar el aumento de los haberes fijos por un porcentaje. Se puede aumentar todos los haberes por Moneda, por categoría, por concepto, por cargo y aumento para Mensuales o Jornaleros. Ruta: Funcionarios/Funcionarios/Aumentos/Porcentual



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Payroll Web Guía Operativa También se puede realizar un aumento sustituyendo un valor por otro, pudiendo seleccionar también por Concepto, Categoría y Cargo. Ruta: Funcionarios/Funcionarios/Aumentos/Valor



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8.2 Aumento de Tabla de Categorías Se permite aumentar o decrementar la tabla de Categorías por un porcentaje, de todas las categorías o de las indicadas en pantalla. Ruta: Funcionarios/Funcionarios/Aumentos/Categoría

8.3 Aumento de otros valores Hay otros valores que también cambian con el aumento de salarios: el valor anual de antigüedad, valores de partidas especiales y valores ingresados en Tabla Valor. Es importante que el administrador de sistema tenga presente estas modificaciones ya que repercuten en todo el sistema.



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9 Interfaz gráfica del sistema Se compone de las siguientes secciones, como puede verse en la siguiente Figura: Menú Principal, Área de Contenidos y Cabezal.

Menú Principal. Cuenta con todas las opciones para ingresar a las diferentes funcionalidades del sistema. Área de Contenido. Permite visualizar la pantalla con la cual trabajar según la selección realizada en el Menú Principal. Si no se ha seleccionado ninguna opción, se muestra la pantalla “Home”. Cabezal. Indica el usuario conectado y fecha actual, así como también los Iconos de Opciones Generales.

Cabezal

Íconos de Opciones Generales

Menú Principal

Usuario Activo y Fecha Área de Contenido



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9.1 Iconos, títulos y botones A continuación se define y explica el uso de iconos, títulos y botones usados en las distintas instancias de aplicación.

Confirmar Permite grabar los datos que haya ingresado o modificado.

Salir Permite cerrar una ventana o pantalla y retornar a la pantalla anterior.

IMPORTANTE: Recuerde guardar los cambios que haya realizado, si así lo desea, antes de presionarlo. De lo contrario los pierde. Página Principal Presione este icono para cerrar su sesión y volver a la pantalla de ingreso al sistema.

Salir del Sistema Presione este icono para cerrar la sesión y volver a la pantalla de ingreso al sistema, desde donde se puede acceder nuevamente a Payroll - Recursos Humanos .

Preferencias del usuario Presione este icono para consultar y/o modificar sus datos y preferencias en el sistema.

Limpiar pantalla Permite salir de la pantalla en que se encontraba e ir a la página de inicio, o home, de la aplicación.

Ayuda Presenta una ventana con información acerca del sistema.



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