Manual Payroll 4

Manual de PayRoll 4 Software de remuneraciones revisión 4.8.xx.

2013 © PayRoll S.A.

PayRoll 4

Este manual contiene la información necesaria tanto para implementar el sistema PayRoll, paso a paso, como para su posterior utilización. Para ello se dividió en dos partes: La primera habla de la implementación propiamente tal y la segunda contiene en forma completa el manual del usuario.

C o n t e n i d o | III

Índice 1

Manual de Implementación PayRoll .............................................................................................................................. 6 1.1 Etapa 1: Instalación y Entorno inicial ........................................................................................................................ 6 1.1.1 Instalación .......................................................................................................................................................... 7 1.1.2 Licencia de uso ................................................................................................................................................... 7 1.1.3 Juego de datos.................................................................................................................................................... 9 1.1.4 Preferencias........................................................................................................................................................ 9 1.1.5 Creación de la Empresa ....................................................................................................................................... 9 1.1.6 Creación de Tablas ............................................................................................................................................ 10 1.2 Etapa 2: Creación de Conceptos de pago de Remuneraciones.................................................................................. 11 1.2.1 Creación de Ítems ............................................................................................................................................. 12 1.2.2 Creación de Fórmulas ....................................................................................................................................... 14 1.2.3 Creación de Clases ............................................................................................................................................ 15 1.3 Etapa 3: La Ficha .................................................................................................................................................... 15 1.3.1 Grupo Familiar ................................................................................................................................................ 17 1.3.2 Ausentismo ..................................................................................................................................................... 18 1.3.3 Liquidación de Remuneraciones ...................................................................................................................... 20 1.3.4 Mapa de Ítems ................................................................................................................................................ 21 1.3.5 Liquidaciones Históricas .................................................................................................................................. 24 1.3.6 Vacaciones ...................................................................................................................................................... 26 1.3.7 Creación de Contratos, Finiquitos y Comunicaciones ......................................................................................... 31 1.3.7.1 Contratos ................................................................................................................................................. 33 1.3.7.2 Finiquitos ................................................................................................................................................. 36 1.3.8 Credenciales ................................................................................................................................................... 43 1.4 Etapa 4: Otras Mantenciones ................................................................................................................................. 44 1.4.1 Índices de Precios ............................................................................................................................................. 45 1.4.2 Parámetros Adicionales .................................................................................................................................... 46 1.4.3 Revisa y corrige impuestos ................................................................................................................................ 46 1.4.4 Tabla de Feriados.............................................................................................................................................. 46 1.4.5 Tabla de Impuestos ........................................................................................................................................... 48 1.5 Etapa 5: Ingresos.................................................................................................................................................... 48 1.5.1 Selección de Empleados .................................................................................................................................... 49 1.5.2 Ingreso Masivo de Ítems ................................................................................................................................... 52 1.5.3 Ingreso masivo de Campos................................................................................................................................ 54 1.5.4 Importación de Archivos ................................................................................................................................... 56 1.5.4.1. Migración de Empleados (Carga Inicial)....................................................................................................... 58 1.5.4.2. Otras Importaciones ................................................................................................................................... 61 1.5.4.3. Reajuste masivo de Ítems ............................................................................................................................ 61 1.5.4.4. Eliminación Masiva de un ítem .................................................................................................................... 64 1.5.4.5. Importación de datos históricos .................................................................................................................. 65 1.5.4.6. Ingreso Certificados de Renta desde Módulo SI ........................................................................................... 67 1.6 Etapa 6: Informes ................................................................................................................................................... 67 1.6.1 Detalle .............................................................................................................................................................. 68 1.6.2 Diferencias entre periodos ............................................................................................................................... 75

IV | C o n t e n i d o 1.6.3 Libro de Remuneraciones.................................................................................................................................. 75 1.6.4 Planillas para pago LL SS .................................................................................................................................. 79 1.6.5 Vacaciones por Empleado................................................................................................................................ 81 1.7 Etapa 7: Procesos ................................................................................................................................................... 85 1.7.1 Emisión de Liquidaciones................................................................................................................................. 85 1.7.2 Cierre del Mes.................................................................................................................................................. 87 1.7.3 Transfer a Bancos ............................................................................................................................................ 89 1.8 Etapa 8: Interfaz PayRoll-Cliente.............................................................................................................................. 91 1.8.1 Centralización Contable ................................................................................................................................... 91 1.9 Etapa 9: Seguridad ................................................................................................................................................. 97 1.9.1 Permisos........................................................................................................................................................ 100 2

Manual de PayRoll 4 ................................................................................................................................................. 103 2.1 Instalación ........................................................................................................................................................... 103 2.1.1 Licencia para Uso del Sistema ........................................................................................................................ 108 2.2 Creación del Entorno ............................................................................................................................................. 112 2.2.1 Creación y/ o Selección de un Juego de Datos ................................................................................................ 113 2.2.2 Configuración de Preferencias del Sistema..................................................................................................... 115 2.2.3 Usuarios en el Juego de Datos ....................................................................................................................... 118 2.2.4 Registro de Eventos ....................................................................................................................................... 119 2.2.5 Mantención de períodos................................................................................................................................ 121 2.2.6 Creación de Empresas ................................................................................................................................... 123 2.2.7 Creación y Llenado de Tablas del Sistema ..................................................................................................... 129 2.2.8 Creación de una Clase.................................................................................................................................... 136 2.3 Creación de Conceptos de Pago ............................................................................................................................. 140 2.3.1 Creación de Ítems .......................................................................................................................................... 140 2.3.2 Creación de Fórmulas ..................................................................................................................................... 147 2.4 Presentación y Manejo de la Ficha ......................................................................................................................... 151 2.4.1 Explicación de Campos de la Ficha ................................................................................................................. 152 2.4.2 Manejo de la Ficha ........................................................................................................................................ 159 2.4.3 Ingreso Manual de Empleados ....................................................................................................................... 162 2.4.4 Control de Recontrataciones ......................................................................................................................... 166 2.5 Manejo de otros Datos de la Ficha ......................................................................................................................... 167 2.5.1 Grupo Familiar............................................................................................................................................... 169 2.5.2 El Ausentismo ................................................................................................................................................ 174 2.5.3 Datos Adicionales .......................................................................................................................................... 181 2.5.4 Liquidación de Remuneraciones .................................................................................................................... 186 2.5.5 Mapa de Ítems y Conceptos de Pago ............................................................................................................. 186 2.5.6 Liquidaciones Históricas ................................................................................................................................ 192 2.5.7 Cuenta Corriente (Creación de Préstamos) ..................................................................................................... 194 2.5.8 Historial de Cambio en Ítems.......................................................................................................................... 199 2.5.9 Currículum ..................................................................................................................................................... 202 2.5.10 Asignaciones ................................................................................................................................................. 206 2.5.11 Credenciales.................................................................................................................................................. 209 2.5.12 Hoja de Vida .................................................................................................................................................... 210 2.5.13 Documentos.................................................................................................................................................. 212 2.5.14 Vacaciones. Administración Individual ............................................................................................................ 212

C onte nido |V 2.6 Contratos Finiquitos y Comunicaciones ................................................................................................................. 223 2.6.1 Implementar Contratos Finiquitos Y Comunicaciones ...................................................................................... 223 2.6.2 Asignar Contratos Finiquitos y Comunicaciones .............................................................................................. 232 2.6.3 Cálculo de Finiquitos...................................................................................................................................... 234 2.7 Otros de Mantención ............................................................................................................................................ 243 2.7.1 Ingreso de Índices UTM, UF, IPC ..................................................................................................................... 244 2.7.2 Parámetros Adicionales ................................................................................................................................. 245 2.7.3 Tabla de Impuestos ....................................................................................................................................... 246 2.7.4 Feriados......................................................................................................................................................... 247 2.8

Revisión y Corrección de Impuestos ...................................................................................................................... 249

2.9 Ingresos ............................................................................................................................................................... 250 2.9.1 Selección ....................................................................................................................................................... 250 2.9.2 Ingresos Masivos ........................................................................................................................................... 256 2.9.2.1 Ingreso Masivo de Ítems.......................................................................................................................... 256 2.9.2.2 Ingreso Masivo de Campos ...................................................................................................................... 261 2.9.2.3 Ingreso de Datos Según Plantilla ............................................................................................................. 264 2.9.2.4 Carga inicial de Empleados en el Sistema ................................................................................................. 268 2.10 Ingreso Masivo de Conceptos de Pago ................................................................................................................... 271 2.10.1 Importación de Archivos ................................................................................................................................ 271 2.10.2 Reajuste Masivo de Ítems.............................................................................................................................. 275 2.10.3 Eliminación masiva de Ítems .......................................................................................................................... 279 2.10.4 Importación de Datos Históricos.................................................................................................................... 280 2.10.5 Ingreso Certificados de Renta desde Módulo SII ............................................................................................ 283 2.11 Informes .............................................................................................................................................................. 283 2.11.1 Detalles ......................................................................................................................................................... 284 2.11.1.1 Ítems por Empleado ................................................................................................................................ 284 2.11.1.2 Ítems y Fórmulas por Empleado ............................................................................................................. 287 2.11.1.3 Resumen del Proceso .............................................................................................................................. 291 2.11.1.4 Por Centro de Costo ................................................................................................................................ 293 2.11.1.5 Planilla de Sueldos .................................................................................................................................. 295 2.11.1.6 Vacaciones Generales.............................................................................................................................. 298 2.11.1.7 Planificación de Vacaciones ..................................................................................................................... 300 2.11.2 Planillas ......................................................................................................................................................... 303 2.11.2.1 AFP Cotización Obligatoria ...................................................................................................................... 304 2.11.2.2 AFP Cotización Voluntaria ....................................................................................................................... 307 2.11.2.3 Ahorro Previsional ................................................................................................................................... 308 2.11.2.4 AFP Trabajo Pesado................................................................................................................................. 310 2.11.2.5 Isapre ..................................................................................................................................................... 311 2.11.2.6 I.N.P. ...................................................................................................................................................... 314 2.11.2.7 C.C.A.F. ................................................................................................................................................... 315 2.11.2.8 De la Mutual ........................................................................................................................................... 317 2.12 Esquemas Contables ............................................................................................................................................ 318 2.13 Legales Contables................................................................................................................................................. 326 2.13.1 Libro de Remuneraciones............................................................................................................................... 326 2.13.2 Estadística INE ............................................................................................................................................... 330 2.13.3 Contratos Masivos......................................................................................................................................... 333 2.13.4 Finiquitos Masivos ......................................................................................................................................... 336

VI | C o n t e n i d o 2.13.5 Cuenta Corriente ........................................................................................................................................... 338 2.13.6 Seguro de Cesantía .......................................................................................................................................... 340 2.13.7 Exportar Datos para las Declaraciones Formularios 1887y 1827...................................................................... 343 2.13.8 Transfers a Bancos y Otros ............................................................................................................................ 343 2.13.8.1 Traspaso a Bancos ................................................................................................................................... 343 2.13.8.2 Previred .................................................................................................................................................. 345 2.13.8.3 Recaudación Electrónica Los Andes ......................................................................................................... 346 2.13.8.4 Sodexho Pass .......................................................................................................................................... 347 2.13.9 Provisiones ...................................................................................................................................................... 349 2.13.9.1 Provisión por Vacaciones......................................................................................................................... 349 2.13.9.2 Provisión por Indemnizaciones ................................................................................................................ 351 2.14 Otros Informes ..................................................................................................................................................... 353 2.14.1 Certificados/ Comunicaciones ....................................................................................................................... 353 2.14.2 Guía Telefónica ............................................................................................................................................. 357 2.14.3 Credenciales en Forma Masiva ...................................................................................................................... 357 2.14.4 Diferencia entre Períodos .............................................................................................................................. 359 2.14.5 Etiquetas ....................................................................................................................................................... 362 2.14.6 Revisión de Consistencia.................................................................................................................................. 363 2.14.7 Formulario de Notificación AFC........................................................................................................................ 364 2.15 Información de Cierre ........................................................................................................................................... 365 2.15.1 Emisión de Liquidaciones ................................................................................................................................ 365 2.15.2 Respaldo y Cierre de Mes .............................................................................................................................. 368 2.15.3 Emisión de Cheques a Empleados.................................................................................................................. 370 2.15.4 Emisión de Cheques a Instituciones ................................................................................................................ 372 2.15.5 Liquidaciones Históricas ................................................................................................................................ 373 2.15.6 Determina Tramos de Asignación Familiar ..................................................................................................... 375 2.15.7 Determina Tramos Franquicia Sence .............................................................................................................. 376 2.15.8 Utilidades ...................................................................................................................................................... 377 2.16 Seguridad del Sistema........................................................................................................................................... 380 2.17 Conjuntos............................................................................................................................................................. 384 2.17.1 Mantención de Conjuntos ............................................................................................................................. 384 2.17.2 Selecciona un Conjunto ................................................................................................................................. 386 2.17.3 Mantiene y Selecciona un Subconjunto.......................................................................................................... 388 2.18 Generador de Reportes (Módulos Articulados) ...................................................................................................... 391 2.19 Anexos ................................................................................................................................................................. 421 2.19.1 Variables del Sistema .................................................................................................................................... 421 2.19.2 Variables Individualización Empleado ............................................................................................................ 423 2.19.3 Variables y Otros a Crear por el Empleado ..................................................................................................... 424 2.19.4 Ítems Reservados .......................................................................................................................................... 424 2.19.5 Operadores Matemáticos.............................................................................................................................. 425 2.19.6 Sentencias del Lenguaje ................................................................................................................................ 426 2.19.7 Procedimientos propios................................................................................................................................... 429

Parte

I

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1

Manual de Implementación PayRoll El propósito perseguido con este Instructivo con respecto a la Implementación del Sistema Payroll Remuneraciones, es el de permitir que sea llevada a cabo en forma autónoma, sin tener necesidad de recurrir a expertos, utilizando para ello, el Manual de Payroll Remuneraciones, luego las instrucciones secuenciales de la implementación aquí propuestas, y asimilando el significado de la forma y orden del procedimiento a seguir.

1.1

Etapa 1: Instalación y Entorno inicial Los pasos y la secuencia a seguir en esta etapa se indican a continuación, además se explicarán algunos detalles interesantes para la implementación. (Mayores explicaciones sobre el significado de estos pasos se proporcionan en el Manual).

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1.1.1 Instalación Para efectuar la instalación del Sistema se requiere contar con un lector de CD, para insertar el disco de PayRoll Remuneraciones y seguir el avance conforme lo indique el desarrollo automático. Este proceso aparece explicado con todo detalle en el Manual de Payroll Remuneraciones, primer tópico Instalación. (Preparación del Sistema) Como el Sistema instalado debe quedar alojado en un directorio, “C:\PayRoll4" es propuesto por defecto y se crea automáticamente o bien puede crear un directorio particular para alojar el sistema. Una vez terminada la instalación, el programa se ubicará en el directorio seleccionado y creará un acceso directo en el Escritorio con el cual se podrá acceder al Sistema cada vez que se requiera iniciar un proceso.

1.1.2 Licencia de uso Al abrir por primera vez la aplicación PayRoll Remuneraciones, se accede a la primera pantalla.

Con un clic en se presentará un cuadro sobrepuesto sobre la pantalla inicial, con indicaciones SI y No, indicándole que no posee la autorización de PAYROLL y debe solicitarla.


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El usuario debe contestar SI, con lo cual se presentará otra pantalla indicándole su "Código de Sitio". Este es un número hexadecimal en grupos de a cuatro más dos adicionales.

El usuario deberá comunicar a PAYROLL S.A. ese código de sitio para que le sea habilitada la licencia, imprimiendo el formulario- fax, utilizando para ello el icono de impresora situado al costado izquierdo de la pantalla. La autorización le podrá ser dada en forma definitiva o por un período determinado, de acuerdo a lo que se haya pactado. Se recuerda que cada licencia es numerada, es decir, sólo permite ser utilizada por un usuario. Para más detalles sobre otras posibilidades de acción contempladas en este cuadro para actuar sobre la licencia ver: Licencia para Uso del Sistema


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1.1.3 Juego de datos Este tema se recomienda verlo en el Manual de PayRoll Remuneraciones pues requiere de un cierto análisis. Además, no interviene directamente en una implementación simple por cuanto el Sistema crea un Juego de Datos por defecto. Ver: Creación del Entorno en el Manual

1.1.4 Preferencias En Payroll Remuneraciones, al no incluir módulos de RRHH y a no ser internacional, se consideraran sólo algunas "Preferencias" y ellas son:           

Mes de Inicio de Payroll (Remuneraciones) Unidad en la cual se calculan las LL SS. (UTM) Más adelante, en mantención de otros procesos, se informará sobre el importante paso de incluir mes a mes en el Sistema los valores de UF, UTM e IPC. Opciones para los Honorarios. Validaciones del sistema. Licencias Médicas. Aquí se colocan las condiciones en que se manejan las LL MM para todo el personal. Más adelante (en la Ficha) se podrán cambiar las condiciones generales por otras parciales para determinado empleado. Redondeo de la moneda a un determinado valor. Vacaciones: Tratamiento y compartimiento del sistema con las vacaciones de los empleados en general, dentro de la ficha se pueden configurar las vacaciones particularmente para cada empleado. Asignación Familiar. Se fijan aquí los montos. Procesador de Texto. Más adelante, en Creación de Contratos se verá como se elige un procesador de Texto (generalmente Word). Configuración de correos. Configuración de opciones varias para PayRoll.

Ver también: Configuración de Preferencias del Sistema

1.1.5 Creación de la Empresa En el Manual Payroll Remuneraciones Creación de Empresas se explica todo lo referente a creación, modificación o eliminación de una empresa, utilizando para ello los iconos que permitan realizar estas tres operaciones y cuya explicación se proporciona en el Manual. Para proceder, basta con llenar los datos solicitados por el formulario de creación de una empresa. Un punto especial puede ser que al no estar creados los empleados no lo estará el representante legal, sin embargo, el programa se pone en ese caso y ofrece la posibilidad de la posterior creación de tal representante.


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1.1.6 Creación de Tablas Este es un tema muy importante ya que Sistema posee muchos "campos" que pueden llenarse con un gran número de datos. Tomemos como ejemplo las tablas Cargos, Títulos, Bancos, Unidades de Trabajo, etc. En una Tabla el dato tendrá un nombre y un código, lo cual permite ubicar el dato solicitado, pero además, en el Sistema Payroll se cuenta con la facilidad de que con un doble clic en el campo, aparece en una nueva ventana la tabla completa, además de su información, con los iconos que permiten crear, modificar o eliminar datos. Notable ventaja Prácticamente se pueden crear todas las tablas que se requieran. Las primeras 99 están reservadas para uso del sistema. Para mayor facilidad ya han sido creadas alrededor de 50 tablas, las cuales pueden aprovecharse de inmediato, Si se quieren crear otras propias deberá tener un código de tabla superior a 100.

Para crear una nueva tabla, en la pantalla inicial bastará un clic en , luego completar los datos solicitados y finalmente clic en para que esta quede grabada. Para crear un nuevo elemento en una tabla se ilumina en el listado de ellas y se abre con un clic en , o bien haciendo doble clic en el nombre de la tabla.


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Un modelo de una tabla llamada desde un campo (con doble clic en el campo) puede ser la siguiente: Ejemplo sobre el campo cargo de la ficha.

Se podrá crear, modificar o eliminar códigos de datos de esa tabla. Además si el campo posee información, se posiciona sobre el registro seleccionado. Ver: Creación y Llenado de Tablas del Sistema

1.2

Etapa 2: Creación de Conceptos de pago de Remuneraciones Nos referimos a: 1. 2. 3.


Creación de Ítems que son conceptos de haberes o descuentos que deben imputarse al empleado. Uso de Fórmulas para el cálculo de algunos ítems que incluyen varios factores. El recurso de las clases para facilitar la asignación de ítems a los empleados.


1.2.1 Creación de Ítems La definición, importancia, tipos y manejo de ítems se detalla en el Manual de Payroll Remuneraciones, por lo que en esta sección se dará importancia a la creación de Ítems. En principio los ítems serían de dos tipos: Haberes y Descuentos. No obstante, hay haberes especiales, libres de impuesto, como la asignación por colación y/o movilización. Algunos pagan impuesto pero no LLSS o a la inversa. Los descuentos pueden tener distinto origen: descuentos por LLSS, deducciones por anticipos y otros. Hay varios conceptos de pago por cargas familiares (simples, maternales, para inválidos, retroactivas). Otros ítems corresponden a contribuciones patronales y, finalmente, habrá ítems por provisiones. Para nuestro caso, sin contar con Control de Asistencia, existen 7 tipos de Ítems. Más detalles sobre este punto figuran en el Manual de PayRoll Remuneraciones. Para la creación de un ítem se pide información en 7 divisiones de un cuadro.

Estas divisiones están comentadas en el Manual de PayRoll Remuneraciones. La primera sección pide datos "Básicos" tal como el código de 6 caracteres (Solo permite letras, números y guion bajo) y más abajo entre los puntos de mayor importancia debe informarse el Tipo; el orden que se desea incluir el ítem; la fórmula más probable y si se incluye en la liquidación. El Nro. de Orden tiene importancia pues el sistema efectúa los cálculos en orden y es posible que el ítem que se incluye dependa de uno anterior. Ejemplo: Cálculo de Impuestos.



Por otra parte, la pestaña “Opciones” se refiere a las preferencias del ítem, entre las cuales por ejemplo, si el ítem es proporcional de acuerdo a los días trabajados. Las siguientes pestañas se refieren a: "Retenciones" que pueden afectar al trabajador, a datos de "Contabilidad" donde figura el Plan de Cuentas, tema que será explicado en detalles más adelante y en el Manual; "Afectos" que se refiere a la acumulación de valores interesantes de conocer para determinados ítems, la pestaña “Bases” permite ingresar distintos afectos al ítem para utilizar en formulas (uso exclusivo Perú) y "Otros" que se refiere, en este caso, al código del ítem para la información estadística que se proporciona al INE. En Payroll Remuneraciones existen ya creados un cierto número de ítems, de carácter habitual, que pueden ser de utilidad para la empresa y evitar al usuario la dificultad de su creación. Además, en el Anexo se proporciona un listado de los Ítems reservados que el sistema requiere y el usuario no podrá eliminar ni modificar. Un ejemplo de la necesidad de existencia previa de esos ítems reservados es la preparación de planillas de pagos provisionales para cuyo efecto ciertos ítems deben estar creados con anterioridad. Ejemplo: En el caso de las planillas para el pago de las AFP, los ítems importantes son: -

AFPCOT que como la abreviación lo indica, es el pago de la cotización por este concepto. AFPAHO que es el monto por Ahorro (Cuenta 2) el cual carece de fórmula por cuanto es un valor que se establece.

En cuanto al Seguro de de Cesantía cuyo detalle aparece explicado en el Manual, exige la creación de tres ítems que son: -

SEGCET: Corresponde a la cotización de cargo del empleado. SEGCEE. Que es el aporte de la empresa al fondo para este seguro y por tanto es del tipo 8 (Aportes y Contribuciones) SEGCEI: aporte de la empresa al fondo de indemnización por años de servicio, también del tipo 8

Para las cotizaciones a las Isapres se requiere, al menos los siguientes ítems: -

ISAPRE: Cotización Isapre ISALER: Cotización Isapre Reliquidada ISAMAS: Cotización por exceso sobre 7%

Para las Cajas de Compensación de Asignación Familiar se debe crear el ítem -


CAJACO


La contribución a la Mutual, Ítem MUTUAL será el índice establecido por la mutual KMUT/100 para la empresa, multiplicado por el total imponible. Cualquier ítem adicional que se requiera disponer, una vez definido el tipo, su creación se basará en las características de los ya existentes. En esta etapa de la implementación y dado que la mayor parte de los ítems posibles de utilizar ya han sido creados lo más importante es la comprensión de la estructura del ítem consignada en los 7 cuadros mencionados, pues en numerosos casos se necesitará recurrir a alguna característica del ítem para llevar a cabo un proceso Ver también: Creación de Ítems del Manual

1.2.2 Creación de Fórmulas Para las fórmulas que utilicen estos ítems sucederá algo similar, ya vendrán creadas. En todo caso en el Manual se explica el detalle de su creación. Habrá fórmulas estándar, más o menos complicadas, las cuales eventualmente podrán ser creadas por el usuario y Procedimientos creados en el Sistema para resolver casos de mayor complejidad. En Anexo se describen operadores matemáticos, sentencias y variables para la creación de fórmulas estándar. Entre las variables, cuyo listado también figura en Anexo, podemos reconocer KVAL que representa un valor, por ejemplo el valor de la UF en ese mes. O bien, KTIM que representa el total imponible. Un "Procedimiento" puede ser tal en cuya utilización no participa para nada el usuario como ser el procedimiento del pago de impuestos: P[IMPUESTO(Valor)]P. O bien, puede intervenir si se tratara de recurrir al valor de un elemento de una tabla utilizando un procedimiento cuyos componentes si, puede colocar el usuario: T [NºTabla; Elemento; Valor]T. Ver: Creación de Fórmulas del Manual Ver: Variables del Sistema en Anexos Ver:Operadores Matemáticos y Sentencias del Lenguaje



1.2.3 Creación de Clases Se denomina "Clase" a una agrupación de ítems válida para un determinado número de empleados. Cuando se llegue a la etapa de asignar ítems a cada empleado (Mapa De Ítems) se apreciara la ventaja de evitar poner un ítem tras otro a un grupo numeroso y asignarle, en cambio, la clase a la cual pertenece, con lo cual los ítems insertos en esa clase será asignados en forma automática al empleado. Como dice el Manual: Las clase constituyen una forma rápida de asignar ítems a los empleados. Los detalles de la creación de clases, es decir de los ítems incluidos en cada clase, está bien explicada en el Manual. Ver:Creación de una Clase

1.3

Etapa 3: La Ficha



Esta es una de las partes más importantes del Sistema. Por supuesto la ficha viene creada, el desafío será llenarla. Ver: Presentación y Manejo de la Ficha Como se explica en el Manual, en la misma pantalla aparecen los datos generales en la parte superior, luego, presionando los títulos de las pestañas intermedias se puede hacer aparecer diferentes tipos de Datos:  Inicial que se visualiza según los permisos del sistema sobre los usuarios.  Personales de cada empleado.  Relacionados con la Empresa para el empleado.  Sobre LL SS.  Formas de pago.  Otros convencionales.  Configuraciones referentes a condiciones, que si bien fueron estipuladas en "Preferencias" pueden variar particularmente para determinados empleados. Los temas incluidos que interesan para esta sección, dentro de la pestaña de “Configuraciones”, son Vacaciones y Licencias Médicas, es decir, la configuración de ambos temas en general será la misma para todo el personal indicada en "Preferencias”, salvo casos especiales cuya modificación puede hacerse aquí. Esta ficha puede ser llenada en forma manual o masivamente. El llenado en forma individual está bien explicado en el Manual. En cuanto al llenado masivo de datos y de personal se explicará con detalle en el Titulo "Ingresos". Además de los 6 tipos de datos mencionados, la ficha contiene otros importantes temas relacionados, cuyos iconos de llamada aparecen en la barra situada en el costado izquierdo de la ficha. Ellos figuran en dos pantallas y se explicará su implementación: Primera parte: Grupo Familiar Ausentismo Liquidación de Remuneraciones. Mapa de Ítems Liquidaciones Históricas Vacaciones Segunda Parte Contratos Finiquitos Credenciales Sobre estos temas se tratará a continuación.



1.3.1 Grupo Familiar Llenar los cuadros relacionados con el grupo familiar no presenta mayores inconvenientes. Lo que sí, debe tomarse en cuenta es que el tema cargas familiares figura en tres partes. En "Preferencias" pestaña “A. Familiar” se mencionan los montos legales autorizados a pagar por categoría de sueldo del empleado.

En el cuadro de datos obligatorios del grupo familiar dentro de la ficha se indican quienes tienen derecho a recibirlo, así como las fechas de Alta y de Baja del período durante el cual este beneficio genera salario.

En LL SS de la ficha aparece un campo que se denomina: Tramo para Asignación Familiar, que el sistema calcula automáticamente mediante un programa especial, el cual considera la remuneración promedio recibida por cada empleado en el semestre anterior. En la implementación ya que no existirá ese cálculo será necesario colocar manualmente los valores 1, 2, 3 y 4 que por su sueldo le corresponda y cuyo detalle figurará en "Preferencias”. Ver:Grupo Familiar del Manual



1.3.2 Ausentismo Los diversos pasos para implementar el programa de Ausentismo se indican en el cuadro de secuencias que se muestra a continuación:



Como se explicó en "Preferencias" El primer paso es definir en esa instancia la configuración básica válida para la generalidad del personal, la cual puede ser:

El segundo paso está explicado en el Manual: Como se indica en los ítems que figuran en Haberes Especiales, los subsidios son ítems que deben agruparse para establecer su monto acumulado y corregir las alteraciones que se produzcan por este concepto. Esto los convierte en "Afectos" a Licencias Medicas y tal calidad debe indicarse en "Datos del Ítem" pestaña “Afectos”. (Ver Ítems). Más adelante, en el manual, se presenta un programa para calcular la suma de los ítems considerados Afectos a Licencias Médicas El tercer paso tiene que ver con casos particulares que se originen cuya disposición será fijada "Configuraciones" de la ficha del empleado y será válida por sobre lo establecido en "Preferencias".

El cuarto paso corresponde a fijar una norma sobre el inicio de la estadística de ausentismo para cada empleado, la cual, si es anterior a la utilización de Payroll, puede lograrse mediante el ingreso de la información histórica de ausentismo, También es posible prescindir de este proceso y comenzar el computo con la iniciación del sistema Payroll.



La importación de datos históricos se tratará en detalle más adelante, por cuanto ella afecta a todo lo que concierne al llenado masivo de la Ficha. El quinto paso tiene que ver con la estadística de ausencias por empleado. Esta se forma contestando, en cada ocasión que se produzca, un cuadro de diálogo especial que aparece bien explicado en el Manual. El resultado final estadístico aparecerá en Ausentismo en la ficha del empleado

Más antecedentes ver: El Ausentismo en el Manual.

1.3.3 Liquidación de Remuneraciones Las liquidaciones finales de los empleados se efectúan cuando se considera que el mes está cerrado si bien, no físicamente pues la liquidación final puede repetirse hasta el cierre definitivo. Aparte de la liquidación final es posible recurrir a la Ficha para obtener una liquidación de prueba. Un requisito es que en ella figuren todos los ítems que conforman los haberes y descuentos de empleado. Esta exigencia contribuye a que en el Mapa de Ítems figure el mismo icono que en la Ficha pues teniendo el Mapa completo se dispone de todos los datos para obtener la liquidación. Otros requisitos es la indicación de los días trabajados para calcular aquellos ítems que son proporcionales a esta situación Además es imprescindible que se haya efectuado el ingreso de los índices del mes UTM, UF, Tope de AFP e IPC. La pantalla que figura en el Manual de PayRoll Remuneraciones, la cual presenta la liquidación (Prueba del mes), es la siguiente © 2013... PayRoll S.A.


1.3.4 Mapa de Ítems Previo a cualquier cálculo de una liquidación de prueba es necesario definir sobre los ítems que la afectan y como se incluyen estos a cada empleado. Existen empleados y existen ítems, se trata ahora definir cuales ítems afectan a cada empleado y ese será el Mapa de Ítems Los diversos pasos para llenar el Mapa de Ítems son los siguientes: 1. Se ingresa al Mapa de Ítems recurriendo al costado izquierdo en la pantalla de la Ficha con un clic en el icono 2. La primera pantalla muestra un cuadro en blanco con las características que se detallarán más adelante.


22 | M a n u a l d e P a y r o l l 4

La información en las columnas que aquí figura es la siguiente: a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k)

Período de pago del ítem: Mes, Previo, Ambos. Código del ítem. Tipo de ítem, según la descripción en el tema ítems. Orden, según la misma descripción. Grupo: en el caso que se desee agrupar ciertos ítems Descripción del ítem. Número de cuotas. Código de la Fórmula: si el ítem la requiere. Valor del ítem en dinero o cantidad. Situación del ítem Número del ítem

Estos conceptos se completan al crear las características del ítem que se va a incluir. Existen diversas formas de incluir ítems a un empleado, como ser: -

Ingreso manual que sería el caso actual para una determinada Ficha de empleado Ingreso masivo de Ítems, tema que se tratará en Ingresos. Mediante la aplicación de una Clase al empleado.

En esta sección del Manual de implementación se tratarán las formas de ingreso manual y asignación de Clase.



La pantalla que se presenta a continuación, indica el llenado de datos en el ingreso manual, lo cual permite completar las columnas, consignar otros datos de contabilidad y de acumulación de Afectos. (Ver el concepto de Afectos en el Manual)

En cuanto a ingresos de ítems mediante la Clase, éstos se efectúan en forma automática. Para ello basta asignar una clase al empleado en la Ficha pestaña “De la Empresa”. Los ítems que figuran en la Clase, en su oportunidad, fueron creados en la misma forma como se procedió en el llenado manual. En la imagen que se mostró anteriormente, se representan en color naranjo los datos de la "Clase del Empleado" y en negro los ítems del empleado que fueron asignados particularmente. Un aspecto de mucho interés y que se explica con detalle en el Manual, es el referente al "Valor Calculado" y "Valor Original" de un ítem. El valor calculado es lo que efectivamente gana una persona en un mes, y el valor original corresponde a lo que se ingresa en el campo valor del ítem sea este en dinero o en unidades de otro tipo. Para entender mejor estos conceptos se presentan los siguientes ejemplos: Sueldo base: Mientras no exista licencia, permiso sin sueldo, etc. El valor original coincide con el calculado. Pero si la persona trabajó 15 días entonces: Valor Original Valor Calculado

 O.SUBASE = $ 500.000  I. SUBASE = $ 250.000

Horas extras: En este caso: O.HEX050 = 10 (que corresponde a la cantidad de horas extras realizadas por un trabajador) I. HEX050 = $ 58.334 lo que resulta de evaluar la fórmula del caso Más Antecedentes:Mapa de Ítems y Conceptos de Pago © 2013... PayRoll S.A.


1.3.5 Liquidaciones Históricas El Sistema guarda todos los datos para restablecer liquidaciones pasadas desde el inicio de Payroll o bien, desde cualquier fecha si efectúa un ingreso histórico de los de los datos que la forman anteriores a Payroll. Estos datos se guardan en Liquidaciones Históricas Con un clic en el icono aparece esta imagen:

La importación de datos históricos figura en el Manual de PayRoll Remuneraciones sección "Ingresos", tema que se tratará junto con las diversas importaciones de datos al Sistema. Seleccionando el mes que se desea obtener la liquidación y haciendo un clic en aparece la liquidación del mes seleccionado.



De gran importancia es obtener los datos de una reliquidación. En el manual se puso el ejemplo siguiente: Se le dio al empleado un Bono Reliquidable (ítem BONREL), al cual se le asignó la fórmula P[RELIQUI(KVAL,'dd/mm/aa','dd/mm/aa','L')]P, en la cual KVAL es el valor del bono, las fechas indicadas (días, mes, año) son las de inicio y término y “L” indica que se reliquidarán impuestos y leyes sociales (Si pusiera, en cambio, “I” se reliquidaría sólo impuestos) Esta fórmula forma parte del Sistema para el cálculo de las remuneraciones y aplicando a la liquidación donde figura este bono reliquidable aparece la pantalla donde se colocan las fechas de inicio y término

Colocando las fechas solicitadas y con un clic en aparece una imagen ofreciendo imprimir o ver por pantalla la información histórica de impuestos y Reliquidaciones. Ver Manual: Liquidaciones Históricas



1.3.6 Vacaciones Se trata del cálculo individual de vacaciones. El propósito de este instructivo es que cualquier usuario, siguiendo los puntos del Diagrama de Flujo, sea capaz de implementar y mantener al día el estado de las vacaciones individuales de los diversos empleados que figuran en el sistema. Además permite crear los nuevos comprobantes de las vacaciones solicitadas y luego incluirlos en el sistema como nuevos antecedentes.

Las vacaciones se calculan por períodos Anuales: Una vez cumplido el año a partir de la fecha de ingreso. Configuración en el menú Sistema La configuración viene dada por defecto de acuerdo a las vacaciones legales normales para empleados particulares.



Configuración Datos personales en la ficha del empleado Los casos particulares de vacaciones se configuran en la opción Mantención/Empleados (ficha), en la pestaña "Configuraciones" dentro del recuadro "Vacaciones"

- Años reconocidos: Este dato se utiliza para contabilizar la antigüedad del trabajador. Recordemos que según el Código del Trabajo: "Todo trabajador con diez años de trabajo para uno o más empleadores, continuos o no, tendrá derecho a un día adicional por cada nuevos tres años trabajados. Con todo, sólo podrán hacerse valer hasta 10 años de trabajo prestados a empleadores anteriores". En esta variable se incluirán los años trabajados (reconocidos) con otro empleador. Al lado derecho de este campo aparece una fecha a partir de la cual se harán efectivos los días progresivos. Los progresivos devengados antes de esta fecha se pierden. - Fórmula de Vacaciones: El sistema permite determinar las vacaciones legales y, además, las vacaciones correspondientes a cualquier modalidad que utilice la empresa. Como la fórmula para vacaciones permanece en blanco, se asumirá que se trata del cálculo legal de las vacaciones. En caso contrario, se utilizaría la fórmula que corresponda. - Días iniciales: El sistema al ingresar una fecha inicial para el cálculo de vacaciones, hace el cálculo de todos los días de vacaciones que ha devengado ese empleado hasta hoy, considerando que nunca se ha tomado vacaciones. Este campo numérico se ocupa, entre otros, para dejar al empleado en el estado actual, descontando de los días normales de vacaciones devengadas según lo indicado en esta opción. - Días adicionales: Dados en forma voluntaria por la empresa - Días Proporcionales: Son los días feriados o no hábiles que están incluidos en un período de vacaciones -Ingreso de información histórica de vacaciones: Esta opción se ocupa cuando se quiere ingresar toda la información histórica al sistema. Lo primero que se debe hacer para migrar la información en forma masiva es armar un archivo con el formato que se mostrará cuando tratemos el tema de las migraciones de datos. Si el archivo es de texto, debe respetarse la posición inicial, largo y tipo del campo que se va a ingresar. De estructurarse este archivo en Excel basta que en cada columna se ingrese lo que muestra esta tabla, no importando la posición inicial, largo ni tipo. © 2013... PayRoll S.A.


Operatoria Al efectuar un clic en el icono pantalla:

de la ficha del empleado, se presenta la siguiente

Además de los días totales pendientes, aparecen detallados los días de vacaciones pendientes y usados según se trate de días normales, proporcionales, progresivos y adicionales. El detalle por periodos y el estado actual de las vacaciones se obtienen presionando



Comprobante: A partir de la pantalla de información y funciones es posible crear un comprobante de autorización de vacaciones. Para ello se utiliza el icono con lo cual aparece un cuadro de diálogo para crear el comprobante en el cual se informa de los días a tomar los que se confirman con Enter.

Llenando este cuadro de diálogo y presionando se obtiene por pantalla el reporte del Comprobante, el cual posee una copia para el trabajador y otra para el empleador.



Ver: Vacaciones. Administración Individual



1.3.7 Creación de Contratos, Finiquitos y Comunicaciones

Escoger Procesador de Texto Supongamos que es útil y conveniente utilizar como procesador de texto el sistema Word. Los datos indicando la ubicación de ese archivo deben colocarse en el campo “Procesador de texto” que se encuentra en "Preferencias” pestaña "Vinculos".

En general se recomienda utilizar Microsoft Word como procesador. Para lograrlo recurrimos al icono de Word en la pantalla Escritorio y hacemos clic con el botón derecho del mouse, del listado que aparece seleccionamos Propiedades © 2013... PayRoll S.A.


Con lo cual se muestra el siguiente cuadro:

En la línea "Iniciar en" está el destino del procesador de texto “C:\Program Files\Microsoft Office\Office12”, haciendo clic con el botón derecho del mouse aparece una oferta de copiar el texto el cual lo llevamos a "Preferencias" pestaña “Vinculos” dentro de PayRoll para luego agregar al final del texto la instrucción de acción "winword.exe", como lo muestra la siguiente imgen:

Ver: Implementar Contratos Finiquitos Y Comunicaciones © 2013... PayRoll S.A.

M a n u a l d e I m p l e m e n t a c i ó n | 33 1.3.7.1 Contratos

Creación de un texto de contrato Al presionar sobre el icono

de la Ficha del empleado aparece la siguiente pantalla:

Donde se ubica el campo texto, al hacer doble clic aparece un listado con archivos de texto de contratos, finiquitos, certificados, o bien ninguno si estamos recién en una implementación. Con otro doble clic sobre el texto, el nombre del archivo se traslada al campo desde donde se inicia.

Si queremos leer, o bien, crear un texto se hará clic con el botón derecho del mouse en ese campo con lo cual aparece una pantalla de Word en la cual presionando "Nuevo" se puede crear el texto. En este texto se deben incluir todas las variables que permiten crear un texto valido para todo el, personal al cual se le asignará. © 2013... PayRoll S.A.


El texto de ejemplo es el siguiente:

Anexo de Contrato En Talca, a <<$Oc.Fedis(s_fecha,'L')>> entre <<$De(empresa)>>, Rut. <<$Oc.Drut(s_emprut)>>, Representada por Don(a) Alicia Eleonora Jara Urbistondo, Rut. 6.403.611-4, ambos con domicilio en Av. Alcalde Andrés Vaccaro 2559, Talca y Don(a) <<$Oc.Dnombre(nombre)>>, a contar de estaFecha se ha convenido la siguiente modificación al Contrato de Trabajo, para cuyo efecto las partes se denominarán respectivamente, EMPLEADOR y TRABAJADOR. Primero: El trabajador desempeñará el cargo de <<$DT(3,pq.cargo)>>. Segundo: Se ha producido un aumento de <<$DT(2,pq.catego)>> del trabajador, de acuerdo a lo siguiente: Fecha del aumento

:

<>

<>: Monto anterior: <>: Monto nuevo: <> : Tipo de aumento: Aquí aparece lo que se haya ingresado en "Mantención Ítems" del empleado al que se le está generando el endoso, al selecciona el Sueldo Base con doble clic, en la pestaña "Otros" en el campo "Observaciones". <>: Porcentaje de aumento: Trabajador

Empleador

Este contrato puede utilizarse tal cual o modificarse si es preciso. Aplicación de un Contrato a varios empleados Para lograr que un contrato tipo se aplique a una "selección" de personal es necesario agregar previamente una instrucción para que este se ejecute cada vez que se requiera: Primero debe colocarse al comienzo la instrucción <> con lo cual el encabezamiento del contrato (finiquito, comunicación) quedará como se muestra más arriba. Firma del Documento En la pantalla mostrada más arriba existe el campo "Firma del Documento" con un clic en ese campo aparece la lista del personal desde donde se obtendrá el nombre y el Rut de la persona designada para firmar. Configuración: Aplicando el icono se llama una pantalla que permite incluir los ítems que figurarán en el documento. Para ubicar estos ítems bastará hacer doble clic en el campo donde se guardará, con lo cual aparece la tabla de ítems para su traslado al campo de llamada con un doble clic.



Variables: En anexo se mostrará todas las variables que permiten crear los documentos mencionados Más información Anexo



1.3.7.2 Finiquitos

Cálculo del finiquito El programa para el cálculo del finiquito no hay que instalarlo, sólo es necesario aportar los datos que se solicitan para obtener el cálculo que se desea obtener Se ingresa a esta opción a través del menú ubicado en la barra izquierda de la Ficha, presionando el ícono , con lo que aparece una pantalla solicitando ingresar los siguientes datos:

Este cálculo corresponderá al finiquito legal. En la parte superior Izquierda se pide una serie de datos sobre los cuales sobran los comentarios © 2013... PayRoll S.A.


En el costado derecho superior se ofrecen las siguientes posibilidades: Traspasar el resultado del cálculo a la liquidación del mes. Separa los items de deudas. Genera un posible anticipo solicitado por el empleado. Revisa funciones y variables, tal como se vio en la creación de documentos. Usa el procedimiento externo. A continuación deben llenarse los campos que participan en el cálculo en la forma que se indicará más abajo. En la barra horizontal que se ubica a continuación figuran los siguientes conceptos: Resumen Vacaciones proporcionales Indemnización Mes Sustitutivo Deudas Resumen El Resumen es el cálculo mismo pero que puede ser revisado si hay alguna variación en los otros temas ubicados en esa barra.

Al lado izquierdo de cada campo existe un recuadro en blanco en el cuál se deben marcar los conceptos que correspondan al cálculo del finiquito de este empleado. Estos conceptos son bastante claros, pero cabe alguna posibilidad de corrección en los temas: Vacaciones, Indemnizaciones y deudas que una vez dilucidados pudieran cambiar el cálculo del Resumen.



Vacaciones Proporcionales El cuadro que permite colocar los datos para su cálculo es el siguiente:

a) Considera Mes Actual ?: Se considera el mes de finiquito para la base de calculo. b) Ingresa la base: Consulta si se quiere ingresar la base de cálculo de las vacaciones en el campo siguiente. De aceptar esta opción se deberá hacer un ticket en el recuadro blanco al lado derecho de esta opción. De no marcar esta opción el sistema calcula la base. c) Base última remuneración mensual: En caso de haber marcado el campo anterior aquí se puede ingresar la base de cálculo de las vacaciones. d) Incluir Vacaciones Adicionales ?: Indica si incluye o no las vacaciones adicionales ganadas al calculo del finiquito e) Número de días pendientes: En base a los días hábiles que le quedan de vacaciones al empleado el sistema incluye los días sábados domingos y festivos que estén entre ellos. f) Valor diario: Divide lo calculado en "Base última remuneración mensual" por 30. g) Total a pagar por vacaciones: Multiplica lo calculado en el campo "Valor diario" por el "Número de días pendientes". Indemnización



a) Considera Mes Actual?: Se considera el mes de finiquito para la base de calculo. b) Ingresa la Base: Consulta si se quiere ingresar la base de cálculo de la Indemnización en el campo siguiente. De aceptar esta opción se deberá hacer un ticket en la casilla de verificación. De no marcar esta opción el sistema calcula la base tomando en cuenta lo configurado en el paso 1. Es decir: para indicar los ítems que formarán cada una de las bases de cálculo para el finiquito se debe ingresar a la mantención de "Ítems" pestaña “Afectos”, e ir seleccionando cada uno de los ítems que forman la base de cálculo. Al respecto pude consultarse el Manual.

c) Base última remuneración mensual: En caso de haber marcado el campo anterior, aquí se puede ingresar la base de cálculo de las vacaciones. © 2013... PayRoll S.A.


d) Sin tope de años: De no marcar esta opción el sistema calcula la indemnización según los años trabajados considerando como máximo 11. De marcar esta opción el sistema calcula en función del total de años trabajados. Para el caso de que la persona ingresó antes del XX de 1981, el sistema calcula siempre sin tope de años. e) Número de años a considerar: Aparece la cantidad de años que el sistema está considerando para el cálculo. f) Indemnización Bruta: Corresponde a la multiplicación de lo calculado en el campo "Base última remuneración mensual" por el "Número de años a considerar", Ademas permite ingresar un monto bruto voluntario, en el caso que se requiera una indemnizacion por mutuo acuerdo y no corresponda a la calculada. g) Convenio colectivo u otro exento? h) Renta promedio últimos 24 meses: Este campo aparece sólo si en la pestaña "Resumen" se marcó la opción "Voluntaria?" . Este cálculo se ocupa para ver que parte de la indemnización paga impuesto. La base de cálculo que ocupa es la de la Indemnización por años de servicio. i) Tope indemnización legal exenta: Corresponde a la "Renta promedio últimos 24 meses" multiplicados por el "Número de años a considerar". j) Indemnización voluntaria afecta: Corresponde a la diferencia entre la "Indemnización bruta" y el "Tope Indemnización Legal Exenta" k) Impuesto: Se calcula sobre la Indemnización voluntaria afecta l) Indemnización a pagar: indemnización legal exenta + indemnización voluntaria afecta impuestos correspondientes. Mes Sustitutivo

a) Ingresa la Base: Consulta si se quiere ingresar la base de cálculo del mes sustitutivo en el campo siguiente. b) Base última remuneración mensual: En caso de haber marcado el campo anterior, aquí se puede ingresar la base de cálculo del mes sustitutivo. c) Tope mes sustitutivo exento: Tope del mes sustitutivo en pesos. d) Mes sustitutivo voluntario afecto: Campo calculado del valor afecto, solo lectura. e) Impuesto: Campo calculado del impuesto, solo lectura. © 2013... PayRoll S.A.


f) Mes Sustitutivo a pagar: Campo total calculado de solo lectura. Deudas

Informa de deudas aplicadas y pendientes. El finiquito Calculado se presenta así



En la parte superior se optó por traspasar el finiquito a la liquidación. Al seleccionar esta opción y luego el botón ejecutar, aparece el siguiente mensaje:

Seleccionando "SI" vamos al mapa de ítems del empleado donde aparecerán los conceptos del finiquito traspasados a la liquidación (Mes de aviso, Indemnización, etc.). Como se muestra en la siguiente imagen.

Al mirar la liquidación por pantalla aparece descontando el impuesto reliquidado.



En el caso en que se opte por "Traspasa a la liquidación" y "Genera anticipo" de la liquidación a la vez se marca la opción que aparece en la parte superior derecha de la pantalla. Al momento de ejecutar, el sistema consulta nuevamente si se desea incorporar los ítems en la liquidación. Al seleccionar "Si", los ítems quedan ingresado como haber y como descuento (Anticipo de liquidación), conservando el mismo líquido a pago que el que tenía la persona antes de ingresar el anticipo.

1.3.8 Credenciales Este punto no requiere implementación sólo cumplir con entrar al programa y proceder de acuerdo a las instrucciones Presionado el ícono "Credencial" aparecerá un recuadro interior ofreciendo imprimir, mostrar por pantalla o las otras alternativas que acompañan esta oferta.



Para una empresa puede ser interesante su impresión. La presentación de esta Credencial puede verse por ver por pantalla:

El código del empleado está impreso como código de barras. Más adelante en el Manual se detallará cómo se pueden imprimir 6 credenciales al mismo tiempo.

1.4

Etapa 4: Otras Mantenciones Estas Mantenciones son utilitarias Se mencionaran someramente por cuanto aparecen explicadas en el Manual y vienen creadas, ellas son: - Índice de Precios: Índices de Precios - Parámetros Adicionales: Parámetros Adicionales - Revisión de Impuestos: Revisa y corrige impuestos - Tabla de Feriados: Tabla de Feriados - Tabla de Impuestos: Tabla de Impuestos Mayores detalles generales en: Otros de Mantención © 2013... PayRoll S.A.


1.4.1 Índices de Precios Sobre este tema se ha mencionado ya la importancia que tienen la UTM, la UF, el sueldo mínimo mensual, los topes imponibles de las AFP y SEC, la variación del IPC del mes y el factor de actualización en los cálculos. Por lo tanto es una tarea que debe efectuarse antes de crear ítems, fórmulas, liquidaciones de prueba, mapa de ítems, etc. La pantalla con los datos existentes y el cuadro para su llenado se muestra a continuación:

Ver:Ingreso de Índices UTM, UF.IPC



1.4.2 Parámetros Adicionales Es posible crear hasta 22 parámetros propios para indicar valores que interesen a la empresa para aplicarlos en fórmulas: Para ello se utiliza el siguiente programa:

Ver: Parámetros Adicionales

1.4.3 Revisa y corrige impuestos Detalle de los Impuestos pagados mes a mes por cada trabajador y la posibilidad de corregir las diferencias antes de las declaraciones juradas anuales 1827 y/o 1887, por otros pagos que efectúe el cliente, no incluidos en PayRoll. El procedimiento se explica en el Manual. Ver: Revisión y Corrección de Impuestos

1.4.4 Tabla de Feriados La tabla de feriados es necesaria para diversos cálculos, como ser vacaciones, finiquitos entre otros, La pantalla en que se guardan los feriados es la siguiente:



Un año se puede calcular a partir del anterior. Esto se consigue presionando el icono Con lo cual se presenta este aviso

Además se pueden borrar los feriados entre dos fechas ingresadas por pantalla como se muestra en la siguiente imagen



1.4.5 Tabla de Impuestos La empresa deberá acomodar la tabla de impuestos que servirá para todos los cálculos al respecto, que efectúe la empresa. Esta tabla que ya viene con los datos actuales, no podrá crearse pero si modificarse cuando se efectúen cambios legales que afecten al impuesto de 2ª categoría.

Ver: Tabla de Impuestos

1.5

Etapa 5: Ingresos Ya hemos visto que el ingreso de datos en la mayor parte de los casos es masivo, por tanto, es indispensable dominar las maneras de hacerlo. Además, se tratará los temas de Asignaciones masivas, Reajustes masivos, Eliminaciones masivas. También se tratarán otros ingresos especiales. Se comprenderá que para estas operaciones masivas con el personal es indispensable poder designar con claridad y precisión quienes son los empleados que participan. Es por esta razón que el primer tema a tratar en esta etapa es la Selección de Personal.



1.5.1 Selección de Empleados Al llamar cualquier programa de ingresos como ser Ingreso Masivo de Ítems se presenta la siguiente imagen

En el costado Izquierdo superior dice Seleccionados: Los cuales podrán ser todos o el grupo de empleados que se designe. ¿Cómo? Habrá dos maneras: Ingreso a mano o ingreso masivo. En ambos casos se pasa por la misma pantalla cuyo uso explicaremos. Ella aparece al presionar el título Selección:



El ingreso a mano es muy simple: está el listado de empleados y botones para agregar o retirar. El ingreso masivo es de mayor complejidad, Conceptualmente se trata de encontrar o crear (en un comienzo) una condición que cumplan los empleados que se desea seleccionar. Esta puede ser una condición cualquiera relacionada con los empleados: edad, sexo, estudios, entre otros datos. O bien, relacionados con la empresa, como ser: centro de costo, lugar de pago, fecha de ingreso o cualquier situación considerada en la Ficha. Para proceder se presiona el icono Con esto aparece la imagen siguiente:

en el recuadro amarillo en que dice Condición.

En la pantalla se ve la descripción de algunas condiciones ya creadas que figuran en el juego de datos que se ha utilizado para esta demostración. Presionando aparece el cuadro para crear condiciones:



Se puso el nombre de la Condición: Lugar de Pago y del buzón siguiente presentando las siguientes posibilidades: Personales del empleado Relacionados con la empresa Previsionales De vacaciones Se eligió: Relacionados con la Empresa, En el primer campo de la barra horizontal, ubicado después de "Empleado para Prueba" se abre un conjunto de alternativas relacionadas con la empresa entre las cuales se eligió: Lugar de Pago. Se escoge la condición en este caso “Igual” y luego el valor. Para el efecto de colocar condiciones disponemos de las siguientes herramientas: -

Donde dice igual, también se puede elegir, mayor que, menor que, entre, etc. El botón permite llevar un dato a la condición El cuadro inferior permite :  Limpiar el Criterio de selección.  Colocar paréntesis  Juntar condiciones con Y (And) y O (Or) como podría ser Lpago = 1996 AND Sexo = M AND ESTADO = A

Luego de crear la condición con el botón y luego doble clic en la descripción de la condición la llevamos a la primera pantalla de selección:

Con un clic en “Aplicar >>” se tendrá el listado de personas seleccionadas Consultar también: Selección En el Manual © 2013... PayRoll S.A.


1.5.2 Ingreso Masivo de Ítems La primera pantalla será la misma ya mostrada en la cual se seleccionó personal de un lugar de pago definido, para ingreso masivo de un Bono por Cumplimiento.

La Selección fue de 5 personas, el ítem fue BONREP (Bono Cumplimiento) con un valor de $200.000, las casillas ubicadas al costado izquierdo de los campos permiten bloquear el valor para no ser modificado. Respecto a las ofertas y alternativas pueden consultarse en el Manual. Presionando Ingresar (De importar se hablará más adelante) se presenta un cuadro con los nombres del personal seleccionado.



La manera de completarlo o modificar valores se indica en el Manual, si bien, no tiene ninguna dificultad.

Además, recurriendo al icono

se puede cuadrar las horas reales con las ingresadas

En el Manual se proporciona información de cómo ingresar datos uno a uno y diferentes entre ellos recurriendo al icono. También se informa, en el caso que esos datos se ingresen en conjunto como efectuar una configuración especial. Finalmente el Manual muestra como imprimir el comprobante mostrando la siguiente imagen por pantalla:

Ver: Ingreso Masivo de Ítems



1.5.3 Ingreso masivo de Campos Cuando se quiere cambiar en forma colectiva ciertos campos se procede así. Supongamos que trata de cambiar a empleados el Centro de Costo al cual pertenecen. Para esto se utiliza la pantalla que sigue como Centro de costo es un campo del tipo "Relacionado con la empresa" se seleccionó esta opción.

Aparece bajo esta opción, un listado de campos del tipo seleccionado. Ubicamos el campo que queremos ingresar o modificar y hacemos doble clic sobre él, con lo que aparece en la opción "Campo seleccionado”. Donde dirá "Centro de Costo" En la figura se muestra el dato "Centro de Costo" como "Campo seleccionado". Luego debe decidirse entre las opciones "Ingresar" o "Importar" Presionando el ícono (O, simplemente el botón "Ingresar") se presenta la siguiente pantalla:



En ella se muestran tres columnas: "Empleado", "Actual" y "Nuevo". La columna Actual y Nuevo tiene inicialmente la misma información. La diferencia es que la columna "Actual" no se puede modificar, sin embargo la "Nueva" si. Haciendo doble clic sobre la columna "Nueva" en la fila correspondiente a cada empleado, se pueden ir haciendo uno a uno los cambios. Para facilitar el ingreso: Presionando se presenta el siguiente cuadro:

En el cual se ofrece colocar: Opciones: Tiene dos posibilidades: i) "Un dato muchos empleados": Significa que, independientemente del centro de costo en que estén actualmente, a todos se les quiere ingresar un nuevo dato. ii) "Reemplaza un dato por otro": Significa que a todos los empleados seleccionados que tengan actualmente cierto dato en "Actual" quiere cambiarlos a uno "Nuevo", el cual deberá especificarse en este último. Con

aparece un mensaje pidiendo confirmar si está seguro de realizar el cambio

Seleccionando SI se actualiza la ficha de los empleados

Ver: Ingreso masivo de Campos



1.5.4 Importación de Archivos Uno de los puntos de interés y que ya ha sido mencionado antes es el tema de la incorporación de datos antiguos al nuevo Sistema. En general, para proceder PayRoll presenta los datos por tema (Completos o Parciales) que está en condiciones de ingresar en forma masiva al Sistema. Para efectuarlo pide que sean presentados en un archivo plano (Texto) con una estructura determinada o en una planilla Excel, sin mayores requerimientos de estructura siempre que esta sea reemplazada por filas y columnas. Tales antecedentes serán guardados en algún Directorio PayRoll el cual será utilizado cuando se pretenda poblar un nuevo archivo. Esta forma de ingreso masivo mediante Importación de Datos es una segunda alternativa al tema Ingresos especialmente importante en la etapa inicial de instalación del y Sistema, si se desea recuperar los datos utilizados en sistemas anteriores. La primera pantalla del programa de importación general es la siguiente:

Si quisiéramos, por ejemplo, importar los datos del grupo familiar el proceso es el siguiente: El icono permitirá ubicar el archivo donde fueron guardados los datos que permitirá poblar el nuevo archivo del grupo familiar.



Antes de seguir, como hemos dicho, el archivo donde se encuentran los datos puede ser de texto o una planilla Excel. En caso de tratarse de un archivo en planilla Excel basta que cada dato este dentro de una columna sin importar el largo ni la ubicación. Este icono

permite ver la estructura que debe tener el archivo de texto

Se indica el largo de cada dato, la posición de los mismos y el tipo de carácter. El signo de la lectura muestra cuantos registros leyó. El signo muestra el archivo importado en formato PayRoll. Para iniciar el proceso de poblamiento del archivo basta un clic en el icono Ver: Importación de Archivos


58 | M a n u a l d e P a y R o l l 4 1.5.4.1. Migración de Empleados (Carga Inicial)

Este será un paso necesario y primario en la implementación de PayRoll. Dentro de la pantalla de Importación de empleados se verifica la estructura que debe poseer el archivo para su importación.

Presionando el botón

muestra la descripción del Registro (de texto):



Esta es la estructura que debe tener el archivo de empleados para poder importarlo al sistema. Como muestra la figura aparecen 4 columnas: 1) Dato: Corresponde al nombre del campo 2) Pos.ini: La posición inicial que debe tener el campo. Como hemos dicho "Esto sólo es válido si el archivo que se va a importar es de texto" 3) Largo: Largo que debe tener el campo. Igualmente, "Esto sólo es válido si el archivo que se va a importar es de texto." 4) Tipo: Se refiere a si el campo es carácter, numérico, fecha, etc. Lo que significa cada tipo aparece en la parte inferior de la pantalla donde aparece además la definición y un ejemplo. Ejemplo: Una vez entendida la estructura armamos el archivo en Excel que debe ser formato Libro Excel 5.0/95, con datos de Empleados como se muestra a continuación:

Luego de esto se debe eliminar la primera fila ya que la utilizamos solo como referencia de la posición de los campos. Volviendo a la importación de empleados con un clic en el icono . Se selecciona el archivo en Excel del listado de empleados creado anteriormente.


busca

y


Con un doble clic en el mismo archivo lo traslada a la pantalla de importación de empleados Presionando el icono

Y con el botón Excel.

se despliega la siguiente información

muestra los datos de los empleados que se importarán desde el archivo

Como se ha dicho, si el archivo que se va a armar está en Excel, las especificaciones de la posición inicial, el largo y el tipo pierden importancia. En Excel basta que cada columna contenga la información que se indica, respetando el orden (es decir que si una columna no contiene información, se salte y siga con la siguiente). Ver:Carga inicial de Empleados en el Sistema © 2013... PayRoll S.A.

M a n u a l d e I m p l e m e n t a c i ó n | 61 1.5.4.2. Otras Importaciones

Como se vio en la primera pantalla de Importación de Datos es posible importar datos de Vacaciones, Ausentismo, Haberes, Descuentos y de Tablas, etc. Conociendo la estructura que debe contener el archivo para la importación.

1.5.4.3. Reajuste masivo de Ítems

Este programa no tiene problema de Implementación, por cuanto ya viene terminado y sólo se trata de dar respuesta a los puntos solicitados. El programa se presenta así:

Se consideraron todos los trabajadores que eran 6 y se propuso un aumento al sueldo Base. © 2013... PayRoll S.A.


Este reajuste puede ser un aumento en un cierto porcentaje (a) o aumento en una de ese sueldo base en una cierta cantidad (b). O bien, llevar todos sueldos a un determinado monto (c) a) Aumento del sueldo base en 5%, seleccionando “factor” en el recuadro de opciones

Con un clic en siguiente:

se presenta una oferta de impresión cuya visión por pantalla es la



b) En este caso los sueldos bases aumentaron en $50.000. seleccionando “más valor” en opciones.

c) En el caso (c) todos los sueldos bases se dejaron en un mismo monto seleccionando “Monto” en opciones.

Ver: Reajuste Masivo de Ítems


64 | M a n u a l d e P a y R o l l 4 1.5.4.4. Eliminación Masiva de un ítem

Esta eliminación puede ser hecha para un determinado mes. Con un clic en el botón presenta un aviso diciendo:

En caso de contestar SI el Ítem es eliminado

Ver: Eliminación masiva de Ítems


M a n u a l d e I m p l e m e n t a c i ó n | 65 1.5.4.5. Importación de datos históricos

Datos Básicos La pantalla que permite efectuar esta operación es la siguiente:

Utilizando este icono Históricos


se presenta la estructura del Registro para importación de Datos


Con un clic en el icono

aparece el detalle del archivo a importar.

Datos Históricos Adicionales El tema es análogo con la diferencia que permite importar los datos de un ítem cualquiera.



1.5.4.6. Ingreso Certificados de Renta desde Módulo SI

El procedimiento es análogo al que permite toda importación de archivos. En este caso la fuente de la información es el módulo que sirve para crear anualmente los antecedentes para la declaración de los Formularios 1887 y 1827, con ocasión de la Operación Renta del SII. La pantalla que permite la importación es la que sigue:

Ver: Importación de Datos Históricos

1.6

Etapa 6: Informes Esta es una etapa muy amplia que no se puede considerar para ella una sola implementación pues los temas incluidos, que son informes sobre diferentes aspectos, presentan gran variación entre ellos. Un punto importante a tener en consideración es que los informes para que sean fidedignos deben obtenerse después de efectuado el proceso de liquidación de haberes Se dará mayor importancia a las explicaciones sobre el servicio que prestan y la forma de utilizarlos.



1.6.1 Detalle Primer Conjunto: Detalles compuesto por: Ítems por Empleado Ítems y Fórmulas por Empleado Resumen del Proceso Por Centro de Costo Planillas de Sueldo

1.- Ítem por Empleado Este programa permite obtener la información de todos los empleados afectos a un determinado ítem y con los montos o cantidades involucrados. En el ejemplo que sigue se quiso obtener el dato de todos los empleados que trabajaron horas extraordinarias (Sobretiempo) con 50% y la cifra cancelada a cada uno

Con los datos ya insertos en la pantalla inicial en este ejemplo y aplicando un clic en se obtiene el siguiente detalle.



Ver otra utilización:Ítems por Empleado

2.- Ítems/Fórmulas por Empleado Este programa tiene por objeto la búsqueda de ítems especiales de un modo más amplio y completo que el anterior




se obtiene el siguiente cuadro:

Como la información es demasiado amplia se debe recurrir a filtros Esto se consigue con un clic del botón derecho del mouse, en el campo que se describe la columna que nos interesa definir datos

Mediante este filtro podríamos obtener el listado de sueldos base del personal, con sus montos. Además la columna Valor cuenta con filtro que nos permite tener un listado de los indicadores establecidos © 2013... PayRoll S.A.


Mayores antecedentes se proporcionan en el Manual de Instrucciones. Ver:Ítems y Fórmulas por Empleado

3.- Resumen del Proceso Este programa le permite al usuario obtener información sobre pagos a grupos de empleados con el detalle de ítems definidos estos por tipo. Los empleados pueden ordenarse con diversas formas de agrupamiento como por ejemplo: Centro de costos, Cargos, Empresa, entre otros. Problemas de implementación no hay ninguno. En cambio, es de interés familiarizarse con su utilización para sacarle un provecho informativo. La pantalla inicial es la siguiente:

La agrupación que se eligió en el ejemplo fue "Todos juntos"



Ver: Resumen del Proceso

4.- Resumen de Liquidaciones por Centro de Costo La pantalla inicial permite proporcionar la información por un determinado Centro de Costo o por todos


se presenta el resumen por este Centro de Costo: © 2013... PayRoll S.A.


En caso que en el campo Centro.de.Costo diga 0 eso significa que se pide la información por todos los Centros de Costo

Ver: Por Centro de Costo



5.- Planilla de Sueldos Este programa es también de gran interés pues se tiene un detalle resumido de todas las liquidaciones del personal seleccionado

Seleccionando al personal del agrupamiento (Banco en el que se le deposita) y luego de llenar los datos solicitados, se presiona el icono con lo cual aparece una imagen ofreciendo imprimir o mostrar por pantalla el informe siguiente:

Ver: Planilla de Sueldos del Manual



1.6.2

Diferencias entre periodos Este programa tampoco participa de una implementación pero si es de alto interés como programa auditor, pues permite detectar diferencias en: los pagos al personal, en dos períodos, sea esta diferencia por ítem y empleados involucrados, o bien diferencias habidas para una misma persona mostrando los cambios producidos en los ítems que intervinieron. Ver: Diferencia entre Períodos

1.6.3 Libro de Remuneraciones Libro de Remuneraciones Se ingresa a esta opción a través del menú "Informes/Legales Contables/Libro de Remuneraciones", con lo que aparece la siguiente pantalla, en la cual ya se ha procedido a la selección del Personal de CC Contraloría:

El tema concerniente a una Implementación consiste en la configuración del libro, es decir, como queremos que aparezca.



Para esto se selecciona el ícono con lo que aparece la pantalla "Configuración de las columnas del libro de Remuneraciones".

Estos son los ítems que figurarán en las columnas de las páginas del libro existe la posibilidad de borrarlos, modificarlos o crearlos. Presionamos el icono

con lo cual aparecerá la siguiente pantalla

La cual indica que corresponderá la posición 22; que el título no puede pasar de 12 caracteres; que debe decidir si coloca o no el valor original, teniendo en consideración que en el Libro de Remuneraciones los datos contables se expresan sólo en moneda. © 2013... PayRoll S.A.


Con un clic en

aparece la siguiente pantalla

Al hacer doble clic en un campo vacío se presenta el listado de ítems del cual extraeremos las columnas cotizaciones provisionales de AFP e Isapres. La pantalla "Datos Columna" aportará los datos señalados y completando las definiciones solicitadas el formulario queda así.



Llevando los nuevos datos a la pantalla Configuración ella se ve así.

Con un clic en el icono volvemos a la pantalla inicial y en ella habiendo ingresado todos los datos y diseñado la información en las columnas hacemos clic en el icono Previo a mostrar el resultado se presenta una advertencia:

Aceptando Si, si es el caso, la imagen siguiente presenta una oferta de Imprimir o mostrar por pantalla las páginas del libro, tamaño carta. Eligiendo ver por pantalla se muestra la siguiente página:



El libro de remuneraciones permite la visualización de hasta 35 ítems y acepta 4 por columna.

1.6.4

Planillas para pago LL SS El tema del llenado de las diversas planillas está bien explicado en el Manual en: Planillas Además, en Creación de Ítems se dio especial importancia a definir los ítems que ya estaban creados por concepto de pagos provisionales No obstante, para los fines de implementación interesa conocer cómo debe prepararse el Sistema para que sea posible recurrir con éxito a los diversos programas que permiten emitir las planillas de Pago. Preparación El total de las planillas es el siguiente: -

AFP Cotización obligatoria AFP Cotización voluntaria AFP Trabajo pesado Ahorro Previsional (Si hubiera personal afecto) Isapre INP C.C.A.F. Mutual de Seguridad

Originarán planillas las liquidaciones mensuales y las gratificaciones Un modelo de planilla © 2013... PayRoll S.A.


es la de AFP

En el caso de las AFP e Isapres ellas tendrán un código. En el caso de no colocarse código el sistema supondrá que la planilla proporciona la información de todas las AFP o, según sea, de todas las Isapres En el caso de AFP, Isapres y el INE, el sistema proporciona un informe detallado por institución y un resumen, En el caso de ISAPRE los aspectos son como sigue:



El resumen en el caso del INP es el siguiente

1.6.5

Vacaciones por Empleado Vacaciones por empleado Este programa no requiere ninguna implementación, pero es interesante saber que existe y puede proporcionar valiosa información,



La pantalla inicial es la siguiente:

Como puede verse el programa proporciona información sobre días pendientes de vacaciones, sobre el estado detallado de las vacaciones de los empleados y permite crear solicitudes El informe por pantalla sobre días pendientes es el siguiente:



El formulario detallado es el que sigue

El formulario para solicitar vacaciones se muestra a continuación



Para la impresión masiva de los comprobantes de vacaciones se debe dirigir al menú “Informes/Emisión masiva de comprobantes”, con lo cual se presenta la siguiente pantalla:

En la cual se selecciona rango de fecha de inicio y final de vacaciones a buscar en los empleados, al generar el comprobante con el botón , se presenta el siguiente reporte con los recibos de vacaciones:



1.7

Etapa 7: Procesos Figuran para esta versión: 1) Emisión de Liquidaciones 2) Cierre del Mes 3) Transfer a Bancos

1.7.1

Emisión de Liquidaciones Un punto importante a tener en cuenta es que los datos ingresados sólo son aceptados por el sistema una vez efectuada la Liquidación de Haberes. Se puede decir que al realizar el proceso de liquidación se crea físicamente el mes, lo cual significa que bajo el directorio C:/payroll4/LIS aparecen dos archivos de la forma AAAAMM.cdx y AAAAMM.dbf Por ejemplo, si proceso Marzo del 2011 se generarán los archivos 201103.cdx y 201103.dbf. Esta liquidación puede ser repetida todas las veces que se desee antes del cierre del mes. Una vez producido este cierre los datos ya no podrán cambiarse y cualquier corrección al respecto tendría que ser consultada con personal experto altamente especializado en Payroll. La pantalla del programa es la siguiente:

El Ordenamiento puede ser hecho por prácticamente cualquier dato del Sistema relacionado con el empleado o con la empresa. Remiliq es el formato por defecto de la liquidación. "Borra todo el período" esta alternativa se ocupa cuando queda alguna inconsistencia en el © 2013... PayRoll S.A.


sistema, como por ejemplo que aparezca algún empleado sin nombre ni Rut y con cotización en alguna planilla de AFP. Lo que hace esta opción es Borrar el proceso del mes, es decir los archivos 201103 (AAAAMM) y los vuelve a generar. No borra la información del mapa de ítems del empleado, sino que vuelve a generar el traspaso pero ahora limpio. Al hacer clic en el icono de comando se presenta un cuadro ofreciendo compactar el o los archivos de paso para hacer el proceso más veloz

Contestando SI se presenta una pantalla ofreciendo imprimir o mostrar por pantalla el formulario liquidación que se presenta en duplicado (una para el empleado, una para la empresa)

Otros antecedentes pueden consultarse en el Manual: Emisión de Liquidaciones



1.7.2

Cierre del Mes Tan importante como fue la Instalación y la habilitación del Sistema Payroll lo es su cierre mensual por cuanto, como se verá en diversos aspectos un nuevo mes parte con datos diferentes. Efectuado el cierre ya no puede volverse atrás, por ejemplo, todos los pagos y datos en cuotas cambiaron de valor Es por esto que una vez ingresados todos los conceptos de pago de un mes, revisado los informes, y teniendo todo cuadrado en el sistema, lo siguiente es realizar un respaldo: Respaldo Los datos que se deben respaldar son: El juego de datos correspondiente: Vea encabezado "Manual Payroll/Creación y/o Selección de un Juego de Datos" Lis: Que contiene todos los reportes propios del sistema más los generados por los Usuarios a través de los Módulos Articulados. Mae: Contiene las interfaces o programas especiales solicitados por la empresa Doc.: Todos los formatos de Contratos, Finiquitos, Comunicaciones, etc. de extensión .DOC Fotos: Contiene las fotos de los empleados. Común: Contiene archivos propios del Sistema Para iniciar el proceso de remuneraciones de un mes, se requiere tener cerrado el mes anterior. Asimismo, como es el caso del uso de PayRoll en otros países, para cerrar un determinado mes es imprescindible que todos los períodos que lo componen, si los hubiera, estén cerrados. Para cerrar un mes y/o período debe ingresar al menú Proceso/Cierre de mes, con lo que aparece la pantalla "Apertura/Cierre de Mes (periodo)".



Aquí debe ingresar los siguientes campos: -

Mes Actual: Mes que se quiere cerrar Periodo que cierra. Fecha de pago: Fecha en que se hace el pago

Luego debe marcar la opción "Cierre de mes" que aparece en el recuadro de opciones además de ingresar los datos de "Mes Actual", y "Fecha de pago". Finalmente debe hace clic en Con lo cual el mes se cierra y aparece una pantalla ofreciendo crear un nuevo mes.

Al cerrar un mes ocurren varios fenómenos: Los ítems ingresados con "Nº de cuotas"=1, desaparecen Los ingresados con "Nº de cuotas"="Permanente" o "999", siguen apareciendo Los prestamos en cuotas se rebajan, es decir, si ingresamos un préstamo en 10 cuotas, la primera aparece automáticamente pagada en el mes, y al cerrar, va a aparecer pagando la cuota 2 de 10. Es por esta razón que es muy difícil reproducir nuevamente un mes si hubo algún problema. ES POR ESTO QUE ES MUY IMPORTANTE QUE RESPALDE ANTES DE REALIZAR UN CIERRE. Se recomienda, dar a este programa un ámbito de acceso restringido y un nivel de seguridad alto. Se recomienda una política de respaldos diarios (por varias razones) a fin de poder de regresar a una situación exenta del error, con sólo un día de atraso. Para seguir trabajando normalmente en este nuevo mes debe ingresar al menos los índices de UTM y UF. Para realizar esta operación vea encabezado "Manual Payroll/Ingreso de Índices UTM, UF, IPC". Ver: Respaldo y Cierre de Mes



1.7.3

Transfer a Bancos El propósito del Transfer es del pago a los empleados a través de Bancos ya sea para cobrar ahí su monto líquido, depositar en la cuenta corriente del empleado o por medio de algún tipo de tarjeta dada por el Banco que le permitirá el retiro por parcialidades. Los transfers no son iguales para todos los bancos por tanto Payroll ha preparado módulos para varios de ellos. Debe solicitar el que corresponda A continuación se muestra la pantalla que permite crear el transfer que se envíe al Banco BBVA.

En la pantalla se debe ingresar: El mes de pago La empresa El Banco La fecha en la cual se debe pagar El concepto (ítem) de pago. En el presente caso se trata del ítem A000 "Resumen liquidación". Luego, presionando el icono se ofrece imprimir el listado que se enviará y otras posibilidades, la visión por pantalla se muestra en la página siguiente:



A continuación se informa que el traspaso se efectuó conforme y el Sistema generó un archivo con esa información

Para otros medios de pago a través de instituciones, como lo son: Previred y Recaudación Electrónica Los Andes sírvase consultar el Manual. Para esta y otras posibilidades ver: Transfers a Bancos y Otros



1.8

Etapa 8: Interfaz PayRoll-Cliente Este tema está tratado con mayores explicaciones en el Manual indicando el soporte teórico. En esta etapa sólo se indica el procedimiento de implementación para la centralización Contable.

1.8.1

Centralización Contable

En el Manual de Instrucciones se ha explicado que son y cómo se construyen los esquemas contables para llevar las cuentas del Sistema. Ver: Esquemas Contables La estructura de los esquemas que se precisan para esta contabilización es la siguiente: Campo Centro de Costo Cuenta Rut Glosa de Pago Nombre del Rut Tipo de Documento © 2013... PayRoll S.A.

Tipo Carácter Carácter Carácter Carácter Carácter Carácter

Largo 6 16 12 30 30 3

Observación Ajustado a la derecha Ajustado a la Izquierda Ajustado a la derecha Ajustado a la Izquierda Ajustado a la Izquierda Relleno con ceros a la izquierda

Ejemplo

12145333-5

00005214


Se deben crear tantos esquemas, manteniendo la misma estructura anterior, que sean necesarios dependiendo de las características de las cuentas definidas en Manager. Por ejemplo las cuentas de resultado por lo general solo ocupan centro de costo y cuenta contable por lo tanto en los campos Rut (Aux.), Nombre Aux. y tipo de documento se debe definir en blanco como se muestra en la siguiente figura.

Otro ejemplo son las cuentas de personal, como anticipo, préstamos donde se requiere el Rut y nombre de empleado y no se debe asociar centro de costo, en ese caso el esquema queda de la siguiente forma

Para cada empresa el número de esquemas dependerá de cómo tenga definido contablemente cada plan de cuenta.



Plan de cuentas: Una vez terminado la definición de los esquemas a usar, se debe configurar el plan de cuentas en Payroll, los pasos son los siguientes a) Definir en la mantención de tablas el plan de cuenta esto corresponde a la tabla 29. b) Luego se debe acceder al menú Mantención - Esquemas contables - Asignar esquemas a Ítems Se selecciona el plan de cuenta definido en el paso anterior y se debe asignar todos los ítems Definición de Esquemas contables para los ítems Al crear un ítem debe definirse el plan de cuentas que se utiliza y el esquema contable que le corresponde en la pestaña de “Contabilidad” El Plan de cuentas 1 plan empresas que se está utilizando se define en esta pantalla



Con doble clic sobre el Plan de Cuenta definido se presenta el cuadro siguiente:

Asignación Esquemas a ítems Para este fin se recurre a la pantalla compuesta siguiente

Haciendo clic en el icono de la pantalla trasera. Seleccionando “Asignar los ítems directamente” se presiona el botón en la pantalla, luego se ejecuta en la anterior con el botón de ejecución y aparece la siguiente pantalla con los ítems del Plan de Cuentas.



Donde se debe indicar para cada ítem el esquema debito o crédito según corresponda y la cuenta contable, si un ítem es informativo y no se centraliza se debe colocar bajo el titulo EXCLU la letra S en el caso contrario N c) El último paso es generar el archivo contable para Manager, se debe acceder al menú Informes - Legales contables - Comprobante de contabilidad y colocar la siguiente opción. El comprobante de Contabilidad del período se emite recurriendo a esta pantalla



Es importante marcar AGREGA LA FECHA, también indicar la empresa a centralizar y el plan de cuentas, y digitar en archivo de destino C:\PAYROLL4\CUENTA.TXT, al ejecutar el programa aparecerá la opción de Informe para que se imprima esta contabilización proporcionando el siguiente informe (Según el plan de cuentas escogido):

Luego al salir debe aparecer el siguiente mensaje

Y si al revisar el informe esta todo correctamente se debe indicar que SI, con lo cual se genera la estructura Cliente que luego se importa, el archivo de salida a importar se llama CUENTAS.TXT Su estructura es la siguiente: Dato Posic. Inicial Centro de Costo 1 Cuenta del Ítem 7 Rut empleado 23 Nombre Ítem 35 Nombre Empleado 65 Tipo de Haber 95 Monto 100 Tipo cuenta 116 Fecha 117 Total

Largo 6 16 12 30 30 3 16,2 1 10 127

Tipo C N C C C N Nd C D

Significado Tipo Numérico

Numérico con 2 decimales C = Crédito ; D = Debito Dd/mm/aaaa © 2013... PayRoll S.A.


1.9

Etapa 9: Seguridad La Seguridad es un tema de gran importancia, especialmente en empresas que por razones de competencia, defensa u otras requieran mantener la privacidad de su información. El proceso se inicia designando al responsable del sistema, quien sólo o por encargo de sus superiores designará personas, autorizaciones y permisos El proceso puede graficarse así.

Usuario Personal: Será quién maneje el Sistema y controle el otorgamiento de permisos. Él podrá mantener su clave en secreto para lo cual existe la posibilidad de cambio de clave

Creación de Grupos: Los grupos dan cuenta de los permisos que tendrán los usuarios. © 2013... PayRoll S.A.


Para crear un grupo debe ir al menú Sistema/Seguridad/Mantención de Grupos.

En la barra inferior se ve como se puede crear, modificar o eliminar Grupos Crear Usuarios: El Usuario deberá pertenece a un Grupo y será la persona afecta a la Seguridad quien acceso a determinadas funciones y autorizado para procesar a grupos identificados de trabajadores. Para definir los usuarios del sistema debe ingresar al menú "Sistema /Seguridad /Mantención de Usuarios" donde aparecerá un listado con los usuarios ya creados en el sistema.



Supongamos que vamos a definir el usuario Juan Pérez encargado de un conjunto 1. Al seleccionar el icono la siguiente pantalla

a) b) c) d) e) f)

g) h)

i)

o al hacer doble clic en la descripción de un usuario parece

Usuario: Podrá ser JPEREZ Descripción: Juan Pérez. Grupo: Pertenece al grupo USUARIOS Clave de Acceso: Corresponde a un dato alfanumérico el cuál debe ser de largo mínimo 5. Para el ejemplo será: 123456 Verifique la Clave: Debe volver a escribir lo ingresado en "Clave de Acceso" Controla Vencimiento: En esta opción se indica si la llave con que ingresará al sistema este usuario tendrá vencimiento. Al hacer un clic en esta opción con el mouse. Días para cambio: se debe indicar después de cuantos días caducará la llave de ingreso otorgada. Atributos de Supervisor: Al hacer un clic con el mouse en esta opción, el usuario tendrá todos los permisos, independiente de las restricciones que se le hayan asignado al grupo y al conjunto. Conjuntos: Es posible definir el grupo de trabajadores a los cuales puede procesar, al hacer doble clic se presenta el listado de los conjuntos creados.

Ver: Seguridad del Sistema en el Manual



1.9.1

Permisos Asignar Permisos: Todavía falta seleccionar los permisos que contendrá este grupo. Para ello vamos a la opción Sistema/Seguridad/Permisos. Al ingresar a esta opción aparece la pantalla "Mantención de Permisos":

En la parte superior dice "Grupos", el buzón despliega todos los grupos creados en el sistema. Aquí debemos seleccionar el grupo creado USUARIOS con descripción “Analistas de Remuneraciones” de modo de asignarle los permisos. Posteriormente aparecen varias pestañas: Sistema, Mantención, Fichas, Ingresos, Informes, Procesos, Impresión, Seguridad, y Menú Propio / Otros. Al seleccionar cada una de ellas en la parte inferior aparecerá un listado de menú, programas, ventanas, botones, etc. a proteger. Estando parado en cualquier pestaña aparecen los siguientes Conceptos a proteger, Acceso, Crear, Modificar, Eliminar e Imprimir. La mayoría de los conceptos a proteger tienen la columna acceso en amarillo donde no se podrá otorgar permisos y todas las demás opciones en blanco. Como se observa, el Acceso se puede obtener siempre, no así otros a conceptos salvo que esos campos estén en Blanco. Para dar permiso lo que se debe hacer es primero posicionarse con el mouse en la fila y el concepto a liberar, en este caso Acceso a "Ingreso de Plantillas".



Presionando el botón Modificar, con lo cual aparece la siguiente pantalla, donde, en este caso, sólo permite seleccionar la opción de "Acceso" e “Imprimir” todo lo demás aparece bloqueado.

Si la posibilidad de ingreso a otro concepto no estuviera bloqueada con color amarillo, efectuando la misma acción la misma pantalla se presentará así:

Ver:Seguridad del Sistema en el Manual


Parte

II

M a n u a l d e P a y R o l l 4 | 103

2

Manual de PayRoll 4 PayRoll Remuneraciones es un software derivado de la versión 4.4 de Payroll, en la cual se ha dejado de lado aquellos programas de Control y de RR HH que no son esenciales para su utilización en Empresas cuya preocupación principal es la emisión mensual de liquidaciones y planillas, así como la administración de personal en aquellos puntos importantes para asegurar una buena gestión Además, a lo largo del texto se describen las tareas y funciones requeridas que el usuario debe conocer y aplicar para dejar operativo el software. Para ver PayRoll 4.4 completo se dispone, además, de los temas con la indicación de OPCIONALES.

2.1

Instalación Disponiendo del CD que le proporciona PAYROLL S.A. se puede efectuar su instalación. Para ello basta colocar el CD en el driver correspondiente, a continuación de lo cual una pantalla informa que el programa de instalación se está preparando



Se debe presionar siguiente para continuar con la instalación de PayRoll en su versión 4.8

La primera pantalla activa que aparece es la siguiente:



Una nueva pantalla contiene la “Licencia de uso PayRoll”:

El punto referente a Propiedad está a la vista. El punto siguiente "Ambiente de Uso" dice lo que sigue: PAYROLL S.A. le confiere el derecho a usar el Software PayRoll en un solo computador. Si se trata de un servidor de red, esta licencia da derecho a un solo usuario. En el caso que más usuarios quieran utilizar el programa, se deben adquirir licencias para cada uno de ellos Más adelante dice: Limitaciones: Se prohíbe arrendar, reproducir o hacer copias, tanto del software como de su documentación, excepto una (1) copia para fines de seguridad. Se prohíbe, además, modificar, adaptar, descompilar, desensamblar, o crear obras derivadas basadas en este software. Garantía Limitada: Esta garantía será efectiva por un plazo de 90 días desde la fecha de factura. Mientras dure la garantía, si algún elemento del paquete resulta defectuoso le será repuesto o reparado sin costo. Una vez aceptando los términos de contrato de licencia le sigue la siguiente pantalla, la cual indica el directorio, ya creado; donde se instalará el software, ofreciendo una posibilidad de cambio.



Ahora comienza la instalación y se pregunta que “Tipo de instalación” necesita:



Se elegirá la condición Típica y se presenta una pantalla indicando que el proceso continúa y ofrece la posibilidad de interrumpirlo por si desea efectuar algún cambio:

Y el proceso termina instalado el Software en la carpeta elegida de destino: C:\payroll4\



El sistema que se acaba de instalar deja un pequeño icono en el Escritorio. El cual se encuentra en el costado izquierdo abajo, con el acceso directo al Software PayRoll Remuneraciones:

2.1.1

Licencia para Uso del Sistema Administración de la Licencia Una vez instalado el Sistema PayRoll y al querer iniciar el proceso llenando los datos solicitados en esta pantalla.

El usuario es advertido PayRoll no estará disponible mientras no sea autorizada la licencia, apareciendo la siguiente pantalla.



Contestando SI aparece la siguiente imagen:

Este cuadro consta de 2 partes que explicaremos a continuación: Licencia En el primer cuadro se presenta un código hexadecimal con caracteres en grupos de a cuatro más dos adicionales. El usuario deberá comunicar a PAYROLL S.A. ese código de sitio para que le sea habilitada la licencia, esto se hará mediante el formulario- fax, utilizando para ello el icono de impresora situado al costado izquierdo de la pantalla .



La vista por pantalla de este reporte presenta un comunicado con el siguiente formato:

La respuesta de PayRoll vía Fax, si es positiva, será la siguiente:



Restricciones El segundo cuadro indica la fecha de entrega, el número de días, si la licencia es provisoria, y el tipo de restricción si la hubiera.



2.2

Creación del Entorno 1. Objetivos: Que el usuario sea capaz de configurar el entorno de acuerdo a sus necesidades, de modo de operar adecuadamente el sistema. 2. Alcance: Se aplica a la creación y/o selección de un juego de datos, Configuración preferencias del sistema, Creación de empresas, Ingreso de índices: utm, uf, ipc, Creación y llenado de las tablas del sistema, Creación de una Clase. 3. Definiciones y abreviaturas: Clase: Corresponde a una plantilla de liquidación similar para un grupo de empleados. Por ejemplo, los gerentes de una empresa pueden ser una clase dado que si bien, no ganan exactamente el mismo sueldo base, su estructura de remuneraciones es similar en el sentido que tienen un sueldo mensual, gratificación, AFP, etc. Del mismo modo las secretarias podrían ser una clase, los operarios otra, etc. Juego de Datos: Es la carpeta (VFP) donde residen los datos. Con un solo Payroll se pueden acceder distintos juegos de datos. En un mismo juego de datos se puede trabajar con varias empresas a la vez. En caso de juegos de datos independientes, no es posible consolidar información. Abreviaciones: L.L.S.S: Leyes Sociales U.T.M: Unidad Tributaria Mensual B.O.D.T: Boletín Oficial de la Dirección del Trabajo Ref.: Referencias Junaeb: Junta Nacional de Auxilio Escolar y Becas 4. Diagrama de Flujo (ver Instructivo de Implementación)

Updated: 07/02/2013



2.2.1

Creación y/ o Selección de un Juego de Datos Descripción de las Actividades 1. Creación y/ o Selección de un Juego de Datos 1.1. Al hacer doble clic sobre el icono de PayRoll, se accede directamente a la siguiente pantalla:

También se puede acceder a ella, estando dentro del sistema, a través del menú Sistema/Juego de datos. 1.2. Al hacer doble clic en el campo "Juego de datos", aparece un listado con los nombres de los juegos de datos disponibles.

Aquí existe la posibilidad de: i. Seleccionar un juego de datos ya existente ii. Crear uno nuevo © 2013... PayRoll S.A.


i) Selección de un juego de datos ya existente: Haciendo doble clic con el mouse sobre la descripción del juego de datos con el que se desea trabajar, aparece en la pantalla principal el juego de datos seleccionado. Ingresando luego el usuario y la contraseña que por defecto son PERSONAL y PERSO respectivamente, está dentro del sistema. ii) Creación de un nuevo juego de datos: Estando en la pantalla donde aparecen los nombres de los juegos de datos disponibles, existe la posibilidad de crear uno nuevo, pidiendo llenar los siguientes campos:

a) Nombre del juego de datos: Se ingresa un nombre cualquiera que dé cuenta del juego de datos que se va a ocupar. b) Descripción del juego de datos: Nombre en extensión del juego de datos c) Tipo de motor de base de datos: En el caso de PayRoll Remuneraciones el único motor de la base es FoxPro. d) Ruta del Juego de Datos: Es el direccionamiento o ubicación del juego de datos con que se quiere trabajar. Este campo se ocupa sólo para el tipo de motor "FoxPro". e) Ruta de Directorios Compartidos: corresponde a ciertas carpetas como Común, Lis, Mae, Fotos, que pueden acceder cualquier usuario. f) Tipo y ruta de la licencia para PayRoll. © 2013... PayRoll S.A.


g) Datos para la conexión: a. Password b. Nombre conexión: Definida en la ODBC. c. Usuario Interno: Definido en la base de datos. d. Base de datos: Nombre definido de la base de datos. e. Nombre del servidor. Llenando los campos y Seleccionando OK aparece creado el nuevo juego de datos en el listado de juego de datos disponibles Haciendo doble clic en el nombre del juego de datos creado, aparece seleccionado en la pantalla inicial de “Mantención/Juego de datos”. Para que el sistema reconozca el Juego de Datos, se debe dar un 'ENTER' y enseguida llenar los campos el "Usuario" y "Contraseña" que por defecto son PERSONAL y PERSO respectivamente. Updated: 07/02/2013

2.2.2

Configuración de Preferencias del Sistema En el Menú "Mantención / Preferencias" el usuario debe configurar diferentes aspectos en distintas materias, de modo de ajustar el sistema a las necesidades de la Empresa. Para PayRoll Remuneraciones los puntos que deben considerarse en Preferencias son: 1. Básicos

a) Mes de proceso: Lo primero será definir el mes en que se inicia PayRoll. Esta fecha no podrá ser modificada por el usuario. b) País actual: Se selecciona país en el cual se procesarán las remuneraciones. c) Recorre empleados en la ficha: Corresponde al orden en el cual aparecerán los empleados en la ficha, “Por el Nombre” ordena a los empleados alfabéticamente y © 2013... PayRoll S.A.


“Por el Código” ordena a los empleados ascendentemente por el código. d) Funcionalidad SQL: Indica la restricción para hacer consultas sobre los módulos articulados. e) Empleados son automáticamente Usuarios?: Define si los empleados que se crean, automáticamente pasan a ser usuarios de PayRoll Remuneraciones. 2. LLSS

a) LL.SS. en UTM en gratificación: "Sí" o "No". Pregunta si en una renta accesoria las LL.SS. serán consideradas en pesos o en UTM. El impuesto siempre lo considera en UTM. b) Proporciona Isapre por Días Trabajados: Esta opción consulta si se quiere proporcionar la Isapre cuando un empleado ingresa o se retira de la empresa a mediados de mes. c) Rebaja Isapre Adicional a Compensación del Bruto: Permite calcular el Bruto a partir de un monto líquido, en base al 7% del pactado de la Isapre ó al pactado completo. d) Forma de medir tope de 100 Empleados: Vigente hasta Junio del 2012. e) Imponible para días de licencias en Aportes: Mes que se considera para el cálculo del pago de licencias medicas. f) Suma imponible del mes en licencia mensual: Corresponde al pago mensual de la licencia en base a la remuneración imponible del mes de licencia.



3. Licencias Médicas

Para entender esta opción vea El Ausentismo 4. Asignación Familiar

a) Tramos 1, 2, 3, 4: Tramos de la asignación familiar: Estos van del monto mayor (Tramo1), al menor (Tramo 4). Ref.: B.O.D.T b) Factor Cargas Inválidas: El factor es 2. Las cargas inválidas se pagan al doble. c) Paga a todo evento: "Sí" ó "No". Se refiere a que si la persona está con sobregiro se debe o no descontar este monto de la liquidación. d) Ignora el descuento por A. Familiar:



5. Vacaciones

Corresponde al caso general. Los casos particulares se ingresan en la ficha del empleado. Para entender de mejor forma cómo se configura esta opción vea: Vacaciones. Administración Individual Updated: 07/02/2013

2.2.3

Usuarios en el Juego de Datos Control sobre los usuarios que comparten el Juego de Datos:



2.2.4

Registro de Eventos Este es un programa del Menú "Sistema"

En ese menú se encuentra igualmente el programa "Preferencias" en el cual en la alternativa "Básicos" consigna si se Registra "Eventos " o no. En el caso que sí, se controle parece la pantalla que se muestra más abajo la cual muestra las opciones que permiten ubicar eventos por: a) b) c) d) e)

Fechas Usuario Procedimiento Computador Acción que pueden ser:  Todas  Acceso  Modificación  Creación  Borrado  Ejecución

A M C B X

Colocando los datos: Fechas entre el 01/03/2011 y el 30/03/2011, usuario a “Personal” y Acción: “Modificación”. Con un clic en se presenta el cuadro mostrado más abajo con todas las modificaciones realizadas en el período: © 2013... PayRoll S.A.


·

Para averiguar otros detalles sobre una de estas modificaciones que se haya marcado iluminándola con el mouse se debe presionar el ícono situado a la izquierda en la banda inferior. Se presenta la siguiente pantalla

En la cual se indica que se le modifico el monto del sueldo base del empleado, mostrando el dato nuevo y el dato anterior.



2.2.5

Mantención de períodos El tiempo mínimo de proceso en PayRoll es el Mes. Aún así, es posible subdividirlo hasta en 7 partes, independientes entre sí, pero todas subordinadas al Mes en curso. Sin embargo, esta opción no es recomendable y su inclusión obedece a modalidades de pago vigentes en otros países. De todas maneras es posible obtener algún provecho en los países en que se liquida una vez al mes, como ser en los casos en que la liquidación de remuneraciones se efectúa antes de fin de mes y una vez finalizado se hace una nueva liquidación incluyendo las diferencias producidas entre ambas. En el menú "Sistema" se encuentra el programa "Mantención de Períodos", cuya finalidad es habilitar períodos de liquidación dentro del mes o deshabilitarlos, si es el caso. La primera pantalla muestra la posibilidad de crear hasta 7 períodos distintos del mes.

En la barra inferior hay algunos botones característicos utilizados en todos los programas, como ser: o Crear o Modificar o Imprimir © 2013... PayRoll S.A.


En el caso presente, el único botón de "mantención" activo en este programa es "Modificar". Haciendo un clic en ese icono se presenta un cuadro interior ofreciendo en el campo Estado: Deshabilitar, abrir o cerrar períodos.

Los períodos creados (incluso un período ya cerrado) se muestran más abajo:

Existirán dos tipos de periodos: Los que suman al sueldo del mes (S), como por ejemplo 1ra. Quincena y 2da. Quincena. Y los que son anexos (A) pero que requieren de un recibo, como por ejemplo un Anticipo. Esta situación se define en el campo: "Se suma para el mes?". Los ítems tipo A son aquellos que figuran en todos los períodos, como puede serlo, ejemplo la cotización a la AFP



Una explicación de los parámetros involucrados es la siguiente: 1) Más adelante, al hablar de Mantención de Ítems se verá que para precisar las características que tendrá el ítem, en el sub cuadro "Opciones" aparece lak pregunta: considera en el mes" Si se coloca NO, lo que hace es descartar el ítem en el mes (salvo que se trate de un ítem tipo A) y sólo se suma la información de los períodos. Si se opta por "Se considera en el mes" = Si, recalcula los valores en el mes 2) Los ítems con período distinto de A y de M, solo aparecen en el periodo para el cual están definidos y en el mes (excepto que tengan "Se considera en el mes =NO) 3) Los ítems tipo A (en el periodo) Aparecen en todos los periodos excepto en aquellos en que expresamente se puso que no acepten tipo A (Ver cuadro de diálogo página anterior). No obstante en el mes su comportamiento (cálculo, historia) dependerá de lo expuesto en “1)”. 4) Existen diversos procesos que generan ítems Tales como Redondeo y Sobregiro, Ausentismos y Asignaciones familiares. 5) En el caso de los dos primeros ítems existen dos alternativas (que se indican en preferencias): Se determinan período a período solamente (y en el mes se toma la suma), o se calculan SOLO en el mes. Aquí también existe la excepción cuando se escoge la opción en 'todos los periodos', en que sólo considerarán los periodos que 'Sumen al mes'. 6) Ausentismo y A. familiar (ambos juntos) se aplicarán en un periodo determinado (si así se desea) y opcionalmente en el mes (Preferencias) Aquí también es posible diferenciar a los empleados con régimen Quincenal o Mensual. Además es posible utilizar la opción "Cerrado" para ver que períodos se han cerrado en el curso de un mes (Mediante el programa de cierre de períodos), ver Cierre del Mes Los cuales, si lo están, se verán en rojo. En la imagen mostrada anteriormente se crearon tres períodos: f) Primera quincena g) Segunda quincena h) Anticipos El mes permanece inalterable Las otras posibilidades están deshabilitadas.

2.2.6

Creación de Empresas Al presionar sobre el menú "Mantención / de empresas" de Payroll, aparece la siguiente pantalla donde se muestra el listado de empresas creadas en el juego de datos en que se está trabajando.



En esta pantalla existe la posibilidad de: 1. Crear y/o modificar empresas 2. Eliminar empresas 1. Crear y/o modificar empresas: Para crear una nueva empresa con el icono o para modificarla con el ícono según sea la acción que interese, aparece el siguiente cuadro donde se deben ingresar la información de la pestaña "Datos", "Relaciones" y “Licencia medica electronica” si es necesario.



1.1. Pestaña "Datos"

a) Código: será el número de la empresa en el listado, limite de hasta 999 registros. b) Razón social: Corresponde al nombre, el cual será el mismo que se utiliza para

fines de planillas a cajas de previsión y para documentos legales (certificados, contratos, finiquitos, etc.) c) Rut de la empresa: Se ingresa el número y el dígito verificador, sin puntos. d) Giro: Giro de la empresa e) Domicilio legal: Al llegar a este campo se presenta un cuadro auxiliar que pide detalles del domicilio. Al llegar a los campos comuna y región se debe hacer doble clic sobre cada campo con lo que aparecerán las tablas "comuna" y "región respectivamente (las tablas se obtienen del menú mantención /Tablas, las tablas 14 y 15 correspondientes a "Comunas /Localidades" y "Regiones /Provincias" respectivamente). Ref.: Creación y Llenado de Tablas del Sistema De faltar algún elemento de estas tablas se pueden crear desde aquí, y haciendo doble clic sobre el elemento seleccionado aparecerá en la pantalla "Detalle de la dirección".



Con ok se graba la dirección legal, y aparece nuevamente la misma pantalla pero ahora con la información correspondiente al domicilio administrativo. f) "Domicilio administrativo": De ser el domicilio legal diferente al administrativo este dato se puede modificar. g) Teléfonos de la empresa h) Email de la empresa. i) Representante legal: Si ya existe la ficha de los empleados ingresada al sistema, al hacer doble clic sobre este campo aparecerá un listado de ellos con el fin de seleccionar al representante legal. Si todavía no ha sido creada la ficha del representante legal, se debe digitar su código. Al querer seguir ingresando información, aparecerá el siguiente mensaje:

Al seleccionar la opción "SI", se puede seguir ingresando el resto de la información. j) Código de la actividad: Código según impuestos internos para la actividad de la empresa k) Fecha inicio de las actividades l) Código alternativo: Corresponde al campo “NIT” para Bolivia, para los demás países puede ser ocupado como código alternativo. 1.2. Relaciones: Considera los siguientes campos:



a) Código de afiliación: Da las siguientes alternativas

b) Nombre Mutual: Nombre de la mutual, por ejemplo, Asociación Chilena de

Seguridad, Mutual de seguridad, I.S.T, etc. c) Número asociado a la Mutual: Número que otorga la mutual a sus empresas

afiliadas. d) Cotización Mutual: Porcentaje que cotiza la empresa que se está creando en la

e) f) g) h) i) j)

mutual. Este valor no puede ser inferior al 0,95 % y debe corresponder al porcentaje total de cotización. Nombre Caja de Compensación: Nombre de la caja a la que está afiliada la empresa. Ejemplo: Caja de compensación Los Andes. Número asociado a Junaeb: Especial para empresas que trabajan con la Junaeb. Forma de medir el tope de 100: Vigente hasta Junio del 2012 Mail de RRHH: Correo del encargado de recursos humanos. Mail del Registro: Servidor de correo. Autoriza solicitudes de RRHH: Firma para contratos y/o finiquitos.

Una vez ingresada la información, al seleccionar ok, el sistema genera nuevamente el mensaje: " El código del representante legal no existe, puede continuar y crearlo después". Nuevamente con ok, queda grabada la empresa. © 2013... PayRoll S.A.


1.3. Licencia Medica Electrónica

a) Licencia Medica:

a. Tipo Empresa: Si es pública o privada. b. Estatuto: Correspondiente a la empresa. c. Código Actividad Laboral d. Código calidad trabajadores e. Firma docs. RRHH f. Clave i-Med b) Webservices Consalud



2. Eliminación de una empresa: Para eliminar alguna empresa del listado, se posiciona el cursor sobre esta y se recurre al icono

Optando por Si se elimina la empresa. En el caso en que existan empleados en esa empresa, la respuesta será que la eliminación no es posible. Updated: 07/02/2013

2.2.7

Creación y Llenado de Tablas del Sistema Se ingresa a esta opción a través del menú "Mantención/Tablas en general". Cuando uno ingresa por primera vez al sistema la mayoría de las tablas están vacías, por tanto una labor importante es codificar las tablas (ya sea de acuerdo a la codificación que tenían en el sistema de remuneraciones que ocupaban anteriormente, o de acuerdo a la nueva codificación que se quiera hacer) además de decidir qué se va a ingresar en las tablas que no son obligatorias. Es posible crear un número prácticamente ilimitado de tablas. Los primeros 99 códigos de tabla están reservados. Cada tabla permite registros con códigos de hasta 9 dígitos. Vienen creadas hasta la tabla 43.



Estando en la pantalla de "Mantención de tablas" habrá cuatro funciones activas que son: 1. Crear una Tabla: Para crear una tabla se debe seleccionar el ícono con lo que aparecerá el siguiente cuadro pidiendo ingresar el código y nombre de la tabla que se quiere crear.

Con

queda grabada. Se podrán crear tablas a partir del código 100.

1.1 Creación de elementos de las tablas



Para crear elementos de la tabla, debemos ingresar primero a la tabla, lo que se logra haciendo doble clic sobre el nombre de la tabla o seleccionando el nombre de la tabla con el mouse (de modo que quede marcada) y luego el botón , Modificar , Habiendo ingresado a este ambiente, estará activa la función Crear eliminar

o imprimir

los elementos de una tabla.

Para crear un elemento se presiona el icono con ello aparece un cuadro de diálogo pidiendo ingresar el Código del elemento, Descripción, Valor 1, Valor 2, Valor 4, Código alternativo y Valor 3 (los valores son optativos).



Los valores 1 y 2 se llenan con valores numéricos Valor 3, el Código alternativo y el Valor 4, con datos alfanuméricos. Los valores no son necesarios llenar en una primera instancia, solo se ocupan en caso de querer llamarlos en una fórmula para el cálculo de remuneraciones, o en casos particulares como el que aparezca un dato en un informe o centralización. La siguiente imagen muestra un caso en que si se ingresó un dato en el valor 1. Esto sólo para, al final de este documento mostrar que las tablas se pueden reajustar.

Una vez ingresado los datos de los elementos de la tabla con

quedan grabados.

1.2 Para modificar un elemento de la tabla, se selecciona el elemento a modificar y se presiona el ícono con lo que aparece el mismo cuadro anterior pero con los datos que desea sean modificados. El código no se puede modificar. En ese caso se deberá eliminar y volver a crear el elemento. © 2013... PayRoll S.A.


1.3 Eliminación de elementos de una tabla: Para eliminar un elemento de una tabla. Basta seleccionar la fila que se quiere eliminar y presionar el ícono 2. Modificar una tabla: Representada por el icono .Seleccionando la tabla que se desea modificar y presionando el icono Modificar con BI, aparece el cuadro indicando el código y el nombre de la tabla seleccionada. El código de la tabla no se puede modificar, si se puede modificar el título. 3. Eliminar: No está operativa para las primeras 99 tablas reservadas. Las tablas con código mayor a 99 pueden ser eliminadas siempre y cuando no tenga asociados miembros en ella. 4. Imprimir: Con la opción

se Imprime el listado de tablas creadas en el sistema.

5. Reajuste de una tabla: Otra propiedad que tienen las tablas es que sus valores se pueden reajustar. Para ello se debe volver a la pantalla de Mantención de Tablas

Seleccionamos del listado de tablas, la que queremos reajustar. Con el botón aparece la siguiente pantalla solicitando ingresar los datos del reajuste que se quiere realizar.



a) Código Elemento: Corresponde al código de la tabla que se desea reajustar, el cual aparece ingresado. b) Descripción: Descripción de la tabla que se desea reajustar, que, al igual que el código elemento aparece ya ingresado. c) Opción: Da dos alternativas: a. Aplica un factor: Corresponde a aplicar un Factor de reajuste b. Agrega un valor: Corresponde a agregar (sumar o restar) un monto fijo ya sea al Valor 1 o al Valor 2 de cada elemento de la tabla. d) Factor de reajuste: Si selecciono en el campo "Opción" la alternativa "Aplicar un factor", en esta opción debo ingresar un valor de la forma e) Valor a agregar: Si selecciono en el campo "Opción" la alternativa "agrega un valor", aquí debe ingresar el valor a agregar: Ejemplo $200.000 f) Redondeo: A que valor se quiere redondear el resultado del reajuste: miles, cientos, decenas, entero, 1 decimal o 2 decimales) g) Dato a reajustar: Valor que se desea reajustar Valor 1 o Valor 2. EJEMPLO DE REAJUSTE DE UNA TABLA Supongamos tenemos creada la tabla 500 de nombre "Sueldos por categoría". En el valor 1 de esta tabla hemos ingresado el monto del sueldo base para cada categoría siendo el sueldo de la categoría 1 $300.000, categoría 2 $400.000.

Supongamos que queremos reajustar los sueldos en un 3%. Para esto, estando en la pantalla "Mantención de Tablas" seleccionamos del listado, la que queremos reajustar, que para el ejemplo es la número 150 y con el botón aparece la siguiente pantalla solicitando ingresar los datos del reajuste que se quiere realizar.



Si quiero hacer un reajuste del 3% debo hacer lo siguiente: En el campo "Opción" debo indicar la opción "Aplica un factor", y en el factor de reajuste ingresar 1.03 (3/100+1). En "Dato a reajustar" indicamos que es lo ingresado en el Valor 1. Al presionar OK, aparece el siguiente mensaje.

Al indicar "SI" aparece lo siguiente

Al aceptar e ingresar a ver los elementos de la tabla aparece la tabla reajustada:

Haciendo el mismo procedimiento anterior pero ahora seleccionando en el campo "Opción" la alternativa de "Agrega un valor" y en "valor a agregar" ingresamos 200000, al ingresar a © 2013... PayRoll S.A.


la tabla aparecerá sumado a cada monto $200000. (Para el ejemplo partimos de la tabla reajustada en un 3%) Updated: 07/02/2013

2.2.8

Creación de una Clase La idea de crear una clase es que uno le ingresa conceptos de pago a las clases. Posteriormente al asignarle a un empleado la clase creada, automáticamente asume los conceptos de pago contenidos en ella. Esto no impide que posteriormente uno pueda agregar otros ítems al empleado como podría ser horas extras, un bono especial que se paga ese mes, etc. En resumen las clases corresponden a una forma rápida de ingreso. Para poder grabar a un empleado es imprescindible que exista al menos un nombre de clase creado aunque no se hayan ingresado ítems en ella. Para crear una clase se procede de la siguiente forma: 1. Debe ingresar al menú Mantención/Clases 2. Habiendo ingresado a esta opción, el ingresando:

ícono

permite crear una clase,

a) Clase: Corresponde al código de la Clase de Remuneraciones b) Descripción: Nombre de la clase Con ok ésta queda grabada.



Para ingresar ítems a una clase se hace doble clic sobre su descripción o se selecciona con el mouse y se presiona el ícono

Para ingresar modificar o eliminar ítems de una clase, se utilizan los comandos de la barra inferior. Presionando en esa barra el ícono aparecerá el cuadro de dialogo en dos etapas: - Información Básica



La información Básica que se solicita es la siguiente: a) Aplicar en: Da como alternativas: "Todos los períodos", "Remuneración del mes", "Honorarios" o algún otro período previamente definido. b) N° del Ítem: Se ocupa para cuando se ingresa dos veces el mismo ítem para marcar su ingreso de modo que aparezcan los dos en la liquidación. c) Código del ítem: Código del ítem que se va a ingresar. Haciendo doble clic en este campo, aparece un listado con todos los ítems creados en el sistema. Seleccionando uno con doble clic se le trae a la pantalla. d) Código de la fórmula: Fórmula del ítem. Haciendo doble clic en este campo, aparece un listado con todas las fórmulas creadas en el sistema. Seleccionando la correspondiente con doble clic se le trae a la pantalla. e) Considerar a pago: Opciones: Permanente, Una sola vez, Según cuotas. Cuotas (n°/cumplidas): Número de cuotas pagadas f) Valor: Monto del ítem - Información Adicional



La información Adicional del cuadro es la siguiente: a) Imprime en Liquidación: Si se quiere que el ítem aparezca o no en la liquidación. b) ¿Se considera en el mes?: Si se va a considerar dentro del mes para, ya sea, aparecer directamente en la liquidación o para ser parte del cálculo de algún otro ítem, o simplemente para poder obtenerlo a través de algún reporte. c) Institución/Beneficiario: Si es ítem de retención, a quién va a girarse posteriormente el dinero. a. Ejemplo: Si se trata de una retención judicial, debe indicarse el nombre de la señora del empleado. Si se trata de una retención para una institución, como podría ser si es que la empresa tiene un convenio con una farmacia, debe ingresarse el nombre de ella, por ejemplo, Cruz Verde. d) Cuenta Nº: Si este ítem va a una cuenta contable específica. e) Tipo de centro: Se selecciona a que tipo corresponde. f) Centro de Costo: Escoger el centro de costos. g) Codigo grupo: Se mantiene para compatibilidad de versiones antiguas. h) Condicionador: Además se ofrece un condicionador que permite presentar una serie de condiciones ya creadas, siendo posible establecer las limitaciones posibles que afectarán al ítem para incorporarse a la "Clase". Updated: 07/02/2013



2.3

Creación de Conceptos de Pago 1.-Objetivo: El objetivo de este instructivo es que entregue las herramientas necesarias para que cualquier usuario sea capaz de crear sus propios conceptos de pago en el sistema. 2.-Alcance: Abarca la creación de ítems y fórmulas en el sistema. 3.-Descripción de las Actividades: 3.1.- Creación de Ítems 3.2.- Creación de Fórmulas

2.3.1

Creación de Ítems Descripción de las Actividades de Creación de Conceptos de Pago Creación de Ítems en "Mantención / Ítems"

Para crear un ítem se va al menú Mantención /ítem y se selecciona el botón cual aparece la pantalla "Datos del ítem" pidiendo llenar lo siguiente:

con lo

Datos del ítem: 1.1. Datos Básicos



a) Código: Los ítems tendrán un código alfanumérico de 6 caracteres, que el usuario podrá crear (Acepta números, letras y guión bajo). b) Descripción: Corresponde al nombre que aparecerá en la liquidación. c) Tipo: Presenta las siguientes opciones: Haberes, Haberes Especiales, Descuentos Legales, Deducciones, Asignaciones familiares, Contribuciones Provisiones, Control horario.

Es la selección del tipo lo que permite que el ítem se guarde en el submenú correspondiente. Es imprescindible ubicar debidamente un ítem en el grupo que le corresponde pues el sistema efectúa cálculos considerando las características asignadas a cada uno. i. Haberes: corresponden a los haberes imponibles y tributables a la vez. ii. Haberes especiales: Son todos los haberes que no son imponibles y tributables a la vez como puede ser: 1. Solo L.L.S.S : Imponible NO tributable 2. Solo Impuesto : Tributable NO imponible 3. Exento : No imponible y No tributable iii. Descuentos Legales: Son los items imponibles y tributables. iv. Deducciones: Corresponde a otros descuentos que no son los legales como por ejemplo: Anticipos, préstamos, cuotas sindicales, etc. v. Asignaciones familiares: Ítems como Asignaciones familiares simples, maternales, etc. vi. Contribuciones: Corresponden a aportes patronales como son: Caja, mutual, la © 2013... PayRoll S.A.


parte del seguro de cesantía correspondiente al empleador, etc. vii. Provisiones: Se crean ítems de este tipo cuando se ocupan los módulos de Provisiones que trae PayRoll. viii. Control horario: Se ingresan ítems bajo este concepto cuando se trabaja con nuestro software de control horario CAS. d) N° de Orden: Esta opción tiene por objeto indicar en qué orden se desea que figuren los ítems de un mismo tipo en la liquidación. Además da cuenta del orden en que serán calculados los ítems en el sistema. Ejemplo:  Sueldo base (SUBASE): Viene creado en el sistema con orden 1  Gratificación (GRATIF): Supongamos que tiene orden 5  Bono de Incentivo: Supongamos de orden 10 y que además el bono incentivo corresponde a: 0,2 * (I.SUBASE + I.GRATIF) Lo que pasará es que el sistema primero leerá el Sueldo base, luego la gratificación, y cuando tenga que calcular el Bono de incentivo, como ya sabe los valores del Sueldo Base y Gratificación realizará bien el cálculo.

e)

f) g) h) i)

Además, en la liquidación aparecerá primero el de menor orden y finalmente el de orden mayor. En el ejemplo aparecerá primero el Sueldo base, luego la gratificación y finalmente el bono de incentivo. Pero, ¿Qué pasaría si la Gratificación tuviera el orden cambiado con el Bono de Incentivo? En este caso aparecería en la liquidación primero el sueldo base, luego el Bono de Incentivo y finalmente la Gratificación, y además, nos daría mal el resultado ya que a la altura que calcula el bono, la gratificación todavía no ha sido leída por tanto entenderá que el Bono de Incentivo corresponde al 20% del sueldo base, lo que estaría incorrecto. Conclusión: Cuando un ítem dependa de otros, el orden de ese ítem debe ser superior a todos los otros de que dependa. Fórmula más probable: La fórmula más probable, sin ser obligatoria, que tendrá el ítem. No es obligatorio ingresar este campo, sin embargo facilita mucho posteriormente la asignación de ítems a empleados, ya que bastará ingresar el ítem y automáticamente aparecerá la fórmula, evitando tener que ir a buscarla. ¿Ítem informativo?: Consulta si el ítem es informativo o no. Los ítems informativos son ítems que NO se calculan en la liquidación, pero que sirven para evaluar una fórmula, para sacar informes de ellos, etc. ¿Se Imprime en la liquidación?: Pregunta si se quiere o no que el ítem aparezca en la liquidación Aun en 0: Indica si el ítem se agrega a la liquidación aun cuando el resultado sea 0. Tipo del Haber/Descuento: Este campo está muy relacionado con lo que es el "Comportamiento del Ítem" es decir:

Tipo de Ítem Comp. Del Ítem

Haberes Normal

Haberes Especiales Solo impuesto Solo LL SS Exento

Descuentos Legales o D/L Normal

Otros Descuentos Desc. con tope Desc. sin tope

Esta tabla muestra para cada "Tipo de Ítem" cuáles son las opciones posibles en "Comportamiento del ítem" © 2013... PayRoll S.A.


Cada vez que el "tipo de ítem" defina completamente el tipo que se está creando, en el comportamiento del ítem aparecerá "Normal". Por ejemplo el caso de los haberes en que está implícito que son los haberes imponibles y tributables. En el caso de los haberes especiales falta información dado que habría que especificar si se trata de un haber imponible no tributable, tributable no imponible o exento. En el caso de los otros descuentos hay que definir: Con tope: Significa que el ítem debe ser considerado en el tope del 15% máximo de los haberes que se puede descontar por ley de la liquidación. Sin tope: El ítem No debe ser considerado en el 15% máximo a descontar de la liquidación. En caso de que la suma de los ítems a los que se les ingresó como descuento con tope sobrepase el 15% máximo, muestra un mensaje en rojo el que aparece impreso en la liquidación. Si se quiere desactivar bastaría cambiar la propiedad del ítem a "Sin Tope". j) Ítem Único?: Indica que el ítem es único, es decir, no debe de haber más de un ítem de este tipo por empleado.

1.2. Opciones

a) ¿Se considera en el mes?: Las alternativas son: "SI", "NO" e "Informativo en períodos". b) ¿Se proporciona por días trabajados?: Si la respuesta es "Si", y el ítem tiene fórmula, se debe indicar en ella la proporción. Si el ítem corresponde a un valor, proporciona directamente según los días trabajados. c) Ítem inembargable: "Sí" o "No" d) Ítem de cuenta corriente: "Sí" o "No" e) ¿Ítem con acceso restringido?: "Sí" o "No" f) ¿Se excluye del cálculo líquido?: "Si" o "No" debe ser tomado en cuenta para el cálculo © 2013... PayRoll S.A.


g) h) i)

j) k)

del bruto a partir de un líquido. Ítem de tipo Fijo o Variable: Define si el ítem cambia de valor en los periodos Acumuladores que participa: Se ocupa para la creación de fórmulas. ¿Agrega a descripción?: Las tres opciones siguientes tienen que ver con el formato que se le quiere dar al ítem en la liquidación. En esta opción se indica que quiere que aparezca al lado de la descripción del ítem en la liquidación. Las opciones son: Nada, Observaciones y el Valor Original. ¿Incluir en columna V.O.?: Si en la columna V.O de la liquidación quiere que aparezca: Nada, Valor del Ítem, Fórmula, Valor calculado. Fórmula de cálculo en V.O.?: En caso de seleccionar en el campo anterior la opción "Fórmula", dando doble clic en este campo se permite seleccionar la fórmula que desea aparezca evaluada en la columna valor original de la liquidación de sueldo.

1.3. RETENCIONES

a) ¿Es un ítem de retención?: Es decir, que la empresa lo descuenta para pagos a terceros. Las opciones son "Sí" o "No". b) ¿Buscar código Institución / Beneficiario?: El ítem mismo: Lea a que institución o Beneficiario está dirigido en el mismo ítem. Propio del Empleado: Lea a que institución o Beneficiario va dirigido, cuando asigne el ítem al empleado en la opción contabilidad. c) Código Institución/Beneficiario: Con doble clic se abre la tabla 27 de "Instituciones". En este campo se ingresa la institución o el nombre del beneficiario según sea el caso. d) Tipo de retención: institución, Beneficiario, otro. Institución: Por ejemplo, el descuento de farmacia que hace por convenio la empresa con los empleados. Beneficiario: Ej.: Retención Judicial, donde el pago va dirigido a la señora del trabajador. © 2013... PayRoll S.A.


1.4. CONTABILIDAD: Se verá más adelante en "Contabilización en Payroll" (en desarrollo) 1.5. AFECTOS

a) ¿Afecto a licencias médicas?: Ref.: El Ausentismo b) Configuración de Preferencias del Sistema ?: Da la posibilidad de calcular un afecto cualquiera como la suma de todos los ítems que tengan marcado "Si" en la opción "Acumula afecto 4 del resumen". 1.6. Bases



a) La finalidad de esta tabla es poder asociar distintos ítems que se deseen formular aun afecto distinto. 1.7. OTROS

a) Clasificación para el INE: De la tabla INE de conceptos. Refiérase a: Estadística INE de este manual. b) Referencia: Usado por el CAS para referenciar los ítems que calcula con los ítems de remuneraciones.



2.3.2 Creación de Fórmulas 1. Ingrese al menú "Mantención /Fórmulas", con lo cual aparece una pantalla mostrando todas las fórmulas creadas en el sistema.

2. Al presionar el ícono continuación:


se presenta el cuadro de diálogo que se muestra a


Donde: a) Código de la fórmula: Los códigos de las fórmulas comienzan con la letra F y luego vienen 3 números, es decir, pueden ir desde la F001 al F999. b) Descripción: Se indica lo que va a calcular esta fórmula c) Tipo de Fórmula: Puede ser Estándar o procedimiento. A nivel usuario se usa sólo la opción Estándar. d) Muestra el Desarrollo: Esta opción es muy útil en la etapa de implementación del sistema. Sirve para detectar posibles errores. Al decir que "Si" en esta opción y luego de asignar el ítem con la fórmula a los empleados correspondientes, antes de poder ver la liquidación del empleado aparece una pantalla indicando todos los cálculos que realizó en sistema antes de obtener el resultado final. 3. Uso del asistente: Al seleccionar el ícono siguiente:

en la barra inferior se muestra el cuadro

Al lado izquierdo de esta pantalla aparece un listado con todos los ítems definidos en el sistema y al lado derecho aparecen variables, funciones y nombres de campos que pueden ser ocupados en fórmulas. Supongamos que el bono incentivo corresponde al 50% del Sueldo base más la Gratificación. Entonces buscamos el sueldo base, dentro del listado de ítems que aparecen al costado izquierdo de la pantalla. Para encontrarlo rápidamente basta pararse con el mouse en cualquier ítem (de modo que aparezca azul la selección) y digitar rápidamente las primeras letras del ítem que estamos buscando, que para el caso del sueldo base es "SU" en el teclado. De esta forma aparece seleccionado lo primero que encuentra que comience con SU. Teniendo seleccionado el sueldo base, haciendo clic con el botón derecho del mouse se arrastra el curso hasta donde dice "Dato seleccionado" donde se suelta, Quedando como sigue:



Cuando uno crea una fórmula, al seleccionar un ítem cualquiera con el asistente el sistema entrega por defecto el valor calculado del ítem, es decir, el I.XXXXXX donde XXXXXX = Nombre del ítem seleccionado. La I se puede borrar y reemplazar por una O, quedando O.XXXXXX para indicar que se trata del valor original. Para el caso del ejemplo aparece I.SUBASE. Para entender mejor los conceptos de "Valor Calculado" y "Valor Original vea Asignación de conceptos de pago a empleados. Para seguir con el ejemplo, hacemos lo mismo para el caso de la Gratificación. Teniendo en el campo "Dato seleccionado" los ítems que involucra la fórmula, se puede terminar de digitar directamente aquí o seleccionar ok y seguir armándola en el cuadro "Datos de la fórmula". Los signos para realizar las operaciones no tienen nada de extraordinario y se obtienen digitando directamente del teclado:     


* = Multiplicación + = Suma - = Resta ^ = Elevado () = Abre y cierra paréntesis respectivamente


Nombre de los campos para utilizar en fórmulas Si desea saber los nombres de los campos para utilizar en fórmulas ingrese al encabezado "Presentación y Manejo de la ficha/Explicación de los campos de la ficha", y al lado del nombre del campo aparece un nombre entre llaves. Anteponiendo Q. al nombre entre llaves, se obtiene el nombre del campo para ser utilizado en fórmulas.



Ejemplo: Código: {CODIGO} Lo habitual será utilizar como código el RUT, sin embargo, si se opta por un código diferente, él se colocará en este campo. El nombre del campo para el código sería Q.CODIGO Otra forma de obtener lo mismo es ir al menú "Mantención/Empleados(ficha) de Payroll, y, estando en cualquier empleado, pararse en la descripción del campo cuyo nombre para utilizar en fórmulas se desea saber, y presionar el botón derecho del mouse con lo que aparece la siguiente pantalla:

Siguiendo con el ejemplo del código: Q. lo que aparece en "Nombre variable" es el nombre del campo. Un listado con los Nombres de variables que se pueden ocupar en las fórmulas se proporciona en Anexo Ver: Variables del Sistema Updated: 07/02/2013

2.4

Presentación y Manejo de la Ficha Objetivo: Que el usuario conozca en que se ocupan cada uno de los campos pertenecientes a la ficha del empleado, su manejo, además del manejo de los otros datos de la ficha como son: Grupo familiar, Ausentismos, Liquidación de Remuneraciones, Mapa de Ítems, Liquidaciones Históricas, Vacaciones, Contratos, Finiquitos y Credenciales. Updated: 07/02/2013



2.4.1

Explicación de Campos de la Ficha MAESTRO DE EMPLEADOS (FICHA) Se ingresa a esta pantalla a través del menú "Mantención/Empleados". Esta es la pantalla más importante del sistema en la que se muestra toda la información relevante del empleado, distribuida de la siguiente forma:

En la mitad superior de la pantalla están los "Datos Generales" del empleado. En la barra intermedia se presentan 7 alternativas de información sobre: "Datos Personales" "De la Empresa" "Leyes Sociales" “Forma de Pago” "Otros" "Configuraciones" "Inicial" Presionando cada uno de esos títulos se accede a mostrar los datos de la alternativa elegida: En la franja lateral izquierda de la pantalla, se encuentra otro tipo de datos, que aunque también muy relevantes sólo nombraremos por el momento y detallaremos en el siguiente capítulo. Ellos son: Datos del grupo familiar, de ausentismo, datos adicionales, datos del © 2013... PayRoll S.A.


sueldo, del mapa de ítems, liquidaciones históricas, de Cuenta Corriente, de Contratos y Finiquitos, de vacaciones, historial de cambios, currículo, asignaciones de elementos a su cuidado, cambios de ítem y hoja de vida. A continuación se detallan los diferentes datos que administra este programa, incluyendo el nombre de la variable. 1.1.- DATOS GENERALES:

a) Código: {CODIGO} Lo habitual será utilizar como código el RUT, sin embargo, si se opta por un código diferente, él se colocará en este campo. b) Numero de Ficha: Numero de la ficha que se visualiza, prioridad para el cálculo. c) Tipo Renta {TIP_REM}: Ofrece las opciones: Sueldo, Honorarios, ambos. d) Confidencial: Utilizado para restringir la visualización de los empleados confidenciales. e) Nombre: {NOMBRE} Separado en Nombres y Apellidos. f) Cargo: {CARGO} Se dispone de la Tabla de Cargos N° 3 g) Empresa: {EMPRESA} Debe indicarse el código (desde 1 a 999) h) Unidad: {UNIDAD} a la que pertenece. Se usa en el programa de Planificación orgánica y corresponde a un grupo de trabajo que cumple con una función o un grupo de funciones específicas y que depende de una jerarquía mayor. i) Centro de costos: {CENCOS} Centro al cual pertenece el empleado tabla n° 1, se puede prorratear por este campo. j) Sección: {SECCION} Si la empresa necesita ese dato se dispone de la Tabla N° 55. k) Dirección del trabajo: {DIR_TRAB} Busca en la mantención de direcciones. l) Estado: {ESTADO} Según las siguientes alternativas: Activo, Suspendido, Candidato pendiente, Eliminado o externo.

i. Externo: Se agrega este concepto para ser utilizado principalmente por el CAS (Módulo de Control de Asistencia de Payroll S.A) y con el propósito de incorporar al control de asistencia o casino, a contratistas, auditores externos, entre otros invitados ajenos a la empresa © 2013... PayRoll S.A.


El siguiente cuadro indica si el empleado para cada una de las opciones definidas anteriormente, con o sin Fecha de Finiquito, recibe sueldo.

Activo Suspendido Pendiente Eliminado X =

Con Fecha Finiquito X -

Sin Fecha Finiquito X X -

Recibe sueldo

Una persona actualmente activa, con fecha de finiquito anterior, no recibe sueldo, y sin fecha de finiquito si recibe sueldo. Una persona que está suspendida (porque por ejemplo está haciendo el servicio militar), tenga o no fecha de finiquito no recibe sueldo. Una persona que está pendiente porque por ejemplo se fue en Julio y en Agosto se cancelan ítems pendientes, tenga o no fecha de finiquito recibe sueldo. 1.2.- DATOS PERSONALES

g) Rut del Empleado: {RUT} Haya o no otro código deberá anotarse el RUT del trabajador. Se hace notar que, a no mediar una anotación distinta, el sistema asume que el RUT es el código del trabajador. h) Sexo: {SEXO} Masculino, Femenino. i) Dirección: {DIRECCION} Esta anotación es optativa, si bien para una oficina de personal este antecedente es de interés. j) Nacionalidad {NACION} Dato de interés para empresas multinacionales. k) Estudios: {ESTUDIOS} Nivel. Tabla N° 17 l) Título: {TITULO} Emitido por una institución autorizada. Para ese efecto, existe la tabla de Títulos N° 18 m) Idiomas: {IDIOMAS} Idiomas que domina, pudiendo utilizar los valores para indicar el nivel de conocimiento de cada uno, Tabla N° 19. n) Jefe o Supervisor: {JEFE} Permite abrir una tabla donde aparecen todos los empleados © 2013... PayRoll S.A.


o) p) q) r) s) t) u) v) w) x) y) z)

de la empresa y poder seleccionar al jefe del empleado que se está ingresando. Autorizaciones:{AUTORIZA} Permite seleccionar al empleado a cargo de las autorizaciones y permisos del empleado a ingresar. Mail:{PMAIL} Correo electrónico del empleado. Otros:{APC} Apellido de casada, si es el caso. Estado Civil: {EST_CIVIL} Se consideran todas las alternativas posibles. Fecha de Nacimiento: {FECHA_NAC} En la forma: DDMMAAAA. Licencia de conducir: {CARNET} Tipo de Licencia Talla de Ropa: Si se otorga este beneficio. Talla de zapatos: Ídem al anterior Tipo de Documento: {TIPO_DOC} Cédula de identidad, Pasaporte, Licencia conducir, etc. (Opción creada para Argentina). Número Documento: {NUMDOC} Del Rol que se trate Teléfono particular: {FONO} Número Celular: {CELULAR}

1.3.- DE LA EMPRESA:

a) Clase Remuneración: {CLASE} Este concepto permite definir en una tabla las "Clases" de sueldo que puedan tener ítems comunes para grupos de empleados, de modo que su creación sea más ágil, Sin perjuicio que miembros de ese grupo (clase) puedan estar afectos a otros ítems que les sean propios. b) Tipo de centro de costo: {TICEN} El empleado puede figurar en un sólo centro de costo (Fijo) o bien, su remuneración puede repartirse en varios centros de costo (Variable), o pueden indicarse las unidades (días, horas, trato) realizadas para cada C. de Costo y el Sistema calculará los porcentajes (Prorrateo). c) Clasificación: {CLASIF} Clasificación del empleado en la tabla número 11 d) Categoría del empleado: {CATEGO} técnico, administrativo, etc. Códigos en la tabla número 2. e) Lugar de pago: {LPAGO} Si la empresa necesita ese dato. Tabla N° 9 f) Oficina: {UBICA} Si la empresa necesita ese dato. Tabla N° 9 g) Convenio: {CONVENIO} Consulta a la tabla N° 49 de “Cargos Internos”. h) Sección: {DIVISION} Sección en la que trabaja. Tabla N° 22 © 2013... PayRoll S.A.


i) Código para el INE: {COD_INE} En la estadística mensual que pide el Instituto Nacional de Estadística, habrá un código para definir la categoría de empleado y otro para los ítems considerados por esa entidad. Ver Anexo: Códigos para la estadística solicitada por el INE. j) Código Sindicato: {COD_SIN} Tabla N° 23 “Convenio Colectivo” k) Horario: {HORARIO} De trabajo, Si interesa a la empresa. Tabla N° 13 l) Grados: {GRADO} Si la empresa necesita ese dato. Tabla N° 28 m) Grado Superior: {GRADOC} Si la empresa necesita ocupar ese campo. n) Fecha Grado: {FECHA_GRA} Fecha en que adquirió el grado o) Fecha para uso extra: {FECHA_XTR} Como podría serlo una fecha pactada de término de contrato. p) Fecha Ingreso: {FECHA_ING} Fecha de ingreso, en la forma: DDMMAAAA. Se asume como fecha como fecha indefinida el 01/01/3000. q) Fecha retiro: {FECHA_RET} Fecha de término laboral, en igual forma. r) Motivo de egreso: {MOTI_RET} Causal s) Tipo de Contrato: {TIPCON} Contiene las siguientes alternativas: Contrato de Tipo Indefinido; Contrato a Plazo Fijo y Cambio de tipo de contrato (de fijo a indefinido) en el mes. Este campo está relacionado con la fecha del seguro de cesantía. t) Régimen de Pago: {REGPAG}: Quincenal, mensual. u) Situación laboral: {SIT_LAB} En el caso que la empresa quiera distinguir sobre diversas situaciones laborales de un empleado: en práctica, temporal, etc. 1.4.- LEYES SOCIALES

a) Código de régimen: {COD_REG} Previsional, en el Maestro de Empleados se despliega un cuadro con los regímenes previsionales existentes actualmente en Chile. b) Jubilado?: {JUBILA} Si se trata o no, de un empleado ya jubilado anticipadamente. c) Lugar de Pago cotización: {LPACOT} Busca en el mantenedor de “Empresas” d) A.F.P.: {COD_AFP} Código de la AFP en la cual cotiza el trabajador. Tabla N° 8. e) Fecha incorporación: {FECHA_AFP} a la AFP f) N° de Afiliación: {NUM_SAL} Número otorgado por la Isapre. g) Isapre: {COD_ISA} Código de la Isapre, de 2 dígitos. h) Número de Afiliación: {FUN} En la Isapre © 2013... PayRoll S.A.


i) Vencimiento Plan: {FECHA_ISA} Fecha vencimiento del plan Isapre. j) Fecha de Seguro Cesantía: {FECHA_SEC} Es obligatorio a todos los trabajadores contratados a partir del 2 de Octubre del 2002 y voluntarios para los ingresados antes de esa fecha. k) Sueldo Patronal:{L18566} “SI” cuando el empleado es el dueño de la empresa. l) Tramo de cargas: {TRAMO_CAR} De carga familiar m) Trabajo Pesado: {TRAPES} Porcentaje a cotizar en base al sueldo imponible por concepto de trabajo pesado. n) Estado APVC:{ESTAPVC} Indica la situación actual del “Ahorro previsional voluntario colectivo”. o) Fecha APVC:{FECHAAPVC} p) Termino subsidio E.J. :{FECHASJOV} Fecha en la que finaliza subsidio “empleado joven” para el empleado. q) Caja de Compensación: {COD_CAJ} Se debe indicar la caja de compensación (código 1 a 99) a que está afiliado el empleado, por trabajar en la Empresa que tiene convenio con la caja. r) Zona de Asignación Familiar:{ZONAFA} Opción válida para Argentina. s) Jornada Laboral:{JORNADA} Entre qué días trabaja el empleado. 1.5 FORMA DE PAGO

a) Forma de Pago: {FPAGO} Para automatizar el proceso. Tabla N° 12 b) Banco de depósito: {BANCO} En caso que el pago sea por depósito. Tabla N°7 c) N° Cuenta corriente: {CTA_CORR} Si se efectúa depósito

1.6 OTROS



a) Número de la Credencial: {CREDENC} Se ingresa el código de la credencial del trabajador. Opcional. b) N° de tarjeta:{NUMTAR} Opcional. c) Imprime tickets:{TICKET} Opcional. d) Horas de Trabajo: {HORAS} es la cantidad de horas trabajadas, Opcional. e) Código Anexo: {ANEXO} Opcional. f) Fecha extra:{FECHA_XTR} Fecha para uso adicional. g) Ind. Voluntaria Monto:{INDMONTO} Valor de la indemnización opcional. h) Ind. Voluntaria Días:{INDDIAS} Días en relación al valor de la indemnización. i) Autoriz. Firmar Doc:{AUTFIRMAR} Uso exclusivo PayRoll 5 j) Ocupación principal:{OCUPACION} Descripción de la ocupación del empleado. k) Código ocupación:{CODOCUPA} Opcional. l) Evaluador:{EVALUADOR} Busca en el maestro de empleados, uso para modulo de “EVA” Evaluación de desempeño. m) Usuario Windows:{USERAD} Nombre del usuario Windows, opcional. n) Cuenta Contable: {CUENTA} Opcional. o) Nivel SENCE: {SEN_NIV} Se refiere al nivel a que pertenece según su renta (Nivel 1, 2 o 3) p) Franquicia SENCE: {SEN_FRA} Porcentaje de franquicia otorgado según su nivel de renta.



1.7.- CONFIGURACIÓN

Updated: 07/02/2013

2.4.2

Manejo de la Ficha Manipulación de Datos en la Ficha de un Empleado Como ya se dijo, se ingresa a la ficha a través del menú Mantención/Empleados (Ficha)



Durante la operatoria, cada uno de los datos del empleado se pueden modificar haciendo doble clic sobre el campo seleccionado. Al realizar esta operación es posible, con un doble clic, presentar la tabla del dato que interesa, pudiendo corregirlo para el empleado, si es el caso, y aún más, presionando en la tabla aparecida los íconos de modificar o crear, se puede corregir o ingresar en la tabla un nuevo registro. Iconos En la barra inferior del cuadro en Mantención/Ficha se muestran íconos que ya conocemos y otros que comentaremos: o El ícono del tarro de la basura sirve para eliminar un empleado cuando este se encuentre con estado 'Eliminado' o El ícono de la impresora permite imprimir la ficha del empleado. o Este ícono permite grabar los datos que se modifiquen o Estos íconos permiten avanzar o retroceder en el listado de empleados. o Presionando la lupa se obtiene el siguiente cuadro.

El listado que aparece se puede ordenar por: Código, de menor a mayor, Apellido en orden alfabético Rut. © 2013... PayRoll S.A.


Para ello, colocar el cursor inmediatamente encima de la alternativa que interese, hasta que aparezca una flecha indicadora y luego presionar una vez. La alternativa (código, Rut, nombre) que haya sido ordenada (aquí nombre) se verá en color rojo. Para llegar al empleado que se busca se escribirá su apellido o parte de él en el campo "Dato Aprox." de la pantalla y se presiona una vez el icono Encontrada la fila con el nombre del empleado se hace doble clic en ella, con lo cual aparecerá en pantalla el Maestro con los datos de ese empleado. Si se busca parte de un apellido, por ejemplo, que esté entremedio del nombre, Escriba en "Dato Aprox." el dato buscado y presione dos veces seguidas el ícono . Con esto aparecerá seleccionada la fila del dato buscado y con doble clic se trae nuevamente a la pantalla. La ampolleta cumple la función de guardar Recordatorios específicos de cada empleado. Pero además la ampolleta se encuentra en todas las opciones de PayRoll, donde se puede configurar su destino (Solo Usuario, Uno o más grupos ó Todos), como el Grupo de Usuarios y Restricciones (Solo lectura, Modificar ó Eliminar) y proporcionarle un color al recordatorio. Estos Recordatorios van a aparecer después en la ventana principal de PayRoll. En caso de querer eliminarlos una vez ya cumplidos, se debe ir al menú Sistema, opción Generación de Recordatorios, seleccionar el mensaje que se desea borrar y luego el ícono

Updated: 07/02/2013



2.4.3

Ingreso Manual de Empleados Habiendo ingresado al menú Mantención / Empleados (ficha), aparece "Mantención de Empleados".

la pantalla

Para crear un nuevo empleado se selecciona el botón de la parte inferior de la pantalla, con lo cual aparece la pantalla "Datos para crear al empleado" solicitando ingresar lo siguiente:



a) Se crea a partir de otro?: Las opciones son: a. Parte de cero: Significa que va a crear un empleado ingresando uno a uno sus datos. b. Copia sólo datos básicos: Con esta opción ingresa los datos reales del código, nombre y fecha de ingreso del empleado que está creando, y todos los demás datos los copia de otro empleado que usted deberá seleccionar, de modo de luego modificar los campos que no corresponden al empleado que está creando. c. Copia TODA la información: Se usa cuando se finiquita un empleado de la empresa y luego se vuelve a contratar. En este caso lo que se hace es crear otra vez el empleado en el sistema, por tanto tendrá que ingresar un nuevo código (ya que el sistema no permite códigos repetidos), nuevamente el nombre y la nueva fecha de ingreso, y todos los demás datos los copia de la ficha antigua que tenía asignada. A través del Rut el sistema sabrá que se trata de la misma persona. b) Empleado base: Permite seleccionar esta opción sólo al marcar las opciones "Copia sólo datos básicos" o "Copia toda la información" del punto c) Código: Código del empleado que se desea ingresar al sistema d) Nombre: Nombre del empleado que se desea ingresar al sistema e) Fecha de ingreso: Fecha de ingreso del empleado que se desea ingresar al sistema La idea es la siguiente: Supongamos que vamos a crear el empleado "Rosa Gonzalez Castro". Sabemos que Jessica Aburto Burgos" Tiene características parecidas a Rosa Gonzalez, como son, su clase, categoría, centro de costo etc.



En este caso marcamos la opción "copia sólo datos básicos", y seleccionamos como empleado base a Pepita Barral. En los campos código, nombre y fecha de ingreso ponemos los datos del empleado que vamos a crear que en este caso, como ya dijimos es Rosa Castro Gonzalez. Al seleccionar el botón aparece el siguiente mensaje:

Luego de creado el empleado con el código, Nombre y Fecha de Ingreso reales recién ingresados, y todos los demás datos del empleado del cual se hizo la copia, se deben modificar aquellos datos, como podrían ser, el sexo, la fecha de nacimiento, etc. no correspondientes al nuevo empleado.



En caso de marcar la opción "Parte de cero", no se podrá seleccionar un "empleado base", ya que no se van a copiar datos de otro empleado. Del mismo modo que en el caso anterior se debe ingresar el código, nombre y fecha de ingreso del nuevo empleado.

Finalmente al aceptar, aparece el empleado con los tres datos ingresados dando la posibilidad de completar el resto haciendo doble clic en los distintos campos y seleccionando con el mouse la información correspondiente. Los empleados que se crean aparecen con estado "Eliminado", por tanto debe cambiarse a "Activo" para que pueda ser considerado en el sistema. Los datos que son obligatorios de ingresar para poder grabar a un empleado son: -

Empresa Clase Sexo Dirección Tipo de contrato Rut: El sistema por defecto asume el código igual al Rut, sin embargo en el minuto de grabar al empleado si el código es muy corto no lo va a aceptar como Rut por tanto el Rut deberá cambiarse. Updated: 07/02/2013



2.4.4

Control de Recontrataciones Cuando un empleado se retira de la empresa por alguna de las causales indicadas en la tabla de Causales, tabla que se activa con un doble clic en el campo "Motivo Egreso" en la Ficha, queda de todas maneras "Inactivo" para los fines de liquidaciones pero presente para lo referente la declaración de impuestos al SII que debe efectuarse en la Operación Renta del Año siguiente. Es a partir de ese momento, en que ya se ha cumplido con esa obligación legal, que procede en el borrado masivo, o individual si es el caso, de empleados retirados el año anterior. No obstante, el Sistema guarda cierta información del personal retirado, la cual muestra en el caso que ese empleado vuelva a ser contratado, al momento de ingresar a sus datos en la Ficha. Este es el caso de doña Clorinda Moreno a quien se le ingresaron los datos de código, nombre y, especialmente, el RUT ya que el código puede ser ocasional y no guardar relación con un código anterior del empleado. Presionando el botón indica que el codigo esta repetido pero puede reutilizarlo y luego aparece el siguiente recuadro:

o o o o o

Fecha de ingreso Fecha de retiro Tiempo trabajado Motivo Egreso Observaciones en Hoja de Vida. Updated: 07/02/2013 © 2013... PayRoll S.A.


2.5

Manejo de otros Datos de la Ficha Al costado izquierdo de la ficha, aparecen distintas opciones donde se guarda otra información de los empleados. A algunos de estos programas no se puede ingresar por no corresponder a esta versión. A aquellos a los cuales si se puede accede basta efectuar un clic sobre el ícono correspondiente. En un primer grupo figuran: Grupo Familiar Ausentismo Datos adicionales Liquidación de remuneraciones Mapa de ítems Liquidaciones Históricas Cuenta corriente Vacaciones Fichas del empleado Cambio entre módulos de la ficha



Seleccionando el botón “Cambio entre modulos de la ficha” aparecen nuevos íconos para acceder a otros temas que se indican más abajo: Contratos Finiquitos Historial de cambio de ítems Curriculum Asignaciones Credencial Hoja de Vida Módulo de documentos Seguridad

Updated: 07/02/2013



2.5.1

Grupo Familiar Paso 1: Lo primero que se debe hacer es ingresar el tramo de asignación familiar correspondiente a cada empleado, en su ficha: i.

Si no tiene ingresada las liquidaciones históricas de los empleados, el sistema no podrá calcular los tramos y por lo tanto deberá ingresarlos directamente en el menú "Mantención/Empleados (ficha)" en la pestaña "L.L.S.S" en el campo "Tramo p/ asignación familiar" . ii. De tener ingresada la información de liquidaciones históricas, el sistema podrá calcular los tramos. Para saber cómo se realiza este proceso vea "Determina Tramos para asignación familiar". Cualquiera sea la forma como ingrese esta información, en la ficha del empleado pestaña L.L.S.S. aparecerá como sigue:

Paso 2: Configurar en el menú "Sistema/Preferencias" en la pestaña "A. Familiar", los montos que paga la caja por cada tramo. Si actualizó en el paso 1 los tramos de las cargas según ii) esta información aparecerá ingresada. De lo contrario deberá ingresar lo siguiente:

a) Tramos 1, 2, 3, 4: Tramos de la asignación familiar: Estos van del monto mayor (Tramo1), al menor (Tramo 4). Ref.: B.O.D.T b) Factor Cargas Inválidas: El factor es 2. Las cargas inválidas se pagan al doble. Ref.: B.O.D.T c) Paga a todo evento: "Sí" ó "No". Se refiere a que si la persona está con sobregiro se debe o no descontar este monto de la liquidación. d) Ignora el descuento por A. Familiar?: © 2013... PayRoll S.A.


Seleccionando el ícono "Grupo familiar" de la ficha

Se presenta este cuadro

Con Un clic en el botón se ingresan y obtienen los siguientes datos del grupo familiar: 1) Pestaña “Obligatorios”, se ingresan los datos requeridos para crear el integrante del grupo familiar.

a) b) c) d)

Rut del familiar: Con el siguiente formato 12345678-K. Sexo: Sexo del familiar. Nombre: Nombre del familiar. Fecha de Nacimiento/Años: En esta opción debe ingresar la fecha de nacimiento del familiar. El sistema calcula los años. e) Fecha de Alta: Fecha en que comienza a ser carga, asume por defecto la fecha de nacimiento de la carga. © 2013... PayRoll S.A.


f) Fecha de Baja: Fecha en que termina de ser carga. Asume por defecto el 31 de Diciembre del año en que cumple 18 años. g) Genera Salario: Si es carga o no. De ser carga ingresa automáticamente a la liquidación el monto correspondiente al tramo indicado en la ficha. h) Relación legal: Selecciona la relación que se tiene con el familiar y que se indica en la ley. i) Parentesco: Se indica la relación con el familiar, no necesariamente legal. Busca en la tabla 30 del sistema, “Parentescos”. j) Retención Judicial?: Indica si la carga genera o no alguna retención judicial. k) Incluida en Plan de Salud?: Si la carga familiar se encuentra dentro del plan o seguro de salud del empleado. l) Opciones: Si marca la opción discapacitado se le asignara el doble de la asignación. 2) Pestaña “Antecedentes” se solicitan los siguientes datos:

a) b) c) d) e) f)

Documento Apellido Casada: Uso exclusivo para Perú. Estudios: Grado de estudios del integrante. Año que cursa: Año que cursa según los estudios. Enfermedades Preexistente: Indicar la enfermedad si corresponde. Certificado de Matrimonio, nacimiento, prenatal, estudios: Marcar casilla si corresponde e indicar la fecha del certificado. g) Fecha de Alta y Baja de impuestos: Si es que la carga rebaja impuestos se debe señalar la fecha en la cual se inicia y da baja a este beneficio.



3) Pestaña “Otros” se ingresan algunos datos personales del integrante del grupo familiar.

a) Dirección: Se ingresa la dirección del integrante. b) Teléfono: Teléfono del integrante. c) E-mail: Correo del integrante. 4) Pestaña “AFP” permite ingresar datos de cotizaciones previsionales y ahorros voluntarios para el integrante del grupo familiar.

a) b) c) d)

Es afiliado Voluntario?: AFP: Monto: Monto para la cotización. Fórmula de cálculo: Formula asociada al cálculo de la cotización. © 2013... PayRoll S.A.


e) f) g) h)

Fecha desde y hasta: Fecha de inicio y final para la cotización. Cotiza para ahorro: Monto: Monto para el ahorro. Fórmula de cálculo: Formula asociada al cálculo del ahorro voluntario. Updated: 07/02/2013



2.5.2

El Ausentismo El objetivo de este punto es que cualquier persona con conocimiento en el cálculo de licencias médicas pueda, mediante este instructivo implementar de acuerdo a su forma de cálculo las licencias médicas en el sistema, las cuales pueden ser Licencias Normales, Licencias Maternales, Accidente del trabajo, Permiso, Falta y Licencia Interna. 1) Diagrama de Flujo:

2) Descripción de las Actividades. 1. Configuración General en menú "Sistema/ Preferencias/ Licencias Médicas": Las condiciones generales que disponga la empresa sobre licencias médicas quedarán determinadas por las opciones tomadas en "Sistema /Preferencias" en la pestaña "Licencias Médicas"



a) Se pagan los tres primeros días: "Si" o "No". Sí la empresa otorga el beneficio de los tres primeros días en licencias inferior a once días. b) Número de veces en el mes: En caso de pagar los tres primeros días, cuantas veces en el mes. c) Número de días en el año: En caso de pagar un número determinado de días en el año, se ingresará en este caso la cantidad de días a pagar por el año completo. d) Mantiene Renta liquida: "Sí" o "No". Esto es, que la empresa le mantiene al empleado el mismo líquido que si no hubiera faltado. Esta opción puede ir acompañada con que en el campo "Tratamiento del subsidio" se haya seleccionado la opción: a. Agrega en la liquidación: de modo que se le pague al empleado el subsidio que le reembolsará a la Isapre, para posteriormente la empresa recuperar el subsidio pagado por la Isapre. b. No Agrega el subsidio en la liquidación: En este caso la empresa le paga al empleado todo menos el diferencial de lo que devuelve la Isapre, de modo que con este último monto mantenga la renta líquida. Se aplica para empleados que ganen más de 60 ufs. e) Agrega Rebaja al Imponible: "Sí" o "No. Si la opción es "SI", el sistema PayRoll hará la rebaja de la base imponible que son las 60 uf que determina la Isapre. Sólo se aplica si los haberes no se proporcionan. Corresponde a otra forma de mirar la liquidación, en cálculo da lo mismo. f) Tratamiento de Subsidio, tiene 3 posibilidades: a. Agrega en la liquidación: esto es, calcularlo y agregarlo como un haber no imponible y tributable. b. No lo considera: lo cual quiere decir que el empleado debe cobrarlo por su cuenta. Esta alternativa es válida tanto para los que mantienen renta liquida como para quienes no lo hacen. Implícito en los haberes: Se mantiene sólo por compatibilidad con versiones antiguas. © 2013... PayRoll S.A.


c. Rebaja Imponible en base al mes: Si esta opción es 'Sí' toma el imponible del mes actual cuando no existe más de un periodo histórico y que son las 60 UF y que es determinada por la Isapre. Hay ciertas opciones que se contraponen, es decir, no debieran ser ocupadas en conjunto:  Opción "Rebaja el imponible" cuando tengo ítems que se "Proporcionan por días trabajados", (es decir, al crear el ítem se marcó la opción "Proporciona por días trabajados").  Si se marcó la opción de "Mantiene la renta líquida", no tiene sentido la opción "Paga los tres primeros días" 2. Configuración base de cálculo de las licencias médicas La configuración de la base de cálculo se hace de la siguiente forma: 2.2.

Definición de los ítems que forman la base de cálculo:

Paso 1: Se ingresa al menú Mantención/Ítems. Paso 2: Se seleccionan de a uno los ítems que constituyen la base de cálculo y se hace lo siguiente. Se Selecciona el primer ítem, y se hace doble clic sobre él o, lo que es lo mismo, se presiona el botón "Modificar", con lo que aparece la pantalla "Datos del ítem". Estando aquí debe seleccionarse la pestaña "Afectos", apareciendo la siguiente pantalla:

En la opción "¿Afecto a Cálculo Subsidio? Debe decir "SI". Debe hacer esto con cada uno de los ítems que formen la base de cálculo de las licencias médicas. © 2013... PayRoll S.A.


2.3.

Actualización de la base de cálculo

Para realizar esta operación debe ingresar al menú Procesos/Utilidades/Actualiza afectos del resumen.

Es muy importante que el sistema calcule la suma de los ítems que se marcaron como "Afectos a licencias médicas" hacia atrás, de modo que actualice mensualmente los afectos. Se recomienda para este cálculo marcar un año hacia atrás, por si es que existen por ejemplo licencias maternales. 3. Configuración Casos particulares de Licencias Médicas en "Mantención/Empleados (ficha) en la pestaña "Configuraciones". Los casos particulares de Licencias Médicas, si es que existen, se configuran en la opción Mantención/Empleados (Ficha), en la pestaña "Configuraciones".

En este caso se debe marcar en el campo "Situación Particular = Sí", con lo que va a prevalecer lo que configure en la ficha y no en Preferencia para este trabajador. Para la generalidad de los empleados se procede de acuerdo a lo que se determine en "Preferencias". © 2013... PayRoll S.A.


4. Ingresar Información Histórica: Se llega a esta opción a través del menú Ingreso /Importación de Archivos (migración).

5. Ingreso de nuevos ausentismo Al ingresar al menú Mantención/Empleados (Ficha) y presionar el ícono ubicado en la barra vertical del costado izquierdo de la pantalla, aparece un recuadro mostrando la lista de ausencias que ha tenido el empleado.



Para ingresar una nueva licencia se debe seleccionar el botón Al hacer esto aparecen dos pestañas donde se pide ingresar información. Ellas son: "Ausentismo" y "Datos de la licencia"

Ausentismo: a) Fecha Real: Fecha real de inicio del ausentismo. Para el caso de las licencias médicas corresponde a la fecha en que se emitió la licencia. b) Fecha Inicio de aplicación: Corresponde a la fecha de inicio para descuento. a. Por ejemplo, si estamos trabajando en Octubre y llega una licencia correspondiente a Septiembre, como septiembre está cerrado, al ingresar la licencia no se va a ver reflejado en el cálculo de la liquidación los días correspondientes a Septiembre, por tanto deberá ser ingresada con fecha 01/10/2003 para que aparezca el total de días rebajados el mes en que se está trabajando, que para el ejemplo es octubre. c) Número de días: Corresponde a la cantidad de días que al trabajador le dieron licencia. d) Fecha término de aplicación: Fecha de término de la licencia que está relacionada con la "Fecha inicio de aplicación". e) Fecha Término Real: Corresponde a la fecha real de término a partir de la "Fecha Real". f) Tipo Ausentismo: Licencia Normal, Licencia por Maternidad, Accidente del trabajo, Permiso, Falta g) Detalle adicional: Se trata de detallar más el motivo de ausentismo. Resfrío fuerte, quebradura, etc. h) Rebaja Sueldo: Al indicar "SI" el sistema actúa directamente en la liquidación del © 2013... PayRoll S.A.


mes, de acuerdo a las especificaciones de cálculo dadas. i) Días extras a considerar: Este campo contiene los días extras que se quieran pagar por concepto de 'Subsidio por Licencia Medica'. Esto es especialmente útil en aquellos casos en que una licencia es continuación de otra pero en diferente mes. Es decir, si por ejemplo se otorga una licencia por 3 días en un mes (no se debe pagar, pero se rebajan los días y las imposiciones) y al inicio del mes siguiente se entrega otra por 8 (lo cual significaría pagar solo 5 días), aunque se ponga continuación, por aplicarse en meses diferentes el Sistema no las considerara sumadas. Por lo tanto si a esta última se le agregan 6 días extras, para todos los efectos se considerara como de 8 días. Pero para el cálculo del subsidio que devuelve la ISAPRE, tomará 11 días. j) Mail Enviados: Este campo va haciendo un conteo de los mails enviados al Jefe más directo del trabajador correspondiente a las licencias médicas que van siendo ingresadas. Para ello en el campo llamado "Supervisor ó Jefe" de la pestaña de "Datos Personales" de la ficha del trabajador, se debe ingresar el código y el nombre del jefe, enseguida en el campo Mail se ingresara la dirección electrónica del jefe ó supervisor. Pestaña Datos de la licencia: Los datos de Rut, especialidad, Monto anticipado, Monto reembolsado y de costo adicional empresa son opcionales, es decir, no es obligatorio utilizarlos ni llenarlos.

a) N° de la licencia: Se debe indicar el número de la licencia emitida. b) Causal de ausentismo: Se debe ingresar la causal de ausentismo correspondiente a © 2013... PayRoll S.A.


c) d) e) f) g) h) i) j) k) l)

la licencia. Al hacer doble clic sobre esta opción se llama a la tabla 24 "Causal de ausentismo" Diagnóstico: Diagnóstico emitido por el médico. Rut profesional otorgante: Rut del médico que otorgó la licencia Nombre: Del médico que otorgó la licencia Especialidad: Del médico que otorgó la licencia Fecha de recepción de Licencias: Se indica la fecha en que se recibió la licencia médica otorgada por el empleado. Licencia Continua?: En este campo se debe indicar si la nueva licencia corresponde a una continuación de la anterior o no. Medio días?: Esta opción sirve para otorgar licencias médicas correspondientes a media jornada laboral. Monto Anticipado: Monto que calculó la empresa que devolverá la Isapre y que ingresó en la liquidación del empleado. Monto Reembolsado: Monto que realmente devolvió la Isapre Costo Adicional Empresa: Diferencia entre el "Monto Anticipado" y el "Monto Reembolsado" Dependiendo de las opciones marcadas aparecen en la liquidación los siguientes ítems: i. DIFSUB = Diferencia de subsidio, el cuál debe ser imponible y tributable. Este monto es el que se embrutece con el fin de mantener aproximadamente el mismo líquido ii. BRULIQ = Este ítem es el que embrutece la Diferencia de subsidio con el fin de llegar al mismo líquido. Debe ser imponible y tributable iii. REBIMP = Rebaja del imponible: También debe ser imponible y tributable Updated: 07/02/2013

2.5.3

Datos Adicionales El propósito de este programa es el de permitir al usuario disponer de mayor información que la contenida en los programas referentes a remuneraciones y administración de personal, como puede serlo aquellos relacionados con la vida no laboral del empleado, como ser: su forma de vivir, sus aficiones o aquellos temas que la empresa estime que le puedan interesar. Para cumplir esa finalidad existe la tabla N° 32 denominada Campos Adicionales, conteniendo aquellos datos que la empresa estima son de interés conocer del empleado y aparezca en su ficha (Maestro de Empleados) Estos datos corresponderán a actividades, aficiones, circunstancias, tales como: Hobbies, Deportes, Tipo de vivienda, planes de estudio, etc., que guardan relación con el modo de vida o los hábitos del empleado fuera en su tiempo libre. Ejemplo del ingreso de la información adicional, desde la Ficha del Empleado



Para llegar al resultado de la imagen anterior se siguen los siguientes pasos: 1. El primer paso fue la Tabla N° 32 la cual, en este ejemplo, presenta el siguiente aspecto

En el campo de "Valor 1" se colocó, en este caso, el código de la tabla que contiene los registros considerados por la empresa como posibilidades atribuibles a algún empleado entre las variantes de cada afición o información incluida en la Tabla N° 32. Examinemos el registro cuya descripción es Hobbies cuyo valor 1 es 102 .Se recuerda que tablas nuevas pueden crearse a partir de la número 100 Es decir, según este ejemplo debemos construir una Tabla N° 201 con todos los hobbies que estimamos pueden atribuirse a algún empleado de la empresa. Su aspecto y listado es el siguiente:



En este listado no aparecen llenos los valores 1 y 2. No obstante, ellos pueden llenarse si se quiere precisar el nivel de aficionado, de calidad o de resultado. Para ello se utiliza el cuadro de diálogo siguiente:

Como ejemplo: el valor 1, con notas de 1 a 7, podría evaluar frecuencia y el valor2, calidad. 2. Llenado de Datos del Empleado Con un clic en el ícono que figura en la franja izquierda del Maestro de Empleados (Ficha) aparece primero un recuadro conteniendo el listado de registros de la Tabla 32: Datos Adicionales como se vio en la primera pantalla de este tópico



Aparte del número índice y del listado de registros las otras columnas estarán inicialmente vacías. La tarea actual será llenarla para cada empleado. Es decir, se trata de indicar que tipo de hobby tiene, donde vacaciona, su grupo sanguíneo, etc. El llenado será, entonces, desde una pantalla donde existe el listado genérico del dato adicional en Tabla 32, sin datos del empleado. La forma de proceder al ingreso de datos lo indicaremos en una pantalla conteniendo todas las etapas: Primero: Para el caso Hobby hacemos un clic en el dato “Hobbies” y se muestra un cuadro con los siguientes campos: Dato, Valor, Fecha y Observaciones. Con doble Clic en el campo Valor aparece la tabla de Hobbies y la figura quedará así

Si elegimos Fotografía código 5, la característica del dato se crea así:



Y si hacemos lo mismo con Lugar de Vacaciones y Grupo Sanguíneo La pantalla de Datos Adicionales mostrará eso datos

(Utilizando "Crear" se pueden crear nuevos registros (hobbies) en esa tabla sin salir del programa). En esta forma se llenan los valores que serán los códigos de los datos adicionales del empleado en la tabla correspondiente. En la pantalla anterior, para este empleado parece el listado con el código de cada dato en la columna "Valor" y su descripción en la columna "Observaciones”. La utilización de estos Datos Adicionales en fórmulas o reportes se explicó en el punto 2.2.3.-b)



2.5.4

Liquidación de Remuneraciones Seleccionando esta opción se puede ver cómo va quedando la liquidación. Corresponde a una liquidación de prueba.

Updated: 07/02/2013

2.5.5

Mapa de Ítems y Conceptos de Pago Ingreso manual de conceptos de pago a cada empleado (A través de su ficha): Se ingresa a esta opción a través del menú Mantención/Empleados (ficha). Luego se ubica al empleado al que se le quiere ingresar el ítem y se presiona el icono "Mapa de ítems" ubicado en la columna vertical al costado izquierdo de la pantalla:



Habiendo seleccionado esta opción aparece la siguiente pantalla.

Presionando el botón aparece la pantalla "Datos del ítem" la cuál en su parte superior muestra varias pestañas: "Información Básica", "Adicional", "Condiciones", "Contabilidad" y "Otros". A continuación se explicará sólo los campos que aparecen en la pestaña "Datos Básicos", las otras opciones se especifican en el Anexo 2 de este instructivo.

a) Código del ítem: Creado de acuerdo al encabezado "Creación de Conceptos de pago: Creación de Ítems en "Mantención / Ítems". b) Código de la fórmula: Creado de acuerdo al encabezado "Creación de Conceptos de pago/Creación de fórmulas" de acuerdo al punto: "Creación de Fórmulas".



c) Considerar a pago: a. Una sola vez: Significa que se aplica por un solo mes, el cuál luego de cerrar, desaparece. b. Permanente: Significa que aparezca el ítem en forma indefinida. c. Según Cuotas: Significa que el ítem se va a pagar en cuotas, y por tanto se debe ingresar información adicional en el campo "Cuotas (N° / cumplidas)". d) Cuotas (N° / cumplidas): En caso de haber seleccionado en el punto c) la alternativa "Según cuotas", en esta opción de debe ingresar el número total de cuotas versus el número de cuotas cumplidas. e) Valor: Lo que se ingrese aquí corresponde al Valor Original (VO) del ítem. Se ingresa algo en este campo cuando la fórmula tiene incluida la variable KVAL, o cuando el ítem es informado. Para entender mejor el concepto de "ítem informado" revise los ejemplos que se muestran más abajo. Sueldo Base Horas Extras Bono Isapre AFP Impuesto Código ítem SUBASE HEX050 BONIFA ISAPRE AFPCOT IMPUES Código Fórmula F003 F028 F701 F702 F711 Considerar a Pago PERM. 1 1 PERM PERM PERM N° de Cuotas Valor 800000 10 Una vez ingresado el ítem, el botón

permite ver cómo va quedando la liquidación:



Los ítems que se muestran como ejemplo en estas tablas representan tipos de ingresos: Tipo 1: Ítem sin fórmula y con un valor informado  Sueldo Base: Representa el ingreso de un ítem informado al cuál no se le ingresa fórmula indicándose en el campo valor el monto que se quiere aparezca en la liquidación. Tipo 2: Ítem con fórmula que contiene un KVAL  Horas Extras: Este corresponde a un tipo de ingreso de un ítem que lleva fórmula que contiene un KVAL. El KVAL significa que hay un dato variable que se debe ingresar para que la fórmula se satisfaga. Este dato se ingresa en el campo "Valor" del ítem. Para el ejemplo en el campo valor se debe ingresar la cantidad de horas extras realizadas por el trabajador. F007 = O.SUBASE/192 * 1.5 * 28/30 * KVAL = Valor de una hora * KVAL = Valor de una hora * Cantidad de horas Tipo 3: Ítem con fórmula y sin valor  Bono de Navidad: Este ingreso corresponde al de un ítem que depende de otro. F099= 0.5*I.SUBASE. En este caso el Bono de navidad depende del sueldo base, el que debe estar ingresado en la liquidación del empleado para que se calcule. Por tanto, este ítem no requiere que se ingrese algo en el campo "Valor". Tipo 4: Ítems legales  Isapre: Este ítem lleva fórmula, la F003. Esta fórmula hace que dependiendo de lo que se ingrese en el campo "Valor" del ítem, el plan que tome. Por ejemplo, si en el campo valor se ingresa un valor del orden de: 0.07 o Nada, toma el 7 % de cotización. Si no se ingresa plan el sistema obliga a cotizar un 7% Si se pone 2-4-6-10, etc.se considera que el plan es en UF. Para cifras tales como 50.000-100.000, etc., es decir en miles, toma el plan en pesos.  AFP: Este ítem tiene asignada la fórmula F002. Esta fórmula lo que hace es ir a leer a la Mantención /Empleados (ficha) en la pestaña "LLSS" en el campo AFP, el código y la descripción de la AFP asignada al empleado. Con esa información el sistema lee de la tabla 8 que se encuentra en el menú "Mantención /Tablas en general", la fila dada por el código de la AFP, el valor 1, si se ha indicado en la ficha del empleado, también en la pestaña "LLSS" en el campo ¿Jubilado? que es Activo, y el valor 2 si se ha indicado en esta misma opción que es "Pensionado y cotiza"  Impuesto: El sistema trae asignada la fórmula F005 a este ítem. Al ingresar a un empleado este ítem con esta fórmula, el sistema calcula el afecto a impuesto y lo compara con la tabla de impuesto que se encuentra en el menú Mantención /De impuestos. Esta tabla está expresada en UTM, pero como en el menú Mantención / de Índices (UTM uf ipc) guarda los parámetros de cada mes, puede expresar también la tabla de impuestos en pesos.



La AFP y el impuesto SIEMPRE se ingresan de la misma forma como se muestra en el ejemplo. El único que varía es la Isapre, ya que como sabemos, cada empleado tiene asociado su propio plan el cuál lo más probable es que sea totalmente diferente al de otro empleado que esté en la misma Isapre. En este caso va a depender de lo que se ingrese en el campo valor de este ítem el plan que tome. Ingresos debidos a la clase En cuanto a los ingresos de ítems realizados mediante la Clase, éstos se efectúan en forma automática. Para ello basta asignar una Clase al empleado en la Ficha, el grupo de datos relacionados con la empresa. Los ítems que figuran en la Clase, en su oportunidad, fueron creados en la misma forma como se procedió en el llenado manual. En el cuadro que se muestra a continuación aparecen en rojo los datos de la "Clase General" y en negro los datos del empleado que le fueron asignados en forma personal.

CONCEPTO DE VALOR CALCULADO Y VALOR ORIGINAL DE UN ÍTEM: Existe lo que llamamos el "Valor Calculado" y "Valor Original" de un ítem. El valor calculado corresponde a lo que efectivamente gana una persona en un mes, y el valor original corresponde a lo que se ingresa en el campo valor del ítem. Para entender mejor estos conceptos ocuparemos el siguiente cuadro, el que muestra la forma en que aparece asignado a modo de ejemplo, los ítems de Sueldo Base, Horas Extras y el Bono de Navidad a un empleado Sueldo Base Horas Extras Bono Isapre AFP Impuesto Código ítem SUBASE HEXS50 BONNAV ISAPRE AFPCOT IMPUES Código Fórmula F007 F099 F003 F002 F005 Considerar a Pago PERM. 1 1 PERM PERM PERM N° de Cuotas Valor 500000 10 -



Ejemplo: Sueldo base: Mientras no exista licencia, permiso sin sueldo, etc. El valor original coincide con el calculado. Pero si la persona trabajó 15 días entonces: O.SUBASE = $ 500000 I. SUBASE = $ 250.000 Horas extras: En este caso: O.HEXS5O = 10 (Ver lo ingresado en el campo "Valor" del cuadro anterior, que corresponde a la cantidad de horas extras realizadas por un trabajador) I. HEXS5O = $ 58.334 lo que resulta de evaluar la fórmula Bono de Navidad O.BONNAV = 0 (Ver lo ingresado en el campo "Valor" del cuadro anterior). No tiene sentido en este caso el O.BONNAV dado que siempre dará cero por resultado. I.BONNAV va a depender de la fórmula el resultado. Supongamos que la persona tuvo 15 días de licencia Caso 1: Si la fórmula del Bono de Navidad fuera: BONNAV = 0.5*O.SUBASE = 250.000 (sería 250000 independiente si el empleado tuvo licencia o no) Caso 2 BONNAV = 0.5*I.SUBASE = 62.500 (El cálculo se realiza con el Sueldo Base proporcionado a los días que trabajó) Updated: 07/02/2013



2.5.6

Liquidaciones Históricas Liquidaciones Históricas: Seleccionando esta opción aparece la pantalla "Información Histórica de Rentas" mostrando todas las liquidaciones de un empleado.

Seleccionando con el mouse el mes del cual se desea obtener la liquidación y luego el botón aparece lo solicitado para ese empleado:



Reliquidaciones Como ejemplo se supuso al empleado un Bono Reliquidable (ítem BONREL), al cual se le asignó la fórmula P[RELIQUI(KVAL,'30/04/00','30/07/00','L')]P, en la cual KVAL es el valor del bono, las fechas indicadas son las de inicio y término y L indica que se reliquidarán impuestos y leyes sociales (Si pusiera I se reliquida sólo impuestos) Presionando el icono aparece un cuadro pidiendo fechas entre las cuales se hará la impresión

Presionando el icono se presenta una pantalla ofreciendo imprimir o mostrar por pantalla la información, el reporte por pantalla es el siguiente:

Updated: 07/02/2013



2.5.7

Cuenta Corriente (Creación de Préstamos)

Creación y Control de Préstamos En caso de otorgarle un préstamo a un empleado es necesario indicar diversos antecedentes para identificar el préstamo y su forma de pago, además, es posible que la empresa acepte una petición del trabajador de modificar la forma de pago y en ese caso necesitará disponer de la herramientas que el Sistema proporciona para efectuar las correcciones en el monto y fecha de las cuotas. Llamando al icono

aparece el cuadro siguiente sobre la pantalla de la ficha

Posicionándose sobre uno de esos préstamos supongamos el número 1 y con un clic en aparece el detalle de los abonos al préstamo,



El detalle del préstamo se puede ver por pantalla o imprimir con el botón se muestra en la siguiente imagen:

como

El cuadro amarillo situado a la izquierda abajo de la pantalla inicial permite filtrar por la causa que origina la petición del préstamo (Tipo del préstamo).

Haciendo doble clic en cualquiera de las tres partes en blanco aparece la tabla Nº 37 de “Tipos de Préstamo”, en la cual se puede crear o modificar causales.

Si un empleado solicita un préstamo y se acepta concedérselo el proceso se inicia efectuando: Clic en Crear con lo cual aparece el cuadro que se muestra más abajo pidiendo un número identificador para ese préstamo.



Una vez colocado el número y presionando la tecla “Enter” aparecen los cuadros a llenar con los montos, ítem del préstamo y otros detalles.

.



Un punto importante a considerar es sobre la "Forma de Descuento" la cual puede ser:  Un ítem en cuotas (iguales), o bien,  En múltiples ítems (modificables) La solución elegida fue la segunda, es decir, que cada cuota fuera un ítem. Estos ítems serían modificables por parte de la empresa para asignarle a la cuota un valor menor o mayor o incluso, postergarla. El sistema crea un comprobante de préstamo que deberá ser firmado por el empleado. Su visión por pantalla es la siguiente:



Como el préstamo fue otorgado en cuotas que son ítems Para captar mejor lo dicho, veamos el "Mapa de ítems" posibles de modificar ellos aparecen en el mapa de ítems.

En el mapa figura la primera cuota (1/12) con el numero del préstamo y llamando al cuadro de diálogo del ítem, podemos modificar su monto y su fecha de aplicación. © 2013... PayRoll S.A.


En "Información Básica" puede modificarse el monto. En "Información Adicional" podemos modificar la fecha de inicio o vencimiento de la primera cuota.

2.5.8

Historial de Cambio en Ítems Para conocer este historial se recurre al icono situado en la segunda banda, en el costado izquierdo de la Ficha, se obtiene un cuadro al interior de la pantalla principal de la Ficha:



En él figura un buzón superior para indicar el ítem, su Código y la Descripción y otro para colocar la fecha inicial. Además, arriba a la derecha se pide precisar si se trata del monto original o el calculado Estos conceptos están explicados en Mapa de Ítems. Ver: Mapa de Ítems y Conceptos de Pago Más abajo, el cuadro presenta 4 columnas para los datos siguientes: -

Fecha (del cambio) Monto Diferencia (con el dato anterior) Porcentaje (que representa la diferencia)

El ítem se consigue haciendo un doble clic en ese campo para traer a la pantalla la tabla de ítems.



Con otro doble clic en el ítem elegido se lo lleva al buzón luego se selecciona la fecha inicial y Con un clic en el signo se llenan automáticamente las columnas de datos.

El listado de cambios también puede imprimirse recurriendo al icono © 2013... PayRoll S.A.


2.5.9

Currículum En el currículo de cada empleado se le ha dado importancia a tres aspectos que le afectan para el desempeño de sus funciones- Ellos son: Preparación Educativa, Historia y Experiencia laboral, y Capacitación. Dentro de la ficha del empleado, la primera pantalla del currículo

es la siguiente:

El Curriculum se divide en pestañas o categorías para cada tipo de actividad o formación, las cuales son: 1. Educación. 2. Lab. Interna. 3. Lab. Externa. 4. Capacitación. 5. Proyectos. 6. Publicaciones. 7. Otros. 8. Seminarios y Congresos. 9. Becas y Distinciones. 10. Idiomas. 11. Historia Laboral. Dentro de cada una de estas categorías se pueden crear , modificar o eliminar registros , en el caso de agregar un registro relacionado con la categoría de “Capacitación” aparece el siguiente cuadro de diálogo:



Para una modificar una actividad relacionada con “Educación” se muestra la siguiente pantalla:



Para todas las pantallas de ingreso o modificación de los atributos del Curriculum, al costado inferior derecho muestra la fecha de actualización del registro (“Actualizado al DD/MM/AAAA”). Es posible obtener todos los datos pertinentes del empleado mediante la impresión del currículo Su visión por pantalla es la siguiente:

En el menú reportes se pueden imprimir Curriculum masivamente, para acceder a esta pantalla se ingresa a “Informes/Capacitación/Currículos por empleado”, en la cual seleccionamos los empleados, los datos a incluir en los Currículos, el ordenamiento a aplicar y los datos que se incluirán en el reporte.



Seleccionando “Datos del Reporte” en Básicos e incluyendo los datos de “Educación” e “Idiomas”, generamos el reporte con un clic en el botón solo con los datos personales del empleado:



2.5.10 Asignaciones Con un clic en el icono que permite acceder al programa de manejo de las asignaciones que le haya confiado o confíe la empresa al empleado. En este caso al señor Eduardo Abarca:

Para establecer o modificar el estado de la asignación se utiliza este cuadro de diálogo obtenido con un clic en modificar



El listado de las asignaciones concedidas o que podrían concederse, incluido su código, se encuentran en la tabla Nº 39 "Tipo de Asignaciones"

Cuando se ingresa o modifica una asignacion, luego de presionar un clic en presenta una oferta de imprimir un comprobante:

Este comprobante contiene lo siguiente:


se


También puede imprimirse el estado total de las asignaciones al empleado para ello se hace clic en el icono en la primera pantalla. El informe impreso es el siguiente:



2.5.11 Credenciales Presionado el ícono "Credencial" aparecerá un recuadro interior ofreciendo imprimir, mostrar por pantalla o las otras alternativas que acompañan esta oferta.

Para una empresa puede ser interesante su impresión. La presentación de esta Credencial puede verse por ver por pantalla:

El código del empleado está impreso como código de barras. Updated: 07/02/2013



2.5.12 Hoja de Vida El sistema dispone de un espacio para anotaciones codificadas sobre puntos que afecten a los empleados y que se consideren de interés tenerlos en el futuro en consideración. Presionando el icono

de la segunda base lateral izquierda aparece esta pantalla

Con "Crear" aparece el cuadro de diálogo. Como puede verse, las anotaciones son con indicación de día, hora y nombre de la persona responsable de hacerla

Para el Tipo de Anotación se llamará a la Tabla número 38 en la cual están codificados las causales más frecuentes.



Crear una nueva anotación con un clic en el icono

se la lleva a la pantalla anterior.

Presionando el icono de impresora , en la parte inferior del recuadro primero con el detalle de las anotaciones y eligiendo la opción ver por pantalla se muestra el cuadro detallado de la hoja de vida lista para su impresión.



2.5.13 Documentos Este programa permite guardar documentos del empleado con el fin que estén disponibles en la fecha que se requieran. La pantalla inicial es la que sigue:

Con doble clic en el registro se abre el documento o archivo adjunto, si el documento deja de existir se envia un mensaje de alerta.

2.5.14 Vacaciones. Administración Individual 1) Objetivo: El objetivo de este instructivo es que cualquier usuario, siguiendo los puntos del Diagrama de Flujo, sea capaz de implementar y llevar las vacaciones en el sistema. 2) Alcance: Abarca todo lo relacionado a la implementación de vacaciones y la carga de nuevos comprobantes en el sistema. 3) Descripción de las actividades: 1.- Configuración en el menú Sistema /Preferencias: Para PayRoll Remuneraciones la configuración de las vacaciones es por defecto, correspondiente a la legal de una empresa. Los casos particulares se ingresan en la pestaña "Otros" de la ficha del empleado. Cálculo de Vacaciones: Las vacaciones pueden calcularse, según sea la fecha de cierre, de dos formas: o Según Año Calendario: que hace cierre al 31 de diciembre de cada año. o Por períodos Anuales: Una vez cumplido el año a partir de la fecha de ingreso. Días base de Vacaciones: Son los días base para el cálculo de las vacaciones (legalmente se considera 15 días hábiles). Sábado es día hábil: "Sí" o "No". Si la empresa considera el sábado © 2013... PayRoll S.A.


como día hábil. Días Feriados Este tema aparece tratado en Otros de Mantención Separa días Progresivos: Esta opción permite que en la ficha del empleado, en el botón correspondiente a Vacaciones aparezcan separados los días normales de los progresivos. Empresa del Estado: Se incorporó esta opción de cálculo de vacaciones especial sólo para las empresas públicas. 2.- Configuración Datos personales en la ficha del empleado Los casos particulares de vacaciones se configuran en la opción Mantención/Empleados (ficha), en la pestaña "Configuraciones" la opción "Vacaciones"

a) Fecha Inicial: La fecha inicial debe corresponder a la Fecha de ingreso o a la fecha desde la cual se comience a contabilizar las vacaciones del empleado. b) Años reconocidos. Este dato se utiliza para contabilizar la antigüedad del trabajador. Recordemos que según el Código del Trabajo: "Todo trabajador con diez años de trabajo para uno o más empleadores, continuos o no, tendrá derecho a un día adicional por cada nuevos tres años trabajados. Con todo, sólo podrán hacerse valer hasta 10 años de trabajo prestados a empleadores anteriores". En esta variable se incluirán los años trabajados (reconocidos) con otro empleador. Al lado derecho de este campo aparece una fecha a partir de la cual se harán efectivos los días progresivos. Los progresivos devengados antes de esta fecha se pierden. c) Fórmula de Vacaciones: El sistema permite determinar las vacaciones legales y, además, las vacaciones correspondientes a cualquier modalidad que utilice la empresa. En este caso la fórmula para vacaciones permanecerá en blanco, ya que se asumirá que se trata del cálculo legal de las vacaciones. d) Días Base: Corresponde a los días devengados anualmente por el empleado, que en el caso legal corresponde a 15 días. e) Días iniciales: El sistema al ingresar en el punto a) una fecha inicial para el cálculo de vacaciones, hace el cálculo de todos los días de vacaciones que ha devengado ese empleado hasta hoy, considerando que nunca se ha tomado vacaciones. Este campo numérico se ocupa, entre otros, para dejar al empleado en el estado actual, descontando de los días normales de vacaciones devengadas lo indicado en esta opción. 3.- Ingreso de información histórica de vacaciones: Esta opción se ocupa cuando se quiere ingresar toda la información histórica al sistema. © 2013... PayRoll S.A.


Si bien, más adelante se explicará todo lo referente a migraciones de datos históricos, más abajo se muestra la estructura que debe tener el archivo de texto para su importación. De estructurarse este archivo en Excel basta que en cada columna se ingrese lo que muestra esta tabla, no importando la posición inicial, largo ni tipo. Dato N° Documento Codigo Empleado Fecha Incicial Fecha Final Numero de dias Tipo (V/P/A/D) Dias Corridos? (0/1) Normal/Mañana/Tarde Fecha de retorno Motivo de Anulacion Periodos Tomados

Posicion Inicial 1 10 22 32 42 48 49 58 67 77 107

Largo 9 12 10 10 6 1 9 9 10 30 20

Tipo N CD D D Nd C N N D C C

4.- Configuración inicial de vacaciones: Consiste en dejar al empleado en el sistema, en las condiciones que está actualmente, ocupando para este efecto el campo de días iniciales, emitiendo comprobantes por totales de días de algún tipo, etc. Esta opción se utiliza cuando se quiere ocupar el sistema para llevar el detalle de vacaciones de ahora en adelante, y por tanto no se requiere ingresar el detalle histórico de vacaciones del empleado. 5.- Ingreso de Comprobantes de vacaciones Al ingresar en Mantención/Empleados al ícono , ubicado en la barra vertical del costado izquierdo de la pantalla, aparece el programa en que se muestra el estado y otorgamiento individual de vacaciones y que se explica en el Manual. Mediante la barra de funciones situada en la parte inferior del recuadro, con los íconos, es posible modificar un comprobante otorgado o crear otro nuevo.



Seleccionando el botón siguientes campos:


el sistema permite crear un comprobante ingresando los


En la parte superior de esta pantalla está el recuadro "Opciones" en el cuál se debe seleccionar obligatoriamente la "Unidad" (de medición de las vacaciones) y "Rebajar de" que se refiere a de que días se rebajarán los días de vacaciones que se tomará el empleado. a) Unidad: Las alternativas son: Días, Mañana o tarde. b) Rebajar de: Las alternativas son: Días normales, progresivos, Días adicionales ingresados al empleado (a las vacaciones como por ejemplo los días administrativos en el sector público), o de los días base. Además, si se quiere, se puede seleccionar alguna de estas dos opciones: a) Días Corridos: El sistema consulta si los días que se van a ingresar son días corridos o sólo días hábiles. b) ¿Agrega días Adicionales?: Consulta si se quiere agregar a las vacaciones del empleado "Días adicionales". Estos, son días que se agregan una sola vez, no teniendo repercusiones en el cálculo histórico. En lo que sigue para generar el comprobante se deben ingresar los siguientes campos: a) N° de Comprobante: Corresponde a un número correlativo que genera sólo el sistema en la medida que se van emitiendo los distintos comprobantes. b) Fecha Inicial: Haciendo un clic en el campo fecha se obtiene un recuadro calendario, donde se puede seleccionar la fecha de inicio de las vacaciones. c) Días Pendientes: Días devengados de vacaciones aún no tomados por el empleado. d) Días de Vacaciones: N° de días de vacaciones que se tomará el empleado. e) Días Corridos: Numero de días de vacaciones en total tomando en cuenta los días inhábiles. f) Días Inhábiles en periodo de Vacaciones: Se refiere a Sábados, Domingos y festivos que ocurran dentro del período de vacaciones. g) Fecha Final: Fecha final de vacaciones. h) Fecha de retorno: Fecha real de retorno. Ejemplo: Una persona puede haber pedido unos días de vacaciones y luego permiso sin sueldo, por tanto la fecha final de vacaciones no corresponderá a la fecha en que el empleado se incorpora a su trabajo. i) Periodos Correspondientes: Es un dato referencial que se ingresa para que sea impreso en el comprobante de vacaciones j) Días en mes de Inicio: Días de vacaciones que caigan dentro del mes de inicio del periodo. k) Días en mes siguiente: Días de vacaciones que caigan dentro del mes siguiente al de inicio. 9) Anexos ANEXO: Ejemplo de Configuración y cálculo de vacaciones Paso 1: Corresponde al punto 1.a) de este instructivo. El cálculo se vacaciones se hará de modo que cuando la persona cumpla un año en la © 2013... PayRoll S.A.


empresa devengue los Días base de vacaciones que son 15 para el cálculo legal. Además queremos que los días progresivos aparezcan en una pestaña aparte. El punto 1.b) vamos a suponer que ya está configurado. Paso 2: Punto 2.Ingresamos al menú Mantención / Empleados (ficha). En la pestaña "Configuraciones" que se ubica en la mitad de esta pantalla se configura el cálculo de vacaciones para cada empleado.

El sistema considera la "Fecha inicial" como fecha de referencia para el cálculo de vacaciones, ya que no siempre coincide con la fecha de ingreso. A continuación haremos un ejercicio de los días devengados a hoy 28/03/2011 (Fecha actual del sistema PayRoll) por un empleado que ingresó a la empresa el 01/01/2005. En el ejemplo vemos que la fecha inicial para este empleado es el 01/01/2005. Año 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 Total

Dias Devengados 15 15 15 15 15 15 90

Cálculo de los proporcionales Desde el 01/01/2011 al 28/03/2011 hay 2 meses y 27 días lo que implica que los días proporcionales son: (2+27/30)* 1.25 = 3.63 días. Al seleccionar el botón


Aparece la siguiente pantalla:


Donde aparecen los 11,53 días normales y los 3,63 proporcionales calculados, ademas de los 2,90 dias adicionales. En resumen, al ingresar la fecha para el cálculo de las vacaciones el sistema calcula todas las vacaciones que el empleado debiera haber tomado a la fecha. Se puede modificar la fecha ubicada bajo el texto “Días Pendientes” para que el sistema actualice las vacaciones o dias pendientes a la fecha indicada, como lo muestra la siguiente imagen:



Para inicializar el sistema tenemos dos opciones: 1) Importar todos los comprobantes de las vacaciones que se ha tomado este empleado. Esto se podría hacer a través de la importación de archivos explicada en este instructivo punto 3.- "Ingreso de información histórica de vacaciones" 2) Ingresar en el menú Mantención / Empleados (ficha). En la pestaña "Configuraciones" en "Vacaciones", en el campo "Días iniciales "el número de Días de los Devengados anuales ya tomados. Por ejemplo, si al empleado Pepita Barral Iturra actualmente le quedan 15 días de los devengados anuales y los 13,67 proporcionales.

La idea de hacerlo por esta segunda opción es comenzar a guardar la historia de los comprobantes de ahora en adelante y la historia guardarla en otra parte. Para emitir un nuevo comprobante se ocupa el botón pantalla:


con lo que aparece la siguiente


Con queda grabado el comprobante. También permite que uno lo pueda ver por pantalla. El informe que emite es el siguiente, con copia tanto para el empleador como para el trabajador.



Como se muestra en la siguiente imagen aparecen los días anuales en 5 y en la parte del lado derecho de la pantalla "Días tomados", aparece registrado el comprobante.

Con el boton de la pantalla de vacaciones se accede al detalle por periodos y el estado actual de las vacaciones:

Ademas existe un modulo en el cual se pueden ingresar dos tipos de dias extra al empleado:  Días Extra de Tipo Legales: Se agregan como dias adicionales a las vacaciones del empleado © 2013... PayRoll S.A.




Días Extra de Tipo Extra: Se agregan como dias por periodo a las vacaciones del empleado

Para acceder a este programa se presiona el boton ubicado en la parte inferior central de la pantalla de vacaciones con lo cual se presenta la siguiente pantalla:

Dentro de esta pantalla se puede crear, modificar o eliminar dias extra, para crear los dias extra se presiona el boton para abrir el formulario de ingreso:

a) b) c) d) e) f)

Numero: Identificador para el registro (Tipo numérico). Descripción: Texto explicativo para el registro. Tipo: Clasificacion de los dias extra, puede ser extra o legal. Días: Numero de dias para asignar al empleado. Fecha de inicio: Fecha en la cual se comienzan a cargar los dias asignados. Fecha de termino: Fecha en la cual se acaba con el otorgamiento y se completa la proporcion de los dias.

Los días extra se cargan de manera proporcional durante la fecha inicial y termino, es decir cuando se cumple la fecha de termino se cargan todos los días de vacaciones al empleado. Updated: 07/02/2013 © 2013... PayRoll S.A.


2.6

Contratos Finiquitos y Comunicaciones 1. Alcance: Abarca todo lo concerniente a la implementación de los contratos, finiquitos y comunicaciones, la forma cómo se hacen los documentos contratos, finiquitos y comunicaciones, tanto para un empleado como en forma masiva 2. Descripción de las actividades: A continuación se describen los siguientes puntos: 2.1.- Contratos Finiquitos y Comunicaciones 2.2.- Asignar Contratos Finiquitos y Comunicaciones 2.3.- Cálculo de Finiquitos

Updated: 07/02/2013

2.6.1 Implementar Contratos Finiquitos Y Comunicaciones Creación De Contratos, Finiquitos y Certificados o Comunicaciones: Paso 1: Selección del Procesador de Texto: La primera tarea que debe afrontar el usuario es decidir acerca del procesador de texto que utilizará. Buscando la compatibilidad de las diversas herramientas utilizadas se propone utilizar el procesador de texto WORD. I)

Dirigirse a la pantalla de presentación de WINDOWS y buscar la carpeta o el ícono de Microsoft Office Word. Haciendo clic en ese ícono con el botón derecho del mouse se presenta un recuadro ofreciendo diversas alternativas entre las cuales seleccionamos propiedades.

Con esto se presenta el siguiente cuadro, del cual debemos copiar ( Ctrl + C) la ruta que aparece dentro del campo “Iniciar en:”



II)

Entramos al Sistema PayRoll Remuneraciones y seleccionamos el menú "Sistema/preferencias" y dentro de la pestaña "Vinculos" se visualiza la siguiente informacion:

En el buzón "Procesador de texto" se pega (con Ctrl + V) lo copiado de "Iniciar en:" de la pantalla "Propiedades de Word". Con esto, el procesador de texto que el sistema utilizará para trabajar con contratos, finiquitos, comunicaciones, etc. será Microsoft Office WORD. © 2013... PayRoll S.A.


Paso 2: Guardar el documento bajo el directorio "Doc" de Payroll4 con extensión RTF: para que sean reconocidos por el sistema. Además hay que tener presente que el nombre con que se guarde el documento no debe contener espacios. Paso 3: Ingreso de variables al documento: Consiste en trabajar sobre el documento ya sea contrato finiquito o carta al personal, reemplazando en el texto los campos que deben ser variables para cada empleado por los nombres de variables que reconoce Payroll. Para conocer las variables que reconoce Payroll vea anexo 1 Para ingresar las variables al documento se puede trabajar desde: I.

II.

La misma ubicación donde se guardó el documento (paso 2) : Es decir, desde el directorio "C:/Payroll4/Doc" e ingresando desde aquí las variables. El listado de variables que se pueden ocupar dependiendo desde donde se edite el informe es el que se muestra en el Anexo 1 de este capítulo. Desde Payroll: En términos generales, al presionado el ícono o en el menú Mantención /empleados (ficha), o al ir al menú: Informes / legales Contables /contratos Masivos o al menú: Informes/otros Informes/certificados Comunicaciones, en todos ellos, el Sistema pide seleccionar un "Texto". Al hacer doble clic en este campo, se accede a un listado de todos los contratos, Finiquitos o comunicaciones guardados en el directorio indicado en el paso 2. Si se quiere editar el certificado, basta seleccionarlo con Botón izquierdo (BI) del Mouse y presionar el botón derecho (BD). En este ambiente podemos escribir el texto de que se trate, y poner el nombre de la variable donde se quiere que aparezcan los datos de cada uno de los empleados seleccionados, o modificarlo. En el ejemplo se muestra cómo se ingresan las variables a un contrato:



Cualquiera sea el tipo de documento que estemos creando, existen 2 posibles firmantes: 1) Firmante general el cual se define en el Programa "Mantención /De Parámetros" con lo que aparece la siguiente pantalla:



Haciendo doble clic sobre el campo "Firma los documentos legales" aparece un listado con todos los empleados de la empresa. Seleccionando a la persona que le corresponde firmar los documentos legales con doble clic se trae a esta pantalla. Con queda configurada esta acción. Las variables que se deben ingresar en el documento con el fin de que aparezca en él los datos del "Firmante general" son: <> <> <>

Nombre del Firmante Rut del Firmante Descripcion del cargo del Firmante

2) También está la posibilidad de definir Firmante Alternativos para los diferentes documentos: Contratos individuales, Contratos masivos y Finiquitos. Para ello se debe reemplazar en cada uno de los respectivos programas el firmante propuesto, que en un comienzo siempre será el Firmante General, por el que se desee. Una vez indicado el alternativo, este quedara grabado para ese usuario. Hay que recordar que los datos digitados ahora son relativos a cada usuario, por lo tanto otro usuario podría indicar otro firmante alternativo. Los datos del firmante alternativo deberán ser rescatados con las mismas variables del general, pero con un 1 al final, es decir: <> <> <>


Nombre del Firmante alternativo Rut del Firmante alternativo Descripcion del cargo del Firmante alternativo


Paso 4: Agregar instrucciones para que el documento se genere para cada uno de los empleados seleccionados. Para lograr que un contrato tipo se aplique a una "selección" de personal es necesario agregar previamente las siguientes instrucciones: Al comienzo del documento la instrucción, y una vez finalizado el documento se da un salto de pagina para terminar con la instrucción con lo cual el contrato (finiquito, comunicación) quedará como se mostró más arriba. ANEXO 1 VARIABLES PARA CONTRATOS Variable << s_firma>> <> <> <<$Oc.Fedis(s_fecha)>> <> <<$Oc.Fedis(s_fecha,'L')>> <> <<$Oc.Fedis(pq.fecha_nac)>> <> <<$Oc.Fedis(pq.fecha_ing)>> <> <<$Oc.Fedis(pq.fecha_ret)>> <> <<$Oc.Fedis(pq.fecha_xtr)>> <<$Oc.DE(pq.empresa)>>: <<$iif(pq.sexo='F','Sra.','Sr.')>>: <> : <<$Oc.Dnombre(pq.nombre)>> <> : <<$Oc.Drut(pq.rut)>> : <<$Oc.Drut(s_emprut)>> : <<$Oc.VT(3, pq.cargo,0)>> <<$DT(3, pq.cargo)>> <>: <>: <>: <>: <>: <>: <<$Oc.Dnumero(item1)>> <<$Oc.Dd(pq.direccion)>>

Definicion Nombre del firmante Rut del Firmante Cargo del Firmante Transforma las fechas del formato 31/12/1999 al 31 de Diciembre de 1999 Fecha del día Fecha de nacimiento Fecha de ingreso Fecha de retiro Fecha de uso extra Nombre de la empresa Dependiendo del sexo pondría Sr. o Sra. Nombre del empleado (Apellido 1,Apellido 2,Nombre) Nombre del empleado (Nombre, Apellido 1,Apellido 2) Estado civil. Rut del trabajador Rut de la empresa Descripción del Cargo del empleado ítem (1) que se importe al contrato de la pantalla inicial ítem (2) que se importe al contrato de la pantalla inicial ítem (3 que se importe al contrato de la pantalla inicial ítem (4) que se importe al contrato de la pantalla inicial ítem (5) que se importe al contrato de la pantalla inicial ítem (6) que se importe al contrato de la pantalla inicial Siendo el item1= 100.000 lo convierte a palabras (Cien mil) Direccion del Empleado.



Para sacar aquellos campos que están ligados a una tabla se debe utilizar lo siguiente:

<<$Oc.VT( 3 , pq.cargo , 0 )>> N° de la tabla desde la cual se desea leer un dato

Nombre de la variable, cuya tabla se desea leer

Corresponde al valor que se desea obtener. 0 = Descripción 1, 2, 3, 4 = Valores del 1 al 4 respectivamente

Esta funcion devuelve distintos tipos de datos, dependiendo del valor con que se opere. Al ocupar los valores 0, 3 y 4 devuelve un carácter, y con los valores 1 y 2, un dato numérico. Además, se puede utilizar cualquier dato del empleado (estos datos se muestran en el encabezado "Manual Payroll/Presentación y Manejo de la Ficha/Explicación de Campos de la ficha" de la forma PQ.DATO. Por ejemplo <> ; <>; etc. El nombre de la variable que identifica el dato fijo puede obtenerse haciendo clic con el botón derecho del mouse en el nombre del dato en el Maestro de Empleados, con lo cual aparece el cuadro siguiente:

VARIABLES DE LA FICHA DEL EMPLEADO Variable <> : <> : <> : <>: <> : <> <<$Oc.VT(16,pq.nacion,0)>>: <> <<$Oc.VT(17,pq.estudios,0)>>: <> <<$Oc.VT(18,pq.titulo,0)>>: © 2013... PayRoll S.A.

Definicion Código del Empleado Situación del Empleados A:activo; S: suspendido; P:pendiente; E:eliminado Clase de remuneraciones Tipo de sexo M:Masculino; F:Femenino Teléfono Nacionalidad, Tabla 16 Estudios, Tabla 17 Título, Tabla 18


<> <<$Oc.VT(19,pq.idiomas,0)>>: <>: <>: <>: <>: <> : <> : <> : <><<$Oc.VT(2,pq.catego,0)>>: <> <<$Oc.VT(11,pq.clasif,0)>>: <> <<$Oc.VT(9,pq.ubica,0)>>: <> <<$Oc.VT(9,pq.lpago,0)>>: <> <<$Oc.VT(28,pq.grado,0)>>: <> <<$Oc.VT(22,pq.division,0)>>: <> <<$Oc.VT(40,pq.unidad,0)>>: <> <<$Oc.VT(13,pq.horario,0)>> <> <<$Oc.VT(25,pq.sit_lab,0)>>: <> <<$Oc.VT(12,pq.fpago,0)>>: <> <<$Oc.VT(7,pq.banco,0)>>: <> : <>: <>: <>:

Idiomas, Tabla 19 Rentas Máxima Indíca autorización a pasar rentas máximas Tipo de documento, Tabla 21 Número de documento referido al campo anterior Motivo de egreso, Tabla 20 Centro de costos, Tabla 1 Cargo del empleado, Tabla 3 Categoria del empleado, Tabla 2 Clasificación del empleado, Tabla11 Ubicación física del empleado, Tabla 9 Lugar de pago, Tabla 9 Grado dentro de la empresa, Tabla 28 División del Empleado, Tabla 22 Unidad , Tabla 40 Horario del trabajador, Tabla 13 Situación Laboral, Tabla 25 Forma de pago, Tabla 12 Banco del trabajador, tabla 7 Oficina de banco Cuenta Corriente del empleado Talla de ropa Talla de zapato

LEYES SOCIALES Variable <> : <> <<$Oc.VT(8,pq.cod_afp,0)>>: <> <<$Oc.VT(4,pq.cod_isa,0)>>: <> <<$Oc.VT(10,pq.cod_caj,0)>>: <> <<$Oc.VT(23,pq.cod_sin,0)>> : <> <<$Oc.VT(5,cod_ine,0)>>: <> <<$Oc.Fedis(pq.fecha_afp)>> : <> <<$Oc.Fedis(pq.fecha_isa)>> : <>: <>: <>: <>:

Definicion Nro.de Fun Isapre. Código de AFP., Tabla 8. Código de Isapre. Tabla 4. Código de Caja Compensación, Tabla 10. Código del Sindicato, Tabla 23 Código del INE, Tabla 5. Fecha de incorporación a la AFP. Fecha de incorpor. a la Isapre. Tramo de carga familiar Código de régimen Indica si el trabajador ya jubiló Lugar de pago cotizaciones



VACACIONES Variable <>: <>: <>: <>: <>: <>:

Definicion Fecha utilizada para el cálculo de vacaciones. Años reconocidos Días adicionales de vacaciones. Fórmula utilizada para el cálculo de vacaciones Nro.de días tomados de vacaciones Días extras de vacaciones

FINIQUITOS Variable <>: <>: <>: <>: <>: <>: <>: <>: <<$Nletra(item1)>>:

Definicion Feriado proporcionales Mes Sustitutivo Indemnización Legal Deudas Pendientes Asignaciones no devueltas Aumenta o disminuye total de finiquitos Sueldo del mes Total finiquitos Monto en palabras

Al ingresar en el finiquito lo siguiente: <> <> <> <> <> Se incorpora la liquidación del mes del empleado al finiquito. Con: Variable <> : <>: <> : <> : <

Definicion Inicio de iteraciones de ítems de la liquidación descripción del ítems ítems de descuentos ítems de haberes Término de la iteración de ítems de la liquidación.


ENDOSOS DE CONTRATO Variable <>: <> : <> : <> :

<>:

Definicion Fecha del aumento Monto anterior Monto nuevo Tipo de aumento : Aquí aparece lo que se haya ingresado en "Mantención Ítems" del empleado al que se le está generando el endoso, al selecciona el Sueldo Base con doble clic, en la pestaña "Otros" en el campo "Observaciones". Porcentaje de aumento: Updated: 07/02/2013

2.6.2

Asignar Contratos Finiquitos y Comunicaciones Se ingresa a esta opción a través del menú Mantención/Empleados (Ficha) seleccionando el icono ubicado al lado izquierdo de la pantalla. Con un clic en ese icono aparece este cuadro solicitando ingresar:

a) Fecha de Contrato: Fecha a partir de la cual se contrata al empleado b) Texto: Con un doble clic en " Texto" aparece el detalle de los textos existentes. Seleccionando con el mouse el contrato con doble clic se trae a la pantalla "Datos para el Contrato" Como ya habíamos visto, en caso que el doble clic sea con el botón derecho será posible editar este contrato u otro que interese c) Firma del Documento: Haciendo doble clic sobre este campo se debe seleccionar el firmante alternativo y con doble clic traerlo a esta pantalla. d) Tipo de configuración: Permite ingresar un número de hasta 2 dígitos. Por cada tipo de configuración , seleccionando luego el ícono se puede indicar a qué corresponde el ítem 1, ítem 2………item10, llamadas como variables desde el contrato como <>, <>,…….<> respectivamente. Para hacer esto, nos paramos en cualquiera de los campos "item1" a "item10", y con doble clic aparece una pantalla mostrando todos los ítems creados en el sistema. Seleccionando uno, nuevamente con doble clic, se trae a la pantalla original. © 2013... PayRoll S.A.


En el ejemplo en el tipo de configuración 9 se indicó que la variable <> del contrato corresponde al Sueldo Base, el <> a la gratificación y el <> al bono de producción. Al lado derecho de cada uno de estos campos se muestra una columna de "Valor Calculado". Al marcar con un clic frente a un ítem, el sistema entiende que se quiere aparezca el valor calculado y no el valor original. Para entender en mejor forma los conceptos de "Valor Calculado" y "Valor Original" vea el "Instructivo de Asignación de conceptos de pago a los empleado "Concepto de valor calculado y valor original de un ítem" e) Revisa funciones y variables leídas: Uno de los errores más frecuentes relacionados con los documentos generados tanto para contratos como para finiquitos, es que las funciones y/o variables no entregan los resultados esperados. Esta situación se produce debido a que, en determinadas circunstancias, el formato RTF agrega caracteres entremedio, que desafortunadamente no son visibles en el documento pero si al momento de evaluar o decodificar la función o variable, lo que provoca obviamente que el Sistema las desconozca. Normalmente la solución a esto es simplemente borrar lo que esté en dudas y escribirlo de nuevo, pero siempre queda la duda si se borro todo lo que correspondía o si no aparecerán dichos caracteres otra vez. Para ello se agrego a todos los programas que generan este tipo de documentos una opción que permite activar una pantalla donde se muestran todas las variable y funciones, tal y como fueron leídas por el programa. De tal forma que si hay caracteres extraños, ahí aparecerán. Para generar el contrato a un empleado, una vez ingresados los datos correspondientes, debe ejecutarse con el botón con lo cual aparece el contrato personalizado para éste empleado. © 2013... PayRoll S.A.


2.6.3

Cálculo de Finiquitos Paso 1: Configuración de las bases de cálculo del finiquito: Para indicar los ítems que formarán cada una de las bases de cálculo para el finiquito debe ingresar al menú Mantención /Ítems, e ir seleccionando cada uno de los ítems que forman la base de cálculo y hacer doble clic sobre la descripción del ítem o presionar el botón para modificar. Luego debe seleccionar la pestaña "Afectos" con lo que aparece la siguiente pantalla:



Aquí se deben ingresar los siguientes campos: a) Acumula afecto 1 del resumen: Si el ítem sobre el que está trabajando es fijo y se debe considerar en la base de cálculo de la Indemnización legal debe indicar que SI en esta opción. b) Acumula afecto 2 del resumen: Si el ítem sobre el que está trabajando es fijo y se debe considerar en la base de cálculo de las vacaciones proporcionales debe indicar que SI en esta opción. c) Afecto a Licencias Médicas: Para entender que se ingresa en esta opción revise el "Instructivo de Ausentismos" d) Acumula rentas variables: Si el ítem sobre el que está trabajando corresponde a un conceptos variable pagado en cada mes, debe indicar que SI en esta opción y No en Afecto 2 Para valorizar los diferentes conceptos del finiquito se utilizan tres bases de cálculo extraídas respectivamente de los campos Afecto1, Afecto2 y AfeVari del Resumen. Los cuales contienen lo siguiente: a. Afecto1: Corresponderá a la suma de Todos los ítems o conceptos fijos pagados que están afectos a la indemnización por años de servicio a los que se le indicó en la opción "Acumula afecto 1" que SI. b. Afecto2: Suma de los ítems fijos que están afectos al pago de las vacaciones pendientes del empleado, al momento del término del contrato. En otras palabras corresponde a la suma de todos los ítems a los cuáles se les indicó en la opción "Acumula afecto 2" que SI. c. AfeVari: Acumulado de todos los conceptos variables pagados en cada mes. Este tipo de conceptos están afectos a ambos tipos de pagos (indemnización y vacaciones). Corresponde a la suma de todos los ítems a los cuáles se les indicó en la opción "Acumula rentas variables" que SI. Este cálculo lo hace en base a los meses en que el empleado trabajó 30 días. Por lo tanto, para determinar cada una de las bases de cálculo se toma: B de C Indemnización por años de servicio = Afecto1 + ( AfeVari / Numes) B de C vacaciones = Afecto2 + (? AfeVari / Numes) Numes: Es el numero de meses con 30 días trabajados. Lo usual es tomar 3, a menos por supuesto que no existan. Paso 2: Cálculo del finiquito Se ingresa a esta opción a través del menú Mantención/empleados(ficha), presionando el ícono del costado izquierdo de la pantalla, con lo que aparece una pantalla solicitando ingresar los siguientes datos:



a) b) c) d) e)

Fecha del Documento: Fecha en que se emitirá el documento. Fecha de Retiro: Fecha en que dejó de trabajar para la empresa el empleado. Motivo de Egreso: Causal del retiro Texto: Selección del texto del finiquito. Período a considerar: Para Chile lo normal es que se seleccione en esta opción la "Remuneración del mes" f) Firma el documento: Con doble clic se debe seleccionar entre el listado de empleados el que firmará el documento. g) Observaciones: Sirve para hacer un comentario adicional en relación al finiquito. Más abajo aparecen cinco pestañas: "Resumen", "Vacaciones proporcionales", "Indemnización", “Mes Sustitutivo” y “Deudas”. A continuación se describen los datos a ingresar en cada una de ellas. 2.1.- Resumen: Al lado izquierdo de cada campo existe un recuadro en blanco en el cuál se deben marcar los conceptos que correspondan al cálculo del finiquito de este empleado. Al ejecutar aparecen los montos calculados para cada uno de ellos. En caso de querer cambiar las condiciones para el cálculo de las vacaciones, modifíquelos en la pestaña vacaciones y © 2013... PayRoll S.A.


vuelva a ejecutar, con lo que se recalcularán los montos en la pestaña "Resumen", en caso de querer cambiar las condiciones de la indemnización modifíquelos en la pestaña "Indemnización, y vuelva a recalcular, con lo que nuevamente se recalculará el finiquito. a) Feriados proporcionales: En esta opción aparecerá la Base de cálculo de feriados proporcionales. b) Mes Sustitutivo: Corresponde al mes de aviso. Se calcula en base a la base de cálculo para la indemnización. c) Indemnización: Por defecto el sistema hace el cálculo en base al tope de 90 ufs y 11 años trabajados. De querer modificar estas condiciones debe ingresar a la pestaña "Indemnización" a. Voluntaria: La indemnización que sobrepase las 90 ufs por año se considerará "Indemnización Voluntaria" d) Sueldo del mes: Si quiere que en el cálculo del finiquito aparezca sumado el Sueldo líquido del mes. e) Descontrar sobregiro del mes: f) Asignaciones no devueltas: Si se marca esta opción aparecerá descontado del finiquito el monto en que se valorizó la asignación no devuelta. g) Deudas Pendientes: Si el empleado tiene asignado ítems que van a la cuenta corriente se descontará en este campo dicho monto. Para mayor información vea "Instructivo de Cuentas Corriente". h) Total a pagar: Corresponde a la suma del feriado proporcional, mes sustitutivo, Indemnización legal y voluntaria descontadas las deudas pendientes y las asignaciones no devueltas. 2.2.- Vacaciones Proporcionales

a) Considera el mes actual: b) Ingresa la base: Consulta si se quiere ingresar la base de cálculo de las vacaciones en el campo siguiente. De aceptar esta opción se deberá hacer en el recuadro en © 2013... PayRoll S.A.


c) d) e) f) g)

blanco al lado derecho de esta opción. De no marcar esta opción el sistema calcula la base. Base última remuneración mensual: En caso de haber marcado el campo anterior aquí se puede ingresar la base de cálculo de las vacaciones. Incluir Vacaciones Adicionales?: Número de días pendientes: En base a los días hábiles que le quedan de vacaciones al empleado el sistema incluye los días sábados domingos y festivos que estén entre ellos. Valor diario: Divide lo calculado en "Base última remuneración mensual" por 30. Total a pagar por vacaciones: Multiplica lo calculado en el campo "Valor diario" por el "Número de días pendientes".

2.3.- Indemnización

a) Considera el mes actual: b) Ingresa la Base: Consulta si se quiere ingresar la base de cálculo de la Indemnización en el campo siguiente. De aceptar esta opción se deberá hacer un ticket en el recuadro en blanco al lado derecho de esta opción. De no marcar esta opción el sistema calcula la base en base a lo configurado en el paso 1. c) Base última remuneración mensual: En caso de haber marcado el campo anterior, aquí se puede ingresar la base de cálculo de las vacaciones. d) Sin tope de años: De no marcar esta opción el sistema calcula la indemnización según los años trabajados considerando como máximo 11. De marcar esta opción el sistema calcula en función del total de años trabajados. Para el caso de que la persona ingresó antes del XX de 1981, el sistema calcula siempre sin tope de años. e) Número de años a considerar: Aparece la cantidad de años que el sistema está considerando para el cálculo. © 2013... PayRoll S.A.


f) Indemnización Bruta: Corresponde a la multiplicación de lo calculado en el campo "Base última remuneración mensual" por el "Número de años a considerar" g) Convenio colectivo u otro exento: h) Renta promedio últimos 24 meses: Este campo aparece sólo si en la pestaña "Resumen" se marcó la opción "Voluntaria?" . Este cálculo se ocupa para ver que parte de la indemnización paga impuesto. La B de C que ocupa es la de la Indemnización por años de servicio. i) Tope indemnización legal exenta: Corresponde a la "Renta promedio últimos 24 meses" multiplicados por el "Número de años a considerar". j) Indemnización voluntaria afecta: Corresponde a la diferencia entre la "Indemnización bruta" y el "Tope Indemnización Legal Exenta" k) Impuesto: Se calcula sobre la Indemnización voluntaria afecta l) Indemnización a pagar: indemnización legal exenta + indemnización voluntaria afecta - impuestos correspondientes. m) Meses en que se reliquida: Paso 3: Verificar que existen creados los ítems que aparecen en el cuadro que se muestra más abajo: De no existir se deben crear según "Instructivo creación de conceptos de pago". Esto sólo en caso de querer que estos conceptos aparezcan en la liquidación de sueldo, de querer realizar sólo una simulación el proceso termina en el paso 2. Item VACPRO MESDEA INDLEG INDLEA FOTROS DEUFIN DEVASI DEVOTR -

Concepto Vacaciones proporcionales Número Días de Vacaciones a pagar Mes de Aviso Indemnización legal exenta Indemnización voluntaria parte afecta Indemnización Neta (*) Otros pagos Deudas o Préstamos pendientes Asignaciones no devueltas Otros descuentos Sueldo del mes (si corresponde) Total final a pagar

Tipo Haber exento (2) (Solo D.I.) Haber exento (2) Haber exento (2) Haber Normal (1) (Solo D.I.) Haber exento (2) Descuento (4) Descuento (4) Descuento (4) (Solo D.I.) (Solo D.I.)

En Documento pq.item1 pq.item9 pq.item2

pq.item8 pq.item6 pq.item4 pq.item5 pq.item10 pq.item7 pq.item8

En la columna "En Documento" se indica además el nombre con el cual se puede rescatar el valor de cada uno de estos conceptos en el documento impreso: (*)Para el caso de la indemnización, en el documento impreso solo es posible usar el monto de la indemnización neta, esto es: indemnización legal exenta + indemnización voluntaria (parte afecta) - impuestos correspondientes. Teniendo creados los ítems en el sistema tenemos la posibilidad de marcar en la parte superior derecha de la pantalla lo siguiente: Seleccionar alguna de estas dos opciones:  Traspasa a la liquidación  Genera anticipo © 2013... PayRoll S.A.


a) Sólo la opción "Traspasa a la liquidación" Al seleccionar esta opción y luego el botón ejecutar, aparece el siguiente mensaje:

Seleccionando "SI" podemos ir al mapa de ítems del empleado donde aparecerán los conceptos del finiquito traspasados a la liquidación.



En caso de haber indemnización voluntaria, el impuesto de la parte afecta de ésta se reliquidará entre los 12 meses anteriores. De hecho, al ir a modificar el ítem "Indemnización voluntaria parte afecta" e ir a la pestaña "Condiciones" aparece la fórmula de reliquidación como se muestra en la siguiente imagen:

Al ir a mirar la liquidación por pantalla aparece descontando el impuesto reliquidado.



b) Las dos opciones "Traspasa a la liquidación" y "Genera anticipo" a la vez. Si tiene marcada la opción "Traspasa a Liquidación" y "Genera Anticipo" que aparece en la parte superior derecha de la pantalla, al momento de ejecutar, el sistema consulta nuevamente si se desea incorporar los ítems en la liquidación. Al seleccionar "Si", los ítems quedan ingresado como haber y como descuento (Anticipo de liquidación), conservando el mismo líquido a pago que el que tenía la persona antes de ingresar el anticipo. La liquidación de un empleado antes del traspaso es la siguiente:

Luego de hacer el traspaso en el "Mapa de Ítems" del empleado se observa lo siguiente:



Los ítems se ingresaron como haber y cómo descuento dejando el mismo líquido a pago que antes que se traspasaran los ítems a la liquidación. Si alguno de ellos no estuviera creado, en la pantalla de "Mantención Ítems aparecería "No se encontró" y no saldría en la liquidación. La solución a esto es crear los ítems correspondientes, como haber exento para el caso de los tres primeros y como descuento si se trata del ítem de "Deudas Pendientes". La opción "No", no genera cambios en el Sistema. NOTA: Presionando el icono aparece una pantalla mostrando las asignaciones no devueltas, lo que podrá ser eliminada de ahí mismo, en caso de devolución por parte del trabajador.

2.7

Otros de Mantención En Mantención del Sistema se requiere estar al día en los índices económicos que afectan las remuneraciones del personal, así como en el cálculo de impuestos que les afectan y en los feriados que modifican los días trabajados y alargan un período de vacaciones. Además la empresa puede requerir establecer sus propios parámetros para ser utilizados en ciertas fórmulas en que un dato propio se presente en forma repetitiva.

Updated: 07/02/2013



2.7.1

Ingreso de Índices UTM, UF, IPC Ingreso de Índices: UTM, UF, IPC Esta operación se realiza tanto en la preparación del entorno para comenzar a operar con el sistema, como cada vez que se comienza a trabajar con un nuevo mes (lo que es equivalente al cierre del mes anterior). Se ingresa a esta opción a través del menú "Mantención / De índices (Utm, uf, ipc)" con lo que aparece la siguiente pantalla donde se muestra para cada periodo ingresado al sistema, los valores de la UTM, UF, el Tope de la AFP y el tope SEC.

Presionando el botón se procede a ingresar los valores del mes correspondiente. Los únicos valores que exige ingresar son los de la UF y UTM, el resto se ingresa a fin de año con la emisión de los certificados al S.I.I.

Updated: 07/02/2013 © 2013... PayRoll S.A.


2.7.2

Parámetros Adicionales Ubicado en “Mantencion/De Parametros” Uno de los puntos de interés es la firma de los documentos Legales.

Además existen los parámetros adicionales de cálculo que la empresa puede crear recurriendo a este programa

Estos parámetros son útiles para incluir valores propios de la empresa, hasta 22, precedidos de las letras KP. Como ejemplo KPO1 podría ser un parametro para el cálculo del sobre un bono especial. Updated: 07/02/2013 © 2013... PayRoll S.A.


2.7.3

Tabla de Impuestos La empresa deberá acomodar la tabla de impuestos que servirá para todos los cálculos al respecto, que efectúe.

Esta tabla no podrá crearse pero si modificarse presionando el boton modificar se habilitan los campos para ser actualizados, una vez modificados los valores, presionando nuevamente el boton se guardan los cambios.

Una vez actualizada la tabla, los valores que estaban antes en la tabla quedan en la pestaña “Antigua”

Updated: 07/02/2013



2.7.4

Feriados La imagen después de haber creado los feriados es la siguiente:

Para facilitar la creación de los mismos feriados una y otra vez, es posible utilizar el botón Asistente , el cual permite replicar todos los feriados del tipo Fijos, Móviles y con Condicion, de un año a otro. Los Especiales, deben ser creados uno por uno. Desafortunadamente los de tipo Móviles, se copiaran con la misma fecha (día) del año de origen, siendo responsabilidad del Usuario, modificarlos a la fecha correcta. Como se obtiene: aplicando el icono fechas del año que sigue:

es posible utilizar el año anterior para corregir

La pestaña “Borra feriados” permite eliminar los registros de feriados entre las fechas solicitadas por pantalla:



Recurriendo a Modificar estas operaciones

o Crear

se presenta la pantalla que permite efectuar

Tipo: Contiene las siguientes opciones: 1) Fijo: F: Aquellos que permanecen inamovibles de un año a otro, como por ejemplo la navidad (25/12). 2) Móvil: M: Son los que si bien corresponden a un feriado nacional, su fecha cambia de un año a otro, como por ejemplo, Semana Santa. 3) Especial: S: Son los que pueden corresponder a acontecimientos especiales generales para el país o sólo para la empresa. 4) Condicion: C: Seleccionando esta opcion se habilita el boton para ingresar una condicion para el feriado.



2.8

Revisión y Corrección de Impuestos Este programa tiene como objetivo permitir al usuario que ha pagado valores a los empleados sin que esto se haga a través de PayRoll corregir la declaración con el fin de que no se produzcan diferencias entre la declaración en la Operación Renta que haga el usuario y el valor calculado por este Sistema. La primera pantalla es la que sigue:

Una primera corrección deriva de la inclusión del impuesto correspondiente a las Reliquidaciones La corrección siguiente proviene de pagos hechos por el cliente que no figuren en PayRoll, para efectuar el ajuste de las diferencias se utiliza el siguiente cuadro de diálogo:



En el primer cuadro en banco se debe colocar el Afecto no incluido en PayRoll lo cual permitirá el cálculo de “I” Más importante pues es frecuente que se conozca la diferencia de impuesto, por lo cual se deberá colocar esa cifra en el segundo cuadro y el sistema calculará automáticamente el Afecto faltante.

2.9

Ingresos Además de los ingresos individuales de datos presentados en la Ficha y en sus módulos atachados, existe el ingreso de datos masivos para efectuar lo cual se requiere definir a que empleados corresponde estos ingresos. este proceso se llama Selección. A continuación se presenta e proceso de Selección y se mencionan diversos ingresos masivos que incluye el Sistema. Updated: 07/02/2013

2.9.1

Selección En varios menús del sistema nos encontraremos con la siguiente opción "Seleccionados" la cual permite seleccionar de a uno o en forma masiva a empleados ya sea para ingresarles cierta información, o para obtener informes respecto a ellos, etc En todas las pantallas que se pida una selección aparecerá en el costado izquierdo el cuadro siguiente



Las alternativas que ofrece el sistema para seleccionar son las siguientes: a) Todos Seleccionando este botón aparecen automáticamente todos los empleados, que, como muestra la pantalla, corresponde a 56 en el juego de datos con que estamos trabajando b) Selección: La selección puede ser: a. De a uno b. Selección a través de una Condición De a uno: Se seleccionan con el mouse los empleados del lado izquierdo de la pantalla y con la opción "Agregar" se van llevando al lado derecho de esta pantalla. Del mismo modo, al lado derecho del nombre de la lista de empleados del lado izquierdo hay un cuadrado. Se puede hacer un clic en ese recuadro a todos los empleados que se desee seleccionar y luego presionar el ícono "Agregar" con lo cual se trasladan automáticamente como un bloque al lado correspondiente a los empleados seleccionados. Si se quiere eliminar un empleado de la selección, se marca del lado derecho, de los "Empleados seleccionados" y se selecciona el ícono "Sacar". Seleccionando "Todos" se elimina automáticamente la selección.

El sistema guarda en memoria los empleados seleccionados la última vez que se hizo una selección. Cuando quiera traer a los mismos empleados, recurra a la opción "Ultima Selección". Selección a través de una Condición: Se selecciona un grupo de empleados, creando la © 2013... PayRoll S.A.


condición que deben cumplir para participar en la selección. Para explicar esta opción recurriremos Al Ejemplo: Seleccionar a los empleados "Activos" que pertenezcan a los centros de "costos 301 y 302". Creación de la Condición 1. Hacer clic con el mouse en el ícono Aparece la siguiente pantalla

2. Es posible utilizar alguna de las condiciones ya creadas con un clic en llevarla a la pantalla anterior en la cual presionando “Aplicar >>” se llenará el cuadro de la derecha con los empleados que cumplen la condición En caso que se requiera una nueva condición, presionando el ícono pantalla siguiente:

. aparece la



Esta pantalla solicita los siguientes datos: a) Descripción de la Condición: Nombre que se le dará a la condición que para el ejemplo será: "Activos del cc 249030 o 259020" b) Tipo de Datos: Este buzón despliega un listado con cuatro posibilidades de búsqueda de datos: (personales, relacionados con la empresa, previsionales y de vacaciones). En el ejemplo, los dos campos que se requieren para generar la condición (centro de costo y Estado) están dentro del tipo "Relacionado con la empresa". c) Empleados de Prueba: El sistema valida con el empleado seleccionado que la condición esté correcta. (Se elige cualquiera) 3. Crear primera condición: "Empleados Activos"

En la siguiente línea de la pantalla se ven dos buzones y dos campos. Con ellos se precisa la búsqueda. Primer buzón (del lado izquierdo): Aparecerá un listado referente a la opción que se decidió en "Tipo de datos". Para crear la primera condición en este buzón se selecciona el campo "Estado" Segundo buzón: Se muestran los operadores lógicos que se pueden usar para definir una condición. Para el ejemplo se selecciona "Igual" Campo 1: Escribimos "A" de Activo. Campo 2: En este caso no se ocupa. Presionando el ícono


aparece esta condición en el cuadro de "Criterios de Selección".


4. Seleccionar operador lógico que relaciona las 2 condiciones En la parte de abajo de la pantalla aparecen operadores lógicos que se ocupan para relacionar condiciones.

Presionando "Y" aparece este operador en el cuadro de "Criterios de Selección", a continuación de la condición anterior. 5. Crear segunda Condición

"Empleados que pertenezcan al Centro de costos 249030 o 259020" Ahora nuevamente se recurre a la línea para crear la condición y en el primer buzón se ubica el campo "Centro de Costo", en el segundo la opción "Igual", en el campo 1 con doble clic el Centro de Costo “249030”. Luego de presionar el botón , agregar la condición “O” y aplicar lo mismo mencionado anteriormente para el centro de costos “259020”. Presionando nuevamente el botón se completa la condición en el espacio de "Criterios de Selección". Con

aparece el siguiente mensaje:



Seleccionando "SI" esta condición queda grabada en la pantalla "Condiciones" junto a las anteriores. Nuevamente con , se lleva esa condición a la pantalla que se muestra más abajo. y con un clic en “Aplicar >>” se presenta el listado de empleados que cumplen la condición.

En la pantalla inicial, al lado se inicia el número de empleado y la condición pedida derecho de la pantalla todos los empleados que cumplen con la condición.

Con un clic en ok se vuelve a la pantalla inicial donde se informa que 56 empleados cumplen con la condición establecida y fueron seleccionados para el proceso que corresponda. Updated: 07/02/2013



2.9.2

Ingresos Masivos A continuación describimos las distintas formas de ingresar en forma masiva: 1. Ingreso Masivo de Ítems 2. De Campos (Un campo a muchos empleados) 3. Carga inicial de empleados al sistema (Implementación) Updated: 07/02/2013

2.9.2.1 Ingreso Masivo de Ítems

Se llega a esta opción a través del menú Ingreso, apareciendo la siguiente pantalla:

Paso 1: Seleccionar a los empleados a los que se les ingresará un ítem. Para efectuar una selección de personal, se procede como se explicó en el encabezado "Manual Payroll/Creación de Empleados/Ingreso Masivo de Empleados" punto 6.1.2 Paso 1 de este Manual. Paso 2: Seleccionados los empleados se debe decidir que opción, entre las tres que aparecen en el recuadro "Opciones" en la parte superior derecha de la pantalla se escogerá. Las opciones son 3: I. Reemplazar II. Sumar III. Agregar A continuación se explican las opciones de "Reemplazar, sumar y agregar" ítems que ofrece esta pantalla: © 2013... PayRoll S.A.


I. Reemplazar: Si ingreso un ítem cualquiera a través de "Ingreso masivo" a un grupo de empleados y luego, al mismo grupo le vuelvo a ingresar el mismo ítem, si está marcada la opción de "Reemplazar", sólo aparecerá en la liquidación de los empleados seleccionados el segundo ingreso, dado que el segundo sustituye al primero. II. Sumar: Sirve para sumar en el mismo ítem lo ingresado en el campo valor (o Monto) del mismo. Por ejemplo: Como ya hemos visto anteriormente en el campo valor del ítem horas extras se ingresa la cantidad de horas realizadas por cada empleado. Si un empleado tiene ingresadas 15 horas extras, como muestra la siguiente pantalla:

Luego, se le vuelve a ingresar a través de ingreso masivo el mismo ítem, pero ahora selecciono la opción sumar y al empleado del ejemplo le ingresamos esta vez 20 horas extras, en su liquidación aparecerá una sola vez el ítem pero con 35 horas extras (15 correspondiente al primer ingreso y 20 correspondiente al segundo)



III. Agregar: Si tengo ingresadas por ejemplo horas extras en las liquidaciones de los empleados, y vuelvo a ingresar el mismo ítem pero esta vez selecciono la opción de "Agregar", en la liquidación de los empleados aparecerá dos veces el ítem, uno con el primer ingreso y otro con el segundo.

A modo de ejemplo, el mapa de ítem de un empleado al cuál se le ingresó dos veces el ítem horas extras a través del menú Ingreso/"Ingreso masivo de ítem" ocupando la opción "Agregar", aparece como se muestra en la figura. Donde, la primera vez se ingresaron 35 horas extras y la segunda 13. Paso 3: Volviendo a la pantalla inicial de Ingreso Masivo de ítems, después de terminada la selección debemos llenar los datos solicitados en el recuadro central. Supongamos que a los empleados seleccionados en el punto anterior les ingresaremos Horas Extras



a) Aplicar en: Asume por defecto "Remuneración del mes". Salvo casos especiales, se colocará un período distinto. b) Ítem: Ítem que se quiere ingresar al personal que para el ejemplo serán las horas extras 50% o ítem HEX050 c) Fórmula: Seleccionamos la fórmula que se creó para este efecto: F003 = KVAL*(I.SUBASE/Q.HORAS)*1.5 *28/30 d) Número de cuotas: Para el caso de las horas extras que varían mes a mes se coloca 1. Para el caso de que el ítem sea permanente se coloca 999. e) Valor: El valor se ingresa sólo en caso de que sea el mismo para todos. Para el caso del ejemplo no se ingresa nada. f) Fecha Inicial: Por defecto aparece el primer día del mes en que se está trabajando. Se ingresa algo distinto, cuando en el campo "Aplicar en" se ha puesto algo distinto al mes de proceso. La fecha inicial de aplicación corresponde a la fecha en que se quiere se pague o active el ítem en la liquidación de los empleados seleccionados. g) Sub número del Ítem: Este dato es de interés cuando se quiere que un mismo ítem aparezca varias veces en la liquidación como puede ser el caso de las horas extras, si es que se quiere aparezca por ejemplo 4 veces, cada uno con las horas extras semanales. Cada uno de estos campos tiene a su izquierda una casilla de verificación llamada "Obliga". Cuando se marca la casilla de verificación de alguno de estos campos significa que el valor de la variable ingresada en él se asumirá para todas las filas impidiendo que esta columna sea modificada. Por ejemplo, si la casilla correspondiente a la variable valor está marcada y se ha ingresado © 2013... PayRoll S.A.


una cantidad o monto en ella, no será posible actualizar en forma masiva dichas cantidades o montos. Además, existe la opción de decidir si los datos que se ingresen se van a sumar, reemplazar a agregar en las liquidaciones de los empleados opciones que se explican más adelante. Por defecto el sistema ofrece la opción de reemplazar Habiendo terminado de llenar el cuadro se presiona el icono "Ingresar" con lo cual aparece la siguiente pantalla. Es en esta pantalla en que se ingresan en la columna "Monto" las horas extras que realizó cada empleado.

Luego se presiona el botón

con lo que aparece el siguiente mensaje:

Seleccionando la opción "SI" y luego de "Aceptar" la siguiente consulta, presionando ok se realiza el ingreso. Finalmente genera el comprobante de ingreso Utilizando el icono están en cero

es posible eliminar una línea y también todos los registros que © 2013... PayRoll S.A.


Lo normal será el ingreso masivo en la columna monto. Así se procedió en el cuadro que se muestra más arriba. Después de ingresar todos los datos y confirmando el resultado se presenta una pantalla ofreciendo imprimir, ver por pantalla, exportar a una planilla electrónica o como archivo ASCII En esta pantalla, la tercera opción es la posibilidad de exportar la información ingresada. Para decidir sobre determinado tipo de exportación se debe hacer clic en esa opción con lo cual se presenta una nueva pantalla ofreciendo alternativas. En todo caso, eligiendo la opción de ver por pantalla se presenta el cuadro que se muestra más abajo.

Este es el comprobante numerado de Ingreso de Datos el cual permite colocar dos firmas al pie: a) Del operador b) Del supervisor Updated: 07/02/2013 2.9.2.2 Ingreso Masivo de Campos

Este es el programa de campos que se quieren modificar. Por ejemplo, si quiero cambiar a ciertos empleados de Centro de Costo debo pensar en qué tipo de dato es el centro de costo. El Centro de costo es del tipo "Relacionado con la empresa" por lo que selecciono esta opción.



Realizada esta operación aparece bajo esta opción, un listado de campos del tipo seleccionado. Ubicamos el campo que queremos ingresar o modificar y hacemos doble clic sobre él, con lo que aparece en la opción "Campo seleccionado”. Donde dirá "Centro de Costo" En la figura se muestra el dato "Centro de Costo" como "Campo seleccionado". Luego debe decidirse entre las opciones "Ingresar" o "Importar" Presionando el ícono (o, simplemente el botón "Ingresar") se presenta la siguiente pantalla:



En ella se muestran tres columnas: "Empleado", "Actual" y "Nuevo". La columna Actual y Nuevo tiene inicialmente la misma información. La diferencia es que la columna "Actual" no se puede modificar, sin embargo la "Nueva" si. Haciendo doble clic sobre la columna "Nueva" en la fila correspondiente a cada empleado, se pueden ir haciendo uno a uno los cambios. Para facilitar el ingreso, presionando se presenta el siguiente cuadro:

En el cual se ofrece colocar: Opciones: Tiene dos posibilidades: i.

"Un dato muchos empleados": Significa que, independientemente del centro de costo en que estén actualmente, a todos se les quiere ingresar un nuevo dato.

ii.

"Reemplaza un dato por otro": Significa que a todos los empleados seleccionados que tengan actualmente cierto dato en "Actual" quiere cambiarlos a uno "Nuevo", el cual deberá especificarse en este último.

Con

aparece un mensaje pidiendo confirmar si está seguro de realizar el cambio

Seleccionando SI se actualiza la ficha de los empleados. Updated: 07/02/2013


264 | M a n u a l d e P a y R o l l 4 2.9.2.3

Ingreso de Datos Según Plantilla

Mantención de Plantillas El objetivo de las plantillas es el de permitir el ingreso o la importación de datos a (o desde) una planilla Excel o a un archivo de texto. La primera pantalla de programa presenta las plantillas ya creadas y mediante los iconos de la barra inferior se permite la modificación o la creación de planillas.

La Plantilla N0001 ya creada se puede ver con un clic en "Modificar"



Los ítems que ahí figuran (Sueldo base, Bono Inventario, Bono fin de tarea)se anotaron recurriendo al icono en esta pantalla.

Existiendo la plantilla es posible preparar el envío a una planilla Excel.

Ingreso de Datos según Plantilla En la pantalla inicial del programa



Se seleccionó al personal del Centro de Costo 101 (Ver: Selección de Empleados ); Se eligió la alternativa "Ingresa" y se optó por la Plantilla N0001 Presionando el icono de comando

se presenta esta pantalla

Los valores se pueden ingresar por esta pantalla. Para enviar esta plantilla a Excel utilizamos la capacidad de exportar del programa para imprimir. Presionando el icono imprimir se presenta primero un mensaje:

Colocando "Si" se presenta las imágenes sucesivas que permiten la exportación a Excel El icono que permite la exportación es



Presionando

un aviso intermedio indica

Seleccionando la opcion “Si” se abre la planilla Excel generada por el sistema.


268 | M a n u a l d e P a y R o l l 4 2.9.2.4 Carga inicial de Empleados en el Sistema

Seleccionando el menú Ingreso / Importación de Empleados aparece la siguiente pantalla:

En la parte superior derecha parecen dos opciones: 1. Regraba a los que ya existen: Si se marca esta opción y en el archivo que se quiere importar vienen empleados que ya existen, los sobrescribe dejando sólo la última información. Si se desmarca esta opción, sólo ingresa a los empleados que no están ya en la base y genera un informe con los que están repetidos. 2. Dirección separada por punto y coma: Con un clic en esta opción se indica si en el archivo que se va a importar con los datos de los empleados viene la dirección separada por puntos y comas, según el siguiente formato: Concepto  Nombre de la calle  Numero  Piso  Oficina o departamento  Comuna  Ciudad  Región  Código de Zona o ZIP  Otros datos Para la importación de empleados se completan los siguientes pasos:



Paso 1: Generación del formato que requiere Payroll para poder importar un archivo determinado: Primero: Presionando el botón aparece la descripción del registro:

Para el ejemplo aparece el formato que debe tener el archivo para importar empleados al sistema. Como muestra la figura aparecen 4 columnas: 1) Dato: Corresponde al nombre del campo 2) Pos.ini: La posición inicial que debe tener el campo. Esto sólo es válido si el archivo que se va a importar es de texto. 3) Largo: Largo que debe tener el campo. Esto sólo es válido si el archivo que se va a importar es de texto. 4) Tipo: Se refiere a si el campo es carácter, numérico, fecha, etc. Lo que significa cada tipo aparece en la parte inferior de la pantalla donde aparece además la definición y un ejemplo. Nota importante: Si el archivo que se va a armar está en Excel, las especificaciones de la posición inicial, el largo y el tipo pierden importancia. En Excel basta que cada columna contenga la información que se indica, respetando el orden (es decir que si una columna no contiene información, se salte y siga con la siguiente). Para el ejemplo supongamos que armamos el archivo en Excel con nombre "Empleados" como se muestra a continuación:



Paso 2: Importación del archivo: Una vez armado el archivo con la información solicitada, lo cerramos (ya que de lo contrario se caerá el programa en el momento en que estemos realizando la importación) y volvemos a Payroll menú Ingreso / Importación de Empleados). Presionando la lupa

vamos a buscar el archivo creado y seleccionarlo.

Luego presionando el botón

aparece el cuadro que se muestra más abajo

Al Aceptar se vuelve a la pantalla original de "Importación de empleados" Con el botón se visualizan los registros del archivo importado.

Luego para ingresar los datos del archivo se presiona el icono confirmación:

con lo que pide la siguiente © 2013... PayRoll S.A.


Ahora sólo queda verificar que la información (que para el caso del ejemplo es la ficha del empleado) haya sido ingresada satisfactoriamente. Updated: 07/02/2013

2.10 Ingreso Masivo de Conceptos de Pago Objetivo: Aprender a ingresar conceptos de pago en forma masiva a los empleados. Además, se tratarán los temas de Importación de Archivos, de Datos Históricos, Reajuste Masivo de Ítems, así como su Eliminación Masiva. Como caso especial se trata la importación de datos del Módulo del SII para la Operación Renta anual, destinada a la obtención de Certificados de Renta del personal Por tanto, los temas que se incluyen bajo este título son: Importación de Archivos Reajuste masivo de Ítems Eliminación Masiva de Ítems Importación de Datos Históricos Ingreso de Certificados desde módulo SII Updated: 07/02/2013

2.10.1 Importación de Archivos Estando nuevamente en la pantalla de "Ingreso/Ingreso masivo de Ítems", y seleccionado la opción Importar, se presenta la pantalla "Importación de Datos" que se muestra a continuación:



Paso 1: El archivo que se va a importar puede provenir de un archivo de texto o Excel. La alternativa debe seleccionarse colocando un punto (mediante un clic del mouse) en el círculo correspondiente. La estructura del archivo que se traspase debe ser la exigida por el Sistema, y dependerá de si se quiere traspasar la "Información Completa" o sólo la "Información Básica". Para informarse de esa estructura se presiona el ícono de información seleccionado.

que esté al lado del traspaso



En este cuadro se indica, cuando se quiere crear un archivo de texto, lo siguiente: o El orden en que se deben colocar los datos o La posición inicial o El largo de los caracteres o El tipo de caracteres con indicaciones auxiliares. La construcción de un archivo de texto puede tener alguna complejidad, pero ésta desaparece en el caso de un archivo Excel en el que basta colocar cada dato en una columna y sólo debe respetarse la secuencia de los datos. En el caso que un dato falte deberá dejarse en blanco esa columna. Los archivos deben dejarse en un directorio previamente convenido (por ejemplo Payroll4). En el ejemplo el archivo generado en Excel se llamará “DATOS” Presionando generado.

se accede al directorio Payroll4 donde encuentra el archivo de texto

Presionando el botón o dependiendo del tipo de información que se quiera importar, el sistema incorpora el archivo y aparece la información siguiente.



Seleccionando "Aceptar" se vuelve a la pantalla original. Presionando detalle del archivo leído.

Luego presionando

aparecerá el

se genera la imporación de los datos del archivo.

Presionando el ícono para poder cuadrar y luego , aparece ingresada la información en la liquidación de los empleados. Finalmente da la opción de mirar por pantalla el reporte que genera producto de esta operación, el cuál es un comprobante dingreso que muestra: Qué se ingresó, por quién fue ingresado, quién dio el victo bueno, y en el pié de página da cuenta del usuario, el día y la hora en que fue ingresado.



2.10.2 Reajuste Masivo de Ítems Se ingresa a esta pantalla a través del menú "Ingreso Masivo de Conceptos de Pago /Reajuste Masivo de ítems". Paso 1: Seleccionar a los empleados a los que se les quiere hacer el reajuste según encabezado "Manual Payroll/Creación de Empleados/Ingreso Masivo de Empleados" Paso 2: En segundo lugar se debe elegir de "Opciones" el tipo de reajuste que se aplicará. Las posibilidades de reajuste son: i.

Factor: se utiliza para reajustar un ítem en un porcentaje. El valor que se ingrese de reajuste en esta opción debe ser sobre 1, es decir según la fórmula (1+%/100) Ejemplo: Reajustar el Sueldo Base en un 3%. Para esto se selecciona a los empleados que se les quiere hacer el reajuste y en esta pantalla se ingresa lo siguiente:

En el campo valor se ingresa 1.03 (= 1 + 3/100). Con lo que aparece el siguiente informe, donde aparece el monto sin reajuste (Monto original), el Monto con reajuste (Monto Calculado), y la Diferencia.



ii.

Monto: Se utiliza cuando se quiere dejar a todos los empleados con un mismo valor. Ejemplo: Dejar a todos los empleados seleccionados con un sueldo de $ 500.000. Para esto se ingresa lo siguiente en la pantalla "Reajuste Masivo de Ítems"

Viendo por pantalla el informe que genera aparecen todos los empleados con 500.000, al que tiene más le baja el sueldo, y al que tiene menos se lo sube.



iii.


Más valor: Esta opción se ocupa cuando se quiere sumar al valor del ítem que ya tienen asignado un grupo de empleados un valor determinado. Ejemplo: Sumar $100.000 al sueldo base actual de un grupo de empleados. Para esto se ingresa lo siguiente en la pantalla "Reajuste Masivo de Ítems"


Al ejecutar y ver por pantalla el informe que se genera aparece lo siguiente:

Donde, como se muestra, aparece cada empleado con $100.000 más del Valor original. Paso 3: En tercer lugar se debe ingresar la siguiente información:

a) Período: Por lo general va a corresponder a la "Remuneración del mes". b) Ítem: Haciendo doble clic en este campo aparece la pantalla "Buscando ítems" donde aparecen todos los ítems creados en el juego de datos. Seleccionando el que se desea reajustar nuevamente con doble clic se trae a la pantalla "Reajuste masivo de Ítems. c) Valor: Lo que se ingrese en este campo va a depender de la opción de reajuste que se seleccione. d) Redondeo: Consulta a que valor se va a redondear el resultado obtenido del reajuste. Las opciones son: Entero, Miles, Cientos, Decenas, 1 decimal, 2 decimales. e) Observaciones: Se ocupa cuando se quiere aparezca en la liquidación el motivo del reajuste. Ver anexo 2 En la pantalla "Reajuste masivo de ítems" también aparecen las siguientes opciones: Modifica Observaciones?: se aplica para modificar la observación que se encuentra en la opción 'Otros' del mapa de ítem, de la ficha del empleado. Redondea el valor superior: permite redondear los montos resultantes, siempre al valor inmediatamente superior. Esto es por ejemplo se desea redondear a centenas se producirá lo siguiente: 585.345 > 585.400; 285.678 > 285.700, etc. © 2013... PayRoll S.A.


¿Actualiza los datos? : De no marcarse esta opción el sistema mostrará por pantalla sólo simulaciones de que pasaría si se realizara efectivamente el reajuste, pero no se concretaría. En caso contrario, es decir al marcar esta opción, se realizará dicho reajuste traspasándose inmediatamente al mapa de ítem del empleado donde quedara impreso en su liquidación de sueldo. Updated: 07/02/2013

2.10.3 Eliminación masiva de Ítems La primera tarea por efectuar es seleccionar al personal al cuál se le va a eliminar un ítem. Si tiene duda en relación a la selección vaya al encabezado "Ingresos" tópico "Selección"

Si el ingreso de un ítem se ha realizado en forma masiva según referencia Ingreso Masivo de ítems el sistema genera un número diferente en el mapa de ítems para cada empleado. Por lo tanto, para eliminar en forma masiva este ítem se debe marcar primero la opción "Ignora el número del ítem". En caso que el ingreso del ítem se haya realizado individualmente por empleado, se omite dicha opción. a) Luego, haciendo doble clic en el campo "Ítem" se trae la tabla de ítems, en el cuál con doble clic, nuevamente, se lleva el ítem elegido de ese nombre en el cuadro. b) Al presionar el ícono de comando aparece el siguiente mensaje:


280 | M a n u a l d e P a y R o l l 4 Updated: 07/02/2013

2.10.4 Importación de Datos Históricos La primera pantalla de este programa muestra la siguiente imagen:

Es posible importar Datos Básicos y Datos Adicionales Datos Básicos Presionando "Datos Básicos" se presenta el siguiente cuadro

Como se vio en Importación de Archivos es posible que el archivo sea de texto o una planilla Excel. La planlla deberá ser ingresada con la estructura que se muestra al presionar



El icono

permitirá acceder al Directorio Payroll4 donde se aloja el archivo.

Después de cargar el archivo pues ser leído, presionando el icono cual aparece un informe indicando el resultado de esa lectura:

Presionando el icono


se puede ver el archivo importado:

con lo


Datos Adicionales El procedimiento para la importación es similar con la diferencia de la distinta estructura del registro:



2.10.5 Ingreso Certificados de Renta desde Módulo SII El procedimiento es análogo al que permite toda importación de archivos. En este caso la fuente de la información es el módulo que sirve para crear anualmente los antecedentes para la declaración de los Formularios 1887 y 1827, con ocasión de la Operación Renta del SII. La pantalla que permite la importación es la que sigue:

Updated: 07/02/2013

2.11 Informes Antes de ver los informes es Muy Importante haber realizado un proceso de liquidación de acuerdo al encabezado "Proceso de Información/Emisión de Liquidaciones" de este manual. Los informes propiamente tales se han agrupado en: Detalles Planillas Legales Contables Otros Informes Updated: 07/02/2013



2.11.1 Detalles Bajo esta denominación se presentan seis programas que proporcionan información sobre lo pagado por la empresa o Holding según el detalle que nos interese. Esos programas son: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Ítems por empleados Ítems y Fórmulas por Empleado Resumen del Proceso Por Centro de Costo Planilla de Sueldos Vacaciones Generales Updated: 07/02/2013

2.11.1.1 Ítems por Empleado

Este programa permite emitir listados correspondientes a los empleados que en determinado mes estuvieron afectos a un ítem. Paso 1: No se podrá ingresar a esta opción si no se ha indicado los tipos de billetes o monedas con que se desea aparezca el detalle del billete. Esto se hace seleccionando el botón

con lo que aparece la siguiente pantalla.

Aquí se digitan los tipos de billetes y monedas. Con configuración.

queda

grabada

esta

Paso 2.- Para efectuar una selección de personal, se procede como se explicó en el encabezado Ingreso Masivo de Empleados" de este Manual.



Paso 3.- Seleccionar, si corresponde alguna de las alternativas que ofrece el sistema. a) Incluir el monto original: El monto original puede ser un valor en otra moneda, una cantidad, etc, que mediante una fórmula permitió el cálculo en dinero del ítem. Para entender mejor el concepto de Valor o Monto Original vea en el Mapa de Ítems: CONCEPTO DE VALOR CALCULADO Y VALOR ORIGINAL DE UN ÍTEM: b) Desde el Mapa de ítems: Sacar la información desde este archivo, la que no necesariamente coincide con los resultados del proceso. c) Detalle de Billetes por lugar de Pago: Genera el informe del detalle de billetes en base a todos los lugares de pago que tengan asignado en la ficha los empleados. d) Listado para Firma: Genera un informe donde aparece, entre otras cosas, los empleados del grupo seleccionado a los que se le asignó un determinado ítem, con espacio para que pueda firmar en el minuto que lo reciba. Paso 4.- Ingresar los datos solicitados: a) Empresa: Definir de qué empresa se desea obtener información. De no seleccionar ningún código, el sistema asume "Todas" b) El mes de pago: Definición del mes y año de los que se desea obtener información. c) El período a considerar: Da como opciones la remuneración del mes, honorarios o un período si es que no se ha creado alguno. Lo normal es que aquí se ingrese "Remuneración del Mes" d) Ítem: Ítem del cual se desea obtener información Realizados los pasos anteriormente descritos, con el botón se ejecuta la acción. Con esto aparece la pantalla "Detalle de ítems por empleado"



Al seleccionar imprimir y luego ver por pantalla , se puede ver el informe generado, según especificaciones. De haber seleccionado en la pantalla "Ítems por empleado" la opción "Incluye el valor original", el informe entregaría lo que se ingresó en el campo valor al asignar el ítem. Para entender mejor el concepto de "Valor Original", Concepto De Valor Calculado y Valor Original De Un Ítem. Al seleccionar el botón y luego ver por pantalla, entrega un informe por persona de los billetes con que debiera contar la empresa para el pago del ítem seleccionado en efectivo.

Updated: 07/02/2013


M a n u a l d e P a y R o l l 4 | 287 2.11.1.2 Ítems y Fórmulas por Empleado

Este programa tiene por objeto buscar información detallada en relación a la forma de ingreso de ítems y fórmulas a uno o a más empleados.

Paso 1: Seleccionar a los empleados de los cuáles se quiere obtener el informe. Para efectuar una selección de personal, se procede de acuerdo a la referencia Ingreso Masivo de Empleados de este Manual. Paso 2: Seleccionar con un ticket Paso 3: Al presionar información solicitada.


los tipos de ítems que interesa averiguar.

se presenta el cuadro "Ítems y fórmulas por empleado" con la


Haciendo clic con el botón derecho del mouse en cualquier nombre de columna, se presenta un cuadro que permite efectuar los filtros que interesen.

Si se filtra por ejemplo la columna “Descripción” por “gratificación legal”, la pantalla se muestra así.



También se pueden realizar estadísticas en relación a campos numéricos, por tanto, seleccionando la columna "Valor" y luego el botón derecho del mouse, y la opción indicadores.

Seleccionando indicadores aparece el cuadro siguiente donde la idea es hacer en el dato estadístico que interese conocer.



También se puede personalizar un filtro, nuevamente presionando sobre la columna valor con el botón derecho del mouse, seleccionando la opción "personalizar" y creando la condición. En el ejemplo se quiso seleccionar a los empleados que tienen un sueldo base más de $ 500.000 y menos de $ 1.000.000. Crear el filtro por sueldo base en la columna “Descripción”:

Crear el filtro personalizado en la columna valor:

Al ejecutar se hace efectivo el filtro.


M a n u a l d e P a y R o l l 4 | 291 2.11.1.3 Resumen del Proceso

La pantalla que se presenta es la siguiente:

Este programa permite obtener un resumen de los ítems pagados a los empleados, separados por tipo de ítem (haberes, haberes especiales, etc.) por empresa, y por la opción de agrupación seleccionada. Pasos a seguir: Paso 1: Seleccionar a empleados de los que se desea obtener el "Resumen del proceso". Para efectuar la selección de personal, se procede de acuerdo a lo que se explicó en el encabezado "Manual Payroll/Creación de Empleados/Ingreso Masivo de Empleados" punto 6.1.2 Paso 1 de este Manual. Paso 2: Ingresar información solicitada en relación a: mes de pago, período a considerar, empresa y agrupamiento. Entre las alternativas de agrupamiento están: Lugar de trabajo, Centro de Costo, Clasificación, Categoría, Lugar de pago, División, Banco en que se deposita y AFP, entre otros. Seleccionando la alternativa deseada, y presionando el ícono de comando, aparece el recuadro de posibilidades de impresión. Eligiendo ver por pantalla se muestra el informe solicitado donde: a) Cada elemento de la alternativa de agrupamiento seleccionada corresponderá a una página distinta(Ejemplo: si se eligió como alternativa de agrupamiento el centro de costo, aparecerá una página por cada uno de ellos) b) Por cada elemento de la alternativa de agrupamiento, aparecen los montos por ítems agrupados en: Informativos, Haberes, Haberes especiales, LLSS, Descuentos, Contribuciones y Provisiones. © 2013... PayRoll S.A.


Updated: 07/02/2013



2.11.1.4 Por Centro de Costo

Puede ser de gran interés agrupar los costos de las remuneraciones del personal por Centros de Costo: A continuación se indica cómo se logra:

Paso 1: Para efectuar una selección de personal, se procede como se explicó en la referencia Ingreso Masivo de Empleados Paso 2: Ingresar información en relación al Mes de pago, Período a considerar, Empresa y Centro de Costo. De no seleccionar una empresa y/o centro de costo específico se emite el informe para toda la empresa y todos los centros de costo. Paso 3: Se debe Indicar si se "Agrupa si el Centro de Costo es cero" o no. Marcando la opción "Agrupa si el Centro de Costo es cero": Al seleccionar esta opción el sistema muestra los costos totales de todos los centros de costos juntos separados por Empresa



Atención a la opción "Agrupa si el Centro de Costo es cero": Si no se marca esta opción el informe que aparece muestra esta información separada por empresa y por centro de costos.


M a n u a l d e P a y R o l l 4 | 295 2.11.1.5 Planilla de Sueldos

A continuación se muestra la forma que asume la Planilla de Liquidaciones. La cual podría ser modificada en el texto (no en los conceptos) por el usuario, siempre que conozca la forma de hacerlo. La pantalla para pedir esta planilla es la siguiente:

Si colocamos los datos solicitados: a) Selección: Todos. b) Período: El mes. En otros países y en otras condiciones puede haber pagos semanales, quincenales, hasta en 7 períodos. c) Empresa: Modelo S.A (de prueba) d) Agrupación: Existe una extensa lista de posibilidades de agrupación, encabezada por Banco en el cual se deposita.



Presionando el icono o modificar la planilla

aparece una oferta de imprimir .

, ver por pantalla

Si se presiona el icono ver por pantalla aparece el listado de empleados según la agrupación elegida:



Si la elección hubiera sido Modificar

se habría presentado el siguiente cuadro

Si la respuesta es SI aparece la pantalla que permite modificar la planilla de sueldos, dentro de ciertos límites prefijados.

Más adelante en Generador de Reportes (Módulos Articulados) se proporciona información sobre modificación de archivos. En todo caso se recomienda al usuario no intentarlo personalmente. Updated: 07/02/2013


298 | M a n u a l d e P a y R o l l 4 2.11.1.6 Vacaciones Generales

Este programa permite conocer la situación de vacaciones de todo el personal. La primera pantalla es la que sigue:

La pantalla ofrece actualizar la situación de vacaciones del personal, presentar un informe de los días pendientes. Otro de la situación detallada de las vacaciones del personal y, finalmente la posibilidad de presentar solicitudes. Como hemos visto al tratar del caso individual de vacaciones planteado en la ficha., los comprobantes de los días tomados se extienden para cada empleado individualmente: 1. Días pendientes. Eligiendo esta opción y presionando pantalla:

se presenta el siguiente informe, visto por



2. Informe Detallado Es el siguiente:

3. Solicitudes

Esta solitud será creada por la Oficina de personal y firmada por el empleado y el supervisor autorizado para hacerlo © 2013... PayRoll S.A.

300 | M a n u a l d e P a y R o l l 4 2.11.1.7 Planificación de Vacaciones

Al invocar este programa se presenta la siguiente pantalla

Aparte de la posibilidad de seleccionar el personal al cual se incluirá en la planificación de vacaciones, esta pantalla ofrece las siguientes alternativas: · Ingresar datos para la planificación · Importar datos desde, por ejemplo, una planilla electrónica. · Reprocesar a partir de datos ya ingresados Además la pantalla pide definir la fecha de partida de la planificación, la longitud del período expresada en días y el nombre del archivo donde se guardará la información. Anotando los datos pedidos para la alternativa "Ingresar", el nombre elegido para un archivo (PLAN 1), y con un clic en , se presenta el cuadro siguiente:



En este cuadro se hizo doble clic en el primer nombre (ABARCA) y se presentó un cuadro de diálogo para ingresar los datos de fecha inicial (18/04/2011) y número de días (15). Además se escogió una prioridad (que fija un color).



Lo mismo se hizo con los demás empleados, asignando distintas prioridades para visualizar mejor el plan de vacaciones

Presionando el botón

se genera el archivo de planificación de vacaciones:

Si bien, en el primer caso se anotó 15 días en el cuadro de diálogo como días corridos con lo cual aparecen sólo los 15 días pedidos. Si no son días corridos sino días normales el sistema incluye en el período el número de días "no hábiles” que figuran en el lapso. Si los planes de vacaciones quieren revisarse, bastará con elegir la opción "reproceso" del archivo PLAN1.VAC que generó el sistema. Para la importación se procede en la forma ya explicada en: Importación de Archivos. En que la estructura del archivo será la siguiente:



2.11.2 Planillas Para poder ver cada uno de los informes que se detallan a continuación lo primero que se debe hacer es verificar si existen los ítems que se especifican, de no existir dentro del sistema deben crearse según referencia Creación de ítems, en caso de llevar fórmulas y éstas no estar creadas en el sistema, deben crearse según referencia Creación de fórmulas. Luego deben asignarse a los empleados según referencia Asignación de conceptos de pago a empleados para finalmente realizar el proceso de liquidación según referencia Proceso de información. Se trata de las planillas para: 1. AFP Cotización Obligatoria 2. AFP Cotización Voluntaria 3. Ahorro Previsional 4. AFP Trabajo pesado 5. Isapre 6. I.N.P 7. C.C.A.F 8. De la Mutual Updated: 07/02/2013


304 | M a n u a l d e P a y R o l l 4 2.11.2.1 AFP Cotización Obligatoria

Este programa permite obtener las planillas de las Cotizaciones de los empleados por empresa por AFP y por lugar de pago. Para generar este informe se deben seguir los siguientes pasos: Paso 0: Para que aparezca este informe debe haberse ingresado el ítem AFP, y si corresponde, el ítem de Ahorro (cuenta dos) ,en la liquidación de los empleados: AFPCOT: Cotización AFP con la fórmula F002 AFPAHO: Ahorro AFP (Cuenta dos) sin fórmula pero con un valor informado También aparece en este informe la cotización del seguro de cesantía, el cual si quiere saber cómo se obtiene debe ver el "Instructivo Manejo dentro del sistema del Seguro de Cesantía". Paso 1: Además se debe ingresar la siguiente información:

Tipo de Planilla la cual da las siguientes opciones: i) Remuneración del mes ii) Gratificación Paso 2: Cualquiera sea la opción que seleccione del tipo de planilla en el paso 2 debe ingresar la información de la pestaña "Datos Básicos" y de la pestaña "Otros". La información que debe ingresar en la pestaña "Datos Básicos" es la siguiente: a) Fecha de pago: Fecha tope de pago de las imposiciones, que normalmente corresponde al día 10 del mes siguiente que se está pagando. b) Mes de pago: Mes que se está pagando c) Período a considerar: Se refiere a si la información corresponde a un mes, a un período, etc. d) Empresa: Información de los empleados de que empresa se va a emitir este informe. © 2013... PayRoll S.A.


e) AFP: De no ingresar una AFP en particular asume todas. f) Lugar de pago cotización: Lugar de pago del que se quiere emitir este informe, de no ingresar lugar de pago asume todos. g) Banco: Banco con que se pagan las cotizaciones. Lo único que pide obligatoriamente ingresar es el banco con que paga. De no ingresar una AFP, una empresa o lugar de pago va a mostrar las planillas para todas las empresas, todas las AFP y todos los lugares de pago. En los casos de: Empresa, Banco, lugar de pago y AFP, se puede consultar la tabla pertinente, con doble clic en el campo que corresponda. La información de la pestaña "Otros" es la siguiente:

Tipo de Pago y Declaración: a) Declaración y Pago: Se declararon y pagaron las cotizaciones b) Declaración y NO Pago: Se declararon y NO pagaron las cotizaciones c) Gratificación: Al indicar en la opción "Tipo de Plantilla" la opción "Gratificación", esta opción se marca automáticamente. Oportunidad a) Normal: Dentro de los 10 primeros días del mes siguiente al mes de pago. b) Atrasada: Después del día 10 del mes siguiente al mes de pago c) Adelantada: Se paga dentro del mismo mes. 1) Remuneración del mes: Si seleccionó esta opción, una vez ingresados los datos solicitados en el paso 3, seleccionando el ícono se muestra la planilla con el detalle de las imposiciones, La cual vista de más de cerca se muestra así.



Al salirse de esta pantalla el sistema volverá a dar la opción de ver por pantalla el resumen de la A.F.P. Seleccione el botón y vuelva a presionar el botón dado que esta vez le mostrará la parte del informe correspondiente al resumen:



2) Gratificación: Si seleccionó esta opción debe ingresar, además de la información de la pestaña "Datos básicos" y "Otros" correspondiente ya sea a la gratificación o a un haber reliquidado, la información de la pestaña "Gratificaciones". Los datos pedidos son: las fechas inicial y final del período cubierto por la gratificación ó reliquidación.

Presionando el botón puede obtener los mismos informes de detalle y de resumen mostrados anteriormente pero en cuanto a la gratificación. Updated: 07/02/2013 2.11.2.2 AFP Cotización Voluntaria

La forma de obtener este informe es equivalente a lo que se explicó en el punto Planillas de Cotización Obligatoria. La diferencia con la planilla anterior es que en esta planilla se declaran los Depósitos Convenidos y cotizaciones adicionales de AFP, por tanto: Paso 0: En este caso para emitir esta planilla, debe haber al menos un empleado que en el ícono "Mapa de ítems" de la ficha, tenga ingresado alguno de los dos ítems que se indican a continuación. Estos ítems corresponden a Descuentos Legales (D/L):



AFPDEP: Depósitos Convenidos. Corresponden a depósitos que el trabajador ha convenido con su empleador con el único objeto de incrementar el capital requerido, para financiar una Pensión Anticipada o aumentar el monto de la Pensión. Estos depósitos son independientes de la Cotización Obligatoria y Cotización Voluntaria. Estos montos no tienen límite en relación a la remuneración imponible del trabajador y pueden acordarse como una suma fija pagadera en una sola oportunidad, como un porcentaje de la remuneración imponible o un monto fijo mensual. Estos depósitos no constituyen remuneración para ningún efecto legal y no se consideran renta para efectos tributarios. AFPADI: Este ítem se utiliza cuando el ahorro es directamente con la AFP. También rebaja la base tributaria cuando se es ingresado al trabajador. Updated: 07/02/2013 2.11.2.3 Ahorro Previsional

Este informe se podrá ver cuando existan empleados que estén haciendo un ahorro previsional voluntario con una institución externa a la AFP. Paso 0: Para generar esta planilla se debe crear en el menú Mantención / Ítems el AHOPRE según "Instructivo de creación de conceptos de pago " y ingresarlos al mapa de ítem según "Instructivo de Asignación de conceptos de pago a empleados" y en la pestaña de 'Contabilidad', en el campo de Institución/Beneficiario, se debe ingresar el nombre de la institución en que se hará el ahorro. Este ítem se utilizará cuando el trabajador desea hacer un ahorro previsional voluntario con una institución externa a la AFP. Este ítem rebaja base tributaria. Paso 1: Se ingresa a esta opción a través del menú Informes/ Planillas/De ahorro previsional. Donde se debe ingresar la siguiente información. © 2013... PayRoll S.A.


a) Mes de pago: Mes que se está pagando b) Período a considerar: Se refiere a si la información corresponde a un mes, a un período, etc. c) Empresa: De la que se quiere obtener la información. d) Institución: Dado que este ahorro se puede hacer también en una institución distinta de las AFP´S. e) Lugar de pago cotización: Lugar de pago del que se quiere emitir este informe, de no ingresar lugar de pago asume todos. Presionando el ícono

se obtiene el informe solicitado

Updated: 07/02/2013


310 | M a n u a l d e P a y R o l l 4 2.11.2.4 AFP Trabajo Pesado

El procedimiento para emitir las planillas de AFP Trabajo Pesado es similar al explicado para planillas AFP anteriores. Lo que varía es el paso 0 Paso 0: Para poder emitir esta planilla en el sistema, debe estar creado y asignado al menos a un empleado el ítem 'TRAPES', como descuento legal (No rebaja impuestos). Este ítem debe ir asociado a una fórmula que es la siguiente: Fxxx: KTIM*Q.TRAPES/100 Este ítem deberá ir en la Clase de Remuneración. Ver encabezado "Creación del Entorno" tópico "Creación de una clase" de este manual. Además de debe ingresar al menú "Mantención de Empleados (ficha), pestaña LLSS, en el campo "trab.pesado/insalub", el porcentaje de descuento por este concepto, el cuál es de 1% o 2%, debido que la otra mitad del porcentaje se lo paga el empleador. Este tipo de planilla sólo se utiliza en los casos en que en la empresa existen trabajadores asignados a un tipo de Trabajo Pesado, así considerado por la legislación laboral.

Updated: 07/02/2013


M a n u a l d e P a y R o l l 4 | 311 2.11.2.5 Isapre

Planillas de Isapres

Paso 1: Seleccionar el Tipo de Planilla que desea imprimir, para lo cual tiene las siguientes opciones: I) Remuneración del mes II) Gratificación Paso 2: Cualquiera sea la opción que seleccione debe ingresar la información de la pestaña "Datos Básicos" y de la pestaña "Otros". La información que debe ingresar en la pestaña "Datos Básicos" es la siguiente: a) Fecha de pago: Fecha tope de pago de las imposiciones, que normalmente corresponde al día 10 del mes siguiente que se está pagando. b) Mes de pago: Mes que se está pagando c) Período a considerar: Se refiere a si la información corresponde a un mes, a un período, etc. d) Empresa: Información de los empleados de que empresa se va a emitir este informe. e) ISAPRE: De no ingresar una ISAPRE en particular asume todas. f) Lugar de pago cotización: Lugar de pago del que se quiere emitir este informe, de no ingresar lugar de pago asume todos. g) Banco: Banco con que se pagan las cotizaciones. Lo único que pide obligatoriamente ingresar es el banco con que paga. De no ingresar una ISAPRE, una empresa o lugar de pago va a mostrar las planillas para todas las empresas, todas las ISAPRES y todos los lugares de pago. En los casos de: Empresa, Banco, lugar de pago e Isapre, se puede consultar la tabla pertinente, con doble clic en el campo que corresponda. La información de la pestaña "Otros" es la siguiente: © 2013... PayRoll S.A.


Tipo de Pago y Declaración: Declaración y Pago: Se declararon y pagaron las cotizaciones Declaración y NO Pago: Se declaran y NO pagan las cotizaciones Gratificación: Al ingresar en "Tipo de Plantilla" la opción "Gratificación, se selecciona sola esta opción. Oportunidad Normal: Dentro de los 10 primeros días del mes siguiente al mes de pago. Atrasada: Después del día 10 del mes siguiente al mes de pago Adelantada: Se paga dentro del mismo mes. a) Remuneración del mes: Si seleccionó esta opción, una vez ingresados los "Datos Básicos" seleccionando el botón se muestra la planilla con el detalle de las imposiciones.



Al salirse de esta pantalla el sistema volverá a dar la opción de ver por pantalla. Seleccione el botón y vuelva a presionar el botón mostrará la parte del informe correspondiente al resumen.

dado que esta vez le

b) Gratificación: Si seleccionó esta opción debe ingresar, además de la información de la pestaña "Datos básicos" y "Otros" correspondiente ya sea a la gratificación o a un haber reliquidado, la información de la pestaña "Gratificaciones". Los datos pedidos son: las fechas inicial y final del período cubierto por la gratificación ó reliquidación.



Presionando el botón puede obtener los mismos informes, Planilla de Detalle y resumen, pero ahora por concepto de gratificación o reliquidación de Isapre. Updated: 07/02/2013 2.11.2.6 I.N.P.

A continuación se indica cómo es posible generar las planillas del INP para aquellos trabajadores que se encuentran cotizando en el régimen antiguo. Además genera informes cuyos trabajadores se encuentran en las siguientes situaciones: INP-Fonasa, INP-Isapre, AFPFonasa y AFP-Isapre.



Primero, se pide indicar si esta plantilla corresponde a: a) Remuneración del mes b) Gratificación En una franja central se ofrece las alternativas posibles para el ingreso de datos. a) Remuneraciones del mes: Los "Datos básicos" a llenar son: 1. Fecha de pago: Fecha tope de pago de imposiciones, que normalmente corresponde al día 10 del mes siguiente que se está pagando 2. Mes de pago: Mes al que corresponden las imposiciones 3. Período a considerar: Se refiere a si la cotización corresponde a un mes, un período, etc. 4. Empresa: Empresa a la que corresponden las cotizaciones 5. Lugar de pago cotizaciones: Las planillas se emiten por lugar de pago. 6. Banco: Con que se pagan las cotizaciones b) Cotización por Gratificaciones Seleccionando esta opción se debe ingresar los datos básicos correspondientes a una gratificación o alguna Reliquidación de otro haber, como se muestra a la derecha. Los datos pedidos son: las fechas inicial y final del período cubierto por la gratificación ó reliquidación. Permite indicar si las cotizaciones que se envían corresponden a algunas de estas alternativas. Normal Atrasada Adelantada Updated: 07/02/2013 2.11.2.7 C.C.A.F.

Esta opción permite generar las planillas de la Caja de Asignación Familiar. Para ello se debe crear en Mantención Ítem, en la pestaña de Contribución, el ítem: © 2013... PayRoll S.A.


CAJACO asociado a la siguiente fórmula: F(x): IIF (Q.COD_REG=1 OR Q.COD_REG=2 OR Q.COD_REG=7, ROUND (KTIM*0.06, 0), 0) Donde, Q.COD_REG corresponde a la variable que determina el código de régimen del empleado en la ficha. Para verificar el nombre de esta variable, habiendo ingresado en Payroll en el menú Mantención / Empleados (ficha), y seleccionado la pestaña "LLSS", debe pararse con el mouse sobre el nombre del campo "CODIGO DE REGIMEN" y luego el botón derecho del mouse con lo que aparece la siguiente pantalla:

Para determinar cuáles son los códigos de régimen, baje la flecha que está en el extremo derecho del campo, con lo cual aparece lo siguiente:

Donde: Régimen Antiguo es el código de régimen 1, AFP-Fonasa el código de régimen 2, AFP-Isapre el 3, y así.......hasta Solo Fonasa con el código de régimen 7 Este ítem junto a la formula debe ir en la plantilla de la Clase de Remuneración. Y luego en la Ficha del Empleado, en la pestaña de LLSS se debe ingresar la Caja de Compensación que va a estar asociado el trabajador. Igual que las planillas anteriores, se pide indicar si esta planilla corresponde a: a) Remuneración del mes b) Gratificación Updated: 07/02/2013


M a n u a l d e P a y R o l l 4 | 317 2.11.2.8 De la Mutual

Para generar esta planilla, se debe crear en Mantención Ítem, en la pestaña Contribución, el ítem MUTUAL, asociado a la siguiente fórmula: F(x): ROUND (KTIM*KMUT/100,0). Este ítem debe ir ingresado en la plantilla de Clases de Remuneración, para que aparezca en el mapa de ítem del trabajador y pueda ser calculado y se genere dicha planilla con los montos. Igual que las planillas anteriores, se pide indicar si es: a) Remuneración del mes b) Gratificación Además se debe seleccionar la Institución que se desea generar la planilla, estas instituciones son las siguientes:  As. Chilena de Seguridad  Mutual de Seguridad  I.S.T Updated: 07/02/2013



2.12 Esquemas Contables a) Generalidades Un ejemplo muy simple de contabilización que proporcione debida información para los fines que requiera el usuario podría ser en la siguiente forma: Detalle Empresa, Centro de Costo, Otro…

Cuenta

Código del Ítem Sueldo Base

Debito 15.000.000

Sobre Tiempo Cotización AFP Cotización Isapre Impuestos Anticipos Retenciones Liquido a Pagar

800.000

En este ejemplo se muestra un ítem con cuenta y contra cuenta, esto se debe a que pueden existir ítems que requieren de contra cuenta (En este ejemplo Mutual). Esto es debido a que no debe afectarse con estos ítems la liquidación del trabajador ya que se trata de un valor a cargo del empleador. Tanto la cuenta correspondiente a un ítem como su detalle informativo deberá corresponder a lo que el usuario requiera y en esta versión de PayRoll se ha contemplado un mecanismo de Esquemas Contables que permita acomodarse a cualquier sistema contable y a las exigencias razonables de información de gestión. b) Esquemas Contables Este mecanismo consiste en agrupar la cuenta de uno o varios ítems y los datos informativos que deseen agregarse en un número de hasta 250 caracteres agrupados en "partes" aclaratorias, las que pueden ser tantas a condición de no sobrepasar el número de caracteres disponibles. Cada parte será un concepto que puede ser parametrizable. Por ejemplo 1 Centro de costo

2 Cuenta

3 Rut

4 Ítem

5 Monto

Un conjunto de "partes" constituirá un Esquema Contable Una parte podrá ser, además de un componente del Esquema, un índice de otra "parte"



Composición de la "parte" Cada parte se compone a su vez de 12 antecedentes cuyo detalle es el que sigue: 1. Número de la "Parte": Es el código de identificación y representa el orden, es decir, la Parte N°5 precederá a la N° 8. 2. Descripción de la Parte 3. Largo de la Parte 4. Destino: Si es componente del Esquema o es un índice de otra "Parte". (ver ejemplo) 5. Concepto involucrado: Al respecto existen las siguientes posibilidades a indicar:  Nada  Dato directo: Un dato del empleado. Ej. Centro de costo, Empresa, División, etc.  Dato de una tabla: Puede ser el código de ella o alguno de sus valores 1, 2 o 3.  Dato Propio: Puede ser un dato fijo e indicado más abajo  Detalle del ítem  Monto original del ítem. 6. Tipo de dato: En caso de haberse indicado en el punto anterior "Dato Directo" Se activa la opción "Tipo de dato". Que puede ser: Del ítem. Del Mapa, Del empleado, Dato adicional, De una parte definida 7. Dato/Elemento: Esta opción esta activa sólo en el caso que el concepto sea un "Dato Directo" o de "Una Tabla". Aquí se indica el dato o elemento que corresponda. En el caso de los empleados debe indicarse cual es el dato: EMPRESA, CENCOS, etc. 8. Tipo de Dato: Este campo y los dos siguientes sólo estarán activos en el caso que el Concepto sea un dato de una tabla." 9. Número de la Tabla: Equivale al punto 7 pero para una "Tabla. 10. Resultado.- También se refiere al caso de una "Tabla", debiendo indicarse aquí si se requiere el código, el valor 1, el valor 2, o el valor 3. 11. Dato Propio: Si en el punto 5, como concepto se optó por "Dato Propio" es aquí donde se lo debe indicar. 12. Alineación y relleno: En tres buzones debe indicarse: alineación izquierda o derecha, espacios extremos con ceros o blancos, decimales sí o no y en caso sí, cuantos ( 0 equivale a no hay) Ejemplos de Esquemas Contables Ejemplo 1 Se debe armar una cuenta con 8 caracteres de los cuales los 3 primeros corresponden a la empresa y los 5 restantes al centro de costo, se procede así:



Nº

ANTECEDENTE

PARTE 1

PARTE 2

1

Nº de la PARTE

1

2

2

Descripción

Lugar de Trabajo

3

Largo

3

Centro de Costo 5

4

Destino

1(Componente)

1(Componente)

5

Concepto involucrado

Dato Directo

Dato Directo

6

Tipo de Dato

Del Empleado

Del Empleado

7

Dato/Elemento

8

Tipo de Dato (Tabla)

-

-

9

Nº de la Tabla

.

-

10

Resultado

Código

11

Dato Propio

12

Alineación

LUGAR DE TRABAJO

Derecha, blancos,0

CENCO

Código Derecha, cero s,0

Ejemplo 2 La cuenta está formada por 20 caracteres ·

Los tres primeros son el valor dado CEH (Fijo)

·

Los 5 siguientes son la Clasificación

·

Los 12 finales dependen del centro de costo y están en la tabla 341 y corresponden al valor 3. Esto significa que será diferente según sea el código del centro de costo. Es decir, si el centro de costo es el 201 le corresponde un valor 85943, y si es el 202, el valor será 97432,89, etc.

En este ejemplo, como se indica, en la PARTE N° 3 se obtiene el valor desde una Tabla. Debe tenerse en consideración que una tabla se compone de 2 dimensiones: el número de la tabla y el elemento dentro de la tabla.



Nº

PARTE 1

PARTE 2

PARTE 3

1

1

2

3

2

Dato Fijo CEH

Clasificación

C. de Costo según Contab.

3

3

5

12

4

1(Componente)

1(Componente)

1(Componente)

5

Dato Propio

Dato Directo

De una Tabla

6

-

Del Empleado

Del Empleado

7

-

CLASIFICACIÓN

CENCOS

8

-

-

DATO FIJO

9

-

-

341

10

-

Código

VALOR 3

11

CEH

-

-

12

Derecha, Blancos, 0 Derecha, Ceros, 0

Derecha, Blancos, 0

Tal como se ha explicado, los datos números 6 y 7 individualizan al elemento y los números 8 y 9, a la 12 Alineación y relleno: En tres buzones debe indicarse: alineación izquierda o derecha, espacios extremos con ceros o blancos, decimales sí o no y en caso sí, cuantos (0 equivale a no hay) c) Programa Interfaz PayRoll - Cliente 1. Estructura del esquema contable.


Campo

Tipo

Largo

Observación

Centros de Costo

Carácter

6

Ajustado a la derecha

Cuenta

Carácter

16

Ajustado a la izquierda

Rut

Carácter

12

Ajustado a la derecha

Glosa de Pago

Carácter

30


Nombre del Rut

Carácter

30


Tipo de Documento Carácter

3



Se deben crear tantos esquemas, manteniendo la misma estructura anterior, que sean necesarios dependiendo de las características de las cuentas definidas en el Cliente, por ejemplo las cuentas de resultado por lo general solo ocupan centro de costo y cuenta contable por lo tanto en los campos Rut, Nombre Rut y tipo de documento se debe definir en blanco como se muestra en la siguiente figura

Otro ejemplo son las cuentas de personal, como anticipo, préstamos donde se requiere el Rut y nombre de empleado y no se debe asociar centro de costo, en ese caso el esquema queda de la siguiente forma



Para cada empresa el número de esquemas dependerá de cómo tenga definido contablemente cada plan de cuenta. 2. Una vez terminado la definición de los esquemas a usar, se debe configurar el plan de cuentas en Payroll, los pasos son los siguientes 1. Definir en la mantención de tablas el plan de cuenta esto corresponde a la tabla 29.

2. Luego se debe acceder al menú Mantención - Esquemas contables - Asignar esquemas a Ítems se selecciona el plan de cuenta definido en el paso anterior y se debe asignar todos los ítems o copiarlos desde otro plan de cuentas.



Una vez que se presiona el botón aceptar aparece la siguiente pantalla.

se ejecuta el botón de ejecución

y

Donde se debe indicar para cada ítem el esquema debito o crédito según corresponda y la cuenta contable, si un ítem es informativo y no se centraliza se debe colocar bajo el titulo EXCLU. La letra S en el caso contrario N 3. El último paso es generar el archivo contable para Manager, se debe acceder al menú Informes - Legales contables - Comprobante de contabilidad y colocar la siguiente opción



Es importante marcar AGREGA LA FECHA, también indicar la empresa a centralizar y el plan de cuentas, y digitar en archivo de destino C:\PAYROLL4\CUENTAS.TXT, al ejecutar el programa aparecerá la opción de Informe para que se imprima esta contabilización proporcionando el siguiente informe:

Luego al salir debe aparecer el siguiente mensaje



Y si al revisar el informe esta todo correctamente se debe indicar que SI, con lo cual se genera la estructura Cliente que luego se importa, el archivo de salida a importar se llama CUENTAS.TXT Su estructura es la siguiente: Dato Ítem Empresa Centro de costo Cuenta del ítem Dato del empleado Fecha Ubicación Dato propio Monto Signo TOTAL

Posic. Inicial 1 7 10 19 24 29 39 44 49 61

Largo 6 3 9 5 5 10 5 5 12 1 61

Tipo C C N N N D N C Nd C

Significado tipo Carácter Alineado Numérico entero dd/mm/aaaa Numérico con punto y 2 decimales C= Crédito, D= Debito

2.13 Legales Contables Bajo este menú aparecen los siguientes informes: 1. 2. 3. 4.

Libro de Remuneraciones Estadística INE Seguro de Cesantía Exportar Datos para las Declaraciones Formularios 1887 Y 1827

Updated: 07/02/2013

2.13.1 Libro de Remuneraciones Libro de Remuneraciones Se ingresa a esta opción a través del menú "Informes/Legales Contables/Libro de Remuneraciones", con lo que aparece la siguiente pantalla, en la cual ya se ha procedido a la selección del personal del Centro de Costo 201:



El tema concerniente a una Implementación consiste en la configuración del libro, es decir, como queremos que aparezca. Para esto se selecciona el ícono con lo que aparece la pantalla "Configuración de las columnas del libro de Remuneraciones".



Estos son los ítems que figurarán en las columnas de las páginas del libro Para borrarlos, modificarlos o crearlos presionamos el icono en la parte inferior izquierda Con lo cual aparecerá la siguiente pantalla

La cual indica que corresponderá la posición 9; que el título no puede pasar de 12 caracteres; que debe decidir si coloca o no el valor original, teniendo en consideración que en el Libro de Remuneraciones los datos contables se expresan sólo en moneda. Con un clic en

aparece la siguiente pantalla



Al hacer clic en un campo vacío se presentó el listado de ítems del el cual se trajo a las futuras columnas las cotizaciones provisionales de AFP e Isapres La pantalla "Datos Columna" aportará los datos señalados y completando las definiciones pedidas la imagen queda así

Llevando los nuevos datos a la pantalla Configuración ella se ve así

Con un clic en el icono volvemos a la pantalla inicial y en ella habiendo ingresado todos los datos y diseñado la información en las columnas hacemos clic en el icono © 2013... PayRoll S.A.


Previo a mostrar el resultado se presenta una advertencia:

Aceptando Si, si es el caso, la imagen siguiente presenta una oferta de Imprimir o mostrar por pantalla las páginas del libro, tamaño carta. Eligiendo ver por pantalla se muestra la siguiente página:

Debido a no haber aún ingresado datos suficientes y no haber efectuado el proceso de liquidación, muchas columnas están aun en blanco

2.13.2 Estadística INE Paso 1: Ingresar código INE a los ítems: Para esto ingrese al menú Mantención/Ítems de Payroll. Seleccione un ítem y haga doble clic sobre él o seleccione el ícono , con lo que aparecerá la pantalla "Mantención de ítems". Seleccione la pestaña "Otros”.



Haciendo doble clic sobre "Clasificación para el INE" aparece la tabla N°6 del menú "Mantención /Tablas" de Payroll, la cual debe contener la siguiente codificación para clasificar los ítems: Código Descripción 1. SUELDO BASE 2. OTROS SUELDOS PERMANENTES 3. SUELDOS OCASIONALES 4. INCENTIVOS Y PREMIOS 5. PAGOS POR TRATOS 6. SOBRETIEMPO 7. COMISIONES POR VENTAS 8. REEMBOLSOS DE GASTOS 9. PARTICIPACIÓN Y GRATIFICACIÓN NO MENSUAL 10. PAGOS EN ESPECIES 11. SUBSIDIOS TRASPASADOS 12. PAGOS DIRECTOS POR SEG. SOCIAL 13. APORTES POR SEGUROS 14. GASTOS DE CAPACITACIÓN 15. INDEMNIZACIÓN POR TERMINO TRABAJO 16. OTROS COSTOS MANO OBRA 19. DEDUCCIONES 20. Item a excluir Realice esta operación con cada uno de los ítems. Paso 2: Ingresar código INE de los empleados: El código INE del empleado se ingresa en la opción Mantención/Empleados en la pestaña "De la Empresa".



Haciendo doble clic sobre el campo "Código INE" aparece la tabla 5 del menú Mantención /Tablas correspondiente al código INE empleados, la cuál debe contener la siguiente codificación: Cód. Descripción 1. PERSONAL DIRECTIVO 2. PROFESIONALES 3. TÉCNICOS 4. PERSONAL ADMINISTRATIVO 5. SERVICIOS PERSONALES Y PROTECCIÓN 6. VENDEDORES, PROMOTORES 7. TRABAJADORES CALIFICADOS 8. CHOFERES, MAQUINISTAS 9. TRABAJADORES NO CALIFICADOS 99. No se considera Realice esta operación para cada uno de los empleados. Para la obtención de las estadísticas para el INE, se debe tener en cuenta lo siguiente: 1. Si existen Haberes que no deben afectar dicha estadística, deben utilizar como Código INE (en la Mantención de Ítems) el numero 20. Como por ejemplo RESIMP 2. Si por el contrario, lo que se desea es dejar fuera de esta estadística a uno o más empleados, se les debe indicar el número 99 como código para el INE (en la Mantención de Empleados). 3. Se recuerda que el Ítem A000 debe llevar un cero como código INE. 4. Cualquier ítem informativos que se utilice para indicar cantidades de Horas extras, debe llevar un código 60.



Es importante verificar el código INE de los ítems y de los empleados antes de emitir esta estadística ya que códigos mal puestos provocaran resultados erróneos. Un error frecuente que se comete es el de poner el código 60 a un ítem que no es de horas extras. Esto provoca que en la sección correspondiente aparezcan cifras incorrectas y muy grandes para este concepto. Para solucionarlo basta simplemente con ubicar a los ítems mal clasificados y corregirlos. Paso 3: Para obtener el informe para el INE ingrese al menú "Informes/Legales contables/Estadísticas I.N.E". con lo que aparece lo siguiente:

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2.13.3 Contratos Masivos Mediante este programa se puede emitir en forma masiva contratos o finiquitos previo seleccionar al personal. Ver: Selección de Empleados y consultar la tabla de documentos disponibles o crear el que se requiera. Ver:Contratos Como se explicó detalladamente en "Contratos” del "Maestro de Empleados" a estos contratos que se aplicarán en forma masiva debe agregárseles una instrucción de <> y de <>, además de un "salto de página" para convertirlos en repetitivos. También, en ese capítulo se explicó cómo seleccionar el procesador de texto a utilizar.



La pantalla del programa es la siguiente:

Para seleccionar los ítems que figurarán en el contrato se hace un clic en aparece esta pantalla :

con lo cual

Conteniendo los ítems que conforman el Tipo de configuración 2 El tipo de contrato se deberá elegir en una lista que se obtiene aplicando doble clic en el campo denominado Texto. Con ello se presentará esta pantalla.



Si se quisiera crear desde este programa un nuevo contrato se deberá aplicar un clic con BD en la misma tabla, con lo cual se entrara al procesador de texto previamente elegido por el usuario. Una vez creado el contrato se deberá guardar como archivo RTF en el directorio: F:\PAYROLL4\DOC\CONTRATO_x.RTF Seleccionando el tipo de contrato o finiquito, con doble clic se lo trae a la pantalla anterior donde quedará incluido en el campo Texto. Presionando el comando se crearán los contratos elegidos para el personal seleccionado y éstos se podrán imprimir como este ejemplo:



2.13.4 Finiquitos Masivos El texto del finiquito se crea en la misma forma ya explicada para Contratos. La primera pantalla pide seleccionar al personal que será incluido en el finiquito masivo

Deberá colocarse los datos solicitados de: -

Fecha del Finiquito Mes Ultimo Sueldo Texto Período a considerar

Además se deberá indicar las opciones que deben considerarse cuya explicación figura en Finiquitos En el caso que el texto del finiquito deba crearse aplicando que figurarán en el finiquito

se establecen los ítems © 2013... PayRoll S.A.


En cuanto al texto del Finiquito vale lo dicho para Contratos masivos. Para aplicar los finiquitos masivos al personal seleccionado debe fijarse previamente la fecha de retiro y la causal para cada empleado Ejemplo de un finiquito emitido a un empleado con los items de: Sueldo base, Horas extra y gratificacion legal:



2.13.5 Cuenta Corriente Este programa permite ver el estado de la cuenta corriente de todo el personal o del personal que se seleccione. Para ese fin debe colocarse el código de la empresa y el mes a partir del cual se desea la información, Además, puede aceptarse la alternativa de obtener la información de los préstamos históricos. La pantalla inicial se muestra más abajo

El programa presenta dos alternativas: -

Se incluye o no prestamos ya cancelados Que tipo de préstamos desea controlar

Para saber cuales son los tipos existentes, con un doble clic en ese campo se llama a la Tabla de Tipos de Préstamos.



Al presionar el ícono de comando

aparece el recuadro con el detalle .



Seleccionando la opción de imprimir listado que se muestra más abajo:

y luego ver por pantalla se

presenta

el

En este detalle se muestra préstamo por préstamo, el saldo de cada uno y el saldo total por empleado. Mas datos individuales se pueden ver en el cuadro de diálogo de cada préstamo a cada empleado, en:Cuenta Corriente (Creación de Préstamos)

2.13.6 Seguro de Cesantía Puntos a considerar en la implantación del Seguro de Cesantía: Consideraciones de la Ley 19.728 Es obligatorio a todos los trabajadores contratados a partir del 02/10/2002 y voluntario para los ingresados antes de esa fecha. Se aplican tres tipos de factores sobre toda la remuneración imponible, con un tope de 90 UF del último día del mes anterior. Los factores son: Un 0.6% de cargo del trabajador Un 2.4% como aporte del empleados en caso de trabajadores con contrato indefinido. Un 3.0% para los trabajadores con contrato a plazo fijo, todo de cargo del empleador. La ley estableció además que solo se debe cotizar como máximo durante 11 años en cada relación laboral. En caso de licencia médica la Ley dispone lo siguiente: La cotización de cargo del trabajador (0.6) deberá ser descontada del subsidio que paga la institución pagadora del Subsidio. En otras palabras, solo se descontara la parte proporcional en base a los días que dure la licencia. Por ejemplo, si la licencia es por 15 días, la Isapre pagar 0,3 y el trabajador los restantes 0,3. La cotización de cargo del empleador (2,4 o 3,0), se pagara completa, independiente del número de días que dure la licencia. La base de cálculo será la remuneración del mes anterior al inicio de la licencia y en caso de no existir (por ejemplo si es el primer mes),lo que diga el contrato de trabajo. En el caso de Payroll, tomara el valor del sueldo base. En el caso de las personas con remuneración variable, igual se tomara el monto del último mes y si este no existiera, se deberá considerar el ingreso mínimo. Consideraciones en Payroll Se agregaron los siguientes campos a la ficha del empleado: Tipo de contrato (Tipcon): Que contendrá las siguientes alternativas: © 2013... PayRoll S.A.


Contrato de tipo I indefinido; Contrato a plazo F fijo o por O obra, y C cambio de tipo de contrato (de fijo a indefinido) en el mes. Fecha de incorporación al Seguro (Fecha_sec): Que contendrá tal como su nombre lo indica la fecha a partir de la cual se empezara a aplicar este concepto al trabajador. Se creó un procedimiento interno: Segsec() , el cual se encargara de determinar los valores a cotizar/aportar y si procede o no considerar alguna de las alternativas. Hay que crear tres ítems nuevos: SEGCET: Cotización de cargo del Empleado, debe ser tipo 3 y se debe procurar que su número de orden sea menor al asignado al ítem de impuesto (IMPUES). SEGCEE: Aporte de la empresa al fondo para el seguro, debe ser de tipo 8 (aportes o contribuciones). SEGCEI: Aporte de la empresa al fondo de indemnización, también debe ser de tipo 8 (aportes o contribuciones). Como total afecto o Imponible en Payroll se considerara el valor contenido en KTHA, con el tope indicado de 90 UF . En el Menú de Planillas se separo el reporte que emitía las planillas a las AFP en dos: Uno para las cotizaciones obligatorias (el cual incluye el seguro de cesantía) y otro para las voluntarias. También se agrego en la sección 'Otros informes' la posibilidad de imprimir para una selección de trabajadores, el formulario de Aviso de Iniciación o Cesación de Servicios, para los casos en que esto es obligatorio. Forma de aplicar en Payroll A cada trabajador se le debe indicar el tipo de contrato vigente de acuerdo a la naturaleza de su vencimiento, esto es si se trata de plazo fijo o indefinido. Aquí es muy importante tener presente que un contrato a plazo fijo requiere necesariamente de una fecha de termino, la cual a su vez debe ser puesta en blanco (o 01/01/3000) si cambia de fijo a indefinido. Cuando se produzca un cambio, es decir si un contrato pasa de fijo a indefinido, en el mes que esto ocurra, se deberá indicar dicha situación en el campo Tipo de contrato mediante una C (que significa precisamente cambio de contrato en el mes). El sistema se encargara automáticamente en el cierre siguiente de ponerle la marca de contrato indefinido. Para los efectos de aplicar la proporcionalidad correspondiente a los aportes de cargo del trabajador y del empleador por haber tenido plazo fijo, se usara el día de la fecha de retiro, donde se deberá indicar el día del mes en que empezó a regir el contrato indefinido. Es muy impórtate notar que solo debe indicarse el día, quedando entonces la fecha de retiro como: xx/01/3000 (donde xx quiere decir el día señalado y la parte del mes y del año no debe tocarse, permaneciendo en 01/3000). Por ejemplo, si un empleado fue contratado el 11 de Octubre por 2 meses y se paso a indefinido el 5 de diciembre, se debe dejar la fecha de retiro como: 05/01/3000. De esta forma los primeros 4 días de diciembre se aplicara el 3% integro al empleador, mientras que en los 20 siguientes se separara en 2.4 y 0.6. Posteriormente en el cierre la fecha de retiro será reemplazada por 01/01/3000, que es la fecha asumida por el sistema para contratos indefinidos. La fecha de incorporación al Seguro, en la pestaña relacionada con las LLSS de la ficha es la que determinara si se debe aplicar o no este beneficio, por lo que debe permanecer en blanco (o con 01/01/3000) para aquellos que no lo soliciten voluntariamente y con una fecha valida, esto es menor o igual a la del proceso y mayor o igual al 02/10/2002, para todos los que si corresponda. Es importante destacar que este campo se llena automáticamente para todos los ingresados después del 02/10/2002. El ítem SEGCET debe ser agregado a la clase principal (o a la que corresponda) con la formula que se indica a continuación, el sistema se encargara automáticamente de todo el resto, aun cuando se trate de contratos de plazo fijo en que este ítem no se aplica. Importante: Los otros dos ítems (SEGCEE y SEGCEI) no deben bajo ningún punto de vista ser incluidos en la clase, ya que si se hace, provocara errores en los cálculos. Se debe crear la siguiente Fórmula: Fxxx = P[Segsec()]P © 2013... PayRoll S.A.


Modificar la fórmula del afecto a impuesto, agregando lo siguiente: -I.SEGCET, esto es, rebajando de la base afecta el aporte al Seguro de cesantía de cargo del trabajador. Para los efectos de la emisión automática del formulario de Aviso de Iniciación o Cesación de Servicios, es necesario modificar las siguientes tablas: De Nivel Educacional (o escolaridad, tabla 17), dejándola como sigue: Sin educación Básica Educación Media Científica - Humanista Educación Media Técnica - Profesional Centro Formación técnica o Instituto Profesional Universidad Pregrado Universidad Postgrado De Motivos de Egreso (tabla 20):Art. 159 N°1 y N°2 (Mutuo Acuerdo o Renuncia) Art. 159 N°4 y N°5 (Vencimiento del Plazo) Art.N°159 N°6 (Fuerza Mayor) Art.160 (Imputable al trabajador) Art.161 (necesidad de la empresa Art. 171 Inciso 1. En la tabla de AFP y si no está utilizando Previred, deberá indicar en el campo denominado Código Alternativo lo siguiente para cada institución:        

03 05 08 10 12 29 31 99

a la AFP Cuprum a la AFP Habitat a la AFP Provida a la AFP Santa María a la AFP Magister a la AFP Planvital a la AFP Summabansander a Empart o INP

Updated: 07/02/2013



2.13.7 Exportar Datos para las Declaraciones Formularios 1887y 1827 La pantalla que permite efectuar esta operación es la que sigue:

Presionando el icono se procede a obtener los datos pedidos, los cuales deben quedar almacenados en el archivo cuyo destino se indique. Updated: 07/02/2013

2.13.8 Transfers a Bancos y Otros Los temas a tratar en este sub menú son los siguientes: Traspaso a Bancos Previred Recaudación Electrónica Los Andes Caja de compensación 18 de septiembre Caja de compensación La Araucana Sodexho Pass Updated: 07/02/2013 2.13.8.1 Traspaso a Bancos

Para el traspaso de Fondos a los Bancos con el propósito que ellos paguen a los empleados las sumas de indicadas para el o los ítems que corresponda, se utilizan módulos especiales, uno por cada Banco. A continuación se muestra la pantalla que permite crear el transfer que se envíe al © 2013... PayRoll S.A.


Banco BHIF

En la pantalla se debe ingresar: a) El mes de pago b) La empresa c) La fecha en la cual se debe pagar d) El concepto /ítem) de pago. En el presente caso se trata del ítem A000 "Total líquido" Luego, presionando el icono se ofrece imprimir y otras posibilidades: la visión por pantalla se muestra más abajo:



Updated: 07/02/2013 2.13.8.2 Previred

Para declarar y pagar sus leyes sociales a través de la empresa Previred, debe generar previamente un archivo de texto con el detalle de las cotizaciones, para posteriormente enviarlo por medio de la página: www.previred.com Para generar el archivo de texto proceda de la siguiente manera: 1. Si va a utilizar el Transfer Previred, es necesario que primero ingrese los códigos indicados por esta empresa para las diferentes instituciones provisionales. Como es muy poco probable que estos coincidan con los que usted ya definió y está usando, se creó el campo Código Alternativo, dentro de la Mantención de los elementos de una tabla. Allí debe indicar entonces el código solicitado por Previred. Para más detalles vea el documento técnico: Codificación para Previred> 2. Asegúrese de haber completado el proceso de pago y emisión de las respectivas liquidaciones. 3. Seleccione la opción del menú correspondiente: 4. Hecho lo anterior aparecerá la imagen siguiente en la cual debe seleccionar a los empleados que corresponda (idealmente todos), el mes de proceso, el periodo y la empresa. A continuación presione el botón 'Ejecutar' y espere a que le aparezca un mensaje indicando que el proceso termino bien y, la ubicación del archivo de texto generado. 5. Conéctese a Previred y siga las instrucciones que allí aparecen. Es importante tener en cuenta que el archivo generado es de formato variable y delimitado con el carácter © 2013... PayRoll S.A.


'Punto y coma' (;). Updated: 07/02/2013 2.13.8.3 Recaudación Electrónica Los Andes

Es programa permite pagar las LL SS recurriendo al método creado por La Caja de Compensación Los Andes. La primera pantalla es la siguiente:

Presionando el icono se obtiene una pantalla para detallar los ítems cuyos montos están comprometidos con esa Caja




se obtiene la planilla por enviar

En planillas aparte deben enviarse el detalle de las cargas familiares y los pagos que se están haciendo a esa caja Updated: 07/02/2013 2.13.8.4 Sodexho Pass

Si su empresa tiene convenio con "Sodexho Pass" para el servicio de "Cheque Restaurant", puede utilizar este programa para la generación y el envío de la información requerida.

La forma de operar es la siguiente: © 2013... PayRoll S.A.


El programa solo sirve para el convenio de Cheques Restaurante ofrecido por dicha empresa. Se genera una planilla Excel, con el formato preestablecido y que contiene un encabezado indicando la identificación de la empresa cliente, la fecha del pedido, los vencimientos y otros. Y un detalle por cada empleado. Esta planilla debe ser enviada por el encargado y por la forma que se haya acordado, pero más adelante esto se realizara directamente a través de un Web Services. Solo se consideraran los empleados a los cuales se les haya indicado (en la ficha) que recibirán este beneficio. En las preferencias pestaña “Otros” se debe indicar el número de cheques por día hábil y el valor de estos, a solicitar por cada empleado:

De todas formas es posible indicar un valor diferente en la ficha (pestaña “Configuraciones”), para estos dos parámetros, para cada empleado en particular. Los cuales serán considerados por sobre el valor general, siempre y cuando sean mayores a cero.

Detalle por empleado: En el detalle de cada empleado se indicara el número total de cheques a solicitar para el mes del pedido. Par ello se tendrá en cuenta lo siguiente: El pedido se efectuara antes del término de un determinado mes, mes de solicitud y para el mes siguiente Se determinaran los días hábiles de dicho mes por cada trabajador, esto es, considerando ingresos y retiros. A los días anteriores se les restaran (opcionalmente) los días hábiles de licencias médicas acontecidas en el mes inmediatamente anterior al mes de solicitud. Esto debido a la imposibilidad de conocer (salvo situaciones excepcionales) con anticipación la ocurrencia de licencias medicas en el (el próximo), ni las que falten por llegar (o contabilizar) en el mes de solicitud (se supone el actual). © 2013... PayRoll S.A.


También se descontaran (opcionalmente) los días hábiles de vacaciones a ocurrir en el Mes del Pedido, ya que este es un dato que es perfectamente posible de conocer anticipadamente. Para todo aquellos casos especiales se podrá generar uno o más registros en la tabla de asignaciones (usando el código de Bien 50000 (cincuenta mil)), indicando, por ejemplo, cheques devueltos, cheques a pedir de más o cualquier situación particular. Estos registros serán considerados en el mes de pedido, en la fecha indicada en el registro mismo (columna fecha de la asignación), ya sea para aumentar (valores negativos o devoluciones) o disminuir el total del pedido. Por ejemplo, en la pantalla siguiente se muestra una devolución de 6 vales de una persona que tuvo una licencia médica y por ende no le fue posible de usar. Como dicha licencia se descontara del pedido, esta devolución lo regularizara.

En este caso se está indicando que los cheques devueltos se deben sumar a este trabajador en el pedido para el mes de agosto. Como se trata de una asignación negativa, es decir a favor del trabajador, debe llevar el signo menos y su comportamiento será el opuesto, esto es, sumara al total de cheques solicitados. Por el contrario, si aparece un valor positivo, este será restado del total. Estos registros solo serán tomados en cuenta en el mes y año indicado, por lo que no es necesario borrarlos, si se desea mantener la historia. Es muy importante tener presente que solo se puede usar como "código de Bien" para estos efectos el numero 50000 (si no existe se debe crear en la tabla numero 39), o de otra forma los registros no serán considerados. Updated: 07/02/2013

2.13.9 Provisiones 2.13.9.1 Provisión por Vacaciones

El primer paso será crear los ítems de provisión de vacaciones: o PROACU: Provisión acumulada de Vacaciones o PROVAC: Provisión de Vacaciones Ver: Creación de Ítems: Tipo Provisiones © 2013... PayRoll S.A.


Uno de estos dos ítems debe ser informativo si el otro es el que interesa. Es decir, si se interesa contabilizar la provisión por diferencia entre períodos (PROVAC), o bien, interesa contabilizar la provisión acumulada PROACU En estos ítems se debe ejecutar la opción "Acumula afecto 2", en el cuadro Datos del ítem

Es posible sea necesario actualizar los "afectos" del Resumen. Para eso se recurre a "Utilidades" del menú "Procesos". En esa pantalla Actualiza Afectos del Resumen se debe colocar las fechas inicial y final de la actualización. La pantalla del programa que permite establecer la provisión se muestra a continuación:



Los datos a colocar fueron: · · · ·

Mes de pago Período a considerar Empresa Ítem de Provisión de Vacaciones.

Además se pidió un Informe detallado por Centro de Costo. Con un clic en se presenta la opción de imprimir exportar o ver por pantalla la información. La visión por pantalla se muestra más abajo:

El significado de las columnas es el siguiente: -

-

Identificación del trabajador: Su nombre completo Porcentaje : Que corresponde al Centro de Costo Días del período: De vacaciones que puede tener ese año Fecha de Vacaciones: Día, mes y año de inicio de las vacaciones según contrato o año calendario Número de día pendientes :  Iniciales :Anuales más proporcionales  + :Los proporcionales que tiene hasta la fecha de proceso  :Los días tomados por el trabajador  Final :Es la suma de iniciales – (-) Base de Cálculo: Tiene como fin mostrar el total de ítems que en su valor 2 dice SI. Este valor es acumulativo para los meses de proceso Valor en Pesos

2.13.9.2 Provisión por Indemnizaciones

La primera pantalla de este programa es la siguiente



Los datos a colocar son:      

Mes de pago Período a considerar Empresa Tasa Fecha de Tope Ítem Provisión IAS

: Debe ser el período al cual corresponde la provisión : Siempre debe ser "Remuneraciones del mes" : El código de la empresa. : Valor de la Tasa para actualizar los valores : Fecha del mes de cálculo : PROIND

Presionando el botón se presenta la posibilidad de ver por pantalla el informe conteniendo la provisión IAS.



El significado de las columnas del reporte es: · Código del trabajador · Nombre del trabajador · Fecha de Nacimiento · Cargo del trabajador · Descripción del cargo · Edad del Trabajador · Fecha de ingreso a la empresa · Antigüedad expresada en años y base decimal. · Base de cálculo formada por la suma de haberes para calcular el IAS · Valor Corriente que resulta de multiplicar la base de cálculo por la antigüedad · Factor de actualización · Valor presente actualizado · Valor presente Anterior · Provisión mensual ·

2.14 Otros Informes A continuación se detalla cómo se obtienen cada uno de los informes que están bajo el menú "Informes/Otros Informes" del sistema: Ellos son: 1. Certificados y Comunicaciones 2. Diferencias entre periodos 3. Etiquetas 4. Formulario de Notificación AFC Updated: 07/02/2013

2.14.1 Certificados/ Comunicaciones Este programa permite la comunicación escrita con el personal, seleccionando a quienes afecte: La pantalla inicial es la siguiente:



El texto de la comunicación se crea como se explicó en Contratos, Finiquitos y Comunicaciones, quedando archivado junto a otros textos. Para encontrarlo de hace clic con el botón izquierdo del mouse en ese campo. Con esto aparece una tabla con el siguiente listado de textos:



Para revisar el texto basta un clic con el botón derecho del mouse y aparece la siguiente pantalla

Para seleccionar los ítems que figurarán en el texto se hace doble clic en uno de esos campos y aparece la tabla en que se encuentra el ítem solicitado



Al aparecer el texto de la Comunicación se presentan varias alternativas, entre ellas: lo, o bien, enviar la comunicación con lo cual aparece la siguiente pantalla:



Al indicar "Para" se mostró el cuadro, similar al que se utiliza en E- Mail, que aparece en el interior para seleccionar el contacto. Cuya indicación puede ser una clave para un conjunto de empleados. Updated: 07/02/2013

2.14.2 Guía Telefónica La oficina de personal puede emitir una guía telefónica del personal con la dirección, el teléfono particular y el anexo en la empresa, o con cualquiera de las tres alternativas:

Poniendo la o las alternativas que interesen y aplicando cuya imagen por pantalla se ve más abajo.

se puede imprimir el listado

2.14.3 Credenciales en Forma Masiva Primero se debe seleccionar el personal para el cual se emitirán credencial, luego las opciones del informe que podrán ser por las dos caras o en grupos de a 6, además se aplica un filtro por estado de los empleados, seleccionando uno o más estados. La pantalla que permite tomar las decisiones es la que sigue:



Seleccionando 4 empleados y presionando el icono se presentan así:

las credenciales, 6 por una cara

*Estas dimensiones son un 75% del tamaño real.



2.14.4 Diferencia entre Períodos Este programa, ubicado en el menú "Informes/ Otros Informes" permite verificar diferencias en el valor de ítems entre dos períodos cualquiera Para esto: Paso 1: Seleccionar al grupo de empleados del cual se desea obtener la diferencia. Paso 2: Marcar las opciones deseadas para el reporte. Paso 3: Seleccionar periodo a utilizar e indicar el rango de fechas a comparar:

En la pantalla se estaría comparando Febrero con Marzo del 2011, pero también podría comparar la suma por ítem de lo pagado entre enero y marzo del 2011 con enero y marzo del 2010. Seleccionando y ordenado por ítem aparece:


luego aparece el siguiente informe: El cuál si se pide


Y si se pide ordenado por empleado aparece de la siguiente manera:





2.14.5 Etiquetas Para imprimir etiquetas se utiliza el siguiente programa:

En esta pantalla se puede seleccionar los empleados afectos y crear una etiqueta para cada uno incluyendo su cargo y su código. Se puede colocar la fecha, el período al cual corresponde y un ítem como puede serlo el monto líquido u otro a obtener en la tabla de ítems que se presenta al efectuar un clic en ese campo: Presionando el icono comando se presenta el listado de Etiquetas se presenta una pantalla ofreciendo imprimir o mostrar por pantalla el listado de etiquetas



2.14.6 Revisión de Consistencia El objeto de este programa es el de revisar si hay errores de procedimiento o de omisión de datos La pantalla para ordenar se efectúe el proceso es la siguiente:

Presionando


se puede obtener la siguiente visión por pantalla.


2.14.7 Formulario de Notificación AFC Para los efectos de la emisión automática del formulario de Aviso de Iniciación o Cesación de Servicios Paso 1: modificar las siguientes tablas: e) De Nivel Educacional (o escolaridad, tabla 17), dejándola como sigue: 1. Sin educación 2. Educación Básica 3. Educación Media Científica - Humanista 4. Educación Media Técnica - Profesional 5. Centro Formación técnica o Instituto Profesional 6. Universidad Pregrado 7. Universidad Postgrado f) De Motivos de Egreso (tabla 20) 1. Art. 159 N°1 y N°2 (Mutuo Acuerdo o Renuncia) 2. Art. 159 N°4 y N°5 (Vencimiento del Plazo) 3. Art.N°159 N°6 (Fuerza Mayor) 4. Art.160 (Imputable al trabajador) 5. Art.161 (necesidad de la empresa 6. Art. 171 Inciso 1 g) En la tabla de AFP y si no está utilizando Previred, deberá indicar en el campo denominado Código Alternativo lo siguiente para cada institución: 1. 03 a la AFP Cuprum 2. 05 a la AFP Habitat 3. 08 a la AFP Provida 4. 10 a la AFP Santa María 5. 12 a la AFP Magister 6. 29 a la AFP Planvital 7. 31 a la AFP Summabansander 8. 99 a Empart o INP Paso 2: Ingrese al menú "Informes/Otros Informes/Formulario Notificación AFC", con lo que aparecerá la siguiente pantalla:



Updated: 07/02/2013

2.15 Información de Cierre Updated: 07/02/2013

2.15.1 Emisión de Liquidaciones El proceso que vamos a explicar es uno de los más fáciles de realizar y de los más importantes que se manejan en el sistema. Si usted sólo ha ingresado información al sistema y no ha realizado ningún proceso, no se ha creado mes y por tanto, cuando quiera ir a consultar cualquier informe le dirá que el mes no existe, por más que usted vea la liquidación en el mapa de ítems de cada empleado. Al realizar un proceso de liquidación lo primero que pasa es que se crea físicamente el mes (lo que se explica un poco más adelante),y la información que actualmente está en la ficha va a actualizar todos los informes que se generan en el sistema. Por tanto, si usted ingresa un ítem, por ejemplo horas extras y luego va a un informe como puede ser "Detalle de ítems por empleado", esta información no aparecerá, si antes no ha ejecutado este proceso. Al decir que al realizar el proceso de liquidación se crea físicamente el mes, significa que bajo el directorio C/payroll4/LIS aparecen dos archivos de la forma AAAAMM.cdx y AAAAMM.dbf Por ejemplo, si proceso Abril del 2004 se generarán los archivos 200404.cdx y 200404.dbf. El proceso de liquidación se debe hacer todas las veces que sea necesario dentro del mes, es decir, cada vez que luego de haber ingresado o modificado algún ítem desee obtener informes. Si tiene 1000 empleados a los que ya procesó, y desea modificar sólo a uno, puede, luego de © 2013... PayRoll S.A.


modificar, procesar sólo al empleado que modificó. El proceso de emisión de liquidaciones es muy sencillo. Producto de este proceso obtendrá las liquidaciones de todos los empleados. Obviamente sólo imprimirá las liquidaciones una vez que esté todo ingresado y cuadrado. Proceso de información Se ingresa a esta opción mediante el menú "Proceso/Emisión de Liquidaciones", apareciendo la pantalla "Liquidación de Remuneraciones"

Para procesar debe hacer lo siguiente: Paso 1: Seleccionar a los empleados que desea procesar, lo que se explica en: Selección de Empleados Paso 2: Señalar las opciones para el reporte. Paso 3: Ingresar la información en relación a los puntos siguientes:     

Mes de pago: Mes que se está liquidando Período a liquidar: Lo normal en este país es que sea la "Remuneración del mes" Ordenamiento: Según sea el dato que seleccione en esta opción será el orden en que aparecerán las liquidaciones de sueldo Fecha de pago: Fecha en que se va a efectuar el pago de remuneraciones Modelo de recibo: En el menú "Sistema/Preferencias" en la pestaña "Recibos"

Luego con un clic en

aparece lo siguiente:



Contestando SI se ofrece imprimir o mostrar por pantalla el formulario de liquidación de cada empleado



Como muestra la imagen todos los recibos (formatos de la liquidación) Formales, de Prueba, Históricos, Honorarios, Internet: vienen con el formato "Remiliq" por defecto. Este formato se encuentra en el directorio Payroll4/LIS/Remiliq, sin embargo el archivo Remiliq puede ser modificado y renombrado, pudiendo tener distintos formatos para cada tipo de recibo. Estando en la pantalla "Liquidación de Remuneraciones" al ingresar el nombre del "Modelo de recibo" con que se desea imprimir las liquidaciones, el sistema permite optar por otro distinto del que se indicó por defecto en el menú "Sistema/Preferencias" de Payroll. En el costado superior derecho, en "Opciones" se presenta la siguiente alternativa: Borra todo el período: Se ocupa cuando queda alguna basura en el sistema, como por ejemplo que aparezca algún empleado sin nombre ni Rut y con cotización en alguna planilla de AFP. Lo que hace esta opción es Borrar el proceso del mes, es decir, los archivos AAAAMM.cdx y AAAAMM.dbf (en fox) y los vuelve a generar. No borra la información del mapa de ítems del empleado, sino que vuelve a generar el traspaso pero ahora limpio. (Es inofensiva esta opción)

2.15.2 Respaldo y Cierre de Mes Una vez ingresado todos los conceptos de pago de un mes, revisado los informes, y teniendo todo cuadrado en el sistema, lo siguiente es realizar un respaldo: Respaldo Los datos que se deben respaldar son:  El juego de datos correspondiente: Vea encabezado "Manual Payroll/Creación y/o Selección de un Juego de Datos"  LIS: Que contiene todos los reportes propios del sistema más los generados por los Usuarios a través de los Módulos Articulados.  MAE: Contiene las interfaces o programas especiales solicitados por la empresa.  DOC.: Todos los formatos de Contratos, Finiquitos, Comunicaciones, etc. de extensión .DOC  FOTOS: Contiene las fotos de los empleados.  COMÚN: Contiene archivos propios del Sistema. Cierre de Mes (periodo) (Es muy importante que haya respaldado antes de realizar esta operación) Para iniciar el proceso de remuneraciones de un mes, se requiere tener cerrado el mes anterior. Asimismo, para cerrar un determinado mes es imprescindible que todos los períodos que lo componen, si los hubiera, estén cerrados. Para cerrar un mes y/o período debe ingresar al menú Proceso/Cierre de mes, con lo que aparece la pantalla "Apertura/Cierre de Mes (periodo)".



Aquí debe ingresar los siguientes campos: a) Mes Actual: Mes b) Período que cierra: Remuneración actual, además de los períodos que tengan en el sistema, por ejemplo Quincena. Si no se ha creado ningún período en ese campo aceptará solamente la opción: Remuneración del mes. c) Fecha de pago: Fecha en que se hará el pago La opción "Cierre de mes" que aparece en pantalla sólo procede si el período es el mes. El proceso se activa con un clic en El sistema hace una advertencia:

Al cerrar un período ocurren varios fenómenos: Los ítems ingresados con "Nº de cuotas"=1, desaparecen Los ingresados con "Nº de cuotas"="Permanente" o "999", siguen apareciendo Los prestamos en cuotas se rebajan, es decir, si ingresamos un préstamo en 10 cuotas, la primera aparece automáticamente pagada en el mes, y al cerrar, va a aparecer pagando la cuota 2 de 10. Es por esta razón que es muy difícil reproducir nuevamente un mes si hubo algún problema.



ES MUY IMPORTANTE QUE RESPALDE ANTES DE REALIZAR UN CIERRE DE PERIODO. Se recomienda, dar a este programa un ámbito de acceso restringido y un nivel de seguridad alto. Se recomienda una política de respaldos diarios (por varias razones) a fin de poder de regresar a una situación exenta del error, con sólo un día de atraso. Para seguir trabajando normalmente en este nuevo mes debe ingresar al menos los índices de UTM y UF. Para realizar esta operación vea encabezado "Manual Payroll/Ingreso de Índices UTM,UF,IPC". Updated: 07/02/2013

2.15.3 Emisión de Cheques a Empleados La pantalla inicial es la siguiente:

Es posible incluir el detalle y la ubicación e imprimir por el total de la operación con sus montos por empleado, o cheque por cheque en planillas de a tres empleados. Indicando la opción elegida, en este caso el detalle, y presionando el icono se ofrece imprimir o ver por pantalla los siguientes informes:



1) Emisión de cheques

2) Detalle de Cheques



Los cheques deben venir impresos en su diseño general. La configuración adoptada por el sistema puede enmendarse recurriendo al icono bien, esta operación debe ser ejecutada por un experto

Si

Updated: 07/02/2013

2.15.4 Emisión de Cheques a Instituciones La primera pantalla es bastante explicativa y contiene todos los elementos informativos para proceder

Como destinatarios de estos cheques puede ser: Instituciones, beneficiarios u Otros Todos los datos requeridos paran identificar los elementos de pago: Banco, número inicial del Banco, Fecha, Período a que corresponde, etc. figuran con claridad en la pantalla: Presionando el icono

aparece el detalle de los pagos



Updated: 07/02/2013

2.15.5 Liquidaciones Históricas Este programa permite emitir liquidaciones de períodos anteriores, previo seleccionar al personal para el cual se hará la emisión. La pantalla que permite incluir la información requerida es la siguiente:



Presionando el icono se presenta la pantalla ofreciendo imprimir o mostrar por pantalla. Eligiendo esta segunda alternativa se presenta la siguiente información:

Updated: 07/02/2013



2.15.6 Determina Tramos de Asignación Familiar Este programa calcula, en función de la remuneración devengada por el beneficiario durante el primer semestre del año anterior, o del presente, si ya está en el segundo semestre, el tramo correspondiente. Para esto: Paso 1: Ingrese al menú "Procesos/Determina tramos de Asignación Familiar" donde aparece la siguiente pantalla:

Aquí se ingresan los valores que paga la caja por cada uno de los tramos y las rentas máximas de cada tramo. Paso 2: Debe ingresar los siguientes campos:  Empresa: Empresa de la cual quiere actualizar o conocer los tramos de los empleados  Fecha inicial: Remuneraciones desde que fecha quiere tomar en consideración para este cálculo.  Número de períodos: Corresponde al Número de períodos que se quieren ocupar para el cálculo del tramo.  Ítem informativo adicional: Se puede agregar un ítem informativo para casos especiales. En caso de querer que el resultado de este proceso se actualice en la ficha debe marcar en la opción "Actualiza" ubicada en la parte superior izquierda de la pantalla. Seleccionando


aparece el siguiente informe:


Updated: 07/02/2013

2.15.7 Determina Tramos Franquicia Sence El Sence bonifica a las empresas con cargo al 1% de las Utilidades de la empresa, permitiendo que el personal se capacite y del costo de esta capacitación el Sence aporta una suma variables según sea la renta del trabajador. El Sistema permite calcular el factor o Franquicia Sence el cual será un porcentaje de la suma máxima aportada.. El resultado del cálculo que se muestra a continuación se ubicará en la Ficha del empleado, en la pestaña “Otros”

La pantalla del programa que permite este cálculo es la siguiente:



Con un clic en se presenta la opción imprimir el resultado o verlo por pantalla, cuya imagen se muestra

En la cual figura: la fecha de ingreso, el tramo anterior (porcentaje), el actual y la renta promedio en UTM

2.15.8 Utilidades Estos son programas a utilizar en casos especiales. Ellos Son: Actualiza Afectos del Resumen Exporta Datos para Soporte PayRoll Los Afectos son aquellas agrupaciones de ítems afectos para cumplir con ciertos requisitos legales y que cada tanto deben ponerse al día. Ellos son: Afecto 1: Para cumplir con la Indemnizaciones Legales. Afecto 2: Para el cálculo de las vacaciones proporcionales. Afecto 3: Para corregir las alteraciones que produzcan las Licencia Médicas Afecto Variable: Corresponde a los afectos 1 y 2 para quienes reciben rentas variables. La pantalla que permite efectuar este resumen es la siguiente: © 2013... PayRoll S.A.


A traves de la pestaña Rafectos se pueden seleccionar otros afectos a atualizar.

- Exporta Datos para Soporte PayRoll



Que Permite al usuario efectuar consultas por Mail a Soporte PayRoll, ademas envia una copia de la base de datos, para su revision. Updated: 07/02/2013



2.16 Seguridad del Sistema 1. Objetivos: El objetivo de este encabezado es que el usuario conozca cómo se configura la seguridad dentro del sistema de modo de poder implementarla en su empresa. 2. Alcance: Abarca la seguridad general del sistema además de las seguridades especiales, como pueden ser el dar seguridad a los ítems, a los módulos articulados, etc. 3. Usuario Personal: Será quién maneje el Sistema y controle la otorgación de permisos. La primera clave es Perso. El podrá cambiarla y mantener su nueva clave en secreto.

4. Descripción de Actividades 4.1. Crear Grupos: Los grupos dan cuenta de los permisos que tendrán los usuarios. Para crear un grupo debe ir al menú Sistema/Seguridad/Mantención de Grupos.




aparece la siguiente pantalla solicitando ingresar:

a) Grupo: Nombre del Grupo. b) Descripción: Nombre del grupo en extensión c) Empresas: Haciendo doble clic sobre este campo se selecciona la o las empresas a las que tendrá acceso este grupo. Con OK queda grabado el grupo recién creado en la pantalla "Mantención de Grupos". 4.2. Crear Usuarios: Ahora corresponde otorgar la clave de acceso y contraseña de ingreso a cada uno de los usuarios que trabajarán en el sistema. Además a cada usuario se le asignará uno o varios conjuntos y un grupo. El conjunto definirá el número máximo de empleados con los que podrá trabajar y el grupo las opciones a que podrá acceder en relación a ese conjunto de empleados. Para definir los usuarios del sistema debe ingresar al menú "Sistema /Seguridad/Mantención de Usuarios" donde aparecerá un listado con los usuarios ya creados en el sistema.



Al seleccionar el icono aparece la siguiente pantalla. Supongamos que vamos a definir el usuario Claudia López encargado de las empresas 1 y 2.

a) Usuario: Podrá ser CLOPEZ b) Descripción: Claudia López. c) Grupo: Podríamos asignarle el grupo PRUEBA creado en el punto 4.1 de este instructivo. d) Clave de Acceso: Corresponde a un dato alfanumérico el cuál debe ser de largo 5 máx. 6. Para el ejemplo será: 123456. e) Verifique la Clave: Debe volver a escribir lo ingresado en "Clave de Acceso" Controla f) Vencimiento: En esta opción se indica si la llave con que ingresará al sistema este usuario tendrá vencimiento. Al hacer un clic en esta opción con el mouse, en "Días para cambio" se debe indicar después de cuantos días caducará la llave de ingreso otorgada. g) Atributos de Supervisor: Al hacer un clic con el mouse en esta opción, el usuario tendrá todos los permisos, independiente de las restricciones que se le haya asignado al grupo y al conjunto. h) Conjuntos: en el caso de PayRoll Remuneraciones el único conjunto posible es la totalidad del personal de la empresa 4.3. Asignar Permisos: Todavía falta seleccionar los permisos que contendrá este grupo. Para ello vamos a la opción Sistema/Seguridad/Permisos. Al ingresar a esta opción aparece la pantalla "Mantención de Grupos"



En la parte superior dice "Grupos", el buzón despliega todos los grupos creados en el sistema. Aquí debemos seleccionar el grupo creado TEST de modo de asignarle los permisos. Más abajo aparecen varias pestañas: Sistema, Mantención, Fichas, Ingresos, Informes, Procesos, Impresión, Seguridad, y Menú Propio / Otros. (CAS: Control de Asistencia no se utiliza en esta versión) Estando parado en cualquier pestaña aparecen los siguientes nombres de columna: Conceptos a proteger, Acceso, Crear, Modificar, Eliminar e Imprimir. La mayoría de los conceptos a proteger tienen la columna acceso en amarillo donde no se podrá otorgar permisos y todas las demás opciones en blanco. Como se observa, el Acceso se puede obtener siempre, no así otros conceptos salvo que esos campos estén en Blanco, Para dar permiso lo que se debe hacer es primero pararse con el mouse en la fila y el concepto, en este caso Acceso a "Mantención de Archivos" presionando el botón modificar, con lo cual aparece la siguiente pantalla, donde, en este caso, sólo permite seleccionar la opción de "Acceso" y todo lo demás aparece bloqueado.



Si la posibilidad de ingreso a otro concepto no estuviera bloqueada con color amarillo, efectuando la misma acción la misma pantalla se presentará así

Updated: 07/02/2013

2.17 Conjuntos Se entiende por Conjunto, en el presente caso, un grupo de empleados o de personas con las cuales un usuario de PayRoll pudiera intervenir. A cada conjunto se le asignará un código y una descripción con el fin de obtener una identificación precisa A continuación se tratan los temas siguientes: -

Como se crea un conjunto Como se le asigna este conjunto a un usuario Como se crea un Subconjunto

2.17.1 Mantención de Conjuntos La primera pantalla para tomar contacto con los conjuntos es la siguiente;



En la barra inferior vemos los iconos básicos de Mantención, de izquierda a derecha: Eliminar, Imprimir, Modificar, Crear Para crear un nuevo conjunto hacemos clic en con lo cual aparece la siguiente pantalla:

Lo del código y su descripción está claro el tema de interés para definir el conjunto está determinado por la condición que le impongamos. Con un clic en aparece un cuadro conocido y explicado al tratar el tema de Selección de Personal ya que también para determinar un conjunto se requiere una selección. © 2013... PayRoll S.A.


Podemos elegir una condición ya creada o bien proceder a crearla como se explica en: Selección. (Selección a través de una Condición)

2.17.2 Selecciona un Conjunto Es el caso recordar lo referente a Mantención de Usuarios que se explica en Seguridad del Sistema, por cuanto si el conjunto va a ser intervenido por un usuario, éste debe ser claramente identificado y autorizado. La Pantalla de creación y autorización del usuario es la que sigue:



El conjunto autorizado en el cual puede actuar este usuario es el que tiene el código 50 que corresponde al centro de costo 259020. Si se quiere ver como procede el Sistema para que este usuario trabaje con este conjunto, debemos salir del sistema y volver a entrar con la identificación del usuario y su clave.

Ahora accedemos a la pantalla Selección de un Conjunto en cuya pantalla ya figura el conjunto asignado al usuario ECASTRO

A partir de este momento el usuario puede trabajar con este conjunto para efectos tales como puede serlo Modulo de RR HH que sean instalado para un cliente.



2.17.3 Mantiene y Selecciona un Subconjunto Es posible que se quiera definir una parte del conjunto con la cual se desea trabajar: Como puede serlo que del Centro de Costo 259020 (Conjunto designado) se requiere trabajar sólo con el personal femenino (Subconjunto). Llamando a la pantalla inicial:

En ella se presenta la opción de crear

:



La condición a establecer es “Personal Femenino”:

Que se estableció como se explicó en "Selección":



Después de lo realizado la pantalla inicial quedará así:

Fijado el conjunto Centro de Costo 259020 y Su personal femenino, al trabajar con PayRoll aparecerá sólo el personal que cumple con ambas condiciones:



2.18 Generador de Reportes (Módulos Articulados) El sistema Payroll posee un generador de consultas y o reportes que puede ser manipulado por el usuario, generando sus propias aplicaciones sobre la información que contiene el Sistema. En general, será posible obtener dos tipos de listados que se describen a continuación: d) Consultas sobre diferentes datos del empleado que no requieren una fecha especial. e) Consultas del proceso, múltiples ítems en múltiples períodos. Operatoria: 1. Vaya al menú "Mantención/Tablas" y en la tabla 41 de "Clasificación de Módulos Articulados" cree como elementos los nombres de las carpetas en que guardará los diferentes Módulos Articulados que cree en el sistema. Según el tema del módulo se podrían clasificar en: Módulos para el banco, Módulos de datos del personal, etc. Otra podría ser según el nombre de la persona que creó el módulo, etc. 2. Vaya al menú Procesos/Módulos Articulados, con lo cual aparece la pantalla que se muestra más abajo.

3. Para crear un "Query", se debe presionar el botón que aparece en la barra inferior de la pantalla. Si el reporte ya estuviera creado y se quiere modificar, se debe seleccionar el nombre del reporte con el botón izquierdo del mouse y luego el botón



Con cualquiera de estos botones, aparece la pantalla siguiente: En ella figuran una serie de campos cuya explicación y operatoria se explica a continuación:

DESCRIPCIÓN: Se deberá colocar un nombre que identificará el reporte. CLASIFICACIÓN: Haciendo doble clic en este campo, se despliega una tabla con la clasificación creada en el punto 1. Una vez ingresados estos datos, la próxima decisión será si se generará el módulo utilizando el Asistente o mediante Instrucción directa. En lo que sigue, se explicará la mecánica para construir Módulos Articulados utilizando las herramientas que el Sistema ofrece, las Instrucciones Directas se dejarán para su empleo por especialistas. CREACIÓN DE UN MÓDULO UTILIZANDO EL ASISTENTE Paso 1: Estando en el menú Procesos/Módulos Articulados, si desea utilizar el asistente para la creación o modificación de un módulo articulado, presione el ícono con lo cual aparecerá la pantalla que se muestra más abajo.



En el recuadro blanco de la izquierda se muestra, en su parte superior, un buzón el cuál al abrir despliega los temas sobre los cuales existe información posible de rescatar, como son: Personales del empleado, Previsionales del empleado, Vacaciones del empleado, Grupo familiar, Ausentismo, Curriculum, Ítems por empleado, Asignaciones, Resumen del proceso, de Tablas, de Vacaciones, de Ítems, de Fórmulas, de Cuenta corriente, de Distribución de Centros de Costo, de Información de las Empresas, entre Otros. En el mismo recuadro de la izquierda, en su parte inferior, aparece un listado de los campos que se pueden rescatar según el tema seleccionado. La idea en esta etapa es seleccionar los campos que se requieren para generar el reporte, del costado izquierdo de la pantalla, y con el botón llevarlo al lado derecho. Si se quiere sacar un campo, se selecciona con el mouse el botón que apunta hacia el lado izquierdo de la pantalla y con clic en ese botón se saca el campo de la selección. Si se quiere eliminar todos los campos seleccionados, se ocupa el botón Por defecto, el sistema siempre incluirá el "Código" y el "Nombre" de los empleados que participarán en el reporte. Utilizando este Asistente se colocaron, además de las ya anotadas, las siguientes instrucciones para la información requerida:  "Sexo:” Ubicado en datos “Personales del empleado"  "Centro de Costo”: Clasificado como "Empleado empresa"  “Empresa”: "Empleado empresa"  "Cargo:” "Empleado empresa"



Nótese que al seleccionar las variables "Cencos" y "Cargo" se colocó automáticamente la expresión (D_Cencos y D_Cargo respectivamente). Paso 2: Con estos antecedentes ingresados avanzamos a la etapa siguiente para lo cual presionamos el ícono Este cuadro que se muestra más abajo derecha permite visualizar los enlaces.

En todo caso, utilizando el Asistente no se requiere intervención ninguna en esta pantalla. En el presente ejemplo, la información indica que: La información solicitada se encuentra en el archivo de empleados cuyo alias es q. Paso 3: Avanzando nuevamente hacia la derecha con el ícono llegamos a la siguiente pantalla, la cuál, en su parte superior permite ingresar condiciones, seleccionando el ícono



Agrupar Columnas, si tal tarea interesa, lo cual no es el caso Ordenar por columnas: En el ejemplo se ordenó por empresa, luego por Centro de costo y finalmente por nombre. Fíjese que el número (6, 4, 2) del ejemplo corresponde al orden que se le dio a estos campos cuando se seleccionaron. Paso 4: Avanzando hacia la derecha con el ícono indicar una de las siguientes posibilidades:


se presenta esta imagen pidiendo


a) "No incluye datos (de ítems) del período b) "Extrae datos de períodos” De existir ítems o variables involucradas, se marca la opción "Extrae datos del periodo". Al Hacer doble clic en cualquier lugar del rectángulo blanco que se muestra más abajo en la pantalla, aparece la tabla con los ítems creados. Una vez seleccionados los ítems con doble clic se les trae a la pantalla. En caso de querer incluir variables en el reporte, se deben escribir a continuación de los ítems en el recuadro blanco de la pantalla anteponiendo "K." . Las variables posibles de utilizar son: - KTIM: Total imponible - KTHA: Total haberes, igual al valor del resumen. - KTDE: Total descuentos, igual valor del resumen. - KTEX: Total Exentos - KTHI: Variables del resumen. - KLIC: Variables del resumen. - KLIC3: Variables del resumen. - KDTR: Variables del resumen. - KDTR: Variables del resumen. - KAFE: Variables del resumen. - KDTR: Días trabajados - KLIC: Días de licencia - KTNETO: Liquido o neto ganado. - KTDN = KTDS + KTDE - KTDT = KTDS + KTDE + KTDL - KAFB01 al KAFB20: Variables del afectos De esta forma se incluyen los variables y los ítems que se quieran utilizar separados por coma.



Paso 5: Avanzando hacia la derecha se llega a la pantalla aquí mostrada.

Para efectuar la acción se presiona el ícono Paso 6: Esta es la última pantalla antes de poder ver el informe creado. En ella el sistema solicita ingresar la orientación que se le quiere dar a los datos en el informe "Hacia el lado" o "Hacia Abajo", y, dado que se quiere extraer datos del período, consulta entre que fechas se necesita esta información.

En caso de indicarse igual fecha inicial que final, el sistema considerará un solo período. Una vez ingresados estos datos, si el proceso ha sido el correcto el Módulo Articulado está creado y se puede guardar, o bien, observarlo para ver si está de acuerdo con lo requerido. Con el fin de explicar cómo sale el informe según tipo de orientación de los datos y fechas solicitadas, a continuación se hará un análisis indicando distintas situaciones: © 2013... PayRoll S.A.


(Opcional) CASO 1: Orientación de los datos hacia el lado, y se solicita información de los ítems del mes de Febrero.

Observe en el reporte que sigue, que el formato automático de los nombres de las columnas de los ítems es como sigue: Los primeros 6 dígitos corresponden al nombre del ítem o variable, luego viene un guion bajo ( _ ), luego "I" de Valor Calculado o "O" de Valor Original y finalmente un número de 2 dígitos que da cuenta del mes del que se está solicitando información.

CASO 2: Orientación de los datos "hacia el lado", y se solicita información de los ítems de los meses de Diciembre y Enero. Se cumple lo mismo que en el Caso 1, pero observen que al solicitar información de más de un mes, que para el ejemplo corresponden a 2 meses, aparece en el informe, Sueldo base y Gratificación del primer mes, y luego Sueldo Base y Gratificación del segundo mes.



CASO 3: Orientación de los datos "Hacia abajo", y se solicita información de los ítems del mes de Enero.

Al solicitar la información hacia abajo, aparece automáticamente para los ítems la información de la siguiente forma: Primero el nombre de la variable de seis dígitos, luego un underscore ( _ ), luego "I" de Valor Calculado o "O" de Valor Original y finalmente dos undercore en vez de los dos dígitos del mes. En este caso aparece una fila por empleado por cada uno de los meses, que como en este caso se trata de un mes, aparece una sola fila por empleado, manteniéndose un solo nombre de columna por ítem y por mes.



CASO 4: Orientación de los datos "Hacia abajo con Historicos", y se solicita información de los ítems de los meses anteriores de Diciembre a Febrero.

Se cumple lo mismo que en el Caso 3, pero al solicitar información de más de un mes (3 meses en el ejemplo) , aparece en el informe una columna para el Sueldo base, otra para la Gratificación y cada empleado en tres filas distintas: En la primera la información de Diciembre, en la segunda, Enero y por ultimo la información de Febrero.





HERRAMIENTAS QUE OPTIMIZAN LOS RECURSOS DE LOS MODULOS ARTICULADOS (Opcional) I.

TIPOS DE CONDICIONES : a) Existen condiciones se pueden Crear directamente ocupando el 'Manejador de Condición' (Paso 3 del Asistente) como la que se muestra en el ejemplo de abajo. i. Condición creada a través del icono : obtener fecha de ingreso de los trabajadores dentro de un periodo.

ii.

Como Resultado se va a originar un informe que arrojara a todos los trabajadores que cumplan el rango de las fechas de ingreso que se dispuso en la condición.

b) Y existen aquellas Condiciones que no se encuentran en el 'Manejador de Condiciones' y se deben crear manualmente, es decir, digitando directamente en el recuadro blanco de la condición. Para ello veremos diferentes ejemplos, cuyo Objetivo Principal es generar 'Ventanas de Consultas' que aparecerán automáticamente cuando se ejecute el modulo articulado y que permitirá ingresar datos de acuerdo a la información que se desea obtener. Ejemplos de condiciones que se pueden ocupar: Ejemplo 1. Objetivo: Crear un Modulo Articulado donde el Sistema generará “Ventanas de ingreso de fechas en forma variable”, es decir, que cada vez que se ejecute el modulo consulte una fecha inicial y final. En este ejemplo necesitamos que aparezcan los empleados que ingresaron dentro de un rango de fechas a la empresa, para ello utilizamos la variable FECHA_ING.

Sentencia SQL Sentencia FOX

= FECHA_ING BETWEEN F[Fecha Inicial]F AND F[Fecha Final]F = BETWEEN(FECHA_ING, F[Fecha Inicial]F, F[Fecha Final]F) © 2013... PayRoll S.A.


Pero podemos utilizar otras variables de fechas que son las siguientes: -

FECHA_GRA: fecha grado. FECHA_XTR: fecha para uso extra. FECHA_RET: fecha retiro. FECHA_VAC: fecha inicial de vacaciones. FECHA_NAC: fecha de nacimiento.

RESULTADO: Una vez ejecutado el Modulo Articulado, aparecerá las ventanas que me permite ingresar las 2 fechas que necesito emitir el listado, que en este ejemplo particular colocamos el 01/01/1990 como fecha de inicio y 31/12/2001 como fecha final.

Ejemplo 2. Objetivo: Crear un Modulo Articulado en que el Sistema me consulte en forma automática, el numero de un mes en particular cuyo interés radica en obtener una determinada información. En este ejemplo la condición que necesitamos, es obtener la información de todos aquellos trabajadores que estén de cumpleaños en un mes determinado, para ello ingresamos la siguiente sentencia :


= MONTH(FECHA_NAC)=N[Mes a Consultar]N = MONTH(FECHA_NAC)=N[Mes a Consultar]N

RESULTADO: Una vez ejecutado el modulo articulado, se generara la pantalla que aparece abajo donde debemos ingresar el número del mes que deseamos consultar, que puede ser por ejemplo el 9, es decir, aparecerá en el listado todos aquellos empleados que están de cumpleaños en el mes de Septiembre.



Ejemplo 4. Objetivo: Crear un modulo articulado que me consulte en forma automática el mes de proceso que deseo obtener el listado con la información requerida


= R.AMES=C[PERIODO A CONSULTAR]C = AMES=C[PERIODO A CONSULTAR]C

RESULTADO: Al ejecutar el módulo se genera un cuadro donde se consulta el mes de proceso en que se desea obtener la información. Para ello se debe digitar primero el año y luego el mes.

Ejemplo 4. Objetivo: Crear una condición que me permita ingresar diferentes campos, que contenga la información del entorno laboral que se encuentre insertado el trabajador dentro de la empresa y cuya información la obtiene el Sistema en Mantención Ficha. En este ejemplo en particular, necesitamos obtener la información de los trabajadores en determinados cargos y para ello se digita la variable Q.Cargo dentro de la condición.




= Q.CARGO=N[CARGO A CONSULTAR]N = Q.CARGO=N[CARGO A CONSULTAR]N

Pero también se puede hacer la condición con otros campos como por ejemplo: -

Q.UBICA: lugar de trabajo del empleado. Q.CLASE: clase de sueldo que tiene el trabajador. Q.CENCOS: centro de costo al que pertenece el empleado. Q.CLASIF: clasificación del empleado. Q.DIVISIÓN: sección en la que trabaja el empleado, etc.

RESULTADO del ejemplo: En esta ventana se debe ingresar el código del cargo (que es numérico) que se desea obtener en la ejecución del modulo articulado. Pero como ya hemos mencionado arriba, este dato puede ser reemplazado por otros campos.

II.

COMO SUMAR ITEMS EN MODULOS ARTICULADOS PRIMER PASO: se debe ir a mantención ítems crear como ítems la expresión 'SUMADO', que en todo caso puede ser otro nombre pero siempre teniendo en cuenta que debe ser con un largo de 6 carácter como cualquier ítem. SEGUNDO PASO: enseguida se debe ir a crear el modulo articulado, y en el paso 4 se debe marcar la opción 'Extrae datos del periodo' e ingresar los ítem separados por comas más la expresión SUMADO que en este caso del ejemplo de abajo, realizara la operación de sumar los ítem del Sueldo Base más la Gratificación :



El ítem 'SUMADOS' debe ir precedido por una letra F y un punto. Las operaciones deben ir entre paréntesis corchetes [ ]. Se acepta cualquier expresión matemática valida. [(C01+1000000)*C02], etc. El C01 corresponde a la gratificación y el C02 al sueldo base.

ej.

[(C01

+

C02)/2]

o,

Esto de la columna relativa inversa corresponde a la posibilidad que haya más de un periodo. En efecto si hay un solo periodo saldrán 4 columnas (las pedidas), en cambio si hay 2 saldrán 8 (4 por cada periodo), mientras que si hay 3 serán en total 12.

IMPRESIÓN DEL REPORTE Habiendo ingresado al menú Procesos/Módulos Articulados, para ejecutar un reporte ya creado, se selecciona su nombre con el botón izquierdo del Mouse y se presionando el ícono . En caso de ejecutarse directamente desde el asistente recién creado o modificado el reporte se ejecuta: - "Desde el Paso 6 si es que se marcó la opción "Extrae datos del proceso" presionando el ícono . - "Desde el paso 5 si no se ha marcado la opción "Extrae datos del proceso", presionando el ícono . Una vez ejecutado el reporte, los nombres de las columnas corresponden a los nombres de los campos al interior del reporte.



En la parte inferior izquierda de la pantalla, aparece el ícono. Al seleccionar esta opción aparece recuadro ofreciendo distintas posibilidades de impresión. Seleccionando el ícono se accede a modificar el reporte. Esta alternativa es de gran interés por cuanto el listado tal como está cuenta con una presentación mínima: sin título, sin formato numérico, con un Font convencional, con el espacio entre columnas y líneas impuesto por el Sistema. Habiendo ingresado al ambiente para modificar el reporte se accede a la pantalla que se muestra a continuación:



Como puede verse, aparecen tres bandas: 1. Page header: sobre esta banda aparecen los nombres de las columnas del informe. 2. Detail: Sobre esta barra se muestran los campos que contendrá el reporte. Estos se abrirán tantas veces como empleados se hayan seleccionado. 3. Page Footer: Corresponde al pié de página del reporte, por defecto aparecen sobre esta barra los campos de fecha (lado izquierdo) y número de página (lado derecho). En el costado izquierdo inferior figura un rectángulo auxiliar con el nombre de Report Controls. De no aparecer, se puede obtener presionando el ícono ubicado al costado superior izquierda de la pantalla. Esta barra se puede mover y dejar junto al resto del menú para mayor comodidad. Las opciones que ofrece y su explicación se indican a continuación:

DETALLE DE LA MODIFICACIÓN DEL REPORTE DE UN MÓDULO ARTICULADO A TRAVÉS DE UN EJERCICIO (OPCIONAL) PASO 1: VISUALIZACIÓN DEL REPORTE a) Vamos a generar un Módulo Articulado, donde se extraerá los datos del Código y Nombre del trabajador, Empresa, Centro de Costos, Periodo, Monto del Sueldo Base y el T.Imponible. q Y se ordenara primero en base a la Empresa, a la Descripción del Centro de Costos y por el Nombre del trabajador.

b) Una vez ejecutado el Módulo Articulado, nos vamos al botón de la impresora que se encuentra en el lado izquierdo inferior del listado y le damos un clic, donde aparecerá la siguiente ventana que se muestra abajo. En esta ventana aparecen 4 botones que son la impresora, la lupa (para ver el listado), el diskette (para exportar) y la tasa con lápices (sirve para modificar el reporte). En esta última vamos a darle un clic. © 2013... PayRoll S.A.


Una vez dado un clic a la tasa con lápices entramos al reporte Articulados y encontramos la ventana que se muestra abajo

del Módulos

c) Como puede verse, aparecen las tres bandas: 1. Page header: sobre esta banda aparecen los nombres de las columnas del informe. 2. Detail: Sobre esta barra se muestran los campos que contendrá el reporte. Estos se abrirán tantas veces como empleados se hayan seleccionado. 3. Page Footer: Corresponde al pié de página del reporte, por defecto aparecen sobre esta barra los campos de fecha (lado izquierdo) y número de página (lado derecho). Además aparecen los siguientes botones: Seleccionar los Objetos del reporte Escribir títulos o glosas Crear Campo o Variable Dibujar Líneas Horizontales o verticales Encierra Títulos o dibuja cuadrados Dibujar Polígonos o encerrar Títulos Insertar logo o foto



PASO 2: ENCABEZADO DEL INFORME 3) Colocar Títulos en el Reporte: Para ello vamos arrastrar la barra Page Header hacia abajo utilizando el botón izquierdo del Mouse sin soltar. Una vez dejado el espacio suficiente podemos colocar un título principal en la hoja como también los títulos por cada columna. Para ello utilizamos el botón y seleccionamos donde colocar el titulo del informe, luego el botón para ingresar un color a un titulo, se debe pinchar el color correspondiente en la paleta de colores.

PASO 3: DARLE FORMATO NUMERICO A LAS VARIABLES 1) Para ello se debe posicionar sobre la variable en la sección “Detail” y darle un doble clic, con lo cual aparece la ventana que se muestra abajo, llamada 'Report Expression', y se trabaja en el botón Format:



Y en el campo Format se digita nueves (9) separados por comas, para así separar por miles, ya que el Sistema convertirá las comas en puntos. PASO 4: AGRUPAR POR UNA VARIABLE 1) Si se desea agrupar por alguna variable, por ejemplo por el Centro de Costos, para seguir con el ejemplo de arriba, se debe ir al Menú Report, opción Data Grouping, donde aparecerá la ventana que se muestra abajo:



Se debe digitar la variable, en este caso d_cencos, que corresponde al Centro de Costos. 2) Cuando realizamos la operación, aparecen 2 barras nuevas llamadas: a. Group Header 1:d_cencos b. Group Footer 1:d_cencos. 3) Por lo tanto, si deseamos ver una vista previa del listado debemos ir al menú Editar, opción 'Vista Previa' :

PASO 5: SUMATORIA POR CADA CENTRO DE COSTOS 1) Si necesitamos Sumar por cada Centro de Costos, debemos separar las barras 'Detail' de la Group Footer1:d_cencos', enseguida me posiciono encima de las variables SUBASE_I y de KTIM K y con el botón derecho darle 'Copy' y luego nuevamente darle 'Paste' y dejarlos en dicho espacio dejado por las 2 barras “Group Footer 1: d_cencos”.



2) Para que el resultado sea la suma de los montos se debe hacer doble clic en la expresión “subase_i03” que pegamos en la sección de “Group Footer”

3) Luego seleccionar el botón “Calculations” y marcar la opción “Sum”, lo mismo debe hacerse para calcular la suma de “KTIM”.



4) El Resultado del reporte debe visualizarse de la siguiente manera:

PASO 6: SUMATORIA GENERAL 1) Debemos ir al Menú Report, opción “Optional Bands”

Marcaremos las 2 primeras opciones del recuadro “Report Sumary” que son una banda de sumatoria y en una nueva página. Al hacer esto se generara en la parte inferior del reporte una banda llamada 'Summary'. 2) Una vez copiado las variables Sueldo Base y el Total Imponible se pega entre las barras de Page Footer y el Summary.



3) Enseguida sobre las variables se da un doble clic y aparece la siguiente ventana, si bien dice 'Sum', en el campo Reset se debe seleccionar 'End of Report', lo cual significa al Final del Reporte



4) Con esta configuración la ultima pagina del reporte debe quedar de la siguiente manera:

PASO 7: SUMAR HACIA EL LADO 1) Para ello se debe pinchar el botón abajo:

donde aparecerá la ventana que se muestra

En el campo Expresión, se digitara las siguientes variables: SUBASE_I__ + KTIM___K__ Y en el campo Format, se dará el formato numérico con los nueves separados con comas. Y en Calculations debe estar marcada la opción “Nothing”. 2) Luego el reporte quedara de la forma que se muestra abajo, además agregar la suma hacia abajo como ya se explico en el Paso 5.



PASO 8: Para hacer un Conteo de los trabajadores, por cada Centro de Costos. 1) Se puede copiar una variable cualquiera y darle formato Numérico y además en el botón 'Calculation' se le da la opción 'Count'.

Si vemos a ver el Informe a través de una vista previa, encontraremos una columna con un número correlativo, el código y el nombre del trabajador, el código del centro de costos, el nombre del Centro de Costos, código de la empresa, sexo, los montos del Sueldo Base y Total Imponible y la Suma Total. © 2013... PayRoll S.A.


PASO 11: COMO DEJAR EL NOMBRE DEL CENTRO DE COSTOS POR HOJA. 1) Para ello se debe separar las barras del Page Header del Group Header1:d_cencos, para dejar un espacio suficiente para trasladar allí todos los títulos. 2) Enseguida trasladaremos el título y la variable de la Empresa y el Centro de Costos sobre el título del Código.

3) A la variable empresa le daremos un doble clic donde aparecerá la ventana 'Report Expression' y le anteponemos la función 'DE()' con el objetivo que aparezca el nombre de la empresa. © 2013... PayRoll S.A.


4) Si volvemos a ver el informe, el listado nos quedará de la siguiente forma:

PASO 12: GENERAR UNA PORTADA 1) Se debe ir al menú Report, opción “Optional Bands”, marcar las opciones 'Title Band' y 'New Page' en el recuadro de “Report Title”

2) Enseguida a parece la barra llamada 'Title' y sobre esta barra vamos a colocar un título general y un logo de la empresa. Esto último se realiza pinchando el botón © 2013... PayRoll S.A.


3) Para colocar el periodo por el cual se desea emitir el listado se debe pinchar el botón e ingresar la siguiente variable, en el campo 'Expression' de la ventana 'Report Expression' : FEDIS(ARMAFELIQA(AMES),'M')

4) De esta forma se va a ingresar el Periodo en palabras.



Al color Palette se ingresa seleccionando el icono pantalla. Las opciones que ofrece son: Icono (Color Palette)

del costado superior izquierdo de la

Significado Pinta el borde de una figura del color seleccionado Pinta el fondo de una figura del color seleccionado Permite obtener nuevas opciones de colores

2.19 Anexos Ayudas Técnicas en el Proceso El Sistema es absolutamente paramétrico y para proporcionar toda la información requerida se recurre a un amplio margen de recursos matemáticos y alfa numéricos, disponibles. Es posible que la creación de fórmulas y procedimientos, existan en el sistema o deban ser creadas por el implementador. No obstante, es imprescindible que el Usuario Jefe sepa de qué elementos dispone el sistema para sacar el mayor provecho en cada proceso. Esta ayuda está disponible no sólo para definir ítems mediante fórmulas y variables, sino también para crear contratos y finiquitos, para establecer condiciones de selección de personal, aprovechar el sistema de módulos articulados para la creación de informes especiales. Los recursos disponibles son:  Variables ya disponibles en el sistema  Variables Individualización empleado  Variables, tablas e ítems creados por el usuario  Ítems reservados  Operadores matemáticos  Sentencias del lenguaje  Procedimientos propios del Sistema.

2.19.1 Variables del Sistema Estas variables son calculadas al momento de procesar una liquidación. Variable KSMIN KAKU KCAR KCAY KFXD KHIJ © 2013... PayRoll S.A.

Descripción Sueldo Mínimo. Valor Acumulado (Ítems por empleado) Numero de Cargas Familiares Cónyuge Factor de días trabajados (referido a 30 = 1,0 ) Número de Hijos


KLIC KPER KDIH KPERI KSUBSI KTDE KTDL KTDS KTEX KTFM KTHA KTHN KTIM KTHT KUFL KVAL KAFP KDTR KFAL KISA KTAP KTRC KUSD KUTM S_FELIQ KPERI KANRE KPERIM KLICDR KAIM KCUOTOT KCUOPAR KCARI KTHI KBASE KSPERI KLICV KLIC3 KL_3PR KTIMRE KHLIC KOTD KOTH KCTA KCTAS KTDTR

Días Licencia Días Permiso Días Hábiles (Por trabajador. Descuenta días por ingreso o retiro) Periodos (Años en la empresa) Subsidio Diario Deducciones Topadas Deducciones Legales Deducciones sin Tope Total Exento Asignaciones Familiares Total de Haberes Afecto Total Haberes Especiales Total Imponible (Tope 60UF) Total Haberes UF del mes (último día) Valor Individual del ítem (Original) Porcentaje cotización AFP Número de días trabajados Días Falta Valor Isapre < 4,2 UF Total de Aportes Tramo carga Familiar Valor Dólar Valor UTM Fecha de Proceso Numero de Periodos (Años en la empresa) Años reconocidos Meses desde último periodo Días de licencia reales Total afecto a impuesto Cuotas totales del ítem Cuotas parciales del ítem Numero cargas familiares invalidas Total haberes especiales no exento Días base de Vacaciones Periodo del proceso Número de días a subsidiar la Isapre Número de días a pagar por la empresa (tres primeros días). Número de veces que se pagan los tres primeros días Total Imponible Reliquidado L° R° Días Hábiles de Licencia Otros descuentos L°R° Otros Haberes L°R° Cuenta del Ítem Numérico Cuenta del Ítems String Días Licencia MA © 2013... PayRoll S.A.


KLICAT KTLIC KDIHT TKAIM TKTHI TKTFM S_FIRMA S_FIRMARUT S_FIRMACGO KVDIAB KINDICE RESIMP R.KTHT R.KTHA R.KTHN R.KTHI R.KTEX X_PERI KDRM KDRMA

Días Accidentes del Trabajo Días Licencia MA Días hábiles totales del mes (Para todos) Total afecto en las liquidaciones históricas Total haberes especiales imponibles en las liquidaciones históricas Total haberes tipo 6 en las liquidaciones históricas Nombre Firmante General (Mantención de Parámetros) RUT Firmante General (Mantención de Parámetros) Cargo Firmante General (Mantención de Parámetros) Valor diario bruto del promedio de rentas afectas 3 ult. meses Contiene el índice de un ítem Resta del imponible Total de haberes, incluidos los exentos Total de haberes afectos. Total de haberes afectos solo a impuestos. Total de haberes afectos solo a LLSS. Total de haberes exentos. Periodos de proceso Días reales del mes Días reales mes anterior

2.19.2 Variables Individualización Empleado 1. De fecha: Debe anteponerse m     

m.fecha_nac m.fecha_ing m.fecha_ret m.fecha_xtr m.fecha_gra

Fecha de nacimiento Fecha de ingreso Fecha de retiro Fecha de uso extra Fecha de Grado

2. Numéricas: Debe anteponerse q.     

q.cencos q.cargo q.ubica q.lpago etc.

Centro de costo Cargo Ubicación Lugar de pago

3. Alfanuméricas: Debe anteponerse q.      © 2013... PayRoll S.A.

q.empresa q.nombre q.est_civil q.rut etc.

Empresa Nombre Estado civil Rut


2.19.3 Variables y Otros a Crear por el Empleado VARIABLES, TABLAS E ITEMES A CREAR POR EL USUARIO VARIABLES Son 18 variables a crear para cualquiera finalidad del usuario. Ver: Parámetros Adicionales OTRAS POSIBILIDADES DE CREACIÓN 1) Tabla Se puede crear una tabla (mayor a 100) donde cada elemento de esta puede ser una variable. (ver procedimientos) 2) Datos Adicionales Tabla (32) creada especialmente para crear datos que son requeridos para el cálculo y no se encuentran en la ficha normal del sistema, siendo propios del empleado. 3) Ítems Informativos Son ítems que se crean igual a los demás, dándoles la característica de informativos. Estos pueden ser llamados en las fórmulas, siendo propios del empleado.

2.19.4 Ítems Reservados ITEMS RESERVADOS CODIGO A000 DIASLI DIASFA DIASTR SUBASE HONREM BRULIQ DIFSUB SUBSIL TRESPD MESDEA VACPRO INDLEG REDOND SBGIRO REBIMP OTRIMP AFPCOT AFPADI AFPAHO ISAPRE IMPUES

DESCRIPCION Sueldo liquido Días Licencia Días Falta Días Trabajados Sueldo Base Honorarios Bruto a partir de un liquido Diferencia Subsidio Subsidio Isapre Tres primeros días Mes de Aviso Vacaciones Proporcionales Indemnización legal Redondeo Sobregiro Rebaja del Imponible (Lic. Medica) Rebaja del Imponible (Otro Empleador) Cotización A.F.P Cotización adicional A.F.P Ahorro A.F.P (Cuenta Dos) Cotización Isapre Impuesto único

TIPO 1 1 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 2 2 2 3 3 3 3 3 3 3 © 2013... PayRoll S.A.


AFPREL AFPRLQ ISARLQ ISAREL IMPREL IMPRLQ ISAPRA ISASER ANTFIN DEUFIN REDONA SBGIRA ASIFAM ASIFAP ASIFAI ASIFAR MUTUAL CAJACO MUTREL L18566 ISAPOR ISAADI SEGCET SCTREL SCTRLQ SEGCEE SEGCEI SCEREL SCERLQ SCIREL SCIRLQ

AFP Reliquidada AFP Reliquidada ISAPRE Reliquidada Isapre Reliquidada Impuesto reliquidado Impuesto reliquidado Adicional Isapre (Sobre 4,2 UF) Isapre Servicios Anticipo Finiquito Deudas (Solo Finiquito) Redondeo mes anterior Sobregiro mes anterior Cargas familiares Cargas familiares Maternales Cargas familiares Invalidas Cargas familiares Retroactivas Mutual Caja de Compensación Mutual Reliquidada Ley 18.566 Isapor Isapre adicional del trabajador Seguro Cesantía Trabajador Seguro Cesantía Trabajador Reliquidado Seguro Cesantía Trabajador Reliquidado Seguro Cesantía Empleador Seguro Cesantía Fondo Indemnización Seguro Cesantía Empleador Reliquidado Seguro Cesantía Empleador Reliquidado Seguro Cesantía Fondo Indemnización Reliquidado Seguro Cesantía Fondo Indemnización Reliquidado

3 3 3 3 3 3 3 3 4 4 4 4 6 6 6 6 8 8 8 8 8 3 3 3 3 8 8 8 8 8 8

La explicación sobre el tipo de ítem debe consultarse en el Manual Descriptivo

2.19.5 Operadores Matemáticos 1. OPERADORES LÓGICOS   


OR: Indica que debe cumplirse a lo menos una de las condiciones AND: Indica que deben cumplirse todas las condiciones. NOT: Indica una negación de la condición.


2. OPERADORES MATEMÁTICOS.    

Multiplicación División Resta Suma

* / +

3. OPERADORES RELACIONALES.      

Menor que Mayor que Igual a Distinto de Menor o Igual que Mayor o Igual que

< > = <> <= >=

2.19.6 Sentencias del Lenguaje Las sentencias utilizadas por PayRoll son: 1. BETWEEN( ) Determina si la exp1 se encuentra entre la exp2 y exp3 (incluidas)  Between (exp1, exp2, exp3) o Fox: M.FECHA_ING < {31/12/1999} o SQL: M.FECHA_ING < '12/31/1999' o Fox: BETWEEN (M.FECHA_ING, {01/01/2000}, {31/12/2000}) SQL: M.FECHA_ING BETWEEN '01/01/2000' AND ‘12/31/2000' 2. CDOW( ) Devuelve el día de la semana (palabras) a partir de una fecha tipo Date o Date Time  CDOW(expF) 3. CTOD( ) Convierte una expresión de caracteres en una fecha.  CTOD(expC) 4. DATE( ) Devuelve la fecha actual del sistema. 5. DAY( ) Entrega el día de la fecha especificada en expF.  Day(expF) © 2013... PayRoll S.A.


6. DOW( ) Devuelve en número del día de la semana a partir de una fecha.  DOW(expF) 7. DTOC( ) Devuelve una fecha de tipo carácter a partir de una fecha  DTOC(expF) 8. DTOS( ) Devuelve una cadena de caracteres del tipo AAAAMMDD a partir de una fecha.  DTOS(expF) 9. DTOT( ) Devuelve un valor DateTime a partir de una fecha tipo Date.  DTOT(expF) 10. IIF( ) Evalúa una condición (cond1) y si es verdadera entrega la exp1, en caso contrario exp2.  IIF(cond1,exp1,exp2) 11. INT( ) Devuelve la parte entera de la expN.(Sin redondeo)  Int(expN) 12. INLIST( ) Evalúa si exp1 es igual a alguna de las expresiones exp2...expN  InList(epx1,exp2,...,expN) 13. LEN( ) Devuelve el número de caracteres de una expresión.  Len(expC) 14. MAX( ) Devuelve el valor máximo de la lista de expresiones.  Max(exp1,exp2,...,expN) 15. MIN( ) Devuelve el valor mínimo de la lista de expresiones.  Min(exp1,exp2,...,expN) 16. MOD() Devuelve el resto de la división de expN1 por expN2.  Mod(expN1,expN2) 17. MONTH( ) Devuelve el número del mes de la fecha especificada(expF)  Month(expF) © 2013... PayRoll S.A.


18. ROUND( ) Redondea el valor resultante de la expN1, de acuerdo a especificaciones de expN2.  Round(expN1,expN2) 19. RIGHT( ) Devuelve una cantidad de caracteres a partir de la derecha.  RIGHT(expC,ExpN) 20. STR( ) Convierte una expresión numérica (expN1) a una expresión de carácter. Se puede emplear expN2 para dar la longitud y expN3 para el número de lugares decimales.  Str(expN1[,expN2[,expN3]]) 21. SUBSTR( ) Extrae una cadena de una expresión de caracteres expC, desde la posición inicial expN1, la cantidad indicada en expN2.  Substr(expC,expN1,expN2) 22. TTOC( ) Devuelve un valor de tipo carácter a partir de una fecha  TTOC(expF) 23. TTOD( ) Devuelve un valor tipo Date a partir de una expresión DateTime.  TTOD(expF) 24. UPPER() Convierte a mayúsculas una expresión.  UPPER(expC) 25. VAL( ) Convierte una cadena de caracteres de números en un valor numérico.  Val(expC) 26. YEAR Devuelve el valor del año de la expF  Year(expF)



2.19.7 Procedimientos propios Los procedimientos están ya creados y son parte integrante del Sistema estos son: 1. T [N°Tabla;Elemento;Valor]T Entrega el valor de una Tabla  N° Tabla : Código de la tabla a acceder  Elemento: Código del elemento dentro de la tabla.  Valor : Código del valor a acceder (1,2).El valor 3 no por ser  Alfanumérico (Ver manejo de tablas en Manual Descriptivo) 2. P[LA_AFP(Valor)]P Calcula el porcentaje de la AFP de un valor  Valor: Valor sobre el cual calcular el % AFP (KTIM). 3. P[LA_ISAPRE(KVAL,'V1','V2', '.T. ')]P Calcula el monto a pagar a la Isapre.  KVAL : Valor individual del ítem, , valor de la cotización.  V1: Si V1='S' Separa 7 % con tope de 4.2 UF para centralización. y Crea ítem ISAPRA con diferencia del tope. asume N  V2: Si V2 ='S' Calcula 7% y agrega KVAL*UF, asume N  .T.: Si se coloca este parámetro al procedimiento permite que los empleados pendientes no se les descuente más del imponible. 4. P[IMPUESTO(Valor)]P Calcula la retención de impuesto del mes  Valor: Valor sobre el cual se calcula el impuesto. 5. H [Acción;Item;Inicio;N°meses;periodo;indice]H Entrega la suma o promedio de un Ítem histórico.  Acción: S Suma P Promedio  Ítem : I.x..x Monto del mes ; O.x..x Monto original. R.Kx…x Datos del resumen (R.KTHA, R.KAF1,...etc)  Inicio: Mes de inicio 0=del mes; -1=mes anterior (-2-3...)  N° meses: Cantidad de meses (0, 1,2,..n) T= de enero a la fecha.  Periodo : 1,2..,7 ó si son más de uno 1234567  Índice: Numero aleatorio para ser llamado desde otra fórmula. Pe. Si índice = 2, H[2]H



6. P[BRUTO(Valor)]P Entrega el bruto a partir de un líquido.  Valor: Monto Líquido. 7. T[Y[N°Tabla;Elemento;Valor]Y;Elemento;Valor]T Tabla sobre una Tabla  N° Tabla: Código de la tabla a acceder.  Elemento: Código del elemento dentro de la tabla.  Valor: Código del valor a acceder (1, 2,3). 8. P[DIASHABILES(Fecha)]P Entrega los días hábiles de una fecha.  Fecha: 'dd/mm/aa' 9. P[DIASVAC(Fecha_fin, Modo)]P Devuelve los días de vacaciones de una fecha dada.  Fecha_fin: Fecha de tope para el cálculo (S_feliq, ctod('01/01/00')  Modo: N=Normales P=Proporcionales T la suma de ambos (por defecto)  Formula: 15 + IIF(KPERI+KANRE > 10, INT (( KPERI + KANRE -10)/3),0) 10. A[N°campo, Valor]A Valor de un dato adicional  N° campo: Campo de la tabla datos adicionales  Valor: Valor a rescatar 1 11. P[RELIQUI(Valor,Fecha_ini,Fecha_fin,Modo,op)]P Reliquida LL.SS. y/o Impuesto.  Valor= Valor a reliquidar.  Fecha_ini= Fecha inicial 'dd/mm/aa' Fecha_fin= Fecha final 'dd/mm/aa'  Op= L= LL.SS + Impuesto; I =Impuesto; X= Solo Impuesto y LL.SS en el mes. 12. S_TRAMO(Indicador) Devuelve el valor del tramo de las cargas familiares.  Indicador: Tramo en que se encuentra el trabajador(Q.TRAMO_CAR) 13. DIASVM(exp1,exp2,exp3) Devuelve los días de vacaciones tomados en el mes.  Exp1:'N' = Días a partir del 01; 'S' = Los días hábiles del mes.  Exp2: N Considera el mes completo; S Divide el mes en dos, y 2da quincena; 1 Toma la información del mes siguiente, completo.  Exp3: 1 Primera Quincena; 2 Segunda Quincena.



14. A_KSEM(exp1,exp2) Devuelve los días hábiles de cada semana.  Exp1: 1 o 2 = 1 Lunes a Viernes, 2 Lunes a Sábado.  Exp2: 1 a 6 = Numero de la semana. 15. P[DiASAC()]P 16. VA( Código del empleado, Numero del dato adicional , Tipo de dato: 1, 2 o 3 ) Extrae el valor de un dato adicional 17. Ac(x)  Acumulador: Contiene el valor de los ítems que contenga el acumulador. (Los ítems deben ser calculados previamente.) 18. ULTIMO_DIA(expF)  Entrega la fecha al último día del mes. Para conocer que Nro. de día es (28,29,30,31) se debe anteponer la función DAY() 19. DAY(ULTIMO_DIA(S_FELIQ)) 20. PRIMER_DIA(expF) Entrega la fecha al primer día del mes. Para conocer el Nro. de día se debe anteponer la función DAY(), siempre entrega un 1.  DAY(PRIMER_DIA(S_FELIQ)) 21. E[Código del empleado ; dato ; desde donde]E Entrega datos de otro empleado  Código del Empleado a ubicar: Puede ser el código directamente, o un campo lo contenga.  Dato: El dato o el ítem propiamente Tal. Ej.: CENCOS, UBICA, COD_SIN, SUBASE, HEX050, etc.  Desde donde: D (desde REMPLES) o M (desde RMAPITM). 22. P[ANTIG(Q.CODIGO)]P Antigüedad en meses del cargo. 23. DVM(opción, mes) Entrega días de vacaciones tomados.  Opción: H. Días Hábiles; N o en blanco días corridos.  Mes ; En blanco, del mes de proceso i. -1 mes anterior, -2 dos meses atrás, -3, -4.... etc. ii. 1 mes siguiente, 2 dos adelante, 3, 4.... etc.


432 | Í n d i c e

Índice A Afectos del item · 155 Anexos · 428 Asignación esquemas a ítems · 93 Asignaciones · 213 Ausentismo · 18

C Cálculo de finiquitos · 240 Carga inicial de empleados en el sistema · 273 Centralización contable · 90 Certificados/ comunicaciones · 360 Cierre del mes · 86 Concepto de valor calculado y valor original de un ítem: · 199 Configuración asignación familiar · 128 Configuración creación de empresas · 134 Configuración vacaciones · 129 Configuración de la ficha · 169 Configuración de preferencias del sistema · 126 Configuración licencias médicas · 128 Configuración llss · 127 Conjuntos · 391 Contabilidad del item · 154 Contratos · 33 Contratos finiquitos y comunicaciones · 229 Contratos masivos · 338 Control de recontrataciones · 176 Creación y control de préstamos · 203 Creación y llenado de tablas del sistema · 139 Creación de clases · 15 Creación de conceptos de pago · 149 Creación de contratos, finiquitos y comunicaciones · 31 Creación de fórmulas · 14 Creación de ítems · 12, 150 Creación de la empresa · 9 Creación de tablas · 10 Creación de una clase · 146 Creación del entorno · 123 Creación y/ o selección de un juego de datos · 124 Credenciales · 43, 217

Credenciales en Forma Masiva · 364 Cuenta Corriente · 343 Currículum · 211

D Datos adicionales · 190 Datos básicos del ítem · 150 Datos empresa de la ficha · 165 Datos generales de la ficha · 163 Datos personales de la ficha · 164 Definición de esquemas contables para los ítems · 92 Detalle de ítems y fórmulas por empleado · 292 Detalle de ítems por empleado · 289 Detalle por centro de costo · 298 Determina tramos de asignación familiar · 381 Determina tramos franquicia sence · 383 Diferencia entre períodos · 366

E Ejemplos de Esquemas Contables · 324 El Ausentismo · 181 Eliminación masiva de Ítems · 284 Eliminación Masiva de un ítem · 64 Emisión de Cheques a Empleados · 377 Emisión de Cheques a Instituciones · 379 Emisión de Liquidaciones · 84, 372 Esquemas Contables · 323 Estadística INE · 335 Etiquetas · 369 Explicación de Campos de la Ficha · 162 Exportar Datos para Formularios 1887 y 1827 · 348

F Feriados · 252 Finiquitos · 36 Finiquitos Masivos · 341 Formulario de Notificación AFC · 371


Í n d i c e | 433

G

L

Generador de Reportes (Módulos Articulados) · 398 Grupo Familiar · 17, 179 Guía Telefónica · 364

Legales contables · 331 Leyes sociales de la ficha · 166 Libro de remuneraciones · 75, 331 Licencia de uso · 7 Licencia para uso del sistema · 119 Liquidación de remuneraciones · 20, 195 Liquidaciones históricas · 24, 201, 380

H Herramientas que optimizan los recursos · 409 Historial de cambio en ítems · 208 Hoja de vida · 218

I Implementar Contratos Finiquitos Y Comunicaciones · 230 Importación Datos Históricos Adicionales · 66 Importación de Archivos · 56, 276 Importación de datos históricos · 65 Importación de Datos Históricos · 285 Índices de Precios · 45 Informe Diferencias entre periodos · 75 Informe Ítem por Empleado · 68 Informe Ítems/Fórmulas por Empleado · 69 Informe Resumen de Liquidaciones por Centro de Costo · 72 Informe Resumen del Proceso · 71 Informe Vacaciones por Empleado · 81 Informes · 288 Ingreso Certificados de Renta desde Módulo SI · 67 Ingreso Certificados de Renta desde Módulo SII · 288 Ingreso de Datos según Plantilla · 270 Ingreso de Datos Según Plantilla · 269 Ingreso de Índices UTM, UF, IPC · 249 Ingreso Manual de Empleados · 172 Ingreso masivo de Campos · 54 Ingreso Masivo de Campos · 266 Ingreso Masivo de Conceptos de Pago · 276 Ingreso Masivo de Ítems · 52 Ingresos · 48, 255 Ingresos Masivos · 260 Instalación · 7, 114 Ítems Reservados · 432

J Juego de datos · 9


M Manejo de la Ficha · 169 Mantención de Conjuntos · 391 Mantención de períodos · 132 Mantención de Plantillas · 269 Mantiene Selecciona un Subconjunto · 395 Mapa de Ítems · 21 Mapa de Ítems y Conceptos de Pago · 195 Migración del archivo de Empleados (Carga Inicial) · 58

O Opciones del item · 153 Operadores matemáticos · 433 Otros datos de la ficha · 167 Otros datos del item · 156 Otros de mantención · 248 Otros informes · 359

P Parámetros Adicionales · 250 Permisos · 99 Plan de cuentas · 92 Planificación de Vacaciones · 305 Planilla de Sueldos · 300 Planillas para pago LL SS · 79 Plantilla AFP Cotización Obligatoria · 309 Plantilla AFP Cotización Voluntaria · 312 Plantilla AFP Trabajo Pesado · 315 Plantilla C.C.A.F. · 320 Plantilla de Ahorro Previsional · 313 Plantilla De la Mutual · 322 Plantilla I.N.P. · 319 Plantilla Isapre · 316 Preferencias · 9 Presentación y Manejo de la Ficha · 161

434 | Í n d i c e Previred · 351 Procedimientos propios · 437 Provisión por Indemnizaciones · 358 Provisión por Vacaciones · 355

R Reajuste masivo de Ítems · 61 Reajuste Masivo de Ítems · 280 Recaudación Electrónica Los Andes · 351 Registro de Eventos · 130 Reliquidaciones · 202 Respaldo y Cierre de Mes · 375 Retenciones del ítem · 154 Revisa y corrige impuestos · 46 Revisión de Consistencia · 370 Revisión y Corrección de Impuestos · 254

Selección de Empleados · 49 Selecciona un Conjunto · 393 Sodexho Pass · 353

T Tabla de Feriados · 44, 46 Tabla de Impuestos · 48, 251 Transfer a Bancos · 88 Transfers a Bancos y Otros · 348 Traspaso a Bancos · 349

U Usuarios en el Juego de Datos · 129

V S Seguridad · 96 Seguridad del Sistema · 387 Seguro de Cesantía · 345 Selección · 255

Vacaciones · 26 Vacaciones Generales · 303 Variables del Sistema · 429 Variables Individualización Empleado · 431 Variables y Otros a Crear por el Empleado · 432


PayRoll S.A.

Manual Payroll 4

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